Unidad I. Activo Circulante

Tema 1. El Efectivo

Introduccin

La solvencia de toda empresa est fundamentada en las diferentes partidas que comprende

el efectivo. El activo circulante disponible est representado por todo el dinero que se

encuentra en caja, caja chica, banco y otras partidas que se pueden considerar equivalentes

de efectivo.

El efectivo se presenta en el Balance General como el primer rubro de los activos en su

condicin ms lquida, razn por la cual, es clasificado como un activo circulante disponible.

Siendo el efectivo el activo ms lquido que posee la empresa, se hace necesario establecer

un control interno adecuado para evitar prdidas por concepto de fraudes o robos.

Contenido

Los contenidos desarrollados en este tema son los siguientes:

1.1 Definicin

1.2 Naturaleza y caractersticas

1.3 Importancia

1.4 Partidas consideradas efectivo

1.5 Partidas no consideradas efectivo

1.6 Clasificacin

1.7 Normas de valuacin del efectivo

1.8 Normas de presentacin del efectivo en el Balance General

1. El Efectivo

1.1 Definicin

El efectivo es el activo circulante ms lquido representado por el dinero disponible en caja,

caja chica y banco. Tambin se considera efectivo todas las partidas del activo circulante que

puedan ser convertidas en dinero a su valor nominal en forma inmediata. Catacora, define al

efectivo como la primera partida que aparece en el Balance General y representa uno de los

renglones ms importantes de los rubros del activo para una entidad.

El efectivo est representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines

especficos.

1.2 Naturaleza y caractersticas

El efectivo puede originarse por diferentes transacciones; entre ellas tenemos:

Aportes en efectivo de los socios, accionistas o dueos para constituir una empresa o para

aumentar su capital

Ventas al contado

Cobranzas realizadas

Ingresos recibidos por servicios prestados o cualesquiera otra naturaleza

Todas las partidas consideradas efectivo deben cumplir las siguientes caractersticas:

- Ser propiedad de la empresa

- Tener disponibilidad absoluta para efectuar todo tipo de desembolso

- Tener convertibilidad inmediata, en dinero a su valor nominal

- Estar libre de toda restriccin, razn por la cual es clasificada como un activo circulante

disponible.

1.3 Importancia

El efectivo se considera uno de los activos ms importantes que posee la empresa, su grado

de liquidez determina la capacidad de pago que tiene ante los acreedores. El efectivo permite

realizar compras al contado, cancelar todas las obligaciones, realizar inversiones, etc. El uso

adecuado del efectivo asegura el xito y desarrollo de toda organizacin, su existencia

garantiza cumplir con el ciclo de las operaciones mercantiles en la empresa.

1.4 Partidas consideradas efectivo

Las partidas utilizadas para representar al efectivo son las siguientes:

- Caja

- Caja chica

- Bancos

1.5 Partidas no consideradas efectivo

La definicin del efectivo permite categorizar las siguientes partidas como no efectivo.

- Vales de caja

- Estampillas fiscales o postales

- Dinero en custodia de terceras personas

- Cheques devueltos

- Cheques post-fechados

- Depsitos a plazo fijo

- Depsito para fines especficos

- Depsitos en bancos intervenidos o cerrados

- Adelantos para viticos u otros gastos por relacionar

- Las cuentas y documentos por cobrar

1.6 Clasificacin

El efectivo se clasifica de acuerdo al grado de liquidez y disponibilidad. La mayora de las

empresas categorizan en primer lugar Caja Chica, luego Caja y Banco. Otras empresas lo

clasifican as: Caja, Caja Chica y Banco. El siguiente cuadro describe y clasifica las cuentas

que representan el efectivo:

