KOMUNICIRANJE

OSNOV USPJEŠNE ORGANIZACIJE

Mr Aleksandra Nikolić

Nastavni materijal “Upravljanje u prehrambenoj

industriji”, 2008.

CILJ

OBJASNITI PROCES PRENOŠENJA

PORUKA – KOMUNIKACIJU

OBJASNITI ZBOG ČEGA JE ONA VEOMA

ZNAČAJNA U IZGRADNJI USPJEŠNE

ORGANIZACIJE

OBJASNITI KOJI SU KLJUČNI FAKTORI

IZGRADNJE USPJEŠNOG SISTEMA

KOMUNIKACIJE

OBJASNITI VRSTE KOMUNICIRANJA

UNUTAR ORGANIZACIJE

OČEKIVANJA

DA ĆETE SHVATITI DA JE KOMUNICIRANJE OSNOV USPJEŠNOG UPRAVLJANJA

DA ĆETE SHVATITI DA JE KOMUNICIRANJE SLOŽENA OPERACIJA DA ZAHTIJEVA DUŽNU PAŽNJU I DA SE NE SMIJE PREPUSTITI STIHIJI

DA ĆETE SHVATITI DA ĆETE BITI USPJEŠNI SAMO UKOLIKO BUDETE BILI U MOGUĆNOSTI DA USPJEŠNO KOMUNICIRATE SA OKOLINOM

KOMUNICIRANJE

Sposobnost kreiranja poruka koje ljudi mogu lako shvatiti i prihvatiti.

Jedna od najvažnijih sposobnosti menadžera i lidera

Menadžer koji dobro komunicira “... mora davati “značenje” svim poslovima ... Mora biti sposoban da od grubog materijala realnosti izgradi piktoresknu i prelijepu sliku budućnosti (ogromnih mogućnosti) ... Ako on kao lider može prekrasan san predstaviti kao sutrašnju realnost onda će njegovi uposlenici izabrati (svojom slobodnom voljm) da ga prate ...” (P. Hersay, K. Blanchard, D. Jonson 1996. str 342)

KOMUNICIRANJE

Šema C.1. Proces komuniciranja (P. Hersay, K. Blanchard, D. Jonson 1996. str 342)

POŠILJALAC

KODIRANJE

MEDIJUM

DEKODIRANJE

PRIMALAC

BUKAPoslana

porukaPrimljena

poruka

Povratna poruka

KOMUNICIRANJE

KODIRANJE Je formiranje poruke, koje snažno ovisi od nivoa znanja, vjerovanja,

kulture, senzibilnosti pošiljaoca. Dobar menadžer uvijek razmišlja o formi jer ona često definiše lakoću razumjevanja poruke i nivo uticaja na primaoca

MEDIJUM Način na koji šaljemo poruku – dokument, televizija, telefon, mail, fax isl.

DEKODIRANJE Primalac dekodira poruku u procesu asimilacije i interpretacije (“šta je

pisac htio da kaže”). Dekodiranje je pod uticajem kulture, običaja, znanja, obrazovanja, vjerovanja i senzibilnosti primaoca

POVRATNA INFORMACIJA Proces u kom primalac komunicira sa pošiljaocem o načinu na koji je

shvatio poruku

BUKA Komunikacija se ne odvija u vakumu. Uvijek postoji buka koja ometa

prenos informacija. Buka može biti osoba, aktivnost ili bilo koja druga stvar koja ometa komunikaciju. Buka ometanje se može javiti i ako pošiljalac i primalac nemaju isti način komuniciranja. Pošiljalac mora uvijek razmišljati o postojanju ometača i nastojati da izborom forme, medijuma minimizira uticaj buke na razumjevanje poruke.

KOMUNICIRANJE

IMATI UTICAJ – proces komuniciranja, tj. Poslana poruka treba izazvati adekvatnu akciju ili željenu promjenu u ponašanju onih koji su primili poruku. Spremnost primaoca da prihvati poruku će definisati negativni ili pozitivni uticaj pošiljaoca (menadžera)

EFIKASNO – nivo efikasnosti definisan je u mjeri u kojoj uticaj izazvan porukom reflektira intencije (želje) pošiljaoca. Odnosno da li je poruka uticala na primaoca na način na koji je to predvidio pošiljalac? Drugim riječima efikasnost je definisana primitkom dopunjenim shvatanjem poruke.

