netwerk organisatiebeheersing 31 maart 2009 thema : financiële interne controle willy verschuere...

Netwerk Organisatiebeheersing31 maart 2009

Thema : Financiële Interne ControleWilly Verschuere

Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid

Agenda

• 09u30 : Inleiding (Willy Verschuere (dep. F&B))• 10u00 : Case 1 : “Betere managementbeslissingen op basis

van geïntegreerde financiële informatie” (Patrick Devlies (VDAB))

• 10u40 Case 2 : “Financiële Interne Controle bij het agentschap VAPH” (Dora Weckhuysen (VAPH))

• 11u20 Maturiteitsinschattingen 2008 en auditplanning 2009 IAVA (Eddy Guilliams (IAVA))

• 12u00 Afsluiting met broodjeslunch

Inleiding

1. Voorgesteld stappenplan

2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid

3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen (“fiches” en “commentaren”)

1. Stappenplan (1)

10 Stappen

Stap 1-8 : Uitvoeringsperiode 2008-2009

Stap 9-10 : Uitvoeringsperiode 2008/2009-2010

1. Stappenplan (2)

Stap 1 : Bepaal algemene scope en bereik van de zelfevaluatie

Vb 1 : Alle diensten en agentschappen van beleidsdomein versus specifieke met afgebakende domeinen

Vb 2 : Buitendiensten afzonderlijk van de binnendiensten

1. Stappenplan (3)

Stap 2 : Stel projectverantwoordelijke(n) en projectteam aan

Projectverantwoordelijke met volgende kwalificaties :

Algemeen : kent organisatie goedTechnisch : controleaspecten, basisbeginselen dubbel

boekhouden, uittekenen van processenPersoonlijk : weet van aanpakken, communicatief, durft

standpunten innemen maar blijft open ten aanzien van tegenargumenten, analytisch en probleemoplossend

Heeft steun van de hoogste leiding

1. Stappenplan (4)

Stap 3 : Stel evaluatieteam samen

Bedoeling is om de maturiteit op basis van leidraad IAVA zo objectief mogelijk in te schatten, vandaar :

- Wenselijkheid inbreng van ‘gebruikers’ - Meerdere beoordelaars voor een toch wel

breed scala van domeinen

1. Stappenplan (5)

Stap 4 : Uitwerken van een communicatiestrategie

Wie, wanneer en in welke mate informeren?

Reden : interne controle is een zaak van iedereen, dus moet iedereen er ook bij betrokken worden.

1. Stappenplan (6)

Stap 5 : Uitvoeren van de zelfevaluatie

Sterktezwakteanalyse aan de hand van de ‘leidraad voor interne controle – organisatiebeheersing’

1. Stappenplan (7)

Stap 6 : Bepalen van niveau (risicobewustzijn en bestaande maatregelen) volgens het maturiteitsmodel

Met eventuele toevoeging van relevantie

1. Stappenplan (8)

Stap 7 : Het prioritiseren van de aandachts- of verbeterpunten en wegen van de risico’s naar impact en probabiliteit. Bepalen van ‘risico-apetijt’

1. Stappenplan (9)

Stap 7 bis (financiën) : Gedetailleerd bepalen van de scope en het bereik van het project of deelprojecten bij financiële processen

Inventarisatie financiële processenMogelijke indelingen :

- overheidsopdrachten, subsidies, wedden, ..,- begrotingsstructuur

1. Stappenplan (10)

Stap 8 : Opstellen van een stappenplan

- Aangeven van beheersmaatregelen

- Bepalen timing voor realisatie

- Aanduiden van projecten procesverantwoordelijken

1. Stappenplan (11)

Stap 8 bis (financiën) : Gedetailleerd onderzoek van de adequaatheid van interne controle bij financiële processen

Fiches financiële interne controle

1. Stappenplan (12)

Stap 9 : Uitvoeren van het stappenplan

- Invoeren van de beheersingsmaatregelen

- Het realiseren van verbeterprojecten in functie van het streefdoel, nl het bekomen van een gedocumenteerd systeem van interne controle

