podręcznik użytkownika - moduł pa - uniwersytet … · web viewsystem sap wymaga zameldowania...

document.docx, 2015-06-17 19:47:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna

Strona 1/155

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaPodręcznik użytkownika obszaru FI – Rachunkowość zewnętrzna

Obszar biznesowy FI

Wersja 1.0

1


Strona 2/155

Spis TreściWdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania..........................................................................1

Podręcznik użytkownika obszaru FI – Rachunkowość zewnętrzna ............................1

1 Wstęp.................................................................................................................................................... 4

1.1 Ogólny opis modułu......................................................................................................................... 4

2 Informacje podstawowe................................................................................................................. 5

2.1 Meldowanie do systemu................................................................................................................. 52.2 Budowa strukturalna menu głównego......................................................................................62.2.1 Menu SAP................................................................................................................................................................. 62.2.2 Menu użytkownika..............................................................................................................................................7

2.3 Podstawowe funkcje menu głównego.......................................................................................82.3.1 Ikony menu głównego........................................................................................................................................82.3.2 Tworzenie ulubionych.......................................................................................................................................9

3 Transakcje modułu FI...................................................................................................................12

3.1 Uruchamianie transakcji............................................................................................................. 123.2 Znaczenie ikon................................................................................................................................ 12

4 Obsługa Kont KG............................................................................................................................. 14

4.1 Tworzenie konta KG...................................................................................................................... 144.2 Tworzenie konta KG z wzorcem................................................................................................194.3 Edycja konta KG.............................................................................................................................. 204.4 Blokowanie konta.......................................................................................................................... 204.5 Zaznaczenie do usunięcia konta KG.........................................................................................21

5 Obsługa kont dostawców.............................................................................................................23

5.1 Tworzenie dostawcy..................................................................................................................... 235.2 Zmiana dostawcy............................................................................................................................ 335.3 Blokowanie/odblokowywanie dostawcy..............................................................................355.4 Zaznaczenie do usunięcia konta dostawcy............................................................................39

6 Obsługa kont odbiorców............................................................................................................. 43

6.1 Tworzenie odbiorcy...................................................................................................................... 436.2 Zmiana odbiorcy............................................................................................................................ 526.3 Blokowanie/odblokowywanie odbiorcy...............................................................................546.4 Zaznaczenie do usunięcia konta odbiorcy.............................................................................58

7 Wprowadzanie wstępne dokumentów...................................................................................61

7.1 Dzienniki........................................................................................................................................... 617.1.1 Otwieranie dziennika.......................................................................................................................................617.1.2 Zmiana statusu dziennika na zatwierdzony..........................................................................................627.1.3 Zmiana statusu dziennika na Zamknięty.................................................................................................64

2


Strona 3/155

7.2 Przygotowanie ustawień dla użytkownika w ramach wstępnego wprowadzania dokumentów.................................................................................................................................................. 657.3 Wstępne wprowadzanie dokumentu KG...............................................................................657.4 Wstępne wprowadzanie faktury sprzedaży.........................................................................687.5 Wstępne wprowadzanie faktury zakupu (FI).......................................................................727.6 Wstępne wprowadzanie ogólne dokumentu........................................................................75

8 Księgowanie wstępnie wprowadzonych dokumentów.....................................................81

8.1 Uruchamianie transakcji............................................................................................................. 818.2 Dostosowywanie układu............................................................................................................. 828.3 Księgowanie wstępnie wprowadzonego dokumentu........................................................85

9 Program automatycznych płatności........................................................................................89

9.1 Wprowadzenie parametrów wyszukiwania.........................................................................899.2 Uruchomienie propozycji płatności........................................................................................929.3 Edycja propozycji płatności........................................................................................................939.4 Uruchamianie przebiegu płatności..........................................................................................99

10 Wyciągi bankowe.........................................................................................................................104

10.1 Import wyciągu bankowego z pliku......................................................................................10410.2 Ręczne oraz wstępne wprowadzanie wyciągu bankowego..........................................10610.3 Dalsze przetwarzanie oraz księgowanie wyciągu............................................................115

11 Księgowanie ujemne niewpływające na obroty................................................................121

12 Wycofanie rozliczenia pozycji – transakcja FBRA............................................................122

13 Stornowanie dokumentów księgowych...............................................................................130

13.1 Weryfikacja stornowanego dokumentu – transakcja FBL1N.......................................13013.2 Stornowanie dokumentu.......................................................................................................... 13113.3 Wyświetlenie dokumentu po wystornowaniu..................................................................133

3


Strona 4/155

1 Wstęp

1.1 Ogólny opis modułu

Podręcznik - moduł FI ma na celu pomóc użytkownikom końcowym w pracy z systemem SAP ERP w ramach modułu FI – Rachunkowość zewnętrzna.

4


Strona 5/155

2 Informacje podstawowe

2.1 Meldowanie do systemu

System SAP wymaga zameldowania użytkownika - potrzebny jest w tym celu login i hasło.Każda osoba pracująca w systemie musi mieć swojego użytkownika (swój login). Niedopuszczalna jest praca na nie swoim użytkowniku.Aby uruchomić system należy dwukrotnie kliknąć na ikonę SAP - powinna być na pulpicie komputera:

Otworzy się okno z dostępnymi systemami:

Należy wybrać odpowiedni system i wcisnąć przycisk "Meldowanie". Otworzy się okno meldowania:

5


Strona 6/155

Należy podać numer Mandanta, nazwę swojego użytkownika oraz swoje hasło - przy pierwszym meldowaniu system poprosi o podanie własnego hasła i jego potwierdzenie.Mandant jest wskaźnikiem rozróżniającym przeznaczenie systemu oraz dane. Najczęściej wyróżnia się następujące mandanty:

Deweloperski - system rozwojowy, na nim wykonywana jest konfiguracja systemu

Testowy - służy do przeprowadzania testów Produkcyjny - system docelowy, na tym systemie się pracuje, zawiera

rzeczywiste dane pracownikówPola język nie trzeba uzupełniać - system jest domyślnie ustawiony na PL - czyli polski, gdyby zaistniała potrzeba zalogowania się do systemu w innym języku, np. angielskim, w polu język należy podać EN.Po wpisaniu wszystkich niezbędnych danych należy wcisnąć enter lub kliknąć

ikonę (Kontynuacja).

2.2 Budowa strukturalna menu głównego

Po zalogowaniu do systemu otwiera się menu, które ma formę drzewa. Zagadnienia pogrupowane są wg obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa i systemu SAP.Użytkownik może używać menu SAP lub menu, jakie ma przypisane w roli. W tym celu może się przełączać pomiędzy standardowym menu lub menu użytkownika za pomocą przycisków:

2.2.1 Menu SAP

Menu SAP – znajduje się pod przyciskiem

6


Strona 7/155

Menu SAP podzielone jest wg głównych komponentów systemu:

Użytkownik FI porusza się w ramach „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa”

2.2.2 Menu użytkownika

Menu użytkownika – znajduje się pod przyciskiem Menu użytkownika wynika z przypisanych jemu ról. Role natomiast określają uprawnienia nadane użytkownikowi. Menu użytkownika może wyglądać różnie w zależności od tego, jakie role są przypisane użytkownikowi systemu. Jeżeli w roli nie zostało określone menu dla użytkownika, to przypisanie takiej roli nie nada menu, ale nada zawarte w niej uprawnienia.Zazwyczaj menu użytkownika ogranicza ilość wyświetlanych w menu opcji do zakresu, w jakim powinien poruszać się użytkownik zgodnie z przypisaną

7


Strona 8/155

rolą/rolami i tak np. dla użytkownika, któremu zostanie przypisana rola tworzenia dostawców wygląda tak:

Każda grupa zagadnień jest podzielona na mniejsze obszary zgodnie z ich specyfiką. Te z kolei dzielą się dalej, aż do poziomu transakcji, czyli operacji systemu wywołującej określony program.

8


Strona 9/155

2.3 Podstawowe funkcje menu głównego

2.3.1 Ikony menu głównego

Menu główne:

- przycisk "kontynuacja" - można go stosować zamiast klawisza Enter

- okno transakcji - miejsce, w którym podaje się nazwę transakcji, która ma zostać uruchomiona

- przycisk "odmeldowanie" - zakończenie pracy z SAP

- przycisk "szukanie" - pozwala wyszukać w drzewie ciąg znaków

- przycisk "kontynuacja szukania" - wyszukuje kolejne pozycje dla szukanego ciągu znaków

- przycisk "pierwsza strona" - powrót do pierwszej strony

- przycisk "poprzednia strona" - powrót do poprzedniej strony (jedna w górę)

- przycisk "następna strona" - przejście do kolejnej strony (jedna w dół)

- przycisk "ostatnia strona" - przejście do ostatniej strony

- przycisk "generowanie nowej sesji" - otwiera kolejne okno SAP

- przycisk "tworzy skrót" - tworzy skrót do logowania do systemu

- przycisk "dostosowanie lokalnego układu" - pozwala na osobiste ustawienia wyglądu systemu - zmianę czcionki, rozmiaru czcionki, włączenie/wyłączenie dźwięków

2.3.2 Tworzenie ulubionych

Każdy użytkownik może sobie sam utworzyć swoje menu, zgodnie ze swoimi potrzebami i nie musi korzystać z menu użytkownika, czy menu roli. Swoje menu może utworzyć w folderze „Ulubione” nad menu użytkownika, czy menu SAP:

9


Strona 10/155

Ulubione to zbiór transakcji najczęściej używanych przez użytkownika. Ulubione można grupować w katalogi lub korzystać z listy transakcji ulubionych niepogrupowanej.W górnym menu należy wybrać Ulubione i kliknąć Wstawianie transakcji:

10

Nazwa transakcji

Zatwierdzenie


Strona 11/155

Dodano transakcję bezpośrednio do ulubionych.

Można również utworzyć katalog, w którym transakcje będą pogrupowane. W górnym menu należy wybrać Ulubione i kliknąć Wstawianie foldera:

Dodano folder Dostawcy do ulubionych.Aby w folderze Dostawcy dodać transakcje wystarczy na nim stanąć i dodać transakcje do ulubionych. Analogicznie można utworzyć w folderze Dostawcy inne podfoldery.

11

Własna nazwa foldera

Zatwierdzenie


Strona 12/155

3 Transakcje modułu FI

Transakcje wykorzystywane w module FI dzielą się na: Transakcje dialogowe Transakcje uruchamiające programy/raporty

Transakcje dialogowe służą do rejestracji danych w typach informacji.

Transakcje raportowe służą do uruchomienia programów lub raportów.

3.1 Uruchamianie transakcji

Uruchomienie wybranej transakcji może wykonać na kilka sposobów: wybór szukanej transakcji z drzewa - należy odnaleźć szukaną transakcję

w drzewie menu i poprzez dwukrotne kliknięcie uruchomić wpisanie nazwy technicznej transakcji w oknie górnego menu wybór szukanej transakcji z listy ulubionych

3.2 Znaczenie ikon

- Przycisk Tworzenie Tworzy nowy rekord (zapamiętywana jest historia zmian).

- Przycisk ZmianaZmienia dane - służy do poprawiania istniejącego rekordu bez tworzenia nowego. Gdy rekord infotypu jest zmieniany jego historia nie jest aktualizowana

- Przycisk KopiowanieFunkcja kopiowania umożliwia tworzenie nowych rekordów, które są zawarte w historii infotypu. Po użyciu tej funkcji, system wyświetli obecnie obowiązujące

12


Strona 13/155

dane do nadpisania, podczas gdy funkcja utwórz wyświetla pusty ekran do wprowadzenia danych.

- Przycisk WyświetlanieTa funkcja umożliwia obejrzenie infotypu dotyczącego danego pracownika

- Przycisk PrzeglądFunkcja ta umożliwia obejrzenie historycznych danych w jednym infotypie odnoszących się do pojedynczego pracownika

- Przycisk EnterPrzycisk ten należy zawsze użyć przed zapamiętaniem danych. Pozwala on na sprawdzenie poprawności i spójności wprowadzonych danych

- Przycisk UsuńFunkcja usuń pozwala na wykasowanie rekordów istniejącego infotypu z bazy danych. Poprzedni rekord zostaje automatycznie rozszerzony do 31.12.9999

- Przycisk ZapamiętaniePrzycisk ten należy zawsze użyć, jeżeli wprowadzone informacje mają zostać zapamiętane

- Przycisk Poprzedni/ Następny rekordFunkcja ta pozwala na przeglądanie kolejnych wpisów w infotypach. Przy zdarzeniach kadrowych funkcja pozwala na przejście do poprzedniego/ następnego infotypu

- Przyciski Powrót, Koniec, ZaniechaniePrzyciski te pozwalają na zaniechanie aktualnie wykonywanej czynności

- Przycisk WykonaniePrzycisk ten uruchamia zdarzenie kadrowe, w raportowaniu uruchamia wykonanie raportu.

13


Strona 14/155

4 Obsługa Kont KG

W systemie SAP możliwe jest zdefiniowanie wielu planów kont. Na potrzeby Uniwersytetu Warszawskiego zdefiniowano plan kont PKUW jest to dziesięcioznakowy plan kont. Oznacza to, że każde konto musi mieć 10 znaków. W systemie w ramach planu kont może istnieć tylko jedno konto o unikatowym numerze.

