tutorial de la bd access - ing. carrizo

Universidad Tecnológica Nacional - Facultad CórdobaDptos. Ingeniería Industrial y Mecánica

Asignaturas: Informática I – Fundamentos de Informática

Material recopilado y organizado por Ing. Carrizo Página 1 de 41

Base de Datos: Access1. MODULO 1: Elementos básicos de ACCESS1.1. Enfoque de base de datos – VentajasEn el enfoque tradicional sobre el almacenamiento de datos las aplicaciones usan archivos de datosindependientes para almacenar los datos importantes. Microsoft Access implementa el enfoque de base dedatos para el almacenamiento de datos en el cual las aplicaciones acceden a un sistema centralizado dealmacenamiento de datos denominado “base de datos”.Al almacenar datos comunes en varias ubicaciones, la utilización de aplicaciones independientes va aprovocar que los datos sean redundantes.Además, el almacenamiento independiente de datos produce incoherencia.El enfoque de base de datos para el almacenamiento de los datos resuelve los problemas del enfoquetradicional. En el enfoque de base de datos, todas las aplicaciones acceden a una base de datos, donde estárecogida toda la información relacionada con un asunto o actividad determinados. Cada aplicación recuperalos datos que necesite de la base de datos central.Existen muchas ventajas en el enfoque de base de datos para almacenar los datos. En primer lugar, elenfoque de base de datos disminuye la redundancia de datos. De esta forma, se necesita menos espacioen el disco para almacenar la misma cantidad de datos que en el enfoque tradicional.Otra ventaja del enfoque de base de datos para almacenar datos es la eliminación de la incoherenciaentre ellos. Debido a que todos los datos se almacenan en un único lugar, solo habrá una versión de losdatos disponible para todas las aplicaciones.1.2. Bases de datos relacionales: introducciónUna base de datos relacional es un conjunto de datos organizados en tablas desde las que se puede accedera los datos o reorganizarlos de varias maneras sin tener que realizar cambios en las tablas de la base dedatos.Una base de datos relacional almacena los datos en tablas vinculadas entre sí por un campo común.La estructura de una base de datos relacional permite acceder a los datos de las tablas y modificarlos demanera sencilla.En una base de datos relacional, cada tabla representa una entidad. Una entidad puede ser cualquierpersona u objeto.Cada entidad tiene varias características. Por ejemplo, cada cliente tiene un número de identificación, unnombre y una dirección. Estas características se sitúan en columnas y se denominan “campos”.Cada fila o registro de una tabla, recoge información sobre una entidad.Las relaciones representan los vínculos lógicos entre dos entidades y describen como se asocian lasentidades entre sí.Las relaciones se implementan en una base de datos relacional mediante las claves principales y externas.La clave principal es una columna o grupo de columnas de una tabla que se pueden usar para identificar demanera única una fila de la tabla. En una relación, la clave principal de una tabla está vinculada con suequivalente, conocido como “clave externa”, en la segunda tabla.1.3. Bases de datos relacionales: planificarLos pasos necesarios para diseñar una base de datos son:Establecer el objetivo de la base de datosEstablecer las salidas de datos de la base de datosEstablecer las entradas de datos de la base de datosUna vez que se ha establecido el objetivo de la base de datos y se han identificado las salidas y lasentradas, el siguiente paso es determinar las tablas necesarias en la base de datos. Los asuntosidentificados como entradas forman la base de las tablas en la base de datos.A la hora de diseñar tablas, va a categorizar información teniendo en cuenta dos principios de diseñofundamentales. Primero, no debe haber redundancias. Una tabla no debe contener información porduplicado.El segundo principio de diseño es que cada tabla debe contener información sobre un solo asunto.· Establecer las tablas que necesita en la base de datos· Eliminar información redundante· Crear tablas individuales para cada asuntoUna vez que se hayan establecido las tablas, el siguiente paso en la planificación de bases de datos esdeterminar los campos que necesita cada tabla.· Relacionar cada campo directamente con el asunto de la tabla.· No incluir datos derivados o calculados.· Incluir toda la información que necesite.

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· Almacenar información en las partes lógicas más pequeñas.Una vez que se han establecido los campos de las tablas, el siguiente paso en la planificación de la base dedatos es identificar los campos con valores únicos.Para permitir que Access relacione la información almacenada en tablas individuales, cada tabla de la basede datos debe incluir un campo o conjunto de campos que identifique de forma única cada registro individualde la tabla.Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifica de forma única cada registro individualde la tabla.Una vez identificados los campos de la clave principal, necesita definir cómo Access debe relacionar lainformación almacenada en tablas individuales de forma comprensible. Para hacerlo, las relaciones entre lastablas se definen en la base de datos. Este es el último paso en la planificación de una base de datos.Una relación es un vínculo lógico entre dos entidades que describe como se asocian las entidades entre sí.1.4. Componentes de la interfaz: FuncionesLa interfaz de Access cuenta con cuatro componentes principales:La barra de título que muestra el nombre de la aplicación.El siguiente componente de la interfaz es la barra de menús. Una barra de menús es un conjunto de títulosde menú. Cada título da acceso a un menú compuesto por comandos que ayudan a trabajar con objetos debase de datos de Access como tablas y consultas.El siguiente componente es la barra de herramientas que es un grupo de botones situados debajo de labarra de menús. Esta barra proporciona acceso rápido a comandos concretos y opciones.El último componente de la interfaz es la barra de estado que aparece en la parte inferior de la ventana deAccess. Consta de dos partes. La parte izquierda muestra información sobre la actividad que se estárealizando. La parte derecha muestra la configuración activa del teclado.1.5. Bases de datos: AbrirAccess almacena cada base de datos como un archivo con extensión .mdb.Para ver los datos y los objetos de bases de datos incluidos en una base de datos, debe abrirla. Puedeabrirla haciendo clic en el comando Abrir del menú Archivo, haciendo clic en el botón Abrir de la barra deherramientas o presionando las teclas Ctrl+A.1.6. Bases de datos: SeleccionarEn Access una base de datos es el contenedor general de los datos y los objetos asociados. Access incluye 6o 7 objetos dependiendo de la versión. Ellos son: tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros ymódulos.Las Tablas se usan para almacenar datos en filas llamadas registros y columnas llamadas campos. Cada filade información, se considera una entidad diferente a la que se puede acceder.Los datos almacenados en una tabla se recuperan usando una Consulta. Las Consultas recuperan datos deuna o más tablas según criterio.El siguiente tipo de objeto de base de datos son los Formularios que se usan para introducir, modificar omostrar datos. Los formularios pueden mostrar los registros en pantalla o imprimirlos.Los Informes imprimen registros siguiendo un diseño personalizado. Puede agrupar registros y mostrar elnúmero total de ellos.Se ha añadido un nuevo tipo de objeto de base de datos a Access 2000 denominado “páginas de acceso adatos”. Se trata de páginas HTML con capacidad para enlazar datos. Pueden ejecutarse desde Access odesde el explorador Microsoft Internet Explorer 5.0. A diferencia de formularios e informes estos objetos nose almacenan en archivos .mdb sino como archivos .HTML. Puede usar estas páginas de acceso a datos paraintroducir y editar datos en Internet sin utilizar Access.Una Macro contiene un conjunto de instrucciones que sigue Access. Las macros llevan a cabo accionesbásicas automáticamente y permiten que los objetos trabajen juntos sin tener que programar.El último objeto de base de datos es el Módulo. Un Módulo es un programa escrito en Visual Basic paraAplicaciones.1.7. Vistas de objetos: cambiarAccess ofrece distintas vistas de objetos para que trabajar con ellos sea más fácil. Por ejemplo, la vistaDiseño permite crear el diseño o cambiar las propiedades de un objeto. La vista Hoja de datos permitemodificar o ver los datos almacenados en las tablas y consultas.1.8. Objetos de Base de Datos: imprimirCuando necesite una copia impresa de los datos almacenados en un objeto de base de datos, puedeimprimir este objeto usando el menú Archivo.1.9. Base de datos: Crear

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Se puede crear una base de datos usando el comando Nuevo del menú Archivo o el botón Nuevo de la barrade herramientas o presionando las teclas Ctl + U.1.10. Ayudante de Office: Acceder a la AyudaEl Ayudante de Office es una herramienta disponible en todos los programas de Office que proporcionaayuda al usuario conforme trabaja. El Ayudante muestra automáticamente los temas de Ayuda y losconsejos según las acciones realizadas antes de pedir ayuda. El Ayudante de Office aparece de manerapredeterminada cuando se accede a la Ayuda en un programa de Office. Podemos acceder a través de labarra de menús, barra de herramientas o F1.1.11. Fichas de la Ventana de Ayuda: FuncionesSi el Ayudante de Office está desactivado, cuando se presiona F1 aparece la ventana de Ayuda. Estaventana cuenta con tres fichas: Contenido, Asistente para Ayuda e Índice.La ficha Contenido agrupa la información del archivo de ayuda en secciones más generales.La ficha Asistente para Ayuda se usa para conseguir información sobre un procedimiento concreto.Se utiliza la ficha índice cuando se desea buscar por palabras o frases concretas.

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Microsoft AccessUna Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividadespecíficos. Así, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener unregistro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una granempresa u organización.Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales. Las Bases deDatos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetosespecializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las tablas.Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque lastablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas pararecuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadascondiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además, actualizar varios registros almismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en lastablas.Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una formamuy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y lesmuestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios, omanualmente desde el principio por el propio usuario.Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma queresulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados enlos datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimircatálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.Todos los elementos anteriores (y algunos más) están organizados en Access en la ventana Base de DatosEn esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de las categoríasde objetos que hemos descrito anteriormente Así al pulsar en la ficha Tablas, veremos todas las tablas quecomponen la Base de Datos en uso. En la ficha Formularios tendremos acceso a todos los formularios quehan sido creados para esa misma Base de Datos. Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionarla categoría apropiada y pulsar dos veces sobre el elemento en cuestión. No obstante, ya nos detendremosen éste y en capítulos posteriores en explicar cómo se trabaja con los objetos de cada una de las categoríasprincipales disponibles.

1. Crear una Base de DatosAccess cuenta con dos métodos básicos para crear una Base de Datos.· Un método sería crear una Base de Datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios,

informes y otros objetos. Este es el método más flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento dela Base de Datos sea definido por separado.

· El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formulariose informes necesarios para el tipo de Base de Datos seleccionado entre una amplia variedad desoluciones típicas. Esta es la forma más sencilla de empezar para crear una Base de Datos.

En ambos casos existe la posibilidad de ampliar y modificar la estructura de la Base de Datos creada en unprincipio.1.1. Crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de DatosPara crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos, siga estos pasos:1 Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear unanueva Base de Datos o abrir una Base de Datos existente· Si aparece este cuadro de diálogo, elija Asistente para Bases de Datos y pulse en Aceptar.· Si ya tiene una Base de Datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, pulse en el botón Nueva Base

de Datos en la barra de herramientas.1. En la ficha Bases de Datos pulse dos veces en el ícono correspondiente al tipo de Base de Datos que

desee crear.2. Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos en el cuadro de diálogo Archivo nueva Base de

Datos.3. Pulse en el botón Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de Datos

como punto de partida.· Tras el cuadro de bienvenida del Asistenteaparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada tabla.Puede elegir los elementos que le interesen activando o desactivando las correspondientes casillas de

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selección. Si activa la casilla Sí, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecerán con información de ejemploque puede servirle de guía si anda un poco despistado en cuanto al tipo de información que ha de insertaren cada caso. Al terminar en esta página del Asistente, pulse en el botón Siguiente.· En la siguiente página puede elegir uno entre varios estilos predeterminados para la presentación e

introducción de datos. Elija el tipo apropiado ayudándose de la muestra que aparece en el cuadro dediálogo y pulse en Siguiente.

· La siguiente página es donde se elige un tipo predeterminado para los informes. Elija el tipo que estimemás apropiado y pulse en Siguiente.

· Escriba el título de la Base de Datos en la penúltima página del Asistente, pulse en Siguiente y despuésen Terminar.

El Asistente pondrá en marcha su maquinaria para la creación de la Base de Datos con los parámetrosespecificados. Al final se habrán creado todas las tablas, consultas, formularios, informes, etc. y se lemostrará un menú de opciones para comenzar a trabajar con la Base de Datos creada.1.2. Crear una Base de Datos sin usar un asistentePara crear una Base de Datos sin utilizar el Asistente, siga estos pasos:1. Si tiene a la vista el cuadro de diálogo inicial de Access, pulse en Base de Datos en blanco y después en

Aceptar.2. En otro caso, pulse en el botón Nueva Base de Datos en la barra de herramientas y pulse en el ícono

General del cuadro de diálogo Nueva3. Pulse en Aceptar. Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos y pulse en Crear.En este caso obtendrá una ventana Base de Datos en blanco, donde tendrá que ir añadiendo los elementoscomo se explica más adelante.

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2. Abrir y Guardar una Base de DatosEste es un buen momento para recordar cuál es el procedimiento general para abrir y guardar una Base deDatos. Después de todo, tanto si decide utilizar una de las Bases de Datos de ejemplo incluidas en Accesspara realizar sus primeras prácticas como si usa el Asistente para Bases de Datos, se encontrará conarchivos que necesitará abrir y guardar en lo sucesivo. Siga estos pasos:1. Pulse en Abrir Base de Datos en la barra de herramientas.2. En el cuadro Buscar en, seleccione la unidad que contiene el documento.3. En la lista de carpetas, pulse dos veces en las carpetas hasta abrir la carpeta que contiene la Base de

Datos.· Si no encuentra la Base de Datos que desea abrir, puede buscarla. Introduzca información específica

acerca del archivo en los cuadros situados en la parte inferior del cuadro de diálogo y, acontinuación, elija Buscar ahora.