1. Stappenplan (13)

Stap 10 : het opvolgen van het stappenplan

- Dit is met inbegrip van een periodieke herhaling van de zelfevaluatie voor organisatiebeheersing

2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse

overheid (1)

Slaat op stap 8 van het stappenplan

• fiches per proces opgesteld

• Vertrekkende vanuit COSO-raamwerk

• Aangevuld met commentaren


overheid (2)

• Thema’s van waaruit vertrokken wordt :– Begroting (subthema’s : meerjarenplan en

begroting)– Vastleggen verplichtingen– Registratie (subthema’s : personeelsuitgaven,

algemene uitgaven, inkomsten, subsidies, in- en uitgaande geldstromen, diverse)


overheid (3)– Kas- en schuldbeheer (subthema’s :

financiering, thesauriebeheer)– Financiële rapportering– Vrijwaring activa


overheid (4)COSO-raamwerk

- Doelstelling geformuleerd per thema- Per thema volgende controledoelstellingen :

- Volledigheid- Correctheid- Tijdigheid- Efficiëntie- Effectiviteit- Rechtmatigheid- Autorisatie


overheid (5)• Iedere entiteit past generieke fiches aan aan

eigen situatie :– Probabiliteit van risico (invulling : hoog,

gemiddeld, laag/nihil)– Impact van risico (invulling : hoog, gemiddeld,

laag)


overheid (6)• Beperkingen

– Houdt minder of geen rekening met de algemene operationele risico’s (vb veiligheid)

– Houdt minder of geen rekening met andere managementaspecten (vb HRM, ICT, facilitair management)

– Niet alle facetten van financieel management werden opgenomen (vb interrelaties, financiële beheersaspecten over de ganse Vlaamse overheid heen)


overheid (7)

Zie website : www.vlaanderen.be/internecontrole

3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen

3.1. Begrotingsopmaak (1)

Doelstelling : Realistische en correcte inschatting van de uitgaven en de middelen, rekening houdende met het efficiënt beheer van de middelen en in overeenstemming met de geldende wetgeving



- Volledigheid : - Doelstellingen en nieuwe beleidsinitiatieven zijn voor

iedereen duidelijk- Er is een uitgeschreven procedure met duidelijkheid

omtrent wie wat budgetteert- Er is een systeem voorhanden die alle verbintenissen en

mogelijke verplichtingen registreert- Er bestaat budgetcontrolling (controle samenhang)


3.1. Begrotingsopmaak (3)- Correctheid

- Er wordt een verschillenanalyse met het meerjarenplan en de uitvoeringsgegevens van voorgaande ja(a)r(en) gemaakt.

- De kostendrijvers van de verschillende entiteiten zijn gekend

- De parameters waarop de begroting is gesteund zijn duidelijk en de metingen waarop men zich steunt zijn betrouwbaar



- Er bestaat een accounting manual- De aanrekeningsregels zijn gekend door de

betrokkenen bij de begrotingsopmaak en worden als dusdanig bij de begrotingsopmaak toegepast

- Tijdigheid- Tijdslijn is in het begrotingsproces aangegeven


3.1. Begrotingsopmaak (5)- Rechtmatigheid

- De regelgeving mbt begroting is door de betrokkenen gekend

- Efficiëntie en effectiviteit- Er gebeurt een regelmatige evaluatie van de taken van

een dienst alsmede van de gedane uitgaven en ontvangsten

- Er is een link tussen de te bereiken doelstellingen en de gevraagde en verkregen kredieten.


