caja chica
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Contenido Cientifico del Manejo de Caja Chica.TRANSCRIPT
MSc. ROCÍO PAZMIÑO ACOSTA
FONDO DE CAJA CHICA
Tiene como objeto el de regular y establecer las normasy la utilización del Fondo de Caja Chica a fin de que estoscumplan con el propósito para el cual se los autoriza.Estos fondos servirán únicamente y exclusivamente paracancelar pagos en efectivo.
OBJETIVO
CONCEPTOEs una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, quesirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes,de valor reducido y que no sean factibles de satisfacermediante la emisión de cheques
Se sujetarán a las disposiciones establecidas en estereglamento a las que asignen Fondos de Caja Chica y alos funcionarios y empleados responsables de suadministración y manejo.
AMBITOS DE APLICACIÓN
PROGRAMACIÓN Y APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA.
DE LA SOLICITUD DEL FONDO
•Obtener laautorización delPresidente Ejecutivo
Aprobada la solicitudserá enviada alVicepresidente
Estos recursos noserán utilizados paramantener cuentas.
En caso de que eladministrador incurraen pagos nocontemplados, seobjetará por escritocon sus razones
En función de las necesidades de las áreascorrespondientes que lo soliciten y ladisponibilidad presupuestaria.
SOLICITUD
Y
AUTORIZACIÓN
Para la creación del Fondo de Caja Chica, losvicepresidentes o la máxima autoridad delárea que estableciere la necesidad deampliar el fondo, formulará la solicitudcorrespondiente al Presidente, en la quejustificará el requerimiento de apertura oampliación del Fondo de Caja Chica casocontrario se devolverá al área solicitanteseñalando las razones
El monto del Fondo de Caja Chica será hasta un monto queno excederá de US$ 500.00, el mismo que será aprobadopor el Presidente, y será utilizado únicamente yexclusivamente para el fin creado.
DE LA CUANTÍA DEL FONDO
El valor máximo por cada pago no podrásobrepasar el 20% incluido impuestos delmonto asignado como Fondo de CajaChica.
En caso contrario, se realizará conaprobación de la máxima autoridad hastael 40% del fondo.
CUANTIA DE LOS DESEMBOLSOS
DESIGNACIÓN
UTILIZACIÓN
Y
PROHIBICION
ES
DEL FONDO
DE
CAJA CHICA
Arreglo Adquisición de registros oficialesAdquisición de mapas, planos, etc.Suministros y materiales de menor cuantíaAdquisición útil de aseo y limpieza.Certificados de cheques, etc.
Se utiliza para pagar laadquisición en efectivo convisto bueno del jefeinmediato.
UTILIZACIÓN DEL FONDO
En caso de vacaciones,enfermedad, comisión oausencia temporaljustificada de la personaresponsable, el superiorjerárquico se encargará desu administración.
CAMBIO DE ADMINISTRADOR
La designación de lacustodia la realizará lamáxima autoridad de cadaárea.
DESIGNACIÓN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL.
Haber recibido la induccióndel manejo de Caja Chica porparte de las autoridades.
Ser empleado o funcionariode la Empresa.
En caso de rotación o trasladoadministrativo de la persona responsable,la máxima autoridad delegará a otrapersona con una acta de custodia salientey otra acta de custodia entrante.
PROHIBICIONES
Pago de servicios personales.Gastos de uso personal de los funcionario o empleadosAnticipo de viáticos.Cambio de cheques personales.Reposición de gastos con fechas anteriores, etc.
DESIGNACIÓN, UTILIZACIÓN Y PROHIBICIÓN
MANEJO,
USO Y
REPOSICIÓN
DEL FONDO
DE CAJA
CHICA DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
MANEJO Y USO DEL FONDO DE CAJA CHICA
La orden de pago por concepto de reposición.El formato consolidado de pagos y retenciones.Soporte de los pagos originales.Las copias de los comprobantes de retención.En los comprobantes de venta, debe incluir en anverso el cancelado y el reverso el sello de responsabilidad del área.
Cuando esté utilizado el 60% del Fondo de Caja ChicaPor efectos del Régimen Tributario los comprobantes de venta y retenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes.Entregar con los documentos soporte.
