Shkathësitë dhe hapat që duhet ndjekur gjatë përgatitjes së prezantimit

• Ligjerata e tretë: Shkathësitë dhe hapat që duhet ndjekur gjatë përgatitjes së prezantimit

• LITERATURA:

• LIGJERATAT E AUTORIZUARA - Teuta V-Kafexholli

• Literatura shtesë: Komunikimet afariste- Machael J. Rouse, Sandra Rouse

1

Shkathësitë dhe hapat që duhet ndjekur gjatë përgatitjes së prezantimit

Shkathësitë dhe hapat që duhet ndjekur gjatë përgatitjes së prezantimit - Përmbajtja e ligjeratës së tretë:

(Komunikimet afariste- Machael J. Rouse, Sandra Rouse (F.187-203)

• Shkathtësitë që duhet të ekspozojmë përpara publikut

• Teknikat e shkrimit dhe shkathtësia e komunikimit

• Hapat që duhet ndjekur për përgatitjen e prezantimit

• Parashkrimi, shkrimi, përshtatja për formatin e prezantimit

• Akordimi i materialit me kohën në dispozicion, pasqyra e analizës së publikut

• Faktorët e ndikimit: struktura dhe përmbajtja, ligjërimi, pamja dhe qëndrimi, shfrytëzimi i veglave pamore, përgjigjet

në pyetje

• Informatat kthyese; parimet e informatave kthyese

2

3

Prezantimet pamore (vizuale) dhe me gojë

Prezantimi me gojë dallohet nga komunikimi me shkrim ngase kërkon prezencën tuaj fizike para publikut. Edhe në botën akademike, edhe në atë afariste do t’u duhet herë pas here të mbani prezantime.

Në prezantime ne ekspozojmë para publikut punën tonë. Ai përqëndrohet tek ju e kjo e bën prezantimin një punë stresuese.

Zhvillimi i prezantimit të suksesshëm është shkathtësi që mësohet me kohë dhe me ushtrime. Sa më shpesh ta përsërisni, do t’u bëhet gjithnjë e më i lehtë.

4

Pavarsisht se a jeni fillestar, apo keni përvojë në mbajtjen e prezantimeve, ju do të liroheni nga ajo barrë dhe do të relaksoheni në qoftë se përgatiteni mirë. Përgatitja e mirë do të thotë shfrytëzimi i teknikave të shkrimit të mirë dhe zhvillimi i strategjisë së komunikimit, që ju ndihmon të krijoni vetëbesim.

Për të mbajtur me sukses një prezantim, duhet të keni kujdes edhe në një sërë shkathtësish. Duhet të dini si të shfrytëzohen më së miri veglat vizuale- ndihmëse.

5

Të rëndësishme janë edhe teknikat tjera, p.sh. përgjigjet në pyetje në mënyrë profesionale dhe shkalla e mjaftueshme e fleksibilitetit (pyetjen e publikut ta përshtatni me prezantimin tuaj).

6

Paraqitja dhe përgatitja e prezantimit tuaj

-ky planifikim është i lidhur së pari me përpilimin e punimit me shkrim. Janë disa hapa që mund t’i ndiqni edhe në përgatitjen e prezantimit:

a. parashkrimin

b. shkrimin

c. përshtatjen për formatin e prezantimit

d. akordimin e materialit me kohën në dispozicion

e. pasqyra e analizës së publikut

7

a. Në fazën e parashkrimit duhet të caktoni qëllimin tuaj, si dhe objektivat. Kjo fazë nënkupton përgatitjen e fazës së përmbajtjes konkrete.

b. Shkruani përmbajtjen e prezantimit tuaj. Ky shkrim nganjëherë mund të ndryshojë duke theksuar disa pjesë dhe duke shpjeguar ato. Mos harroni të keni kujdes kur kaloni nga njëra temë në tjetrën duke pas parasysh që të ketë një rrjedhë të lëmuar. Kujdes gjithashtu në gramatikë dhe në stil.

8

c. Hapi tjetër është përshtja e materialit për prezantimin me gojë.

d. Renditni tezat kyçe sipas rëndësisë që t’i mbani rezervë tezat më pak të rëndësishme në qoftese mungon materiali (për të koordinuar kohën që e kemi në dispozicion). Kjo kërkon përgatitje të mirë që të fitoni vetëbesim për ta bërë këtë.

e. Analiza e publikut është tejet e rëndësishme për prezantimin. Duhet të dini sa e njeh publiku juaj temën që do të prezantoni. P. sh. nëse ia prezantoni publikut raportin financiar, mund të përdorni terme profesionale, ngase ata sigurisht do ta kuptojnë, por nëse në publikun tuaj krahas ekspertëve financiarë gjenden edhe punëtorë të profileve të ndryshme, ato terminologji duhet shpjeguar paraprakisht.

9

Kur të përfundojmë me këto pika të rëndësishme që i përmendëm deri tani duhet të përqëndrohemi në faktorët e ndikimit- që në prezantimin tuaj të lini

mbresat më të mira.

