ORGANIZATIONAL COMMUNICATION

Cicilya Susanti Salim 2007110157

Fitria Noer Azizah 2007110987

Henry 2007110113

Icha Marsellina 2007110695

Intan Permata Sari 20071103870

Revel Christalia Yesica 2007111014

Tasya Pangesta Syarief 2007111041

TEORI ORGANISASI

Overview and Definition

Organisasi adalah sebuah hubungan komunikasi antara network

interdependent, dimana setiap anggota atau teamnya dapat berinteraksi atau

berkomunikasi satu sama lain untuk bertukar pendapat atau membagi ide

mereka masing-masing. Seperti yang kita ketahui bahwa dalam organisasi

kita dapat berkomunikasi dalam bentuk team atau group, antara dua orang

atau lebih dimana setiap anggotanya mempunyai tujuan yang sama dan

mempunyai sebuah target yang sama untuk mencapai tujuan yang mereka

inginkan.

Ketika kita me-review sebuah organisasi sebagai sebuah hubungan network

yang interdependent, maka kita dapat melihat sebuah struktur dari sebuah

hubungan di dalam organisasi, selain itu kita dapat mengetahui tentang

orang-orang yang melakukan interaksi di dalam sebuah hubungan

komunikasi, atau kita dapat melihatnya dari tambahan variasi dari suatu

hubungan di dalam organisasi secara keseluruhan.

Berikut ini adalah tiga cara untuk menguji suatu hubungan di dalam

organisasi yang mewakili 3 jenis pembelajaran dalam pemikiran dan theory

organisasi:

The Classical Theory of Organization

Meliputi pertanyaan-pertanyaan tentang bagaimana pembagian

dalam berkerja. Bagaimana pembagian tenaga buruh. Berapa

banyak level authority dan control disana. Berapa banyak orang

yang ada disetiap levelnya dan apa saja fungsi pekerjaannya

secara spesifik untuk setiap orang.

The Human Relation School

Pada bagian The Human Relation School, dibagian ini kita dapat

mempelajari pekerjaan dalam suatu kelompok atau group. Apa saja

hasil dari sebuah hubungan dengan peraturan yang berbeda-beda.

Apa saja attitude atau moral yang ada pada orang-orang tersebut.

Social dan psikologi apa saja yang dibutuhkan oleh orang-orang.

Pembelajaran yang ketiga adalah concerned dengan system social

dan menegaskan sebuah hubungan dalam sebuah bagian dari

keseluruhan sebuah organisasi. Biasanya pernyataan-

pernyataannya adalah sebagai berikut, apa saja kunci dari bagian

organisasi. Bagaimana mereka menghubungkan untuk masing-

masing kelompoknya.

Dalam chapter ini mengingatkan tentang semua detail-detail dari

pembelajaran 3 theory organisasi yang sangat penting dalam kehidupan

berkomunikasi di dalam sebuah organisasi.

The Classical School

Teori klasik organisasi menitikberatkan seluruhnya pada design dan struktur

organisasi, bukan orangnya. Pada masa Perang Dunia I, teori klasik

berkembang dari manajemen ilmiah yang sangat rasional, menjadikan

ekonomi sebagai motivasi kerja dan teknik dari system pekerjaan, system

bonus, waktu dan gerakan dan system keuangan. Manajer ilmiah percaya

bahwa para pekerja akan menghasilkan puncak keefisiensian jika mereka

dimotivasi dengan uang. Dikarenakan sangatlah mudah jika memotivasi para

pekerja dengan menarik mereka berdasarkan kebutuhan pokok manusia.

Contoh dari manajemen ilmiah yaitu dalam praktek manajer sebuah agensi

yang meminta seluruh pegawai untuk mencatat waktu wawancara dengan

klien, merekam jumlah menit dalam tugas juru tulis dan mengkalkulasikan

rata-rata lama sebuah wawancara dan rata-rata waktu dalam tugas penulisan.

Semua itu dikalkulasikan dan dilaporkan oleh seluruh pegawai pada rapat

mingguan.

Teori klasik mengatur pegawainya berkembang dalam memenuhi kebutuhan

dari manajer ilmiah. Dua orang ahli dari teori klasik yakni Henri Fayol dan

Max Weber. Lainnya James Mooney dan Alan Reiley, Luther Gulick dan

Lyndall Urwick dan Chester Barnard.

