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Economy & Finance

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Contenido Cientifico del Manejo de Caja Chica.

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  • 1. CAJA CHICA
    MSc. ROCO PAZMIO ACOSTA

2. CONCEPTO, OBJETIVO, AMBITO
Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques
CONCEPTO
FONDO DE CAJA CHICA
Tiene como objeto el de regular y establecer las normasy la utilizacin del Fondo de Caja Chica a fin de que estos cumplan con el propsito para el cual se los autoriza. Estos fondos servirn nicamente y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo.
OBJETIVO
Se sujetarn a las disposiciones establecidas en este reglamento a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los funcionarios y empleados responsables de su administracin y manejo.
AMBITOS DE APLICACIN
3. SOLICITUD Y AUTORIZACIN
El monto del Fondo de Caja Chica ser hasta un monto que no exceder de US$ 500.00, el mismo que ser aprobado por el Presidente, y ser utilizado nicamente y exclusivamente para el fin creado.
DE LA CUANTA DEL FONDO
SOLICITUD
Y
AUTORIZACIN
Para la creacin del Fondo de Caja Chica, los vicepresidentes o la mxima autoridad del rea que estableciere la necesidad de ampliar el fondo, formular la solicitud correspondiente al Presidente, en la que justificar el requerimiento de apertura o ampliacin del Fondo de Caja Chica caso contrario se devolver al rea solicitante sealando las razones
DE LA SOLICITUD DEL FONDO

  • Obtener la autorizacin del Presidente Ejecutivo 4. Aprobada la solicitud ser enviada al Vicepresidente 5. Estos recursos no sern utilizados para mantener cuentas. 6. En caso de que el administrador incurra en pagos no contemplados, se objetar por escrito con sus razones

PROGRAMACIN Y APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA.
En funcin de las necesidades de las reas correspondientes que lo soliciten y la disponibilidad presupuestaria.
El valor mximo por cada pago no podr sobrepasar el 20% incluido impuestos del monto asignado como Fondo de Caja Chica.
En caso contrario, se realizar con aprobacin de la mxima autoridad hasta el 40% del fondo.
CUANTIA DE LOS DESEMBOLSOS
7. DESIGNACIN, UTILIZACINY PROHIBICIN
Ser empleado o funcionario de la Empresa.
DESIGNACIN
UTILIZACIN Y
PROHIBICIONES
DEL FONDO DE
CAJA CHICA
La designacin de la custodia la realizar la mxima autoridad de cada rea.
DESIGNACIN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL.
Haber recibido la induccin del manejo de Caja Chica por parte de las autoridades.
En caso de vacaciones, enfermedad, comisin o ausencia temporal justificada de la persona responsable, el superior jerrquico se encargar de su administracin.
En caso de rotacin o traslado administrativo de la persona responsable, la mxima autoridad delegar a otra persona con una acta de custodia saliente y otra acta de custodia entrante.
CAMBIO DE ADMINISTRADOR
Se utiliza para pagar la adquisicin en efectivo con visto bueno del jefe inmediato.

  • Arreglo 8. Adquisicin de registros oficiales 9. Adquisicin de mapas, planos, etc. 10. Suministros y materiales de menor cuanta 11. Adquisicin til de aseo y limpieza. 12. Certificados de cheques, etc.

UTILIZACIN DEL FONDO

  • Pago de servicios personales. 13. Gastos de uso personal de los funcionario o empleados 14. Anticipo de viticos. 15. Cambio de cheques personales. 16. Reposicin de gastos con fechas anteriores, etc.

PROHIBICIONES
17. MANEJO, USO Y REPOSICIN

  • No se incluir facturas o planillas de pago que por su naturaleza no estn determinadas para el fin al cual fueron destinadas. 18. Los gastos se resumirn en un formulario en orden numrico y secuencial, legalizada con firma de responsabilidad,haciendo constar las retenciones. 19. El responsable de la custodia velar que se cumpla todas estas normas de control y el incumplimiento dar lugar a establecer responsabilidades.

MANEJO Y USO DEL FONDO DE CAJA CHICA
MANEJO, USO Y REPOSICIN DEL FONDO DE CAJA CHICA
RESPONSABILIDAD Y LIQUIDACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

  • Cuando est utilizado el 60% del Fondo de Caja Chica 20. Por efectos del Rgimen Tributario los comprobantes de venta y retenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes. 21. Entregar con los documentos soporte.

