udhëzimet themelore për planifikimin e investimeve kapitale

“Mbështetja e procesit të planifikimit të investimeve kapitale për Kompanitë Rajonale të Ujësjellësave në Kosovë”

Udhëzimet Themelore për Planifikimin e Investimeve Kapitale Mbështetja për Task Forcën e Ujit.

Mbështetur nga:

Republika e Kosovës

Zyra e Kryeministrit dhe

E parashtruar nga:

Richard Schuen Ramiz Kokollari

11.08.2010

Mbështetja për Task Forcën e Ujit Udhëzimet Themelore për Planifikimin e Investimeve Kapitale Mbështetja e procesit të planifikimit të investimeve kapitale për Kompanitë Rajonale të Ujësjellësit të Kosovës

Faqe2

LISTA E SHKURTESAVE AKP Analiza Kosto Përfitim AKZhIE Agjencioni për Koordinim dhe Zhvillim i Integrimeve Evropiane AKM Agjenci Kosovare e Mirëbesimit BD Bordi i Drejtorëve BB Banka Botërore DU Departamenti i Ujrave (MMPH) EASH Expert Afat Shkurtë FUK Fondi i Ujërave i Kosovës GIS Sistemi Informativ Gjeografik IFI Institucionet Financiare Ndërkombëtare IHM Institucioni Hidrometeorologjik (MMPH) IKSHP Instituti Kombëtar i Shëndetit Publik KASH Korniza Afatmesme e Shpenzimeve

KFW Kreditanstalt für Ëiederaufbau (Banka Gjermane për Rindërtim dhe Zhvillim)

KPU Këshillëtari i Politikave të Ujërave KM Kryeministri KShU Këshillëtari për Shërbime të Ujërave MAPL Ministria e Administrimit të Pushtetit Lokal MBPZhR Ministria e Bujqësisë Pylltarisë dhe Zhvillimit Rural MEF Ministria e Ekonomisë dhe Financave MMPH Ministria e Mjedisit dhe Planifikimit Hapësinorë MPJ Ministria e Punëve të Jashtme MPMS Ministria e Ounës dhe Mirëqenies Sociale NBK Norma e Brendësme e Kthimit SCO Zyra Zvicerane për Bashkëpunim SECO Sekretariati Shetëror për Çështje Ekonomike SIM Sistemi Informativ për Menaxhmentin TFU Task Forca e Ujit ToR Termat e Referencës UNMIK Misioni i Kombeve të Bashkuara në Kosovë USAID Agjencini për Zhvillim Ndërkombëtar i SHBA VTN Vlera e Tanishme Neto ZKM Zyra e Kryeministrit ZLKM Zyra Ligjore e Kryeministrit ZVKM Zëvendës Kryeministër ZNKE Zyra Ndërlidhëse e Komisionit Evropian ZRRUM Zyra Rregullatore për Ujë dhe Mbeturina


Faqe3

TABELA e PËRMBAJTJES

PREZANTIMI DHE STRUKTURA E UDHËZIMEVE ................................................ 4 Kërkesat e përgjithshme .................................................................................................................. 4 Pjesa A: Identifikimi i Projektit ...................................................................................................... 4 Pjesa B: Formulimi dhe Zbatimi i Projektit ................................................................................. 5 Pjesa C: Vlerësimi dhe Auditimi i Projekit ................................................................................... 5

KËRKESAT E PËRGJITHËSHME .......................................................................... 7

PËRMBLEDHJE E PËRGJEGJËSIVE TË PROPOZUARA ........................................... 9

PJESA A: - IDENTIFIKIMI I PROJEKTIT .............................................................. 11 Monitorimi në vazhdimësi i politikave kombëtare të ujit ........................................................ 13 Shqyrimi i performansës në të kaluarën të KRUs .................................................................... 15 Menaxhimi i Aseteve .................................................................................................................... 16 Marrja për bazë e kërkesave rregullatore ................................................................................... 17 Përcaktimi i burimeve financiare në dispozicion ...................................................................... 18 Gjenerimi i listës së projekteve të mundshme (potenciale) ..................................................... 19 Prioritizimi i projekteve ................................................................................................................ 20

PJESA B: - FORMULIMI DHE ZBATIMI I PROJEKTIT ........................................... 21

PJESA B-1 – FORMULIMI I PROJEKTIT .............................................................. 22 Hartimi i studimit të fizibilitetit ................................................................................................... 24 Hartimi i Planit të Prokurimit ...................................................................................................... 25 Përmbyllja e aplikacioneve dhe marrëveshjeve financiare ....................................................... 26

PJESA B-2: ZBATIMI I PROJEKTIT ..................................................................... 29 Hartimi i dokumentave të tenderit dhe dosjes së tenderit ...................................................... 30 Shtojcë: Përmbajtja tipike e dosjes së prokurimit ..................................................................... 31 Zbatimi i prokurimit ..................................................................................................................... 32

PJESA C: VLERËSIMI DHE AUDITIMI I PROJEKTIT ............................................ 33 Vlerësimi dhe Auditimi i Projektit .............................................................................................. 36


Faqe4

Prezantimi dhe Struktura e Udhëzimeve Këto Udhëzime adresojnë (i) kërkesat e përgjithëshme për planifikimin e investimeve kapitale për KRUtë e Kosovës dhe (ii) procesin e planifikimit të investimeve kapitale të këtyre kompanive.

Kërkesat e përgjithshme Kërkesat e përgjithshme kanë për qëllim të adresojnë çështjen e nënshpenzimit të investimeve kapitale dhe të japin udhëzime për kohën dhe zhvillimin e procesit. Kërkesat e përgjithshme kanë për synim:

Të reflektojnë në procesin e planifikimit të investimeve kapitale identifikimin e projektit dhe grupimin e investimeve të ndërlidhura si një funksion vjetor ciklik

Racionalizojnë procesin përmes grupimit të kostove të ndërlidhura të investimeve (punimet, pajisjet, etj) në kuadër të projektit të vetëm

Zhvendosjen e fokusit të programit të kostove kapitale dhe të menaxhimit drejt projekteve shumëvjeçare dhe të përdorimit më të madh të kontratave shumë-vjeçare

Përfshirjen e investimeve kapitale të financuara nga jashtë në procesin e planifikimit të investimeve kapitale

Aty ku është e mundur të finalizojnë dizajnet teknike dhe dokumentacionin e tenderit përpara fillimit të vitit të ardhshëm buxhetor për të përcaktuar një afat kohor për aktivitetet e planifikuara të prokurimit

Aplikimin e vazhdueshëm të aktiviteteve të trajnimit dhe ndërtimit të kapaciteteve Dizajnimin e qartë të përgjegjësive organizacionale dhe institucionale me KRUtë

Udhëzimet për procesin e planifikimit të investimeve kapitale janë të srukturuara në tre pjesë:

Pjesa A: Identifikimi i Projektit Pjesa A përfshin të gjitha aktivitetet dhe hapat e nevojshme që do të ndërmerren para se një projekt i veçantë është identifikuar. Këto aktivitete më tej mund të ndahen në (i) aktivitetet horizontale, të cilat duhet të kryhen në mënyrë të vazhdueshme dhe duhet të formojnë një pjesë të praktikave të biznesit të KRUve dhe (ii) aktivitetet e synuara për të identifikuar projekte të veçanta të invevestimeve kapitale. Aktivitetet horizontale përfshijnë:

Monitorimin e vazhdueshëm të politikave kombëtare të ujit Shqyrtimin e performansës së kaluar të KRUve Menaxhimin e Aseteve Marrjen për bazë të kërkesave rregullatore Përcaktimin e burimeve financiare të disponueshme

Aktivitetet specifike të projektit përfshijnë:

Prodhimin e listës me projekte të mundshme Prioritizimin e projekteve


Faqe5

Pjesa B: Formulimi dhe Zbatimi i Projektit Pjesa B përbëhet nga të gjithë hapat e nevojshëm që do të ndërmerren gjatë formulimit dhe zbatimit të projektit. Aktivitetet gjatë hartimit të projektit janë të nevojshme për (i) vlerësimin e projekteve të identifikuara në hollësi, (ii) identifikimin dhe minimizimin e rreziqeve të përhershme të projekteve të investimeve kapitale, (iii) sigurimin e burimeve të nevojshme financiare dhe (iv) formulimin e një orari të mundshëm të prokurimit. Në veçanti këto aktivitete përfshijnë:

Hartimin e studimit të fizibilitetit Hartimin e planit të prokurimit Përmbylljen e aplikacioneve dhe marrëveshjeve financiare

Aktivitetet gjatë zbatimit të projektit janë të nevojshme për të (i) përcaktuar saktësisht ofertuesve të mundshëm se cilat shërbime, punë ose mallra do të prokurohen dhe nën cilat kushte, (ii) krijuar transparencë, çasje të hapur dhe konkurrencë, gjatë dhe pas procesit të tenderimit dhe (iii) përdorë në mënyrë efikase burimet në dispozicion. Këto aktivitete janë:

Hartimi i dokumenteve të tenderit dhe dosjes së tenderit Hartimi i procedurave të prokurimit Zbatimi i prokurimit

Pjesa C: Vlerësimi dhe Auditimi i Projekit Pjesa C mbulon aktivitetet të cilat normalisht zhvillohen pasi të jetë përfunduar faza e zbatimit të projektit dhe operacionet e aseteve të prokuruara të kenë filluar. Vlerësimi i projektit mund të bëhet (i) i brendshëm dhe (ii) për qëllime të jashtme dhe vlerëson arritjet e përgjithshme të objektivave të projektit si dhe nxjerr disa mësime për projektet e ardhshme. Auditimi i projektit kryhet nga auditorët e jashtëm të cilët vlerësojnë nëse të gjitha rregullat e aplikueshme dhe rregulloret janë respektuar dhe fondet janë përdorur si duhet. Grafikoni në vijim ilustron strukturën.


