laporan pelaksanaan aktualisasi judul ... - simantu

PELATIHAN DASAR CPNS

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

JUDUL AKTUALISASI

“PENATAAN DAN PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK

RENCANA TINDAK TURUN TANGAN (RT3) PDAM TAHUN 2013 - 2015 DAN 2017 - 2018

DI BAGIAN DUKUNGAN TEKNIS BADAN PENINGKATAN PENYELENGGARAAN SISTEM PENYEDIAAN

AIR MINUM (BPPSPAM)”

DISUSUN OLEH :

NAMA : Harry Agung Gumelar NIP : 199403132019031011

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2019

Page | i

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis haturkan Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan rahmatnya

sehingga laporan aktualisasi pada Badan Peningkatan Penyelenggaraan Sistem

Penyediaan Air Minum dengan judul “Penataan Dan Pengelolaan Dokumen

Elektronik Rencana Tindak Turun Tangan (Rt3) Pdam Tahun 2013 - 2015

dan 2017 – 2018 Di Bagian Dukungan Teknis Badan Peningkatan

Penyelenggaraan Sistem Penyediaan Air Minum (BPPSPAM)” dapat

terselesaikan. Laporan aktualisasi ini dibuat sebagai syarat tugas dalam

menempuh dan/atau meneyelesaikan pendidikan dasar calon pegawai negeri sipil.

Penulisan tugas laporan aktualisasi ini tidak dapat terlaksana sebagaimana yang

diharapkan tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu

pada kesempatan ini, penulis menghaturkan terimakasih kepada :

1. Allah SWT

2. Orang tua serta keluarga

3. Ir. Desrah, M.T. selaku mentor

4. Ir. Hardi Simamora, MPL., selaku coach

5. Wahyu Triwidodo, S.T., M.ENG.

6. Serta seluruh pihak yang telah bersedia untuk dilibatkan dan dimintai

pertolongan dalam penyusunan laporan pelaksanaan aktualisasi ini.

Tugas akhir ini disusun dengan segala kemampuan dan keterbatasan penulis,

karena itu saran dan kritik sangat diperlukan demi kesempurnaan dalam

penulisannya. Penulis menyadari bahwa laporan pelaksanaan aktualisasi ini

masih banyak kekurangan dan kelemahan namun besar harapan kiranya dapat

bermanfaat bagi pribadi dan organisasi

.

Jakarta, 3 September 2019

Penulis

Page | ii

DESKRIPSI SINGKAT

Dalam menjalankan fungsinya sebagai fasilitator penyelenggara SPAM,

BPPSPAM memiliki rutinitas diantaranya dalam melakukan pendampingan

dalam rangka untuk menyehatkan PDAM dan melakukan berbagai Rekomendasi

Tindak Turun Tangan (RT3). Hal tersebut menuntut organisasi untuk melakukan

monitoring dengan baik sehingga perlu adanya pengelolaan dokumen RT3

secara tersistem. Sistem yang ada saat ini tidak digunakan dengan optimal, hal

tersebut dapat dilihat dari masih banyak dokumen yang tidak dikelola dengan

baik atau tidak sesuai dengan pengelompokan kegiatan sehingga sering kali

pegawai menghadapi kesulitan dalam pencarian dokumen saat dibutuhkan. Oleh

sebab itu dalam melakukan aktualisasi penulis mengangkat permasalahan Belum

optimalnya manajemen dokumen elektronik Rencana Tindak Turun

Tangan (RT3) PDAM penyelenggara SPAM. Aktualisasi ini bertujuan untuk

Meningkatnya kualitas tatakelola dokumen elektronik khususnya pada dokumen

RT3 PDAM; Meningkatnya kinerja organisasi BPPSPAM; dan Menjadi bahan

olahan BPPSPAM dalam hal Pemantauan RT3 PDAM. Data yang digunakan

dalam melaksanakan aktualisasi ini berasal dari dokumen RT3 di Bagian

Dukungan Teknis BPPSPAM. Hasil dari aktualisasi ini adalah berupa Database

dokumen RT3 elektronik yang tertata dengan rapi; Dashboard RT3; dan Buku

Panduan, dimana hasil tersebut telah disosialisasikan oleh penulis kepada Bagian

Dukungan Teknis BPPSPAM

Page | i

1 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................ 1

A. Latar Belakang ........................................................................... 1

B. Tujuan dan Manfaat .................................................................... 3

C. Ruang Lingkup ........................................................................... 4

BAB II DESKRIPSI ORGANISASI ........................................................ 5

A. Deskripsi Singkat BPPSPAM .................................................... 5

B. Visi dan Misi BPPSPAM ........................................................... 5

A. Tugas dan Fungsi BPPSPAM ..................................................... 6

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI ............................................... 8

A. Identifikasi Isu ............................................................................ 8

B. Metode Penentuan Isu Prioritas ................................................ 10

C. Gagasan Pemecah Isu ............................................................... 12

BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ........................................ 16

A. Kegiatan Aktualisasi ................................................................. 16

B. Matriks Pelaksanaan Aktualisasi .............................................. 25

C. Capaian Aktualisasi .................................................................. 31

D. Hambatan .................................................................................. 31

E. Solusi Permasalahan ................................................................. 31

BAB V PENUTUP ................................................................................. 32

A. Simpulan ................................................................................... 32

B. Saran ......................................................................................... 32

Page | ii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi .................................................................. 7 Gambar 4.1 Diskusi Mempelajari RT3 ..................................................... 17 Gambar 4.2 Menglasifikasi Dokumen RT3 .............................................. 18 Gambar 4.3 Dashboard RT3 dan Buku Panduan Penggunannya .............. 20 Gambar 4.4 Sosialisasi Dashboard RT3 .................................................... 22

Gambar 4.5 Sosialisasi Dashboard RT3 .................................................... 22 Gambar 4.6 Mengupload File Ke Dept ..................................................... 23 Gambar 4.7 Diskusi Penyusunan Laporan ................................................ 24

Page | iii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Analisis USG ............................................................................. 10 Tabel 3.2 Rancangan Aktualisasi .............................................................. 12 Tabel 3.3 Jadwal Rencana Kegiatan.......................................................... 14 Tabel 4.1 Matriks Kegiatan ....................................................................... 26 Tabel 4.2 Realisasi Kegiatan ..................................................................... 29

Page | iv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Undangan Sosialisasi .................................................... 34 Lampiran 2 Absensi Sosialisasi ................................................................. 35 Lampiran 3 Bahan Paparan Sosialisasi ..................................................... 36 Lampiran 4 Dashboard RT3 ...................................................................... 36 Lampiran 5 Buku Panduan Dashboard RT3.............................................. 37

Page | 1

1 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam rangka membentuk sosok ASN yang mampu mengerti tugas pokok

dan fungsinya, sesuai dengan Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang

Aparatur Sipil Negara, pegawai ASN berfungsi sebagai: 1) Pelaksana kebijakan

publik; 2) Pelayan publik; dan 3) Perekat dan pemersatu bangsa. Dalam

menjalankan fungsinya tersebut, ASN wajib mengaktualisasikan nilai-nilai dasar

profesi ASN dalam keseharian kerjanya. Untuk menginternalisasikan nilai-nilai

dasar tersebut ke dalam setiap ASN, maka calon ASN wajib mengikuti tahapan

Pelatihan Dasar (Latsar). Tujuan dari Latsar ini untuk membangun integritas

moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter

kepribadiaan yang unggul dan bertanggung jawab dan memperkuat

profesionalisme serta kompetensi bidang melalui dengan

mengimplementasikannya dalam tugas akhir Latsar yaitu aktualisasi. Aktualisi

CPNS diwajibkan untuk mengimplementasikan nilai-nilai ANEKA

(Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi), serta

materi dari Agenda III yaitu Pelayanan Publik, Whole of Government, dan

Manajemen ASN.

Dalam masa habituasi penulis di tempatkan (OJT) pada Badan

Peningkatan Penyelenggara Sistem Penyediaan Air Minum (BPPSPAM). Secara

umum BPPSPAM memiliki tugas dan fungsi membantu Pemerintah Pusat/Daerah

dalam meningkatkan penyelenggaraan SPAM yang dilaksanakan oleh Badan

Usaha Milik Negara/Daerah (BUMN/BUMD). Hal ini sesuai harapan Presiden

yang tercantum dalam rencana pembangunan jangka menengah nasional

(RPJMN) 2015-2019 yakni akses aman air minum 100%. Dalam mencapai akses

100%, Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) juga diharapkan dapat memenuhi

peyanannya kepada masyarakat dengan kinerja sehat 100%.

Page | 2

Dalam menjalankan fungsinya sebagai fasilitator penyelenggara SPAM,

BPPSPAM memiliki rutinitas yang padat termasuk dalam melakukan “Fasilitasi

peningkatan kinerja penyelenggaraan SPAM dan Pemberian rekomendasi kepada

pemerintah pusat dan Pemerintah Daerah dalam rangka peningkatan

penyelenggaraan SPAM”. Berbagai pendampingan telah dilaksanakan untuk

menyehatkan PDAM dan telah menghasilkan berbagai Rekomendasi Tindak

Turun Tangan (RT3). Hal tersebut menuntut organisasi untuk melakukan

pemantauan dengan baik sehingga perlu adanya pengelolaan dokumen RT3 secara

tersistem.

Saat ini sudah terdapat sistem untuk menyimpan dokumen secara

elektronik yang dapat diakses oleh pegawai BPPSPAM melalui share data dalam

windows (Dept), namun sayangnya media tersebut tidak digunakan dengan

optimal. Sebab masih banyak dokumen yang tidak dikelola dengan baik atau tidak

sesuai dengan pengelompokan kegiatan sehingga sering kali pegawai menghadapi

kesulitan dalam pencarian dokumen saat dibutuhkan. Padahal berdasarkan

Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang kearsipan, bahwa sistem

kearsipan elektronik harus memiliki persyaratan sebagai berikut:

a. Dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau file elektronik

secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan peraturan

perundang-undangan;

b. Dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan

keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem

elektronik tersebut;

c. Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam

penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;

d. Dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan

bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang

bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan

e. Memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan,

kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.

Page | 3

Sayangnya, tingkat kesadaran para pegawai akan pentingnya dokumen

yang disimpan di media elektronik tidak diikuti dengan kesadaran dalam

mengelola dokumen. Kondisi ini menyebabkan para pegawai dan pimpinan

kesulitan dalam pecarian dokumen RT3 yang terupdate jika dibutuhkan untuk

bahan telaah staf atau pengambilan keputusan oleh pimpinan dan bahan rapat.