KOMUNICIRANJE U STVARI OBJEDINJUJE RESPEKT (POŠTOVANJE) SAMOG SEBE I VLASTITIH IDEJA ALI I POŠTOVANJE DRUGOG I NJEGOVIH IDEJA PA ČAK I KAD SE NE SLAŽETE S NJIMA

KOMUNICIRANJE U ORGANIZACIJI

KOMUNIKACIJA PREMA DOLE Načešći oblik komuniciranja kada menadžer šalje poruke

izvršiocima. Najefikasniji medij za ovakvo komuniciranje se pisane poruke.

Specifične direktive – opisuju način izvršenja posla

Opis posla na radnim mjestima – opisuje šta je posao i kako je on povezan sa drugima i na koji način doprinosi ukupnom cilju privrednog subjekta

Organizacione politike i ciljevi

Povratna informacija o rezultatima rada i ocjeni izvršioca s ciljem uticaja na izvršioca da radi bolje

Informacije ideološke prirode – misija vizija isl.

Problem se javlja kada menadžeri nastoje kontrolisati broj informacija koji stoje na raspolaganju izvršiocima. Preporuka je uvijek nastojati da sistem bude transparentan tj poznat svima koji su zainteresirani

KOMUNICIRANJE U ORGANIZACIJI

KOMUNIKACIJA PREMA GORE To je proces komuniciranja sa nadređenim i obavlja usmeno ili

pismeno.

To je izvor informacija za menadžere o svakodnevnim problemima postojećem stanju, progresu u smislu ispunjavanja radnih zadataka i ciljeva organizacije i efikasnosti komunikacije prema dole.

Osnov ovog sistema je povjerenje i iskrenost izmedju menadžera i izvršioca. Kada postoji povjerenje onda su i primljene informacije mnogo preciznije tj bolje odražavaju stvarno stanje stvari.

Aktivno slušanje je jedan od načina da se obezbijedi uspješna i efikasna komunikacija. Često menadžeri provode i do 75% svog radnog vremena u direktnoj komunikaciji i zbog toga trebaju razvijati vještinu aktivnog slušača i to tako što će: Nastojati shvatiti sadržaj poruke

Nastojati identifikovati osjećaje i energju izvršioca

Nastojati dati do znanja da je shvaćena emocija kojom je poruka “obojena”

Nastojati identifikovati i kontradiktorne poruke koje pošiljalac šalje

Nastojati izložiti kako ste Vi shvatili poruku i pitati pošiljaoca da li Vaše shvatanje odražava srž poruke

KOMUNICIRANJE U ORGANIZACIJI

HORIZONTALNA KOMUNIKACIJA

Komunikacija između izvršioca na istom hijerarhijskom

nivou.

Sistem je manje formalan i obično se svodi na koordinaciju

radnog zadatka u grupi ljudi.

Formira korisne veze u procesu formiranja odluka.

Obezbjeđuje emocijalnu i socijalnu podršku pojedincima u

organizaciji

KOMUNICIRANJE U ORGANIZACIJI

“GRAPEVINE KOMUNIKACIJA” Neformalni sistem komunikacije koji proističe iz ljudske znatiželje i

potrebe da se saznaju i zatajeni detalji. Ovaj sistem će prenjeti bilo koju informaciju, bilo kome i u bilo koje vrijeme.

Pozitivna strana ovog načina komunikacije je: Mogućnost da se menadžer upozna sa stvarnim stavovima izvršioca

Mogućnost iskazivanja vala emocija

Pomoć pri širenju korisnih informacija

Negativni aspekti su: Pravljenje medvjeda od muhe

Neistine i polu istine

Građenje moći

Neodgovorna komunikacija

Ova vrsta komunikacije “cvjeta” ako su menadžeri autokrate, neefikasno koriste moć, kontrolu koriste kao oružje za zastrašivanje, kada ne postoji sistem formalne komunikacije koji obezbjeđuje dovoljan nivo informacija za sve.

Osnov borbe protiv ovog vida neformalne komunikacije je njeno pretvaranje u formalnu, interaktivna komunikacija, visok stepen dostupnosti informacija i transparentnosti

KOMUNICIRANJE U ORGANIZACIJI

“NEFORMALNE KOMUNIKACIJSKE MREŽE”

Ovo je neformalna vrsta komunikacije.