Faqe6

Figura 1: Struktura e Udhëzimeve

Në shënimet kryesore dhe listën kontrolluese janë të dhëna udhëzimet e përgjithshme mbi qëllimin dhe çasjen. Secili aktivitet është përshkruar duke u përgjigjur në pyetjet si në vijim:

1. Përse të zhvillohet ky aktivitet? 2. Kur duhet të zhvillohet ky aktivitet? 3. Si të zhvillohet ky aktivitet? 4. Kush duhet ta zhvilloj këtë aktivitet? 5. Çfarë do të jenë rezultatet e këtij aktiviteti?


Faqe7

Kërkesat e Përgjithshme Efikasiteti dhe efektiviteti i procesit të planifikimit kapital mund të rritet ndjeshëm në qoftë se kërkesat e përgjithshme në vijim janë zbatuar:

Të reflektojnë në procesin e planifikimit të investimeve kapitale identifikimin e projektit dhe grupimin e investimeve të ndërlidhura si një funksion vjetor ciklik

Shumë shpesh projektet janë zhvilluar dhe planifikuar në përgjigje të cikleve buxhetore se sa pjesë e proceseve të rregullta të biznesit të KRUve të Kosovës. Si pasojë projektet mund të jenë pa dizajne (ose me dizajne të pa kompletuara) apo studime të fizibilitetit dhe mund të bëhen kryesisht nga Departamenti i Financave dhe jo nga Departamentet Teknike / të zbatimit.

Racionalizojnë procesin përmes grupimit të kostove të ndërlidhura të investimeve (punimet, pajisjet, etj) në kuadër të projektit të vetëm Duke mos e bërë këtë, kompleksiteti dhe numri i operacioneve të prokurimit krijon rreziqe tjera shtesë të vonesave të zbatimit.

Zhvendosjen e fokusit të programit të kostove kapitale dhe të menaxhimit drejt projekteve shumë-vjeçare dhe të përdorimit më të madh të kontratave shumë-vjeçare

Kjo mund të mbështetet dhe avancohet përmes hartimit të planit të menaxhimit të burimeve ujore, për resurset të cilat janë licencuar për tu përdorur. Në përgjithësi një plan i tillë përbëhet nga pjesët e më poshtme kryesore:

o Përshkrimi i burimeve të ujit (sipërfaqësor, nëntokësor, burime alternative) në sasi dhe cilësi;

o Përshkrimi i zhvillimeve të tanishme dhe në të ardhmen i kërkesave të ujit nga përdoruesit e sektorëve të ndryshëm;

o Prezantimi i masave teknike (fizike) dhe operacionale për menaxhimin e ujit për të përmbushur kërkesat në shpërndarjen kalimtare dhe hapësinore duke pas në konsideratë aspektet sociale, mjedisore dhe ekonomike

Plani Kryesor (Master Plani) përbëhet nga këto detyra dhe aktivitete:

o Mbledhja e të dhënave dhe survejimi i Aseteve Ekzistuese o Vlerësimi i kërkesës për ujë o Eksplorimi i burimeve të reja ujore o Vlerësimi i bilancit ujorë o Plotësimi i standardeve për cilësi të ujit o Përputhja me standardet e shërbimeve o Identifikimi i zonave të ndërhyrjes me prioritet o Identifikimi i prioriteteve të investimeve o Identifikimi i Projekteve dhe Planeve Vjetore të Investimeve o Identifikimi i opcioneve të financimit dhe gjetjes së fondeve, duke përfshirë pjesëmarrjen

e sektorit privat o Kriteret e dizajnimit o Projektet ideore o Vlerësimet e kostos


Faqe8

Përfshirjen e investimeve kapitale të financuara nga jashtë në procesin e planifikimit të investimeve kapitale

Këto projekte duhet të formojnë një pjesë të strategjisë së KRUs. Nën rrethana të caktuara përdorimi i financave të jashtme të tilla si kreditë dhe ndihmat financiare nga organizatat ndërkombëtare dhe bilaterale mund të sjellin burime shtesë.

Aty ku është e mundur të finalizohen dizajnet teknike dhe dokumentacionin e tenderit

përpara fillimit të vitit të ardhshëm buxhetor për të përcaktuar një afat kohor për aktivitetet e planifikuara të prokurimit Finalizimi i dizajneve teknike, përgatitja e dokumentacionit të tenderit dhe dhënia e të dhënave të prokurimit zakonisht nuk inicohen deri në fillim të vitit buxhetor. Kjo mund të kontribuojë në (i) vonesat e fillimit të procesit të prokurimit, (ii) rritjes së rrezikut të ngadalësimeve të prokurimit për shkak të përgatitjes me nxitim të dokumentacionit të tenderit dhe (iii) reduktimin e kohës për zbatimin e projektit gjatë vitit buxhetor. Monitorimi i programit të shpenzimeve kapitale gjatë tremujorit të fundit të vitit duhet të përqëndrohet po ashtu në aktivitetet përgatitore të projekteve të cilat do fillojnë në vitin e ardhshëm.

Aplikimin e vazhdueshëm të aktivitetet të trajnimit dhe ndërtimit të kapaciteteve

Masat e trajnimit dhe ndërtimit të kapaciteteve duhet të jenë të vazhdueshme dhe të dokumentuara me kujdes në KRU për të ndërtuar njohuritë institucionale dhe për të shmangur që të gjitha kualifikimet janë të mbajtura dhe ushtruara nga individë të vetëm. Stafi i ri i angazhuar për funksionin e planifikimit të investime kapitale duhet të pranoj një "trajnim automatik", për bazat e metodologjisë dhe ‘trajnim në vendin e punës’.

Dizajnimin e qartë të përgjegjësive organizacionale dhe institucionale me KRUtë

Përgjegjësitë për procesin e planifikimit të investime kapitale brenda KRUs duhet të jenë të dizajnuara në mënyrë të qartë. Një ndarje e mundshme e përgjegjësive është e përmbledhur në faqet e ardhshme.


Përmbledhje e përgjegjësive të propozuara

Aktivitetet e Ndërlidhura me Planifikimin e Investimeve Kapitale Udhëheqja nga: Inputi/Mbështetja e Brendëshme

Inputi/Mbështetja e Jashtme

Monitorimi i vazhdueshëm i politikave kombëtare të ujit Kryeshefi Ekzekutiv

Shqyrtimi i performansës së kaluar të KRUve

Kryeshefi Ekzekutiv Departamenti Teknik Departamenti i Financave

ZRRUM

Menaxhimi i Aseteve Kryeshefi Ekzekutiv Njësiti për Planifikim dhe Zhvillim

Departamenti Teknik Departamenti i Financave Njësiti për Planifikim dhe Zhvillim

Marrja për bazë e kërkesave rregullatore Kryeshefi Ekzekutiv Departamenti Teknik Departamenti i Financave Njësiti për Planifikim dhe Zhvillim

Përcaktimi i burimeve financiare të disponueshme

Kryeshefi Ekzekutiv Departamenti i Financave

ZRRUM

Prodhimi i listës me projekte të mundshme Kryeshefi Ekzekutiv


Prioritizimi i projektit Kryeshefi Ekzekutiv Departamenti Teknik Departamenti i Financave Njësiti për Planifikim dhe Zhvillim


Hartimi i studimit të fizibilitetit Kryeshefi Ekzekutiv Departamenti Teknik Departamenti i Financave Njësiti për Planifikim dhe Zhvillim

