INGENIERIA EN GESTIÓN EMPRESARIAL

Instituto tecnológico superior de Tamazunchale

GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN II

“REPORTE DE LECTURA”

UNIDAD 5

ALUMNO:FLORENCIO CRUZ SANTIAGO

DOCENTE: ING. HELADIO ROSALIO CRUZ

FECHA: 05 DE AGOSTO DE 2014

ÍNDICE

Unidad 5: FUNCIONES DE ASOCIACIÓN: COMPRAS Y DISTRIBUCIÓN

Introducción………………………………………………………………………………….

5.1 Aspectos de la información de

compras………………………………………………

5.2 Responsabilidades de la función de

compras………………………………………..

5.3 Planificación de los requerimientos de distribución……………………………….

Conclusión…………………………………………………………………………………...

Bibliografía………………………………………………………………………………

INTRODUCCIÓN

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación

y de ser un simple trámite. Con una buena gestión de compras la empresa

consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener

beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento

son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

Este proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal.

La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para

elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el

producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la

variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el

proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión

final se necesita información o respuesta de otras empresas. Generalmente, el

proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para

comparar presupuestos.

Otro punto fundamental es: La Distribución, que comprende el conjunto de tareas

y operaciones necesarias para llevar los productos terminados desde el lugar de

producción hasta los clientes. Si bien dicha distribución la podemos hacer nosotros

directamente, esto no suele ser lo más común. Lo habitual es usar los servicios de

diversos intermediarios como mayoristas, minoristas o distribuidores. Estas

alternativas para acercar el producto a nuestros clientes se conocen como canales

de distribución,

En este siguiente trabajo de reporte de lectura estudiaremos en qué consiste el

proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluación de las

mismas para adquirir el producto más idóneo en cada momento.

5.1 ASPECTOS DE LA INFORMACIÓN DE COMPRAS

La actividad de compras debe considerar los requerimientos que exige la

producción en materia de componentes, sub-ensamblajes, materias primas y

servicios, así como la necesidad de bienes y suministros destinados de manera

indirecta a la manufactura, mismos que suelen denominarse MRO (mantenimiento,

reparación y operaciones):

La información requerida para los artículos de producción por lo general se genera

a partir del MRP. En una lista de materiales, el nivel más bajo de componentes

está constituido por materiales comprados. En los entornos donde se implementan

los sistemas kanban o pull, los requerimientos casi siempre son resultado del

agotamiento de material asociado a una de las etiquetas kanban, y ese material en

ocasiones es abastecido por un proveedor externo.

La necesidad de bienes y suministros con destino no productivo (MRO) puede

provenir de diferentes fuentes. Necesidades “únicas”, por ejemplo, un servicio de

reparación. Sistemas de punto de reorden, dado que representa una demanda

continua que, en esencia, sigue un patrón de demanda independiente.

Inventario administrado por el proveedor: un proveedor mantiene y administra

las existencias en inventario ubicado en un lugar definido de las instalaciones del

cliente. Éste puede tomar el material cuando lo necesite, y el proveedor le cobrará

sólo aquel que realmente utilice. Además, este último es responsable de mantener

un suministro apropiado de materiales en el lugar. Generalmente este tipo de

sistemas emplean partes estándar y, en algunos casos, partes de consumo básico

como tuercas, tornillos, pernos y otros instrumentos de sujeción.

5.2 RESPONSABILIDADES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Una vez que el departamento de compras ha recibido una solicitud, pocas veces

hace el pedido por la cantidad exacta que se le está pidiendo. En vez de ello,

suele modificar las cantidades y algunas veces los tiempos de adquisición con

base en varios aspectos, como:

Descuentos basados en cantidad. Si el proveedor ofrece un descuento por

cantidad y ésta excede la cantidad ordenada, debe realizarse un análisis

financiero para determinar si el tamaño del pedido debe superar lo solicitado con

el propósito de aprovechar el precio de descuento.