4.1 Tworzenie konta KGAby utworzyć konto w systemie należy użyć transakcji FS00 „Rachunkowość”

„Rachunkowość finansowa” „Księga główna” „Dane podstawowe”

„Konta KG” „Przetwarzanie pojedyncze” „Centralnie”

###############Wklej screen z wypełnionymi wartościami####################

14


Strona 15/155

Zakładka „Typ/Oznaczenie”:

Nazwa pola Przykładowa wartość KomentarzKonto KG 70002000001 Numer konta KGGrupa konta 7100 Przychody

(x) zaznaczenie:Konto wynikowe/bilansowe

Grupa konta określa rodzaj konta:- konto wynikowe- konto bilansowe.

W przypadku kont bilansowych saldo jest przenoszone na to samo konto.

15


Strona 16/155

W przypadku kont wynikowych saldo jest transferowane na konto przeniesienia wyniku, a na koncie wynikowym ustawiana jest wartość zero.

Krótki tekst Dotacja Biura Uzaw.2 Opis: 20 znakówOpis konta KG Dotacja Biura

Uznaw.wykszt.Opis: 50 znaków

UWAGA!! Nie wypełniamy pól Obszar funkcjonalny i Spółka partnerska.

Zakładka „Dane Sterowania”Nazwa pola Przykładowa

wartośćKomentarz

Waluta konta PLN Jeżeli waluta konta nie jest walutą JG (= PLN) to księgowania możliwe są wyłącznie w walucie konta. Wykorzystywane jest to

16


Strona 17/155

np. przy kontach do obsługi walutowych kont bankowych.

Tylko salda w walucie krajowej

(x) zaznaczenie

Zaznaczenie pola "Tylko salda w walucie krajowej" powoduje, że system nie przechowuje sald w walucie dokumentu i naliczenie różnic kursowych nie jest wówczas możliwe. Wykorzystywane np. do kont rozliczenia zakupu.

Kategoria podatku + (tylko podatek naliczony)

Kategoria podatku VAT charakterystyczna dla danego konta KG. W tym polu wprowadź kod podatku VAT, jaki będzie używany do księgowania na to konto

Dla kont podatkowych wprowadź:< - dla kont podatku naliczonego, np 2230000000> - dla kont podatku należnego, np. 2220000000

Dla pozostałych kont do wyboru:[-] dozwolone księgowanie tylko podatku naliczonego [+] dozwolony tylko podatek należny[*] wszystkie podatki dozwolone11 – księgowanie możliwe tylko z kodem podatku 11 12 – księgowanie możliwe tylko z kodem podatku 12(…)Wybór konkretnego kodu podatku powoduje, że księgowanie możliwe jest tylko z danym kodem.

Dozwolone księg. bez podatku

Znacznik umożliwiający księgowanie operacji gospodarczych na danym koncie bez podatku VAT.

Konto zb. dla rodzaju konta

Wpis w tym polu oznacza, iż dane konto jest kontem zbiorczym dla kont ksiąg pomocniczych: Majątku trwałego, Odbiorców i Dostawców. Podpowiedź klawisz F4.

Obsługa nierozliczonych pozycji

Wpis w tym polu oznacza, iż na koncie możliwe jest zarządzanie nierozliczonymi pozycjami pojedynczymi (rozliczanie). Pole jest polem opcjonalnym.

Wyświetlanie pojed. pozycji

Znacznik umożliwiający wyświetlanie pozycji pojedynczych na danym koncie. Znacznik nie powinien być włączany dla kont obsługiwanych przez księgi

17


Strona 18/155

pomocnicze np. kont zobowiązań i należności.

Klucz sortowania Klucz (sposób) sortowania pozycji pojedynczych dla wyświetlania dokumentów zaksięgowanych na koncie KG. Wybór klucz sortowania decyduje o wartości która pojawia się automatycznie w polu „Przypisanie” w zapisie pojedynczym na tym koncie. Np. wartość z pola Referencja, Data księgowania, Numer osobowy

Pozostałe pola w tej zakładce nie są wypełniane (w przypadku jednostki gospodarczej UW01).

Zakładka „Wprowadz./Bank/Odset”

18


Strona 19/155

Nazwa pola Wartość KomentarzGrupa statusów pola

G001 Pole steruje tym, które pola wyświetlą się na ekranie dekretacji oraz czy wpis w nich będzie opcjonalny, czy obowiązkowy.

Tylko księgowania automatyczne

_/x (zaznaczenie lub brak)

Zaznaczenie pola ”Tylko księgowania automatyczne” powoduje, że ręczne księgowania nie są możliwe.Zaznaczane dla kont z obszaru MM. (np. konta magazynowe)

Wprowadzone dane zapisujemy za pomocą przycisku „Zapamiętanie”.

19


Strona 20/155

4.2 Tworzenie konta KG z wzorcemW wielu przypadkach wygodną praktyką jest tworzenie konta KG z wzorcem. Wykorzystujemy wówczas istniejące konto jako wzorzec dla nowotworzonego konta.

W tym celu w transakcji FS00 wybieramy przycisk Następnie wskazujemy konto wzorcowe.

Po zatwierdzeniu wszystkie dane konta zostają skopiowane do nowego konta. Należy wówczas w miarę potrzeby zmienić istniejące dane i zapisać nowe konto. Zapis odbywa się za pomocą klawisza „Zapamiętanie”.

4.3 Edycja konta KGW istniejącym koncie możliwe jest wykonanie zmian. Zakres zmian jest ściśle związany z tym czy na danym koncie istnieją zapisy księgowe. W przypadku jeśli zmiany konta są niemożliwe wówczas system wyświetla komunikat błędu i nie dopuszcza do wprowadzenia zmian. Dane opisowe konta zawsze można zmienić.

Aby wyedytować konto należy wybrać przycisk „Zmiana” . Istniejące konto otwiera się w trybie zmiany. Zmiany zapisujemy klawiszem „Zapamiętanie”.

4.4 Blokowanie kontaJeśli dane konto ma być w przyszłości zablokowane do księgowania, a były już na nim zaksięgowane zapisy należy je zablokować do księgowania.

Blokowanie konta odbywa się za pomocą klawisza „Blokowanie”

20


Strona 21/155

Dla konta wybieramy poziom blokowania

I zatwierdzamy klawiszem „Zapamiętanie”.

4.5 Zaznaczenie do usunięcia konta KG

Jeżeli istnieje potrzeba usunięcia konta, a na koncie nie było księgowań wówczas możliwe jest usunięcie konta.Konto zaznaczamy do usunięcia za pomocą klawisza „Ustaw. Znacznika usuw”

21


Strona 22/155

Wybieramy poziom usuwania

I zatwierdzamy klawiszem „Zapamiętanie”.

UWAGAKonto takie nie zostanie usunięte z systemu. Ostateczne usunięcie konta odbywa się za pomocą transakcji OBR2Transakcja ta jest wykorzystywana przez administratora.

22

Konto Microsoft, 4.05.2015,

Dodać uwagę że tylko dla administratora


Strona 23/155

5 Obsługa kont dostawcówProwadzone procesy zakupowe lub rozrachunkowe (podatki, delegacje i inne) będą wymagały utrzymywanie scentralizowanej bazy dostawców. Do bazy dostawców będą wprowadzani nowi dostawcy od których będą nabywane dobra materialne lub usługi, pracownicy, podmioty publicznoprawne, podmioty finansujące realizacje projektów itd. Każdy dostawca powinien być wprowadzany do bazy jednorazowo w zakresie informacyjnym zależnym od charakteru dostawcy. Dane podstawowe dostawców składają się z trzech części:

części danych wspólnych dla wszystkich jednostek gospodarczych zawierających adres, identyfikację podatkową (NIP krajowy i NIP zagraniczny) oraz dane bankowe;

części danych zależnych od jednostki gospodarczej zawierających między innymi dane dla programu monitowania, konto zbiorcze, domyślny warunek płatności (dla dokumentów księgowanych bezpośrednio w FI ) oraz dane korespondencyjne;

części danych obszaru zaopatrzenia (wglądy MM); Każdy rekord danych podstawowych dostawcy musi być założony w

określonej grupie dostawców. W momencie tworzenia rekordu system wymusza podanie takiej grupy.

Podstawowe właściwości grupy to: możliwość przypisania osobnych zakresów numerów do poszczególnych

grup; możliwość używania kodu grupy, jako jednego z kryteriów ograniczeń dla

wszelkiego rodzaju raportów na dostawcach; możliwość zdefiniowania innych statusów pól dla poszczególnych

wglądów w zależności od grupy, w której dany dostawca jest zakładany.

5.1 Tworzenie dostawcyJeżeli w bazie danych nie istnieje dostawca należy stworzyć nową kartotekę dostawcy. Odbywa się to za pomocą transakcji FK01 „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Dostawcy” „Dane podstawowe” „Tworzenie”

23


Strona 24/155

Po uruchomieniu transakcji decydujemy do jakiej grupy kont ma należeć dostawca:W poniższej tabeli zawarte zostały szczegóły dla grup kont:

Kod Konto NumeracjaDKRA Dostawcy

krajowi2010000000

1000001…1999999

DZAG Dostawcy zagraniczni

20320000002000001…2999999

DKIP Pracownicy 2342000000 Numeracja zgodna z numeracją w systemie kadrowym

DFIZ Osoby fizyczne 2342000000 Numeracja automatyczna9000001…9999999(liczba znaków zależna od OBSP – o jeden więcej znak niż w systemie kadrowym)

24


Strona 25/155

DWEW Dostawcy wewnętrzni

2712000000

DJED Dostawcy jednorazowi

2010000000

DPOW Dostawcy powiązani

2011000000 3000001…3999999

UWAGAMożliwe jest utworzenie dostawcy za pomocą wzorca. W tym celu podajemy nr istniejącego dostawcy w dolnej części ekranu. Wówczas dane istniejącego dostawcy zostaną skopiowane do nowej kartoteki. Wszystkie skopiowane dane można zmienić.

W zakładce Dostawca: Tworzenie Adres uzupełniamy dane adresowe.

Nazwa pola Wartość KomentarzNazwa* Drutex sp. z o.o. Nazwa kontrahenta - pełnaSzukany ciąg znak1/2

Drutex Nazwa/skrót nazwy, po którym można wyszukać kontrahenta (np. dla PKP dla Polskich Kolei Państwowych)

Ulica/nr domu ul. Złota 27Kod 61-150 Poznań

25


Strona 26/155

pocztowy/miejscKraj* PLWoj. WLK

*) pole wymagane

Do kolejnej zakładki przechodzimy za pomocą klawisza „Następny ekran”

26


Strona 27/155

W zakładce „Dostawca Tworzenie: Sterowanie” uzupełniamy – nr istniejącego odbiorcy (jeśli istnieje odpowiedni odbiorca), Dane o NIP:

Nazwa pola Wartość przykładowa

Komentarz

Odbiorca 1000000015 Numer kartoteki odbiorcy, który jest powiązany z dostawcą

Spółka partnerska* Pole jest obligatoryjne dla grupy Odbiorcy powiązani.Podczas księgowania dokumentu na dostawcy lub odbiorcy nie potrzeba wprowadzać kodu spółki partnerskiej, ponieważ będzie ono kopiowane z tego pola.

Numer podatku 1 7791280229 NIP dla polskich kontrahentówNr ID podatku VAT Numer podatku VAT dla

kontrahentów posiadających nr VAT UE

Tryb rozwiązania umowy*

G1 Klucz branży stosowany do raportu Rb-N/Rb-Z

27


Strona 28/155

Do kolejnej zakładki przechodzimy za pomocą klawisza „Następny ekran” W zakładce „Dostawca Tworzenie: Obrót płatniczy” uzupełniamy nr konta bankowego.


Komentarz

Kraj PL Pierwsze znaki z IBANNumer banku 116022202 Numer banku – w przypadku

polskich numerów bankowych jest to 8 znaków

Konto bankowe 1111111111111111

Numer konta bankowego – w przypadku polskich numerów bankowych ostatnie 16 cyfr z numeru konta.

KK 88 Cyfra kontrolna z IBAN.W przypadku polskich numerów bankowych 2 pierwsze cyfry po

28


Strona 29/155

kodu kraju.Typ Banku 1 Jeżeli kontrahent ma kilka kont,

zalecane jest aby konta numerować – wówczas podczas księgowania faktury można dokonać wyboru konta bankowego na które należy dokonać przelew.

UWAGADo jednego dostawcy można przypisać więcej niż jedno konto bankowe.

Dla kont bankowych, które posiadają IBAN, istnieje możliwość wygenerowania/podziału numeru konta na podstawie numeru IBAN.

Aby dokonać podziału numeru IBAN należy kliknąć przycisk (wiersz w kolumnie IBAN)

Wówczas wyświetlone zostanie okno dialogowe, w której można skonwertować IBAN:

c

Po wprowadzeniu numeru IBAN (używając ikony ) można wprowadzić cały numer IBAN, bez podziału na pola z mniejszą ilością znaków) należy użyć przycisku:

29


Strona 30/155

Wówczas konwersja na numer banku oraz numer konta i cyfrę kontrolną nastąpi automatycznie.


30


Strona 31/155

W zakładce „Dostawca Tworzenie: Obsługa kont Księgowość” określamy konto zbiorcze (konto syntetyczne) na którym będą się księgować rozrachunki z Dostawcą, klucz sortowania


Komentarz

Konto zbiorcze* 2000000000 Numer konta rozrachunkowego – patrz tabela na początku rozdziału 6.1.

