tietojärjestelmien suunnittelu
DESCRIPTION
Tietojärjestelmien suunnittelu. Lähteet: Holopainen, Poutsaari, Pyydönniemi: Tietojenkäsittely. Weilin+Göös. Espoo 1991 ja Holopainen, Poutsaari: Tietojenkäsittely. Weilin+GöösPorvoo 1994. Kalvot osa 2. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Tietojärjestelmien suunnittelu
Lähteet: Holopainen, Poutsaari, Pyydönniemi: Tietojenkäsittely. Weilin+Göös. Espoo 1991 ja Holopainen, Poutsaari: Tietojenkäsittely. Weilin+GöösPorvoo 1994
Kalvot osa 2
Näissä kalvoissa käydään kevyen tietojärjestelmiin tutustumisen jälkeen läpi tietojärjestelmien suunnittelua tukeutuen Markku Kuivalahden SUUNTA-malliin.– Markku Kuivalahti: SUUNTA Tietosysteemin
suunnittelun työksiannot. Valtion painatuskeskus – ATK-Instituutti, 1988.
Tietojärjestelmät
Mikä on tietojärjestelmä?Mitä tietojärjestelmään kuuluu?
Tietojärjestelmädata (processing) system
Tietojärjestelmä on johonkin tarkoitukseen suunniteltu tietojenkäsittelykokonaisuus, joka muodostuu:– tietojenkäsittelylaitteista (tietokoneet, laskimet, lukijat, …),– tiedonsiirtolaitteista (verkot, modeemit, levykkeet, (lomakkeet,
) …),– ihmisistä, jotka käyttävät järjestelmän laitteita jne.– sekä toimintaohjeista, joiden mukaan ihmiset hoitavat
tehtävänsä.
Yrityksessä on yleensä useita eri tarkoituksiin suunniteltuja tietojärjestelmiä.
Tietojenkäsittely
SYÖTTEET: Järjestelmään käsiteltäviksi otettavat tapahtumatiedotTOIMINTAOHJEET: Ohjelma/muut toimintaohjeetTIETOVARASTOT: Tietoja jotka yhdessä syötteiden kanssa vaikuttavat saataviin tulosteisiin.KÄSITTELY: Suoritetaan annettujen toimintaohjeiden pohjalta saatujen syötteiden perusteella ottaen tietovarastojen sisältö huomioon.TULOSTEET: Kaikki järjestelmän tarjoama vaste.
Järjestelmien suunnittelu
Suunnittelutyön lähtökohtia:– Ongelmia nykyisen järjestelmän kanssa.– Kilpailutilanne– Rahoitustilanne– Uudet mahdollisuudetEsimerkki vaihejaosta:
1. Kokonaistutkimus (kohteena koko yritys)2. Tietojärjestelmäkohtaisesti
1. Esitutkimus2. Sisällönsuunnittelu3. Ratkaisunsuunnittelu4. Toteutus ja käyttöönotto
Kokonaistutkimus
Johtoportaan strategista suunnittelua yrityksen tietojenkäsittelyn ja kilpailukyvyn parantamiseksi.
Kokonaistutkimus
Strategista suunnittelua, jonka kohteena on koko yrityksen tietojenkäsittely.Suoritetaan määräajoin tai tarvittaessa.Mukana yrityksen johtoa ja tarvittavia asiantuntijoita.Tarkoituksena antaa johtoryhmälle kuva tietojenkäsittelyn toimivuudesta ja kehitystarpeista.Lopputuloksena tietojenkäsittelyn kehittämisohjelma.
Menetelmät
SidosryhmäanalyysiNykytila-analyysiOngelma-analyysiNelikenttäanalyysiToiminta-ajatuksen, päämäärien, tavoitteiden ja strategioiden selvittäminen.KäsiteanalyysiTietovarastoanalyysiTietojärjestelmäanalyysi
SidosryhmäanalyysiKartoitetaan yrityksen sidosryhmät ja näiden kanssa vaihdettavat tiedot.Tulokset esitetään taulukkona tai piirroksena.
Nykytila-analyysi
Selvitetään yrityksen päätoiminnot (esim. osto, myynti, valmistus, varastointi, hallinnointi) sekä kuvataan– eri päätoimintojen väliset ja– päätoimintojen ja sidosryhmien väliset tietovirrat.