Diantara beberapa prinsip manajemen yang ada, Fayol membaginya menjadi:

1. divisi kerja ( spesialisasi )

2. kekuasaan dan tanggung jawab ( kekuatan )

3. disiplin ( ketaatan )

4. unit komando ( satu bos )

5. unit direksi (satu rencana )

6. mengganti kepentingan pribadi menjadi kepentingan umum ( fokus

pada organisasi terlebih dahulu )

7. remunerasi personal ( pembayaran adil )

8. sentralisasi ( konsolidasi )

9. rantaian komando

10.perintah ( setiap orang memiliki posisi unik )

11.keadilan

12.stabilitas personal

13. inisiatif ( kreatif )

14.moral tinggi

Max Weber mengambil masalah dengan pandangan Fayol dari teori

organisasi classial, membedakan antara otoritas yang melekat (kekuasaan

tradisional, yang mungkin sudah tidak sah) dan sah (diterima, dihormati,

didirikan oleh norma-norma, rasional dan hukum). Sah memberikan landasan

bagi Weber apa yang disebut "birokrasi".

Menurutnya, birokrasi adalah organisasi yang memiliki karakteristik berikut :

1. kontinuitas bergantung pada kepatuhan terhadap peraturan

2. kompetensi daerah di mana pekerja berbagi pekerjaan dan bekerja

menuju tujuan spesifik di bawah para pemimpin yang telah ditentukan

3. skalar (hirarkis) prinsip-prinsip

4. peraturan yang baik norma-norma atau prinsip-prinsip teknis

5. pemisahan staf administrasi dan kepemilikan alat produksi

6. pemisahan barang-barang pribadi dan peralatan organisasi

7. sumber daya bebas dari kontrol luar

8. struktur di mana tidak ada administrator dapat memonopoli posisi

pribadi

9. semua tindakan administratif, peraturan, kebijakan, dll.

tertulis

Keith Davis telah menyarankan bahwa anggota birokrasi mungkin akan

menjaga keamanan kerja selama mereka mengikuti dan tidak batu perahu.

ingat pernyataan sebelumnya salah satu yang watergate conspiratos. "itu

akan berada di luar tempat bagi saya untuk pertanyaan perintah". Davis

meringkas empat keyigredients dalam 2 birokrasi sebagai spesialisasi tinggi,

kaku hirarki otoritas, peraturan dan kontrol yang rumit, dan sifat umum. salah

satu contoh terbaik dari birokrasi pemerintah federal.

Beberapa masalah yang terkait dengan birokrasi federal yang dipublikasikan

baru-baru ini oleh Presidential Commission yang menyelidiki surat-surat

dalam pemerintahan. Menurut komisi, veteran birokrat yang terampil

menghindari isu-isu, menggeser tanggung jawab, dan mengalihkan bekerja

untuk orang lain. Proliferasi komite dan subkomite memastikan bahwa orang-

orang berbagi baik beban pengambilan keputusan dan kesalahan keputusan

yang buruk.

Ketika Ernest Boyer adalah US Komisaris Pendidikan pada tahun 1979, ia

akan marah pada memo khususnya yang berisi bahasa yang dirancang untuk

melindungi atau "menyembunyikan" para birokrat yang menulis mereka-

seperti,: Sebelum memprioritaskan proyek ini, rasio biaya manfaat harus

diselesaikan oleh agen ": atau" Telah menjadi perhatian seperti ..."," kantor ini

dingin dan pesan jauh hanya memperdalam keyakinan bahwa agen-agen

federal memang tanpa nama, tanpa wajah institusi. "menulis Boyer sedih.

birokrat terbaik adalah mereka yang dapat memindahkan masalah melalui

saluran tanpa membuat keputusan mereka sendiri.

Salah satu pejabat senior menasihati pendatang baru. "Lihat penting,

bertindak sibuk, panggilan konferensi, banyak dari mereka. Tapi jangan

membuat keputusan apa pun. Jika Anda dipaksa untuk melakukannya,

pastikan mereka yang dibuat nama orang lain "

Komisi memperkirakan bahwa pemerintah federal memiliki lebih dari 4,500

bentuk yang berbeda yang dapat publik diperlukan untuk mengisi.

Departement juara tampaknya Internal Revenue Service, yang baru-baru ini

hanya membentuk 1,611 berbeda 31 persen pengurangan dari tahun 1976

yang tinggi dari 2,335 bentuk. Seorang anggota Kongres yang pernah dibeli

senilai $ 4,91 pemerintah telah ditagih untuk alat tulis dengan Layanan Umum

Administrasi dengan delapan salinan formulir, enam salinan cetakan

komputer, dan dua kartu punch komputer. Anggota Kongres menyimpulkan

bahwa pemerintah biaya tagihan lebih dari alat tulis layak.

