bab 3 perundingan integratif

UNIT 3: STRATEGI DAN TAKTIK PERUNDINGAN INTEGRATIF

Dalam perundingan, kebolehan berempati perunding-perunding akan menyumbang kepada penyelesaian yang menguntungkan semua pihak.

Pak Ngah, UPM (2002)

Kandungan:

• Topik 1: Perbezaan Di Antara Proses Perundingan Integratif Dan Perundingan Distributif

• Topik 2: Peringkat-Peringkat Penting Dalam Proses Perundingan Integratif

• Topik 3: Jenis-Jenis Tuntutan (Keinginan) Pihak-Pihak Yang Berunding

• Topik 4: Kaedah Penyelesaian Perundingan Integratif

• Topik 5: Faktor-Faktor Yang Membantu Kejayaan Perundingan Integratif.

PERBEZAAN DI ANTARA PROSES PERUNDINGAN INTEGRATIF DAN PERUNDINGAN

DISTRIBUTIF

Integratif Distributif

Aliran maklumat

Bebas dan terbuka; perkongsian maklumat secara terbuka

Maklumat dirahsiakan; atau digunakan secara strategik

Memahami pihak lawan

Cuba memahami apa yang diingini oleh pihak lawan

Tidak berminat untuk memahami kehendak pihak lawan; atau menggunakan maklumat sebagai strategi untuk mendapatkan keuntungan

PERBEZAAN DI ANTARA PROSES PERUNDINGAN INTEGRATIF DAN PERUNDINGAN

DISTRIBUTIF

Integratif Distributif

Perhatian kepada persamaan dan perbezaan

Memberikan tumpuan kepada persamaan matlamat, objektif dan keinginan

Memberi tumpuan kepada perbezaan matlamat, objektif dan keinginan

Fokus kepada penyelesaian

Mencari jalan penyelesaian yang mengambilkira kedua-dua pihak.

Mencari jalan penyelesaian yang mengambilkira keperluan diri sendiri atau menghalang pihak lawan daripada mencapai kehendaknya.

PERINGKAT-PERINGKAT PENTING DALAM PROSES PERUNDINGAN INTEGRATIF

• Kenalpasti dan takrifkan masalah.

• Fahami masalah sepenuhnya – kenalpasti keperluan dan keinginan.

• Wujudkan penyelesaian alternatif.

• Menilai dan memilih alternatif- alternatif

Kenalpasti dan takrifkan masalah

• Takrifkan masalah dengan cara yang boleh diterima oleh kedua-dua pihak.

• Pastikan pernyataan masalah jelas dan mudah.

• Nyatakan masalah sebagai matlamat dan kenalpasti halangan-halangan untuk mencapainya.

Kenalpasti dan takrifkan masalah

• Jangan jadikan masalah itu milik sendiri (depersonalize the problem).

• Pisahkan takrifan masalah daripada pencarian penyelesaian masalah – jangan terlalu cepat membuat keputusan.

Fahami masalah sepenuhnya

• Gunakan kata kunci “mengapa?”

• Jenis-jenis tuntutan (keinginan) pihak-pihak yang berunding:

– Tuntutan Substantif - yang berkait dengan isu utama dalam perundingan misalnya, harga barang.

Fahami masalah sepenuhnya

– Tuntutan Proses – yang berkait dengan kemahuannya memberikan pandangan dan peluang untuk berunding. Bersifat intrinsik dan instrumental.

– Tuntutan Hubungan – yang berkait dengan nilai hubungan kedua pihak.

– Tuntutan Prinsip – berkait dengan nilai-nilai yang ada pada kedua pihak semperti benar/salah, baik/buruk atau beretika/tidak beretika.

Isu-isu Mengenai Tuntutan

• Mungkin terdapat lebih daripada satu tuntutan dalam perundingan.

• Setiap pihak mungkin mempunyai tuntutan yang berbeza.

• Tuntutan-tuntutan biasanya berakar umbi daripada keperluan dan nilai kemanusiaan – mempunyai hiraki keperluan.

Isu-isu Mengenai Tuntutan

• Tuntutan boleh berubah mengikut peredaran masa.

