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MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL VERSIÓN 6

Fecha aprobación: 2009-01-26

Nuestro Compromiso: Ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio a la

Comunidad en América Latina

NORMA NTC OHSAS 18001

NORMAS NTC ISO 9001 Y NTC GP 1000

EJE DE GESTIÓN AMBIENTAL

EJE DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

EJE DE GESTIÓN DE CALIDAD

NORMA NTC ISO 14001

Dirigido a la Sociedad en General

Dirigido a Colaboradores Y Partes Interesadas

Dirigido a Clientes / Usuarios y Partes Interesadas

SC 3317-1SC 3317-2 GP 014-1

OS 135-1

SA 237-1

NORMA NTC OHSAS 18001

NORMAS NTC ISO 9001 Y NTC GP 1000


EJE DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL


NORMA NTC ISO 14001

Dirigido a la Sociedad en General

Dirigido a Colaboradores Y Partes Interesadas

Dirigido a Clientes / Usuarios y Partes Interesadas

SC 3317-1SC 3317-2 GP 014-1

OS 135-1

SA 237-1

Código: M-SGI-001 MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL


AREA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO Versión: 06

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. PRESENTACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN .......................................... 5

2. CONSTITUCIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ DE GESTIÓN INTEGRAL ........6

3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIÓN (ISO 9000:2005; NTC GP 1000:2004............................................................................... 14

4. POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL..................................................................17

5. ¿CÓMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLÍTICA DE GESTIÓN

INTEGRAL?.......................................................................................................18

6. OBJETIVOS DE GESTIÓN INTEGRAL ..... .... ... .... .... ...... .... .... .....20

7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN NTEGRAL.…....... .... ...... .22

8. EXCLUSIONES.... ... .... .... ...... .... .... ... ... .... .... ...... .... .... ...... .... .... ...23

9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS …....... ....24

10. DETERMINACIÓN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL………………………………...26

11. MAPA DE PROCESOS...................................................................................... 31 11.1 CARACTERIZACIÓN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO...32 11.2 CARACTERIZACIÓN PROCESO REGISTRO DE POBLACIÓN DESPLAZADA……………………………………………………………………………..33 11.3 CARACTERIZACIÓN PROCESO ATENCIÓN HUMANITARIA A POBLACIÓN DESPLAZADA..................................................................................................................................34 11.4 CARACTERIZACIÓN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VÍCTIMAS DE LA VIOLENCIA.....................................................................................................................................35 11.5 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE DONACIONES.....................36




3

11.6 CARACTERIZACIÓN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA-ReSA………………………………………………………………………………………...37

11.7 CARACTERIZACIÓN PROCESO INFRAESTRUCTURA.........................38

11.8 CARACTERIZACIÓN PROCESO FAMILIAS EN ACCIÓN…..………..39

11.9 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILÍCITOS, PCI.........................................................................................40

11.10 CARACTERIZACIÓN PROCESO GENERACIÓN DE INGRESOS………42

11.11 CARACTERIZACIÓN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ………………………………………….......………….43 11.12 CARACTERIZACIÓN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIÓN DE LAS VÍCTIMAS…..……………………………………………………………………45 11.13 CARACTERIZACIÓN PROCESO HABITAT Y VIVIENDA..……………46 11.14 CARACTERIZACIÓN PROCESO PROTECCIÓN DE TIERRAS Y PATRIMONIO............................................................................................................48 11.15 CARACTERIZACIÓN PROCESO RED DE PROTECCIÓN PARA LA SUPERACIÓN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS ……………………………50 11.16 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE OFERTA Y DEMANDA PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL...……………………………………...52

11.17 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA.................54 11.18 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS……………………………………………..…….…………………………....56

11.19 CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES……...58

11.20 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN FINANCIERA...........................60

11.21 CARACTERIZACIÓN PROCESO TALENTO HUMANO................................62

11.22 CARACTERIZACIÓN PROCESO COMUNICACIONES.................................64




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11.23 CARACTERIZACIÓN PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN... 66 11.24 CARACTERIZACIÓN PROCESO APOYO LEGAL....................................... 68

11.25 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL…………………………………………………………………………….69

11.26 CARACTERIZACIÓN PROCESO PLANEACIÓN..........................................71

11.27 CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO...................72

11.28 CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO...73 12. ANEXO A. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL……………………………………......................74 12.1 EJE DE GESTIÓN DE CALIDAD…………………………………………………..74 12.2 EJE DE GESTIÓN AMBIENTAL..………..………………………………………..77 12.3 EJE DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL..............…..79 13. ANEXO B. LISTA DE SIGLAS SEÑALADAS EN EL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL…………………………………………………………………………............81 14. ANEXO C. NORMAS SEÑALADAS EN EL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL.................................................................................................................84




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1. PRESENTACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN

La Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional – ACCIÓN SOCIAL, como establecimiento público de orden nacional adscrito a la Presidencia de la República, se ha propuesto liderar un proceso de cambio que le permita convertirse en Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en América Latina. Acción Social, ha encontrado en la implementación de un Sistema de Gestión Integral, un importante apoyo para el mejoramiento institucional y la búsqueda de resultados superiores. En este contexto se presenta el manual de gestión integral, que como lo indican las normas NTC ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, especifica el sistema de gestión integral implementado en la Entidad. El manual permite conocer la política y los objetivos pretendidos que orientan la gestión integral de la Entidad y de cada uno de sus colaboradores, como también el alcance del sistema y los numerales de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000: 2004 que se excluyen por no aplicar a la naturaleza de esta organización. Para tener una visión integral de la Entidad, este manual describe los macroprocesos y procesos, a través de fichas de caracterización en donde se observan las interacciones más significativas que se dan entre un proceso y otro. Por otra parte, el manual refiere los 6 procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2004. Sea este manual de gestión integral, una importante herramienta que permita no solo el cumplimiento de requisitos, sino un instrumento que nos conduzca a la mejora continua que pretende la Entidad, por lo que se espera la participación y compromiso de todos y cada uno de los miembros del equipo humano de Acción Social de la Presidencia de la República. Los ciudadanos esperan cada día mejores y mayores resultados de sus instituciones. Quienes tenemos la oportunidad de participar con nuestro trabajo dentro del Estado, tenemos indeclinables deberes para con aquellos, buscando ofrecerles todo cuanto esperan con la mayor transparencia y oportunidad.




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2. CONSTITUCIÓN Y FUNCIONES

DEL COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

El Director General de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional – ACCIÓN SOCIAL, ha constituído instancias para dirigir, impulsar y liderar la implementación del Sistema de Gestión Integral, como son el Comité de Gestión Integral y el Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo, y su Coordinador (Rodrigo Alonso Vera Jaimes) ejerce como Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Integral y Secretario Técnico del Comité de Gestión Integral.

De la Resolución No. 0628 de Septiembre de 2005

CONSIDERANDO:

Que la Ley 489 de 1998 en su artículo 115 dispone que el director del Organismo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la entidad, podrá crear y organizar con carácter permanente o provisional, grupos internos de trabajo; Que la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional – ACCIÓN SOCIAL, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementación de un sistema de gestión integral orientado a proponer y promover metodologías, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados misionales, priorizar la salud y la prevención de riesgos laborales, así como contribuir con la protección ambiental y el buen uso de los recursos naturales; Que…; Que a través de la implementación de un sistema de gestión integral…; Que es necesario organizar un Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo e integrar un comité especial que propenda por el mejoramiento continuo institucional, la implementación de un Sistema de Gestión Integral, que desarrolle acciones estratégicas tendientes a cumplir con la mayor efectividad los propósitos




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de la dirección en materia de transparencia, control, documentación y atención al ciudadano con el fin de fortalecer el capital humano institucional, las competencias del personal y verificar que la planeación, seguimiento y evaluación de los diferentes procesos de conducción, realización y soporte cumplan con los objetivos trazados por la Dirección y el Gobierno Nacional en pro del mejoramiento continuo institucional,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. - Crear el Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo, como parte de la Dirección General de la “Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional – ACCIÓN SOCIAL. ARTÍCULO SEGUNDO. – Las Funciones del Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo serán las siguientes:

1. Asistir a la Dirección General para asegurar de que se mantienen los procesos

necesarios para la implementación de un sistema de gestión integral, e informar sobre el desempeño del mismo.

2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de acción, programas, proyectos y

servicios a cargo de la institución, con el fin de introducir la mejora continua y el cumplimento de las normas ISO, NTCGP 1000:2004, ambiental y OHSAS 18001 en lo relacionado con la gestión institucional.

3. Coordinar a nivel interno y externo las actividades relacionadas con el sistema

de gestión integral.

4. Proponer al Director de la Acción Social, ajustes a la organización interna, de acuerdo con las necesidades específicas de cada proceso previsto en el alcance del sistema de gestión integral y las políticas del Gobierno Nacional.

5. Dirigir los procesos de sensibilización, capacitación, difusión e implementación

relacionados con el sistema de gestión integral.

6. Promover los procesos de calidad y mejoramiento continuo que adelante la entidad, buscando ampliar el alcance del sistema y el acceso a otras certificaciones convenientes para la institución.




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7. Promover y coordinar la realización de estudios técnicos, presentar propuestas sobre la organización y desarrollo administrativo, simplificación, mejoramiento, modernización de tramites y procedimientos, y demás asuntos relacionados con la gestión.

8. Proponer actividades que permitan fortalecer el aprendizaje y buenas prácticas

encaminadas al mejoramiento continuo y de la gestión integral tendientes a incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales.

9. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la

dependencia que se organiza. Parágrafo: El Coordinador del Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo, representará al Director General para todos los efectos relacionados con la implementación del sistema de gestión integral y demás eventos, consejos, comités y juntas que este determine.

ARTÍCULO TERCERO. - Crear el Comité del Sistema de Gestión Integral conformado así: El Director General El Secretario General Los Directores Técnicos El Jefe de la Oficina de Planeación El Jefe de la Oficina de Control Interno El Coordinador del Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo. PARÁGRAFO.- Al comité podrán ser invitadas en forma permanente o transitoria las personas que puedan contribuir con el cumplimiento de sus propósitos. Estas personas tendrán voz pero no voto. ARTÍCULO CUARTO.- Funciones – El Comité del sistema de gestión integral tendrá las siguientes funciones:

1. Impulsar las acciones encaminadas al mejoramiento continuo institucional.




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2. Definir la política de gestión integral de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional – ACCION SOCIAL.

3. Aprobar la expedición, modificación y ajuste de los procesos y procedimientos

del sistema de gestión integral. 4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios

para alcanzar las certificaciones ISO, y OHSAS que estimen convenientes.

5. Liderar el diagnóstico y las iniciativas tendientes a optimizar la Gestión de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional – ACCION SOCIAL.

6. Aprobar el manual de Calidad de la institución.

7. Determinar las actividades de información, divulgación y conocimiento del

sistema de gestión integral a nivel interno y externo, nacional e internacional.

8. Las demás que por su naturaleza se le relacionen.

ARTÍCULO QUINTO. – El comité deberá reunirse…; ARTÍCULO SEXTO. – La Secretaría Técnica del comité de gestión integral será ejercida por el Coordinador del Área de Calidad y Mejoramiento Continuo.

ARTÍCULO SÉPTIMO. – Funciones de la Secretaría Técnica. • Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité de gestión

integral de acuerdo con las disposiciones de la Dirección General. • Elaborar las actas correspondientes de las sesiones. • Ejercer la vocería del comité en los eventos y actividades relacionados con la

implementación del sistema de gestión integral.

ARTÍCULO OCTAVO. - Para la coordinación, ejecución, supervisión y control de las actividades y funciones, será designado un coordinador mediante comunicación emanada de la Dirección General, quien será el responsable del cumplimiento de las actividades previstas en este acto administrativo. El Coordinador a quien se le asigne el cumplimiento de estas obligaciones, suscribirá para todo efecto las




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comunicaciones institucionales como “Coordinador Nacional del Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo”. ARTÍCULO NOVENO. - Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de septiembre de 2005

(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZÁBAL

DIRECTOR GENERAL




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RESOLUCIÓN No. 07614 DE 03 DE DICIEMBRE DE 2008

“Por la cual se modifica la resolución número 0628 de fecha 20 de septiembre de 2005, mediante la cual se organizó el Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento

Continuo y se creó el Comité del Sistema de Gestión Integral, de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Acción Social y se delega la facultad de celebrar acuerdos de intención en el Coordinador del Área de

Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo” EL DIRECTOR GENERAL DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIÓN

SOCIAL Y LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL, ACCIÓN SOCIAL

CONSIDERANDO:

Que la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, Acción Social, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementación de un sistema de gestión integral orientado a proponer y promover metodologías, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados misionales, priorizar la salud y la prevención de riesgos laborales, así como contribuir con la protección ambiental y el buen uso de los recursos naturales. Que lo anterior, corresponde a los lineamientos y criterios propuestos por la Presidencia de la República, sector administrativo al que pertenece la entidad. Que a través de la resolución número 0628 de fecha 2º de septiembre de 2005 se conformó el área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo, así como el Comité de Gestión Integral de la entidad, requiriéndose introducir algunos ajustes para beneficio e impulso de la institución.




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RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. – Modificar el numeral segundo (2) del artículo segundo de la resolución número 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedará así: 2. “Coordinar, controlar y evaluar los planes de acción, programas, proyectos y servicios a cargo de la institución, con el fin de introducir la mejora continua y el cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras”.

ARTICULO SEGUNDO. - Modificar el numeral octavo (8) del artículo segundo de la resolución número 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedará así:

8. “Proponer actividades que permiten fortalecer el aprendizaje y buenas prácticas encaminadas al mejoramiento continuo, la gestión integral y la adopción de modelos de excelencia de reconocimiento internacional tendientes a incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales; PARÁGRAFO. Para cumplir con las actividades señaladas en este numeral como actividades complementarias, el Coordinador del Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo podrá adelantar gestiones con Entidades de naturaleza pública y privada, Nacionales e Internacionales y suscribir acuerdos de intención, y de cooperación académica, que faciliten la formación, investigación, innovación y desarrollo de tecnologías, a través de alianzas estratégicas y de cooperación interinstitucional, sin que ello implique la delegación de funciones como ordenador del gasto de Acción Social ”.

ARTÍCULO TERCERO. – Modificar el numeral cuarto (4) del artículo cuarto de la resolución número 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara así: 4. “Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios para alcanzar las certificaciones ISO 9001:2008, NTC-GP 1000-2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras.”

ARTÍCULO CUARTO: Modificar el artículo Quinto (5) de la resolución número 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara así:

“Artículo Quinto: El comité se reunirá por lo menos una (1) vez al mes o cada vez que la Dirección General de la entidad lo convoque. Este podrá realizarse excepcionalmente de manera virtual”.




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ARTÍCULO QUINTO. - Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Dada en Bogotá, D.C., a los 03 días de Diciembre de 2008

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZÁBAL

Director General




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3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIÓN (ISO 9000:2005 - NTC GP 1000:2004)

La Alta Dirección de la Institución, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeño, busca la aplicación transversal de los siguientes principios de gestión de la calidad: 1) Enfoque hacia el cliente: “La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumplan con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas”. El principal fin del sistema de gestión integral de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional – ACCIÓN SOCIAL, es aumentar la satisfacción de sus clientes o usuarios, de forma que la población vulnerable, desplazada, víctima de la violencia o involucrada en cultivos ilícitos, mejore sus capacidades humanas y condiciones de vida. 2) Liderazgo: “Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la Alta Dirección de cada entidad sea capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad”. La Dirección General ha promovido con gran liderazgo el mejoramiento de la gestión institucional, desde el compromiso personal y su participación dedicada a la implementación del sistema de gestión integral, a través del comité del sistema de gestión integral y de otros conformados, con el fin de asegurar el Direccionamiento de la Institución. 3) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: “Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas en todos los niveles, lo que permite el logro de los objetivos de la entidad”. La Entidad ha promovido espacios para la participación del personal en la implementación del sistema de gestión integral en su propósito por ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio al Comunidad; entre estos se pueden mencionar: encuentros nacionales y regionales, encuentros temáticos, foros y congresos internacionales, instancias de formación y capacitación con seminarios y diplomados, logrando que el 100% del personal haya recibido formación en fundamentos en sistemas de calidad así




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como en talleres de crecimiento humano, administración del tiempo, trabajo en equipo, entre otros. 4) Enfoque basado en los procesos: “En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”. La vivencia de este principio ha permitido fortalecer la organización y el trabajo en equipo al interior de cada proceso, generando cada vez mayor valor agregado examinando la cadena de valor, y fortaleciendo las interacciones e interdependencias. 5) Enfoque del sistema para la gestión: “El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema, contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos”. La implementación del S.G.I. ha llevado a la Institución a trabajar de manera sistémica, articulando y optimizando la gestión entre los diferentes procesos involucrados en el alcance, lo que ha permitido evidenciar las fallas y generar de manera interdisciplinaria las soluciones más efectivas. 6) Mejora continua: “Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad”. Desde el inicio de la actual administración se impulsó en la Institución, la iniciativa de Ser la Mejor Entidad del Estado, lo que se ha buscado por la ruta de la implementación del sistema de gestión integral. La metodología del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), favorece la mejora continua que se pretende en nuestra gestión. 7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: “En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición”. La Alta Dirección con la participación del personal, hace un seguimiento permanente a la gestión, a partir del cual se analiza la información para tomar decisiones acertadas; el resultado de las auditorías internas y la revisión del S.G.I. por la dirección, son instancias en las que se aplica este principio; el desarrollo de comités estratégicos es una instancia valiosa para la vivencia de este principio.




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8) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: “Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor”. Dentro del proceso de mejoramiento continuo, la Entidad busca fortalecer su interacción con los proveedores de bienes y servicios, desarrollando una evaluación y reevaluación que conduzca al mejoramiento de la gestión así como al aseguramiento de la calidad en los productos y/o servicios que se contratan. 9) Coordinación, cooperación y articulación: “El trabajo en equipo, en y entre entidades, es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles”. La entidad se esfuerza permanentemente por la aplicación de este principio a través de la gestión con el Sistema Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada, (SNAIPD), el Sistema Nacional de Cooperación Internacional, (SNCI), el Centro de Coordinación y Acción Integral, (CCAI), la Unidad Técnica Conjunta (UTEC), la Red de Protección para la Superación de la Pobreza Extrema – JUNTOS, de igual forma, mediante la proyección interinstitucional que está permitiendo que Acción Social apoye la implementación de Sistemas de Gestión de Calidad en otras entidades públicas. 10) Transparencia: “La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos, facilitando el control social”. Acción Social está contribuyendo con la construcción de un estado más eficiente y transparente, al servicio del ciudadano, por lo que a través de la página Web publica tanto los procesos de contratación que se adelantan, como los procesos dirigidos a los clientes o usuarios. Adicionalmente, impulsa su proceso de rendición de cuentas al ciudadano y es parte de las Entidades que se esmeran por informar ante Transparencia Internacional capítulo Colombiano, los asuntos que le sean requeridos.




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4. POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL

POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL Con el permanente crecimiento humano de sus colaboradores, ACCIÓN SOCIAL de la Presidencia de la República coordina, ejecuta y promueve políticas, planes y programas de Cooperación Internacional para el desarrollo económico y social del País y de Gestión Social para contribuir a la superación de la pobreza de Colombianos afectados por la violencia, los cultivos ilícitos y en condiciones de vulnerabilidad, actuando con transparencia, eficiencia, calidez, oportunidad e integralidad. Comprometida con el mejoramiento continuo de su gestión, implementa acciones dirigidas a disminuir y controlar los riesgos en la seguridad y salud ocupacional de sus clientes internos, externos y partes interesadas, así como para la protección del medio ambiente y los recursos naturales, cumpliendo los requisitos legales vigentes.




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5. ¿CÓMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL?

La Hormiga Socialita, fue elegida hacia el año 2004 como Mascota de nuestro Sistema de Gestión por mayoría de votación, después de varias propuestas presentadas tanto en el nivel nacional como en el territorial, porque simboliza espíritu de trabajo, disciplina, sencillez, cooperación y trabajo en equipo, características que identifican al personal de Acción Social en cualquier rincón de Colombia, y en este manual brinda unas orientaciones sobre la política de gestión integral; SOCIALITA, también pasó por la mejora continua y desde el 2007, tiene nueva imagen. Dentro de las intenciones de la Alta Dirección, se pretende que Acción Social de la Presidencia de la República contribuya con la excelencia en el servicio público, y se convierta en Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en América Latina. Para alcanzar este propósito se ha iniciado la ambiciosa ruta de implementación de un Sistema de Gestión Integral, que incluye:

• Una Gestión de Calidad Orientada a aumentar la satisfacción de los usuarios, clientes, o beneficiarios de los productos y servicios que entregamos en materia de Acción Social y Cooperación Internacional, mediante el adecuado desempeño de los procesos.

NORMA OHSAS 18001

NORMA ISO 9001 Y NTC GP 1000


EJE DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL


NORMA ISO 14001

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL




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• Una Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional Orientada a brindar condiciones de trabajo en las que se gestionen los riesgos que puedan afectar el bienestar de los colaboradores de la familia Acción Social, así como de los visitantes a las instalaciones o partes interesadas.

• Una Gestión Ambiental Orientada a ser una entidad amigable con el medio ambiente y

la sociedad en general, comprometida con el desarrollo sostenible y la responsabilidad social, a través de la promoción de prácticas que prevengan la contaminación ambiental y estimulen la protección y el adecuado uso de los recursos naturales en nuestras actividades, productos y servicios.




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6. OBJETIVOS DE GESTIÓN INTEGRAL

6.1 EJE DE GESTIÓN DE CALIDAD 1. Contribuir al desarrollo y crecimiento humano de los colaboradores.

2. Contribuir a la superación de la pobreza de cinco millones de colombianos, a

través de la articulación de sus procesos, su operación territorial y la coordinación interagencial.

3. Aumentar la Cooperación Internacional pública y de otras fuentes, con el fin de

promover las prioridades del Gobierno, la estrategia de cooperación y los objetivos de desarrollo del milenio.

4. Incrementar la eficiencia, oportunidad y calidez en la prestación de los servicios. 5. Aumentar la eficacia y oportunidad de los procesos de soporte, para el

mejoramiento continuo en la gestión y la prestación de los servicios de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional.

6. Fortalecer los mecanismos de comunicación y retroalimentación para mejorar la

atención a nuestros usuarios.

7. Planear, evaluar y definir las necesidades de bienes y servicios de la Entidad, con el propósito de satisfacerlas de manera oportuna y eficaz, cumpliendo con los requisitos de nuestro cliente interno.

6.2 EJE DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

1. Desarrollar actividades tendientes a fortalecer la calidad de vida laboral de los colaboradores de la Entidad.

2. Mejorar las condiciones locativas, ergonómicas y ambientales, de las

instalaciones de la entidad para optimizar la prestación de sus servicios.

3. Implementar mecanismos que permitan controlar los riesgos de seguridad de los colaboradores de la entidad, generados por situaciones de orden público.




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4. Fortalecer las acciones dirigidas a atender situaciones de emergencia provocadas por fenómenos naturales, incendio, atentados terroristas, y emergencias médicas.

5. Implementar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de

transporte y de cómputo.

6.3 EJE DE GESTIÓN DE AMBIENTAL

1. Desarrollar actividades que conduzcan a la protección de recursos naturales a

través de campañas para el uso adecuado y ahorro del agua y la energía. 2. Contribuir con la disminución y el control de la contaminación ambiental,

mediante actividades que permitan minimizar las emisiones de gases. 3. Fomentar la protección del medio ambiente mediante programas de reciclaje y

manejo de residuos sólidos. 4. Promover la prevención ambiental mediante el uso de productos orgánicos en las

actividades institucionales. 5. Implementar actividades que conduzcan a la promoción de conductas social y

ambientalmente deseables para contribuir al desarrollo sostenible, entre el personal de Acción Social y las partes interesadas.




