bab iv pembahasan

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Metodologi Penelitian

4.1.1 Metode Pengumpulan Data

Untuk melakukan pengambilan sample data maka dilakukan metode tertentu

sesuai dengan tujuannya. Beberapa metode yang telah kita kenal antara lain

observasi, wawancara dan daftar pustaka. Metode yang digunakan dalam

penelitian ini adalah:

4.1.1.1 Metode Observasi

Metode ini merupakan pengumpulan data dan informasi dengan cara

meninjau dan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan yang

sedang dilakukan, pengenalan data yang ada sehingga dapat dilakukan evaluasi

dari sudut tertentu yang mendukung kebenaran (Sarwono, 2006). Pengamatan

ini dilakukan dengan melihat langsung proses yang berjalan pada Republika

terutama pada proses kegiatan rekrut, cuti, absen. Pengamatan ini dilakukan

mulai pada tanggal 1 November 2011 – 31 Desember 2012, bertempat di PT

Republika Media Mandiri dan hasil yang dicapai adalah pembangunan sistem

informasi sumber daya manusia yang sesuai dengan bagian yang diteliti.

Kegiatan pengamatan ini langsung dilakukan di bawah pengawasan Manajer

Republika Media Mandiri dan dibantu oleh Manajer Devisi HRD. Data yang

kami dapatkan berupa data-data Standar Operasional Prosedur Republika serta

berkas-berkas karyawan yang kami butuhkan. Kegiatan ini dilakukan dua hari

dalam seminggu yaitu pada hari senin, kamis selama 2 bulan.

4.1.1.2 Metode Wawancara

Mengumpulkan data dengan mewawancarai orang yang terkait langsung

dengan kajian penelitian yang sedang dilakukan (Jogiyanto, 2005). Wawancara

ini dilakukan dengan cara melakukan diskusi dengan Bapak Fahruddin selaku

Manajer Devisi HRD mengenai secara global segala sesuatu terkait Republika,

kemudian dilanjutkan wawancara singkat dengan Bapak Nurbo selaku

Karyawan dibagian republika mengenai kegiatan operasional keseluruhan dari

Republika ini.

Berdasarkan hasil wawancara tersebut di atas di dapat beberapa informasi

mengenai alur proses pengelolaan yang terjadi pada karyawan yang dimana

selama ini proses pengelolaan data karyawannya masih tergolong manual.

4.1.1.3 Studi Pustaka

Data-data dan informasi yang digunakan dalam penelitian ini berupa buku

referensi, jurnal-jurnal hasil penelitian dan situs internet yang dapat dijadikan

acuan dalam pembahasan laporan penelitian ini. Pengumpulan data dan

informasi dengan cara membaca buku-buku terkait yang dapat dijadikan acuan

penelitian (Keraf, 1994).

4.1.2 Metode Penelitian

Dalam penyusunan laporan PKL ini metode pengembangan sistem

menggunakan waterfall (Strategy Sequential) dengan pengembangan model

menggunakan tools UML. Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya

bahwa strategi ini mensyaratkan penyelesaian tiap proses secara satu per satu

sehingga mudah dimengerti. Tahapan metode pengembangan sistem waterfall

yang dilakukan adalah sebagai berikut:

4.1.2.1 System Initiation (Permulaan Sistem)

Dalam tahapan ini terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan

dalam penganalisis pengelolaan data karyawan HRD:

1. Identifikasi masalah menjelaskan masalah yang terdapat pada sistem

berjalan.

2. Lingkup sistem, yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem yang

akan dibangun.

3. Tujuan, yaitu menentukan untuk apa dan untuk siapa sistem ini dibangun.

4.1.2.2 System Analysis (Analisis Sistem)

Dalam tahapan ini, akan diuraikan beberapa hal:

1. Gambaran umum dari PT Republika Media Mandiri seperti visi misi

Republika, sejarah Republika, serta struktur organisasi dari Republika.

2. Analisis sistem yang berjalan menjelaskan sistem yang dipakai oleh

Republika dalam melakukan kegiatan proses pengelolaan data karyawan

sebelum adanya aplikasi usulan untuk kemajuan PT Republika Media

Mandiri.

3. Analisis pemecahan masalah yaitu penguraian tentang beberapa usulan

yang dapat membantu pemecahan permasalah yang ada pada sistem yang

berjalan.

4. Kebutuhan user dan sistem.

5. Desain sistem (system design).

Desain sistem dirancang sebagai penggambaran model sistem untuk

mendokumentasikan aspek teknis dan implementasi dari sebuah sistem yang

akan dibangun (Whitten et al. 2004).

Pada tahapan ini akan dibuat desain sistem dari sistem yang akan dibangun

meliputi perancangan sistem, perancangan database dan perancangan layout

aplikasi. Proses desain akan menggunakan perancangan sistem notasi UML dan

database menggunakan microsoft visio dan rational rose.

4.2 System Initiation (Permulaan Sistem)

4.2.1 Identifikasi Masalah

Saat ini Republika masih menggunakan sistem manual dalam proses

pengelolaan datanya. Ketika karyawan ingin mencari informasi dan kebijakan

terkait data-datanya mereka harus datang ke bagian HRD terlebih dahulu. Hal

ini sedikit kurang efisien. Selain itu, proses dalam pengambilan absen, untuk

karyawannya masih mengunakan kertas.

