Uzleti Admin Es Alk Sztech

Download Uzleti Admin Es Alk Sztech

Post on 31-Oct-2014

103 views

Category:

Documents

3 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<p>KERESKEDELMI SZAK ZLETI ADMINISZTRCI S ALKALMAZOTT SZMTSTECHNIKA 1/A Ttel: Fnktl azt a feladatot kapja, hogy alaktsa t a cg rgi irodjt. Az jonnan kialaktott iroda tbb funkci betltsre legyen alkalmas. Milyen szempontok alapjn dntene, hogyan rendezne be egy korszer irodt? Milyen irodai gpeket, eszkzket ismer, s mutassa be ezek feladatait! Emelje ki, hogy milyen krlmnyeket tart fontosnak a munkahelyi krnyezetben! A munka pszicholgia lnyege Manapsg egyre nagyobb jelentsget tulajdontanak (jogosan) a munkahelyi krnyezet emberre gyakorolt hatsnak, hiszen krnyezetnk, otthonunk, csaldunk, munkahelynk nagymrtkben befolysolja hangulatunkat. A munka pszicholgia legfbb clja a munka kellemesebb ttele, a munkakrlmnyek felmrse, a negatv hatsok kikszblse. A munkafelttelek javtsa azonban tbbnyire jelents anyagi ldozatot ignyel, m az ilyen jelleg befektets rendszerint gazdasgilag is kifizetd a vllalat szmra. A sznek felhasznlsa a megfelel munkahely kialaktshoz A sznrzkels gyakran a kellemes vagy kellemetlen rzshez kapcsoldik. A legtbb ember bizonyos szneket jobban szeret, mint msokat. Az eurpai emberek sznkedveltsge viszonylag lland: kk, piros, zld, narancssrga, srga. A kevert szneket rendszerint kevsb kellemesnek rezzk, mint a tiszta szneket. Jelentseltrsek vannak azonban abban, hogy egyes emberek az lnk szneket kedvelik, msok a lgyabb, kevsb teltett szneket. Bizonyos sznek bizonyos rzelmeket vltanak ki.(piros az izgalmat vagy haragot) A sznek hasznlatnl mindig figyelembe kell venni, hogy a sznek nem egymagukban hatnak, hanem mindig a szomszdos sznekkel keveredve, illetve az ptszeti megoldsokkal sszhangban. Ezeket is figyelembe vve kell kialaktani az iroda berendezst. (J, ha dolgozknt beleszlhatunk a berendezs, sznek kialaktsba.) A munkahelyi klma hatsa a dolgozkra Tapasztalati tny, hogy az ember j krzett s teljestkpessgt nagymrtkben befolysoljk a krnyezet klimatikus felttelei. A tlzott meleg vagy tlzott hideg pldul nem csupn kellemetlen, lehet, de szlssges esetben nagyobb megterhelst rhat a szervezetre, mint maga a munkavgzs. A fokozott lgramls slyos izleti megbetegedsekhez vezethet. Ezrt nagyon fontos a megfelel hmrsklet kialaktsa az irodban , amelyet egyre tbb helyen a klnbz klmaberendezsek segtenek. Az eszttikus s praktikus munkahelyi krnyezet kialaktsa A btorokkal szemben tmasztott ergonmiai kvetelmnyek Mg a trol btoroknak mindenekeltt clszernek kell lennik, a szkkel, az rasztallal szemben tmasztott elsdleges kvetelmny, hogy knyelmi s egszsgi szempontoknak feleljen meg, vagyis kialaktsukkor az ergonmiai kvetelmnyeket kell figyelembe venni. Ergonmia: A munkafolyamat clszer s egszsges feltteleivel (azok elmleti, illetve gyakorlati krdseivel) foglalkoz tudomny. Vizsglja az ember s munkaeszkzeinek kapcsolatt, a munkahelyi krnyezet llektani, szociolgiai tnyezinek jelentsgt, a modern technika hatst az emberre, a munkafiziolgit, s ezen