Unidades de empaque y de envío. Muchos proveedores acostumbran empacar

el material en cantidades estándar. Algunos proveedores aceptarán enviar

cantidades diferentes a las predefinidas, pero al hacerlos incurrirán en costos más

altos que casi siempre transferirán al cliente.

Cargas completas de camiones. La mayoría de los transportes comerciales

harán cotizaciones diferentes para el envío, y establecerán sus honorarios

dependiendo de si se requiere un camión completo o si se está pidiendo una carga

parcial.

Protección contra variación de precios. Algunos productos están fabricados con

material que está sujeto a precios erráticos en el mercado abierto.

Por lo general, el departamento de compras lleva a cabo muchas otras actividades

de importancia. A continuación se proporciona un breve resumen de las mismas.

Elección del proveedor y establecimiento de relaciones. Para poder establecer

relaciones muy estrechas con éstos, muchas veces se elige una sola fuente de

suministro para la adquisición de cada artículo.

Negociaciones con el proveedor. La elección de un proveedor casi siempre se

basa en negociaciones muchas veces intensas. Los aspectos de costo,

participación en la información, calidad del producto, entrega y flexibilidad también

son consideraciones importantes para la selección.

Elección de las compañías de transporte y de los métodos que éstas utilizan .

Como en el caso de los proveedores, la selección de las empresas responsables

de transportar los bienes es una parte muy importante de la función de compras.

5.3 PLANIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE DISTRIBUCIÓN

En gran medida, la PRD se basa en la misma lógica que el sistema MRP,

buscando que las instalaciones de distribución soliciten el producto directamente a

la principal operación de producción. El objetivo es similar al que persigue MRP:

garantizar que el material apropiado cumpla con la demanda del cliente sin incurrir

en costos excesivos de inventario.

Se tiene disponibilidad de diversas opciones para ordenar y reubicar el inventario

en los almacenes y en el sistema de distribución. Se cuenta con el análisis

estadístico de la demanda y los patrones de reabastecimiento, y con el uso de

técnicas de optimización. Por desgracia, la mayoría de estas técnicas adolecen de

uno o más de los siguientes problemas:

Demanda irregular. Problema asociado con las reglas del tamaño de lote para la

producción o reabastecimiento de inventario, puede producir un desabasto

importante o un inventario excesivo, lo cierto es que contar con una demanda

regular es poco común.

Falta de integración con la estrategia y con los planes estratégicos de marketing. Las campañas de publicidad, las actividades promocionales y el

desarrollo de nuevos clientes son ejemplos de actividades de marketing que

muchas compañías acostumbran implementar.

Cambios en los proveedores o en los contratos de abastecimiento. Esto

puede impactar tanto la entrega como los tamaños de lote normales en el caso del

material de reabastecimiento.

Cambios en el diseño. El almacén puede quedarse con una cantidad importante

de inventario obsoleto.

El problema general, es que tanto las estadísticas como casi todas las técnicas de

punto de reorden tienden a responder a la demanda en el momento en que ésta

ocurre, en lugar de anticiparse a ella. Al igual que el sistema MRP, un enfoque

más proactivo puede utilizarse para manejar con más eficiencia la mayoría de los

problemas aquí mencionados.

La alternativa se denomina planificación de requerimientos de distribución (PRD).

La PRD utiliza básicamente la misma lógica que MRP, como el cálculo bruto-a-

neto de requerimientos, el cual finaliza con la planificación de los pedidos de

reabastecimiento.

La apariencia física de la PRD es muy similar a la del sistema MRP, y utiliza

esencialmente la lógica.

Lista de los elementos del formato básico de la PRD:

Periodos. Muchas veces se refieren a bloques de tiempo. pueden ser de un día,

una semana, un mes o cualquier otra unidad de tiempo que tenga sentido en el

contexto de la situación. Además, es posible tener un sistema sin bloques. Si el

periodo es mayor que un día, debe tomarse una resolución respecto de cuándo se

vencerá.