Konsulentët

Hartimi i planit të prokurimit Kryeshefi Ekzekutiv Departamenti Teknik Departamenti i Financave Njësiti për Planifikim dhe Zhvillim

Konsulentët

Përmbyllja e aplikacioneve dhe marrëveshjeve financiare

Kryeshefi Ekzekutiv Departamenti i Financave

Hartimi i dokumenteve të tenderit dhe dosjes së tenderit Kryeshefi Ekzekutiv


Konsulentët

Hartimi i procedurave të prokurimit Kryeshefi Ekzekutiv


Konsulentët

Zbatimi i prokurimit

Kryeshefi Ekzekutiv Departamenti Teknik Departamenti i Financave Njësiti për Planifikim dhe Zhvillim

Konsulentët

Vlerësimi dhe Auditimi i Projektit Kryeshefi Ekzekutiv (vetëm mbështetje)

Eksperti i Jashtëm


Faqe

11

Pjesa A: - Identifikimi i Projektit 1. Përse? – Për të identifikuar projektet e investimeve kapitale 2. Kur? Në kontinuitet, posaqërisht gjatë procesit të planifikimit të investimeve kapitale vjetore 3. Si? Duke zbatuar aktivitetet si në vijim 4. Kush? I gjithë stafi i përfshirë menaxherial. 5. Rezultati: Lista e projekteve të investimeve kapitale për tu zbatuar.

Figura 2: Identifikimi i Projektit

Objektivat e identifikimit të projektit janë

(i) identifikimi në mënyrë të çartë i projekteve (ii) arsyetimi i përzgjedhjes së këtyre projekteve.


Faqe

12

Shënimet kryesore dhe Lista e Kontrollit e Programimit dhe Identifikimit të Projektit Programimi: Programimi i referohet vendosjes së strategjisë së përgjithëshme apo baskësisë së aktiviteteve të koordinuara si:

o Bashkërendimi me planifikimin e politikave qeveritare o Relevanca me politikat e shpallura qeveritare/objektivat o Bashkërendimi me objektivave priotare të sektorit

Të gjithë projektet investive potenciale duhet të jenë në linjë me çështjet e cekura më lartë. Çdo projekt individual duhet të kontribuoj për arritjen e objektivave të përgjithshme të politikave kombëtare. Dokumentet kyçe të politikave dhe planifikimit kombëtar duhet të këshillohen në këtë aktivitet. Identifikimi: Identifikimi është pika nismëtare për secilin projekt individual dhe në kontekstin e strategjisë relevante kombëtare dhe programit operativ sektorial duhet të synojë sigurimin që projekti do të plotësojë nevojat lokale/rajonale dhe është konsistent me prioritetet kombëtare dhe të donatorëve. Aktiviteti kryesorë gjatë kësaj faze është definimi i ‘problemit kryesorë’ dhe shkaqeve kryesore të cilat projekti synon ti adresojë dhe më pastaj të gjenerojë idetë e mundshme të projektit dhe alternativave për ti zgjidhur ato. Pytjet më me rëndësi të cilat duhet ti marrë parasysh hartuesi i projektit /përdoruesi final në fazën e identifikimit të projektit janë:

Cilat rezultate dëshironi ti arrini? Si do ti arrini këto rezultate? Cilat vlerësime po i zhvlloni? Cilat janë alternativat? Sa do të kushtojnë? Kush do të paguajë për to?

Qëllimi i identifikimit të projektit është:

Identifikimi i ideve/koncepteve të projektit të cilat janë konsistente me qëllimet dhe prioritetet zhvillimore kombëtare.

Ofrimi i vlerësimit paraprak të relevancës dhe realizueshmërisë së mundshme të këtyre ideve/koncepteve të projektit.

Përgatitja e përshkrimit të projektit e cila përmban fushëveprimin, spjegimin dhe objektivat e projektit të propozuar në mynyrë të qartë dhe sistematike.

Përcaktimi i natyrës dhe fushëveprimit të punëve të mëtutjeshme të nevojshme gjatë fazës së formulimit të detajizuar të projektit.

Detyrat kryesore të KRUve gjatë fazës së identifikimit të projektit janë:

Identifikimi dhe shqyrtimi/analizimi i dokumentave kyçe të politikave dhe ligjeve të rëndësishme për projektin – rajonale, kombëtare, BE dhe ndërkombëtare.

Definimi i objektivave më të gjëra të objektit dhe arsyetimit të projektit, p.sh.cilët janë problemet mjedisore dhe sociale të cilat projekti synon ti adresojë?

Definimi i objektivave imediate të projektit, respektivisht çfarë synon të arrijë projekti? Definimi i rezultateve (outputeve) të projektit – rezultatet e matshme pas Zbatimit të projektit.


Faqe

13

Definimi i inputeve të projektit – ekzistenca e burimeve dhe aktiviteteve të nevojshme për gjenerimin e rezultateve (outputeve) të projektit.

Vendosja e vlerësimeve të projektit. Përllogaritja preliminare e kostove të projektit – kostot e përafërta për të gjitha inputet përgjatë

tërë kohëzgjatjes së projektit. Përgaditja a përshkrimit të shkurtër të prezantuar mirë të projektit (pa synuar mbulimin e të gjitha

aspekteve në detaje). Identifikimi i llojeve të përshtatëshme dhe burimeve potenciale të bashkë financimit të projektit –

lokal, kombëtar, ndërkombëtar. Dokumenti kryesore i fazë së identifikimit të projektit është studimi preliminar i fizibilitetit, i cili përfshin çështjet e cekura më lartë. Studimi preliminar i fizibilitetit përbëhet nga:

Vlerësimi i politikave dhe kornizës ligjore për projektin; Analiza e akterëvë kyç duke përfshirë vlerësimin e kapaciteteve institucionale; Analiza e problemeve; Vlerësimi i iniciativave tjera në vazhdim e sipër dhe të planifikuara; Objektivat paraprake dhe analiza e strategjisë; Vlerësimi paraprak i kërkesave për burime dhe kostot; Vlerësimi paraprak i menaxhimit të projektit, koordinimit dhe aranzhimeve financiare, dhe Vlerësimi paraprak i çështjeve të qëndrueshmërisë ekonomike/financiare, mjedisore, teknike dhe

sociale.

Monitorimi në vazhdimësi i politikave kombëtare të ujit 1. Përse? Çdo KRU duhet të rifreskohet në bazë të përhershme në lidhje me objektivat, qëllimet dhe prioritetet e politikav kombëtare të ujit. Kjo përfshin studimin dhe analizimin e dokumenteve relevante, si dhe një dialog të vazhdueshëm me politik-bërësit dhe autoritetet e ujit. KRUtë duhet të informohen në lidhje politikat kombëtare të ujit, objektivat dhe prioritetet e tyre gjatë gjithë kohës së operimeve. 2. Kur? Ky aktivitet duhet ta zbatohet në vijimësi, porse një rishikim detaj duhet të zhvillohet para se të hartohet plani vjetor i biznesit dhe investimeve. 3. Si? Rishikimi i dokumenteve relevante si në vijim është krucial për këtë aktivitet:

Strategjitë sektoriale të ujit Ligji mbi Ujërat e Kosovës dhe Udhëzimet Administrative përkatëse Dokumentet kombëtare dhe komunale të buxhetit Rregullorja mbi Aktivitet e Ofruesve të Shërbimit të Ujit, Kanalizimit dhe Mbeturinave Aktet nën-Ligjore të ZRRUM përfshi

o Rregulla për Përcaktimin e Tarifave të Shërbimit o Udhëzimet e Kontabilitetit Rregullator o Politikat Tarifore

Legjislacioni tjetër i ndërlidhur me ujin (Ligji mbi Vetëqeverisjen Lokale, Ligji mbi Ndërmarrjet Publike, etj.)

Për më tepër duhet të konsultohen dokumentet kombëtare dhe strategjitë sektoriale, studime dhe raporte të institucioneve bilaterale në dispozicion, ndërmjet tjerash:


Faqe

14

Zyra Zvicerane për Baskëpunim KFW – Banka Gjermane për Zhvillim dhe Rindërtim USAID Vendet tjera me aktivitetet në sektorin e ujit të Republikës së Kosovës

Po ashtu duhen të studjohen dokumentet e donatorëve multinacional:

EIB – Banka Investuese Evropiane EBRD – Banka Evropiane për Rindërtim dhe Zhvillim Insticuionet e BEs (p.sh. ZNKE) Banka Botërore Të tjerët

4. Kush? Ky funksion duhet të kryhet në nivelin e Menaxhmentit të lartë të KRUs. 5. Rezultati Të kuptuarit e çartë të politikave kombëtare të ujit si dhe implikimet në planifikimin e investimeve kapitale në KRUtë.