· Para utilizar criterios de búsqueda más avanzados, elija Avanzada.4. Decida si abrirá la Base de Datos para acceso exclusivo o compartido:

· Para abrir la Base de Datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (donde variosusuarios pueden tener acceso al mismo conjunto de datos y modificarlos simultáneamente),mantenga desactivada la casilla de verificación Exclusivo.

· Para abrir la Base de Datos para el acceso exclusivo (evitando que otros usuarios puedan abrir laBase de Datos), active la casilla de verificación Exclusivo.

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3. Crear una TablaUna Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes. Usando unatabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, y la Base de Datos resultará máseficiente, al tiempo que se reducirá el riesgo de errores en la entrada de datos.En las tablas los datos están organizados en filas (denominadas registros) y columnas(denominados campos). Esta organización queda patente en la vista Hoja de datosEn Access existen cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía):· Utilizar el Asistente para Bases de Datos con el fin de crear en una sola operación todas las tablas,

formularios e informes necesarios para una Base de Datos completa. No obstante, como se vioanteriormente, el Asistente para Bases de Datos crea una Base de Datos nueva; no puede usarse paraañadir tablas, formularios o informes a una Base de Datos existente.

· Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablaspredefinidas.

· Introducir los datos directamente en una hojas de datos en blanco. Al guardar la nueva hoja de datos,Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de datos y el formato apropiadospara cada campo.

· Utilizar la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo después de cero.3.1. Crear una tabla con el Asistente para tablasPara crear una tabla con el Asistente para tablas, siga estos pasos:1. Asegúrese de tener activada la ventana Base de Datos.2. Pulse en la ficha Tablas y después en el botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de diálogo Nueva

tabla3. Pulse dos veces en Asistente para tablas.4. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas, realizando las selecciones

apropiadas con arreglo al tipo de tabla que desea crear. El Asistente se ocupará de definir los campos ylas propiedades de éstos. Al terminar el trabajo del Asistente podrá comenzar a introducir datos en latabla resultante. Si desea modificar o ampliar la tabla resultante, puede hacerlo en la vista Diseñócuando haya terminado de usar el Asistente para tablas, como se explica más adelante.

3.2. Crear una tabla introduciendo datos en una hoja de datosTambién se pude crear una tabla automáticamente a partir de la introducción de información directamenteen una hoja de datos en blanco. Veamos cual sería el procedimiento a seguir:1. Asegúrese de encontrarse en la ventana Base de Datos.2. Active la ficha Tablas y pulse en Nuevo.3. En el cuadro de diálogo Nueva Tabla, pulse dos veces en la opción Vista Hoja de datos. Aparecerá una

hoja de datos en blanco con 20 columnas y 30 filas. Los nombres de columna predeterminados sonCampo1, Campo2, etc.

4. Cambie el nombre de cada columna que vaya a utilizar,· Pulse dos veces en el nombre de la columna.· Escriba el nuevo nombre del campo.· Pulse ENTER.

5. Si necesita más de 20 columnas, puede insertar columnas adicionales:· Pulse en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar la nueva columna.· Elija Columna en el menú insertar.· Cambie el nombre de la columna como se describe en l paso 4.

6. Introduzca los datos en la hoja de datos· Introduzca cada tipo de datos en su propia columna. Por ejemplo, si se trata de una columna para

texto, asegúrese de introducir texto.· Si está introduciendo fechas, horas o números, introdúzcalos en un formato consistente de modo

que Microsoft Access pueda crea un tipo de datos y un formato de visualización apropiado para lacolumna.

· Las columnas que queden en blanco se eliminarán al guardar la hoja de datos.7. Una vea agregados los datos a todas las columnas que desea utilizar, pulse en Guardar en la barra de

herramientas.8. Access le preguntará si desea crear una clave principal. Si no ha introducido datos que puedan utilizarse

para identificar de forma exclusiva cada fila (registro) de la tabla se recomienda elegir Si.· Si desea que Access cree automáticamente una clave principal, creará un campo de tipo

Autonumérico (donde se asigna a cada registro un nuevo número secuencialmente).· Si ha introducido datos que pueden identificar de forma exclusiva cada fila (todos los valores

diferentes y sin valores nulos o vacíos), puede especificar este campo como clave principal.

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Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera únicaa cada registro de una tabla. Las claves principales se utilizan cuando se necesita hacerreferencia a registros específicos de una tabla de Base de Datos desde otra tabla.3.3. Establecer o cambiar la clave principalSiempre se puede establecer o cambiar una clave principal una vez creada la estructura de la tabla,siguiendo estos pasos.1. Abra una tabla en la vista Diseño.2. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal.· Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas del campo correspondiente.· Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el

selector de filas de cada campo.3. Pulse en el botón Clave principal en la barra de herramientas.3.4. Crear una tabla desde el principio mediante la vista DiseñoEl último de los procedimientos para crear tablas que describimos se desarrolla en la vista Diseño. Estos sonlos pasos a seguir:1. Asegúrese de encontrarse en la ventana Base de Datos.2. Pulse en el botón Nuevo en la ficha Tablas.3. Pulse dos veces en la opción Vista Diseño en el cuadro de diálogo Nueva tabla.4. Defina cada uno de los campos de la tabla, como se describe en el siguiente apartado, “Trabajar con

campos”.5. Si lo desea, defina un campo de clase principal antes de guardar la tabla. Si opta por no definir la clave

principal ahora, Access le dará la oportunidad de hacerlo al guardar la tabla, como se ha vistoanteriormente.

6. Cuando esté preparado para guardar la tabla, pulse en Guardar en la barra de herramientas yespecifique un nombre para la tabla.

3.5. Alternar entre las vistas de una tablaLas tablas tienen dos vistas: la vista Diseño y la vista Hoja de datos. La vista Diseño se utiliza para crear ymodificar la estructura de una tabla. La vista Hoja de datos se utiliza para ver, agregar, eliminar y modificardatos de una tabla. Para cambiar entre estos dos modos predeterminados de vista:· Pulse en el botón Vista de la barra de herramientas. Se trata de un botón tipo conmutador: cuando la

tabla está presentada en la vista Hoja de datos, sólo aparece el botón para cambiar a la vista Diseño yviceversa.

3.6. Guardar y cerrar una tabla, consulta, formulario o informePara cerrar una tabla (también consulta, formulario o informe):· Elija Cerrar en el menú Archivo, o pulse en el botón Cerrar de la ventana.El procedimiento para guardar tablas también es común a otros tipos de objetos, como formularios,consultas e informes. Es el siguiente:· Pulse en el botón Guardar de la barra de herramientas.· Si se trata de una tabla que se guarda por primera vez, tendrá que especificar un nombre en el cuadro

de diálogo Guardar cómo y elegir después Aceptar.No es necesario que guarde los nuevos datos de los registros. Access guarda automáticamenteun registro en cuanto se cambia de registro, se cierra la tabla o se sale del programa.3.7. Cambiar el nombre de una tabla consulta, formulario o informePara cambiar el nombre de una tabla (también consulta, formulario o informe), siga estos pasos:1. Asegúrese de que la tabla se encuentre cerrada.2. Active la ficha Tablas (o la que corresponda al objeto que desea cambiar de nombre) y pulse en el

nombre de tabla (u otro objeto) y pulse de nuevo (dejando pasar unos segundos) para entrar en lamodalidad edición.

3. Escriba el nuevo nombre de la tabla y pulse ENTER.3.8. Eliminar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o móduloPara eliminar una tabla u otro objeto de Access:1. Active la ficha Tablas (o la que contiene el objeto a eliminar).2. Seleccione la tabla (u otro objeto) y pulse SUPR.Si desea anular la supresión de una tabla, pulse en el botón Deshacer en la barra deherramientas.

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4. Trabajar con CamposUna vez creada la estructura de la tabla, e incluso después de haber introducido datos en la misma, esposible modificar dicha estructura, es decir, cambiar las especificaciones de los campos que la componen.La mayoría de estas acciones pueden llevarse a cabo indistintamente en la vista Diseño u Hoja de datos.4.1. Tipos de camposEn la siguiente tabla se resumen los tipos de campo contemplados en Access 97, así como la utilidad decada uno de ellos.· Texto. En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y números, como por

ejemplo, direcciones. También se guardan aquí números con los que no se van a realizar cálculos, comonúmeros de teléfonos o códigos postales. Para controlar el número máximo de caracteres que puedenintroducirse, utilice la propiedad Tamaño del campo (en la vista Diseño).

· Memo. Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.· Numérico. Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de

operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias (para este tipo de cálculos, utilice el tipoMoneda). Use la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo Numérico específico.

· Fecha/Hora. Sirven para almacenar fechas y horas.· Moneda. Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los números

almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la comadecimal y 4 dígitos a la derecha.

· Autonumérico. Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos deuna unidad) o números aleatorios insertados automáticamente cuando se agrega un registro.

· Si/No. Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso,Activado/Desactivado.

· Objeto Ole. En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas(como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otrosdatos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla deAccess.

· Hipervínculo. Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser unaruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página Web.

· Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una listade valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opción en la lista de tipos de datos, se iniciaun asistente que permite definirlo automáticamente.

Los tipos de campo Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de formatos de visualizaciónpredefinidos. Utilice la propiedad Formato para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipode datos. También puede crear un formato de visualización personalizado.4.2. Cambiar el tipo de datos de un campoUna de las operaciones típicas relativas al cambio del diseño de una tabla es la relativa al cambio de tipo deun campo. Esta operación hay que realizarla necesariamente en la vista Diseño, como se describe acontinuación.1. Si la tabla contiene datos, es conveniente realizar una copia de seguridad de la tabla antes de cambiar

los tipos de datos o el tamaño de los campos.2. Abra la tabla en la vista Diseño.3. Haga clic en la columna Tipo de datos del campo que desea cambiar, pulse en la flecha y, a

continuación, seleccione el nuevo tipo de datos.4. Pulse en Guardar en la barra de herramientas.Si la conversión del tipo de datos va a conducir a una pérdida de datos, Access muestra unmensaje indicando que ha habido errores durante la conversión antes de guardar realmente loscambios. Elija Cancelar para cancelar los cambios, o bien Aceptar para continuar y guardardichos cambios.4.3. Trabajar con campos en la vista DiseñoVeamos cómo llevar a cabo las restantes operaciones habituales de modificación de la estructura de unatabla en la vista Diseño. En primer lugar, naturalmente, ha de asegurarse de estar trabajando en la vistaDiseño para ejecutar los procedimientos que se describen a continuación.4.4. Agregar un campo

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1. Pulse en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el campo y pulse en el botón insertarfilas en la barra de herramientas Para agregar el campo al final de la tabla, pulse en la primera fila enblanco.

2. Pulse en la columna Nombre del campo y escriba el nombre del campo.3. En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien pulse en la flecha de dicha

columna y seleccione el tipo de datos apropiado.4. En la columna Descripción puede introducir opcionalmente una descripción de la información que

contendrá este campo. Esta información se mostrará en la barra de estado cuando se agreguen datos alcampo.

5. Establezca, si lo desea, las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana.4.5. Trasladar un campo1. Seleccione el campo o los campos que desea trasladar.

· Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas de ese campo.· Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de

esos campos.2. Mantenga pulsado el botón del ratón en el selector de filas (Access mostrará una barra horizontal fina

justo por encima de la última fila seleccionada) y arrastre la barra horizontal a la fila situada justodebajo del lugar a donde desea mover los campos.

Al cambiar el orden de los campos en la vista Diseño de tabla, se modifica el orden en el que loscampos se almacenan en la tabla y también se cambia el orden de las columnas en la hoja dedatos de la tabla.4.6. Cambiar el nombre de un campo1. Pulse dos veces en el nombre del campo que desee cambiar.2. Escriba el nuevo nombre del campo.3. Pulse en el botón Guardar en la barra de herramientas para guardar los cambios en el disco.4.7. Eliminar un campo1. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar.2. Pulse en el botón Eliminar filas, en la barra de herramientas.4.8. Trabajar con campos en la vista Hoja de datosVeamos ahora cómo llegar a cabo las mismas operaciones anteriores que afectan al diseño de una tabla,directamente en la vista Hoja de datos.4.9. Agregar un campo (columna)1. Pulse en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar una columna nueva y elija

Columna en el menú insertar.2. Pulse dos veces en el nombre de la nueva columna y escriba un nombre para el nuevo campo.3. Si desea personalizar más la definición de un campo (por ejemplo, para cambiar su tipo de datos o

definir una regla de validación), debe recurrir a la vista Diseño de la tabla4.10. Trasladar columnas1. Seleccione las columnas que desee trasladar.· Para seleccionar una columna, pulse en el selector de campo (cabecera) de la columna.· Para seleccionar columnas contiguas, pulse en el selector de campo de una de las columnas de los

extremos y arrastre el puntero para extender la selección.2. Pulse de nuevo y mantenga pulsado el botón del ratón en el selector o selectores de campos y arrastre

las columnas a la nueva posición.4.11. Cambiar el nombre de un campo1. Pulse dos veces en el selector de campo del campo que desee cambiar.2. Escriba el nuevo nombre del campo.3. Pulse ENTER para guardar el nuevo nombre.4.12. Eliminar un campo1. Pulse dos veces en el selector de campo correspondiente a la columna que desee eliminar.2. Elija la orden Eliminar columna en el menú Edición.Si se ha cambiado la propiedad Título para el campo, el texto mostrado en el selector de campospuede ser diferente del nombre del campo real. En este caso, al pulsar dos veces en el selector

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de campo, el texto del título desaparecerá y se reemplazará por el nombre auténtico del campo.Al editar éste, se cambiará el nombre real del campo y al pulsar ENTER para guardar estecambio, el texto del título se eliminará.5. Crear un IndiceLos índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma más rápida.Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro, para encontrar datos, busca laposición de los datos en el índice. Se pueden crear índices basados en un campo único o en camposmúltiples. Los índices de campo único no permiten entradas duplicadas en el campo indexado.Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo seleccionadopuede tener el mismo valor.Un índice se define estableciendo la propiedad indexado (Indexed) de un campo al valor Si (Sin duplicados).Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervínculo u Objeto OLE no pueden indexarse. Al establecerun campo como clave principal se designa automáticamente a ese campo índice (de campo único)5.1. Crear un índice de campo únicoSiga estos pasos para crear un índice de campo único:1. Abra la tabla en la vista Diseño.2. Seleccione en la parte superior el campo en el que desee crear un índice.3. En la parte inferior de la ventana, pulse el cuadro de la propiedad indexado y selecciones Si (Con

duplicado) o Sí (sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismosdatos en este campo.