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7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL El Sistema de Gestión Integral opera tanto en el nivel nacional (Sede Bogotá), como en el nivel Territorial (35 sedes), y su alcance incluye a 28 procesos que interactúan para la realización de los productos y/o servicios que Acción Social de la Presidencia de la República, entrega a través de la Gestión Social y la Cooperación Internacional. Dichos procesos son: • Un (1) Proceso de Conducción: Direccionamiento Estratégico. • Quince (15) Procesos de Realización o Misionales:

Catorce (14) hacen parte del Macroproceso de GESTIÓN SOCIAL: Registro de la Población Desplazada; Atención Humanitaria a Población Desplazada; Ayuda Solidaria a Víctimas de la Violencia; Gestión de Donaciones; Red de Seguridad Alimentaria; Infraestructura; Familias en Acción; Gestión Presidencial Contra Cultivos Ilícitos; Generación de Ingresos; Paz y Desarrollo; Fondo para la Reparación de las Víctimas; Hábitat y Vivienda; Protección de Tierras y Patrimonio; Red de Protección para la Superación de la Pobreza Extrema - Juntos. Un (1) hace parte del Macroproceso de GESTIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL: se refiere a la Gestión de Oferta y Demanda de Cooperación Internacional.

• Doce (12) Procesos de Soporte: Gestión Administrativa; Adquisición de Bienes y

Servicios; Contratación; Gestión Financiera; Talento Humano; Comunicaciones; Tecnología de Información; Apoyo Legal; Gestión y Administración Documental; Planeación; Control y Seguimiento; Control Interno Disciplinario.




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8. EXCLUSIONES

De acuerdo con la naturaleza de la gestión de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional - Acción Social, se excluye el numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2008, dado que la Entidad no utiliza dispositivos o equipos de medición que requieran calibración o verificación frente a patrones especiales; para el seguimiento y la medición de los procesos, así como de los productos y servicios, se manejan otros métodos como evaluaciones de impacto, sondeos de opinión, encuestas e indicadores, entre otros.




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9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS En Acción Social de la Presidencia de la República, se tienen implementan los procedimientos documentados requeridos por las normas técnicas de sistema de gestión integral y los necesarios para la operación y el control de cada proceso; estos son de gran aporte para el mejoramiento continuo en la gestión. Las versiones vigentes de estos procedimientos están siempre disponibles en la INTRANET, para la consulta y aplicación del personal.

CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Este procedimiento busca controlar la producción documental institucional, dentro del sistema de gestión integral asegurando la disponibilidad de la información para aquellas dependencias que la requieran y estableciendo procesos de control a los documentos que incluyan el acceso, la revisión, actualización y conservación de estos; aplica al sistema de gestión integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

CONTROLAR REGISTROS GENERADOS. El propósito del procedimiento es establecer y mantener mecanismos de control que permitan identificar, actualizar y conservar los registros que proporcionan evidencia sobre la conformidad de los requisitos establecidos dentro del sistema de gestión integral así como de su operación eficaz; aplica al sistema de gestión integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD El Objetivo de este procedimiento es determinar si el sistema de gestión integral se encuentra conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos de las Normas Técnicas; aplica al sistema de gestión integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).




25

TRATAMIENTO DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME (8.3 ISO

9001:2008– NTC-GP 1000:2004) El objetivo es disponer de un procedimiento mediante el cual se define la metodología para la identificación y tratamiento del producto y/o servicio no conforme, antes de entregarlo o liberarlo al cliente y que permita realizar correcciones inmediatas y acciones correctivas cuando sea necesario.

ACCIONES CORRECTIVAS (A PARTIR DE NO CONFORMIDADES REALES). El propósito es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no conformidades con el objeto de prevenir que vuelva(n) a ocurrir; aplica al sistema de gestión integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).

ACCIONES PREVENTIVAS (A PARTIR DE NO CONFORMIDADES POTENCIALES)

El objetivo es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia; aplica al sistema de gestión integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).




26

10. DETERMINACIÓN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

• Comité de Gestión Integral Acción Social de la Presidencia de la República cuenta con un Comité de Gestión Integral que de manera regular hace seguimiento al desempeño del sistema, y está conformado así:

1. LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZÁBAL Alto Consejero Presidencial y Director General

2. MARGARITA ROSA HERNANDEZ VALDERRAMA

Secretaria General

3. PABLO ARIEL GÓMEZ MARTÍNEZ Director Técnico de Programas Sociales

4. SANDRA ALZATE CIFUENTES

Directora Técnica de Cooperación Internacional

5. MARIO RAMÍREZ ZULUAGA Jefe Oficina Asesora de Planeación

6. ALONSO ZULUAGA ZULUAGA

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

7. RODRIGO ALONSO VERA JAIMES Coordinador Nacional de Calidad y Mejoramiento Continuo




27

• Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Integral La Dirección General ha designado como Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Integral a Rodrigo Alonso Vera Jaimes, Coordinador Nacional del Área de Gestión de Calidad y Mejoramiento Continuo, quien ejerce la Secretaría Técnica del Comité de Gestión Integral. • Responsables de Procesos: La Alta Dirección ha asignado un Responsable de proceso para cada uno de los 28 dentro del alcance del Sistema de Gestión Integral, quienes cuentan con responsabilidad y autoridad sobre el desempeño del PHVA de sus respectivos procesos a saber:

PROCESO DE CONDUCCIÓN: A través del cual se orienta la gestión, se definen las políticas institucionales y se toman las decisiones de la Alta Dirección;

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO • Responsable: Luis Alfonso Hoyos Aristizábal

Alto Consejero Presidencial y Director General • Como Corresponsables del direccionamiento estratégico, la Dirección

General cuenta con el apoyo de los demás miembros de la Alta Dirección: Margarita Rosa Hernández Valderrama, Secretaria General; Sandra Alzate Cifuentes, Directora Técnica de Cooperación Internacional; Pablo Ariel Gómez Martínez, Director Técnico de Programas Sociales.

PROCESOS DE REALIZACIÓN O MISIONALES: A través de los cuales se desarrollan y operan los procesos dirigidos a los Clientes Externos de la Entidad; son 15 procesos que se consolidan dentro de 2 Macroprocesos.




28

MACROPROCESO DE GESTIÓN SOCIAL Responsable del Macroproceso: Pablo Ariel Gómez Martínez, Director Técnico de Programas Sociales.

De este macroproceso se desprenden 15 procesos cuyos responsables son:

1. Registro de la Población Desplazada Responsable: Viviana Ferro Buitrago 2. Atención Humanitaria a Población Desplazada Responsable: Viviana Ferro Buitrago 3. Ayuda Solidaria a Víctimas de la Violencia Responsable: Marlene Mesa Sepúlveda 4. Gestión de Donaciones Responsable: Jairo de Jesús López Cortés 5. Red de Seguridad Alimentaria (ReSA) Responsable: Jaime González Montoya 6. Infraestructura Responsable: Carlos Abad Ramírez Toro 7. Familias en Acción Responsable: Rita Combariza Cruz 8. Gestión Presidencial Contra Cultivos Ilícitos Responsable: Victoria Eugenia Restrepo Uribe 9. Generación de Ingresos Responsable: Samuel Gómez Ramírez 10. Paz y Desarrollo Responsable: Everardo Murillo Sánchez.

11. Fondo para la Reparación a las Víctimas Responsable: Marlene Mesa Sepúlveda

12. Hábitat y Vivienda Responsable: Sonia Edith Morales Alonso 13. Protección de Tierras y Patrimonio Responsable: Myriam Hernández Sabogal 14. Red de protección para la superación de la Pobreza Extrema - Juntos Responsable: German Alberto Quiroga Gonzalez

GESTIÓN SOCIAL




29

MACROPROCESO GESTIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Responsable del Macroproceso: Sandra Alzate Cifuentes De este macroproceso se desprende el proceso:

15. Gestión de Oferta y Demanda para la Cooperación Internacional Responsable: Sandra Alzate Cifuentes

PROCESOS DE SOPORTE: Para el desempeño eficaz y eficiente de la gestión, Acción Social cuenta con 12 procesos de soporte que interactúan con los demás procesos del sistema; se relacionan con sus responsables a continuación:

1. Gestión Administrativa Responsable: Miguel Ángel Franco Torres 2. Adquisición de Bienes y Servicios Responsable: Nelly Arce Téllez 3. Contratación Responsables: David Alejandro Díaz Guerrero 4. Gestión Financiera Responsables: María Fernanda Prieto Acosta 5. Talento Humano Responsable: Alba Lucía Urriago Reyes 6. Comunicaciones Responsable: Samuel Salazar Nieto 7. Tecnología de Información Responsable: Diana Piedad Gómez Castaño 8. Apoyo Legal Responsable: Lucy Edrey Acevedo Meneses 9. Proceso Gestión y Administración Documental Responsable: Mauricio Gutiérrez Ortíz 10. Planeación Responsable: Mario Ramírez Zuluaga 11. Control y Seguimiento Responsable: Alonso Zuluaga Zuluaga 12. Control Interno Disciplinario Responsable: Jenny Martínez Serna

GESTIÓN DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

PROCESOS DE SOPORTE




30

Grupo de Acciones Creativas - GAC La valiosa gestión de los responsables de proceso es apoyada de manera significativa por líderes en cada uno de los mismos, quienes conforman el Grupo de Acciones Creativas - (GAC), en el nivel nacional y por los profesionales de seguimiento en el nivel territorial. El alcance de las responsabilidades, se identifica en la descripción de los procesos presentada en la respectiva ficha de caracterización, en donde se indica: el objetivo del proceso, las actividades que desarrolla, los resultados o productos y/o servicios que entrega, los clientes o partes interesadas, la interacción que existe con otros procesos y con proveedores, al igual que se hace referencia a recursos, requisitos, documentos y registros aplicables.

31 Documento No Controlado en Caso de Ser Impreso o Descargado

11. MAPA DE PROCESOS

Responsable:

Corresponsables: Secretaria General, Directores Técnicos de Programas Sociales y de Cooperación Internacional, Asesor Direccionamiento Estratégico

V

A

32

Ayudas de memoria, Actas de comités, Planeación, Calendario

2008, Plan Financero (Distribución Presupuestal por Proceso y

Financiación Gatos Operativos) y Resoluciones Dirección General.

Ver Tabla de Control de Registros.

Documentos Registros

Leyes, decretos, resoluciones y circulares, Plan Indicadores Ver

Lista Maestra de Documentos.

Constitución Política de Colombia, Decreto 2467 de 19 de Julio de 2005, Disposiciones Legales, jurídicas

y relacionadas, Ley de presupuesto, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. NTC ISO

14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Informes de contratos y liquidaciones

REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEÑO DEL PROCESO

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE

Contratación

Tecnología de información

Gestión Administrativa

Comunicaciones

Apoyo legal

Recursos tecnológicos (correo electrónico, mantenimiento redes y equipos), informes

Gestión y Administración Documental

Adquisición de bienes y servicios

Archivo y Correspondencia

Informes

Gestión Financiera

Gestión de Talento Humano

Informes de ejecución presupuestal

Recurso humano, bienestar, viajes, viáticos, informes

Todos los Procesos

Todos los Procesos, Control y Seguimiento

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTÚO

Todos los Procesos, Control y Seguimiento y Equipos Territoriales

No Conformidades, análisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de

auditoría.. Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de mejora, Mapa de riesgos

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO

Lineamientos y Acciones de Mejora

Planeación Resultados de indicadores de eficacia,

eficiencia y efectividad (tablero de control)

Realizar seguimiento y análisis a indicadores Directrices, sugerencias o lineamientos

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa Orientaciones y metodología Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las

prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles ambientales aplicados

Directrices, actas y ayudas de memoria Todos los procesos

Responsables de Procesos y Representante de la Dirección para el

Sistema de Gestión IntegralDocumento para aprobación

HDirectrices para la mejora Todos los Procesos y Organismos de Control

Realizar la revisión estratégica

Revisar el desempeño del Sistema de Gestión de Integrado

Analizar Informes de auditoría y de indicadores de Gestión

Adelantar seguimiento periódico a la Gestión Social y de Cooperación Internacional, a través de Comités de Direccionamiento Estratégico

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable

Plan financiero aprobado

Establecer plan de implementación del Sistema de Gestión Integral y Política de Gestión Integrado

Ruta de Implementación, Política y Objetivos de Gestión Integral

Consejos Comunales y clientes en General - Uneté a la Acción y Alineate con Acción

Social

Todos los procesos

Definir las políticas y lineamientos necesarios para dirigir a la Entidad hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos

Presidencia de la República - Consejos Directivos Directrices Presidenciales - CONPES Definir los objetivos y metas estratégicas de la entidad Objetivos, actividades y calendario

PPlaneación Nacional - Ministerio de

HaciendaPlan Nacional de Desarrollo - Recursos

Asignados Asignar recursos para la gestión institucional.

Alto Consejero Presidencial - Director General

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Objetivo del proceso:

11.1 CARACTERIZACIÓN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Infraestructura, vehículos y mantenimeinto de vehículos, informes

Eventos, manejo de medios e informes

Entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional

Portafolio de Cooperación y Agendas Temáticas

Responsables de Procesos, Planeación y Representante de la Dirección para el

Sistema de Gestión IntegralInforme Consolidado

Control y Seguimiento y Organismos de Control Informes de auditorías

Todos los procesos y Equipos Territoriales Informes de Gestión y Temáticos, Estudios de Impacto

Defensa legal de la entidad e informes

Todos los procesos

Entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional

Impulsar y coordinar acciones interinstitucionales para canalizar recursos y alianzas estratégicas. Directrices, compromisos

Comunicar la Política, los objetivos, el compromiso con el cliente, el mejoramiento continuo de la gestión y demás elementos del sistema de Gestión Integral, y coordinar

encuentros nacionales y regionales.Manual de Gestión Integral aprobado Todos los procesos

Todos los Procesos y Representante de la Dirección para el Sistema

Necesidades y Requisitos

Todos los procesosPlaneación Indicadores Analisis de indicadores de Gestión Planes de Mejora

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Matriz de identificación de peligros Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo

Legal

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Orientaciones y metodología Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud

ocupacional.Prácticas y controles de seguridad y salud

ocupacional aplicadosÁrea de Calidad y Mejoramiento Continuo /

Proceso de Talento Humano

Responsable:

A

33

Apoyo legal

ContrataciónContratos y Liquidaciones

Elaborar resoluciones, notificaciones y edictos en casos de no inclusión.

Archivar los documentos radicados, declaraciones procesadas y documentos asociados.

Generar información estadística oficial

Conceptos

Infraestructura y servicios generales

Sistema de Información de Población Desplazada, computadores, correo electrónico


Gestión y Administración DocumentalAsesoría, acompañamiento, capacitación y

administración de archivo


Control y Seguimiento

Planeación Asesoría en planeación estratégica


ComunicacionesApoyo logístico para eventos y en divulgación de

información

Formato de Valoración

Resoluciones

Notificaciones

Edictos

Reportes de entrega.Pagina Web Ver Tabla de Control

de Registros. Ver Tabla de Control de

Registros.

Guía de atención a población desplazada

Manuales de Usuarios

Procedimientos, Plan Indicadores.

Ver Lista Maestra de Documentos.

Gestión Financiera

Gestión de Talento HumanoSelección y contratación recurso humano, Bienestar

Social, Capacitación, Viáticos, Seguridad y Salud Ocupacional

Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratégico



Acciones de Mejora, Mapa de riesgos


Administración y trámite de pago de recursos

1)Ley 387 de 1.997, reglamentada por el decreto 2569 del 12 de diciembre de 2.000 -

Ley 962 del 8 de Julio de 2005. 2)Sentencias - Corte Constitucional. 3)Ley

594 de 2000. 4)Ley 872 de 2003: ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO NTC 14001:2004 Y OHSAS

18001:2007

Retroalimentación del Proceso

Apoyo logístico en compras de bienes y servicios

Direccionamiento estratégico (Calidad)

Planeación Asesoría - Realimentación

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA


Contratistas, Usuarios, Procesos Acción Social No Conformidades, análisis de riesgos y

datos, oportunidades de mejora, informes deauditoría.

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Derechos de petición, quejas, reclamos y/o evaluación de satisfacción

Evaluar satisfacción del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Asesoría - Realimentación

Notificacion a Ministerio Público cuando el documento no sea considerado declaración.

Valorar las personas asociadas al documento considerado como declaración.

Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)

Formatos de declaración o declaraciones diligenciadas

Recursos de reposición

Valorar documentos

Resoluciones, Notificaciones y Edictos

Expedientes

Informes, reportes, estadísticas, acreditaciones

Cuadro de resultados y análisis

V

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación Direccionamiento estratégico

Análisis y cuadro de control Planeación - Direccionamiento estratégico (Calidad)

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de TalentHumano

Planeación - Direccionamiento estratégicoResultados y análisis de indicadores

Participar en la identificación y actualización de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable

Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentación aplicable

Insumos matriz de identificación de peligros y matriz de requsitos legales

Valoración por interposición de recurso de reposición: ratificación o modificación del resultado de la valoración

Formato de valoración con resultado de inclusión o no inclusión.

Población beneficiada- Usuarios

Ministerio Público

Radicar formatos de declaración / recursos de reposición Registro de ingreso del documento Población declarante, Subdirección Atención Población Desplazada.

Ministerio Público: Despachos de Procuraduría, Defensoría y Personerías Municipales

Población Declarante

H

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa Orientaciones y metodología Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestió

Administrativa

Planeación - Direccionamiento Estratégico

Población DesplazadaEntidades del SNAIPD

Ministerio PúblicoObservatorio de Derechos Humanos

Entes de control

Población Declarante

Ministerio Público


Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion Plan de AccionP

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología


Subdirectora de Atención a Población Desplazada


11.2 CARACTERIZACIÓN PROCESO REGISTRO DE POBLACIÓN DESPLAZADA

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Orientaciones y metodología

Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles ambientales aplicados

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Prácticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

Objetivo del proceso: Reconocer oportunamente la condición de desplazado, a las personas que han rendido declaración y que cumplen con los requisitos legales vigentes

Responsable:

A

34

11.3 CARACTERIZACIÓN PROCESO ATENCIÓN HUMANITARIA A POBLACIÓN DESPLAZADA

Sistema de Información de Población Desplazada, computadores, correo electrónico

Cuadro de resultados y análisis Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación Direccionamiento Estratégico



V


Población desplazada atendida

Directrices y Lineamientos


datos, oportunidades de mejora, informes de auditoría.

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Gestión Financiera



Planeación Asesoría - Realimentación Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Resultados y análisis de indicadores Planeación - Direccionamiento estratégico



Población beneficiada- Usuarios Derechos de petición, quejas, reclamos y/o evaluación de satisfacción


Población Desplazada Brindar atención humanitaria a través de operador regional o directamente

HFormatos de entrega de ayudas

Actas de entrega


Formato de valoración con resultado de inclusión

Población Desplazada Coordinar entrega de atención humanitaria (Desplazamientos Masivos) Población desplazada atendida



Direccionamiento Estratégico

Unidades Territoriales

Comité Internacional de la Cruz Roja - CICR

Comité Internacional de la Cruz Roja - CICROperadores RegionalesProveedores Nacionales Unidades Territoriales

Comité Internacional de la Cruz Roja - CICROperadores Regionales Unidades Territoriales


Contratación

Apoyo legal

Asesoría, acompañamiento, capacitación y administración de archivo

Apoyo logístico en compras de bienes y servicios

Comunicaciones Apoyo logístico para eventos y en divulgación de información

Gestión Administrativa Infraestructura y servicios generales

Administración y trámite de pago de recursos

Contratos y Liquidaciones



Documento de entendimiento con CICR

Guía OperativaCriterios Operativos.

Manual de procedimientos OPRS 10366

Procedimientos aprobados por O y M, Plan Indicadores.


Reporte Inicial de Emergencia

Formato de Declaración

Formatos de valoración

Remisión para Atención

Actas o formatos de entrega

Encuestas

Actas de acuerdosVer Tabla de Control de

Registros.

Artículos 15 y 32 de la Ley 387/97, Artículos 15, 17, 20, 21 y 22 del

Decreto 2569/00, Sentencia T-025 de 2004, Auto 178/05, Ley 594/00. Ley

872/03. Ley 962/05, artículo 32, Carta de entendimiento Programa Mundial de Alimentos PMA. ICBF y Acción Social

OPRS 10366, Decreto 250/05. Circular de Atención Humanitaria. Documento

de entendimiento con el Comité, Documento de entendimiento con el

Comité Internacional de la Cruz Roja - CICR, CONPES 3400 del 28 noviembre

2005, NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Conceptos

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTÚA



Selección y contratación recurso humano, Bienestar Social, Capacitación, Viáticos, Seguridad

y Salud Ocupacional

Subdirección de Atención a Población Desplazada


Objetivo del proceso: Coordinar y/o prestar atención humanitaria de urgencia y/o emergencia de manera oportuna a la población declarante en situación de desplazamiento por la violencia.

Direccionamiento estrátegico, Planeación

Plan de Acción

Ministerio Público Unidades Territoriales

DeclaraciónReporte Inicial de Emergencia

Valorar y determinar el mecanismo de entrega de la atención humanitaria. Brindar ayuda inmediata o de urgencia.

Elaborar Plan de Acción

Población vulnerable / desplazada atendida



P

Formatos de Valoración Verificar concepto de inclusión y programar la atención humanitaria de emergencia




Población vulnerable y/o desplazada que ha rendido declaración ante el Ministerio Público

Administraciones Municipales

Seguimiento a la atención Informe de seguimiento


Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano





ocupacional aplicados

Responsable:

A

35

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

11.4 CARACTERIZACIÓN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VICTIMAS DE LA VIOLENCIA

Objetivo del proceso: Atender con calidez y de manera eficiente y eficaz, las solicitudes de asistencia humanitaria de la población civil afectada por actos terroristas, para contribuir a resarcir la dignidad de


las victimas.

Subdirectora de Atención a Víctimas de la Violencia

Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion Plan de Accion

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA

Beneficiarios orientados

Recepcionar las solicitudes de ayuda humanitaria en el Nivel Nacional

Estudiar las solicitudes nuevas, estudio de solicitudes de complementación


En las unidades territoriales orientan a las víctimas de la violencia sobre sus derechos, para obtener asistencia humanitaria, recepcionan solicitudes y acompañan en el pago

Víctimas

Información del estado de la solicitud.

Comunicar a los beneficiarios sobre pagos de asistencia humanitaria efectuados

Registrar en el sistema



Planeación Asesoría - Realimentación Resultados y análisis de indicadores

Direccionamiento estratégico (Calidad) Asesoría - Realimentación

V


Auditorias de gestión y de calidad, seguimiento a plan de acción

Planeación - Direccionamiento estratégico


Evaluar satisfacción del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Cuadro de resultados y análisis Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación

Direccionamiento estratégico


Comunicaciones

Adquisición de Bienes y Servicios Adquisición y suministro de bienes y servicios

LEYES 368 de 1.997 - 418 de 1.997 - 548 de 1.999

782 de 2.0021106 de 2,006

NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Asesoráis en contratación


Planeación

Archivo y correspondencia

Asesoráis, aprobación de documentos

Contratación


Pagina Web, cartillas del programa, comunicados de prensa.

Respuesta a tutelas y conceptos

Suministro de bienes y servicios

Bienestar social, capacitación, seguridad social, comisiones, vinculaciones y seguridad y salud

ocupacional .

Gestión Financiera Disponibilidad Presupuestal, Recursos financieros, Registros contables, Pago a Victimas.


Control y Seguimiento - Direccionamiento estratégico Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de riesgos

Resolución 7381 de 2004, Manual de Procesos y

procedimientos, Formatos, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra

de Documentos.

