le projet de communication: rédiger un dossier technique (ddp)

DOSSIER DE PRESENTATION dduu PPrroojjeett ……

Acronyme du projet XXXX

Titre du projet (en français) Xxxxx

Proposal title (en anglais) Xxxx

Porteur du projet Prénom Nom Institution Nom (Acronyme)

Adresse Rue

Ville – Pays

Téléphone 01… Adresse électronique

Site web http://www. Date : JJ/MM/20AA

ID document Version X.x

Distribution Public Restreint

Description Ce document présente le projet ACRONYME – son contenu, ses objectifs, sa valeur aoutée, l’équipe qui la porte, les étapes et tâches de sa réalisation ainsi qu’un budget prévisionnel global.

http://www/

ACRONYME – Titre court

Auteur 01/05/2015

P R E S E N TAT I O N S Y N T H E T I Q U E D U P R O J E T AC RO N Y M E

(le tout max 1 p) 1 - Définition et contenu du projet :

ACRONYME est un projet (humanitaire, social, …). Il …

2 - Objectif(s) du projet :

ACRONYME vise … (Objectif général + 1 ou 2 objectifs spécifiques)

3 - Motivation(s) du projet :

ACRONYME est né …

4 - Bénéficiaires et population cible :

(catégories, nombre, statut social, localisation)

5 - Valeur ajoutée du projet :

ACRONYME …

6 - Durée du projet ACRONYME …

7 – Responsable/Equipe du projet

ACRONYME

8 - Budget prévisionnel du projet

Montant global

SOMMAIRE

PRESENTATION SYNTHETIQUE DU PROJET ACRONYME ............................................................................ 2

1 – DESCRIPTION DE L’OBJET DU PROJET ACRONYME ................................................................................ 4

1.1/ PRESENTATION GENERALE DE L’OBJET ............................................................................................................................ 4 1.2/ DESCRIPTION DETAILLEE DU CONCEPT DU PROJET ACRONYME ......................................................................................... 4

2 – CONTEXTE DU PROJET ...................................................................................................................................... 5

2.1/ LE PUBLIC ADRESSE PAR LE PROJET ACRONYME ............................................................................................................. 5 2.2/ PERIMETRE DU PROJET ACRONYME ............................................................................................................................ 5 2.3/ LES OBJECTIFS DU PROJET ACRONYME ........................................................................................................................ 6 2.4/ ANALYSE DE L’EXISTANT ET DE LA VALEUR AJOUTEE DU PROJET ACRONYME ........................................................................ 6 2.5/ LA FAISABILITE DU PROJET ACRONYME ........................................................................................................................ 6

3 – REALISATION DU PROJET ................................................................................................................................. 7

3.1/ DEROULEMENT DU PROJET .......................................................................................................................................... 7 3.2/ L’ORGANIGRAMME TECHNIQUE DU PROJET ACRONYME ................................................................................................. 7 3.3/ DESCRIPTION DES TACHES DU PROJET ACRONYME ......................................................................................................... 8 3.4/ CALENDRIER DE REALISATION DU PROJET ACRONYME .................................................................................................... 9

4 – GESTION DU PROJET ........................................................................................................................................ 10

4.1/ LE PORTEUR (COORDINATEUR) DU PROJET ACRONYME ................................................................................................ 10 4.2/ EQUIPE DU PROJET, ORGANISATION ET RESPONSABILITE .................................................................................................. 11 4.3/ PARTENAIRES EXTERIEURS AU PROJET ACRONYME ....................................................................................................... 12 4.4/ CONDUITE DU PROJET............................................................................................................................................... 13

5 – COMMUNICATION ET VALORISATION DU PROJET ACRONYME ....................................................... 14

6 – BESOINS ET BUDGET PREVISIONNEL ......................................................................................................... 15

6.1/ BESOINS POUR LA REALISATION DU PROJET ................................................................................................................... 15 6.2/ BUDGET GLOBAL PREVU ............................................................................................................................................ 16

ANNEXE ....................................................................................................................................................................... 17

1/ REFERENCES .............................................................................................................................................................. 17 2/ EXTRAITS .................................................................................................................................................................. 17


Auteur 01/05/2015

1 – D E S C R I P T I O N D E L’ O B J E T D U P R O J E T AC RO N Y M E

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …)

(le tout max 5 p) Pour commencer, indiquez dans un petit paragraphe le contenu de ce chapitre : présentation de l’objet lui-même …

1.1/ Présentation générale de l’objet

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) Présentez ici, dans un petit paragraphe, l’idée générale du projet Acronyme, son intérêt général, sa spécificité (sa nouveauté).

