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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA
EVERTON MONTEIRO SANTOS
O CONHECIMENTO E AS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E
COMUNICAÇÃO SOB O OLHAR DA GESTÃO ELETRÔNICA DE
DOCUMENTOS
Orientadora: Profª. Drª. Nádia Vanti
NATAL/RN 2009
EVERTON MONTEIRO SANTOS
O CONHECIMENTO E AS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E
COMUNICAÇÃO SOB O OLHAR DA GESTÃO ELETRÔNICA DE
DOCUMENTOS
Monografia apresentada à disciplina Monografia, ministrada pelas professoras Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para fins de avaliação da disciplina e como requisito parcial para a conclusão do curso de Biblioteconomia, do Centro de Ciências Sociais Aplicadas, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
Orientadora: Profª. Drª. Nádia Vanti
NATAL/RN 2009
S237c Santos, Everton Monteiro.
O conhecimento e as tecnologias da informação e comunicação sob o olhar da Gestão Eletrônica de Documentos. / Everton Monteiro Santos. – Natal, 2009.
(número) f. Orientadora: Nádia Vanti (Dra)
Monografia (Graduação em Biblioteconomia)
1. Arquivo. 2. Gestão documental. 3. Gestão eletrônica de documentos. 4. Tecnologias da informação. I.Título.
RN/UF/DEBIB CDU 651.5
EVERTON MONTEIRO SANTOS
O CONHECIMENTO E AS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E
COMUNICAÇÃO SOB O OLHAR DA GESTÃO ELETRONICA DE
DOCUMENTOS
Monografia apresentada à disciplina Monografia, ministrada pelas professoras Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para fins de avaliação da disciplina e como requisito parcial para a conclusão do curso de Biblioteconomia, do Centro de Ciências Sociais Aplicadas, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
MONOGRAFIA APROVADA EM __/__/2009
_______________________________________________
PROFª. Drª. NÁDIA VANTI ORIENTADORA
_______________________________________________ PROFª. MSc. MARIA DO SOCORRO DE A. BORBA
MEMBRO
_______________________________________________ PROFª. MSc. RENATA PASSOS F. DE CARVALHO
MEMBRO
Dedico a Deus, por ter me dado forças e perseverança por mais esta conquista. Dedico a minha família pelo incentivo e apoio em toda trajetória acadêmica.
AGRADECIMENTOS
Agradeço, primeiramente, a Deus pela sabedoria a mim concedida no percurso acadêmico me guiando, iluminando e dando forças no caminho da vida. Aos meus pais Carlito e Rosilene, as minhas irmãs Izabelle Monteiro e Shirley Glauce, pelos conselhos, incentivo, paciência e apoio, essenciais para o meu desenvolvimento e determinantes para o término do curso. Vocês estarão eternamente em meu coração! Sou grato, também, à minha orientadora Profª Drª. Nádia Vanti, por seus ensinamentos, incentivos, e principalmente por sua paciência. Menciono aqui ainda, minha gratidão à Profª Mônica Carvalho, pela sua paciência, incentivo e apoio durante todo o Curso, e por acreditar em mim. A você, um obrigado todo especial! Agradeço também a uma grande amiga e Bibliotecária Ana Cláudia Carvalho de Miranda, pois você “apresentou-me” o Curso, dando incentivo e companheirismo. Sem você, eu não chegaria até aqui! Quero ainda estender a minha gratidão aos amigos e companheiros, Thiago, Thaylson, Caetano, Natália, Cícero e Israel pelos momentos alegres e tristes em que passamos, e em especial ao amigo Wagner Félix, pois sem ele esse Curso não teria sido o mesmo . Sem deixar de mencionar também aos amigos de 2005.1, e de outras turmas, que fiz durante o Curso. Enfatizo aqui, ainda, o meu agradecimento ao corpo docente pelos ensinamentos transmitidos a cada um de nós. Agradeço as professoras: Socorro Borba, Francisca, Renata Passos, Eliane, Terezinha, Rildeci e Luciana. A todas vocês.. Obrigado por tudo!
“Se enxerguei mais longe foi por ter me apoiado em ombros de gigantes”.
Isaac Newton
RESUMO
Aborda-se a essência e a importância do arquivo relacionando-o às novas tecnologias, ao conhecimento e a comunicação. Percebe-se que o arquivo é um meio de conhecimento, no qual as informações podem ser gerenciadas através de ferramentas tecnológicas, visando facilitar a comunicação. Não há como deixar de perceber e de vivenciar que o mundo atual passa por verdadeiras transformações, onde muitas das quais vem sendo provocadas pelo avanço tecnológico. Pode-se perceber, então, que o homem, através do conhecimento, vem proporcionando mudanças significativas na área tecnológica e que esta pode ser usada como aliada no desenvolvimento da gestão de documentos. Nesta pesquisa, abordam-se as tecnologias da informação e comunicação como forma de agregar às novas ações que geram novos conhecimentos abrindo caminhos onde muitas vezes o homem não pensou chegar. Pensar nas tecnologias é também pensar na comunicação, universalizando o que se produz de conhecimento ou o que já foi produzido, resgatando a memória de um tempo, fazendo com que esta seja algo vivo, presente, uma realidade da qual se pode conhecer. O arquivo, nesta pesquisa, tem papel fundamental na representação da memória, pois ele é visto como conhecimento vivo que deve estar presente na vida do homem seja representado o passado, o momento atual ou o futuro. Ampliar e facilitar a comunicação são um dos papéis do arquivo no qual a tecnologia pode e deve ser uma grande aliada. Agregar o arquivo aos meios tecnológicos é uma forma de ampliar o seu significado e a sua funcionalidade como facilitador da comunicação.
Palavras – chave: Arquivo; Gestão Documental; Gestão Eletrônica de
Documentos; Tecnologias da Informação; Tecnologias da Comunicação.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ...............................................................................................9 2 ARQUIVO.......................................................................................................11 2.1 ORIGENS E DEFINIÇÕES .........................................................................11
2.2 FUNÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS ......................................14
2.3 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS ...........................18
3 GESTÃO DOCUMENTAL................................ ..............................................21
3.1CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS EM UM
ARQUIVO........................................................................................................ 26
4 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS ................. .............................31 5 CONHECIMENTO E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO SOB O OLH AR DA GESTÃO ELETRÔNICA ................................. .................................................37 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................ ............................................. 42 REFERÊNCIAS .................................................................................................44
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1 INTRODUÇÃO
Significativamente as mudanças pelas quais o mundo como um todo
vem passando, por mais distantes que possam ser, de alguma forma chegam a
afetar a vida no planeta. A nossa sociedade é uma parte desse grande meio,
estando interligada percebe os reflexos e contribui para as mudanças, sejam
elas econômicas, sociais, ou culturais.
No contexto destas mudanças, se tem uma peça fundamental que é o
conhecimento. Este vem ao longo do tempo delineando a relação do homem
com a sociedade, numa busca de poder.
O conhecimento como um processo sistematizado, permitiu o
desenvolvimento do homem na sua capacidade intelectual. Apropriando-se do
conhecimento, o homem busca novos meios que facilitem a sua vida e a
convivência em sociedade. Nessa busca foram surgindo os primeiros meios
tecnológicos, com o poder de ampliar os conhecimentos encurtando distâncias
numa velocidade a qual não estávamos acostumados.
O conhecimento está intimamente ligado à criação e à produção da
tecnologia informacional na nova vida. E é nessa evolução que a sociedade
das tecnologias ganha novos ritmos, no qual podemos buscar alguns
questionamentos explicitados a seguir: como dominar, usar e armazenar tantos
conhecimentos? De que forma a tecnologia informacional pode ser um
facilitador do “big bang” de conhecimentos?
