sistema de gestión integrado
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Expositor:
Dr. JULIO DELGADO BELLIDO
Febrero 2010
UNIVERSIDAD NACIONAL
MAYOR DE SAN MARCOS
Curso de Especialización Profesional:
SISTEMAS INTEGRADOS
DE GESTIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
INTEGRAR SISTEMAS
INTRODUCCIÓN
Conforme las empresas van definiendo e
implantando Sistemas de Gestión certificables se
hace más evidente la necesidad de racionalizar
los esfuerzos, costes y recursos destinados a los
mismos. Sobre todo cuando las normas de
referencia en las que se basan, comparten
requisitos en un porcentaje importante, y la
metodología de gestión es al cien por cien
idéntica.
(cont...)
Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos,
costes y esfuerzos vendrá por la integración común
de todos aquellos conceptos cuya gestión tienen
aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es
otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y
simplificar al máximo la gestión de todos los
Sistemas.
(cont...)
Integración es el proceso a través del cual la
organización aprende a introducir criterios y
especificaciones en sus procesos y en sus sistemas
de modo que satisfagan a todos sus clientes (internos,
externos, institucionales, partes interesadas, etc.) de
forma simultánea, ahorrando costes y esfuerzos, con
un espíritu innovador, autocrático y comprometido con
la mejora continua.
El modelo de gestión integrado debe presentar una
visión globaliza y orientada al Cliente tanto interno
como externo según postulados de Calidad Total y
a ser posible según principios basados en modelos
de excelencia empresarial como por ejemplo El
EFQM. Cada vez son mas las empresas que están
implantando sistemas de calidad basado en las
normas de la familia ISO 9000, Sistemas Medio
Ambiente basados en la familia ISO 14000, y otras
normas que, sin tener reconocimiento internacional,
establecen directrices para gestionar un sistema
para la prevención de riesgos laborables.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN
(cont...)
No olvidemos que los sistemas basados en
normas de reconocimiento nacional y/o
internacional solo son herramientas
estructuradas que están al servicio de los
procesos relacionados y que una integración
de los mismos solo representa optimizar
algunos de los procesos que cruzan
horizontalmente y verticalmente toda
organización.
Cualquier estrategia de implantación que tenga como
objetivo la integración de los sistemas deberá tener
en cuenta su relación con los procesos claves y
relevantes que cruzan horizontalmente y
verticalmente toda organización. Los Sistemas
deben estar supeditados a los procesos de gestión
relacionados y servir de herramientas estructuradas
para la gestión de los mismos.
Ejemplo:
Sistema Calidad ISO 9001 deberá estar relacionado
con el proceso de Gestión de Calidad o del proceso
de Sistematización y Mejora.
PUNTOS GENERALES DE CONFLUENCIA
(cont...)
Los tres sistemas establecen una metodología
común basada en los principios de la calidad
total y en el ciclo PDCA.
Todos los sistemas tienen requisitos que inciden
en la planificación de los mismos.
Todos los sistemas indican la necesidad de
implantar procedimientos que aseguren una
correcta gestión de los mismos.
(cont...)
Todos los sistemas establecen que las empresas
están obligadas a establecer revisiones
periódicas de los sistemas con el objetivo de
verificar el grado de eficacia, de adecuación a las
normas de referencia, el grado de cumplimiento
de los mismos, así como la ratificación o
modificación de las políticas establecidas.
Todos los sistemas establecen que las empresas
u organizaciones tienen que establecer objetivos
que garanticen la mejora continua de los sistemas
de gestión establecidos.
(cont...)
Proceso:
Conjunto de recursos y actividades
interrelacionados que transforman elementos de
entrada en elementos de salida. Los recursos
pueden incluir personal, finanzas, instalaciones,
equipos, técnicas y métodos.
CONCEPTOS BÁSICOS
(cont...)
Sistema:
Estructura organizativa, procedimientos,
procesos y recursos necesarios para implantar
de forma sistemática una gestión determinada,
como por ejemplo la gestión de la calidad, la
gestión del medio ambiente o la gestión de la
prevención de riesgos laborales. Normalmente
están basados en una norma de
reconocimiento internacional que tiene como
finalidad servir de herramienta de gestión en el
aseguramiento de los procesos.
(cont...)
