Kirjastopalvelujen suunnittelu Seinäjoen ammattikorkeakoulu 14.3.2011

Aki Kangas

24.2.11 kertausta

suunnitelmat eri tasoilla kansainväliseltä tasolta aina yksittäiseen työntekijään

kirjaston sisäinen ja ulkoinen toimintaympäristöeri lähestymistavat

klassinen, evolutionäärinen, prosessuaalinen, kulttuurinen

menetelmiä ja työvälineitämm. tuloskortti ja –prisma, swot-analyysi jne.

suunnittelu eri vaiheiden sykli: suunnittelu – toteutus – arviointi

Strategiaviestintä

strategian sisältöä koskeva viestintästrategian laatimisen ja toimeenpanon tuki, johdonmukainen tiedottaminen sekä yhteisen ymmärryksen luominen strategiasta

strategian toteuttamista tukeva viestintäpäivittäinen työviestintä, tuetaan työtehtävien suorittamista

strategiaprosessista viestiminenstrategian laatimisen ja toimeenpanon käytännöistä, prosesseista ja työvälineistä viestiminen

Strategiaviestinnän suunnittelukohderyhmät

Millaisia kohderyhmiä kirjastolla on: sisäiset – ulkoiset? Millaista tietoa eri kohderyhmät tarvitsevat ja miten ne käsittelevät tietoa?

sisältöMiten viesti muotoillaan? Miten varmistetaan, että strategiasta viestitään kohderyhmien kannalta tarkoituksenmukaisesti läpi organisaation?

kanavatMitä painettuja, sähköisiä ja kasvokkain viestinnän kanavia meidän tulisi käyttää?lähettäjätKetkä ovat pääasiallisia strategian viestijöitä ja millaista tukea he tarvitsevat?mittaaminenMitä pyrimme saamaan aikaan viestinnällä ja mistä tiedämme, olemmeko saavuttaneet tavoitteemme?Hämäläinen & Maula (2004): Strategiaviestintä

Suunnittelun sudenkuoppiapuutteellinen sitoutuminen suunnitteluunsuunnittelu muodollinen, pakollinen prosessivaltuuksien puuttuminensuunnitelmat jäävät asiakirjatasollestrategiaa ei konkretisoida arkeen käytännön tehtäviksitoteutumista ei arvioidaliiallinen suunnittelukeskeisyys

ei huomioida organisaation jäsenten eri tulkintojaliika diskursiivisuus

ei saada muotoiltua näkemyksiä toimintasuunnitelmiksistrategiaviestintä jää vähälle huomiolle

Esimerkkejä suunnitelmista• Kansallinen digitaalinen kirjasto –hanke• Kansallinen yhteisluettelo• Yleisten kirjastojen neuvoston strategia 2011-16• Korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen

hanke• Oulun kaupunginkirjaston Proaktiivinen

kirjastoammattilainen ja uusi kokoelmakonsepti

Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanke• tavoitteena kirjastojen, arkistojen ja museoiden

sähköisten aineistojen ja palveluiden saatavuuden ja käytettävyyden parantaminen sekä aineiston pitkaikaissäilytysratkaisun kehittäminen

• aineistoista muodostuu yhteinen, helposti käytettävä kansallinen kokonaisuus

• http://www.kdk2011.fi

Asiakasliittymä

Asiakasliittymä

Natiiviliittymät

Kansallinen yhteisluettelo• nykyisen yliopistokirjastojen yhteisluettelon, Lindan

toiminnallisuuden ja kattavuuden laajentaminen

1. vaihe 2008-2009: Lindan siirto Voyager-järjestelmästä Aleph -järjestelmään

2. vaihe 2009-2010: auktoriteettitietokannan rakentaminen (alahanke), Fennican integrointi yhteisluetteloon, kaukopalveluohjelmiston integrointi yhteisluetteloon

3. vaihe 2010-2013: laajentaminen kattamaan myös muut kirjastosektorit

Yleisten kirjastojen neuvoston strategia 2011-16

Mitä tavoitellaan Missä / Miten se näkyy Kokoelmavarastosta kohtaamispaikaksi Käyttötilastot ja asiakaspalautteet