Tulokset esitetään toiminnan rakennekaaviona.Esimerkki nykytila-analyysin tuloksesta seuraavalla kalvolla.
Toiminnan rakennekaavio
Asiakas
VastauksetLaskutTarjoukset
Reklamaatiot
Tilaukset
Myynti
Varasto
KyselytPoimintatiedot
Vastaukset
ME Oy
jne.
Ongelma-analyysiLuetteloidaan tärkeysjärjestyksessä– tietojenkäsittelyn ongelmat– niiden syyt– ratkaisukeinot
Selvitys esim. haastatteluin
Luetteloidaan– nykyiset sisäiset vahvuudet ja heikkoudet– ympäristötekijät, jotka tulevaisuudessa tarjoavat
mahdollisuuksia ja muodostavat uhkia.
Nelikenttäanalyysi
Käsiteanalyysi
Nimet tärkeimmille käsitteille.Käsitteiden sisällöt.Synonyymit pois.Täydennetään myöhemmin tietojärjestelmäkohtaisesti.
Esimerkki:– Asiakas, hankkija,
tavarantoimittaja, tilaus, kuormakirja, lasku, tiedustelu, kysely, …
– Hankkija = tavarantoimittaja, käytetään hankkija.
– Tuotenumero = tavaranumero = valmistenumero, käytetään tuotenumero.
– Valmiste = omassa valmistuksessa syntynyt tavara.
– …
TietovarastoanalyysiPysyvästi varastoitavista tiedoista laaditaan tietovarastoyleiskaava.Toimii pohjana järjestelmäkohtaiselle tietovarastosuunnittelulle.
Myynti-tilastot
Laskennantiedot
Valmiste-tiedot
Henkilös-tötiedot
Yleisettietokannat
Hankkija-tiedot
Raaka-aine-ja tarviketiedot
Tietojärjestelmäanalyysi
Luodaan yleiskuva tietojenkäsittelyä hoitavista tietojärjestelmistä.Kuvataan tietojärjestelmien yhteydet tietovarastoihin.Tulokset voidaan esittää esimerkiksi taulukoina.
KehittämisohjelmaEdellisten selvitysten perusteella laaditaan tietojenkäsittelyn kehittämisohjelma.Kehittämisohjelma jaetaan tietojärjestelmäkohtaisiksi hankkeiksi eli projekteiksi.
Esitutkimus
Tietojärjestelmäkohtaisesti suoritettavaa tutkimusta järjestelmän ongelmista ja erilaisista ratkaisuvaihtoehdoista. Tuloksena projekteja.
Tehtävät ja menetelmät
Esitutkimuksen tehtävät– Selvitetään tietojärjestelmän
nykytila ja ongelmat.– Asetetaan tavoitteet
tietojärjestelmän kehittämiseksi.– Kehitetään tavoitteiden
saavuttamiseen tähtääviä ratkaisuvaihtoehtoja.
– Suoritetaan eri vaihtoehtojen kannattavuusvertailu.
– Annetaan suositus jonkin vaihtoehdon valitsemiseksi.
Käytettävät menetelmät ovat osittain samoja, kuin kokonaistutkimuksessa, mutta nyt tarkkuustaso on korkeampi.Käytettyjä menetelmiä ovat:– nykytila-analyysi– ongelma-analyysi– tavoiteanalyysi– ratkaisuanalyysi– kustannus-hyöty -analyysi
Nykytila-analyysi
Selvitetään tj:n sidosryhmät, päätoiminnot ja näiden väliset tietovirrat.Perustana:– Kokonaistutkimuksessa
syntyneet kuvaukset.– Tj:stä aiemmin tehdyt
kuvaukset.– Käyttäjien asiantuntemus.
Tulos voidaan esittää toiminnan rakennekaavioina tai toimintamatriisina.