Pada sisi lainnya, Republika masih menggunakan sistem manual dalam

pengelolaan data cuti. Dengan mengambil kertas ke bagian HRD dan mengisi

data sesuai dengan data karyawan dan memberikan lagi ke bagian HRD ,

sehinga akan membuat bagian HRD menjadi kewalahan mengelola datanya.

Disisi lain untuk melakukan perekrutan Republika masih manual karena

calon karyawan harus dating langsung ke republika dan mengisi formulir sesuai

dengan ketentuan tertentu, dan akibatnya data-data calon ada yang hilang.

4.2.2 Lingkup Sistem

Sistem yang dibangun ini dengan menggunakan bahasa pemograman PHP

dan MYSQL dengan batasan pada pembangunan sistem informasi sumber daya

manusia berbasis web dengan kategori perekrutan secara online, cuti secara

online, dan absen secara online pada PT Republika Media Mandiri.

4.2.3 Tujuan

Sistem ini dibangun untuk memudahkan calon karyawan dalam pendaftaran

menjadi karyawan serta mendapatkan informasi secara online. Simulasi

program stand alone memudahkan para manager Republika untuk mengontrol

jalannya proses bisnis dimana proses monitoring data karyawan serta validasi

setiap dokumen yang diperlukan menjadi lebih terkomputerisasi dan

terintegrasi. Pembangunan rancangan proses bisnis usulan ini juga bertujuan

untuk meminimalisir penggunaan kertas yang berlebihan sehingga tidak banyak

dokumen-dokumen berbentuk kertas yang di cetak.

4.3 System Analysis (Analysis Sistem)

4.3.1 Analisis Sistem Berjalan

Sistem perekrutan yang sedang berjalan pada PT. Republika Media Mandiri

dimulai ketika pada dokumen Rencana Kebutuhan dan Anggaran Perusahaan

(RKAP) terdapat data-data kebutuhan karyawan baru yang akan ditempatkan

pada divisi-divisi yang membutuhkan, kemudian pada rapat umum pemegang

saham, RKAP tersebut akan disahkan. Setelah teridentifikasi kualifikasi calon

karyawan yang dibutuhkan, Bag. HRD akan menelpon biro jasa perekrutan

untuk meminta dicarikan calon karyawan yang sesuai dengan kualifikasi yang

telah disepakati pihak manajerial perusahaan. Semua kegiatan perekrutan

seperti proses pelamaran calon karyawan hingga tes karyawan diserahkan

sepenuhnya kepada pihak biro jasa tersebut. Setelah memenuhi semua

persyaratan dan lolos seleksi barulah calon karyawan yang terpilih akan

diwawancarai langsung oleh Bag. HRD PT. Republika Media Mandiri.

Sistem berjalan cuti atau ijin pada PT. Republika dimulai ketika karyawan

yang bersangkutan memberikan form cuti yang telah terisi kepada Kepala

Departemen dan Kepala Divisi untuk ditanda tangani. Setelah itu karyawan

memberikan form cuti yang telah terisi dan telah ditandatangani ke Bag. HRD

untuk disimpan mejadi arsip.

Sistem berjalan absen pada PT Republika dimulai ketika dengan

menggunakan aplikasi finger print dengan database excel, akan tetapi dengan

database yang digunakan sebelumnya menyebabkan terjadinya duplikasi data.

4.3.2 Analisa Kebutuhan Sistem

Sistem usulan perekrutan dimulai ketika Bagian HRD memasukan

pengumuman lowongan kerja sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan yang

telah disepakati pada rapat umum pemegang saham. Pengumumannya terdiri

dari kualifikasi pelamar yang dibutuhkan serta diagram alur proses perekrutan

pada perusahaan Republika.

Calon karyawan cukup hanya membuka web site Republika yang dimana

disitu sudah tertera berita lowongan pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan.

Dari pengumuman lowongan kerja tersebut calon karyawan dapat memutuskan

serta menimbang apakah ia jadi ingin melamar pekerjaan, apakah kualifikasi

yang dibutuhkan sesuai dengan yang dimilikinya dan calon karyawan pun dapat

melihat diagram alur perekrutan yang akan berlangsung pada perusahaan yang

bersangkutan.

Bila calon karyawan yakin ingin melamar pekerjaan diperusahaan terkait,

maka calon karyawan cukup mengisi form pendaftaran pelamaran kerja

tersebut. Form yang disediakan di desain sedemikian rupa sehingga memiliki

format yang mirip dengan format CV sehingga calon karyawan tidak perlu

membuat CV terlebih dahulu dan melampirkannya lewat email. Setelah seluruh

form yang tersedia terisi, calon karyawan tersebut akan diminta untuk

mengecek emailnya sebagai validasi terhadap data yang telah dimasukan.

Selanjutnya calon karyawan akan menunggu pengumuman penerimaan berkas

yang telah diisi pada web site Republika.