Note : si possible illustrer l’objet du projet !

1.2/ Description détaillée du concept du projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) Modèle (scénario, conducteur, scénographie …) Pour commencer, indiquez que vous allez présenter maintenant en détail l’objet même du projet … Note : la présentation détaillée (ou technique) s’appuie obligatoirement sur l’usage de diagrammes, pré-maquettes, esquisses de scénario, etc. !!

2 – C O N T E X T E D U P R O J E T


(le tout max 4 p) Pour commencer ce chapitre, précisez que vous allez présenter ici les 5 points suivants : 1) le public adressé, 2) le périmètre du projet, 3) l’existant, 4) les objectifs stratégiques et techniques, 5) la faisabilité du projet.

2.1/ Le public adressé par le projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) a) Pour commencer, précisez rapidement la méthode/la méthodologie utilisée pour identifier le public de votre projet (réunions de brainstorming, recherches documentaires, enquêtes, expériences personnelles, …). b) Identifiez et décrivez ensuite les deux ou trois principales catégories du public adressé, les attentes et besoins qui les caractérisent, les leviers et les obstacles, …

2.2/ Périmètre du projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) a) Pour commencer, précisez très rapidement la méthode, la méthodologie utilisée b) Décrivez ensuite rapidement le périmètre


Auteur 01/05/2015

2.3/ Les objectifs du projet ACRONYME


a) Pour commencer, précisez rapidement la méthode, la méthodologie utilisée pour identifier vos objectifs ; n’oubliez pas de les mettre en relation avec les besoins et attentes de votre public ; b) Listez ensuite, sous forme d’un tableau, les principaux objectifs de votre projet en distinguant entre a) les objectifs « stratégiques » et les b) les objectifs directement liés à la réalisation réussite de votre projet ; (Note : deux objectifs « stratégiques » et deux ou trois objectifs plus directement liés à la réalisation réussite de votre projet suffisent amplement !!!) c) Présentez ensuite les objectifs identifiés et discutés les en vous référant à la méthode SMART d) enfin, identifiez encore les facteurs critiques de succès permettant d’évaluer plus tard votre projet …

2.4/ Analyse de l’existant et de la valeur ajoutée du projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) a) Pour commencer, précisez rapidement l’objet de votre analyse de l’existant (sur quoi elle porte) ainsi que la méthode, la méthodologie utilisée b) Présentez les résultats de votre analyse en distinguant entre les projets/programmes déjà existants, les bonnes pratiques, les ressources pouvant être mobilisées, etc. c) n’oubliez pas d’expliquer la valeur ajoutée (spécificité, nouveauté, intérêt) de votre projet

2.5/ La faisabilité du projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) (Paragraphe introductif :) a) Pour commencer, insistez que vous avez mené – sous forme de réunions de brainstorming ou autres méthodes – une analyse systématique pour évaluer les éventuels risques pouvant menacer la réalisation réussite de votre projet, et donc de sa faisabilité … b) Précisez ensuite les résultats de votre analyse SWOT et listez et commentez les principaux risques et éventuels contre-mesures …

3 – R E A L I S AT I O N D U P R O J E T

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) (le tout max 6 p) Commencez à expliquer ce que vous allez présenter dans ce chapitre : a) les grandes étapes de réalisation de votre projet b) une description détaillée des tâches composant votre projet c) le calendrier du projet

3.1/ Déroulement du projet

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) Présentez ici les principales étapes selon lesquelles se déroulera votre projet N’oubliez pas d’indiquer les durées et les moments du début et de la fin des étapes ainsi que les rôles et responsabilités

3.2/ L’organigramme technique du projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) a) présentez le tableau synthétique qui identifie les 5 à 7 tâches composant votre projet

Tâches du projet ACRONYME

Description courte

Calendrier général

1/ Tâche 1 : « Coordination et conduite du projet »

M-0 à M-X

2/ Tâche 2 : « Communication et


Auteur 01/05/2015

valorisation du projet » 3/ Tâche 3 : « Désignation »

3/ Tâche 4 : « Désignation »

3/ Tâche 5 : « Désignation »

(Figure X : Les grandes tâches pour réaliser le projet ACRONYME)

3.3/ Description des tâches du projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) Décrivez chaque tâche selon le schéma discuté en cours (cf. également schéma ci-dessous)

1 - Numéro de la tâche T-1 ; T-2 ; … 2 - Intitulé de la tâche Désignation 3 – Responsable de la tâche

