Instrukcja obsugi

Gliwice padziernik 2010 2

Spis treci 1.Wstp.........................................................................................................6 2.Instalacja....................................................................................................72.1 Instalacja z CD (wersja patna)..................................................................................................7 2.2 Instalacja z pliku pobranego z internetu lub czasopism............................................................7 2.3 Instalacja ...................................................................................................................................8 2.4 Uaktualnienie.............................................................................................................................8 2.5 Instalacja wersji sieciowej.........................................................................................................8

3. Pierwsze kroki- konfiguracja programu.................................................143.1 Ustawienia systemowe.............................................................................................................15 3.1.1 Zakadka Numeracja faktur...............................................................................................16 3.1.2 Zakadka Sprzeda............................................................................................................18 3.1.3 Zakadka Dostawa.............................................................................................................21 3.1.4 Zakadka Rne.................................................................................................................22 3.1.5 Zakadka Wyd. Zew...........................................................................................................25 3.2 Ustawienie nagwka wydruku (dane wasne firmy)..............................................................26 3.3 Ustawienie drukarki fiskalnej .................................................................................................27 3.4 Ustawienie stawek VAT...........................................................................................................28

4. Zaczynamy pracowa z programem.......................................................294.1 Menu Ustawienia.....................................................................................................................30 4.1.1 Ustawienie cennikw............................................................................................................30 4.1.2 Ustawienie jednostek miar....................................................................................................31 4.1.3 Ustawienie patnoci.............................................................................................................31 4.1.4 Ustawienie grup towarowych...............................................................................................32 4.1.5 Ustawienie walut...................................................................................................................33 4.2 Ustawienie listy towarw/usug (ewidencja towarw)............................................................34 4.3 Odbiorcy i dostawcy (ewidencja firm)....................................................................................39 4.3.1 Rabat indywidualny dla firm................................................................................................45 4.4 Przyjmowanie towarw na magazyn.......................................................................................46 4.5 Ustawianie cen w cennikach....................................................................................................46

5. Sprzeda.................................................................................................475.1 Wystawienie faktury sprzeday...............................................................................................47 5.2 Wystawianie paragonu.............................................................................................................52 5.3 Wystawianie faktury eksportowej lub wewntrzunijnej...............................................52 5.4 Wystawianie faktury VAT mara.............................................................................................53 5.4.1 Wskazanie faktury zakupu....................................................................................................54 5.5 Faktury zaliczkowe..................................................................................................................55 5.5.1 Wystawianie faktury zaliczkowej.........................................................................................55 5.5.2 Wystawianie faktury kocowej.............................................................................................55 5.6 Ewidencja sprzeday................................................................................................................56 5.61 Wystawianie duplikatw faktur sprzeday............................................................................57 5.7 Poprawa faktur sprzeday........................................................................................................57 5.8 Korekty dokumentw..............................................................................................................57 5.8.1 Zamiana na faktur...............................................................................................................59 5.9 Ewidencja korekt.....................................................................................................................60 5.10 Rozchd wewntrzny.............................................................................................................60 3

5.10.1 Wystawienie dokumentu rozchodu wewntrznego.............................................................60 5.10.2 Ewidencja rozchodu wewntrznego...................................................................................60 5.11 Wydruk ewidencji i mar sprzeday......................................................................................61 5.12 Faktura Pro Forma.................................................................................................................62 5.13 Sprzeda WZ (Wydanie Zewntrzne)....................................................................................63 5.13.1 Sprzeda WZ.......................................................................................................................63 5.13.2 Wydanie zewntrzne...........................................................................................................63 5.13.3 Tworzenie faktury...............................................................................................................63 5.13.4 Ewidencja WZ....................................................................................................................64 5.13.5 Zwroty WZ.........................................................................................................................65 5.13.6 Ewidencja zwrotw WZ.....................................................................................................65 5.13.7 Eksport wydania zewntrznego..........................................................................................65 5.14 Raporty drukarki fiskalnej.....................................................................................................66

6. Dostawy i Skup......................................................................................666.1.1 Dostawa towaru....................................................................................................................66 6.1.2 Ewidencja dostaw.................................................................................................................68 6.1.3 Korekta i cofnicie faktury dostawy.....................................................................................68 6.1.4 Ewidencja korekt..................................................................................................................68 6.1.5 Poprawa................................................................................................................................68 6.1.6 Wydruk przyjcia..................................................................................................................68 6.1.7 Import Dostawy....................................................................................................................69 6.2 Skup.........................................................................................................................................69 6.2.1 Wystawienie faktury skupu...................................................................................................69 6.2.2 Ewidencja skupu...................................................................................................................71 6.2.3 Poprawa faktury skupu.........................................................................................................71 6.3 Zamwienia.............................................................................................................................71 6.3.1 Wystawienie dokumentu zamwienia...................................................................................71 6.3.2 Ewidencja zamwie............................................................................................................72 6.4 Wydruki zakupw....................................................................................................................72 6.5 Zezwolenia...............................................................................................................................72 6.6 Reklamacje...............................................................................................................................72 6.6.1 Wystaw reklamacj...............................................................................................................72 6.6.2 Zmiana stanu reklamacji.......................................................................................................73 6.6.3 Ewidencja reklamacji............................................................................................................74 6.6.3 Poprawa reklamacji...............................................................................................................74