Mantan Presiden Ronald Reagan berjanji untuk menghilangkan birokrasi yg

tak berguna tetapi tanpa standar kinerja yang jelas untuk menerapkan itu, itu

tidak mudah untuk dicapai. Standar kompetensi bisnis swasta diperlengkapi

tak terelakkan oleh faktor keuntungan. Tidak ada cara pasti untuk

menentukan biaya yang berlebihan baik beton prestasi dalam birokrasi

federal. Bahkan Rusia atau Mao Tse-tung, yang dikurangi seluruh populasi,

tidak mampu menundukkan birokrasi mereka begitu mereka didirikan.

Sebagian besar literatur manajemen diringkas dalam definisi Scott organisasi

formal: "suatu sistem kegiatan terkoordinasi dari kelompok orang yang

bekerja secara kooperatif ke arah tujuan bersama di bawah otoritas dan

kepemimpinan". Scoot mengidentifikasi empat komponen utama dari teori

organisasi klasik: pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur,

dan rentang kendali.

Divisi Tenaga Kerja mengacu pada bagaimana suatu jumlah pekerjaan dibagi

di antara sumber daya manusia yang tersedia. Suatu divisi dapat sesuai

dengan sifat dari berbagai pekerjaan atau sesuai dengan jumlah tanggung

jawab dan wewenang masing-masing orang mengasumsikan. Yang pertama

adalah pembagian kerja fungsional, yang kedua adalah skalar.

Proses skalar dan fungsional mengungkapkan, masing-masing, vertikal dan

horizontal pertumbuhan dan struktur organisasi. Skalar mengacu pada tingkat

hierarki (rantai komando) dalam organisasi. Fungsional merujuk kepada

tugas-tugas pekerjaan tertentu dari masing-masing karyawan dalam

organisasi. Proses skalar di sebuah universitas mengacu pada bagaimana

otoritas dialokasikan di antara dewan bupati, universitas presiden, wakil

presiden, para dekan, para ketua departemen, anggota staf pengajar, staf

administrasi, dan mahasiswa.

Proses fungsional di dalam universitas mengacu kepada pada bagaimana

tanggungjawab dari fakultas, yang berkenaan dengan juru tulis, pemeliharaan

dan personal dari bagian administrasi.

Struktur mengacu kepada jaringan hubungan dan peran di antara

organisasi.struktur memnungkinkan organisasi mencapai tujuannya dengan

sangat efektif. Teori klasikmembedakan struktur menjadi dua macam yakni

line dan staff. Organization line meliputi rantaian komando dan fungsi utama

pada organisasi formal.

Organisai staff merupakan tambahan dari sebuah organisasi line. Orang-

orang staff memberikan masukan dan melayani orang-orang line.orang-orang

staff bisa umum atau khusus. Anggota staff umum biasanya diidentifikasikan

dengan sebutan ” asisten untuk ” dan melayani satu orang anggota

organisasi. Orang staff khusus melayani segmentasi organisasi dalam jumlah

besar.

Contoh umum dari staff khusus adalah personal department yang melayani

banyak departemen di dalam organisasi. Contoh lainnya adalah PR,

karyawan dan departemen komunikasi yang spesialisasinya adalah

pelayanan staff dan penasihat unit-unit lainnya di dalam organisasi. Seperti

yang kita ketahui, struktur formal tidak hanya terdefinisikan sebagai jaringan

hubungan, tetapi juga sebagai kontak informal yang membuat kreasi dan

pertukaran dari sebuah pesan.

Di dalam struktur organisasi formal, Jablin ( 1987 ) mendeskripsikan empat

kunci dimensi struktur yang mendominasi di berbagai analisa teoretis yaitu:

1. susunan ( ukuran organisasi )

2. kompleksitas ( vertikal dan horizontal )

3. formalitas

4. sentralisasi

Span of control menunjuk pada jumlah pegawai seorang manajer yang bisa

mengawasi dengan efektif. Graicunas ( 1933, 1937 ) menjelaskan matematika

dari total jumlah kemungkinan hubungan antara seorang manajer dengan

pegawainya. Seiring jumlah pengawasan pegawai meningkat, jumlah

kemungkinan hubungan pun meningkat secara geometris. Menurut formula

Graicunas, seorang manajer dengan 4 bawahan memiliki 44 kemungkinan

memiliki hubungan internal. Hubungan internal meningkat menjadi ratusan

dengan menjumlahkan satu orang pegawai. Sayangnya, terdapat implikasi

batasan dalam efektifitas manajemen. Lebih besar jumlah kemungkinan

hubungan internal. Lebih besar pula kemungkinan dalam konflik manusia.