Foi pensando nestas questões e em disciplinas estudadas durante o
curso e estágios na vida acadêmica, que a presente pesquisa objetiva
compreender, por meio da revisão de literatura com livros, endereços
eletrônicos, pesquisa bibliográfica impressa e eletrônica, como as tecnologias e
a comunicação podem ser um facilitador da gestão eletrônica dos documentos.
O arquivo, como meio informacional, traz em seu bojo uma história,
determinados conhecimentos e acontecimentos transmitidos de um tempo
remoto aos dias atuais, permitindo que a informação ali guardada permaneça
viva mesmo que, em muitas situações, esteja perdida na memória do sujeito.
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A presente pesquisa pretende mostrar que o arquivo tem uma história e
que esta permeia a vida na sociedade há bastante tempo.
Suas definições foram ganhando significados e diferenciações ao longo
do tempo, mas o importante dentro deste contexto é compreender que o
arquivo tem um papel primordial para a memória do homem e que esta precisa
ser preservada. Para que está memória seja preservada, vale destacar,
entretanto, a necessidade de sua constante avaliação e classificação. O
processo de avaliação é uma forma de análise e seleção onde são
evidenciados o potencial e o valor que os arquivos possuem para a sociedade.
É significativo compreender também que esse meio precisa de
organização e administração, a fim de que está memória seja arquivada,
repensada e sirva de conhecimento, apresentando-se como uma ferramenta
facilitadora da comunicação. A ampliação desta comunicação, de acordo com
este estudo, está aliada aos meios tecnológicos.
A tecnologia da informação também é um instrumento auxiliar de busca
do conhecimento na sociedade atual e, em muitas situações, direciona a vida
do homem tanto no contexto social como econômico. A documentação
eletrônica vem como uma facilitadora da comunicação e é por meio desta, com
suas redes digital de serviços e softwares, que o arquivo potencializa seu
significado comunicativo.
A pesquisa aqui desenvolvida visa demonstrar que é possível melhorar o
desempenho dos arquivos no que se refere à comunicação e valorizar o
conhecimento que advêm dele através da gestão eletrônica de documentos.
Para tanto foi analisada a maneira de se implantar uma Gestão Documental,
junto então a Gestão Eletrônica de Documentos, Isso porque acredita-se que a
documentação, utilizando-se dos recursos tecnológicos disponíveis no estágio
em que o mundo se encontra, pode chegar a atingir uma maior parcela da
sociedade, viabilizando significativamente a comunicação entre os fatos da
história do homem.
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2 ARQUIVO
O arquivo é um ambiente onde são garantidas a integração e a interação
do indivíduo com o seu passado e ainda onde é atendido o exercício pleno da
cidadania. Os arquivos são órgãos que auxiliam e servem diretamente suas
instituições, daí a justificativa de se ter um arquivo organizado e um profissional
que busque constantemente priorizar a gestão organizacional.
2.1 ORIGEM E DEFINIÇÕES
Segundo Paes (2004), a origem do termo arquivo é duvidosa, quanto a
algumas teorias fundamentadas. Alguns estudiosos afirmam ter sua origem
criada na Grécia, chamada então de arché, devido ao palácio dos magistrados,
no qual foi evoluído para archeion, onde há a guarda e o depósito de
documentos.
Para outros estudiosos, a palavra é oriunda do latim, denominada
archivum, que para Galvão apud Paes (2004, p. 4) é o “lugar de guarda de
documentos e outros títulos”.
Devido a crescente demanda de documentos criados com a finalidade
de estabelecer e reivindicar direitos, foi necessário se criar um local para o
depósito de toda essa informação, locais esses designados museus e
bibliotecas, que segundo Paes (1991) posteriormente tiveram a idéia de criar o
arquivo administrativo e arquivo histórico.
Já Souza apud Paes (2004, p. 4) define arquivo da seguinte maneira:
“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por
um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados
e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.
O Dicionário de Terminologia Arquivística assim o define: “Arquivo é o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte,
são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 5).
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Ainda Schellenberg (2004, p. 41) define o termo arquivo como:
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referencia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.
A Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 2°, refere-se aos
arquivos como:
Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991, p.1).
Podemos ainda contar com a definição feita por Sousa (2008, p. 22)
como arquivo sendo o “conjunto de documentos acumulados por uma pessoa
física ou jurídica, pública ou privada, ao longo de sua existência”.
Portanto, mediante definições anteriormente expostas, podemos
entender arquivo como um conjunto de documentos produzidos e recebidos por
uma instituição no decurso de suas ações, necessárias ao cumprimento de sua
missão predefinida, por tal instituição seja ela coletiva, pessoa ou família, com
o objetivo de guarda e conservação de documentos.
Segundo Paes (2004) a finalidade primordial do arquivo é a de auxiliar a
administração no que se refere à organização e guarda de documentos para
que eles possam posteriormente servir de conhecimento para a história. No
Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos - Conarq - é quem gerencia as
políticas dos arquivos públicos e privados, sendo o conselho vinculado ao
Arquivo nacional.
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A função que o arquivo tem para com a instituição, é a de oferecer um
lugar seguro e permanente para os documentos, assim como conservá-los em
um mesmo local, todos separados por determinado assunto, lugar, indivíduo,
firma ou instituição, para que posteriormente estes documentos possam ser
localizados no instante em que forem solicitados. Para Prado (1974, p. 14):
O arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada. É, por assim dizer, um centro ativo de informações. Abriga os documentos resultantes de uma atividade, os quais são conservados como comprovantes.
Alguns autores, como Rousseau e Coutore (1994, p. 284), definem o
arquivo como um “conjunto de informações, e não como um conjunto de
documentos”. Schellenberg (1973) define arquivo como correspondendo aos
antigos documentos dos quais essencialmente se ocupou e elaborou princípios
para seu tratamento aplicáveis, voltada para o estagio monumental da
instituição. Para Rodrigues (2006, p. 104),
Ao longo da história, a conceituação de arquivo mudou em conformidade com as mudanças políticas e culturais que as sociedades ocidentais viveram; os arquivos são um reflexo da sociedade que o produz e o modo de interpretá-lo também acompanha as mudanças que ocorrem.
Fatores tais como a finalidade dos arquivos ou os suportes utilizados já
foram considerados definidores do arquivo e, hoje, não o são mais para alguns
teóricos. Kenski (2002), por exemplo, aponta o surgimento dos documentos
eletrônicos como o evento que permitiu ao profissional entender que o que o
motiva a avaliar os documentos não são problemas de espaço ou custo para o
armazenamento, mas, é a redundância de informações.
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Mesmo que não haja dúvidas de que arquivo é um conjunto de
informações, entende-se que o termo informação não é esclarecedor quando
se deseja conceituar arquivo. Entende-se que a informação arquivística não
prescinde do seu suporte. Dentre outras justificativas para isso, pode-se dizer
que a autenticidade da informação arquivística depende de um conjunto de
itens, dentre os quais estaria o suporte que contém a informação. Para tanto, o
arquivo é o resultado de dois processos: o de produção e o de recepção de
documentos que, por sua vez, resultam na realização dos objetivos de uma
instituição.
É necessário se criar um arquivo de acordo com os padrões de
classificação vigentes para um satisfatório funcionamento de suas funções
dentro de uma organização para que tanto o profissional ali inserido, como
também o usuário da instituição fiquem satisfeitos quanto ao cumprimento dos
objetivos pré-determinados por cada unidade de informação.