Hal ini menjadikan penulis mengambil tema isu pengelolaan dokumen

khususnya dalam pengelolaan dokumen RT3 sebagai isu yang akan

diaktualisasikan dalam masa habituasi. Diharapkan penulis dapat memberikan

peningkatan kualitas dalam penataan dan pengelolaan dokumen elektronik dengan

menyusun Dashboard RT3 dan Buku panduannya untuk memudahkan pencarian

data/informasi terkait RT3.

B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan

1. Menyusun gagasan pemecahan isu dan terjawabnya core issue.

2. Mengaktualisasikan nilai-nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,

Komitmen Mutu, Anti-Korupsi (ANEKA) di lingkungan kerja.

3. Mendukung pencapaian visi dan misi BPPSPAM.

4. Menguatkan nilai-nilai iProve di BPPSPAM.

Manfaat

1. Meningkatnya kualitas tatakelola dokumen elektronik khususnya pada

dokumen RT3 PDAM.

2. Meningkatnya kinerja organisasi BPPSPAM.

3. Menjadi bahan olahan BPPSPAM dalam hal peningkatan kinerja PDAM

dan evaluasi kinerja PDAM.

Page | 4

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pada rancangan aktualisasi ini antara lain:

1. Isu yang diangkat merupakan isu yang terkait tusi BPPSPAM dalam

merekapitulasi Rekomendasi Tindak Turun Tangan (RT3) PDAM dari tahun

2013 s/d 2015 dan 2017 s/d 2018.

2. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan di tempat on the job training

yaitu di Bagian Dukungan Teknis, Sekretariat BPPSPAM.

3. Aktualisasi ini dilaksanakan selama 30 hari kerja terhitung mulai 24 Juli

2019 sampai dengan 4 September 2019.

Page | 5

2 BAB II

DESKRIPSI ORGANISASI

A. Deskripsi Singkat BPPSPAM

BPPSPAM adalah lembaga di bawah Menteri yang ditugaskan untuk

membantu Pemerintah Pusat (Pempus) dan Pemerintah Daerah (Pemda) untuk

meningatkan penyelenggaraan SPAM yang diselenggarakan oleh BUMN dan/atau

BUMD penyelenggara SPAM.

BPPSPAM didirikan oleh Pemerintah yang tertuang dalam Peraturan

Presiden Nomor 90 Tahun 2016 dalam rangka menggantikan tugas dari Badan

Pendukung Pengembangan Sistem Air Minum yang sebelumnya telah dibentuk

oleh Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) melalui

Peraturan Menteri PUPR Nomor 294/PRT/2005.

Lokasi Kantor BPPSPAM berada di Jalan Wijaya I Nomor 68, Kebayoran

Baru, Jakarta Selatan 12170.

B. Visi dan Misi BPPSPAM

1. Visi :

Menjadi Badan Terpercaya dalam Peningkatan Penyelenggaraan SPAM.

2. Misi :

a) Meningkatkan Tata Laksana Organisasi yang Efektif dan Efisien.

b) Memfasilitasi Peningkatan Kinerja BUMN dan BUMD Penyelenggaraan

SPAM.

c) Melakukan Advokasi dan Mediasi Penyelenggaraan SPAM.

d) Menjaga Kepentingan yang Seimbangan antara Penyelenggara SPAM

dan Pelanggan.

Page | 6

A. Tugas dan Fungsi BPPSPAM

BPPSPAM melaksanakan tugas pokok dalam rangka membantu Pempus

dan Pemda dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan SPAM yang

dilaksanakan oleh BUMN/BUMD SPAM.

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 90 Tahun 2016, BPPSPAM

menyelenggarakan beberapa fungsi yaitu :

1. Penilaian kinerja penyelenggaraan SPAM oleh BUMN/BUMD dalam

rangka pemenuhan persyaratan kualitas, kuantitas dan kontinuitas pelayanan

SPAM.

2. Memfasilitasi peningkatan kinerja penyelenggaraan SPAM oleh

BUMN/BUMD dalam rangka pemenuhan persyaratan kualitas, kuantitas

dan kontinuitas pelayanan SPAM.

3. Pemberian rekomendasi kepada Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

dalam rangka peningkatan penyelenggaraan SPAM, yang diselenggarakan

oleh BUMN/BUMD.

4. Pemberian rekomendasi kepada Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

dalam rangka menjaga kepentingan yang seimbang antara penyelenggara

dengan pelanggan.

Sedangkan berdasarkan Permen PUPR No. 36 Tahun 2016 tentang Tugas

dan Fungsi BPPSPAM dijelaskan bahwa Bagian Dukungan Teknis mempunyai

tugas melaksanakan fasilitasi penyiapan penilaian kinerja, penyiapan peningkatan

kinerja, dan penyiapan rekomendasi kebijakan penyelenggaraan SPAM. Dalam

menjalankan tugas tersebut Bagian Dukungan Teknis menyelenggarakan fungsi:

a. Fasilitasi penyiapan bahan penilaian kinerja penyelenggaraan SPAM;

b. Fasilitasi penyiapan bahan peningkatan kinerja penyelenggaraan SPAM;

c. Fasilitasi penyiapan bahan rekomendasi kebijakan penyelenggaraan SPAM;

d. Penyiapan bahan evaluasi penyelenggaraan SPAM.

Page | 7

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

Page | 8

3 BAB III

RANCANGAN AKTUALISASI

A. Identifikasi Isu

Dalam melakukan identifikasi isu dilakukan environmental scanning dengan

menetapkan isu permasalahan dalam Agenda III yakni Manajamen ASN

kemudian teridentifikasi beberapa isu permasalahan yang berkembang pada

Bagian Dukungan Teknis, Unit Kerja Sekretariat BPPSPAM, terutama dalam

menjalani tugas dan fungsi, yaitu sebagai berikut:

1. Belum optimalnya manajemen arsip elektronik pada bagian Dukungan

Teknis

Tata kelola arsip merupakan hal yang sangat penting dalam suatu

organisasi. Namun hal tersebut seringkali diabaikan karena beberapa

penyebab, diantaranya:

a. Belum adanya panduan dalam penyusunan arsip elektronik

b. Belum adanya panduan atau petunjuk terkait kebutuhan data arsip

elektronik.

c. Sarana pengumpulan arsip elektronik belum tertata secara rapi.

Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera

diselesaikan antara lain:

a. Bagi individu, akan menyebabkan pekerjaan terhambat dikarenakan

sulitnya mengakses data/informasi yang telah disimpan.

b. Bagi unit kerja, akan menghambat kinerja dalam mengorganisir arsip

elektronik yang ada pada Bagian Dukungan Teknis.

2. Belum terpantaunya kualitas Rencana bisnis di PDAM oleh BPPSPAM

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 118 Tahun 2018

(Pasal 2) tentang Rencana Bisnis, Rencana Kerja dan Anggaran, Kerja Sama,

Pelaporan dan Evaluasi BUMD, dinyatakan bahwa Direksi dan seluruh

jajaran BUMD wajib menyusun Rencana Bisnis yang hendak dicapai dalam

Page | 9

jangka waktu 5 tahun. Disebutkan juga dalam peraturan tersebut salah satu

tujuan disusunnya Rencana Bisnis adalah untuk menarik investor dan kreditur

dalam menanamkan modalnya ke BUMD. Dengan demikian PDAM

penyelenggara SPAM yang merupakan BUMD perlu menyusun Rencana

bisnis untuk mendapatkan sumber anggaran yang berasal dari eksternal

instansi dalam upaya meningkatkan kinerja dan melakukan pengembangan

usahanya. Sejalan dengan Tusi BPPSPAM sebagai fasilitator PDAM maka

dilakukan pendampingan dan pemantauan Rencana bisnis PDAM

penyelenggara SPAM. Namun, hingga saat ini belum optimalnya proses

pendampingan dan pemantauan Rencana bisnis PDAM penyelenggara

SPAM. Isu ini disebabkan oleh beberapa hal, yaitu:

a. Panduan Penyusunan Rencana Bisnis BUMD baru terbit di tahun 2018

dan belum terdapat pedoman pemantauan rencana bisnis BUMD.

b. Terbatasnya Sumber Daya Manusia di Bagian Duknis BPPSPAM untuk

kegiatan pemantauan Rencana bisnis PDAM penyelenggara SPAM.

c. Belum rapi pendokumentasian elektronik terkait Rencana bisnis PDAM

penyelenggara SPAM di Bagian Duknis BPPSPAM.

Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera

diselesaikan antara lain:

a. Bagi individu, proses pendampingan PDAM menjadi kurang optimal

disebabkan ketidaktahuan baseline/acuan pemantauan kualitas Rencana

bisnis PDAM penyelenggara SPAM yang didampingi.

b. Bagi unit kerja, akan menghambat kinerja Bagian Dukungan Teknis

ketidakefektifan pemantauan kualitas Rencana bisnis PDAM

penyelenggara SPAM.

c. Bagi organisasi, akan berdampak pada belum optimalnya kualitas

rekomendasi terhadap Rencana bisnis PDAM penyelenggara SPAM.

3. Belum optimalnya manajemen dokumen elektronik Rencana Tindak

Turun Tangan (RT3) PDAM penyelenggara SPAM.

Kegiatan Rekomendasi Tindak Turun Tangan (RT3) merupakan upaya

BPPSPAM untuk membantu PDAM penyelenggara SPAM dalam memberikan

Page | 10

solusi berupa bantuan manajemen dan program yang dituangkan dalam program

kerja 5 tahunan PDAM penyelenggara SPAM untuk meningkatkan kinerja

PDAM penyelenggara SPAM. Namun, seringkali setelah memberikan RT3

progress tersebut belum terpantau secara optimal oleh BPPSPAM.

Adapun yang menyebabkan hal tersebut antara lain:

a. Padatnya kegiatan fasilitasi PDAM penyelenggara SPAM dan

terbatasnya SDM BPPSPAM.

b. Belum terkelola secara rapi dokumen kegiatan RT3.

Sedangkan dampak yang terjadi jika hal tersebut tidak diatasi maka:

a. Belum optimalnya pemantauan dampak RT3 pada PDAM penyelenggara

SPAM.

B. Metode Penentuan Isu Prioritas

Untuk menentukan isu yang menjadi isu prioritas, maka digunakan

pendekatan USG. Dalam pendekatan USG ini, dipertimbangkan dari 3 faktor,

yaitu urgency, seriousness dan growth. Urgency terkait dengan mendesaknya

waktu penyelesaikan isu. Seriousness terkaitan dengan keseriusan dampak dari isu

tersebut. Growth terkait dengan isu yang semakin hari akan semakin berkembang.

Pendekatan USG dapat terlihat pada tabel seperti terlihat pada Tabel 3.1 berikut

ini:

Tabel 3.1 Analisis USG N

o

.