7. Rozliczenia ............................................................................................757.1 Rozliczenia dostaw..................................................................................................................75 7.1.1 Sprawdzanie stanu spat dla dostaw i skupu.........................................................................75 7.1.2 Ewidencja spat.....................................................................................................................77 7.1.3 Zaliczki.................................................................................................................................79 7.2 Rozliczenia sprzeday..............................................................................................................79 7.2.1 Sprawdzanie stanu spat dla sprzeday.................................................................................79 7.2.2 Ewidencja spat.....................................................................................................................80 7.2.3 Zaliczki.................................................................................................................................80 7.3 Przelewy...................................................................................................................................80 7.3.1 Ustawienia dokumentu przelewu..........................................................................................80 7.3.2 Wystawienie dokumentu przelewu.......................................................................................81 7.4 Kasa.........................................................................................................................................81 7.4.1 Stan kasy...............................................................................................................................81 7.4.2 Wpata do kasy......................................................................................................................82 4

7.4.3 Wypata z kasy......................................................................................................................82 7.4.4 Ewidencja kasy.....................................................................................................................82 7.5 Wystawianie not.......................................................................................................................82 7.5.1 Nota obcieniowa................................................................................................................83 7.5.2 Nota uznaniowa....................................................................................................................83

8. Magazyny...............................................................................................838.1 Stany minimalne......................................................................................................................83 8.2 Inwentaryzacja.........................................................................................................................83 8.3 Ewidencja zmian stanw magazynowych...............................................................................84 8.4 Remanent.................................................................................................................................84

9 Wydruki analityczne ...............................................................................869.1 Wydruk sprzeday ...................................................................................................................86 9.2 Wydruk sprzeday dla firmy....................................................................................................86 9.3 Wykresy sprzeday .................................................................................................................87 9.4 Ewidencja zakupw towaru.....................................................................................................88

10. Obsuga karty punktowej......................................................................8810.1 Wprowadzenie nowej karty do systemu................................................................................88 10.2 Ewidencja punktw................................................................................................................89 10.3 Ustawienia patnoci..............................................................................................................89 10.4 Ustawienie punktw..............................................................................................................90 10.5 Ustaw punkty pobrania..........................................................................................................91 10.6 Pobranie punktw z karty......................................................................................................91 10.7 Ewidencja pobra punktw ..................................................................................................92 10.8 Awaryjne dodawanie punktw...............................................................................................93 10.9 Kasowanie karty....................................................................................................................93

11. Wydruki................................................................................................9311.1 Obsuga podgldu wydruku...................................................................................................93 11.2 Komponowanie wygldu wydrukw.....................................................................................94 11.3 Dodanie graficznego logo na wydruki...................................................................................98 11.4 Informacje szczegowe na temat wydrukw........................................................................98 11.41 Faktura sprzeday oraz RR..................................................................................................98 11.42 Ewidencja sprzeday .........................................................................................................101 11.42 Przesunicie magazynowe.................................................................................................101 11.5 Wydruki na kopercie............................................................................................................102

12.Uytkownicy.......................................................................................102 13. Bdy..................................................................................................105 14. Archiwizacja danych..........................................................................105 15. Uwagi kocowe..................................................................................106 16. Rejestracja programu..........................................................................107

5

1.WstpProgram MR_FAKTURY_PRO jest zaawansowanym programem do wystawiania faktur VAT i rachunkw uproszczonych dla przedsibiorcw i rolnikw. Posiada rwnie mechanizmy sprawdzajce terminowo spat faktur. Program posiada moliwo wystawiania paragonw, ewidencj zamwie, towarw, firm, stanu magazynu i innych. Program jest zbudowany w oparciu o nowoczesn i bezawaryjn baz danych NexusDB opart o mechanizmy transakcji, co zapewnia pewne i bezpieczne przechowywanie informacji. Do wydrukw stosowany jest system FastReport umoliwiajcy bardzo elastyczne i proste moliwoci samodzielnego ich poprawiania. Program moe znale zastosowanie w firmach handlowych i usugowych, rwnie tych prowadzcych dziaalno magazynow. Program wystpuje w dwch wersjach, darmowej i komercyjnej. Wersja darmowa posiada znaczne ograniczenia, aby uzyska pen funkcjonalno programu naley zakupi wersj pen. Jak to zrobi i jakie to przynosi korzyci opisane zostao w rozdziale Rejestracja Uwaga! Podrcznik ten dotyczy take czciowo programu MR_FAKTURY oraz MR_FAKTURY_START. Jednak wiele opcji w tych dwch programach jest niedostpnych. Wszelkie uwagi, propozycje zmian i dodatkw, a take zauwaonych bdw prosz przesya na adres : poczta@fakturyok.pl Minimalne wymagania sprztowe: system operacyjny Windows 2000 lub nowszy (zalecany Windows XP, Vista lub windows 7) wersja 2.4 pracuje take z Windows 98 lub nowszym. moliwa praca z systemem Linux z wykorzystaniem boblioteki Wine procesor Pentium 166 MMX lub lepszy pami zgodnie z zaleceniami Microsoft dla danego systemu min. 12 MB wolnego miejsca na twardym dysku Karta graficzna SVGA, rozdzielczo min. 800 x 600 Producent: MR_Flash 44-100 Gliwice ul. Chorzowska 9/17 Tel.: 0 502 107 188 gg 4252839 Skype mr_flash14 Zalecamy przeczytanie lub choby przegldnicie tej instrukcji przed pierwszym uyciem programu, przyspieszy to znacznie proces uczenia si obsugi i w peni zaznajomi z opcjami i moliwociami naszego produktu.