Klucz sortowania* 009 Klucz sortowania decyduje jakimi wartościami jest wypełniane pole „Przypisanie” w zapisach księgowych – pole to jest używane do łatwego wyszukiwania odpowiednich zapisów. Informacja w polu przypisanie wykorzystywana jest również do automatycznego rozliczania dokumentów.

Dla dostawców klucz sortowania to 009.

Stary nr konta Numer konta kontrahenta w starym systemie

Numer osobowy Numer osobowy uzupełniany jest automatycznie dla kont pracowników w grupie DKIP

*) – pole obowiązkowe

31


Strona 32/155


32


Strona 33/155

W zakładce „Dostawca Tworzenie: Obrót płatniczy Księgowość” określamy domyślne warunki i formy płatności


Komentarz

Warunek płatności* ZP60 Warunki płatności określają datę płatności wystawionej faktury.

Forma płatności* E Określa w jaki sposób dokonywana jest płatność.np:E – przelew elektroniczny krajowyS – przelew elektr. w walucie EURW – przelew elektr w pozostałych walutach

Rozliczenie z odbiorcą

Pole to pojawia się na ekranie, jeśli w danych ogólnych (ekran Dane Sterowania) wprowadzono numer konta odbiorcy.Zaznaczenie tego pola umożliwia wykonania kompensat należności i zobow.

Blok. Płatności Brak wpisu w tym polu oznacza, że płatności nie są blokowane.Jeżeli płatność ma być zablokowana – np. ze względu na zajęcie komornicze, należy zablokować płatność (K – Zajęcie komornicze)

*) pole obowiązkowe

33


Strona 34/155

Nowego Dostawcę zapisujemy klawiszem „Zapamiętanie”.

Pojawi się komunikat

UWAGAJeśli podczas zapisu pojawię się błędy pojawi się komunikat błędu np.

Wówczas należy poprawić błędy i ponowić zapis.

5.2 Zmiana dostawcyJeżeli zachodzi potrzeba zmiany parametrów dostawcy należy skorzystać z transakcji FK02 „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Dostawcy” „Dane podstawowe” „Zmiana”Wyszukiwanie dostawcyPo otwarciu ekranu początkowego wybieramy właściwy numer dostawcy.

34


Strona 35/155

Odbywa się to najczęściej za pomocą wyszukiwania. Po naciśnięciu przycisku

otwiera się ekran selekcji.

35


Strona 36/155

Ekran selekcji składa się z kilku zakładek w których są pogrupowane pola wg których można wyszukać dostawcę.Wprowadzamy kryterium wyszukiwania.

I naciskamy przycisk Otwiera się lista Dostawców spełniających podane kryteria.

36


Strona 37/155

Wybór zatwierdzamy przyciskiem

Następnie na ekranie początkowym wybieramy jakie zakładki mają być edytowane.

W istniejącym dostawy możliwe jest wykonanie zmian. Zakres zmian jest ściśle związany z tym czy na danym koncie dostawcy istnieją zapisy księgowe. W przypadku jeśli zmiany konta są niemożliwe wówczas system wyświetla

37


Strona 38/155

komunikat błędu i nie dopuszcza do wprowadzenia zmian. Dane opisowe konta dostawcy zawsze można zmienić.Zmiany zapisujemy klawiszem „Zapamiętanie”.

5.3 Blokowanie/odblokowywanie dostawcyKażdy nowoutworzony dostawca jest zablokowany do księgowania. Aby go odblokować należy skorzystać z transakcji FK05 „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Dostawcy” „Dane podstawowe” „Blokowanie / Odblokowanie”. Transakcja ta służy również do zablokowania dostawcy do dalszych księgowań.

Wyszukiwanie dostawcyPo otwarciu ekranu początkowego wybieramy właściwy numer dostawcy.



38


Strona 39/155



39


Strona 40/155


Po zatwierdzeniu Dostawcy wybieramy poziom blokady, bądź odblokowujemy dostawcę.

40


Strona 41/155

Zmiany zapisujemy klawiszem „Zapamiętanie”.

5.4 Zaznaczenie do usunięcia konta dostawcy

Jeżeli istnieje potrzeba usunięcia konta dostawcy, a na koncie nie było księgowań wówczas możliwe jest usunięcie konta. Odbywa się to za pomocą transakcji FK06 „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Dostawcy” „Dane podstawowe” „Zaznaczenie do usuwania”.Wyszukiwanie dostawcyPo otwarciu ekranu początkowego wybieramy właściwy numer dostawcy.

41


Strona 42/155



42


Strona 43/155



43


Strona 44/155


Po zatwierdzeniu wybieramy poziom usunięcia.

44


Strona 45/155


UWAGAKonto dostawcy nie zostanie usunięte z systemu. Ostateczne usunięcie konta odbywa się za pomocą transakcji OBR2.Transakcja ta jest wykorzystywana przez administratora.

45


Strona 46/155

6 Obsługa kont odbiorcówProwadzone procesy sprzedaży będą wymagały utrzymywanie scentralizowanej bazy odbiorców. Do bazy odbiorców będą wprowadzani nowi odbiorcy, dla których będzie realizowana sprzedaż. Każdy odbiorca powinien być wprowadzany do bazy jednorazowo w zakresie informacyjnym zależnym od charakteru odbiorcy. Dane podstawowe odbiorców składają się z trzech części:

części danych wspólnych dla wszystkich jednostek gospodarczych zawierających adres, identyfikację podatkową (NIP krajowy i NIP zagraniczny) oraz dane bankowe;

części danych zależnych od jednostki gospodarczej, zawierających między innymi dane dla programu monitowania, konto zbiorcze, domyślny warunek płatności (dla dokumentów księgowanych bezpośrednio w FI ) oraz dane korespondencyjne;

części danych obszaru zbytu zawierających między innymi klasyfikację podatkową, domyślny warunek płatności (dla dokumentów księgowanych z SD), schemat kalkulacji cen oraz role partnera.

Każdy rekord danych podstawowych odbiorcy musi być założony w określonej grupie odbiorców. W momencie tworzenia rekordu system wymusza podanie takiej grupy. Podstawowe właściwości grupy to:

możliwość przypisania osobnych zakresów numerów do poszczególnych grup;

możliwość używania kodu grupy, jako jednego z kryteriów ograniczeń dla wszelkiego rodzaju raportów na odbiorcach; możliwość zdefiniowania innych statusów pól dla poszczególnych wglądów w zależności od grupy, w której dany odbiorca jest zakładany.

6.1 Tworzenie odbiorcyJeżeli w bazie danych nie istnieje odbiorca należy stworzyć nową kartotekę odbiorcy. Odbywa się to za pomocą transakcji FD01 „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Odbiorcy” „Dane podstawowe” „Tworzenie”

46


Strona 47/155

Poniższa tabela przedstawia kody grup wraz z oznaczeniem, zakresem numeracji w którym tworzona jest kartoteka odbiorcy oraz numerem konta zbiorczego

Kod Konto NumeracjaOKRA Odbiorcy krajowi 20000000

00 1000001…1999999

OZAG Odbiorcy zagraniczni 20310000002000001…2999999

OKIP Pracownicy 2340000000

Numeracja zgodna z numeracją w systemie kadrowym

OFIZ Osoby fizyczne 2340000000

Numeracja automatyczna9000001…9999999(liczba znaków zależna od OBSP – o jeden więcej znak niż w systemie kadrowym)

OWEW Odbiorcy wewnętrzni 2711000000

Odbiorcy będą mieli nadane numery zgodne z właściwym Działem Gospodarczym

OJED Odbiorcy jednorazowi 2000000000

OPOW Odbiorcy powiązani 2000000000

1000001…1999999

Po uruchomieniu transakcji decydujemy do jakiej grupy kont ma należeć odbiorca

47


Strona 48/155

UWAGAMożliwe jest utworzenie odbiorcy za pomocą wzorca. W tym celu podajemy nr istniejącego odbiorcy w dolnej części ekranu. Wówczas dane istniejącego odbiorcy zostaną skopiowane do nowej kartoteki. Wszystkie skopiowane dane można zmienić.

W zakładce „Adres” uzupełniamy dane adresowe.Nazwa pola Wartość KomentarzNazwa* Drutex sp. z o.o. Nazwa kontrahenta - pełnaSzukany ciąg znak1/2

Drutex Nazwa/skrót nazwy, po którym można wyszukać kontrahenta (np. dla PKP dla Polskich Kolei Państwowych)

Ulica/nr domu ul. Złota 27Kod pocztowy/miejsc

61-150 Poznań

Kraj* PLWoj. WLK

*) pola obowiązkowe

48


Strona 49/155

Zakładka „Dane sterowania”


Komentarz

Dostawca 1000000015 Numer kartoteki dostawcy, który jest powiązany z odbiorcą

Spółka partnerska* Pole jest obligatoryjne dla grupy Odbiorcy powiązani.Podczas księgowania dokumentu na dostawcy lub odbiorcy nie potrzeba wprowadzać kodu spółki partnerskiej, ponieważ będzie ono kopiowane z tego pola.

Tryb rozwiązania umowy*

G1 Klucz branży stosowany do raportu Rb-N/Rb-Z

49


Strona 50/155

Numer podatku 1 7791280229 NIP dla kontrahentów polskichNumer podatku 2* Pole obowiązkowe w grupie

OFIZ.W polu tym wprowadzany jest numer PESEL.

Nr ID podatku VAT Numer podatku VAT dla kontrahentów posiadających nr VAT UE


Pozostałe pola nie są wykorzystywane.

UWAGAJeżeli kontrahent jest jednocześnie dostawcą i odbiorcą, należy utworzyć kartotekę dostawcy oraz odbiorcy, a następnie je ze sobą wzajemnie powiązać.W tym celu należy wprowadzić numer dostawcy w polu Dostawca (numer automatycznie zostanie zaktualizowany w kartotece dostawcy w polu Odbiorca (zakładka Sterowanie)

Aby móc wykonywać kompensatę należności z zobowiązaniami, należy zaznaczyć pole Rozlicz.z dostawcą w zakładce Obrót płatniczy w kartotece odbiorcy ORAZ Rozlicz z Odbiorcą w kartotece dostawcy.

50


Strona 51/155

W zakładce „Obrót płatniczy” uzupełniamy nr konta bankowego:


Komentarz

Kraj PL Pierwsze znaki z IBANNumer banku 116022202 Numer banku – w przypadku

polskich numerów bankowych jest to 8 znaków

Konto bankowe 1111111111111111

Numer konta bankowego – w przypadku polskich numerów bankowych ostatnie 16 cyfr z numeru konta.

KK 88 Cyfra kontrolna z IBAN.W przypadku polskich numerów bankowych 2 pierwsze cyfry po kodu kraju.

Typ Banku 1 Jeżeli kontrahent ma kilka kont, zalecane jest aby konta numerować – wówczas podczas księgowania faktury można dokonać wyboru konta bankowego na które należy dokonać przelew.

51


Strona 52/155

UWAGADo jednego odbiorcy można przypisać więcej niż jedno konto bankowe.

Do danych jednostki gospodarczej przechodzimy za pomocą przycisku

52


Strona 53/155

W zakładce „Obsługa konta” określamy:


Komentarz

Konto zbiorcze* 2000000000 Numer konta rozrachunkowego – patrz tabela na początku rozdziału 6.1.

Klucz sortowania 014 Klucz sortowania decyduje jakimi wartościami jest wypełniane pole „Przypisanie” w zapisach księgowych – pole to jest używane do łatwego wyszukiwania odpowiednich zapisów. Informacja w polu przypisanie wykorzystywana jest również do automatycznego rozliczania dokumentów.

Dla odbiorców klucz sortowania to 014. Pole Przypisanie uzupełniane jest o numer dokumentu z działu SD.

Wskaźnik odsetek* Obliczanie odsetek odbywa się na podstawie wprowadzonego wskaźnika.

Stary nr konta Numer konta kontrahenta w starym systemie

Ostatni dzień Wskazuje w którym dniu nastąpiło ostanie naliczanie odsetek. Pole to wypełniane jest automatycznie po wykonaniu przebiegu


53


Strona 54/155

W zakładce „Obrót płatniczy” określamy domyślne warunki i formy płatności Nazwa pola Wartość

przykładowaKomentarz

Warunek płatności* ZP60 Warunki płatności określają datę płatności wystawionej faktury.

Forma płatności Określa w jaki sposób dokonywana jest płatność.

Rozliczenie z dostawcą

Pole to pojawia się na ekranie, jeśli w danych ogólnych (zakładka Dane Sterowania) wprowadzono numer konta dostawcy.Zaznaczenie tego pola umożliwia wykonania kompensat należności i zobow.

Pozostałe pola nie są wykorzystywane w UW.

54


Strona 55/155

W zakładce „Korespondencja” uzupełniamy dane dotyczące procedury monitowania.


Komentarz

Proc. monit. 0001 Procedura, wg. której otwarte pozycje kontrahenta będą uwzględniane podczas procesu automatycznego monitowania

Blokada monitów Brak zaznaczenie powoduje, że monity zostaną utworzone w procesie monitowania. Jeżeli kontrahent ma być wykluczony z procesu monitowania, należy

55


Strona 56/155

wybrać blokadę.Ostatni monit Pole to uzupełniane jest

automatycznie po wykonaniu przebiegu monitowania.Oznacza datę ostatniego przebiegu

Poz. monitowania Pole to uzupełniane jest automatycznie po wykonaniu przebiegu monitowania.Oznacza poziom monitowania, jaki został osiągnięty podczas ostatniego przebiegu

Pozostałe pola nie są wykorzystywane.