Faqe

15

Shqyrimi i performansës në të kaluarën të KRUs 1. Përse? Çdo KRU është monitoruar dhe mbikqyrur nga organe dhe rregullatorë të ndryshëm. Në këtë vazhdë ZRRUM monitoron performansësn e KRUve dhe lëshon raporte të rregullta të performansës. Për më tepër Njësiti për Politika dhe Monitorim monitoron dhe matë performansën e KRUve karshi rezultateve të planifikuara të përmbajtura në planin e biznesit. Për më tepër një monitorim i vazhdueshëm i brendshëm është jetik për të identifikuar zonat, ku ndërhyrja është e nevojshme. Studimi dhe analizat e performansës në të kaluarën e KRUve mundëson vlerësimin e shkallës së zbatimit të investimeve të planifikuara. 2. Kur? Ky aktivitet duhet ta zbatohet në vijimësi, porse një rishikim detaj duhet të zhvillohet para se të hartohet plani vjetor i biznesit dhe investimeve dhe para se të raportohet tek ZRRUM. 3. Si? Për këtë aktivitet duhet të ndërmerren hapat si në vijim:

Vlerësimin e performansës në lidhje me treguesit kryesorë të performansës

o Cilësia e ujit o Mbulimi me shërbim o Orët me shërbim dhe ndërprerjet o Uji i pa-faturuar o Konsumi i matur o Shkalla e arkëtimit o Efikasiteti i stafit o Kostoja operative njësi o Raporti i mbulimit të punës o Ankesat e konsumatorëve o Rritja e numrit të konsumatorëve

Identifikimin e fushave të nevojshme të intervenimit;

Kjo do të thotë se në qoftë se KRU performon më dobët se niveli i kërkuar për një ose më shumë tregues të performansës, shkaku dhe arsyet kryesore mund të përcaktohen. Investimet kapitale të targituara mund të jenë një alternativë për largimin e tyre.

Rishikimi i prioriteteve dhe bashkërendimi i tyre me objektivat e politikave aktuale/planifikuara

kombëtare. Dokumentet kryesore në këtë drejtim janë:

o Strategjia dhe Plani Zhvillimor i Kosovës o Deklarata e Prioriteteve të Qeverisë o Programi i Investimeve Publike o Strategjia e sektorit të ujit (Ekziston strategjia e ujit 2007-2013 dhe planet për përgatitjen e

strategjisë së ujërave për periudhën 20 vjeçare. o Raporti Vjetor i performansës i nxjerrë nga ZRRUM o Studimet dhe raportet e prodhuara brenda projekteve të asistencës teknike

4. Kush?


Faqe

16

Ky funksion duhet të kryhet nga niveli i lartë i menaxhmentit të KRU, me inpute të rëndësishme nga departamentet operacionale.

5. Rezultatet Rezultatet e këtij aktiviteti janë dokumentet e institucioneve të cekura më parë të cilat shërbejnë si bazë për procesin e planifikimit në vijim.

Menaxhimi i Aseteve 1. Përse? Menaxhimi i Aseteve është nxitësi kryesor për investimet kapitale. Është e një rëndësie më të madhe për çdo KRU të Kosovës që të ketë informacione të sakta për të gjitha tiparet e aseteve të tyre. 2. Kur? Menaxhimi i Aseteve është një proces ciklik i cili duhet të bëhet pjesë e operimeve rutinore ditore të KRUs, kështu që duhet të zbatohet në vijimësi. Cikli i menaxhimit është i paraqitur në diagramin në vijim:

Figure 3: Procesi i Menaxhimit të Aseteve

3. Si? Procesi i menaxhimit të aseteve përfshin:

Përgatitjen e inventarizimit të aseteve Survejimi i gjendjes së aseteve dhe gradimi Vlerësimi karshi niveleve të shërbimit dhe gradimit të performansës Vlerësimi i kostos së zëvendësimit Vlerësimi i tanishëm

4. Kush? Udhëheqja e këtij aktiviteti duhet të zhvillohet nga Bordi Menaxhues dhe Departmenti Teknik. Mbështetja duhet të jepet nga Njësiti për Planifikim dhe Zhvillim dhe Departamentit të Financave. 5. Rezultatet Rezultati i Menaxhimit të Aseteve është një databazë e freskuar e aseteve e cila shërben si input kryesor për përcaktimin e nevojave për investime kapitale.


Faqe

17

Marrja për bazë e kërkesave rregullatore 1. Përse? Sektori i furnizimit me ujë i Kosovës është i rregulluar në thelb nga tre rregullatorët secili prej tyre duke mbuluar një fushë të caktuar: MMPH (zhvillimi dhe mbrojtja e burimeve ujore, mbrojtja e mjedisit), ZRRUM (procesin e licencimit dhe tarifat, standarde minimale të shërbimit etj ...) dhe Instituti Kombëtar i Shëndetit Publik (përgjegjës për përcaktimin dhe monitorimin e standardeve të cilësisë së ujit). Rregullatori vendos disa kushte për performansën e KRUve. Mundë të paramendohet se jo të gjitha nga këto kërkesat mund të plotësohen me bazën e aseteve ekzistuese. Në disa raste investimet kapitale do të jenë të domosdoshme për të qenë në gjendje plotësisht me i përmush kërkesat rregullatore. 2. Kur? Ky aktivitet duhet të zhvillohet në vijimësi, porse një rishikim i detajizuar duhet të kryhet para hartimit të planeve vjetore të biznesit dhe investimeve. 3. Si? Kërkesat e Rregullatorit të përcaktuara nga ana e ZRRUM dhe IKSHP duhet të studiohen:

Standardet minimale të shërbimit (Mbulimi me shërbimin e furnizimit me ujë dhe ujërave të zeza, vazhdimësia e furnizimit me ujë etj)

Performansën e KRU (humbjet e ujit, konsumi i matur, efikasiteti i arkëtimit, mbulimi i kostove, kostot operative njësisë, efikasiteti i stafit)

Treguesit e konsumatorëve (Ankesat e Konsumatorëve) Standardet e cilësisë së ujit të përshkruara në Rregulloren 2/1999 apo ndonjë kornize tjetër të

duhur Cila do nga këto kërkesa rregullatore mundë të gjeneroj nevojën për investime kapitale në rast se ato nuk janë të kënaqura plotësisht. 4. Kush? Ky funksion duhet të zbatohet nga Menaxhmenti i lartë. 5. Rezultatet Rezultati do të jetë të kuptuarit e çartë të kërkesave rregullatore dhe implikimet për planifikimin e investimeve kapitale të KRUve.


Faqe

18

Përcaktimi i burimeve financiare në dispozicion 1. Përse? Burimet e ndryshme financiare mund të vihen në dispozicon për investime kapitale, më e rëndësishmja nga të cilat është taksa e përdoruesit. Meqë rregullatori imponon kufijtë për investime kapitale në lidhje me pozicionin e përgjithshëm financiar të KRUs edhe burime tjera të tilla si fondet nga buxheti qeveritar dhe fondet e donatorëve mund të merren parasysh veçanërisht për projektet e realizueshme financiare me përfitime të larta socio-ekonomike. 2. Kur? Ky aktivitet duhet të zhvillohet në vijimësi, porse një rishikim i detajizuar duhet të kryhet para hartimit të planeve vjetore të biznesit dhe investimeve. 3. Si? Në përcaktimin e burimeve financiare në dispozicion ndryshoret në vijim duhet të jenë të vlerësuara:

Të hyrat nga taksat e përdoruesit (tarifat) Burimet potenciale nga Qeveria qendrore Burimet potenciale nga Qeveria lokale Burimet potenciale nga institucionet bilaterale

o Zyra Zvicerane për Baskëpunim o KFW – Banka Gjermane për Zhvillim dhe Rindërtim o USAID o Vendet tjera me aktivitetet në sektorin e ujit të Republikës së Kosovës

Burimet potenciale nga institucionet ndërkombëtare:

o EIB – Banka Investuese Evropiane o EBRD – Banka Evropiane për Rindërtim dhe Zhvillim o Insticuionet e BEs (psh ZNKE) o Banka Botërore o Të tjerët

4. Kush? Ky funksion duhet të kryhet nga Departamenti i Financave në bashkëpunim të ngushtë me Kryeshefin Ekzekutiv dhe Bordin e Drejtorëve. 5. Rezultatet? Rezultati do të jetë të kuptuarit e çartë të burimeve në dispozicion dhe shtërngimeve (kufizimeve) për planifikimin e investimeve kapitale.


