caja chica manual x

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Las polticas son guas para orientar la accin; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algn problema que se repite una y otra vez dentro de una organizacin. En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias. Las polticas contables de una empresa se refieren a los principios, bases, convenciones, reglas y prcticas especficas adoptados por la misma para los efectos de la preparacin y presentacin de sus estados financiero.Las polticas pueden ser:Estratgicas o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada. Tcticas o departamentales: Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento.Operativas o especficas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretacin sea uniforme.En cuanto a su origen, las polticas pueden ser: Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc. Consultadas: Normalmente dentro de una empresa existen actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algn problema, originndose as stas polticas. Formuladas: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la correcta accin y decisin del personal en sus actividades.Implcitas: En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisin en donde no existe una poltica previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organizacin. OBJETIVOS Servir de gua y base para la toma de decisiones dentro de la empresa. Contribuir al desarrollo y perfeccionamientos de los procesos administrativos y contables dentro de una empresa. Facilitan la delegacin de autoridad. Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. Facilitan la induccin del nuevo personal.i. POLITICAS DE MANEJO DE EFECTIVO1) Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisin, registro y control del mismo.2) Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.3) Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta y expedidos en secuencia numrica.4) La secuencia numrica en el uso de los recibos de ingresos debe ser controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.5) Todos los ingresos deben ser depositados ntegramente a ms tardar el siguiente da laborable. El cajero debe anexar el volante del depsito al recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una fotocopia del depsito.6) Un empleado independiente debe verificar la coincidencia del total del efectivo recibido y el total del depsito de cada da. Adems que el volante de depsito tenga estampado el sello fechador del banco.7) Los ingresos y depsitos deben ser registrados por una persona independiente de las labores de manejo del efectivo ingresado.8) El cajero debe llenar diariamente un formulario de recepcin del efectivo donde conste el nmero del recibo, fecha y monto recibido.9) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.ii. POLTICAS DE CAJA CHICA1) Los fondos de caja chica debern ser utilizados solamente para pagos de poco monto.2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidar con los comprobantes. Los volantes provisionales no podrn permanecer ms de tres das en caja.4) Los volantes de caja chica debern ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero.5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentacin justificativa por los pagos efectuados.6) La documentacin justificativa de los pagos por caja chica debern cancelarse con un sello fechador con la inscripcin pagado y a la fecha del desembolso.7) Para la reposicin del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo.8) El cheque de reposicin debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del custodia.9) Los cheques de reposicin deben indicar los nmeros de los comprobantes que se reponen.10) Est prohibido el cambio de cheques a travs del fondo de caja chica.11) Est prohibido el pago de sueldos a travs del fondo de caja chica.12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institucin, y la custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro depsito.13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del rea donde se solicite el desembolso y por el encargado del rea financiera.14) No se permitir el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una comunicacin del incumbente de mayor jerarqua.16) Las polticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito al responsable del manejo de la misma.17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad, relacionado con el manejo del efectivo.19) El fondo de caja chica debe ser arqueado espordicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.iii. POLTICAS DE LAS CUENTAS BANCARIAS 1. Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institucin en el Banco de Reservas debidamente autorizadas por la Contralora General de la Repblica.2. Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarqua y otro funcionario autorizado de manera oficial.3. Todos los pagos realizados en la institucin de montos mayores al 10% del total del fondo de caja chica, se efectuarn mediante la emisin de cheques.4. Los cheques deben ser prenumerados y expedidos en secuencia numrica.5. Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y sta solicitud debe ser aprobada por el incumbente de mayor jerarqua.6. Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista provisin suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.7. Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener la autorizacin de la Contralora General de la Repblica, previo a su envo al banco.8. Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques deben ser canceladas y notificadas al banco a travs de la Contralora General de la Repblica.9. Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.10. Al presentar un cheque a la firma, al mismo deber anexarse toda la documentacin justificativa del pago y las personas que los firman deben asegurarse de que la misma es correcta y completa.11. Las personas que firman los cheques debern asegurarse de que los mismos estn correctamente confeccionados en lo que se refiere a nmero, cantidad, valor, beneficiario y concepto.12. Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el registro contable deber anexrsela la documentacin correspondiente.13. La documentacin justificativa de los pagos deber ser cancelada con un sello con la inscripcin pagado, en el cual se indique el nmero y a la fecha del cheque, para prevenir duplicidad de pagos o utilizacin irregular de dicha documentacin.14. La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada por la oficina de Tesorera y en su defecto por el cajero pagador, quin mantendr registro de dichos cheques.15. Los cheques expedidos debern ser registrados oportunamente en los libros de contabilidad de la institucin por personal independiente a su confeccin, aprobacin, custodia, etc.16. No deben expedirse cheques al portador.17. Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a nombre de la propia institucin deben tener en el detalle la informacin especfica del concepto y la naturaleza del pago.18. Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 das (mes comercial), para controlar la existencia de efectivo en los bancos y determinar el balance real al final de cada perodo. Las conciliaciones deben ser preparadas por personas independientes del manejo y registro del efectivo. Estas personas debern obtener explicaciones satisfactorias por todos los perodos anormales de trnsito, tanto de cheques como de depsitos y cualquier diferencia detectada en la realizacin de la referida operacin, debern hacerse los registros de lugar en los libros contables (ajustes).19. Los cheques anulados deben ser mutilados en el rea de las firmas para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro contable.20. Deben us

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