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  • 2012

    SOCIEDAD OPERADORA DE

    MICROFINANZAS S.A.P.I DE C.V.

    SOFOM ENR

    POLTICA DE CAJA CHICA

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

    2

    AUTORIZACIONES:

    APROBACION REVISION ELABORACIN

    Jorge Aguirre Bauer

    Direccin General

    Leonardo Dario Mateos

    Perez

    Direccin de

    Administracin y Finanzas

    Laura Moreno Herrera

    Gerencia de Cuentas por

    Pagar

    Graciela Isabel Abogado

    Muoz

    Subgerente de Crdito

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

    3

    CAMBIOS EN VERSIN:

    VERSIN

    MODIFICADA CAMBIOS REALIZADOS

    REAS

    COLABORADORAS

    FECHA DE

    MODIFICACION

    02

    Actualizacin del

    documento al estndar

    institucional

    Mencin de los conceptos

    que se descartarn para ser

    reembolsados

    Integracin de las polticas

    para el caso de facturacin

    electrnica

    Actualizacin de anexos

    Cuentas por pagar Abril 2012

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

    4

    NDICE

    1. Introduccin .................................................................................................................. 5

    2. Propsito ........................................................................................................................ 5

    3. Alcance ........................................................................................................................... 5

    4. Responsabilidades ........................................................................................................ 6

    4.1.De la Direccin de Administracin y Finanzas .................................................. 6

    4.2.De Cuentas por pagar ............................................................................................... 6

    4.3.Del personal que administra la caja chica ......................................................... 6

    5. Polticas .......................................................................................................................... 7

    5.1.De la Caja Chica .......................................................................................................... 7

    5.2.Del otorgamiento y uso ............................................................................................ 8

    5.3.Del Reembolso de Caja Chica................................................................................ 8

    6. Anexos .......................................................................................................................... 11

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

    5

    1. Introduccin

    El presente documento contiene los controles necesarios relacionados con

    la definicin, otorgamiento, comprobacin y reembolso de la Caja Chica

    proporcionado a los responsables de cada Oficina de Promocin para el

    Desarrollo.

    2. Propsito

    Establecer los criterios necesarios para el otorgamiento y reembolso de la

    caja chica, as como asegurarse que el responsable de dicho fondo

    comprenda claramente las polticas y procedimientos acorde a los niveles

    de gasto de cada una de las Oficinas de Promocin para el Desarrollo y con

    ello hacer frente a los gastos menores y/o emergentes necesarios.

    3. Alcance

    La siguiente poltica es de observacin general y aplicacin inmediata a

    partir de la fecha de publicacin de la misma. El desconocimiento de sta

    no exime a nadie de su cumplimiento.

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

    6

    4. Responsabilidades

    4.1. De la Direccin de Administracin y Finanzas

    Cumplir y hacer cumplir la presente poltica.

    Autorizar los gastos por concepto de gastos menores o emergentes.

    Gestionar el pago de impuestos y derechos por trmites ante

    autoridades locales o federales.

    4.2. De Cuentas por pagar

    Revisar los gastos realizados por las diversas Oficinas de Promocin

    para el Desarrollo.

    Autorizar la reintegracin de los recursos destinados para Caja

    Chica.

    Solicitar aclaraciones de gastos y correcciones en los formatos

    correspondientes, siempre que sea detectada alguna inconsistencia

    en la informacin.

    4.3. Del personal que administra la caja chica

    Administrar eficientemente el efectivo destinado en caja chica para

    los conceptos mencionados en el presente documento.

    Solicitar la aprobacin a la Direccin de Administracin y Finanzas

    y/o Cuentas por Pagar para cualquier gasto que no sea mencionado

    en el presente documento.

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

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    Solicitar el respectivo reintegro de los fondos por medio del

    formatoReembolso de Caja Chica (Anexo 3); por lo que la

    documentacin presentada como comprobatoria deber contener los

    requisitos fiscales establecidos por ley.

    5. Polticas

    5.1. De la Caja Chica

    El concepto de Caja Chica ser asignado nicamente a las Oficinas de

    Promocin para el Desarrollo para solventar los gastos menores o

    emergentes segn sea el caso.