Cuadro I.1 Descripcin y clasificacin de las cuentas Efectivo

Cuenta Descripcin Clasificacin

Caja

Representa el efectivo que ha recibido la empresa

por las diferentes transacciones realizadas al

contado

Cuenta Real

Activo Circulante

Disponible

Saldo Deudor

Balance General

Caja Chica

Son fondos fijos destinados para que el custodio

realice pagos o desembolsos menores, de acuerdo

a la necesidad de la empresa

Cuenta Real

Activo Circulante

Disponible

Saldo Deudor

Balance General

Banco

Representa los movimientos del efectivo en

moneda nacional y en moneda extrajera

(cotizables en Venezuela), este efectivo puede

generarse por los depsitos efectuados y las notas

de crdito bancarias

Cuenta Real

Activo Circulante

Disponible

Saldo Deudor

Balance General

1.7 Normas de valuacin del efectivo

Son las reglas establecidas por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de

Venezuela, para que las transacciones mercantiles que soportan el efectivo, estn de

acuerdo con la Declaracin de Principios de Contabilidad (DPC) de aceptacin general en

Venezuela.

Las reglas de valuacin establecen que el efectivo debe ser valuado a su valor nominal, la

moneda extranjera se vala a la tasa de cambio vigente para la fecha de la preparacin del

Balance General.

Ejemplo I.1. Conversin de moneda extranjera a bolvares.

Si una empresa tiene 100$ en el Banco X, se debe multiplicar el efectivo (100$) por el valor

del dlar en Bolvares existente para la fecha del Balance General:

100x4.300= 430.000 Bolvares

1.8 Normas de presentacin del efectivo en el Balance General

Las normas establecidas por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de

Venezuela, establece que los renglones en efectivo deben mostrarse en el Balance General

como las primeras partidas del Activo Circulante a su valor nominal.

De existir efectivo en moneda extranjera, se debe realizar una nota a los estados financieros

explicando el tipo de moneda extranjera y la tasa de cambio existente para la fecha de la

elaboracin del Balance General.

Los cheques que estn pendientes por entregar a sus beneficiarios a la fecha de la

preparacin del Balance General, deben presentarse formando parte del rengln del efectivo.

Cuando la empresa realiza transacciones con dos o ms bancos y una de estas cuentas

corrientes presenta un sobregiro, el saldo negativo debe compensarse con otros saldos

deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si contina negativo el saldo

en la cuenta Banco, este monto debe presentarse en el Balance General a la fecha de su

preparacin como pasivo a corto plazo.

Ejemplo I.2. Efectivo presentado en el Balance General

El siguiente es un ejemplo del efectivo presentado en el Balance General

Tema 2. Efectivo en Caja

Introduccin

La administracin eficiente del efectivo garantiza el xito de cualquier organizacin.

Es indispensable tener un sistema de control del efectivo en caja, debido a que este activo es

muy atrayente para cualquier empleado. Adems, no es fcil seguirle el rastro sin controles

establecidos. Para el desarrollo normal de las operaciones de una empresa, se hace

indispensable poseer niveles adecuados de efectivo. El control de las entradas de efectivo en

caja, tiene como finalidad, garantizar que se salvaguarde desde el momento en que se recibe

hasta el momento en que es depositado en una cuenta bancaria. Dentro de los controles

internos establecidos para el Efectivo en Caja, se hace necesario establecer un fondo fijo en

Caja Chica para cubrir pagos de menor cuanta. La necesidad de este fondo fijo va a

depender de la naturaleza de la empresa.

Contenido Los contenidos desarrollados en este tema son:

2.1 Definicin

2.2 Caractersticas

2.3 Control interno

2.4 Caja chica

2.4 Registros contables de caja chica

2.5 Arqueo de caja

2.6 Uso de las notas de dbito de caja

2.7 Uso de las notas de crdito de caja

2.1 Definicin

El efectivo en Caja est representado por todas las monedas y billetes de curso legal en el

pas y por todas las monedas y billetes extranjeros cotizables en Venezuela. Tambin el

efectivo en caja est constituido por: - Cheques conformados a nombre de la empresa sin

depositar. - Cheques personales sin restriccin de ninguna naturaleza. - Recibos

conformados de tarjetas de crdito y de dbito sin depositar. - Vales de cesta ticket recibidos.

- Documentos de crdito pagaderos a su presentacin.

2.2 Caractersticas

Los montos clasificados como efectivo en caja, deben cumplir las siguientes caractersticas: -

Ser propiedad de la empresa.