bell vlaszt ad a munkaeszkzk, berendezsek kvnatos mreteire is. A szk akkor felel meg ergonmiai, egszsgi kvetelmnyeknek, ha a szken l szemly talpa gy van a talajon, hogy a combja s a lbszra derkszget alkot, ha a szk tmlja a lapocka s a derk kztti rszt tmasztja al, ha a szk lfellete nem tlsgosan puha s nem is merev, s ha az llapja ell le van gmblytve, ha a krpitja nem manyag, hanem textil. A legpraktikusabb az llthat httmlj, llthat magassg, forgs szk. Azrt fontos minden irodai munkt vgz dolgoz szmra a j lhely, mertmunkjuk jellegbl addan- sokat lnek, s nem mindegy, hogy milyen krlmnyek kztt vgzik nap-nap utn a munkjukat. Knyelmetlen helyzetben hamarabb elfradunk, vesztnk az aktivitsunkbl. Az rasztalok magassga 74-76 cm, rfelletk pedig ltalban 120-180*60-80 cm. Termszetesen kaphat ezeknl nagyobb rfellet rasztal is (akr 300*100 cm-es is), azonban ehhez tgas nagymret helyisg kell. A j rasztallal szemben alapvet kvetelmny, hogy hasznlja knyelmesen tudjon hozzlni, ne nyomja a combjt, trdt se fik se asztallap, s fikjai knnyen kezelhetk legyenek. Knyelmi szempontbl az asztalok fikjait egy oldalon helyezik el, s ezek grgs snen mozognak, hogy knnyen mozgathatk s teljes mlysgben kihzhatak legyenek. Arra is gondolnak az jabb rasztalok kszti, hogy az asztalok</p> <p>2008.</p> <p>1. OLDAL</p> <p>HANGYSI MRIA</p> <p>KERESKEDELMI SZAK ZLETI ADMINISZTRCI S ALKALMAZOTT SZMTSTECHNIKA sarkai, fels szlei srlst okozhatnak, ezrt azokat legmblytik. Asztalfikunkban a leggyakrabban hasznlt anyagainkat, bizonylatokat, blyegzket, reszkzket, hatridnaplkat helyezzk el, mg a tvolabb es szekrnyben azokat, amelyeket ritkbban hasznlunk. A klnbz gpeket, technikai eszkzket valamilyen sszer csoportostsban kell elhelyezni. Alapvet kvetelmny, hogy a dolgoz munka kzben minl knnyebben tudja ket hasznlni, hogy kzelsgk az elvgzend feladatok gyakorisgnak feleljen meg, s fontos szempont mg a j trkihasznls is. Ezeket a klnbz gyviteli munkaeszkzket ltalban L vagy U alakban helyezik el. A legfontosabb s leggyakrabban hasznlt eszkz a telefon, ezt az rasztal bal oldaln, hozznk kzel helyezzk el. Eligazt tblk Az eligazt tblnak nagyon fontos szerepk lehet egy tbbszintes pletben. Mindig gondoljunk arra, hogy aki elszr rkezik idegen helyre, nehezen tud tjkozdni. A clszeren elhelyezett alaprajzok, nemzetkzi piktogramok, eligazt nyilak stb. nagy segtsget adnak a tjkozdshoz. Nvtblk Az rkez mr az ajtn kvl is szerezhet informcit, hiszen ott tallhat a nvtblnk, amelynek elhelyezse rendkvl fontos, hiszen ennek alapjn knnyen megtallhatjk a vezett s a beosztottakat egyarnt. A nvtblnkon a szksges informcikat tntessk fel (a nv, a beoszts mellett az ajt szmt is). A krnyezetnkben lv ajtkon clszer egysges feliratokat alkalmazni, hiszen egy pleten, egy folyosn bell ez sokkal eszttikusabb megolds, mintha minden ajtn ms stlus felirat lenne. Irodabtorok Napjainkban a korszeren kialaktott irodkkal kapcsolatban elvrs, hogy igazodjanak a munka menethez, valamint a technikai felttelekhez egyarnt. Elsdleges feladat annak eldntse, hogy milyen btorokra lesz szksg, mert