Identitas Permasalahan Urgency

(U)

Seriousness

(S)

Growth

(G) Rangking

1. Belum optimalnya manajemen

arsip elektronik pada bagian

Dukungan Teknis

4 3 4 11

2. Belum terpantaunya kualitas

Rencana bisnis di PDAM oleh

BPPSPAM

4 4 3 11


dokumen elektronik Rencana

Tindak Turun Tangan (RT3)

PDAM penyelenggara SPAM.

4 4 4 12

(Terpilih)

Page | 11

Keterangan:

Urgency = Mendesak Seriousness= Kegawatan Growth = Pertumbuhan

5 = Sangat Penting 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Cepat

4 = Penting 4 = Gawat 4 = Cepat

3 = Cukup Penting 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Cepat

2 = Kurang Penting 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Cepat

1 = Tidak Penting 1 = Tidak Gawat 1 = Tidak Cepat

Berdasarkan identifikasi menggunakan USG telah ditetapkan satu isu

yang diprioritaskan, “Belum optimalnya manajemen dokumen elektronik Rencana

Tindak Turun Tangan (RT3) PDAM penyelenggara SPAM.” difokuskan kepada

perbaikan dokumen kegiatan RT3, adapun pejabaran sebagai berikut:

- Urgency (5) :

Isu tersebut sangat penting untuk segera diselesaikan karena bersangkutan

dengan pengelolaan dokumen RT3, dimana sistem penataan dan

penerapan tata kelola share data selama ini terkesan tidak teratur dan

kurang adanya pemeliharaan.

- Seriousness (4) :

Isu tersebut berstatus gawat, mengingat dokumen RT3 harus dimonitor

secara berkala. Monitor dokumen harus diiringi dengan tata kelola yang

baik karena akan berdampak pada efektifitas pendampingan dan kinerja

PDAM.

- Growth (5) :

Isu tersebut setiap harinya akan selalu berkembang. Apabila tidak segera

diterapkan penataan dan tata kelola dokumen RT3 elektronik, maka akan

berdampak pada penataan penyimpanan dokumen RT3 elektronik yang

akan semakin buruk.

Page | 12

C. Gagasan Pemecah Isu

- Unit Kerja : Bagian Dukungan Teknis, BPPSPAM

- Identifikasi Isu :

1. Belum optimalnya manajemen arsip elektronik pada bagian Dukungan Teknis

2. Belum terpantaunya kualitas Rencana bisnis di PDAM oleh BPPSPAM

3. Belum optimalnya manajemen dokumen elektronik Rencana Tindak Turun Tangan (RT3) PDAM penyelenggara SPAM.

- Isu yang Diangkat : “Belum optimalnya manajemen dokumen elektronik Rencana Tindak Turun Tangan (RT3)

PDAM penyelenggara SPAM.”

- Gagasan Pemecahan Isu : Pelaksanaan manajemen informasi elektronik terkait RT3 di Bagian Dukungan Teknis, Sekretariat Badan

Peningkatan Penyelenggaraan Sistem Air Minum (BPPSPAM) menggunakan Dashboard RT3.

- Analisis Dampak Isu : Jika isu tidak diangkat dan gagasan pemecahan isu tidak dilakukan, maka akan menghambat

Kinerja dalam mengorganisir dan memantau dokumen RT3 di kemudian hari pada bagian Dukungan Teknis, BPPSPAM.

Tabel 3.2 Rancangan Aktualisasi

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil

1 2 3 4

1. Penyusunan rencana penataan

dan penerapan tata kelola

dokumen RT3 elektronik.

Mempelajari struktur kegiatan media penyimpanan data/informasi (Dept) di

Bagian Dukungan Teknis BPPSPAM

Rencana penatan dan penerapan

tata kelola dokumen RT3

elektronik dan rencana sosialisasi.

Akses terhadap Dept Mempelajari kegiatan RT3 di Bagian Dukungan Teknis BPPSPAM

2. Pengelolaan dokumen RT3

elektronik. Menginventarisir dan melakukan permohonan data pada pegawai yang memiliki


Database dokumen RT3 elektronik

tertata ulang dengan rapi.

Mengklasifikasikan dokumen RT3 elektronik.

3. Penyusunan Dashboard RT3 dan Menyusun Buku Panduan Dashboard RT3 Draft Buku panduan

Page | 13

Buku Panduannya Membuat dashboard dokumen RT3 Dashboard RT3

4. Sosialisasi penataan dan

penerapan tata kelola dokumen

RT3.

Mengusulkan dan konsultasikan kepada atasan untuk melakukan sosialisasi penataan

dokumen RT3 kepada seluruh pegawai yang bertanggung jawab pada masing-

masing kegiatan di BPPSPAM.

Surat Undangan

Paparan Sosialisasi

Melakukan kegiatan sosialisasi dashboard RT3 dan draft buku panduan kepada

seluruh pegawai Bagian Dukungan teknis.

5. Mengupload dokumen yang

sudah dikelola kedalam Dept. Melakukan updating data/informasi pada Dept. di Bagian Dukungan Teknis. Folder RT3 dalam share data

6. Menyusun Laporan Aktualisasi Menyusun paparan Seminar Akhir

Menyusun Laporan Aktualisasi

Paparan Seminar Akhir

Laporan Aktualisasi

Page | 14

Tabel 3.3 Jadwal Rencana Kegiatan

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Hari 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

1 Penyusunan

rencana

penataan dan

penerapan

tata kelola

dokumen

RT3

elektronik.

a. Mempelajari struktur

kegiatan media

penyimpanan

data/informasi

(Dept) di Bagian

Dukungan Teknis

BPPSPAM

b. Mempelajari

kegiatan RT3 di

Bagian Dukungan

Teknis BPPSPAM

2 Pengelolaan

dokumen

RT3

elektronik.

a. Menginventarisir

dan melakukan

permohonan data

pada pegawai yang

memiliki dokumen

RT3 elektronik.

b. Mengklasifikasikan

dokumen RT3

elektronik.

3 Penyusunan

Dashboard

RT3 dan

Buku

Panduannya

a. Membuat dashboard

dokumen RT3

b. Menyusun Buku

Panduan Dashboard

RT3

Page | 15

4 Sosialisasi

penataan dan

penerapan

tata kelola

Dokumen

RT3,

a. Mengusulkan dan

mengkonsultasikan

kepada atasan untuk

melakukan

sosialisasi penataan

dokumen RT3

kepada seluruh

pegawai yang

bertanggung jawab

pada masing-masing

kegiatan di

BPPSPAM.

b. Melakukan kegiatan

sosialisasi dashboard

RT3 dan draft buku

panduan kepada

seluruh pegawai

Bagian Dukungan

teknis.

5 Mengupload

dokumen

yang sudah

dikelola

kedalam

Dept.

a. Melakukan updating

data/informasi pada

Dept. di Bagian

Dukungan Teknis.

6. Menyusun

Laporan

Aktualisasi

a. Menyusun paparan

Seminar Akhir

b. Menyusun Laporan

Aktualisasi

Page | 16

4 BAB IV

PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Kegiatan Aktualisasi

Berdasarkan gagasan pemecahan isu yang telah disampaikan pada bab

sebelumnya penulis membuat rancangan kegiatn untuk memecahkan permasalahan isu

tersebut yang diantaranya adalah:

1. Penyusunan rencana penataan dan penerapan tata kelola dokumen

RT3 elektronik

Kegiatan bertujuan untuk memahami secara kegiatan RT3 dan

mendapatkan akses Dept sehingga kegiatan pengelolaan dapat

dilakukan secara lebih efektif.

a. Tanggal Pelaksanaan: hari ke-1 (kesatu) sampai ke-3

(ketiga).

b. Tahapan Kegiatan

i. Mempelajari struktur kegiatan media

penyimpanan data/informasi di Bagian

Dukungan Teknis BPPSPAM. (25 Juli 2019)

ii. Mempelajari kegiatan RT3 di Bagian

Dukungan Teknis BPPSPAM. (26 - 29 Juli

2019)

c. Output Kegiatan: Akses terhadap Dept. dan Catatan

alur RT3.

d. Nilai-nilai dasar ASN dalam Kegiatan.

i. Komitmen Mutu menerapkan nilai efektif,

efisien, dan berorientasi mutu dalam

mempelajari struktur kegiatan dengan

standar/acuan yang sudah ada.

Page | 17

ii. Etika Publik, melaksanakan koordinasi dan

komunikasi sesuai dengan nilai – nilai, norma,

dan aturan berlaku terkait tata krama dan sopan

santun dalam berkomunikasi.

e. Penguatan Nilai Organisasi iProve: menguatkan nilai

profesional, integritas dan orientasi misi, etika

akhlakul karimah.

f. Penguatan Misi BPPSPAM : Meningkatkan Tata Laksana Organisasi

yang Efektif dan Efisien.

g. Dokumentasi :

Gambar 4.1 Diskusi Mempelajari RT3

2. Pengelolaan dokumen RT3 elektronik

Dokumen RT3 disimpan di berbagai media penyimpanan (ada yang

berada di harddisk dan Dept (share data BPPSPAM).

a. Tanggal Pelaksanaan : hari ke-4 (keempat) hingga hari

ke-18 (kedelapan belas)

b. Tahapan Kegiatan :

i. Menginventarisir dan melakukan permohonan

data pada pegawai yang memiliki dokumen

RT3. (30 Juli -19 Agustus 2019)

Page | 18

ii. Mengklasifikasikan dokumen RT3 elektronik.

