informaÇÃo bÁsica credÍvel o que os gestores pretendem obter

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL

O QUE OS GESTORES PRETENDEM OBTER


A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO.

1.Recurso económico essencial para a tomada de decisão e para a execução dos diversos processos de negócio.

2.Uma informação incorreta, ou desatualizada, poderá levar a uma decisão errada produzindo um impacto negativo na organização.

3.Um decisor que se baseie em informação desatualizada ou incorreta poderá adotar certamente em medidas desajustadas à realidade.


A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO

4. Por outro lado, sendo a informação assumida como um recurso surge a necessidade de serem aplicados métodos de controlo de qualidade similares aos aplicados a outros recursos da empresa, tais como aos produtos disponibilizados. Esta assumpção torna-se mais critica quando a informação é o produto da empresa, como no caso de organizações que fornecem estudos de mercado.


A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO.

Reduz a incerteza na tomada de decisão e influi

decisivamente na ação. A informação deve possuir os

seguintes atributos:

1. Precisa

2. Oportuna

3. Simples

4. Concisa


O QUE PRETENDEM OS GESTORES

Medir facilmente a performance das pessoas, departamentos ou organizações. – Indicadores diversificados, de natureza

financeira e não financeira, estruturados com vista a conduzir ao conhecimento do desempenho e alcance de objetivos.

– Quantificação de objetivos, meios e fatores críticos internos e externos

Obter informação de síntese, proporcionando a cada gestor indicadores sintéticos fundamentais mas com possibilidade de desagregação


O QUE PRETENDEM OS GESTORES

A personalização, ou seja, a adequação dos indicadores às responsabilidades e poder de decisão efetivamente exercido por cada responsável

Promovem a comunicação e motivam o diálogo interno

Visam constituir as bases para a comparação com as metas fixadas

Devem servir de base à avaliação do desempenho dos diferentes intervenientes, constituindo a referência para a determinação do montante de prémios e incentivos, se aplicável.

OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO



Um adequado sistema de informação pressupões:

Um adequado Ambiente de Controlo;

Uma adequada Identificação e Avaliação dos Riscos;

Uma adequada definição das Atividades de Controlo;

Um adequada Monitorização.

Em suma, um adequado Sistema de Controlo Interno.


OS OBJETIVOS DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

Promover a Eficácia Operacional;

Assegurar uma adequado Relato Financeiro;

Assegurar o cumprimento das obrigações legais e outras.


Monitorização

Atividades de Controlo

Sistema de Informação

Identificação e Avaliação do Risco

Ambiente de Controlo



Identificação dos Riscos



Monitorização

Sistema de Controlo Interno



Apenas é possível garantir a existência de informação adequada se existir:

Um ambiente de controlo que promova uma cultura assente no recurso a quadros qualificados e competentes (internos ou externos), conhecedores do negócio capazes de identificarem de forma adequada os riscos de negócio;

Um compromisso claro com a eficiência operacional e um adequado sistema de relato financeiro e operacional;

Um adequado sistema de informação que recolha e trate os dados financeiros e operacionais e produza informação fiável e credível.




Trata-se de uma atividade critica que deve ser avaliada e validada por uma entidade independente competente.


A adequação do sistema de informação deve ser avaliado por uma entidade independente e competente.



As Atividades de Controlo

As atividades de controlo devem assegurar que:i. No processo de elaboração e preparação das

Demonstrações Financeiras foram tomadas em consideração as principais asserções: Existência Plenitude Mensuração Realização Corte de Operações

ii. Que a informação operacional (não financeira) é adequada.



As Asserções das Demonstrações Financeiras

Existência – Os ativos existem; Plenitude – Os passivos estão todos registados; Mensuração – Os elementos das Demonstrações

Financeiras estão devidamente mensurados (valorizados);

Realização – os ativos são realizáveis, convertidos em dinheiro ou equivalentes;

Corte de Operações – as transações e acontecimentos estão reconhecidos / registados no período correto de modo a refletir de forma adequada os resultados do exercício e permitir a avaliação adequada do desempenho



Uma das Componentes críticas do Sistema de Controlo Interno consiste na sua adequada Monitorização.

O Processo de Monitorização assegura que o Sistema de Controlo Interno continue efetivo, consistindo este um pilar fundamental do sistema de informação.



Os Objetivos do Processo de Monitorização.

O processo de monitorização continuo permite aos responsáveis da gestão determinar se as restantes componentes do Sistema de Controlo Interno continuam a funcionar de forma adequada;

As deficiências de controlo são identificadas e comunicadas em tempo útil aos responsáveis de gestão de modo a garantir que sejam tomadas as necessárias medidas corretivas.

O processo de monitorização pode assentar um atividades continuadas ou atividades pontuais.



O Processo de Monitorização num Mundo em Mudança Permanente e Rápida.

A atividade económica, cada vez mais, carateriza-se por uma permanente e rápida mudança ao mais diversos níveis;

Tal exige a capacidade para as organizações adaptarem-se rapidamente às alterações no meio envolvente de modo a poderem continuar a gerir os recursos de forma eficiente

Deste modo, o Processo de Monitorização torna-se numa atividade critica à continuidade das organizações.



O Processo de Monitorização num Mundo em Mudança Permanente e Rápida.