• Tuntutan dicapai melalui berbagai cara – pencerapan adalah kunci utama untuk mencapai tuntutan.

Perundingan Integratif

• Objektif yang strategik

• Taktik Prosedural

• Taktik Komunikasi

Objektif yang strategik

• Matlamat keseluruhan: Bekerjasama dalam perundingan untuk mencapai faedah bersama.

• Wujudkan pra-syarat untuk afedah bersama seperti bersama-sama memahami situasi, proses perundingan dan tahap kepercayaan antara satu sama lain.


• Bincangkan tentang proses perundingan – beritahu atau ajar pihak lawan mengenai proses tersebut.

• Pastikan semua pihak adalah komited dalam proses tersebut ke arah penyelesaian yang menguntungkan kedua pihak.


• Bincangkan implikasi jika pendekatan untuk mencapai faedah bersama tidak dijalankan.

• Tentukan kaedah untuk mencapai faedah bersama dan penyelesaian masalah.

• Fokus kepada kehendak dan keperluan yang sama.

Taktik Prosedural

• Fokus awal kepada kehendak, matlamat dan objektif.

• Kenalpasti takrifan masalah konflik tersebut – cari kesamaan dalam cara pertelingkahan tersebut dipersepsikan.

• Tentukan kriteria untuk menilai penyelesaian – satu piawaian atau standard bagi menentukan sama ada hasil rundingan menguntungkan semua pihak.

Taktik Prosedural

• Wujudkan hasil atau penyelesaian alternatif yang menguntungkan semua pihak .

• Buat penilaian terhadap penyelesaian alternatif.

• Capai persetujuan.

Taktik Komunikasi

• Bertukar-tukar perspektif.

• Menyatakan kehendak, sasaran, dan titik rintangan.

• Menyatakan pergerakan kuasa.

• Perundingan terbuka.

Taktik Komunikasi

• Masa atau waktu yang mencukupi.

• Menjaga hati pihak lawan secara verbal.

• Menggunakan taktik kompetetif atau distributif secara berhati-hati dan terhad.

Kaedah Penyelesaian Integratif

• Perundingan “menang-menang” adalah perundingan saling bekerjasama.

• Ia menggalakkan setiap pihak meneroka pilihan-pilihan penyelesaian.

• Ia mengenepikan tanggapan “fixed-pie” dan menggalakan penyelesaian yang kreatif dan inovatif.


• Expand the Pie atau menambah sumber yang direbut. Menukar situasi zero-sum kepada non-zero-sum.

• Gantirugi tidak spesifik: Satu pihak mencapai objektifnya sementara pihak satu lagi dibayar “gantirugi” atau compensation kerana bertolak ansur.


• Logrolling atau penentuan keutamaan dalam objektif.

– Kedua pihak mengenalpasti lebih daripada satu isu dalam konflik.

– Kemudian buat pertukaran atau trade off isu-isu tersebut supaya masing-masing mencapai objektif utama mereka.


• Cost Cutting atau pengurangan kos: – Satu pihak mencapai objektifnya sementara

satu pihak lagi dapat mengurangkan kos.

• Bridging: – Kedua pihak memahami kehendak masing-

masing dan bersetuju mewujudkan pilihan lain untuk faedah bersama. Perlu mengkaji semula masalah yang ada.

Kaedah penyelesaian masalah

• Brainstorming

• Kumpulan Nominal

• Soal Selidik (survey)

Brainstorming

• Setiap individu dalam kumpulan kecil diminta mencari penyelesaian-penyelesaian masalah sebanyak yang boleh.

• Seseorang akan merekodkan cadangan-cadangan tersebut tanpa komen atau penilaian.

Brainstorming

• Seboleh-bolehnya cadangan tersebut perlulah diberikan secara spontan walaupun bunyinya tidak masuk akal.

• Kejayaan brainstorming bergantung kepada pengaliran bebas idea-idea dan stimulasi intelektual.

Peraturan-peraturan Brainstorming

• Elakkan membuat penilaian atau komen.