Faktorët e ndikimit janë:

1. Struktura dhe përmbajtja

2. Ligjërimi

3. Pamja dhe qëndrimi

4. Shfrytëzimi i veglave vizuale dhe ndihmëse

5. Përgjigjet në pyetje

10

1. Struktura dhe përmbajtja: Ashtu si shkrimi edhe prezantimi do të duhej të ketë fillimin, mesin dhe përfundimin.

Struktura e prezantimit, mos harroni, rrjedh nga një shkrim i sukseshshëm, i punuar dhe i organizuar mirë .

Është mirë të filloni me diçka që të tërheq vëmendjen e publikut tuaj.

Pjesa kryesore e perzantimit tuaj duhet të paraqitet në mënyrë logjike. Paraqitni qartë tezat, të cilat mund t’i orientoni me këto fraza: “përshkrimi im tregon se…”, apo “për këtë arsye është e qartë se…”.

11

Kini kujdes që kapërcimet gjatë ndërrimit të temave dhe kalimin në argumente të reja, të jenë të qarta. Publiku duhet të jetë i vetëdijshëm se keni përfunduar shpjegimin e temës A dhe se tani jeni duke folur për temën B: “me këtë pikërisht vërtetova se… për këtë arsye mund të kalojmë në…”

12

Kur ta përfundoni prezantimin, duhet të bëni një rezyme të shkurtër të tezave kryesore. Është e rëndësishme që prezantimin ta përfundoni pastër. Përfundoni me fjali përmbyllëse lidhur me qëllimet që i keni theksuar në fillim. Për shembull: “Këtë paradite kam folur mbi…, gjë që vërteton se…”. Nëse e filloni fjalimin tuaj me hyrje që tërheq vëmendjen, mund t’i ktheheni atij edhe te përfundimi.

13

Po japim një shembull të prezantimit mbi marrëdhëniet industriale në minierën kanadeze të thëngjillit:

“ Ishte natë dhe me siguri ftohtë. Binte borë, kurse

130 njerëz provonin të ngroheshin pranë hekurudhës

së afërt në Gurorës kanadez – qëndronin aty që ta

parandalonin hyrjen e trenit në minierë”.

14

Kjo hyrje është interesante dhe e tensionuar. Shtrohet pyetja: pse kanë tentuar ta ndalojnë trenin këta njerëz në mes të natës dhe në atë të ftohtë.

15

Pas paraqitjes së prezantimit mbi gjendjen e marrëdhënieve industriale në një minierë dhe mënyrës se duhet ndryshuar ato, mund të përfundojmë me një rishikim të hyrjes.

P.sh. Do të mund të thonim:

“nëse e ndryshojmë grafikën tonë të marrëdhënieve industriale, të punësuarve tonë nuk do t’u nevojiten aksione radikale dhe problemet e veta nuk do të duhej t’i zgjidhnin me ndalimin e trenave që ta fusin thëngjillin në minierë”.

• 2. Ligjërimi: Mënyra se si ligjëroni ka një ndikim më të madh në mbresën përfundimtare. Matni se sa shpejt flisni. Shumica e njerëzve i flasin rreth 130 fjalë në minutë. Shumica e programeve kompjuterike e ka mundësinë e numrimit të fjalëve, kështu ato do të llogarisin se sa fjalë ka në materialin tuaj të shkruar. Bëni pjesëtimin e thjeshtë të numrit të fjalëve të shkruara me shpejtësinë e të folurit tuaj dhe do të fitoni se sa kohë do të zgjas prezantimi juaj. Për shembull, nese i flisni 130 fjalë në minutë, ndërsa prezantimi juaj ka 3250 fjalë, do të keni material të mjaftueshëm për përafërsisht 25 minuta prezentim, pa përfshirë këtu pyetjet shtesë.

16

17

Do të duhej ta ushtroni prezantimin tuaj duke lexuar me zë dhe duke matur kohën. Mund ta xhironi, mund të ushtroni para mikut, kolegut apo anëtarit të familjes, të cilët mund t’ua japin informatën kthyese. Nuk preferohet leximi fjalë për fjalë nga skripta ose shënimet, sepse mund të dukeni monoton. Është mirë të përdorni mjete vizuale (pamore), të cilat do t’i ndihmojnë publikut që t’i kuptojë tezat tuaja. Shikojeni publikun. Mos shikoni në dysheme, tavan, mur. Flisni qartë dhe ndryshojeni shpejtësinë dhe ritmin e të folurit tuaj në mënyrë që ta ruani interesimin e publikut. Ndryshojeni lartësinë e zërit tuaj. Zëri i ulët zakonisht tingëllon në mënyrë më autoritative.

18

Thuhet se kryeministrja britaneze Margaret Thatcher ka vijuar orët e oratorisë me qëllim që të arrijë këtë efekt.

Nëse nuk jeni i sigurt se sa të zëshëm jeni, ushtrojeni përpara në hapsirën ku do të mbani prezentimin. Dikush prej miqve le të qëndrojë në skajin e sallës.

19

Folësit pa përvojë shpesh flasin tepër shpejt. Janë nervoz dhe shpejtojnë pa bërë pauza, kështu publikut mund t’i ik një pjesë e mirë e fjalimit.

