universidad de guayaquil facultad de ciencias...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA
“TESIS DE POSGRADO”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN
CONTADURÍA PÚBLICA
“ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Y
EXISTENCIAS EN LA COORDINACIÓN DEL MIPRO-
GUAYAQUIL”
AUTOR: RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE
TUTOR: WASHINGTON HIDALGO HIDALGO, MAE.
GUAYAQUIL – ECUADOR
JULIO 2018
i
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO: ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Y EXISTENCIAS EN LA COORDINACIÓN DEL MIPRO-GUAYAQUIL
AUTOR: RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE
TUTOR: ING. WASHINGTON HIDALGO HIDALGO, MAE.
REVISOR:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
FACULTAD: FACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA:
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGS: 85
TÍTULO OBTENIDO: MAGISTER EN CONTADURIA PÚBLICA
ÁREAS TEMÁTICAS: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
PALABRAS CLAVE: Coordinación Zonal 5, manual de procedimientos de activos de larga duración.
RESUMEN:
La investigación se caracterizó por una revisión bibliográfica de documentos contables,
informes de gestores de los activos fijos y apoyo de personal que labora en la Coordinación
Zonal 5, que facilitaron la compresión de la gestión de estos activos. El objetivo diseñar
procedimientos de control interno de bienes de larga duración para el mejoramiento de la
información financiera de la Institución. La investigación fue cualitativa, documental y de
campo, se emplearon métodos como la observación y la entrevista para recopilar datos que
permitan conocer de cerca la gestión de los activos de larga duración, finalmente se propone un
manual de procedimiento interno para regular la gestión de estos activos.
No. DE REGISTRO No. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: x SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES Teléfono: 042543032
E-mail: [email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Nombre:
Teléfono:
E-mail:
ii
Guayaquil, julio de 2018
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor del estudiante RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE, del
Programa de Maestría en Contaduría Pública, nombrado por el Decano de la Facultad de
Ciencias Administrativas. CERTIFICO: que la tesis de posgrado titulada ANÁLISIS
DEL CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Y EXISTENCIAS EN LA
COORDINACIÓN DEL MIPRO-GUAYAQUIL, en opción al grado académico de
Magister en Contaduría Pública, cumple con los requisitos académicos, científicos y
formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
ING. WASHINGTON HIDALGO HIDALGO, MAE
TUTOR
iii
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
https://secure.urkund.com/archive/download/40300350-856840-591724
Para fines academicos, CERTIFICO que el trabajo de titulacion
“ANALISIS DEL CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Y
EXISTENCIAS EN LA COORDINACION DEL MIPRO-
GUAYAQUIL” perteneciente a la estudiante, CPA. RATTI ARROBA
ERICKA SOLANGE con C.I.: 0925061574, tiene 3 % de similitud según el
informe del SISTEMA DE COINCIDENCIAS URKUND.
__________________________________________ ING. WASHINGTON HIDALGO HIDALGO
TUTOR
C.I.: 0918487646
iv
DEDICATORIA
A mi padre Francisco Ratti y a mi
madre Ana Luisa Arroba
v
AGRADECIMIENTO
A la Universidad de Guayaquil por
permitirme lograr un objetivo más
en mi formación académica y a mi
tutor Ing. Washington Hidalgo, por
su guía y apoyo.
vi
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación especial, me
corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
RATTI ARROBA ERICKA SOLANGE
vii
ABREVIATURAS
Orden de Compra O/C
Orden de Servicio O/S
Pedido Comprobante de salida Pecosa
Nota de Ingreso a Almacén NEA
Recibo de Ingreso RI
Papeleta de Depósito bancario DB
Nota de cargo N/C
Nota de Abono N/A
Comprobante de pago C/P
Declaración Jurada D/J
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado LOCGE
Unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas UTPE
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno LORTI
Contraloría General del Estado CGE
Servicio de Rentas Internas SRI
Instituto de Seguridad Social IESS
viii
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................. 1
Planteamiento del problema: ....................................................................................................... 2
Formulación del problema: ........................................................................................................... 4
Justificación: .................................................................................................................................. 4
Objetivo general: ........................................................................................................................... 5
Objetivos específicos: .................................................................................................................... 5
La novedad científica:.................................................................................................................... 5
Capítulo 1 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 6
1.1 Antecedentes de la investigación ............................................................................................ 6
1.2 Marco teórico .......................................................................................................................... 6
1.2.1 Contabilidad gubernamental ................................................................................................ 6
1.2.2 Objetivos. ......................................................................................................................... 8
1.2.3 Características .................................................................................................................. 9
1.2.4 Importancia .................................................................................................................... 11
1.2.5 Usuarios externos ........................................................................................................... 11
1.2.6 Usuarios internos ............................................................................................................ 13
1.2.7 Divergencia entre la contabilidad gubernamental y general. ......................................... 13
1.2.8 Enfoque legal para el sector privado y público .............................................................. 14
1.2.9 La contabilidad en el sector público ............................................................................... 15
1.2.10 Ambiente tributario en las empresas publicas .............................................................. 16
1.2.11 Compras en el sector público ....................................................................................... 17
1.2.12 Control interno instituciones públicas .......................................................................... 17
1.2.13 Organismo de control en el sector público ................................................................... 17
1.3 Bienes de larga duración ....................................................................................................... 19
1.3.1 Valoración ...................................................................................................................... 20
1.3.2 Clasificación ................................................................................................................... 21
1.3.3 Erogaciones capitalizables ............................................................................................. 22
1.3.4 Disminución y baja......................................................................................................... 23
1.3.5 Control de bienes de larga duración ............................................................................... 27
1.3.6 Depreciación .................................................................................................................. 28
1.3.7 Método de cálculo depreciación. .................................................................................... 30
1.3.8 Contabilización .............................................................................................................. 32
1.4 Marco conceptual .................................................................................................................. 33
1.4.1 Clasificación de las Cuentas del Activo: ........................................................................ 33
1.4.2 Clasificación tradicional: ................................................................................................ 33
ix
1.4.3 Activo Corriente: ............................................................................................................ 33
1.4.4 Activos Fijos: ................................................................................................................. 34
1.4.5 Activos Intangibles. ........................................................................................................ 35
1.4.6 Otros Activos: ................................................................................................................ 35
1.5 Marco contextual. .................................................................................................................. 36
1.5.1 Coordinación Zonal 5 ..................................................................................................... 36
1.6 Marco legal. ........................................................................................................................... 39
1.6.1 Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de los bienes e
inventarios del sector público. ................................................................................................. 39
Capítulo 2 MARCO METODOLÓGICO ......................................................................................... 44
2.1 Metodología ...................................................................................................................... 44
2.2 Técnicas ............................................................................................................................. 45
2.3 Premisas ............................................................................................................................ 45
2.4 Universo y muestra............................................................................................................ 46
2.5 CDIU – Operacionalización de variables .......................................................................... 46
2.6 Gestión de datos ................................................................................................................ 47
2.7 Criterios éticos de la investigación .................................................................................... 48
Capítulo 3 RESULTADOS ............................................................................................................. 49
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población. .............................................................. 49
3.1 Diagnóstico, estudio de campo .............................................................................................. 49
3.2 Diagnostico, estudio documental. ......................................................................................... 57
Capítulo 4 DISCUSIÓN ................................................................................................................. 60
4.1 Contrastación empírica: ........................................................................................................ 60
4.1.1 Conciliación de Inventarios ............................................................................................ 60
4.1.2 Reclasificación de Bienes y Existencia ........................................................................ 62
4.1.3 Registros de Bienes y Existencia .................................................................................. 63
4.2 Limitaciones ......................................................................................................................... 64
4.3 Líneas de investigación: ........................................................................................................ 64
4.4 Aspectos relevantes ............................................................................................................... 65
Capítulo 5 PROPUESTA ............................................................................................................... 66
5.1 Objetivo ................................................................................................................................. 67
5.2 Campo de aplicación ............................................................................................................. 67
5.3 Definiciones generales .......................................................................................................... 67
5.4 Responsabilidades ................................................................................................................. 69
5.5 Procedimiento de requerimiento ........................................................................................... 71
Reconocimiento de los Activos Propiedad, Planta y Equipo .................................................. 71
Recepción de Bienes ............................................................................................................... 74
x
Custodia de Bienes .................................................................................................................. 74
Contabilización de los bienes de Activos Propiedad, Planta y Equipo. .................................. 74
5.6 Baja o venta de activos propiedad planta y equipo ............................................................... 75
Generalidades: ......................................................................................................................... 75
Procedimiento para eliminación de bienes del Activo PPE .................................................... 75
5.7 Toma física de activos propiedad, planta y equipos .............................................................. 76
Conclusiones ............................................................................................................................... 77
Recomendaciones. ...................................................................................................................... 78
Bibliografía .................................................................................................................................. 79
Apéndice A .................................................................................................................................. 81
Apéndice B .................................................................................................................................. 82
Apéndice C................................................................................................................................... 83
Apéndice D .................................................................................................................................. 84
Apéndice E ................................................................................................................................... 85
xi
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Aspectos legales que rigen el sector público y privado en Ecuador……. 14
Tabla 2: Catalogo general de cuentas……………………………………………. 22
Tabla 3: tabla de depreciación en años de activos de larga de duración……….... 29
Tabla 4: Registro de la depreciación para activos fijos…………………………... 32
Tabla 5: Saldos contables de la Coordinación Zonal 5 de 2014, 2015 y 2016…… .39
Tabla 6: Saldos contables comparativos registros en libros e inventario físico…. .57
Tabla 7: Bienes que deben ser depurados………………………………………… 59
Tabla 8: Tabla de depreciación…………………………………………………. 73
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Proceso para formalizar la compra de bienes de larga duración……. 26
Figura 2: Zona de influencia Coordinación Zonal 5…………………………… 36
Figura 3: Organigrama estructural de la Coordinación Zonal………………… 37
Figura 4: distribución de la muestra sobre la codificación de los bienes……… 49
Figura 5: existencia de manual de procedimiento interno……………………… 51
Figura 6: ubicación incorrecta de los bienes de la institución………………… 52
Figura 7: distribución de la muestra nivel correcto de depreciación………….. 53
Figura 8: distribución de la muestra constataciones físicas…………………… 54
Figura 9: distribución de la muestra sobre reclasificación de los activos…….. 55
Figura 10: distribución de la muestra sobre gestión de existencias…………… 56
xiii
RESUMEN
La presente investigación titulada análisis del control interno de activos fijos y
existencias en la Coordinación del MIPRO-Guayaquil se enfoca en la revisión de
documentos contables, informes de gestores y apoyo de personal que labora en la
Coordinación Zonal 5, que facilitaron la compresión de la gestión de estos activos. El
objetivo diseñar procedimientos de control interno de bienes de larga duración para el
mejoramiento de la información financiera de la Institución. La investigación fue
cualitativa, documental y de campo, se emplearon métodos como la observación y la
entrevista para recopilar datos que permitan conocer de cerca la gestión de estos activos.
Se concluye que el proceso de inventario físico no sigue ningún método, son realizadas
de forma empírica y sin control; evaluada la información contable se pudo determinar
que la depredación de los activos fijos no se la ha estado realizando de acuerdo a la
norma contable establecida. Los bienes y existencias están sobrevalorados en libros, los
saldos son irreales y el proceso de control interno es inexistente, falta registro de
ingresos, algunos bienes están en departamentos distintos a los que los solicitaron
inicialmente, algunos están en desuso o deteriorado, los custodios desconocen la
ubicación exacta de los bienes, no se han realizado reclasificación de bienes y no se
dispone de registros o formularios que formalicen las operaciones que involucren
activos fijos. Ante esta realidad se propone un manual de procedimiento interno para
regular la gestión de estos activos.
Palabras clave: Coordinación Zonal 5, activos de larga duración, manual de
procedimientos interno de activos fijos.
xiv
ABSTRACT
The present investigation titled analysis of the internal control of fixed assets
and stocks in the coordination of the MIPRO-Guayaquil focuses on the review of
accounting documents, reports of managers and support of personnel that works in the
Zonal Coordination 5, which facilitated the compression of the management of these
assets. The objective is to design internal control procedures for long-term assets for the
improvement of the Institution's financial information. The research was qualitative,
documentary and field, methods such as observation and interview were used to gather
data that allow to know closely the management of these assets. It is concluded that the
physical inventory process does not follow any method, they are performed empirically
and without control; Once the accounting information was evaluated, it could be
determined that the depredation of the fixed assets has not been carried out according to
the established accounting standard. The goods and stocks are overvalued in books, the
balances are unreal and the process of internal control is non-existent, there is no record
of income, some goods are in departments different from those that initially requested
them, some are in disuse or deteriorated, the custodians are unaware the exact location
of the assets, there have been no reclassification of assets and no records or forms are
available to formalize operations involving fixed assets. Faced with this reality, an
internal procedure manual is proposed to regulate the management of these assets.
Key words: Zonal Coordination 5, long-term assets, internal procedures manual
of fixed assets.