2.2 FUNÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Apesar de alguns estudiosos divergirem quanto às funções dos arquivos
nas instituições, temos primordialmente que a sua função básica, segundo
Paes (2004, p. 20), “é tornar disponíveis as informações contidas no acervo
documental sob sua guarda”, enquanto que paralelamente Vieira (2001), afirma
ter o arquivo a função de guarda e conservação das informações para futura
utilização e a facilidade de acesso às informações arquivadas.
Então se pode afirmar que o arquivo em pleno funcionamento facilita, em
muito, o atendimento eficaz do usuário. A natureza da informação arquivística é
específica, tratando-se de informações registradas em suporte definido,
acumuladas por um sujeito que é ao mesmo tempo, emissor e receptor.
Campello (1998, p.375) menciona quatro características gerais dos registros
documentais. São elas:
Autenticidade: a autenticidade está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de
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determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir dessas rotinas estabelecidas. Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas diversas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, e isso os dota de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada (daí sua organicidade). Organicidade: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados; estão ligados por um elo que se estabelece no momento em que são produzidos ou recebidos, e que é determinado pela razão de suua criação, sendo necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e à sua autenticidade; os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações. Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence; exemplares de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos, mas cada exemplar é único em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.
Estes registros documentais, quando aplicados e obedecidos em uma
unidade de informação, fazem com que os procedimentos da instituição se
tornem aptos a satisfazer suas funções, propiciando assim, a harmonia entre
os demais setores da instituição.
Já analisada a função primordial dos arquivos, faz-se necessário o
estudo da sua classificação. A classificação no arquivo tem por objetivo
agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua
recuperação e facilitar outras tarefas arquivísticas.
Para Paes (2004), os arquivos podem ser classificados segundo as
entidades mantenedoras, como públicos (federal, estadual e municipal) e
institucionais (instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas,
sociedade, associações).
Os estágios de sua evolução são definidos por Jean-Jacques Valette
apud Paes (2004, p. 21-22 ), de acordo com três idades:
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Corrente – documentos em curso ou consultados freqüentemente. Intermediária – documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que o receberam e os produziram podem ainda solicitarem. Permanente – documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental, são os arquivos propriamente ditos.
Não se pode deixar de mencionar que para cada uma dessas fases, é
necessária uma maneira correta de organização e tratamento do acervo,
mediante a sua funcionalidade em que passará a ser disposta.
a) A extensão de sua atuação, para Paes (2004, p.22);
Setoriais – “ são aqueles estabelecidos junto aos órgãos
operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente”.
Gerais ou Centrais – “são os arquivos que se destinam a receber
os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que
integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto,
as atividades de arquivo corrente”.
b) A natureza do documento (PAES, 2004, p. 22-23);
Arquivo Especial – documentos de várias formas físicas
(fotografias, discos, microformas, slides, etc.
Arquivo Especializado – documentos resultantes da experiência
humana em um campo específico.
Para Ribeiro (2006, online), “entende-se por classificação o processo
pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada um determinado
conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua posterior identificação,
localização e consulta”, ou seja, separamos e agrupamos por partes as
semelhanças entre os documentos para facilitar a busca pela informação
contida na unidade de informação.
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Para Schellemberg (2004), a classificação é básica à eficiente
administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um
programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação.
É importante compreender estes conceitos porque os métodos de
organização em cada fase do ciclo poderão sofrer algumas diferenças, devido
à freqüência de uso e mesmo de acordo com o perfil do usuário. Além disso,
para que todos os passos para a formação de um arquivo dentro de uma
instituição sejam concretizados, há de se esperar uma total harmonia entre os
setores da organização.
Para que todos os estágios da evolução definida por Jean Jaques apud
Schellenberg (2004) possam ser concluídos, a instituição deverá estabelecer o
tempo de vida útil da informação na mesma, para que seu conteúdo possa ser
utilizado no tempo necessário e para que outras e novas informações possam
ser renovadas, chegando, desta forma à satisfação tão objetivada pela
instituição.
Ainda Schellenberg (2004) ressalta que a classificação é geralmente
traduzida de maneira que a hierarquia entre as classes e subclasses aparece
representada espacialmente, obedecendo a um plano de classificação
institucional. Os arquivos podem ser divididos por classes, subclasses, grupos
e subgrupos; os assuntos podem receber códigos numéricos que refletem a
hierarquia funcional (funções e atividades) do órgão, partindo sempre do geral
para o particular; o documento é o instrumento de trabalho utilizado nos
arquivos correntes para classificar o produzido e o recebido pelo órgão no
exercício de suas funções e atividades.
E antes de qualquer tomada de decisão, é aconselhável fazer um estudo
da legislação referente à instituição, para então proceder ao levantamento da
produção documental e, por fim, realizar entrevistas junto às unidades
administrativas, a fim de que todo documento ali produzido esteja englobado
nas áreas afins da unidade como um todo.
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2.3 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
Ao sentir a necessidade de manter uma organização competitiva e eficaz
frente ao mercado globalizado, profissionais da informação vêm aderindo e
promovendo técnicas de gestão para aprimorar seus conhecimentos e
habilidades no seu trabalho. De acordo com Paes (2004), no âmbito das
instituições, sejam elas públicas ou privadas ou nas esferas de seus atos
administrativos, sente-se cada vez mais a necessidade de organização, da
obtenção de resultados eficazes para a ordenação da sua massa documental,
que tem significativa importância para essas instituições, pois são os
documentos que justificam e provam atos administrativos e de negócio perante
a sociedade.
Logo o profissional, como qualquer organização, necessita evoluir e
acompanhar as transformações da sociedade, inclusive do mercado ao qual faz
parte e, nesse caso, do arquivo, quando isso não ocorre. Segundo
Schellenberg (2004, p. 156) “eles podem ser meras acumulações de
documentos, sem uma ordem perceptível, produzidos em relação a um assunto
ou atividade”.
Não basta apenas praticar o básico, é necessário fazer a diferença,
aderindo a novas técnicas para acompanhar as tendências desse mercado.
Dessa forma, o profissional da informação deve adquirir habilidades não só
para lidar com as novas tecnologias, mas também para compreender o
ambiente interno e externo em que a instituição está inserida, de modo que
possa criar vantagens competitivas e aderir às inovações bem sucedidas.
Ao trabalhar com arquivos, segundo Schellenberg (2004), temos que ter
consciência de processos importantes que são a conservação e preservação
dos documentos e sua disponibilização, pois são eles que nos remetem a
história de uma instituição, do Estado ou até mesmo da memória da nossa
pátria.
Segundo o Glossário de Biblioteconomia, Arquivologia, Comunicação e
Ciência da Informação, a definição de conservação é o “conjunto de
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procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos
documentos contra agentes de deterioração.” (SOUSA, 2008, p. 43). Estevão (
2008 apud CAVAGLIERI, 2009, p. 217) apresenta um conceito de preservação
como: “prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de
adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico”.
Partindo desse princípio de conservação e preservação dos
documentos, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados,
bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se
apresentam dentro de um Arquivo. Segundo Paes (1991, p. 10-11), eles podem
ser classificados por:
• Gênero: “os documentos podem ser escritos ou textuais, audiovisuais,
cartográficos e iconográficos”. Configuração que assume um documento
de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do seu
conteúdo – documentação audiovisual (filmes), documentação
fonográfico (discos, fitas), documentação iconográfico (obras de arte,
fotografias, negativos, slides, micro formas), documentação textual
(documentos escritos).
• Natureza do assunto: “os documentos podem ser ostensivos ou
sigilosos. Ostensivo a sua divulgação não prejudica a instituição.