Requerimientos brutos. El requerimiento bruto de la PRD es la cantidad que

debe abastecerse para hacer frente a la demanda. Existen tres fuentes típicas de

tal demanda: pedidos reales de los clientes, pronósticos y pedidos de

reabastecimiento para la distribución en otras.

Recepciones programadas. Los pedidos abiertos para reabastecimiento pueden

provenir de un proveedor, de la producción real o de una sucursal del almacén. El

sistema PRD creará mensajes de excepción si la lógica sugiere un cambio en la

recepción programada. Pero por lo general no realizará el cambio sin acción del

responsable de la planificación.

Planificación de disponibilidad. Representa la posición del inventario para el

periodo determinado.

Recepción planificada de pedidos. Esta cifra es la cantidad que debe recibirse

para impedir que el balance disponible se vuelva negativo.

Liberación planificada de pedidos. Este valor debe ser el mismo que la

compensación de la liberación planificada de pedido para el tiempo de espera.

VTO. Solo una abreviatura del término “vencimiento”.

Requerimientos clave de información

Lote por lote. Únicamente se solicita un pedido que coincida con los

requerimientos netos para el periodo determinado.

Periodo fijo. Cantidad que representará el total necesario para el número de

periodos, y esa cantidad representará el tamaño del pedido.

Tamaño del lote estándar plus. Esta regla de tamaño de lote utiliza ese tamaño

del lote estándar, pero le agregará cualquier cantidad adicional necesaria para

cubrir el requerimiento neto exigido en el periodo en cuestión.

Cantidad fija por encima del tamaño de lote estándar. Si los requerimientos

netos exceden el tamaño de lote estándar, esa cantidad fija se agregará hasta que

se cumplan los requerimientos netos. Esta regla suele utilizarse si existe un

empaque o embalaje estándar para determinar las cantidades del envío.

Múltiplos del tamaño de lote estándar.

Modelos de la cantidad económica de pedido (CEP). Este método se debe

utilizar sobre todo cuando el reabastecimiento es lo suficientemente continuo y

uniforme para aproximarse a las suposiciones subyacentes del modelo de CEP.

Modelos de costeo por lote. Modelo para minimizar los costos.

Algunos otros datos importantes que se deben considerar incluyen:

Tipo de entrada de la demanda. Se debe decidir si sólo los pronósticos, los

pedidos de clientes o alguna combinación de ambos factores deben utilizarse

como una entrada de la demanda.

Inventario de seguridad. Para proteger el nivel de servicio al cliente se puede

utilizar un inventario de seguridad básicamente.

Horizonte de tiempo de planificación. Es preciso que sea por lo menos lo

suficientemente amplio para igualar el tiempo de espera para el artículo con mayor

reabastecimiento.

El resultado general de la PRD es una serie de liberaciones planificadas de

pedidos, así como mensajes de acción y un reporte de excepción. Este último

muestra mensajes de acción y situaciones críticas. Los mensajes de acción

pueden incluir sugerencias de tareas de “rutina”, pero también pueden incluir

mensajes de aceleración, desaceleración o cancelación, relacionados casi

siempre con las recepciones programadas.

La lista de distribución

La lista de distribución (LDD) se utiliza para vincular específicamente la sucursal

del almacén con la empresa-proveedor. Algunas veces también se le llama lista

invertida de materiales, dado que la lista de materiales “explota” los requerimientos

padre hacia abajo, hasta los componentes individuales, mientras que la LDD

provoca una “implosión” de los requerimientos de la sucursal del almacén hacia

arriba, hasta el padre o empresa-proveedor. El establecimiento de estas

relaciones es importante para garantizar la totalidad del control logístico a lo largo

de la cadena de suministro.

