PLAN DE MEJORA E INNOVACIÓN 2012-2015Impulso a la Administración Electrónica

Elena Martí Terol

Agenda

• Objetivo del PMI• Estrategias y Objetivos Operativos• Evaluación de logros e impactos del plan

• Alzira Inteligente

OBJETIVO DEL PMI

Elena Martí Terol

Objetivo del PMI• Dar solución:

Obligaciones normativasLey 11/2007 Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

Obligación Fecha límite

Los derechos reconocidos en el artículo 6 podrán ser ejercidos en relación con todos los procedimientos y actuaciones municipales

31 de diciembrede 2009

Ley 2/2011 de Economía Sostenible

Obligación Fecha límite

Las Comunidades Autónomas y las Entidades integradas en la Administración Local en las que no puedan ser ejercidos a partir del 31 de diciembre de 2009 los derechos reconocidos en el artículo 6 de la Ley 11/2007, deberán aprobar y hacer públicos los programas y calendarios de trabajo precisos para ello, atendiendo a las respectivas previsiones presupuestarias, con mención particularizada de las fases en las que los diversos derechos serán exigibles por los ciudadanos.Los programas mencionados en el apartado anterior deberán ser objeto de aprobación y publicación en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de la presente Ley

Septiembre 2011

Real Decreto 3/2010 Esquema Nacional de Seguridad

Obligación Fecha límite

Si a los doce meses de la entrada en vigor del Esquema Nacional de Seguridad (Enero 2011) hubiera circunstancias que impidan la plena aplicación de lo exigido en el mismo, se dispondrá de un plan de adecuación, que marque los plazos de ejecución los cuales, en ningún caso, serán superiores a 48 meses desde la entrada en vigor.

Enero 2014

Real Decreto 4/2010 Esquema Nacional de Interoperabilidad

Obligación Fecha límite

Si a los doce meses de la entrada en vigor del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Enero 2011) hubiera circunstancias que impidan la plena aplicación de lo exigido en el mismo, se dispondrá de un plan de adecuación, que marque los plazos de ejecución los cuales, en ningún caso, serán superiores a 48 meses desde la entrada en vigor.

Enero 2014

ESTRATEGIAS Y OBJETIVOS OPERATIVOS

Elena Martí Terol

Líneas estratégicas del PMI

56 Proyectos del PMI

Elena Martí Terol

1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T

e-Ciudadanía

OE11: Garantizando los derechos digitales de Alzira

OO.1 Sede Electrónica

OO.2 Registro electrónico

OO.3 Catálogo de trámites municipales publicado en Sede

OO.4 Asistente ayuda para iniciación electrónica de trámites

OO.5 Carpeta Ciudadana - FASE I

OO.6 Carpeta Ciudadana - FASE II: Acceso a los expedientes electrónicos

OO.7 Validador copias impresas de documentos electrónicos

OO.8 Notificación electrónica

OO.9 Tablón de edictos electrónico

OO.10 Actualización de la web municipal

OO.11 Servicio de autoliquidaciones por Internet

OO.12 Integración de las autoliquidaciones y pasarela de pagos con asistente de iniciación electrónica

OO.13 Pasarela de pagos

OO.14 Portal del proveedor: Factura electrónica

OO.15 Perfil del contratante

OO.16 Subasta electrónica

OO.17 Gestión de la representación

OO.18 Integración en redes públicas: la Red 060

OO.19 Integración en redes públicas: VU - Directiva de Servicios

OO.20 Carta de compromisos de Administración electrónica

2015PMI: actuaciones y proyectos

2009- 2012 2013 2014

Cronograma

Cronograma

1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T

e-Ciudadanía

OE12: La atención ciudadana como prioridad

OO.21 Oficina de atención Ciudadana

OO.22 Sistema de gestión de colas y afluencias ciudadanas

OO.23 Autoridad de Registro de certificados electrónicos

OO.24 Inscripciones a actividades de ocio municipales

OO.25 Soluciones de movilidad Portal del ciudadano: Acceso desde Smart Phones y Tablets

OO.26 Carta de compromisos de Atención ciudadana

OO.27 Campaña de comunicación externa y difusión AE

PMI: actuaciones y proyectos2009- 2012 2013 2014 2015

OO.3 Catálogo de trámites

• Repositorio común para Sede – OAC

¿Cómo lo hemos hecho?Equipo de trabajo multidepartamental – Usuarios clav e

Áreas Materias Usuarios Usuarios

Área de Urbanismo

Disciplina Sonia Maria Monteagudo Paula Quilez

Área de Secretaria

RRHH Eva Cebriá Valle Carmen Benavent Andrés

Registro Eva Llinares Inma Castelló

Secretaría Eva Felip

OMIC Nela Miralles

Servicios públicos Cristina Fontana

Archivo Salvador Vercher

Idea Teresa Pons Carmen Herrero

Área Económica

Catastro Emiliano García

Intervención Isabel Carrasco

Tesorería Amparo Magalló Marilo Navarro

Área de Bienestar Social

Cultura Mª José Esteve Pardo

Servicios Sociales Consuelo Blasco Bataller Silvia Rosell

Area de Policía Antonio Eleuterio Milagros Martinez

Ana Calatayud Rosalía Felipe

Área de Proyectos e infraestructuras

¿Cómo lo hemos hecho?