1
Introducción
El presente trabajo comprende el estudio de los activos fijos y existencias en la
Coordinación Zonal 5. La importancia de los activos fijos y existencias así definido
queda ejemplificado si se observan el alto grado de participación en los activos totales
de la Coordinación Zonal 5. Solamente la inversión de bienes entre el periodo 2013 al
2106 supera el millón seiscientos mil dólares americanos.
El tema de la gestión de los activos de larga duración y existencia tiene relevante
importancia debido a que está relacionado directamente con la productividad de toda
organización. En las empresas públicas el control lo realiza la Contraloría General del
Estado, la que emite resoluciones que pueden desembocar asuntos administrativos o
penales.
La gestión contable de los activos de larga duración está regida por la normativa
de contabilidad gubernamental emitida por el Ministerio de Finanzas. Se determina la
obligatoriedad de la Normativa de Contabilidad Gubernamental para el Gobierno
General, constituido por el Gobierno Central, los Gobiernos Autónomos
Descentralizados; y, otras entidades que determine el Ministerio de Finanzas
2
Planteamiento del problema:
El Ministerio de Industrias y Productividad (MIPRO), es una institución pública
que tiene como misión “Formular y ejecutar políticas públicas, para la transformación
del patrón de especialización industrial, que genere condiciones favorables para el Buen
Vivir”. Trabaja de forma articulada con el Consejo Sectorial de la Producción, en la
elaboración de planes sectoriales de cada institución, que tiendan a reactivar el sector
productivo, fomentar la inversión y la generación de empleo sostenible; además de
coordinar las políticas y estrategias para que dichos planes sean considerados en el plan
económico del Estado. El MIPRO cuenta con 7 coordinaciones zonales:
Zonal 1: Imbabura, Carchi, Esmeraldas, Sucumbíos
Zonal 2: Pichincha, excepto Quito, Napo y Orellana
Zonal 3: Tungurahua, Chimborazo, Cotopaxi y Pastaza
Zonal 4: Manabí y Santo Domingo de los Tsáchilas
Zonal 5: Guayas, Bolívar, Los Ríos y Santa Elena
Zonal 6: Azuay, Cañar y Morona Santiago
Zonal 7: Loja, Machala y Zamora Chinchipe
Como toda institución pública cuenta con activos para gestionar sus actividades,
los mismos que la Contraloría General del Estado (CGE) los clasifica como:
a) Bienes de Propiedad, Planta y Equipo
b) Bienes de Control Administrativo
c) Inventarios
La Contraloría General del Estado emitió el “Reglamento general para la
administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del sector
Público”, con el objetivo de “Regular la administración, utilización, manejo y control de
los bienes e inventarios de propiedad de las instituciones, entidades y organismos del
3
sector público y empresas públicas, comprendidas en los artículos 225 y 315 de la
Constitución de la República del Ecuador, entidades de derecho privado que disponen
de recursos públicos en los términos previstos en el artículo 211 de la Constitución de la
República del Ecuador y en los artículos 3 y 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado, y para los bienes de terceros que por cualquier causa se hayan
entregado al sector público bajo su custodia, depósito, préstamo de uso u otros
semejantes”.
La Contraloría General del Estado ha examinado la gestión de control de los
bienes y existencias pertenecientes a la Coordinación Zonal 5 del Ministerio de
Industrias y Productividad, y ha emitido observaciones porque según el ente controlador
se han incumplido normas y reglamentos.
Los bienes y existencias no se encuentren conciliados y debidamente registrados
en los libros contables, pero además a simple vista se puede evidenciar que el personal
contable y encargado de la gestión de inventarios de larga duración no cuenta con la
capacitación correspondiente, no cuentan con un sistema de control de existencias; la
toma física de inventarios no es la adecuada, no existen fichas donde se formalice las
transacciones de activos, inclusive no se realizan la valoración de los bienes, lo que
genera inconsistencias en los registros manuales realizados por el Guardalmacén, en
otras palabras es ineficiente la gestión de los inventarios de activos fijos y existencias.
Estas inconsistencias en la gestión de activos de larga duración deben ser
corregidas para evitar sanciones administrativas a los servidores y normalizar la gestión
de los activos fijos para que los datos contables representen la situación real en la que se
encuentra la entidad.
4
Formulación del problema:
¿Cómo aplicar el Reglamento general para la administración, utilización,
manejo y control de los bienes e inventarios del sector Público, emitido por
CGE?
¿Qué bases teóricas sustentan la correcta conciliación contable de los bienes e
inventarios?
¿Qué metodología de la investigación se debe aplicar en este estudio?
¿Qué políticas de gestión de inventario se deben emplear?
Justificación:
La justificación práctica de la investigación se sustenta en la realidad de que
son siete las coordinaciones zonales del MIPRO, algunas también están afectadas por la
inadecuada gestión de inventarios y observadas por la CGE, es decir pasan por
problemas similares al MIPRO de la zona cinco; la propuesta a la solución de la
problemática podrá ser replicada en todas las coordinaciones zonales, gestionando de
manera eficiente y apegada a normativa legal vigente.
La justificación teórica está basada en la observación y estudio de
fundamentos teóricos sobre gestión de inventarios y experiencias de otros
investigadores sobre el tema. La gestión de inventarios no es un tema nuevo, existen
muchos textos que analizan el tema desde una visión cuantitativa a cualitativa, pero
todos apuntan a modelos eficientes.
La investigación tiene una justificación metodológica porque la elaboración
y aplicación de los métodos de gestión de inventarios implica el uso de métodos
5
científicos comprobados, además los resultados obtenidos podrán ser sistematizados y
organizados para ser aplicado en otras instituciones.
Objetivo general:
Diseñar procedimientos de control interno de bienes de larga duración para el
mejoramiento de la información financiera en la Coordinación Zonal 5.
Objetivos específicos:
Evaluar los procedimientos de control internos de activos fijos, para
identificar los puntos de mayor conflicto.
Evaluar la información contable para valorar el estado actual de los activos
fijos.
Establecer un manual de control interno de bienes de larga para la
Coordinación Zonal 5.
La novedad científica:
La gestión de inventario basada en la realidad de una empresa pública es una
buena forma para analizar las actividades, ordenarlas y configurarlas para detectar
errores a tiempo, evitar observaciones de los entes controladores que terminan en
sanciones administrativas y posiblemente penales.
6
Capítulo 1
MARCO TEÓRICO
1.1 Antecedentes de la investigación
Los trabajos utilizados como fuente de información secundaria en la presente
investigación y que contribuyen en la construcción del Marco Teórico son: el libro de
Contabilidad Gubernamental, escrito por Willian Medina Castillo, Zaida Morocho
Román, en el año 2015 y patrocinado por la Universidad Técnica de Machala; también
se considera el trabajo de graduación titulado “Procedimientos de control para bienes
de larga duración y su incidencia en la información financiera del departamento
centralizado de idiomas de la Universidad Técnica de Ambato”, presentado por Lorena
Fernanda Barona López, en el año 2014.
1.2 Marco teórico
1.2.1 Contabilidad gubernamental
Todas las empresas sean públicas o privadas deben contar con un sistema
contable que les permita registrar sus operaciones transaccionales, que a su vez les
facilite el desarrollo de estados financieros que reflejen la situación económica y
financiera real de la organización, en las empresas públicas se emplea la contabilidad
gubernamental.
La contabilidad gubernamental, es el sistema de control y registro de los
ingresos y gastos, que emplean las empresas del Estado para registrar sus operaciones
financieras. Transacciones realizadas con otras personas naturales o jurídicas. De
acuerdo al Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILCF), este tipo de
7
contabilidad, facilita la cuantificación y registro en términos monetarios de todas las
transacciones, actividades y programaciones ejecutadas por el Estado, y demás
instituciones públicas que la componen (Medina & Morocho, 2015).
Entre sus fines están:
Aprobar las normas y reglamentos que permitan homogenizar la
contabilidad pública con la privada.
Elaborar el plan de cuentas con el cual se guiará la gestión de la
contabilidad en las instituciones públicas.
Permite rendir cuentas de la gestión administrativa con bases sólidas y
sustentables.
Permite realizar proyecciones presupuestarias.
Contabilidad gubernamental es definida en el Art. 13 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado dice:
“La contabilidad gubernamental, como parte del sistema de
control interno, tendrá como finalidades establecer y mantener en
cada institución del Estado un sistema específico y único de
contabilidad y de información gerencial que integre las operaciones
financieras, presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore
los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al
sector público, y que satisfaga los requerimientos operacionales y
gerenciales para la toma de decisiones, de conformidad con las
políticas y normas que al efecto expida el Ministerio de Economía y
Finanzas.” (Contraloria General del Estado, 2002, pág. 4)
La contabilidad gubernamental, es la ciencia que se basa en los principios,
procesos, regulaciones y procedimientos de los registro de las actividades económicos,
8
registros que se realizan de forma metodológica y cronológica, en las organizaciones del
sector público no financiero. Esta contabilidad integra las operaciones transaccionales
relacionadas con el patrimonio, pasivos y activos, gastos e ingresos, con las
proyecciones presupuestadas (partidas para gastos e ingresos), con el fin de
proporcionar información oportuna y confiable a las partes interesadas de la
información financiera y además para contribuir al cumplimiento de los objetivos
institucionales (Burbano, 2011).
1.2.2 Objetivos.
La contabilidad gubernamental por ser un sistema especializado con
características originales, según (Burbano, 2011) tiene los siguientes objetivos:
Proponer para el uso de empresas público que no pertenezcan al sector
financiero, técnicas contable que puedan ser implementadas por todas estas
instituciones, para lo cual se implementa un plan de cuenta único, el mismo que se
estructura de acuerdo a las actividades que desempeña en el sector público, en otras
palabras el plan de cuenta particular se diseña, tomando como base el catálogo general
de cuentas, de este universo se selecciona las cuentas necesarias para gestionar la
contabilidad en empresas de sectores como la salud, social, defensa, etc.
Facilitar la gestión administrativa, con énfasis en la toma de decisiones,
mediante la provisión de información confiable, efectiva y pertinente de los
movimientos operativos realizados por la organización, con el fin de que se preserve el
recurso monetario de todas las instituciones, recursos que se asignan de los fondos del
Estado mediante partidas presupuestarias.
9
Aprobar la admisión y ejecución de procesos, políticas y normas, que tiendan a
lograr la eficiente gestión y control del gasto, que se ejecute buscando los objetivos y
fines de la institución pública.
Facilitar la investigación y estudios comparativos, que permitan medir la
eficiencia en la administración de los recursos públicos
Atender todas las solicitudes de información que requieran los organismos
internos y externos, la comunidad en general y otras personas (naturales o jurídicas)
interesadas.
Socializar la información sobre las actividades y logros alcanzados por los
gestores de las instituciones públicas con la comunidad, con la finalidad de concientizar
a la sociedad sobre la administración de los recursos públicos y vincularlos a los
objetivos institucionales.
Integrar todas las actividades realizadas por la institución, incluyendo las
operaciones patrimoniales, que deben ajustarse a las de presupuesto, considerando todas
las prácticas legales vigentes.
Permitir el acceso a la información a todas las instancias de control y evaluación
de la administración pública, con la finalidad de transparentar el uso eficiente de los
recursos públicos.
1.2.3 Características
Dentro de los rasgos específicos de la contabilidad gubernamental, según (Cano,
2013) se puede considerar las siguientes:
Admitirá en las instituciones del Estado que pertenecen al sistema no financiero
un pertinente control en la repartición de los egresos e ingresos que el gobierno le
asigna;
10
Registrará todas las transacciones realizadas en materia económica,
presupuestaria y financiera, considerando todas las disposiciones legales actuales en el
país;
Completará en las empresas públicas, el registro de todas las actividades
relacionadas con el patrimonio con las asignaciones presupuestadas, en el diario
general, las transacciones de patrimonio se registran por partida doble, mientras que las
transacciones de operación presupuestarias se registran por partida simple;
La aplicación de la contabilidad gubernamental es de carácter obligatorio en las
instituciones del sector público no financiero.
Permite un registro de las transacciones operativas secuencial,
cronológico y sistemático y facilita el uso del catálogo de cuentas general y el
registrador de gastos e ingresos, como herramienta única y uniforme;
Proporciona información verídica, de confianza y oportuna, para que los
administradores de las instituciones públicas, tomen decisiones acertadas, que
contribuyan al cumplimiento de los objetivos de la entidad, apoyen el bienestar de la
colectividad y todo el país;
Revelan las operaciones y transacciones ejecutadas por los entes públicos, con la
finalidad de identificar el destino de los recursos monetarios entregados por el gobierno
nacional;
Permite construir y establecer los costos asumidos por cada institución dedica a
la fabricación de bienes o servicios, principalmente en las instituciones que se dedican a
ejecutar programas de índole social y en aquellas que se dedican a ejecutar proyectos de
construcción de materiales.
La información de tipo financiero que se produce, contribuye a que los entes de
control realicen los procesos de control, como las auditorías, que permiten comprobar el
11
cumplimiento de las prácticas contables, de financiamiento y las de presupuesto,
previamente establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas.