Sigilosos os documentos que, por sua natureza devem ser de
conhecimento restrito”.
Os arquivos possuem um ciclo de vida, contado a partir da produção do
documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua
produção e a sua freqüência de uso. Essa fase, se diz na arquivística, que tem
relação com a vigência do documento ( a razão de ser do documento). Depois
de destituído dessa vigência, o documento pode ser guardado em função da
importância das informações nele contidas, para a história da administração ou
mesmo para tomadas de decisões regulamentadas nas ações do passado.
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Para Martins (2005), a estrutura básica necessária para o arquivo poder
desempenhar satisfatoriamente as suas funções, depende da composição dos
seguintes elementos:
RECURSOS HUMANOS: finalidade de selecionar, gerir e nortear os
colaboradores na direção dos objetivos e metas da empresa.
INSTALAÇÕES: se acessível (de preferência no andar térreo devido ao
peso) e que tenha capacidade de expandir-se. Boa iluminação, sem que tenha
incidência direta do sol. Local arejado. Higienização com dedetização
periódica. Seu lay out necessita de espaço livre para futuras locomoções, fácil
consulta e conservação do acervo. E que possua a cima de tudo, segurança –
contra incêndio, roubo, infiltrações etc.
RECURSOS MATERIAIS: mobiliário, que permita arrumação racional
dos documentos e que apresente capacidade de expansão, seguro e
resistente. Nos acessórios, observar se há resistência no material e se é
específico para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos
documentos.
É interessante observar que cada unidade, área ou departamento de
trabalho, tenha um plano de classificação para que os documentos possam ser
guardados dentro dos dossiês ou pastas certas, e também como é a
sistemática para se montar um plano que facilite o trabalho de arquivamento,
acesso e destinação dos documentos. Para que isso ocorra, faz-se necessário
que haja um profissional adequado na instituição a fim de implantar a gestão
documental que facilitará, em muito, as tomadas de decisão, pois a mesma
identifica a produção documental produzida e auxilia no produto final, tema
esse enfocado no capítulo seguinte.
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2 GESTÃO DOCUMENTAL
Mediante o crescimento das informações produzidas, se tornou
necessário para as instituições cuidarem dessa informação através de
estratégias de armazenamento. Com isso uma nova ordem para que se
pudesse cuidar das informações começou a ser analisada, foi aí então que
passou a ser criada a gestão documental.Dentre os países pioneiros pode-se
destacar os Estados Unidos, na década de 40, na criação de gestão de
documentos. No princípio, a gestão de documentos era apenas por questões
administrativas e econômicas, do que arquivística. A gestão documental trata
essencialmente em aperfeiçoar o funcionamento da administração, limitando a
quantidade de documentos produzidos e o prazo de guarda, o que esclarece a
definição feita por SOUSA (2008, p. 67):
Conjunto de conceitos, princípios, métodos e técnicas utilizados na prática administrativa para gerir todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto os recursos gerados internamente como os produzidos externamente. Tem como objetivo apoiar a política global da organização. A gestão da informação deve se assentar em um sistema de informação desenvolvido para atender as necessidades de informacional da estrutura.
O Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p. 41), caracteriza a
gestão de documentos como “conjunto de medidas e rotinas visando à
racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e
avaliação de arquivos”.
Ainda o Glossário de Biblioteconomia, Arquivologia, Comunicação e
Ciência da Informação (2008, p. 67), define gestão de documentos como:
Administração do ciclo documental: seleção, aquisição, avaliação, tratamento, organização, acessibilidade e uso. Prática exercida mediante o emprego de técnicas, fornecida pela Biblioteconomia e tem como objetivo o bom funcionamento da unidade de informação.
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Mediante o ciclo vital dos documentos, a criação de programas de
gestão de documentos e a implantação de arquivos intermediários se tornou
necessária, pois segundo Duranti (1994) havia um certo cuidado e também a
necessidade nos procedimentos arquivísticos pela guarda e manutenção dos
documentos.
A gestão documental pressupõe uma ampla pesquisa e estudo da
produção documental de um organismo produtor, a fim de identificar os tipos
documentais produzidos, recebidos e acumulados, para então definir quais e
quando poderão ser eliminados e quais deverão ser preservados
permanentemente.
Não se pode falar de gestão de documentos como um conceito único e
de aplicação universal, uma vez que de sua elaboração e desenvolvimento
participaram fatores determinantes, em que se destaca uma data e específica
tradição arquivística, e também administrativa, e um contexto histórico e
institucional.
Fonseca (1998), menciona ainda, não de um modelo de gestão de
documentos, mas de diversidades que se produziram com as práticas em
diferentes países. Os elementos economia, eficácia e eficiência, sem esquecer
o fator produtividade, são ressaltados em quase todos os conceitos uma vez
que as mudanças por que passavam as organizações, governamentais ou não,
no início do século XX, tanto no processo de produção, como na organização
racional do trabalho.
Para Llansó i Sanjuan (1993), com as reviravoltas ocorridas nas décadas
de 1930 e 1940, guerras e crises, foi que propiciou o surgimento de
documentos. Uma grande massa documental então foi surgida e para isso
foram criados métodos de armazenagem, métodos esses que foram evoluindo
até chegar ao que temos hoje de mais moderno em termos de gestão de
documental.
Para Rondinelli (2004), algumas características para que se possa
alcançar os benefícios e vantagens observadas pelos profissionais da
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modernidade no processo administrativo, são os princípios de planejamento,
controle, padronização dos procedimentos, divisão e especialização do
trabalho e a capacitação dos trabalhadores.
Bernardes e Delatorre (2008, p. 7) afirmam que:
Para desenvolver as atribuições referentes à gestão documental, as instituições arquivísticas estão adotando a estratégia de criar, oficialmente, sistemas de arquivos, [...]. A importância dessa estratégia reside no fato de ser a gestão documental um conjunto de atividades que para o seu desenvolvimento precisa adotar uma metodologia participativa, [...].
Para isto, na hora dessa estratégia ser implantada em uma organização,
há de se levar em consideração até que ponto irá ajudar, ou até mesmo
prejudicar, nos demais setores a ela vinculados, visto que todos funcionam em
harmonia.
Hoje, podemos contar com uma grande diversidade de modelos de
gestão existentes no meio arquivístico. Segundo Rhoads (1983), a UNESCO
aborda a gestão documental como o domínio da gestão administrativa geral
com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a
criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos.
Alguns profissionais inseridos nos arquivos percebem que a gestão
documental deve possuir economia e eficácia ao ciclo vital dos documentos,
sendo assim, sua implantação deve ser estabelecida com um estudo sobre seu
real propósito.
Independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar, e da instituição
na qual se encontra este setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a
empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando
determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização. O
desenvolvimento deste reconhecimento, segundo Fonseca (2005), está dividido
em três fases, são elas:
24
1. LEVANTAMENTO DE DADOS: nesta primeira fase procura-se
conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa,
examinando estatutos, regimentos internos, a regulamentação,
normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e
recebidos, buscando analisar o gênero dos documentos, os
formulários utilizados para controle, o volume e estado de
conservação do acervo, seu arranjo e a existência de registros e
protocolos, bem como a média de arquivamentos. Devem ser
identificadas também a localização e infra-estrutura do arquivo, sem
esquecer de efetuar levantamento dos recursos humanos seu
número, formação e salário.
2. ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS: após a primeira etapa o
profissional estará habilitado para de forma objetiva analisar a real
situação dos serviços e diagnosticá-lo, formulando e propondo as
devidas intervenções e medidas a serem adotadas. Nesta etapa, é
quando se constata os pontos de atrito, as falhas ou lacunas
existentes na administração, ou seja, os problemas de funcionamento
existentes no arquivo.