ANTAA
S Kuljetus- Lähetys-
A liikkeet luettelot
A Myynti Kyselyt,
poiminnat
Osto
Hallinto Ohjeet Ohjeet
Valmistus Otto- Saapumis-
määräyksetilmoitukset
Osto- Varasto- Raaka-
pyynnöt tilanteet aine…
Vastauk- Varasto- Valmiste-
set tilanteet varasto
Ongelma-analyysi
Suoritetaan samaan tapaan kuin kokonaistutkimuksessa, mutta kohteena on tj ja pohjana on:– kokonaistutkimuksen ongelmataulukko– tj:n sidosryhmäselvitys– tj:n toimintamatriisi
nro Ongelma Syy1 Myynnistä tuleviin valmistevarastoa koskeviin tilannekyselyihin Valmistevarastokirjanpito hoidetaan eräajona kaksi
ei voida antaa ajan tasalla olevia vastauksia. kertaa viikossa.
2 Raaka-aineita ja tarvikkeita pääsee ajoittain loppumaan. Ostomääräykset tehdään silmämääräisen arvion perusteella.
3 Työmäärät ovat kasvaneet ja käsittelyvirheet ovat lisääntyneet. Myynti- ja valmistusmäärät ovat kasvaneet
Tavoiteanalyysi
Lähtökohtina:– kokonaistutkimuksessa asetetut päämäärät ja tavoitteet– tietojärjestelmän ongelmataulukko
Tuloksena tavoiteluettelo, jossa ovat– Tavoitelauseet tärkeysjärjestyksessä.– Mittarit, joilla onnistuminen voidaan todeta.– Vastuuhenkilöiden nimet.
Nro Tavoitelause Mittari Vastuuhenkilö1 Valmistevarastokirjanpidon hoito tosiaikakäsitte- V. Virta
lyssä 18 kuukauden kuluttua.
2 Raaka-aine- ja tarvikevaraston ostohälytysrajat J. Jokilasketaan ja liitetään atk:n piiriin 6 kuukaudenkuluessa.
RatkaisuanalyysiEdellisten selvitysten pohjalta laaditaan useita vaihtoehtoisia ratkaisumalleja tietojärjestelmän kehittämiseksi.
Kustannus-hyöty -analyysiRatkaisumallit laitetaan paremmuusjärjestykseen
arvioimalla tulevat kustannukset ja tuototvertaamalla vaihtoehtojen kannattavuutta sopivaa investointilaskentamenetelmää käyttäenottamalla huomioon myös ne tekijät, joita ei voi mitata rahassa
Sisällön suunnittelu
Tämä on usein se kohta, jossa varsinainen projekti käynnistyy.
Suunnittelukohteet
Käsitteet.Toiminta.TyönkulkuTietotarpeet.TietoyhteydetTietovarastot.Testaus.
KÄSITTEET– Kokonaistutkimuksen
käsitekuvauksen pohjalta jatketaan käsiteanalyysia kyseisen tietojärjestelmän osalta.
– Käsitteistöön otetaan ne esineet, ilmiöt ja henkilöt joita koskevia tietoja tullaan käsittelemään ja varastoimaan.
Toiminta
Toiminta-analyysi– Asteittain tarkentuva
kaavio.– Aluksi esitetään karkealla
tasolla koko tietojärjestelmän:
• syötteet,• tulosteet ja• tehtävät.
– Tuloksena on joukko toimintakaavioita liitteineen.
Automatisointianalyysi– Lähtökohtana toiminta-
analyysissä laaditut toimintakaaviot.
– Kaavioissa esiintyvät uuden järjestelmän tehtävät luetteloidaan jakaen kukin tehtävä edelleen toimenpiteiksi.
– Luetteloon merkintä esiintymistaajuudesta (arvio) ja tieto siitä, tullaanko tehtävä hoitamaan manuaalisesti vai automaattisesti.