Faqe

19

Gjenerimi i listës së projekteve të mundshme (potenciale) 1. Përse? Të gjitha aktivitetet horizontale për tu zbatuar në mënyrë të vazhdueshme mundë të shpiejn tek projektet e mundshme të investimeve kapitale. 2. Kur? Ky aktivitet duhet të zbatohet gatë fillimit të formulimit të planeve për investimeve kapitale. 3. Si? Të gjitha projektet e identifikuara të dala nga aktivitetet horizontale do të përshkruhen dhe listohen:

Figura 4: Përmbledhja e nxitësve kryesor për projektet e investimeve kapitale

4. Kush? Ky funksion duhet të zbatohet nga menaxhmenti me inpute të rëndësishme nga departamentet operative. 5. Rezultati Një listë e gjerë e projekteve duhet të jetë rezultat i këtij procesi në vijim.


Faqe

20

Prioritizimi i projekteve 1. Përse? Natyrisht se nuk është e mundur për të zbatuar të gjitha projektet e mundshme në të njëjtën kohë për arsye të ndryshme. Prandaj, një proces i prioritizimit i cili rendit projektet sipas kritereve dhe parametrave të caktuara duhet të zhvillohet. Në fund të këtij procesi një vendim, se cilat projekte kanë përparësi në zbatim duhet të merr përgjigjen nga kjo fazë. 2. Kur? Ky aktivitet duhet të zbatohet pas hartimit të listës së gjerë të projekteve investive potenciale. 3. Si? Është e rëndësishme që projektet mund prioritizohen vetëm në bazë të informacionit që është në dispozicion për ata që e kryejn prioritizimin. Kështu një grup i të dhënave konsistente të projektit duhet të jetë në dispozicion. Në mënyrë që të kryhet prioritizimi i projekteve investive kapitale duhet të jenë të vendosura kritere të veçanta. Këto kritere janë:

Teknike o Uji pa Faturuar (Zvogëlimi i humbjeve, përmirësimi i faturimit dhe arkëtimit)

Mjedisore dhe të shëndetit (Përfitimet shëndetësore, Impakti Mjedisor, etj.) Të ndërlidhura me shërbime

o Përmirësimi i cilësisë së ujit, Përmirësimi i standardeve të shërbimit (kontinuiteti i furnizimit, presioni, etj.), Zgjerimi i zonës së shërbimit

Komerciale o Ngritja e faturimit dhe inkasimit, Të hyra më të larta, Zvogëlimi i Humbjeve Komerciale

Financiare/Ekonomike o Përfitimet më të larta nga AKP, Norma e Brendshme e Kthimit më e mirë, Vlera e

Tanishme Neto më e lartë Bashkërendimi me Politikat

o Bashkërendimi me politikat e planifikimit të qeverisë, relevanca me prioritetet/objektivat e deklaruara qeveritare, bashkërendimi me objektivat prioritar të sektorit të ujit, koordinimi me donatorët

Kriteret duhet të jenë të përzgjedhura në përputhje me objektivat e KRUs dhe nxitësve të investimeve dhe të ponderohen (peshohen), që do të thotë se kriteret më të rëndësishëm marrin vlerën më të lartë. Pasi të kemi analizuar të gjitha projektet dhe llogaritur parametrat të shprehur me kritere, zbatohet një kalkulim i poentimit të përgjithshëm për çdo projekt duke i renditur ata. Projektet me vlerën më të lartë duhet të zbatohen (përzgjedhen). 4. Kush? Kjo detyra është shumë komplekse dhe për këtë arsye i gjithë menaxhmenti i lartë duhet të jetë i përfshirë. 5. Rezultati? Rezultati i këtij aktiviteti është rangimi i projekteve investive kapitale duke treguar se cili nga ta duhet të zbatohet së pari.


Faqe

21

Pjesa B: - Formulimi dhe Zbatimi i Projektit

Objektivat e formulimit dhe zbatimit janë (i) Vlerësimi i detajizuar i realizueshmërisë (fizibilitetit) të projektit

(ii) Zbatimi me efikasitet i projektit. 1. Përse? – Për të vlerësuar me kujdes dhe zbatuar me efikasitet projektet e investimeve kapitale 2. Kur? Para dhe përgjatë etapës së ndërtimit të projekteve investive kapitale 3. Si? Duke zbatuar aktivitetet si në vijim

Figure 5: Formulimi dhe Implementimi i Projektit 4. Kush? I gjithë stafi menaxherial dhe këshilltarët e angazhuar. 5. Rezultati: Rezultati është menaxhimi efikas dhe implementimi i projektit.


Faqe

22

Pjesa B-1 – Formulimi i Projektit

Objektivi i formulimit të projektit është Vlerësimi i detajizuar i realizueshmërisë (fizibilitetit) të projektit

1. Përse? – Për të vlerësuar me kujdes realizueshmërinë (fizibilitetin) e projekteve investive kapitale 2. Kur? – Para etapës së ndërtimit të projekteve investive kapitale 3. Si? – Duke zbatuar hapat si në vijim

Figure 3: Implementimi i Projektit

4. Kush? - I gjithë stafi menaxherial dhe këshilltarët e angazhuar. 5. Rezultati: - Projekti i planifikuar si duhet.


Faqe

23

Shënimet kryesore dhe Lista e Kontrollit e Formulimit të Projektit Në këtë fazë përgatitet një projekt propozim gjithëpërfshirës dhe kryhet një studim i detajuar fizibiliteti për të siguruar që projekti është i realizueshëm dhe me kapacitet për të dhënë përfitime të qëndrueshme. Hartuesi i projektit/Pranuesi Final është kryesisht përgjegjës për të siguruar se projekt propozimi është përfunduar siç duhet dhe që përbërësit e tij kryesorë dhe vlerësimet janë analizuar dhe testuar në mënyrë adekuate karshi realizueshmërisë së tyre. Kohëzgjatja e fazës së formulimit mund të ndryshojë në masë të madhe varësisht nga lloji i projekteve dhe do të ndikohet nga disponueshmëria / çasja në informacionin e kërkuar, kapacitetin e akterëve kryesorë të projektit dhe shkallën e mbështetjes politike dhe administrative të ofruara nga partnerët e projektit. Projektet e mëdha dhe komplekse investive mund të marrin shumë muaj apo edhe vite për tu kompletuar formulimi. Qëllimi dhe detyrat kryesore të formulimit të projektit janë:

Përgatitja e parashikimeve të kërkesës Vlerësimi i opcioneve Analizat Financiare dhe Plani i Financimit Analizat ekonomike (Analiza Kosto Përfitim) Analizat e ndjeshmërisë dhe rrezikut Vlerësimi i Ndikimit Mjedisor Vlerësimi i përgjithshëm i Projektit Përgatitja e planit të realizimit të projektit (Plani i Prokurimit)

Ky informacion është i përfshirë në dokumentin kryesore të fazës së formulimit të projektit, studimin e fizibilitetit.


Faqe

24

Hartimi i studimit të fizibilitetit 1. Përse? Studimi i fizibilitetit paraqet kaptinën kulmore të formulimit të projektit. Analiza e hollësishme e të gjitha karakteristikave të projektit është e përfshirë në studimin e fizibilitetit. Ai siguron edhe bazën për vendime të rëndësishme lidhur me vazhdimin dhe zbatimin e projektit të investimeve kapitale. 2. Kur? Studjimi i fizibilitetit duhet të zbatohet para implementimit të projektit investiv kapital. 3. Si? Studimi i fizibilitetit duhet të ketë këtë përmbajtjen si në vijim:

Parashikimet e Kërkesës Hulumtimi i burimeve të ujit (kadastri i ujit, përdorimi i planifikuar i ujit për qëllime tjera nga

furnizimi me ujë, hulumtimet hidrologjike dhe hidrogjeologjike) Vlerësimi dhe përzgjedhja e Opcionit

o Vlerësimi teknik o Vlerësimi Mjedisor o Vlerësimi Institucional

Të dhëna Financiare o Kostot e Investimit o Shpenzimet e operimit dhe mirëmbajtjes o Shpenzimet e largimit o Të hyrat

Kostot dhe përfitimet ekonomike Analiza e Përballueshmërisë dhe Përcaktimi i Tarifave Plani i Financimit Llogaritja e deficitit të financimit Analiza financiare dhe ekonomike

o Vlera e Tanishme Neto o Norma e Brendshme e Kthimit o Analiza Kosto Përfitim

Financimi i projektit dhe burimet e financimit Analiza e ndjeshmërisë dhe rrezikut Vlerësimi i përgjithshëm Plani i Zbatimit

4. Kush? Studimi i realizueshmërisë duhet të hartohet me ndihmën e ekspertëve të jashtëm. 5. Rezultati Studim i kompletuar i fizibilitetit i cili tregon nëse projekti është i realizueshëm apo jo.