(30 Juli – 19 Agustus 2019)

c. Output Kegiatan : Folder RT3.


i. Akuntabilitas, menerapkan nilai kejelasan

dalam menginventarisir data/informasi tata

kelola dokumen RT3 elektronik.

ii. Komitmen Mutu, menerapkan nilai efisien,

cermat, teliti dan orientasi mutu dalam

menginventarisir data/informasi tata kelola


iii. Etika Publik, Menerapkan permohonan data

dan mengedepankan komunikasi dan

koordinasi dengan cara sopan dan santun.


profesional, integritas dan orientasi misi, etika

akhlakul karimah.

f. Penguatan Misi BPPSPAM: Meningkatkan Tata Laksana Organisasi

yang Efektif dan Efisien.

g. Dokumentasi

Gambar 4.2 Menglasifikasi Dokumen RT3

Page | 19

3. Penyusunan Dashboard RT3 dan Buku Panduannya

Kegiatan bertujuan untuk memudahkan dalam mengelola dokumen

dan pencarian dokumen RT3 kemudian akau disusun Draft Buku Panduan

untuk pengelolaan dokumen RT3 dan dashboard dokumen RT3 dalam

bentuk Microsoft excel. Draft Buku Panduan diajukan untuk memberikan

pemahaman bagaimana alur dalam mengelola dokumen RT3 sedangkan

Dashboard dibuat untuk menampilkan rekapitulasi profile RT3 dari PDAM

yang diberikan bantuan oleh BPPSPAM. Dashboard tersebut berisi target

dan realisasi dari PDAM yang memiliki RT3.

a. Tanggal Pelaksanaan : hari ke-12 (kedua belas) hingga

hari ke-25 (kedua puluh lima)


i. Membuat Dashboard dokumen RT3 (9 – 28

Agustus 2019)

ii. Menyusun Buku Panduan Dashboard RT3 (28

Agustus – 2 September)

c. Output Kegiatan : Dashboard RT3 dan Buku Panduan

Penggunaan Dashboard RT3.


i. Komitmen Mutu, menerapkan nilai orientasi

mutu dalam menyusun dashboard RT3 dan

Buku Panduan Penggunaan Dashboard RT3 di

Bagian Dukungan Teknis BPPSPAM.


iProVe seperti profesional, integritas, visioner dan

orientasi misi.

f. Penguatan Misi BPPSPAM: Meningkatkan Tata

Laksana Organisasi yang Efektif dan Efisien.

g. Dokumentasi

Page | 20

Gambar 4.3 Dashboard RT3 dan Buku Panduan Penggunannya

4. Sosialisasi penataan dan penerapan tata kelola dokumen RT3

elektronik.

Sosialisasi dilaksanakan untuk menjelaskan hasil dari penyusunan

draft Buku Panduan RT3 dan Dashboard RT3, selain itu kegiatan tersebut

juga dilaksanakan dalam mendapatkan pendapat atau tanggapan terhadap

pengembangan dashboard RT3 dalam implementasinya.

a. Tanggal Pelaksanaan : hari ke-27 (kedua puluh tujuh)

hingga hari ke-29 (kedua puluh sembilan)


i. Mengusulkan dan konsultasikan kepada atasan

untuk melakukan sosialisasi penataan dokumen

RT3 kepada seluruh pegawai yang

bertanggung jawab pada masing-masing

kegiatan di BPPSPAM. (30 Agustus – 2

September 2019)

ii. Melakukan kegiatan sosialisasi dashboard RT3

dan draft buku panduan kepada seluruh

pegawai Bagian Dukungan teknis. (3

September 2019)

Page | 21

c. Output Kegiatan : Surat Undangan dan Paparan

Diskusi


i. Akuntabilitas, menerapkan nilai transparansi

dalam melakukan sosialisasi penataan dan

penerapan tata kelola dokumen RT3 elektronik.

ii. Etika Publik menerapkan nilai sopan dalam

melakukan usulan sosialisasi dan dalam

pelaksanaan diskusi penataan dan penerapan

tata kelola dokumen RT3 elektronik.

iii. Komitmen Mutu menerapkan nilai orientasi

mutu dalam melakukan sosialisasi penataan

dan penerapan tata kelola dokumen RT3

elektronik).


iProVe seperti profesional, integritas, visioner dan

etika akhlakul karimah.



g. Dokumentasi

Page | 22

Gambar 4.4 Sosialisasi Dashboard RT3

Gambar 4.5 Sosialisasi Dashboard RT3

5. Mengupload dokumen yang sudah dikelola kedalam Dept

Dokumen RT3 yang telah dikelola kemudian ditempatkan dalam

folder Dept sehingga memudahkan para pegawai lain dalam mencari RT3

yang dilaksakan oleh PDAM pada tahun 2013-2015 dan 2017-2018.

a. Tanggal Pelaksanaan : hari ke-30 (ketiga puluh)


Page | 23

i. Melakukan updating data/informasi pada Dept.

di Bagian Dukungan Teknis.

c. Output Kegiatan : Folder Data RT3 di Dept


i. Akuntabilitas, Menerapkan nilai transparansi

dan pertanggungjawaban dalam mengupload

dokumen yang sudah dikelola kedalam Dept.


iProve yakni Profesional dan Orientasi Misi.



g. Dokumentasi :

Gambar 4.6 Mengupload File Ke Dept

Page | 24

6. Menyusun Laporan Aktualisasi

Setelah melaksanakan aktualisasi sebagai bentuk

pertanggungjawaban penulis menyusun laporan aktualisasi beserta dengan

paparan seminar II yang akan dipresentasikan pada tanggal 6 September

2019.

a. Tanggal Pelaksanaan : hari ke-23 (kedua puluh tiga)

hingga ke-30 (ketiga puluh)


i. Menyusun Paparan Seminar Akhir (26 Agustus

– 4 September 2019)

ii. Menyusun Laporan Aktualisasi (26 Agustus –

4 September 2019)

c. Output Kegiatan : Laporan Aktualisasi dan Paparan

Aktualisasi


i. Akuntabilitas, Menerapkan nilai transparansi

dan pertanggungjawaban dalam melakukan

penyusunan laporan aktualisasi.


iProve yakni Profesional dan Orientasi Misi.

f. Dokumentasi :

Gambar 4.7 Diskusi Penyusunan Laporan

Page | 25

B. Matriks Pelaksanaan Aktualisasi

Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi di unit kerja, maka dilakukan

pelaksanaan kegiatan aktualisasi. Kegiatan aktualisasi disertai dengan tahapan kegiatan

untuk menyelesaikan masalah yang ada yang ditunjukkan pada Tabel 4.1 Selain

menjelaskan mengenai tahapan kegiatan Tabel 4.1 juga menjelaskan mengenai

keterkaitan kegiatan dengan substansi ANEKA serta kontribusi terhadap visi-misi

organisasi dan penguatan nilai PUPR yaitu iPROVE.

Page | 26

Tabel 4.1 Matriks Kegiatan

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil Keterkaitan Substansi Mata Latihan Kontribusi terhadap

Visi/Misi Organisasi

Penguatan Nilai

Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1. Penyusunan

rencana

penataan dan

penerapan tata

kelola dokumen

RT3 elektronik.

Mempelajari struktur

kegiatan media

penyimpanan

data/informasi (Dept) di

Bagian Dukungan

Teknis BPPSPAM

Akses

terhadap

Dept

Komitmen Mutu

Menerapkan nilai efektif, efisien, dan

berorientasi mutu dalam mempelajari

struktur kegiatan dengan standar/acuan

yang sudah ada.

Etika Publik

Melaksanakan koordinasi dan

komunikasi sesuai dengan nilai – nilai,

norma, dan aturan berlaku terkait tata

krama dan sopan santun dalam

berkomunikasi).

Matangnya

pemahaman terhadap

RT3 yang merupakan

perwujudan dari nilai

efektif, efisien, dan

berorientasi mutu,

akan memantapkan

proses pengelolaan dan

meningkatkan kualitas

penataan dokumen

sehingga membantu

mewujudkan misi dari

BPPSPAM yakni

“Meningkatkan Tata

Laksana Organisasi

yang Efektif dan

Efisien.”

Nilai-nilai efektif,

efisien, dan

berorientasi mutu yang menjadi dasar

kegiatan pemahaman

terhadap penataan

dan penerapan tata

kelola arsip

menguatkan nilai

iProVe seperti

profesional,

integritas dan

orientasi misi, etika

akhlakul karimah.

Mempelajari kegiatan RT3

di Bagian Dukungan Teknis

BPPSPAM

Komitmen Mutu

Menerapkan nilai efektif, efisien, dan

berorientasi mutu dalam mempelajari

tahapan kegiatan dokumen RT3

elektronik).

2. Pengelolaan

dokumen RT3

elektronik.

Menginventarisir dan

melakukan permohonan

data pada pegawai yang

memiliki dokumen RT3

elektronik.

Folder RT3

tertata ulang

dengan rapi.

Akuntabilitas

Menerapkan nilai kejelasan dalam

menginventarisir data/informasi tata


Komitmen Mutu

Menerapkan nilai efisien, cermat, teliti

dan orientasi mutu dalam

menginventarisir data/informasi tata


Etika Publik, Menerapkan permohonan data dan

mengedepankan komunikasi dan

koordinasi dengan cara sopan dan santun.

Matangnya

pengelolaan penataan

dan penerapan tata

kelola arsip digital

yang merupakan

perwujudan dari nilai

efektif, efisien, dan

berorientasi mutu,

akan memantapkan dan

meningkatkan kualitas

penataan dokumen RT3

elektronik, sehingga

pencarian


efisien, transparan,

cermat dan


kegiatan penataan

dan penerapan tata

kelola arsip

menguatkan nilai

iProVe seperti

profesional,

integritas dan

orientasi misi.

Page | 27

Mengklasifikasikan

dokumen RT3 elektronik. Akuntabilitas

Menerapkan nilai transparansi dan

Kemudahan akses informasi publik

dalam melakukan updating dokumen di

Bagian Dukungan Teknis BPPSPAM.

data/informasi menjadi

lebih cepat yang pada

akhirnya membantu


BPPSPAM yakni


Laksana Organisasi

yang Efektif dan

Efisien.”

3. Penyusunan

Dashboard RT3

dan Buku

Panduannya

Menyusun Buku Panduan

Dashboard RT3

Draft Buku

panduan Komitmen Mutu

Menerapkan nilai orientasi mutu dalam

menyusun acuan pengelolaan dokumen

RT3 di Bagian Dukungan Teknis

BPPSPAM.

Dashboard RT3

membantu


BPPSPAM yakni:


Laksana Organisasi

yang Efektif dan

Efisien.”


efisien, transparan,

cermat dan


kegiatan penataan

dan penerapan tata

kelola arsip

menguatkan nilai

iProVe seperti

profesional,

integritas dan

orientasi misi.

Membuat dashboard

dokumen RT3

Dashboard

RT3 Komitmen Mutu


menyusun dashboard RT3 di Bagian

Dukungan Teknis BPPSPAM.

4. Sosialisasi

penataan dan

penerapan tata

Dokumen RT3.

Mengusulkan dan

konsultasikan kepada atasan

untuk melakukan sosialisasi

penataan dokumen RT3

kepada seluruh pegawai

yang bertanggung jawab

pada masing-masing

kegiatan di BPPSPAM.

Surat

Undangan

Paparan

Sosialisasi

Etika Publik

Menerapkan nilai sopan, teliti dan

cermat dalam pengusulan kegiatan

kepada atasan.