• Pisahkan orang daripada masalah tersebut – semua ahli dalam kumpulan mesti berusaha mengatasi masalah melalui penyelesaian yang dipersetujui dan menguntungkan semua pihak.

Peraturan-peraturan Brainstorming

• Idea-idea yang dikemukakan mestilah bersifat exhaustive. Tiada idea yang tertinggal.

• Minta orang luar yang neutral memberikan idea penyelesaian.

Kumpulan-kumpulan Nominal

• Masalah ditakrifkan dahulu.

• Setiap individu menyediakan senarai cadangan penyelesaian sebanyak mungkin.

• Kemudian mereka bertemu dalam kumpulan kecil dan seorang pencatit akan menulis cadangan-cadangan pada papan hitam.

• Kaedah ini dapat menghasilkan idea yang banyak dalam masa yang singkat jika kumpulan adalah besar.

Soal Selidik (Survey)

• Borang soal selidik diberikan kepada ramai responden.

• Masalah dinyatakan dan responden diminta memberikan idea untuk menyelesaikan masalah tersebut.

• Kedua pihak yang berkonflik tidak tahu siapa yang memberi idea.

Ketegasan dan fleksibiliti dalam perundingan integratif

• Nyatakan dengan jelas apa yang kita mahu capai.

• Nyatakan sifat fleksibel kita dalam usaha menyelesaikan masalah pihak lawan.

• Nyatakan kita sanggup mengubah proposal kita jika ia boleh menghubungkan kedua pihak.

• Tunjukkan kemampuan kita dalam menyelesaikan masalah.

• Kekalkan saluran komunikasi yang terbuka.

• Gunakan pernayataan deteren untuk menegaskan perkara yang penting kepada kita. Misalnya “Yang ini wajib!”, “Ini tidak boleh diubah lagi!”.


• Periksa semula aspek-aspek tuntutan kita yang sukar mereka terima dan kenalpasti jika ia masih penting dalam posisi kita.


Penilaian dan Pemilihan Alternatif

• Kecilkan julat pilihan bagi penyelesaian. Pilih cadangan yang dipersetujui oleh kedua pihak.

• Buat penilaian berdasarkan kualiti dan keterimaan (acceptability).

• Wujudkan kriteria sebelum penilaian pilihan dibuat. Adil atau tidak adil, betul atau tidak.


• Justifikasikan pilihan kita. Ini membolehkan mereka mengetahui posisi kita.

• Bersedia menghadapi keperluan intangible atau prinsip pihak lawan.

• Gunakan kumpulan kecil yang mengandungi wakil-wakil kedua pihak (enam hingga lapan orang) untuk menyelesaikan masalah yang sangat kompleks.


• Ambil masa berehat jika situasi sudah tegang.

• Buat berbagai cara atau pilihan untuk logroll:

– Eksploitasikan perbezaan dalam pilihan berisiko.

– Eksploitasikan perbezaan dalam jangkaan.

– Eksploitasikan perbezaan dalam pilihan masa.


• Jadikan semua keputusan sebagai tentatif dan bersyarat sehingga semua aspek proposal muktamad telah lengkap. Nothing is final until everything is final.

• Kurangkan formaliti dan sebarang rekod sehingga semua persetujuan muktamad telah tercapai.

Topik 3: Faktor-Faktor Yang Membantu Kejayaan Perundingan Integratif.

• Perunding-perunding mempunyai objektif atau matlamat yang sama,

• mempunyai keyakinan pada pihak lawan masing-masing mengenai kemampuan mereka untuk menyelesaikan masalah


• Perunding-perunding mempunyai keyakinan tentang kesahihan (validity) posisi pihak lawan. Mereka tidak boleh mengsyaki bahawa pihak lawan mempunyai lebih atau kurang kuasa daripadanya.

• Semua pihak mesti mempunyai motivasi dan komitmen dalam melakukan kerja bersama.


• Perunding-perunding mempunyai keyakinan dan saling mempercayai di antara satu dengan lain (bersifat telus).

• Semua pihak mesti berkomunikasi dengan jelas dan tepat.

bab 3 perundingan integratif

Documents