5.2. Crear un índice de campos múltiplesCuando piense que va a necesitar realizar búsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o máscampos a la vez, puede crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele ordenar losregistros de una tabla para los campos Apellidos y Nombre, tiene sentido crear un índice de camposmúltiples:1. Abra la tabla en la vista Diseño.2. Pulse en el botón índices de la barra de herramientas3. En la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice, escriba el nombre para el índice. Puede

nombrar el índice según el nombre de uno de los campos de índice o utilizar algún otro nombre queestime más conveniente.

4. En la columna Nombre del campo, pulse en la flecha y seleccione el primer campo para el índice.5. El orden predeterminado es Ascendente. Seleccione la opción Descendente en la columna Orden para

ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente.6. En la siguiente fila de la comuna Nombre del campo, seleccione el segundo campo que va a formar parte

del índice (deje la columna Nombre del índice en blanco en esa fila). Repita este paso hasta haberseleccionado todos los campos que desea incluir en este índice. Puede utilizar hasta 10 campos.

5.3. Ver o modificar índicesCuando desee visualizar o modificar los índices definidos en una tabla:1. Abra la tabla en la vista Diseñó.2. Pulse en el botón índices en la barra de herramientas.3. Cambie los índices o sus propiedades.4. Para eliminar un índice, elimine su fila correspondiente en la ventana índices. De esta forma se elimina

sólo el índice, no el campo en sí.pdfM

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6. Trabajar con DatosUna vez definidos los tipos y propiedades de los campos, ha llegado el momento de comenzar a introducirdatos en la tabla.6.1. Introducir y modificar DatosLa forma de introducir datos en una tabla es tan sencilla como pulsar con el ratón en la celda apropiada einsertar el tipo de entrada que corresponda. Es muy parecido a como se inserta la información en una tablade Word o una hoja de cálculo de Excel.6.2. Agregar nuevos datos en la vista Hoja de datosPara agregar nuevos datos en la vista Hoja de datos, éste es el procedimiento a seguir:1. Abra la tabla (o formulario) en la vista Hoja de datos (o en la vista Formulario).2. Si está a la vista la última fila en blanco de la tabla, pulse en el campo que desee rellenar y comience a

teclear la información.3. Si no está a la vista la fila donde comenzar a teclear, pulse en el botón Nuevo registro en la barra de

herramientas.4. Una vez introducida la información de un campo, pulse TAB para pasar al campo siguiente.5. Al final del registro, pulse TAB para insertar un nuevo registro y seguir introduciendo información.6.3. Modificar los datos de un campoLa forma de modificar la información introducida en un campo es igualmente simple:1. Abra una tabla en la vista Hoja de datos (o un formulario en la vista Formulario).2. Determine el tipo de cambio que desea realizar:

· Para editar los datos de un campo, pulse en el campo que desee.· Para reemplazar el valor completo, lleve el puntero al extremo izquierdo del campo hasta que se

convierta en puntero, con un signo más y pulse con el botón izquierdo del ratón.3. Escriba el texto nuevo que desee insertar en el campo.4. Si comete un error al escribir, pulse RETROCESO.5. Si desea cancelar los cambios en el campo actual, pulse ESC. Si desea cancelar los cambios realizados

en todo el registro, presione ESC de nuevo, antes de salir del campo.En cuanto se traslade a otro registro, Access guardará los cambios realizados en el registro actual.Para expandir un campo de modo que resulte más fácil modificarlo, éstos son los pasos a seguir.1. Pulse en el campo que desea editar.2. Pulse MAYUSC+F26.4. Deshacer los cambios cuando se agregan o modifican registrosAunque Access guarda automáticamente los datos modificados en cuanto se pasa a otro registro, siempreexiste la posibilidad de cancelar los cambios:· Pulse en Deshacer en la barra de herramientas, para deshacer el último cambio efectuado.· Elija Deshacer Registro guardado en el menú Edición, si ya ha guardado los cambios al registro actual o

se ha movido a otro registro.En cuanto comience a editar otro registro, aplique o elimine un filtro o cambie a otra ventana, nopodrá usar este método para deshacer cambios.6.5. Guardar un registroMicrosoft Access guarda automáticamente el registro que se está agregando o editando, en cuanto se sitúeel punto de inserción a un registro diferente o se cierre la hoja de datos en la que se está trabajando. Noobstante, existe la posibilidad de forzar el almacenamiento de los datos mientras se está editando unregistro.· Elija guardar registro en el menú registros.

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7. Copiar y Trasladar DatosParte fundamental de la tarea de edición de un documento, una tabla de Access en este caso, son lasoperaciones de copiar y trasladar información. No obstante, para realizar operaciones de copia y traslado,así como para aplicar órdenes de otra naturaleza sobre elementos de una tabla, es necesario realizarpreviamente una selección de los mismos. Comencemos viendo, pues, cómo se llevan a cabo estasoperaciones de selección en tablas de Access.7.1. Seleccionar campos o registros en la vista Hoja de datosA continuación se resumen las técnicas básicas que pueden utilizase para seleccionar datos o registros con elratón en la vista Hoja de datos:· Para seleccionar datos de un campo, pulse donde desee empezar a seleccionar y arrastre el puntero

sobre los datos (como en Word).· Para seleccionar un campo completo, pulse en el borde izquierdo del campo cuando el punto cambie su

forma por una cruz, como se muestra al margen.· Para seleccionar campos contiguos, pulse en el borde izquierdo de un campo y arrastre el puntero para

extender la selección.· Para seleccionar una columna, pulse en el selector de campo· Para seleccionar columnas contiguas, pulse en el nombre del campo en la parte superior de la columna y

arrastre el puntero para extender la selección.· Para seleccionar un registro, pulse en el selector de registro· Para seleccionar varios registros, pulse en el selector de registro del primer registro y arrastre el puntero

para extender la selección.· Para seleccionar todos los registros, elija seleccionar todos los registros en el menú Edición.7.2. Copiar o trasladar datos de un campo a otroPara copias o trasladar información de un campo a otro, siga estos pasos:1. Seleccione los datos que desee copiar o cortar, como ha visto en el apartado anterior.2. Elija entre trasladar o copiar:

· Para copiar los datos, pulse en el botón Copiar de la barra de herramientas.· Para trasladar los datos, pulse en el botón Cortar.

3. Elija la forma de copiar los datos.· Para reemplazar el valor actuar en el campo de destino, seleccione el campo completo.· Para insertar datos dentro de datos existentes, coloque el punto de inserción en el lugar que desee

pegarlos.4. Pulse en el botón Pegar de la barra de herramientas.7.3. Copiar o trasladar datos de varios camposPara copiar o trasladar datos de varios campos en la vista Hoja de datos, siga estos pasos:1. Seleccione los campos o las columnas que desee copiar o trasladar.2. Elija entre copia o trasladar.

· Para copiar los datos, pulse en Copiar en la barra de herramientas.· Para trasladar los datos, pulse en Cortar en la barra de herramientas.

3. Seleccione el campo o campos de destino, en la tabla actual, en otra tabla o en otra Base de Datos.4. Pulse en Pegar.7.4. Copiar o trasladar registros a una hoja de datosPara copiar o trasladar registros completos de una hoja de datos en otra, siga estos pasos:1. Abra la Hoja de datos de origen (o un formulario en la vista Formulario).2. Seleccione los registros que desee copiar o trasladar.3. Elija entre copia o trasladar.

· Para copiar registros, pulse en copiar en la barra de herramientas.· Para trasladar registros, pulse en Cortar en la barra de herramientas.

4. Abra la hoja de datos en la que desee pegar los registros. Si es necesario, reorganice las columnas de lahoja de datos para coincidir con el orden de los datos que está copiando o trasladando.

5. Elija la forma de insertar los registros:· Para reemplazar registros existentes con los registros seleccionados, seleccione los que desee

reemplazar y entonces pulse en Pegar en la barra de herramientas.· Para agregar los registros al final de la hoja de datos, elija Pegar datos anexados en el menú

Edición.7.5. Eliminar un registroPara eliminar un registro en la vista Hoja de datos:

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1. Pulse en primer lugar en el registro que desee eliminar.2. Pulse en el botón Eliminar registro en la barra de herramientas.8. Desplazamiento en Hojas de DatosEn las tablas muy extensas es necesario desplazarse antes en la hoja de datos para poder traer a la vista lainformación sobre la que se desea ejercer cualquier tipo de acción. Para esto hace falta conocer algunastécnicas básicas de desplazamiento en hojas de datos.Para desplazarse entre registros usando los botones de desplazamiento en la vista Hoja de datos:· Utilice los botones de desplazamiento, situados en la parte inferior de la ventana

Para desplazarse entre campos en registros largos con el cuadro ir al campo en la vista Hoja de datos, lomás cómodo es utilizar el cuadro Ir al campo. Lleve a cabo lo siguiente para incorporar dicho botón a laventana:1. Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de Datos.2. Elija Barras de herramientas en el menú Ver.3. Seleccione Formato (hoja de datos) y aparecerá la barra de herramientas Formato en la ventana Hoja de

datos

El cuadro ir al campo es el elemento situado en el extremo izquierdo de la barra de herramientas Formato(hoja de datos). Utilícelo para seleccionar dentro del registro actual el nombre del campo al que se deseadesplazar.

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8. Edición de la Vista Hoja de DatosEn este apartado veremos distintos métodos para modificar el aspecto de la presentación de la informaciónen la ventana Hoja de datos. Concretamente, veremos cómo cambiar el tamaño de filas y columnas, elorden de las columnas, trasladar y ocultar columnas, etc.8.1. Especificar un nombre diferente para mostrar un campo (columna) en la vista Hoja de datos.Es posible definir un nombre para el rótulo de una columna en la hoja de datos que sea distinto del nombrereal del campo correspondiente a dicha columna. Aunque es aconsejable especificar nombres simples paralos campos, se pueden asignar libremente nombres más descriptivos para visualizar la información en laventaja hoja de datos. No obstante, esta modificación ha de realizarse en la vista Diseño, como se indica acontinuación.1. Abra la tabla en la vista Diseño2. Seleccione en la parte superior de la ventana el campo para el que desea definir un nombre de columna

diferente.3. En la parte inferior de la ventana, donde se establecen las propiedades de los campos, pulse en el

cuadro de la propiedad Título y escriba el texto para el nombre de la columna. El texto puede contenercualquier combinación de letras, números, espacios y símbolos con una longitud de hasta 255caracteres.

8.2. Trasladar columnasPara trasladar columnas en la vista Hoja de datos de una tabla, siga estos pasos:1. Seleccione las columnas que desee trasladar, utilizando los métodos de selección descritos

anteriormente.2. Pulse de nuevo y mantenga pulsado el botón del ratón sobre el selector o selectores de campo elegidos.3. Arrastre las columnas a otra posición.8.3. Cambiar el tamaño de una columnaPara cambiar el tamaño de una columna en la ventana Hoja de datos, siga estos pasos:1. Sitúe el puntero en el borde derecho de la columna cuyo tamaño desee cambiar hasta que cambie su

forma por una flecha horizontal de doble punta2. Arrastre el puntero hasta conseguir la anchura apropiada.3. Pulse dos veces con el puntero especial para conseguir que la anchura de la columna se ajuste

automáticamente a los datos de la misma.No se pueden deshacer los cambios realizados en el ancho de la columna utilizando la ordenDeshacer del menú Edición. Para deshacer este tipo de cambio, cierre la hoja de datos y elija Nocuando se le pregunta si desea guardar los cambios en el diseño de la hoja de datos.8.4. Inmovilizar y liberar columnasPuede inmovilizar una o más de las columnas de una hoja de datos para que sean las que se encuentranmás a la izquierda y sean visibles en todo momento con independencia de los desplazamientos horizontalesque tenga lugar en la hoja:1. Seleccione las columnas que desee inmovilizar.2. Elija el tipo de acción a realizar, inmovilizar o liberar:· Para inmovilizar las columnas seleccionadas, elija inmovilizar columnas en el menú Formato.· Para liberar todas las columnas, elija Liberar todas las columnas en el menú Formato.8.5. Ocultar y mostrar columnasPara ocular columnas en la vista Hoja de datos y poder visualizar sólo las que le interese en cada momento,estos son los pasos a seguir:1. Seleccione la columna o columnas que desee ocultar.2. Elija Ocultar columnas en el menú Formato.Para mostrar algunas o todas las columnas ocultas, siga estos pasos:1. Elija Mostrar columnas en el menú Formato para acceder al cuadro de diálogo2. Seleccione en el cuadro de diálogo Mostrar columnas los nombres de las columnas que desee visualizar.8.6. Cambiar el tamaño de filasTambién es posible cambiar el tamaño de las filas (registros) en la hoja de datos. Siga estos pasos.1. Sitúe el puntero entre dos selectores de registro, en la parte izquierda de la hoja de datos2. Arrastre el borde la fila hasta que ésta tenga la altura deseada.