1.2.4 Importancia
La contabilidad gubernamental sustenta su importancia en la permisividad de
todas las instancias de control, sean estas internas o externas, que tienen como finalidad
vigilar el uso de los recursos públicos por parte de las instituciones que lo reciben de
parte del gobierno central, para el cumplimento de los objetivos para las cuales fueron
fundadas. Con estas herramientas los administradores de las instituciones transparentan
su gestión frente a los órganos de control y comunidad, controlan el uso de los recursos,
toman decisiones eficientes y cumplen con los objetivos institucionales, que benefician
a toda una comunidad, de un sector o de todo el país.
Además se puede afirmar que es importante porque facilita el análisis de los
resultados obtenidos en un periodo determinado, y de la gestión realizada por los
administradores que están a la cabeza de las instituciones, permite cuantificar el
cumplimiento del presupuesto otorgado, además facilita la obtención de métricas que
miden el cumplimiento de los objetivos del ente público.
1.2.5 Usuarios externos
El Estado.- es el principal usuario de la información que proporciona la
contabilidad gubernamental, la utiliza para cuantificar el patrimonio de las instituciones
públicas, conocer sobre la situación financiera y económica real con la finalidad de
tomar decisiones.
12
Asamblea Nacional.- la función legislativa tiene la autoridad para solicitar
información a todas las instituciones públicas, con la finalidad de cumplir con su
función de fiscalizar sus actividades realizadas.
Contratistas del Estado.- son los proveedores de bienes o servicios a las
instituciones del Estado, necesitan de la información que procesa la contabilidad
gubernamental, para con base a la información, poder determinar el nivel de
cumplimiento de las obligaciones contraídas con las entidades estatales.
Instituciones de control.- Las instituciones que controlan las actividades de los
entes públicos, lo hacen tomando como base la información proporcionada por la
contabilidad gubernamental, desde aquí inicia su labor de control, revisando los
procesos contables y el fiel cumplimiento de las normas por parte de la entidad pública,
entre los entes controladores están: la Contraloría General del Estado (CGE), Servicio
de Rentas Internas (SRI), Ministerio de Relaciones Laborales, Instituto de Seguridad
Social (IESS).
Analistas.- los analistas financieros y económicos a partir de la información que
presentan los entes del sector público no financiero, analizan el estado económico del
Ecuador. Mediante su evaluación pueden determinar el impacto de las políticas sobre la
económica y finanzas públicas, y concluir el cumplimiento o no de los objetivos
planteados.
Organismos internacionales.- el comportamiento económico del país es
observado con atención por organismos, agencias y gobiernos internacionales, ellos se
encargan de presentar indicadores que luego son tomados por interesados para evaluar
la salud económica y financiera del país. Los fines de estas observaciones son muchos,
pero el más relevantes es el impacto de las decisiones financieras sobre bienestar social
para la población.
13
1.2.6 Usuarios internos
Funcionarios.- los administradores de las instituciones públicas son los primeros
interesados en conocer los resultados de su gestión, por ello son usuarios internos de la
información contable. Esta información basa las decisiones de las diferentes acciones
que cada institución pública debe desarrollar para contribuir al bien de la población.
Servidores públicos.- este grupo de colaboradores necesitan conocer la situación
económica y financiera de la institución pública donde labora para asegurar su
estabilidad laboral y el cumplimiento de la cancelación de sus sueldos y salarios.
1.2.7 Divergencia entre la contabilidad gubernamental y general.
La contabilidad general es muy útil en la actividad comercial, las empresas
privadas ven en ella las herramientas adecuadas para registrar sus transacciones, de
forma ordenada y siguiendo un orden cronológico, lo que facilita su aplicación e
interpretación de los resultados.
Como consecuencia de lo antes descrito, la contabilidad general es aplicada por
empresas de producción, comercio o servicios, es decir que venden bienes o servicios.
Esta contabilidad facilita la cuantificación de los resultados operacionales, que pueden
concluir en pérdida o utilidad en la gestión de la empresa durante el periodo comercial.
Por otro lado la contabilidad gubernamental es aplicada en los entes que pertenecen al
sector público, con la finalidad de establecer el uso de los recursos públicos entregados
a los funcionarios, considerando que los recursos provienen del erario nacional (Medina
& Morocho, 2015).
14
1.2.8 Enfoque legal para el sector privado y público
En este párrafo se pretende revisar las principales similitudes y diferencias
legales que se presentan en el sector público comparándolo con el privado, comparando
los reglamentos y norman que los vinculan, también los entes que las gobiernan y las
actividades reguladas. Este enfoque facilita la diferenciación entre las leyes que
gobiernan las actividades comerciales de las gubernamentales.
Tabla 1
Algunos de los aspectos legales que rigen el sector público y privado en Ecuador.
SECTOR PÚBLICO SECTOR PRIVADO
Ámbito contable
Norma técnica de contabilidad
gubernamental
Normas técnicas de presupuesto
Principios de contabilidad generalmente
aceptados
Ámbito contable
Norma internacionales de información
financiera
Normas internacionales de contabilidad
Principios de contabilidad generalmente
aceptados
Ámbito tributario
LORTI, RLORTI, Ley Orgánica de
Empresas Públicas
Ámbito tributario
Código tributario, LORTI, RLORTI, Código
orgánico de producción y comercio exterior
Ámbito laboral
Trabajador: código del trabajo
Empleador: LOSEP
Ámbito laboral
Trabajador: código del trabajo
Empleador: código del trabajo
Compras de bienes y servicios
Institución: SERCOP
Regula: LOSNCP y Reglamento LOSNCP
Compras de bienes y servicios
Institución: SRI
Regula: LORTI y reglamento LORTI
Control interno
Normas de control interno para el sector
público
Reglamento sustitutivo de bienes del sector
publico
Control interno
Normas internacionales de auditoria (NIAS)
Normas de auditoria generalmente aceptadas
(NAGA)
Organismos de control
Contraloría General del Estado
Ministerio de Finanzas
Servicio de Rentas Interno
Ministerio del Trabajo
IESS
Organismos de control
Superintendencia de compañías
Servicio de Rentas Interno
Ministerio del Trabajo
IESS
Nota: Tomado de “Contabilidad Gubernamental I.” por Medina & Morocho, 2015, pág. 31
15
Con el afán de facilitar la observación de las diferencias entre el enfoque estatal
y comercial se elabora la Tabla 1, donde se presentan algunos de los rasgos, vistos de
los dos ámbitos tanto del sector público como del privado vigente en Ecuador. A
continuación se presentan las diferencias y seguidamente se describe cada uno de los
enfoques legales vigentes en el país que se pueden aplicar tanto en el sector público
como en el privado.
1.2.9 La contabilidad en el sector público
El Ministerio de Finanzas es el ente que reglamenta la contabilidad en el sector
público, emite los procesos y normas que deben seguir las instituciones públicas para
registrar las transacciones operacionales que evidencian las actividades desarrolladas en
el periodo. Desde este ministerio se desprenden las normas técnicas de contabilidad
gubernamental, donde se albergan las normas que reglamentan el registro secuencial,
cronológico y sistemático de los sucesos económicos.
Son las normas técnicas de contabilidad gubernamental (NTCG) las que guían al
personal contable de las instituciones públicas en el registro de todos los hechos
económicos que se ejecutan durante las operaciones cotidianas de la institución. Estas
normas gobiernan la secuencia, el sistema y la cronología de los registros.
Las NTCG son de uso exclusivo de las instituciones públicas, pero tienen su
origen en los principios de contabilidad generalmente aceptados, es decir no son normas
aisladas del ámbito contable general.
También encontramos disposiciones y regulaciones que la Subsecretaría puede
dictar para poder realizar un eficiente registro en la parte contable, siempre basados en los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
16
Las empresas públicas, sus subsidiarias y filiales no están
en la obligación de llevar contabilidad aplicando Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental. La contabilidad que lleven las
empresas públicas estará basada en los principios de contabilidad,
de general aceptación y de las Normas Internacionales de
Contabilidad (Medina & Morocho, 2015, pág. 32).
1.2.10 Ambiente tributario en las empresas publicas
Las instituciones del Estado, que persiguen la satisfacción de las necesidades de
la colectividad, dentro de las disposiciones que la (Ley Orgánica de Régimen Tributario
Interno, 2015) establece en el Art. 9
“que para fines de la determinación y liquidación del impuesto a la
renta, están exonerados exclusivamente los ingresos señalados en el literal
2, donde se hace referencia a los obtenidos por las instituciones del Estado
y por las empresas públicas reguladas por la Ley Orgánica de Empresas
Públicas, por lo tanto no están en la obligación de presentar declaración de
impuesto a la renta”
Sin embargo se debe considerar principios como sujetos pasivos para la
determinación tributaria, en otras palabras, las instituciones públicas deben considerar
las normas y procedimientos aplicados en la Ley Orgánica de Régimen Tributario
Interno (LORTI) y su reglamento, cuando adquieran bienes o servicios.
17
1.2.11 Compras en el sector público
Las instituciones públicas cuando necesitan bienes y servicios, necesarios para el
cumplimiento de sus obligaciones u objetivos, desde 2008 el gobierno creo el Instituto
Nacional de Contratación Pública (INCOP), que después de algunos años pasa a
llamarse SERCOP, Sistema Nacional de Contratación Pública, este entidad es el
encargado de regular las compras de bienes y servicios para todos los entes públicos,
considerando las disposiciones que se encuentran en la (Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Publica,, 2008) y el Reglamento a la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública, aquí se detallan los mecanismos y
procedimientos necesarios para acceder a la contratación pública y cumplir con la
adquisición de bienes o servicios.
1.2.12 Control interno instituciones públicas
La Contraloría General del Estado es la institución encargada de controlar la
gestión de las entidades públicas y la que emite conclusiones que pueden vincular a los
funcionarios con imprecisiones en la gestión de la entidad pública. La Contraloría para
tal efecto considera las normas de control interno para el sector público y el reglamento
sustitutivo de bienes del sector público, con la finalidad de transparentar las operaciones
de cada institución.
1.2.13 Organismo de control en el sector público
Las instituciones encargadas de controlar y vigilar las operaciones
administrativas, financieras y económicas realizadas por las instituciones públicas, con
la finalidad de comprobar el uso de los recursos asignados por el Estado son:
18
Contraloría General del Estado: esta institución amparada en el art. 221 de la
Constitución del Ecuador que hace referencia a las competencias que tiene la entidad,
indica que “Es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los
recursos estatales y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos” (Contraloria General del Estado, 2015, pág. 112)
Ministerio de Finanzas: esta institución es la encargada de especificar y
administrar la política relacionada con aspectos económicos y financieros del Estado, es
ella la que emite las normas relacionadas con presupuesto, contabilidad y tesorería.
Servicio de Rentas Internas: es una institución técnica y dispone de autonomía
operativa, entre sus atribuciones esta la recaudación de los tributos, vigilar en
cumplimiento de las normas tributarias a personas jurídicas y naturales. Esta institución
es la que ejecuta la política tributaria interna.
Ministerio del Trabajo: este ente público desarrolla, presenta y vigila el
cumplimiento de políticas, normas, programas y planes enfocados a elaborar un sistema
que legalice las relaciones laborales entre patrono y empleados tanto del sector público
como privado.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS): esta institución tiene
autonomía operativa y financiera, conforma el sistema ecuatoriano de seguridad, entre
sus competencias está la de ejecutar el seguro universal obligatorio.
19
1.3 Bienes de larga duración
La gestión de los bienes de larga duración está regulada por la norma técnica de
contabilidad gubernamental, la misma que determina los criterios técnicos para la
valoración, reconocimiento, baja y revisión de los bienes de larga duración,
exceptuando cuando este es objeto de pérdida. Esta norma presenta la forma como debe
contabilizarse los bienes de larga duración, estos procesos son de observación
obligatoria para todo funcionario encargado de la gestión contable (Ministerio de
Finanzas Ecuador, 2007):
Costo de adquisición: se conoce como costo de compra al precio que la entidad
pagó por el bien al momento de adquirirlo.
Valor de donación: es el valor establecido por la entidad donante en el acta de
entrega del bien y si el bien no tiene precio entonces el valor es fijado por la institución
que recepta el bien, considerando el precio de mercado.
Valor contable: se dice del precio de compra o de donación del bien,
considerando los incrementos o disminuciones que el bien haya tenido durante su vida
útil.
Valor en libros: se dice del valor contable al que previamente se le ha
descontado las respectivas depreciaciones durante su uso. La norma técnica de
contabilidad gubernamental determina cinco rasgos que deben ser considerados para
que un bien pueda ser considerado como de larga duración.
Debe ser de propiedad privativa de la institución.
20
Debe de estar destinado a las labores operativas, administrativas y/o
productivas de la institución.
Debe generar beneficios económicos futuros.
Debe tener una vida mayor a un año.