Innovatiivisuus ja rohkeus

Kirjastot näyttävät ja tuntuvat erilaisilta, asiakaspalautteet

Vuorovaikutteisia asiakaspalveluja rutiinitoimintojen sijaan

Aikaa laadukkaammille asiakaskontakteille yhteisluetteloa, automaatteja jne. hyödyntäen

Toiminnan kehittäminen käyttäjien kanssa

Muutokset toimintatavoissa

Käyttäjälähtöiset aukioloajat

Aukioloajat asiakkaiden liikkumisen mukaan

Kirjastojen yhteinen asiakasliittymä (KDK) Toteutunut uusi asiakasliittymä (KDK)

Yhteiset vuorovaikutteiset verkkopalvelut

Yhteisten vuorovaikutteisten verkkopalvelujen lukumäärä, esim. Sivupiiri, Okariino ym.

Verkkotyö Valtakunnallisten verkkopalvelujen hajautettu ylläpito, työajan jakaantuminen kirjastoissa

Ammattimaisen johtajuuden ja esimiestyön vahvistaminen

Johtamis- ja esimieskoulutusta saaneiden määrä

Markkinointiosaamisen vahvistaminen

Kirjastoseuran esittämä markkinointiyhteistyö käynnistynyt

Tietoyhteiskuntataitojen opastaminen

Yhteisesti linjatut tietoyhteiskuntataitojen opastuspalvelut

Verkostoituminen uusiin suuntiin

Näkyminen muilla kuin kirjastojen omilla verkkosivuilla, yhteistyössä järjestettyjen tapahtumien määrä, sponsorisopimukset

Korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittäminen

esimerkkeinä• Joensuun ja Kuopion yliopistojen ja yliopiston kirjastojen

yhdistyminen Itä-Suomen yliopiston kirjastoksi• Lapin korkekoulukirjasto: Kemi-Tornion

ammattikorkeakoulu, Lapin yliopisto ja Rovaniemen ammattikorkeakoulu– http://www.kreodi.fi/artview.asp?ArticleID=322

Proaktiivinen kirjastoammattilainen ja uusi kokoelmakonsepti

• Oulun kaupunginkirjaston hanke• kaksi päätavoitetta:

– asiakaspalvelun muokkaaminen nykyistä aktiivisempaan suuntaan asiakkaan kohtaamisessa

– pääkirjaston aikuisten osaston kokoelman asiakasystävällisempi esillepano

Kirjastojen yhteistyö ja yhdistymiset

• hallintomalli– esim. verkosto, organisaatioiden yhdistyminen

• toimintojen organisointi ja ylimääräisten rakenteiden välttäminen

• tietojärjestelmät ja kokoelmatietokannat• elektronisten aineistojen lisenssit• luetteloinnin ja sisällönkuvailun yhtenäisyys

• laina- ja käyttöoikeudet, käyttösäännöt ja maksut• palvelut ja niiden markkinointi

• kirjastojen henkilöstön suhtautuminen

Eri tulkintojen näkökulma

Toiminta-ajatus ja visio

Strategian toimeenpano

Toimintaympäristön haasteet

Strategian muotoilu

Toteutumisen seuranta

Kirjaston kehysorganisaation hallintojärjestelmä: poliitikot, päättäjät, rahoittajat

Kirjaston johto / hallinto

Kirjaston työntekijät

Kirjaston asiakkaat

Kirjaston muut sidos-ryhmät: mm. kustantajat, järjestelmä-toimittajat

Kunnallispoliitikot ja kirjastotoimea koskeva päätöksenteko

• asennoituminen kirjastoon– motiivit osallistua kunnallispolitiikkaan, mielikuvat– poliittinen vakaumus– käsitys kirjaston asemasta yhteiskunnassa– omakohtainen kokemus kirjastopalveluista ja

palvelujen käytöstä– kirjastoalan kehityksen ja keskustelun seuraaminen

Malinen (2001). Kunnallispoliitikkojen kirjastotoimea koskevat tiedontarpeet ja –hankintatavat. Tapaustutkimus Tampereelta

