Proceso Administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO 1

Sesión No. 9

Nombre: Organización

Objetivo

El estudiante comprenderá los elementos de la organización tales como:

estructura organizacional, manuales y descripción de actividades a partir de los

cuales se establecerá el cambio organizacional.

Contextualización

Dentro del proceso administrativo encontramos la organización como

segunda etapa: ¿Cuál es su propósito principal en un mundo globalizado?

Dentro del proceso administrativo, la organización ha cambiado debido a las

exigencias del entorno externo. El mundo ha experimentado grandes cambios

que afectan la forma de hacer las

cosas en las actividades cotidianas. El

comercio internacional, traducido en

un intercambio de gran variedad de

productos, ha originado que el

mercado mundial se vuelva mucho

más competitivo.

Esto implica que las organizaciones se deban adaptar a esta dinámica

empresarial, por lo que es necesario realizar cambios y modificaciones en sus

estructuras. Los enfoques anteriores han sido desplazados por nuevas

herramientas, en la medida en que los administradores buscan adecuar modelos

y técnicas que permitan a los empleados llevar a cabo, de una mejor manera, las

actividades de la organización. Estas herramientas buscan modificar los

PROCESO ADMINISTRATIVO 2

procesos de trabajo, trayendo como consecuencia que el proceso administrativo

deje poco a poco el ámbito interno operativo de la empresa y se vincule más con

la tendencia de expansión a través de nuevas formas de trabajo y gestión que

permitan reorganizar los procesos productivos.

Introducción al Tema

El entorno mundial, marcado por el

fenómeno de la globalización, se caracteriza

hoy en día por la integración de los mercados.

Las barreras fronterizas han sido rebasadas por

el intercambio comercial, exigiendo a las

empresas un cambio en su manera de producir,

debido en gran parte a la competitividad que

exige la dinámica de los mercados.

En este sentido, el proceso administrativo debe afrontar el nuevo

paradigma, a través de mejorar y ajustar sus distintas etapas.

La organización, al ser parte de él, debe adecuarse a las nuevas exigencias,

retomando hacia su interior los cambios que demanda su estructura

organizacional en la definición de actividades. Es así que la mayoría de las

organizaciones, independientemente del tipo o de cuál sea su área de trabajo o

actividad, requieren una estructura organizada que defina con claridad sus

funciones, división del trabajo, niveles de autoridad y responsabilidad, con el fin

de evitar problemas por una posible duplicidad de funciones, además de

describir con precisión los puestos del personal.

PROCESO ADMINISTRATIVO 3

En esta sesión explicaremos la organización, bajo qué principios se gobierna,

qué elementos conforman la estructura organizacional, cuál es la función del

manual administrativo y el organigrama, y la importancia de definir las

actividades.

Explicación

Definición y principios de organización

¿Qué lugar ocupa la organización dentro del proceso administrativo

y cuáles son sus principales principios?

La organización como segunda etapa del proceso administrativo “… consiste

en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y

responsabilidades así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de

técnicas tendientes a la simplificación del trabajo” (Münch, 2007, p. 45). Puede

ser de dos tipos: formal e informal.

(Gómez, 2004, p. 192)

Formal

• Define la responsabilidad y autoridad de

cada uno de sus miembros, distinguiendo la

cadena de mando y los canales de

comunicación.

Informal

• Se encuentra fuera de la organización

formal; son grupos de influencia que tienen

sus propias reglas, no se establecen por

escrito pero se cumplen.

PROCESO ADMINISTRATIVO 4

En toda empresa, por muy pequeña que sea, organizar implica cumplir con

una serie de preceptos generales o principios; estos

le permiten al administrador guiar sus esfuerzos en un

nuevo ambiente de negocios que exige adapte su

ambiente interno, para poder crecer en un ambiente

externo de alta competitividad.

Ante este nuevo panorama, la forma de aplicar las

distintas etapas del proceso administrativo ha

cambiado; se ha demostrado que la visión tradicional

de Fayol ya no es la mejor opción para entender las

nuevas formas de organización.

Aspectos tales como cultura, cultura organizacional, capital

intelectual, aprendizaje organizacional y organizaciones

inteligentes, así como la revaloración del papel que juega

el factor humano como actor principal de la acción

organizacional, se incorpora a la construcción de nuevos

paradigmas en un intento por obtener una explicación

integral del fenómeno organizacional. (Font, 2000, p. 36).

Es importante que entiendas estas nuevas categorías dentro de la organización.