Prénom, Nom (…)

4 – Objectif général de la tâche

Désignation et explication

5 – Résumé de la tâche Description synthétique 6 – Durée de la tâche M-0 – M-X 7 – Description détaillée sous forme d’activités ou de sous-tâches

Cette tâche comprend notamment les sous-tâches suivantes : 1/ « Désignation » (+ résumé) 2/ « Désignation » (+ résumé) 3/ …

8 – Livrable(s) (sous forme de documents, de réalisations, de …) Exemple : Rapport documentant le travail réalisé dans cette tâche (= Liv 1) Réalisation d’un fonds photographique (= Liv 2) Organisation d’une rencontre filmée … (= Liv 3)

9 – Jalons M-1 : Production du livrable 1 (J 1) M-4 : Réunion M-7 : Mission à … pour une durée de …

(Figure X : La tâche N° 1 du projet ACRONYME)


Auteur 01/05/2015

3.4/ Calendrier de réalisation du projet ACRONYME


(Paragraphe introductif :) Présentez ici un diagramme GANTT qui tient compte : a) du début et de la fin de chaque tâche b) des jalons les plus importants N’oubliez pas de présenter rapidement le diagramme (diagramme GANTT ; http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-161-gantt-project)

T1.1

T1.2

T1.3

T2.1

T2

T2.2

T2.3

T3.1

T3.2

T3.3

T3.4

T4.1

T4

T4.2

T4.3

1st year 2nd Year 3rd Year

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

1st year 2nd Year 3rd Year1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

011

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

T5.1

T5

T5.2

T0: Management

T1

T3

T5.3

(Figure X : La planification temporelle des tâches du projet ACRONYME)

http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-161-gantt-project

http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-161-gantt-project

4 – G E S T I O N D U P R O J E T

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) (le tout max 4 p) Commencez à expliquer ce que vous allez présenter dans ce chapitre : a) présentation du porteur du projet ; b) présentation de l’équipe du projet et de la structure de gestion ; c) éventuellement les partenaires du projet ; d) les méthodes de conduite du projet.

4.1/ Le porteur (coordinateur) du projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) a) Commencez à préciser que vous allez présenter le coordinateur/les coordinateurs du projet … b) indiquez ensuite que le CV du porteur se trouve dans l’annexe du dossier ainsi que sur son blog professionnel (adresse ci-dessous …)

Coordinateur

Prénom, Nom

Appartenance institutionnelle

(exemple : association, département, ….) + très brève description …

Qualification pour conduire ce projet

Présentation

Expérience

Référence (éventuellement lettres, attestations, …. en annexe)

Blog/site professionnel

http:// + bref descriptif

Coordonnées téléphoniques + email

… + email

(Figure X: Le(s) porteur(s) du projet ACRONYME


Auteur 01/05/2015

4.2/ Equipe du projet, organisation et responsabilité


a) Commencez à préciser que vous allez présenter ici à la fois l’équipe ainsi que les diverses responsabilités (par tâche) b) indiquez ensuite que les CV des personnes concernées se trouvent dans l’annexe du dossier 1) L’équipe/le consortium (vue d’ensemble) Personnes/équipes Qualifications Rôles et responsabilités Temps consacré au

projet

(par rapport à tâche, jalon, résultat escompté/fourniture, …)

en heures ou jours

(Figure X : L’équipe du projet ACRONYME) 2) Présentation succincte de chaque personne/équipe Qui Prénom, Nom Rôle, fonction dans le projet

Description (+ localisation dans « Tâches » du projet)

Qualification professionnelle

Présentation

Expérience Référence Site web professionnel http:// + bref descriptif Adresse + email … + email

(Figure X : Membre de l’équipe du projet ACRONYME)


Auteur 01/05/2015

4.3/ Partenaires extérieurs au projet ACRONYME

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) Commencez à préciser que vous allez présenter succinctement le ou les partenaires extérieurs à votre équipe (consortium) mais qui contribueront à la réussite du projet 1) Partenaires extérieurs (vue d’ensemble) Personnes/équipes Qualifications Rôles dans le projet Temps consacré au

projet

(par rapport à tâche, jalon, résultat escompté/fourniture, …)

en heures ou jours

(Figure X : Réseau de partenaires extérieurs à l’équipe du projet ACRONYME) 2) Présentation succincte de chaque partenaire Partenaire Prénom, Nom (ou nom d’institution) Rôle, fonction dans le projet

Description (+ localisation dans « Tâches » du projet)