Debe tener un costo de adquisición igual o mayor a cien dólares ($ 100)
1.3.1 Valoración
La valoración de los bienes de larga duración que se registran en las cuentas
contables, debe ser el mismo que consta en la factura de compra, cuando se trata de un
bien importado al precio se le debe sumar los gastos propios de comercio exterior como
flete, seguro, impuestos, tasas y otros valores vigentes a la fecha de la importación;
además se le debe agregar todos los valores que sean necesario hasta que el bien este en
condiciones operativas o funcionando adecuadamente, cumpliendo con la función
específica para lo cual fue adquirido. Por otro lado se descuenta todo valor que se
considere como descuento o rebaja comercial (Medina & Morocho, 2015).
Para la adquisición de un bien se debe considerar las normas que exige el portal
de comprar públicas, el bien debe constar en el presupuesto de la institución, detallar en
el pedido características comunes y específicas que sean necesarios considerar, así como
todos los gastos que sean necesario incurrir hasta que el bien se ponga en marcha o
funcionando. Otra consideración importante para calcular el valor del bien son las
capacitaciones a la que debe someterse al personal que operará el bien de larga
duración.
En caso de que el bien sea financiado con fondos de terceros o por el Banco del
Estado, los interés que genera la transacción de financiamiento, en la medida en la que
21
paguen pasaran a formar parte del costo del artículo, hasta cuando el bien duradero entre
en funcionamiento u operatividad, desde este momento todo los pagos generados serán
considerados como gastos.
1.3.2 Clasificación
La clasificación de los bienes de larga duración es la siguiente:
Bienes Muebles: esta clasificación agrupa todos aquellos bienes que se puedan
movilizar o transportar de un sitio a otro, ejemplo: muebles, vehículos, herramientas,
maquinarias y equipos, entre otros.
Bienes Inmuebles: este conjunto agrupa aquellos bienes que no se pueden
transportar o movilizar de un lugar a otro, como por ejemplo: terrenos, locales,
residencias, edificios, entre otros.
Estos dos grandes grupos de bienes de larga duración se los puede clasificar de
acuerdo al uso.
Bienes de administración: en esta clasificación están los bienes destinados a las
actividades operativas que se ejecutan en los diferentes departamentos que forman parte
de la institución.
Bienes de producción: este conjunto está conformado por todos los bienes que se
utilizan en las producciones.
Bienes de proyectos: en este conjunto están aquellos bienes usados para la
planificación y ejecución de programas o proyectos de la institución.
22
Bienes de programas: se dice de aquellos bienes que participan en la
planificación y aplicación de recursos utilizados para incrementar la calidad de vida de
la población.
Según el catálogo general de cuentas los bienes de larga duración se dividen en:
Tabla 2
Catálogo general de cuentas
CÓDIGO CUENTAS
14 Inversiones en bienes de larga duracion:
Incluye los activos muebles e inmuebles; conformados por los recursos de
bines de administracion y de produccion.
141 Bienes de administracion
Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e
imnuebles, desstinados a actividades administrativas y operaciones
142 Bienes de produccion
Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e
imnuebles, desstinados a actividades productivas.
144 Bienes de proyectos
Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e
imnuebles, desstinados a actividades de proyectos
145 Bienes de programas
Comprenden las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e
imnuebles, desstinados a actividades en programas
Nota: Tomado de (Loja & Monge, 2015, pág. 24)
1.3.3 Erogaciones capitalizables
Todos aquellos gastos de dinero que ejecutan para mejorar el valor contable de
los bienes son consideradas erogaciones capitalizables. Tradicionalmente las
erogaciones se clasifican en:
23
Las adiciones: es el aumento de la capacidad de producción de un bien, se puede
citar como ejemplo las ampliaciones de edificios o añadidura de este tipo de erogación
es la construcción de pisos adicionales en un edificio.
Las mejoras: se llama así a las inversiones que se emplean para corregir las
condiciones del bien, estas mejoras dan como resultado la revalorización del bien.
Las reparaciones extraordinarias: se dice de aquellos desembolsos importantes
que contribuyen a dilatar el tiempo de vida útil del activo de larga duración. Por
ejemplo, las reparaciones a las que son metidas algunas máquinas.
Todos estos desembolsos se registradas como erogaciones capitalizables, porque
las mismas incrementan el valor contable del activo de larga duración. Mientras que
erogaciones que disminuyen el valor de los bienes son los costos de los repuestos o
piezas que son reemplazadas y también las correspondientes depreciaciones.
Por otro lado, se considera gastos de gestión aquellos desembolsos de dinero
para reparaciones, conservación y mantenimiento de la capacidad instalada del activo.
Se los considera de esta manera porque el efecto del desembolso es para conservar el
bien en condiciones óptimas de servicio (Loja & Monge, 2015).
1.3.4 Disminución y baja
Se da de baja a los activos de larga duración generalmente cuando se presentan
algunas de las siguientes situaciones:
24
Venta del bien: esta situación se presenta cuando se procede a la venta del bien
de larga duración debido al cumplimiento de su vida útil, con la intención de ser
cambiado por uno diferente.
Para el tratamiento contable se considera el ingreso monetario que tiene la
institución por la venta del activo de larga duración, para la entrega del bien depreciado
la institución tiene el derecho a recibir una determinada cuantía económica.
La partida doble se forma con cuentas por cobrar venta de activos no
financieros, contra la cuenta venta de bienes y servicios. La primera es la cuenta 11324
y la segunda es la cuenta 624
“El derecho monetario a percibir por el traspaso de
dominio de los bienes de larga duración, se registrará con débito
en la cuenta 113.24 “Cuentas por Cobrar Venta de Activos no
Financieros” y crédito en la contra cuenta del subgrupo 624
"Venta de Bienes y Servicios" que corresponda. La utilidad o
pérdida ocurrida en la transferencia se obtendrá aplicando el
método indirecto, comparando el ingreso obtenido menos el costo
de ventas.” (Ministerio de Finanzas, 2010, pág. 28).
Baja activos fijos según el Ministerio de Finanzas se puede dar de baja de un
activo fijo por las siguientes situaciones:
Robo del activo.
Cuando se haya vuelto obsoleto.
25
Destrucción por un desastre fortuito, como choque, terremoto, incendio,
etc.
Cuando haya completado su ciclo de depreciación.
“La exclusión de inventario por la baja de bienes de larga
duración, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la
depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros) disminuirá
directamente la cuenta del Patrimonio Público que corresponda a la
institución.” (Ministerio de Finanzas, 2010, pág. 8)
Después de dar de baja al bien es necesario informar al contador para que este lo
elimine del inventario.
Donación del activo: se conoce como donación al hecho de transferencia de
dominio del bien de larga duración por parte de un ente público o privado sin entregar
cuantía económica a cambio por recibirlo.
Para formalizar la donación de bienes es necesario realizar un proceso que inicia
con la autorización del donante hasta la recepción del mismo, procedimiento que se
realiza mediante actas de donación notariadas.
La donación del bien puede ser recibido y entregado, según sea como bienes de
existencias o puede ser como bienes de larga duración tal como se presenta en el
siguiente gráfico:
26
Figura 1: Flujo de proceso para formalizar la donaciones de existencias o en bienes de larga
duración, por Loja & Moeng, 2015, p. 27.
Son dos formas por medio de las cuales se puede recibir o entregar un bien con
la figura de donación:
Cuando el bien de larga duración ha terminado con su vida útil, y
También mientras el activo tiene vida útil.
“La disminución de bienes de larga duración, para ser
entregados en donación, deberá registrarse eliminando el valor contable
del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros), se
acreditará directamente a la cuenta 611.88 "(-) Donaciones Entregadas
en Bienes Muebles e Inmuebles” (Ministerio de Finanzas, 2010, pág. 8)
Comodato
Comodato: “es un contrato por el cual una parte entrega a
la otra gratuitamente un bien mueble o inmueble, para que haga
uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de
terminado el uso.” (Medina & Morocho, 2015, pág. 191).
27
En el contrato de comodato de bienes intervienen el comodante y el
comodatario. El primero acepta la utilización sin remuneración o pago alguno de algún
bien de su propiedad, pero con la condición de que el comodatario haga devolución del
bien en iguales condiciones como se lo entregó.
Para registrar la transacción contable, el comodante no debe dar de baja de sus
inventarios en bien entregado, sin embargo si debe registrar las pertinentes
depreciaciones del bien entregado, mientras que el comodatario debe registrar la
transacción contable en la cuenta bienes recibidos en comodato y la partida doble con
la cuenta responsabilidad por bienes recibidos en comodato. Registrando en estas
cuentas una del debe y otra del haber formaliza contablemente la transacción.
Permuta de un bien de larga duración: la permuta es un contrato mediante el cual
se traspasa la propiedad de un bien mediante el pago u otra forma de dominio, su forma
de contabilizar esta transacción es dando de baja de los inventarios el bien entregado en
permuta junto con las depreciaciones acumuladas hasta la fecha, el valor en libros del
bien es el costo y se contabiliza en la cuenta costo de ventas y otros (Ministerio de
Finanzas, 2010).
1.3.5 Control de bienes de larga duración
Con la finalidad de llevar un control de los bienes de larga duración apropiado
cada institución debe llevar de manera obligatoria un catálogo de cuentas donde se
registre la identificación y ubicación del bien en el interior de la institución.
28
El valor en libros, la depreciación acumulada de los bienes, se debe controlar
desde cuentas auxiliares que faciliten su control y para alcanzar este objetivo se puede
hacer uso de las siguientes alternativas:
Control individual. Este tipo de registro permite controlar cada bien de forma
individual, se recomienda emplearlo en caso de que la vida útil de los bienes sea
diferente.
Control en conjunto. Este tipo de registro permite controlar los bienes de forma
colectiva, al contrario del anterior, se recomienda emplearlo cuando los bienes se los
compra en fechas iguales y tienen igual periodo de vida útil.
Control por el grupo de bienes. Este método es recomendable emplearlo cuando
los bienes adquiridos tienen características físicas similares, son comprados en la misma
fecha, el precio unitario pagado es igual y son destinados a la misma área de
producción, administrativa, proyecto (Ministerio de Finanzas, 2010)
1.3.6 Depreciación
Según el Ministerio de Finanzas “La depreciación es la
reducción sistemática o pérdida de valor de un activo por su uso o
caída en desuso o por su obsolescencia ocasionada por los avances
tecnológicos”. (Ministerio de Finanzas, 2010, pág. 29)
La depreciación es la pérdida de valor de un activo de larga duración debido al
desgaste físico o tecnológico.
29
Vida útil de un activo.- Es el periodo en que un activo fijo está operativo para el
trabajo de la institución. Unidad de medida que puede estar dada en número de unidades
producidas o tiempo establecido por normativas vigentes.
Para ejecutar la depreciación de los activos fijos se considera la siguiente tabla
de vida útil:
Tabla 3:
Tabla de depreciación en años de activos de larga de duración
TIPO DE BIEN Administracion proyectos
y programas
Produccion
Edificaciones
Hormogon armado y
ladrillo
50 40
Ladrillo y bloque 40 35
Mixto 35 30
Adobe 25 20
Madera 20 15
Maquinarias y equipos 10 UTPE
Muebles y enceres 10 10
Instaciones 10 UTPE
Equipos de computo 5 5
Vehículos 5 UTPE
Nota: Tomado de “Normativa del sistema de administración financiera,” por Ministerio de
Finanzas, 2015, p. 57
El tiempo de vida útil de activos de larga duración como maquinarias y equipos,
instalaciones y vehículos, también se la puede tomar de las características descritas por
30
el fabricante vendedor según su catálogo, mientras que de activos como software se
toma en función de aspectos técnicos.
Por efecto de mantenimiento, reparación o adecuaciones que involucren
desembolsos de dinero, la transacción contable se realiza con un recalculó de partida de
depreciación del bien, pero también debe afectar a la estimación de la vida útil del bien.
Valor residual.- Se conoce como valor residual al saldo que queda en libros
después de haber cumplido la vida útil el bien de larga duración. Por lo general para los
bienes de larga duración, se determinará un valor de salvamento del 10% de precio o
valor contable.
1.3.7 Método de cálculo depreciación.
Según la literatura actual existen algunas formas de depreciar un activo fijo,
como por ejemplo: método de línea recta, el legal, unidades de producción y el método
acelerado, pero en el sector público se emplea el método de línea recta, este método
consiste en dividir el precio del bien para los años de vida útil del activo de larga
duración (Glenn Welsch, 2005).
En el sector público todos los bienes de larga duración, sin importar la actividad
que desempeñen, administrativas, operaciones o proyectos, se calcula la cuota de
depreciación empleando la siguiente formula:
CDP = Valor contable – Valor residual* / vida útil en años**
* es el 10% de precio inicial del activo
31
** La vida útil se la toma de la tabla de depreciaciones de activos fijos.
Es importante enfatizar que la depreciación de bienes se la calcula por períodos
completos, en meses o años.
Sin embargo los activos de larga duración que son utilizados por la sección de
producción, se deprecian en cuotas proporcionales con las unidades de producción o de
tiempo que el fabricante de la máquina o herramienta determine, siguiendo el presente
modelo matemático.
CDP = (Valor contable – Valor residual/total unidades de tiempo o producción) UTPE*
* UTPE: Unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas.