Por ese motivo, deben añadirse nuevos elementos a los principios tradicionales,

por ejemplo:

Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y

claro, incluyendo las divisiones que sean básicos al mismo; La responsabilidad

siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente; La delegación

de la autoridad deberá ser descendente para su actuación; La división del

trabajo adecuada evitará duplicidad de funciones. (Gómez, 2004, pp. 216-218).

PROCESO ADMINISTRATIVO 5

Estructura organizacional

¿Cuál es la importancia de la estructura organizacional de las

empresas?

La organización se convierte en guía para el desempeño laboral.

(L. Daft, 2005, p. 86).

Su estructura organizacional determina los niveles jerárquicos en la toma

de decisiones; puede ser vista en dos dimensiones: de forma vertical jerárquico y,

en forma horizontal o lateral. Por ejemplo, los dos primeros son el marco de

referencia estructural, que es la jerarquía vertical que aparece en el

organigrama. La jerarquización refiere a los puestos administrativos que toman

las decisiones y cuentan con autoridad dentro de la organización. El tercero

corresponde al patrón de interacciones entre los empleados. La

Designa las relacione formales de mando, incluso el

número de niveles jerárquicos y el tramo de control de

gerentes y supervisores.

Identifica el agrupamiento de individuos en

departamentos y de estos en la organización total.

Incluye el diseño de sistemas para asegurar la

comunicación, coordinación e integración efectiva de los

esfuerzos de todos los departamentos.

PROCESO ADMINISTRATIVO 6

departamentalización es un aspecto horizontal dentro de la estructura. Esta se

lleva a cabo cuando se realiza la división del trabajo, estableciendo grupos de

empleados para desarrollar las actividades de producción y venta un producto, o

para otorgar un tipo de servicio.

La organización debe proporcionar tanto información vertical como horizontal

para poder alcanzar los objetivos establecidos. Esto marca una diferencia

fundamental. Las relaciones que se

establecen en forma vertical son

diseñadas para tener mejores

pautas de control, en cambio a nivel

horizontal están diseñadas para

establecer una coordinación y

colaboración, lo que implicaría

reducir el control.

Definiciones de actividades

¿Cuál es la importancia de los organogramas y manuales

administrativos en los distintos tipos de organización?

Es claro que el tamaño influye, de manera determínate, en su estructura; por

ejemplo, dentro del tipo de organización encontramos:

Multinacionales

• Tienden a un mayor grado de

jerarquización, especialización y

departamentalización.

Familiares

• Son pequeñas empresas.

PROCESO ADMINISTRATIVO 7

También podemos encontrar el tipo de empresas que generan ganancias

de las que no lo hacen, éstas últimas sólo buscan generar un impacto social y

sobreviven gracias a financiamientos como los subsidios o las donaciones.

Una manera de conocer la estructura interna de la organización,

independientemente de su naturaleza o actividad, es a través del organigrama

siendo “… la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o

de una de sus ares o unidades administrativas, en las que se muestran las

relaciones que guardan entre sí los órganos que las componen”. (Franklin, 1998,

p. 65).

Pueden clasificarse por su naturaleza (micro o macroadministrativos), por su

ámbito (generales o específicos), por su presentación (verticales, horizontales,

mixtos) y por su contenido (integrales, funcionales y de puestos). Éste último va

de la mano con la definición de actividades de la organización, que parte del

análisis del puesto:

…es el proceso de obtener información sobre los puestos al definir sus

deberes, tareas o actividades. […] Cuando se termina, el análisis de puestos da

como resultado un informe escrito que resume la información obtenida del

estudio de veinte a treinta tareas o actividades individuales. Los gerentes de

recursos humanos utilizan estos datos para desarrollar descripciones y

especificaciones el puesto. (Bohlander,: 2001: 88)

PROCESO ADMINISTRATIVO 8

Describe la relación de tareas, obligaciones y responsabilidades, indica el

nombre del puesto, salario, superior jerárquico, requisitos educativos y físicos,

conocimiento del puesto y formas de promoción. En cambio la especificación del

puesto establece lo que necesita una persona para desempeñar el trabajo, como

son conocimientos, habilidades y aptitudes.

Manuales

También el manual administrativo de la organización

cumple la función de informar y comunicar los

objetivos, las políticas, la estructura y sus

funciones. A diferencia de los organigramas…

…son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar

y transmitir en forma ordenada y sistemática,

información de una organización (antecedentes,

legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,

procedimientos, etc.), así como las instrucciones y

lineamientos que se consideren necesarios para el

mejor desempeño de sus tareas” (Franklin, 1998, p.

147).

Se clasifican por su:

Alcance

• General,

departamental, de

puestos.

Contenido

• Organización,

políticas,

procedimientos,

técnicas.