Sosialisasi penataan

dan penerapan tata

kelola dokumen RT3

elektronik yang

merupakan perwujudan

dari nilai cermat, teliti,

sopan, orientasi mutu,

dan transparansi akan

meningkatkan

kesadaran penataan dan

penerapan tata kelola

dokumen RT3

elektronik, sehingga

pelayanan dokumen

Nilai- nilai cermat,

teliti, sopan,

orientasi mutu, dan

transparansi yang

menjadi dasar

kegiatan sosialisasi

penataan dan


dokumen RT3

elektronik,

menguatkan nilai

iProve yakni

profesional,

orientasi misi, dan

Melakukan kegiatan

sosialisasi dashboard RT3

dan draft buku panduan

kepada seluruh pegawai

Bagian Dukungan teknis.

Akuntabilitas

Menerapkan nilai tanggung jawab dalam

melakukan sosialisasi penataan dan

penerapan tata kelola dokumen RT3

elektronik.

Page | 28

Etika Publik

Menerapkan nilai sopan dalam melakukan

sosialisasi penataan dan penerapan tata


Komitmen Mutu


melakukan sosialisasi penataan dan

penerapan tata kelola dokumen RT3

elektronik.

RT3 elektronik bisa

lebih baik, sehingga

updating

data/informasi menjadi

rutinitas pegawai yang

pada akhirnya

membantu


BPPSPAM yakni


Laksana Organisasi

yang Efektif dan

Efisien.”

integritas, etika

akhlakul karimah.

5. Mengupload

dokumen yang

sudah dikelola

kedalam Dept.

Melakukan updating

data/informasi pada Dept.

di Bagian Dukungan

Teknis.

Folder RT3

dalam share

data

Akuntabilitas Menerapkan nilai transparansi dan

pertanggungjawaban dalam mengupload

dokumen yang sudah dikelola kedalam

Dept.

Mendukung misi


Laksana Organisasi

yang Efektif dan

Efisien.”

Penguatan iProve

yakni Integritas,

Profesional dan

Orientasi Misi.

6. Menyusun

Laporan

Aktualisasi

Menyusun paparan Seminar

Akhir

Paparan

Seminar

Akhir

Laporan

Aktualisasi

Akuntabilitas

Menerapkan nilai transparansi dan

pertanggungjawaban dalam melakukan

penyusunan laporan aktualisasi.

Penguatan iProve

yakni Profesional

dan Orientasi Misi. Menyusun Laporan

Aktualisasi

Page | 29

Tabel 4.2 Realisasi Kegiatan

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Hari 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

1 Penyusunan

rencana

penataan dan

penerapan

tata kelola

dokumen

RT3

elektronik.

a. Mempelajari

struktur kegiatan

media penyimpanan

data/informasi

(Dept) di Bagian

Dukungan Teknis

BPPSPAM

b. Mempelajari

kegiatan RT3 di

Bagian Dukungan

Teknis BPPSPAM

2 Pengelolaan

dokumen

RT3

elektronik.

a. Menginventarisir

dan melakukan

permohonan data

pada pegawai yang

memiliki dokumen

RT3 elektronik.

b. Mengklasifikasikan

dokumen RT3

elektronik.

3 Penyusunan

Dashboard

RT3 dan

Buku

Panduannya


dokumen RT3

b. Menyusun Buku

Panduan Dashboard

RT3

Page | 30

4 Sosialisasi

penataan dan

penerapan

tata

Dokumen

RT3.

a. Mengusulkan dan

mengkonsultasikan

kepada atasan untuk

melakukan

sosialisasi penataan

dokumen RT3

kepada seluruh

pegawai yang

bertanggung jawab

pada masing-masing

kegiatan di

BPPSPAM.

b. Melakukan kegiatan

sosialisasi dashboard

RT3 dan draft buku

panduan kepada

seluruh pegawai

Bagian Dukungan

teknis.

5 Mengupload

dokumen

yang sudah

dikelola

kedalam

Dept.

Melakukan updating

data/informasi pada

Dept. di Bagian

Dukungan Teknis.

6. Menyusun

Laporan

Aktualisasi

a. Menyusun paparan

Seminar Akhir

b. Menyusun Laporan

Aktualisasi

Page | 31

C. Capaian Aktualisasi

Pada saat pelaksanaan aktualisasi terdapat beberapa perubahan dalam hal jadwal

dan adanya penambahan output. Penambahan output yang dimaksud yaitu dashboard

RT3. Selain itu, terdapat beberapa perubahan jadwal yang dijelaskan pada Tabel 4.2

dibawah ini.

1. Menginventarisir dan melakukan permohonan data pada pegawai yang

memiliki Dok. RT3 tidak sesuai jadwal yang ditentukan disebabkan pegawai

yang mengelola dokumen tersebut sedang melaksanakan perjalanan dinas

dan kelalaian penulis dalam melakukan permohonan data.

2. Mengklasifikasikan dokumen RT3 elektronik terhambat karena permohonan

data juga terhambat.

3. Menyusun Dashboard RT3 untuk pengelolaan dokumen RT3 terjadi

kemunduran jadwal sebab kesulitan penulis dalam memahami formulasi

dalam excel.

4. Terhambatnya penyusunan buku panduan karena penyusunan dashboard

terlambat.

D. Hambatan

Dalam proses pelaksanaan kegiatan aktualisasi terdapat kendala yang penulis

temui yaitu sulitnya memahami fungsi-fungsi dalam Microsoft excel dalam menyusun

dashboard RT3 dan padatnya kegiatan yang berada dibagian dukungan teknis.

E. Solusi Permasalahan

Berdasarkan hambatan diatas, maka penulis melakukan beberapa hal

diantaranya:

1. Berdiskusi dengan Kasubbag penilaian kinerja yang mahir dalam

menggunakan Microsoft excel.

2. Melakukan pekerjaan secara bertahap diluar jam kantor.

Page | 32

5 BAB V

PENUTUP

A. Simpulan

Berdasarkan Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi maka terdapat beberapa hal yang

disimpulkan oleh penulis, antara lain:

1. Kegiatan perencanaan dan pelaksanaan aktualisasi merupakan bagian dari

kegiatan Latsar CPNS 2019.

2. Isu Utama yang diambil adalah Belum optimalnya manajemen dokumen

elektronik Rencana Tindak Turun Tangan (RT3) PDAM Penyelenggara

SPAM.

3. Gagasan Pemecahan Isu adalah Pelaksanaan manajemen dokumen terkait

RT3 di Bagian Dukungan Teknis, Sekretariat Badan Peningkatan

Penyelenggaraan Sistem Air Minum (BPPSPAM).

4. Output Kegiatan Aktualisasi adalah :

▫ Dashboard Dokumen RT3

▫ Buku Panduan Pengelolaan Dashboard RT3

B. Saran

Berdasarkan Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi maka terdapat beberapa hal yang

disarankan oleh penulis, antara lain:

1. Perlu Penyempurnaan terhadap Dashboard RT3 di bagian jumlah data yang

diinput (Baru terinput 55 Data dari 169 Data).

2. Perlu peran Pimpinan dan kerjasama pegawai dalam menjamin

keberlangsungan pengembangan Dashboard RT3.

3. Pengembangan Dashboard RT3 diharapkan kedepannya dapat dibuat dalam

bentuk aplikasi yang user friendly

Page | 33

DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang No. 5/2014 Tentang Aparatur Sipil Negara

Peraturan Pemerintah No. 28/2012 Tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah No. 122 Tentang Penyelenggaraan SPAM

Peraturan LAN No. 12/2018 Tentang Pelatihan Dasar CPNS

Peraturan LAN No. 17/2017 Tentang perubahan atas penyelenggaraan Latsar CPNS

Gol. III Kompetensi yang dibangun dalam pelatihan dasar

Petunjuk Penilaian Kinerja BPPSPAM

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Rencana Tindak Turun Tangan (RT3) Dalam

Rangka Penyehatan PDAM

Page | 34

LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Undangan Sosialisasi

Page | 35

Lampiran 2 Absensi Sosialisasi

Page | 36

Lampiran 3 Bahan Paparan Sosialisasi

Lampiran 4 Dashboard RT3

Page | 37

Lampiran 5 Buku Panduan Dashboard RT3

“PENATAAN DAN PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK RENCANA

TINDAK TURUN TANGAN (RT3) PDAM TAHUN 2013 - 2015 DAN 2017 - 2018

DI BAGIAN DUKUNGAN TEKNIS

BADAN PENINGKATAN PENYELENGGARAAN SISTEM PENYEDIAAN AIR

MINUM (BPPSPAM)”

Seminar Pelaksanaan Aktualisasi

Penguji :

Wahyu Triwidodo, S.T., M.ENG.

Coach :

Ir. Hardi Simamora, MPLMentor :

Ir. Desrah, MT

OUTLINE

Lokus Aktualisasi

Latar Belakang

Identifikasi Isu Dan Gagasan Pemecahan Isu

Realisasi Kegiatan

Keterkaitan Pemecahan Isu Dengan Nilai Organisasi

2

1

2

3

4

5

LOKUS AKTUALISASI

3

Melaksanakan fasilitasi penyiapan penilaian kinerja, penyiapan peningkatan kinerja

dan penyiapan rekomendasi kebijakan penyelenggaraan SPAM

LATAR BELAKANG

4

Sasaran StrategisKEMENPUPR di Bidang Air Minum

•100% Akses

Air Minum

Aman

•100% PDAM Sehat

Sasaran BPPSPAM

•PeningkatanCakupanPelayanan

•PenyehatanPDAM

Kondisi Saat Ini

•40% Akses Air Minum

•60% PDAM Sehat

Upaya

Peningkatan

Kinerja

PDAM

UU No. 5/2014Tentang Aparatur Sipil Negara

Pasal 63 ayat (3) dan (4)

CPNS Wajib menjalani masa percobaan yang

dilaksanakan melalui proses Diklat terintegrasi untuk

membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan

motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter

kepribadian yang unggul dan bertanggungjawab, dan

memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang

Peraturan LAN No. 12/2018Tentang Pelatihan Dasar CPNS

a. Menunjukkan sikap perilaku bela negara;

b. Mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam

pelaksanaan tugas jabatannya;

c. Mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS

dalam kerangka Negara Kesatuan Republik

Indonesia; dan

d. Menunjukkan penguasaan Kompetensi Teknis yang

dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas.

LATAR BELAKANG

5

Upaya

Peningkatan

Kinerja

PDAM

Penyehatan PDAM(Action Plan/RT3)

Peningkatan CakupanPelayanan

(New Investment Plan)

Penyiapan

Penilaian Kinerja,

Peningkatan

Kinerja dan

Rekomendasi

Kebijakan

Penyelenggaraan

SPAM

Peran BPPSPAMPeran Bagian

Duknis

PermasalahanTerkait

ManajemenASN

IDENTIFIKASI ISU

2. Belum terpantaunya kualitas Rencana

bisnis di PDAM oleh BPPSPAM

1. Tidak terlaksananya tata kelola arsip

elektronik yang baik pada bagian

Dukungan Teknis

3. Belum optimalnya manajemen dokumen

elektronik Rencana Tindak Turun

Tangan (RT3) PDAM penyelenggara

SPAM.