Faqe

25

Hartimi i Planit të Prokurimit 1. Përse? Plani i prokurimit është element vital i Menaxhimit të Kontratës. Ai mundëson organizimin e prokurimit në mënyrë të strukturuar dhe në etapa. 2. Kur? Plani i prokurimit duhet të zhvillohet dhe të paraqitet në studimin e fizibilitetit dhe zakonisht bën pjesë në formularin e aplikimit i cili dorëzohet në çdo institucion financues. 3. Si? Prokurimi duhet të hartoj në hollësi të konsiderueshme të gjitha detyrat dhe aktivitetet të cilat duhet të ndërmerren për të zbatuar projektin. Qëllimi i tij primar është të përcaktojë një afat kohor real për realizimin e prokurimeve të ndërlidhura me projektin. KRUtë duhet të konsiderojnë me kujdes vonesat e mundshme në aktivitetet e ndryshme të projektit, p.sh.

vonesat në procesin e tenderimit vonesat në punët ndërtimore

Vlerësimet tej optimistike mund të ndikojnë negativisht në qëndrueshmërinë e projektit. Në mënyrë që të zbatohet prokurimi në mënyrë efikase është e rëndësishme që:

KRUtë me kujdes të përgatisin një parashikim realist të shpenzimeve Prokurimet e aprovuara të ndodhin menjëherë pas miratimit Aspekte financiare janë të monitoruara ngusht gjatë zbatimit Partnerët e projektit të sigurojnë raportim të rregullt, në kohë dhe të plotë

4. Kush? Plani i prokurimit, si pjesë e studimit të fizibilitetit duhet të hartohet me ndihmën e ekspertëve të jashtëm. 5. Rezultati Një plan prokurimi si pjesë e studimit të fizibilitetit. .


Faqe

26

Përmbyllja e aplikacioneve dhe marrëveshjeve financiare 1. Përse? Për shumë projekte të investimeve kapitale financimet e jashtme mund të jenë të domosdoshme. Për të marrë këtë financim, procedurat e veçanta për aplikim për fonde duhet të studjohen. Institucionet Financuese të çfarëdo lloji nuk do të japin fonde në mungesë të një procesi të aplikimit të kompletuar si duhet dhe nënshkrimin e marrëveshjeve përkatëse. 2. Kur? Ky aktivitet duhet të zbatohet pas studimit të fizibilitetit dhe para dërgimit të tij për prokurim. 3. Si? Është e rëndësishme që të gjitha aplikacionet të ndjekin rregullat përkatëse. Zakonisht dokumentet e kërkuara të projektit në minimum përfshijn sa vijon:

Përshkrimi i projektit (studimi i fizibilitetit) Lista ose oferta e çmimeve të projektit Lejet e ndërtimit Nënshkrimet e personave të autorizuar Bilanci i Gjendjes dhe i Suksesit për tre vitet e fundit Deklarata e ndikimit mjedisor (ekologjik) Informacione të përgjithshme për pozitën financiare të KRU Avantazhet dhe disavantazhet e KRU - kjo mund të zhvilluar përmes analizës (SWOT) (fuqitë,

dobësitë, mundësitë dhe kërcënimet) Investimet e ardhshme kapitale dhe planet financiare të operimeve Përshkrimi i investimit

o Përshkrimi i projektit dhe informatat e përgjithëshme në lidhje me investimet. (në raste kur projekti përshtatet me planet zhvillimore të KRU)

o Kostot e propozuara të investimit në infrastrukturë (në hollësi) o Investitorët pjesëmarrës

- A është një partneritet publik privat? - A duhet të financohen vetëm përmes borxhit? - Kush janë investitorët potencial të kapitalit

o Plani Dinamik i Financimit – definon fazat e projektit në terma të kërkesave të ndërtimit dhe financimit

o Projektimi i rrjedhës së parasë për periudhën e ripagimit të kredisë o Projeksionet e llogarive të fitimit dhe të humbjes përgjatë tërë ciklit të projektit (Profitabiliteti) o Projeksionet financiare të rrjedhës së parasë për gjithë kohëzgjatjen e ciklit të projektit

(Likuiditeti) o Projeksionet ekonomike të rrjedhës së parasë për gjithë kohëzgjatjen e ciklit të projektit (VTN

/ NBK)

Përfitimet e pritura të investimeve (Analizat Kosto Përfitim) 4. Kush? Ky funksion duhet të kryhet nga ana e menaxhimit të përgjithshëm. 5. Rezultati


Faqe

27

Marrëveshjet e nënshkruara relevante financiare.


Faqe

28

Lista Kontrolluese për Projekt Dokumentacionin Shumica e agjencive të financimit kërkojnë që planet e projektit të përmbajnë disa elemente mbështetëse, të tilla si planet e operimit dhe mirëmbajtjes, buxhetet, analizat e projektit dhe fizibilitetit mjedisor. Disa nga këto dokumente mbështetëse mbase mund të gjenden në nivel lokal apo rajonal. Ky seksion jep qeverive lokale dhe qendrore një listë të sugjerar të dokumentacionit që mund të kërkohet në zhvillimin e partneritetit publiko privat, huamarrjes tregtare ose marrjen e fondeve të BE përmes kanaleve të ndryshme të financimit. Për huatë komerciale dhe fondet e BEs

Programi i Investimeve Çmimorja apo oferta e Projektit Deklarata mbi Arsyeshmërinë e Huamarrjes (analizat financiare të qeverisë lokale apo qëndrore) Lejet e Ndërtimit Nënshkrimet e personave të autorizuar Bilanci i Gjendjes, Bilanci i Suksesit, Pasqyra e Rrjedhës së Parasë Buxhetet e dy viteve paraprake dhe buxheti aktual Deklarata e Ndikimit Mjedisor (Ekologjik)

Informacione tjera

Informata e përgjithëshme për Qeverinë Lokale (Qyteti, Komuna) Avantazhet dhe disavantazhet e Qeverisë Lokale – kjo mundë të zhvillohet në formë të analizës

(SWOT) Fuqite, dobësite, mundësitë dhe rreziqet Infrastruktura ekzistuese në qeverinë lokale (lejet për projektet infastrukturore). Kapacitet Financiare të qeverisë lokale. Investime kapitale në të ardhmen dhe planet operative financiare. Përshkrimi i investimeve:

o Përshkrimi i Projektit dhe informatat gjenerale mbi investimet. (kur investimi shkon përkrah me planet e investimeve kapitale zhvillimore).

o Kostoja e propozuar e investimeve në infrastrukturë (në detaj). o Investitorët pjesëmarrës.

i. A është partneritet publiko privat? Përshkruaj. ii. A duhet të financohet vetëm nga huatë? iii. Kush janë investitorët potencial të ekuitetit

o Plani Dinamik i Investimeve – defino fazat e projektit në terme të ndërtimit dhe kërkesave të financimit.

o Projeksionet e rrjedhës së parasë për periudhën e shlyerjes së huasë. o Projeksionet e zërave të bilancit të suksesit për gjithë kohëzgjatjen e ciklit të projektit

(Profitabiliteti) o Projeksionet financiare të rrjedhës së parasë për gjithë kohëzgjatjen e ciklit të projektit

(Likuiditeti) o Projeksionet ekonomike të rrjedhës së parasë për gjithë kohëzgjatjen e ciklit të projektit

(VTN / NBK) Përfitimet e pritura të investimeve (Analiza Kosto Përfitim)


Faqe

29

Pjesa B-2: Zbatimi i Projektit

Objektivi kryesorë është zbatimi me efikasitet i projektit. 1. Përse? – Për të zbatuar me efikasitet projektetet investive kapitale 2. Kur? – Përgjatë etapës së ndërtimit të projekteve investive kapitale 3. Si? – Duke zbatuar hapat si në vijim

Figura 7: Zbatimi i Projektit

4. Kush? – I gjithë stafi menaxherial dhe këshilltarët e angazhuar. 5. Rezultati: - Zbatimi me efikasitet i projektit. Shënimet kryesore edhe Lista e Kontrollit e Zbatimit të Projektit: Gjatë zbatimit, resurset e dakorduara të projektit prokurohen dhe përdoren për arritjen e qëllimit të projektit (p.sh. grupet e synuara të marrin përfitimet e planifikuara), dhe për të mbështetur realizimin e objektivave të përgjithshme politike. Faza e zbatimit e ciklit të projektit për shumë arësye është më kritikja, meçë pikërsht në këtë fazë përfitimet e planifikuara shpërndahen në të vërtetë. Progresi monitorohet dhe vlerësohet për të mundësuar përshtatjen e projektit me mjedisin e ndryshueshëm. Autoriteti Kontraktues zakonisht është përgjegjës për monitorimin e projektit në terren. Prandaj është e këshillueshme të merret në konsideratë se si një projekt do të implementohet dhe si do të ndërmerret monitorimi gjatë fazës së formulimit. Gjatë fazës së formulimit, detyra kryesore e KRU është që të: • përgatisë dokumentet e tenderit dhe dosjen e tenderit • implementojë procedurat e prokurimit • teknikisht të zbatojë dhe të mbikëqyrë kontratat e shërbimit, furnizimit dhe punimeve • raportoj rregullisht mbi progresin, financat dhe parregullsitë