Para la depreciación de maquinarias, equipos, herramientas y vehículos se
recomienda el método de unidades de producción o de tiempo. Cuando el bien de larga
duración por diferentes motivos no se pueda especificar las unidades producidas
estimadas o de tiempo, en este caso se aplica el método de línea recta. No todos los
activos fijos disponen de estas especificaciones técnicas de forma explícita.
“La depreciación determinada bajo el método de línea recta,
preferentemente se registrará al término de cada ejercicio contable; por
el contrario, la calculada mediante el método de unidades de tiempo o de
producción, se contabilizará en función del proceso productivo.” (Loja
& Monge, 2015, pág. 31)
32
1.3.8 Contabilización
Desde el punto de vista contable la depreciación, representa el desgaste
proporcional del activo fijo, descontado del valor en libro y acumulado en la tabla de
vida útil. El tiempo de depreciación corre desde el inicio de las operaciones del activo
para el cual fue comprado.
Para contabilizar la depreciación se toma como base el método indirecto para
mantener el valor contable del activo de larga duración y apoyado en cuentas
complementarias se acumula la depreciación acumulada por la línea de tiempo.
La tarea contable de la depreciación de bienes de larga duración que se emplean
en actividades administrativas registra los movimientos en la cuenta de gastos de
gestión, mientras que la depreciación de bienes de larga duración que se emplean en
actividades productivas se registra en la cuenta de costos de producto. Es decir las
primeras van al gasto, mientras que las segundas al costo.
Tabla 4:
Registro de la depreciación para Bienes de Larga Duración destinadas a Actividades
Administrativas.
CODIGO CUENTAS
638.51 Depreciación de bienes de administración.
141.99 Depreciación acumulada
141.99.02 Depreciación acumulada edificio, locales y residencias
141.99.03 Depreciación acumulada de mobiliario
141.99.04 Depreciación acumulada de maquinarias y equipos
141.99.05 Depreciación acumulada de vehículos
Nota: Tomado del “Catálogo general de cuentas contables del sector público no financiero,” por Ministerio de
Finanzas, 2017
33
1.4 Marco conceptual
1.4.1 Clasificación de las Cuentas del Activo:
Los activos son aquellos bienes tangibles e intangibles que generen renta para la
empresa, pero no todos los activos son iguales, no son de la misma especie, tienen
diferentes usos y vida útil, por lo tanto diferente grado de disponibilidad, incluso otros
grados de conversión en efectivo. Es por ello que dentro del estado de situación
financiera se los agrupa como activos, pero al interior de esta agrupación se generan
otras sub agrupaciones para distinguirlos.
La agrupación al interior del estado de situación financiera o balance general se
los ordena de acuerdo a su grado de liquidez, las cuentas iniciales son de activos que
necesitan menos tiempo para su liquidez y los más alejados son los que necesitan más
tiempo para ser líquidos, éstos se catalogan de la siguiente forma:
1.4.2 Clasificación tradicional:
a) activo circulante
b) activo fijo
c) activo intangible
d) activos diferidos.
e) otros activos
1.4.3 Activo Corriente:
Los activos corrientes también conocidos como circulantes, son aquellos que se
esperan se consuman, se vendan o que se conviertan en efectivo en un tiempo inferior a
un año o al menos un ciclo operativo esto cuando el ciclo operativo es superior a un
34
año. Siguiendo esta línea del mas líquido al menos líquido se ubica a las cuentas de
activo corriente de la siguiente manera: caja – banco, documentos por cobrar, cuentas
por cobrar, otras cuentas por cobrar, productos terminados, productos en proceso,
materia prima, entre otros; además se agrupa aquellos gastos pagados por anticipado
como: primas de seguros, publicidad, útiles de oficina, papelería en general, pago de
impuesto anticipado, entre otros. (Zapata, 2011)
1.4.4 Activos Fijos:
Activo fijo son aquellas propiedades tangibles de la institución que tienen la
característica de ser permanentes, que han sido comprados con el propósito de usarlos
en la producción o administración y que no se deben vender, estos activos son el
fundamento del funcionamiento de la organización.
Los activos fijos son diversos y se los clasifica de acuerdo a la función y
dependiendo de ello se los ubica en el plan general contable, algunos de los bienes que
se registran en esta sección son:
Terrenos. En esta cuenta se agrupa a los terrenos y solares que tiene la
institución, ya sean urbanos o no.
Edificios. Esta cuenta se refiere a todo tipo de inmuebles y que pertenecen a la
institución, tales como edificios, locales, departamentos.
Instalaciones técnicas. Este concepto se refiere a aquellos bienes que funcionan
en conjunto o son un equipo, forman un cuerpo especializado de uso necesaria para la
35
actividad principal de la organización. Incluye montajes en cadena o sistemas técnicos
de producción.
Maquinaria. Esta cuenta agrupa a todas aquellas máquinas, herramientas y
módulos de equipos necesarios para la actividad regular de la empresa.
Mobiliario. En esta cuenta se incluye toda la estantería como son: sillas, mesas,
mostradores y otros muebles que la institución posee.
Equipos de cómputo. En esta cuenta se agrupa a los ordenadores, sistemas
informáticos, impresoras, escaneados y otros aparatos electrónicos.
Vehículos. En este concepto se encuentran los medios de transporte que
pertenezcan a la institución, tales como: camiones, autos, motocicletas, bicicletas,
barcos, entre otros, que se usen para transportar mercancías, personal, materiales.
1.4.5 Activos Intangibles.
Estos bienes carecen de sustancias corpóreas, no son factibles de tocar, y su
valor se sustenta en los derechos que su propiedad confiere a la institución, es decir son
activos no circulantes de los cuales se aprovecha la organización. Las cuentas que
sobresalen en este grupo de bienes son: patentes, marcas, licencias, derechos de autor,
entre otros.
1.4.6 Otros Activos:
En esta sección de cuentas de activos se agrupan los bienes y derechos que
pertenecen a la institución, la característica principal que los homogeniza es que sea
poco relacionado con el giro tradicional de la institución, en otras palabras pertenecen a
36
los costos o utilidades de la organización. Entre las cuentas que tradicionalmente están
inmersa en este grupo están: depósitos en garantía, activos en desuso, comisariato, entre
otros.
1.5 Marco contextual.
1.5.1 Coordinación Zonal 5
La Coordinación Zonal 5 del Ministerio de Industrias y Productividad tiene
influencia sobre las provincias de: Guayas, Santa Elena, Bolívar, Los Ríos y
Galápagos. En Guayaquil tiene su sede en las calles Malecón Simón Bolívar y 9 de
Octubre.
Figura 2: Zona de influencia Coordinación Zonal 5. Adaptado de
www.industrias.gob.ec
Las Coordinaciones Zonales del Ministerios de Industria y Productividad se
enfocan en lograr los objetivos que permitan generar el cambio de Matriz Productiva,
que se constituye en uno de los ejes claves del Plan Nacional del Buen Vivir, que
ejecuta el Gobierno actual.
Para el efecto la Coordinación Zonal 5, impulsa constantemente a industrias con
gran potencial localizadas en esta región, que comprende las provincias de Guayas,
37
Santa Elena, Bolívar, Los Ríos y Galápagos. Los sectores que prioriza son:
Agroindustria, Textil y Calzado, Metalmecánico y Plástico y Farmacéutico.
La misión de la Coordinación Zonal 5 es:
Asegurar, dentro de su ámbito de acción, la aplicación de las políticas, normas,
instrumentos técnicos y la implementación de planes, programas, proyectos, y
actividades enfocados en el desarrollo sostenido y con altos estándares de calidad, de las
industrias, sector productivo industrial y terciario, agroindustrial, el fortalecimiento de
las micro, pequeñas, medianas empresas y artesanías y zonas en donde se promueva el
desarrollo territorial industrial, elevando sostenidamente la capacidad tecnológica,
calidad, posicionamiento en el ámbito logístico y de comercialización de bienes y
servicios, la productividad y las inversiones en el territorio de equidad y desarrollo
sustentable. Tomada de www.industrias.gob.ec/wp-content/uploads/2017/03/informe-
CZ5.pdf.
Figura 3: Organigrama estructural de la Coordinación Zonal 5. Adaptado de
www.industrias.gob.ec
38
Objetivos Estratégicos
Incrementar la productividad y sus servicios conexos.
Incrementar la sustitución selectiva de importaciones de bienes
industriales y sus servicios conexos, creando oportunidades de inversión
de nuevos agentes económicos en las industrias básicas e intermedias.
Incrementar la calidad de la producción industrial y sus servicios
conexos.
Incrementar las oportunidades de asociatividad para fortalecer su
capacidad de gestión y negociación.
Incrementar la inversión en la industria así como la aplicación de mejores
tecnologías y capacidades para la innovación productiva.
Incrementar las oportunidades para generar diversificación, valor
agregado, y nueva oferta exportable.
Bienes de larga duración
Los valores registrados en las cuentas de bienes de larga duración de la
Coordinación Zonal 5 en el Litoral del Ministerio de Industrias y Productividad, del
grupo 141 Bienes de Administración.
39
Tabla 5:
Saldos contables de la Coordinación Zonal 5 de 2014, 2015 y 2016.
Cuenta Descripción 2014 USD 2015 USD 2016 USD
1410103 Mobiliarios 237678.88 243689.71 243689.71
1410104 Máquinas y
equipos
107753.33 107846.32 107846.32
1410105 Vehículos 418447.64 418447.64 418447.64
1410106 Herramientas 2418.09 2418.09 2418.09
1410107 Equipo
informático
155463.57 173945.59 173945.59
1410302 Edificios y
residencias
346259.79 346259.79 346259.79
1410399 Otros bienes
inmuebles
16627.70 16627.70 16627.70
Total registro en libros 1284649.00 1309234.84 1309234.84
Nota: Tomado de “Estados Financieros, valores sin depreciar,” por Coordinación Zonal 5. 2014, 2015,
2016
1.6 Marco legal.
El trabajo de investigación y la propuesta que se presenta, se encuentran
fundamentados bajo principios legales establecidos en el “Reglamento general para la
administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del sector
público” (Acuerdo No. 041-CG-2017) expedido por la Contraloría General del Estado
1.6.1 Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control
de los bienes e inventarios del sector público.
El Art. 8 de este reglamento aclara los responsables de los procesos de
adquisición, recepción, registro, identificación, almacenamiento, distribución, custodia,
control, cuidado, uso, egreso o baja de los bienes de cada entidad u organismo, los
40
siguientes servidores o quienes hicieran sus veces según las atribuciones u obligaciones
que les correspondan:
a) Máxima Autoridad o su delegado
b) Titular de la Unidad Administrativa
c) Titular de la Unidad de Administración de Bienes e Inventarios
d) Guardalmacén
e) Custodio Administrativo
f) Usuario Final
g) Titular de la Unidad de Tecnología
h) Titular de la Unidad Financiera
i) Contador
El Art. 25 del Reglamento especifica la clasificación contable de los bienes e
inventarios del sector público:
Bienes de Propiedad, Planta y Equipo
Bienes de Control Administrativo
Inventarios
41
El Art. 26 define y planteas requisitos para que los bienes e inventarios sean
considerados “Bienes de Propiedad, Planta y Equipo”, y dice que son aquellos
destinados a las actividades de la administración, producción, suministros de bienes,
servicios y arrendamiento.
Para que los Bienes de Propiedad, Plante y Equipo sean reconocidos como tal,
deben cumplir los siguientes requisitos:
Ser destinados para uso en la producción o suministros de bienes y
servicios, para el arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos;
Ser utilizados durante más de un ejercicio fiscal;
Generar beneficios económicos o potencial servicio público adicionales a
los que obtendrán si no hubieran comprado.
Su funcionalidad estará orientada a la naturaleza y misión institucional; y
Tener un costo de adquisición definido por el órgano rector de las
finanzas públicas para este tipo de bienes.
El Art. 27 plantea los considerandos para el control de los “Bienes de Propiedad,
Planta y Equipo”, entre los que se encuentran la naturaleza, funcionalidad del bien,
además de:
Por cada bien en forma individual;
Por cada componente en la medida en que la vida útil de cada parte o
pieza que lo conforme sea diferente;
42
Por lote o grupo de similares características físicas, adquiridos en una
misma fecha, de igual valor unitario, destinados a una sola actividad
física y misma actividad administrativas o productivas.
El Art. 28 define los Bienes de Control Administrativos y dice que son bienes no
consumibles de propiedad de la Institución, además tendrán vida útil superior a un año y
se usaran para actividades de la entidad.
Estos bienes se clasifican de acuerdo a la funcionalidad dependiendo de
la naturaleza y misión institucional;
El Usuario Final es el responsable del bien, es al que se lo entregó para el
desempeño de sus funciones. Estos bienes no podrán ser utilizados para
usos personales o para actividades diferentes a las de la institución.
El control, identificación y constatación física sigue el mismo método
dispuestos para el resto de estos bienes.
La identificación de estos bienes de control, administrativos incluye la
caducidad, peligrosidad y manejo especial;
No se deprecian ni revalorizan;
El Art. 29 define y plantea los requisitos para los bienes e inventarios sean
considerandos Inventarios y dice que son aquellos identificados como materiales o
suministros consumibles durante el proceso de producción, en la prestación de servicios
o conservados para la venta o distribución, en el curso regular de las operaciones.