Z

“Environment

scanning”

6

Permasalahan Terkait Manajemen ASN yang terindentifikasi antara lain :

ANALISIS URGENCY, SERIOUSNES, GROWTH

Urgency = Mendesak Seriousness= Kegawatan Growth = Pertumbuhan

5 = Sangat Penting 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Cepat

4 = Penting 4 = Gawat 4 = Cepat

3 = Cukup Penting 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Cepat

2 = Kurang Penting 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Cepat

1 = Tidak Penting 1 = Tidak Gawat 1 = Tidak Cepat11

Identitas Permasalahan Urgency (U)Seriousness

(S)

Growth

(G)Ranking

1. Belum optimalnya manajemen arsip

elektronik pada bagian Dukungan Teknis4 3 4

11

2. Belum terpantaunya kualitas Rencana

bisnis di PDAM oleh BPPSPAM4 4 3 11


dokumen elektronik Rencana Tindak

Turun Tangan (RT3) PDAM

penyelenggara SPAM.

4 4 412

(Terpilih)

ISU PENGELOLAAN DOKUMEN RT3

Belum optimalnya manajemen dokumen elektronik Rencana Tindak Turun Tangan (RT3) PDAM Penyelenggara SPAM

BelumTerpantau

sepenuhnyaImplementasi T3 yang telahdirencanakan

File RT3 tersebar di

berbagai media penyimpanan

(Dept, Harddisk, dll)

Format file yang

BerbedaAntarPDAM

9

Pelaksanaan manajemen

Dokumen elektronikterkait RT3 di

Bagian Dukungan Teknis, Sekretariat Badan Peningkatan Penyelenggaraan Sistem Air Minum

(BPPSPAM)

Belum optimalnya manajemen

dokumen elektronik Rencana Tindak Turun Tangan (RT3) PDAM

Penyelenggara SPAM

Folder dan File dokumen RT3

Terkelola secara rapi

Buku PanduanPenggunaan

Dashboard RT3

Dashboard RT3

ISU

GAGASAN

PEMECAHAN

ISU

OUTPUT

PENYELESAIAN

MASALAH

Kegiatan dan Tahapan Kegiatan

10

PENYUSUNAN RENCANA

PENATAAN DAN PENERAPAN

TATA KELOLA DOKUMEN RT3

ELEKTRONIK

a. Mempelajari struktur kegiatan media

penyimpanan data/informasi (Dept)


BPPSPAM

b. Mempelajari kegiatan RT3 di Bagian

Dukungan Teknis BPPSPAM

SOSIALISASI PENATAAN

DAN PENERAPAN TATA

KELOLA DOKUMEN RT3

a. Mengidentifikasi kendala yang

ditemukan

b. Berkonsultasi denganatasan

01 04

PENGELOLAAN DOKUMEN

ELEKTRONIK

a. Menginventarisir,

b. Mengklasifikasikan,

MENGUPLOAD DOKUMEN

KEDALAM DEPT

a. Mengunggah data/informasi kedalam

Dept

02 05PENYUSUNAN

DASHBOARD RT3 DAN

BUKU PANDUANNYA

a. Menyusun draft Buku Panduan

Dashboard RT3

b. Menyusun Dashboard RT3

PENYUSUNAN LAPORAN

AKTUALISASI

a. Menyusun Paparan Seminar Akhir

b. Menyusun Laporan Aktualisasi03 06

11

(1/6) PENYUSUNAN RENCANA PENATAAN DAN PENERAPAN TATA

KELOLA DOKUMEN RT3 ELEKTRONIK

Output

1. Aksesterhadap Share

Data Dept

1 2 3 18

Hari

a. Mempelajari struktur

kegiatan media penyimpanan

data/informasi (Dept) di

Bagian Dukungan Teknis

BPPSPAMb. Mempelajari kegiatan RT3


BPPSPAM

Tahapan KegiatanHari Ke

Nilai ANEKA

Etika Publik

Komitmen Mutu 1.b

1.a

1.a

Jadwal Kegiatan Dokumentasi

12

(2/6) PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK

Output

Folder RT3 Tertata Ulang

dan Rapi

Nilai ANEKA

Etika Publik

Komitmen Mutu

2.a

2.a

Jadwal Kegiatan

Dokumentasi

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17Tahapan Kegiatan

a. Menginventarisir dan melakukan

permohonan data pada pegawai yang

memiliki dokumen RT3 elektronik.

b. Mengklasifikasikan dokumen RT3

elektronik.

Hari Ke

Akuntabilitas 2.a 2.b

13

(3/6) PENYUSUNAN DASHBOARD RT3 DAN BUKU PANDUANNYA

Output

Dashboard RT3 dan BukuPanduan

Dashboard RT3

Nilai ANEKA

Komitmen Mutu 3.a

Jadwal Kegiatan

Dokumentasi

Hari Ke12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Tahapan Kegiatan


dokumen RT3

b. Menyusun Buku Panduan

Dashboard RT3

3.b

27 28 29Tahapan Kegiatan

a. Mengusulkan dan mengkonsultasikan

kepada atasan untuk melakukan sosialisasi

penataan dokumen RT3 kepada seluruh

pegawai yang bertanggung jawab pada

masing-masing kegiatan di BPPSPAM.

b. Melakukan kegiatan sosialisasi

dashboard RT3 dan draft buku panduan

kepada seluruh pegawai Bagian Dukungan

teknis.

14

(4/6) SOSIALISASI PENATAAN DAN PENERAPAN TATA KELOLA DOKUMEN

RT3

Output

Surat Undangandan PaparanSosialisasi

Nilai ANEKA

Komitmen Mutu


Hari Ke

4.b

Etika Publik 4.a

Akuntabilitas 4.b

4.b

15

(5/6) MENGUPLOAD DOKUMEN KEDALAM DEPT

Output

Folder RT3 Dalam Share

Data

Nilai ANEKA


Akuntabilitas 5.a

30Tahapan Kegiatan

Melakukan updating

data/informasi pada Dept. di

Bagian Dukungan Teknis.

Hari Ke

23 24 25 26 27 28 29 30

a. Menyusun paparan Seminar

Akhir

b. Menyusun Laporan

Aktualisasi

Tahapan Kegiatan

16

(6/6) PENYUSUNAN LAPORAN AKTUALISASI

Output

LaporanAktualisasi dan

PaparanSeminar 2

Nilai ANEKA

Jadwal Kegiatan

Dokumentasi

Akuntabilitas 6.a

Hari Ke

6.b

IMPLEMENTASI NILAI IPROVE

17

INTEGRITAS, PROFESIONAL, & ORIENTASI MISI

17

1. Penyusunan Rencana Penataan Dan Penerapan Tata Kelola

Dokumen RT3 Elektronik

2. Pengelolaan Dokumen Elektronik

3. Penyusunan Dashboard RT3 Dan Buku Panduannya

4. Sosialisasi Penataan Dan Penerapan Tata Kelola Dokumen RT3

5. Mengupload Dokumen Kedalam Dept

6. Penyusunan Laporan Aktualisasi

ETIKA AKHLAKUL KARIMAH

1. Penyusunan Rencana Penataan Dan Penerapan Tata Kelola

Dokumen RT3 Elektronik

2. Sosialisasi Penataan Dan Penerapan Tata Kelola Dokumen RT3

KETERKAITAN AKTUALISASI DENGAN VISI & MISI BPPSPAM

18

Visi BPPSPAM

“Menjadi Badan Terpercaya dalam

Peningkatan Penyelenggaraan SPAM.”

Misi BPPSPAM

a. Meningkatkan Tata Laksana Organisasi yang Efektif dan Efisien.

b. Memfasilitasi Peningkatan Kinerja BUMN dan BUMD Penyelenggaraan SPAM.

c. Melakukan Advokasi dan Mediasi Penyelenggaraan SPAM.

d. Menjaga Kepentingan yang Seimbangan antara Penyelenggara SPAM dan Pelanggan.

KESIMPULAN & SARAN

KESIMPULAN

▪ Kegiatan perencanaan dan pelaksanaan aktualisasi merupakan bagian dari kegiatan Latsar

CPNS 2019.

▪ Isu Utama yang diambil adalah Belum optimalnya manajemen dokumen elektronik Rencana

Tindak Turun Tangan (RT3) PDAM Penyelenggara SPAM.

▪ Gagasan Pemecahan Isu adalah Pelaksanaan manajemen dokumen terkait RT3 di Bagian

Dukungan Teknis, Sekretariat Badan Peningkatan Penyelenggaraan Sistem Air Minum

(BPPSPAM).

▪ Output Kegiatan Aktualisasi adalah :

▫ Dashboard Dokumen RT3

▫ Buku Panduan Pengelolaan Dashboard RT3

SARAN

▪ Perlu Penyempurnaan terhadap Dashboard RT3 di bagian jumlah data yang diinput (Baru terinput 55

Data dari 169 Data).

▪ Perlu peran Pimpinan dan kerja sama pegawai dalam menjamin keberlangsungan pengembangan

Dashboard RT3.

▪ Untuk pengembangan Dashboard RT3 diharapan kedepannya dapat dibuat dalam bentuk aplikasi

yang user friendly

19

TERIMAKASIH

20

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26No Kegiatan

Hari

1

Penyusunan rencana

penataan dan


dokumen RT3

elektronik.

Pengelolaan dokumen

RT3 elektronik.

Menyusun Laporan

Aktualisasi6.

2

3

4

5

Mengupload dokumen

yang sudah dikelola

kedalam Dept.

Penyusunan

Dashboard RT3 dan

Buku Panduannya

Sosialisasi penataan

dan penerapan tata

Dokumen RT3.

SARAN PENGUJI SAAT SEMINAR I

27

NO REKOMENDASI STATUS TINDAK LANJUT

1 Output dari aktualisasi masih umum dan

belum fokus, sehingga perlu dipersempit lagi

ruang lingkup aktualisasinya.

Telah dilakukan pembatasan pada

dokumen yang akan dikelola yakni

hanya dibatasi pada kegiatan RT3,

Penyusunan Dashboard RT3 dan

Buku Panduan Pengelolaan

Dashboard RT3.

2 Rencana mensosialisasikan tidak perlu

menggunakan pamflet karena lingkup

aktualisasi hanya pada bagian internal saja,

Gunakan lah rapat agar lebih efektif.