Procedimiento:
Forma especifica de llevar a cabo una
actividad. En muchos casos los procedimientos
se expresan en documentos que contienen el
objeto y el campo de aplicación de una
actividad; que debe hacerse y quien debe
hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a
cabo; que materiales, equipos y documentos
deben utilizarse; y como debe controlarse y
registrarse.
(cont...)
Actividad:
Es la suma de tareas, normalmente se agrupan
en un procedimiento para facilitar su gestión.
La secuencia ordenada de actividades da
como resultado un subproceso o un proceso.
Normalmente se desarrolla en un
departamento o función.
(cont...)
Proyecto:
Suele ser una serie de actividades encaminadas a
la consecución de un objetivo, con un principio y
final claramente definidos. La diferencia
fundamental con los procesos y procedimientos
estriba en la no repetitividad de los proyectos.
(cont...)
Indicador:
Es un dato o conjunto de datos que ayudan a
medir objetivamente la evolución de un
proceso o de una actividad.
LA EXCELENCIA EMPRESARIAL
Es el conjunto de practicas sobresalientes en la
gestión de una organización y el logro de
resultados basados en conceptos fundamentales
que incluyen: la orientación hacia los resultados,
orientación al cliente, liderazgo y perseverancia,
procesos y hechos, implicación de las personas,
mejora continua e innovación, alianzas
mutuamente beneficiosas y responsabilidad social.
Es lo que identifica la forma de ser de un
empresa y se manifiesta en las formas de
actuación ante los problemas y oportunidades
de gestión y adaptación a los cambios y
requerimientos de orden exterior e interior,
que son interiorizados en forma de creencias
y talantes colectivos que se trasmiten y se
enseñan a los nuevos miembros como una
manera de pensar, vivir y actuar.
LA CULTURA EMPRESARIAL
Figura 1.- Aspectos que deben caracterizar una auditoria
LAS ORGANIZACIONES
Las organizaciones mas avanzadas presentaran en
las próximas décadas una forma muy diferente de
gestionar la empresa que en la actualidad. El trabajo
se realizara en Equipos de alto rendimiento,
apoyados por Lideres. Los niveles jerárquicos serán
muy pocos y su tendencia será a ir disminuyendo. Si
la organización antigua era una maquina, la nueva es
una organización viviente en constante adaptación
según las necesidades y expectativas de los clientes
TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS e incluyendo
de manera activa en la gestión a los proveedores.
• SISTEMA DE CALIDAD
Es el conjunto de actividades y funciones
encaminadas a conseguir la Calidad.
Calidad se podría definir como el conjunto
de características de un producto o servicio
que tiene la habilidad de satisfacer las
necesidades y expectativas del cliente y
partes interesadas.
INTEGRAR SISTEMAS
(cont...)
• SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
Es la parte del sistema general de gestión
que incluye la estructura organizativa, la
planificación de las actividades, las
responsabilidades, las practicas, los
procedimientos, los procesos y los recursos
para desarrollar, implantar, llevar a efecto,
revisar y mantener al día la política
medioambiental
(cont...)
• SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA
PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
Es la parte del sistema general de gestión de
la organización que define la política de
prevención, y que incluye la estructura
organizativa, las responsabilidades, las
prácticas, los procedimientos, los procesos y
los recursos para llevar a cabo dicha política.
INTEGRACIÓN
Es el proceso a través del cual la
organización aprende a introducir criterios
y especificaciones en sus sistemas de
modo que satisfagan a todos sus clientes
mediante una gestión eficaz y eficiente de
todos los recursos existentes.
GESTIÓN INTEGRADA
En mercados competitivos, controlar e implantar
sistemas de Calidad, Medio Ambiente y
Prevención de Riesgos Laborales no es
suficiente, hay que prevenir y extender LA
GESTIÓN a todas las actividades que puedan
repercutir y repercutan en los resultados de una
empresa y/o una organización.
(cont...)
El modelo de gestión integrado debe presentar
una visión globaliza y orientada al Cliente tanto
interno como externo según postulados de
Calidad Total y a ser posible según principios
basados en modelos de excelencia empresarial
como por ejemplo El EFQM.
(cont...)
•En empresas excelentes la calidad se extiende
a los Clientes , proveedores, personas,
asociaciones, sociedad y partes interesadas.