Oficios, Resoluciones de reconocimiento y pago, Solicitudes desde las Unidades Territoriales,



Talento Humano



Solicitantes

Solicitudes Documentos requeridos

Alcaldías MunicipalesPersonerías Municipales

Comités de Atención y Prevención de Desastres



datos, oportunidades de mejora, informes de auditoría.


Apoyo Legal

Gestión Financiera Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa Orientaciones y metodología

Tecnología de la Información Soporte tecnológico, desarrollo, sistema de información a victimas, telecomunicaciones.

Elaborar de resoluciones de reconocimiento y pago de asistencia humanitaria

Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentación aplicable


P



Direccionamiento Estratégico - Planeación

Prácticas y controles ambientales aplicados Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Orientaciones y metodología Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Prácticas y controles de seguridad y salud

ocupacional aplicadosÁrea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso

de Talento Humano

H

Gestión FinancieraActos administrativos de reconocimiento y pago

Responsable:

A

36

Bienes y servicios.

Contratación bienes y servicios

Desarrollo y mantenimiento de la aplicación, soporte técnico, telecomunicaciones.

Directrices, Lineamientos y asesorías

Transferencias y archivo expedientes

Selección, funciones y capacitación

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO - PLANEACIÓN

TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

COMUNICACIONES

GESTION FINANCIERA

GESTION ADMINISTRATIVA

ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS

CONTRATACIÓN

APOYO LEGAL

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TALENTO HUMANO

Página Web, cartillas, videos, comunicados prensa.


Contratistas, Usuarios, Procesos, Auditorias Internas y Externas

No Conformidades, identificación de riesgos, indicadores, revisión por la Dirección, informes

de auditoria

Generar no Conformidades e Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora


Elaboración y legalización contratos


Población beneficiada - Usuarios

Donante

Legalizar las donaciones

Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias. Evaluar satisfacción del Cliente - Usuario

Efectuar análisis y seguimiento a las actividades, planes, presupuestos (Calidad, S&SO y Ambiental), indicadores (ver plan de inidacadores) y controlar riesgos.

Donaciones

Direccionamiento Estratégico (Planeación, GERESS, Talento Humano, Administrativa,

Control y Seguimiento)

Controlar el Producto No Conforme

Gestionar y administrar eficientemente los recursos recibidos en especie y donarlos de manera pertinente, a través de entidades operadoras, a la población vulnerada

11.5 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE DONACIONES

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES

Coordinador Nacional Proceso de Gestión de Donaciones

SALIDA CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


Plan de Acción (Calidad, S&SO y Ambiental), Presupuesto Operativo y Plan Financiero


Direccionamiento Estratégico (Planeación, Talento Humano, Administrativa) PLANEACIÓN


P

Derechos de petición, quejas, reclamos, encuestas y/o evaluación de satisfacción

Asesoría - Retroalimentación

V

Elaborar Plan de Acción (Calidad, S&SO y Ambiental), Presupuesto Operativo y Planes Financieros

Orientaciones y metodología

Carta de Intención del Donante CAPTACIÓN

Solicitud donación

LOGÍSTICA (Unidades

Territoriales)

Directrices y Lineamientos en Gestión Integral

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentación aplicable

Donante

H


Documentos para legalización


DonanteElaborar informes

Entidad solicitante

Registrar entidades operadoras

CONTROL Y SEGUIMIENTO

Entregar de donaciones

Elaborar propuesta de donaciones y presentarla a Comité de Donaciones

COLOCACIÓN

Recibir de donaciones

Gestionar Recursos

Formalizar donaciones

No conformidades, Acciones Correctivas (mapa de riesgos), Preventivas y de Mejora

y vulnerable del país, con el fin de contribuir a mejorar sus condiciones de vida.

Propuesta de Donaciones, Acta comité de donaciones, Autorizaciones para recibo de

donaciones

Donación entregada y acta

Informe Contador


Autorización para tramitar donaciónDonante

Donante

Entidad Operadora (población vulnerada y vulnerable)

Gestión Financiera

Acción Social, Donantes, entes de control

Documentos de donación, Acta Comité de Donaciones,

autorizaciones para recibo y entrega de donaciones, actas de recibo y entrega de donaciones, lista de

asignación, solicitudes de donaciones, respuestas a solicitudes,

cámara de comercio de entidades operadoras, documentos para nacionalización de donaciones,

formatos diligenciados. Ver Tabla de Control de Registros.


Documentos

Cuadro de resultados y análisis de indicadores

Respuestas a los usuarios. Cuadro de resultados y análisis

Análisis y cuadro de control


Registros

1)Decreto 2467/05. 2)Res. 787/05. 3)Res. 2847/07 (ROD). 4)Decreto 2685/99. 5)Decreto

1012/04. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO

14001:2004 Y OHSAS 18001:2007




Consultas, conceptos, resolución casos jurídicos y disciplinarios

Direccionamiento Estratégico, Procesos, Control y Seguimiento, GERESS, Talento Humano,

Administrativa)


Direccionamiento Estratégico (GERESS)

Direccionamiento Estratégico (GERESS, Talento Humano, Administrativa, Control y Seguimiento)

Direccionamiento Estratégico (GERESS, Planeación)


Documento de donación

Respuestas a solicitantes

Prácticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados

Recursos Financieros, registro contable.

Informes donaciones

Prácticas y controles ambientales aplicados

Manual de Usuario para la Aplicación de Donaciones, Manual

de procesos y procedimientos, Reglamento Operativo de Donaciones, Guía para el

tratamiento del producto y/o servicio no conforme, Plan de indicadores, Plan de acción, Ver Lista Maestra

de Documentos,

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Entidad Operadora

Donantes y Unidades Territoriales

Responsable:

A

37

Registros


Población beneficiada - usuarios Derechos de petición, quejas, reclamos y/o evaluación de satisfacción

V


Operadores, entidades cofinanciadoras, usuarios, procesos Acción Social

No conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora,

informes de auditoría.

Análisis y cuadro de control Planeación - Direccionamiento Estrategico (Calidad)

Proyecto ReSA, ficha resúmen proyecto ReSA, pliegos de

condiciones, convenio perfeccionado, caracterización de

beneficiarios, correspondiencia referente a proyectos, actas de

comité técnico operativo local, acta de liquidación de contratos, informe

físico financiero, informe de supervisión de contratos, aval para prórroga. Ver Tabla de Control de

Registros.

Población beneficiaria ReSA

Elaborar Pliegos de Condiciones Pliegos de Condiciones elaborados para el proceso contratación

Desarrollar proyectos contratados por parte de entidades operadoras

Cuadro de resultados y análisis Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación Direccionamiento Estrategico

Control y Seguimiento - Direcionamiento EstratégicoAcciones de mejora, mapa de riesgo, matriz seguimiento acciones correctivas

Evaluar satisfacción del cliente - usuarioAtender y consolidar quejas, reclamos y sugerencias

Bienes y servicios


Gestión Financiera Recursos financieros

Archivo y correspondencia

Elaboración de contratos, evaluación operadores, liquidación contratos

Comunicaciones Medios de difusión, revisión de material

Decreto 2467/05, Ley 368/97, Ley 387/97, Resolución 3300/03, Resolución 0637/05, Resolución 0833/05,

Resolución 9399/06, Ley 80/93, Ley 1150/07, Resoluciones del ICA 2101/07 y 2833/07, ISO

9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Tecnología de la Información


Resultados y análisis de indicadores Planeación - Direccionamiento Estratégico


Apoyo Legal

Procesos y procedimientos, guía de proyectos ReSA, guía

para el tratamiento del producto y/o servicio no conforme, plan

de indicadores evaluación usuario final, evaluación

usuario aportante.Ver Lista Maestra de Documentos.

Contratación

Talento Humano Selección de personal, funciones y capacitación

Tecnológicos, sistemas de información y soporte

Consultas, conceptos, resolución de casos

Controlar el producto y/o servicio no conforme

Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora

Asesoría - retroalimentación

Asesoría - retroalimentación Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)

Informes de avance de ReSA


Proceso Contratación

Proyectos en ejecución


Realizar acompañamiento y seguimiento a los proyectos en desarrollo


prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso



H




Documentos

Planeación


Proyectos operando de acuerdo a los Pliegos de Condiciones fijados en la

contratación

SALIDA




Gestionar los recursos de cofinanciación para proyectos



Acuerdos de cofinanciación para los proyectos

11.6 CARACTERIZACIÓN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA - ReSA


Directrices y lineamientos Elaborar plan de acción Plan de accion

P

Documento del proyecto que cumple con los requisitos de ReSA


Objetivo del proceso: Impulsar proyectos de producción de alimentos para el autoconsumo estimulando la permanencia en el campo de la población en riesgo de desplazamiento y/o permitiendo el retorno de la población desplazada a sus tierras, recobrando

en parte su capacidad productiva

Coordinador Nacional Proceso Red de Seguridad Alimentaria - ReSA

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal




Entes territoriales, federaciones, corporaciones, empresa privada,

organizaciones nacionales e internacionales, organizaciones

comunitarias




Entidades operadoras y unidades territoriales Informes de ejecución y supervisión

Documentos necesarios para la legalización del convenio

Ficha resúmen de proyectos con concepto de viabilizaciónValorar los proyectos presentados

Responsable:

A

38

11.7 CARACTERIZACIÓN PROCESO INFRAESTRUCTURA

Contratos.

Actas de Comité de seguimiento.

Prediseños.

Diseños.

Informe de gestión.

Fotografías.

Órdenes de pago. Ver Tabla de Control de Registros.


Manual Operativo.

Manual de contratación FIP.

Manual de contratación de Administradoras de Recursos.

Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.

Suministro de bienes y servicios.

Procesos de selección, capacitaciones y comisiones.

Publicaciones en Web, portal único de contratación y acompañamiento y registro documental.

Contratos y modificaciones.

Conceptos Jurídicos.

Infraestructura física, equipos, computadores, insumos de oficina, servicios generales y apoyo logístico.

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Sistema de información Infrapaz, Sistema SIPOD, correo electrónico, autocad, project.

APOYO LEGAL

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

CONTRATACIÓN

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Correspondencia y Archivo.

1)Ley 80 de 1993 (Decretos reglamentarios). 2)Acuerdos institucionales. 3)NTC NSR 98 (Norma de Diseño y

Construcción Sismoresistente). 4)Ley 142 de 1994 y Decreto 302 de 2000 (normas servicios públicos). 5)Normas

ambientales. 6)Ley 850 de 2003 (Veedurías ciudadanas) Normas de INVIAS. 7)Ley 812 de 2003, del Min. Ambiente y

R.A.S. De 2000. 11)Normas Generadas por Aliados Estratégicos,

ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14000:2004 Y OHSAS 18001:2007

COMUNICACIONES

GESTIÓN FINANCIERA Recursos para pago.



Contratistas, Usuarios, Procesos Acción Social No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoría. Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Acciones de Mejora.

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESORECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS

SOPORTEREQUISITOS QUE APLICAN PARA EL

DESEMPEÑO DEL PROCESO

Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES). Resultados y análisis de indicadores. Planeación - Direccionamiento Estratégico

Población beneficiada- Usuarios Derechos de petición, quejas, reclamos y/o evaluación de satisfacción.

Evaluar satisfacción del Cliente - Usuario .Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias. Cuadro de resultados y análisis. Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación


Acta de recibo final Población, comunidad beneficiada y supervisor.

Direccionamiento estratégico (Calidad) Asesoría - Retroalimentación.

V

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme. Análisis y cuadro de control. Planeación - Direccionamiento Estratégico (Calidad)

Planeación Asesoría - Retroalimentación.

Contratistas Proyecto. Realizar la entrega a las poblaciones o comunidad beneficiada.

Solicitud de Contratación.

Contratación Contrato Legalizado. Gerencia al desarrollo de proyectos a través de los interventores y facilitadores sociales. Acta de Inicio, Informes de seguimiento periódico, Acta de Finalización.

Administradoras de recursos, Entidades de orden gubernamental, Aliados estratégicos

Términos de Referencia, Justificación y Disponibilidad presupuestal.

Población y Comunidad potencialmente beneficiadaPriorización de proyectos de infraestructura social, de acuerdo con las necesidades. Proyectos Priorizados.

Proyectos Viabilizados.

Directrices y Lineamientos.

Objetivo del proceso: Atender de manera eficaz, eficiente y oportuna a las poblaciones focalizadas; gerenciando, coordinando y articulando el desarrollo de proyectos integrales de infraestructura, brindando herramientas para promover su sostenibilidad.

Plan de Acción. Planeación - Direccionamiento EstratégicoElaborar Plan de Acción.

Coordiandor Nacional Proceso de Infraestructura.



Interventores y facilitadores sociales Informes de seguimiento periódico. Solicitar prorroga, suspensión, modificaciones o terminación anticipada del proyecto. Prórroga, Actas de suspensión, de modificación o de terminación anticipada del proyecto.

Direccionamiento Estratégico, Entidades de orden gubernamental, Comunidades Organizadas, Banca Multilateral, Procesos Misionales o de

Realización, Organismos de Cooperación.

Planeación Interna.

Viabilización de proyectos. Alianzas estratégicas

Determinación de la población en donde se ejecutarían los proyectos. Poblaciones focalizadas.



Contratación

Acción Social y Aliados estratégicos

Solicitar contratación de proyectos. Contratación

Supervisor




Insumos matriz de identificación de peligros y matriz de requsitos legales Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

P



Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Orientaciones y metodología Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Prácticas y controles de seguridad y salud ocupacional

aplicadosÁrea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de

Talento Humano

H

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa Orientaciones y metodología Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas de

la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso

Responsable:

A

39

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Orientaciones y metodología Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Apoyo Legal

Talento Humano

Gestión Financiera

Contratación

Secretaría Técnica - Comité de Gestión Integral

Poceso Planeación Asesoría - Retroalimentación

Madre Titular Programa Familias en Acción

SIFA Base de datos subsidios a liquidar

Familias beneficiarias, entidades de control, comunidad en general

Formularios de Novedades, Formularios de Quejas y Reclamos, Oficios de

peticiones

Relación de pagos y no pagos

Verificar cumplimiento de compromisos de familias para siguientes pagos

Determinar familias que recibirán siguientes pagos

Asesoría - Retroalimentación

V

SIFA

Administración Municipal

Extracto de pago

Realizar conciliación y actualizar sistema de información

Trámite de novedades

Entidades bancariasReportes Familias con pago y no pagoEntidad externa para verificación de

requisitosFormatos de verificación de

compromisos y base de datos

Solicitud de desembolso a instituciones financieras

Promoción de la salud y la educación familiar

menores a cambio del cumplimiento de compromisos por parte de estas.

Coordinador (a) Nacional Proceso Familias en Acción



Objetivo del proceso: Entregar de manera eficiente y eficaz, un apoyo monetario directo a las familias del nivel 1 del SISBEN o a las familias desplazadas para mejorar la salud y la educación de los

11.8 CARACTERIZACIÓN PROCESO FAMILIAS EN ACCIÓN

Identificar capacidad potencial del municipio en salud y educación

Elaborar del Plan de Acción

Lista de municipios elegibles

Focalización familias para identificar las familias elegibles Lista de familias elegibles

Plan de Acción

Departamento Nacional de Planeación Encuesta SISBEN

Departamento Admimistrativo Nacional de Estadística

Proyecciónes de población por municipios

Administración Municipal Evaluación

Proceso Registro Único de Población Desplazada Lista de familias inscritas en el SUR


Área de Calidad y Mejoramiento Continuo

Lista de familias elegibles

Recurso humano y logística para inscripciones

Lineamientos y Directrices

Plan de acción

Orientaciones y metodología Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal




Direccionamiento Estratégico y Planeación

Focalización municipal para identificar los municipios potenciales

Municipios potenciales y familias potenciales del Nivel 1 del SISBEN o Desplazadas con menores de

18 años

Evaluar satisfacción del Cliete - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos, peticiones, sugerencias, trámite de novedades

Realizar medición y seguimiento a los indicadores Resultados y análisis de indicadores

Análisis y cuadro de controlControlar el Producto y/o Servicio No Conforme Secretaría Técnica-Comité de Gestión Integral Direccionamiento estrategico

Direccionamiento Estratégico y Planeación

Familias beneficiarias, entidades de control, comunidad en general


Familias beneficiarias- usuarios,Unidades Territoriales, Secretaría Técnica Comité de Gestión,

Procesos de Planeación, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico

Acciones de Mejora

Resolución de Novedades, Resolución de Quejas y Reclamos, Resolución de

peticiones

Formularios de inscripción de familias, familias capturadas en

sistema de información. Ver Tabla de Control de

Registros.


Cartillas, formatos, instructivos y guías Programa Familias en

Acción, Formatos, instructivos yguías ACCIÓN SOCIAL.

Leyes, decretos, Resoluciones, circulares vigentes, Plan

Indicadores. Ver Lista Maestra de

Documentos.


Familias beneficiarias- usuarios, Secretaría Técnica-Comité de Gestión Integral, Procesos de Planeación, Control y

Seguimiento Direccionamiento Estrategico


auditoría..Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora



Tecnología de información Computadores, correo electrónico, Soporte técnico, SIFA

Correspondencia y archivo

Comunicaciones


Adquisición de Bienes y Servicios


Compras solicitadas

Infraestructura, papelería, elementos de oficina, servicios generales

Apoyo en eventos y divulgación de información

CONPES 3081 junio 28/2000, Contrato con entidades externas, bancos y banca internacional, Ley 872/03,

Ley 594/2000; ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO

14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Contratos

Administración de recursos (CDP, RP)

Contratación de personal

Conceptos jurídicos






Lista de asistencia

Inscripción de las familias en los municipios

P





H

Proceso: Gestión Financiera

Entregar extracto de pago a madre titular para cobro en el banco Extracto de pago

Responsable:

40

Definir estrategias y criterios de reclutamiento de erradicadores Erradicadores contratados PCI - Grupos Moviles de Erradicacion

Fuerza PublicaGrupos Móviles de Erradicación

Erradicadores contratados





Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legalesÁrea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología

P



Empresas públicas o privadasFuerza Pública

Contratos de Transporte, Recursos Humanos, víveres, herramientas y demás insumos

necesarios para el montaje de campamentos de los grupos móviles de erradicación

Avanzada de seguridad

Definir la logística del montaje de los campamentos y transporte de los erradicadores a las zonas de intervención Campamentos montados y erradicadores en zona

Familias vinculadas al proyecto productivo

ERRADICACIÓN MANUAL FORZOSA

Presidencia de la RepúblicaFuerza Pública

Alta Dirección Acción Social (Alto Consejero y Coordinacionadora del PCI)

Concertación y compromisos interinstitucionales

Verificación en campoReporte de seguridad

H

Definir las zonas a intervenir Zonas de intervención de los Grupos Móviles de Erradicación

Fuerza Pública Grupos Móviles de Erradicación

Empresa de Servicios Temporales Lista de Potenciales Erradicadores

OrganizacionesGobernaciones y Alcaldias MunicipalesCorporaciones Autonomas RegionalesProgramas Sociales de nivel nacional

Perfiles de Proyectos Brindar acompañamiento para la ejecución de Proyectos Productivos Proyectos productivos viabilizados

H

Vincular familias beneficiarias Contratos ColectivosContratos Individuales

Familias beneficiarias guardabosques inscritas

Programa Familias Guardabosques (Grupo Operativo)

Direccion del Tesoro Nacional

Número de Contratos Individuales por vereda vinculada

Recursos del Presupuesto de la Nación Brindar acompañamiento para el desarrollo de actividades técnico ambientales y sociales

Familias capacitadas en temas técnicos ambientales y sociales

Habilidades creadas y/o fortalecidas para la implementacion de iniciativas productivas

Familias beneficiarias guardabosques vinculadas

Programa Familias Guardabosques (Grupo Operativo)UNODC

Comité Local de AcompañamientoComité Comunitario de Verificacion y Control

SocialDireccion del Tesoro Nacional

Contrato IndividualInforme verificacion vereda libre de ilícitos

Actas del Comité Local de AcompañamientoActa del Comité Comunitario de Verificacion y

Control SocialRecursos del Presupuesto de la Nación

Pagar el incentivo económico condicionado Recursos girados y pagados del incentivo económico condicionado

Familias beneficiarias guardabosques inscritas

PCI (ADTS-SIG) Acta de Focalizacion de veredas, Resguardos Indigenas y Consejos Comunitarios Realizar actividades de Georeferenciación y socializacion del Programa Familias beneficiarias potenciales Familias Guardabosques

Programa Familias GuardabosquesACTA de familias beneficiarias potenciales

Formularios de InscripcionDocumentos Soporte Familias Beneficiarias

DESARROLLO ALTERNATIVO (ERRADICACION MANUAL VOLUNTARIA)

Naciones Unidas (UNODC - SIMCI)IDEAMDANE

ALCALDIAS MUNICIPALESIGAC

MINAMBIENTE-Parques Nacionales

Información de Cultivos IlícitosCobertura de BosquesCenso de Población

Planes de Ordenamiento TerritorialCartografia basica y catastral

Focalizar y delimitar zonas de intervención Municipios y Veredas para intervención del Programa Presidencia de la República y Alta Dirección Accion Social (Alto Consejero y Coordinadora PCI)

PCI

Otras entidades que apoyan proyectos de desarrollo alternativo

Información (convotarias, planes de acción, cartografía) Articular las acciones del PCI a los lineamientos del País Actividades articuladas con otros organismos

gubernamentales Beneficiarios PCI

Otras entidades que participan en la lucha contra las Drogas en Colombia

Información cartográfica, recursos (humanos, técnicos y financieros)

Identificar zonas con cultivos, acordar seguridad para la intervención en las zonas seleccionadas, realizar sobrevuelos, intercambiar informacion Zonas identificadas

Planes de Acción Proceso Direccionamiento Estratégico - PCI

Otros Programa y áreas de Acción Social Inversiones complementarias, Información Planear actividades conjuntas, depurar bases de datos e intercambiar experiencias de intervención

Información depurada y resultados de proyectos conjuntos

Beneficiarios focalizados en los proyectos conjuntos y Programas Acción Social

Proceso Direccionamiento Estratégico Directrices y Lineamientos Elaborar Planes de Acción

PCI

Presidencia de la República y DNPPlan Nacional de Desarrollo, lineamiento de política documento Conpes 3218 y Directivas

PresidencialesEstablecer llineamientos y directrices para la formulación de los planes de acción del PCI Lineamientos y directrices Programas, Proyectos y Actividades PCI

Organismos internacionalesTratados ratificados

Sistema Integrado de monitoreo de cultivos ilícitos

Adoptar el marco de política internacional Marco de política

Coordinadora Nacional Programa Presidencial contra Cultivos Ilícitos PCI


Objetivo del proceso: Erradicar manualmente, prevenir y sustituir los cultivos ilícitos en el territorio nacional y, apoyar la reintegración a la vida civil.

11. 9 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILICITOS, PCI

Responsable: Coordinadora Nacional Programa Presidencial contra Cultivos Ilícitos PCI

Objetivo del proceso: Erradicar manualmente, prevenir y sustituir los cultivos ilícitos en el territorio nacional y, apoyar la reintegración a la vida civil.

