Download - teori organisasi
ORGANIZATIONAL COMMUNICATION
Cicilya Susanti Salim 2007110157
Fitria Noer Azizah 2007110987
Henry 2007110113
Icha Marsellina 2007110695
Intan Permata Sari 20071103870
Revel Christalia Yesica 2007111014
Tasya Pangesta Syarief 2007111041
TEORI ORGANISASI
Overview and Definition
Organisasi adalah sebuah hubungan komunikasi antara network
interdependent, dimana setiap anggota atau teamnya dapat berinteraksi atau
berkomunikasi satu sama lain untuk bertukar pendapat atau membagi ide
mereka masing-masing. Seperti yang kita ketahui bahwa dalam organisasi
kita dapat berkomunikasi dalam bentuk team atau group, antara dua orang
atau lebih dimana setiap anggotanya mempunyai tujuan yang sama dan
mempunyai sebuah target yang sama untuk mencapai tujuan yang mereka
inginkan.
Ketika kita me-review sebuah organisasi sebagai sebuah hubungan network
yang interdependent, maka kita dapat melihat sebuah struktur dari sebuah
hubungan di dalam organisasi, selain itu kita dapat mengetahui tentang
orang-orang yang melakukan interaksi di dalam sebuah hubungan
komunikasi, atau kita dapat melihatnya dari tambahan variasi dari suatu
hubungan di dalam organisasi secara keseluruhan.
Berikut ini adalah tiga cara untuk menguji suatu hubungan di dalam
organisasi yang mewakili 3 jenis pembelajaran dalam pemikiran dan theory
organisasi:
The Classical Theory of Organization
Meliputi pertanyaan-pertanyaan tentang bagaimana pembagian
dalam berkerja. Bagaimana pembagian tenaga buruh. Berapa
banyak level authority dan control disana. Berapa banyak orang
yang ada disetiap levelnya dan apa saja fungsi pekerjaannya
secara spesifik untuk setiap orang.
The Human Relation School
Pada bagian The Human Relation School, dibagian ini kita dapat
mempelajari pekerjaan dalam suatu kelompok atau group. Apa saja
hasil dari sebuah hubungan dengan peraturan yang berbeda-beda.
Apa saja attitude atau moral yang ada pada orang-orang tersebut.
Social dan psikologi apa saja yang dibutuhkan oleh orang-orang.
Pembelajaran yang ketiga adalah concerned dengan system social
dan menegaskan sebuah hubungan dalam sebuah bagian dari
keseluruhan sebuah organisasi. Biasanya pernyataan-
pernyataannya adalah sebagai berikut, apa saja kunci dari bagian
organisasi. Bagaimana mereka menghubungkan untuk masing-
masing kelompoknya.
Dalam chapter ini mengingatkan tentang semua detail-detail dari
pembelajaran 3 theory organisasi yang sangat penting dalam kehidupan
berkomunikasi di dalam sebuah organisasi.
The Classical School
Teori klasik organisasi menitikberatkan seluruhnya pada design dan struktur
organisasi, bukan orangnya. Pada masa Perang Dunia I, teori klasik
berkembang dari manajemen ilmiah yang sangat rasional, menjadikan
ekonomi sebagai motivasi kerja dan teknik dari system pekerjaan, system
bonus, waktu dan gerakan dan system keuangan. Manajer ilmiah percaya
bahwa para pekerja akan menghasilkan puncak keefisiensian jika mereka
dimotivasi dengan uang. Dikarenakan sangatlah mudah jika memotivasi para
pekerja dengan menarik mereka berdasarkan kebutuhan pokok manusia.
Contoh dari manajemen ilmiah yaitu dalam praktek manajer sebuah agensi
yang meminta seluruh pegawai untuk mencatat waktu wawancara dengan
klien, merekam jumlah menit dalam tugas juru tulis dan mengkalkulasikan
rata-rata lama sebuah wawancara dan rata-rata waktu dalam tugas penulisan.
Semua itu dikalkulasikan dan dilaporkan oleh seluruh pegawai pada rapat
mingguan.
Teori klasik mengatur pegawainya berkembang dalam memenuhi kebutuhan
dari manajer ilmiah. Dua orang ahli dari teori klasik yakni Henri Fayol dan
Max Weber. Lainnya James Mooney dan Alan Reiley, Luther Gulick dan
Lyndall Urwick dan Chester Barnard.