3. PLANEJAMENTO: Para uma correta elaboração de um plano
arquivístico deve-se levar em consideração principalmente as
necessidades da instituição sem desconsiderar jamais as disposições
legais referentes. Existem alguns pontos de extrema relevância a
serem considerados nesta etapa. São eles:
A. A posição do arquivo na estrutura da instituição;
B. A opção de centralizar ou descentralizar os arquivos;
C. Determinar a coordenação dos serviços;
D. Escolha de métodos de arquivamento;
25
E. Estabelecimentos de normas de funcionamento;
F. Identificação e capacitação dos recursos humanos;
G. Seleção das instalações físicas, equipamentos e materiais de
consumo e permanentes;
H. Desenvolvimento de arquivos intermediários e permanentes;
I. Viabilização de recursos financeiros;
J. Elaboração do projeto de arquivo;
K. Implantação e acompanhamento do projeto;
L. Criação de manuais.
Ainda Fonseca (2005), esclarece que um sistema integral de gestão de
documentos se ocupará de tudo o que sucede aos documentos de uma
organização através de seu ciclo de vida, isto quer dizer, desde seu
“nascimento”, passando por sua vida ativa e produtiva como meio de cumprir
com as funções da organização, até sua “morte” ou destruição quando tenham
cumprido com todas as finalidades pertinentes, ou sua “reencarnação” como
arquivos, se possuem valores que justifiquem sua conservação.
Ao defender esse posicionamento, Jardim (1987) aponta que bons
arquivos dependem em grande medida de bons programas de gestão de
documentos, já que somente estes podem garantir que os documentos de valor
permanente sejam produzidos em materiais duráveis, sejam organizados de
modo que possam ser encontrados facilmente, sejam cuidados
adequadamente durante o período ativo de sua existência, sejam registrados,
avaliados e recolhidos aos arquivos.
Segundo Jardim (1987, p.35), “a gestão de documentos é uma operação
arquivística entendida como o processo de reduzir seletivamente a proporções
manipuláveis a massa de documentos”, para isso, é fundamental que a
instituição possa conservar seu valor cultural observando a integridade dos
documentos ali inseridos e administrados.
26
Ainda Jardim (1987), analisou que o conceito de gestão de documentos
não era amplamente aplicado nos países não anglo-saxônicos e que, embora
as instituições arquivísticas européias reconhecessem a prática da gestão de
documentos, seu envolvimento tendia a ser maior em termos de avaliação e
recolhimento dos documentos de guarda permanente.
Joaquim Llansó I Sanjuan (1993) destaca alguns posicionamentos que
refletem a questão da diversidade dos aspectos conceituais. Preocupado com
a crescente massa documental produzida e os novos suportes de
armazenamento ,Joaquim assinala para o seguinte fato:
As novas tecnologias tentam o gestor de documentos com o perigo da infidelidade: recuperação acelerada, economia de espaço e melhoria das comunicações mas, ao mesmo tempo, dificultam a tarefa do arquivista que tem de aplicar os princípios da procedência e ordem original e de avaliar o significado histórico e legal com o desaparecimento de fontes documentais em suporte papel. (LLANSO I SANJUAN, 1993, p. 30)
Fonseca (2005), ao tratar da (re) construção de marcos interdisciplinares
entre a Arquivologia e a Ciência da Informação, apresenta um amplo painel
sobre as origens e circunstâncias da trajetória da Arquivologia, onde o conceito
de gestão de documentos aparece, no cenário internacional, como aquele que
re-define o campo arquivístico, nos primeiros anos do pós-guerra.
3.1 CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS EM UM ARQUIVO
As práticas de trabalho em um arquivo no plano geral podem ser
estabelecidas mediante a gestão documental, pré-definida para a instituição em
que se irá implantar a gestão. Para Rondinelli (2004) a avaliação visa analisar e
selecionar, para então observar qual documento será preservado ou não na
instituição que a mantém. Para tanto, é recomendado que os documentos
sejam conservados por tempo determinado, visto que os mesmos possuem
uma data útil.
27
Para Schellenberg (2004) , ampliar o espaço físico de armazenamento
nas unidades de informação é essencial visto que seu crescimento está
acontecendo de modo grandioso, e para isto, é necessário que a administração
crie sua temporalidade para que seus documentos sejam conservados no
tempo necessário à sua utilização.
Ainda Schellenberg afirma que para os documentos possuírem um
determinado valor, é necessário avaliá-los para então ser feita a separação do
que será realmente trabalhado, e o que será logo em seguida descartado.
Paes (2004) menciona o cuidado na transferência para os arquivos
intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados,
pois, o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nestes arquivos
tem se mostrado extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial,
bem como tem levado a formação de massas documentais volumosas,
descaracterizando a função primordial dos arquivos de apoio às atividades
gerenciais.
Thomassem (2006) fala sobre o processo de classificação, ou seja, sua
importância para que o conteúdo dos documentos sejam avaliados de maneira
eficaz para a instuição, pois é através da classificação que se dá o acesso ao
conteúdo dos documentos.
Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção – ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vínculos orgânicos. (GONÇALVES, 1998, p. 13)
Portanto, Schellenberg (2004), afirma que o período mais adequado
para a classificação do documento é quando ele está ainda em sua fase
corrente, pois o mesmo ainda se encontra em vigor na instituição.
28
A avaliação se dá mediante o valor do documento, sendo ele primário ou
secundário. Para Bernardes (2008, p. 35) “os valores primários ou secundários
relacionam-se ao motivo que determinou a produção do documento,
considerando seu uso para fins administrativo, jurídico-legal e fiscal”, o que
implica no estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à
eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
O valor primário se refere aos documentos que são produzidos pela
própria instituição que a mantém, possuindo então valor legal e fiscal perante a
administração da mesma (BERNARDES, 2008).
O valor secundário refere-se aos documentos que possuem como
utilidade ser fontes de informação para terceiros, ou seja, além da utilidade
para a instituição que a mantém, serve também como fonte de informação para
usuários externos, pois segundo Bernardes (2008, p. 35), “ nos valores
secundários ou mediatos relacionam-se ao potencial do documento como
prova ou fonte de informação para a pesquisa em qualquer área do
conhecimento”.
Através da gestão de documental que é verificado o valor real da
informação, por meio dos métodos utilizados para destino final desses
documentos. Então, para Bernardes (2008), classifica e avaliar é a garantia do
acesso eficaz a informação, e da administração sobre o seu fluxo.
Quando métodos de avaliação dos documentos não são levados em
consideração, as dificuldades encontradas nos processos são, de uma maneira
geral, a ausência, em parte, de um profissional habilitado a gerir com
competência os seus processos.
A ausência de elaboração e implantação de programas de gestão de
documentos tem ocorrido de uma forma sistemática, em função da falta de
recursos humanos capacitados para a execução de tal atividade e da falta de
instrumentos técnicos indispensáveis para orientar os procedimentos
fundamentais de classificação e organização, de análise e seleção documental.
29
A participação de outros profissionais, além de recomendável, é
essencial para o processo de análise que exige conhecimentos especializados.
A avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). A avaliação contribui decisivamente para a racionalização dos arquivos, para a agilidade e eficiência administrativa, bem como para preservação do patrimônio documental (BERNARDES, 2008, p. 34).
O processo de avaliação deve ser visto como uma das competências da
administração dos arquivos correntes como uma forma de assegurar a sua
organização. O levantamento dos prazos de guarda deverá ocorrer após a
identificação dos documentos pelo processo de classificação e vincula-se à
freqüência de uso das informações e à existência de prazos legais a serem
cumpridos, ou seja, aí entra a questão da temporalidade do documento.