3.2. Meerjarenplanning

(naast beheersmaatregelen reeds opgenomen onder begroting)

- Correctheid - Opvolging gevoeligheid output

- Jaarlijkse bijsturing

- Effectiviteit- Afstemming tussen beleidsdoelstellingen,

beheersovereenkomsten en meerjarenplanning


3.3. Thesauriebeheer (1)

- Volledigheid- Vertaling begroting naar een gedetailleerde

kasplanning (bv. Per maand)- Registratie met normale vervaldatum van alle

inkomende facturen- Opvolging geregistreerde facturen die nog niet

zijn goedgekeurd



- Correctheid- Opbouw systeem van inningsgedrag- Uitwerken interne regeling betalingspatroon

(wedden, subsidies, …)

- Tijdigheid- Uitwerken kasplanningsprocedures en

communicatie ervan aan alle betrokkenen



- Autorisatie- Kasplanningsgegevens worden door betrokken

diensthoofden of aangestelden aan financieel beheerder bezorgd


3.4. Financieringsproces (1)

- Correctheid- Opstellen van een geïntegreerde kasplanning op

middellange en lange termijn waarin ook de investeringsplanning is in opgenomen

- Financieel beheerder houdt permanent overzicht van de lopende contracten (o.a met looptijd, variabiliteit rente)


3.4. Financieringsproces (2)

- Efficiëntie- Verwerven van marktkennis (voorwaarden,

inschatten van renterisico’s)

- Autorisatie- Bewaken machtiging voor het aangaan van

leningen


3.5. Aangaan verbintenissen (1)

- Volledigheid- Er zijn procedures en een systeem voor handen die alle

aangegane verbintenissen of te verwachten verplichtingen met financiële weerslag bijhoudt

- Correctheid- Explicitering financiële weerslag in elk dossier

- Permanent zicht op de nog resterende budgettaire ruimte



- Effectiviteit- Er wordt bij ieder dossier de link gelegd naar

beleidsplan/beheersovereenkomst

- Rechtmatigheid- Juridische check bij iedere (potentiële) verbintenis

- Functiescheiding bij uitwerken van procedures aangaan verbintenissen



- Autorisatie- Delegatieregels en verantwoordelijkheden

liggen duidelijk (gedetailleerd) vast


3.6. Registratieproces – geldstromen (1)

- Volledigheid- Controle banksaldo met rekeninguittreksel- Permanent bijhouden kasboek met

mogelijkheid op onverwachtse controle



- Correctheid- Debiteuren/crediteuren op abnormaliteiten

controleren- Wachtrekeningen in het oog houden



- Tijdigheid- Financiële verrichtingen onmiddellijk

registreren sneller versturen van rappels



- Rechtmatigheid- Intern financieel protocol voor diensten die met

afzonderlijke kassen of bankrekeningen werken



- Efficiëntie - Debiteurenbeheer is uitgewerkt



- Autorisatie- Delegatiebesluiten zijn duidelijk uitgewerkt- Geldbewegingen op basis van

verantwoordingsstukken


3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (1)

- Volledigheid- Opvolging aan en door derden door te rekenen

personeelsuitgaven- Opvolging te ontvangen subsidies, te

recupereren van de verzekering- Vergelijking personeelsuitgaven per maand


3.7. Registratieproces –personeelsuitgaven en –inkomsten (2)

- Correctheid- Goedkeuren personeelslijst door afdelingshoofd- Nazicht correcte verwerking van wijzigingen mbt

personeel- Nazicht berekende bruto-lonen (vb bij prestaties op

basis van uren)- Goedkeuringsprocedure voor het toekennen van

overuren (wanneer zijn overuren toegelaten, hoe worden ze vergoed)



- Tijdigheid- Achterstallen, correcties worden onmiddellijk

aan weddeberekening doorgegeven- Loonstaten onmiddellijk in te boeken- Deadlines doorgeven laatste wijzigingen zijn

gekend



- Rechtmatigheid- Wervingsprocedure is gekend en in

overeenstemming met regelgeving- Alle afspraken met betrekking tot

onkostenvergoedingen liggen vast- Functiescheiding met betrekking tot

goedkeuren onkostenvergoeding



- Autorisatie- Niet iedereen kan van alles doorgeven aan

personeelsdienst of weddecentrale- Bewaken personeelsbudget door maandelijkse

vergelijking realiteit met budget. Simulaties bij aanwervingen.