Diantara beberapa prinsip manajemen yang ada, Fayol membaginya menjadi:
1. divisi kerja ( spesialisasi )
2. kekuasaan dan tanggung jawab ( kekuatan )
3. disiplin ( ketaatan )
4. unit komando ( satu bos )
5. unit direksi (satu rencana )
6. mengganti kepentingan pribadi menjadi kepentingan umum ( fokus
pada organisasi terlebih dahulu )
7. remunerasi personal ( pembayaran adil )
8. sentralisasi ( konsolidasi )
9. rantaian komando
10.perintah ( setiap orang memiliki posisi unik )
11.keadilan
12.stabilitas personal
13. inisiatif ( kreatif )
14.moral tinggi
Max Weber mengambil masalah dengan pandangan Fayol dari teori
organisasi classial, membedakan antara otoritas yang melekat (kekuasaan
tradisional, yang mungkin sudah tidak sah) dan sah (diterima, dihormati,
didirikan oleh norma-norma, rasional dan hukum). Sah memberikan landasan
bagi Weber apa yang disebut "birokrasi".
Menurutnya, birokrasi adalah organisasi yang memiliki karakteristik berikut :
1. kontinuitas bergantung pada kepatuhan terhadap peraturan
2. kompetensi daerah di mana pekerja berbagi pekerjaan dan bekerja
menuju tujuan spesifik di bawah para pemimpin yang telah ditentukan
3. skalar (hirarkis) prinsip-prinsip
4. peraturan yang baik norma-norma atau prinsip-prinsip teknis
5. pemisahan staf administrasi dan kepemilikan alat produksi
6. pemisahan barang-barang pribadi dan peralatan organisasi
7. sumber daya bebas dari kontrol luar
8. struktur di mana tidak ada administrator dapat memonopoli posisi
pribadi
9. semua tindakan administratif, peraturan, kebijakan, dll.
tertulis
Keith Davis telah menyarankan bahwa anggota birokrasi mungkin akan
menjaga keamanan kerja selama mereka mengikuti dan tidak batu perahu.
ingat pernyataan sebelumnya salah satu yang watergate conspiratos. "itu
akan berada di luar tempat bagi saya untuk pertanyaan perintah". Davis
meringkas empat keyigredients dalam 2 birokrasi sebagai spesialisasi tinggi,
kaku hirarki otoritas, peraturan dan kontrol yang rumit, dan sifat umum. salah
satu contoh terbaik dari birokrasi pemerintah federal.
Beberapa masalah yang terkait dengan birokrasi federal yang dipublikasikan
baru-baru ini oleh Presidential Commission yang menyelidiki surat-surat
dalam pemerintahan. Menurut komisi, veteran birokrat yang terampil
menghindari isu-isu, menggeser tanggung jawab, dan mengalihkan bekerja
untuk orang lain. Proliferasi komite dan subkomite memastikan bahwa orang-
orang berbagi baik beban pengambilan keputusan dan kesalahan keputusan
yang buruk.
Ketika Ernest Boyer adalah US Komisaris Pendidikan pada tahun 1979, ia
akan marah pada memo khususnya yang berisi bahasa yang dirancang untuk
melindungi atau "menyembunyikan" para birokrat yang menulis mereka-
seperti,: Sebelum memprioritaskan proyek ini, rasio biaya manfaat harus
diselesaikan oleh agen ": atau" Telah menjadi perhatian seperti ..."," kantor ini
dingin dan pesan jauh hanya memperdalam keyakinan bahwa agen-agen
federal memang tanpa nama, tanpa wajah institusi. "menulis Boyer sedih.
birokrat terbaik adalah mereka yang dapat memindahkan masalah melalui
saluran tanpa membuat keputusan mereka sendiri.
Salah satu pejabat senior menasihati pendatang baru. "Lihat penting,
bertindak sibuk, panggilan konferensi, banyak dari mereka. Tapi jangan
membuat keputusan apa pun. Jika Anda dipaksa untuk melakukannya,
pastikan mereka yang dibuat nama orang lain "
Komisi memperkirakan bahwa pemerintah federal memiliki lebih dari 4,500
bentuk yang berbeda yang dapat publik diperlukan untuk mengisi.
Departement juara tampaknya Internal Revenue Service, yang baru-baru ini
hanya membentuk 1,611 berbeda 31 persen pengurangan dari tahun 1976
yang tinggi dari 2,335 bentuk. Seorang anggota Kongres yang pernah dibeli
senilai $ 4,91 pemerintah telah ditagih untuk alat tulis dengan Layanan Umum
Administrasi dengan delapan salinan formulir, enam salinan cetakan
komputer, dan dua kartu punch komputer. Anggota Kongres menyimpulkan
bahwa pemerintah biaya tagihan lebih dari alat tulis layak.