csak olyanokat szabad elhelyezni egy irodban, amelyek fontosak. ltalban arra kell trekedni, hogy a btorok ne legyenek nagymretek, ne legyenek nehezen mozgathatak. A nagymret, tbbrszes lgarnitra klnsen flsleges ott, ahol az gyflforgalom kicsi. Ilyen helyen elegend kt kismret fotel s a szoba mrettl fggen lehet benne dohnyzasztal. Azt kell mindenekeltt megoldani, hogy a helysgben knyelmesen lehessen kzlekedni. A szekrnyek is csak akkork legyenek, amekkorkra felttlenl szksg van. Arra legyen hely, hogy a kabtot, esetleg az utcai cipt, el lehessen helyezni. Szksg van olyan szekrnyre is, ahol csak a vendgltsnl nlklzhetetlen kellkeket lehet tartani, s taln a legfontosabb az a trol btor, amelyik alkalmas az gyvitellel sszefgg holmik trolsra. Ma mr lehet kapni olyan modulrendszer irodai btorokat, amelyek igny szerint varilhatk, amelyeket meghatrozott funkcik szerint lehet sszelltani. Amikor ilyen btorokat akarunk vsrolni, akkor vgig kell gondolni, hogy melyik btordarabnak milyen clnak kell megfelelnie. Rendet csak gy lehet tartani, ha mindennek megvan a megfelel helye. Mindennek legyen lland helye, s flsleges, kihasznlatlan btorral ne tegyk zsfoltt a szobkat. Sokkminden tarthat fali polcokon, amelyek vltozatos formjak, mretek lehetnek. Vilgts Ahhoz, hogy a munkavgzs szempontjbl a munkahely kellemes legyen, az is fontos, hogy kellen legyen megvilgtva. A rosszul megvilgtott helyisgben munka kzben hamarabb kifrad a szemk, lankad a figyelmk, romlik a koncentrlkpessgnk. Nappal is fontos az rasztalunk j megvilgtottsga, s ezrt ha lehet ablak, kzelben legyen az asztalunk. (Amikor az id engedi, nyitott ablaknl dolgozzunk.) Ha pedig villanyfny mellett kell a munknkat vgeznnk, akkor olyan asztali lmpt vlasszunk, amelyiknek mozgathat az ernyje, irnythat a fnye. A napfny is, a mestersges vilgts is bal fell essen az asztallapra (ha jobbkezesek vagyunk). Egyb kiegsztk Krnyezetnket kellemesebb teszik a nvnyek, a textlik (fggnyk, tertk), a kpek s az egyb dsztrgyak pl.: kaspk, vzk. Ezekkel csak akkor rjk el a kvnt hatst, ha jl vlasztjuk meg ket, s ha gondozzuk is azokat. Ne legyen tl sok nvny a helyisgben, s amelyek vannak azok klnbzek, legyenek. A nvnyek mennyisge s a szoba mrete harmonizljon. Nha elg egy nagyobb mret nvny is, st elegnsabb, mint a tlzsfolt virgllvny. A vgott virgot csak addig tartsuk a vzban, amg friss. Az iroda kialaktsnl clszer mg gondoskodni esernytartrl, ruhafogasrl (ha nincs kabtoknak megfelel</p> <p>2008.</p> <p>2. OLDAL</p> <p>HANGYSI MRIA</p> <p>KERESKEDELMI SZAK ZLETI ADMINISZTRCI S ALKALMAZOTT SZMTSTECHNIKA szekrny), szemetes ednyekrl, falinaptrrl, falirrl stb. Fontos, hogy ezeket is gy vlasszuk meg, hogy stlusuk, sznk illeszkedjen az irodai krnyezethez.Az iroda kialaktsnak fontos rsze a korszer irodatechnikai s telekommunikcis eszkzk biztostsa.