Qualification professionnelle

Présentation

Expérience Référence Site web professionnel http:// + bref descriptif Adresse + email … + email

(Figure X : Partenaire extérieur au projet ACRONYME)


Auteur 01/05/2015

4.4/ Conduite du projet

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) Commencez à préciser que vous allez présenter ici les méthodes de conduite et de gestion de toutes les activités nécessaires à la bonne réalisation de l’objet du projet ACRONYME, à savoir … Ajouter qu’il s’agit notamment de la mise en place : a) d’un « plan de qualité » ; b) de la mise en place d’un système de réunions ; c) de la mise en place d’un système de documentation (du travail effectué, des résultats des réunions, de gestion administrative et financière, …) ; d) de la mise en place d’un système de communication avec les principaux acteurs concernés (l’équipe elle-même, le ou les financeurs, les partenaires extérieurs, un public plus large, …). 1) Définition générale d’un plan de qualité

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) Indiquez ici comment vous aller vous assurer et comment vous allez assurer vos partenaires que le projet avance bien, que l’objet réalisé corresponde aux attentes du public, … 2) Définition d’un système de réunions

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) a) Décrivez ici rapidement les réunions prévues (type de réunion, entre qui, selon quelle périodicité, avec quels objectifs, …) b) N’oubliez pas de mentionner les réunions de démarrage (kick off) et de clôture ainsi que les réunions techniques intermédiaires 3) Définition d’un système de documentation et de reporting (de communication interne)

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) a) Décrivez les types de rapports (techniques – rendant compte des avancées du projet ; de gestion – rendant compte des aspects administratifs et financiers ; …) et la façon comment ils seront distribués/diffusés ainsi que conservés d’une manière plus pérenne. b) N’oubliez pas non plus dd mentionner les rapports de type « compte rendu d’une réunion de travail » et « liste d’actions » (i.e. les actions à mener entre deux réunions de travail)


Auteur 01/05/2015

5 – C O M M U N I C AT I O N E T VA L O R I S AT I O N D U P R O J E T

AC RO N Y M E

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) (le tout max 2 p) Précisez ici comment vous allez communiquer sur et valoriser votre projet – et cela tout au long de la durée de vie du projet

Types d’action de communication et de valorisation du projet ACRONYME

Description

1/ « Désignation » 2/ « Désignation » 3/ « Désignation »

4/ « Désignation »

(Figure X : Actions de communication et de valorisation autour du projet ACRONYME)


Auteur 01/05/2015

6 – B E S O I N S E T B U D G E T P R E V I S I O N N E L

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) (le tout max 2 p) Pour commencer, précisez ici que vous allez présenter ici les besoins pour réaliser votre projet et un budget prévisionnel global.

6.1/ Besoins pour la réalisation du projet

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) Utilisez une phrase de type …. : … La mise en œuvre du projet ACRONYME requiert le concours d’un personnel qualifié, des missions à…, l’organisation de …, la traduction/la publication de …, l’usage d’un équipement de … etc. Les tableaux 1 à 3 ci-après en représentent les détails actuellement prévus … 1/ Ressources humaines

Tâche

Ressource humaine/qualification

Temps de travail Début Fin

T-1 Designer 10,5 heures M-1 M5

(Figure X : Les ressources humaines impliquées dans la réalisation du projet ACRONYME) 2/ Missions

Tâche

Mission Destination Durée

T-1 Terrain à … pour … … Participation colloque à

…

(Figure X : Les missions à réaliser dans le cadre du projet ACRONYME) 3/ Autres frais/besoins liés à la réalisation du projet ACRONYME

Tâche

Type de besoins Description

T-1 Matériel informatique … Matériel ….


Auteur 01/05/2015

T-1 ; T-5 Fonctionnement (téléphone,

secrétariat, …)

(Figure X : Autres besoins dans le cadre de la réalisation du projet ACRONYME)

6.2/ Budget global prévu

Consignes/Conseils … (à supprimer dans version définitive de la description du projet …) (Paragraphe introductif :) Commencez à préciser que le tableau ci-dessous représente le budget prévisionnel global et commentez-le ….

Dépenses Recettes

Date Intitulé Montant Date Intitulé Déjà acquise/à

venir

Montant

(Figure X : Le budget prévisionnel pour réaliser le projet ACRONYME)


Auteur 01/05/2015

A N N E X E

1/ Références 1.1/ Références bibliographiques 1.2/ Webographie

2/ Extraits

le projet de communication: rédiger un dossier technique (ddp)

Documents