Kunnallispoliitikot ja kirjastotoimea koskeva päätöksenteko

• rutiinipäätökset– mm. budjettiesitys, kirjastojen aukioloajat,

henkilökunnan määrä ja palkkaus, päätökset kirjastoissa perittävistä maksuista

• laajemmat hankkeet– kirjastotilojen rakentaminen, korjausrakentaminen,

kirjastojärjestelmien hankinta

Kunnallispoliitikot ja kirjastotoimea koskeva päätöksenteko

• rutiinipäätökset– mm. budjettiesitys, kirjastojen aukioloajat,

henkilökunnan määrä ja palkkaus, päätökset kirjastoissa perittävistä maksuista

• laajemmat hankkeet– kirjastotilojen rakentaminen, korjausrakentaminen,

kirjastojärjestelmien hankinta

Kunnallispoliitikot ja kirjastotoimea koskeva päätöksenteko

• faktatiedon tarvekirjastojen käyttömenot ja investoinnit, toiminnan tehokkuutta ilmasevat tunnusluvuttunnusluvut “valmista” ja yksiselitteistä tietoayleensä ainutkertaista, tilannesidonnaista, tavoite-keino –ajattelu

• taustoittavan tiedon tarpeetei välttämättä välitöntä yksittäisen päätöksen tekemiseksi, helpottaa tilanteen kokonaisvaltaista hahmottamista

Kunnallispoliitikot ja kirjastotoimea koskeva päätöksenteko

• tiedon kriteerit– ajantasaisuus, luotettavuus ja relevanssi, kirjastojen

asiakkaan näkökulma, “puolueettomuus” ja “neutraliteetti”

• tiedonlähteet– lautakuntien kokoukset, mm. esityslistat, kirjaston

toimintakertomus, tilinpäätös, tilastot– henkilölähteet: kirjastotoimenjohtaja ja

kirjastotyöntekijät, kuntalaiset, omat asiantuntijakontaktit

– henkilölähteiden merkitys kasvaa edetessä päätöksenteon hierarkiassa ylöspäin

Kirjastotyöntekijöiden suhtautuminen strategiseen suunnitteluun

kirjastotyöntekijöiden haastatteluja vuodelta 2005

Että ei sitä tietosesti ajattele että nyt toteutan tätä strategiaa, kun tossa työskentelen. Tota, ei kyllä sillä tavalla että. Vaikea uskoa että kukaan nyt ajattelis sillä tavalla. Että toiminpa nyt vision mukasesti.

• Se [strategia] muodostaa semmosen taustatuen sillä tavalla toiminnalle kuitenkin, että sehän on niitten tarkotuskin… Mulle sillä [strategialla] on henkilökohtasesti merkitystä. Että tota, siinä on tavallaan se, että ne muodostaa tavallaan pointin [tässä: perustan] työn taustalle…

• Et vaikkei sitä nyt niin arkityössä pidä mielessä, että tässä nyt toteutetaan tätä ja tätä strategiaa, siis sehän ei ole mielessä niinkun arkena, eikä näitä muista. Mut et kun ne [asiat] on mietitty silleen, sit tehdään niitä tiettyjä juttuja.

• Jos napataan rahat pois, niin siinä sitä ollaan sitten strategioittemme kanssa.

• Niin strategiat saa heittää ikkunasta ulos, jos luonteet ei skulaa [tässä: sovi yhteen]

• mut sit kuitenkin niinku meiän se tosiasiallinen strategia on aika pitkälle nytten se, että eri, eri lailla pyritään juuri tähän työn tehostamiseen,

Vaikee sanoo, onks se [toiminta muuttunut] sen [strategian] takii. Mutta meidän järjestelmät on kehittyneet niin paljon viime aikoina, verkkotoiminta ja kaikki tämmönen. Et etenkin se tekninen kehitys ja toiminnan tietynlaiset muutokset on ollu ehkä, ehkä niiden takia on.