Bëni pauza dhe vini kontakt me publikun, por keni kujdes që kjo të ndodh në moment të përshtatshëm.

Theksoni tezat kuçe.

Nëse keni publik më shumë se 15 apo 20 njerëz, do të jetë më mirë të qëndroni. Ndihmoni vetes me gjeste përkatëse.

20

Edhe nëse jeni nervoz, provoni të dukeni të natyrshëm dhe të qetë. Gati të gjithë janë nervoz në prezantime. Me ushtimin e prezantimit zvoglohet nervoza.

21

3.Dukja dhe qëndrimi: Hulumtimet tregojnë se mbresat që lë prezantimi me siguri më shumë bazohet në dukje dhe qëndrim se sa në vetë përmbajtje.

Qëndrimi i bukur krijon një ndjenjë të sigurisë, vetbesimit.

Rrini drejt, ngase kjo do të jep përshtypje të zgjuarsisë.

22

4. Mjetet vizuale ndihmëse: ndihmojnë në përcjelljen e ideve dhe informatave. Ato duhet të arrijnë në disa efekte:

-Të na fusin në temë

- T’i ndihmojë publikut për të vizualizuar koncepte abstrakte (tabela, diagrame)

-Të tërheq vëmendjen (figura të ndryshme, fotografi, harta, plane)

23

5. Përgjigjet në pyetjet: Në fund të prezantimit publiku juaj ka mundësi të bashkëpunimit. Ju e caktoni në fillim se kur do të përgjigjeni në pyetje- ky është prezentimi juaj. Nëse dikush e shtron pyetjen në mes të prezantimit, mund t’i thoni se në fund të fjalimit do t’i ktheheni pyetjes- dhe mos harroni ta bëni atë.

Theksoni se lejoni vetëm një apo dy pyetje në person.

Kur ta parashtrojë dikush pyetjen, mos u përgjigjni derisa të jeni të sigurtë se e keni kuptuar në tërësi. Nëse nuk e keni kuptuar, luteni personin që ta shpjegojë atë.

Nëse nuk mund të përgjigjeni në pyetje, zakonisht është më e sigurtë që këtë ta pranojmë sinqerisht, se sa të “përziejmë diçka”, veçanërisht kur flisni para publikut që e njeh temën.

24

Kut t’i afroheni fundit të kohës së përcaktuar për pyetje, përgatitni publikun duke theksuar se do të përgjigjeni vetëm edhe në një pyetje. Pas kësaj mund ta përmblidhni argumentin tuaj me një a dy fjali.

Nganjëherë mund të ndodh që askush nga publiku të mos ketë pyetje. Në këtë rast mundeni ju vet t’i përgatitni disa pyetje prej përpara.

Strategjia tjetër e zgjedhjes së këtij problemi është që të keni në publik mikun, me të cilin keni pasur marrëveshje paraprake që të shtrojë ai pyetje nëse tjetërkush nuk i shtron.

25

Informatat kthyese

Në prezentimet me gojë një rëndësi të veçantë, ndoshta edhe më të madhe se vet përmbajtja, kanë shenjat joverbale.

Shumica e informatave kthyese të cilat i fitoni, vijnë nga sinjalet joverbale. Duhet të jeni të vetëdijshëm për informatat kthyese që i fitoni nga publiku gjatë prezantimit tuaj.

Studioni sjelljen joverbale të publikut tuaj. A ju duket i interesuar dhe a ju përcjell me vëmendje. A mos ka humbur interesimin gjatë prezantimit tuaj.

26

Ndoshta do të duhej të bëni një pauzë dhe të shtroni disa pyetje në mënyrë që të zbuloni se a e kuptojnë publiku thelbin e temës suaj. Publiku ndoshta nuk ju dëgjon qartas ose ju flisni tepër shpejt.

Secili komunikim, e në veçanti prezantimi me gojë, bazohet në informatat kthyese, të cilat ndihmojnë në realizim të suksesshëm. Informatat kthyese na ndihmojnë që ta kuptojmë se a jemi duke e kryer punën mirë apo keq. Prandaj me të drejtë thuhet se informata kthyese është proces pozitiv.

27

Parimet e informatës kthyese

Dhënia e informatës kthyese:

1. Jepni fakte, mos interpretoni gjatë.

2. Informata kthyese duhet të jetë jopersonale. thoni: “përfundimi do të kishte efekt më të mirë sikur…”, e jo: “ e keni prishur përfundimin”.

3. Mundësoni ndryshimin, mos e kërkoni atë. Këtë do ta bëni në qoftëse propozoni sinqerisht ndryshimin.

28

Lista e detyrave për prezantim:

Ushtrimi i prezantimit tuaj është mënyra e vetme që të vërtetoni se a i keni bërë të gjitha ashtu siç duhet.

Këto shënime do t’u udhëheqin dhe do t’u ndihmojnë që të mbani prezantim të suksesshëm. Kur të fitoni më shumë përvojë do të duhej të krijoni stilin tuaj të veçantë .