Nowego Odbiorcę zapisujemy klawiszem „Zapamiętanie”.

56


Strona 57/155

Pojawi się komunikat

UWAGAJeśli podczas zapisu pojawię się błędy pojawi się komunikat błędu np.

Wówczas należy poprawić błędy i ponowić zapis.

6.2 Zmiana odbiorcyJeżeli zachodzi potrzeba zmiany parametrów odbiorcy należy skorzystać z transakcji FD02 „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Odbiorcy” „Dane podstawowe” „Zmiana”Wyszukiwanie odbiorcyPo otwarciu ekranu początkowego wybieramy właściwy numer odbiorcy.



57


Strona 58/155

Ekran selekcji składa się z kilku zakładek w których są pogrupowane pola wg których można wyszukać odbiorcę.Wprowadzamy kryterium wyszukiwania.

I naciskamy przycisk Otwiera się lista Odbiorców spełniających podane kryteria.

58


Strona 59/155


W istniejącym odbiorcy możliwe jest wykonanie zmian. Zakres zmian jest ściśle związany z tym czy na danym koncie odbiorcy istnieją zapisy księgowe. W przypadku jeśli zmiany konta są niemożliwe wówczas system wyświetla komunikat błędu i nie dopuszcza do wprowadzenia zmian. Dane opisowe konta odbiorcy zawsze można zmienić.Zmiany zapisujemy klawiszem „Zapamiętanie”.

6.3 Blokowanie/odblokowywanie odbiorcyKażdy nowoutworzony odbiorca jest zablokowany do księgowania. Aby go odblokować należy skorzystać z transakcji FD05 „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Odbiorcy” „Dane podstawowe” „Blokowanie / Odblokowanie”. Transakcja ta służy również do zablokowania odbiorcy do dalszych księgowań.

Wyszukiwanie odbiorcyPo otwarciu ekranu początkowego wybieramy właściwy numer odbiorcy.



59


Strona 60/155



60


Strona 61/155


Po zatwierdzeniu Odbiorcy wybieramy poziom blokady, bądź odblokowujemy odbiorcę.


61


Strona 62/155

6.4 Zaznaczenie do usunięcia konta odbiorcy

Jeżeli istnieje potrzeba usunięcia konta odbiorcy, a na koncie nie było księgowań wówczas możliwe jest usunięcie konta. Odbywa się to za pomocą transakcji FD06 „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Odbiorcy” „Dane podstawowe” „Zaznaczenie do usuwania”.

Wyszukiwanie odbiorcyPo otwarciu ekranu początkowego wybieramy właściwy numer odbiorcy.



62


Strona 63/155



63


Strona 64/155


Po zatwierdzeniu wybieramy poziom usunięcia.


UWAGAKonto odbiorcy nie zostanie usunięte z systemu. Ostateczne usunięcie konta odbywa się za pomocą transakcji OBR2.

64


Strona 65/155

Transakcja ta jest wykorzystywana przez administratora.

65


Strona 66/155

7 Wprowadzanie wstępne dokumentów

W koncepcji wdrożenia modułu FI przyjęto, że większość dokumentów będzie wprowadzana wstępnie na poziomie działów gospodarczych, a następnie księgowana w Kwesturze. Do wprowadzania wstępnego służą transakcje dwóch rodzajów – tak zwane transakcje jednoekranowe (Enjoy) oraz transakcje ogólne. Transakcje jednoekranowe służą do prostego wprowadzania dokumentów bezpośrednio na kontach KG. Występują trzy zasadnicze transakcje do wstępnego wprowadzania dokumentów w interfejsie Enjoy:„Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga główna” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne lub przetwarzanie dokumentu konta KG” – FV50 – transakcja odpowiada za księgowanie operacji bezpośrednio na kontach KG„Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Odbiorcy” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne” „Wstępne wprowadzania lub przetwarzanie faktury” – FV70 – transakcja odpowiada za wprowadzanie faktury sprzedaży w module FI

„Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Dostawcy” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne” „Wstępne wprowadzania lub przetwarzanie faktury” – FV60 – transakcja odpowiada za wprowadzanie faktury zakupu w module FI. W procesach nie przewiduje się tworzenia dokumentów zakupowych za pomocą modułu FI. Możliwe jednak będzie korzystanie z faktur tworzonych bezpośrednio w module FI.

7.1 Dzienniki W każdym dokumencie księgowym, w nagłówku niezbędne jest wprowadzenie identyfikacji tzw. dziennika. W każdym dokumencie źródłowym musi być podana informacja identyfikująca nr dziennika i przekazana do nagłówka dokumentu księgowego. Nr dziennika związany jest z działem gospodarczym / rodzajem dokumentu i kolejnym numerem. W dokumencie materiałowym wydań / przyjęć w momencie księgowania dokumentu materiałowego będzie tworzony kolejny numer dziennika.Na nagłówku wstępnie wprowadzonego dokumentu będzie wprowadzony nr dziennika.Właściwe działy gospodarcze zmieniają status dziennika na zatwierdzony i przekazują dokumenty do Kwestury celem weryfikacji zaksięgowania.Wyłącznie Kwestura może zmienić status dziennika na otwarty jeśli zachodzi konieczność np. uzupełnienia dokumentów.Po wpłynięciu do Kwestury wszystkich dokumentów ujętych w dzienniku dziennik zostaje zamknięty.Dziennik zamknięty/zaksięgowany nie będzie mógł być wybierany na nagłówku wprowadzanego dokumentu – nie będzie można utworzyć nowych dokumentów przypisanych do zamkniętego dziennika.

66


Strona 67/155

Po zamknięciu dziennika w Kwesturze następuje zaksięgowanie dokumentów.Informacja o numerze dziennika będzie zapisywana w nagłówku zaksięgowanego dokumentu, jak również w pozycjach pojedynczych.

7.1.1 Otwieranie dziennikaUruchamiamy transakcję ZFI_DZIENNIKI_ADD

W transakcji wybieramy określamy: Jednostkę gospodarczą, Dział gospodarczy, Rok obrotowy, Rodzaj dokumentu. Wybór zatwierdzamy przyciskiem

Pojawia się komunikat

7.1.2 Zmiana statusu dziennika na zatwierdzonyPo wprowadzeniu wszystkich dokumentów należy zmienić status dziennika na „Zatwierdzony”W tym celu uruchamiamy transakcję ZFI_DZIENNIKI

67


Strona 68/155

W transakcji wybieramy wybieramy „Wyświetlanie – Zmiana”I zmieniamy status Dziennika na „Zatwierdzony”

Zapisujemy zmianę za pomocą przycisku

68


Strona 69/155

Dane zostają zapamiętane.

7.1.3 Zmiana statusu dziennika na ZamkniętyPo zaksięgowaniu wszystkich dokumentów należy zmienić status dziennika na „Zamknięty”W tym celu uruchamiamy transakcję ZFI_DZIENNIKI

W transakcji wybieramy wybieramy „Wyświetlanie – Zmiana”

69


Strona 70/155

I zmieniamy status Dziennika na „Zatwierdzony”

Zapisujemy zmianę za pomocą przycisku Dane zostają zapamiętane.

7.2 Przygotowanie ustawień dla użytkownika w ramach wstępnego wprowadzania dokumentów

Po uruchomieniu „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga główna” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne lub przetwarzanie dokumentu konta KG” – FV50Wybieramy „Opcje przetwarzania”

Zaznaczamy pola:

Oraz wybieramy opcję:

Zapisujemy zmianę za pomocą przycisku Dane zostają zapamiętane.

7.3 Wstępne wprowadzanie dokumentu KGPo uruchomieniu „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga główna” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne lub przetwarzanie dokumentu konta KG” – FV50

70


Strona 71/155

Uzupełniamy dane nagłówka dokumentu”- Data dokumentu-Data księgowania-Kod waluty-Referencja-Tekst nagłówka dokumentu-Rodzaj dokumentu-Numer dziennika

Rozpoczynamy dekretację pierwszej pozycji dokumentu

71


Strona 72/155

Podajemy nr konta, stronę księgowania i kwotę.Po dwukrotnym wkliknięciu się w pozycję uzupełniamy szczegóły dotyczące pozycji. Szczegóły różnią się w zależności od dekretacji na konto

Wprowadzenie szczegółów pozycji zatwierdzamy przyciskiem Rozpoczynamy dekretację kolejnej pozycji

Po dwukrotnym wkliknięciu się w pozycję uzupełniamy szczegóły dotyczące pozycji. Szczegóły różnią się w zależności od dekretacji na konto

72


Strona 73/155

Wprowadzenie szczegółów pozycji zatwierdzamy przyciskiem

Po zakończeniu dekretacji dokumentu możemy zapisać wstępne dokument przez

wybór lub wybrać „Kompletne zapamiętanie”

W przypadku wyboru Zapamiętania (Przycisk ) system nie kontroluje poprawności wstępnie wprowadzonego dokumentu – można zapisać dokument nie bilansujący się, dokument na którym nie wypełniono wszystkich pól obowiązkowych (np. elementów dekretacji)

Wybór Kompletnego zapamiętania (Przycisk ) wywołuje kompletne sprawdzenie dokumentu – wywoływane są wszystkie kontrole jak podczas księgowania, jednak dokument nie zostaje zaksięgowany, a jedynie wstępnie zapisany w systemie.

Po zapisaniu dokumentu pojawia się komunikat

73


Strona 74/155

7.4 Wstępne wprowadzanie faktury sprzedażyPo uruchomieniu „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Odbiorcy” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne” „Wstępne wprowadzania lub przetwarzanie faktury” – FV70

Uzupełniamy dane nagłówka dokumentu”-Odbiorca-Data faktury-Data księgowania-Kod waluty-Referencja-Opis-Rodzaj dokumentu-Numer dziennika

74


Strona 75/155

W zakładce płatność uzupełniamy dane:-Warunek płatności-Forma płatności

Rozpoczynamy dekretację pozycji dokumentu

75


Strona 76/155

Podajemy nr konta, stronę księgowania, kwotę i kod VAT.Po dwukrotnym wkliknięciu się w pozycję uzupełniamy szczegóły dotyczące pozycji. Szczegóły różnią się w zależności od dekretacji na konto





76


Strona 77/155



7.5 Wstępne wprowadzanie faktury zakupu (FI)Po uruchomieniu „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Dostawcy” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne” „Wstępne wprowadzania lub przetwarzanie faktury” – FV60

Uzupełniamy dane nagłówka dokumentu”-Dostawca -Data faktury-Data księgowania-Kod waluty

77


Strona 78/155

-Referencja-Opis-Rodzaj dokumentu-Numer dziennika

W zakładce płatność uzupełniamy dane:-Warunek płatności-Forma płatności

Rozpoczynamy dekretację pozycji dokumentu

78


Strona 79/155

Podajemy nr konta, stronę księgowania, kwotę i kod VAT.Po dwukrotnym wkliknięciu się w pozycję uzupełniamy szczegóły dotyczące pozycji. Szczegóły różnią się w zależności od dekretacji na konto





79


Strona 80/155



7.6 Wstępne wprowadzanie ogólne dokumentu Po uruchomieniu „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga główna” „Księgowanie” „Ogólne wprowadzanie wstępne” F-65

Uzupełniamy dane nagłówka:Data dokumentuData księgowaniaRodzaj dokumentuReferencja

80


Strona 81/155

Tekst nagłówka dokumentuNr dziennikaA następnie przechodzimy do dekretacji pierwszej pozycji dokumentu. Dekretacja odbywa się przy pomocy tzw. Kodów księgowania. Kody decydują o stronie księgowania i księdze na której odbędzie się księgowanie (Księga główna, księgo pomocnicze – dostawcy, odbiorcy, majątek trwały)

Poniżej znajduje się lista kodów:Kod księgowania

Znaczenie Wn/Ma

Rodzaj konta Komentarz

Moduł Często wykorzystywana

01 Faktura Winien Odbiorca Dla faktur sprzedażowych

FI, SD X

02 Storno noty uznan.

Winien Odbiorca Storna faktur korygujących (pozycje

generowane automatycznie)

FI,SD X

03 Opłaty Winien Odbiorca Księgowanie ręczne

FI

04 Pozostałe należności

Winien Odbiorca Księgowanie ręczne

FI X

05 Płatność własna

Winien Odbiorca Zwrot nadpłaty, automatyczne w

przypadku elektronicznego wyciąguFI

06 Różnica w płatności

Winien Odbiorca dla częściowych rozliczeń (pozycje

generowane automatycznie)FI

07 Pozost. rozliczenia

Winien Odbiorca Ręcznie księgowane

FI

08 Rozlicz. płatności

Winien Odbiorca Pozycja tworzona automatyczne

FI

09 Oper.sp.odbiorcy/Wn

Winien Odbiorca Księgowanie na inne konto zbiorcze

(OS)FI X

11 Nota uznaniowa Ma Odbiorca Faktura korygująca

FI, SD X

12 Storno faktury Ma Odbiorca Storna (pozycje generowane

automatycznie)