Data pelamar yang telah di-input-kan akan masuk ke dalam database

perusahaan. Bagi data yang tidak sesuai dengan kualifikasi pelamar yang telah

ditentukan, maka data tersebut secara otomatis akan tersingkirkan. Data pelamar

yang masuk pada kategori yang diinginkan perusahaan akan divalidasi oleh

manajer sebagai otorisasi terhadap berkas yang lolos seleksi.

Bagi berkas-berkas yang lolos seleksi akan disimpan dan nama calon

karyawan pada berkas tersebut serta tanggal tes akan diumumkan di web site

Republika. Bagi calon yang telah lolos berkas akan diminta untuk mencetak

kartu peserta pelamar yang akan digunakan untuk mengikuti tes seleksi

karyawan pada tanggal yang telah diumumkan.

Pada hari yang telah ditentukan, calon karyawan harus datang ke perusahaan

Republika untuk mengikuti tes seleksi karyawan. Setelah mengikuti tes, hasil

tes akan diumumkan di web site Republika. Terakhir, ketika calon karyawan

telah berhasil dalam semua hasil tes maka calon karyawan itu telah disahkan

oleh perusahaan sebagai karyawan diperusahaan terkait.

Sistem usulan untuk pengajuan cuti atau ijin dimulai ketika karyawan

mengisi form pengajuan cuti atau ijin di website e-HRM. Bila cuti disetujui,

maka Kepala Divisi dan Kepala Departemen akan memvalidasi form cuti yang

diajukan. Kemudian Bag. HRD akan memperbaharui status karyawan pada

database karyawan dan ia juga menyimpan data-data cuti / ijin karyawan pada

database cuti / ijin.

Sistem usulan untuk pengajuan absen dengan migrasi dari database excel

menjadi mysql.

4.4 Desain Sistem

4.4.1 Perancangan Use Case Diagram

Use case diagram di bawah ini yaitu menggambarkan interaksi antara

aktor (internal dan eksternal user) dengan sistem.

Gambar 4.1 Use Case Digram

Proses yang terjadi pada use case diagram di atas akan diperjelas secara

rinci pada tabel-tabel scenario di bawah ini:

Tabel 4.1 Skenario Use Case “Login”

Nama Use Case Login

Actor Calon Karyawan, Karyawan, Kepala Divisi, Admin,

Direksi

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukan username

dan password untuk mengakses sistem.

Pre-kondisi Actor memasukan username dan password untuk masuk

ke dalam sistem.

Bidang Khas Suatu

Event

Kegiatan Pelaku Respon Sistem

1. Masukan Username

dan Password

2. Cek username dan

password

3. Menampilkan

halaman sesuai

autentifikasi.

Bidang Alternatif Jika username dan password yang dimasukan benar maka

akan langsung masuk ke dalam sistem, namun bila salah

maka akan ditampilkan pesan kesalahan.

Kesimpulan Actor masuk ke dalam system

Post-kondisi Sistem berhasil diakses

Tabel 4.2 Skenario Use Case “Input Data Pelamar”

Nama Use Case Input Data Pelamar

Actor Calon Karyawan

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukan data

pelamar yang melamar pada perusahaan bersangkutan.

Pre-kondisi Actor memasukan data pelamar pada web site.

Bidang Khas Suatu

Event


1. Actor memilih input

data pelamar

2. Menampilkan form

input data pelamar.

3. Memasukan data

pelamar pada form

yang telah

ditampilkan dan

kemudian

menyimpannya

4. Sistem akan

menampilkan pesan

bahwa data yang

dimasukan telah

tersimpan.

Bidang Alternatif Jika actor telah mengisi data dan menekan tombol

“submit” maka data akan tersimpan, namun jika actor

menekan tombol “batal” maka data tidak akan tersimpan.

Kesimpulan Data pelamar terisi

Post-kondisi Data pelamar tersimpan.

Tabel 4.3 Skenario Use Case “Cetak Kartu Pelamar”

Nama Use Case Cetak Kartu Pelamar

Actor Calon Karyawan

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan mencetak kartu

pelamar bagi pelamar yang telah lulus berkas.

Pre-kondisi Actor melihat info lowongan pekerjaan apakah ia lulus

seleksi berkas lamaran.

Bidang Khas Suatu

Event


1. Melihat info

lowongan kerja

2. Menampilkan

informasi pada menu

lowongan kerja.

3. Mencetak kartu

pelamar

4. Menampilkan

sementara kartu

pelamar sebelum

dicetak

Bidang Alternatif Jika actor lulus berkas maka ia dapat mencetak kartu

pelamar, namun jika tidak, ia tidak dapat mencetak kartu

pelamar.

Kesimpulan Mencetak kartu pelamar

Postkondisi Kartu pelamar tercetak

Tabel 4.4 Skenario Use Case “Manage Data Pelamar”

Nama Use Case Manage Data Pelamar

Actor Admin

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan melakukan pengaturan

terhadap data pelamar yang masuk ke dalam sistem.

Pre-kondisi Actor melihat database pelamar.

Bidang Khas Suatu

Event


1. Melihat menu

database pelamar

2. Menampilkan menu

database pelamar

3. Menghapus,

mencetak,

menvalidasi data

pelamar yang

masuk.

4. Menampilkan hasil

pengaturan yang

dilakukan oleh actor.