Não se pode falar em gestão de documentos, sem mencionar na tabela
de temporalidade e destinação dos documentos que é indispensável ao
profissional ali inserido, uma vez que ele irá selecionar os documentos a serem
eliminados, após cumprirem os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária, ou serem preservados como de guarda permanente.
Para Bernardes e Delatorre (2008, p. 36), a tabela de temporalidade,
É o instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de casa série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.
Por sua vez, essa tabela deve ser constantemente atualizada, visto que
os documentos podem sofrer alguma alteração quanto ao seu tempo de
30
vigência, para que então tanto a administração quanto a sociedade não
possam sofrer nenhum tipo de prejuízo futuro.
Não há dúvidas de que as práticas nos arquivos, de classificação e
avaliação, fundamentam as atividades de gestão de documentos.
Entretanto, a elaboração e a aplicação de planos de classificação e a
criação de tabelas de temporalidade e destinação, instrumentos técnicos que
facilitam a gestão, são, muitas vezes, desprovidas de embasamento teórico, o
que dificulta no acesso a informação e na preservação da memória da unidade
de informação. Uma vez que, toda essa elaboração e aplicação do plano de
classificação, aplicadas a um Gerenciamento Eletrônico, há a possibilidade da
unidade gestora obter um bom sucesso quanto a seus objetivos.
Este estudo sobre o Gerenciamento Eletrônico será tema do próximo
capítulo o qual será abordado sua real importância para a satisfação do
profissional e também do usuário frente às tecnologias da informação e
comunicação.
31
3 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
O mundo atual tem exigido cada vez mais o uso dos meios tecnológicos,
e a cada situação enfrentada, a tecnologia tem surgido como um suporte
facilitador principalmente quando se refere à documentação. A crescente
produção de informações e conhecimentos possibilita uma geração cada vez
maior da produção documental, algo que hoje chama bastante atenção sobre o
arquivamento desta produção.
Frente a necessidade de arquivamento, se faz necessário repensar a
maneira de organizar e gerenciar tamanha quantidade produtiva. Sabemos da
importância do arquivo, como forma de retomada ao conhecimento. Portanto é
de fundamental importância buscarmos um caminho para aliar as novas
tecnologias às informações armazenadas. Partindo deste princípio, busca-se o
olhar inicialmente sobre os meios tecnológicos.
Quando se fala em tecnologia, muitas vezes reporta-se a um tempo não
tão distante, tendo como referências a chegada da telefonia móvel, o
computador, mas ao se buscar um maior distanciamento, se observará que a
tecnologia sempre permeou a vida do homem. A título de exemplo, pode-se
citar a imprensa de Gutemberg, no século XV, em 1837 a invenção do
americano Samuel Morse, o telégrafo, e o rádio no início do século XX.
Esse caminho tecnológico, criado pela inteligência humana, deve ser
visto como meio facilitador seja na gerência da informação, como no
arquivamento, ou outras formas que venham contribuir para a evolução do
conhecimento e da comunicação.
De acordo com Jardim (1992, p.1) sobre o tema, discorre que:
Estaríamos, assim, vivenciando uma Segunda Revolução Industrial, com a crescente automação do processo produtivo e o aporte de inteligências artificiais para substituir a mecanização característica da Primeira Revolução Industrial. Esta Segunda Revolução Industrial estaria determinando, por sua vez, o que se convencionou chamar de era da informação, idéia consolidada ao l ongo dos últimos 30 anos a partir da
32
constatação e das conseqüências sociais do fato de que jamais se produziu, se armazenou e se disseminou tanta informação como nas sociedades atuais. Da mesma forma, jamais tantos recuos tecnológicos foram direcionados especificamente para a criação e a gestão de informações. (JARDIM,1992, p. 1)
Desta forma pode-se então perceber que há um salto na produção
informativa e esta passa pela necessidade da gestão, também como um meio
de preservação. Assim, o suporte tecnológico só vem contribuir para uma
melhor gestão documental. Quando se fala em gestão, o olhar se dirige ao ato
de administrar, organizar a informação, algo que hoje tem chamado muito a
atenção das instituições públicas, privadas e empresas diante de grande
quantidade de documentos.
Considerando o contexto tecnológico e informacional no qual estamos
inseridos, a Gestão Documental vem se mostrando um caminho eficiente e
seguro para uma melhor organização e credibilidade dos documentos.
Sobre este aspecto Lucca, Charão e Stein ressaltam que:
Com o número crescente de documentos que as organizações vêm criando e mantendo, a busca por informações importantes pode se tornar uma tarefa difícil. Quanto maior a quantidade de informações, maior a necessidade de um gerenciamento eficiente a fim de transformá-las em conhecimento. Neste contexto, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem se destacado como uma ferramenta estratégica para garantir agilidade na recuperação de documentos e, conseqüentemente, facilitar o acesso ao conhecimento explícito das organizações. (LUCCA; CHARÂO; STEIN,2006, p.71)
Dentro desta perspectiva, o gerenciamento de documentos passa por
maior controle, no que se refere a seleção, preservação e acesso. Assim a
possibilidade de resgate da memória, torna-se um elemento concreto efetivo,
fundamental no gerenciamento da informação.
33
De acordo com o artigo dos autores Roncaglio, Szvarça e
Bojanoski(2004), a administração de documentos permite que as instituições
possam controlar a informação, sejam estas produzidas em seu próprio âmbito
ou as que recebem, racionalizando espaços, desenvolvendo eficiência e maior
agilidade no atendimento da procura documental. Desta forma os referidos
autores descrevem que:
Conforme a Lei Federal nº 8.159, que se refere aos arquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes â sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004, p. 5)
Para Roncaglio, Szvarça e Bojanoski (2004) a gestão documental para
efetivar-se com qualidade na organização, recebimento, preservação e
disponibilidade, se faz necessário um quadro funcional com formação,
diversificada, apresentando-se para este funcionamento, arquivistas,
conservadores, programadores de informática, historiadores e bibliotecários.
Ainda segundo Roncaglio, Szvarça e Bojanoski, a maioria das empresas e
instituições não obedecem a esse perfil, prejudicando assim o arquivo, onde na
maioria das vezes é visto como um amontoado de papéis e não de
documentos.
É importante ressaltar que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED) não apresenta-se apenas com o objetivo de trabalhar com documentos
eletrônicos, isto é, produzidos só pelos meios eletrônicos. A GED também
comporta o documento produzido no papel. Assim a GED, visa somar a
tecnologia ao documento impresso dando assim, melhor tratamento a
informação documental. Nesse caminho pode-se perceber que o
gerenciamento é importante para as unidades de informação, pois as mesmas
contém a informação, memória que repercute o conhecimento sistematizado,
como afirmam Roncaglio, Szvarça e Bojanoski:
34
Em geral, as empresas não investem ou investem pouco em pessoal especializado e voltado para a atuação nos arquivos. Há uma escassez generalizada de pessoal com formação técnica e visão estratégica das funções de um arquivo. Conseqüentemente, no lugar de arquivos encontra-se, amiúde, depósitos de papel nos quais não se consegue diferenciar o que é lixo do que é documento. Esse processo de transformação dos arquivos em depósitos, ao longo do século 20, ocorreu paralelamente ao processo de enxugamento, quantitativo e qualitativo, dos recursos humanos. (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004, p. 4)
Para que o gerenciamento eletrônico de documentos venha a ser uma
ferramenta facilitadora do acervo, alguns fatores precisam ser considerados
como fundamentais; podemos citar profissionais qualificados, respeito aos
prazos de validação da informação, preservação e o reconhecimento das
fontes, isto é, a originalidade e confiabilidade da produção.