- Ser aceptables para depsito bancario.

- Estar libres de restricciones en cuanto a su uso.

Segn Catacora (1998:123), la cuenta Caja est constituida por el dinero o numerario en

existencia que se recibe o se entrega por las diferentes razones.

2.3 Control interno

El control interno, es la herramienta utilizada en la empresa, para salvaguardar los activos,

verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, necesarios para preparar los

estados financieros. Cuando la administracin de la empresa establece un control interno

adecuado para el manejo del efectivo, los datos contables utilizados para la toma de

decisiones son dignos de todo crdito. La Federacin de Contadores Pblicos de Venezuela

(2002), define al control interno como una serie de mtodos y medidas adoptadas en un

negocio con el fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de los

datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar la adherencia a las polticas

administrativas prescritas. El efectivo en caja debe protegerse desde el momento en el cual

se recibe, hasta tanto el momento de ser depositado en el banco.

Las normas bsicas para asegurar su proteccin son las siguientes:

- Segregacin de funciones, separar el manejo del efectivo del mantenimiento de registros

contables.

- Todos los ingresos recibidos por caja deben ser depositados en una cuenta bancaria, el

mismo da o el siguiente y en forma intacta.

- Algunas empresas consideran necesario que la caja mantenga un fondo para que el cajero

pueda dar vuelto de ser necesario.

- Realizar arqueos recurrentes y sorpresivos, para verificar que la suma de todo lo existente

en caja coincida (cuadre) con la suma en bolvares de los documentos que soportan las

transacciones realizadas.

- Establecer plizas de seguro para el cargo de cajero. Esta pliza es importante porque la

empresa est sujeta a robo o incendio.

- Colocar las cajas registradoras en un lugar que los clientes puedan observar las

cantidades registradas por el cajero.

- Las polticas establecidas en la empresa deben estar por escrito en forma clara y precisa.

Segn la poltica administrativa y contable aplicada en una organizacin, se hace necesario

crear el fondo fijo de caja chica, para cancelar desembolsos de menor cuanta. La cantidad

del fondo fijo y el monto mximo para realizar los pagos, dependen de la naturaleza de la

entidad econmica, del volumen de sus operaciones y de la frecuencia con que se realicen.

2.4 Caja Chica

La cuenta Caja Chica representa el efectivo ms disponible que posee la empresa, para

realizar pagos menores y recurrentes. Para Catacora, los fondos fijos son conocidos tambin

con la denominacin de Caja Chica. Estos fondos fijos estn constituidos por la disponibilidad

en moneda nacional o extranjera, que se encuentran segregados o asignados para

desembolsos especficos y recurrentes que se tengan razn a diferentes necesidades.

El control interno que debe cumplir el responsable (custodio) de administrar el fondo fijo de

Caja Chica se resume en lo siguiente:

- El monto fijo establecido por la empresa para la apertura caja chica debe ser limitado.

- Establecer un lmite mximo para los desembolsos realizados por caja chica.

- La responsabilidad de la administracin del fondo fijo debe tenerla una sola persona

(custodio).

- Los desembolsos cancelados por caja chica deben estar debidamente autorizados y

soportados.

- Los comprobantes que justifiquen los desembolsos realizados, deben presentar toda la

informacin necesaria para realizar el registro contable.

- Los comprobantes deben elaborarse en tinta y sin enmendaduras. Los comprobantes

nulos deben conservarse para cumplir con el control interno.

- Realizar arqueos imprevistos y frecuentes. - Establecer el perodo en el cual se va a

rembolsar el fondo.

- A la fecha de preparar los estados financieros se debe rembolsar el fondo fijo.

2.5 Registros contables de caja chica

Los asientos contables se deben realizar en los libros exigidos por el Cdigo de Comercio

Venezolano (C.Com), cumpliendo con las formalidades legales establecidas en el mismo.