6

2.Instalacja2.1 Instalacja z CD (wersja patna)Po woeniu CD instalacyjnego do stacji pokae si nam nastpujce okno:

I tu dla zainstalowania programu naley wybra pierwsz opcj. Jeli posiadamy wersj programu do 1.67 jest ona obsugiwana przez inn baz danych i do jej aktualizacji zosta stworzony program transfer. Przed jego uruchomieniem naley skopiowa cay katalog z programem i danymi w inne miejsce na dysku, eby w razie niepowodzenia mona byo powrci do starej wersji. Po uruchomieniu programu transfer instalator zayczy sobie kodw licencji, ktre naley wpisa dokadnie tak jak jest to napisane na licencji. Nie mona zmieni adnego znaku w uytkowniku, adresie czy kodzie. Po dokonaniu transferu bdziemy mieli dwa katalogi. Jeden z kocwk _1.67 gdzie bdzie znajdowaa si wersja programu 1.67 i ktr po sprawdzeniu e waciwa wersja pracuje poprawnie mona usun lub lepiej zarchiwizowa. Po transferze program naley koniecznie uaktualni do najnowszej wersji, bez uruchamiania programu. Uruchamiamy wtedy instalatora. Po tym pokae si nam waciwy instalator opisany w dalszej czci instrukcji (2.3)

2.2 Instalacja z pliku pobranego z internetu lub czasopismProgram w najnowszej wersji jest zawsze dostpny na stronie www.fakturyok.pl W nazwie jego instalatora zawsze wystpuje numer wersji np instalator_2.42.exe Zawsze najnowsza wersja programu znajduje si na stronie take najlepiej uywa wasnie tej wersji. Wany jest numer wersji 7

a take data wersji. Na og w razie problemw z programem dobrze jest sign na stron i uaktualni program do najnowszej wersji. Program instalacyjny rozpakuje si w katalogu c:\tmp_mfp. W razie problemw z instalacj naley sprawdzi czy mamy dostp do dysku C. Ten katalog moe zosta po instalacji usunity. Po rozpakowaniu program instalacyjny si automatycznie uruchomi.

2.3 Instalacja

W tym okienku mona wybra katalog docelowy, w ktrym program zostanie umieszczony. Jeli katalog nie istnieje, naley potwierdzi jego utworzenie. Mona rwnie zrezygnowa z tworzenia skrtu na Pulpicie i w Menu Start. Opcja Kasuj pliki tymczasowe wykasuje tymczasowe pliki jakie s tworzone podczas instalacji programu. Jeeli instalujemy program pierwszy raz, naley nacisn przycisk Instaluj. Program instaluje si standardowo w wersji prbnej, umoliwiajcej pen prac przez 90 dni od chwili zainstalowania. Po tym terminie naley program albo zarejestrowa albo skasowa (wystarczy skasowa katalog z programem) Jeli posiadamy licencj to program naley od razu zarejestrowa.

2.4 UaktualnienieW przypadku, gdy program by ju zainstalowany, i chcemy wykona jego aktualizacj, naciskamy przycisk Uaktualnij. Przed naciniciem tego przycisku naley poda katalog, w ktrym program si znajduje. Koniecznie naley wykona kopi caego katalogu dotychczas uywanego programu, aby w razie jakiej awarii podczas aktualizacji mona byo powrci do poprzedniej wersji. Moemy w ten sposb jednak uaktualnia tylko wersje od 2.00 i nowsze. Aktualizacja programu jest moliwa tylko dla wersji dla ktrych wana jest licencja aktualizacyjna. Licencja ta obowizuje przez rok od chwili zakupu programu bd uaktualnienia. Przy czym wana jest data wydania danej wersji a nie data aktualna poprawek do tej wersji.