- Gebruik bankkaarten is geregeld. Toestemming toekennen valt onder bevoegdheid financiële dienst


3.8. Registratieproces – Aankopen (1)

- Volledigheid- Alle transacties worden onmiddellijk geregistreerd (zo

ook alle binnenkomende aankoopfacturen en aan te vragen of gevraagde creditnota’s)

- Alle aankoopprocedures zijn duidelijk omschreven en algemeen gekend

- Er is zicht op de leveringen waarvoor al dan niet reeds factuur werd voor ontvangen


3.8. Registratieproces – aankopen (2)- Correctheid

- Controlling detecteert exceptionele boekingen in de boekhouding

- Aandacht voor de verplichtingen bijgehouden in randsystemen

- Gebruik van unieke nummering (vb via gebruik referentie leverancier, unieke identificatie leverancier)


3.8. Registratieproces – aankopen (3)

- Correctheid- Bijhouden logboek wijzigingen aan

derdenbestand- Technisch en rekenkundig nazicht facturen- Overeenstemming bestelling, levering, factuur- Centraal ontvangst goederen



- Correctheid- Duidelijk proces voor afhandeling van

retourzendingen- Voor elke registratie een verantwoordingsstuk

(ook interne bewegingen)- Bestaan van een accounting manual


3.8. Registratieproces – aankopen (5)- Tijdigheid

- Geregistreerde niet-goedgekeurde facturen worden onderzocht

- Alle transacties geboekt overeenkomstig de geldende aanrekeningsregels – toezicht door controlling

- Bij betaling wordt rekening gehouden met optimale betalingsvoorwaarden



- Effectiviteit- Doelstellingen zijn duidelijk gedefinieerd

- Controlling ziet na in welke mate aankopen gelieerd zijn aan het behalen van doelstellingen



- Efficiëntie- Bij bestellingen wordt steeds nagegaan wat optimale

bestelhoeveelheid in relatie tot de noden is

- Alternatieven worden steeds onderzocht

- De kwaliteit van de leveranciers wordt beoordeeld en bijgehouden



- Rechtmatigheid- Er is toezicht op het respecteren wetgeving

overheidsopdrachten en eventuele andere regelgeving op normering (van deze laatsten bestaan per ‘product(groep)’ een databank/checklist)



- Autorisatie- Delegaties zijn duidelijk

- Er bestaat een systeem waarbij kredietoverschrijdingen niet mogelijk zijn (dit geldt in het bijzonder voor projecten/investeringen)


3.9. Registratieproces – subsidies (1)

- Volledigheid- Alle aanvragen worden ingeschreven en op een

uniforme wijze bijgehouden- Wanneer zich een omstandigheid voordoet die tot

recuperatie noopt, wordt dit onmiddellijk berekend en als dusdanig geboekt en gevorderd

- Er bestaat per subsidie een checklist van de inhoud van een dossier


3.9. Registratieproces – subsidies (2)- Correctheid (1)

- Er bestaat een controle op de berekening van de subsidie

- Abnormale boekingen in de boekhouding worden gedetecteerd

- Recuperaties worden gelinkt met oorspronkelijke subsidieuitgave

- Unieke identificatie van subsidieverkrijgers met schriftelijk document bankrekening



- Correctheid (2)- Fouten in ingediende dossier worden aan aanvrager

gemeld met vraag tot eventuele correctie



- Effectiviteit- Er zijn duidelijke richtlijnen met betrekking tot de

evaluatie van gesubsidieerde projecten en of organisaties

- Rechtmatigheid- Het subsidiereglement is duidelijk en er wordt

gecontroleerd dat dit als dusdanig ook wordt gerespecteerd



- Autorisatie- Er bestaat een uitgeschreven proces dat zowel de

behandeling van subsidieaanvragen als de behandeling van geschillen, probleemmeldingen beschrijft.


