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¿ Qué es un Grupo?
Los equipos de trabajo son una de las realidades y retos, de dirigir en el ambiente global y dinámico de hoy.
Miles de organizaciones han hecho cambios para reestructurar el trabajo alrededor de equipos más que de individuos.
¿Por qué?¿Cómo son estos
¿Cómo pueden los gerentes
crear equipos eficaces?
Dos o más individuos interdependientes que interactúan entre sí y se unen para lograr objetivos específicos.
Los grupos pueden ser formales e informales.
¿ Qué es un Grupo?
Grupos formales de trabajo son definidos por la estructura de la organización que tiene funciones laborales designadas y tareas específicas.
¿Qué es un Grupo?
Los grupos informales son: grupos que se presentan en forma natural en el lugar de trabajo en respuesta a las necesidades de contacto social.
¿Qué es un Grupo?
Grupos de mando: Grupos determinados por el
organigrama e integrados por individuos que informan directamente a un determinado gerente.
Grupos de tareas: Grupos compuestos por individuos que se reúnen para completar una tarea específica.
Tipos de Grupos Formales
Grupos interfuncionales:
Grupos que reúnen el conocimiento y las destrezas de individuos de diversas áreas o grupos de trabajo.
Tipos de Grupos Formales
Equipos Autodirigidos:
Grupos que son básicamente independientes y que, además de sus propias tareas, adquieren responsabilidades gerenciales como la contratación, la planeación y las evaluaciones del desempeño.
Tipos de Grupos Formales
Etapas del desarrollo de grupos
Etapa Inicial.
En esta parte, los integrantes empiezan a identificarse y a analizarse pera comunicarse, reconocerse y buscan establecer los primeros nexos de acuerdo con sus percepciones.
Formación:
La primera etapa del desarrollo de grupos, en la que el personal se une y después define el propósito, la estructura y el liderazgo del grupo.
Etapas del desarrollo de grupos
Tormenta:
La segunda etapa del desarrollo de grupos que se caracteriza por el conflicto dentro del grupo.
Etapas del desarrollo de grupos
Establecimiento de normas:
La tercera etapa del desarrollo de grupos que se caracteriza por relaciones estrechas y cohesión.
Etapas del desarrollo de grupos
Desempeño:
La cuarta etapa deldesarrollo de grupos, es cuando soncompletamente
funcionales.
Etapas en desarrollo de grupos
Suspensión:
La etapa final del desarrollo de grupos, consiste en la que los miembros se preocupan más por el cierre de actividades que por el desempeño de tareas.
Etapas del desarrollo de grupos
Comportamiento de los Grupos de Trabajo
¿Por qué algunos grupos son más exitosos que otros?
¿Por qué algunos grupos logran niveles altos de desempeño y de satisfacción de sus miembros y otros no?
Las respuestas son complejas pero incluyen variables como las habilidades de los miembros del grupo, el tamaño del grupo, el nivel de conflicto y las presiones internas de los miembros para adaptarse a las normas del grupo.
Comportamiento de los Grupos de Trabajo
Condiciones externas
impuestas al grupo
Recursos de los
integrantes del grupo
Tareas del grupo
Procesos del grupo
Desempeño y
satisfacción
Estructura del
grupo
Condiciones externas impuestas al grupo
Como subsistema de un sistema mayor el grupo de trabajo recibe la influencia de las condiciones externas impuestas desde afuera:
Estrategia general de la organización.La estructura de autoridad.Las reglamentaciones formales.La disponibilidad de los recursos.Los criterios de selección del personal.La cultura organizacional.
Recursos de los integrantes de los grupos
El nivel potencial de desempeño de un grupo depende en gran medida de los recursos que sus integrantes aportan al grupo, estos son:
El conocimiento.Las habilidades.Destrezas, y Las características de personalidad de sus
integrantes.
Estructura de los Grupos
Rol: Serie de patrones de comportamiento que se espera de alguien que ocupa una posición determinada en una unidad sociedad.
Normas: Estándares o expectativas aceptables que comparten los miembros de un grupo.
Adaptación: Grado en el que un individuo se siente en línea con los demás integrantes del grupo.