2.5 Instalacja wersji sieciowejProgram MR_FAKTURY_PRO istnieje take w wersji sieciowej. Instalacja takiej wersji jest stosunkowo prosta. Po uruchomieniu instalatora pokae si nam nastpujcy widok 8

Dziki temu instalatorowi moemy zainstalowa zarwno klienta programu MR_FAKTURY_PRO jak i program serwera razem z bazami danych. Najlepiej zacz od instalacji serwera i baz danych. W tym celu naley nacisn przycisk Ustawienie bazy. Pokae si nam nastpujcy widok instalatora.

9

Uwaga : Instalacj serwera najlepiej wykonywa na uytkowniku Administrator lub jego odpowiedniku. Jako e serwer bdzie zainstalowany jako tzw. serwis musimy poda uytkownika oraz haso na jakim ten serwis zostanie zainstalowany. Moe to by uytkownik Administrator albo uytkownik specjalnie stworzony do tego celu. Tu jako przykad wprowadzono uytkownika nexus ale moe to by dowolnie przez nas wymylona nazwa i haso. Jeli uyjemy nazwy uytkownika istniejcego w systemie to naley poda prawidowe odpowiadajce mu haso. W przypadku kiedy uytkownik nie istnieje w systemie jego konto zostanie utworzone i przydzielone zostan mu uprawnienia do katalogu gdzie zosta zainstalowany program. Dodatkowo musimy poda to katalog gdzie bdzie zainstalowany serwer wraz z danymi. Na tym komputerze oraz na komputerach w sieci musi by uruchomiony protok TCP/IP Program Serwera musi by instalowany na komputerze z Windows 2000 lub XP lub Vista lub Windows 7 z systemem plikw NTFS, jako zdecydowanie bardziej bezpieczny ni FAT. Po naciniciu przycisku Instaluj program zayczy sobie podania licencji, ktr najlepiej jest wklei z otrzymanego maila lub wpisa go naley z licencji dokadnie tak jak jest tam napisane. Uytkownik, adres, kod1 i kod2 bez jakichkolwiek zmian. Wane s take due i mae litery oraz znaki odstpu midzy nimi. Jeli jest instalowany serwer to moemy zrezygnowa z wpisywania licencji i zrobi to moemy pniej. Potem nastpuje instalacja serwera. Po zakoczeniu tej instalacji musimy ustawi serwer. Jest to stosunkowo proste i atwe do zrobienia. W prawym dolnym rogu ekranu tam gdzie system wywietla godzin powinna znajdowa si ikonka

Zielona kropka oznacza e serwer jest wczony i pracuje. Czerwona kropka oznacza e serwer nie pracuje. Teraz naley ustawi serwer. Robimy to poprzez kliknicie na ikonk serwera. Pokae si nam wwczas taki widok.

10

W pierwszej kolejnoci musimy ustawi tzw. alias bazy danej to znaczy informacj dla serwera w jakim katalogu znajduje si baza danych o konkretnej nazwie. Baza danych nazywa si mr_sklep a katalog jest taki, jaki napisalimy podczas instalacji plus podkatalog DANE. Np. wybralimy katalog C:\MR_FAKTURY_SERVER to naley wpisa C:\MR_FAKTURY_SERVER\DANE Nazw aliasa ( mr_sklep ) wpisujemy do okienka oznaczonego Name a katalog wpisujemy do okienka oznaczonego Path Po czym naciskamy klawisz oznaczony Add Alias (dodaj). Klawiszem Save Changes (uaktualnij zmiany) Zapisujemy zmiany na stae. W przypadku zmiany katalogu gdzie zainstalowany jest serwer cieka do katalogu alias take musi by zmieniona. Generalnie serwer i katalog z programem moe by przenoszony nawet z komputera na komputer naley tylko pamita o prawidowym ustawieniu aliasa i jego nazwa musi by ustawiona na mr_sklep. Teraz moemy wyczy niepotrzebne protokoy transmisji oprcz TCP/IPv4

11

Wyczamy te protokoy poprzez kliknicie na nazw protokou po lewej stronie gdzie wywietlany jest w kolorze zielonym kiedy jest aktywny. Kliknicie na nazw protokou powoduje pokazanie strony gdzie pole Active (aktywny) jest zaznaczone odznaczenie tego pola a potem przyciniecie przycisku Save Changes (Zapisz zmiany) Spowoduje to, e dany protok zostanie wyczony i bdzie wywietlony na czerwono. W okienku Server Engine moemy ustawi dwie rzeczy. Ale eby cokolwiek ustawi w tym okienku naley najpierw wyczy silnik serwera czyli odznaczy opcj Active (aktywny). A potem zaznaczy opcj ForceFailSafe i jeli wczylimy opcj logowania podczas instalacji kocwek wwczas naley wczy opcj IsSecure Ta opcja zabezpiecza serwer przed nieuprawnionym dostpem innymi narzdziami ni program MR_FAKTURY_PRO. Bardzo zalecane gdy serwer jest ustawiony na komputerze posiadajcym zewntrzny numer IP. Wymaga on wwczas logowania do zmiany ustawie i nie mona dosta si do baz danych na nim bez podania uytkownika i hasa. Uytkownicy i hasa s niezaleni od programu MR_FAKTURY_PRO.

