panduan aplikasi sirup v.2.3 - lpse kabupaten melawi

User Guide SiRUP Versi 2.3 –Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran

dan Pejabat Pembuat Komitmen

PANDUAN Aplikasi SiRUP v.2.3

“Cara Input RUP dan Mengumumkannya ke dalam SIRUP”

Diperuntukan bagi:

1. PA/KPA Perangkat Daerah

2. PPK Perangkat Daerah

ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................................ii

1. PA/KPA Memulai Aplikasi (Masuk Dengan Akun PA/KPA)......................................................................... 4

7. PA/KPA Mengelola PKS (Program, Kegiatan, dan Sub Kegiatan) ............................................................... 6

8. PA/KPA Keluar dari Aplikasi ..................................................................................................................... 10

9. PPK Login .................................................................................................................................................. 12

10. PPK Menyusun RUP di SiRUP ............................................................................................................... 14

a. PPK Membuat Paket Penyedia Secara Manual ............................................................................................. 14

b. PPK Membuat Paket Swakelola Secara Manual ........................................................................................... 18

11. PPK Melakukan Finalisasi Draft Paket RUP .......................................................................................... 20

12. PPK Keluar dari Aplikasi ........................................................................................................................ 21

13. PA/KPA Masuk Aplikasi SiRUP Kembali ................................................................................................ 23

14. PA/KPA Mengumumkan Paket RUP ..................................................................................................... 24

a. Mengumumkan Paket Penyedia .................................................................................................................. 24

b. Mengumumkan Paket Swakelola ................................................................................................................ 25

15. Melihat Paket Yang Sudah Diumumkan ............................................................................................... 27

16. PA/KPA Masuk Aplikasi Kembali (Masuk Dengan Akun PA/KPA) ........................................................ 30

17. PA/KPA Merevisi Paket RUP ................................................................................................................. 31

18. PA/KPA Keluar dari Aplikasi ................................................................................................................. 33

19. Kontak Kami ......................................................................................................................................... 33

Lampiran: Contoh Surat Permohonan Pelatihan ............................................................................................... 34

3

3

KELOLA PKS (PROGRAM – KEGIATAN – SUB KEGIATAN)

Oleh PA/KPA

4

4

1. PA/KPA Memulai Aplikasi (Masuk Dengan Akun PA/KPA)

Pengguna Anggaran (PA) mendapatkan kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke

Aplikasi SiRUP setelah dibuatkan akun oleh Admin PPE. Pengguna Anggaran dapat mengakses aplikasi

SiRUP dengan membuka URL https://sirup.lkpp.go.id/ kemudian Klik tombol “Masuk” yang ada di

ujung kanan atas.

Gambar 8. Halaman Website SiRUP

Kemudian masukkan “Username” dan “Kata Sandi” lalu klik “Submit”.

Gambar 9. Form Masuk ke SiRUP

Setelah berhasil masuk ke aplikasi SiRUP, akan tampil halaman Struktur Anggaran seperti gambar

berikut ini.

Input Username dan Kata Sandi

Klik Submit

5

5

Gambar 10. Halaman Struktur Anggaran Pengguna Anggaran Perangkat Daerah

6

6

7. PA/KPA Mengelola PKS (Program, Kegiatan, dan Sub Kegiatan)

Pengguna Anggaran (PA) Perangkat Daerah dapat melakukan tambah PKS atau bila ada paket

pra dipa di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) tersebut. Berikut ini contoh cara PA Perangkat Daerah

melakukan tambah PKS:

Catatan! Jika Anda belum Masuk Aplikasi, Silahkan Lihat Gambar 8 dan 9 diatas

1. Klik menu “Kelola Data” kemudian klik “Kelola PKS”.

Gambar 17. Menu Kelola PKS

2. Klik tombol “+ Tambah Program”.

Gambar 18. Halaman Kelola Program

3. Isikan Nama Program, Kode Program dan Pagu pada halaman Formulir Kegiatan kemudian klik tombol “Simpan”. (Sesuaikan dengan RKA/DPA masing-masing)