A mudança pode implicar Riscos novos, diferentes daqueles com os quais a organização se habituou a lidar;

A resposta aos novos riscos podem obrigar à redefinição dos sistemas de informação, em virtude da necessidade de controlar e agir sobre novas variáveis;

Tal pode obrigar a processos de gestão da mudança.

O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO



De modo a assegurar a qualidade da informação é essencial promover um adequado processo de monitorização.


Estabelecer as

Bases

•"Tone for the Top"

•Clara definição do modelo associado ao Controlo Interno

Planear & Executar

•Definir quais os Riscos a Mitigar / Definir Prioridades

•Identificar os controlos

•Identificar a Informação Relevante relativa aos Controlos

•Implementar procedimentos de monitorização

Avaliar & Reportar

•Definir as Prioridades de Relato

•Reportar os Resultados ao Nível Apropriado

•Acompanhamento das Medidas Corretivas


ESTABELECER AS BASES

"Tone from the Top" – Assegurar de forma inequívoca o compromisso da gestão relativamente ao projeto

Promover o enquadramento do projeto tendo por base o modelo de Controlo Interno do COSO.


PLANEAR E EXECUTAR

Estabelecer Prioridades face aos riscos identificados, incluindo novos riscos

Identificar os Controlos que mitiguem os riscos, se algum

Identificar a Informação Relevante que permita avaliar da operacionalidade dos controlos

Conceber e Implementar Procedimentos de Monitorização, com um custo que seja adequado face aos benefícios, que assegure: (i) a obtenção dos dados que suportam a informação relevante; (ii) e o seu adequado tratamento.


PLANEAR E EXECUTAR

Identificar a informação relevante que permita avaliar da operacionalidade dos controlos

– Informação direta – A informação direta substancia os controlos e é obtida através da observação dos controlos em funcionamento, refazendo os controlos ou testando os mesmos diretamente;

– Informação indireta – Consiste em toda a restante informação utilizada de modo a aferir se os controlos continuam a operar de forma eficaz.


PLANEAR E EXECUTAR

Informação Indireta – a mesma pode incluir, podendo contudo ser mais vasta:

– Estatísticas Operacionais;

– "Key Risk Indicators";

– "Key Performance Indicators – KPI"; e

– Comparação com Indicadores Setoriais.



Processo contínuo;

Avaliações pontuais.

A prioridade deve ser na implementação de um processo de monitorização contínuo, podendo o mesmo basear-se:

–Em recursos internos;

–Na contratação de serviços em "Outsourcing", junto de entidades que possuam esse conhecimento.



De forma a garantir Informação de Gestão Básica e Credível é essencial promover e assegurar uma adequada monitorização do sistema de controlo interno. A monitorização do sistema de controlo interno, pode ser promovida através de recursos internos, ou recursos externos.

Em organizações de pequena e média dimensão, poderá ser mais eficiente a contratualização desta função em regime de "Outsourcing", assegurando a alocação de recursos humanos com as necessárias competências, conhecimento e experiência, de forma eficiente, sem ser necessário a criação de uma estrutura interna pesada face à dimensão da entidade.



As variáveis fundamentais na seleção da entidade a contratar em regime de "Outsourcing" deverá basear-se:

Na experiência em projetos similares; e

Na competência técnica e profissional dos quadros envolvidos.


ASSEGURAR INFORMAÇÃO CREDÍVEL

Promover a conceção e implementação de um

adequado sistema de controlo interno. O mesmo

deverá ter por base uma adequada Monitorização

efetuada por profissionais competentes e

experientes.

As ações de Monitorização podem traduzir-se na

realização de:

Auditoria operacionais; e/ou

Auditorias financeiras.


ASSEGURAR INFORMAÇÃO CREDÍVEL

De modo a promover e assegurar informação credível

é essencial:

O conhecimento do setor e da atividade;

O conhecimento da organização;

A adoção de um modelo de gestão e análise

baseado no conceito de Controlo Interno do COSO;

O recursos a profissionais competentes e

experientes;

Uma Efetiva Monitorização.






Monitorização

Sistema de Controlo Interno

A NOSSA EXPERIÊNCIA


• A experiência obtida em anteriores trabalhos,

• a incorporação na nossa metodologia de auditoria

do conceito de auditoria baseada no risco

• e o conhecimento dos fatores indispensáveis à existência

de um adequado sistema de controlo interno,

tornam a

António Andrade Gonçalves, SROC,

um Parceiro relevante nesta área


Os projetos podem consistir em:

Auditorias Financeiras

e/ou

Auditorias Operacionais.

Estas últimas, orientadas para a avaliação do sistema de controlo interno, em particular no que se refere:

(i) ao processo de identificação dos riscos;

(ii) o desenho do sistema de informação;

(iii) as atividades de controlo implementadas;

(iv) a eficácia do processo de monitorização.


PRODUTOS

Relatório Destinado à Gestão:

– Identificação e Avaliação das Oportunidades de

Melhoria;

– Apresentação de Recomendações;

– Definição do Plano de Ação; e

– Participação no Processo de Monitorização.

Relatório Destinado aos Sócios / Acionistas:

– Avaliação do Sistema de Controlo Interno.

António Andrade Gonçalves, SROC, Unipessoal, Lda.

Rua Augusto de Figueiredo, 3 B Loja

2790-031 Carnaxide

T 214 108 851

F 214 101 459

E [email protected]

W www.antonioandradegoncalves.com

informaÇÃo bÁsica credÍvel o que os gestores pretendem obter

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