Mantan Presiden Ronald Reagan berjanji untuk menghilangkan birokrasi yg
tak berguna tetapi tanpa standar kinerja yang jelas untuk menerapkan itu, itu
tidak mudah untuk dicapai. Standar kompetensi bisnis swasta diperlengkapi
tak terelakkan oleh faktor keuntungan. Tidak ada cara pasti untuk
menentukan biaya yang berlebihan baik beton prestasi dalam birokrasi
federal. Bahkan Rusia atau Mao Tse-tung, yang dikurangi seluruh populasi,
tidak mampu menundukkan birokrasi mereka begitu mereka didirikan.
Sebagian besar literatur manajemen diringkas dalam definisi Scott organisasi
formal: "suatu sistem kegiatan terkoordinasi dari kelompok orang yang
bekerja secara kooperatif ke arah tujuan bersama di bawah otoritas dan
kepemimpinan". Scoot mengidentifikasi empat komponen utama dari teori
organisasi klasik: pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur,
dan rentang kendali.
Divisi Tenaga Kerja mengacu pada bagaimana suatu jumlah pekerjaan dibagi
di antara sumber daya manusia yang tersedia. Suatu divisi dapat sesuai
dengan sifat dari berbagai pekerjaan atau sesuai dengan jumlah tanggung
jawab dan wewenang masing-masing orang mengasumsikan. Yang pertama
adalah pembagian kerja fungsional, yang kedua adalah skalar.
Proses skalar dan fungsional mengungkapkan, masing-masing, vertikal dan
horizontal pertumbuhan dan struktur organisasi. Skalar mengacu pada tingkat
hierarki (rantai komando) dalam organisasi. Fungsional merujuk kepada
tugas-tugas pekerjaan tertentu dari masing-masing karyawan dalam
organisasi. Proses skalar di sebuah universitas mengacu pada bagaimana
otoritas dialokasikan di antara dewan bupati, universitas presiden, wakil
presiden, para dekan, para ketua departemen, anggota staf pengajar, staf
administrasi, dan mahasiswa.
Proses fungsional di dalam universitas mengacu kepada pada bagaimana
tanggungjawab dari fakultas, yang berkenaan dengan juru tulis, pemeliharaan
dan personal dari bagian administrasi.
Struktur mengacu kepada jaringan hubungan dan peran di antara
organisasi.struktur memnungkinkan organisasi mencapai tujuannya dengan
sangat efektif. Teori klasikmembedakan struktur menjadi dua macam yakni
line dan staff. Organization line meliputi rantaian komando dan fungsi utama
pada organisasi formal.
Organisai staff merupakan tambahan dari sebuah organisasi line. Orang-
orang staff memberikan masukan dan melayani orang-orang line.orang-orang
staff bisa umum atau khusus. Anggota staff umum biasanya diidentifikasikan
dengan sebutan ” asisten untuk ” dan melayani satu orang anggota
organisasi. Orang staff khusus melayani segmentasi organisasi dalam jumlah
besar.
Contoh umum dari staff khusus adalah personal department yang melayani
banyak departemen di dalam organisasi. Contoh lainnya adalah PR,
karyawan dan departemen komunikasi yang spesialisasinya adalah
pelayanan staff dan penasihat unit-unit lainnya di dalam organisasi. Seperti
yang kita ketahui, struktur formal tidak hanya terdefinisikan sebagai jaringan
hubungan, tetapi juga sebagai kontak informal yang membuat kreasi dan
pertukaran dari sebuah pesan.
Di dalam struktur organisasi formal, Jablin ( 1987 ) mendeskripsikan empat
kunci dimensi struktur yang mendominasi di berbagai analisa teoretis yaitu:
1. susunan ( ukuran organisasi )
2. kompleksitas ( vertikal dan horizontal )
3. formalitas
4. sentralisasi
Span of control menunjuk pada jumlah pegawai seorang manajer yang bisa
mengawasi dengan efektif. Graicunas ( 1933, 1937 ) menjelaskan matematika
dari total jumlah kemungkinan hubungan antara seorang manajer dengan
pegawainya. Seiring jumlah pengawasan pegawai meningkat, jumlah
kemungkinan hubungan pun meningkat secara geometris. Menurut formula
Graicunas, seorang manajer dengan 4 bawahan memiliki 44 kemungkinan
memiliki hubungan internal. Hubungan internal meningkat menjadi ratusan
dengan menjumlahkan satu orang pegawai. Sayangnya, terdapat implikasi
batasan dalam efektifitas manajemen. Lebih besar jumlah kemungkinan
hubungan internal. Lebih besar pula kemungkinan dalam konflik manusia.