11. 9 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILICITOS, PCI

A

41

Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles ambientales aplicados Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de


Comunidad Local, Nacional e Internacional


Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso deTalento Humano

Realizar la erradicacion Manual Forzosa en Campo en las zonas de intervención Zonas intervenidas libres de cultivos ilícitos


Programa Grupos Móviles de ErradicaciónFuerza Pública

Avanzada de seguridadErradicadores contratados ubicados en zona

con su dotación correspondiente

Gestión Financiera Recursos para pago (CDP, RP y Pago)

PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE

Ley 872/03, NTCGP 1000/04, ISO 9001/08

BPIN, indicadores, asesorias y Plan de Acción


Gestión y Administración Documental Correspondencia y Elementos para archivo

Gestión Administrativa Infraestructura, papelería, Elementos de Oficina, elementos de Archivo y Servicios Generales

Apoyo Legal y Contratación Contratos y Conceptos

Adquisición de Bienes y Servicios Compras de bienes y servicios

Computadores, Ploter, Scaner, Correo Electónico, Fax y Soporte

Comunicaciones Apoyo para difusión y eventos del PCI

Planeación

Resolución 001/94, 005/00, 0013/03 del Consejo Nacional de Estupefacientes

Gestión de Talento Humano Recurso Humano, Bienestar y Capacitación

Plan Nacional de Desarrollo

Ley 388 de 1997 de planes de ordenamiento Territorial

Tecnología de InformaciónCartilla PFGB

Cartilla Proyectos ProductivosFormatos del PCI y Acción Social

Requisitos Legales

Lista de verificación de documentosMatriz de Focalización de MunicipiosLista de Priorización Municipal y Mapa FGBLista de Zonas FGBCronograma de Foros FGBLista de asistencia y de Huella y Firma FGBActa de Preliquidación FGBCertificado CCVCS FGBInforme de UNODC FGBActasCronogramas e Informes de visita de campoHoja verdeCertificación de desembolsoPlan financieroPlan de acompañamientoProyectos presentados, calificados y seleccionados PPCronograma de coordinación de proyectos productivosMapas y fotografias de zonas GMEContratos y documentos soportes

Resolución 1065/01 y 1054/03 del Ministerio de Medioambiente

Ley 594/00 (Archivística), Acuerdos 042/02 y 060/00

ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Conpes 3218 de 2003

Ley 30 de 1986 capítulo 7

No Conformidades, análisis de riesgos y datos,oportunidades de mejora, informes de

auditoría.Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de MejoraContratistas, Usuarios, Procesos Acción

Social


Planes de Mejora, Mapa de riesgos


REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEÑO DELPROCESO

Presidencia Republica, Cooperantes, Familias y Asociaciones Beneficiarias

Planeación - Alta Dirección , PCI

Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación, Alta Dirección y PCI

Control y Seguimiento - Alta Dirección y PCI

Población beneficiada- Usuarios Derechos de petición, quejas, reclamos y/o sondeo de percepción

Evaluar satisfacción del Cliente Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Cuadro de resultados y análisis

Planeación, Naciones Unidas y PCI Asesoría - Realimentación Realizar medición y análisis de indicadores (Tablero de control Acción Social)

Monitoreo y verificación de áreas libres de cultivos ilícitos y, medición de zonas erradicadas Informes y Ajustes Presidencia de la República, Alta Dirección y PCI

Planeación - Alta Dirección y PCIInformes Seguimiento a los Planes de Acción PCI Informes y Ajustes

Resultados y análisis de indicadores y, Planes de acción para mejoramiento continuo

Direccionamiento estratégico (Calidad), Asesores PCI

Asesoría - Realimentación, resultado aplicación herramientas de control

V

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Análisis y cuadro de control PCI, Oficinas de Planeación y Calidad de Acción Social

Naciones Unidas Zonas de intervención del PCI

PCI

Responsable:

A

42

Planeación - Direccionamiento Estratégico (Calidad)

Gerencia de Servicio al Cliente




Planeación



Planeación



Selección, Recurso humano, tiquetes, viáticos, gastos de viaje, Bienestar social, Capacitación, Seguridad Social y Salud

Ocupacional.

Gestión Financiera


Recursos Financieros para pago (CDP, RP, pagos.)

Asesoria planeación estratégica, Aprobación de Documentos

Retroalimentación del proceso, Auditorias de gestión, Seguimiento al plan de acción

Soporte tecnológico, Soporte del sistema de información del Programa Generación de Ingresos SIGIN, Computadores,

correo electrónico, impresoras, fax

Equipo de trabajo del programa Generación de Ingresos.

Estrategias Programa Generación de Ingresos. Población Potencial

Seleccionada. Operador seleccionado

Población Vulnerable y desplazada / Equipo Generación de Ingresos

Informes de Avance de cada uno de los proyectos.Operador Informe de ejecución y Supervisión Hacer acompañamiento y seguimiento a los proyectos en ejecución

Propuestas aprobadas. Operadores de estrategias.

Ejecución de las estrategias por parte del operador seleccionado.Estrategias en ejecución de acuerdo a los

Terminos de Referencia fijados en la contratación del operador.

Resolución N° 01445 de 04/Mayo de 2007 por la cual se crea el Programa Generación de Ingresos. Sentencias

de la corte consitucional. Ley 594/00. Decreto 250/05. Circular de atención humanitaria. Documento de entendimiento

con agencias internacionales. Ley 811 de 2003 por la cual se crean las organizaciones

de cadenas en el sector agropecuario, pesquero, forestal, acuícola, las Sociedades Agrarias de

Transformación, SAT, y se dictan otras disposiciones. Conpes 102



Equipo Generación de Ingresos. Gerencia de Servicio al Cliente.

Guia para el tratamiento del producto y servicio no conforme

Manual de Proceso y Procedimientos

Formatos de Acción Social

Planilla de programaciones mensuales de asesores

Sentencias

Circulares

Apoyo logístico para divulgación de grupos exitosos y coordinación de eventos, Cartillas, pendones y calcomanias del programa. Revisión de material, comunidados de prensa.

Equipo Generación de Ingresos y Población Objetivo


Informe consolidado y propuestas de mejora

Documentos

Leyes y Decretos

Suministro de Bienes y Servicios, Infraestructura, papelería, elementos de oficina, servicios generales Plan de indicadores del proceso

Comunicaciones


Apoyo Legal


Contratación y Liquidaciones Contratos y Convenios. Asesoría. Liquidación de contratos y convenios.

Conceptos. Consultas Jurídicas.

Correspondencia, Administración Documental.

Compras y suministros de bienes y servicios

No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes

de auditoría.Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora



Encuesta de Satisfacción de Beneficiarios

Direccionamiento Estratégico (Calidad) Asesoría - Realimentación

Formato de Acta

Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratégico Acciones de Mejora, Mapa de riesgos


Registros


Contratistas, Usuarios, Procesos Acción Social


Direccionamiento Estratégico, Gestión Administrativa y Talento Humano Programas Participar en los programas de Seguridad, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental

V


Recibir y analizar las encuestas de satisfacción a los beneficiarios

Asesoría - Realimentación Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)


Actividades

Plan de Acción Planeación - Direccionamiento Estratégico

Beneficiarios potenciales idenficados

Población Vulnerable y desplazada




Beneficiarios potenciales idenficados en cada estrategia.


Identificar beneficiarios potenciales para la intervención del programa

Propuestas aprobadas. Operadores de estrategias.

Solicitudes de información

Orientar la estrategia de generación de ingresos apropiada para los beneficiarios potenciales identificados.P

11.10 CARACTERIZACIÓN PROCESO GENERACIÓN DE INGRESOS

estrategias que le permitan a esta población aprovechar sus capacidades y potencialidades para mejorar sus niveles de ingresos.

Coordinador Nacional del Proceso Generación de Ingresos.

Objetivo del proceso: Contribuir con la superación de la pobreza de población vulnerable y desplazada del territorio nacional, mediante la planeación, implementación, seguimiento y evaluación de


Población Vulnerable y desplazada


Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Acción

Unidades TerritorialesAlcaldías municipales

Gobernaciones – Secretarías de Agricultura y Desarrollo Económico

Organizaciones SocialesUniversidades e instituciones académicas

Gremios económicos













H

Propuestas aprobadas asignadas al operador de la estrategiaEntregrar la propuesta al operador de la estrategia.





Responsable:

43

A

11.11 CARACTERIZACIÓN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ

Cuadro de estadística de resultados y análisis

Evaluar satisfacción del cliente

Informes de Seguimiento, Ayudas de memoria de las Misiones Analizar resultados de las Misiones de Evaluación por parte de las Fuentes de Financiación

VTablero de Control actualizadoRealizar medición y seguimiento a los indicadores

Controlar el Producto y/o Servicio No ConformePlanilla para el control de producto y/o servicio

no conforme, Cuadro de seguimiento de producto y/o servicio no conforme

Organizaciones Socias, Unidad Coordinadora del Proyecto -(UCP), Consultores Externos


Guía de Procedimientos contractuales, Manual Operativo

Organizaciones Socias, Operadores, Consultores Externos, Supervisores

Fichas de seguimiento, Informes de supervisión, Informes regionales de seguimiento, Informes de avance

Realizar seguimiento a la implementación , ejecución e impacto de los proyectos

Acompañar, capacitar y asesorar a las Organizaciones SociasUnidad Coordinadora del Proyecto -(UCP), Unidades Territoriales (UT)

Informes trimestrales y semestrales de seguimiento, Informe Evaluación de Impactos

Tempranos


Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Públicas fortalecidas


Objetivo del proceso:Apoyar a la población vulnerada y vulnerable en regiones afectadas por la violencia, mediante proyectos socioeconómicos, culturales, políticos y de fortalecimiento de la institucionalidad pública, que contribuyan a la paz y al desarrollo.

Coordinador Nacional Proceso Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz

CLIENTES Y PARTES INTERESADASProceso Planeación - Proceso Direccionamiento

Estratégico

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAProceso Direccionamiento Estratégico - Proceso

Planeación Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Acción Plan de Acción

Formular Plan Operativo Global - POG

Ejecutar directamente proyectos para población vulnerada y vulnerable

POG aprobado por la fuente de financiaciónOrganizaciones Socias, Delegación Unión Europea,

PNUD, Proceso Gestión Social, Proceso Cooperación Internacional, DNP

Proceso de Direccionamiento Estratégico; Delegación Unión Europea, PNUD

Proceso de Direccionamiento Estratégico; Banco Mundial; Delegación Unión Europea

Políticas, directrices y lineamientos estratégicos; Disposiciones técnicas, Convenio

de Financiación Unión Europea

Políticas, directrices y lineamientos estratégicos; Contrato de empréstito Banco Mundial; Convenio de Financiación Unión

Europea; POG

Operadores, Organizaciones Usuarias, Instituciones Públicas, Comunidades vulnerables y vulneradas

Organizaciones Socias

Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Públicas

Formular Plan Operativo Anual - POA

Fortalecer institucionalmente a Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Públicas

Organizaciones Socias, Banco Mundial, Delegación Unión Europea, Macro proceso Gestión Social, Proceso

Cooperación Internacional, DNP

Proyectos ejecutados Operadores, Instituciones Públicas, Organizaciones Usuarias, Comunidades vulnerables y vulneradas



Organizaciones Socias, Comunidades vulnerables y vulneradasContratos ejecutados Ejecutar contratos para consultorias, estudios, intercambios de experiencias,

comunicaciones y otros, que apoyan la implementación del Proyecto

Acompañamiento, capacitación y asesoria brindadas para la implementación del

programa

Guía de Procedimientos contractuales, Manual Operativo, POA

Ejecutar proyectos para población vulnerada y vulnerable a través de Organizaciones Socias Proyectos ejecutados

Delegación Unión Europea, Banco Mundial ; Proceso de Contratación

Guía de Procedimientos contractuales, Manual Operativo, POG, POA, Contratos

Banco Mundial, Delegación Unión Europea

Analizar resultados de las Auditorias realizadas Programas ejecutados y Personal sensibilizado

Clientes - Usuarios Resultados de la aplicación de instrumentos de medición

Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) - Organizaciones Socias (OS)

Informe y análisis de mediciones realizadas

Programas ejecutados y Personal sensibilizado

Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP); Proceso de Planeación

Directrices para la construcción de los indicadores.

Proceso Control y Seguimiento - Proceso Direccionamiento estratégico

Contratistas, Usuarios/Beneficiarios del Proceso, Procesos Acción Social.

No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de

auditoría.Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, actualización/ajustes al

Mapa de riesgos

Comunidad beneficiada- Usuarios del programa Derechos de petición, quejas, reclamos y/o evaluación de satisfacción

Evaluar satisfacción del Cliente/Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Auditores Externos Hallazgos de la auditoria

Gerencia de servicios y soluciones - Proceso planeación -Proceso direccionamiento estratégico

Secretaria Técnica del Comité de Gestión Integral; Direccionamiento estratégico (Calidad)

Proceso direccionamiento estratégico; Proceso gestión financiera; Banco Mundial; Delegación Unión Europea,

Organismos de certificaciòn, Entes de control.

Proceso Direccionamiento Estratégico; Banco Mundial; Delegación Unión Europea

Proceso de Direccionamiento Estratégico; Proceso de Planeación.

Gerencia de Servicios y soluciones; Proceso de Planeación; Proceso de Direccionamiento Estratégico

Direccionamiento estratégico (Calidad), Secretaria Técnica del Comité de Gestión Integral

Asesoría - Realimentación, guia de producto y/o servicio no conforme



P



POA aprobado por la fuente de financiación



ocupacional aplicados Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

H

Delegación Unión Europea; Proceso de contratación Guía de Procedimientos contractuales, POG, POA, contratos legalizados

Delegación Unión Europea, Banco Mundial

Responsable:

11.11 CARACTERIZACIÓN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ

Objetivo del proceso:Apoyar a la población vulnerada y vulnerable en regiones afectadas por la violencia, mediante proyectos socioeconómicos, culturales, políticos y de fortalecimiento de la institucionalidad pública, que contribuyan a la paz y al desarrollo.

Coordinador Nacional Proceso Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz

44

Capacitación


DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESORECURSOS ENTREGADOS POR LOS

PROCESOS SOPORTE

Planificación y gestión financiera, seguimiento y monitoreo financiero

Gestión y Administración Documental Asesoria y capacitación

Infraestructura y servicios generales, programas de Gestiòn Ambiental

Tecnología de Información

Control y Seguimiento Auditorias Internas y Retroalimentación. Seguimiento Acciones preventivas y correctivas

Planeación

Contratación y Adquisición de Bienes y Servicios

Apoyo legal

Comunicaciones

Conceptos jurídicos

Apoyo para divulgación de información; apoyo en procesos licitatorios


Trámite de Comisiones de servicios y Viáticos

Manual Operativo Paz y Desarrollo. 5)Guía Práctica de Procedimientos de Contratación de la Comunidad Europea, Contrato de Empréstito Banco Mundial.,

Convenios de Financiación Especificos Laboratorios de Paz I, II y III., Decreto 540 de 2002 - Exención de

Impuestos, Ley 80 de 1993 - Decreto 1150 de 2007, Documento CONPES 3395 de noviembre 17 de 2005, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004

Y OHSAS 18001:2007


Informes semestrales de Seguimiento BM, Contratos de subvención con

Operadores, Contratos ínter administrativos con las Organizaciones

Socias, POAs Laboratorios de Paz y Pazy Desarrollo, POG Laboratorios de Paz, Informes trimestrales de avances físico y financiero, Contratos de adquisición de bienes y servicios, Convenio Especifico de Financiación, Contrato de Empréstito Banco Mundial. Ver Tabla de Control de

Registros.


Manual Operativo Paz y Desarrollo, Guía de

Procedimientos Contractuales, Manual de adquisiciones Banco Mundial, Guía de Visibilidad de la Unión Europea, Manuales de Procedimientos documentados,


Gestión de licitaciones, contratos y liquidaciones, seguimiento a la calidad de los proveedores (fichas de reevaluación y satisfacción

del cliente)

Planes de Acción: Inscripción proyectos BPIN

Soporte informático; apoyo en diseño e implementación sistema de seguimiento, monitoreo y evaluación

Gestión Financiera

Programa de Seguridad y salud ocupacional


Selección de contratistas

Responsable:

A

45

Subdirector (a) Atención a Victimas de la Violencia


Equipo FRV y Áreas de apoyo Preselección administradores

11.12 CARACTERIZACIÓN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIÓN DE LAS VÍCTIMAS

O.I.M. Apoyo y capacitación Sistema de información

SALIDA

Objetivo del proceso: Reparación a las Víctimas de la Violencia, en cumplimiento de las Sentencias Judiciales proferidas por los Tribunales de Justicia y Paz y de las Recomendaciones de la Comisión Nacional de Reparación y Reconciliación, en el marco

de la ley 975 de 2005 y normas complementarias.



ACTIVIDADES


PROVEEDOR ENTRADA

Equipo FRV Capacitación en bienes

Programa Protección de Tierras de Acción Social Capacitación Alistamiento de Bienes

Informe de audiencia

Sistema de información FRV Equipo FRV

Realizar la preselección de Administradores para los bienes del FRV Listado administradores preseleccionados Equipo FRV

Desarrollar el sistema de información.Capacitación para el manejo del sistema de información

Términos de Referencia Equipo FRV

Tribunales Sentencia Judicial

Listado de Bienes

Citación audiencia de conciliación

Fiscalía

Víctima, Imputado o su defensor, Fiscal o Ministerio Público


Evaluar satisfacción del Cliente - Usuario Atender consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Cuadro de resultados y análisis

V

Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Análisis y cuadro de control

Planeación Asesoría - Realimentación Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial

Comunicaciones



Apoyo en divulgación de información


Correspondencia y ArchivoGestión y Administración Documental

Asesorias en BPIN, Documentos, Indicadores, procesos

Retroalimentación del proceso

Ley 975 de 2005. 2)Decreto 4760 de2005, decreto 3391 de 2006, Reglamento Interno del Fondo para la

Reparación de las Víctimas. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y

OHSAS 18001:2007

Registros

Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, Manuales, Formatos de Acción Social y del proceso, Plan


Documentos.


Acta de recibo, Documentos soporte contratación, Actas de entrega,

informes. Ver Tabla de Control de Registros.



Documentos

Gestión Financiera

Apoyo Legal Conceptos jurídicos

Talento Humano Contratación de Personal y organización de eventos

Administración de Recursos

Planeación

Contratación Contratos

Soporte técnico, equipos de cómputo, correo electrónico

Apoyo logístico en compras.




Infraestructura y Servicios Generales

Direccionamiento Estratégico (Calidad) Asesoría - Realimentación

Realizar mesas de trabajo, para la definición de términos de referencia definitivos

Superintendencia de Notariado y Registro Capacitación Alistamiento de Bienes

Equipo FRV, administradores preseleccionados, invitados de gremios y Áreas de apoyo Mesas de trabajo

Federación Nacional de Cafeteros Capacitación Programa Jóvenes Agricultores


Informe Equipo FRV

Actas Equipo FRV

Informe Equipo FRV

Informe Equipo FRV

Capacitación y visita a proyectos

Capacitación y trabajo de campo

Capacitación Programa Protección de Tierras

Realizar autocapacitación en tipos de bienes y su administración

Sistema de información

Participar en audiencia de conciliación en su condición de Ordenador del Gasto del FRV.

Restituir los bienes o indemnizar a las víctimas según sentencia judicial


Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación Direccionamiento Estratégico

Enajenar los bienes (directamente o por martillo) Acta de venta y entrega de bienes

Resultados y análisis de indicadores

Acta de Entrega de bienes y/o indemnización


Contratistas, Usuarios, Procesos Acción Social No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoria.

Víctimas de la violencia




Acciones de Mejora, Mapa de riesgosImplementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora







Acción Social, CNRR, Victimas, Usuarios


H

P

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso deGestión Administrativa


Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso deTalento Humano

Contratación

Víctima, Imputado o su defensor, Fiscal o Ministerio Público

Publicar listado de bienes en Nivel Nacional y Unidades Territoriales

Responsable:

46

A

11.13 CARACTERIZACIÓN PROCESO HÁBITAT Y VIVIENDA

SALIDA

Objetivo del proceso: Contribuir al mejoramiento de las necesidades básicas habitacionales insatisfechas, que permita incrementar el mejoramiento de la calidad de vida de la población objeto de intervención de Acción Social a través de

la generación de condiciones adecuadas de habitabilidad o de la gestión para la vinculación a los programas habitacionales de la política de vivienda social que desarrolla el Gobierno Nacional.

Coordinador (a) Proceso de Hábitat y Vivienda

CLIENTES Y PARTES INTERESADASPlan de AcciónPlan financiero.

Tablero de Control

Planeación - Direccionamiento Estratégico - Seguimiento

Direccionamiento Estratégico. Operadores locales de la estrategia de Mejoramiento de

Condiciones de Habitabilidad.Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

Ministerio de Agricultura.

PROVEEDOR ENTRADA

P

Direccionamiento Estratégico - PlaneaciónDirectrices y Lineamientos, objetivos

estratégicosAsignación del Presupuesto

Elaborar Plan de Acción anual

ACTIVIDADES

Direccionamiento del Proceso de Hábitat y Vivienda.Guías de Operación

Proyectos identificados.Plan de Acción.

Acuerdos de intervención conjunta con cooperantes.

Acuerdos de apoyo con procesos misionales.Convenios interinstitucionales


Proceso de planeación. Cooperantes

Operadores locales.Unidades Territoriales.

Grupo población designado por la Alta Dirección para atención por parte del Proceso de Hábitat y Vivienda

información, estudios, esquemas de operación

Identificación de oportunidades de generación de ofertaCronograma de eventos de divulgación y promoción.Consolidar solicitudes de apoyo de mejoramiento de

condiciones de habitabilidad

Procesos misionales ACCIÓN SOCIAL.Estrategia Juntos Red de Protección.

Unidades Territoriales ACCIÓN SOCIAL.Entidades Territoriales.

Cooperantes

Entidades Cooperantes.Proceso de contratación.Entidades Operadoras.

Población beneficiaria de subsidios de vivienda o mejoramiento de condiciones de habitabilidad atendidos por o con recursos de Acción Social.

Entidades Territoriales.


Direccionamiento Estratégico.Planeación y seguimiento.

Adquisición de Bienes y Servicios.

Informes de ejecución financiera y física de proyectos: Asignaciones y pagos de subsidios

familiares de vivienda

Plan de acción actualizado.Tablero de control actualizado.

Plan de indicadores.Cierre de acciones correctivas, preventivas o de mejora.

Direccionamiento Estratégico.Planeación y seguimiento.

Unidades Territoriales.Entidades Operadoras

Prácticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicadosParticipar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.

Actas comités operativos convenios interinstitucionales.Informes de supervisión de la estrategia de mejoramiento

de condiciones de habitabilidad.Informes de asignaciones y pagos de los subsidios

familiares de vivienda.Informes de oferta identificada de soluciones

habitacionales.Lista de asistencia de eventos de promoción y divulgación.

Acciones correctivas y/o preventivas.Seguimiento a las medidas correctivas y/o preventivas.

Cierre de las medidas correctivas y/o preventivas


Unidades Territoriales.Procesos misionales.Operadores locales.

Cooperantes.Entidades Territoriales

acuerdos realizados, proceso interno de control y seguimiento, equipos territoriales, resultados de seguimiento a los indicadores

Cuadro de resultados y análisis Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación Direccionamiento EstratégicoPoblación beneficiada- Usuarios Derechos de petición, quejas, reclamos y/o

evaluación de satisfacciónEvaluar satisfacción del Cliente - Usuario

Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias

Planeación


Conformación básica de oferta

Direccionamiento estratégico (Calidad) Asesoría - Realimentación Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Universidades, firmas consultoras, posibles beneficiarios, Direccionamiento estratégico, procesos misionales de Acción Social, Entidades Territoriales,

Cooperantes Intenacionales.

Información sobre vivienda y hábitat, requerimientos, solicitudes

Universidades, firmas consultoras, posibles beneficiarios, Direccionamiento estratégico, procesos misionales de Acción Social, Entidades Territoriales,

Cooperantes Intenacionales.

Información sobre posibles proyectos, planes y programas a ser gestionados y apoyados

Establecer acuerdos de cooperación para el mejoramiento de condiciones de habitabilidad, promoción y divulgación de oferta de política de vivienda social y gestión e identificación

de oferta habitacional



H

Contratistas, Usuarios, Procesos Acción Social, Entidad certificadora

No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de

auditoría.