</p> <p>Szmtgp A szmtgp korunk elengedhetetlen munkaeszkze. Ma mr minden cgnl, irodban alkalmazzk. Hasznlata megknnyti a sok informcival, adattal dolgozk munkjt. Biztonsgot nyjthat a nyilvntarts, az iratkezels, az gyintzs sorn a klnbz informcik trolsban. Lehetsget ad adatok gyors megkeressre, a megkeresett adat, informci szksg szerint rendezett megjelentsre s kinyomtatsra. A nagy teljestmny szmtgpek vilgban programok, programcsomagok szles sklja knl lehetsget arra, hogy egy munkt minl egyszerbben, de ugyanakkor minl sznvonalasabban lssanak el az ott dolgozk. A levelek, feljegyzsek ksztshez, jegyzknyvek, dokumentcik megrshoz, krlevl szerkesztshez leginkbb ajnlott a WINDOWS alatt mkd Word szvegszerkeszt program. A tblzatos kimutatshoz, sszegz tblzatok s grafikonok ksztshez az Excel tblzatkezel program hasznlata clszer. Gpelsi munkk ksztse kzben gondoskodjunk a folyamatos mentsrl. Anyagainkat tmakrnknt rdemes csoportostani, kln knyvtrban rendszerezni ket. Telefax A telefax kifejezs tvmsolst jelent. A grg telosz (tvoli) s a latin fac simile (csinld hasonlan) szavakbl keletkezett. A telefax kszlk egy telefonbl s a hozz tartoz a/4-es papr befogadsra alkalmas rszbl ll. A telefax a msoland irat jeleit elektronikus ton grafikai jelekk transzformlja gy, hogy a cmzetthez rve hiteles msolatt adja az eredetinek. A jl felszerelt, irodknak napjainkban mr egyik megszokott s elengedhetetlenl szksges hasznlati trgya a telefax. Az gymenetet leegyszersti, jelentsen megknnyti, kivltva a postai levelek jelents rszt. A kld fl csak feltrcszza a cmzett telefaxszmt, s a gpbe helyezett dokumentumot egy gombnyomssal tovbbthatja. Nincs hossz tfutsi id a posta miatt. A telefax hasznlatval kapcsolatban is van nyilvntartsi ktelezettsgnk, hiszen a berkez s kimen faxokat egyarnt nyilvntartsba kell venni, iktatni kell. A telefaxot az zleti letben hivatalos megrendelsknt is elfogadjk, gy ennek komoly pnzgyi vonzatai is vannak, illetve lehetnek. A telefaxokkal trtn visszalsi lehetsgek miatt klnsen fontos az alrs s a blyegz egyttes hasznlata. Telefon A telefon s a telefax tekintetben egyarnt szmos korszer rendszer tallhat a piacon. Az irodkban hasznlatos telefonkszlkek tpusa fgg a szervezet nagysgtl, az ott hasznlt telefonok szmtl s a cg szksgleteitl. A telekommunikcis eszkzk csoportostsa: Vezetkes telefonok Egyszer alapszolgltatst nyjt kszlkek Tbb funkcival elltott kszlkek Zsinr nlkli (cordless) telefonok Vezetk nlkli telefonok Az egyszer telefonkszlkek szolgltatsai, kz tartozik ma mr a nyomgombos szmhvs, a legutoljra hvott szm trolsa s jrahvsa egy gomb segtsgvel. A tbb funkcival elltott kszlkek tpusnak megfelelen- tbbfle szolgltatst nyjt, elterjedt telefonberendezsek. Jellemzik, hogy tbb telefonvonalat tudnak kezelni, s a mellkvonalak maximlis szma a hasznlt hzi telefonkzpont kapacitstl fgg. A kszlk a hagyomnyos kzibeszln kvl kihangostsi lehetsget is nyjt a hasznlnak. A kszlken tallhat 12 (vagy tbb) gyorshv gomb. Ezekhez, a gombokhoz kzvetlenl rendelhetnk telefonszmokat. A telefonkzpont memrijban a kszlk tpustl fggen- tovbbi, akr 100 telefonszm trolsra is van lehetsg. A telefonkszlkek egy rszt mr a telefonhoz funkcionlisan illeszked kszlkkel egybeptik. Ezek az integrlt berendezsek (ISDN- Integrlt szolgltats digitlis hlzat) egyestik magukban a telefaxot, az zenetrgztt s a beptett telefont. Az ISDN olyan digitlishlzat, amely j eljrsok alkalmazsval kpes egyetlen telefonvonal segtsgvel egyidejleg beszd-, kp- s adattviteli sszekttetst ltesteni. Alkalmazsa esetn nincs szksg arra, hogy 2008. 