La cuenta Caja Chica se contabiliza solamente en cuatro (4) situaciones: apertura, aumento,

disminucin y eliminacin de Caja Chica. El cuadro siguiente describe los registros contables

correspondientes a cada situacin:

Es importante sealar que el asiento contable del reembolso de Caja Chica es el nico

registro contable que se realiza peridicamente. Este asiento se contabiliza cargando (debe)

a los diferentes desembolsos y abonando (haber) a la cuenta banco.

2.5.1 Creacin de Caja Chica

Significa constituir un fondo fijo, para realizar desembolsos pequeos o irrisorios, el monto de

este fondo va a depender de las necesidades de la empresa.

Ejemplo I.3. Registro de la creacin de la Caja Chica en el Libro diario.

El 02 de septiembre del 2004, el administrador Jess Ordaz de la empresa Roci, C.A. decide

crear el fondo fijo de Caja Chica por Bs. 50.000,00 emite el cheque No. 001 del Banco Ros, a

nombre del custodio Emiro Ruiz.

A continuacin se presenta el registro contable de la Creacin de la Caja Chica en el Libro

Diario:

El custodio hace efectivo el cheque recibido y lo deposita en Caja Chica para empezar a

realizar los desembolsos autorizados.

Ejemplo de tres comprobantes realizados por el custodio Emiro Ruz:

El comprobante No. 1 es por la compra de caf y azcar,

El No. 2 por el pago de peridicos y revistas y

El No. 3 es por la compra de lpices y bolgrafos;

Cada comprobante presenta la fecha correspondiente del da del pago, el concepto y la

cantidad del desembolso en bolvares. Es importante sealar que los comprobantes descritos

anteriormente no presentan el IVA.

A continuacin se presentan los tres comprobantes realizados por el custodio Emiro Ruiz.

El control interno de Caja Chica, establece que cada comprobante debe tener anexo la

factura o el recibo de caja que justifique el pago realizado. El reembolso de Caja Chica lo

debe solicitar el custodio cumpliendo con la poltica establecida en la empresa. La poltica de

esta empresa (ROCI, C.A.) es rembolsar la Caja Chica cada quince (15) das.

El 15-09-2004 el custodio Emiro Ruiz presenta la relacin de comprobantes para que le

reintegren a travs de un cheque el monto de 45.000,00 Bs. Esta cantidad sumada al saldo

existente en Caja Chica de Bs. 5.000, da un total de Bs. 50.000,00. Este monto siempre debe

ser igual al Fondo Fijo establecido para Caja Chica.

La relacin anterior demuestra que el cheque de reposicin es por Bs. 45.000,00; emitido a

nombre del custodio Emiro Ruiz. No hubo faltante ni sobrante. El administrador de la

empresa aprueba la relacin de comprobantes y emite el cheque por Bs. 45.000 a nombre

del custodio Emiro Ruiz. El custodio hace efectivo el cheque en el Banco, lo ingresa a la caja

chica junto a los Bs. 5.000,00 existentes, para volver a tener el fondo fijo de Bs. 50.000,00. El

Departamento de Contabilidad recibe la relacin de comprobantes acompaada de todos los

soportes que justifican los desembolsos; y realiza el asiento contable del reembolso.

2.5.2 Reembolso de caja chica

Significa reponer el fondo fijo de caja chica, por la cantidad de Bs. que sumen los

comprobantes de egresos. El registro contable se realiza cargando (debe) a las cuentas de

egresos que originaron las salidas del dinero de Caja Chica y abonando (haber) a la cuenta

Banco el monto correspondiente.

Ejemplo I.4. Registro en el libro diario de caja chica, cuando no existen faltantes ni sobrantes.

A continuacin se presenta el registro contable del reembolso de Caja Chica en el Libro

Diario.

2.5.3 Faltantes y Sobrantes en Caja Chica

Cuando el custodio no cumple las normas del control interno, puede sobrar o faltar dinero en

Caja Chica por diferentes conceptos. Por ejemplo un faltante puede ocurrir cuando el

custodio no relaciona todos los comprobantes, o cuando ha relacionado una factura por una

cantidad menor; tambin puede ocurrir por uso indebido del fondo.

a. Reembolso de Caja Chica cuando se presenta un faltante

Significa reponer el fondo fijo por una cantidad mayor que el total de comprobantes.