Faqe

30

Hartimi i dokumentave të tenderit dhe dosjes së tenderit 1. Përse? Këto dokumente kanë për synim botimet dhe tërheqjen e ofertuesve të mundshëm. Për këtë arsye ato duhet të strukturohen në mënyrë të qartë dhe të formalizuar. 2. Kur? Dosja e tenderit duhet të hartohet dhe të shpallet para nënshkrimit të kontratës së prokurimit. 3. Si? Para së gjithash KRU duhet të përcaktoi natyrën e kontratës që ka ndërmend të tenderoi. Ekzistojnë tri lloje kryesore të kontratave:

Kontratat e Shërbimit Kontratat për Furnizim Kontratat e Punës

Pasi të përcaktohet se cilin lloj të kontratës KUR do të tenderoj, dosja e tenderit duhet të hartohet. Dosja e tenderit është një grup i dokumenteve të hartuara nga Autoriteti Kontraktues dhe që përmban të gjitha informatat dhe dokumentet e nevojshme për të përgatitur dhe dorëzuar një tender. Dosjet e tenderit duhet të përmbajnë të gjitha dispozitat dhe informatat e nevojshme për ofertuesit që të parashtrojnë ofertat e tyre, për shembull, procedurat për të ndjekur, dokumentacionin që duhet të ofrohet, kriteret e dhënies së kontratës dhe vlerësimi si dhe dispozitat në lidhje me nën-kontraktimin. 4. Kush? Ky funksion kryhet nga ana e menaxhmentit të përgjithshëm. Mbështetja e brendshme (departamenti i financave) dhe e jashtme mund të përfshihen po ashtu. 5. Rezultati? Një dosje e strukturuar e tenderit, e cila përmban të gjitha informacionet e nevojshme për ofertuesit.


Faqe

31

Shtojcë: Përmbajtja tipike e dosjes së prokurimit Dosja e tenderit duhet të përmbajë të gjitha dispozitat dhe informatat që tenderuesit (të cilët janë ftuar të tenderojnë) u kërkohet ti sigurojnë në tenderët e tyre: ndjekja e procedurave, dokumentet për të siguruar, rastet e mos-përputhjes, kriteret e dhënies dhe Vlerësimit, kushtëzimet lidhur me nënkontraktimin, etj. Trupi implementues/Autoritetit Kontraktues është përgjegjës për hartimin e këtyre dokumenteve. a. Udhëzimet për Ofertuesit Këto duhet të tregojnë:

Llojin e kontratës (llojin e shërbimit, punimeve, prokurimeve) Kriteret e vlerësimit të tenderit (dhe çdo nën-kriter) dhe ponderimin Mundësia e intervistave dhe afati kohor për to Nëse variantet janë të lejuara Proporcioni i nënkontraktimit që mund të jetë i autorizuar Buxheti maksimal në dispozicion për kontratën Monedha e tenderit

b. Projekt Kontrata dhe Anekset Kjo përfshin:

Kushtet e Kontratës Termat e Referencës për projektin (të cilat japin instruksione dhe udhëzime tenderuesve për

tenderët që do të paraqesin dhe për të shërbyer si mandat i kontraktuesit dhe e cila do të përfshihet si shtojcë e kontratës), me një parashikim të afateve kohore për zbatimin e kontratës dhe parashikimin e datave në të cilat ekspertët kryesorë duhet të jenë në dispozicion

Një Strukturë të përgjithshme për organizimin dhe metodologjinë që do të ofrohet nga tenderuesi dhe e cila do të përfshihet si shtojcë e kontratës

Një format standard i përmbledhjes dhe CVtë e stafit kryesor dhe të cilat do të përfshihen si shtojcë e kontratës përfundimtare

Forma e buxhetit (të përfundohet nga tenderuesi), e cila do të përfshihet si shtojcë e kontratës përfundimtare

Kushtet e Përgjithshme për kontratat e shërbimit Formati që do të përdoret nga një bankë ose institucione të ngjashme për të siguruar një garanci

për pagesën avans në bazë të kontratës Çdo informacion kontraktual relevant shtesë

c. Forma e Parashtrimit të Tenderit

Tenderi duhet të refuzohet nëse format nuk janë respektuar. Tenderët duhet të arrijnë Autoritetin Kontraktues (AK) në adresën, datën dhe kohën e dhënë në

letrën e ftesës për tenderim. Tenderët duhet të dorëzohen në një zarf që përmban dy zarfa të mbyllura të veçanta, njëra që

përmban ofertën teknike dhe tjera ofertën financiare. Në dosjen e tenderit kërkohet periudhë e vlefshmërisë të tenderëve nga afatet e dorëzimit të

tenderëve; Prandaj procesi i vlerësimit duhet të përfundojë në kohë për të lejuar njoftimin e tenderuesit të suksesshëm brenda periudhës së vlefshmërisë së tenderit.

Në raste të jashtëzakonshme, para skadimit të periudhës së vlefshmërisë së tenderit, AK mund ti kërkojë tenderuesve zgjatjen e periudhës për një numër të caktuar të ditëve.

Ofertuesi i suksesshëm duhet të mirëmbajë tenderin e tij për një periudhë të ardhëshme nga data e njoftimit për dhënie të kontratës.


Faqe

32

Zbatimi i prokurimit 1. Përse? Zbatimi i prokurimit kërkon një shkallë të lartë të mbikëqyrjes dhe menaxhimit të kontratave. Një bashkëveprim i ngushtë me ofruesin e punimeve, furnizimeve ose shërbimeve është i domosdoshëm në mënyrë që të arrihen standardet e larta profesionale të cilësisë. 2. Kur? Ky aktivitet duhet të zbatohet pas nënshkrimit të kontratave të prokurimit dhe përgjatë gjithë ciklit të etapave të zbatimit/ndërtimit. 3. Si? Gjatë kësaj periudhe detyrat në vijim janë të rëndësishme dhe si të tilla duhet duhet të kryhen:

Menaxhimi i komunikimit midis AK dhe kontraktuesit Sigurimin që punët janë dhënë në përputhje me kontratën Sigurimin e zbatimit të garancave dhe të sigurimeve të përshtatshme në përputhje me kontratën Monitorimi i punimeve të ndërtimit, veçanërisht në lidhje me mos-pajtueshmërinë me kërkesat e

cilësisë dhe kur këto kanë të ngjarë të ndikojnë në mekanizmin e pagesës, Monitorimi i vonesave apo ndryshimeve të datës së fillimit të ndërtimit të periudhës Operative. Pranimi, kontrolli dhe autorizimi i pagesave për faturat e kontratës Menaxhimi i çdo variance të punimeve Monitorimi dhe korrigjimi i çfarëdo mangësie të dizajnit dhe/ose ndërtimit. Monitorimi i fazava të testimit dhe komisioneve dhe përcaktimin se kur një objekt i ri është e

gatshëm për pranimin teknik dhe përdorimin. Vendosja dhe mirëmbajtja e sistemeve të menaxhimit të kontratave dhe të raportimit, përmes

vendosjes së arranzhimeve të monitorimit dhe krijimit të procedurave për çertifikim. Auditimi i punimeve të kontraktuesit për të siguruar që ato i plotësojn të gjitha detyrimet e

nevojshme lidhur me sigurimin dhe dëmshpërblimet, 4. Kush? Ky funksion kryhet nga ana e menaxhmentit të përgjithshëm, me mundësine e përfshirjes së mbështetjes së brendshme (departamenti i financave) dhe të jashtme. 5. Rezultati Zbatimi i ndërtimit sipas planit të prokurimit.


Faqe

33

Pjesa C: Vlerësimi dhe Auditimi i Projektit

Objektivat e Vlerësimit dhe auditimit të projektit janë (i) Vlerësimi i arritjeve të përgjithëshme të objektivave të projektit dhe

(ii) nxjerrja e mësimeve për projektet e ardhëshme 1. Përse? – Për të monitoruar, vlerësuar dhe audituar projektet investive kapitale 2. Kur? – Përgjatë dhe pas etapës së ndërtimit të projektit investiv kapital 3. Si? – Duke zbatuar aktivitetet sin ë vijim

Figura 4: Vlerësimi dhe Auditimi i Projektit

4. Kush? - I gjithë stafi menaxherial dhe këshilltarët dhe ekspertët e jashtëm të angazhuar. 5. Rezultati: - Mësimet e mësuara për projektet e ardhëshme dhe përgjegjësia e ngritur.