Gambar 19. Halaman Formulir Tambah Program

Isi Nama Program, Kode Program dan Pagu

7

7

4. Tampil pop up simpan tambah program lalu klik “OK”.

Gambar 20. Pop Up Simpan Program

5. Program berhasil ditambah, selanjutnya klik aksi untuk masuk ke halaman Kegiatan.

Gambar 21. Berhasil Tambah Program

! Catatan Gambar 21

Jika terdapat kesalahan saat input program, klik aksi pada kolom “Actions”

Jika ingin menghapus program, klik aksi pada kolom “Actions”

Klik OK

8

8

6. Tampil halaman Kelola Kegiatan kemudian klik “+ Tambah Kegiatan”.

Gambar 22. Halaman Kelola Kegiatan

7. Isikan Nama Kegiatan, Kode Kegiatan Pagu, dan Delegasi pada halaman Formulir Kegiatan kemudian klik tombol “Simpan”.

Gambar 23. Halaman Formulir Kegiatan

8. Tampil pop up simpan tambah kegiatan lalu klik “OK”.

Gambar 24. Pop Up Simpan Kegiatan

Pastikan Tahun Anggaran Benar, Isi Nama Kegiatan, Kode Kegiatan, Pagu, dan Delegasikan Kepada

Klik OK

9

9

9. Kegiatan berhasil ditambah, selanjutnya klik aksi untuk masuk ke halaman Kelola Sub-kegiatan.

Gambar 25. Berhasil Tambah Kegiatan

! Catatan Gambar 25 Jika terdapat kesalahan saat input kegiatan, klik aksi pada kolom “Actions” Jika ingin menghapus kegiatan, klik aksi pada kolom “Actions”

10. Tampil halaman Kelola Sub-kegiatan kemudian klik “+ Tambah Sub-kegiatan”.

Gambar 26. Halaman Kelola Sub Kegiatan

11. Isikan Nama Sub-kegiatan, Kode Sub-kegiatan dan Pagu pada halaman Formulir Sub-kegiatan

kemudian klik tombol “Simpan”.

Gambar 27. Halaman Formulir Sub-kegiatan

Pastikan Tahun Anggaran Benar, Isi Nama Sub- kegiatan, Kode Sub-kegiatan, Pagu, dan Delegasikan Kepada

10

10

12. Tampil pop-up simpan tambah sub-kegiatan lalu klik “OK”.

Gambar 28. Pop Up Simpan Sub-kegiatan

13. Sub-kegiatan berhasil ditambah.

Gambar 29. Berhasil Tambah Sub-kegiatan

! Catatan Gambar 29 Jika terdapat kesalahan saat input sub-kegiatan, klik aksi pada kolom “Actions” Jika ingin menghapus sub-kegiatan, klik aksi pada kolom “Actions”

8. PA/KPA Keluar dari Aplikasi

Pilih “Keluar” pada dropdown nama pengguna untuk mengakhiri aplikasi SiRUP.

Gambar 30. Keluar dari Aplikasi

Klik OK

Klik Keluar

11

11

MENYUSUN PAKET RUP (MEMBUAT PAKET PENYEDIA ATAU SWAKELOLA)

Oleh PPK

12

12

9. PPK Login

PPK masuk ke aplikasi SiRUP dengan membuka alamat URL LPSE Melawi

https://lpse.melawikab.go.id/ kemudian pilih Login, masukkan User ID dan Password lalu pilih

Non-Penyedia dan klik tombol “Login”.

Gambar 31. Halaman Login LPSE

Setelah berhasil Login, selanjutnya klik tombol “Aplikasi e-Procurement Lainnya”.

Gambar 32. Halaman Beranda PPK

Input User ID dan Password PPK

Klik Login

13

13

Tampil halaman Portal Pengadaan Nasional (INAPROC), kemudian klik pada tombol “Masuk Production” untuk dapat masuk ke dalam aplikasi SiRUP.