• Catalogación con criterios comunes a toda la organización. Procedimiento

• Mantenimiento de la información de los trámites – responsabilidad de cada área/sección/negociado

¿Cuál es el resultado?

• Vamos a pasar de 31 trámites publicados a 137 trámites � Incremento de 442%

• Facilitamos al ciudadano la posibilidad de realizar prácticamente cualquier solicitud desde su casa

• Este trabajo es un paso previo fundamental para abrir la OAC con garantías.

Catálogo de tr ámites –Impacto econ ómico

• Iniciación de un trámite acudiendo al Ayuntamiento � 80 € de coste para Ciudadano/Empresa

• Iniciación de un trámite por Sede Electrónica

� 5 € de coste para Ciudadano/Empresa

Ahorro de 75 €

para el ciudadanoEstimación

anual 900.000

€

OO.21 OAC: generar valor

• Información y atención inicial de trámites - El ciudadano puede resolver ante una misma mesa y en única visita

sus necesidades administrativas de primer nivel

• Comprobación documentación- Si falta documentación, se emite el requerimiento subsanación- Los equipos gestores reciben solicitudes con la documentación

completa o con el requerimiento de subsanación notificado

• Encargados del registro electrónico general- Remitirá a la unidad organizativa responsable

• Digitalización certificada- De los documentos en soporte papel que acompañan a los registros

OAC: Proyecto en Alzira

• Equipo de trabajo multidisciplinar• Plan de trabajo � Ficha del proyecto

19

La historia de TODOS, ALGUIEN, CUALQUIERA y NADIE …

Había una tarea muy importante por hacer, y pidieron a Todos que lo hiciese. Cualquiera

podía haberlo hecho, pero Nadie lo hizo. Alguien se enfadó, porque era un trabajo de Todos. Todos pensó que Cualquiera podía hacerlo, pero Nadie se dio cuenta de que Todos no lo haría. Al final, Todos culpó a Alguien cuando en realidad Nadie se lo

pidió a Cualquiera

20

Herramienta: Cuadro RACI Roles y responsabilidades

u Responsableg Persona(s) que realiza la tarea; responsable de la

acción/implementación. g Rol que puede ser compartido.

u Autoridadg Persona que ostenta la máxima responsabilidad; incluyendo

decisiones sí/no y poder de veto. g Sólo puede existir un “A” asignado a cada tarea

u Consultadosg Personas que deben ser consultadas antes de la decisión final

o de que se tomen acciones. g Es una comunicación bidireccional.

u Informadosg Personas(s) que deben ser informadas después de que la

decisión o acción haya sido tomada.

Elena Martí Terol

Cro

nogr

ama 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T

e-Ayuntamiento

OE21: Hacia una administración sin papel

OO.28 Comité de Innovación y Planificación + Equipo impulsor

OO.29 Plataforma de atención ciudadana

OO.30 Adecuación de la ordenanza de administración electrónica

OO.31 Herramientas de firma electrónica

OO.32 Sistema Integral de Gestión Administrativa (SIGA Básico)