Tipe span of control ini diantara lima dan lima belas bawahan.
Sangat mudah melihat berbagai level dari organisasi tinggi yang meningkat
jumlah saluran komunikasinya dan kemungkinan akan adanya gangguan.
Organisasi datar memiliki lebih sedikit level dalam menyampaikan pesan
tetapi intensitas bertemu satu sama lain berkurang dan komunikasi lebih
sering terjadi di kantor manajer.
Tidaklah mudah mengontrol perkembangan dari span of control dari sebuah
organisasi. Hukum Parkinson memperkirakan jumlah orang di dalam
organisasi akan bertambah dengan seiring pekerjaan yang selesai. Implikasi
lain dari span of control adalah bagaimana mensentralisasikan dan
mendesentralisasikan organisasi itu sendiri. Di organisasi sentralisasi,
kekuatan dan keputusan sangat sedikit sedangkan kekuasaan dan pengambil
keputusan sangat penting di dalam organisasi desentralisasi. Sentralisasi
lebih banyak ditemukan pada struktur tinggi dan desentralisasi di struktur
datar.
Sentralisasi kekuasaan biasanya melancarkan pengambilan keputusan
dikarenakan jumlah orang yang sedikit. Desentralisasi membutuhkan lebih
banyak orang dalam pengambilan keputusan. Idealnya kombinasi antara
sentralisasi dan desentralisasi dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
The Human Relations School
Sebuah grup research dibawah kepemimpinan Elton Mayo memulai sebuah
penelitian yang mengetes hubungan antara hasil pekerja dengan kondisi
bekerja. Dari hasil penelitian tersebut mereka tidak mendapatkan apa apa,
tetapi mereka menyadari sebuah fenomena yang menarik. Saat mereka
mempelajari intensitas penerangan mereka sadar disaat penerangan mati,
produksi pekerja meningkat. Mereka menghubungkan efek ini, yang diberi
nama efek Hawthorne pada kenyataan dimana ,mereka menerima perhatian.
Pembelajaran ini mengawali hubungan manusia dengan industri. Dan bukti
tersebut dapat dilihat dari variabel sikap pekerja, moral, grup kerja informal,
dan kumpulan hubungan sosial. Dasar logika hubungan manusia melalui
pendekatan peningkatan pada jumlah pekerja, dengan membiarkan mereka
ikut berpartisipasi dalam mengambil keputusan, menjadi lebih bersahabat,
serta memanggil mereka dengan nama depan mereka dimana dapat
merubah kepuasan dan moral pekerja.
Sebelum kamu menyalahkan perubahan hubungan manusia sebagai
bencana, ketidak jujuran, dan pendekatan manipulatif terhadap management,
harus diingat bahwa pendekatan ini menjadi pondasi untuk sebuah
kesuksesan teori management saat ini.
Kekuatan dalam organisasi informal dicari atau diberikan membolehkan
anggota grup daripada delegasi. Untuk Davis, kriteria utama untuk menjadi
pemimpin utama adalah umur, kesenioran, kemampuan teknis, lokasi kerja,
kebebasan untuk bergerak dilingkuungan kerja, dan respon perorangan.
Dan dapat kita simpulkan, ini dapat dilihat dari terbatasnya pembelajaran
klasik dan kakunya tekanan dalam sebuah struktur, serta hubungan manusia
yang terbatas pada orang.
The Social Systems School
Saya dijadwalkan untuk berangkat dengan pesawat terbang menuju West
Coast pada pukul 9 pagi. Tetapi pesawat tersebut sudah 30 menit telat dari
jadwal keberangkatan dan masih belum ada tanda tanda kedatangan nya.
Saya bertanya kepada supervisor bandara tentang ketelatan dan saya
diinformasikan bahwa pesawat tersebut terlambat menuju St.Louis dan akan
sampai sekitar 15 menit, kemudian saya bertanya kembali kenapa bisa
sampai terlambat menuju St Louis dan dia menjawab karena terlambat
menuju Chicago. Akhirnya, dengan kemarahan saya bertanya kenapa bias
terlambat menuju Chicago dan dijawab karena ada badai salju di Boston.
Dari contoh diatas digambarkan perbedaan logika yang digaris bawahi di
dalam system social sekolah dalam suatu organisasi. Semua bagian
mempengaruhi keseluruhan, semua tindakan mengakibatkan sebab, dalam
kasus ini badai salju di suatu kota membuat jadwal yang menjadi berantakan.