Gambar 33. Halaman Portal Pengadaan Nasional

Maka berhasil masuk ke dalam aplikasi SiRUP, maka tampil halaman RUP.

Gambar 34. Halaman RUP – Rencana Kerja Anggaran

14

14

10. PPK Menyusun RUP di SiRUP

Paket Penyedia adalah sebuah kegiatan yang dalam pelaksanaan dan pekerjaannya dilakukan langsung

oleh penyedia. Paket Penyedia sendiri dalam pelaksanaanya membutuhkan sebuah metode pemilihan sesuai

dengan Perpres 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Contoh Paket Penyedia: Belanja ATK, Pengadaan Komputer, dll.

Paket Swakelola adalah sebuah kegiatan yang dalam pelaksanaan/pekerjaannya di awasi dan dikerjakan

sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, akan tetapi pada pengertian lebih lanjut kegiatan

yang di swakelola kan bersifat mandiri tanpa membutuhkan penyedia seperti Toko, CV, PT maka hal itu bukan

lah termasuk swakelola melainkan Swakelola Dalam Penyedia.

Contoh Paket Swakelola: Penyelenggaraan Diklat/Penyuluhan-dsb, Uang Saku Peserta, dll.

a. PPK Membuat Paket Penyedia Secara Manual PPK membuat paket penyedia secara manual dengan cara sebagai berikut:

1) Klik menu “RUP” lalu klik tab menu “Penyedia”.

2) Klik tombol “+Paket Penyedia” yang ada di bagian kiri halaman.

Gambar 35. Tambah Paket Penyedia

15

15

3) Tampil halaman tambah paket penyedia seperti gambar berikut.

Gambar 36. Formulir Tambah Paket (1)

16

16

Gambar 37. Formulir Tambah Paket (2)

Lengkapi formulir paket penyedia dengan informasi sebagai berikut:

a) Isi nama paket

b) Pilih provinsi lokasi pekerjaan

c) Isi detail lokasi pekerjaan

d) Klik tombol “Tambah” jika lokasi pekerjaan lebih dari satu lokasi

e) Isi volume pekerjaan beserta satuannya (contoh: paket, unit, dll)

f) Isi uraian pekerjaan sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan di KAK

g) Isi spesifikasi pekerjaan dari paket pekerjaan sesuai dengan di KAK

h) Klik check box “Produk Dalam Negeri” apabila paket direncanakan menggunakan produk

dalam negeri sesuai aturan Perpres Nomor 16 Tahun 2018 Pasal 66 dan Peraturan LKPP

Nomor 7 Tahun 2018 Pasal 28 ayat (3)

i) Klik check box “Usaha Kecil” apabila paket diperuntukan untuk Usaha Kecil

j) Klik check box “Pra DIPA/DPA” jika pemilihan penyedia dilakukan mendahului

penetapan DIPA/DPA

k) Pilih sumber dana, isikan kode MAK, pilih Komponen dan isikan pagu

l) Klik tombol “Tambah” jika anggaran lebih dari satu sumber dana

m) Isi nomor izin tahun jamak jika paket merupakan paket tahun jamak

17

17

n) Pilih jenis pengadaan:

Barang

Pekerjaan Konstruksi

Jasa Lainnya

Jasa Konsultansi

Jumlah pagu akan otomatis terisi apabila hanya ada satu jenis pengadaan

o) Klik Tombol “Tambah” untuk paket terintegrasi (dalam satu paket ada lebih dari satu

jenis pengadaan). Isi pagu sesuai untuk tiap jenis pengadaan

p) Pilih rencana metode pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan Peraturan Presiden

Nomor 16 Tahun 2018 pada Pasal 38 dan Pasal 41 dibagi menjadi:

Pengadaan Langsung

Penunjukan Langsung

Seleksi

Tender

Tender cepat

e-Purchasing

q) Pilih tahun dan bulan “Akhir Pemanfaatan Barang/Jasa”, untuk perkiraan kapan waktu

akhir barang/jasa dimanfaatkan oleh pengguna

r) Pilih tahun dan bulan “Awal Pemanfaatan Barang/Jasa”, untuk perkiraan kapan waktu

awal barang/jasa dimanfaatkan oleh pengguna

s) Pilih tahun dan bulan “Akhir Pelaksanaan Kontrak”, untuk perkiraan waktu akhir

pelaksanaan kontrak

t) Pilih tahun dan bulan “Awal Pelaksanaan Kontrak”, untuk perkiraan waktu awal

pelaksanaan kontrak

u) Pilih tahun dan bulan “Akhir Pemilihan Penyedia”, untuk perkiraan waktu akhir

pemilihan penyedia

v) Pilih tahun dan bulan “Awal Pemilihan Penyedia”, untuk perkiraan waktu awal

pemilihan penyedia

*Catatan: Pastikan semua informasi yang dibutuhkan sudah terisi agar dapat disimpan.

4) Klik tombol “Simpan”.

18

18

b. PPK Membuat Paket Swakelola Secara Manual

PPK dapat membuat paket swakelola secara manual dengan cara sebagai berikut:

1) Klik menu “RUP” lalu klik tab menu “Swakelola”.

2) Klik tombol “+Paket Swakelola” yang ada di bagian kiri halaman.

Gambar 38. Tambah Paket Swakelola

19

19

3) Tampil halaman tambah paket swakelola seperti gambar berikut.

Gambar 39. Formulir Tambah Paket Swakelola

Lengkapi formulir paket Swakelola dengan informasi sebagai berikut:

a) Pilih tipe swakelola

b) Isi nama paket

c) Pilih provinsi lokasi pekerjaan

d) Isi detail lokasi pekerjaan

e) Klik tombol “Tambah” jika lokasi pekerjaan lebih dari satu lokasi

f) Isi volume pekerjaan beserta satuannya (kegiatan)

20

20

g) Isi uraian pekerjaan sesuai dengan KAK

h) Klik check box “Pra DIPA/DPA” jika pemilihan penyedia dilakukan mendahului

penetapan DIPA/DPA

q) Pilih sumber dana, isikan kode MAK, pilih komponen dan isikan pagu

i) Klik tombol “Tambah” jika anggaran lebih dari satu sumber dana. Total pagu akan

otomatis terakumulasi

j) Pilih tahun dan bulan “Akhir Pelaksanaan Pekerjaan” untuk perkiraan waktu akhir

pelaksanaan pekerjaan

k) Pilih tahun dan bulan “Awal Pelaksanaan Pekerjaan” untuk perkiraan waktu awal

pelaksanaan pekerjaan

*Catatan: Pastikan semua informasi yang dibutuhkan sudah terisi agar dapat disimpan.

4) Klik tombol “Simpan”.

11. PPK Melakukan Finalisasi Draft Paket RUP

Setelah formulir paket RUP diisi lengkap oleh PPK/Admin RUP, maka PPK dapat

melakukan finalisasi draft paket. Berikut ini tahapan untuk melakukan finalisasi draft paket:

1. Klik menu “RUP”, kemudian klik tab menu “Penyedia” atau “Swakelola”.

Gambar 40. Menu RUP – Penyedia atau Swakelola

21

21

2. Selanjutnya tampil daftar paket penyedia atau paket swakelola. Tandai radio button pada kolom “FD” untuk paket yang akan difinalisasi draft nya kemudian klik tombol “Finalisasi Draft”.

Gambar 41. Finalisasi Draft Paket

3. Tampil pop up konfirmasi finalisasi draft paket kemudian klik tombol “Finalkan”.

Gambar 42. Pop Up Finalisasi Paket Pengadaan

4. Selanjutnya tampil notifikasi “Paket berhasil di finalkan” dan terdapat centang permanen pada kolom “FD”. Posisi paket sudah ada di Pengguna Anggaran untuk dilakukan “Umumkan Paket”.