Sobre o assunto abordado é destacado por Roncaglio; Szvarça e
Bojanoski (2004, p.12)
Em todas as épocas a informação apresentou-se como um instrumento importante para a sociedade, seja para a sua organização e funcionamento, para o aperfeiçoamento das suas instituições, para o exercício do poder, para a conquista e ampliação de direitos. Na atualidade, diante das transformações econômicas, políticas e tecnológicas que experimentamos, a informação tornou-se uma ferramenta ainda mais poderosa e essencial. Manter os arquivos organizados corretamente significa, em última análise, manter a informação organizada e à disposição para os fins que se fizerem importantes e necessários para as empresas, sejam elas públicas ou privadas, e para a sociedade em geral.
Portanto, trabalhar com a informação, retomando seu valor social, sua
funcionalidade através dos meios eletrônicos é também uma forma de
gerenciar o conhecimento. De acordo com Stein (2004) a gestão eletrônica foi
surgindo pela necessidade de organizar a grande quantidade de material
informativo e assim facilitar o acesso, mas para que este acesso se torne
35
possível é necessário algumas medidas permitindo de forma segura a
produção. Assim, Stein (2004) aponta a produção, administração, manutenção
e destinação dos documentos como forma de rcuperar as informações.
Segundo Stein (2004), a gestão documental para ser utilizada
corretamente precisa estar direcionada as técnicas arquivísticas, para assim
evitar perdas ou acúmulos desnecessários para que possa ser formada uma
GED de caráter arquivístico.
O arquivamento da informação por meio das ferramentas eletrônicas
vem atender a uma modernização administrativa, seja no âmbito das empresas
ou do Estado. Nos dois casos, o impacto causado nas situações burocráticas é
de fundamental importância, pois o excesso informativo vai fazendo com que
os documentos percam seu valor funcional.
Lopes (2004, p.2)
Com o passar do tempo e terminada sua função legal, os arquivos transformam-se em conhecimento para resgate histórico, quando seus documentos deixam de ter a validade técnico-administrativa e legal para servirem de fonte histórica institucional. Sua função principal é a disponibilização das informações contidas em seu acervo de maneira ordenada e funciona, a fim de embasar os procedimentos da instituição onde está inserido.
Ao se direcionar o olhar sob a gestão eletrônica de documentos,
percebe-se de forma mais decisiva a verdadeira revolução digital, onde todos
os ramos da ciência podem fazer uso, produzindo conhecimento, informação e
desta forma se pode perceber o quanto a tecnologia tem se mostrado
poderosa, principalmente no que diz respeito a preservação e transmissão.
Desta forma ressalta-se o papel fundamental da gestão eletrônica de
documentos, diante da sociedade. Esta tem se mostrado cada vez mais
informativa e produtora de documentos em seus variados setores. Junto a
grande produtividade, surge a necessidade do gerenciamento documental,
36
fazendo com que a massa produzida não se perca no tempo espaço. Então
busca-se neste olhar reflexivo sobre a gestão eletrônica documental, mostrar
que existe “vida”, dentro da documentação arquivada, e que aliar a tecnologia à
documentação é uma forma de enriquecer o universo documental.
Assim é importante destacar que as massas documentais precisam ser
tratadas, garantindo a organização, acesso, preservação e acima de tudo o
resgate da memória de forma prática e eficaz junto às tecnologias de
informação e comunicação por meio da gestão eletrônica de documentos.
37
5 CONHECIMENTO E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNIC AÇÃO
SOB O OLHAR DA GESTÃO ELETRÔNICA
O conhecimento sempre permeou a vida do homem, foi através deste
que mudanças significativas ocorreram tanto no que diz respeito ao seu próprio
desenvolvimento biológico, como no aspecto social e econômico. Desde o
início da civilização o homem foi desenvolvendo seu conhecimento e através
dele criando possibilidades de interação com o seu meio. Essa interação
permitiu que o mesmo iniciasse o processo de transformação que até hoje
permeia sua vida.
Refletindo sobre essas transformações desde as suas origens, pode-se
perceber que nesta evolução o homem mostrou-se desprotegido e
despreparado para lidar com a natureza, mas foi através do desenvolvimento
da sua capacidade de pensar, conhecer e de sua curiosidade, que ele pode
buscar, principalmente, alternativas transformadoras.
Todo esse processo de busca pelo conhecimento foi gerado
principalmente pela necessidade de sobrevivência: as condições naturais
adversas fizeram com que se procurassem caminhos de conhecimento e a
preservação para o mesmo. Esta preservação é uma das primeiras formas de
arquivamento da informação e desta forma a capacidade comunicativa foi
ganhando novos elementos além dos gestos, o homem passou a produzir sons
e com ele a comunicação.
Nesse processo de evolução tanto biológica como de conhecimento vai
se percebendo que o homem passa a descobrir, organizar e a criar. Assim
abrem-se caminhos para atividades como, produzir, planejar e criar. Por mais
simples que hoje possam parecer as criações passadas, elas representam
significativamente o registro de uma memória, uma espécie de arquivo. A partir
destes novos caminhos podemos entender que por mais simples que pareçam
ser atividades como produzir um instrumento e planejar seu funcionamento nos
remete a uma forma de tecnologia.
38
De acordo Kenski (2002);
Da mesma forma, para todas as demais atividades que realizamos em nossas vidas, precisamos de produtos e equipamentos resultantes de estudos, planejamentos e construções específicas para serem utilizados, na busca de melhores formas de viver. Ao conjunto de conhecimentos e princípios científicos, que se aplicam ao planejamento, á construção e á utilização de um equipamento em um determinado tipo de atividade nós chamamos de “tecnologia”. Para construir qualquer equipamento - seja uma caneta esferográfica ou um computador – os homens precisam pesquisar, planejar e criar tecnologias.(KENSKI,2002,p.1).
Os conhecimentos que então vão sendo gerados e sistematizados
permitiram a adaptação do homem e o desenvolvimento da sua capacidade
intelectual gerando novas aprendizagens. A capacidade de aprender é o meio
pelo qual se busca superar dificuldades. Assim desta forma as superações
serão motivadas pelo desejo de conhecer. A apropriação do conhecimento
levou o homem a ampliar as conquistas técnicas ao longo do tempo, ao passo
que hoje, as atividades mais simples, como o falar com o outro, permite estar
num contato direto com as formas tecnológicas.
Ao se refletir sobre as tecnologias pode-se buscar um paralelo destas
com o gerenciamento das informações que são geradas a partir do
conhecimento que vai se concebendo. É importante conhecer como estas
informações podem estar a serviço da comunicação através do uso da rede de
comunicação, de sofwares e outros meios tecnológicos, pois pensar na
informação no mundo atual sem o uso dos meios tecnológicos seria bastante
complicado levando-se em conta a grande quantidade informacional no qual o
mundo hoje está inserido. O grau de dependência aos meios tecnológicos faz
com que vários ramos de estudo busquem esta relação tecnológica, visando
facilitar a comunicação, o armazenamento documental e assim garantir o
resguardo da memória. Kenski enfatiza que:
39
Estamos vivendo um novo momento tecnológico. A ampliação das possibilidades de comunicação e de informação, por meio de equipamentos como o telefone, a televisão, e o computador, altera a nossa forma de viver e de aprender na atualidade. Antigamente as pessoas saíam às ruas ou ficavam nas janelas de suas casas para se informarem sobre o que estava acontecendo nas proximidades, na região e no mundo. A conversa com os vizinhos e os viajantes garantia a troca e a renovação das informações. (KENSKI, 2002, p.1).