3. OLDAL HANGYSI MRIA</p> <p>KERESKEDELMI SZAK ZLETI ADMINISZTRCI S ALKALMAZOTT SZMTSTECHNIKA a klnfle szolgltatsok mindegyikhez kln- kln tviteli vonalat (telefonvonalat, szmtgphlzatott) ptsenek ki. A tbbfle szolgltats egyetlen kzs vonalvgzdsen keresztl hozzfrhet. A zsinr nlkli telefonok norml vezetkes telefonnak tekinthetk. A zsinr nlkli megolds esetn azonban a telefonvonalra a norml telefon helyett egy rdi ad- vev kapcsoldik, amely a laksban, irodban alkalmasan elhelyezve zsinr helyett rdifrekvencis tn kapcsoldik a kzibeszlhz. A kzibeszlvel gy szabadon mozoghatunk a helyisgben vagy akr a kertben is. A tvolsg tbbnyire 200300 mter. Az sszes kezelsi funkci a kzibeszln van. A vezetk nlkli telefonok: A mobiltelefon a 20. szzad vgn a nagykznsg szmra kszlt legkorszerbb tvkzlsi eszkzt jelenti. A telefonlshoz szksges technikai ismeretek nagymrtkben megegyeznek a vezetkes telefonlshoz szksges ismeretekkel. Fnymsol Az irodai munkban gyakori feladatknt jelentkezik a msolatok elksztsnek ignye. A msolgppel nagyon sok idt s energit lehet megtakartani, hiszen segtsgvel iratokat, dokumentumokat sokszorosthatunk tetszleges pldnyban. A gp kivlasztsnl gyelni kell arra, hogy mennyi hely ll rendelkezsnkre, az elhelyezsre, illetve fontos szempont az is, hogy milyen msolsi igny jelentkezik az adott szervezetnl. Ha csak nhny oldal msolatt kell vele megoldanunk, az egyik legjobb tpus a lapmsol. Ha gyakran kell nagyobb mennyisg anyagot msolni, s ezek az anyagok tbb oldalasak is, akkor azokat a msolgpeket clszer hasznlni, amelyek mr tbbfle mvelet elvgzsre alkalmasak, gy ktoldalas msols is elvgezhet velk, szortrozzk, sszefzik, nagytjk, kicsinytik anyagunkat. Egyb irodatechnikai eszkzk Elfordulhat, hogy egy-egy sajt magunk ltal ksztett iratcsomagot eszttikusan, szpen szeretnnk sszefzni, s gy eljuttatni zleti partnernkhz. Ennek ma mr semmi akadlya, mert a kt- s fzrendszerek kztt azt vlasztjuk, amely a clnak legjobban megfelel. Mindegyiknek kzs jellemzje, hogy knnyen kezelhet s nhny perc alatt kszthetnk vele sszefztt, elegns dokumentumot. Hkt kszlk A gyrt cgek elre elksztett, klnbz vastagsg, manyag dosszikhoz hasonl bortkat szlltanak a gphez. A dosszik gerincnek bels fellete specilis ragasztval van kintve. Ktskor a gp felmelegti a gerincet, gy a ragaszt folykonny vlik. A beksztett lapok a ragasztba beleragadnak, kihls utn az anyag jra megkt, s ezltal tartja a paprok szleit. A mvelet 1-2 percet vesz ignybe. A bekttt dokumentum viszonylag nehezen bonthat szt, ezrt fknt vglegesen bekttt anyaghoz hasznljuk. Spirlfz kszlk A gp a bektend anyagot a szksges oldalon vgig kilyukasztja, s az gy perforlt lapokat egy specilis manyag gyrs gerincbe fzzk be, amit korbban a gpre felhelyeztnk. A gp a gyrs gerincet kinyitja s a mvelet vgn, sszezrja. Hasznlhatunk tbbfle bortlapot, ez lehet manyag, tltsz vagy szne...</p>