Bidang Alternatif Jika actor memilih tombol “submit” maka pengaturan yang

dilakukan actor akan tersimpan, sedangkan bila memilih

“batal” maka tidak ada perubahan pengaturan.

Kesimpulan Menghapus, mencetak atau melakukan validasi terhadap

data pelamar yang masuk.

Post-kondisi Data pelamar terhapus, tercetak, atau tervalidasi.

Tabel 4.5 Skenario Use Case “Validasi data pelamar”

Nama Use Case Validasi data pelamar

Actor Kepala Direksi, Kepala Devisi

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memvalidasi data

pelamar yang masuk dan lolos seleksi kerja.

Pre-kondisi Direktur melihat data pelamar yang lulus tes.

Bidang Khas Suatu

Event


1. Memilih menu data

pelamar.

2. Menampilkan menu

data pelamar

3. Klik validasi pada

data pelamar.

4. Data pelamar

tervalidasi.

Bidang Alternatif Tersedia tombol “batal” bila actor tidak jadi memvalidasi

data pelamar.

Kesimpulan Memvalidasi laporan data pelamar

Post-kondisi Actor berhasil memvalidasi data pelamar.

Tabel 4.6 Skenario Use Case “Manage Status Karyawan”

Nama Use Case Manage Status Karyawan

Actor Admin

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan mengatur status

karyawan pada system

Pre-kondisi Actor melihat data karyawan

Bidang Khas Suatu

Event


1. Memilih menu data

karyawan

2. Menampilkan data

karyawan

3. Memilih menu

status karyawan

4. Menampilkan status

karyawan

5. Mengganti status

karyawan

6. Menyimpan status

karyawan yang telah

diganti

Bidang Alternatif Jika actor memilih tombol “batal” maka status karyawan

yang bersangkutan tidak berubah.

Kesimpulan Mengatur status karyawan.

Post-kondisi Status karyawan berubah.

Tabel 4.7 Skenario Use Case “Input Form Cuti/ Ijin”

Nama Use Case Input Form Cuti/ Ijin

Actor Karyawan

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukan data cuti/

ijin

Pre-kondisi Actor memilih menu cuti/ ijin

Bidang Khas Suatu

Event


1. Memilih menu cuti/

ijin

2. Menampilkan menu

cuti/ ijin.

3. Memasukan data

cuti/ ijin pada form

yang tersedia

4. System menyimpan

data cuti/ ijin yang

telah terisi

Bidang Alternatif Jika actor memilih tombol “batal” maka form akan

kembali kosong. Akan tampil pesan peringatan bahwa

form tidak boleh kosong bila actor mengosongkan salah

satu item dalam form cuti/ ijin

Kesimpulan Memasukan data cuti/ ijin.

Post-kondisi Data cuti/ ijin tersimpan.

Tabel 4.8 Skenario Use Case “Validasi Form Cuti/ Ijin”

Nama Use Case Validasi form cuti/ ijin

Actor Kepala Divisi dan Kepala Direksi

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memvalidasi data cuti/

ijin yang telah terisi oleh karyawan

Pre-kondisi Actor melihat data cuti/ ijin.

Bidang Khas Suatu

Event



ijin

2. Menampilkan menu

cuti/ ijin.

3. Melihat data cuti/

ijin yang telah terisi

4. Menampilkan data

cuti/ ijin.

5. Memvalidasi data

cuti/ ijin

6. System menyimpan

data cuti/ ijin yang

tervalidasi

Bidang Alternatif Bila actor menolak data cuti/ ijin tersebut maka dapat

menekan tombol “tolak” namun bila diterima maka actor

dapat menekan tombol validasi.

Kesimpulan Memvalidasi data cuti/ ijin

Post-kondisi Data cuti/ ijin tervalidasi.

Tabel 4.9 Skenario Use Case “Manage Data Cuti/ Ijin”

Nama Use Case Manage Data Cuti/ Ijin

Actor Admin

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan mengatur data cuti/

ijin yang telah masuk ke dalam system

Pre-kondisi Actor melihat data cuti/ ijin.

Bidang Khas Suatu

Event



ijin

2. Menampilkan

halaman cuti/ ijin

3. Melakukan validasi,

mencetak laporan

atau menghapus

data cuti/ ijin

4. Menyimpan hasil

pengaturan yang

dilakukan aktor

Bidang Alternatif Bila actor tidak jadi melakukan pengaturan terhadap data

cuti/ ijin maka dapat memilih tombol “batal”

Kesimpulan Mengatur data cuti/ ijin

Post-kondisi Data cuti/ ijin yang telah diatur tersimpan

Tabel 4.10 Skenario Use Case “Input Form Absen”

Nama Use Case Input Form Absen

Actor Karyawan

Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukan data absen

Pre-kondisi Actor memilih menu absen

Bidang Khas Suatu Kegiatan Pelaku Respon Sistem

1. Memilih menu 2. Menampilkan menu

Event absen absen.

3. Memasukan data

absen pada form

yang tersedia

4. System menyimpan

data absen yang

telah terisi

Bidang Alternatif Jika actor memilih tombol “batal” maka form akan

kembali kosong. Akan tampil pesan peringatan bahwa

form tidak boleh kosong bila actor mengosongkan salah

satu item dalam form absen

Kesimpulan Memasukan data absen.