Sosialisasi Dilakukan dengan rapat

internal staff bersama dengan para

advisor

3 Perlu adanya daftar isi untuk memudahkan

melihat outline rancangan aktualisasi/laporan

aktualiasi.

Sudah dilaksanakan

4 Perhatikan waktu aktualisasi apakah dapat

dilaksanakan dalam waktu 30 hari.

Telah dilakukan pembatasan

lingkup aktualisasi sehingga

kemungkinan dapat dijalankan

dalam waktu 30 hari.

DOKUMENTASI KEGIATAN

28

1 | P a g e

i | P a g e

1 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................................. 1

1.2 Tujuan dan Lingkup .......................................................................................... 2

BAB II PENGUMPULAN DATA RT3 ................................................................................. 3

2.1 Mengumpulkan data RT3 dan Penyebaran Form isian RT3 PDAM ................. 3

2.2 Mengumpulkan Data Kinerja ........................................................................... 5

BAB III PENGINPUTAN DATA ......................................................................................... 7

3.1 Penginputan Tabel Monev RT3 ....................................................................... 7

3.2 Penginputan Tabel Nilai Kinerja PDAM 2013-2018 ....................................... 11

3.3 Penginputan Tabel Peringkat RT3, Tabel Rekapitulasi, Tabel Status RT3 ..... 12

BAB IV MENAMPILKAN DATA RT3............................................................................... 13

BAB V PENUTUP .......................................................................................................... 15

ii | P a g e

2 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Alur Panduan Dashboard RT3 .................................................................. 2

Gambar 3.1 Langkah Penginputan Tabel Monev RT3 ................................................. 8

Gambar 3.2 Ilustrasi Nama File .................................................................................... 9

Gambar 3.3 Ilustrasi Kolom dan Baris Perumdam Tirta Pinang .................................. 9

Gambar 3.4 Ilustrasi rumus pengambilan data dari file excel lainnya .......................... 9

Gambar 3.5 langkah memunculkan data dari file excel lain ....................................... 10

Gambar 3.6 Data Nilai Kinerja TA 2018 .................................................................... 11

Gambar 3.7 Pengambilan Data Kinerja Menggunakan Vlookup ................................ 12

Gambar 4.1 Tabel Rekapitulasi RT3 ........................................................................... 13

Gambar 4.2 Infografis RT3 ......................................................................................... 14

file:///E:/Harry%20AG/Productivity/BPPSPAM/Aktualisasi/Rancangan/Rancangan%20Penulisan/Draft/BUKU%20PANDUAN.docx%23_Toc18370107



iii | P a g e

3 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Contoh RT3 ................................................................................................... 3

Tabel 2.2 Form Isian RT3 ............................................................................................. 4

Tabel 2.3 Realisasi Sumber Pembiayaan Tabel 2.4 Realisasi kegiatan .................... 5

Tabel 2.5 Indikator Kinerja PDAM .............................................................................. 6

Tabel 3.1 Tabel Monev RT3 ......................................................................................... 8

1 | P a g e

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2005 Tentang

Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum dalam Pasal 36 ayat (1)

dijelaskan bahwa Pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan

pengembangan SPAM dilakukan oleh pemerintah dan pemerintah daerah

sesuai dengan kewenangannya untuk mendapatkan data kinerja pelayanan

air minum. Selain itu secara lebih spesifik Pemantauan terhadap

penyelenggaraan pengembangan SPAM yang diamanatkan dalam peraturan

diatas dilaksanakan oleh BPPSPAM. Hal tersebut tercantum dalam Peraturan

Menteri Pekerjaan Umum Nomor 18/PRT/M/2007 tentang Penyelenggaraan

Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum bahwa Pemerintah melalui

BPPSPAM melaksanakan pemantauan penyelenggaraan pengembangan

SPAM yang dilaksanakan oleh penyelenggara di tingkat Nasional, Provinsi,

maupun Kabupaten/Kota (pasal 55, ayat (4)).

Sehubungan dengan mandat peraturan perundang-undangan tersebut,

BPPSPAM didukung oleh Bagian Dukungan Teknis melakukan pemantauan

terhadap pengembangan kinerja penyelenggaraan SPAM melalui penilaian

kinerja dan pemantauan terhadap Rekomendasi Tindak Turun Tangan (RT3)

yang dilakukan setiap tahun. Untuk mempermudah dalam melakukan

pemantauan tersebut, penulis mencoba mengembangkan Dashboard RT3

dengan menggunakan aplikasi Microsoft excel untuk merekapitulasi data dari

form pelaksanaan RT3 yang telah dilaksanakan oleh PDAM dan database

penilaian kinerja.

2 | P a g e

1.2 Tujuan dan Lingkup

Pedoman ini bertujuan untuk memberikan panduan kepada pegawai pada

Bagian Dukungan Teknis untuk dalam melakukan input data realisasi dari RT3

dan menampilkannya dalam Dashboard RT3.

Sementara itu lingkup dari pedoman ini adalah pada pelaporan data dari

PDAM yang memiliki RT3 dengan data yang digunakan antara lain target dan

realisasi Sumber Pembiayaan (APBD, APBN, dan Pemda), target dan realisasi

peraspek kinerja dari kegiatan RT3, Status RT3, dan data nilai kinerja.

Dalam buku panduan ini alur penggunaan dashboard adalah dengan

mengumpulkan data dari PDAM yang mendapatkan RT3 dan data kinerja,

menginput data tersebut kemudian ditampilkan dalam dashboard RT3

berupa tabel dan infografis. Secara grafis alur buku panduan adalah sebagai

berikut

Gambar 1.1 Alur Panduan Dashboard RT3

•Data yang dikumpulkan:

•Action plan (RT3) PDAM dan Form isiannya

•Data Kinerja PDAM

Mengumpulkan Data

•Melakukan Input Data pada Tabel RT3 yang telah di monev:

•Realisasi Keg. RT3

•Nilai Kinerja

•Periode

•Sumber Pembiayaan

Menginput Data•Menamilih Provinsi dan

Kabupaten

•Menampilkan data dalam bentuk tabel dan infografis

Menampilkan Data

3 | P a g e

2 BAB II

PENGUMPULAN DATA RT3

2.1 Mengumpulkan data RT3 dan Penyebaran Form isian RT3 PDAM

Dalam tahapan ini data yang akan dikumpulkan berupa target yang

direncanakan dalam RT3 oleh PDAM dan realisasi hingga tahun berjalan pada

form isian yang disebarkan sebelum melakukan workshop RT3. Tampilan dari

RT3 yang diambil datanya adalah sebagai berikut.

Tabel 2.1 Contoh RT3

Berdasarkan tabel gambar diatas data yang akan digunakan adalah total

target sumber pembiayaan (PDAM, APBN, dan APBD) dan kegiatan yang

direkomendasikan konsultan untuk dijalankan. Sedangkan realisasi diambil

melalui form isian RT3 yang disebarkan dan diisikan oleh PDAM.

4 | P a g e

Diisi oleh PDAM

Berasal dari RT3

PDAM

Diisikan oleh PDAM Diisi Oleh BPPSPAM

Tabel 2.2 Form Isian RT3

Form isian yang telah disebarkan kepada PDAM yang mendapatkan RT3

kemudian diisi PDAM sebagai bentuk pemantauan BPPSPAM terhadap action

plan (RT3) yang dijalankan PDAM. Kolom yang disiikan oleh PDAM adalah

kolom realisasi sedangkan kolom yang diisikan oleh BPPSPAM adalah kolom

aspek/dimensi indikator kinerja PDAM sebagai bentuk identifikasi kegiatan

yang dilaksanakan dan pengaruhnya terhadap indikator kinerja PDAM

(Keuangan, Pelayanan, Operasional, dan SDM). Identifikasi aspek/dimensi

indikator kinerja tersebut dapat mengacu pada Petunjuk Teknis Penilaian

Kinerja yang dipublikasikan oleh BPPSPAM.

Data yang diambil dari tabel diatas kemudian direkapitulasi kedalam dua

tabel yakni tabel realisasi sumber pembiayaan dan tabel realisasi kegiatan.

Tabel 2.3 Merupakan hasil penjumlahan Form isian RT3 yang dilaksanakan

PDAM, tabel tersebut yang kemudian akan direkapitulasi. Sedangkan Tabel

2.4 adalah penjumlahan total kegiatan yang ditargetkan dan direalisasikan

berdasarkan hasil idenfikasi peraspek/dimensi indikator kinerja PDAM.

5 | P a g e

Tabel 2.3 Realisasi Sumber Pembiayaan Tabel 2.4 Realisasi kegiatan

Pada Tabel 2.4 yang perlu diperhatikan adalah kolom skor dan target dapat

berbeda tiap PDAM yang melaksanakan RT3 sesuai dengan kegiatan yang

direkomendasikan oleh konsultan dan BPPSPAM. Sedangkan untuk nilai

capaian saat ini dihitung dengan rumus berikut.

Nilai Capaian = (Skor/Target)*bobot

Skor : Jumlah Kegiatan yang terealisasi

Target : Jumlah Kegiatan yang direkomendasikan

Bobot : Pembagi per aspek saat ini dibagi secara rata 0,25.

Data yang berasal dari tabel diatas kemudian akan direkapitulasi dan di input

kedalam excel dashboard RT3.

2.2 Mengumpulkan Data Kinerja

Pada tahapan ini data yang digunakan adalah data indikator kinerja yang

berasal dari hasil inputan buku kinerja oleh Subbagian Penilaian Kinerja

BPPSPAM. Secara rinci data yang diambil adalah trend data Kinerja dalam

aspek Keuangan, Pelayanan, Operasional, SDM, dan Total Kinerja secara

keseluruhan permasing-masing PDAM dari tahun 2012-2018.

Data kinerja diambil dari 18 Indikator Kinerja PDAM yang dikelompokkan

menjadi 4 aspek antara lain:

6 | P a g e

Tabel 2.5 Indikator Kinerja PDAM

No Aspek/Dimensi No. Indikator

1 Keuangan 1

A

B

Rentabilitas:

ROE

Rasio Operasi

2

A

B

Likuiditas

Rasio Kas

Efektifitas Penagihan

3 Solvabilitas

2 Pelayanan 1 Cakupan Pelayanan

2 Pertumbuhan Pelanggan

3 Konsumsi Air

4 Tingkat Penyelesaian Pengaduan

5 Kualitas Air Pelanggan

3 Operasional 1 Efisiensi Produksi Air

2 Air Tak Berekening (ATR/NRW)

3 Jam Operasi Layanan

4 Tekanan Air Pada Sambungan Pelanggan

5 Penggantian Dan/Atau Kalibrasi Meter Air

4 Sumber Daya Manusia

1 Rasio Pegawai Terhadap 1000 Pelanggan

2 Rasio Diklat Pegawai

3 Rasio Beban Diklat Terhadap Beban Pegawai

7 | P a g e

3 BAB III

PENGINPUTAN DATA

Penginputan data target dan realisasi RT3 kedalam Dashboard RT3

dilaksanakan dengan menggunakan Microsoft Excel. Data dalam Dashboard

RT3 diambil dari beberapa tabel yang kemudian di formulasikan kedalam

tabel rekapan, tabel tersebut antara lain:

1. Tabel Daftar Wilayah Provinsi, Berisi Nama Provinsi dan

Kabupaten/Kota.

