balanced scorecard agentschap voor landbouw en visserij netwerk organisatiebeheersing 11/09/2008

Landbouw en Visserij

Balanced scorecard Agentschap voor Landbouw en

Visserij

Netwerk Organisatiebeheersing 11/09/2008

Landbouw en Visserij 2

Inhoud

Agentschap voor Landbouw en VisserijBalanced ScorecardImplementatie BSCGegevensverzamelingSturen met BSCMeetinstrumentVragen?


Wie is ALV?

IVA van het beleidsdomein Landbouw en VisserijBehandelen van dossiers van klanten

uit de landbouw- en visserijsector5 buitendiensten en hoofdbestuur350 personeelsleden


Wie is ALV?

Betaalorgaan EU-steunBeheersdienst rechtstreekse steun landbouwersBeheersdienst agromilieumaatregelenBeheersdienst investeringsdossiersUitvoeren marktbeleid (melk, visserij, groenten en fruit)Betaaldienst voor interne en externe beheersdiensten (vb. VLM)

Vlaamse steunmaatregelen landbouwsector Certificeren zaaizaad en pootgoedSamenwerking met andere administraties


Wie is ALV?

Registreren en opvolgen is deel van de cultuur

Veel ingenieursEU-Betaalorgaan: Geïntegreerd Beheers- en ControleSysteemKrappe deadlinesCorrect werkenSterke auditdrukEigen ICT-afdeling

Veel cijfermateriaal over processen en resultaten beschikbaar


Wat is een Balanced Scorecard?

Een balanced scorecard is een overzicht van doelen, samengesteld om de realisatie daarvan in de gaten te kunnen houden.Genuanceerd sturen:

ResultatenKwaliteit/klantPerformantie interne processenInnovatie

Sturen op routine en verbetering


Resultaten Kwaliteit Processen Projecten

Kern-activiteit 1

KSF1 (KPI 0101)

KSF2 (KPI 0201)

KSF3 (KPI 0301, 0302)

KSF4 (KPI 0401, 0402, 0403)

Kern-activiteit 2

KSF5 (KPI 0501, 0502)

KSF6 (KPI 0601, 0602)

KSF7 (KPI 0701, 0702)

KSF8 (KPI 0801)

KSF9 (KPI 0901)

KSF: Kritische succesfactor; KPI: Kritische Performantie Indicator



Implementatie Balanced Scorecard

2 pilootafdelingen in 2005:Procesondersteunende dienstenMarkt- en Inkomensbeleid

Waarom BSC?Veel hervormingen en projecten op korte tijdInzet middelen en personeel optimaliserenTotaalbeeld van de werking van de afdeling

planning, metingen, overzicht acties om bij te sturenAlle takenVerschillende perspectievenProjecten en routineprocessen

Op termijn: Opvolgen en rapporteren beheersovereenkomst



Initiatief Directieraad om BSC in 2007 uit te breiden naar alle afdelingen en de hele organisatie

Waarom BSC?Opvolgen en rapporteren beheersovereenkomstKoppeling aan doelstellingen in de beheersovereenkomstAanpassen piloot-BSC’s aan nieuwe opdrachtenTotaalbeeld werking hele organisatie



Beperkte maar effectieve ondersteuning door consultant6 halve dagen per scorecardPer afdeling/stafdienstSteun van het management

Bij de startWat volgen we op?NormenGebruiken als sturingsinstrument

Communicatie vermijdt misverstanden



Wie was bij de opmaak betrokken?Dienst- en celhoofdenWerkgroepAlle personeel

Pragmatische aanpak om de kritieke succesfactoren (KSF) te bepalen

Waarvan lig ik wakker (vandaag)?Beperken tot het essentiële (80/20 regel)Beperken tot de eigen verantwoordelijkheid



KSF’s indelen in perspectievenIndicatoren per KSF:

Bestaande of nieuweGoed definiëren (detailfiche)Nieuwe indicatoren uitwerken

Representatief voor een bepaald procesKwaliteit/klantPersoneelsgerelateerdProjecten

TestperiodeIndicatoren uittesten Definities aanpassen



2005: Meten is weten2007: Meten in functie van de

strategieKoppeling KSF’s aan strategische en operationele doelstellingen in de beheersovereenkomstStrategiekaartenGeconsolideerde scorecard voor Directieraad


Organisatie gegevensverzameling

Meeste indicatoren maandelijksGegevens invullen tegen de 7de

Vb. Gegevens februari tegen 7 maart

Per meetpunt een verantwoordelijkeWie de taak of het project uitvoert/opvolgtVeel medewerkers zijn rechtstreeks betrokkenControle op correctheid metingDuiding van de meting

Gegevens niet automatisch inlezenMeetinstrument

2005: aangekochte tool Bizzscore2007: Excel-blad met macro’s

Lappendeken op Intranet


Sturen met Balanced Scorecard

Maandelijks metenMaandelijks bespreken lappendeken

Het dienst- of celhoofd evalueert de situatie via indicatoren en beslist over acties om de werking bij te sturen.Bespreking binnen de dienstRelativeren rode signalenActie noteren voor alle meetpunten met een rood signaalOpeenvolgende rode signalenEén maand tijd om actie te noteren

Actie invullen in het meetinstrumentDienstinstructie


Sturen met Balanced Scorecard

Geconsolideerde scorecard Directieraad (2008)

Selectie indicatoren uit alle scorecardsOpvolging invullen van alle scorecardsAanhoudend rode signalen

Aantal indicatoren die 3 periodes na elkaar rood zijn

Aantal indicatoren die 6 periodes na elkaar rood zijn

Maandelijks opgemaakt (automatisch)Driemaandelijks op Directieraad


Meetinstrument

Excel-werkblad per scorecardTabblad scoresTabblad acties

Invullen scores Vakje wordt groen/oranje/roodScorecard DR: automatisch

ActiesRode score -> actievakje wordt rood Actievakje ingevuld: vakje kleurt lichtblauw

Opvolging Automatische berekening invul% metingenAutomatische berekening invul% actiesOpeenvolgende rode signalen


Meetinstrument


Vragen?

balanced scorecard agentschap voor landbouw en visserij netwerk organisatiebeheersing 11/09/2008

Documents