Post-kondisi Data absen tersimpan.

4.4.2 Perancangan Activity Diagram

Berikut adalah beberapa diagram aktifitas yang terbentuk dari use case

diagram yang sebelumnya telah dibahas.

a. Activity Diagram dari Use Case “Login”

Activity diagram login menggambarkan actor yang harus login terlebih

dahulu sebagai mengakses sistem. Ketika actor akan melakukan login, terlebih

dahulu sistem akan menampilkan menu login. Kemudian barulah actor

memasukan username dan password yang telah dibuat sebelumnya ketika

registrasi. Saat username dan password yang dimasukan salah maka akan ada

peringatan bahwa actor salah memasukan username dan password. Namun

apabila username dan password yang dimasukan actor benar maka sistem akan

menampilkan halaman utama dari web site e-HRM. Lebih lanjut gambar 4.6

akan memperlihatkan diagram dari activity login.

Menampilkan Menu Login

Memasukan Username dan Password

Login

Menampilkan Halaman Utama Website

Benar

Salah

Gambar 4.2 Activity Diagram ‘Login’

b. Activity Diagram ‘Input Data Pelamar’

Activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang login kemudian

sistem akan menampilkan form data pelamar lalu actor akan melakukan input

data pelamar. Setelah selesai, apabila actor benar-benar yakin dengan data yang

dimasukan maka data tersebut akan tersimpan, namun bila data yang dimasukan

tidak jadi diproses maka form pengisian data pelamar akan kembali kosong.

Login

Input Data Pelamar

Submit ?

Tampilkan Form Data Pelamar

Ya

Tidak

Gambar 4.3 Activity Diagram ‘Input Data Pelamar’

c. Activity Diagram ‘Validasi Data Pelamar’

Activity diagram ini menggambarkan actor yang melakukan login

kemudian sistem akan menampilkan data pelamar, lalu actor akan melihat

terlebih dahulu data pelamar, bila actor jadi memvalidasi maka aktifitas selesai

sedangkan kalau tidak jadi divalidasi maka sistem akan memberitahukan

pelamar lewat pesan “tidak lulus berkas”.

Login Tampilkan Data Pelamar

Lihat Data Pelamar

Tampilkan Pesan "Tidak Lulus Berkas"

Validasi ?

TolakTerima

Gambar 4.3 Activity Diagram ‘Validasi Data Pelamar’

d. Activity Diagram ‘Cetak Kartu Pelamar’

Activity diagram pada gambar 4.15 di bawah ini menjelaskan actor yang

akan melakukan cetak kartu tes kerja. Di awali dengan login terlebih dahulu

kemudian sistem akan menampilkan data pelamar yang telah diisi sebelumnya

kemudian actor dapat memilih apakah ingin di cetak atau di edit terlebih dahulu

atau dibatalkan. Bila memilih edit maka actor akan melakukan pengeditan

terhadap data yang telah diisi sebelumnya, bila memilih cetak atau batal maka

aktifitas selesai.

login

tampilan data pelamar

edit cetak

is i form edit

Gambar 4.4 Activity Diagram ‘Cetak Kartu Pelamar’

e. Activity Diagram ‘Manage Data Pelamar’

Activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang melakukan login

terlebih dahulu, kemudian system akan menampilkan data pelamar. Lalu actor

terhadap data pelamar tersebut dapat melakukan validasi dan cetak laporan data

pelamar. Bila bila actor jadi memvalidasi maka aktivitas system selesai. Namun

bila actor menolak memvalidasi maka akan muncul pesan “Tidak Lulus

Berkas”. Begitu juga dengan cetak laporan, bila actor jadi melakukan cetak

maka aktivitas system selesai. Namun bila actor tidak jadi mencetak maka

system akan kembali ke menu utama data pelamar.

Login Menampilkan Data Pelamar

Validasi Data Pelamar

Cetak Laporan Data Pelamar

Menampilkan Pesan "Tidak Lulus Berkas"

Validasi ?

TerimaTolak

Cetak ?

Ya

Tidak

Gambar 4.5 Activity Diagram ‘Manage Data Pelamar’

f. Activity Diagram ‘Manage Status Karyawan

Pada activity diagram di bawah ini menggambarkan actor yang melakukan

login. Kemudian system akan menampilkan data-data karyawan. Kemudian

actor akan mengecek status dari karyawan yang bersangkutan. Actor dapat

mengubah status dari karyawan-karyawan di perusahaan terkait. Actor dapat

mengubah statusnya menjadi karyawan aktif dan karyawan pasif. Setelah

mengubah status maka system akan menyimpan status yang telah dirubah.

Login Menampilkan Data Karyawan

Cek Status Karyawan

Edit Status "Karyawan Aktif"

Edit Status "Karyawan Pasif"

Simpan Status

Gambar 4.6 Activity Diagram ‘Manage Status Karyawan’

g. Activity Diagram ‘Input Form Cuti/ Ijin


login. Kemudian system akan menampilkan menu karyawan. Lalu actor akan

memilih menu cuti/ ijin. Kemudian actor dapat memasukan data cuti/ ijin yang

ingin ia ambil. Setelah form cuti/ ijin terisi system akan menyimpannya.