FI,SD X

13 Storno opłat Ma Odbiorca Księgowanie automatyczne

FI

14Pozost. zobowiązania

Ma OdbiorcaKsięgowanie ręczne

FI X

15 Płatność obca Ma Odbiorca Księgowanie ręczne, automatyczne w

przypadku elektronicznego wyciąguFI

16 Różnica w płatności Ma Odbiorca dla częściowych rozliczeń (pozycje


17 Pozost. rozliczenia Ma Odbiorca Księgowanie ręczne

FI

18 Rozlicz. płatności Ma Odbiorca Księgowanie automatyczne

FI

81


Strona 82/155

19 Oper.sp.odbiorcy/Ma Ma Odbiorca Księgowanie na inne konto zbiorcze

(OS)FI X

21 Nota uznaniowa

Winien Dostawca Faktura korygująca

FI, MM

X

22 Storno faktury

Winien Dostawca Księgowanie automatyczne

FI,MM

X

24 Pozostałe należności

Winien Dostawca Księgowanie ręczne

FI X

25 Płatność własna

Winien Dostawca Księgowanie ręczne, automatyczne w

przypadku elektronicznego wyciągu FI

26 Różnica w płatności

Winien Dostawca dla częściowych rozliczeń (pozycje


27 Rozliczenie Winien Dostawca Automatyczne

FI

28 Rozlicz. płatności

Winien Dostawca Ręczne

FI

29 Oper.sp.dostawcy/Wn

Winien Dostawca Księgowanie na inne konto zbiorcze

(OS)FI X

31 Faktura Ma Dostawca Księgowanie faktury FI,MM

X

32 Storno noty uznan. Ma Dostawca Storna (pozycje generowane

automatycznie)

FI,MM

X

34Pozost. zobowiązania

Ma DostawcaKsięgowanie ręczne

FI X

35 Płatność obca Ma Dostawca Automatyczne w przypadku

elektronicznego wyciąguFI

36 Różnica w płatności Ma Dostawca dla częściowych rozliczeń (pozycjie


37 Pozost. rozliczenia Ma Dostawca Ręczne

FI

38 Rozlicz. płatności Ma Dostawca Automatyczne

FI

39 Oper.sp.dostawcy/Ma Ma Dostawca Księgowanie na inne konto zbiorcze

(OS)FI X

40 Księg. na str. 'Wn'

Winien

Konto Księgi Głównej

Możliwe automaty księgowe dla modułów SD,MM

FI,MM,SD

X

50 Księg. na str. 'Ma' Ma

Konto Księgi Głównej

Możliwe automaty księgowe dla modułów SD,MM

FI,MM,SD

X

70 Majątek trw. 'Wn'

Winien

Składnik aktywów trw Możliwe automaty w przypadku MM

FIAA,MM

X

75 Majątek trw. 'Ma' Ma

Składnik aktywów trw Możliwe automaty w przypadku MM

FIAA,MM

X

82


Strona 83/155

Po zatwierdzeniu przyciskiem ENTER konta do dekretacji na pierwszej pozycji uzupełniamy dane na ekranie dekretacji pierwszej pozycji.

W oknie uzupełniamy: KwotęObiekty dekretacjiOpis

I przechodzimy do dekretacji kolejnej pozycji

Po zatwierdzeniu przyciskiem ENTER konta do dekretacji na pierwszej pozycji uzupełniamy dane na ekranie dekretacji kolejnej pozycji pozycji.

83


Strona 84/155

W oknie uzupełniamy: KwotęObiekty dekretacjiOpis

Powyższą procedurę można powtarzać wielokrotnie tworząc w ten sposób kolejne pozycje dokumentu księgowego.Przegląd wprowadzonych pozycji jest możliwy za pomocą przycisku „Przegląd”

Po kliknięciu tego przycisku pojawią się wszystkie wprowadzone pozycje.

84


Strona 85/155

Z tej pozycji możliwe jest wkliknięcie się w daną pozycję i otwarcie jej do edycji.Jeśli chcemy usunąć daną pozycję w polu kwota należy wpisać wartość „0” – wówczas taka pozycja podczas księgowania dokumentu zostanie zignorowana.

Zapisania wstępnego dokumentu dokonujemy poprzez naciśnięcie przycisku Wstępne zapisanie dokumentu zostaje potwierdzone komunikatem

85


Strona 86/155

8 Księgowanie wstępnie wprowadzonych dokumentówWszystkie wstępnie wprowadzone dokumenty znajdują się na jednej liście. W systemie możliwe jest wyszukanie wstępnie wprowadzonego dokumentu po wielu kryteriach z nagłówka dokumentu. Następnie wybrany dokument można wyedytować, usunąć, bądź zaksięgować.

8.1 Uruchamianie transakcjiNależy uruchomić transakcję:„Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga główna” „Dokument” „Dokumenty wstępnie wprowadzone” „Księgowanie/usuwanie” FBV0

Na ekranie w celu znalezienia dokumentu należy nacisnąć przycisk „Lista

dokumentów” Otwiera się ekran selekcji.

W tym ekranie można wprowadzić kryteria wyszukiwania np.Rodzaj dokumentuReferencjęDatę dokumentuNie można wprowadzić w tym ekranie numeru dziennika!

86


Strona 87/155

Po uruchomieniu wyszukiwania otwiera się lista dokumentów spełniających określone kryteria.

8.2 Dostosowywanie układuAby zobaczyć numer dziennika do jakiego został przypisany dokument należy dodać kolumnę z odpowiednim polem.

Naciskamy przycisk „Zmiana układu” Wyszukujemy pole o nazwie KluczReferen(Nagł.)2

87


Strona 88/155

I naciskamy przycisk Pole zostanie dodane do listy wyświetlanych pól

88


Strona 89/155

Zmianę zatwierdzamy przyciskiem

Na ekranie jest widoczny numer dziennika.

Aby zapisać stworzony układ naciskamy przycisk Zapamiętanie układu

89


Strona 90/155

Nadajemy układowi widoku nazwę. Jeśli chcemy aby transakcja uruchamiała się domyślnie w określonym układzie zaznaczamy opcję „Ustaw. Wstępne”, jeśli chcemy aby układ był widoczny tylko dla nas zaznaczamy opcję „Specyf. Dla użytk.”

Zatwierdzamy przyciskiemW podobny sposób można postąpić każdym polem z dostępnej listy.

8.3 Księgowanie wstępnie wprowadzonego dokumentuPo wybraniu właściwego dokumentu

90


Strona 91/155

Naciskamy przycisk „Wybór”Otwiera się wstępne wprowadzony dokument.

91


Strona 92/155

Taki dokument można edytować wybierając poszczególne pozycje i po dwukrotnym wkliknięciu można je zmieniać.

92


Strona 93/155

Możliwa jest też edycja danych nagłówka.

W tym celu naciskamy przycisk „Nagłówek dokumentu”Z tego miejsca jest możliwa min. zmiana numeru dziennika

93


Strona 94/155

Po ewentualnych zmianach możliwe jest Zaksięgowanie dokumentu, Zapisanie go wstępne lub usunięcie. Usunięcie dokumentu powoduje całkowite usunięcie go z systemu bez śladu księgowego!

94


Strona 95/155

9 Program automatycznych płatnościProgram automatycznych płatności służy do stworzenia polecenia przelewu w formie elektronicznej. Program ten wyszukuje wszystkie dokumenty płatne wg zadanych kryteriów, a następnie pozwala je zatwierdzić do płatności. Uruchomienie przebiegu płatności powoduje automatyczne rozliczenie płatnego dokumentu.

9.1 Wprowadzenie parametrów wyszukiwaniaUruchamiamy transakcję„Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Rozchody” „Płatność automatyczna” „Pozycje nierozliczone (odbiorcy i dostawcy)” F110

Na ekranie wstępnym podajemy datę wykonania i identyfikator przebiegu płatności. Identyfikatorem mogą być np. inicjały osoby tworzącej propozycję płatności plus numer kolejny danego dnia.

95


Strona 96/155

Następnie na zakładce „Parametr” podajemy kryteria wyszukiwania

Data księgowania – data księgowania wyciąguDokumenty wpr. do – Dokumenty wprowadzone do systemu do dnia będą brane pod uwagęJednostka gospodarcza – kod UW – UW01Formy płatności – jakie formy mają być brane pod uwagę. Następna data wykonania – System bierze dokumenty płatne do dnia poprzedzającego tę datęZakres dostawców

96


Strona 97/155

Wprowadzone parametry zatwierdzamy przyciskiem

Status propozycji został zmieniony

UWAGAIstnieje również możliwość skorzystania z gotowego wzorca, zawierającego parametry tj. jednostka gospodarcza, forma płatności oraz zakres kont dostawców.Aby skorzystać ze wzorca należy po uruchomieniu transakcji F110 z paska Menu wybrać ścieżkę Edycja>Kopiowanie parametrów

W wyświetlonym oknie należy wybrać:Dzień wykonania: 01.01.2015

97


Strona 98/155

Identyfikacja: WZORZaznaczyć (skontrolować domyślne zaznaczenie) pole Dopasowanie daty a następnie użyć klawisza ENTER.

Daty zostaną automatycznie dopasowane na podstawie daty w polu data wykonania.Należy skontrolować parametry przebiegu i dokonać ewentualnych zmian poszczególnych pól.Istnieje możliwość kopiowania parametru z doolnego przebiegu, nie tylko wzorcowego.

Przebieg wzorcowy nie powinien być uruchamiany jako propozycja – może to skutkować blkadą kont kontrahentów dla innych przebiegów.

9.2 Uruchomienie propozycji płatności

Naciskamy przycisk

98


Strona 99/155

Wybieramy opcję „Natychmiatowe rozp.” I zatwierdzamy przyciskiem

Po odświeżeniu statusu Pojawia się informacja o utworzeniu propozycji

9.3 Edycja propozycji płatności

Naciskamy przycisk „Edycja propozycji płatności”Wybieramy opcję „Wszyscy referenci” i zatwierdzamy

99


Strona 100/155

Pojawia się lista dokumentów spełniających określone kryteria

Po wkliknięciu się w pozycję możliwa jest edycje poszczególnych dokumentów.

100


Strona 101/155

101


Strona 102/155

Aby zmienić parametry uruchamiamy przycisk „Nowe przypisanie” i uzupełniamy niezbędne dane:- Formę płatności -Dane banku z którego będzie płatny przelew

102


Strona 103/155

Dane zatwierdzamy przyciskiem .Jeśli kontrahent posiada więcej niż jedno konto bankowe możliwe jest zapytanie o podanie właściwego konta dostawcy.

103


Strona 104/155

Wybór konta zatwierdzamy przyciskiem „Wybór”

104


Strona 105/155

Dane zatwierdzamy ponownie przyciskiem Pozycja jest gotowa do zapłaty

Pozycje gotowe do zapłaty są widoczne jako oznaczone na zielono

W podobny sposób postępujemy z wszystkimi płatnymi dokumentami.

Całą propozycję płatności zatwierdzamy przyciskiem

I opuszamy listę naciskając Status propozycji płatności został zmieniony

105


Strona 106/155

9.4 Uruchamianie przebiegu płatności

Aby zapłacić za wybrane dokumenty naciskamy przycisk

106


Strona 107/155

Wybieramy „Natychmiast. Rozp.” I zatwierdzamy

Po odświeżeniu statusu Pojawia się informacja o wykonaniu przebiegu

107


Strona 108/155

Wybrane dokumenty zostały zapłacone i został utworzony nośnik płatności.

Aby zapisać nośnik płatności, należy z paska menu dla transakcji F110 wybrać ścieżkę:Otoczenie>Nośniki płatności>Administracja KND

108


Strona 109/155

Następnie należy zaznaczyć (poprzez kliknięcie) w pozycji nośnika danych – aby ją podświetlić:

Aby zapisać plik, należy nacisnąć ikonę zaznaczoną poniżej:

109


Strona 110/155

Na wyświetlonym ekranie należy podać miejsce na dysku lokalnym, w którym

należy zapisać plik, a następnie użyć ikony

110


Strona 111/155

10 Wyciągi bankowe

10.1 Import wyciągu bankowego z plikuAby zaimportować wyciąg bankowy należy uruchomić transakcję FF_5

„Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Wejścia” „Wyciąg z konta” „Import” FF_5

Pole Wartość przykładowa

Opis

Import danych* (x) - zaznaczenie

Należy zaznaczyć, aby wykonać import

Format elektr. wyc.z konta

G Należy wybrać w zależności od banku:

- Dla banków PeKaO oraz Millenium: wybieramy:S SWIFT MT940 z polem 86

- Dla banku BZWBK wybieramy format:G SWIFT MT940 Struktura zostanie rozpoznana

Plik wyciągu Należy wybrać lokalizację pliku zapisanego na

111


Strona 112/155

dysku.Odczyt stacji roboczej

(x) - zaznaczenie

Pole zaznaczone automatycznie.Brak zaznaczenia spowoduje brak możliwości importu z dysku.

Bez księgowania (x) - zaznaczenie

Należy zaznaczyć tę opcję, aby księgowanie nie nastąpiło automatycznie wg rozpoznanych reguł księgowania – księgowanie jest uzupełniane w transakcji FF67

Dekretacja daty waluty*

(x) – zaznaczenie

Pole zaznaczone automatycznie – w ten sposób możliwe jest wprowadzenie daty waluty

*) – pole obowiązkowe- Pozostałe pola widoczne na ekranie nie są wypełniane

UWAGA:Istnieje możliwość stworzenia wariantu, tak aby podczas kolejnego uruchomienia transakcji zaznaczanie pól nie było konieczne.Aby zapisać wariant, należy zaznaczyć pola (jak opisano powyżej – z wyjątkiem

wyboru ścieżki pliku do importu), a następnie użyć ikony Na wyświetlonym ekranie należy podać nazwę wariantu oraz jego opis:

Dla każdego z banków zalecane jest stworzenie osobnego wariantu.

