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Documentación Técnica
DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
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Sesión No. 1
Nombre: Introducción. Parte I. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante comprenderá qué es la
documentación técnica y su importancia dentro del entorno laboral.
Contextualización ¿Alguna vez has visto algún recetario?
Puede ser un libro de cocina, el cuaderno donde tu mamá o tu abuela tienen
guardadas sus recetas o tu carpeta en Pinterest intitulada “Deli :D”.
¿Sí? ¿Lo has visto?
Pues esta actividad, cotidiana y aparentemente anodina es significativamente
similar a la documentación técnica. Éste es solamente uno de los ejemplos,
seguir instrucciones para configurar tu celular o las reglas de primeros auxilios
son algunos otros.
¿Puedes pensar en algunos más? ¿Qué crees que tengan en común estos ejemplos?
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Introducción al tema
El acto de documentar no te debe ser extraño. Guardas fotos de tus amigos o
cosas que haces en Instagram, probablemente tienes alguna colección de algún
tipo o tienes una biblioteca de comics bastante impresionante. La misma acción
de recolectar lo que te sucede no es exclusivo a tu vida privada, puede ser
trasladado a un contexto empresarial.
Durante esta sesión aprenderás lo que es la documentación técnica, así como
su importancia dentro del desarrollo de la humanidad.
Para finalizar ahondaremos en las cuatro áreas en las que puede dividirse su
importancia.
¡Te deseo una buena lectura!
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Explicación
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Conceptualización de documentación técnica
La documentación técnica tiene raíces profundas en lo que respecta a los seres
humanos: se trata de registrar el quehacer del ser humano en el presente.
Existen ramas de la ciencia como la arqueología y la
paleontología que permiten conocer el quehacer del
ser humano del pasado; buscan responder a las
preguntas de cómo, dónde, cuándo y qué actividades
realizaba el ser humano del pasado.
Es posible observar como la documentación técnica
se integra a esta línea de estudio, sin embargo, se
encuentra completamente inmersa en el presente. Se trata de observar, estudiar,
sintetizar, redactar y publicar los resultados del quehacer del ser humano actual.
1.2 Características e importancia de la buena documentación técnica
¿Es importante la documentación técnica?
La respuesta es afirmativa, pero ¿por qué lo es?
Desde el contexto empresarial, MacKay y De la Torre (1973) enumeran diversos
puntos de vista por los cuales es necesaria:
1. Para asegurar el nivel técnico apropiado.
2. Para apoyar los programas dinámicos de reducción de costos.
3. Para aumentar la eficiencia total de la empresa.
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4. Para detectar y hacer frente oportunamente a los cambios tecnológicos en
el medio o rama de la empresa.
5. Para fomentar la actividad creadora dentro de la empresa.
6. Para combatir la obsolescencia profesional en la empresa.
7. Para sentar las bases de un entrenamiento continuo y dinámico de los
funcionarios y el personal ejecutivo, profesional y técnico.
8. Para fomentar la motivación profesional en el trabajo.
9. Para preparar y aprovechar mejor los viajes y la asistencia del personal a
conferencias.
10. Para desarrollar agilidad intelectual en el análisis de los problemas.
11. Para hacer efectiva la aplicación de los conocimientos adquiridos por el
personal a nivel técnico, profesional y postgraduado.
12. Para fundamentar debidamente la proyección general de la empresa.
Fuente: http://thestocks.im/
En resumidas cuentas, es una cuestión de estandarización, reducción de costos, aumento de la eficiencia y creación de un buen ambiente laboral. Hay que tener bien claro que estas cuatro áreas no son independientes unas de
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otras, tienen puntos en común e incluso pueden llegar a sobreponerse. A
continuación se describirá más a fondo cada una de ellos:
Estandarización: La documentación técnica debe de difundirse en la
empresa en todos sus niveles, de manera que les permita a sus
funcionarios, ejecutivos, profesionistas y técnicos estar al corriente de
los procesos internos así como las innovaciones existentes en su
medio. Piensa en una franquicia de comida rápida: tienen manuales
claros e inequívocos de la forma en la que se deben de realizar sus
platillos. Estos manuales y el entrenamiento que se les da a sus
empleados permiten que la hamburguesa que llegue a tu mesa
mantenga el mismo sabor sin importar la ciudad donde la compras o la
hora en la que vayas. Un manual escrito de manera comprensible es
lo que permite que los trabajadores realicen su trabajo de la forma que
fue planeado por sus creadores, y que el consumidor obtenga un
producto de calidad.
Sin embargo, no hay que confundir estandarización con estancamiento.
La tecnología cambia a pasos agigantados, no puede considerarse
como un sistema cerrado y estático. Parte de la labor de la
documentación técnica es ayudar a la estandarización a estar al
corriente de las nuevas tendencias con revisiones de manuales,
refinamiento de técnica y capacitación de los empleados.
Reducción de costos: Fenómenos macroeconómicos afectan a las
empresas. Es común que los cambios que sufran las materias primas,
energía, mano de obra y condiciones del mercado haga que el costo
de la producción aumente mientras que el precio de venta se mantiene
a un nivel estable. El nivel de utilidad se reduce y tienen que
implementarse programas de reducción de costos.
Estos programas de reducción de costos ¿de dónde provienen?
Aunque existen técnicas de control de costos, no hay un conjunto
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metodológico prefabricado para reducirlos; es por esto que deben
apoyarse con bases técnicas y tecnológicas que a su vez requieren
documentación técnica continua. Conocer las innovaciones que se
están realizando a través de investigaciones y contactos en otras
empresas del rubro, permite sortear estos momentos de crisis en los
que es necesario realizar una reducción de costos.