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Esto cambiará el tamaño de todas las filas de la hoja de datos al mismo tiempo.No es posible deshacer un cambio de altura de fila con la orden Deshacer del menú Edición. Paradeshacer todos los cambios, cierre la hoja de datos y elija No cuando se le pregunte si deseaguardar los cambios en el diseño de la hoja de datos.8.7. Cambiar los atributos del textoPara cambiar el estilo, tamaño y demás atributos del tipo de letra en la ventana Hoja de datos, siga estospasos:1. Elija Fuente en el menú Formato, para acceder al cuadro de diálogo2. Seleccione las opciones apropiadas.8.8. Cambiar el estilo de cuadrícula y el color de fondoPara cambiar el estilo de la cuadrícula y el color del fondo de las celdas en la vista Hoja de datos, siga estospasos:1. Elija Celdas en el menú Formato2. Seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo.Puede realizar cambios en el formato del contenido y de la propia hoja de datos activando labarra de herramientas Formato y utilizando los botones de la misma.8.9. Establecer valores predeterminados para la vista Hoja de datosEs posible determinar un conjunto de valores predeterminados relacionados con la visualización de la Hojade datos de una tabla, de modo que sean aplicados cada vez que se acceda a dicha ventana.1. Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de Datos.2. Elija Opciones en el menú Herramientas.3. Pulse en la ficha Hoja de datos.4. Seleccione las opciones apropiadas.Estas opciones no anulan los cambios que haya hecho previamente para hojas de datosespecíficas utilizando las órdenes del menú Formato.

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9. Búsqueda de InformaciónCuando se trabaja con Bases de Datos muy extensas, resulta crucial disponer de herramientas que permitanlocalizar rápidamente datos específicos o conjuntos de datos dentro de todo el volumen e informacióndisponible. Por otro lado, a menudo interesa filtrar los datos de una tabla para dejar a la vista sólo aquellosque satisfacen determinados criterios. Access dispone de herramientas estándar para la búsqueda deinformación, así como de una potente maquinaria para definir y aplicar filtros simples y complejos.Utilizando expresiones en la confección de los filtros se puede llegar a definir un conjunto de criterios quepermitan aislar exactamente aquellos elementos de información en los que se está interesado en cadaocasión.9.1. Buscar y ReemplazarComo punto de partida, veamos cómo utilizar las características Buscar y Reemplazar para localizar ymodificar rápidamente los datos de una tabla de Access.9.2. Buscar un registro por número de registroLa forma más simple de localizar un registro consiste en especificar su número.1. Pulse en el número que aparece el cuadro de número de registro (parte inferior de la ventana) para

seleccionarlos2. Escriba el número del registro que desee y pulse ENTER.9.3. Buscar instancias específicas de un valor en un campoAunque la búsqueda de registros por números es muy sencilla, no es menos cierto que resulta poco eficazen la mayoría de los casos. Un modo de búsqueda más interesante tiene lugar cuando se localizaninstancias de un determinado valor de un campo. Este es el procedimiento a seguir:1. Seleccione en la vista Hoja de datos el campo (la columna) por el que desea buscar, a menos que desee

buscar en todos los campos (buscar en un solo campo es más rápido que buscar en toda la tabla).2. Pulse en el botón Buscar de la barra de herramientas para acceder al cuadro de diálogo3. Escriba en el cuadro Buscar el valor a localizar.4. Establezca cualquier otra opción que desee utilizar en el cuadro de diálogo Reemplazar por.5. Seleccione la forma en que desea realizar las sustituciones.

· Para reemplazar todas las instancias del valor especificado de una vez, elija Reemplazar todos.· Para reemplazar cada ocurrencia de forma selectiva, pulse en el botón Buscar siguiente y después en

Reemplazar.· Para ignorar una instancia y buscar la siguiente, utilice el botón Buscar siguiente.

9.4. Uso de caracteres comodín en búsquedasLos caracteres comodín se utilizan como sustitutos de otros caracteres variables o desconocidos cuando seespecifica el valor que se desea localizar, en los caos siguientes:· Sólo se conoce parte del valor.· Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coincidan con un modelo.Se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar, y también enconsultas o expresiones para localizar valores de campos o registros.

* Sustituye un número indeterminado de caracteres de cualquier tipo. Puede ser utilizado como elprimero o el último carácter de la cadena de caracteres.

? Sustituye cualquier carácter alfabético individual.[] Sustituye cualquier carácter individual especificado entre los corchetes. Por ejemplo, con la cadena

de búsqueda M[ai]l se localizarían palabras como Mal o Mil, pero no Mol.! Sustituye cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. Por ejemplo, con [Mail] selocalizaría Mol, pero no Mal ni Mil.

- Sustituye cualquier carácter del intervalo especificado entre corchetes. El intervalo se ha deespecificar en orden ascendente (A a Z). Así, con r[a-e]ma se localizarían términos como rama orema, pero no rima.

# Sustituye cualquier número individual, Por ejemplo, con 9#9 se localizarían números como 909, o989.

Tenga en cuenta las siguientes reglas a la hora de utilizar caracteres comodín:· Los caracteres comodín están concebidos para ser utilizados con datos de tipo texto, aunque a veces

pueden emplearse con éxito con otros tipos de datos, como los de tipo fecha.· Cuando utilice caracteres comodín para buscar precisamente un asterisco (*), una interrogación de

cierre (?), un signo de número (#) un corchete de apertura ([) o un guión (-), debe escribir dichos

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caracteres entre corchetes. Por ejemplo, para buscar una interrogación de cierre, escriba [?] en elcuadro de diálogo Buscar.

· Si busca un guión junto con otros caracteres, escriba el guión antes o después de todos los demáscaracteres dentro de los corchetes (sin embargo, si hay una exclamación de cierre (!) después delcorchete de apertura, escriba el guión después de la exclamación). Si busca solamente una exclamaciónde cierre (!) o un corchete de cierre (]), no es necesario escribirlos entre corchetes.

· No se pueden buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre ([]), ya que MicrosoftAccess interpreta esta combinación como una cadena de longitud cero.

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10. FiltrosLos filtros permiten recuperar un subconjunto de registros de una tabla (o consulta) para visualizar omodificar dichos datos. Los filtros son más fáciles de utilizar que las consultas, aunque también tiene máslimitaciones. No obstante, si no necesita seleccionar las tablas filtrar, realizar cálculos con los registrosseleccionados ni seleccionar los campos que han de presentarse como resultado de la selección, puedeutilizar un filtro.10.1. Crear un filtro en una tablaExisten básicamente cuatro formas diferentes de definir filtros en una tabla (consulta o formulario).· Filtrar por entrada consiste en pulsar con el botón secundario en un campo de la hoja de datos (o

formulario) y escribir en el cuadro Filtrar por del menú contextual el valor exacto que se desea localizaren ese campo, o una expresión cuyo resultado desea usar como criterios.

· Filtrar por selección, consiste en seleccionar directamente en la hoja de datos (o formulario) latotalidad o parte de un valor y pulsar en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas, paraque sean seleccionados todos los registros que tengan el valor seleccionado.

· Filtrar excluyendo la selección, consiste en seleccionar la totalidad o parte de un valor en la hoja dedatos (o formulario) y pulsar en el botón Filtro excluyendo la selección en el menú contextual, paralocalizar todos los registros que no contengan el valor seleccionado.

· Filtrar por formulario, consiste en especificar el valor o valores que se están buscando en una vista dela hoja de datos (o formulario) con campos en blanco (en lugar de datos). Especifique el valor quedesea localizar escribiéndolo directamente en el campo apropiado.

10.2. Filtrar por selección de valores o excluyendo la selecciónPara aplicar un filtro por selección de valores en una hoja de datos (o formulario), siga estos pasos:1. Localice en la hoja de datos una parición del valor que desea que contengan los registros para que sean

incluidos en el resultado del filtro.2. Seleccione el valor y pulse en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas. El modo en que

se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro.· Si se selecciona el contenido completo de un campo (o se sitúa el punto de inserción en un campo

sin seleccionar nada), se localizan los registros en los que el contenido completo de ese campocoincide con la selección.

· Si se selecciona parte de un valor que comienza por el primer carácter de un campo, se devuelvenlos registros en los que el valor de ese campo comienza por los mismos caracteres seleccionados.

· Parte de un valor que comienza después del primer carácter de un campo, se localizan los registrosen los que la totalidad o parte del valor de ese campo contiene los mismos caracteres seleccionados.

3. Repita el paso 2 sobre los registros seleccionados tras la aplicación del primer filtro hasta que tenga elconjunto de registros que desee.

Al guardar una tabla (o formulario), Access guarda el filtro. Puede volver a aplicar el filtrocuando lo necesite, la próxima vez que abra la tabla.Para filtrar los registros que no contienen un determinado valor puede utilizar el mismo procedimientoanterior, con las siguientes modificaciones:1. Seleccione el valor que desee excluir de la selección (aquel que no deben contener los registros para que

sean seleccionados).2. Pulse con el botón secundario del ratón en la selección y elija Filtro excluyendo la selección en el menú

contextual.10.3. Filtrar registros mediante la introducción de valoresPara filtrar registros introduciendo valores en una hoja de datos (o formulario) en blanco, siga estos pasos:1. Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de datos.2. Pulse en el botón Filtro por formulario en la barra de herramientas para acceder al cuadro de diálogo3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser

incluidos en el conjunto de registros filtrados.4. Seleccione en la lista del campo el valor que desea buscar (si la lista incluye valores de campo), o bien

escriba directamente el valor apropiado en el cuadro en blanco del campo.· Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, un botón de alternar o un botón

de opción esté seleccionado o no, pulse en la casilla de verificación o en el botón hasta que seencuentre en el estado que desee. Para devolverlo a una posición neutra de modo que no se utilicecomo criterio para filtrar registros, continúe pulsando en la casilla de verificación o en el botón hastaque aparezca atenuado.

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· Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no en blanco, escriba Es Nulo o Noes Nulo en el campo (puede seleccionar estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipode datos Memo, Objeto OLE o Hipervínculo).

Si especifica valores en más de un campo, el filtro devuelve registros sólo si contienen losmismos valores especificados en todos esos campos.5. Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser incluidos en los resultados

de los filtros, pulse en la pestaña O situada en la parte inferior de la ventana e introduzca más criterios.El filtro devuelve en este caso registros si tienen todos los valores especificados en la ficha Buscar otodos los valores especificados en la primera ficha O o todos los valores especificados en la segundaficha O, etc.

6. Pulse en el botón Aplicar filtro en la barra de herramientas.10.4. Filtrar registros mediante la introducción de criterios directamente en una hoja de datosA la hora de aplicar filtros por entrada, se puede seleccionar sin más un valor para un campo, o bien ir unpoco más lejos y especificar los criterios de filtrado directamente en la hoja de datos. Esta variante no esmás que una generalización inmediata del procedimiento básico. Piense que seleccionar un valor de uncampo es, en realidad, un ejemplo más de criterio, aunque muy simple.Siga estos pasos para especificar cualquier tipo de criterio directamente en la hoja de datos (o en elformulario):1. Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de datos.2. Realice una de las siguientes operaciones:

· Para especificar el valor del campo exacto que deben contener los registros filtrados (consulta porentrada básica), pulse con el botón derecho en el campo y escriba el valor en el cuadro Filtro por delmenú contextual

· Para especificar criterios más complejos, escriba la expresión completa utilizando la combinaciónapropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín y valores, hasta que consiga producirel resultado deseado.

3. Realice una de las siguientes operaciones:· Para aplicar el filtro y cerrar el menú contextual, pulse ENTER.· Para aplicar el filtro y conservar el menú contextual mostrado en pantalla de modo que pueda

especificar más criterios para el campo, presione TAB. Introduzca nuevos criterios y, a continuación,presione de nuevo TAB. Repita esta operación hasta tenga sólo los registros que desee.

10.5. Aplicar un filtroPara aplicar un filtro a una tabla (también consulta o formulario).· Pulse en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.Si crea un filtro en una hoja de datos que ya contenía un filtro de una sesión de trabajo anterior,el nuevo filtro reemplaza al anterior.10.6. Quitar un filtro de una tablaPara quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la tabla (también la consulta o elformulario).· Pulse en Quitar Filtro en la barra de herramientas en la vista Hoja de datos.Al quitar un filtro, éste no se elimina. Puede volver a aplicar el filtro con sólo pulsar en Aplicarfiltro en la barra de herramientas.10.7. Eliminar un filtro de una tablaPuede utilizar el siguiente procedimiento para eliminar cualquier tipo de filtro de una tabla (consulta oformulario), independientemente del método que haya empleado para crearlo.1. Cambie a la ventana Filtro u orden avanzado. Para cambiar a esta ventana.

· Desde la ventana Hoja de datos, señale en Filtro en el menú Registros y pulse en Filtro y ordenavanzado.

· Desde la ventana filtro por formulario, elija Filtro u orden avanzado en el menú Filtro.2. Elija Borrar cuadrícula en el menú Edición.3. Pulse en Aplicar filtro en la barra de herramientas.

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11. Ordenar RegistrosSe pueden ordenar los registros de una tabla (también consulta o formulario) aunque se haya aplicadoanteriormente un filtro. Tenga en cuenta, no obstante, que al especificar un orden en la Hoja de datos, tansólo se pueden llevar a cabo ordenaciones simples, lo que significa que puede ordenar todos los registros enorden ascendente o descendente (sin que sea posible combinar amos).Cuando especifica un orden en la ventana Filtro u orden avanzado, puede llevar a caboordenaciones complejas. Estos significa que puede ordenar registros en orden ascendente segúnalgunos campos y en orden descendente según otros.Con independencia de cómo especifique el orden, Microsoft Access guarda el orden cuando se guarda la hojade datos, y vuelve a aplicarlo de forma automática cuando vuelve a abrir el objeto.11.1. Ordenar registros en la vista Hoja de datosPara ordenar registros en la vista Hoja de datos (o formulario), siga estos pasos.1. Seleccione en la Hoja de datos el campo que desea utilizar para ordenar registros.2. Establezca el tipo de ordenación que desea realizar.