Para que los bienes sean clasificados como inventarios deben tener las siguientes
características:
43
Ser consumibles, poseer una vida corta inferior a un año; y
Ser utilizados para el consumo en la producción de bienes, prestaciones
de servicios y que se puedan almacenar.
44
Capítulo 2
MARCO METODOLÓGICO
2.1 Metodología
La presente investigación tiene un enfoque cualitativo, se basa en el análisis no
estadístico de datos para luego formular propuestas de interpretación, por ser un
enfoque subjetivo y amplio del estudio del problema. Además, el análisis parte de los
juicios, ideas y opiniones del investigador, aunque en este sentido es un enfoque menos
riguroso, sin dejar de ser serio, utilizado la lógica y la coherencia (Sampier & Baptista,
2013).
Porque la investigación cualitativa tiende más hacia la expansión y la
generalización del conocimiento y la recolección de los datos, el investigador puede
utilizar escritos, entrevistas, material gráfico o audiovisual, siempre que se establezca la
pertinencia.
Este enfoque va de lo particular a lo general, porque a partir del análisis de una
cantidad limitada de datos, el investigador puede proponer conceptos que abarcan una
completa explicación o descripción de un fenómeno.
Este método investigativo es más dinámico al no existir una estandarización en
la forma de recolección e interpretación de los datos, pero también puede tornarse en un
proceso más complejo, porque en este tipo de enfoques el resultado es lo más
importante. Al tratarse de exploraciones interpretativas el investigador debe partir de
una intuición que necesita ser comprobada, es decir, no es factible iniciar todo un
sistema de análisis subjetivo y valorativo para luego indicar que la propuesta de estudio
no ha sido lograda.
45
2.2 Técnicas
Las técnicas de investigación a emplear son la encuesta y recopilación
documental, la primea técnica porque es un proceso que permite acercarse a los gestores
de inventarios de larga duración y conocer de cerca la realidad de los hechos; y la
segunda de las técnicas porque con su empleo se descubre las relaciones esenciales y las
cualidades fundamentales, no detectables de manera sensorial. Porque se apoya
básicamente en los procesos de abstracción, análisis, síntesis, inducción y deducción de
información procesa por otros investigadores, (Pérez & Irma, 2012).
2.3 Premisas
Por tratarse de una investigación con enfoque cualitativo no se emplean hipótesis. Se
utilizan premisas o preguntas de investigación que no presuponen una respuesta, sino
que mantienen el cuestionamiento abierto, en espera de que el método científico otorgue
la respuesta al final. Las premisas que se esperan responder al final de la investigación
son:
¿Por qué la Contraloría General del Estado ha emitido observaciones a la Coordinación
Zonal 5?
¿El desconocimiento de las normas y reglamentos contables para el tratamiento de los
activos de larga duración influye sobre el las observaciones emitidas por la Contraloría?
¿Cómo afecta el incumplido las Normas y Reglamentos contables a las inversiones en
activos de larga duración?
46
¿Ha impactado el incumplido de las Normas y Reglamentos contables sobre la gestión
de los activos de larga duración?
2.4 Universo y muestra
El universo de esta investigación está conformada por el personal que labora en el
departamento contable y los que realizan gestiones con los activos de larga duración,
total cuatro colaboradores. Por tratarse de una población pequeña se encuesta a todos.
Entre los documentos que se emplean en esta investigación están:
Inventario físico de activos de larga duración
Archivo de saldos contables, año 2016
Acuerdo 14-305 del MIPRO
Normativa de contabilidad gubernamental emitida por el Ministerio de
Economía y Finanzas
Acuerdo ministerial 067 Normativa de contabilidad gubernamental emitida por
el Ministerio de Economía y Finanzas
Acuerdo 041-CG-2017 de la Contraloría General del Estado
Examen de la Contraloría General del Estado al Ministerio de Industrias y
Productividad
2.5 CDIU – Operacionalización de variables
CATEGORÍA DIMENSIONES INSTRUMENTO UNIDAD DE
ANÁLISIS
Empresarial
Evaluación de la
gestión activos fijos y
existencia de la
Coordinación Zonal 5.
Observación,
Fichas de
investigación y tablas
dinámicas de Excel.
Activos de
larga duración.
47
2.6 Gestión de datos
Los datos que provienen de las entrevistas se los analizan y de ellos se extrae las
falencias e inexactitudes que según los gestores contables y de activos de largo duración
son las causas de la problemática.
Por otro lado los datos obtenidos de la investigación documental deben
interpretarse antes de que puedan ser utilizados en la toma de decisiones. El volumen de
datos brutos a menudo es muy grande, por ellos solo se consideran los del 2016
Asegurar que los datos son de activos fijos y existencias;
Asegurar la validez de los datos;
Asegurar la integridad de los datos y su coherencia interna;
Asegurar y mantener los datos originales;
Permitir un fácil acceso a los datos originales;
Elaborar los datos de forma eficiente según sea necesario;
Permitir la integración de distintos conjuntos de datos, aumentando así su
utilidad general.
Es fundamental conservar todos los datos tal y como se recopilaron, en su
formato original. Esto aporta flexibilidad a la forma en que pueden elaborarse los datos
(es decir, filtrarse, agregarse, elaborarse), y asegura que todos los cálculos se
reproduzcan a partir de los datos de origen con todas las revisiones.
La hoja de cálculo de Excel se utiliza para recopilar y organizar los datos,
mediante el empleo de gráficos y tablas se analiza, para en lo posterior elaborar la
información que permita esclarecer la realidad de los hechos.
48
2.7 Criterios éticos de la investigación
Los resultados presentados en esta investigación merecen el crédito y confianza
debido al enfoque de fiabilidad, validez y aplicabilidad con lo que han sido gestionados
los datos, mediante el empleo de instrumentos de carácter científico.
La fiabilidad se refiere a la posibilidad de replicar estudios, esto es, cualquier
investigador que emplee los mismos métodos o estrategias de recolección de datos,
obtendrá resultados similares.
La validez concierne a la interpretación correcta de los resultados y se convierte
en un soporte fundamental de las investigaciones cualitativas.
La transferibilidad o aplicabilidad consiste en poder trasferir los resultados de la
investigación a otros contextos. Si se habla de transferibilidad se tiene en cuenta que los
fenómenos estudiados están íntimamente vinculados a los momentos, a las situaciones
del contexto y a los sujetos participantes de la investigación.
49
Capítulo 3
RESULTADOS
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población.
En la actualidad en la entidad existen riesgos de un mal control en los bienes,
por este motivo se ha realizado el estudio investigativo donde se ha obtenido
información de importancia relevante
A través de entrevistas se podrá conocer las necesidades que tiene la entidad, la
prevención de situaciones que puedan perjudicar a los bienes de la Coordinación Zonal
5 del Ministerio de Industrias y Productividad, y la importancia de un manual de control
interno.
Para el desarrollo de la investigación se empleó en la Coordinación Zonal 5 en la
ciudad de Guayaquil, un estudio por 7 preguntas, las cuales se orientan a conocer
información de las necesidades, relacionado al tema de investigación.
3.1 Diagnóstico, estudio de campo
Figura 4: distribución de la muestra sobre la codificación de los bienes
25%
75%
¿Los bienes de la institución que usted administra tienen codificación clara?
SI
NO
50
Análisis: según los datos obtenidos en esta pregunta se puede establecer que el
25% de los funcionarios involucrados dicen los bienes de larga duración que están bajo
su responsabilidad tiene codificación clara, mientras que el 75% asegura que la
codificación no es clara.
No disponer de codificación de los activos de larga duración y existencias,
significa que la institución no tiene las facilidades para ubicarlos en su interior, todas las
empresas utilizan sistemas de codificación de inventarios que faciliten su ubicación e
identificación considerando variables como: nombres, marcas, tamaños, entre otros,
para facilitar su administración. Debido al tamaño de la institución, administrar los
activos de larga duración sin el empleo de sistemas de codificación, es una tarea
complicada y por ello mal gestionada, los administradores pierden la ubicación y
control de los inventarios con facilidad.
51
Figura 5: distribución de la muestra sobre la existencia de manual de procedimiento interno
Análisis: ante la pregunta sobre la existencia de algún manual de procedimiento
interno para el control y manejo de bienes de larga duración, el 100% de los
encuestados respondieron que no conoce.
La inexistencia de un manual de procedimiento interno para el control y manejo
de bienes de larga duración es incumplimiento de una disposición de los entes
controladores como es la Contraloría General de Estado. El manual de procedimiento
interno orienta y dirige la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que
han sido adquiridos o asignados para el uso de la institución y que se hallen en su poder
a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes.
El manual de procedimiento interno para el control y manejo de bienes de larga
duración es una herramienta importante para que los funcionarios y trabajadores de la
Coordinación Zonal 5 conozcan la cantidad exacta de activos y existentes, e impide la
correcta aplicación del inventario físico de bienes de larga duración.
¿La institución posee algún manual de procedimientos interno para la gestión de los bienes de larga duración?
SI NO
52
Figura 6: distribución de la muestra sobre la ubicación incorrecta de los bienes de la institución
Análisis: ante la pregunta sobre el movimiento de activos sin la debida
autorización de sus custodios de una sección a otra el 50% de los encuestados
respondieron que han podido constatar esta irregularidad, mientras que el otro 50%
responde que desconoce sobre este asunto.
El traslado de activos de un lugar a otro es una actividad común en toda
organización, cuando se lo realiza de forma deliberada y sin coordinación con el
custodio del bien se pierde contacto visual y físico, y si a esta situación se le agrega la
falta de codificación, la situación se complica aún más.
La orden de cambiar de ubicación el bien en muchas ocasiones proviene de
funcionarios de alto nivel con poder de decisión, pero como no hay un manual de
proceso interno de gestión para el control y manejo de bienes de larga duración, no se
sabe cómo proceder y se cometen errores.
¿Cuál es el nivel correcto de depreciación de los bienes?
50% 50%
¿Conoce usted de la existencia de algunos Bienes de larga duración
que se encuentren en algún departamento distinto al que lo solicitó?
SI
NO
53
Figura 7: distribución de la muestra del nivel correcto de depreciación
Análisis: ante la pregunta sobre el nivel de precisión del proceso de depreciación
realizado por la institución el 25% de los encuestados consideran que es medio y el 75%
restante lo consideran que es bajo.
Fácilmente se puede comprender que este proceso no se lo está realizando de
forma correcta, que existen bienes que conservan en libro sus costos originales, cuando
en realidad por su uso han perdido valor. Incluso algunos ya han cumplido su vida útil y
debían ser reemplazados.
A su vez la falta en libros contables de la depreciación, hace que la
información financiera de la Coordinación Zonal 5 sea imprecisa y no muestre la
situación financiera real de la institución. Esta desinformación hace que los
administradores tomen decisiones equivocadas.
0% 25%
75%
¿Cuál es el nivel correcto de depreciación de los bienes?
ALTO
MEDIO
BAJO
54
Figura 8: distribución de la muestra de constataciones físicas
Análisis: preguntando a la muestra sobre frecuencia de la realización de
inventarios físicos el 25% responde que lo hace trimestral, otro 25% lo realiza cada 6
meses, mientras que el restante 50% lo hace cada año.
La realidad es que la institución no es de alta rotación de inventarios, donde sea
necesario los inventarios físicos en periodos cortos, pero la movilidad de ellos de un
departamento a otro, en donde los funcionarios disponen de ellos sin autorización previa
y sin seguir proceso alguno, es necesario realizar constataciones en periodos cortos. Lo
práctico no es esperar al cierre de año para realizar este control, se debe implementar
una política de monitoreo permanente para disminuir el margen de error, mejorar los
procesos operativos e incrementar la exactitud de la información.
La exactitud de inventarios proviene por la aplicación de modelos desgastados
que se imponen desde funcionarios que subordinaban al área contable, que maximizan
las necesidades de movilidad de los bienes sobre la posibilidad de contar con
información exacta, la cual afecta en el resultado anual de entidad.
25%
25%
50%
¿Con que frecuencia realizan inventario físico?
Trimestral
Semestral
Anual
55
Figura 9: distribución de la muestra sobre reclasificación de los activos.
Análisis: preguntando a la muestra si conocen sobre la reclasificación de los
bienes de larga duración, el 100% responde que no conoce que ese proceso se haya
realizado.
Los activos fijos de la Institución puedes ser clasificado de acuerdo a uso que se
le dé, bienes de administración, producción, proyectos o programas. Los activos fijos o
existencias has sido trasladados de un área a otra, es decir de administración han sido
llevados a producción; o de proyectos han sido trasladado a programas. Sin que exista
registro alguno donde se detalle la nueva ubicación, sus características o custodia actual,
información necesaria al momento del inventario físico.
Los departamento pertenecen a misma institución, es decir los activos no están
perdidos, pero la gestión de activos debe organizar estos movimientos para que facilite
su identificación y ubicación cuando sea necesaria su constatación.
¿Los bienes de la institución han sido reclasificados?