    El monto proporcionado a las Oficinas de Promocin para el

    Desarrollo ser de $3,000.00 (tres mil pesos 00/100 M.N.) y slo

    podr ser utilizado para la adquisicin de los siguientes artculos:

    o Despensa (agua, caf, zcar, cucharas, vasos, servilletas, bolsas

    para basura, artculos de limpieza, etc.).

    o Pago de limpieza de las Oficinas de Promocin para el Desarrollo,

    en este caso $ 500.00 semanales (de Lunes a Sbado).

    o Reparaciones menores (duplicado de llaves, compostura de

    chapas, compra de focos, etc.)

    o Pasajes nicamente taxi, autobs; siempre y cuando se utilicen

    para atender asuntos extraordinarios o urgentes de la

    administracin.

    Excluyendo los siguientes conceptos:

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

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    o Pago de transporte para la entrega de documentos (Kits de

    Desembolso)

    o Traslado de autos utilitarios para realizar servicios de

    mantenimiento en agencia.

    o Pasajes para la compra de despensa para eventos en OPD

    (capacitacin).

    5.2. Del otorgamiento y uso

    Los recursos destinados a Caja chica sern resguardados y

    administrados por alguno de los siguientes colaboradores:

    o Administradora de Oficina de Promocin para el Desarrollo.

    o Gerente de Oficina de Promocin para el Desarrollo.

    o Gerente Regional.

    Los facultados mencionados anteriormente, debern solicitar los

    recursos mediante la Solicitud de Caja Chica (Ver Anexo 1) ;

    mismo que ser autorizado por el Gerente de cada OPD.

    El encargado de la administracin de la Caja Chica deber firmar la

    respectiva Carta Responsiva de Caja Chica (Ver Anexo 2)

    ratificando el compromiso sobre el uso y destino de los recursos a su

    cargo.

    Los documentos originales (Solicitud de Caja Chica y Carta

    Responsiva de Caja Chica , Anexo 1 y 2 respectivamente) debern

    ser enviados a Cuentas por pagar en la Oficina Corporativa para que

    sea realizada la transferencia al Monedero Electrnico de la persona

    responsable del fondo.

    5.3. Del Reembolso de Caja Chica

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

    9

    Para la gestin del reembolso de los fondos destinados para Caja

    Chica, deber ser solicitada por medio del Anexo 3 (Reembolso de

    Caja Chica) que deber contar con previa autorizacin del Gerente

    de la OPD correspondiente.

    El responsable de la administracin de Caja Chica deber enviar junto con

    el Reembolso de Caja Chica, las facturas a nombre de la empresa

    SOCIEDAD OPERADORA DE MICROFINANZAS S.A.P.I. de C.V. S.O.F.O.M E.N.R

    Los comprobantes de los gastos efectuados debern ser enviados al

    rea de Cuentas por Pagar debidamente firmados para su reembolso

    (las facturas debern ser pegadas en hojas recicladas).

    La solicitud de reembolso de Caja Chica deber ser enviada el viernes

    de cada semana para que el rea de Cuentas por Pagar lo reciba y

    programe para pago el viernes siguiente a la fecha de su recepcin.

    Los comprobantes presentados debern de cumplir los siguientes

    requisitos fiscales que solicita la S.H.C.P. para que puedan ser

    deducibles:

    o Contener impreso el nombre, denominacin o razn social,

    cdula, domicilio fiscal y RFC de quien los expida.

    o Deben contener los datos de identificacin del impresor

    autorizado por SAT, as como la fecha de impresin y vigencia.

    o Contener impreso el nmero de folio

    o Lugar y fecha de expedicin.

    o Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a

    favor de quien se expida (SOCIEDAD OPERADORA DE

    MICROFINANZAS S.A.P.I. de C.V. S.O.F.O.M E.N.R)

  • POLTICA DE CAJA CHICA Abril

    2012

    10

    o Cantidad y clase o descripcin del servicio que ampare.

    o Valor unitario consignado en nmero e importe total

    consignado en nmero o letra, as como el monto de los

    impuestos que en los trminos de las disposiciones fiscales

    deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto en su

    caso.

    o En caso de que el Proveedor realice las facturas

    ELECTRONICAMENTE se deber verificar que el documento

    original contenga el SELLO CADENA DIGITAL en la pgina