Definir las metas por segmentos de atención a partir del plan de acción y lineamientos de la Dirección.

Focalizar geográficamente y poblacionalmente las intervenciones a realizar en conformidad con las líneas del proceso de Hábitat y Vivienda, ( Mejoramiento de

condiciones de Habitabilidad, promoción y divulgación de oferta de política de vivienda social y gestión e identificación de oferta habitacional).




V

Seguimiento a los acuerdos, convenios, análisis de resultados.Seguimiento a acciones correctivas, preventivas o de mejora.


Orientaciones y metodología Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles ambientales aplicados Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso

de Gestión Administrativa

Realizar a través de terceros intervención en mejoramiento de condiciones de habitabilidad, promoción y divulgación de oferta de política de vivienda social y gestión e

identificación de oferta habitacional.

Actas de aprobación de intervenciones en mejoramiento de condiciones de habitabilidad.

Bases de datos de asignaciones de subsidios familiares de vivienda.

Bases de datos de oferta de soluciones habitacionales.Agendas eventos de promoción y divulgación.

Realizar acompañamiento y seguimiento de la ejecución de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, promoción y divulgación de oferta de política de vivienda social y gestión

e identificación de oferta habitacional


Solicitud de contratación o adquisición.Justificación, solicitud de CDP.

Términos de referencia para acuerdos de entendimiento, convenios o contratos.

Actas.






Responsable:

11.13 CARACTERIZACIÓN PROCESO HÁBITAT Y VIVIENDA

Objetivo del proceso: Contribuir al mejoramiento de las necesidades básicas habitacionales insatisfechas, que permita incrementar el mejoramiento de la calidad de vida de la población objeto de intervención de Acción Social a través de

la generación de condiciones adecuadas de habitabilidad o de la gestión para la vinculación a los programas habitacionales de la política de vivienda social que desarrolla el Gobierno Nacional.

Coordinador (a) Proceso de Hábitat y Vivienda

47

Leyes, Decretos y Resoluciones.Sentencias.Circulares.

Guía de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad.

Reglamento Operativo Programa de Vivienda de Interés Social rural.

Manual del facilitador.Guía para la postulación de

proyectos para el subsidio de vivienda de interés social rural.Formularios e instructivos de

presentación de oferta de proyectos de VIS. Ver Lista

Maestra de Documentos.






Planeación Plan de Acción

Recurso Humano, Bienestar, Viáticos, Capacitación.

Tecnología de Información. Software, Hardware, correo electrónico, Max


Gestión Financiera Recursos para pagos (CDP, RP, pago), plan financiero.

LEYES:No. 03/91, 387/97, 708/01, 400/97.

DECRETOS:951/01, 975/04, 1526/05, 3169/04, 3169/05,

2083/04, 3111/04, 2100/05, 2675/05, 973/05, 4427/05, 4429/05, 3200/06,

4545/06, 094/07.

RESOLUCIONES:01505/07 ACCION SOCIAL, No. 493/05 del

MADR, No. 058/06 MADR 0173/07 ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO

14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Gestión Administrativa Vehículos, Infraestructura, papelería, elementos de oficina, servicios generales.

Apoyo Legal.

Adquisición de Bienes y Servicios.

Apoyo logístico para eventos. Visibilidad de las intervenciones.

Compras de Bienes y Servicios.

Gestión y Administración Documental Correspondencia y elementos para archivo

Control y Seguimiento. Mapa de Riesgos / Seguimiento Auditorías

Conceptos

Comunicaciones

Contratación Suscripción y liquidación de convenios y contratos.

Plan de Acción.Plan Financiero.

Tablero de control.Acuerdos, Convenios o

contratos.Acta.

Ayuda de Memoria.Archivo Estrategia de

Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad ejecutado.

Archivo Estrategia de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad en ejecución en custodia del Cooperante.


Responsable:

48


Líneas de Programación definidas con las Fuentes Cooperantes- Metas

concertadas

Plan Nacional de Desarrollo, Políticas Públicas y Planes Definición de elementos estratégicos para la aplicación de medidas de

proteccion, formalizacióin de derechos sobre la tierra y los territorios y asesoria en la implementación de mecanismos para reparar a las victimas.

PROVEEDOR


11.14 CARACTERIZACIÓN PROCESO PROTECCION DE TIERRAS Y PATRIMONIO

ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA


Gestionar de manera efectiva, la Protección de los derechos de la Población desplazada sobre la tierra y el territorio, ademas de servir de puente en el direccionamiento de recursos de la Cooperación Internacional, para lograr la aplicacion de las medidas y la tranasferencia a las instituciones competentes.

CLIENTE

Coordinador (a) Nacional Proceso Protección de Tierras y Patrimonio




Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de

requsitos legales

Programas de Seguridad y Salud Ocupacional y de Gestión Ambiental

de Acción Social

Participar en los programas de Seguridad y Salud Ocupacional y de Gestión Ambiental de la entidad Cumplimiento de requisitos

H

Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al

proceso


Proyectos o actividades de cooperación aprobados por las

Fuentes Cooperantes

Concertación de proyectos o actividades de oferta y demanda concooperantes

Informes técnicos, financieros, de auditoría o seguimiento de los proyectos

o actividades de cooperación en ejecución

Organismos de Cooperación Internacional - Entidades Públicas Nacionales - Entidades

No Gubernamentales Nacionales e Internacionales,

Direccionamiento estratégico (Calidad) Asesoría - Retroalimentación Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme

Agencias u Organismos de Cooperación Internacional -

Macroprocesos de Gestión Social, Direccionamiento Estratégico, procesos

de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contínuo de Acción

Social

Documentos de Proyectos o actividades de cooperación en

ejecución o sus Planes Operativos

V

Realizar Seguimiento a la ejecución del Proceso Tierras

Análisis y cuadro de control Planeación - Direccionamiento Estrategico (Calidad)

Planeación Asesoría - Retroalimentación Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (Ver Plan de Indicadores) del proceso Tierras Resultados y análisis de indicadores Planeación - Direccionamiento Estratégico

Poblacion Desplazada Entidades Públicas Nacionales Departamentales y

Municipales

Derechos de petición, quejas, reclamos y/o evaluación de

satisfacción

Evaluar satisfacción del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Cuadro de resultados y análisis Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación

Direccionamiento Estrategico

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión

AdministrativaOrientaciones y metodología

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento

HumanoOrientaciones y metodología









Social


Consultores Proceso Tierras, partes interesadas

Informes mensuales de AvancePoblacion Desplazada, Las Entidades

Públicas Nacionales, Departramentales y Municipales, Agencias u Organismos de

Cooperación Internacional - y Direccionamiento Estratégico de Acción

Social.



Documentos de seguimiento y evaluación con destino a las

agencias e instituciones vinculadas al Proyecto

Convenios o Documentos de Proyectos firmados con las Fuentes Cooperantes

Poblacion Desplazada, Las Entidades Públicas Nacionales, Departramentales y Municipales, Agencias u Organismos de

Cooperación Internacional - y Direccionamiento Estratégico de Acción

Social.





Social


Documentos de Estrategias y programas de las Fuentes

Cooperantes

Perfiles de proyectos o actividades formulados por los cooperantes.

Apoyar la formulación de los distintos componentes del Proceso TierrasDocumentos de seguimiento o

evaluación de los componentes del ProcesoCriterios de definición de programas

o proyectos, acordados con cooperantes

P

Responsable:

11.14 CARACTERIZACIÓN PROCESO PROTECCION DE TIERRAS Y PATRIMONIO


Gestionar de manera efectiva, la Protección de los derechos de la Población desplazada sobre la tierra y el territorio, ademas de servir de puente en el direccionamiento de recursos de la Cooperación Internacional, para lograr la aplicacion de las medidas y la tranasferencia a las instituciones competentes.

Coordinador (a) Nacional Proceso Protección de Tierras y Patrimonio

49

Agencias u Organismos de Cooperación Internacional - Entidades Públicas Nacionales, Departramentales

y Municipales, Entidades No Gubernamentales Nacionales e

Internacionales, Macroprocesos de Gestión Social, Direccionamiento

Estratégico y procesos de Soporte de Acción Social

Informes sobre el seguimiento a los acuerdos u orientaciones de los

donantes de cooperación internacional o Nacional

A

Acciones de Mejora para poner en marcha las recomendaciones a la ejecución de los proyectos y retroalimentación al proceso

Coordinar la adopción de acciones de mejoramiento sobre proyectos de

cooperación en ejecución por parte de las entidades ejecutoras Agencias u Organismos de Cooperación

Internacional - Entidades Públicas Nacionales Departamentales y Municipales - Entidades No Gubernamentales Nacionales - Accion

Social, Direccionamiento Estratégico.Propuestas de adiciones o modificaciones a la ejecución de los

proyectos de cooperación

Consultores, Contratistas, Procesos Acción Social, Control y Seguimiento y

Direccionamiento Estrategico

No Conformidades, análisis de riesgos, oportunidades de mejora,

informes de auditoría intera y externa

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora Población Desplazada, Acción Social, Cooperantes






Talento HumanoTalento Humano, Bienestar Social, Seguridad

Ocupacional, Capacitación

Alta cualificación Profesional, etica,transparencia en los procesos, agilidad en elservicio, desarrollo del Bienestar Social de losconsultores

Manual Banco Mundial - Formulación de Proyectos y

Manual de Acceso a la Cooperación Int.

Convenios o Documentos de Proyectos de Cooperación

Internacional

Ver otros especificados en la Lista Maestra de

Documentos del Proceso

Sistema de Información & Monitoreo SIME

Formatos estandarizados

Administrativa y Financiera Servicios generales. Recursos Presupuestales para el funcionamiento y operación del Proceso

Criterios de valoración de actividades

Criterios de aprobación de contrapartidas a proyectos de cooperación internacional

Apoyo Legal Conceptos Jurídicos

Ley 387/1997, Decreto 2007/01, Sentencia T025/2004, Sentencia C370/2005, Decreto250/2005, Ley 975/2005, Ley 1152/2007,Decreto 768/2007, Sentencia 821/2007

CONVENIO MARCO CM-022

Requisitos de la Norma de Calidad: NTC ISO 9001:2008 Y NTC GP 1000:2004

Comunicaciones Pagina WEB, divulgación e imagen institucional.


NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

Técnicos y tecnológicos: Equipos de Cómputo, Software, Soporte Técnico.

Contratación Convenios de Copperación y Contratos de prestación de Servicios,

Gestión y Administración Documental Correspondencia, acompañamiento, capacitación, asesoria y administración del archivo

Responsable:

A


11.15 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RED DE PROTECCIÓN PARA LA SUPERACIÓN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Objetivo del proceso: Promover y ejecutar acciones de acompañamiento familiar y comunitario a las familias que se encuentran en extrema pobreza o en situación de desplazamiento.

Coordinador Nacional de la Red JUNTOS

PROVEEDOR

Plan de Acción

ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA

Elaborar Plan de Acción Proceso de Direccionamiento Estratégico - Proceso de Planeación

Departamento de Planeación Nacional, Consejo Directivo Red JUNTOS, Entidades vinculadas a la Red, proceso de


Compes 102, Manual de Operaciones Red JUNTOS, directrices Consejo Directivo de la Red JUNTOS Definir metodologías para desarrollar el Acompañamiento Familiar y Comunitario Metodologías-Documentos Operadores Sociales, administraciones municipales y

departamentales

Proceso de Direccionamiento Estratégico y Proceso de Planeación Directrices y Lineamientos

P Plan de Cobertura Operadores Sociales, administraciones municipales y departamentales




Familias en Acción-Subdirección de Atención a Población Desplazada Bases de datos Realizar focalización de familias

Insumos para panorama de peligros y matriz de requsitos legales


Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales

Programación de talleres institucionales de acceso preferente y fortalecimiento en departamentos y

municipios

H

Instalar la estrategia en el territorio (Conformación de equipos locales, desarrollo del taller institucional de acceso preferente y fortalecimiento departamental y municipal, realización

comité operativo con municipio y/o departamento)

Comité Operativo del Convenio Municipio y Departamento Instalado mediante acta, listas de asistencia y evaluaciones de los talleres institucionales de acceso preferente. Línea Base

Territorial, Análisis estructural y Mapa de oferta Local

Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales

Unidad Territorial, organizaciones, profesionales y técnicos profesionales interesados

Propuestas y ofertas de contratación, hojas de vida, documentos de soporte

Preseleccionar, seleccionar y gestionar y/o hacer seguimiento a la contratación del Acompañamiento Familiar y Comunitario

Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores con contrato perfeccionado

Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores, yadministraciones municipales y departamentales

Coordinación Territorial y de Capacitación y Formación, operadores, coordinadores locales y/o cogestores

Programación de capacitaciones y contenidos de capacitación Capacitar a Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores capacitados,

listas de asistencia y evaluación de la capacitación Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores

Familias con acompañamiento y administraciones municipales y departamentales

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso Gestión Administrativa Orientaciones y metodología Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas

de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles ambientales aplicados Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa

Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores, administraciones municipales y departamentales Plan de Cobertura de Familias

Implementar el Acompañamiento Familiar y Comunitario (Levantar línea base, Plan Familiar y Seguimiento a Logros) a través de Operadores

Sociales o directamente

Familias con acompañamiento, con Acuerdo de Corresponsabilidad suscrito, línea de base familiar levantada,

plan familiar construido y reportes de seguimiento al cumplimiento de logros familiares del sistema de información

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud

ocupacional y de la reglamentación aplicableInsumos matriz de identificación de peligros y matriz de

requsitos legales Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso

de Talento Humano

Familias con acompañamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales,

entidades de control, otros procesos de ACCIÓN SOCIAL, Direccionamiento Estratégico y Departamento Nacional de

Planeación

Términos de Referencia, contratos y metodologías de evaluaciones

V

Evaluar y verificar la implementación del Acompañamiento Familiar y Comunitario Reporte y análisis de la evaluación

Familias con acompañamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales, entidades de control, otros procesos de ACCIÓN

SOCIAL, Direccionamiento Estratégico y Departamento Nacional de Planeación

Familias vinculadas a JUNTOS, Unidad Territorial, Departamentos y Municipios Vinculados a JUNTOS,

entidades de control, Procesos de Planeación, Control Interno y Seguimiento, otros procesos de Acción Social y


Esquema y metodologías de atención y resolución de quejas, reclamos y derechos de petición y,

encuestas, sondeos, entrevistas

Evaluar la satisfacción de las familias, administraciones municipales y departamentales, atender y/o orientar a los beneficiarios para resolución quejas y reclamos, peticiones y

sugerencias

Resolución de quejas y reclamos y derechos de petición, resultados y análisis de encuestas, sondeos y entrevistas.

Familias con acompañamiento, Direccionamiento Estratégico, GERESS, administraciones municipales

y departamentales, Entidades y Programas que suministran oferta vinculadas a JUNTOS y Entidades

de Control.

Familias vinculadas a JUNTOS y Operadores Reporte de acompañamiento a las familias vinculadas a JUNTOS Controlar producto y/o servicio No Conforme Matriz de Análisis y control de producto y/o servicio No

Conforme Familias con acompañamiento

Direccionamiento Estratégico y Proceso de Planeación

Familias con acompañamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales,

entidades de control, otros procesos de ACCIÓN SOCIAL y Direccionamiento Estratégico

No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoría. Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora, Mapa de riesgos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratégico

Coordinación Territorial y Coordinación de Oferta Institucional de JUNTOS Información insumo para medición de indicadores Realizar medición y seguimiento a los indicadores (VER PLAN DE INDICADORES) Resultado de análisis a indicadores y Planes de Mejora

Responsable:

11.15 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO RED DE PROTECCIÓN PARA LA SUPERACIÓN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS

Objetivo del proceso: Promover y ejecutar acciones de acompañamiento familiar y comunitario a las familias que se encuentran en extrema pobreza o en situación de desplazamiento.

Coordinador Nacional de la Red JUNTOS

5051






Gestión Financiera Administración de recursos (CDP-RP) Y Apoyo en contratación de Encargo Fiduciario

Plan Nacional de Desarrollo, Conpes Social 102 de 2006, Actas del Consejo Directivo, Manual Operativo - Norma

NTC-ISO 9001, GP 1000, OHSAS 18001 y NTC ISO 14001. Documentos y Metodologías

Tecnología de la InformaciónComputadores, impresoras láser, correo electrónico, soporte técnico,

software para análisis y cruces de bases de datos, Soporte para diseño y puesta en marcha del sistema de Información de JUNTOS

Ver Lista Maestra de Documentos. Ver Tabla de Control de Registros.

Gestión Administrativa Infraestructura física, papelería, elementos de oficina y servicios generales

Manual Operativo Actas

Metodologías de Acompañamiento Ayudas de Memoria

Adquisición de Bienes y Servicios Compras de bienes y servicios Manuales de contratación y de supervisores del FIP Convenios

Leyes y decretos Reportes de Sistema de información de JUNTOS

Contratos y Liquidaciones Asesorías, Contratos y Convenios Perfeccionados Directivas Presidenciales

Formatos diligenciados

Gestión de Talento Humano Personal, viáticos, capacitación, bienestar, salud ocupacional Resoluciones y circulares vigentes

Gestión de Comunicaciones Apoyo en eventos y divulgación en medios masivos de comunicación, y diseño de material impreso Informes de Gestión y de Evaluación Contratos

Apoyo Legal Conceptos Jurídicos Conpes Social 102 de 2006

Listas de Asistencia

Guías y protocolosGestión y Administración Documental Correspondencia y archivo

Responsable:

52


Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la

seguridad y salud ocupacional y de la reglamentación aplicableInsumos matriz de identificación de peligros y matriz de

requsitos legales


Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Insumos para panorama de peligros y matriz de requsitos legales



procesoPrácticas y controles ambientales aplicados

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperación Internacional - Entidades Públicas Nacionales e

Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestión Social,

Direccionamiento Estratégico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contínuo de Acción Social

Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperación Internacional - Entidades Públicas

Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales -

Macroprocesos de Gestión Social y Direccionamiento Estratégico de Acción Social.



Macroprocesos de Gestión Social y Direccionamiento Estratégico de Acción Social.




Líneas de Programación definidas con las Fuentes Cooperantes


Contratistas, Usuarios, Procesos Acción Social, Procesos de Planeación, Control y Seguimiento y de Direccionamiento

Estrategico

No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoría. Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Planeación - Direccionamiento estrategico (Calidad)

Planeación Asesoría - Retroalimentación Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (Ver Plan de Indicadores) Resultados y análisis de indicadores Planeación - Direccionamiento Estratégico

Direccionamiento estratégico (Calidad) Asesoría - Retroalimentación V

Informes técnicos, financieros, de auditoría o seguimiento de los proyectos o actividades de cooperación en ejecución

SALIDA

Proyectos o actividades de cooperación aprobados por la Dirección de Cooperación Internacional de Acción

Social o por las Fuentes Cooperantes Montos, áreas globales y acuerdos de cooperación aprobados en Comisiones Mixtas u otras instancias de

negociación

Convenios o Documentos de Proyectos firmados con las Fuentes Cooperantes

NEGOCIACIÓNRealizar la concertación de proyectos o actividades de oferta y demanda,

con las fuentes cooperantes

Documentos de Estrategias, políticas y programas de las Fuentes Cooperantes públicas o privadas.

Líneas de Programación definidas con las Fuentes Cooperantes

Plan de Acción

APOYO A LA FORMULACIÓN Apoyar la formulación de proyectos o actividades de Cooperación

Internacional

Documentos de seguimiento o evaluación de las Comisiones Mixtas u otras instancias de negociación

Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos

P


Planes, políticas y programas nacionales de desarrollo



Direccionamiento Estratégico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contínuo de Acción Social

PROGRAMACIÓNDefinición de elementos estratégicos de la Cooperación Internacional

Perfiles de proyectos o actividades de cooperación formulados por los clientes o por misiones

internacionales.

Criterios de definición de programas o proyectos, acordados con las fuentes cooperantes


Gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva, recursos de Cooperación Internacional públicos y privados que recibe y otorga el país, mediante la participación en el ciclo de vida de la Cooperación Internacional, buscando la seguridad y salud ocupacional de funcionarios y partes interesadas y la conservación del medio ambiente en dicha gestión.

11.16 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE OFERTA Y DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

ACCIONES DE MEJORARealizar recomendaciones a la ejecución de los proyectos y

retroalimentación al proceso

Planes de Mejora

Coordinador Dirección Técnica de Cooperación Internacional

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES CLIENTES Y PARTES INTERESADASPlaneación - Direccionamiento

Estratégico

Documentos de Estrategia de Cooperación del Gobierno Nacional y de las Fuentes Cooperantes


Cuadro de resultados y análisisEvaluar satisfacción del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias




Macroproceso de Gestión Social, Direccionamiento Estratégico.


Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales.



Direccionamiento Estratégico y procesos de Soporte de AcciónSocial

Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación Direccionamiento estrategico

A

Informes sobre el seguimiento a los proyectos de cooperación internacional


Clientes-Usuarios, Macroproceso Gestión Social,Comité de Gestión Integral, Procesos de

Planeación, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico

Coordinar la adopción de acciones de mejoramiento sobre proyectos de cooperación en ejecución por parte de las

entidades ejecutoras

Propuestas de adiciones o modificaciones a la ejecución de los proyectos de cooperación


Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestión Social.


Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales,

Macroprocesos de Gestión Social.

SEGUIMIENTO Realizar Seguimiento a la ejecución de proyectos o actividades de

Cooperación Internacional.

Documentos de Proyectos o actividades de cooperación en ejecución o sus Planes Operativos

Conceptos de la Dirección de Cooperación Internacional de Acción Social sobre los proyectos o actividades de

Cooperación Internacional

Avales o No Objeciones de la DCI de Acción Social a proyectos o actividades presentados por ONG u

organismos de la sociedad civil

Concepto del DNP o Ministerios sobre proyectos o actividades de cooperación, cuando sea necesario.

Documentos de seguimiento o evaluación de las Comisiones Mixtas u otros procesos de negociación H

Conceptos técnicos del DNP o Ministerios sobre proyectos o actividades de cooperación.

Responsable:


Gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva, recursos de Cooperación Internacional públicos y privados que recibe y otorga el país, mediante la participación en el ciclo de vida de la Cooperación Internacional, buscando la seguridad y salud ocupacional de funcionarios y partes interesadas y la conservación del medio ambiente en dicha gestión.

11.16 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE OFERTA Y DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Coordinador Dirección Técnica de Cooperación Internacional

53

Contratación Contratos

Correspondencia, acompañamiento, capacitación, asesoria y administración del archivo

Técnicos y tecnológicos: Equipos de Cómputo, Software, SIAOD. Soporte Técnico.Tecnología de Información


Decreto 2467 de 2005 (Fusión),Criterios de selección de los proyectos de

cooperación internacional, Criterios para otorgamiento de aval o no objeción a

proyectos de ONG o entidades del sector privado, Criterios de selección de los

proyectos de cooperación internacional, Criterios de aprobación de contrapartidas a proyectos de cooperación internacional, Acuerdo No. 16 de 21 de noviembre de

2005, que reglamenta el FOCAI.

NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS

18001:2007

Apoyo Legal

Financiera

Talento Humano

Comunicaciones Edición del Boletín de Cooperación, divulgación e imagen institucional, página de internet

Recurso Humano, viáticos, tiquetes, bienestar social, seguridad y salud ocupacional y capacitación

Conceptos Jurídicos


Administrativa



Sistema de Información de la Ayuda Oficial al Desarrollo (SIAOD)

Formatos estandarizados


Manual de Formulación de Proyectos y Manual de Acceso a la Cooperación Int.

Convenios o Documentos de Proyectos

de Cooperación Internacional


Recursos de Presupuesto para funcionamiento y operación del FOCAI. Provisión de Contrapartidas y Cesión de Cupos Presupuestales para

administración de recursos de cooperación.