DOCUMENTOS PARA EL TRMITE DE RESPONSABILIDAD

  • La orden de pago por concepto de reposicin. 22. El formato consolidado de pagos y retenciones. 23. Soporte de los pagos originales. 24. Las copias de los comprobantes de retencin. 25. En los comprobantes de venta, debe incluir en anverso el cancelado y el reverso el sello de responsabilidad del rea.

Para crear la cuenta el fondo, se debita la cuenta caja chica y se acredita la cuenta bancos
LIBRO DIARIO



ASIENTO DE CREACIN DE CAJA CHICA
26. Para reponer el fondo, se debita la cuenta gastos y se acredita la cuenta bancos
LIBRO DIARIO



ASIENTO DE REPOSICINDE CAJA CHICA
27. Para disminuir la cuenta de caja chica , se debita la cuenta bancos y se acredita la caja chica
LIBRO DIARIO



ASIENTO DE DISMINUCINDE CAJA CHICA
28. TAREAS
La caja chica se basa en reglamentos legales especficos, documentos que respaldan los gastos, Auxiliares contables pertinentes y asientos contables
Lea el reglamento del manejo del fondo de Caja Chica y elabore un mapa conceptual
Vamos a visitar una empresa y observaremos el manejo de la cuenta caja chica (realizar una gua de observacin)
Realizaremos un ejercicio aplicado a una empresa, con los documentos que sustenten el proceso contable
29. PROCESO
Actividades para tarea 1 :
Formen grupos.

  • Al momento de asistir a la Universidad busque 3 compaeros del mismo nivel, tome en cuenta que el trabajo en grupo permite aprender con ms eficiencia 30. Busquen en la pgina web y lean el reglamento 31. El grupo debe analizar y exponer el contenido cientfico de la lectura, para elaborar un mapa conceptual de lo ms relevante de la normativa y reglamento del manejo decaja chica

www.pacifictel.net/transparencia/docs/ReglaFondoCajaC.pdf -
32. PROCESO
Actividades para tarea 2 :

  • Elijan libremente la empresa que van a visitar 33. Observen el proceso contable del manejo de cuenta caja chica y realicen una gua de observacin 34. Realicen un flujo del efectivo del fondo de caja chica.Pueden apoyarse en la siguiente web

www.educarchile.cl/Portal.Base/Web/VerContenido.aspx?ID=135594
35. PROCESO
Actividades para la tarea 3 :

  • Simulen a las personas que manejan el fondo de caja chica como son: el contador, el auxiliar de contabilidad, y la persona que realiza las transacciones correspondientesa los gastos supuestos del mes 36. El contador debe elaborar los registros contables pertinentes 37. El auxiliar de contabilidad deben elaborar los 6 primeros documentos que sustentan los gastos y el auxiliar de la cuenta caja chica 38. La persona que realiza los gastos deber proporcionar al auxiliar de contabilidad el documento legal que respalde el gasto. 39. Debemos reunir toda la informacin y realizar una sola carpeta para que sea entregada a tu tutor. Puede apoyarse en la siguiente web 40. www.associatedcontent.com/article/83491/cmo_usar_una_caja_chica_en_su_pequea.html - 73k -

EVALUACIN
TABLA DE VALORACION DE LA CUENTA CAJA CHICA
Marque con la letra que le corresponda en la escala de: Totalmente (T), enGran Parte (GP), Parcialmente(P), Ninguno (N), califica de acuerdo al grado de cumplimiento.
ITEMS
El mapa conceptual justifica la parte legal del manejo de caja chica ( )
El mapa conceptual contienelos elementos ( )
ypasos de la aplicacin de caja chica ( )
La gua de observacin responde al manejo del fondo de caja chica ( )
El grupoparticip activamente en la elaboracin de flujo del efectivo ( )
Las pginas web fueron de ayuda para las tareas ( )
Los documentos que se deben realizar en el manejo de este fondo son pertinentes ( )
El auxiliar de la cuenta caja chica est elaborado con sus elementos ( )
El trabajo final tienela documentacin legal y contable( )
41. El manejo correcto de la cuenta caja chica le va a posibilitar aplicar en forma personal y profesional.
Se transfiere que el fondo es manejado por 2 personas diferentes, el Contador solo emite el cheque y contabiliza, mientras la persona encargada del manejo de este fondo, deber conocer la parte legal y tendr quemanejar con tica profesional.
CONCLUSIONES