A continuacin se presenta la relacin del comprobante No. 2, con un faltante de Bs.

2.000,00 (el saldo existente en Caja Chica es Bs. 3.000,00.

La relacin anterior demuestra que existe un faltante por Bs. 2.000,00, lo que significa que el

cheque emitido al nombre del custodio es por Bs. 47.000,00. Cuando el custodio hace

efectivo el cheque y lo ingresa a Caja Chica junto a los Bs. 3.000,00 existentes, vuelve a

tener el monto del fondo fijo de Bs. 50.000,00. La poltica de la empresa Roci, C.A. es cargar

(Debe) los faltantes de Caja Chica a Cuentas por Cobrar Custodio; y cuando exista un

sobrante se debe abonar (Haber) a la cuenta Ingresos por Sobrantes.

Ejemplo I.5. Registro del reembolso de caja chica cuando existe un faltante. A continuacin

se presenta el registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica con

Faltante.

b. Reembolso de Caja Chica cuando presenta un sobrante Significa reponer el fondo fijo por

una cantidad menor que el total de comprobantes. A continuacin se presenta la relacin de

comprobantes No. 3, con un sobrante por Bs. 1.000,00. A continuacin se presenta una

Relacin de Comprobantes con Sobrante (Saldo de Caja Chica Bs. 6.000,00*)

La relacin anterior demuestra que existe un sobrante de Bs. 1.000,00; lo que significa que el

cheque emitido a nombre del custodio es por Bs. 44.000,00. Cuando el custodio hace

efectivo el cheque y lo ingresa a caja chica junto a los 6.000,00 existentes vuelve a tener el

monto del fondo fijo de 50.000,00 Bs. La poltica establecida en la empresa para contabilizar

los sobrantes es abonar (Haber) a la cuenta de ingresos por sobrante. El monto del sobrante

es de Bs. 1.000,00 en la relacin anterior.

Ejemplo I.6. Registro del reembolso de caja chica cuando existe un sobrante. A continuacin

se presenta el registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica cuando

existe un sobrante.

2.6 Arqueo de caja

Consiste en el conteo fsico y examen del efectivo, cheques, valores y cualesquiera otros

documentos, que se encuentre en poder del cajero en el momento de realizar la inspeccin

ocular.

El total del efectivo ms el total de comprobantes existente debe ser igual al monto del fondo

establecido.

La presencia del custodio durante el tiempo del Arqueo, es indispensable, no debe permitirse

que se ausente del lugar por ninguna razn. La persona autorizada (auditor) para realizar el

Arqueo de Caja, debe elaborar una relacin detallada del contenido del Arqueo, y debe estar

firmada por el custodio en conformidad de lo que recibe del auditor despus del arqueo.

En la prctica se suele utilizar un formulario impreso como el siguiente:

2.7 Uso de las notas de dbito de caja

Son notas emitidas por las empresas para informar la variacin del monto original de la

factura. Ejemplo I.7. Uso de la nota de dbito de caja. Cuando la empresa ha comprado

mercancas a crdito y por cualquier causa le devuelve al proveedor parte de esa compra;

esta empresa compradora emite una nota de dbito al proveedor para informarle que su

cuenta est siendo debitada, es decir disminuida. Las notas de dbito tambin se pueden

originar cuando el cliente tiene que cancelar una cantidad superior de la que dice la factura

original.

2.8 Uso de las notas de crdito de caja

Son notas emitidas por las empresas para informar la variacin del monto de la factura. Es

importante sealar que el personal autorizado para emitir notas de crdito no debe realizar

las cobranzas a los clientes para evitar manejo doloso del efectivo. Ejemplo I.8. Uso de la

nota de crdito de caja. Cuando la empresa ha vendido mercancas a crdito y por cualquier

causa el cliente le devuelve a la empresa parte de esa venta. La empresa vendedora emite

una nota de crdito al cliente para informarle que su cuenta ha disminuido. Las notas de

crdito de caja, tambin se pueden originar por descuentos otorgados a los clientes cuando

cancelan las facturas antes del vencimiento.