Toimintakaavio
Ajantasaisetra ja t-tiedot
Varastostaotto-määräykset
Lährtys-luettelot Ohjeet Poiminta-
luettelot
Ostopyynnöt Varastoti-lanteet
Vastaukset
Ajantasaisetvalmistetiedot
Päivitys Päivitys
Ostopyyntöjenlaadinta Luetteloiden
kirjoitusTietojenhaku
Toimenpideluettelo
Tehtävä tai toimenpide Esiintyy ATK ManuaaliRa a ka -a in e - ja ta rvikeva ra ston hoi to o Va ra stosta ottomä ä rä ykset 200/pä ivä x o Lä hetysluettelot 10/pä ivä x o Ohjeiden va sta a notto 2/vuosi x o Ostopyyn nöt 2/pä ivä x o Rekla ma a tiot 4/vuosi x
Va lmisteva ra ston hoi to o Poimin ta luettelot 350/pä ivä x o Sa a pumisi lmoi tukset 20/pä ivä x o Rekla ma a tiot 1/vuosi x
TyönkulkuTyönkulussa kuvataan tietojenkäsittelyn toimintaketjuja.ATK on musta laatikko, jonka toimintoja ei kuvata.Työnkulkukaavio– Voidaan käyttää SFS-3204-standardin mukaisia
symboleita.– joka toinen symboli kuvaa tehtävää ja joka toinen tietoa.– Kaaviosta käy ilmi:
• tehtävien peräkkäinen järjestys• toimintapisteet• käytettävät tietovälineet
Myynti Varastokirjanpito ATK Varasto Valmistus Hallinto
Poiminta-luettelo
Poiminta
Poiminta-luettelo
Otto-kirjaus
Tiedonhaku
Saapu-miskirj.
Saap.ilm
Listaus
raportti
Valmiste-eräntoimitus
Jakelu
Myyntitapahtuma
Kysely
Tietotarpeet
Selvitetään jokaisessa tietojenkäsittelytehtävässä tarvittavat tiedot.– näytöt ja paperitulosteet– oikeudet ja suojaukset
Menetelmänä tietotarveanalyysi– Käydään kohdealueen osaajan (käyttäjä) lävitse kaikki
näyttöruudulla tai paperilla tarvittavat tiedot.– Otetaan huomioon myös lisäykset, poistot ja
muutokset.– Tuloksena näyttö- ja tulostesuunnitelmat.
• esim. paperi tai visual studio.
TietoyhteydetLähtökohtana tietotarveanalyysin tulokset.Suunnitellaan tietojen siirto käsittelypisteiden välillä ja vuorovaikutteiset atk:n ja ihmisten väliset keskustelut.Suunnittelussa voidaan käyttää seuraavia menetelmiä:– Keskusteluaiheiden suunnittelu– Repliikkisuunnittelu– Lomakesuunnittelu– Tietoliikennesuunnittelu
Keskusteluaiheiden suunnittelu
Luetteloidaan tietojärjestelmästä löytyvät keskusteluaiheet käyttötiheyden mukaisessa järjestyksessä.Luettelon perusteella luodaan keskustelupuu, joka muodostaa tietojärjestelmän valikkorakenteen.
Pääva-likko
Valmisteet
ra &tarvike
Rapor-tit
Backup
lisäys
vähennys
kysely
uusivalmiste
valmisteenpoisto
1.
2.
3.
4.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Repliikki-, lomake- ja tietoliikennesuunnittelu
Repliikkisuunnittelu– Jatkoa
keskusteluaiheiden suunnittelulle.
– Tuloksena keskustelukuvaukset.
• ihmisten ja koneiden repliikit
• tuloksena myös siirtymät ja näytöt
Lomakesuunnittelu– standardit ja käyttäjien
näkemykset.– Tiedon siirtoon ihmisille…
Tietoliikennesuunnittelu– Suunnitellaan siirtomuoto
ja –tapa.– Otetaan huomioon mm.:
• siirrettävät tietomäärät• nopeusvaatimukset• suojausvaatimukset• virhetaso• kustannukset
Tietovarastot
Saantipolkuanalyysi– Pohjana käsitteet,
keskustelupuu sekä näyttö- ja raporttimallit.
– Selvitetään saantipolut kunkin tehtävän suorittamiseksi tarvittaviin tietoihin.
Tietovarastoanalyysi– Yhtä aikaa
santipolkuanalyysin kanssa.– Suunnitellaan tietovarastot
tietokenttien tarkkuudella.– Tuloksena tietovarastomallit.
Suojausten suunnittelu– Valtuustaulukko– Tietovarastojen
suojauksetKäyttäjät Nimet TUNNUSJärjestelmän vastuuhlö K.Kulo aVarastopäällikkö S.Susi bVarastohenkilökunta: T.Tikka b
J.Joki cV.Virta c...
Tietovarasto Tieto Luku KirjoitusVarmistusValmisteet Kaikki a-c a-c a,bRaaka-aineet ja tarvikkeet
...