Nju čine grupe ljudi koje imaju jake personalne veze

Najjače neformalne mreže stvaraju ljudi koji se druže i van

posla

Ove neformalne mreže mogu biti veoma efikasno sredstvo

motivisanja izvršioca i širenja korporativne kulture

KOMUNICIRANJE

Gradi koheziju kompanije i kulturu kompanije, što je

preduslov za uspješno usaglašavanje ciljeva i interesa

pojedinaca i grupe.

Adekvatan sistem komuniciranja omogućava smanjenje

otpora zaposlenih, jačanje njihovog interesa za odvijanje

poslova, te predstavlja temelj autoregulaciji.

Oficijelna komunikacija je definisana organizacionom

strukturom, ali i sistemom monitoringa i evaluacije

cjelokupnog sistema.

Oficijelno komuniciranje je oblikovano sistemom

dokumentacije i njenim tokom.

On je osnov transparentnosti i sljedivosti u kompaniji

UMJESTO ZAKLJUČKA

Uspješan mendžer je onaj koji dobro poznaje načine komuniciranja u svojoj organizaciji i koji to znanje koristi kako bi efektno i efikasno prenio poruku, te obezbijedio ostvarenje zacrtanih ciljeva

Uspješan menadžer se koristi različitim medijima u komunikaciji, ali je neophodno da većinu komunikacije ostvaruje pisanim putem

Menadžeru komunikacija služi kao moćno oruđe uticaja na izvršioce kako bi im omogućio da ostvarujući ciljeve organizacije ostvare i svoje vlastite ciljeve

UMJESTO ZAKLJUČKA

Komunikacija počiva na poštovanju samog sebe i vlastitih ideja, ali i na poštovanju drugih i njihovih ideja i predstva o životu.

Komunikacija ovisi od nivoa obrazovanja, kulture, vjerovanja i etke te mandžer mora da podrži i gradi jednakost i uvažavanje, koncensus i snaženje pojedinaca.

Komunikacija počiva na povjerenju i iskrenosti.

Osnov borbe protiv negativnih aspekata neformalnih načina komunikacije je visok nivo dostupnosti informacija za sve i visok nivo transparentnosti donošenja odluka.

RAČUNOVODSTVOmr Aleksandra Nikolić

Nastavni materijal “Upravljanje u prehrambenoj industriji”

RAČUNOVODSTVO

U širem smislu cilj računovodstvene funkcije je obezbijedjenjeinformacija koje su temelj poslovnog odlučivanja i kontrole upreduzećima.

Računovodstvo je umjetnost interpretacije, mjerenja i povezivanja rezultata ekonomskih aktivnosti

Računovodsvodstvo definiše jezik poslovanja. Neto dobit, imovina, novčani tok, zarada po dionici samo su neki od termina koji su široko rasprostranjeni u poslovnom svijetu. Tako, bez obzira na djelatnost koja mu je biznis, svaki rukovodilac ili upravljač mora razumjeti ove osnovne pojmove da bi bio u stanju razumjeti poslovni svijet oko sebe i voditi svoj biznis kako treba.

Upotreba računovodstvenih znanja nije više ograničena samo na poslovni svijet. Svaki pojedinac je odgovoran za svoj prihod i mora plaćati porez, zatim obezbijediti osnovne računovodstvene informacije kako bi dobio kredit, stipendiju, kreditnu karticu is.

Kvalitet računovodstva definiše uspješnost kako poslovnog subjekta, tako vlade, ali takodje i neprofitnih organizacija, religijskih organizacija, socijalnih i razvojnih projekta i sl.

Definicija

RAČUNOVODSTVO

Osnovna svrha postojanja računovodstva je OBEZBJEDJENJEINFORMACIJA koje služe za poslovno odlučivanje o upotrebiograničenih sredstava, kao što su novac, zemljište i radnasnaga.

Način na koji raspolažemo sredstvima definiše izgledekonomije i odredjuje nivo zaposlenosti, nivo plata, nivoživotnog standarda, sisteme transporta i sl.