Faqe

34

Shënimet kyçe edhe Lista e Kontrollit e Vlerësimit dhe Auditimit të Projektit Vlerësimi: Faza e vlerësimit përfshin një vlerësim sistematik të një projekti në vijmësi ose të përfunduar, dizajnit të tij, zbatimit dhe rezultateve në formën e raporteve të vlerësimit. Auditimi: Gjatë fazës së auditimit zhvillohet ekzaminimi dhe verifikimi i pavarur i zbatimit të projektit për të siguruar që rregulloret në fuqi, rregullat dhe procedurat janë përmbushur dhe se kriteret e efikasitetit, efektivitetit dhe ekonomisë janë arritur. Përgjegjësia për planifikimin, organizimin dhe kryerjen e auditimeve të jashtme qëndron mbi organet e auditimit të autoriteteve përkatëse kombëtare dhe donatorët. Në praktikë, kohëzgjatja dhe rëndësia e çdo fazë të ciklit do të ndryshojë për projekte të ndryshme, varësisht nga shkalla, qëllimi dhe modalitetet specifike nën të cilat janë krijuar. Kriteret tipike të cilat zbatohen për donatorët apo projektet e financuara nga BE janë:

Relevanca: Përshtatshmërinë e objektivave të projektit për problemet që ai duhet ti adresojë dhe për mjedisin fizik dhe të politikave përbrenda të cilit vepron. Për shembull:

o A është projekti në përputhje me politikat kombëtare dhe prioritetet e sektorit të ujit? o A janë identifikuar dhe angazhuar të gjithë akterët kyçë dhe grupet e synuara në mënyrë të

qartë? o A janë identifikuar dhe analizuar rrënjësisht gjitha problemet kryesore dhe shkaqet e tyre?

Efikasiteti:

Nëse rezultatet e projektit janë arritur me kosto të arsyeshme, dmth me çfarë suksesi në aspektin e cilësisë, sasisë dhe kohës, inputet/mjetet e projektit janë konvertuar në aktivitete të projektit dhe rezultate. Çështjet kyçe janë:

o A është realizuar projekti me minimumin e burimeve dhe a mundë të ishtë më i lirë? o A gjenerojnë rezultate të kënaqëshme VTN, NBK dhe Analiza Kosto Përfitim?

Efektiviteti:

Paraqet vlerësimin e kontributit të bërë përmes rezultateve për arritjen e qëllimit të projektit dhe se si vlerësimet kanë ndikuar në arritjet e projektit. Pyetjet më të mundshme që parashtrohen janë (të varur nga qëllimi):

o A munden problemet e cilësisë së ujit të zgjidhen me projektin? o A mund të reduktohen humbjet e ujit në shumën e dëshiruar? o A është numri i lidhjeve të reja sipas objektivave? o A mund të implementohen reduktimet e planifikuara të kostos?

Ndikimi:

Nënkupton efektin e projektit në mjedisin e tij të gjerë, si dhe kontributin e tijë në politikat më të gjera apo objektivat e sektorit. Ky ndikim mund të matet në terma të:

o Efekteve në ekonominë kombëtare dhe lokale (rritja ekonomike, Buxheti i qeverisë, etj) o Ndikimit Mjedisor

Qëndrueshmëria:

Nënkupton vlerësimin e mundësisë së vazhdimit të rjedhës së të mirave të prodhuara nga projekti edhe pasi të ketë përfunduar financimi i jashtëm, (me referencë të veçantë për faktorë të tillë si pronësia e projektit nga përfituesit, mbështetja politika, faktorët ekonomik dhe financiar, aspektet socio-kulturore, teknologjia e duhur, aspektet mjedisore dhe institucionale dhe të kapaciteteve menaxhuese). Qëndrueshmëria mund të shprehet në lidhje me


Faqe

35

o Qëndrueshmërinë financiare dhe ekonomike (A gjeneron projekti të hyra të mjaftueshme për të mbuluar kostot e tijë?)

o Analizën e rreziqeve dhe zbutjen e tyre (A janë identifikuar, analizuar dhe zhvilluar strategji për zbutjen e të gjitha rreziqeve të mundshme,?)

o Aspektete Intsitucionale (A janë të duhura marrëveshjet institucionale për zbatimin e projektit dhe menaxhimit dhe se a janë të mbështetura nga të gjithë aktorët kyç?)


Faqe

36

Vlerësimi dhe Auditimi i Projektit 1. Përse? Vlerësimi i projektit mund të bëhet (i) i brendshëm dhe (ii) për qëllime të jashtme dhe vlerëson arritjet e përgjithshme të objektivave të projektit si dhe nxjerr disa mësime për projektet e ardhshme. Në mënyrë që të ketë një maksimum të informatave në çdo fazë të prokurimit, një sistem i vazhdueshëm raportimi duhet të instalohet. Në rastin e institucioneve financiare shpesh kërkesat e raportimit janë të para-përcaktuara të cilat duhet të respektohen. Auditimi i projektit zbatohet për qëllime të përgjegjësisë. 2. Kur? Vlerësimi mundë të zhvillohet p.sh. gjatë rishikimit në mes të afatit, por gjithësesi pas implementimit të projektit. Auditimi merrë pjesë vetëm pas kompletimit të projektit investiv kapital. 3. Si? Ekipi i menaxhimit të projektit duhet të ndjek se si projekti po ecën në drejtim të shpenzimeve, përdorimit të burimeve, aktiviteteve, dorëzimit të rezultateve dhe menaxhimin e rreziqeve. Kjo arrihet përmes monitorimit i cili është kryesisht një përgjegjësi e brendshme e menaxhmentit, edhe pse ai mund të plotësohet me inputet nga monitorimi i jashtëm. Këto inpute të jashtme të vlerësimit mund të jenë të dobishme në sigurimin e verifikimit objektiv të rezultateve, këshillave të tjera teknike dhe një prezantimi të situatës së përgjithëshme për menaxhmentin e lartë. Qëllimi i vlerësimit është të kontrolloj rëndësinë dhe përmbushjen e objektivave, efikasitetin e zhvillimit, efektivitetit, ndikimit dhe qëndrueshmërisë. Një vlerësim duhet të ofroj informacion të besueshëm dhe të dobishëm, duke bërë të mundur përfshirjen e mësimeve të nxjerra në procesin e vendim-marrjes. Funksionet e monitorimit, vlerësimit dhe auditimit të projektit mund të dallohen sa vijon:

Monitorimi Është një përmbledhje analizë dhe përdorim sistematik dhe i vazhdueshëm i të dhënave dhe informacionit në mbështetje të menaxhimit efektiv vendim-marrës.

Vlerësimi Paraqet vlerësimin sistematik dhe të pavarur të një projekti në vazhdim apo të përfunduar sa i përket rëndësisë së tij, dizajnit, efikasitetit, efektivitetit, ndikimit dhe qëndrueshmërisë. Vlerësimi kryhet në faza të para-definuara të projektit, si p.sh. ex-ante, i ndërmjetëm, ex-post. Menaxhmenti i KRUs është përgjegjës për këtë aktivitet por gjithashtu mund të përfshihen edhe ekspertë të jashtëm. Detyrat kryesore të Vlerësimit janë të mësuarit e lekcioneve për projekte të tjera si dhe për të siguruar përgjegjshmëri.

Auditimi

Është një rishikim i pavarur i projektit dhe procedurave të tija. Auditimi krhyet normalisht pas përfundimit të projektit nga ekspertë të pavarur të jashtëm. Detyrat kryesore janë për të ofruar përgjegjësi për akterëve kyç dhe për të dhënë rekomandime për përmirësimin e projekteve aktuale dhe të ardhshme

4. Kush? Vlerësimi duhet të bëhet nga menaxhmenti i KRU dhe këshillëtarët e jashtëm. Auditimi zbatohet vetëm nga ekspertët e jashtëm. 5. Rezultatet


Faqe

37

Raportet e vlerësimit dhe auditimit.

Mohim Opinioni Opinionet e shprehura në këtë raport janë të autorëve të raportit dhe si të tilla nuk pasqyrojnë domosdoshmërisht mendimet e Zyres së Bashkëpunimit Zviceran dhe Qeverisë së Kosovës apo ndonjë organizatë tjetër të përmendur në Raport. Për rrjedhojë, kjo do të vërtetohet përpara se të bëhet zbatimi i ndonjë rekomandimi të përfshirë në këtë raport.

udhëzimet themelore për planifikimin e investimeve kapitale

Documents