Tidak ada sesuatu yang dapat berdiri sendiri tanpa mempengaruhi yang
lainnya.
Didalam chapter 1, kita mengartikan organisasi sebagai system yang terbuka
yang dimana semua bagian berhubungan dengan semua dan juga lingkungan
nya. Kita menetapkan bahwa semua bagian dari suatu organisasi saling
berkaitan atau saling terkunci karena semua aspek adalah system, disebut
sub system mempengaruhi maupun dipengaruhi satu sama lain. Ini berarti
sederhana , kalau ada perubahan di bagian mana pun dari suatu system akan
mempengaruhi semua bagian yang ada di dalam system tersebut.
Apa yang mempengaruhi satu bagian dari suatu organisasi mempengaruhi
semua bagian dari suatu organisasi. Ketika suatu organisasi dikatakan
sebagai system social, pertanyaan tentang struktur dan manusia yang
beragam mengartikan tentang sesuatu baru yang penting. Suatu organisasi
harus mempertimbangkan dari sisi yang besar tentang pandangan
ketidaktahuan dari kefungsian dan masalah manusia/pekerja yang
mempengaruhi suaatu organisasi.
Pertanyaan tentang tugas pekerjaan, rantai/sikap dari suatu perintah dan
pembuatan keputusan adalah seimbang di dalam kepentingan untuk
mempertanyakan dari sikap,kebiasaan, peraturan dan juga kepribadian.
Manager yang focus kepada departemen mereka dan perhatian yang berlebih
akan mempengaruhi para pekerja di departemen lain atau di suatu organisasi
sebagai keseluruhan yang memungkinkan kehilangan efisiensi produkifitas.
Longenecker telanh mendukung point ini.Konsep system sangat berguna
karena kekuatannya menekankan pada semua hubungan/keterkaitan yang
ada.
Karena pentingnya keterkaitan hubungan, beberapa organisasi menerapkan
system “fast track/ jalur cepat” . untuk keteguhan secepatnya seperti
kesuksesan dari executive yang baru. Sistem ini bias membantu suatu
organisasi untuk saling mengajar dan system berpikir transparan seperti yang
berorientasi kepada pemimpin mereka.
Beberapa peneliti yang telah memberikan kontribusi besar kepada
pembangunan system teori umum dan kegunaan dari system teori ini didalam
organisasi ini adalah Ludwig von Bertalanffy, Kenneth Boulding, James March
dan Herbert Simon, Daniel Katz dan Robert Kahn, Paul Lawrence dan Jay
W.Lorsch.
Scoot menyukai organisasi teori ke dalam system teori karena keduanya
mengikuti faktor :
1. Individual di dalam pergerakan dari individual kedalam dan keluar dari
suatu system
2. Interaksi individual dengan lingkungan di dalam system ( interaksi
antara individual di dalam system )
3. Pertumbuhan secara umum dan masalah dari stabilitas system
Huse dan Bowditch merangkum karakteristik utama yang mengartikan
organisasi sebagai system :
1. Dibuat sebagai nomor dari subsistem, semua yang dimana saling
berkaitan dan juga saling menopang.
2. Terbuka dan dinamis, mempunyai masukan, akibat, batasan dan
kegiatan
3. Berjuang untuk keseimbangan melalui sama sama positif dan efek
yang negative
4. Dengan keragaman tujuan yang ada, fungsi, dan objektivitas,
beberapa yang dimana adalah konflik, yang dimana administrator
berjuang untuk menyeimbangkan.
Beberapa dari kunci konsep penting untuk menyadari sebagai organisasi
yang terbuka dari system social adalah akibat/feedback, keseimbangan,
masukan,perubahan, dan kemandirian. Kita setuju dengan Katz dan Kahn’s
(1966 ) model teoritical untuk kepahaman dari suatu organisasi :
Adalah system energik input dan output yang dimana ke energikan
tersebut kembali dari pengaktifan kembali system output.
The Organization as an Open System
Sistem bisa dilabelkan terbuka atau tertutup, tergantung dari alam atau
batasan. Fisher dan Hawes membedakan menjadi dua dibawah ini :
Sistem yang tertutup telah memperbaiki batasan yang dimana diijinkan tidak
ada interaksi dengan lingkungan. Hasilnya adalah struktur, fungsi, dan juga
sikap dari system yang relatif stabil dan tidak terduga jika pengaturan inti
diketahui. System terbuka, sebaliknya telah terlepas dari batasan sehingga
diijinkan untuk berinteraksi dengan lingkungan. Hasilnya adalah struktur,
fungsi, dan juga sikap dari system terbuka berubah bertahap.