2. Tabel Nama PDAM.

3. Tabel PDAM RT3, terdiri dari PDAM yang memiliki RT3.

4. Tabel Monev RT3, terdiri dari PDAM yang telah di monev RT3nya

sehingga memiliki informasi target dan realisasi sumber

pembiayaan, serta target dan realisasi kegiatan.

5. Tabel Nilai Kinerja PDAM dari Tahun 2012-2018.

6. Tabel Peringkat Realisasi RT3.

7. Tabel Status RT3

Dari Daftar tabel diatas, tabel yang perlu di-update menggunakan formulasi

excel hanya Tabel Monev RT3 (apabila terdapat PDAM yang melaporkan

realisasinya) dan Tabel Nilai Kinerja PDAM yang di-update setiap tahunnya.

Kedua tabel tersebut merupakan sumber data dari tabel-tabel lainnya.

sehingga apabila Tabel Monev RT3 dan Nilai Kinerj PDAM di-update maka

tabel lainnya akan terupdate secara otomatis.

3.1 Penginputan Tabel Monev RT3

Penginputan Tabel Monev RT3 dilakukan dengan cara merekapitulasi file form

Isian RT3 kedalam tabel excel berikut.

8 | P a g e

Tabel 3.1 Tabel Monev RT3

Dalam menginput tabel Monev RT3 dapat dilakukan secara manual (input satu

persatu PDAM) atau menggunakan formulasi. Dalam Buku Panduan ini penulis akan

menggunakan formulasi excel. Penggunaan formulasi excel akan menghemat waktu

dalam menginput data PDAM yang banyak namun demikian perlu ada langkah-

langkah yang dipenuhi agar dapat dilakukan. Langkah-langkah yang harus dijalani

antara lain

Gambar 3.1 Langkah Penginputan Tabel Monev RT3

Langkah-langkah diatas dilaksanakan agar memudahkan penginputan melalui formula

excel, sebab formulasi excel hanya dapat digunakan ketika nama file dan lokasi kolom

serta baris dari data yang akan diambil seragam. Oleh karena itu, dalam menggunakan

metode formulasi perlu dilakukan penamaan dokumen elektronik yang seragam agar

dapat berfungsi.

Merapikan Folder Form Isian RT3 yang

akan diinput

Menyeragamkan Nama File dengan

daftar Nama PDAM dalam tabel

Mernyeragamkan baris dan kolom

dari excel yang akan diinput

Memformulasikan dalam bentuk excel

9 | P a g e

Kolom dan baris dalam form isian RT3 (data yang akan diambil) harus sama lokasinya

di setiap form isian PDAM sebagai contoh gambar dibawah ini.

Gambar 3.3 Ilustrasi Kolom dan Baris Perumdam Tirta Pinang

Artinya tabel target dan realisasi sumber pembiayaan disetiap form isian excel PDAM

harus berlokasi di kolom ‘F’ baris ‘ke-2’. Begitu juga dengan seluruh tabel target dan

realisasi kegiatan peraspek harus berlokasi di kolom ‘N’ baris ‘ke-2’. Kemudian jika

telah seragam maka dapat diformulasikan kedalam rumus excel seperti dibawah ini.

Nama dalam tabel excel harus

sama dengan nama file yang

akan diambil datanya

Gambar 3.2 Ilustrasi Nama File

Gambar 3.4 Ilustrasi rumus pengambilan data dari file excel lainnya

Lokasi Dokumen Nama File Lokasi Baris dan kolom dari sumber

data yang diambil

10 | P a g e

Perhatikan Rumus Excel diatas jika kita lihat dari excel tersebut panah berwarna coklat

menunjukkan lokasi file yang akan diambil datanya, lalu panah berwarna biru

menunjukkan nama file yang dituju sesuai dengan nama file dalam tabel excel yang

akan diinput, sedangkan panah berwarna merah dengan merupakan lokasi kolom dan

baris dari sumber data yang diambil. Jika melihat gambar 3.4 dan gambar 3.3 panah

berwarna merah menunjukkan lokasi dari ‘Target APBN’ (kolom g baris 3). Setelah

rumus diatas terinput lanjutkan dengan langkah berikut untuk menghilangkan link

terhadap file sumbernya.

Copy

Paste as a Value

Replace ‘=’ dengan ‘=’ untuk

merefresh data

Angka sudah muncul bukan lagi

deskripsi lokasi file, lanjutkan dengan

copy.

Lalu paste as a number maka

link lokasi file tidak akan muncul

dan sudah menjadi angka.

Gambar 3.5 langkah memunculkan data dari file excel lain

11 | P a g e

Langkah-langkah diatas dapat dilakukan untuk seluruh PDAM tanpa harus menginput

secara manual dengan mengcopy (tahap pertama) dan paste keseluruh PDAM yang

akan di input lalu ikuti langkah-langkah diatas.

3.2 Penginputan Tabel Nilai Kinerja PDAM 2013-2018

Penginputan Tabel nilai kinerja PDAM dilakukan dengan mengunakan rumus Vlookup

dalam excel. Data kinerja yang diambil berasal dari hasil inputan Subbagian Penilaian

Kinerja sehingga 380 PDAM sudah terekapitulasi dalam 1 sheet. Rumus yang

digunakan yakni:

=Vlookup(Nama PDAM yang dicari;tabel rekapitulasi penilaian kinerja TA X;urutan

kolom ke-…;FALSE)

Nama PDAM yang dicari : Merupakan Nama PDAM yang sama dengan Nama PDAM yang akan dicari dari tabel rekapitulasi penilaian kinerja.

Tabel Rekapitulasi Penilaian Kinerja TA X

: Merupakan tabel sumber data rekapitulasi nilai kinerja pada Tahun tertentu yang akan dicari datanya.

Urutan kolom ke-… : Merupakan urutan kolom yang akan dicari datanya dimulai dari tabel yang diblok.

FALSE : Akurasi Nama yang dicari sama persis

Gambar 3.6 Data Nilai Kinerja TA 2018

12 | P a g e

Data Nilai kinerja pada Gambar 3.6 kemudian akan diambil menggunakan rumus

vlookup kedalam Tabel Trend Nilai Kinerja PDAM. sebagai contoh jika hendak

mengambil data ROE dari Data Kinerja 2018 maka rumusnya adalah sebagai berikut.

Gambar 3.7 Pengambilan Data Kinerja Menggunakan Vlookup

Dari Gambar diatas dijelaskan bahwa data yang dicari adalah data ROE dengan nama

yang dicari menggunakan nama Kabupaten ($D$47), lalu mengambil Tabel dari Data

Kinerja yang berasal dari sheet 2018 ($D$5:$CS$396), kolom nomor urut ke-39 dari

tabel yang diblok/pilih (perhatikan gambar 3.6 kolom kondisi ROE), dan FALSE yang

artinya dalam data kinerja excel akan mencari row yang bernama Kabupaten terpilih.

3.3 Penginputan Tabel Peringkat RT3, Tabel Rekapitulasi, Tabel Status RT3

Seluruh penginputan tabel lainnya menggunakan formulasi dari vlookup dengan

sumber data berasal dari Tabel Monev RT3 PDAM dan Tabel Nilai Kinerja PDAM.

sehingga apabila kedua tabel tersebut telah diupdate tabel lainnya akan

menyesuaikan sesuai dengan rumus yang telah diformulasikan.

13 | P a g e

4 BAB IV

MENAMPILKAN DATA RT3

Setelah melakukan pengumpulan dan penginputan yang dilakukan dalam Bab

sebelumnya tahapan akhir yang dilakukan adalah menampilkan data RT3

dalam Tabel Rekapitulasi dan bentuk grafis. Saat ini informasi yang dapat

ditampilkan dalam Dashboard RT3 adalah:

1. Nama PDAM yang Mendapat RT3

2. Periode dan Status RT3

3. Target dan Realisasi Sumber Pembiayaan

4. Target dan Capaian Kegiatan

5. Trend Nilai Kinerja

Dalam menampilkan Data RT3 pun sangat mudah user hanya perlu memilih

Provinsi dan Kabupaten/Kota mana yang akan dipilih melalui kolom A1 dan

A2 setelah itu informasi tersebut akan muncul dalam halaman dashboard RT3

Halaman dari dashboard RT3 dapat dilihat dari gambar berikut.

Gambar 4.1 Tabel Rekapitulasi RT3

14 | P a g e

Gambar 4.2 Infografis RT3

Gambar 4.1 dan 4.2 menampilkan dari informasi RT3 jika dalam tabel tertulis ‘TIDAK

ADA DATA’ maka diasumsikan tidak ada RT3 yang dilakukan PDAM tersebut. Warna

Kuning dan Merah dalam Gamber 4.1 di kolom Status RT3 menunjukkan kondisi RT3

yang masih berjalan atau diasumsikan selesai jika telah melewati waktu yang

direncanakan. Sedangkan pada kolom realisasi warna merah menunjukkan bahwa

realisasi dari RT3 tersebut masih kurang, Kuning menunjukkan cukup, sedangkan

warna Hijau menunjukkan realisasi yang Baik. Trend Nilai kinerja saat ini ditampilkan

untuk melihat perkembangan kinerja PDAM tersebut meskipun saat ini belum ada

tools untuk meihat dampak secara langsung RT3 terhadap kinerja PDAM.

15 | P a g e

5 BAB V

PENUTUP

Buku Panduan ini merupakan Pedoman dalam menggunakan excel dari Dashboard

RT3. Penulis berharap pedoman ini dapat digunakan untuk meningkatkan mekanisme

pemantauan RT3 serta data hasil pemantauan RT3 yang dilaporkan. Data dan

informasi pemantauan RT3 diharapkan dapat menjadi bentuk pengendalian terhadap

pengembangan kinerja PDAM. Penulis berharap dapat terus menyempurnakan

dashboard RT3 yang disajikan, sehingga gambaran pelaksanaan RT3 PDAM dapat

disajikan lebih lengkap.

laporan pelaksanaan aktualisasi judul ... - simantu

Documents