· Para ordenar en orden ascendente pulse en Orden ascendente.· Para ordenar en orden descendente, pulse en Orden descendente.

En una hoja de datos se pueden seleccionar dos o más columnas, adyacentes al mismo tiempo y ordenarlas.En este caso, Access ordenará los registros empezando por la columna seleccionada situada más a laizquierda.11.2. Eliminar un criterio de ordenaciónPara eliminar un criterio de ordenación aplicado a una tabla (también consulta o formulario).· Elija Quitar filtro u ordenar en el menú Registros.Si especificó el orden en la ventana Filtro u orden avanzado, en la que especificó también loscriterios para un filtro, pueden eliminar el orden en la celda Orden de la cuadrícula de diseño,dejando sin embargo los criterios del filtro intactos.

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12. Relacionar TablasUna vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicara Access cómo debe combinar la información. El primer paso de este proceso consiste en definir relacionesentre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos,como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismonombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal deuna tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos através de un campo común que podría ser id. de empleado.A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones diferentes:12.1. Relación uno a variosLa relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla Apuede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene unregistro coincidente en la Tabla A.12.2. Relación uno a unoEn una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la TablaV, y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionadade esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla conmuchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información quesólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre losempleados acogidos a un determinado plan de jubilación.12.3. Definir relacionesPara definir una relación es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, acontinuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo sobre el campo clave de la otra tabla.El tipo de relación que crea Access con este procedimiento depende de cómo están definidos los camposrelacionados.· Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un

índice único.· Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices

únicos.· Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave

principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.Pero veamos cuáles son los pasos a seguir para definir una relación entre tablas:1. Cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas

abiertas.2. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede pulsar F11 para cambiar

a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.3. Pulse en el botón Relaciones de la barra de herramientas.4. Pueden darse los siguientes casos:

· Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro dediálogo Mostrar tabla

· Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla,pulse en el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas.

· Si las tablas que desea relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar tabla, continúe en el paso6

5. Pulse dos veces en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro dediálogo Mostrar tabla. Esto le situará en el cuadro de diálogo Relaciones

6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Si deseaarrastrar en una sola operación varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cadauno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre. A la hora de asociar campos, tengaesto en cuenta

· En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) deuna tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de laotra tabla.

· Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo dedatos (con dos excepciones, como se explica en el punto cuatro) y deben contener el mismo tipo deinformación.

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· Cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedadTamaño del campo.

· Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se pude hacer coincidir un campoAutonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaños de campoestablecida en id. de réplica.

7. Aparecerá el cuadro de diálogo Relaciones.Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que soncorrectos. Puede cambiarlos si es necesario. Si es necesario, establezca las opciones de relación. Paraobtener información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Relaciones, pulse en elbotón de signo de interrogación y después en el elemento en cuestión.

8. Pulse en el botón Crear para establecer la relación de forma efectiva.9. Repita los pasos del 5 al 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar.Al cerrar la ventana Relaciones, Access pregunta si desea guardar el diseño. Independientemente de si loguarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos.En la ventana Relaciones puede realizar lo siguiente:· Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, pulse en Mostrar todas las relaciones

en la barra de herramientas. Para ver sólo las relaciones definidas para una tabla determinada, pulse enla tabla y después en el botón Mostrar relaciones directas en la barra de herramientas.

· Si necesita realizar un cambio en el diseño de una tabla. Puede pulsar con el botón secundario del ratónen la tabla que desea modificar y seleccionar Diseño de tabla en el menú contextual.

· Para crear una relación entre una tabla y si misma, agregue esa tabla dos veces. Esto resulta útil ensituaciones en las que necesita realizar una búsqueda dentro de la misma tabla.

12.4. Definir una relación varios a varios entre tablasSi necesita definir una relación varios a varios entre tablas, siga estos pasos:1. Cree las dos tablas que tendrán una relación varios a varios.2. Cree una tercera tabla, denominada tabla de unión, y agregue a ésta los campos con las mismas

definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otra dos tablas. En la tabla de unión,los campos de clave principal funcionan como claves externas. También puede agregar otros campos ala tabla de unión, exactamente igual que lo haría con cualquier otra tabla.

3. En la tabla de unión, establezca una clave principal que incluya los campos de clave principal de lasotras dos tablas. He aquí un resumen de los pasos a seguir para conseguir esto:· Abra la tabla de unión en la vista Diseño.· Seleccione los campos que desea definir como clave principal (utilice CTRL para seleccionar ambos

campos).· Pulse en el botón Clave principal de la barra de herramientas.

4. Defina una relación uno a varios entre cada una de las dos tablas principales y la tabla de unión, comose ha visto en el apartado anterior.

Cuando necesite agregar datos a las tablas, tiene dos opciones:· Crear una consulta basada en ambas tablas.· Crear un formulario basado en las dos tablas.12.5. Modificar una relación existenteUna vez definidas las relaciones, pueden modificarse éstas siguiendo estos pasos:1. Cierre todas las tablas abiertas. Tenga presente que no se pueden modificar relaciones entre tablas que

se encuentren abiertas.2. Cambie a la ventana Base de datos (F11), si no estuviese ya en ella.3. Pulse en le botón Relaciones de la barra de herramientas.4. Si las tablas cuya relación desea modificar no están a la vista en la ventana Relaciones, pulse en el

botón Mostrar tabla en la barra de herramientas y pulse dos veces en cada una de las tablas que deseeagregar.

5. Para eliminar una relación, pulse dos veces en la línea correspondiente a la misma en la ventanaRelaciones.

6. Establezca en el cuadro de diálogo Relaciones las nuevas opciones de las relaciones y pulse finalmenteen el botón Aceptar.

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13. ConsultasLas consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las máshabituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de una base de datos.Por otro lado, las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros para crearformularios e informes. Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico,mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea.El tipo de consulta más común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de unao más tablas usando los criterios de selección especificados (de forma parecida a los filtros) y los muestra enun orden determinado en una hoja de datos, que puede utilizarse incluso para actualizar los datos de lastablas originales (aquí hay una diferencia sustancia con los filtros donde no es posible editar los datos de lastablas de origen). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcularsumas, promedios y otros tipos de resultados.13.1. Crear una Consulta de SelecciónMicrosoft Access permite crear consultas de forma automática, evitando de este modo que el usuario debadefinirla desde el principio. Estos son los dos procedimientos básicos que proporciona Access para definirconsultas de selección:· Para crear fácilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar

formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. Los asistentes paraconsultas realizan todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie depreguntas. Incluso aunque esté acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente paradiseñar rápidamente la consulta. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla

· Para crear consultas sobre filtros creados usando Filtro por formulario, Filtro por selección o Filtro porentrada.

13.2. Crear una consulta a partir de un filtroEn lugar de diseñar una consulta desde el principio en la ventana Diseño de la consulta o utilizar el Asistentepara consultas, puede crearla automáticamente guardando un filtro definido sobre una tabla (también sobreun formulario u otra consulta) como una consulta.El interés de esta operación radica en que una consulta ofrece una mayor flexibilidad que los filtros. A modode resumen, estas son algunas operaciones que pueden realizarse con consultas y no con filtros.· Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario específico.· Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar y agregar más tablas

posteriormente si es necesario.· Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos.· Especificar qué campos desea presentar en los resultados del subconjunto de registros.· Aparecen como objetos individuales en la ventana Base de Datos.Siga estos pasos para crear una consulta a partir de un filtro existente:1. Con el filtro en la ventana Filtro por formulario (o en la ventana Filtro u orden avanzado), pulse en el

botón Guardar como consulta en la barra de herramientas.2. Escriba un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.La nueva consulta aparecerá a partir de ahora en la ventana Base de datos e incluirá automáticamente todoslos campos de la tabla base, debido a que la propiedad Mostrar todos los campos de la consulta estáestablecida automáticamente a Si, pero puede cambiar el diseño de la consulta si es necesario.13.3. Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistenteEl Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en unao más tablas o consultas. Si lo desea, el asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio delos valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mínimo o máximo de uncampo. No obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros recuperados mediante elestablecimiento de criterios. Para esto deberá recurrir a diseñar la consulta desde el principio, como sedescribe en el siguiente apartado.1. Cambie la ventana Base de datos (F11) y active la ficha Consultas2. Pulse en botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de diálogo Nueva consulta3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, pulse en Asistente para consultas sencillas y después en

Aceptar. Esto hará aparecer la primera página del Asistente4. Elija en la lista desplegable Tablas/Consultas el nombre de la tabla o consulta en la que desea basar la

consulta y seleccione a continuación en la lista Campos disponibles aquellos cuyos datos deseerecuperar.

5. Seleccione una tabla o consulta adicional, si lo desea, y continúe seleccionando campos de la mismapara añadir a la consulta actual. Repita este paso hasta que disponga de todos los campos que necesite.

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6. Siga las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente. En el último de ellos, puedeseleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.

Si la consulta resultante no es exactamente como deseaba, puede volver a ejecutar el Asistente o cambiar laconsulta en la vista Diseño. Para obtener más información acerca de cómo cambiar una consulta en la vistaDiseño, consulta el siguiente apartado.13.4. Crear una consulta de selección sin un asistenteSi ninguno de los métodos que acabamos de describir fueran suficientes para el tipo de consulta que deseacrear, o bien tuviera que realizar cambios en una consulta creada automáticamente, puede seguir estospasos para trabajar en la vista Diseño de la consulta.1. Active la ficha Consultas de la ventana Base de datos y pulse en el botón Nuevo.2. Elija la opción Vista Diseño en el cuadro de diálogo Nueva consulta y pulse en Aceptar, para hacer

aparecer el cuadro de diálogo3. Seleccione en el cuadro de diálogo Mostrar tabla la ficha (Tablas, Consultas o Ambas) que contenga los

objetos con cuyos datos desea trabajar.4. Pulse dos veces en cada objeto que desee agregar a la consulta y elija después Cerrar. Verá entonces la

ventana Consulta de selección5. Si ha insertado varias tablas o consultas en la nueva consulta, asegúrese de que están conectadas entre

sí mediante una línea de combinación, para que Access sepa cómo está relacionada la información. Sino están conectadas, cree usted mismo la línea de combinación, como se explica más adelante en elapartado “Formas de combinar datos de múltiples tablas o consultas”.

6. Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta lascolumnas de la cuadrícula de diseño en la parte inferior de la ventana.

7. Personalice la consulta introduciendo criterios, especificando un orden, creando campos calculados, etc.Consulte el apartado “Modos de personalizar una consulta”, para más información.

8. Para guardar la consulta, pulse en el botón Guardar de la barra de herramientas. Escriba un nombrepara la consulta y pulse en Aceptar.

9. Para ver el resultado de la consulta, pulse en el botón Vista de la barra de herramientas.13.5. Formas de combinar datos de múltiples tablas o consultasEl poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de varias tablas o consultas o pararealizar acciones con ellos. Por ejemplo, puede interesar ver la información de un cliente junto con lospedidos que éste ha realizado. En este caso se necesitarían datos de las tablas Clientes y Pedidos.Cuando se agrega más de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de que sus listas decampos están relacionadas entre sí con una línea de combinación de forma que Access pueda saber cómovincular la información.Si las tablas de una consulta no están combinadas unas con otras, ya sea directa o indirectamente. Accessno sabe qué registros están asociados entre sí, por lo que presenta todas las combinaciones de registrosentre las dos tablas (lo que se denomina "producto cruzado" o “producto cartesiano”). Por tanto, si cadatabla tiene 10 registros, el resultado de la consulta contendría 100 registros (10x10). Esto también implicaque la consulta puede tardar mucho tiempo en ejecutarse y producir resultados de menor interés.Si previamente ha creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones, Access muestraautomáticamente líneas de combinación al agregar tablas relacionadas en la vista Diseño de la consulta.Incluso si no ha creado relaciones, Access muestra automáticamente líneas de combinación al agregar tablasrelacionadas en la vista Diseño de la consulta.Incluso si no ha creado relaciones, Access crea combinaciones de forma automática si se agregan dos tablasa una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo de datoscompatible y si uno de los campos combinados es una clave principal.Si no se han definido relaciones previamente, puede crear sus líneas de combinación arrastrando un campode una tabla al campo equivalente en la otra tabla.También es importante tener presente el tipo de combinación definido, pues afecta de forma fundamental alresultado de la consulta. El tipo de combinación indica que registros ha de seleccionar la consulta.Con el tipo de combinación predeterminado se seleccionan únicamente aquellos registros de las tablas oconsultas combinadas que tienen los mismos valores en los campos de combinación. Cuando los valores sonlos mismos, la consulta combina los dos registros coincidentes de ambas y los muestra como su únicoregistro en los resultados de la consulta. Si una tabla no tiene ningún registro coincidente en la otra, noaparecerá ningún registro en los resultados de la consulta.Para cambiar los tipos de combinación:1. Active el cuadro de diálogo Propiedades de combinación pulsando dos veces en la línea de combinación,

en la parte superior de la ventana de diseño Consulta de selección, para activar el cuadro de diálogo2. Pulse dos veces en la propiedad correspondiente al tipo de selección que desee llevar a cabo.

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Cuando se cambia la configuración de combinación por defecto a uno de los otros dos tipos decombinaciones, la consulta selecciona todos los registros de una tabla particular, tanto sicoinciden como si no con los de la otra tabla.13.6. Modos de personalizar una consultaEsta son las operaciones habituales que se llevan a cabo para personalizar una consulta.· Agregar tablas. Para agregar otra tabla o consulta a la consulta, pulse en el botón Mostrar tabla de la

barra de herramientas y pulse dos veces en la tabla o consulta que desee añadir.· Agregar o eliminar campos. Para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, se puede arrastrar el

campo desde la lista de campos a una columna de la cuadrícula de diseño, o bien pulsar dos veces en elnombre del mismo en la lista de campos. Para quitar un campo de la cuadrícula de diseño, pulse en elselector de la columna y pulse SUPR.