12

Tylko w przypadku ustawienia opcji Secure Server musimy wej do okienka Users

Musimy tu ustawi uytkownika (uytkownikw) i odpowiednie hasa. W zasadzie to wystarczy ustawi jednego uytkownika. W tym przypadku ustawilimy uytkownika admin i odpowiednie haso. Uytkownik ten musi mie wszystkie uprawnienia zaznaczone. Jako e na kocwce uytkownik i haso jest szyfrowane moemy posuy si hasem administratora take na kocwkach. Tu zdefiniowano uytkownika Admin Tokens (uprawnienia) ARW A- uprawnienia administracyjne R- uprawnienia do odczytu W uprawnienia do zapisu. Aby te uprawnienia 13

wprowadzi w okienko Tokens naley wpisa ARW Password (haso) moe by dowolny. Instalacja kocwki Po uruchomieniu instalatora wybieramy numer kasy (numer komputera) a take wpisujemy numer IP serwera. Moemy take wybra sobie katalog gdzie zostanie zainstalowany program. IP serwera moemy zobaczy korzystajc ze zlecenia IPCONFIG. Aby wykona to zlecenie wybieramy w windowsach na naszym serwerze menu Start -> Programy -> Akcesoria -> Wiersz polecenia. I tu piszemy IPCONFIG . Pokae si nam szereg parametrw. Szukany przez nas numer znajduje si na pocztku zatytuowany adres IPV4 a po nim nastpuje adres IP. W przypadku ustawienia bezpiecznego serwera musimy zaznaczy opcj wcz przy opcji Dodatkowe automatyczne logowanie do serwera. Pojawi si nam okienko z uytkownikiem i hasem do wpisania. Musimy wpisa tam tego samego uytkownika i haso, ktre zdefiniowalimy przy ustawianiu serwera. Dziki temu nawet gdy w programie MR_FAKTURY_PRO nie zdefiniowalimy systemu hase nikt inny za pomoc innych programw narzdziowych nie bdzie mg dosta si do serwera bez podania uytkownika i hasa.

3. Pierwsze kroki- konfiguracja programu.Przy pierwszym uruchomieniu programu ( bezporednio po instalacji) program zgosi i Musisz ustawi nagwek swojej firmy dla wydrukw .Co naley tam wpisa zostao to opisane w rozdziale 3.2 Program take spyta Czy bdziesz uywa magazynw (stany magazynowe) ? Jeli chcemy by program automatycznie ciga towary ze stanw przy sprzeday to naley odpowiedzie twierdzco. Jeli uywamy programu tylko do obsugi usug to wybieramy opcj nie. Obsug magazynu mona zawsze wczy lub wyczy za pomoc ustawie systemowych. Po zaadowaniu programu ukae si gwny ekran roboczy:

14

Na grze okna s widoczne dwa paski pasek menu i pasek ikon. Pasek ikon suy do szybszego dostpu do najczciej uywanych funkcji. Zakoczy prac z programem mona przez wybranie z menu pozycji Koniec lub naciskajc klawisze Alt- F4.

3.1 Ustawienia systemowePrzed przystpieniem do jakichkolwiek czynnoci naley zarejestrowa program o ile zakupilimy licencj. Dziki temu dostpne bd wszystkie opcje programu. Jak to zrobi opisano w rozdziale 16. W pierwszej kolejnoci naley ustawi parametry pracy programu, aby to zrobi naley wybra z menu pozycj Administracja Ustawienia systemowe Ukae si

U gry okna znajduj si zakadki, dziki ktrym moemy si porusza po poszczeglnych dziaach konfiguracji. Gdy konfigurujemy program po raz pierwszy naley nacisn przycisk Nowy Rok znajdujcy si u dou okienka, spowoduje to zapamitanie aktualnego roku, dziki czemu program przypomni o wyzerowaniu licznikw, gdy nadejdzie rok nastpny.

15

3.1.1 Zakadka Numeracja fakturW tym panelu wywietlana jest aktualna numeracja dokumentw wykorzystywanych w programie. Jeli zamierzamy drukowa dokumenty tylko za pomoc tego programu to tutaj mona ustali sposb ich numeracji, program bdzie odpowiednio numerowa kolejne dokumenty. Jeli natomiast zrezygnujemy z opcji automatycznego numerowania, to przy kadym dokumencie bdziemy mogli sami ustali numer i jego format. Program z zasady automatycznie numeruje dokumenty w cyklu rocznym. Ale mona take wczy mu numeracj miesiczn. Wtedy co miesic pierwszy dany dokument bdzie si zaczyna od numeru 1. Aby to wczy naley zaznaczy opcj Ustaw miesiczn numeracj. Pocztkowo wszystkie wartoci ustawione s, na 0, co oznacza, e pierwszy wystawiony dokument (faktura, paragon, KP, itd.) bdzie mia numer 1. Jeli chcemy to zmieni, naley klikn na opis danego dokumentu. Np jeli chcemy zmieni ustawienia numeru faktury VAT to musimy klikn na napis Numer faktury. Pokae nam si nastpujce okno:

W pole Numer faktury moemy wpisa pocztkowe wartoci dla numerowania dokumentw wystawianych przez program, naley pamita, e wpisujemy zawsze numer o 1 mniejszy ni numer wystawianej faktury. Na przykad, gdy zamierzamy wystawi faktur o numerze 55, to w tym oknie naley wpisa 54. Poniej po lewej stronie wczamy/wyczamy take opcj num. autom, jeli okienko jest zaznaczone, wwczas program automatycznie numeruje wystawiane dokumenty ( nadaje im kolejne numery), w przeciwnym wypadku uytkownik sam wprowadza numer przy wystawianiu dokumentu. Na rodku okienka widoczny jest format numeru, wedug tego formatu numer dokumentu bdzie umieszczany na wydruku. Dla kadej pozycji (faktura, paragon, KP, itd.) moemy ustali ten format oddzielnie. Aby ustali format numeru dla danego dokumentu naley klikn na przycisk ustaw, ukae si nam nastpujce okno:

16

Na samej grze widoczny jest aktualny format numeru i tutaj te mona dokona jego edycji. S dostpne dwa przygotowane schematy, ale uytkownik moe sam zdefiniowa wasny format. Te gotowe schematy to: numer/rok wwczas na wydrukach pojawi si np. 123/2003 numer/miesic/rok - wwczas na wydrukach pojawi si np. 123/10/2003

Jeli chcemy skorzysta z jednego z dwch gotowych schematw, naley go wybra, po czym nacisn przycisk Ustaw aut. Do zdefiniowania wasnego formatu su podane u dou symbole, zastpowane potem przez odpowiednie wartoci. I tak: #n zastpowany jest przez numer dokumentu #m zastpowany jest przez numer aktualnego miesica #r2 zastpowany jest przez dwie ostatnie cyfry aktualnego roku #r4 zastpowany jest przez cztery cyfry aktualnego roku

Dziki odpowiedniej ich konfiguracji mona uzyska dany format. Aby sprawdzi okrelony format naley wpisa go do niszego okienka i nacisn Sprawd. Przykady formatw: #n AE\#m\#r2 - na wydrukach np. 23 AE\05\03 FV nr #n \ #m \ #r4 - na wydrukach np. FV nr 23 \ 05 \ 2003 #n - m.#m - r.#r4 na wydrukach np. 23 - m.05 - r.2003

Aby zatwierdzi wybrany format naley nacisn przycisk Zapisz, w przeciwnym wypadkuRezygnuj

17

3.1.2 Zakadka SprzedaW tej zakadce mamy nastpujce opcje:

Wystawiaj faktury sprzeday RR, gdy jest wczona moliwe jest wystawianie faktur

dla rolnikw ryczatowych, jeli nie jest to wymagane naley t opcj wyczy.

Dod. tow. podczas sprzeday umoliwia dodanie towaru bd usugi podczas

wystawiania faktury. Jeli ta opcja jest wyczona, to dodanie towaru lub usugi moliwe jest poprzez pozycje w menu Zestawienia Towary/Usugi

Edycja cen w trakcie sprzeday, jeli wczona, umoliwia zmian ceny w trakcie

sprzeday towaru lub usugi.

Ceny bierz z cennika, jeli wczona, uytkownik nie bdzie mia moliwoci zmiany

cen podczas wystawiania rachunku lub faktury. Ceny bd automatycznie pobierane z cennika. Jeli opcj jest wyczona uytkownik sam musi wprowadzi ceny wszystkich sprzedawanych towarw/usug.

Sprzeda krajowa w walucie, - Wczenie tej opcji umoliwia wystawianie faktur

krajowych w walucie. Musi by jednak ustawiona waluta w menu Ustawienia-Waluty

Inny nabywca i patnik w sprzeday , jeli w firmie moe wystpi sytuacja, e

nabywa i patnik to dwie rne firmy/osoby, wczenie tej opcji umoliwia wpisanie tego na faktur. Na fakturze po stronie kupujcego pojawia si zarwno nabywca jak i patnik.

Uywam faktury eksportowej opcja przeznaczona jest dla firm, ktre wystawiaj

faktury eksportowe. Wcza si wwczas menu z moliwoci wystawienia takiej faktury.

18

Razem numeracja fak. i fak. export powoduje, e faktury zwyke i eksportowe maj

cig i t sam numeracj. W przypadku nie zaznaczenia tej opcji faktury eksportowe i zwyke bd miay odrbn numeracj.

Osobna numeracja faktur VAT UE powoduje, e wystawiane faktury VAT tzw.

wewntrzunijne bd posiaday osobn numeracj niezalenie od faktur VAT i faktur eksportowych. W przypadku nie zaznaczenia tej opcji faktury te posiadaj wspln numeracj z fakturami VAT.