Računovodstvo obezbjedjuje informacije za dva različitakorisnička nivoa – upravljači menadžerski sistem preduzeća iza spoljne interesne grupe (investitori, sindikati isl), koje usuštini, definišu finansijko zdravlje preduzeće, ukazuju naperspektivne mogućnosti preduzeća isl.

Generalno govoreći, računovodstvo možemo podijeliti na:

Finansijsko računovodstvo

Upravljačko računovodstvo i

Računovodstvo za poreze

Svrha

RAČUNOVODSTVO

Finansijko računovodstvo obezbjedjuje informacije “opšte svrhe” – odnosnofinansijske izvješta prema kojima možemo zaključiti o stanju finansijskihresursa, te o uspješnosti poslovanja (ostvarenom profitu) u odredjenomvremenskom periodu.

Finansijki izvještaji su sumarni podaci o transakcijama provedenim tokomodreddjenog vremenskog perioda i oni služe za donošenje odluka kao upreduzeću tako i van njega (bankari, investitori is.). Dakle, ove informacije jese koriste u razne svrhe te se s toga zovu “opšte finansijske informacije).

Ovi finansijski izvještaji služe za ocjenjivanje finansijskog poslovanja,profitabilnosti i budućeg prosperiteta nekog preduzeća

Ovi izvještaji moraju biti usporedivi te se s toga prave po opšteprihvaćenimpravilima koje propisuje zakonodavac.

Osim usporedivosti finansijski izvještaji treba da zadovolje slijedeća načela:pouzdanost, načelo preduzeća, načelo troška, stalnost poslovanja, objektivnostii odgovarajućeg objavljivanje.

Finansijski izvještaji su: Bilansa stanja - koja prikazuje finansijski položaj preduzeća na odredjeni

datum, sredstva koja posjeduje dugove i vlasnički kapital Bilansa uspjeha - račun dobitka i gubitka koji označava profitabilnost

preduzeća Izvještaj o vlasničkom kapitalu Izvještaj o novčanim tokovima koji sumira novčani priliv i odliv tokom

godine

Finasijsko računovodstvo

RAČUNOVODSTVO

Prikazuje finansisjko stanje datog poslovnog subjekata naodredjeni dan (može biti mjesečna, tromjesečna, šestomjesečna igodišnja).

Bilans stanja daje uvid u stanje Imovine (aktiva preduzeća) iObaveza i vlasničkog kapitala (pasiva preduzeća)

Naziva se bilansom stanja jer Imovina mora biti jednaka zbiruobaveza i vlasničkog kapitala. Ukoliko to nije tako desili su se nekipropusti u poslovanju, te ih treba pronaći i otkloniti.

Imovina – ekonomska sredstva koja su vlasništvo preduzeća i odkojih se očekuju buduće ekonomske dobiti. Imovina (aktiva) imarazličite oblike – novac, vrijednosni papiri, potraživanja od kupaca,vlasnička prava (patenti), zemljište, objekti.

Obaveze su dugovanja prema trećim licima. Obično vjerovniciuzimaju kolateralu ili hipoteku kako bi osigurali svoje ulaganje.

Vlasnički kapital – imovina preduzeća umanjena za obavezepreduzeća. On se može povećavati po dva osnova: (i) nova ulaganjavlasnika ili (ii) zadržavanje ostvarene dobiti

Finasijsko računovodstvo

– bilansa stanja

RAČUNOVODSTVO

Prikazuje kako je firma poslovala, te da li je bilauspješna ili ne. Ona pokazuje koliko je preduzećazaradilo ili izgubilo u toku odredjenog vremensakogperioda.

Kvalitet poslovanja je izražen preko sažetka svihtransakcija obavljenih tokom odredjenog vremenskogperioda.

Da bi se dobio uvid u trendove kvaliteta poslovanjaobično se bilansa uspjeha daje kao višegodišnji pregled.

I ovaj finansijski izvještaj se koristi za veliki brojnamjena te se i on može svrstati u grupu “opštihfinanasijskih informacija”.

Finasijsko računovodstvo

– bilansa uspjeha

RAČUNOVODSTVO

Dakle upravljačko računovodstvo je okrenuto samozahtijevima upravljačkog i rukovodećeg tima upreduzeću. Informacije koje putem raznih dokumenata plasiraračunovodstvo služe menadžerima za ocjenu uspješnostiostvarenja zacrtanih ciljeva, za ocjenjivanje kvaliteta radapojedinaca, unapredjenje kvaliteta poslovanja i dijelovaorganizacije, za donošenje investicionih odluka.