Tipe span of control ini diantara lima dan lima belas bawahan.

Sangat mudah melihat berbagai level dari organisasi tinggi yang meningkat

jumlah saluran komunikasinya dan kemungkinan akan adanya gangguan.

Organisasi datar memiliki lebih sedikit level dalam menyampaikan pesan

tetapi intensitas bertemu satu sama lain berkurang dan komunikasi lebih

sering terjadi di kantor manajer.

Tidaklah mudah mengontrol perkembangan dari span of control dari sebuah

organisasi. Hukum Parkinson memperkirakan jumlah orang di dalam

organisasi akan bertambah dengan seiring pekerjaan yang selesai. Implikasi

lain dari span of control adalah bagaimana mensentralisasikan dan

mendesentralisasikan organisasi itu sendiri. Di organisasi sentralisasi,

kekuatan dan keputusan sangat sedikit sedangkan kekuasaan dan pengambil

keputusan sangat penting di dalam organisasi desentralisasi. Sentralisasi

lebih banyak ditemukan pada struktur tinggi dan desentralisasi di struktur

datar.

Sentralisasi kekuasaan biasanya melancarkan pengambilan keputusan

dikarenakan jumlah orang yang sedikit. Desentralisasi membutuhkan lebih

banyak orang dalam pengambilan keputusan. Idealnya kombinasi antara

sentralisasi dan desentralisasi dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.

The Human Relations School

Sebuah grup research dibawah kepemimpinan Elton Mayo memulai sebuah

penelitian yang mengetes hubungan antara hasil pekerja dengan kondisi

bekerja. Dari hasil penelitian tersebut mereka tidak mendapatkan apa apa,

tetapi mereka menyadari sebuah fenomena yang menarik. Saat mereka

mempelajari intensitas penerangan mereka sadar disaat penerangan mati,

produksi pekerja meningkat. Mereka menghubungkan efek ini, yang diberi

nama efek Hawthorne pada kenyataan dimana ,mereka menerima perhatian.

Pembelajaran ini mengawali hubungan manusia dengan industri. Dan bukti

tersebut dapat dilihat dari variabel sikap pekerja, moral, grup kerja informal,

dan kumpulan hubungan sosial. Dasar logika hubungan manusia melalui

pendekatan peningkatan pada jumlah pekerja, dengan membiarkan mereka

ikut berpartisipasi dalam mengambil keputusan, menjadi lebih bersahabat,

serta memanggil mereka dengan nama depan mereka dimana dapat

merubah kepuasan dan moral pekerja.

Sebelum kamu menyalahkan perubahan hubungan manusia sebagai

bencana, ketidak jujuran, dan pendekatan manipulatif terhadap management,

harus diingat bahwa pendekatan ini menjadi pondasi untuk sebuah

kesuksesan teori management saat ini.

Kekuatan dalam organisasi informal dicari atau diberikan membolehkan

anggota grup daripada delegasi. Untuk Davis, kriteria utama untuk menjadi

pemimpin utama adalah umur, kesenioran, kemampuan teknis, lokasi kerja,

kebebasan untuk bergerak dilingkuungan kerja, dan respon perorangan.

Dan dapat kita simpulkan, ini dapat dilihat dari terbatasnya pembelajaran

klasik dan kakunya tekanan dalam sebuah struktur, serta hubungan manusia

yang terbatas pada orang.

The Social Systems School

Saya dijadwalkan untuk berangkat dengan pesawat terbang menuju West

Coast pada pukul 9 pagi. Tetapi pesawat tersebut sudah 30 menit telat dari

jadwal keberangkatan dan masih belum ada tanda tanda kedatangan nya.

Saya bertanya kepada supervisor bandara tentang ketelatan dan saya

diinformasikan bahwa pesawat tersebut terlambat menuju St.Louis dan akan

sampai sekitar 15 menit, kemudian saya bertanya kembali kenapa bisa

sampai terlambat menuju St Louis dan dia menjawab karena terlambat

menuju Chicago. Akhirnya, dengan kemarahan saya bertanya kenapa bias

terlambat menuju Chicago dan dijawab karena ada badai salju di Boston.

Dari contoh diatas digambarkan perbedaan logika yang digaris bawahi di

dalam system social sekolah dalam suatu organisasi. Semua bagian

mempengaruhi keseluruhan, semua tindakan mengakibatkan sebab, dalam

kasus ini badai salju di suatu kota membuat jadwal yang menjadi berantakan.