•No estaremos hablando realmente de un
Sistema de Gestión Integrado hasta que
no consigamos sistematizar todos los procesos
claves y relevantes que intervienen en la
empresa.
GESTIÓN DE INDICADORES
Lo que no se puede medir no se puede
gestionar...ni mejorar.
La medición es fundamental para que podamos
conocer la situación real de la organización y poder
planificar, orientar y mejorar los recursos hacia todos
los niveles de la organización, con el objetivo de
GESTIONAR la Estrategia hacia LA VISION Y/O
MISION.
Indicadores de gestión están relacionados con los
ratios que nos permiten administrar realmente un
proceso.
(cont...)
La buena gestión de las organizaciones es un
elemento esencial para hacer frente a los
cambios del entorno, y al igual que otros
elementos de la empresa las formas de gestión
deben evolucionar.
GESTIÓN DE EQUIPOS
No todo lo que vale se puede medir, ni todo lo
que se puede medir.....vale
(cont...)
El arte de conducir, de liderar, de gestionar y de
comunicar, están basados en el conocimiento, en la
experiencia, en la capacidad para hacer participar a
los otros, en la confianza propia y de los demás, en la
motivación para hacerlo, en la capacitación, en la
cooperación y/o en el saber trabajar en equipo y no en
el uso de la fuerza, la amenaza, el autoritarismo y el
creerse el dueño de la verdad.
Gestión Equipos: Un Sistema de Gestión de Equipos
y Liderazgo parte de la premisa de que en un equipo,
el resultado obtenido es superior a la suma de los
esfuerzos individuales.
GESTIÓN INTEGRADA
El modelo de gestión integrado debe presentar una
visión globaliza y orientada al Cliente tanto interno
como externo según postulados de Calidad Total y a
ser posible según principios basados en modelos de
excelencia empresarial como por ejemplo El EFQM.
No estaremos hablando realmente de un Sistema
de Gestión Integrado hasta que no consigamos
sistematizar todos los procesos claves y relevantes
que intervienen en la empresa.
¿POR QUÉ LA GESTIÓN DE PROCESOS?
Por que las empresas y/o las organizaciones son
tan eficientes como lo son sus procesos. La
Mayoría de las empresas y las organizaciones que
han tomado consciencia de esto han reaccionado
ante la ineficiencia que representa las
organizaciones departamentales, con su nichos de
poder y su inercia excesiva ante los cambios,
potenciando el concepto del proceso, con un foco
común y trabajando con una visión de objetivo en el
cliente.
(cont...)
Vamos hacia una sociedad donde el conocimiento
va a jugar un papel de competitivad de primer
orden. Y donde desarrollar la destreza del "aprender
a aprender" y la Administración del conocimiento, a
través de la formación y sobre todo de las
experiencias vividas, es una de las variables del
éxito empresarial.
(cont...)
La Administración del conocimiento se define como
un conjunto de procesos por los cuales una
empresa u organización recoge, analiza, didáctiza y
comparte su conocimiento entre todos sus
miembros con el objetivo de movilizar los recursos
intelectuales del colectivo en beneficio de la
organización, del individuo y de la Sociedad.
(cont...)
La Gestión por Procesos es la forma de gestionar
toda la organización basándose en los Procesos.
En tendiendo estos como una secuencia de
actividades orientadas a generar un valor añadido
sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y
una SALIDA que a su vez satisfaga los
requerimientos del Cliente.
CONDICIONES DE UN PROCESO
Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS
El Proceso cruza uno o varios limites organizativos
funcionales.
Una de las características significativas de los
procesos es que son capaces de cruzar
verticalmente y horizontalmente la organización.
Se requiere hablar de metas y fines en vez de
acciones y medios. Un proceso responde a la
pregunta "QUE", no al "COMO".
El proceso tiene que ser fácilmente comprendido
por cualquier persona de la organización.
El nombre asignado a cada proceso debe ser
sugerente de los conceptos y actividades
incluidos en el mismo.
(cont...)
REQUISITOS DE UN PROCESO
Todos los procesos tienen que tener un Responsable
designado que asegure su cumplimiento y eficacia
continuados.
Todos los procesos claves y relevantes tienen que ser
capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A: Planificar,
implantar, revisar y mejorar
Todos los procesos tienen que tener indicadores que
permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los
mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen
que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen
que servir para realizar el seguimiento en la fase C y
tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o
establecer objetivos.
