Fakultet elektrotehnike, računarstva i informacijskih tehnologija

Ljiljana Pintarić, prof.

Osijek, 2016.

VOĐENJE SASTANKA

Sastavni dio ljudskog djelovanja (stručnog, poslovnog i privatnog ) uključuje i sastanke kao oblik komunikacije, odnosno kao metode rada.

Istraživanja govore da zaposlenici provedu više od 50% svojeg radnog vremena na sastancima iz čega se može zaključiti kolika je njihova važnost.

Unutar tvrtke sastanci su jedan od najučestalijih oblika razmjene informacija i sredstvo komunikacije zaposlenih.

Tijek poslovnih sastanaka

1. priprema sastanka

2. održavanje sastanka

3. analiza sastanka

1. faza - PRIPREMA Tehnička priprema:

vrijeme, mjesto, prostorija, sjedala, tehnička pomagala, osvježenje, poziv, materijali, zapisnik, obavještavanje.

Sadržajna priprema:

svrha sastanka, cilj sastanka, problem, sudionici,način rada, moguća rješenja, stručne osobe, izvršitelji i rokovi, kontrolni mehanizmi.

Dnevni red je izuzetno važan:

njime se kontrolira sastanak,

temelj zapisnika,

sugerira željene rezultate,

treba se o njemu konzultirati sa sudionicima prije sastanka.

2. faza - ODRŽAVANJE

uvodna riječ (kratka, jasna, zanimljiva)

iznošenje podataka potrebnih za raspravu

rasprava – argumentacija

sintetiziranje prijedloga

vrednovanje konačnih prijedloga

donošenje odluka

imenovanje izvršitelja i određivanje rokova

3. faza - ANALIZA analizira se prezentacija i rad voditelja

analizira se diskusija, reakcije sudionika i intervencije voditelja

analizira se ishod i uspješnost sastanka

Kako provesti analizu: samoanalizom (je li sve pripremljeno, jesu li doneseni svi potrebni zaključci i plan provedbe,…), neformalnim razgovorima sa sudionicima, formalna povratna informacija.

Dobri i loši sastanci

Loš tijek sastanka

I______I_______________________I_________

Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja

odluka

Dobar tijek sastanka

I___________I___________I_________________

Priprema Tijek sastanka Kontrola izvršenja

odluka

Poslovna kultura na sastancima

Poslovnu kulturu pokazujemo: • pažljivim slušanjem govornika• tako da ne prekidamo govornika i ne dobacujemo

primjedbe• ne trošimo vrijeme drugih sudionika na trivijalna i

nebitna pitanja• na sebe skrenemo pažnju samo ako možemo iznijeti

razumne ideje i rješenjaPoslovni sastanak zahtijeva i kulturu poslovnog odijevanja

i ponašanja.

Uloga voditelja sastanka

voditelj je ključna osoba koja svojim sposobnostima vođenja sastanka može dati značajan doprinos uspješnom sastanku, ali i njegovom promašaju

treba dati sastanku dinamiku

usmjeravati ga kada postoji tendencija skretanja s teme

stvara kreativno ozračje

omogućava zdravu konkurenciju ideja i prijedloga

stvara ozračje za postavljanje pravih pitanja uz temu sastanka

Stilovi vođenja sastanaka

Diktatorski stil

• voditelj se ne obazire na sudionike

• sudionici se radije ne javljaju jer vjeruju da su rasprava i zaključak formalna stvar, unaprijed određeni

• može biti prihvatljiv stil samo za informativne sastanke

• neproduktivan je ukoliko sudionici trebaju sudjelovati u aktivnostima

Stilovi vođenja sastanaka

Konfuzni stil

• očit u neplaniranim sastancima, njime se gubi vrijeme

• svatko govori što hoće, najglasniji imaju glavnu riječ, ostali se povlače, problemi se ne rješavaju, rasprave su preduge

• donekle primjenjiv stil u manjim grupama ljudi približno jednakih sposobnosti i visokog stupnja odgovornosti

Stilovi vođenja sastanaka

Demokratski stil

• radni materijal se pravodobno dostavlja, tema se na sastanku ukratko izloži, zatim se o temi demokratski raspravlja

• svatko ima pravo reći svoje mišljenje

• vlada snaga argumenata

• voditelj je prvi među jednakima

• odluke su izraz volje većine

Najčešće pogreške

nema unaprijed definiranog dnevnog reda

ne posvećuje se pažnja prikladnosti prostorije

ne obraća se pažnja na raspored sjedenja

nisu prisutni oni koji su ovlašteni donositi odluke

nije raspoloživa sva potrebna dokumentacija i informacije

Najčešće pogreške

Nema snage za zaključke

Nema bilješke o dogovorenome

(Aktivnost – Tko je zadužen – Rok)

Ne uzimaju se u obzir bilješke sa prethodnog sastanka

Nisu isključeni mobiteli

Nakon sastanka odmah prijeći na druge aktivnosti