Suštinski, upravljačko računovodstvo, je integrirani sistemza informisanje menadžera.

Upravljačko računovodstvo treba da obezbijedi informacijekoji se tiču svih troškova vezanih za poslovne opracije, zatimza finansijsko predvidjanje i internu reviziju.

Upravljačko računovodstvo

RAČUNOVODSTVO

U svakom preduzeću se svi računovodstveni dogadjaji bilježe(evidentiraju), potom se svi računovodstveni dogadjajirazvrstavaju prema odredjenom sistemu (konta – računa) isumiraju. Na osnovu tih sumarnih pregleda se formiraju raznevrste izvještaja.

Glavna knjiga je skup računa (evidencije) za svaku stavkukoja se javlja u bilansi stanja, te akumulira sve promjenevezane za imovinu, obaveze i vlasnički kapital.

Dnevnik je računovodstveni dokumenat u kome seevidentiraju sve svakodnevne transakcije, te se još naziva iknjiga izvorne evidencije. Dnevnik omogućava Pregled i objašnjenjesvih transakcija na jednom mjestu Hronološku evidenciju svih dogadjaja Sprečavanje pogrešaka

Računovodstveni ciklus izgleda kako slijedi: Evidentiranje transakcija u dnevnik Prenos transakcije iz dnevnika u glavnu knjigu Priprema probne bilanse Priprema finansijskih izvještaja

Funkcionisanje

RAČUNOVODSTVO

Funkcionisanje

RAČUNOVODSTVO

Veoma je važno da računovodstveni sistem bude organizovan po principupraćenja troškova po mjestu nastanka i po aktivnosti koja ih jeproizvela. Računovodstvo bazirano na aktivnostima ili proizvodima je osnov“zelenog računovodstva” koji omogućava da se izračunaju okolišneperformanse svakog pojedinog proizvoda i aktivnosti u preduzeću.

Računovodstvo koje se bazira na aktivnostima omogućava lakše otkrivanjeaktivnosti koje uzrokuju povećane troškove i mjesta gdje nastajunajveći troškovi pojedinih materijala, energenata ili ljudskog rada. Ovonam omogućava da se u procesu snižavanja ukupnih troškova prvo fokusiramona one tačke koje uslovljavaju povećane troškove.

Veoma je važno omgućiti praćenje nastanka troškova tj alokaciju troškova.

ABC – activity based costing – može se koristiti za uklanjanjaaktivnosti kojeproizvodu “zidaju” trošak a ne dodaju nikakvu novu vrijednost proizvodu.Troškovi koji ne dodaju vrijednost proizvodu mogu biti uklonjeni bez posljedicapo kvalitet, performance ili vrijednost za potrošača. takve aktivnosti suskladištenje, unutrašnji transport, čekanje u procesu proizvodnje

Obično nakon analize koju omogućava ABC računovodstvo dodje se do zaključkada su režijski troškovi veći kom malovolumenskih proizvoda jer oni zahtijevajuveću i intenzivniju inspekciju, zatim specifikacije isl. zato je veoma važnonapraviti analizu troškova i njihovih “vozača” (uzroka i ubrzivača

Računovodstvo bazirano na aktivnostima

RAČUNOVODSTVO

Računovodstvo bazirano na aktivnostima

TROŠKOVI “VOZAČI” TROŠKOVA

Troškovi kretanja mašine Vrijeme mašinskog rada

Plate radnika u pakeraju Potrebni radni sati radnika

Troškovi manipulisanja

materijalom

Količina, i broj premještanja i pokretanja

materijal

Troškovi štampanja

dokumentacije

Broj štampanih listova

Troškovi usaglašavanja mašina

(programiranja)

Broj programiranja i vrijeme

Troškovi nabavke Broj narudžbi

Troškovi kontrole kvaliteta Vrijeme utrošeno na inspekciju

Troškovi servisiranja mušterija Broj mušterija,

RAČUNOVODSTVO

Elementi godišnjeg plana

Izvor: Megis & Megis, “Računovodstvo temelj poslovnog odlučivanja”, Mate, Zagreb, 1993