No se incluirá facturas o planillas de pago que por sunaturaleza no están determinadas para el fin al cualfueron destinadas.Los gastos se resumirán en un formulario en orden numérico y secuencial, legalizada con firma de responsabilidad, haciendo constar las retenciones.El responsable de la custodia velará que se cumpla todas estas normas de control y el incumplimiento dará lugar a establecer responsabilidades.
Para crear la cuenta el fondo, se debita la cuenta
caja chica y se acredita la cuenta bancos
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
02/02 -23-CAJA CHICA
BANCOS
v/Se crea Caja Chica
$100,00
$100,00
Para reponer el fondo, se debita la cuenta gastos y
se acredita la cuenta bancos
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
02/03 -28-GASTOSÚtiles aseoGasto transporteGasto servicio
BANCOSv/Se repone Caja Chica
30,0025,0035,00
$90,00
$90,00
Para disminuir la cuenta de caja chica , se debita la
cuenta bancos y se acredita la caja chica
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
02/04 -36-BANCO
CAJA CHICA
v/Se disminuye Caja Chica
$40,00
$40,00
La caja chica se basa en reglamentos legalesespecíficos, documentos que respaldan los gastos,Auxiliares contables pertinentes y asientoscontables
1. Lea el reglamento del manejo del fondo de Caja Chica y elabore un mapa conceptual
2. Vamos a visitar una empresa y observaremos el manejo de la cuenta caja chica (realizar una guía de observación)
3. Realizaremos un ejercicio aplicado a una empresa, con los documentos que sustenten el proceso contable
Actividades para tarea 1 : Formen grupos.
Al momento de asistir a la Universidad busque 3 compañeros del mismo nivel, tome en cuenta que el trabajo en grupo permite aprender con más eficiencia
Busquen en la página web y lean el reglamento
El grupo debe analizar y exponer el contenido científico de la lectura, para elaborar un mapa conceptual de lo más relevante de la normativa y reglamento del manejo de caja chica
www.pacifictel.net/transparencia/docs/ReglaFondoCajaC.pdf -
Actividades para tarea 2 :
Elijan libremente la empresa que van a visitar
Observen el proceso contable del manejo de cuenta caja chica y realicen una guía de observación
Realicen un flujo del efectivo del fondo de caja chica. Pueden apoyarse en la siguiente web www.educarchile.cl/Portal.Base/Web/VerContenido.aspx?ID=13
5594
Actividades para la tarea 3 : Simulen a las personas que manejan el fondo de caja chica como
son: el contador, el auxiliar de contabilidad, y la persona querealiza las transacciones correspondientes a los gastossupuestos del mes
El contador debe elaborar los registros contables pertinentes
El auxiliar de contabilidad deben elaborar los 6 primerosdocumentos que sustentan los gastos y el auxiliar de la cuentacaja chica
La persona que realiza los gastos deberá proporcionar al auxiliarde contabilidad el documento legal que respalde el gasto.
Debemos reunir toda la información y realizar una sola carpetapara que sea entregada a tu tutor. Puede apoyarse en lasiguiente web
www.associatedcontent.com/article/83491/cmo_usar_una_caja_chica_en_su_pequea.html - 73k -
TABLA DE VALORACION DE LA CUENTA CAJA CHICAMarque con la letra que le corresponda en la escala de:
Totalmente (T), en Gran Parte (GP), Parcialmente(P),Ninguno (N), califica de acuerdo al grado decumplimiento.
ITEMS
1. El mapa conceptual justifica la parte legal del manejo de caja chica ( )2. El mapa conceptual contiene los elementos ( )3. y pasos de la aplicación de caja chica ( )4. La guía de observación responde al manejo del fondo de caja chica ( )5. El grupo participó activamente en la elaboración de flujo del efectivo ( )6. Las páginas web fueron de ayuda para las tareas ( )7. Los documentos que se deben realizar en el manejo de este fondo son
pertinentes ( )8. El auxiliar de la cuenta caja chica está elaborado con sus elementos ( )9. El trabajo final tiene la documentación legal y contable ( )
El manejo correcto de la cuenta caja chica le va a posibilitar aplicar en forma personal y profesional.
Se transfiere que el fondo es manejado por 2 personas diferentes, el Contador solo emite el cheque y contabiliza, mientras la persona encargada del manejo de este fondo, deberá conocer la parte legal y tendrá que manejar con ética profesional.