Login

Memilih Menu Cuti/ IjinMengisi Form Cuti/ Ijin

Simpan ?

Menampilkan Menu Karyawan

Ya

Tidak

Gambar 4.7 Activity Diagram ‘Input Form Cuti/ijin’

h. Activity Diagram ‘Validasi Form Cuti/ Ijin


login. Kemudian memilih menu cuti/ ijin. Lalu actor dapat melakukan validasi

tanda actor menyetujui permohonan cuti/ ijin yang dilakukan oleh karyawan

atau bahkan actor dapat menolak permohonan cuti dan system akan

menampilkan pesan “Perijinan untuk Cuti/ Absen Ditolak”.

Login Memilih Menu Cuti/ Ijin

Validasi?Menampilkan Pesan "Perijinan untuk Cuti/ Absen Ditolak"

Terima

Tolak

Gambar 4.8 Activity Diagram ‘validasi Form Cuti/Ijin’

i. Activity Diagram ‘Manage Data Cuti/ Ijin’


login kemudian system akan menampilkan data cuti/ ijin. Kemudian actor

dapat melakukan validasi, cetak laporan dan menghapus data cuti yang ada. Bila

actor jadi melakukan validasi berarti karyawan boleh melakukan cuti/ ijin,

namun bila actor tidak memvalidasi system akan menampilkan pesan “Perijinan

untuk Cuti atau Absen Ditolak”.

Login Menampilkan Data Cuti/ Ijin

Validasi Data Cuti/ Ijin

Cetak Laporan Data Cuti/ Ijin

Hapus Data Cuti/ Ijin

Menampilkan Pesan "Perijinan untuk Cuti atau Absen Ditolak"

Validasi?

Terima

Tolak

Gambar 4.9 Activity Diagram ‘Manage Data Cuti/Absen’

j. Activity Diagram ‘Input Data Absen’


login kemudian actor akan melalukan pengisian form absen sesuai dengan

menu yang ada , jika actor melakukan pengisian data dengan benar maka data

akan disimpan ke system dan sebaliknya jika data tidak disisi dengan benar

maka data akan tertolak masuk ke sistem.

Gambar 4.10 Activity Diagram ‘Input Form Absen’

4.4.3 Perancangan Class Diagram

Untuk membuat database sistem maka perlu ada rancangan database

terlebih dahulu. Pada pkl ini penulis menggunakan class diagram sebagai

acuan dalam pembuatan database sistem. Untuk class diagram dapat di lihat

pada gambar 4.11 di bawah ini.

Gambar 4.11 Class Diagram sistem

Dalam class diagram di atas dapat dijelaskan bahwa Class Admin,

Pelamar, Kepala Divisi, Direktur, Karyawan adalah hasil generalisasi dari Class

User. Pada Class User memiliki atribut ID User sebagai primary key, Password

dan Level serta memiliki behavior dapat Masuk, Keluar dan Batal.

Class Pelamar adalah salah satu class hasil generalisasi dari Class User

yang memiliki atribut ID Pelamar dan Password serta memiliki behavior

Masuk, Keluar dan Batal. Class Admin memiliki atribut ID Admin dan

Password dan memiliki behavior Masuk, Keluar dan Batal. Class Kep. Divisi

memiliki atribut ID Kep. Divisi dan Password serta behavior Masuk, Keluar

dan Batal. Class Direktur memiliki atribut ID Direktur dan Password serta

behavior Masuk, Keluar dan Batal. Class Karyawan memiliki atribut ID

Karyawan dan Password serta behavior Masuk, Keluar dan Batal

Class Data Pelamar memiliki atribut id_kar,nama, tanggal_lahir,

temp_lahir, j_kelamin, n_div, gol, tgl_masuk, telp ,hp ,st_karyawan dan

memiliki behavior Tambah, Ubah, Simpan, Batal, Validasi. Adapun hubungan

antara Class Pelamar dan Class Data Pelamar adalah one-to-one, artinya satu

pelamar hanya memiliki satu data pelamar dan satu data pelamar hanya dimiliki

oleh satu pelamar. Dan hubungan antara Class Admin dengan Class Data

Pelamar adalah one-to-many artinya satu admin dapat melakukan pengaturan

terhadap satu atau banyak data pelamar dan satu data pelamar hanya dapat

dilakukan pengaturan oleh hanya satu admin.

Class Status Karyawan memiliki atribut id_kar,nama, tanggal_lahir,

temp_lahir, j_kelamin, n_div, gol, tgl_masuk, telp ,hp ,st_karyawan serta

memiliki behavior Tambah, Ubah, Hapus dan Simpan. Hubungan Class Status

Karyawan dengan Class Admin adalah one-to-many artinya satu admin dapat

merubah satu atau banyak status karyawan dan satu atau banyak status

karyawan dapat diubah oleh hanya satu admin.