· Elegir un cálculo. Para realizar un cálculo predefinido con los valores de un campo, pulse en el botónTotales en la barra de herramientas para hacer que aparezca la fila Total en la cuadrícula de diseño.

· Especificar un orden. Si especifica un orden para más de un campo, Access ordenará en primer lugar elcampo situado más a la izquierda, por lo que deberá organizar los campos que desee ordenar deizquierda a derecha en la cuadrícula de diseño.

· Especificar criterios. Para limitar los registros que deben presentarse en los resultados de una consulta,especifique criterios en la fila Criterios para uno o más campos.· Para especificar criterios alternativos para el mismo campo, agregue los criterios alternativos a la fila

O de la cuadrícula de diseño.· Para especificar criterios para distintos campos, agregue criterios a cada uno de los campos de la

cuadrícula de diseño.

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14. Consulta de ParámetrosHay otra modalidad de consultas que ofrecen aún una mayor flexibilidad a la hora de utilizarlas. Se trata delas Consulta de parámetros con las que se pueden dar respuestas a diferentes problemas sin tener quemodificar el diseño original de la consulta.Cuando se ejecuta una consulta de selección, muestra su propio cuadro de diálogo que solicita información,como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puedediseñar la consulta para que solicite más de un dato: por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dosfechas y conseguir en este caso que Access recupere, por ejemplo, los registros que se ajusten a dichasfechas. Al especificar los parámetros, se configura una consulta personalizada para cada tipo de situación.Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para los formularios einformes. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta deparámetros. Al imprimir el informe, Access podría mostrar un cuadro de diálogo en el que se pide al usuarioque solicite el mes sobre el que desea crear el informe. Una vez facilitado este dato, Access procedería deinmediato a imprimir el informe apropiado.14.1. Crear una consulta de parámetrosUna consulta de parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos que solicitan el valor delparámetro (criterio).1. Cree una consulta de selección utilizando cualquiera de los procedimientos que ha visto anteriormente.2. Cambie a la vista Diseño de la consulta y arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta a

la cuadrícula de diseño de la consulta.3. En la celda Criterios, escriba entre corchetes el texto de petición de parámetro para cada campo que

desee utilizar como parámetro. Access mostrará este texto cuando se ejecute la consulta. El texto de lasolicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo. Porejemplo, para un campo que contenga un apellido, podría introducir (introduzca el apellido).

4. Para visualizar los resultados, pulse en el botón Ver en la barra de herramientas y escriba el valor delparámetro. Para volver a la vista Diseño de la consulta, pulse de nuevo en el botón Ver en la barra deherramientas.

14.2. Abrir o Ejecutar una ConsultaLas consultas creadas pueden abrirse de nuevo en la ventana Diseño, si se necesita modificar su definición,o bien en una ventana Hoja de datos, para ver los resultados de la misma. Esto último correspondería aejecutar la consulta.Abrir una consulta en la Vista DiseñoPara abrir una consulta en la vista Diseño, siga estos pasos:1. Active la ficha Consulta en la ventana Base de datos.2. Pulse en la consulta que desea abrir y pulse en el botón Diseño.14.3. Ver los resultados de una consulta de selecciónAccess muestra los resultados de una consulta de selección en una hoja de datos. Puede acceder a dichahoja de datos desde la vista Diseño de la consulta o desde la ventana Base de datos.· Para ejecutar la consulta desde la vista Diseño de la consulta, pulse en el botón Ver que se encuentra

situado en la barra de herramientas.· Para ejecutar una consulta desde la ventana Base de datos, pulse en la ficha Consultas y pulse dos

veces en el nombre de la consulta, o bien seleccione la consulta y pulse en Abrir.Si desea detener la ejecución de la consulta antes de que finalice, pruebe a pulsar CTRL+ ENTER.pd

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15. FormulariosLos formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una desus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datosde las tablas. La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales de unatabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseño mismo delformulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseño. Es el caso, por ejemplo, deelementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad deformulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa,líneas y demás objetos de dibujo, etc.El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominadoscontroles. El tipo más común de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de edición (tambiéndenominado cuadro de texto), aunque, como verán, éste es tan sólo uno de los muchos tipos de controlesexistentes.15.1. Crear un FormularioA la hora de crear un formulario, como es habitual en Microsoft Access, existen básicamente dosalternativas: utilizar un asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle pasoa paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir eneste caso a la correspondiente ventana de diseño.El asistente acelera el proceso de creación de un formulario, ya que realiza automáticamente todo el trabajobásico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistentepara formularios, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de formulario que deseaconseguir y crea un diseño basado en dicha información. Aunque tenga experiencia en la creación deformularios, puede que desee utilizar un asistente para formularios para organizar rápidamente todos loscontroles en el formulario y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificacionesmenores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.15.2. Crear un formulario mediante AutoformularioExiste una fórmula aún más rápida y cómo da incluso que el asistente para crear un formulariopredeterminado. Se trata de la característica Autoformulario. Autoformulario crea un formulario en el quese presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada. Cada campo aparece en unalínea diferente, con la correspondiente etiqueta a la izquierdaPara utilizar la característica Autoformulario, siga estos pasos:1. Active las fichas Tablas o Consultas en la ventana Base de datos.2. Seleccione la tabla o consulta en la que desea basar el formulario, o bien abra dicha tabla o consulta en

cualquier de las vistas disponibles.3. Pulse en la flecha situada junto al botón Nuevo en la barra de herramientas y pulse en Autoformulario.

En unos instantes verá en pantalla el formulario predeterminado creado por Access.15.3. Crear otros tipos de autoformulariosAdemás del diseño de autoformulario que está disponible a través del botón de la barra de herramientas.Access dispone de otros diseños alternativos que permiten igualmente crear formularios predeterminados deforma totalmente automática, en un solo paso. Este es el procedimiento a seguir:1. Active la ficha Formularios de la ventana Hoja de datos.2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo3. Elija una de las opciones de autoformulario. En la parte izquierda del cuadro de diálogo puede ver una

descripción del diseño que se consigue con cada opción:· Autoformulario: columnas.· Autoformulario: tabular· Autoformulario: hoja de datos.

4. Seleccione en el cuadro de lista de la parte inferior la tabla o consulta en la que desea basar elautoformulario.

5. Pulse en Aceptar.En unos instantes verá aparece en pantalla el formulario creado automáticamente con el tipo de diseñoelegido.Si el formulario creado no tiene el aspecto deseado, cámbielo en la vista Diseño.15.4. Crear un formulario con un asistenteUtilizar el asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un formulario que combinedatos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para formularios acelera el proceso decreación de un formulario porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla

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del Asistente para formularios, puede seleccionar los campos que desea incluir en el formulario. Estoscampos pueden proceder de una o de varias tablas.Puede utilizar un asistente para formularios para crear un formulario que presente datos de varias tablas, yasea en formato “formulario plano”, o “formulario jerárquico”. El formulario jerárquico se diferencia delformulario plano o tradicional en que consta de uno o más subformularios. Los subformularios son útiles sidesea mostrar datos de tablas que contienen una relación uno a varios.Veamos cuales son los pasos para crear un formulario a partir del asistente:1. Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos.2. Pulse en el botón Nuevo, para acceder al cuadro de diálogo3. Seleccione Asistente para formularios para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente4. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la

lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice losbotones Agregar (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los camposque han de pasar a la lista Campos seleccionados.

5. Repita el paso 4 para seleccionar campos adicionales en otras tablas o consultas y pulse en el botónSiguiente.

6. En las siguientes páginas del Asistente para formularios puede elegir un tipo básico de diseño (Encolumnas, Tabular, Hoja de datos, justificado), así como un estilo de presentación, en una lista de estilospredefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué correspondecada una de las opciones).

7. En la última página del Asistente puede especificar el nombre del formulario, así como determinar sidesea abrirlo para ver o introducir datos, o bien abrirlo en la ventana diseño para modificar laestructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.

15.5. Crear un formulario sin un AsistenteSi ninguna de las opciones para la creación automática de formularios le resulta suficiente, o bien deseaacudir a la ventana de diseño para modificar la estructura u organización de formularios creados por elAsistente o de autoformulario, siga estos pasos.1. Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos.2. Pulse en el botón Nuevo.3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario elija la opción en Vista Diseño.4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de formulario que se dispone a crear.

· Seleccione el nombre de la tabla o consulta individual que contiene los datos en los que desea basarel formulario.

· Si desea crear un formulario que utilice datos de más de una tabla, base el formulario en unaconsulta que incluya las tablas que desee utilizar.

· Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlocomo panel de control para abrir otros formularios o infórmese o si desea crear un cuadro dediálogo personalizado), no seleccione nada en la lista.

· Pulse en Aceptar.Microsoft Access mostrará entonces la ventana Formulario en la vista Diseño, junto con el cuadro deherramientas de formulario.15.6. Personalización de un FormularioUna vez diseñada la estructura básica del formulario, puede utilizar la vista Diseño para personalizarlaintroduciendo, quitando o modificando elementos. También puede utilizar las herramientas de la ventanaDiseño para construir un formulario desde el principio.La ventana Diseño es sólo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dosson vista Formulario y vista Hoja de Datos. Para cambiar entre vistas no tiene más que pulsar en el botónVista de la barra de herramientas. En la vista Hoja de datos puede ver los registros en formato de filas ycolumnas, y así puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista Formularios puede ver losregistros de uno en uno. Utilice los botones de desplazamiento en las vistas Formulario y Hoja de datospara desplazarse rápidamente entre los registros.En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones:· Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el

ancho de bordes o líneas, y aplicar colores o efectos especiales.· Alinear los controles con las reglas.· Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del formulario.· Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de

verificación, etc.El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos deun formulario es realmente impresionante. Nos ocuparemos en este apartado de describir algunosprocedimientos generales para utilizar las opciones más sencillas, a muchas de las cuales se accede por

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medio del menú Formato o la barra de herramientas homónima. El control último sobre el aspecto yfuncionalidad de los objetos de la ventana Diseño se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos(el propio formulario es un objeto más). Por tanto, puede consultar el apartado “Establecer propiedades”,para ver cuales son los pasos a seguir para realizar este tipo de modificaciones.Para cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de texto):1. Pulse en el control para seleccionarlo.2. Seleccione en la barra de herramientas Formato la fuente, tamaño de fuente y otra opción de formato.Para agregar una imagen de fondo a un formulario:1. Active la hoja de propiedades del formulario2. Utilice para ello cualquiera de estos dos procedimientos:· Pulse dos veces en el selector del formulario (esquina superior izquierda, intersección de las dos reglas).· Pulse con el botón derecho en el selector o la barra de título del formulario y elija Propiedades en el

menú contextual.3. Active la ficha Formato y especifique el nombre del archivo gráfico en el cuadro de la propiedad imagen,

o bien pulse en el botón Generar que se encuentra junto al cuadro de la propiedad para abrir el cuadrode diálogo inserta imagen.

Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:1. Asegúrese de estar en la vista Diseño.2. Realice uno de estos procedimientos:

· Para formatear el formulario completo, pulse en el selector de formulario.· Si desea dar formato a una sección individual, pulse en el selector de sección (por ejemplo:

encabezado o pie).· Si desea dar formato a uno o más controles, seleccione los controles.

3. Pulse en el botón Autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de diálogoAutoformato

4. Pulse en uno de los formatos predefinidos.5. Para aplicar atributos específicos. (fuente, color o borde), pulse en Opciones.15.7. Agregar un campo o un controlLa tarea principal en el diseño de formularios se basa en añadir los campos y controles necesarios a lasdistintas secciones de la ventana.Para agregar campos del origen de registros del formulario:1. Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas para obtener una lista de los campos disponibles

en el origen de registros.2. Pulse en el campo en la lista y arrástrelo directamente al formulario para crear un cuadro de texto que

muestre el contenido del campo.También pude agregar controles, tales como rótulos y botones de orden, usando el cuadro de herramientas.Existen aquí dos alternativas: agregar controles con asistente o sin asistente.· Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y después

pulse o arrastre el puntero en el formulario.· Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegúrese de que se encuentra pulsada la

herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta delcontrol que desea crear.

Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado. Por ejemplo, puedecambiar un botón de opción a una casilla de verificación. Para cambiar un control a otro tipo:1. Pulse en el control para seleccionarlo.2. Elija cambiar en el menú Formato.3. Pulse en el nuevo tipo de control.15.8. Crear un formulario con varias páginas o fichasExisten dos formas de crear un formulario con más de una página o ficha (al estilo de los cuadros de diálogomultipágina); puede utilizar un control ficha o un control de saldo de página.· Un control ficha es la forma más efectiva y sencilla de crear un formulario de varias páginas. Con un

control ficha, todas las páginas independientes se incorporan a un control Para cambiar de página, notiene más que hacer clic, en la ficha correspondiente.

· El control de saldo de página se utiliza para marcar un salto horizontal entre los controles de unformulario. Al pulsar las teclas Re Pág o Av Pág. se desplaza la visualización a la página anterior oposterior al control de saldo de página.

Para crear un formulario de varias páginas añadiendo un control de ficha:1. Pulse en la herramienta Control ficha en el cuadro de herramientas y pulse a continuación en el

formulario. Access agregará un control de ficha con dos páginas. La primera página se encuentra en laparte superior.

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2. Para agregar controles al control ficha, pulse en la ficha de la página apropiada, y utilice losprocedimientos descritos anteriormente (para insertar campos o controles de otro tipo).