OO.33 Formación en e-Designer: Diseño de flujos específicos

OO.34 SIGA: Completar el Área de Economía

OO.35 SIGA: Área de Urbanismo

OO.36 SIGA: Contratación

OO.37 SIGA: Área de Bienestar social

OO.38 SIGA: Área de Servicios generales

OO.39 SIGA: Área de Proyectos e Infraestructuras

OO.40 SIGA: Área de policía

OO.41 OOGG: Resoluciones de alcaldía

OO.42 OOGG: Junta de gobierno local

OO.43 OOGG: Pleno y comisiones informativas

OO.44 OOGG: Videoactas certificadas para plenos

OO.45 Soluciones de movilidad: Acceso desde Smart Phones y Tablets

OO.46 Adecuación a RDLOPD

OO.47 Plan de adecuación al ENS y ejecución de medidas de riesgo a corto plazo

OO.48 Ejecución de medidas de adecuación al ENS

OO.49 ENI: Aprobación política de firma y certificados

OO.50 ENI: Aprobación política gestión de documentos electrónicos

OO.51 ENI: Adecuación de los expedientes y documentos electrónicos

OO.52 ENI: Adecuación de la digitalización de documentos

OO.53 ENI: Plataforma de intermediación- Servicios SCSP-Agente SC

OO.54 ENI: Integración en redes públicas: la Red SARA

OO.55 ENI: Declaración de conformidad con el ENI

OO.56 Tablón del empleado

OO.57 Digitalización certificada de facturas

OO.58 Compulsa electrónica

OO.59 e-Archivo: archivo municipal electrónico

OO.60 ORVE-SIR: Ventalla única electrónica

OO.61 Plan de formación y comunicación interna en apoyo AE

PMI: actuaciones y proyectos2009- 2012 2013 2014 2015

Cronograma

1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T

e-Ayuntamiento

OE22: Hacia una administración simplificada

OO.62 RCA - Simplificación de trámites

OO.63 RCA - Declaraciones responsables y comunicaciones previas

OO.64 RCA - Tramitación proactiva

OO.65 RCA - Relaciones electrónicas con otras AAPP

OO.66 RCA - Registro de licitadores y contratistas

e-Ahorro

OE31: Midiendo el ahorro en el ayuntamiento

OO.67 Impacto económico de ahorro de la AE Y RCA en el Ayuntamiento

OE32: Midiendo el ahorro en el ciudadano

OO.68 Impacto económico de ahorro de la AE Y RCA en la sociedad alzireña

OO.69 Remitir resultados al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

PMI: actuaciones y proyectos2009- 2012 2013 2014 2015

OO.32 a OO.44 SIGA:Sistema Integral de Gestión Administrativa

• Gestión, tramitación y flujos de trabajo electrónicos de expedientes municipales

Actuaciones administrativas electrónicas en SIGA

Ante una solicitud, abrir un expediente administrativo electrónico o incorporar la solicitud a un expediente

ya existenteSolicitar informe técnico y generar o incorporar un documento electrónicoFirmar un documento electrónicoEnviar un documento o documentos para revisión/firma de varias personas

Emitir un oficio relacionado con el expedienteAdoptar un acuerdo sobre un expediente o sobre múltiples expedientes por un órgano de gobierno: Resolución de alcaldía, Resoluciones de concejales delegados, Dictamen de comisión informativa, Acuerdo de Junta de Gobierno Local, Acuerdo de PlenoEstos acuerdos nos permitirán matizar entre distintos tipos de actuaciones: Iniciación del procedimiento, Acto de trámite, Caducidad del procedimiento, Desistimiento o renuncia, Resolución de procedimientoNotificar los acuerdos a los interesados y registrar de salidaParalizar un expediente por los distintos motivos que obran en derecho: Informes preceptivos y determinantes para resolución, Negociaciones de conclusión por pacto o convenio, Pronunciamiento previo y preceptivo por otro órgano público, Pruebas técnicas propuestas por el interesado, Requerimiento de subsanación por falta de documentación o deficiencias en la mismaReanudar un expediente que estaba paralizadoArchivar temporalmente el expedienteFinalizar y archivo definitivo un expediente por los distintos cauces que obran en derecho: Desistimiento, Silencio administrativo, Finalización del procedimiento

SIGAUnico flujo de trabajo

OO.32 SIGA Básico –Estatus• Urbanismo – Disciplina, Planeamiento y

Medio Ambiente en funcionamiento. Fecha de arranque: 26/02/2013

• Nº Expedientes electrónicos (hasta 31 de mayo)

u Disciplina urbanística: 412

u Planeamiento: 4u Medio ambiente: 4

SIGA –Impacto econ ómico

• Por cada expediente íntegramente electrónico:

Ahorro de 50 €

para el ayuntamientoEstimación

anual en

Urbanismo

84.000 €

OO.41 Resolucionesde Alcald ía - Estatus• Urbanismo – Disciplina, Planeamiento y

Medio Ambiente en funcionamiento. Fecha de arranque: 26/02/2013

• Nº de Decretos electrónicos hasta el 31 de mayo (Gestión tributaria + Urbanismo): 492 Resoluciones electrónicas

OO.58 Compulsa electrónica• Nº de documentos digitalizados y

certificados en Urbanismo �2000 documentos

• Puesta en marcha en Gestión tributaria en julio 2013.