Gambar 43. Notifikasi Berhasil Finalisasi Paket

12. PPK Keluar dari Aplikasi Pilih “Keluar” pada dropdown nama pengguna untuk mengakhiri aplikasi SiRUP.


2. Klik tombol “Finalisasi Draf”

1. Centang radio button “FD”

Klik Keluar

22

22

MENGUMUMKAN RUP (MENGUMUMKAN PAKET

PENYEDIA ATAU SWAKELOLA)

Oleh PA/KPA

23

23

13. PA/KPA Masuk Aplikasi SiRUP Kembali

Pengguna Anggaran (PA) mengakses aplikasi SiRUP dengan membuka URL

https://sirup.lkpp.go.id/ kemudian Klik tombol “Masuk” yang ada di ujung kanan atas.

Gambar 45. Halaman Website SiRUP


Gambar 46. Form Masuk ke SiRUP Setelah berhasil masuk ke aplikasi SiRUP, akan tampil halaman Struktur Anggaran.


Klik Submit

24

24

14. PA/KPA Mengumumkan Paket RUP

Setelah finalisasi draft paket RUP selesai dilakukan oleh PPK maka PA/KPA dapat melakukan

pengumuman paket RUP.

! Pastikan Anda sudah masuk menggunakan akun PA/KPA

a. Mengumumkan Paket Penyedia

1. Klik menu “RUP” kemudian pilih “Penyedia”.

Gambar 47. Menu RUP – Penyedia

2. Tampil halaman Paket Penyedia kemudian tandai radio button pada kolom “U” untuk paket

Penyedia yang akan diumumkan kemudian Klik tombol “Umumkan Paket Penyedia”.

Gambar 48. Umumkan Paket Penyedia

2. Klik Umumkan

1. Ceklis radio button “U”

25

25

3. Selanjutnya tampil pop up konfirmasi pengumuman paket kemudian klik tombol “Umumkan”.

Gambar 49. Pop Up Konfirmasi Umumkan Paket Pengadaan

4. Tampil notifikasi “Paket berhasil diumumkan” pada bagian kiri atas halaman. Paket yang

sudah diumumkan, status di kolom “U” menjadi sudah centang permanen.

Gambar 50. Paket Penyedia Berhasil Diumumkan

b. Mengumumkan Paket Swakelola

Berikut ini langkah-langkah PA/KPA mengumumkan paket Swakelola:

1. Klik menu “RUP” kemudian pilih “Swakelola”.

Gambar 51. Menu RUP - Swakelola

3. Klik Umumkan

26

26

2. Tampil halaman Paket Swakelola. Tandai radio button pada kolom “U” untuk paket Swakelola

yang akan diumumkan kemudian klik tombol “Umumkan Paket Swakelola”.

Gambar 52. Umumkan Paket Swakelola

3. Selanjutnya tampil pop up konfirmasi pengumuman paket kemudian klik tombol

“Umumkan”.

Gambar 53. Pop Up Konfirmasi Umumkan Paket Pengadaan

4. Tampil notifikasi “Paket berhasil diumumkan” pada bagian kiri atas halaman. Paket yang

sudah diumumkan, status di kolom “U” menjadi sudah centang permanen.

Gambar 54. Paket Swakelola Berhasil Diumumkan

2. Klik Umumkan

1. Ceklis radio button “U”

3. Klik Umumkan

27

27

15. Melihat Paket Yang Sudah Diumumkan

Untuk melihat paket yang sudah diumumkan, klik link berikut https://sirup.lkpp.go.id/sirup/ro/rekap/klpd/D210, maka akan tampil :

Gambar 55. Halaman Rekapitulasi RUP Kabupaten Melawi

Anda bisa merubah “Tampilan” menjadi angka 50 atau 100, untuk menampilkan seluruh Satuan Kerja.

Gambar 56. Menu Dropdown Tampilkan

Anda dapat memilih jumlah Satuan Kerja yang ditampilkan

28

28

Apabila pada Satuan Kerja Anda sudah berhasil mengumumkan paket, maka kolom Paket akan menampilkan jumlah paket.