Opinión del Grupo: Una forma de adaptación en la que los miembros del grupo sienten fuertes presiones para alinear sus opiniones con los demás.
Sistemas de estatus: Grado, posición o nivel de prestigio de un individuo dentro de un grupo.
Tamaño del Grupo: Los grupos pequeños terminan más rápido las tareas, sin embargo los grupos grandes, tiene mejores resultados en la solución de problemas.
Descanso social: Tendencia de los individuos a realizar menos esfuerzo cuando trabajan en grupo que cuando trabajan individualmente.
Cohesión del Grupo: Grado en que los miembros del grupo se identifican entre sí y comparten los objetivos del grupo.
Estructura de los Grupos Procesos del Grupo
Procesos que ocurren en un grupo de trabajo: Patrones de comunicación.Proceso de decisión de los grupos.Las dinámicas de poder.Las interacciones de conflictos.Grupos ¨T¨Formación de Equipos.Reuniones de confrontación.Relaciones intergrupos.Autoridad y liderazgo.Competencia y cooperación entre grupos.
Relación entre cohesión y productividad
Fuerte aumentode la productividad
Disminución de la productividad
Ningún efectosignificativo enla productividad
Aumento moderadode la productividad
Cohesión
Alta Baja
Baj
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Toma de decisiones en grupo
La toma de decisiones en grupo es la norma entre los equipos de ingeniería de Google. Si algo esta mal con un producto de Google, sus equipos toman la decisión de arreglarlo sin la necesidad de obtener la aprobación de nadie.
¨Los equipos saben lo que tienen que hacer. Esto establece una idea cultural en la mente de las personas: tú eres el jefe. No esperes para resolver el problema. No esperes a ser dirigido¨
Toma de decisiones en grupo e individual
Técnica para la toma de decisiones en grupo en la que los miembros del grupo se les presenta un problema; cada miembro escribe sus ideas sobre el problema en forma independiente y después cada miembro presenta una idea al grupo hasta que se presentan todas las ideas. No se lleva a cabo ningún debate hasta que se hayan presentado todas las ideas.
Técnicas de grupo nominal (TNG)
Aumento de La creatividadJuntas electrónicas Tormenta de ideas
Grupos de toma de decisiones que
interactúan usando computadoras vinculadas
Un proceso de generación de ideas que estimula las alternativas
y evita la crítica
Manejo de Conflictos
Otro proceso grupal importante es cómo un grupo maneja los conflictos.
Conflicto: diferencias incompatibles percibidas que originan interferencia u oposición.
CooperaciónPoco cooperador Cooperador
Elusiva Adaptable
impositiva ColaboradoraN
o as
ertiv
oA
serti
voA
sert
ivid
ad
Resuelve los conflictos satisfaciendo sus propias
necesidades a expensas de las necesidades de los
demás
Resuelve los conflicto poniendo las necesidades e
inquietudes de otro por encima de las suyas
Resuelve los conflictos buscando una solución
ventajosa para todas las partes
Resuelve los conflictos saliéndose de ellos o
eliminándolos
Comprometedora
Resuelve los conflictos haciendo que cada parte renuncie a algo valioso
Fuente: adaptado de k.w. Thomas, Conflicand NogotationsProcesses in organitations¨, en M.D. Dunnette y L.M. 1992
Tareas de los grupos
Las organizaciones deben recalcar el impacto de los procesos grupales en el desempeño del grupo y la satisfacción de los empleados depende de tarea que el grupo estéllevando a cabo. Más específicamente, la complejidad y la interdependencia de las tareas, influyen en las acciones del grupo.
La manera en que se organiza el trabajo siempre estáen proceso de cambio en todo tipo de empresa. Es evidente que el trabajo en equipo se ha convertido e uno de los pilares fundamentales de la actividad laboral actual.
Enrique Alduncin (1993), en su publicación Los Valores de los mexicanos, afirma que los mexicanos prefieren la cooperación a la competencia, según el estudio de Alduncin, 84% de los mexicanos suponen que la cooperación logra mejores resultados que la competencia individual.