Función

• De personal, ventas,

producción,

finanzas, entre

otros.)

PROCESO ADMINISTRATIVO 9

Conclusión

La organización dentro del proceso administrativo ha sido estudiada desde

distintos enfoques, definiciones y conceptualizaciones, porque los distintos tipos

de organizaciones reflejan en sus áreas una serie de cambios producidos por

aspectos como la cultura organizacional, el aprendizaje así como la

revalorización del factor humano.

Es evidente la gran velocidad con la

que suceden los cambios en el mundo

actual, debido al acelerado ritmo de vida

en los ámbitos económico, político y

social, han afectado las estructuras

organizacionales, al llevar al

administrador a tomar decisiones no

planeadas por cambios tan repentinos,

esto hace que el ambiente de las

organizaciones cambie constantemente.

Es un hecho que el proceso administrativo se debe

adecuar a las nuevas circunstancias para un mejor

desempeño de las organizaciones y de los individuos.

En la siguiente sesión abordaremos la siguiente fase del proceso, la de

dirección, donde se ejecutan las otras etapas; comprende elementos como la

toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el liderazgo, aspectos que

tienen que ver con la parte subjetiva de los individuos.

PROCESO ADMINISTRATIVO 10

Para aprender más

Lee los siguientes artículos:

¿En qué consisten las competencias laborales? ¿Qué tipo de pruebas se

requiere aplicar a los candidatos para los distintos puestos? ¿Qué tipo de

empresas realizan un proceso de selección de personal más completo?

Tunal, G. (2005). De la teoría de la organización a los estudios

organizacionales. Consultado el 26 de abril de 2013:

http://brd.unid.edu.mx/de-la-teoria-de-la-organizacion...

Zarazúa, J. (2013). La selección de personal por competencias. ¿Cómo

aplica en la empresa mexicana? Consultado el 26 de abril de 2013:

http://brd.unid.edu.mx/la-seleccion-de-personal-por-competencias...

PROCESO ADMINISTRATIVO 11

Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión, ahora tendrás que realizar las siguientes actividades:

1) Leer el siguiente artículo: Vértiz, M. (2008). Referentes teóricos para el

análisis del cambio organizacional. Las tesis sobre el cambio y la síntesis

de los procesos institucionales. Consultado el 26 de abril de 2013:

http://brd.unid.edu.mx/referentes-teoricos-para-el-analisis...

Enseguida de manera individual elabora una infografía del contenido

del artículo. Para el desarrollo de la infografía puedes apoyarte de las

siguientes páginas: http://www.easel.ly/ http://piktochart.com/, colócale un

nombre a tu infografía, dale guardar para que se genere en automático

una liga de la misma y posteriormente compártesela a tu profesor.

Imagen: Recuperada el 16 de diciembre de 2015. De:

http://www.easel.ly/create/?id=https://s3.amazonaws.com/easel.ly/all_easels/1385308/isabel333&key=pri

PROCESO ADMINISTRATIVO 12

Estas actividades representan el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo

siguiente:

Liga de la infografía

Uso de recursos visuales

Ortografía y redacción.

PROCESO ADMINISTRATIVO 13

Bibliografía

Bohlander, G. (2001). Administración de recursos humanos. México:

Thomson/ Learning.

Daft, R. (2005), Teoría y diseño organizacional, México: Thomson.

Franklin, E. (1998). Organización de empresas. México: McGraw Hill.

Gómez, G. (2004). Planeación y organización de empresas. México:

McGraw Hill.

Münch, L. (2007). Administración. Escuelas, proceso administrativo, áreas

funcionales y desarrollo emprendedor. México: Pearson / Educación.

Hemerografía

Font, I. y Córdova, A. (2000). Algunas reflexiones en torno al fenómeno

organizacional. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad

Autónoma Metropolitana Azcapotzalco, Núm. 17, enero-junio.

Tunal, G. (2005). De la teoría de la organización a los estudios

organizacionales. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad

Autónoma Metropolitana – Azcapotzalco, Núm. 28, julio – diciembre.

PROCESO ADMINISTRATIVO 14

Vértiz, M. (2008). Referentes teóricos para el análisis del cambio

organizacional. Las tesis sobre el cambio y la síntesis de los procesos

institucionales. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad

Autónoma Metropolitana - Azcapotzalco, Núm. 33, enero – junio.

Zarazúa, J. (2013). La selección de personal por competencias. ¿Cómo

aplica en la empresa mexicana? Revista Gestión y Estrategia, México:

Universidad Autónoma Metropolitana - Azcapotzalco, Núm. 43, enero –

junio