Class Data Cuti/ Ijin memiliki atribut id_transaksi_cuti,nik, nama,

tanggal_ajukan_cuti, tanggal_validasi, tanggal_masuk, devisi serta memiliki

behavior Tambah, Ubah, Simpan, Hapus, Batal, Cetak dan Validasi. Hubungan

antara Class Data Cuti/ Ijin dengan Class Admin adalah one-to-many artinya

satu admin dapat me-manage satu atau banyak data cuti/ ijin. Hubungan Class

Dara Cuti/ Ijin dengan Class Kep. Devisi dan Class Kep. Direksi adalah one-to-

many artinya satu atau banyak data cuti/ ijin dapat divalidasi oleh satu Kep.

Direksi dan satu Kep. Divisi. Hubungan Class Data Cuti/ Ijin dengan Class

Karyawan adalah one-to-one artinya satu data cuti/ ijin hanya diisi oleh satu

karyawan begitu juga sebaliknya.

Class Absen memiliki atribut id_absen, nama, nik, tanggal, masuk dan

memiliki behavior tambah, ubah, hapus, cancel dan hubungannya dengan

Class Admin adalah one to many artinya satu atau banyak absen dapat di atur

oleh admin.

4.4.4 Perancangan Database Sistem

Berikut adalah sajian perancangan beberapa tabel database dari class

diagram yang telah dijelaskan sebelumnya.

Tabel 4.11 id_kar

Tabel 4.12 k_div

Tabel 4.13 k_gol

Tabel 4.14 k_marit

Tabel 4.15 k_statkar

Tabel 4.16 absen

Tabel 4.17 k_statkar

4.4.5 Perancangan Sequence Diagram

4.4.5.1 Sequence Diagram ‘Login’

Sequence diagram login dimulai saat actor memasukan

username dan password. Kemudian sistem akan melakukan validasi,

bila username dan password yang dimasukan salah maka sistem akan

mengirimkan pesan bahwa akses ke dalam sistem gagal dilakukan,

namun bila username dan password yang dimasukan benar maka actor

akan dapat mengakses sistem dan sistem akan menampilkan halaman

utama.

Gambar 4.12 Sequence Diagram ‘Login’

4.4.5.2 Sequence Diagram ‘Input Data Pelamar’

Sequence diagram di bawah ini memperlihatkan actor yang

memilih menu input data pelamar. Kemudian sistem menampilkan

halaman input data pelamar. Actor mengisi data pelamar kemudian

menyimpannya.

: Pelamar TampilanForm Data

PelamarData Pelamar

1. Pilih Menu Input Data Pelamar

2. Kirim Pesan (Pilih Menu Input)

3. Kirim Halaman Input Data Pelamar

4. Menampilkan Halaman Input Data Pelamar

5. Input Data Pelamar

6. Melakukan Penyimpanan

7. Kirim Pesan (Simpan)

8. Data Pelamar Tersimpan

9. Data Pelamar Tersimpan

Gambar 4.13 Sequence Diagram ‘Input Data Pelamar’

4.4.5.3 Sequence Diagram ‘Manage Data Pelamar

Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang

memilih menu data pelamar. Kemudian sistem menampilkan halaman

menu data pelamar. Lalu actor akan melakukan pengaturan terhadap

data pelamar tersebut. Adapun pengaturan yang dapat dilakukan actor

terhadap data pelamar adalah memvalidasi, mencetak laporan dan

menghapus data pelamar yang masuk ke dalam database. Kemudian

system akan menyimpan hasil pengaturan yang dilakukan actor.

: AdminTampilan Data Pelamar

1. Memilih Menu Data Pelamar

2. Kirim Pesan (Pilih Menu Data Pelamar)

3. Tampilkan Halaman Data Pelamar


5. Validasi Data Pelamar

6. Kirim Pesan (Validasi Data Pelamar)

7. Data Pelamar Tervalidasi

8. Cetak Laporan Data Pelamar

9. Kirim Pesan (Cetak Laporan Data Pelamar)

10. Laporan Data Pelamar Tercetak

11. Hapus Data Pelamar

12. Kirim Pesan (Hapus Data Pelamar)

13. Data Pelamar Terhapus

Gambar 4.14 Sequence Diagram ‘Manage Data Pelamar’

4.4.5.4 Sequence Diagram ‘Validasi Data Pelamar’

Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang

memilih menu data pelamar. Kemudian system akan menampilkan

halaman data pelamar. Lalu actor akan memvalidasi data pelamar yang

masuk. Kemudian system akan menyimpan hasil validasi yang

dilakukan aktor.

: DirekturTampilan Con. Data

PelamarData Pelamar

1. Pilih Menu Data Pelamar

2. Kirim Pesan (Pilih Menu Data Pelamar) 3. Panggil Data Pelamar

4. Tam

4. Kirim Data Pelamar



7. Melakukan Validasi Data Pelamar

9. Data Pelamar Tervalidasi

8. Kirim Pesan (Validasi Data Pelamar)

Gambar 4.15 Sequence Diagram ‘Validasi Data Pelamar’

4.4.5.5 Sequence Diagram ‘Manage Status Karyawan’

Pada sequence diagram di bawah ini menjelaskan actor yang memilih

menu data karyawan. Kemudian system akan menampilkan halaman data

karyawan. Lalu actor akan melakukan pengaturan terhadap data karyawan

yang ada. Adapun pengaturan yang dapat dilakukan actor diantaranya

memasukan status kerja karyawan baru atau mengedit status kerja karyawan

yang berubah.