OO.62 – OO.65 Reducción de cargas

Reducción de cargasTablas de costes y ahorros

Reducción de cargasTablas de costes y ahorros

OO.62 Simplificaci ón de trámites • Requisito � Catálogo de trámites• Modernización � revisión realizada

pendiente de consensuar con DS• APLICA (MINHAP)

u Modernización ha informado ya de 33 mediciones de nuestra situación actual

u Simplificaru Modernización informará de la nuevo

escenario simplificado

u Modernización informará ahorros al MINHAP

OO.65 Relaciones electr ónicas con otras AAPP – Agente SC

• Ahorro en la ciudadanía por cada duplicado de recibo:

Ahorro de 30 €

para el ciudadano

Eva

luac

ión:

CM

I de

AE

Indicadores de seguimiento y evaluación

e-Ciudadanía

I.1 Nº de trámites publicados en la Sede Electrónica AnualI.2 % de trámites que permiten su iniciación por Internet AnualI.3 Nº de accesos a la Sede Electrónica AnualI.4 Nº de registros electrónicos presentados AnualI.5 Nº de accesos a la Carpeta Ciudadana AnualI.6 Valoración ciudadana de la Sede Electrónica BienalI.7 Valoración ciudadana de la OAC BienalI.8 % de ciudadanos que valoran la Sede como útil o muy útil BienalI.9 Nº de autoliquidaciones emitidas por Internet AnualI.10 Nº de facturas electrónicas presentadas AnualI.11 Nº de accesos/publicaciones al perfil del contratante AnualI.12 Nº de quejas AnualI.13 Nº de sugerencias AnualI.14 % de quejas/sugerencias resueltas en menos de 15 días AnualI.15 Valoración ciudadana del sistema de quejas y sugerencias BienalI.16 Nº de citas previas solicitadas electrónicamente AnualI.17 Nº de inscripciones por Internet en eventos socioculturales AnualI.18 % de cumplimiento de compromisos en materia de AE AnualI.19 Notoriedad de los servicios electrónicos de Alzira BienalI.20 Nº total de usos y accesos electrónicos en Alzira AnualI.21 % de usos y accesos electrónicos versus atenciones canal presencial AnualI.22 % de disponibilidad de los servicios electrónicos de Alzira AnualI.23 Nº de ciudadanos atendidos presencialmente en OAC MensualI.24 Tiempo medio de atención presencial en OAC MensualI.25 Tiempo medio de espera presencial en OAC MensualI.26 % de ciudadanos que esperan <10 minutos en OAC MensualI.27 Nº de certificados digitales emitidos a la ciudadanía AnualI.28 Nº de notificaciones electrónicas AnualI.29 Nº edictos y anuncios publicados en el tablón edictos electrónico AnualI.30 Nº de pagos a través de la pasarela de pagos Anual

e-Ayuntamiento

I.31 Nº de expedientes electrónicos anuales AnualI.32 % de tipos de expedientes/Flujos/Trámites informatizados AnualI.33 % de cumplimiento del plazo legal en la tramitación de expedientes AnualI.34 Nº de acuerdos y resoluciones electrónicas AnualI.35 % de acuerdos y resoluciones invocadas desde expedientes AnualI.36 % de equipos de trabajo finalizados con éxito AnualI.37 Nº de horas de formación AnualI.38 Valoración de la formación AnualI.39 Valoración de la aplicabilidad de la formación Anual

e-Ahorro

I.40 Valor económico de las cargas administrativas de Alzira AnualI.41 Nº de reducciones o mejoras de cargas administrativas AnualI.42 Valor económico del ahorro interno AnualI.43 Valor económico por ahorro de reducción de cargas administrativas Anual

Alz ira Inteligente

Elena Martí Terol

Alz ira Inteligente

• Revisión del PMI – Pleno de Mayo 2013• Avance en la estrategia de mejora de la

calidad de vida de los ciudadanos• Proyectos transversales que implican a las

distintas áreas municipales

Alz ira Inteligente – Fuentes de valor

• Reducción gasto público• Incremento de la eficiencia y la calidad• Soporte a la toma de decisiones• Favorece la innovación• Ofrece información en tiempo real

Alz ira Inteligente - Cronograma

1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T

Alzira InteligenteOE41. Gobierno Inteligente

OO.70 e-Goverment

OO.71 Principio de Publicidad y Transparencia

OO.72 Open Government

OE42. Ciudadanía Inteligente

OO.73 Participación ciudadana

OO.74 Reducción de cargas administrativas a ciudadanos

OO.75 APP para smartphones y tablets

OE43. Economía Inteligente

OO.76 Creación de empleo y promoción económica

OO.77 Reducción de cargas administrativas a empresas

OO.78 Contratación electrónica

OE44. Calidad de Vida Inteligente

OO.79 Gestión eficiente de los Servicios urbanos

OO.80 Despliegue de nuevas condiciones en los contratos de Servicios Urbanos

OO.81. Valoración del ahorro generado

PMI: actuaciones y proyectos2013 2014 2015