3. Para cambiar el nombre de una ficha, pulse dos veces en la página que desea cambiar para abrir su hojade propiedades y especifique un nuevo nombre en la propiedad Título. Si no especifica un nombre en lapropiedad. Access utilizará el valor de la propiedad Nombre.

4. Para agregar, eliminar o cambiar el orden de las fichas, pulse en el borde del control ficha con el botónsecundario del ratón y elija insertar página. Eliminar página y Orden de las páginas.

5. Para cambiar el nombre de la fuente, el tamaño de la fuente, etc. de las páginas, pulse dos veces en elborde del control ficha para abrir su hoja de propiedades y establezca las propiedades correspondientes.No es posible especificar configuraciones diferentes para cada página.

6. Puede ajustar el tamaño del control ficha según las necesidades. Pulse en cada ficha para asegurarse deque todos los controles tienen cabida en ella.

Access no recorta los controles al ajustar el tamaño del control ficha. Tal vez tenga que trasladarlos controles para poder reducir el tamaño del control ficha.7. Cambien a la vista Formulario si desea probar el control ficha.Para crear un formulario de varias páginas utilizando controles salto de página, signa estospasos:1. Pulse en la herramienta Salto de página en el cuadro de herramientas.2. Pulse en el lugar del formulario donde desee situar el saldo de página. Sitúe el fin de página por encima

o por debajo de un control para evitar cortar los datos de ese control. Access marca el fin de página enel borde izquierdo del formulario con una pequeña línea de puntos.

3. Pulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades y active la página Otras(o Todas).

4. Seleccione la opción Página activa en el cuadro de la propiedad Ciclo.Cuando la propiedad Ciclo está establecida a Página activa, no se puede utilizar la tecla TAB paradesplazarse entre páginas.

5. Quite la barra de desplazamiento vertical estableciendo la propiedad Barras de Desplazamiento en Sólohorizontal o a Ninguna, en la página Formato (o todas).

6. Cambie a la vista Formulario para probar el formulario y cambiar su tamaño de modo que, cada vez,sólo pueda ver una página. Puede utilizar las teclas RE PAG o AV PAG. Para desplazarse por las distintaspáginas.

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16. Establecer PropiedadesEn Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas,campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. Laspropiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las característicasdel texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.Aunque ya hemos visto algunos ejemplos concretos de cómo establecer propiedades de distintos elementosde un formulario o del formulario en su totalidad, a continuación se describe cual es el procedimientogeneral a seguir para modificar propiedades.Para establecer las propiedades de un formulario, sección o control.1. Abra un formulario en la vista Diseño.2. Realice una de las siguientes acciones:

· Para establecer las propiedades de un formulario, pulse dos veces en el selector de formularios paraabrir la hoja de propiedades del formulario.

· Para establecer las propiedades de una sección de un formulario, pulse dos veces en el selector desecciones para abrir la hoja de propiedades del formulario.

· Para establecer las propiedades de un control asegúrese de que el control esté seleccionado y pulseen Propiedades en la barra de herramientas. También puede pulsar dos veces directamente en uncontrol.

3. En la hoja de propiedades, seleccione la propiedad que desea establecer y, a continuación, realice unade las siguientes operaciones:· Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.· Escriba un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.· Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en él para presentar un

generador o un cuadro de diálogo que contiene una lista de generadores. Por ejemplo, puedeutilizar el Generador de consultas para cambiar el diseño de la consulta base de un formulario.

4. Si necesita más espacio para introducir o modificar una configuración de propiedades, pulse Mayús+F2(o pulse con el botón secundario del ratón y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom.

5. Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad ydespués F1.

16.1. Cambiar el tamaño de un formulario para que se ajuste a su contenidoSe puede cambiar el tamaño de un formulario y conseguir que se ajuste al contenido, siguiendo estos pasos:1. Abra un formulario en la vista Formulario.2. Elija Ajustar al formulario en el menú Ventana.Importante: Si la ventana Formulario está maximizada, la orden Ajustar al formulario no estarádisponible.3. Pulse en Guardar en la barra de herramientas para guardar el tamaño del formulario.16.2. Crear un formulario a partir de registros filtrados.Para terminar, mencionaremos otra técnica más que permite crear formularios de forma automática. Setrata del procedimiento para crear un formulario a partir de los registros obtenidos al aplicar un filtro. Sigaestos pasos:1. Con los registros filtrados a la vista, pulse en la flecha del botón Nuevo objeto en la barra de

herramientas.2. Elija las opciones Autoformulario o Formulario y siga las indicaciones dadas anteriormente respecto de

las opciones disponibles al elegir cada uno de estos dos elementos. El nuevo objeto utilizará comoorigen de registros la tabla o la consulta en la que se creó el filtro y heredará este filtro.

3. Complete el diseño o realice otros cambios en el formulario y guárdelo a continuación en el disco.Para terminar, tenga en cuenta estas dos cosas:· Si especificó un orden en la tabla o la consulta base, el nuevo formulario lo usará.· Si posteriormente cambia el filtro de una tabla o una consulta, el cambio no afectará a un formulario

basado en un filtro creado anteriormente en esa tabla o consulta.

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17. InformesComo se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los Formularios, que permiten obtenerpresentaciones en pantalla realmente impactantes para la introducción o examen de los datos de una tabla oconsulta. Sin embargo, aunque los formularios solucionan completamente el problema de presentar losdatos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen métodos eficaces para realizar la impresión dela información en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los informesse puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo quepermite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la información enpantalla o en las páginas impresas.Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes, agrupar registrosen categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en un gráfico.La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de losdatos del informe. El resto de la información es estática, no variable y se almacena como parte del diseñodel mismo.El vínculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles, como en el caso de losformularios. Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran texto o números, etiquetas quemuestran títulos, o líneas decorativas que organizan gráficamente los datos y hacen más atractivos losinformes, por poner sólo unos pocos ejemplos.17.1. Crear un informe.Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar un asistente que seencargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlodesde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseño.El Asistente acelera el proceso de creación de un informe, ya que realiza automáticamente todo el trabajobásico, en el que normalmente se invierte una buen cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente parainformes, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir ycrea un diseño basado en dicha información. Aunque tenga experiencia en la creación de informes, puedeque desee utilizar un asistente para informes para organizar rápidamente todos los controles en el informe yproceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificaciones menores que sirvan paraterminar de personalizar el diseño básico creado.17.2. Crear un informe usando AutoinformeExiste una fórmula aún más rápida y cómoda incluso que el Asistente para crear un informepredeterminado. Se trata de la característica Autoinforme. Autoinforme crea un informe en el que sepresentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.Siga estos pasos para utilizar la característica Autoinforme:1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.2. Pulse en Nuevo, para acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe3. Seleccione uno de los siguientes asistentes para conseguir la creación automática del informe.

· Autoinforme en columnas. Cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a suizquierda.

· Autoinforme: tabular. Los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas seimprimen una vez en la parte superior de cada página.

3. Selecciones en la lista de la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que deseabasar el informe

4. Pulse en Aceptar.Access aplicará el último autoformato utilizado en la creación de informes (consulte el siguiente apartadopara más información sobre autoformato). Si todavía no ha utilizado el Asistente para informes para crearel informe ni ha usado la orden Autoformato en el menú Formato, Access utilizará el autoformato estándar.También se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tablao consulta seleccionada en la ventana Base de datos.· Elija Autoinforme en el menú insertar, o en la lista emergente que aparece al pulsar en la flecha del

botón Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.Los informes creados con este método sólo constan de registros de detalle, y no incluyen encabezado deinforme ni encabezado de página ni pie de página.17.3. Crear un informe con un AsistenteUtilizar el Asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe que combine datosde más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de creaciónde un informe porque realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del Asistente

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para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe. Estos campos pueden procederde una o de varias tablas.Veamos a continuación cuales son los pasos para crear un informe a partir del Asistente:1. Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos.2. Pulse en el botón Nuevo parra acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, elija la opción Asistente para informes.4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su

informe.Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sinembargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas yconsultas.5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la

lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice losbotones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los camposque han de pasar a la lista Campos seleccionados.

7. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulsedespués en el botón siguiente.

8. En las siguientes páginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenación para losregistros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (En columnas, Tabular oJustificado), orientación (Vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista deestilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a quécorresponde cada una de las opciones).

9. En la última página del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, así comodeterminar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseño paramodificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.

17.5. Crear un informe sin AsistenteSi ninguna de las opciones para la creación automática de informes resultara apropiada para susnecesidades, o bien deseara acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura o organización deinformes creados por el Asistente o de autoinforme, siga estos pasos:1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo Informe3. Elija Vista Diseño en el cuadro de diálogo nuevo informe.4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear.

· Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe· Si desea crear un informe que utilice datos de más de una tabla, base su informe en una consulta.· Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.

5. Pulse en Aceptar.Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista Diseño, junto con el cuadro de herramientas.17.6. Personalización de un InformeUna vez diseñada la estructura básica del informe, puede utilizar la vista Diseño para personalizarlaintroduciendo, quintando o modificando elementos. También puede utilizar las herramientas de la ventanaDiseño para construir un informe desde el principio.En general, la tarea de diseño de un informe se basa en las siguientes acciones:· Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las fuentes, alinear el texto, cambiar elancho de bordes o líneas y aplicar diferentes colores o efectos especiales.

· Alinear los controles con las reglas.· Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del informe.· Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas deverificación, etc.

En lo referente al cambio de aspecto de un informe, he aquí unas cuantas reglas básicas:· Puede cambiar la apariencia de un informe completo o simplemente de alguna de sus partes.· Para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y el grosor de línea para todo el texto y líneas del informe almismo tiempo, haga clic en Autoformato en la barra de herramientas (como se describe más adelante).

· Para cambiar la apariencia de un control, como por ejemplo un rótulo, pulse en el control paraseleccionarlo. A continuación, seleccione una fuente distinta, otro tamaño de fuente u otras opciones deformato en la barra de herramientas Formato.

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· Para cambiar el formato de presentación de os datos en un control, por ejemplo una caja de texto,seleccione el control y pulse en el botón Propiedades de la barra de herramientas para acceder a lacorrespondiente hoja de propiedades (como se describe más adelante).

El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos deun informe es realmente impresionante. Nos ocuparemos en este apartado de describir algunosprocedimientos generales para utilizar las opciones más sencillas, a muchas de las cuales se accede pormedio del menú Formato o la barra de herramientas homónima. El control último sobre el aspecto yfuncionalidad de los objetos de la ventana Diseño se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos(el propio informe es un objeto más). Por tanto, puede consultar el apartado “Establecer propiedades”, paraver cuáles son los pasos a seguir para realizar este tipo de modificaciones.17.7. Para dar formato a un informe o control utilizando formatos predefinidos:1. Asegúrese de estar en la vista Diseño.2. Realice uno de estos procedimientos.

· Si desea dar formato al informe completo, pulse en el selector del informe.· Si desea dar formato a una sección individual, pulse en el selector de sección (por ejemplo,encabezado o pie).

· Si desea dar formato a uno o más controles, selecciones los controles.3. Pulse en el botón Autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de diálogoAutoformato, como muestra de diálogo Autoformato

4. Pulse en uno de los formatos predefinidos.5. Para aplicar atributos específicos (fuente, color o borde), pulse en Opciones.17.8. Agregar un campo o un controlLa tarea principal en el diseño de informes se basa en añadir campos y controles a las distintas seccionesque aparecen en la ventana.Para agregar campos del origen de registros del informe:1. Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas, para obtener una lista de los campos disponiblesen el origen de registros.

2. Pulse en el campo en la lista y arrástrelo directamente al informe para crear un cuadro de texto quemuestre el contenido del campo.

También puede agregar controles, tales como rótulos y botones de orden, usando el cuadro deherramientas. Existen aquí dos alternativas: agregar controles con asistente o sin asistente.· Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y despuéspulse o arrastre el puntero en el informe.

· Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegúrese de que se encuentra pulsada laherramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del controlque desea crear.

Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado. Por ejemplo, puedecambiar un botón de opción a una casilla de verificación. Para cambiar un control a otro tipo:1. Pulse en el control para seleccionarlo.2. Elija Cambiar en el menú Formato.3. Pulse en el nuevo tipo de control.

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18. Establecer PropiedadesEn Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas,campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. Laspropiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las característicasdel texto o los datos que contiene. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.Aunque ya hemos visto algunos ejemplos concretos de cómo establecer propiedades de distintos elementosde un informe o del informe en su totalidad, a continuación se describe cuál es el procedimiento general aseguir para modificar propiedades.Para establecer las propiedades de un informe, sección o control:1. Abra un informe en la vista Diseño.2. Realice una de las siguientes acciones:

· Para establecer las propiedades de un informe, pulse dos veces en el selector de informes paraabrir la hoja de propiedades del informe.

· Para establecer las propiedades de una sección de un informe, pulse dos veces en el selector desecciones para abrir la hoja de propiedades de la sección.

· Para establecer las propiedades de un control, asegúrese de que el control esté seleccionado ypulse en Propiedades en la barra de herramientas. También puede pulsar dos vecesdirectamente en un control.

3. En la hoja de propiedades, seleccione la propiedad que desea establecer y, a continuación, realice una delas siguientes operaciones:

· Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.· Escriba un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.· Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en él para presentar ungenerador o un cuadro de diálogo que contienen una lista de generadores. Por ejemplo, puedeutilizar el Generador de consultas para cambiar el diseño de la consulta base de un informe.

4. Si necesita más espacio para introducir o modificar una configuración de propiedades, pulse MAYÚ+F2 (opulse con el botón secundario del ratón y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom.

5. Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad ydespués F1.