Aumento de la eficiencia: Al hablar de eficiencia es necesario hacer
una distinción entre eficiencia de la empresa y la eficiencia individual.
Cada una aplica a distintas cosas y se mide de distinta manera.
La eficiencia de una empresa no puede ni debe medirse solamente
basado en las utilidades que produce. Existe algo denominado como
antiproducto. Se trata de efectos nocivos que la industrialización
genera y los cuales no estaban contemplados cuando se gestó la
empresa. Ejemplos de estos antiproductos son la contaminación
ambiental del aire y del agua, los desperdicios nocivos y males
sociales. Al momento de medir la eficiencia, es necesario tomar en
cuenta tanto las utilidades como los antiproductos que la empresa
genera. Para poder llegar a generar eficiencia, es necesario que la
empresa se comunique con el resto del mundo en su rama o campo
específico. La documentación técnica en este caso es su aliado.
Recopilar y recolectar información de las actividades que se realizan
alrededor del mundo para disminuir el impacto negativo que la
empresa al mismo tiempo que se aumentan sus utilidades.
Por otro lado, la eficiencia individual está íntimamente relacionada con
el último punto: la creación de un buen ambiente laboral. Así que se
procederá a explicarla en el siguiente punto.
Buen clima laboral: La eficiencia individual alcanzada a través de la
continua capacitación y formación de funcionarios, ejecutivos,
profesionistas y técnicos dentro de una empresa es indispensable para
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generar un buen clima laboral. La documentación técnica es un
instrumento que puede ser utilizado por los empleados para formarse
a más profundidad en su área de trabajo. Quien no lee, no escribe; y
quien no escribe no sintetiza sus experiencias, ideas e información.
Por tanto, esta persona no aporta nada al quehacer humano.
De acuerdo con el texto de MacKay y De la Torre (1973) «la
documentación técnica equivale a un programa de capacitación
continua, un adiestramiento o entrenamiento constante». Esto, aunado
a las palabras de Alfonso Silecio, (2006) quien afirma que la
capacitación para llegar a ser sobre la capacitación para hacer
proyecta el desarrollo del ser humano, por tanto al perfeccionamiento
de su personalidad, demuestra lo clave que la capacitación es para
una empresa.
Fuente: http://thestocks.im/
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Conclusión
La documentación técnica es un instrumento de suma importancia dentro del
desarrollo del quehacer humano. Es lo que permite llevar registro de las
actividades realizadas alrededor del mundo. El comparar y revisar diversas
fuentes de documentación técnica permite el avance de la especie. Aplicándolo
a un nivel empresarial, la documentación técnica es clave en los procesos de
estandarización, reducción de costos, aumento de la eficiencia y creación de un
buen ambiente laboral.
En la siguiente sesión nos adentraremos a conocer los distintos tipos de
documentos técnicos y sus características.
¿Habías escuchado antes de la documentación técnica?
En lo personal ¿Consideras que es importante? ¿Por qué?
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Para aprender más
La documentación técnica no es un tema abstracto
A pesar de que te parezca que la documentación técnica es algo poco aplicable,
a continuación te presento algunas empresas que la ofrecen dentro de su
abanico de servicios, así como puestos relacionados con ella:
• Kern (s/f). Documentación técnica. Información disponible en:
http://www.e-kern.com/es/soluciones/documentacion-tecnica.html
• Occmundial.com. Buscador de empleo, página oficial disponible en:
https://www.occ.com.mx/Empleo/Oferta/8172639-documentacion-tecnica-
proyectos-ti-autocad
• SGS (s/f). Documentación técnica. Información disponible en:
http://www.sgs.mx/es-ES/Industrial-Manufacturing/Services-Related-to-
Production-and-Products/Technical-Documentation.aspx
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Actividad de Aprendizaje Instrucciones:
Para profundizar más en la información estudiada durante la sesión responde y
realiza lo siguiente:
MacCkay y De la Torre proponen doce puntos por los cuales la documentación
técnica es importante; estos doce puntos son posteriormente condensados en
cuatro áreas.
¿Cuáles de los primeros doce puntos están incluidos dentro de los últimos cuatro?
1. En un documento de texto, escribe apartados que tengan como subtítulos
estandarización, reducción de costos, aumento de la eficiencia y
creación de un buen ambiente laboral.
2. Debajo de cada uno de ellos explica cuáles de los doce puntos de McCkay y
De la Torre podrían formar parte. Pueden ser uno, dos, todos o ninguno.
3. Justifica tus elecciones.
4. Una vez que hayas terminado, revisa tu ortografía y la claridad de la
presentación. Después guárdalo como archivo PDF y entrégalo de acuerdo a
las indicaciones de tu profesor.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo
siguiente:
Carátula.
Desarrollo completo de la actividad.
Ortografía y redacción.
Pertinencia de la justificación con base a lo expuesto en la sesión.
Bibliografía consultada.
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Bibliografía
McKay, P. y De la Torre, T. (1973). Documentación técnica para la industria y
otras instituciones. México: Limusa.
Siliceo, A. (2006). Capacitación y desarrollo de personal. México: Editorial
Limusa.
Cibergrafía
Kern (s/f). Documentación técnica. Información disponible en:
http://www.e-kern.com/es/soluciones/documentacion-tecnica.html
Occmundial.com. Buscador de empleo, página oficial disponible en:
https://www.occ.com.mx/Empleo/Oferta/8172639-documentacion-tecnica-
proyectos-ti-autocad
SGS (s/f). Documentación técnica. Información disponible en:
http://www.sgs.mx/es-ES/Industrial-Manufacturing/Services-Related-to-
Production-and-Products/Technical-Documentation.aspx