SI NO
56
Figura 10: distribución de la muestra sobre gestión de existencias.
Análisis: se cuestiona a la muestra sobre su opinión sobre la administración de
existencias (Materiales de Oficina, Materiales de Aseo, etc), el 75% la considera buena,
mientras que el 25% la califica como regular, ninguno de los encuestados considera que
es mala.
Las existencias son productos que se entregan bajo pedido de funcionarios que
fundamentan sus requisiciones en tipo de material, calidad y cantidad. Son ellos los que
reciben el pedido y se encargan de repartir a cada departamento según sus necesidades y
solicitudes previas.
Los custodios de las existencias las controlan de forma rigurosa su ubicación,
mantenimiento, consumo, distribución y toda gestión que los involucre. Además son
productos de consumo diario y alta rotación, muy necesarios para desarrollar las
activadas relacionadas con la administración misma de la institución. Muchos de los
custodios dan a las existencias cuidado personalizado y evitan anomalías en su
administración porque son ellos los afectos en caso de falta durante su gestión laboral.
75%
25% 0%
¿Cómo califica la gestión de existencias (Materiales de Oficina,
Materiales de Aseo, etc)?
BUENA
REGULAR
MALA
57
3.2 Diagnostico, estudio documental.
Conciliación de Saldos Contables con Inventarios
Conciliación de Saldos Contables con Inventarios, de acuerdo con la
información proporcionada por el Guardalmacén en los inventarios físicos a esas fechas,
no coinciden con la registrada en libros, como se demuestra a continuación.
Tabla 6:
Saldos contables comparativos entre lo registrado en libros e inventario físico
Cuenta Descripción 2014 USD 2015 USD 2016 USD
1410103 Mobiliarios 237678.88 243689.71 243689.71
1410104 Máquinas y
equipos
107753.33 107846.32 107846.32
1410105 Vehículos 418447.64 418447.64 418447.64
1410106 Herramientas 2418.09 2418.09 2418.09
1410107 Equipo
informático
155463.57 173945.59 173945.59
1410302 Edificios y
residencias
346259.79 346259.79 346259.79
1410399 Otros bienes
inmuebles
16627.70 16627.70 16627.70
Total registro en libros 1284649.00 1309234.84 1309234.84
Total según los inventarios 626.545,33 645.370,78 640.852,29
Inventarios físicos
Es de anotar que no encuentran evidencias documentales que demuestren la
realización de constataciones físicas de inventario en períodos anteriores. La
constatación física consiste en verificar los bienes que están siendo utilizados por los
usuarios del MIPRO de Guayaquil.
58
La constatación física tiene como finalidad:
Disponer de inventarios actualizados de bienes de larga duración y de
control administrativo.
Determinar la ubicación, existencia y custodio de los bienes.
Contar con información contable actualizada, que permita conciliar los
saldos físicos con los contables.
Determinar bienes que están obsoletos e inservibles
La normativa señala que por lo menos una vez al año se realice la constatación
física de activos fijos y de bienes de control, sin embargo podría realizarse en varias
ocasiones dependiendo de las políticas institucionales determinadas por la máxima
autoridad en función del riesgo al que están sujetos los bienes.
Registro de inventario de Guardalmacén
También se constata que el registro de inventario de Guardalmacén esta
desactualizado sin codificación, bienes codificados pero que no se encuentran
inventariados; y, bienes dañados o que no se encuentran en uso, de los cuales no se han
realizado los procedimientos administrativos respectivos con la finalidad de darles de
baja.
Reclasificación de bienes
En el inventario de bienes de larga duración se encontraron bienes que son
motivo de reclasificación debido a que algunos bienes deben ser clasificados como
59
bienes de control administrativo, maquinaria y equipo, herramientas, equipos, paquetes
y sistemas informáticos.
El Coordinación Zonal 5 maneja únicamente el inventario de bienes de
administración, no se ha procedido a la clasificación del inventario de bienes para
programas y proyectos.
Bienes depurados.
A simple vista se puede observar la existencia de bienes en desuso y otros que se
encuentran en mal estado, como por ejemplo:
Tabla 7:
Bienes que deben ser depurados.
Bien Estado Ubicación
Estación de
trabajo de
tres cajones
Regular Secretaria
Teléfono Malo Secretaria
Estación de
trabajo de
tres cajones
Malo MIPYMES
Laptop
Computadora
Malo MIPYMES
Laptop
Computadora
Regular Secretaria
60
Capítulo 4
DISCUSIÓN
4.1 Contrastación empírica:
4.1.1 Conciliación de Inventarios
La conciliación de los inventarios es una actividad que se puede realizar
periódicamente de manera diaria, semanal o máximo mensualmente; el proceso consiste
en efectuar tomas físicas del inventario (activos fijos, materiales y producto terminado),
por lo menos una vez al año con la finalidad de establecer correspondencia con las
cifras establecidas en los libros contables, o en su defecto, para definir las diferencias
existentes entre los saldos contables y las tomas físicas. Para los casos en los que las
desviaciones de valores son en menos, se procederá con los procesos legales pertinentes
o en última instancia, el establecimiento de responsabilidades.
La Contabilidad Gubernamental permite obtener información financiera
consolidada, a diversos niveles de agregación de datos, según las necesidades de la
administración o en función de requerimientos específicos.
Dicha información financiera se prepara a nivel institucional, sectorial y global;
presenta agregados netos de las cuentas patrimoniales, de los resultados de gestión y de
las cuentas de orden, así como de los informes presupuestarios producidos por los entes
financieros objeto de consolidación.
61
La estructura y contenido de los informes consolidados son fijados por el
Ministerio de Economía y Finanzas y se la preparará a base de la información
financiera, patrimonial y presupuestaria que le proporcionarán los dignatarios,
funcionarios o servidores públicos de las instituciones del Sector Público no Financiero,
en los plazos establecidos en la Ley.
Todo lo antes indicado evidencia la falta de conciliación de saldos contables con
los inventarios por parte de las Contadoras de la Coordinación Zonal 5 del período
analizado, situación que se encuentra al margen de lo establecido en el artículo 15) del
Reglamento Administración y Control de Bienes del sector Público, emitido por la
Contraloría General del Estado y publica según Registro Oficial 751 de 10-may.-2016. .
Art. 15.- Del control, de la obligatoriedad de inventarios, y la
constatación física.- El Guardalmacén entregará las existencias a la
unidad administrativa solicitante. El titular de la unidad
administrativa delegará al Custodio Administrativo designado, para
efectuar las siguientes funciones: recepción, administración, control,
custodia, y distribución de las existencias. El control de las
existencias se manejará a través del uso de un registro de ingresos y
egresos, sobre la base de lo señalado en el artículo anterior del
presente reglamento. El Custodio Administrativo informará sobre las
necesidades del área a la que pertenece, previa la autorización del
titular de la unidad administrativa correspondiente. La constatación
física deberá efectuarse por lo menos una vez al año, en el último
trimestre, a efecto de establecer correspondencia con las cifras
contables o, cuantificar las diferencias existentes. En caso de
62
encontrarse novedades, se validará esta información con la que
aparezca en las hojas de vida útil o en el historial de las existencias y
se presentará un informe a la máxima autoridad de la entidad u
organismo o su delegado, en la primera quincena de cada año. La
identificación de las existencias incluirá la peligrosidad, caducidad
y/o requerimiento de manejo especial en su uso (Contraloría General
del Estado, 2016, p. 8)
4.1.2 Reclasificación de Bienes y Existencia
Durante el proceso de inventario físico se encontraron bienes con clasificaciones
distintas, sin codificación o bienes codificados pero que no se encuentran inventariados;
y, bienes dañados o que no se encuentran en uso, de los cuales no se han realizado los
procedimientos administrativos respectivos con la finalidad de darles de baja, lo que
evidencia que el inventario proporcionado no es actualizado, contrario a lo que señala el
artículo 17 del Reglamento de Administración y Control de Bienes del Sector Público,
emitido por la Contraloría General del Estado y publica según Registro Oficial 751 de
10-may.-2016. .
Art. 17.- Reclasificación.- En los casos en los cuales los bienes
hubieren sido registrados en una categoría errónea sin que cumplan
con las condiciones descritas en el presente reglamento, se procederá
a reclasificarlos en el grupo de bienes a los cuales correspondan,
debiéndose realizar los ajustes contables y de inventario necesarios,
con respaldos en la documentación pertinente y competente
(Contraloría General del Estado, 2016, p. 9)
63
4.1.3 Registros de Bienes y Existencia
Es importante señalar que se encontraron bienes sin valoración, ni tampoco
estaban registrados en la contabilidad de la institución, contraviniendo el artículo 14 del
Reglamento de Administración y Control de Bienes del Sector Público, emitido por la
Contraloría General del Estado y publica según Registro Oficial 751 de 10-may.-2016.
Art. 14.- Registros.- Se registrarán las adquisiciones de
existencias y sus disminuciones conforme a las necesidades
institucionales observando lo siguiente:
- Estos registros serán controlados mediante el método de
control de inventarios Permanente ó Perpetuo, con la emisión y
legalización de documentos de ingresos y egresos de bodega llevados
en la unidad administrativa encargada de su manejo y sólo en
términos de cantidades.
- La documentación relativa al movimiento de ingresos y
egresos se remitirá periódicamente a la unidad contable para la
valoración, actualización y conciliación respectiva. Dicha
periodicidad podrá ser semanal o mensual, en todo caso no podrá ser
mayor a un mes.
- El Custodio Administrativo de cada Unidad Administrativa
llevará una hoja de control por existencias, en la que constará:
identificación y descripción de los inventarios, fecha, cantidad,
64
nombre del Usuario Final y firma. (Contraloría General del Estado,
2016, p. 8)
4.2 Limitaciones
La investigación se realizó en la Coordinación Zonal 5 y abarca la
Administración de Bienes de larga duración, durante el periodo
comprendido entre 2014 al 2016.
Todos los procesos deben ajustarse a la normativa legal expedida
tanto por el Ministerio de Finanzas y la Contraloría General del Estado,
sobre la administración de Bienes de Larga Duración, el principal lo
expuesto en el Reglamento Administración y Control de Bienes del Sector
Público, emitido por la Contraloría General del Estado y publicado según
Registro Oficial 751 de 10-may.-2016.
La información se obtiene de los registros contables según la cuenta
código 14 “Inversión en bienes de larga duración”, donde se incluye Bienes
Administración, producción, proyectos y programas; además de información
provienen del Guardalmacén del MIPRO Guayaquil.
4.3 Líneas de investigación:
Las conclusiones finales de la presente investigación sin duda dan respuestas a
las cuestiones planteadas al inicio del estudio, descubren las causas que originan la
inadecuada gestión de los inventarios de larga duración y existencia en el MIPRO
Guayaquil, pero deja abierta la puerta para investigar sobre las similitudes y diferentes
formas de aplicar las normas contables sobre bienes de larga duración en empresas
65
públicas y privadas. Todo hace suponer que en las empresas públicas la gestión de
bienes de larga duración ocasiona problema, mientras que en las privadas se la puede
considerar amigable.
4.4 Aspectos relevantes
El sistema de clasificación ABC, se anota como el más empleado para controlar
los inventarios, el ordenamiento gira en torno a la rotación o valoración de los activos,
sin embargo en esta investigación se demuestra que los documentos son herramientas
que facilitan la observación, codificación y ordenamiento de los activos de larga de
duración. Además se emplea la constatación física de los inventarios para determinar la
veracidad de las cifras en los libros contables. Comprobación que motiva los ajustes
necesarios y las correcciones en la información financiera.
66
Capítulo 5
PROPUESTA
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS
(ACTIVOS FIJOS)
COORDINACIÓN ZONAL 5
67
5.1 Objetivo
Establecer y definir los lineamientos generales dentro del proceso de adquisición,
capitalización, control, custodia, transferencias, bajas, venta y donaciones así como el
tratamiento contable de los activos fijos y existencias que prestan su servicio en el
desarrollo de las actividades operativas y/o administrativas de la Coordinación Zonal 5.
5.2 Campo de aplicación
Este procedimiento será de aplicación general para todas las áreas o departamentos de la
Coordinación Zonal 5, que adquieran, utilicen y custodien activos Propiedad, Planta y
Equipos.
5.3 Definiciones generales
Para la aplicación adecuada del presente Procedimiento, es importante describir los
conceptos relativos a los Activos Propiedad, Planta y Equipo de acuerdo con las
normativas contables y tributarias vigentes:
Concepto de Activos: Recursos controlados por la Institución como resultado
de sucesos pasados, del que la empresa espera recibir en el futuro beneficios
económicos.
Activos Propiedad Planta y Equipos: son todos aquellos bienes que presentan
las siguientes características:
Su costo es igual o mayor a US 100,00 (Cien dólares americanos 00/100).
Generan o apoyan a la obtención beneficios económicos futuros.
Su vida útil es mayor a un año.
Son usados en la prestación de los servicios, para arrendarlos a terceros y en
el desarrollo de las actividades propias del giro de la institución.
68
Para efectos de este manual, se utilizará la abreviatura de APPE para señalar
a los Activos Propiedad, Planta y Equipo.