(cont...)
Todos los procesos tienen que ser auditados para
verificar el grado de cumplimiento y eficacia de los
mismos. Para esto es necesario documentarlos
mediante procedimientos.
Es recomendable planificar y realizar
periódicamente (Aproximadamente 3 años) una
reingeniería de los procesos de gestión claves y
relevantes para alcanzar mejoras espectaculares en
determinados parámetros como costes, calidad,
servicio y rapidez de respuesta.
GUIA DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
•Formación del Equipo
•Identificación procesos
•Priorización de los procesos que intervienen
en cualquier empresa u organización
GUIA DE IMPLANTACIÓN DE PROCESOS
Una vez elegido el proceso, hay que conseguir que
éste de respuesta a los objetivos estratégicos. Para
esto habrá que completar las siguientes etapas si
se quiere abordar el diseño o rediseño del proceso
con ciertas garantías de éxito.
•Constitución del Equipo de trabajo
•Delimitar el proceso y subprocesos
•Establecer los objetivos básicos del proceso.
•Identificar y resolver los problemas
•Establecer indicadores
•Implantar el proceso
EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN
Las organizaciones, de cualquier tipo o sector
empresarial, tamaño, estructura o madurez en
calidad, necesitan, para tener éxito, establecer un
sistema de gestión apropiado. Los modelos de
excelencia creados en las diferentes latitudes son
instrumentos prácticos que ayudan a las
organizaciones a establecerlos, midiendo en que
punto se encuentran dentro del camino hacia la
excelencia.
PREVENCIÓN DE RIESGOS
Las organizaciones que deseen alcanzar criterios
de excelencia en materia de seguridad y salud
deben estructurarse y funcionar de manera que
puedan poner en práctica, de forma efectiva, sus
políticas de seguridad y salud. Deben ayudarse
mediante la creación de una cultura positiva que
asegure:
(cont...)
• Una participación y un compromiso a todos los
niveles.
• Una comunicación eficaz que motive a los
trabajadores a desarrollar su función con
seguridad.
• Una promoción de aptitudes que permitan a todos
los trabajadores hacer una contribución
responsable al esfuerzo necesario en materia de
seguridad y salud.
• Un liderazgo visible y activo de la dirección para
desarrollar y mantener el apoyo a una cultura de
gestión que sea el denominador común compartido
por todos los componentes de la organización.
Un S.G.P.R.L. para que sea eficaz, debe diseñarse
para satisfacer las necesidades de la organización en
materia de seguridad y salud, mejorar la cuenta de
resultados y proteger los intereses de la organización,
cumpliendo como mínimo con la legislación vigente y
adoptando un compromiso de mejora continua de la
acción preventiva.
(cont...)
(cont...)
• La PRL deberá integrarse en en el conjunto de
actividades y decisiones, tanto en los procesos
técnicos, en la organización del trabajo y en las
condiciones en que este se preste, como en la
línea jerárquica de la empresa, incluidos todos
los niveles de la misma”.
• La integración de la prevención en todos los
niveles jerárquicos de la empresa implica la
atribución a todos ellos y la asunción por éstos
de la obligación de incluir la prevención de
riesgos en cualquier actividad que realicen u
ordenen, y en todas las decisiones que
adopten”
(cont...)
• El establecimiento de una acción de prevención
de riesgos integrada en la empresa supone la
implantación de un plan de prevención de
riesgos que incluya la estructura organizativa, la
definición de funciones, las prácticas, los
procedimientos, los procesos, los recursos
necesarios para llevar a cabo dicha acción”.
Sistema de Gestión
Integrado
Orientado al Riesgo
Componentes de la Gestión
Las políticas se enfocan hacia los distintos componentes de la Gestión Global:
– Calidad
– Medio Ambiente
– Seguridad y Salud Ocupacional
– Finanzas
– Seguridad de Procesos
– RRHH
CALIDAD
Grado en que el conjunto de
características inherentes cumple
con los requisitos.
SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Condiciones y factores que afectan
al bienestar de los empleados,
trabajadores temporarios,
contratistas, visitas y toda otra
persona en el lugar de trabajo.
MEDIO AMBIENTE
Entorno en el cual opera una
organización incluyendo el aire, el
agua, el suelo, los recursos naturales,
la flora, la fauna, los seres humanos y
su interrelación.