Testaus
Etsitään virheet sisältösuunnitelmasta.Suunnittelijat ja käyttäjät.Esimerkiksi seuraavia testausmenetelmiä:– Esitestaustilaisuus
• Samalla koulutustilaisuus. Suuri yhteinen tilaisuus.
– Lausuntopyyntö• Prototyypin testauttaminen käyttäjillä/asiantuntijoilla.
– Tukiryhmän käyttö• Asiantuntijaryhmä tutkii suunnitelmia pyydettäessä.
– Jatkuva esitestaus• Jatkuvaa tarkkailua. Tekijä-lukija –parit.
Ratkaisun suunnittelu
Suunnittelun kohteina: tiedostot, koneajot, käsittelysäännöt, tehtävät, toimintapisteet ja testaus
Tiedostot
Suunnittelun lähtökohtana on aiemmin laaditut tietovarastomallit.Järjestelmää varten tehdään:– Tietuesuunnitelma
• Kentät ja niiden järjestys, nimet, esitysmuoto ja pituus.• Varatila, yms.
– Tiedostosuunnitelma• Tyyppi, käsittelytapa, varmistus, säilytysaika,
tallennusväline– Tietokantasuunnitelma
TietuesuunnitteluTietuekuvaus
TIETUE:
Kentän Tiedon Tiedon nimitys ja kuvaus Tiedon Esitys- Huomautuksianumero tunniste pituus muoto
1 VALNRO tu otenumero 5 9 a va in2 VALTPI va lmisteen tyyppi 65 x3 VALMAL va lmisteen ma l l i 2 94 VALMAT va lmisteen ma ter ia a l i65 x5 VALMRA va ra stomä ä rä 4 96 VALHTA yksikköhin ta 8 9
va ra ti l a a 107_____
YHTEENSÄ 256
Käytetty etuliite
Va lmiste
Kuvauspeitteen tunniste VAL
Koneajot
Ajoryhmäanalyysi– Ajoryhmäkaaviossa atk-
järjestelmä on jaettu koneajoiksi.
– Kaavio sitoo tiedostot ja tapahtumat toisiinsa ja antaa näin yleiskuvan koko järjestelmästä.
Eräajosuunnittelu– ajosarjakuvaukset,
suoritusjärjestys, …Suorakäyttösuunnittelu– Perustana
repliikkisuunnittelun keskustelukuvaukset.
– Määritetään tarvittavat tiedostot ja niiden käsittelytavat
KäsittelysäännötLaaditaan ohjelmoijaa ja tulevia käyttäjiä varten.Perustuu ajosarja- ja suorakäyttökuvauksiin.Kuvataan suorasanaisesti tai päätöspuuna.
Avainkentässä
Numero
Nimi
F1
F2
Löytyi
Ei löytynyt
Löytyi
Ei löytynyt
RTV2
Virhe1
RTV2
Virhe1
Päävalikko
Listaus
3.
1. Tulosta näyttö RTV1
2. Syötä avainkenttään tuotenumero tai tuotteen nimi. F1 palauttaa päävalikkoon ja F2 antaa tuotelistauksen.
Tehtävät / Työnjako
Työnjaon suunnittelu– Pohjana työnkulkukaavio.– Lopputuloksena henkilökohtaiset tehtäväluettelot ja toimenkuvat.
1. Arvioidaan kunkin tehtävän tai toimenpiteen vaatima keskimääräinen suoritusaika.
2. Suoritusajat kerrotaan tehtävien arvioidulla esiintymistaajuudella.3. Määritetään eri tehtävien suorittamiseen tarvittavat henkilömäärät (ottaen
huomioon myös ruuhkatilanteet).4. Otetaan henkilövalinnoissa huomioon henkilöiden osaamisalueet ja omat
toivomukset.5. Järjestetään työnjakokokous, jossa selvitetään jokaisen henkilön paikka ja
valta-/vastuualueet.
Tehtävät / Työnsuunnittelu
Selvitetään kaikkien henkilöiden työtehtävät työnkulkukaavioiden ja työnjakosuunnitelman pohjalta.Tehtävän lopputuloksista (tulosteet) lähtien määritellään:– tiedot, eli syötteet, joita lopputulosten tuottamiseksi tarvitaan.– säännöt, joita noudattaen syötteistä muodostetaan tulosteet.