Saattaa käydä niin että, niinku että tää muotoutuu vaan salavihkaa yhtäkkiä tiettyyn suuntaan ilman ohjausta.

Strategisen suunnittelun tulkintarepertuaarit

• haastattelujen perusteella saattoi muodostaa neljä tulkintarepertuaaria:– aktiivisuusrepertuaari– taustoittavuusrepertuaari– hallinnointirepertuaari– sulkemisrepertuaari

• kukin repertuaari kuvaa erilaista tulkintaa, eli näkökulmaa ja suhtautumistapaa strategiseen suunnitteluun

Aktiivisuusrepertuaari

Strateginen suunnittelu on olennainen keino jäsentää omaa työskentelyä ja suunnata sitä eteenpäin.

Oman työn ja toimipisteen toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tavoitteiden asettaminen katsotaan koko organisaation [kaupunginkirjaston] ohella strategiseen suunnitteluun kuuluvaksi.

Strategiaa voidaan toteuttaa päivittäisessä työssä ennalta sovittuja tehtäviä tekemällä.

Suhtautuminen suunnitteluun on osallistuvaa ja aktiivista, sillä se mahdollistaa vaikuttamisen omaan työhön ja tuo siihen järjestelmällisyyttä ja mielekkyyttä.

Suunnitteluun osallistutaan mahdollisesti oman toimipisteen ohella myös koko organisaation tasolla osallistumisen mahdollistavien kanavien, esimerkiksi työryhmien avulla.

TaustoittavuusrepertuaariStrategioiden ei katsota itsessään liittyvän päivittäisten tehtävien suorittamiseen, vaan niiden rooli on työtä taustoittava.

Strategiat muodostavat työskentelylle periaatteet joihin voidaan tukeutua.

Strategian ei välttämättä tarvitse olla konkreettisiin tehtäviin liittyvä suunnitelma, vaan sen merkitys liittyy yksittäisiä tehtäviä laajempien periaatteiden kuvaamiseen.

Taustojen ymmärtäminen edellyttää aika ajoin suunnitelmien käsittelyä, pohtimista ja mielekkään kokonaisuuden muodostamista.

Hallinnointirepertuaari

Strategisen suunnittelun ei katsota liittyvän omaan työhön, mutta se on organisaation johdon [kirjastotoimen johdon] olennainen keino johtaa ja hallinnoida organisaation [kaupunginkirjaston] toimintaa.

Omassa toimipisteessä tehtävät, kulloistenkin suunnittelujärjestelmien edellyttämät muodolliset toiminnot, kuten mittareiden määrittely voidaan nähdä kuuluvan strategiseen suunnitteluun.

Omassa toimipisteessä tehtäviä suunnitelmia, vaikuttamista sekä henkilökohtaisten tavoitteiden asettamista ei mielletä strategiseksi suunnitteluksi. Niitä voidaan kuitenkin itsessään pitää tärkeinä asioina oman työn kannalta.

Strategioiden merkitys oman työn jäsentäjinä on vähäinen tai olematon.

Sulkemisrepertuaari

Strateginen suunnittelu ei ole merkityksellistä siinä koettujen rajoitusten vuoksi, jolloin se suljetaan oman työn ulkopuolelle.

Koetaan, että omaan toimipisteeseen ja koko organisaation [kaupunginkirjaston] toimintaan vaikuttavia tekijöitä ei oteta strategioissa kattavasti esille, eikä strategia siten riitä kuvaamaan toimintaan tosiasiallisesti vaikuttavien tekijöiden kokonaisuutta.

Suunnittelun avulla ei myöskään koeta saavutettavan toiminnan hallittavuutta ja kehittämistä haluttuun suuntaan. Osallistumisella ja vaikuttamisella ei katsota olevan todellista vaikuttavuutta asioihin.

Tulkintarepertuaareista

• tulkintarepertuaarit eivät ole luokkia, johon yksittäinen työntekijä kategorisoitaisiin

• yksilön näkemykset voivat liikkua ja painottua eri repertuaarien välillä