Objetivos de un
Sistema de GestiónUn Sistema de Gestión es necesario para
llevar adelante los fines de la
Organización.
Actualmente existe interés por parte de las
Organizaciones en tener Sistemas de
Gestión de la Calidad y Medio Ambiente
certificados.
¿Cómo optimizar los esfuerzos
1. para mantener los certificados
(ISO 9001, ISO 14.001)?
2. para hacer que la gestión sea
eficaz y eficiente?
Actividades Comunes
Control de documentos
Control de los registros
Auditorias internas
Revisiones por la dirección
Etc.
Actividades específicas
Elementos críticos para la Calidad
Aspectos ambientales
Peligros a las personas
Aspectos legales
Investigación de accidentes comunes
Control operativo
Estructura y
Responsabilidad
Capacitación, toma
de conciencia,
competencia
Comunicaciones
Documentos
Control de
Documentos
Control operativo
Preparación y
respuesta a
emergencias
Aspectos
Ambientales
Requisitos
legales y otros
Objetivos y
metas
Programa de
gestión
Mediciones y
Seguimiento
No conformidades,
acciones
correctivas y
preventivas
Registros
Auditorias
internas
4.2.
POLÍTICA
4.3.
PLANIFICACION
4.4.
IMPLEMENTACION
Y OPERACION
4.5.
VERIFICACION
Y ACCIONES
CORRECTIVAS
4.6.
REVISIÓN
POR LA
DIRECCIÓN
ISO 14.001
Estructura y
Responsabilidad
Capacitación, toma
de conciencia,
competencia
Comunicaciones
Documentación
Control de
Documentos
Control operativo
Preparación y
respuesta ante
emergencias
Mediciones y
Seguimiento
Acciones
correctivas y
preventivas
Registros
Auditoria
4.2.
POLÍTICA
General
Evaluación de
riesgos
Legislación y
otros requisitos
Disposiciones
de gestión de
SySO
4.3.
PLANIFICACION
4.4.
IMPLEMENTACION
Y OPERACION
4.5.
VERIFICACION
Y ACCIONES
CORRECTIVAS
4.6.
REVISIÓN
POR LA
DIRECCIÓN
IRAM 3.800/OHSAS 18.001
Provisión de los
recursos
Recursos humanos
Infraestructura
Ambiente de
trabajo Compras
Producción y
prestación del
servicio
Planificación de
la realización del
producto
Procesos
relacionados
con el cliente
Diseño y
desarrollo
Generalidades
5.
RESPONSABILI-
DAD DE LA
DIRECCIÓN
6.
GESTIÓN DE LOS
RECURSOS
7.
REALIZACIÓN
DEL PRODUCTO
8.
MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y
MEJORA
Compromiso
de la dirección
Enfoque al
cliente
Política
Planificación
Responsabilidad,
autoridad y
comunicación
Revisión por la
Dirección
Control de los
dispositivos de
medición
Seguimiento y
Medición
Control de
producto no
conforme
Análisis de datos
Mejora
ISO 9.001:2000
4.
SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
Requisitos
generales
Requisitos de la
documentación
Unificación conceptual 1
Extensión del concepto de Aspecto e
Impacto de la Gestión, tomado de la ISO
14.001.
Utilizar el ciclo de mejora PHVA de
Demming.
Unificación conceptual 2
Extensión de los conceptos de Accidente e
Incidente:
Accidente No conformidad
Incidente No conformidad potencial
Creación de Futuros
En el presente siglo las personas y
organizaciones necesitarán inventar sus
propios futuros y diseñar estrategias para
volverlos realidad.
Sebastiao Mendonca Ferreira
La Creación de Futuros
“Existen muchas formas de entender la vida y eluniverso – a través de la superstición, la religión,la filosofía, la ciencia, etc. Cada enfoque tiene suspropios expertos – científicos, curas, filósofos,doctores, poetas – todos son simplemente ciegosrecibiendo diferentes impresiones al tocar elmismo elefante... Desde mi propia perspectiva, lasconclusiones de cada experto son comprensiblesy tienen sentido. Sus teorías, entretanto, sonmeramente partes de toda la figura. Yo tambiénsoy uno de los ciegos. Y porque he tocado unaparte del elefante, he desarrollado mi propia teoríaentre el universo y la vida humana”.
LIN YUN