Depreciación: es la distribución sistemática del costo de un activo a lo largo de
su vida útil.
Valor residual de un activo: es el importe estimado que la institución podría
obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los
costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la
antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
Vida útil: es el período durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la
institución.
Código: numeración individual que personaliza a cada Activo Propiedad, Planta
y Equipo de la Coordinación Zonal 5.
Listado de APPE: Para efectos del presente documento, se define como el
registro del conjunto de todos los activos propiedad, planta y equipo de la
Institución y que se encuentran codificados para su debido control y custodio.
Requerimiento de Adquisición de APPE: Manifestación expresa mediante la
cual se solicita la adquisición de determinados bienes debidamente justificadas y
emitidas por las diferentes áreas de la Institución.
Período de Depreciación: Período que comenzará cuando la factura de compra
se ingrese al módulo de Activo fijo y esté disponible para su uso, esto es, cuando
se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la
forma correcta.
Repuesto: parte o pieza de un mecanismo que se tiene dispuesta o es necesaria
su adquisición para sustituir a otra.
69
El incumplimiento al presente documento será considerado como una falta del
funcionario.
5.4 Responsabilidades
Coordinador Zonal 5:
Definir, aplicar, controlar y difundir la política de manejo, control y
mantenimiento de los Activos Propiedad, Planta y Equipo de la Coordinación
Zonal 5.
Analizar las inversiones de Activos Propiedad, Planta y Equipo.
Proporcionar los recursos que aseguren el buen funcionamiento de los APPE.
Aprobar el cronograma anual de la toma física de los APPE de la Institución.
Aprobar las nuevas adquisiciones o bajas de los APPE.
Jefe de área
Verificar el buen funcionamiento de los APPE en cada una de las
instalaciones de la compañía.
Coordinar la entrega de los insumos necesarios para el mantenimiento de los
APPE.
Velar por el cumplimiento del cronograma de mantenimiento de APPE.
Coordinar anualmente la toma física de los APPE de la Institución.
Preparar la orden de compra de los APPE autorizados para su adquisición.
Proporcionar al asistente contable toda la documentación necesaria para el
ingreso de los APPE al sistema de la Institución.
70
Contadora General:
Preparar el Cronograma anual para la toma física de los APPE a fin de
solicitar la respectiva aprobación de la Dirección de Apoyo a la Gestión de la
Coordinación Zonal 5.
Verificar la aplicación apropiada de la vida de útil de los APPE con base en
las NIIF y normativa tributaria vigente.
Asegurar que todos los APPE se encuentren ingresados en los registros de la
Coordinación Zonal 5.
Informar a la Directora de Apoyo a la Gestión de la Coordinación Zonal
acerca de los APPE que ya han cumplido su vida útil.
Asistente Contable-APPE:
Velar por el cumplimiento de las disposiciones emanadas del presente
documento, la elaboración, control y custodia de todos los documentos
contenidos en él.
Llevar el control del listado de los APPE de la Coordinación Zonal 5, así
como del registro y tratamiento contable de los mismos, velando en todo
momento por la identificación e individualización de cada uno de ellos. La
individualización deberá contener al menos los siguientes aspectos: tipo de
bien, fecha de adquisición, periodo de depreciación, ubicación, custodio
(persona y área) y determinar su estado en cada uno de los controles de
observación que se efectúe.
Constatar que el periodo de vida útil asignado a cada uno de los APPE, se
encuentre de acuerdo con lo establecido en las NIIF y a la normativa
tributaria vigente.
71
Ejecutar el Cronograma de Toma Física anual de los APPE aprobado por el
Coordinador Zonal.
Llevar el control y custodia de los requerimientos de adquisición de activos
fijos así como de la elaboración y control de los documentos de recepción de
activos.
Informar mensualmente a la Contadora General los APPE que han terminado
su vida útil contable.
Elaborar los formatos que den cuenta de la pérdida, robo u otras causales que
determinen el dar de baja los APPE, de acuerdo a los formularios
establecidos.
Ejecutar la entrega de los insumos para mantenimiento de acuerdo al proceso
de Control de Inventarios respectivo.
De los Custodios
Utilizar apropiadamente los APPE bajo su custodia.
Verificar que los APPE recibidos concuerdan con las características y
detalles señalados en el formulario “Ingreso de APPE”.
Asegurarse de que los APPE se encuentren en las condiciones físicas
adecuadas de acuerdo a sus propias características.
Reportar al Asistente Contable de manera oportuna, cualquier daño,
deterioro o cambio de ubicación del bien asignado bajo su custodia, a través
del documento “Cambio de Custodio APPE” y “Baja de APPE”
5.5 Procedimiento de requerimiento
Reconocimiento de los Activos Propiedad, Planta y Equipo
5.5.1 La propiedad planta y equipo será reconocida cuando:
72
a) Es probable que la comunidad obtenga beneficios de servicios futuros asociados
al elemento y
b) El costo del elemento puede medirse con fiabilidad.
5.5.2 Medición Inicial
La medición inicial de la Propiedad Planta y Equipo será al costo, que incluye:
a) El precio de adquisición que incluye honorarios, aranceles, impuestos no
recuperados, después de deducir descuentos y rebajas.
b) Costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en
condiciones que pueda operar de la forma prevista por la Coordinación. Estos costos
pueden incluir costos de entrega, manipulación, instalación, montaje y la
comprobación de que el activo funcione adecuadamente.
5.5.3 Medición Posterior
La medición posterior de la propiedad planta y equipo será:
a) Costo
b) Depreciación acumulada
5.5.4Depreciación
El activo se deprecia desde el momento en que ingresa a la compañía; esto es, con la
factura al módulo de activos fijos, desde que se encuentra disponible para su uso, en
la ubicación y en las condiciones necesarias para operar en la forma prevista por la
Dirección.
5.5.5 Método de Depreciación
El método de depreciación seleccionado por la empresa es línea recta y será
calculado dentro del sistema por el mes completo.
73
5.5.6 Evaluación de la Vida Útil y Valor Residual
Para determinar la vida útil, la empresa debe atender lo siguiente:
a) La utilización prevista del activo
b) El desgaste físico esperado
c) La obsolescencia técnica o comercial
d) Los límites legales o restricciones para el uso del activo.
Como alternativa la Institución tomará como referencia la vida útil establecida en las
normas legales.
Tabla 8:
Tabla de Depreciación.
Tipo de Activo Fijo Vida útil % Depreciación
Maquinarias, equipos y muebles 10 años 10% anual
Vehículos, equipos de transporte y
equipo caminero móvil
5 años 20% anual
Inmuebles (excepto terrenos), naves,
aeronaves, barcazas y similares
20 años 5% anual
Equipos de Computación 3 años 33% anual
74
Deterioro del Valor de la Propiedad Planta y Equipo
La Institución en cada cierre de ejercicio económico realizará pruebas para determinar si
existe o no deterioro del valor de sus activos, para ello tomará como base las fuentes de
información interna y externa que le permita determinar el deterioro.
Las pérdidas contables por determinación de deterioro deben ser reconocidos de manera
inmediata en el estado de resultado, de igual forma cualquier reversión de la pérdida
inicial de deterioro debe ser reconocida en el estado de resultados.
Recepción de Bienes
Una vez que los activos sean entregados a la Coordinación Zonal 5, el Asistente
Contable deberá registrar en el Formulario “Ingreso de APPE” la entrega de los
mismos.
Custodia de Bienes
La custodia de los bienes será responsabilidad de la persona estipulada en el formulario
“Ingreso de APPE”. Para los posteriores traslados de los que pudiera ser objeto el bien,
se utilizará el formulario “Cambio de Custodio APPE”, que deberá estar firmado por
quien entrega y recibe el bien, el Jefe de Área y el Asistente Contable, quien además
de coordinar el traspaso, se encargará de almacenar estos documentos.
Cualquier activo que sea cambiado de localización y/o custodio, deberá ser informado al
Asistente Contable por el Área que solicite el cambio. El cambio deberá ser autorizado
por el Coordinador Zonal 5 mediante comunicación escrita.
Una vez realizado el traspaso se deslinda de responsabilidad del que entrega,
asumiéndola el nuevo custodio.
Contabilización de los bienes de Activos Propiedad, Planta y Equipo.
75
La contabilización de los bienes de Activos PPE debe ser registrada en dólares.
En la moneda local se controlarán la depreciación calculada de acuerdo a las Normas de
Contabilidad Gubernamental y lo establecido en el presente procedimiento.
El método de depreciación será lineal o en línea recta considerando para ello períodos
mensuales idénticos por lo que la pérdida de valor es idéntica en todos los meses, salvo
circunstancias particulares que serán analizadas por la Directora de Apoyo a la Gestión
y la Contadora General en cada caso.
5.6 Baja o venta de activos propiedad planta y equipo
La enajenación, eliminación o baja de bienes del Activo PPE se efectuará de acuerdo al
siguiente procedimiento:
Generalidades:
Los bienes de los Activo PPE que hayan cumplido el término de su vida útil, se
encuentren deteriorados, hayan caído en obsolescencia o hayan dejado de prestar la
utilidad para la cual fueron adquiridos, pueden ser dados de baja. La aprobación
emanará del Coordinador Zonal.
Los bienes de los APPE que hayan sido objeto de pérdida, robo o destrucción deben
ser informados inmediatamente por el custodio al Asistente Contable, quien a su vez
pondrá en conocimiento de la situación a la Directora de Apoyo a la Gestión por
medio de la presentación de un memorándum que avale la condición y/o los motivos
que generaron alguna de las situaciones descritas y que debe estar suscrita tanto por
él como por el custodio.
Procedimiento para eliminación de bienes del Activo PPE
76
Será responsabilidad del encargado de los APPE y el Asistente Contable, completar el
formulario “Baja de APPE”, por cada uno de los bienes que se pretenda dar de baja, y
obtener aprobación de los niveles que corresponda según lo indicado en el punto
anterior.
Obtenida la aprobación correspondiente, será responsabilidad de la Dirección disponer
de los bienes, en los términos legales.
5.7 Toma física de activos propiedad, planta y equipos
A fin de constatar físicamente la existencia y el estado de los APPE con los que cuenta
la Institución en sus registros contables, se deberá realizar al menos una vez al año la
toma física de los mismos.
Esta actividad deberá ser organizada y controlada por el Director de Apoyo a la Gestión
como responsable de los recursos económicos que tiene la Institución y contará con el
apoyo de la Contadora General. Para el desarrollo de esta actividad, es necesario
considerar que la Contadora General, deberá contar con el personal necesario y la
coordinación oportuna de los Jefes de Área.
77
Conclusiones
Realizado el análisis de los procedimientos de control interno de activos
fijos se pudo determinar que los procesos de inventario físico, traslado de
activos, codificación y gestión administrativa, no siguen ningún método,
son realizadas de forma empírica y sin puntos de control,
constituyéndose en los puntos de mayor conflicto.
Con referencia al segundo objetivo específico, evaluada la información
contable se pudo determinar que la depreciación de los activos fijos no se
la ha estado realizando de acuerdo a la norma contable establecida. Los
bienes de larga duración están sobrevalorados en libros, los saldos son
irreales.
El proceso de control interno es inexistente, falta registro de ingreso de
bienes de larga duración, algunos bienes están en departamentos distintos
a los que los solicitaron inicialmente, algunos están en desuso o
deteriorado, los custodios desconocen la ubicación exacta de los bienes,
no se han realizado reclasificación de bienes y no se dispone de registros
o formularios que formalicen las operaciones que involucren bienes de
larga duración. Ante esta realidad se propone un manual de
procedimiento interno para regular la gestión de bienes de larga duración
de la Coordinación Zonal 5.
78
Recomendaciones.
Debido a que los procedimientos de control interno de activos fijos son
empíricos se recomienda que estos sean regularizados mediante la
aplicación de métodos que faciliten su control, donde se especifique el
camino a seguir para la ejecución de inventario físico, traslado de activos
y gestión administrativa, además de regularizar la cadena de custodia y
responsabilidades
Se determina que hay irregularidades contables, el valor de libro de los
bienes de larga duración son irreales, debido a la falta de depreciación, se
recomienda que se sigan los procesos que determina la norma de
contabilidad gubernamental y lo que dispone las Leyes y Reglamentos
del sector público, con la finalidad de que los estados financieros
presenten datos actuales y reales.
Se recomienda aplicar el manual de procedimiento interno para regular
la gestión de bienes de larga duración de la Coordinación Zonal 5, con el
propósito de mejorar la gestión administrativa y de control y que las
acciones de traslado, baja y depreciación de los activos fijos se la realice
de forma regularizada.
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81
Apéndice A
Informe de auditoría con observaciones
Contraloría General del Estado.
Inadecuada gestión
contable
Inadecuado control
físico de los activos de
larga duración
Falta de planificación de la gestión de
los activos de larga duración
Incumplimiento de las
normas contables
Información contables
desactualizada
Inadecuada gestión de los activos de
larga duración
82
Apéndice B
83
Apéndice C
84
Apéndice D
85
Apéndice E