Infraestructura, servicios generales, suministros y equipos


REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEÑO DEL

PROCESO

Responsable:

54

A

Informe Austeridad en el Gasto Público Proceso de Control y Seguimiento

V

Almacén General e Inventarios Verificación de inventarios Revisión, ajuste y actualización de los inventarios de la entidad Inventarios actualizados Todos los Procesos y Nivel Territorial


Todos los Procesos y Nivel Territorial Solicitud de pagos de bienes y servicios por caja menor Legalización de pagos por caja menor (Recibir documentación)

Proceso Control y Seguimiento Información austeridad en el gasto Verificar los pagos efectuados mensualmente de servicios públicos, contratos administrativos.

Definir y comunicar y desarrollar las actividades del programa de gestión ambiental



de auditoria.Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Pagos por caja menor efectuados

Aseguradora, Todos los procesos y Nivel Territorial

Todos los Procesos y Nivel Territorial


Siniestros indemnizados

Bienes asegurados

Servicios generales prestados


Proveedores Bienes y Servicios

Todos los Procesos y Nivel Territorial Solicitud de servicios de transporte Prestar los servicios de transportes (entregas de vales y legalización combustible,

solicitudes de transporte, control mantenimientos vehículos, control vehículos arrendados, servicio de parqueaderos).

Servicios de transporte prestados

11.17 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA


Objetivo del proceso: Administrar y custodiar los recursos físicos y servicios de ACCIÓN SOCIAL , con el fin de proporcionar a todos los procesos de la Entidad los productos necesarios para el normal funcionamiento.

Coordinador Nacional Proceso de Gestión Administrativa

Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios y/o Contratación



Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Acción Plan de Acción Planeación - Direccionamiento Estratégico

SALIDA


Prestar los servicios de aseo y cafetería, fotocopiado, mantenimientos y adecuaciones locativas, recepción, conmutador y manejo y coordinación del strip telefónico.

Aseguradora Póliza de seguros

Solicitud de adquisición y/o contratación

Programar entregas de bienes de consumo y devolutivos (elementos de oficina, papelería y bienes muebles) Cronograma

Lista de necesidades de infraestructura y servicios

Programar contratación de adquisición para infraestructura y servicios (arriendos, fotocopias, vigilancia, parqueaderos, Aseo y cafetería, pólizas, adecuaciones,

mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor, combustible, bienes de consumo y devolutivos y las adquisiciones de funcionamiento encaminadas al mantenimiento del Sistema de Gestión Integral- Calidad, OHSAS y Ambiental).

Todos los Procesos y Nivel Territorial Solicitud de servicios generales

Todos los procesos y Nivel Territorial Solicitud indemnización de siniestros Trámite de siniestros

Aseguramiento de bienes (existentes, inclusión o exclusión)

Bien o servicio almacenado y entregado Todos los Procesos y Nivel Territorial

Proveedores de bienes y servicios - Todos los Procesos y Nivel Territorial

Factura y/o cuenta de cobro y recibido a satisfacción Trámite de pagos de servicios públicos, contratos y ordenes de servicios Solicitud de pago y recibido a satisfacción Proceso Gestión Financiera

Proveedores de bienes y servicios Producto o servicio Recibir bienes y servicios a satisfacción, administrarlos y/o almacenarlos y entregar a los usuarios.

Planeación Asesoría - Retroalimentación Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratégico Planes de Mejora

Población beneficiada- Usuarios Derechos de petición, quejas, reclamos y/o evaluación de satisfacción Cuadro de resultados y análisis Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación

Direccionamiento estratégicoEvaluar satisfacción del Cliente - Usuario Atender

consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias



Todos los Procesos y Unidades Territoriales



de Talento Humano

H






P


Responsable:

11.17 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Objetivo del proceso: Administrar y custodiar los recursos físicos y servicios de ACCIÓN SOCIAL , con el fin de proporcionar a todos los procesos de la Entidad los productos necesarios para el normal funcionamiento.

Coordinador Nacional Proceso de Gestión Administrativa

55

Gestión Financiera

Software, Hardware, computadores, correo electrónico y voz IP

Pago servicios

Conceptos

Tecnologías de información

Recurso Humano, Bienestar, ViáticosGestión Talento Humano

Apoyo Legal





Manual de Procesos y procedimientos.

Manual del Sistema de Gestión Integral,

Manual de seguros,Plan Indicadores,

Manual de Contratación FIP.Manual de Supervisión FIP



Apoyo Logístico


Retroalimentación al proceso


Contratos




Compras solicitadas

Ley 80/93, Decreto 2170/02, Ley 1150/07, Ley 87/93, Ley 487/88, Ley 594/00, Ley 872/03, Decreto 1813/00, Decreto 2467/05, Resolución 6483/04, Resolución

787/05, Código de Comercio, Resolución 117 de 2005


Comunicaciones

Contratación

Responsable:

56

A



Población beneficiada- UsuariosDerechos de petición, quejas, reclamos

y/o evaluación de satisfacción



proceso

VEvaluar satisfacción del Cliente - Usuario

Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias


Informes y Actas

Gerencia de Servicio al Cliente - Planeación Direccionamiento Estratégico

Direccionamiento Estrategico, Responsable del Proceso y Supervisor





Para Minima Cuantia se recibe la documentación y se verifica

Elaboración de la Orden y/o Contrato

Análisis, cuadro de control y Encuesta

Prácticas y controles ambientales aplicadosÁrea de Calidad y Mejoramiento Continuo /

Proceso de Gestión Administrativa


Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme (Aplicación de la Encuesta)

Todos los Procesos



No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora,

informes de auditoría.

Documentación para contratación


Supervisión del Contrato


Reevaluación de Proveedores



Acciones de Mejora, Mapa de riesgosImplementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Realizar Visitas de Seguimiento, evaluación y ficha.


Efectuar el Seguimiento al recibir el bien o servicio del proveedor y posterior entrega al solicitante.

Seguimiento Todos los Procesos

Orden y/o Contrato Digitalizado

Orden y/o Contrato

Digitalizacion de la Orden y/o Contrato

Liquidación de la Orden y/o Contato

Todos los procesos

Proceso Direccionamiento EstratégicoPlan Compras Final

Todos los ProcesosConsultar Plan de Compras Cuadro Comparativo




Proveerdor Bien o Servicio

Contratación Contrato Legalizado

Directrices y LineamientosPlaneación - Direccionamiento

Estratégico

Plan de Acción

Compilar Plan de Compras Anual Plan de Compras


P


Plan Ajustado de Compras

Sondeo de Mercado Plan de Compras

Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos de la entidad, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los proc

Coordinadora Proces de Adquisición de Bienes y Servicios

CLIENTES Y PARTES INTERESADASPROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES

Reportar SICE

11.18 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

Proceso Direccionamiento Estratégico Asignación de Recursos de la Vigencia


SALIDA


Todos los procesos Solicitud de posibles compras


Todos los procesosSolicitud Adquisición de Bienes y Servicios aprobada (Hoja Verde), impresa y en medio magnetico.

Sondeo de Mercado

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologíaParticipar en la identificación y actualización de peligros que afecten la

seguridad y salud ocupacional y de la reglamentación aplicable

Verificar la Hoja Verde


H

Solicitar firmas, Registro Presupuestal

Acta Liquidación

PublicaciónPublicación en la Página Web

Consultar SICE

Responsable:

Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos de la entidad, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los proc

Coordinadora Proces de Adquisición de Bienes y Servicios

11.18 CARACTERIZACIÓN PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS


57



Computadores, Software, Capacitación, correo electrónico y voz IP



PROCESO

Infraestructura, papeleria, elementos de oficina, servicios generales

Correspondencia y Archivo

Gestión Financiera

Publicaciones en Página Web y Portal Único de Contratación.

Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación", Ley 1150/2007 y Decreto

066/2008, Ley 598 de 2000 "Contratación Estatal SICE", Ley 594 de 2000 "Ley

General de Archivos", Decreto 2467 de 2005 "Fusión de la Agencia Colombiana de

Cooperación Internacional, ACCI, a la Red de Solidaridad Social, RSS, Decreto 2170 de 2002 " Reglamentario de la Ley 80 de 1993 de Contratación", Ley 789 de 2002 y Ley

828 de 2003 "Se solicita Certificado de Paz ySalvo de aportes parafiscales". ISO

9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007


Contratos y Liquidaciones - Apoyo Legal Contratos y Conceptos

Coordinadores, Asesores, Profesionales y personal asistencial del proceso.

Recursos Financieros (CDP y RP)

Gestión Talento Humano

Tecnologias de Información


Comunicaciones

Sondeo de Mercado,Reevaluación de Proveedores, Seguimiento

Proveedores, Seguimiento a Producto, Informe Encuesta.Ver Tabla de Control de Registros.


Formatos ACCIÓN SOCIAL, Formatos del proceso (LMD),

Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares y normas,

Procedimientos, Manual de Calidad, Plan Indicadores. Ver

Lista Maestra de Documentos.

Responsable:

58

Proponente

Proponente

Certificación Financiera.El Área de Contratos y Liquidaciones deberá solicitar al Proceso de Financiera (Tesorería) la respectiva certificación financiera, donde consten los pagos efectuados al Contratista

con base en el valor y forma de pago establecidos en el contrato.

Observaciones informe de evaluación

Póliza o garantías

Solicitud de adendos Proyectar Adendo

Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008: Resolución adjudicando o declaración desierta: Previa recomendación de contratación, se elabora contrato.

El Área de Contratos y Liquidaciones deberá verificar mensualmente la base de datos de los contratos que se encuentren vigentes, una vez identificados cuáles Contratos y

Convenios se vencen durante el mes siguiente se debe solicitar al Supervisor que informe si el contrato será prorrogado o si puede iniciarse el correspondiente proceso de

liquidación, en este último evento, el mismo deberá remitir al Proceso de Contratos y Liquidaciones el expediente,y el informe final de ejecución, acompañado de la solicitud de liquidación.Cuando el Supervisor no conserve en custodia el respectivo expediente, deberá

indicar, al momento de remitir los mencionados documentos, la ubicación del mismo.

Proceso de Contratos en Coordinación con Proceso solicitante y Proceso de Financiera: elaborar prepliegos de condiciones

Delegación de la UE para Colombia y Ecuador

Adquisiciones (Licitación Pública, Selección Abreviada-Concurso de Méritos)

Documentos ( Proceso solicitante radica hoja verde-estudio de mercado)

El Proceso de Adquisiciones realiza estudio de mercado y lo entrega, junto con el formato al proceso solicitante

Elaborar Plan de Contratación Anual


Expediente

Secretaría General/Dirección General Expediente

Prepliegos ajustados

Ajustar pliegos de condiciones y coordinar publicación de pliegos definitivos y Resolución de Apertura en la página WEB y en el Portal Único de Contratación

HContrato perfeccionado y legalizado

Suscribir Formato - Hoja Verde

Contrato Firmado por el contratista

Coordinar publicación de prepliegos, formato de estudio de mercado, estudios previos, constancia de envío de información a la Cámara de Comercio, proyecto de minuta de

contrato, en la página WEB, en el Portal Único de Contratación y SECOP

Publicación de respuesta a observaciones

Dependencia Solicitante

Contratista, Supervisor

Proceso Solicitante

Copia del Contrato

Publicación de pliegos definitvos y Resolución de Apertura

Evaluación

Contrato y/o Declaración de Desierta

Publicación de Documentos


P

Plan de Contratación para Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz

Gestionar aprobación del Plan de Contratación por parte de la Dirección y ejecutar oportunamente

Proceso Direccionamiento Estratégico - Planeación Plan de AcciónDirectrices y Lineamientos Elaborar Plan de Acción

11.19 CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES


Acción Social. Una vez los contratos y convenios se encuentren ejecutados o dentro de las causales contempladas en la Ley, proceder a liquidarlos de manera bilateral o unilateral, según sea el caso. Si la entidad perdio competencia, se debe realizar el trámite de liquidación a través de acta administrativa.

Coordinador Proceso de Contratos y Liquidaciones


Pliegos de Condiciones

Objetivo del proceso: Garantizar a la Entidad que los procesos de contratación que se adelantan se basen en los principios de transparencia, eficiacia, igualdad y selección objetiva, actuando de manera oportuna para el cumplimiento de los objetivos de

Proceso Solicitante Formato-Estudio de Mercado



Proceso de Direccionamiento Estratégico

Posibles Oferentes


Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones


Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones

Proceso Solicitante

Proceso Solicitante

Proceso Solicitante

Proponentes, Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones

Financiera Trámite de CDP

Expediente del contrato, acompañado de los documentos necesarios para la elaboración del acta de liquidación.

Supervisor del Contrato

Proceso Gastión Financiera

Prepliegos

Observaciones a los prepliegos

Plan de Contratación Anual Aprobado y Contratos elaborados


OfertaProceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones: Realizar evaluación, de

acuerdo a su competencia y publicar en la página WEB la evaluación técnica, económica, financiera y jurídica

Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable

Plan de compras anual

Estudio de Mercado



Plan de Contratación Anual

Realizar estudio previo y solicitud de CDP. Una vez realizados, organizar expediente y radicar en Secretaría General/Dirección General

Proceso de Contratos en Coordinación con Proceso solicitante y Proceso de Financiera: Responder y coordinar publicación de respuesta a observaciones

Tramitar firma del ordenador del gasto, solictar Registro Presupuestal y enviar a la Dependencia Solicitante para que solicite la póliza al contratista.

Aprobación de la póliza o garantías y remisión al Supervisor del Contrato

Contrato Coordinar publicación del contrato en la página WEB, en el Portal Único de Contratación y SECOP



Proceso Solicitante

Proceso Solicitante

Proceso Comunicaciones


Contratos y LiquidacionesSolicitud mediante Orfeo

Publicación de Adendo

Solicitud por correo electrónico

Supervisor del ContratoOficio de remisión al Supervisor con copia del Contrato, la póliza o garantías y la oferta del

contratista.

Proceso Solicitante

Proceso SolicitanteFormato suscrito

Prepliegos ajustados

Expediente (Formato-Estudio de Mercado, estudio previo y solicitud de CDP)

CDP Proceso Solicitante

Responsable:

11.19 CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES

Acción Social. Una vez los contratos y convenios se encuentren ejecutados o dentro de las causales contempladas en la Ley, proceder a liquidarlos de manera bilateral o unilateral, según sea el caso. Si la entidad perdio competencia, se debe realizar el trámite de liquidación a través de acta administrativa.

Coordinador Proceso de Contratos y Liquidaciones

Objetivo del proceso: Garantizar a la Entidad que los procesos de contratación que se adelantan se basen en los principios de transparencia, eficiacia, igualdad y selección objetiva, actuando de manera oportuna para el cumplimiento de los objetivos de

A

59

Proceso Gestión FinancieraRemisión copia del Acta o Resolución de Liquidación mediante Orfeo

Remisión de la minuta de liquidación mediante Orfeo

Remisión copia del Acta de Liquidación.

Remitir copia del acta de liquidación del contrato al Proceso de Financiera (Tesorería), en el evento de ordenarse en la misma la liberación de un saldo a favor de la Entidad, o de un pago a favor del Contratista, trámite que una vez elaborado le será informado al Proceso

de Liquidaciones.

Resolución Liquidación Unilateral. Contratista

Acta o Resolución de Liquidación.

Si el acta de liquidación bilateral no es firmada por el Contratista, debera elaborarse la Resolución correspondiente a la liquidación unilateral del contrato, que se notificará de

conformidad con lo establecido en la ley.

Supervisor del Contrato Acta de liquidación firmada por Supervisor y Contratista.

Una vez remite el Supervisor la respectiva acta con las firmas correspondientes, se trámita la firma del Coordinador de Contratos y Liquidaciones y se coloca la fecha en la misma.


Coordinar publicación del acta o la Resolución de Liquidación en la página Web y en el Portal Único de Contratación


Se remitirá el expediente al Archivo de la Entidad.

Minuta de Acta de liquidación. Se remite el acta de liquidación al Supervisor, para su respectiva revisión, aprobación y firma y para que solicite la firma del Contratista.

Prepliegos, formato de estudio de mercado, estudios previos,

constancia de envío de información a la Cámara de Comercio, proyecto de

minuta de contrato, Resolución de Apertura, Respuestas a las observaciones, Adendos,

Comunicación y/o resolución de adjudicación o declaratoria de

desierta, contrato, póliza, aprobación de póliza, Registro Presupuestal (RP), otrosí, acta, resolución de

liquidación o acta administrativa. Ver Tabla de Control de Registros.




Procesos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratégico

Ley 80 de 2003 y Decretos Reglamentarios, Ley 1150 y

decreto reglamentario. - Ley 487 de 1998 y decretos

reglamentarios. - Decreto 2647/05. - Ley 594/00. - Códigos Civil, de Comercio, Contencioso

Administrativo y Constitución Política. - Formatos del Proceso

y Formatos de Acción Social, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.


Correspondencia y Archivo

Apoyo Adquisición de Bienes o Servicios para el proceso.

Remitisión del expediente al Archivo Central de la Entidad.


Proceso Comunicaciones

Archivo

Remisión copia del Acta o Resolución de Liquidación mediante Orfeo

Procesos Planeación - Direccionamiento estratégico


Coordinadores, Asesores, Profesionales y Asistentes del Proceso.



Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Ley 1150 y decreto reglamentario, Ley 487 de 1998 y decretos reglamentarios, Ley 594 de 2000, Ley 872 de 2003, Constitución Política. 8)Manual de Contratación FIP .


Publicaciones en la página WEB y en el Portal Único de Contratación




Recursos Financieros - CDP-



Computadores, correo electrónico y voz IP

Remisión del Expediente mediante Orfeo

V

Personal sensibilizado en mejores prácticas en seguridad y salud ocupacionalAsesoría - Realimentación

Remisión del Acta de Liquidación mediante Orfeo





Orientaciones y metodologíaÁrea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa



Proceso Planeación

Comunicaciones


Gestión Financiera









Notificaciones - Citación para notificación personal y/o Edicto



Supervisor del Contrato


Responsable:

V

11.20 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

Proceso de Apoyo Legal

Procesos financiados con crédito externo Pagos con recurso de crédito externo Elaborar las justificaciones de gastos, solicitudes de desembolso e informes sobre los créditos externos.

UT´s y procesos que manejan caja menor.

Resolución y autorización de Minhacienda y Reglamento Interno de cajas menores.

Informes de procesos jurídicos a favor y en contra de la entidad. Registrar en la contabilidad.

Revisión, seguimiento y control al manejo de los recursos de las cajas menores.

Revisión, verificación, conciliación y registro de los pagos en la contabilidad.

PAC aprobado por el Ministerio de Hacienda.

Conciliación y registro contable.

Legalización,reembolso y reintegro de recursos para la legalización definitiva.

Registro Contable.

Registro Contable.

Orden de pago generada, pago para el caso de recursos propios y comunicación al

beneficiario del pago.Solicitud de pago para el caso de organismos de cooperación y

administradoras de recursos.

Todos los procesos.

Constitución de las cajas menores.

Resultados y análisis de indicadores.

Justificación de gastos, solicitud de desembolso, informes de ejecución.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Todos los procesos.

Ordenadores del gasto, contratación, jurídica. Acto administrativo mediante el cual se compromete el presupuesto. Todos los procesos.

Ordenadores del gasto Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Todos los Procesos


Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Acción Plan de Acción Planeación - Direccionamiento Estratégico.

Elaborar cronograma de actividades.Todos los procesos, auditorías externas, organismos del Estado. Requerimientos.

Decreto de liquidación del presupuesto.

Todos los procesos, auditorías externas, organismos del Estado.

Directrices y Lineamientos. Normatividad del Ministerio de Hacienda, DIAN,

Contaduría General de la Nación y otros.

Distribuir la apropiación presupuestal y PAC a las asignaciones internas en el sistema SIIF y recursos propios en el sistema PCT.

H

Proceso de Gestión Administrativa Informes del movimiento de los inventarios.



Ministerio de Hacienda

Objetivo del proceso: Registrar, controlar y analizar los movimientos presupuestales y financieros de la entidad generando información contable y financiera razonable y oportuna que apoye la

toma de decisiones.

COORDINADORA PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA.



Todos los procesos, organismos del Estado, auditorías externas. Requerimientos. Elaborar informes.

Expedir el Registro Presupuestal y registrar la cuenta bancaria del beneficiario.

Soportes para legalización.

Organismos de cooperación y administradoras de recursos. Informe de pagos.

Revisar y registrar en la contabilidad el movimiento de los inventarios.

Elaborar la liquidación del pago, modificar el plan de pagos, registrar en la contabilidad y generar la orden de pago. Para el caso de recursos propios además, hacer el

pago.Elaborar la solicitud de pago para el caso de pagos a través de organismos de cooperación y administradoras de recursos.

Solicitud de trámite de pago.

Procesos de Gestión Financiera y de Direccionamiento Estratégico.


Identificación, análisis y valoración de riesgos.

Apropiación y PAC disponible

Informes.

Ministerio de Hacienda, organismos de cooperación, administradoras de recursos, todos los procesos y

finalmente los proveedores.

Caja menor constituída.

Proceso de Gestión Financiera.

Proceso de Gestión Financiera.

UT´s y procesos que manejan caja menor y Ministerio de Hacienda.

Ministerio de Hacienda, Banca multilateral y procesosfinanciados con recursos de crédito externo.

Todos los procesos, organismos del Estado, auditorías externas.



Todos los procesos, autocontrol, organismos del estado y banca multilateral, Control y Seguimiento Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Acciones de Mejora

Todos los procesos, organismos del Estado, auditorías externas.

Registro Presupuestal, registro de la cuenta bancaria.

Cronograma.


Todos los procesos.

Mapa de riesgos Autocontrol - Área de Gestión Financiera



Orientaciones y metodología Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles ambientales aplicados

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Insumos para Matriz de peligros

P

Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable


Todos los procesos, UT´s, organismos del estado y Banca Multilateral.

Realizar medición a través de los indicadores.


auditoría.

Proceso de Gestión Financiera Información para la elaboración de indicadores.

6 0

A Todos los procesos, autocontrol, organismos del estado y banca multilateral, Control y Seguimiento Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Acciones de MejoraTodos los procesos, UT´s, organismos del

estado y Banca Multilateral.


auditoría.

Responsable:

11.20 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

Objetivo del proceso: Registrar, controlar y analizar los movimientos presupuestales y financieros de la entidad generando información contable y financiera razonable y oportuna que apoye la

toma de decisiones.

COORDINADORA PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA.


Estatuto Orgánico del Presupuesto, Ley Anual del Presupuesto, Decreto de Liquidación del Presupuesto,

Plan General de la Contabilidad Pública, Estatuto Tributario, Normas de Impuestos Distritales,

Procedimientos del Ministerio de Hacienda, del Departamento Nacional de Planeación, Normas sobre

el sistema SIIF, Sistema de Control Interno para las entidades regidas por la ley 873 de 1993. Decreto 1599

de 2005, MECI 1000:2005. Sistema de Gestión Documental, Manual de procedimientos del Área

Financiera. Plan de Mejoramiento, Contratos de créditosexternos y normas de la Banca Multilateral, ISO

9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007


1)Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto de

Liquidación del Presupuesto, 2)Estatuto Tributario,

3)Normatividad administración SIIF Nación. Normatividad

Ministerio de Hacienda sobre el manejo de las cajas menores, 4) Plan General de la Contabilidad

Pública y Normas Banca Multilateral, 5)Procedimientos Gestión Financiera, 6)Estatuto

Orgánico del Presupuesto, Decreto de Liquidación de Presupuesto, Normatividad

Ministerio de Hacienda. Procedimientos Gestión

Financiera, Lineamientos de Direccionamiento Estratégico,

7).Plan Indicadores 8) Ver Lista Maestra de Documentos.

1) Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal,

pago. 2)Declaraciones de Impuestos, Declaración de Ingresos

y Patrimonio, Certificaciones de Retención en la Fuente. Información exógena. Informes según Decreto 537 de 2004 y resolución anual. 3)Certificado de Disponibilidad

Presupuestal, Registro Presupuestal, Obligación contable, orden de pago,

reintegros. 4)Estados Financieros Básicos, Estados Financieros de

propósito especial. 5)Certificado de disponibilidad presupuestal. Registro

Presupuestal, Liquidación de Impuestos, Obligación Contable,

Orden de pago, Estados Financieros e Informes Contables, Certificado de reserva, orden de pago a convenios,

Conciliaciones con organismos, informes de ejecución de convenios. 6)Plan de Acción. 5) Ver Tabla de

Control de Registros.


Intranet, protocolo de comunicaciones.Comunicaciones

Correspondencia y ArchivoGestión y Administración Documental


Equipos de cómputo, de impresión, scanner, software soporte técnico.

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESOREQUISITOS QUE APLICAN PARA EL



Talento Humano

Estaciones de trabajo, suministros de elementos de oficina, apoyo logístico en general.

Recurso Humano, capacitación.

6 1

Responsable:

v

62

A

Colaboradores de Carrera administrativa y en periodo de prueba evaluado.

Colaboradores Evaluados

Colaboradores directivos de libre nombramiento y remoción evaluados

Servidores Públicos / Contratistas

Todos los Procesos que cuenten con personal de planta

Funcionarios - Contratistas

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratégico

Todos los Procesos

Servidores públicos

Todos lo procesos

Colaboradores de Carrera administrativa o en periodo de prueba.

Colaboradores que afectan la calidad del servicio

Colaboradores directivos de Planta

Todos los procesos

Funcionarios - Contratistas

Todos lo procesos

Todos los procesos



Tramitar novedades, afiliaciones y demás trámites ante EPS, ARP, FNA, AFP y Caja de Compensación Familiar

Colaboradores seleccionados

Colaboradores capacitados

Resultados de la evaluación - oportunidades de mejora

Actividades realizadas en bienestar social

Pago de nómina / Pago de honorarios

Lista de elegibles / Redefinición planta de personal

Trámite de situaciones de seguridad social

Resultados de la evaluación - oportunidades de mejora

Realizar la evaluación de desempeño por Competencias a los colaboradores que afecten la calidad del servicio

Realizar acuerdos de gestión para el personal directivo de libre nombramiento y remoción

Tramitar el pago de nómina, Cesantías, Seguridad Social Intetral / y el pago de honorarios de los contratistas

Adelantar los trámites requeridos por la Comisión Nacional del Servicio Civil en todo lo correspondiente a los procesos de carrera administrativa e informar a todo el personal

interesado oportunamente

Seleccionar colaboradores requeridos

Capacitar el recurso humano

Evaluar la eficacia del programa de capacitación y realizar ajustes pertinentes

Implementar el Programa de Bienestar Social


Comisión Nacional del Servicio Civil

Comisión Nacional del Servicio Civil / Función Pública

Proceso de Contratación Proceso de Gestión Financiera

Todos los Procesos

Solicitudes de afiliación, novedades, trasladosy demás trámites de seguridad

social

Comisión Nacional del Servicio Civil, Función Pública, Todos los procesos que

cuenten con personal de planta en Carrera administrativa o en Periodo de prueba.

Todos los procesos, ISO 9001/2000, NTC GP1000/2004

Directrices y lineamientos de la Función Pública

Soportes de Nómina, Contrato Disponibilidad Presupuestal

Informe Actividadesl

Todos los procesos

Todos los procesos

EPS, ARP, FNA, AFP, Caja de Compensación Familiar

Requerimientos de personal

Plan de Capacitación

Evaluación de la capacitación

Programa de Bienestar Social

Evaluación de actividades de bienestar social

Evaluación de Desempeño

Evaluación de desempeño por competencias

Todos los procesos Información sobre competencias del personal necesario

Todos los procesos - Caja de Compensación Familiar

Diagnóstico de necesidades de Bienestar Evaluación de Clima Organizacional



Resultados y análisis de indicadores de los procedimientos del Área de Gestión de Talento

Humano Planeación - Direccionamiento estratégico


Colaboradores capacitados



Todos los procesos - ARP - Aseguradora Panoramas de Riesgos - Diagnóstico de Medicina preventiva


de auditoría.

Proceso Direccionamiento Estratégico Todos los procesos

Todos los procesos

Situaciones Administrativas Trámitar situaciones administrativas (Nombramientos, vacaciones, licencias, renuncias, comisiones de estudio y de servicios, permisos).



Determinar los niveles de educación, formación, habilidades, competencias y experiencia y replantear y redifinir el Manual de Funciones y Competencias frente a la expectativa de

implementación de la carrera administrativa.

PROVEEDOR ENTRADA

Manual de funciones y competencias actualizado.

Todos los Procesos Elaborar Programa Anual de Bienestar Social Programa de Bienestar

Elaborar Plan Anual de Capacitación Programa de Capacitación

ACTIVIDADES SALIDA

Brindar el apoyo necesario a la Entidad con el fin de cumplir con su misión social en la selección del personal competente para la adecuada prestación del servicio, capacitar, evaluar, tramitar situaciones administrativas del

recurso humano y generar condiciones de bienestar necesarias para su crecimiento; e implementar y desarrollar planes de seguridad, salud ocupacional y clima organizacional.

COORDINADORA NACIONAL PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO


11.21 CARACTERIZACIÓN PROCESO TALENTO HUMANO

Proceso de Planeación


Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion Plan de Accion


Todos los Procesos y Unidades Territoriales



P



Programa de Seguridad y Salud Ocupacional Elaborar Programa de Seguridad y Salud Ocupacional

Todos los procesos Diagnóstico de necesidades de capacitación

Orientaciones e identificación de peligros Definir y comunicar y desarrollar las actividades del programa de seguridad y salud ocupacional.


H

Situaciones administrativas tramitadas

Solicitudes de comisión de viaje Disponibilidad Presupuestal

Gestionar las comisiones de viaje requeridas (tiquetes y viáticos) y tramitar el pago de los mismos

Requerimientos de la Comisión

Evaluar la satisfacción de las actividades de bienestar realizadas

Realizar evaluación de desempeño al personal de planta de carrera administrativa o en periodo de prueba.

Orientaciones y metodología Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar las prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso

Comisiones tramitadas / Planilla de pagos

Todos los procesos

Todos los procesos Operadores y agencias de viajes Proceso de

Gestión Financiera

Responsable:

Brindar el apoyo necesario a la Entidad con el fin de cumplir con su misión social en la selección del personal competente para la adecuada prestación del servicio, capacitar, evaluar, tramitar situaciones administrativas del

recurso humano y generar condiciones de bienestar necesarias para su crecimiento; e implementar y desarrollar planes de seguridad, salud ocupacional y clima organizacional.

COORDINADORA NACIONAL PROCESO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

11.21 CARACTERIZACIÓN PROCESO TALENTO HUMANO


63

1)Guía Concertación de ObjetivosDAFP. 2)Instructivo Evaluación deDesempeño DAFP. 3)Manual deProcesos y Procedimientos.4)Programa de Bienestar Social anual.5)Programa de Salud Ocupacionalanual. 6)Matriz de Competencias.7)Plan Indicadores. 8)ResolucionesInternas: 00492 del 2007. Escala deViáticos, 00554 de 2007 Comisión dePersonal, Reglamento de Higiene ySeguridad Acción Social. 9)10409 de2006 se adoptan mecanismos paraprevenir, corregir y sancionar el acosolaboral, 01511 de 2007 establecefunciones específicas paraprofesionales que atienden poblacióndesplazada. 10) 10273 de 2006Conformación COPASO, 01066 de2007 Establece Horario de Trabajo deAcción Social, 10266 de 2006Designación representantes delCOPASO. 11) 01067 de 2007 Modificael artículo 4 de la resolución 002 de2005, 05938 de 2007 establecefunciones específicas a losCoordinadores de las UnidadesTerritoriales, 0545 de 2007conformación Comité de Emergenciade Acción Social. 12)Plan deEmergencias y Evacuación. Anexos.13) Ver Lista

1)Plan de acción.2)Actas. 3)Respuestas asolicitudes. 4)Cronograma deCapacitación anual. 5)Cronograma deBienestar Socialanual. 6)Cronograma deSalud Ocupacionalanual. 7)Nómina,Planilla de pagohonorarios contratos deprestación deservicios. 8)Resultados evaluaciones dedesempeño yacuerdos degestión. 9)Ver Tabla deControl deRegistros.

Registros

APOYO LEGAL

COMUNICACIONES

Las normas, leyes y decretos relacionados en la Lista Maestra de Documentos, Los

requisitos Legales identificados en la Matriz de Requisitos legales de Seguridad y Salud

Ocupacional y Gestión Ambiental. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO

14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

CONTRATOS Y LIQUIDACIONES

Infraestructura, papelería, servicios generales, elementos de oficina, elementos de seguridad y

Salud Ocupacional

Contratos

Realimentación del Sistema de Gestión Integral

CALIDAD

CONTROL Y SEGUIMIENTO Realimentación del Proceso.

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL


PLANEACIÓN

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL


GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GESTIÓN FINANCIERA

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Compras de bienes y servicios.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Recursos para pagos Cdps, rps pagos, informe de ejecución presupuestal

Equipos, correos electrónicos, soportes ploters, scaners.


Documentos

Correspondencia, archivo.

Realimentación del plan de Acción, Realimentación de indicadores del proceso.

Conceptos.

Apoyo logístico para eventos.

Responsable:

64

A

Suministro de información de interés y para conocimiento interno

Todos los Procesos y Equipos Territoriales Suministro de información para los medios masivos de comunicación

Todos los Procesos y Equipos Territoriales




Direccionamiento estratégico (Calidad) Asesoría - Retroalimentación

V

Matriz de Aspectos e Impactos y de Riesgos y Peligros

Asesoría - RetroalimentaciónPlaneación

Calidad, Talento Humano, Gestión administrativa

Medios Masivos de Información, Agencias de Noticias, opinión pública, otros públicos estratégicos


Envíiar boletines de prensa a medios masivos de comunicación, realizar ruedas de prensa, atender solicitudes externas de información.


Calidad, Talento Humano y Gestión Administrativa.Análisis y reporte actualizado



Boletines de prensa, informes especiales e información general


Planeación - Direccionamiento EstratégicoResultados y análisis de indicadores


Control y Seguimiento - Direccionamiento estratégico Acciones de Mejora, Mapa de Riesgos

Hacer seguimiento y actualizar la identificación de aspectos e impactos ambientales, lo mismo que de Riesgos y Peligros Ocupacionales

Proyección carteleras, boletines internos, campañas, etc

Boletines de prensa, informes especiales e información

Programas de Tv., programas de radio, Videos institucionales, publicaciones, página Web,

Intranet, carteleras, eventos, campañas.

Todos los Procesos y Equipos Territoriales, Medios Masivos de Información, Agencias de Noticias,

opinión pública, otros públicos estratégicos.




Recolectar información de los procesos, áreas y/o programas de la Entidad para la elaborar boletines internos, campañas de sensibilización, carteleras y demás productos de

comunicación organizacional requeridos.

Recolectar información del quehacer de los diferentes programas de la entidad para elaborar boletines de prensa y demás productos de comunicación.

Todos los Procesos y Equipos Territoriales


Asignación de responsables

Plan de Accion Planeación - Direccionamiento Estratégico

Todos los Procesos y las Unidades Territoriales

Todos los Procesos y las Unidades Territoriales

Todos los Procesos, las Unidades Territoriales, beneficiarios.

Solicitudes de apoyo para actividades como producción de información,

cubrimiento periodístico de eventos, préstamo de piezas de comunicación.

Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion


Objetivo del proceso: Asesorar y apoyar a todos los procesos mediante el diseño y desarrollo de estrategias de comunicación, tanto externas como internas, con el fin de divulgar a la opinión pública nacional e internacional la gestión que cumple la Entidad

y al mismo tiempo fortalecer la cultura organizacional.

Coordinador Nacional del Proceso de Comunicaciones

11.22 CARACTERIZACIÓN PROCESO COMUNICACIONES



Todos los Procesos y Equipos Territoriales Demandas de información por parte de los medios masivos de comunicación

H



Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Insumos matriz de identificación de peligros

P


Programar atención a eventos agendados y solicitudes de acuerdo con prioridades y disponibilidad Todos los Procesos y Equipos Territoriales


Producir y realizar los programas de radio y Tv "País Posible", elaborar, publicar y actualizar información en la Web, elaborar presentaciones Power Point, diseñar

publicaciones, acompañar eventos. Actualizar contenidos de la Intranet, elaborar Noti Reporte (monitoreo), actualizar el Protocolo de Comunicaciones y de piezas de

comunicación, realizar carteleras, campañas internas de sensibilización y difusión.


Solicitudes de piezas y productos de comunicación

Responsable:

Objetivo del proceso: Asesorar y apoyar a todos los procesos mediante el diseño y desarrollo de estrategias de comunicación, tanto externas como internas, con el fin de divulgar a la opinión pública nacional e internacional la gestión que cumple la Entidad

y al mismo tiempo fortalecer la cultura organizacional.

Coordinador Nacional del Proceso de Comunicaciones

11.22 CARACTERIZACIÓN PROCESO COMUNICACIONES

65

Formato de solicitud de apoyo en Comunicaciones

Bitácora de programas de Tv. y Radio

Actas Archivo fotográfico y videos NOTI-REPORTE-PAG WEB-INTRANET-

CARTELERAS. Ver Tabla de Control de Registros.


Protocolo de Comunicaciones Procedimiento solicitud de apoyo

en Comunicaciones Procedimiento Divulgacion de

Informacion en Medios Instructivo para el uso de

carteleras Instructivo para manejo de

páginas de intranet e Internet, Plan Indicadores.


Acompañamiento jurídico


Contratación de bienes y servicios

Tecnológico: Computadores, impresoras láser. software.

Infraestructura, cámaras de video y fotográficas, televisores, VHS, Dvd , grabadoras, fax, scanner, transporte

Gestión Financiera Financiero



Directiva Presidencial Resolucion 787 del 30 de septiembre de 2005

funciones del Área de Comunicaciones Políticas y Estándares para la Publicacion de

Informacion del Estado Colombiano en Internet Directivas Comision Nacional de TV

Agenda Conectividad SIGOB Constitucion Politica Artículo 23

Protocolo de Comunicaciones Ley 80 publicaciones de contrataciones transparencia, ISO 9001:2008 - NTC GP

1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Gestión y Administración Documental Acompañamiento, servicios de correspondencia

Recurso humano, viáticos, capacitación, bienestar, salud ocupacional


Tecnología de la información





Responsable:

66

AContratistas, Usuarios, Procesos Acción Social


de auditoria.

Solicitud identificación o ajustes de los riesgos que afectan el objetivo del

proceso


Control y Seguimiento Evaluación

Empresa para mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo Servicios de mantenimiento


Planeación - Control y Seguimiento


Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Actualización matriz de aspectos ambientales y panorama de peligros

Usuarios Evaluación de satisfacción Evaluar satisfacción de los Usuario Resultados y análisis de la evaluaciónV



Planeación

Asesoría - RealimentaciónControl y Seguimiento

Mapa de Riesgos del Proceso

Telecomunicaciones

Planeación - Direccionamiento estratégico (Calidad) - Control y Seguimiento


Supervisión contrato de mantenimiento preventivo y correctivo, renovación tecnológica

Elaborar Mapa de Riesgos (Identificación, Análisis y Valoración de Riesgos y del Contexto Estratégico)

Realizar revisión de la aplicación de procedimientos y controles en el proceso

Atención a requerimientos tecnológicos.

Desarrollo, modificación o ajustes en las aplicaciones misionales y administrativas

Apoyo Informático

Resultados y análisis de autoevalaución


Resultados


Actas de reunión del monitoreo

Realizar autoevaluación de control y de gestión

Evaluar el Sistema de Control Interno

Administración del Help Desk y Atención de solicitudes de servicios a los usuarios (En el caso de requerimientos de telecomunicaciones cumpliendo con las normas de seguridad aplicadas).

Control y Seguimiento Planeación - Direccionamiento estratégico

Todos los procesos


Mantener la infraestructura de telecomunicaciones y servicios de red, de acuerdo con los requisitos de ley y con las normas aplicadas al sistema de gestión integral.

Control y Seguimiento - Direccionamiento estratégico - Talento Humano

Mapa de Riesgos, Acciones de Mejora Institucional, Funcional e individuales, Matriz de

aspectos e impactos y panorama de peligros en S&SO

Proveedores de telecomunicaciones Servicio de telecomunicaciones

Empresas de desarrollo de aplicaciones Software desarrollado o modificado

Todos los procesos Incidentes y requerimientos

Direccionamiento Estratégico - Planeación - Control y Seguimiento

CLIENTES Y PARTES INTERESADASDireccionamiento Estratégico Directrices y Lineamientos Evaluar necesidades y asignar responsables de acuerdo con el tema



Plan de Acción

SALIDA

Objetivo del proceso: Suministrar herramientas tecnológicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misión, velando por la integridad, seguridad, oportunidad y accesibilidad de la información de la Entidad.

COORDINADOR (A) NACIONAL PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Planeación Solicitud Elaboración Plan de Acción

11.23 CARACTERIZACIÓN PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN


Sistemas de Información operando, Sistemas de comunicación óptimos, equipos de cómputo funcionando y software de oficina adecuado a

las necesidades de la entidad.

Mantenimiento y desarrollo de aplicaciones, administración de Bases de Datos, generación y administración de copias de respaldo de aplicaciones.

Control de canales de comunicación, ampliación cobertura de comunicaciones y eléctrica, garantizar la seguridad en transmisión de datos, administración correo electrónico.

Administración de la plataforma tecnológica

Sistemas de Información

Solicitudes resueltas






P







de Talento Humano

H

Responsable:

Objetivo del proceso: Suministrar herramientas tecnológicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misión, velando por la integridad, seguridad, oportunidad y accesibilidad de la información de la Entidad.

COORDINADOR (A) NACIONAL PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

11.23 CARACTERIZACIÓN PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

67


Suministro de insumos para funcionamientoLicitaciones, elaboración de contratos, conceptos jurídicos

Acompañamiento y asesoria en archivo y correspondencia


Gestión Financiera

Gestión AdministrativaContratación



Help Desk, Actas, Acuerdo Individualde Manejo de la Información, Recibode información - Custodia de cintasMagnéticas. Ver Tabla de Controlde Registros.

Manuales de usuario y Manualestécnicos de los sistemas deinformación, Guías, Instructivos,procedimientos documentadosdel proceso, Tabla de control de registros,Plan de Indicadores.Ver ListaMaestra de Documentos.

Expedición CDP´s, pagos




Talento Humano Coordinador de proceso, coordinadores áreas de apoyo del proceso, profesionales, personal técnico y asistencial, tramites de viáticos

Ley 603, Ley 527, Ley 790, Ley 812 , Ley 962, Decreto2150, Decreto 3816, Decreto 4669, CONPES 3072,CONPES 3248, CONPES 3292, DECRETO 2170,POLÍTICAS Y ESTÁNDARES PARA DARCUMPLIMIENTO A LA FASE 3 DE LA DIRECTIVA 02DE 2000, Circular 12 Dirección Nacional Derechos deAutor, Directiva 02, Resolución No. 180466, ,ESTÁNDAR INTERNACIONAL UL1778 o Equivalente,ESTÁNDAR INTERNACIONAL: ISO 17799:2005 (ISO27001), NTC 2050, ESTÁNDAR INTERNACIONAL:NEC: National Electrical code, NEMA: NationalElectrical Manufactures Asociation, NFPA 72 - NationalFire Alarm Code, NFPA 75 - Standard for the Protectionof Information Technology Equipment, NFPA 76 -Standard for the Fire Protection of TelecommunicationsFacilities, NFPA 110 - Standard for Emergency andStandby Power Systems, NFPA 2001 - Standard onClean Agent Fire Extinguishing Systems, TIA/EIA 942 -Telecommunications Infrastructure Standard for DataCenters, ESTÁNDAR INTERNACIONAL:EIA/TIA-568B.1: Standard Commercial BuildingTelecommunications Wiring Standard, EIA/TIA-568B.2:100-ohm twisted-pair cabling standar, EIA/TIA-568B.2-1:Normas UL.


Tramite de compras de B y S

Responsable:

V

A

68


Elaboración de la respuesta o de la demanda en defensa de los intereses de la entidad

Elaboración de Solicitudes de Conciliación


Estudio y análisis de documentos en cuanto a su pertinencia

Acciones Judiciales o prejudiciales ( demandas, tutelas, conciliaciones, etc.)

Solicitudes de concepto, consulta, Derechos de petición, requerimientos

Acciones Judiciales o prejudiciales ( demandas, tutelas, conciliaciones, etc.)

Solicitudes de concepto, consulta, Derechos de petición, requerimientos

Monitoreo jurídico por el Proceso Apoyo Legal

Elaboración respuesta solicitudes, conceptos, consultas, derechos de petición, requerimietnos, etc

Recepción de documentos (Demandas, tutelas, solicitudes de demanda, conceptos, consultas, derecho de petición, solicitudes de los organos de control y

ministerio público)

Despachos judiciales Altas Cortes

Contratistas y excontratistas Funcionariosy exfuncionarios

Compañías de Seguros Cámaras de Comercio Organismos de Control

Congreso de la República Centros de Arbitraje Terceras personas Todos los procesos

Contestación de la acción judicial o prejudicial ( demandas, tutelas, conciliaciones, etc) Representación de la entidad en etapas

procesales Conceptos, consultas y derechos de petición resueltos

Respuestas a Solicitudes


Solicitud de resultados de indicadores y AsesoríaProceso de Planeación


Obtención de pruebas

DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCION DEL PROCESO

Registros

Expediente del proceso (Demanda, tutela, conciliacion, etc.)

Actas de conciliación, Conceptos, Consultas, Derechos de Petición,

Solicitudes, Requerimientos, Formatos del proceso. Ver Tabla de Control de

Registros. Infraestructura, papelería, elementos de

oficina, servicios generales

Protocolo de comunicaciones

Documentos

Requisitos (Leyes, decretos, etc.), Directivas presidenciales, contratos,

convenios, liquidaciones, informes, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de

Documentos.



Comunicaciones

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS DE SOPORTE


Gestión Financiera

Talento Humano

H

Realizar medición y seguimiento a los indicadores

Todos los Procesos y Equipos Territoriales No Conformidades, análisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de

auditoría.. Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora


Contratistas y excontratistas Funcionarios y exfuncionarios




Acciones de mejora Todos los Procesos, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico

Informe


Direccionamiento estratégico

Planeación Direccionamiento Estrategico

Plan de Acción Direccionamiento estratégico y proceso de Planeación

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDA

Objetivo del proceso: Representar a la entidad ante las instancias judiciales y no judiciales; proponer fórmulas de resolución de conflictos y/o controversias; brindar asesoría y apoyo jurídico a los procesos misionales y soporte de la entidad

Coordinadora Nacional Proceso Apoyo legal

y entidades que hacen parte del SNAIPD.

11.24 CARACTERIZACIÓN PROCESO APOYO LEGAL

Decreto 2467 de 2005, Ley 368/97, Ley 418/97 y sus modificaciones y adiciones;

Ley 387/97, Ley 80 de 1993 y sus modificaciones y adiciones, Ley 487 de

1998 , Ley 594 de 2000 y decreto 2569/00, decreto 1813/00, Ley 872 de

2003 y demás normas legales ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007


Computadores, correo electrónico y voz IP

Recursos financieros (CDP y RP)

Recurso humano necesario para realizar el proceso


Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

Insumos matriz de identificación de peligros y matriz de requsitos legales Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal

P


Participar en la identificación de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable.