Tareas de los grupos
¿Cómo convertir Grupos, en Equipos
Eficaces?En la década de los 70´s Volvo y Krast General
Foods, introdujeron equipos en sus procesos de producción.
Hoy en día , las organizaciones que no usa equipos es la que no sabe porqué la dejaron fuera del mercado.
Más de la mitad del 80% de las empresas Fortune 500 forman parte de equipos.68% de las pequeñas empresas manufactureras
estadunidenses están usando equipos en su producción.
El concepto de trabajo en equipo fue el resultado de la fusión de conceptos de las ciencias administrativas, de las ciencias del comportamiento y con los elementos del control de calidad.
El principio de participación se fundamenta en la creencia de que los empleados se sentían más orgullosos e interesados en su trabajo, si se les permite realizar contribuciones significativas e influir en las decisiones relacionadas con los procesos de trabajo en los que se involucran.
¿Cómo convertir Grupos, en Equipos
Eficaces?
Tjosvold (1991) sostiene que el trabajo en equipo se enfoca en dos grandes áreas interrelacionadas:
El mejoramiento continuo (corto plazo con mejoras incrementales), y al compromiso con la innovación (largo plazo con los cambios radicales). La innovación es necesaria para que la empresa sea competitiva, y la comunicación es un factor muy importante para lograrlo.
¿Cómo convertir Grupos, en Equipos
Eficaces?El mejoramiento continuo ocurre cuando los
integrantes de los equipos identifican áreas de oportunidad para innovar, comparten información y se influyen mutuamente para el cumplimiento de las metas comunes. La innovación es algo que se obtiene mediante el trabajo en equipo y la comunicación efectiva entre la administración y los empleados.
¿Cómo convertir Grupos, en Equipos
Eficaces?
Entonces, ¿qué es un equipo?
Homans (1950) afirma que los grupos deben ser lo suficientemente pequeños como para que la interacción cara a cara no se pierda durante cierto tiempo.
Shaw (1976), un grupo consta de dos ó más personas que interactúan durante un tiempo, de tal modo que cada persona pueda influir sobre las otras y ser influido por éstas.
Katzenbach (1993), un equipo es un ¨grupo pequeño de personas con habilidades complementarias comprometidas con una causa y metas comunes, y para lo cual ellos aportan colaboración mutua¨.
Johnson y Johnson (1987), ¨Un grupo consta de dos a más personas que interactúan y se influyen mutuamente, cada una con roles específicos y bajo normas comunes, y que se ven a sí mismos como una unidad que se persigue metas comunes para satisfacer sus aspiraciones y necesidades individuales¨.
Jemes A.F. Stoner, Freeman y Gilbert.Dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí con un propósito común.
Entonces, ¿qué es un equipo?
Stephen P. Robbins define a los equipos de trabajo como:
Grupos cuyos miembros trabajan intensamente en un objetivo común y específico usando su sinergia positiva, responsabilidad individual y mutua, y destrezas complementarias.
¿Qué es un Equipo de Trabajo? Tipos de equipos
Equipo para resolver problemas:
Un equipo de cinco a doce empleados del mismo departamento o área funcional que realizan esfuerzos para mejorar las actividades de trabajo o resolver problemas específicos.
Equipos de trabajo autodirigidos:
Un equipo de trabajo que opera que opera sin un gerente y es responsable de completar un proceso o segmento de trabajo.
Tipos de equipos
Equipo Interfuncional:
Equipo de trabajo que es un grupo combinado de individuos expertos en diversas especialidades y que trabajan juntos en diferentes áreas.
Tipos de equipos
Equipo virtual:
Equipo de trabajo que utiliza la tecnología de cómputo para vincular a miembros físicamente diversos con el fin de lograr un objetivo común.
Tipos de equipos Tipos de equipos
Otros tipos de equipo:Crosby utilizaba un enfoque de equipos funcionales.Juran, el enfoque de equipos multidiciplinarios
enfocados a un proyecto en particular, y Deming e Ishikawa, el de participación voluntaria en los Círculos de Calidad.
Equipos Facultados.Equipos Autónomos de trabajo.Equipos de sistemas de sugerencias.Equipos Autodirigidos.