Tehtäväkuvauksessa mainitaan myös:– Herätteet, joista tehtävän suoritus käynnistyy.– Tulosteiden siirto seuraavaan toimipisteeseen.– Menettelyohjeet poikkeus- ja virhetilanteissa.
TehtäväkuvaesimerkkiTehtävä: V36 varmistuksetHeräte: Ma, ke, pe klo 15.00Käsittely: 1. ota kaapista isoisä-DAT
2. Kopioi nauhalle varastotiedot 3. Päivitä otsikkotiedot nauhan etikettiin. 4. Laita nauha kaappiin. 5. Ilmoita varastopäällikölle varmistuksen teosta.
Tuloste: Uusi poikanauha.Välineet: Kalle-työasema, DAT-nauhaPoikkeustilanteet: Jos kopiointi ei onnistu, vaihda kasetti
uuteen. Jos tämä ei auta ota yhteys mikrotukeen.
Toimintapisteet
Mietitään jokaisen toimintapisteen viihtysä ja tarkoituksenmukainen sisustus.Merkitään pohjapiirrokseen tarvittavat kalusteet, apuvälineet ja laitteet tarkoituksenmukaiseen järjestykseen.Huomioidaan ergonomiset seikat:– kalusteet, valaistus, melu, …
Suunnitelmat hyväksytetään käyttäjillä.
Testaus
Käytetään samoja menetelmiä, kuin sisällön testauksessa.
Järjestelmän toteutus ja käyttöönotto
Työkohteina: ohjelmat, ohjelmakoodit, tietovarastot, ohjeet, järjestelmän käyttäjät, testaus, projektin lopetus
Ohjelmat
Ohjelmasuunnittelun olennaisin osa on ohjelman jakaminen mahdollisimman itsenäisiksi ja loogisiksi osiksi eli moduuleiksi.Moduulilla on tarkoin määritellyt rajat ja liittymät toisiin moduuleihin.Kukin moduuli suorittaa jonkin itsenäisen tehtävän.Modulaarisen suunnittelun tarkoituksena on parantaa ohjelman selkeyttä ja luettavuutta.Tuloksena syntyvät esimerkiksi moduulikaaviot ja tiedonvälitystaulukot.
Ohjelmakoodit
Koodaaminen– Suunnitelmat kirjoitetaan valituilla ohjelmointikielillä
ohjelmiksi.
KynätestausTekijä-lukija –pariModuulitestausOhjelmatestaus
Tietovarastot
Luodaan todelliset, fyysiset tietovarastot.Tietojen– kerääminen– tarkistaminen– tallentaminen
Pyritään käyttämään hyväksi jo olemassa olevia (sähköisiä) tietovarastoja.Käytetään, jos mahdollista, automaattisia oikeellisuustarkistuksia.
Ohjeet
Laaditaan ohjeet järjestelmän käyttämiseksi.Ohjeistoa tarvitaan käyttökoulutuksessa ja poikkeus-/virhetilanteissa.Otetaan laadinnassa huomioon kohderyhmä (loppukäyttäjä vai ylläpitäjä, kummallekin ryhmälle laaditaan ohjeet).Ohjeista haetun tiedon pitäisi löytyä helposti: sisällysluettelo ja hakemisto.
Järjestelmän käyttäjät
Informointi– epäluulojen ja pelkojen (=muutosvastarinnan) poistamiseksi.
Käyttöönoton helpottamiseksi.Koulutussuunnittelu– räätälöidään koulutus eri käyttäjäryhmille.
Koulutus– koulutustilaisuudet– itseopiskelu– henkilökohtainen ohjaus– tietokoneavusteinen opiskelu
Testaus
Systeemitestaus– Suoritetaan yleensä melko suppealla testimateriaalilla.– Huomio järjestelmä osien välisissä yhteyksissä.
Käyttöönottotestaus– Todellinen ympäristö ja testiaineisto– Päätetään, onko järjestelmä valmis tuotantokäyttöön.– Testaus voidaan tehdä erillisenä käyttöönottotestinä tai
rinnakkaisajona vanhan järjestelmän kanssa.
Projektin lopetus
Kunnossapidon ja kehittämisen organisointi– vastuuhenkilöt, pääkäyttäjät– virhetilanteiden kirjaaminen– seurantatilaisuudet
Projektiorganisaation purkaminen