: Admin Tampilan Con. Data Keryawan

Data Karyawan

1. Pilih Menu Data Karyawan2. Kirim Pesan (Pilih Menu)

3. Kirim Halaman Menu Data Karyawan

4. Tampilkan Halaman Data Karyawan

5. Tambahkan Status Karyawan

6. Kirim Pesan (Tambahkan Status)

7. Kirim Pesan Simpan Status Baru Karyawan

8. Status Karyawan Tersimpan

9. Edit Status Karyawan

10. Kirim Pesan (Edit Status)

11. irim Pesan Simpan Status Karyawan yang Telah di-edit

12. Status Karyawan Hasil Edit Tersimpan

Gambar 4.16 Sequence Diagram ‘Manage Status Karyawan’

4.4.5.6 Sequence Diagram ‘Input Form Cuti/ Ijin’


menu cuti/ ijin. Kemudian system akan menampilkan halaman cuti/ ijin. Lalu

actor akan memasukan data permohonan cuti/ ijin pada form yang tersedia.

Lalu system akan menyimpan form cuti/ ijin yang telah terisi.

: KaryawanTampilan Con. Cuti/ Ijin Data Cuti/ Ijin

1. Pilih Menu Cuti/ Ijin

2. Kirim Pesan (Pilih Menu)

3. Kirim Halaman Cuti/ Ijin

4. Tampilkan Halaman Cuti/ Ijin

5. Mengisi Form Cuti/ Ijin

6. Kirim Pesan (Input Form)

7. Form Cuti/ Ijin yang Telah Terisi Tersimpan

Gambar 4.15 Sequence Diagram ‘Input Form Cuti’

4.4.5.7 Sequence Diagram ‘Validasi Form Cuti/ Ijin’


menu cuti/ ijin. Kemudian system akan menampilkan halaman cuti/ ijin. Lalu

actor akan memvalidasi data cuti/ ijin yang ada. Kemudian system akan

menyimpan data cuti/ ijin yang telah divalidasi tersebut.

7. Form Cuti/ Ijin Tervalidasi

: Kep. Dept dan Kep. Divisi

Tampilan Con. Cuti/ Ijin Data Cuti/ Ijin





5. Validasi Data Cuti/ Ijin

6. Kirim Pesan (Validasi Form Cuti/ Ijin)

Gambar 4.15 Sequence Diagram ‘Validasi Form Cuti/ijin’

4.4.5.8 Sequence Diagram ‘Manage Data Cuti/ Ijin’


menu cuti/ ijin. Lalu system akan menampilkan halaman cuti/ ijin. Lalu actor

akan melakukan pengaturan terhadap data cuti/ ijin yang ada. Adapun

pengaturan yang dapat dilakukan actor adalah memvalidasi, cetak laporan dan

hapus data cuti/ ijin. Setelah itu system akan menyimpan hasil pengaturan

yang dilakukan actor.

: AdminTampilan Con. Cuti/ Ijin Data Cuti/ Ijin





5. Validasi Data Cuti/ Ijin

6. Kirim Pesan Validasi Data Cuti/ Ijin

7. Data Cuti/ Ijin tervalidasi

8. Cetak Laporan Data Cuti/ Ijin

9. Kirim Pesan (Cetak Laporan Data Cuti/ Ijin)

10. Laporan Data Cuti/ Ijin Tercetak

11. Hapus Data Cuti/ Ijin

12. Kirim Pesan (Hapus Data Cuti/ Ijin)

13. Data Cuti/ Ijin Terhapus

Gambar 4.16 Sequence Diagram ‘Manage Data Cuti/Ijin’

4.4.5.9 Sequence Diagram ‘ input data absen ’

Pada sequence dibawah ini actor akan memilih menu absen dan system

akan menampilkan halaman absen dan actor akan menginput data absen dan

system akan menyimpan data ke sistem

Gambar 4.17 Sequence Diagram ‘ input data absen’

4.4.6 Graphic User Interface

1. Halaman Login

2. Halaman Cuti

3. Halaman Absen

4.Halaman Rekrut

BAB V

5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil pembahasan, maka menghasilkan beberapa simpulan sebagai

berikut:

1. Terdapat beberapa permasalahan dalam pengelolaan sumber daya manusia

terutama dalam kaitannya dengan perekrutan, absen dan cuti/ ijin. Maka

dengan rancang bangun aplikasi e-HRM ini sangat membantu pihak HRD,

manajerial maupun pihak pelamar kerja dalam menjalankan fungsi HRM

dengan lebih baik.

2. Dengan adanya sistem e-HRM maka user dapat menggunakan sistem

tersebut dimanapun dan kapanpun.

5.2 Saran

Berdasarkan penelitian dan analisis yang telah dilakukan, maka terdapat saran-

saran:

1. Bagi pembaca yang ingin mengembangkan system ini dapat menambahkan

fungsi HRD lainnya seperti gaji, jabatan, promosi, mutasi, gaji berbasis web.

2. Pembaca yang ingin mengembangkan system ini juga dapat menambahkan

bagian perekrutan lainnya seperti tes kerja online sehingga pelamar tidak

perlu lagi melakukan tes kerja di perusahaan.

bab iv pembahasan

Documents