3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (1)

- Volledigheid- Alle transacties worden zonder uitstel, getrouw en

volledig in de boekhouding opgenomen. Van ieder recht bestaat een uitgeschreven procedure



- Correctheid (1)- Van ieder uitgaand recht bestaat een

verantwoordingsstuk (ook interne bewegingen worden verantwoord)

- Bijzondere aandacht gaat uit naar de rechten die in randsystemen worden bijgehouden (vb facturatie buitenschoolse kinderopvang, belastingen)

- Boekhouding wordt regelmatig op abnormaliteiten onderzocht



- Correctheid (2)- Systeem wordt zodanig opgezet dat

facturen/kredietnota’s slechts éénmaal kunnen worden geboekt (vb referentie periode)

- Kredietnota’s worden gelinkt aan oorspronkelijke factuur- Er zijn duidelijke regels met betrekking tot niet direct

toewijsbare ontvangsten. Wachtrekeningen worden heel strikt opgevolgd.



- Tijdigheid- Alle transacties worden geboekt volgens de

geldende aanrekeningsregels. Deze zijn door alle betrokkenen gekend.



- Autorisatie- Ieders verantwoordelijkheid in de processen van

uitgaande rechten duidelijk vastgelegd.

- Debiteuren waarmee problemen zijn, zijn identificeerbaar in de ganse organisatie.


3.11. Financiële rapportering (1)

- Volledigheid- Van ieder rapport zijn de doelstellingen, structuur,

inhoud en eigenaar duidelijk omschreven, ook in relatie met de verplichte inhoud die door bepaalde regelgeving wordt opgelegd.

- De ’master’ geeft zijn goedkeuring voor het gebruik van gegevens.



- Correctheid- Er bestaat voor de belangrijkste rapporten een checklist

dat ter controle moet worden afgewerkt.

- Logische en rekenkundige controles worden uitgevoerd.

- Het gebruik van omvangrijke spreadsheets waarvan de veranderlijkheid niet afdoende gegarandeerd is, wordt zoveel mogelijk vermeden



- Tijdigheid- Voor jaarafsluitingen bestaat een draaiboek met de te

respecteren data.- Voor andere rapporten bestaat een kalender die strikt wordt

nageleefd. - Bij rapporten met een heel strikt tijdschema (= kort na

verstrijken periode) wordt de toelaatbare foutenmarge bepaald



- Efficiëntie- Er wordt regelmatig bij de gebruikers van de rapporten gepolst in

welke mate de gerapporteerde gegevens voldoen aan de gebruikerswensen en doelstellingen van het rapport.

- Indien er een wijziging is in de totstandkoming van een rapport wordt dit bij het eerste aangepaste rapport duidelijk vermeld en het eventuele effect ten opzicht van de vroegere wijze medegedeeld


3.12. Vrijwaring vaste activa (1)

Onderverdeeld in :

1. Vermogensgoederen2. Voorraden3. Kas en bank



vermogensgoederen - Definiëren van welke goederen geïnventariseerd worden- Eén verantwoordelijke olv leidend ambtenaar (eventueel nog subverantwoordelijken)- Procedure voor buitengebruikstelling, verlies of beschadiging (eventueel opmaken

vordering)- Eén centraal systeem (randsystemen zijn mogelijk)- Bijhouden juridische aard van het goed (huur, eigendom, …)- Aansluiting met boekhouding

Ook nog : ontwerp omzendbrief voor Vlaamse ministeries (nog verder te bespreken binnen werkgroep) !!!



Voorraden

- Definiëren van de voorraad goederen- Voorkeur van permanente voorraad- Minimaal 1 x per jaar fysisch geteld



Kas en bank

- Kasgelden tot minimum beperken- Kasgelden boven bedrag x naar bank- Dubbele handtekening

netwerk organisatiebeheersing 31 maart 2009 thema : financiële interne controle willy verschuere...

Documents