18.1. Agrupar los Registros en un InformeEn un informe se pueden agrupar hasta 10 campos o expresiones para que se repitan con los distintosvalores de los campos uno a continuación de otro. Por ejemplo, podría agrupar datos relacionados conenvíos de productos para que aparezcan agrupados por fechas.Aunque el asistente para informes da la oportunidad de definir agrupaciones por medio de un cuadro dediálogo, también pueden establecerse manualmente en la ventana Diseño, siguiendo estos pasos:1. Abra el informe en la vista Diseño.2. Pulse en el botón Ordenar y agrupar de la barra de herramientas para activar el cuadro de diálogo3. Establezca el tipo de orden para los datos del informe.4. Pulse en el campo o expresión cuyas propiedades desee establecer.5. Establezca las propiedades de grupo como se indica a continuación. Se debe establecer a Sí la propiedadEncabezado del grupo o Pie del grupo para crear un nivel de grupo y establecer las demás propiedadesde agrupamiento.

· Encabezado del grupo permite agregar o eliminar un encabezado de grupo para el campo oexpresión.

· Pie del grupo permite agregar o eliminar un pie de grupo para el campo o expresión.· Agrupar en específica cómo se desean agrupar los valores. Las opciones que se ven dependendel tipo de datos del campo por el que se está agrupando. Si se agrupa por una expresión, verátodas las opciones para todos los tipos de datos.

· Intervalo del grupo específica cualquier intervalo que sea válido para los valores en el campo oexpresión por el que esté agrupado.

· Mantener juntos especifica si Access debe imprimir todo o sólo parte de un grupo en la mismapágina.

18.2. Ordenar los Registros en un InformeEn un informe se pueden ordenar los registros en base a un total de 10 campos o expresiones. Siga estospasos para establecer la ordenación a la hora de presentar e imprimir los datos.1. Abra el informe en la vista Diseño.2. Pulse en el botón Ordenar y agrupar en la barra de herramientas para acceder el cuadro de diálogo

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3. En la primera fila de la columna Campo/Expresión, seleccione un nombre de campo o escriba unaexpresión. El campo o expresión de la primera fila es el primer nivel de ordenación (el conjunto mayor).La segunda fila es el segundo nivel de ordenación, y así sucesivamente.

4. Cuando se rellena la columna Campo/Expresión, Microsoft Access establece el tipo de orden a Ascendenteordena desde la A a la Z o desde 0 a 9. Para cambiar el tipo de orden, selecciones Descendente en lalista. Tipo de orden. El orden Descendente ordena desde la Z a la A o desde 9 a 0.

18.3. Crear un Informe a partir de Registros FiltradosPara terminar, mencionaremos otra técnica más que permite crear informes de forma automática. Se tratadel procedimiento para crear un informe a partir de los registros obtenidos al aplicar un filtro. Siga estospasos:1. Con los registros filtrados a la vista, pulse en la flecha que existe junto al botón Nuevo objeto en la barrade herramientas.

2. Elija Autoinforme o informe y siga las indicaciones dadas anteriormente respecto de las opcionesdisponibles al elegir cada uno de estos dos elementos. El nuevo objeto utilizará como origen de registrosla tablea o la consulta en la que se creó el filtro y heredará este filtro.

3. Complete el diseño o realice otros cambios que desee en el informe y guárdelo.Para terminar, tenga en cuenta estas dos cosas:· Si especificó un orden en la tabla o la consulta base, el nuevo informe lo utilizará también.· Si posteriormente cambia el filtro de una tabla o una consulta, el cambio no afectará a un informe basadoen un filtro creado anteriormente en esa tabla o consulta.

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19. Crear Etiquetas Postales y de otros tiposUna de las aplicaciones típicas de los informes es crear etiquetas de correo y de otros tipos. Siga estospasos para diseñar un informe de esas características:1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe3. Elija Asistente para etiquetas en el cuadro de diálogo Nuevo informe.4. Seleccione en la parte inferior del cuadro de diálogo la tabla o consulta que contiene los datos en lasetiquetas y pulse en Aceptar. Esto hará aparecer la primera página del Asistente para etiquetas

5. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente. Puede seleccionar el formato de lasetiquetas, los atributos de las fuentes utilizadas y definir la configuración de los campos en la etiquetaprototipo.

6. Selecciones el tipo de ordenación para los registros en base a uno o varios campos.7. En la última página del asistente, asigne un nombre al informe para etiquetas y elija entre obtener unavista previa de las mismas, o bien ir directamente a la ventana Diseño para modificar su estructura.

Si el informe de etiquetas resultante no tiene el aspecto deseado, podrá borrarlo y volver a ejecutar elAsistente para etiquetas.19.1. Alternar entre las Vistas de un InformeExisten tres modos de visualización para los informes: Vista diseño, Vista preliminar y Vista previa deldiseño. Este es el ámbito de aplicación de cada una de ellas:· Se utiliza la Vista diseño para crear un informe o cambiar la estructura de un informe existente, como havisto anteriormente.

· Se usa la Vista preliminar para visualizar los datos del informe de la forma que aparecerán una vezimpresos en cada página.

· Se utiliza la Vista previa del diseño para visualizar el diseño del informe con una pequeña muestra de losdatos que figurarán finalmente en el mismo.

Para cambiar entre los distintos modos de visualización, siga estos pasos:1. Abra el informe en cualquier vista.2. Pulse en el botón Vista en la barra de herramientas para cambiar a la vista indicada por el icono, o bienpulse en la flecha que existe junto al botón y seleccione el tipo de vista.

19.2. Vista previa de un InformeAl visualizar un informe mediante la vista previa se muestra cómo aparecerá una vez impreso. Puedevisualizar el diseño, que contiene un ejemplo de los datos del informe, o bien puede comprobar lainformación revisando todas las páginas del informe.19.3. Vista previa del diseño de un informeLa vista previa del diseño de un informe es una forma rápida de ver el diseño de un informe, ya que Accesssólo utiliza la información de la tabla o consulta necesaria para mostrar el aspecto final del informe. Sidesea visualizar la información exacta que aparecerá en el informe, utilice la característica Vista preliminar.· En la vista Diseño de un informe, pulse en la flecha que existe junto al botón Vista de la barra deherramientas y seleccione Vista previa del diseño.

19.4. Vista previa de los datos de un informePara obtener una vista previa de un informe desde la vista Diseño, haga lo siguiente:· Desde la vista Diseño, pulse en Vista preliminar en la barra de herramientas.Para obtener una vista previa de un informe desde la ventana Base de datos, siga estos pasos:1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.2. Seleccione el informe que desea ver.3. Pulse en el botón Vista preliminar.4. Una vez que esté en la vista preliminar de los datos del informe, puede hacer lo siguiente:

· Utilice los botones de desplazamiento situados en la parte inferior de la ventana Vista preliminarpara desplazarse por las páginas.

· Utilice las barras de desplazamiento para desplazarse en la página actual.

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20. Imprimir un InformeAntes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que compruebe los márgenes, laorientación de la página y otras opciones de configuración de la página. Para obtener más información,consulte el siguiente apartado.Cuando desee imprimir un informe, siga estos pasos:1. Seleccione el informe en la ventana Base de datos o abra el informe en la Vista diseño, Vista preliminar oVista previa del diseño.

2. Elija imprimir en el menú Archivo, para acceder al cuadro de diálogo3. Establezca las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo imprimir.

· En el apartado impresora, especifique una impresora.· En el apartado Intervalo de impresión, especifique todas las páginas o el intervalo de páginas quedesea imprimir.

· En el apartado Copias, especifique el número de copias y si desea que se intercalen o clasifiquenpor documentos completos.

4. Pulse en Aceptar para regresar a la ventana activa anterior.Establecer márgenes, orientación de página y otras opciones de configuración de página1. Abra el informe en cualquiera de los modos de Vista.2. Elija configurar página en el menú Archivo para acceder al cuadro de diálogo3. Pulse en las fichas que se indican a continuación para configurar las opciones apropiadas:

· Márgenes, para establecer los márgenes y para imprimir sólo datos.· Páginas, para configurar la orientación, el tamaño de papel y la impresora.· Columnas, para establecer el número, tamaño y diseño de las columnas.

4. Pulse en Aceptar para que se inicie la impresión.Access guarda el valor de las opciones de configuración de páginas junto con el informe, de modo que sólonecesitará establecerlas una vez para cada informe.

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21. Office En AccessSe provee de algunos procedimientos específicos para integrar en Microsoft Access información procedentede otros módulos de Office. Concretamente, la forma de compartir información con Excel y con Word.21.1. Compartir Información entres los Programas de OfficeCuando se copia información entre Microsoft Excel y otros programas de Office o cualquier programa quecontemple el protocolo OLE, puede elegir entre copiar la información como un objeto vinculado o como unobjeto incrustado.· Utilice objetos vinculados si desea que la información se actualice cuando se realicen cambios en losdatos originales en el archivo de origen. Para mantener el vínculo con los datos originales, el archivo deorigen deberá permanecer disponible en el equipo o en la red.

· Use objetos incrustados si va a utilizar el archivo de destino en otro sistema o si no se desea que loscambios en los datos originales afecten a la información copiada en el archivo de destino. Un objetoincrustado formará parte del archivo de destino y, por tanto, aumentará el tamaño del archivo. Puedeninsertarse objetos creados en otros programas que admitan OLE y también puede iniciarse el programa ycrear nuevos objetos mientras se trabaja en Microsoft Excel.

21.2. Exportar a un archivo de origen de datos de combinar correspondencia de Microsoft WordAccess dispone de una opción que permite exportar información a un archivo de origen de datos para serutilizado en la característica de combinación de correspondencia de Word. A continuación se describe elprocedimiento a seguir:1. Seleccione en la ventana Base de datos el nombre de la tabla o consulta que desee exportar.2. Elija Guardar como o exportar en el menú Archivo, para activar el cuadro de diálogo3. Seleccione la opción en un archivo o una base de datos externos y pulse en Aceptar. Aparecerá el cuadrode diálogo Guardar Tabla.

4. En el cuadro Guardar como tipo, seleccione Combinación de Microsoft Word.5. Pulse en la flecha del cuadro Guardar en y seleccione la unidad o carpeta en la que desee almacenar elarchivo exportado.

6. Escriba el nombre del archivo en el cuadro dispuesto a tal efecto y pulse en el botón Exportar.Microsoft Access creará un origen de datos con los nombres de los campos y todos los datos de la tabla oconsulta. No obstante, tenga en cuenta lo siguiente a la hora de realizar la conversión:· Si crea un origen de datos de combinación Word, Access utilizará los nombres de los campos de la tabla oconsulta. Sin embargo, para ajustarse a las reglas de formato de Word, se truncarán los nombres decampos de más de 20 caracteres, y los caracteres distintos de letras, números y subrayados seconvertirán a subrayados.

· En un origen de datos de combinación Word, el primer registro del archivo contiene el nombre de loscampos y se denomina fila de encabezado. Los registros restantes son las filas de datos. Los nombresde campo de la fila de encabezado han de coincidir con los nombres de campo del documento principal.En caso contrario modifique los nombres de campo en el origen de datos (abriéndolo en Word) o en eldocumento principal para que coincidan.

21.3. Exportar una tabla o una consulta a una hoja de cálculoTambién se puede utilizar la orden Exportar para convertir una tabla o consulta en una hoja de cálculo deExcel. Siga estos pasos:1. Seleccione en la ventana Base de datos el nombre de la tabla o consulta que desee exportar.2. Elija Guardar como o exportar en el menú Archivo para activar el cuadro de diálogo3. Elija la opción en un archivo o base de datos externos y pulse en Aceptar.4. En el cuadro Guardar como tipo, seleccione un formato de hoja de cálculo.5. Pulse en la flecha del cuadro Guardar en y seleccione la unidad o carpeta a la que desee exportar.6. Pulse dos veces en un libro existente o escriba un nombre nuevo en el cuadro Nombre de archivo.7. Si desea conservar las fuentes, los datos que aparecen en los campos de búsqueda y la anchura de loscampos (columnas), active la casilla de verificación Guardar con formato. (El proceso será más lento eneste caso)

8. Pulse en Explorar

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Microsoft Access crea el archivo de hoja de cálculo con los datos de la tabla o consulta. Los nombres de loscampos de la tabla o consulta se sitúan en la primera fila de la hoja de cálculo. Además, si ha elegido unlibro existente, la información se colocará en la primera hoja disponible.21.4. Copiar o trasladar registros desde otra aplicación a AccessPara copiar o trasladar registros de otra aplicación a una tabla o formulario de Access, siga estos pasos:1. En la otra aplicación, seleccione una o más filas que desee copiar o mover. Si está copiando desde unprocesador de textos, asegúrese de que los registros estén organizados en una tabla o separados portabulaciones, antes de seleccionarlos.

2. Si se dispone a copiar la información en una hoja de datos, asegúrese de que las columnas se encuentrenen la hoja en el mismo orden que los datos que desee copiar o trasladar.

3. Si se dispone a pegar en un formulario y los correspondientes controles en el formulario tienen losmismos nombres que los nombres de las columnas de los datos que va a copiar, Access pegará los datosen los controles coincidentes. Si los nombres de las columnas no coinciden o no hay nombres decolumnas, Access pegará los datos en el orden de tabulación del formulario.

4. Elija entre copiar o trasladar:· Para copiar registros, elija Copiar en el menú Edición de la otra aplicación.· Para trasladar registros, elija Cortar en el menú Edición.

5. Cambie a Microsoft Access y abra la tabla o el formulario donde desee pegar los registros.6. Realice una de las siguientes acciones:

· Para reemplazar registros, seleccione los mismos y pulse Pegar en la barra de herramientas.· En un formulario, si no está a la vista el selector de registros, elija Seleccionar registro en elmenú Edición para seleccionar el registro actual.

· Para agregar los datos como registros nuevos, elija Pegar datos anexados en el menú Edición.

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tutorial de la bd access - ing. carrizo

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