Todos tienen una cosa en común, unifican esfuerzos individuales para identificar oportunidades de mejora, que permitan establecer las acciones correctivas y preventivas para la solución de problemas, la realización de proyectos y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
Los requerimientos para los integrantes de los grupos son actitud de participación, involucramiento y colaboración por parte de todos los integrantes de la empresa, asícomo del cambio en los estilos en la toma de decisiones con base en el consenso.
Tipos de equipos Formación de equipos eficaces
Si las empresas comprenden las bondades de este concepto, conoce la infraestructura que necesita, la dinámica de su operación y cómo facilitar su funcionamiento, podráponerlo en práctica con éxito como un valor cultural propio.
Miller (1991) afirma que los administradores actuales tienen que realizar cambios de paradigmas para convertir su organización en una entidad con cultura de trabajo en equipo
Cambios propuestos por Miller para la nueva administración:
1. De la dirección por control, al liderazgo por compromiso.
2. De las decisiones por mandato , a las decisiones por consenso.
Formación de equipos eficaces Cambios propuestos por Miller para la nueva administración:
3. Del trabajo individual, al trabajo por equipo. 4. De la especialización, a la orientación hacia el
proceso y el cliente.5. De la asignación de la planeación, control y
mejoramiento para la administración, y la ejecución para los trabajadores, a un sistema en el que todos se involucren en el ciclo completo.
6. Del control mediante amenazas, al control mediante el reforzamiento positivo.
7. De una estructura vertical y rígida, a una plana y flexible.
8. De Valores y Visión no enunciados, a una Filosofía Organizacional compartidos por todos.
9. De la corrección, a la prevención y mejoramiento continuos.
10. De la organización por funciones, a la organización por procesos.
Cambios propuestos por Miller para la nueva administración:
Formación de equipos eficaces
¿Cómo pueden los gerentes crear equipos eficaces?
Objetivos claros.Destrezas importantes.Confianza mutua.
Compromiso unificado.Buena comunicación.Habilidades de negociación.Liderazgo adecuado.Apoyo interno y externo.
Administración de equipos eficaces
Los estilos administrativos, en cuanto a la toma de decisiones, se orienten en cuatro aspectos:
1.Disposición para compartir y poner a disposición de todos los miembros la mayor cantidad de información posible.
2.La rigidez en cuanto al cumplimiento escrito de normas.
3.Preeminencia de factores emocionales o racionales en el proceso de toma de decisiones.
4.Grado de estructuración del proceso de toma de decisiones.
De acuerdo a Miller existen en general cuatro estilos de administración para la toma de decisiones:
1.Autócrata ó por mandato.
2.Demócrata ó por consulta.
3.Por Consenso ó involucrativa.
4.Delegación ó el Empowerment.
Administración de equipos eficaces
El Facultamiento: Principio basado en que no se puede pedir a un grupo de individuos que se responsabilice por la calidad de un proceso, sino se le otorga completa autoridad sobre la planeación, control y el mejoramiento del mismo.
El Empowerment: es el aumento de poder que se les da a los empleados para la toma de decisiones.
Sinergia: Acción de dos ó más personas, que producen un resultado mayor a la unidad, que las sumas de las partes.
Administración de equipos eficaces
La participación: Supone que el personal de las organizaciones está compuesto por individuos inteligentes, cooperativos y maduros que necesitan cierto grado de autonomía para satisfacer las necesidades de su cliente.
Competitividad: Capacidad de operar con ventajas relativas con respecto a otras organizaciones que buscan los mismo recursos y mercados; en donde los consumidores son cada vez más demandantes en calidad, precio, tiempo de respuesta y respeto a las personas, ecología y con responsabilidad social reconocida.
Administración de equipos eficaces
Las empresas de hoy en día están obsesionados con los Equipos de Calidad Total que se caracterizan por estar orientados hacia el consumidor, manifestar un gran desempeño por la calidad, constante búsqueda de fallas en los sistemas, el facultamiento de los individuos, Capacitación y educación continua, asícomo por formar nuevos equipos que generen el cambio constante que se requiere para ser competitivos en un mercado global.