Uso de la lista de distribución para la PRD

Una vez que se ha establecido la lista de distribución, estamos listos para utilizarla

con el objetivo de ocasionar la “implosión” de las liberaciones planificadas de

pedidos de las sucursales del almacén mostradas en la figura 11.2, para

convertirlos en requerimientos brutos del almacén central de St. Louis. El siguiente

ejemplo muestra cómo se lleva a cabo esto.

PRD EN UN ENTORNO PULL DE PRODUCCIÓN ESBELTA

A medida que las cadenas de suministro se están vinculando cada vez más

estrechamente, y en tanto más compañías están implementando por lo menos

algunos de los conceptos de producción esbelta para sus instalaciones de

distribución y de producción, surge la siguiente pregunta obvia: ¿cómo encaja la

PRD en tal entorno (si es que lo hace)? Como en el caso del sistema MRP, la

PRD es inherentemente un sistema push y, por lo tanto, tal vez no se adecue tan

bien en un entorno de producción esbelta, o pull. La realidad es que muchos de

los mismos argumentos presentados para el uso de la lógica MRP en un ambiente

de producción pull son válidos para la lógica de la PRD:

Tiempos de espera amplios. Como en el caso del MRP, es probable que

ciertos artículos requieran tiempos de espera muy amplios. Si dichos artículos

se colocan en un programa pull puro, darían por resultado un inventario muy

grande, dado que la mayoría de los sistemas pull son en realidad un caso

especial de sistemas de punto de reorden. En tales casos puede tener más

sentido proyectar las necesidades de estos artículos mediante la lógica PRD.

Planificación de capacidad. De la misma forma que los sistemas de

producción, los sistemas de distribución requieren un análisis de los

requerimientos de, es decir, determinar si la cantidad correcta y el tipo

adecuado de capacidad estarán presentes con el costo total mínimo. La PRD

puede proporcionar tal planificación, al mismo tiempo que sigue utilizando la

producción esbelta y el reabastecimiento de inventario pull para minimizar los

impactos en materia de costo.

Cambios en el diseño. Dado que los sistemas pull son inherentemente

reactivos, resulta difícil integrar nuevos diseños sin generar un impacto adverso

sobre el inventario obsoleto. La lógica PRD puede proporcionar una señal

respecto de cuándo estará disponible un nuevo diseño, y permitirá la

planificación para agotar el inventario del diseño anterior para minimizar los

problemas de inventario obsoleto.

La PRD tiene la capacidad de incorporar los movimientos estratégicos de la

empresa, como promociones y campañas de publicidad. Esto permite que la

compañía tenga una mejor visión del impacto de sus acciones sobre los

sistemas de distribución.

CONCLUSIÓN

Hoy en día medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el

mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos

costos y con alta calidad. Esta afirmación implica que el sistema de producción

debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas

posibles, las cuales son: El precio de compra, el plazo de pago, el plazo de

entrega el servicio de posventa, la calidad, la estabilidad del proveedor.

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar

el proceso de compras para cumplir con la producción y las ventas. La

planificación de este proceso se relaciona directamente con las funciones de

stock. La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite:

asegurar el normal flujo de materiales para las áreas que los transforman en los

productos que la empresa comercializa; y la distribución y entrega del producto

terminado a los clientes.

La función de compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque

es el área que articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla

de los materiales que necesita para cumplir su tarea y porque es el área en la que

se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria

de la empresa. Es el área desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual

se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible.

Es por ello que como futuro Ing. En gestión empresarial considero que es de vital

importancia el que estas dos funciones “compras y distribución” son la clave de

éxito para una empresa, ya que de ellas dependerá el general un valor a su

producto, de acuerdo a la forma en que sepan aprovechar sus recursos, así como

también, los proveedores que estos eligen, y la forma en que los distribuyen y los

dan a conocer a sus clientes, siendo estos últimos los que otorgaran el valor al

producto o servicio.

Bibliografía:

Libro: Planificación y Control de la Producción Stephen N. Chapman, Pearson,

Prentice Hall, México 2006