Podczas kolejnego uruchomienia transakcji należy użyć ikony , a następnie wybrać odpowiedni wariant:

112


Strona 113/155

Import wyciągu -kontynuacja

Aby uruchomić import wyciągu za pomocą przycisku Jeżeli poprzedni wyciąg nie został jeszcze zaimportowany pojawi się informacja

W tym wypadku importowaliśmy wyciąg 163 a nie został zaimportowany wyciąg nr 162.Tym niemniej system zaimportuje takie wyciąg!

113


Strona 114/155

10.2 Ręczne oraz wstępne wprowadzanie wyciągu bankowego Dalsze przetwarzanie zaczytanego wyciągu z konta odbywa się w transakcji FF67.

Ścieżka Menu:„Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Banki” „Wejścia” „Wyciąg z konta” „Ręczne wprowadzanie FF67”

Transakcja ta służy również do ręcznego wprowadzania wyciągów – obsługa transakcji jest wówczas analogiczna, z wyjątkiem wprowadzenia kwot, które wówczas są wypełnione automatycznie.

W transakcji tej dla wyciągów zaczytanych ręcznie oraz automatycznie uzupełniane są następujące dane:- numer dziennika- reguła księgowania- data waluty- numer kontrahenta

Dla zaczytanego automatycznie wyciągu należy uzupełnić pola:Pole Wartość

przykładowa

Opis

Jednostka gosp. UW01Bank własny MILEN Wybrać bank dla którego następował import

plikuID Konta 0006 Wybrać ID konta dla którego następował import

pliku – 4 ostatnie cyfry IBAN pokrywają się z 4 cyframi w opisie konta

Nr wyciągu 1111 Wprowadzić numer zaczytanego/wprowadzanego ręcznie wyciąguMożliwe jest wyszukiwanie po numerze wyciągu

Data wyciągu 24.04.2015 Data wyciągu z plikuSaldo początkowe 2.113.062,

60Wprowadzić saldo początkowe dla wyciągów wprowadzanych ręcznie w tej transakcji

Saldo końcowe 14.349,30 Wprowadzić saldo końcowe dla wyciągów wprowadzanych ręcznie w tej transakcji

Po użycia klawisza ENTER należy sprawdzić/uzupełnić pola na wyświetlonym ekranie:Pola na ekranie zależą od wyboru wglądu z paska Menu:>Wgląd>Inne dekretacje:

114


Strona 115/155

Pole Wartość przykładowa

Opis

Operacja +KG1 Lista operacji wraz z wyjaśnieniem znajduje się w dalszej częśći niniejszej instrukcji

Data waluty 24.04.2015 Dla zaimportowanych wyciągów pojawia się data rozliczenia z wyciągu

Konto KG Numer konta, na który bezpośrednio powinno nastąpić księgowanie. Nie możliwe jest księgowanie na konta syntetyczne np. 200*/201/234 etc. Dla tych kont należy wybrać konto kontrahenta w polu Odbiorca.Dostawca

Kwota 98.713,30- Kwota w walucie konta Odbiorca Numer kontrahenta, którego rozrachunku

dotyczy pozycja na wyciągu. Jeżeli pozycja nie dotyczy rozrachunków z odbiorcami pole pozostaje puste.

Dostawca Numer kontrahenta, którego rozrachunku dotyczy pozycja na wyciągu. Jeżeli pozycja nie dotyczy rozrachunków z dostawcami pole pozostaje puste.

Tekst pozycji Dla zaimportowanego pliku pole to

115


Strona 116/155

uzupełnianie jest na podstawie referencji wpisanej w przelewie.

Po naciśnięciu ikony system wyświetla okno, w którym należy uzupełnić numer dziennika.Po uzupełnieniu numeru dziennika wyświetlony zostanie wcześniejszy ekran

Aby zapisać wprowadzone zmiany należy użyć ikony: Wyświetlony zostanie wówczas poniższy ekran:

116


Strona 117/155

117


Strona 118/155

Reguły księgowania:

Reguła

Księgowanie strona WN Księgowanie strona MA

OpisKod księg.

Kod oper. spec. KG

NumerKonta(WN)

Kod księg.

Kod oper. spec. KG

Numer konta(MA)

+281 40 KT 50 2800000000 Wpływ na konto 280+282 40 KT2 50 2800000000 Wpływ na konto 280+D11 40 KT 39 C Płatność od dostawcy bez rozl (kaucje)+D12 40 KT2 39 C Płatność od dostawcy bez rozl (kaucje)+D21 40 KT 39 D Płatność od dostawcy bez rozl (wadia)+D22 40 KT2 39 D Płatność od dostawcy bez rozl (wadia)+D31 40 KT 39 I Płatność od dostawcy bez rozl

(inwestyc)+D32 40 KT2 39 I Płatność od dostawcy bez rozl

(inwestyc)+D41 40 KT 39 J Płatność od dostawcy bez rozl

(gwarancj)+D42 40 KT2 39 J Płatność od dostawcy bez rozl

(gwarancj)+D51 40 KT 39 K Płatność od dostawcy bez rozl (karty pł)+D52 40 KT2 39 K Płatność od dostawcy bez rozl (karty pł)+D61 40 KT 39 U Płatność od dost bez rozl (kwoty zatrzy)+D62 40 KT2 39 U Płatność od dost bez rozl (kwoty zatrzy)+D71 40 KT 39 V Płatność od dost bez rozl (pł kartą)+D72 40 KT2 39 V Płatność od dost bez rozl (pł kartą)+D81 40 KT 39 A Płatność od dost bez rozl (zaliczki)+D82 40 KT2 39 A Płatność od dost bez rozl (zaliczki)+D91 40 KT 39 Z Płatność od dost bez rozl (zaliczki zagr+D92 40 KT2 39 Z Płatność od dost bez rozl (zaliczki zagr+DB1 40 KT 35 Płatność od dostawcy bez rozl+DB2 40 KT2 35 Płatność od dostawcy bez rozl+DR1 40 KT Płatność od dostawcy z rozl+DR2 40 KT2 Płatność od dostawcy z rozl+E11 40 KT C Płatność od dostawcy z rozl (kaucje)+E12 40 KT2 C Płatność od dostawcy z rozl (kaucje)+E21 40 KT D Płatność od dostawcy z rozl (wadia)+E22 40 KT2 D Płatność od dostawcy z rozl (wadia)+E31 40 KT I Płatność od dostawcy z rozl (inwestyc)+E32 40 KT2 I Płatność od dostawcy z rozl (inwestyc)+E41 40 KT J Płatność od dostawcy z rozl (gwarancj)+E42 40 KT2 J Płatność od dostawcy z rozl (gwarancj)+E51 40 KT K Płatność od dostawcy z rozl (karty pł)+E52 40 KT2 K Płatność od dostawcy z rozl (karty pł)+E61 40 KT U Płatność od dost z rozl (kwoty zatrzy)+E62 40 KT2 U Płatność od dost z rozl (kwoty zatrzy)

118


Strona 119/155

+E71 40 KT V Płatność od dost z rozl (pł kartą)+E72 40 KT2 V Płatność od dost z rozl (pł kartą)+E81 40 KT A Płatność od dost z rozl (zaliczki)+E82 40 KT2 A Płatność od dost z rozl (zaliczki)+KG1 40 KT 50 KG Wpłata (dowolne konto KG)+KG2 40 KT2 50 KG Wpłata (dowolne konto KG)+N11 40 KT 19 A Płatność od nabywcy bez rozl

(zaliczka)+N12 40 KT2 19 A Płatność od nabywcy bez rozl

(zaliczka)+N21 40 KT 19 B Płatność od nabywcy bez rozl (N-B)+N22 40 KT2 19 B Płatność od nabywcy bez rozl (N-B)+N31 40 KT 19 D Płatność od nabywcy bez rozl (wadia)+N32 40 KT2 19 D Płatność od nabywcy bez rozl (wadia)+N41 40 KT 19 G Płatność od nabywcy bez rozl (ZFSŚ)+N42 40 KT2 19 G Płatność od nabywcy bez rozl (ZFSŚ)+N51 40 KT 19 J Płatność od nabywcy bez rozl

(gwarancje)+N52 40 KT2 19 J Płatność od nabywcy bez rozl

(gwarancje)+N61 40 KT 19 L Płatność od nabywcy bez rozl (lider-

par)+N62 40 KT2 19 L Płatność od nabywcy bez rozl (lider-

par)+N71 40 KT 19 M Płatność od nabywcy bez rozl (ABM)+N72 40 KT2 19 M Płatność od nabywcy bez rozl (ABM)+N81 40 KT 19 N Płatność od nabywcy bez rozl

(niezgłosz)+N82 40 KT2 19 N Płatność od nabywcy bez rozl

(niezgłosz)+N91 40 KT 19 R Płatność od nabywcy bez rozl

(pracownic)+N92 40 KT2 19 R Płatność od nabywcy bez rozl

(pracownic)+NA1 40 KT 19 Z Płatność od nabywcy bez rozl (wyd

zagr)+NA2 40 KT2 19 Z Płatność od nabywcy bez rozl (wyd

zagr)+NB1 40 KT 15 Płatność od nabywcy bez rozl+NB2 40 KT2 15 Płatność od nabywcy bez rozl+NC1 40 KT 19 C Płatność od nabywcy bez rozl (kaucje)+NC2 40 KT2 19 C Płatność od nabywcy bez rozl (kaucje)+NR1 40 KT Płatność od nabywcy z rozl+NR2 40 KT2 Płatność od nabywcy z rozl+O11 40 KT A Płatność od nabywcy z rozl (zaliczka)+O12 40 KT2 A Płatność od nabywcy z rozl (zaliczka)+O21 40 KT B Płatność od nabywcy z rozl (N-B)+O22 40 KT2 B Płatność od nabywcy z rozl (N-B)

119


Strona 120/155

+O31 40 KT D Płatność od nabywcy z rozl (wadia)+O32 40 KT2 D Płatność od nabywcy z rozl (wadia)+O41 40 KT G Płatność od nabywcy z rozl (ZFSŚ)+O42 40 KT2 G Płatność od nabywcy z rozl (ZFSŚ)+O51 40 KT J Płatność od nabywcy z rozl (gwarancje)+O52 40 KT2 J Płatność od nabywcy z rozl (gwarancje)+O61 40 KT L Płatność od nabywcy z rozl (lider-par)+O62 40 KT2 L Płatność od nabywcy z rozl (lider-par)+O71 40 KT M Płatność od nabywcy z rozl (ABM)+O72 40 KT2 M Płatność od nabywcy z rozl (ABM)+O81 40 KT N Płatność od nabywcy z rozl (niezgłosz)+O82 40 KT2 N Płatność od nabywcy z rozl (niezgłosz)+O91 40 KT R Płatność od nabywcy z rozl (pracownic)+O92 40 KT2 R Płatność od nabywcy z rozl (pracownic)+OA1 40 KT Z Płatność od nabywcy z rozl (wyd zagr)+OA2 40 KT2 Z Płatność od nabywcy z rozl (wyd zagr)+OB1 40 KT 50 7500070000 Odsetki uzyskane z rb (konto

7500070000)+OB2 40 KT2 50 7500070000 Odsetki uzyskane z rb (konto

7500070000)+OC1 40 KT C Płatność od nabywcy z rozl (kaucje)+OC2 40 KT2 C Płatność od nabywcy z rozl (kaucje)+OL1 40 KT 50 7500060000 Odsetki od lokat dewizowych

(7500060000)+OL2 40 KT2 50 7500060000 Odsetki od lokat dewizowych

(7500060000)+OP1 40 KT 50 7500090000 Pozostałe przych. finansowe

(7500090000)+OP2 40 KT2 50 7500090000 Pozostałe przych. finansowe

(7500090000)+OT1 40 KT 50 7500010000 Odsetki z rach lokat ter (7500010000)+OT2 40 KT2 50 7500010000 Odsetki z rach lokat ter (7500010000)+ZK1 40 KT 50 1490000000 Zasilenie konta (Konto 1490000000)+ZK2 40 KT2 50 1490000000 Zasilenie konta (Konto 1490000000)-D11 29 C 50 KT Płatność dla dostawcy bez rozl (kaucje)-D12 29 C 50 KT2 Płatność dla dostawcy bez rozl (kaucje)-D21 29 D 50 KT Płatność dla dostawcy bez rozl (wadia)-D22 29 D 50 KT2 Płatność dla dostawcy bez rozl (wadia)-D31 29 I 50 KT Płatność dla dostawcy bez rozl (inwest)-D32 29 I 50 KT2 Płatność dla dostawcy bez rozl (inwest)-D41 29 J 50 KT Płatność dla dostawcy bez rozl

(gwaranc)-D42 29 J 50 KT2 Płatność dla dostawcy bez rozl

(gwaranc)-D51 29 K 50 KT Płatność dla dostawcy bez roz (karty pł)-D52 29 K 50 KT2 Płatność dla dostawcy bez roz (karty pł)-D61 29 U 50 KT Płatność dla dost bez roz (kwoty zatrzy)