Moliwo rabatw ustawianych dla pozycji umoliwia wystawianie faktur gdzie

rabat udzielany jest dla kadej pozycji osobno. Moemy take ustali gwny rabat dla caej faktury i odpowiednio modyfikowa rabaty dla poszczeglnych pozycji faktury. Po wczeniu tej opcji dla danej faktury nie naley zmienia jej na rabat oglny.

Wcz rabaty indywidualne dla firm umoliwia indywidualne i atwe ksztatowanie

rabatw dla danej firmy zarwno dla danej grupy towarowej jak i poszczeglnych towarw/usug w danej grupie. Patrz ustawienie danych firmy, rozdzia 4.3.

Licz VAT z sum netto po zaznaczeniu tej opcji VAT liczony jest w nastpujcy sposb

liczona jest suma netto dla danej stawki VAT, po czym jest obliczany VAT na podstawie sumy netto danej stawki, jeli ta opcja jest wyczona VAT liczony jest tradycyjnie dla kadej linii sprzeday. Opcja ta dziaa tylko dla faktur liczonych od kwot netto.

Nazwa firmy obsugujcej karty kredytowe mona wybra firm, ktra obsuguje

przyjmowane przez nas karty kredytowe. Jeli tak zrobimy i mamy wczon obsug dugw to dug z paragonu lub faktury bdzie zaliczany do tej wanie firmy przy sprzeday na kart kredytow. Jeli nie chcemy aby tak si dziao wystarczy nie wpisywa tam adnej firmy i ten dug nie bdzie rozliczany.

VAT licz od ceny jednostkowej towaru/usugi opcja ma wpyw na ustaleniu VAT-u

dla faktur paragonw liczonych od wartoci brutto. Jeli opcja ta jest wczona to program liczy VAT od wartoci jednostkowej brutto i nastpnie mnoy t warto przez ilo towarw/usug, aby otrzyma VAT cakowity do zapacenia. Dla wikszoci przypadkw ta opcja nie powinna by zaznaczona.

Uywam kategorii w sprzeday wczenie tej opcji spowoduje e bdzie moliwe

przypisanie pewnej cechy do danej faktury. Jest to przydatne w automatycznym ksigowaniu faktur. Dodatkowy program do MR_FAKTURY_PRO umoliwia eksport faktur do postaci tekstowej co moe by przejte przez programy ksigowe. Dziki tej kategorii faktura moe by automatycznie zaksigowana.

Uywam faktury VAT mara opcja ta powinna by wczona jeli uytkownik uywa

faktur VAT mara. (Biura turystyczne itp)

Faktury VAT wystawiane wg wartoci tutaj uytkownik ma wpyw na sposb

wystawiania faktur: - opcja netto warto faktury liczona jest jako cena netto * ilo = warto netto, i na podstawie tej wartoci obliczany jest podatek VAT, i po dodaniu go do wartoci netto otrzymujemy warto brutto. - opcja netto-osoby fizyczne ->brutto dla osb fizycznych liczona jest warto brutto, dla firm warto netto, jest to najwygodniejsza opcja. - opcja brutto - wszystkie dokumenty wystawiane s wg wartoci brutto tj. cena brutto * ilo = warto brutto, i z tego obliczany jest podatek i 19

warto netto. Uwaga! Paragony zawsze s wprowadzane wg wartoci brutto gdy drukarki i kasy fiskalne wystawiaj w ten sposb paragony.

Wydruk sumy sownie - w tej opcji mona okreli, w jakim formacie bd drukowane

grosze w sumach, s dostpne dwie moliwoci:Wydruk sumy groszy peny

wwczas na wydrukach grosze bd drukowane w penej postaci, np. dwadziecia dwa grosze. Suma groszy uamkowo wwczas grosze bd drukowane jako uamek zotwki, np. 22/100.

Drukuj paragony podczas sprzeday ta opcja umoliwia druk paragonw.

Normalnie nie jest uywana, gdy druk paragonw zapewniaj kasa lub drukarka fiskalna.

Drukuj form patnoci z nazwy, jeli opcja jest wybrana, to na wydruku faktury

forma patnoci drukowana jest wedug tego, co jest wpisane w nazwie formy patnoci. Jeli opcja jest odznaczona to forma patnoci drukowana jest wedug tego, co zapisane jest w rodzaju patnoci.

Druk przeterminowa wybranie tej opcji spowoduje wydruk na fakturze faktur

przeterminowanych t.j. takich, ktre nie zostay jeszcze zapacone w terminie.