As produções do conhecimento hoje se apresentam numa grande
velocidade de tempo fazendo com que seja necessário repensar um pouco
mais sobre as tecnologias da informação junto à gestão eletrônica de
documentos, não basta arquivar eletronicamente é preciso conhecer os
caminhos tecnológicos que possibilitem o melhor gerenciamento da
documentação, tratando-a com autenticidade e credibilidade.
Desta forma pode-se então compreender que a tecnologia da
informação – computadores, sofwares, rede de comunicação eletrônica - pode
ter uma relação significativa para o desenvolvimento da gestão eletrônica de
documentos, quando estes são desenvolvidos e adaptados corretamente no
desempenho de uma função. O armazenamento da informação não pode ser
visto como um arquivo morto, fechado e de difícil acesso. É preciso buscar um
novo olhar resgatando seu valor informativo e utilitário.
Mudar tem sido a palavra de ordem quando nos reportamos aos
arquivos principalmente nesta era eletrônica. A sociedade de forma geral tem
uma visão bastante diferenciada sobre os arquivos como já foi dito, eles são
vistos apenas como reservatórios de documentos. Faz-se importante
buscarmos um diferencial para que esta visão possa ganhar novo enfoque
principalmente quando relacionamos o arquivo às tecnologias informacionais. A
valorização deve se entendida sob o aspecto da sua funcionalidade e
organização. Sabemos que o arquivo é um “espaço” onde se faz presente as
memórias do conhecimento e que estas devem ser vistas como facilitadoras da
formação e da informação.
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Pensando a partir deste caminho, pode-se aliar o arquivo aos meios
tecnológicos de forma adequada. Para tanto se faz necessário conhecer a
criação de softwares, redes de comunicação eletrônica, redes de serviços,
entre outros para viabilizá-los na gestão eletrônica de documentos, garantindo-
lhes qualidade, organização e competência comunicativa.
De forma geral, agentes de software podem ser considerados programas aos quais são delegadas tarefas, entendendo-se delegações como uma transferência de poder de decisão. Assim, é possível imaginar agentes de software decidindo qual a melhor compra a ser feita, quais os produtos interessantes para oferecer a um cliente, quais os momentos adequados para venda ou compra de ações, etc. Concomitantemente ao crescimento da importância de agentes de software, cresce a necessidade do uso de técnicas de decisão e negociação. Como todos os softwares, agentes são formalização do conhecimento humano, codificadas em linguagem de computadores. (NÉRI, artigo ONLINE)
Percebe-se então que o conhecimento humano é o agente principal para
que os computadores, os softwares ou programas transmitam essa linguagem.
O arquivo se faz a partir das informações e estas podem com maior rapidez e
agilidade dos meios eletrônicos chegarem à sociedade contribuindo para uma
melhor intermediação entre conhecimento, tecnologia e arquivo. É importante
destacar que esse mundo tecnológico deve ser visto como um meio facilitador
da informação, otimizando a gestão de documentos no arquivo.
Para Mcgee (1994) as tecnologias da informação vêm contribuir de
forma útil, pois promovem a reestruturação. Diante do grande potencial
informativo se faz necessário repensar, como as informações estão sendo
gerenciadas pelos meios eletrônicos. Não se pode negar que os meios
tecnológicos trazem uma série de riscos, tendo em vista que as
documentações podem sofrer alterações através das manipulações. E diante
de tal situação é importante ressaltar que a organização arquivista dentro dos
meios tecnológicos deve buscar sua organização inicial partindo da garantia da
41
integridade da documentação. Para isso os requisitos funcionais devem ser
estabelecidos propiciando assim condições de autenticidade e qualidade.
Dentro destes requisitos funcionais podemos estabelecer a criação de
senhas, códigos, nome do autor, data, hora, lugar de transmissão e
recebimento entre outros, buscando assim garantir a idoneidade do arquivo e
sua documentação.
Na dinâmica e sociedade atual, os desafios são muitos quando se fala
do gerenciamento da informação e documentação, frente aos meios
eletrônicos, então mais uma vez pode-se reportar ao conhecimento como fonte
para se enfrentar os desafios. Nesse percurso tem-se então um mundo
eletrônico a nossa frente que deve ser visto como um meio facilitador do
gerenciamento da informação e assim através da produção e acessibilidade
garantir a preservação da memória arquivista.
Desta forma, o desafio é buscar entender como as novas tecnologias
podem contribuir no gerenciamento das informações, dando competência,
significado real e utilitário ao arquivo. Enfim, conclui-se não no sentido de
fechar a discussão, mas sim no sentido de criar uma reflexão um pouco mais
profunda sobre o papel da informação e do arquivo aliado as novas
tecnologias.
42
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Pode-se concluir que as transformações pelas quais o mundo atual tem
passado remete a muitas reflexões que vão permeando o dia a dia das
pessoas. Questiona-se e se está numa busca constante por respostas que
possam promover e ampliar as pontecialidades do homem. Desta forma as
inquietações permitem a busca de um caminho voltado ao conhecimento.
Assim surge o desejo de aprender, pesquisar, transformar e superar
obstáculos.
O conhecimento é o ponto de partida para o surgimento de novos
paradigmas. A busca de novos olhares para a relação tecnologia, comunicação
e gestão eletrônica como elementos facilitadores no mundo tecnológico no qual
se vive permite ampliar a visão sobre a documentação, seu arquivamento e o
acesso aos mesmos.
A memória da sociedade, sua história e os conhecimentos adquiridos
precisam ser preservados como uma forma de se aprender com o outro. O
processo de construção do conhecimento exige memória que, nesta pesquisa,
é tratado como arquivo. Ainda nesta mesma linha, busca-se conhecer um
pouco mais do arquivo como um recurso que pode ampliar a sua comunicação
por meio das tecnologias.
As reconfigurações do conhecimento através das tecnologias da
informação permitem ao ser humano uma maior sociabilidade da sua memória
escrita. O arquivo tem mostrado, através da sua história, vários momentos da
vida em sociedade ao desempenhar o papel de armazenador da memória e do
conhecimento.
A era das redes de comunicação é um norteador que visa facilitar a
comunicação e o arquivo, como representante da memória da sociedade, não
pode ficar fora deste contexto. As alterações provocadas na sociedade pelos
meios tecnológicos aproximam realidades diferentes, encurtam distâncias e
permitem, através de suas velocidades, que a comunicação seja um facilitador
na vida do homem.
43
É importante salientar que neste estudo o arquivo não é um mero meio
de informações, mas sim um objeto vivo, que pode ser virtualizado,
proporcionando conhecimento de outras memórias.
O arquivo possibilita ao gerenciador de sua organização avaliá-lo,
buscando formas para que essa memória do conhecimento possa ter
funcionalidade. Para isso é fundamental realizar análises freqüentes e também
a constante seleção dos documentos para, desta forma, permitir a valorização
documental. Esse processo vem enriquecer o arquivo, tornando-o útil a
documentação que nele se insere.
Conclui-se então que o estado de virtualidade que a sociedade atual
vive, deve convergir para que as mudanças sejam aliadas do homem, podendo
este compartilhar do mundo como sujeito ativo. As ferramentas tecnológicas
visam aproximar o homem deste contexto informacional de forma rápida e
dinâmica. Nesse sentido o arquivo, de acordo com o que foi explorado neste
estudo, contribui significativamente para um olhar diferente com o intuito de se
realizar uma gestão eficiente de documentos e, por conseguinte, um
gerenciamento eficaz do arquivo.
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