120


Strona 121/155

-D62 29 U 50 KT2 Płatność dla dost bez roz (kwoty zatrzy)-D71 29 V 50 KT Płatność dla dost bez rozl (pł kartą)-D72 29 V 50 KT2 Płatność dla dost bez rozl (pł kartą)-D81 29 A 50 KT Płatność dla dost bez rozl (zaliczki)-D82 29 A 50 KT2 Płatność dla dost bez rozl (zaliczki)-D91 29 Z 50 KT Płatność dla dost bez rozl (zaliczki zag-D92 29 Z 50 KT2 Płatność dla dost bez rozl (zaliczki zag-DB1 25 50 KT Płatność dla dostawcy bez rozl-DB2 25 50 KT2 Płatność dla dostawcy bez rozl-DR1 50 KT Płatność dla dostawcy z rozl-DR2 50 KT2 Płatność dla dostawcy z rozl-E11 C 50 KT Płatność dla dostawcy z rozl (kaucje)-E12 C 50 KT2 Płatność dla dostawcy z rozl (kaucje)-E21 D 50 KT Płatność dla dostawcy z rozl (wadia)-E22 D 50 KT2 Płatność dla dostawcy z rozl (wadia)-E31 I 50 KT Płatność dla dostawcy z rozl (inwestyc)-E32 I 50 KT2 Płatność dla dostawcy z rozl (inwestyc)-E41 J 50 KT Płatność dla dostawcy z rozl (gwarancj)-E42 J 50 KT2 Płatność dla dostawcy z rozl (gwarancj)-E51 K 50 KT Płatność dla dostawcy z rozl (karty pł)-E52 K 50 KT2 Płatność dla dostawcy z rozl (karty pł)-E61 U 50 KT Płatność dladost z rozl (kwoty zatrzy)-E62 U 50 KT2 Płatność dla dost z rozl (kwoty zatrzy)-E71 V 50 KT Płatność dla dost z rozl (pł kartą)-E72 V 50 KT2 Płatność dla dost z rozl (pł kartą)-E81 A 50 KT Płatność dla dost z rozl (zaliczki)-E82 A 50 KT2 Płatność dla dost z rozl (zaliczki)-KF1 40 7550090000 50 KT pozostałe koszty finansowe

(7550090000)-KF2 40 7550090000 50 KT2 pozostałe koszty finansowe

(7550090000)-KG1 40 KG 50 KT Wypłata (dowolne konto)-KG2 40 KG 50 KT2 Wypłata (dowolne konto)-N11 09 A 50 KT Płatność dla nabywcy bez rozl

(zaliczka)-N12 09 A 50 KT2 Płatność dla nabywcy bez rozl

(zaliczka)-N21 09 B 50 KT Płatność dla nabywcy bez rozl (N-B)-N22 09 B 50 KT2 Płatność dla nabywcy bez rozl (N-B)-N31 09 D 50 KT Płatność dla nabywcy bez rozl (wadia)-N32 09 D 50 KT2 Płatność dla nabywcy bez rozl (wadia)-N41 09 G 50 KT Płatność dla nabywcy bez rozl (ZFSŚ)-N42 09 G 50 KT2 Płatność dla nabywcy bez rozl (ZFSŚ)-N51 09 J 50 KT Płatność dla nab bez rozl (gwarancje)-N52 09 J 50 KT2 Płatność dla nab bez rozl (gwarancje)-N61 09 L 50 KT Płatność dla nab bez rozl (lider-par)

121


Strona 122/155

-N62 09 L 50 KT2 Płatność dla nab bez rozl (lider-par)-N71 09 M 50 KT Płatność dla nabywcy bez rozl (ABM)-N72 09 M 50 KT2 Płatność dla nabywcy bez rozl (ABM)-N81 09 N 50 KT Płatność dla nab bez rozl (niezgłosz)-N82 09 N 50 KT2 Płatność dla nab bez rozl (niezgłosz)-N91 09 R 50 KT Płatność dla nab bez rozl (pracownic)-N92 09 R 50 KT2 Płatność dla nab bez rozl (pracownic)-NA1 09 Z 50 KT Płatność dla nabywcy bez rozl (wyd

zagr)-NA2 09 Z 50 KT2 Płatność dla nabywcy bez rozl (wyd

zagr)-NC1 09 C 50 KT Płatność dla nabywcy bez rozl (kaucje)-NC2 09 C 50 KT2 Płatność dla nabywcy bez rozl (kaucje)-O11 A 50 KT Płatność dla nabywcy z rozl (zaliczka)-O12 A 50 KT2 Płatność dla nabywcy z rozl (zaliczka)-O21 B 50 KT Płatność dla nabywcy z rozl (N-B)-O22 B 50 KT2 Płatność dla nabywcy z rozl (N-B)-O31 D 50 KT Płatność dla nabywcy z rozl (wadia)-O32 D 50 KT2 Płatność dla nabywcy z rozl (wadia)-O41 G 50 KT Płatność dla nabywcy z rozl (ZFSŚ)-O42 G 50 KT2 Płatność dla nabywcy z rozl (ZFSŚ)-O51 J 50 KT Płatność dla nab z rozl (gwarancje)-O52 J 50 KT2 Płatność dla nab z rozl (gwarancje)-O61 L 50 KT Płatność dla nab z rozl (lider-par)-O62 L 50 KT2 Płatność dla nab z rozl (lider-par)-O71 M 50 KT Płatność dla nabywcy z rozl (ABM)-O72 M 50 KT2 Płatność dla nabywcy z rozl (ABM)-O81 N 50 KT Płatność dla nab z rozl (niezgłosz)-O82 N 50 KT2 Płatność dla nab z rozl (niezgłosz)-O91 R 50 KT Płatność dla nab z rozl (pracownic)-O92 R 50 KT2 Płatność dla nab z rozl (pracownic)-OA1 Z 50 KT Płatność dla nabywcy z rozl (wyd zagr)-OA2 Z 50 KT2 Płatność dla nabywcy z rozl (wyd zagr)-OC1 C 50 KT Płatność dla nabywcy z rozl (kaucje)-OC2 C 50 KT2 Płatność dla nabywcy z rozl (kaucje)-OI1 40 7550020000 50 KT zapłacone odsetki inne (7550020000)-OI2 40 7550020000 50 KT2 zapłacone odsetki inne (7550020000)-OK1 40 7550090000 50 KT zapłacone ods od kred i poż

(7550090000)-OK2 40 7550090000 50 KT2 zapłacone ods od kred i poż

(7550090000)-OS1 40 7550010000 50 KT zapłacone ods skarbowe ZUS

(7550010000)-OS2 40 7550010000 50 KT2 zapłacone ods skarbowe ZUS

(7550010000)-WK1 40 1490000000 50 KT Wypłata z konta (Konto 1490000000)-WK2 40 1490000000 50 KT2 Wypłata z konta (Konto 1490000000)

122


Strona 123/155

Legenda:KT – księgowanie na koncie technicznym 17*KT2 – księgowanie na koncie technicznym 18*

Reguły, których ostatnia cyfra jest parzysta, księgowane są w 1. obszarze na kontach 14*, nieparzyste zaś na kontach 13*

10.3 Dalsze przetwarzanie oraz księgowanie wyciąguUruchamiamy transakcję FEBAN ze spersonalizowanego Menu użytkownika.Aby zaksięgować zaimportowany/wprowadzony ręcznie wyciąg należy na ekranie selekcji uzupełnić pola, które pozwolą wyświetlić i uzupełnić/zaksięgować wybrany wyciąg

Uwaga!!Wypełnianie wszystkich pól w sekcji Dane nagłówkowe nie jest konieczne, wystarczające jest podanie kombinacji numeru konta oraz wyciągu lub daty.

123


Strona 124/155

Podajemy dane banku i nr wyciągu i uruchamiamy za pomocą przycisku Niezaksięgowane pozycje będą wyświetlone na czerwono.

Uruchamiamy przycisk W tym trybie możliwe jest ustawienie/zmiana tzw. Reguły księgowania – reguła księgowanie jest gotową dekretacją przypisaną do wybranego kodu np. +NB1 –

124


Strona 125/155

to księgowanie wpływy od nabywcy bez rozliczenia. W takiej transakcji należy podać nabywcę

Zaznaczamy wybraną pozycję, klikając szary prostokąt po lewej stronie i

uruchamiamy księgowanie za pomocą przycisku System zatrzymuje się w miejscach, gdzie niezbędne jest podanie danych. Np. numeru dziennika

125


Strona 126/155

Lub numeru dostawcy w polu Konto

126


Strona 127/155

Konieczne może być również uzupełnienie pola Dział Gospodarczy – jest to pole obowiązkowe dla wielu kont.

Pola te oznaczone są symbolem , dodatkowo pojawia się komunikat błędu:

Po zaksięgowaniu dokumentu (przy użyciu ikony ) pojawia się komunikat

A zaksięgowana pozycja wyświetla się na zielono

127


Strona 128/155

Po zaksięgowaniu pozycji wyciągu można dokonać przeglądu zaksięgowanych dokumentów.

Księgowanie dokumentu odbywa się w dwóch obszarach.Księgowanie w obszarze 1 odbywa się między kontem bankowym a kontem technicznym.Księgowanie w obszarze 2 odbywa się między kontem technicznym a kontem docelowym (kontem KG)

128


Strona 129/155

Dwukrotne kliknięcie w numer dokumentu np w Obszarze Księgowania 1 powoduje wyświetlenie szczegółów księgowania tego dokumentu:

129


Strona 130/155

11 Księgowanie ujemne niewpływające na obrotyAby wykonać księgowanie, którego efektem ma być zmniejszenie obrotów na danym koncie, należy skorzystać z funkcjonalności „księgowania ujemnego”.System SAP nie pozwala na księgowanie ze znakiem „-”.W poniższym przykładzie celem jest księgowanie na koncie 257*01, celem zmniejszenia obrotów po stronie WN na tym koncie.

Saldo konta przed księgowaniem pierwotnym:

130


Strona 131/155

12 Wycofanie rozliczenia pozycji – transakcja FBRA

Dla kont rozrachunkowych prowadzone jest zarządzanie pozycjami nierozliczonymi. Oznacza to, że do momentu rozliczenia (ręcznego lub automatycznego) pozycje na koncie widoczne są ze znakiem czerwonej „bomby”

Pozycje rozliczone oznaczone są symbolem zielonym. Przy rozliczaniu pozycji tworzony jest w SAP-ie dokument rozliczający – jego numer ustalić można na 2 sposoby:

1) poprzez pole w Dok. rozl. w raportach dotyczących pozycji na koncie KG/dostawcy/odbiorcy – tj. odpowiednio w transakcjach FBL3N, FBL1N, FBL5N

przykład:

2) poprzez kliknięcie w ikonę po dwukrotnym kliknięciu w pozycję na koncie KG/dostawcy/odbiorcy – numer rozliczenia widoczny jest w polu Rozliczenie obok daty jak na zrzucie poniżej:

131


Strona 132/155

W przypadku stwierdzenia, że rozliczenie pozycji przebiegło w sposób nieprawidłowy, np. „sparowane” zostały niewłaściwe pozycje, należy skorzystać z transakcji FBRA

UWAGA]

Wycofanie rozliczenia jest również konieczne w przypadku konieczności stornowania dokumentu, który został rozliczony. Dopiero po wycofaniu rozliczenia możliwe jest użycie transakcji FB08

W celu wycofania rozliczenia należy:1. ustalić numer dokumentu – p. wcześniejsza część instrukcji2. uruchomić transakcję, używając ścieżki menu lub kodu transakcji FBRA

Ścieżka Menu:Rachunkowość > Rachunkowość finansowa > Księga główna > Dokument > FBRA Wycofanie rozliczenia.

132


Strona 133/155

3. Uzupełnić pola:

Pole Wartość OpisDokument rozlicz 1010000348 Sposób ustalenia numeru

dokumentu rolicz. został opisany powyżej

Jednostka gospod. UW01Rok obrotowy 2015

4. Poprzez kliknięcie w przycisk można wyświetlić pozycje rozliczone podanym dokumentem.

133


Strona 134/155

Po sprawdzeniu pozycji należy kliknąć przycisk .

5. Kliknąć przycisk . Wyświetlone zostanie poniższe okno dialogowe:

6.7. Wybrać odpowiednią opcję:

.

A) Kliknij Tylko pon. ustawien. przycisk , aby dokument rozliczeniowy nie był stornowany, tylko pozycje zostaną rozłączone.

B) Kliknij Pon. ust. i stornowa przycisk by oprócz wycofania rozliczenia dokument wyksięgowujący różnicę z rozliczenia został od razu wystornowany

Kliknij zaniechanie, przycisk , by zatrzymać wycofanie rozliczenia.

Jeśli wybrana została opcja A, po kilknięciu przycisku na dole ekranu wyświetlony zostanie komunikat o wycofaniu rozliczenia.

Jeśli wybrana została opcja B, po kliknięciu przycisku wyświetlone zostanie okno dialogowe w którym podać należy dane stornowania czyli głównie przyczynę storna (storno czarne/czerwone; okres bieżący/zamknięty)

134


Strona 135/155

Na dole ekranu wyświetlony zostanie komunikat o wycofaniu rozliczenia oraz numer dokumentu stornującego.