Tidak ada sesuatu yang dapat berdiri sendiri tanpa mempengaruhi yang

lainnya.

Didalam chapter 1, kita mengartikan organisasi sebagai system yang terbuka

yang dimana semua bagian berhubungan dengan semua dan juga lingkungan

nya. Kita menetapkan bahwa semua bagian dari suatu organisasi saling

berkaitan atau saling terkunci karena semua aspek adalah system, disebut

sub system mempengaruhi maupun dipengaruhi satu sama lain. Ini berarti

sederhana , kalau ada perubahan di bagian mana pun dari suatu system akan

mempengaruhi semua bagian yang ada di dalam system tersebut.

Apa yang mempengaruhi satu bagian dari suatu organisasi mempengaruhi

semua bagian dari suatu organisasi. Ketika suatu organisasi dikatakan

sebagai system social, pertanyaan tentang struktur dan manusia yang

beragam mengartikan tentang sesuatu baru yang penting. Suatu organisasi

harus mempertimbangkan dari sisi yang besar tentang pandangan

ketidaktahuan dari kefungsian dan masalah manusia/pekerja yang

mempengaruhi suaatu organisasi.

Pertanyaan tentang tugas pekerjaan, rantai/sikap dari suatu perintah dan

pembuatan keputusan adalah seimbang di dalam kepentingan untuk

mempertanyakan dari sikap,kebiasaan, peraturan dan juga kepribadian.

Manager yang focus kepada departemen mereka dan perhatian yang berlebih

akan mempengaruhi para pekerja di departemen lain atau di suatu organisasi

sebagai keseluruhan yang memungkinkan kehilangan efisiensi produkifitas.

Longenecker telanh mendukung point ini.Konsep system sangat berguna

karena kekuatannya menekankan pada semua hubungan/keterkaitan yang

ada.

Karena pentingnya keterkaitan hubungan, beberapa organisasi menerapkan

system “fast track/ jalur cepat” . untuk keteguhan secepatnya seperti

kesuksesan dari executive yang baru. Sistem ini bias membantu suatu

organisasi untuk saling mengajar dan system berpikir transparan seperti yang

berorientasi kepada pemimpin mereka.

Beberapa peneliti yang telah memberikan kontribusi besar kepada

pembangunan system teori umum dan kegunaan dari system teori ini didalam

organisasi ini adalah Ludwig von Bertalanffy, Kenneth Boulding, James March

dan Herbert Simon, Daniel Katz dan Robert Kahn, Paul Lawrence dan Jay

W.Lorsch.

Scoot menyukai organisasi teori ke dalam system teori karena keduanya

mengikuti faktor :

1. Individual di dalam pergerakan dari individual kedalam dan keluar dari

suatu system

2. Interaksi individual dengan lingkungan di dalam system ( interaksi

antara individual di dalam system )

3. Pertumbuhan secara umum dan masalah dari stabilitas system

Huse dan Bowditch merangkum karakteristik utama yang mengartikan

organisasi sebagai system :

1. Dibuat sebagai nomor dari subsistem, semua yang dimana saling

berkaitan dan juga saling menopang.

2. Terbuka dan dinamis, mempunyai masukan, akibat, batasan dan

kegiatan

3. Berjuang untuk keseimbangan melalui sama sama positif dan efek

yang negative

4. Dengan keragaman tujuan yang ada, fungsi, dan objektivitas,

beberapa yang dimana adalah konflik, yang dimana administrator

berjuang untuk menyeimbangkan.

Beberapa dari kunci konsep penting untuk menyadari sebagai organisasi

yang terbuka dari system social adalah akibat/feedback, keseimbangan,

masukan,perubahan, dan kemandirian. Kita setuju dengan Katz dan Kahn’s

(1966 ) model teoritical untuk kepahaman dari suatu organisasi :

Adalah system energik input dan output yang dimana ke energikan

tersebut kembali dari pengaktifan kembali system output.

The Organization as an Open System

Sistem bisa dilabelkan terbuka atau tertutup, tergantung dari alam atau

batasan. Fisher dan Hawes membedakan menjadi dua dibawah ini :

Sistem yang tertutup telah memperbaiki batasan yang dimana diijinkan tidak

ada interaksi dengan lingkungan. Hasilnya adalah struktur, fungsi, dan juga

sikap dari system yang relatif stabil dan tidak terduga jika pengaturan inti

diketahui. System terbuka, sebaliknya telah terlepas dari batasan sehingga

diijinkan untuk berinteraksi dengan lingkungan. Hasilnya adalah struktur,

fungsi, dan juga sikap dari system terbuka berubah bertahap.