Contratistas y excontratistas Funcionarios y exfuncionarios






ocupacional aplicadosÁrea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de

Talento Humano

Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestión Administrativa Orientaciones y metodología Participar en actividades definidas en el programa de gestión ambiental, aplicar

las prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso Prácticas y controles ambientales aplicados

Responsable:

V

69

A

Proceso de planeación

Procesos de control y seguimiento No Conformidades reales y potenciales Ejecutar y hacer seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Acciones de Mejora Proceso de control y Seguimiento

Proceso de planeación - Control y seguimiento

Revisión de metas plan de acción y plan de mejoramiento

1-) Revisar plan de Acción y plan de mejoramiento2-) Revisar los indicadores Ajustes y Acciones de mejora




ocupacional aplicadosÁrea de Calidad y Mejoramiento Continuo /

Proceso de Talento Humano



proceso

Todos los procesos de la EntidadDevoluciones1-) Recepcionar y Verificar2-) DescargDr prestamos sistema de información3-) Recepcionar y Verificar

Información organizada y disponible

Auditoria sistema de gestion documental Evaluar sistema Gestion Documental Informe auditoria

Todos los procesos de la Entidad

Cliente externo solicitud de certificaciones Realizar búsqueda en el sistema de información Suministro de información telefónica y/o certificación Clientes externos

Todos los procesos de la Entidad y clientes externos Recepción de documentos

H Suministro de expedientes a las dependencias



1-) Revisar y verificar comunicaciones(entrada)2-) Radicar y digitalizar el documento (entrada)3-) Organizar los documentos consecutivamente(entrada)4-) Revisar y verificar comunicaciones para ser enviadas por tipo de correo (corra, post-Express, mensajería). (entrada)5-) Organización física de la documentación recibida y enviada en su respectivo expediente6-) Pagos y consignaciones en entidades financieras7-) Elaborar cronograma de transferencias8-) Verificar, organizar y clasificar transferencias documentales9-) Registrar en base de datos

Todos los procesos de la Entidad

Solicitudes de Archivo1-) Recepcionar y radicar la solicitud2-) Realizar búsqueda sistema de información3-) Ubicar expediente

Distribución de comunicaciones internas - externas

Pagos realizados entidades financierasTransferencias documentalesInventario fondo documental

SALIDAP


Área de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodología Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Insumos matriz de identificación de peligros Área de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo

Legal


Objetivo del proceso: Coordinar la aplicación de las políticas y mejores prácticas relacionadas con la Gestión y Administración Documental en la Entidad, con el fin de registrar, controlar y suministrar de manera

oportuna y eficaz la información generada y recibida.

11.25 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

COORDINADOR NACIONAL PROCESO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL


Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Acción Plan de Acción Planeación - Direccionamiento Estratégico


Responsable:

Objetivo del proceso: Coordinar la aplicación de las políticas y mejores prácticas relacionadas con la Gestión y Administración Documental en la Entidad, con el fin de registrar, controlar y suministrar de manera

oportuna y eficaz la información generada y recibida.

11.25 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

COORDINADOR NACIONAL PROCESO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

70

Insumos

Direccionamiento Estratégico Directrices

Talento Humano

Instructivo sistema gestióndocumental, programa degestión documental,cronograma de transferenciasmanual de procesosprocedimientos, Ver Lista Maestra deDocumentos.

Acuerdo AGN 060 de 200, Ley 80 de 1993, Ley 594 de 2000,

Acuerdo 042 de 2002, Ley 734 de 2002, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y

OHSAS 18001:2007


Documentos RegistrosVer Tabla de Retención Documental en ORFEO


PROCESO

Contratos y Liquidaciones, Adqquisición de Bienes y Servicios Contratos, ordenes


Soporte sistema mercurio,winisis, sistema orfeo, sistema integrado bibliográfico S.I.B

Hardware

Control y Seguimiento Seguimiento

Gestion AdministrativaInfraestructura logística

Recurso humano, capacitación

Gestion Financiera Disponibilidad presupuestal



Responsable:

P

V

A

71

Computadores, correo electrónico, soporte, Plotter, scanner.


Apoyo logístico para eventos

ContrataciónApoyo legal

Realimentación del proceso

Correspondencia y elementos para archivoControl y Seguimiento



Documentos en estudio Revisar, aprobar y actualizar manuales de procesos, procedimientos y demás documentos Documentos aprobados Todos los procesos

Plan de acción consolidado


Todos los procesos

Solicitud de asesoría


ComunicacionesConceptos

Contratos y liquidaciones


Gestión Financiera


Plan de acción, actas de aprobación documentos y manuales, proyectos de inversión presentados, tablero de control, formatos del proceso y de

Acción Social, cuenta fiscal, anteproyecto de presupuesto y

MGMP, mapa de riesgos, informes MECI.Ver Tabla de Control de

Registros.


Manual de procedimientos, Censo de Población, Plan

Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.

Decreto 2467/05, Ley 872/03, Resolución Orgánica 5544/03, Resolución 1332/05, Circular 03/05, Decreto

1599/05, Resolución 1913/03, Resolución 033/04, Resolución Orgánica 5674/05, Decreto 3622/05, Decreto 3286/04, Decreto 4109/04, Ley Anual de

Presupuesto y anexos Estatuto Organico de Presupuesto, Plan Nal de Desarrollo, ISO 9001:20008-

NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Compras de bienes y servicios

Recursos para pago (CDP, RP, pago) e informe de ejecución presupuestal

Recurso Humano, Bienestar, viaticos

Control y Seguimiento - Direcionamiento estratégico




de auditoría.Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Acciones de Mejora, Mapa de Riesgos


PROCESOS SOPORTEREQUISITOS QUE APLICAN PARA EL


Planeación - Direccionamiento estratégicoPlaneación Asesoría - Retroalimentación Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Resultados y análisis de indicadores

Todos los procesos

Revisar y tramitar los proyectos de inversión ante DNP, coordinar su seguimiento, afectaciones y tramitación AnteproyectosPresupuestales MINHACIENDA

Ficha EBI -proyectos de inversión BPIN, Sistema SPI DNP- SIIFII Anteproyecto

Presupuestal y MGMP ante Minhacienda

Analizar y consolidar indicadores en el tablero de control Tablero de control Sugerencias

Asesorar en la elaboración del plan de acción anual, en la construcción de indicadores, en la creación y modificación de documentos, en la construcción, seguimiento y modificaciones de los proyectos para presupuesto general de la Nación, en el

levantamiento de procesos y procedimientos, cuenta fiscal e implementación del MECI

Departamento Nacional de Planeación - Minhacienda

Todos los procesos

Asesorías entregadas

Consolidar y verificar cumplimiento de los planes de acción


Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Acción Plan de AcciónPlaneación - Direccionamiento

Estratégico


Objetivo del proceso: Asesorar a todos los procesos en la formulación de políticas, planeación estratégica, medición, análisis de datos y mejora y en la racionalización de trámites, procesos y

procedimientos para mejorar la planeación de la organización

Jefe Oficina Asesora de Planeación

11.26 CARACTERIZACIÓN PROCESO PLANEACIÓN


Procesos misionales y Tecnologia de la Información Perfil Proyecto



Todos los procesos Resultados de indicadores

Planes de acción







de Talento Humano

H


prácticas de la guía ambiental y otros controles aplicables al proceso

Responsable:

V

A

72

11.27 CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO


Objetivo del proceso: Contribuir a la excelencia del servicio público en ACCIÓN SOCIAL, a través del acompañamiento, seguimiento y evaluación permanente a los Procesos del Nivel Nacional y Territorial, para verificar el cumplimiento de la política, metas, programas

y objetivos estratégicos, coadyuvando en la toma de decisiones de la Alta Dirección.

Jefe Oficina de Control Interno

Realizar seguimiento periódico al Plan de Acción






Participar en la identificación y actualización de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.


Insumos matriz de identificación de peligros


Elaborar Plan de Acción Plan de Acción

SALIDA

Planeación - Direccionamiento Estratégico- Todos los procesos



Autoevaluación de la Gestión

Informe ejecutivo anual

Informes de Auditoria

Planeación - Direccionamiento Estratégico- Todos los procesos



Direccionamiento Estratégico y Todos los Procesos

DAFP, Todos los Procesos

Direccionamiento Estratégico, Todos los Procesos, CGR

Direccionamiento Estratégico y Todos los ProcesosInforme de Seguimiento al Mapa de Riesgos

Informe de Austeridad


Informes de Seguimiento



Todos los procesos No Conformidades, análisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes

de auditoría.Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora, Mapa de riesgos, acciones

correctivas y preventivas


PROCESOS SOPORTEREQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEÑO

DEL PROCESO


Tecnología de la Información Sistemas de Información, computadores y correo electrónico


Apoyo Legal

Correspondencia, archivo

Conceptos

Elementos de oficina, servicios Generales, infraestructura

Información, Estados Financieros

Seguimiento a la gestión de servicio al cliente en cuanto a peticiones, quejas y reclamos de los usuarios


Reportes, datos estadísticos, informes



Talento Humano

Gestión Financiera Recursos Monetarios

Recurso Humano, Bienestar, Capacitación y Viáticos

* Constitución Política de Colombia 1991 - Articulos 209 y 269.* Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003, Ley 489 de 1998, Ley 190 de 1995, Ley 909 de 2004, Ley 951 de 2005, Ley 962 de 2005.* Decreto 1737 de 1998, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005, Decreto 4110 de 2004, Decreto 2467 de 2005, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1195 de 2004, Decreto 1195 de 2004, Decreto 3622 de 2005. * Resolución 048 de 2004, Resolución 3512 de 2003.* Cartilla guía Administración del Riegos - Función Pública. Abril 2006.*ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

SolicitudesResolucionesExpedientes

ActasReglamentos

InformesManuales

ProcedimientosDocumentos

Plan de Acción. Ver Tabla de Control de Registros.


Leyes, Decretos y Resoluciones,Plan


Documentos.

Elaborar y remitir al Director General informe ejecutivo anual sobre avance de implementación del MECI

Realizar Auditorias Especiales de Gestión


Reporte de actividades realizadas



Realizar Auditoria Interna de Sistemas de Gestión Integrados

P

H

Asesoria , acompañamiento y seguimiento a la Administración del Riesgo en la entidad

Informe de Control Interno Contable Direccionamiento Estratégico, DAFP, Contaduría General de la Nación, Todos los Procesos

CGR y Direccionamiento EstratégicoSeguimiento al plan de mejoramiento Informes de Seguimiento

Plan de Mejoramiento Institucional

Diligenciar formulario para la elaboración del diagnóstico, evaluación y seguimiento a la implementación del modelo de Control Interno Contable

Revisión, consolidación de acciones de mejoramiento y respuestas de cada uno de los procesos, con la supervisión de Control Interno.

Todos los procesos

DAFP, Todos los Procesos

Contraloría General de la República

Revisión estados financieros, Informes de auditorías internas y externas

Autoevaluaciones de Control, informes de auditorías internas y externas

Contaduría General de la Nación, Todos los procesos y DAFP


Gestión Financiera, Gestión Administrativa, Talento Humano, Contratación


Actividades y resultados de los procesos

Todos los procesos

Todos los procesos

Informe preliminar

Mapas de Riesgo

Todos los procesos Reportes de avance de acciones de mejoramiento


Direccionamiento Estratégico y CGRConsolidación, Análisis y Elaboración Informe de Austeridad

Control y Seguimiento - Planeación - Direccionamiento estratégico

Resultados y análisis de indicadores para la toma de decisiones


Direccionamiento Estratégico, Todos los Procesos



Datos, información

Responsable:

A

73

Infraestructura física, papalería y servicios generales.

Documentos RegistrosPlan de Acción

Mapa de Riesgos. Ver Lista Maestra de Documentos.


Constitución Política; Código Contencioso Administrativo; Código Penal; Código de

Procedimiento Penal; Ley 734 de 2002; Ley 200 de 1995 y Ley 80 de 1993, ISO 9001:2008 - NTC GP

1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007

Actos Administrativos Actas Informe trimestral de indicadores Acciones Correctivas y Acciones

Preventivas. Ver Tabla de Control de Registros.

Contratos realizados

Bienes y servicios

Apoyo legal



Gestión Talento Humano


Conceptos

Capacitaciones, recurso humano

Tecnología de la Información Computadores, correo electrónico, Sistema de

Teleconferencia y Sistema de Información de Gestión Disciplinaria SIGDI


Archivo, correspondiencia





de auditoría.Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Planes de Mejora, Mapa de riesgos


PROCESOS SOPORTE

Todos los procesos, Cliente Externo Quejas - Informes interno y/o externos, Informes de la Oficina de Control Interno

Investigar la conducta de los sujetos disciplinables de Acción Social y determinar si están o no inmersos en una falta disciplianria de conformidad con el procedimiento establecido

para tal fin en la Ley 734 de 2002.



H




VPoblación beneficiada- Usuarios Derechos de petición, quejas, reclamos

y/o evaluación de satisfacciónEvaluar satisfacción del Cliente - Usuario

Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Cuadro de resultados y análisis

Realizar medición y análisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Resultados y análisis de indicadores Planeación - Direccionamiento estratégico

Acto Administrativo sancionatorio o noLos sujetos disciplinables de todos los procesos, El

quejoso, La Administración y la Procuraduría Generade la Nación





Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos Mapa de Riesgos


Direccionamiento Estratégico - Planeación Directrices y Lineamientos


Plan de Accion Planeación - Direccionamiento

Estratégico

P

Mapa de Riesgos Planeación - Direccionamiento

Estratégico

Elaborar Plan de Accion

SALIDA



11.28 CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO



Objetivo del proceso: Adelantar las investigaciones disciplinarias de los servidores públicos de la Entidad

Coordinador Nacional del Proceso Control Interno Disciplinario


Código: M-SGC-001-MCA MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL



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12. ANEXO A.

GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Por considerarlo de elemento pedagógico se incluyen los términos y definiciones de cada una de las normas técnicas aplicadas al sistema de gestión integral:

12.1 EJE DE GESTIÓN DE CALIDAD (NORMA ISO 9000:2005 Y NTCGP – 1000:2004)

ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ACCION PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. ADECUACIÓN: Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc, para cumplir los requisitos. ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto. (Población Vulnerable, Desplazada, Víctima de la Violencia o involucrada en cultivos ilícitos) CONVENIENCIA: Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.




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EFICACIA: Grado en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. GESTIÓN DE LA CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. POLÍTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS: La norma ISO 9001: 2008 requiere específicamente que la organización tenga “procedimientos documentados” para las seis actividades siguientes: control de documentos, control de registros, auditoría interna, control del producto no conforme, acción correctiva y acción preventiva. PRODUCTO: Resultado de un proceso. PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.




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REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. (Por la naturaleza de la Entidad los requisitos del cliente se comprenden según los requerimientos de la ley). SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.




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12.2 EJE DE GESTIÓN AMBIENTAL NTC-ISO 14001:2004

GLOSARIO ACCIÓN CORRECTIVA: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada. ACCIÓN PREVENTIVA: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial. ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria. AUDITORIA INTERNA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del sistema de gestión ambiental fijados por la organización. DESEMPEÑO AMBIENTAL: Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus aspectos ambientales. IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total de los aspectos ambientales de una organización. MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión ambiental para lograr mejoras en el desempeño ambiental global, de forma coherente con la política ambiental de la organización. MEDIO AMBIENTE: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. META AMBIENTAL: Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos. OBJETIVO AMBIENTAL: Fin ambiental de carácter general, coherente con la política ambiental, que una organización establece.




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ORGANIZACIÓN: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. PARTE INTERESADA: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño ambiental de una organización. POLÍTICA AMBIENTAL: Intenciones y dirección generales de una organización relacionados con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección. PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN: Utilización de procesos, prácticas, técnicas, materiales productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL: La parte del sistema de gestión de una organización empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales.




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12.3 EJE DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

NTC- OHSAS 18001:2007

GLOSARIO

DESEMPEÑO: Resultados medibles del sistema de gestión en seguridad industrial y salud ocupacional relativos al control de los riesgos de seguridad y salud ocupacional de la organización, basados en la política y los objetivos del sistema de gestión en seguridad industrial y salud ocupacional. EVALUACIÓN DE RIESGOS: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si éste es tolerable o no. ENFERMEDAD: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas. IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. INCIDENTE: Evento (s) relacionado (s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal. PARTES INTERESADAS: Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeño en Seguridad y Salud Ocupacional de una organización. PELIGRO: Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a la propiedad, el ambiente de trabajo o una combinación de estos. RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra un (os) evento (s) o exposición (es) peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el (los) evento (s) o exposición (es). RIESGO ACEPTABLE: Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política de S & SO. SEGURIDAD: Condición de estar libre de un riesgos de daño inaceptable.




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SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Parte del sistema de gestión total, que facilita la administración de los riesgos de S & SO asociados con el negocio de la organización. Incluye la estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la política y objetivos de S & SO.




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13. ANEXO B. LISTA DE SIGLAS SEÑALADAS EN EL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL

ADTS: ÁREA DE DESARROLLO TÉCNICO Y SOCIAL BM: BANCO MUNDIAL BPIN: BANCO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN NACIONAL CICR: COMITÉ INTERNACIONAL DE LA CRUZ ROJA CDP: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CGR: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CNRR: COMISIÓN NACIONAL DE REPARACIÓN Y RECONCILIACIÓN CCVCS: COMITÉ COMUNITARIO DE VERIFICACIÓN Y CONTROL DAPRE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DAFP: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA DNP: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION DIAN: DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DANE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA DCI: DIRECCIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL EBI: ESTADÍSTICA BASICA DE INVERSIÓN FIP: FONDO DE INVERSIÓN PARA LA PAZ. GAC: GRUPO DE ACCIONES CREATIVAS GME: GRUPO MOVIL DE ERRADICACIÓN MANUAL




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IDEAM: INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES IGAC: INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI MADR: MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL MGA: METODOLOGÍA GENERAL AJUSTADA MECI: MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO. OIM: ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES OYM: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PAC: PLAN ANUAL DE CAJA PCI: PROGRAMA PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILÍCITOS PCT: PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA PDA: PROGRAMA DESARROLLO ALTERNATIVO PFGB: PROGRAMA FAMILIAS GUARDABOSQUES PGN: PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN PNUD: PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO POA: PLAN OPERATIVO ANUAL POG: PLAN OPERATIVO GLOBAL RSS: RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL RP: REGISTRO PRESUPUESTAL S.G.C: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD S.G.A: SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL S.G. S y SO: SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUAPCIONAL S.G.I: SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL




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S.I.G: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GEO REFERENCIACIÓN SCI: SISTEMA DE CONTROL INTERNO SNCI: SISTEMA NACIONAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL SNE: SERVICIO NACIONAL DE NOTICIAS DEL ESTADO SPI: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN SUR: SISTEMA ÚNICO DE REGISTRO SISBEN: SISTEMA DE IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE POTENCIALES BENEFICIARIOS PARA PROGRAMAS SOCIALES SUR: SISTEMA UNICO DE REGISTRO SIFA: SISTEMA DE INFORMACION FAMILIAS EN ACCION SNAIPD: SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN INTEGRAL A LA POBLACIÓN DESPLAZADA. SIIF: SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIAOD: SISTEMA DE INFORMACIÓN DE AYUDA OFICIAL AL DESARROLLO SIMCI: SISTEMA DE INFORMACIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL. SIME: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y MONITORIEO UCR´S: UNIDADES COORDINADORAS REGIONALES (FAMILIAS EN ACCIÓN) UT´S: UNIDADES TERRITORIALES UAO: UNIDAD DE ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN UE: UNIÓN EUROPEA UNODC: OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA DROGA EL DELITO UCP: UNIDAD COORDINADORA DE PROYECTO VIS: VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL




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14. ANEXO C.

NORMAS SEÑALADAS EN EL MANUAL

ACCIÓN SOCIAL • Ley 368 de 1997. • Ley 318 de 1996 • Decreto 2467 de 2005. CONTROL INTERNO • Ley 87 de 1993 • Decreto 2145 de 1999 • Circular 02 de 2004 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de

Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO • Ley 200 de 1995 • Ley 734 de 2002 GENERACIÓN DE INGRESOS • Ley 812 de 2003 - Plan Nacional de Desarrollo • Resolución 5475 de 2005 DESARROLLO ALTERNATIVO • COMPES 3218 DE 2003 DESPLAZADOS • Ley 387 de 1997 • Decreto 2569 de 2000 • Decreto 951 de 2001 • Decreto 2007 de 2001 • Decreto 2562 de 2001 • Decreto 2284 de 2003




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• Decreto 2131 de 2003. • Decreto 250 de 2005 • Decreto 1250 de 2004 • JURISPRUDENCIA

o Sentencia SU 1150 de 2000.Corte Constitucional o Sentencia T-1635 de 2000. Corte Constitucional o Sentencia T-327 de 2001. Corte Constitucional o Sentencia T-268 de 2003. Corte Constitucional o Sentencia T-602 de 2003. Corte Constitucional o Sentencia T-025 de 2.004. Corte Constitucional o Sentencia C-278 de 2007. Corte Constitucional o Sentencia T-496 de 2007. Corte Constitucional o Sentencia Expediente 2002-0036. Consejo de Estado del 12 de junio de

2008 – Nulidad. DONACIONES • Ley 368 de 1997 • Decreto 2685 de 1999 – Estatuto Aduanero- Artículos 204, 531 y 532. • Decreto 1012 de 2004 modificatorio del Artículo 204 del decreto 2685 de 1999-

Estatuto aduanero- • Resolución No. 02847 de 2007 FAMILIAS EN ACCIÓN • CONPES 3359 DE 2005 • CONPES 3449 DE 2006 • Manual Operativo del Programa FONDO DE REPARACIÓN • Ley 975 de 2005 • Ley 418 de 1997, modificada y prorrogada • Ley 1151 de 2007 – Art. 13 • Jurisprudencia

• Sentencia C-370-06 de 18 de mayo de 2006 • Sentencia C-531-06 de 12 de julio de 2006 • Sentencia C-319-06 de 24 de abril de 2006 • Sentencia C-400-06 de 24 de mayo de 2006 • Sentencia C-476-06 de 14 de junio de 2006 • Sentencia C-575-06 de 25 de julio de 2006 • Sentencia C-650-06 de 9 de agosto de 2006




86

• Sentencia C-670-06 de 16 de agosto de 2006 • Sentencia C-719-06 de 23 de agosto de 2006 • Sentencia C-080-07 de 7 de febrero de 2007

INFRAESTRUCTURA • Ley 400 de 1997 • Decreto 2168 de 1999, que liquido la Ley 529 de 1999 • CONPES 3134 de 2001 • CONPES 3261 de 2003 FONDO DE REPARACIÓN ADMINISTRATIVA • Decreto 1290 de 2008 • Cartilla Programa Reparación Vía Administrativa RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA-RESA Fundamento Legal • Ley 812 de 2003 • Resolución 0637 de 2005 • Resolución 0833 de 2005 • Resolución 3300 de 2005 • Resolución 9399 de 2006 PROTECCIÓN DE TIERRAS Y PATRIMONIO • Ley 1152 de 2007 • Decreto 2984 de 2007 • Decreto 3066 de 2007 • Decreto 3363 de 2007 VÍCTIMAS DE LA VIOLENCIA • Ley 418 de 1997 • Ley 782 de 2002 • JURISPRUDENCIA – VÍCTIMAS DE LA VIOLENCIA

o Sentencia C-047 de 2001 o Sentencia T-1161 de 2003 o Sentencia T-417 de 2004 o Sentencia T-473 de 2007 o Sentencia T-188 de 2007

sistema de gestión integrado ffmm

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