135


Strona 136/155

Księgowanie dokumentu (pierwotnego):

Saldo po zaksięgowaniu dokumentu:

Księgowanie dokumentu storna czerwonego:

136


Strona 137/155

Aby zaksięgować dokument storna czerwonego, należy zaznaczyć checkbox „Księgowanie ujemne”W transakcjach FB50 oraz FB01 znajduje się na ekranie, który wyświetlony

zostanie po użyciu ikony „Dalsze dane”.Należy zaznaczyć poniższe pole:

UWAGA:Podczas księgowania dokumentu należy użyć kodów księgowych przeciwstawnych do użytych w pierwotnym księgowaniu oraz zaznaczyć powyżej zaznaczony checkbox:

137


Strona 138/155

Saldo po zaksięgowaniu storna czerwonego:

138


Strona 139/155

139


Strona 140/155

13 Stornowanie dokumentów księgowychW tej części przedstawiono szczegółowo sposób wystawiania dokumentów stornujących na podstawie dokumentów dotyczących dostawcy. Podobna zasada dotyczy księgowania dokumentów odbiorców oraz kont KG.

W tym celu wykorzystywana jest transakcja FB08, która umożliwia wystawianie storna dla pojedynczego dokumentu.Możliwe jest wystawianie zbiorczych storn. W tym celu wykorzystywana jest transakcja F.80.

Ścieżka MenuMenu gł. – Rachunkowość - Rachunkowość finansowa – Dostawcy – Dokument – Stornowanie –FB08 Storno pojedyńcze

13.1 Weryfikacja stornowanego dokumentu – transakcja FBL1NPrzed uruchomieniem funkcji storna wskazane jest zweryfikowanie dokumentu, który będzie stornowany.W tym celu uruchamiamy transakcję FBL1N na koncie wybranego dostawcy lub transakcję FB03, aby bezpośrednio wyświetlić dokument.

Przykład dokument 4010000147

Po wyświetleniu w transakcji FB03:

W systemie SAP możliwe są dwa rodzaje storna:

Czarne: podnosi obroty na kontach po wystornowaniu

140


Strona 141/155

Czerwone: księgowanie po stronie Wn dostawcy i Ma po stronie „kosztów” ze znakiem ujemnym (w konsekwencji zmniejsza obroty)

13.2 Stornowanie dokumentuUruchamiamy transakcję FB08, wybierając ze ścieżki MenuOtrzymujemy ekran:

Uzupełniamy pola:Pole Wartość OpisNumer dokumentu*

Np. 4010000147 Numer dokumentu nadany przez SAP. jeśli nie mamy informacji o stronowanym dokumencie możemy go wyszukać korzystając z ikony

,Jedn. UW01

141


Strona 142/155

gospodarcza*Rok obrotowy Np. 2015 Rok, pod którym dokument został

zaksięgowanyPrzyczyna storna

Np. 02 UWAGA:01 Storno w bieżącym okresie -> Storno CZARNE02 Storno w okresie zamkniętym-> Storno CZARNE1)

03 Storno rzeczywiste w okresie bieżącym -> Storno CZERWONE04 Storno rzeczywiste w okresie zamkniętym Storno CZERWONE2)

1) oraz 2) Storno w zakresie zamkniętym dotyczy dokumentów stornujących, których data księgowania dotyczy zamkniętego okresu sprawozdawczego,

Data księgowania

[ ] – puste pole Pole może pozostać puste – zostanie uzupełnione automatycznie. Można tutaj wpisać ew. datę przyszłą.

142


Strona 143/155

Ikona umożliwia obejrzenie stornowanego dokumentu.

Naciskamy ikonę i w dolnej części ekranu otrzymujemy informację, że dokument został wystornowany i nr dokumentu.

13.3 Wyświetlenie dokumentu po wystornowaniuWystornowany dokument można wyświetlić w raporcie pozycji pojedynczych (w prezentowanym przykładzie dot. dok. Dostawcy – raport FBL1N)Po wyświetleniu pozycji dostawcy wybranego w ekranie selekcji i zaznaczeniu opcji Rozliczone pozycje, otrzymujemy:

143


Strona 144/155

Przy pierwotnym dokumencie w kolumnie Dok. rozl. pojawia się numer dokumentu stornującego.

Numer dokumentu stornującego można wyświetlić po wkliknięciu się w

dokument i użycie ikony

144


Strona 145/155

Wyświetlenie dokumentu stornującego następuje przez zaznaczenie pozycji i dwukrotne klikniecie. Po naciśnięciu ikony otrzymujemy ekran:

145


Strona 146/155

W prezentowanym przykładzie użyto funkcji storna czarnego. Podobne kroki należy wykonać w przypadku stornowania czerwonego, zwracając szczególna uwagę podczas wyboru przyczyny stornowania dokumentu, tak jak wspominano powyżej przy opisie pola Przyczyna stornowania.

146


Strona 147/155

Rozliczanie płatności dokonywanych służbową kartą płatniczą

Proces rozliczenia płatności przebiega w kilku etapach:1. Rejestracja wyciągu bankowego dotyczącego wydatków z karty

Aby rozrachunek mógł być zaksięgowany na koncie 299* należy użyć kodu operacji specjalnej K podczas księgowania pozycji wyciągu dotyczących wydatków z karty.

UWAGAWybór reguły księgowania D51 (ew. D52 dla projektów które mają wyodrębniony rachunek) powoduje, że kod księgowania oraz kod operacji specjalnej K podstawiane są automatycznie.

Transakcja: FEBAN (obsługa transakcji opisana w podręczniku użytkownika)

Księgowanie dokumentu w 2 obszarze księgowania odbywa się wg schematu:

WINIEN MA(Kod księgowania: 29 Kod księgowania: 50Operacja specjalna: K)

Nr Kartoteki pracownika Konto bankowe techniczne 299* (przez op. Specj.) (17*)

Wgląd dokumentu po zaksięgowaniu

2. Rozliczenie wydatków z karty

147


Strona 148/155

Aby rozrachunek z dostawcą (na podstawie dokumentów dostarczonych przez pracownika) został zaksięgowany na koncie 292* należy użyć kodu operacji specjalnej V.

Transakcja: FV60 (wstępne wprowadzanie dokumentu)

Księgowanie wg schematu:

WINIEN MA(Kod księgowania: 40 [Kod księgowania: 39]*

Operacja specjalna: V

Konto kosztowe (4*) Numer kartoteki dostawcy usługi

292* (przez op. Specj.)

*W transakcji FV60 wprowadzane są pozycje kosztowe oraz kod operacji specjalnej

Wgląd wprowadzania dokumentu (przed zaksięgowaniem):

Wgląd księgi głównej (po zaksięgowaniu dokumentu w transakcji FBV0)

148


Strona 149/155

3. Przeksięgowanie między kontem kontrahenta a pracownikaW zależności od tego, które księgowanie nastąpi wcześniej – wyciąg lub faktura dostawcy – przeksięgowanie wykonywane jest z lub na konto pracownika.Wariant AJeżeli księgowanie wyciągu nastąpi wcześniej -> pozycja wyciągu przeksięgowywana jest na dostawcę i tam rozliczana z fakturą.

Wariant BJeśli księgowanie faktury nastąpi wcześniej -> pozycja z konta dostawcy (faktura) przeksięgowywana jest na pracownika i tam rozliczna z wyciągiem.

W celu przeksięgowania należy użyć transakcji F-04.Po uruchomieniu transakcji należy:1. Uzupełnić dane nagłówkowe transakcji:

Pole Wartość OpisData dokumentu* 15.05.2015 Data dokumentu rozliczeniaData księgowania*

15.05.2015 Data, na podstawie której zostanie przypisany okres księgowania rozliczenia

Waluta* PLN Waluta przeksięgowywanego dokumentu

Kurs Jeżeli dokument był w walucie obcej, należy podać kurs, wg którego był zaksięgowany

Referencja Rozl. Dostawcy Wartość tego pola pojawi się w polu referencja dla pozycji na koncie kontrahenta oraz pracownika

Tekst nagł.dok. Rozl.dostawcy Dodatkowe pole, które może być pomocne przy analizie rozrachunków.

149


Strona 150/155

Tekst rozliczenia Przeksięgowanie dostawca/pracownik

Tekst, który będzie przeniesiony do dokumentu przeksięgowującego i rozliczającego

*) pola OBOWIĄZKOWE

2. Wybrać kod księgowy oraz kod operacji specjalnej w zależności od wariantu:

Dla wariantu A (przeksięgowanie pozycji wyciągu z pracownika na dostawcę)Pole Wartość OpisKod ks* 29 Aby zaksięgować po stronie WN Konto* Np. 10000000102 Numer konta dostawcy, na które

należy przeksięgowaćKod OSKG* V Aby zaksięgować na koncie 299

*Pola obowiązkowe

Dla wariantu B (przeksięgowanie dokum. f-ry kosztowej z dostawcy na pracownika)

Pole Wartość OpisKod ks* 39 Aby zaksięgować po stronie MA Konto* 28 Numer osobowy/konta pracownikaKod OSKG K Aby zaksięgować na koncie 292

*Pola obowiązkowe

3. Na kolejnym ekranie wypełnić pola:Pole Wartość OpisKwota* 489,09Dział Gospod.* Np. D131 Dział gosp. dla konta 292/299Płatne dnia* 12.05.2015 Pole jest obowiązkowe, jednak dla

procesu nie ma istotnego znaczenia

150


Strona 151/155

Opis Pł.kartą.Przeksięgowanie pozycji WB z pracownika

Opis pozwalający na lepszą identyfikacji pozycji księgowej na koncie dostawcy/pracownika podczas analizy rozrachunków.


4. Kliknąć w Wybór NP., uzupełnić numer dziennika wcisnąć klawisz Enter

W zależności od wariantu wybrać na wyświetlonym ekranie:Dla wariantu A (przeksięgowanie pozycji wyciągu z pracownika na dostawcę)

Pole Wartość OpisKonto* Np. 28 Numer osobowy/konta pracownikaRodzaj konta* K Aby w polu Konto wybrać konto

dostawcyKod OSKG K Aby na następnym ekranie wybrać

rozliczyć pozycje na koncie 292


Pole Wartość OpisKonto* Np.10000000102 Numer osobowy/konta pracownikaRodzaj konta* K Aby w polu Konto wybrać konto

dostawcy (pracownika)Kod OSKG V Aby rozliczyć pozycje na koncie 299

151


Strona 152/155

Po uzupełnieniu powyższych pól nacisnąć klawisz ENTER.

5. Poprzez dwukrotne kliknięcie zaznaczyć pozycję do rozliczenia (kwoty zaznaczone zmienią kolor)

Gdy kwota w polu Nieprzypisane będzie równa 0,00 możliwe jest rozliczenie.

Księgowanie wykonywane jest po naciśnięciu ikony dyskietki. Na dole ekranu wyświetlany jest numer dokumentu rozliczającego.

152


Strona 153/155

Poprzez ten dokument system rozlicza zaznaczoną pozycją automatycznie wybierając dla nich strony/kody księgowania i przeksięgowuje pozycję na wskazane wcześniej konto

4. Rozliczenie pozycji na koncie dostawcy/pracownika

W zależności od wariantu należy przeprowadzić rozliczenie przeksięgowanych pozycji z dokumentem zaksięgowanym wcześniej na:- koncie pracownika – dla wariantu A- koncie dostawcy – dla wariantu B

Rozliczenie wykonywane jest w transakcji F-04.Pole Wartość OpisData dokumentu* 15.05.2015 Data dokumentu rozliczeniaData księgowania*

15.05.2015 Data, na podstawie której zostanie przypisany okres księgowania rozliczenia

Waluta* PLNReferencja Rozl. Dostawcy Wartość tego pola pojawi się w polu

referencja dla pozycji na koncie kontrahenta oraz pracownika

Tekst nagł.dok. Rozl.dostawcy Dodatkowe pole, które może być pomocne przy analizie rozrachunków.

Tekst rozliczenia Rozliczenie pł.kart.służb.

Tekst, który będzie widoczny na dokumencie rozliczającym pozycje na koncie dostawcy/pracownika

Po uzupełnieniu danych nagłówkowych należy wybrać ikonę Wybór NP. W wyświetlonym oknie dialogowym wprowadzić Numer dziennika.

153


Strona 154/155

Na wyświetlonym ekranie należy wypełnić następujące pola:Dla wariantu A (przeksięgowanie pozycji wyciągu z pracownika na dostawcę):

Pole Wartość OpisKonto* 10000000102 Numer osobowy/konta pracownikaRodzaj konta* K Aby w polu Konto wybrać konto

dostawcy (pracownika)Kod OSKG* VK Aby rozliczyć pozycje na koncie 299*

oraz 292*Zwykłe PN [ ] – brak

zaznaczeniaAby nie wyświetlać pozycji zaksięgowanych na podstawowym koncie zbiorczym


Pole Wartość OpisKonto* Np. 28 Numer osobowy/konta pracownikaRodzaj konta* K Aby w polu Konto wybrać konto

dostawcyKod OSKG VK Aby rozliczyć pozycje na koncie 299*

oraz 292*Zwykłe PN [ ] – brak Aby nie wyświetlać pozycji

154


Strona 155/155

zaznaczenia zaksięgowanych na podstawowym koncie zbiorczym

Następnie należy wybrać ikonę Edycja nierozl. poz.Po naciśnięciu w polu Edycja nierozl. Poz. wybrać (poprzez dwukrotne kliknięcie w polu Kwota pozycje do rozliczenia: (kwoty zmienią kolor)Rozliczenie będzie możliwe jedynie w przypadku, gdy kwota w polu Nieprzypisane będzie równa 0.

155

podręcznik użytkownika - moduł pa - uniwersytet … · web viewsystem sap wymaga zameldowania...

Documents