Gambar 57. Halaman Rekapitulasi RUP Kabupaten Melawi

Catatan! Data rekap akan diperbaharui setiap 3 jam sekali

Menunjukkan Paket Penyedia yang telah di input

29

29

REVISI PAKET RUP (REVISI DILAKUKAN APABILA TERJADI PERUBAHAN

APBD ATAU KESALAHAN INPUT RUP)

Oleh PA/KPA

30

30

16. PA/KPA Masuk Aplikasi Kembali (Masuk Dengan Akun PA/KPA)

Pengguna Anggaran dapat mengakses aplikasi SiRUP dengan membuka URL

https://sirup.lkpp.go.id/ kemudian Klik tombol “Masuk” yang ada di ujung kanan atas.

Gambar. Halaman Website SiRUP


Gambar. Form Masuk ke SiRUP


Klik Submit

31

31

17. PA/KPA Merevisi Paket RUP

Revisi paket dilakukan apabila terdapat kesalahan saat input RUP, seperti kesalahan metode

pemilihan, pagu, delegasi, dll. Untuk melakukan revisi paket RUP yang belum diumumkan dilakukan

sebagaimana langkah PA/KPA Mengelola PKS (Gambar 21 / Gambar 25 / Gambar 29).

Sedangkan bagian ini merupakan langkah-langkah merevisi paket RUP untuk paket yang sudah

diumumkan oleh PA/KPA Perangkat Daerah.

Berikut adalah tahapan untuk melakukan revisi paket RUP yang telah diumumkan :

1. Klik Menu “RUP”, kemudian klik tab menu “Penyedia” atau “Swakelola” tergantung paket

yang akan direvisi. Kemudian klik “Terapkan Filter”.

2. Klik symbol yang ada di kolom “Actions”.

Gambar 58. Halaman Revisi Paket

32

32

3. Selanjutnya akan tampil pop-up “Revisi Paket Pengadaan Penyedia/Swakelola”.

Gambar 59. Pop Up Revisi Paket 4. Klik tombol “Satu ke Satu”.

5. Klik tombol “Revisi Paket”.

6. Maka akan tampil halaman “Revisi Satu ke Satu”. Isi “Alasan Revisi” di bagian atas halaman.

Gambar 60. Formulir Revisi Satu ke Satu

7. Perbarui data sesuai dengan perubahan. Klik tombol “Simpan”. 8. Paket yang sudah direvisi untuk satu ke satu akan tampil di daftar paket Penyedia/Swakelola

sebagai paket baru, yang ditandai dengan hilangnya centang pada kolom “U”.

33

33

18. PA/KPA Keluar dari Aplikasi

Pilih “Keluar” pada dropdown nama pengguna untuk mengakhiri aplikasi SiRUP.


19. Kontak Kami

Apabila memiliki permintaan pelatihan input RUP kedalam SiRUP. Silahkan dari instansi membuat surat permohonan. Contoh surat terlampir. Setelah surat permohonan masuk kepada LPSE, kami akan mengkonfirmasi jadwal pelatihan.

Apabila memiliki pertanyaan, hubungi Helpdesk LPSE:

Email [email protected] Chat WhatsApp Only 0853-4939-3990

Klik Keluar

Lampiran: Contoh Surat Permohonan Pelatihan

KOP INSTANSI

Tempat, tanggal

Kepada: Yth. Sekretaris Daerah Kabupaten Melawi Up. Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa

di Tempat

No : Sifat :

Lampiran :

Perihal * :

Dengan Hormat, Dalam rangka meningkatkan kualitas dan kompetensi pengguna Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) pada Badan/Dinas/Kecamatan …….., maka dengan ini kami mengajukan permohonan pelatihan SPSE/SIRUP. Adapun daftar nama pegawai yang akan mengikuti pelatihan terlampir. Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Kepala Badan, Dinas, Camat,

Nama NIP

*perihal pelatihan SPSE Versi 4.3/SIRUP (pilih salah satu)

panduan aplikasi sirup v.2.3 - lpse kabupaten melawi

Documents