Administración de equipos eficaces
Para cualquier persona es mejor estar involucrado en las decisiones que generan un cambio, que tener que ajustarse después a este. (Townsend y Gebhardt, 1992).
Una organización será competitiva cuando permita que el potencial individual de sus empleados, a través de la participación en grupo, contribuya al cumplimiento de las metas de esta.
Administración de equipos eficaces
Cuando la administración decide facultar a los empleados, debe estar dispuesta a aceptar la gran cantidad de cambios que ello generará, ya que cuando los empleados se sienten capaces de resolver problemas, lo hacen a pesar de la existencia de políticas de la organización que no promuevan o incluso lo prohíban.
Administración de equipos eficaces
Medición de los resultados del involucramiento de los miembros del equipo.
La administración es responsable del funcionamiento de los equipos, de medir la eficiencia con la que éstos se desempeñen, y de poner en práctica las acciones apropiadas para corregir el rumbo en caso de ser necesario.
La retroalimentación es la información que se comunica a un individuo o grupo sobre su desempeño.
Administración de equipos eficaces
Un sistema de retroalimentación proporciona a un equipo información periódica sobre el desempeño.
La retroalimentación debe ser oportuna, específica y fluir con la mayor frecuencia posible.
Las variables del desempeño sobre las cuales se basa la retroalimentación deben ser medibles y lo más relacionadas posible con el logro de las metas del equipo.
Administración de equipos eficaces
La retroalimentación debe darse con una actitud positiva y constructiva que ayude a los miembros a saber cómo se están desempeñando, estimulándolos a seguir con ímpetu en el logro de sus objetivos.
La efectividad de un grupo se mide tomando como referencia el cumplimiento de los objetivos, los cuales pueden orientar hacia cuatro aspectos de mejoramiento: calidad, productividad, servicio y condiciones de trabajo.
Administración de equipos eficaces
Número de ideas Pocas Moderadas Muchas Muchas
Calidad de ideas Baja Moderada Alta Alta
Presión social Mucha Poca Moderada Poca
Costo económico Bajo Bajo Bajo Alto
Rapidez Moderada Moderada Moderada Mucha
Orientación a las tareas
Poca Mucha Mucha Mucha
Potencial de conflictos Mucho Poco Moderado Poco
Sentimiento de realización
Intenso a escaso
Intenso Intenso Intenso
Compromiso con la solución
Firme No aplica Moderado Moderado
Desarrollo de la cohesión del grupo
Grande Grande Moderado Reducido
Otro aspecto importante es medir el mejoramiento individual de los miembros en cuanto a lo relaciones humanas, conflicto interpersonales, habilidades de comunicación, actitud hacia la colaboración, motivación, interés y satisfacción en el trabajo.
Rafael Guízar Montúfar, en su libro Desarrollo Organizacional, principios y aplicaciones establece cinco elementos en los que se desarrolla la consultoría en procesos humanos, los cuales pueden realmente establecerse como indicadores para la evaluación del desempeño de equipos:
Administración de equipos eficaces
1. Comunicación.2. Funciones y roles de los miembros del grupo ó
equipo.3. Solución de problemas y toma de decisiones en
grupo.4. Autoridad y liderazgo.5. Competencia y cooperación entre grupos.
Administración de equipos eficaces Conclusiones:
El mejoramiento de la calidad y de competitividad en las empresas solo es posible si se logra una participación plena del personal; asimismo, los equipos son en esencia un conjunto de individuos , por el cual el respeto por la cultura de cada uno de ellos es fundamental para el éxito del grupo, y por ende el de los individuos y de la empresa.
El trabajo en equipo debe considerarse como un proceso orientado a incidir sobre la Cultura Organizacional en forma permanente, y no solo como un programa para la solución de un problema
La mejor fórmula para el éxito de cualquier negocio, es aprovechar en forma óptima el trabajo de los individuos en un ambiente cultural de trabajo en equipo.
Nunca se debe subestimar el potencial del trabajo grupal para mejorar la competitividad y la calidad de nuestros productos y/o servicios.
Conclusiones:
Por su atención, Muchas Gracias