Forma wydruku tutaj uytkownik moe wybra tryb wydruku faktur:

drukowany jest orygina i wybrana liczba kopii, opcja przydatna w przypadku stosowania drukarek atramentowych i laserowych. Bez napisu (wydruk jednokrotny) faktura jest drukowana tylko raz, opcja przydatna przy wydrukach na drukarkach igowych oraz w przypadku dodrukowywania pojedynczych faktur. Oryg./kopia powoduje jednokrotny druk faktury z napisem ORYGINA/KOPIA.Orygina i n kopii

Poka reszt dla patnoci gotwkowej wybranie tej opcji spowoduje kadorazowo

pokazanie si okienka gdzie moemy wpisa kwot otrzyman przy patnoci gotwkowej i dowiedzie si ile naley z tej kwoty wyda klientowi. Wystawiaj paragony dla wszystkich faktur sprzeday Nie jest to zalecana opcja gdy powoduje ona, e wszystkie faktury dla osb fizycznych i dla osb prawnych musz by wystawiane wg wartoci brutto. Ponadto niepotrzebnie zwikszaj ilo dokumentw i zwiksza ilo pracy do kopii faktur musz by podpinane paragony.Zezwalaj na faktury o wartoci zero wybranie tej opcji spowoduje moliwo

wystawienia faktury, ktrej warto wynosi zero.

20

3.1.3 Zakadka DostawaW tej zakadce mamy nastpujce opcje:

Uywam magazynu (stany magazynowe) , jeli wczona, umoliwia ledzenie

stanw magazynowych. Opcja ta musi by wczona jeli uywamy jednego magazynu bd wielu magazynw.

Uywam wielu magazynw

Jeli uywamy wielu magazynw to ta opcja musi by wczona i opcja poprzednia Uywam magazynu. wprowadzenia daty wanoci lub numeru seryjnego towaru przy przyjmowaniu faktury. Moe to by uyteczna opcja dla niektrych grup towarw, np. lekw. Przy drukowaniu faktur sprzeday daty wanoci lub numery seryjne s automatycznie drukowane. Opcja dziaa wycznie, gdy jest wczona rwnie opcja Uywam magazynw

Uywam daty wanoci lub numeru seryjnego wczenie tej opcji daje moliwo

Drukuj skup bez podgldu, jeli jest zaznaczona, to faktura jest wysyana bezporednio

do drukarki, w przeciwnym wypadku uytkownik przed drukowaniem moe zobaczy podgld faktury, czyli jak ona bdzie wygldaa po wydrukowaniu.

Faktury skupu wg wartoci podobnie jak w wyej opisanej zakadce Sprzeda, tutaj

uytkownik ma wpyw na sposb wystawiania faktur.

Wcz wystawianie faktur z stanami zerowymi... Opcja ta pozwala nam na

wystawianie faktur przy braku towaru na magazynie. Przy pniejszej dostawie mona poprzez menu Sprzeda -> sprzeda magazyn uporzdkowa ca sytuacj

Przyjcie dostawy w walucie Po wczeniu tej opcji moliwe jest drukowanie

21

przyjcia dostawy w walucie i z po wskazanym kursie.

Drukuj faktury dostawy Moliwe jest drukowanie faktur dostawy

3.1.4 Zakadka Rne

W tej zakadce mamy nastpujce opcje: Wcz obsug dugw wczenie tej opcji powoduje, e wszystkie transakcje terminowe s zapisywane do specjalnej bazy. Umoliwia to ledzenie spat penych lub czstkowych, wystawia ponaglenia, itp.

Obsuga dugw dla paragonw Paragony mog mie wwczas przypisanego patnika

i mona wstawi im termin patnoci. Taki paragon pojawi si w zestawieniu dugw dla danego patnika. Jeli opcja ta jest wyczona a wystawiamy paragon z odroczon patnoci wwczas nie pojawi si ten dug w zestawieniu dugw jakiegokolwiek patnika.

Nie uywam drukarki fiskalnej, jeli wczona, program nie bdzie ustawia nazw dla

drukarek fiskalnych, nie pojawi si take w menu moliwo zdefiniowania kasy. Jeli zamierzamy uywa drukarki fiskalnej to opcja ta powinna by wyczona. Dla uytkownikw nie zarejestrowanych opcja jest wczona na stae.

Nie uywam symboli w opisie towarw/usug powinna by zaznaczona, jeli nie

uywamy symboli w opisie towarw/usug. W sprzeday hurtowej lub sklepowej opcja ta 22

raczej nie powinna by zaznaczana, bo na og firmy takie uywaj do sprzeday wasnych symboli dla towarw. Gdy towarw lub usug jest niewiele, lub gdyby posugiwanie si symbolami byo kopotliwe warto wwczas zaznaczy t opcje. W takim wypadku program sam nadaje symbol dla danego towaru: s$n, gdzie n jest numerem wstawianego towaru/usugi.

Obsuga nazw towarw/usug powyej 70 znakw opcja, jeli wczona,

umoliwia dokadniejsze opisywanie towarw/usug. Opis moe by w zasadzie nieograniczonej dugoci.

Wcz rejestracj gotwki do kasy suy ledzeniu przepywu gotwki przez kas.

Obecnie nie posiada zbyt wiele opcji, ale bdzie systematycznie rozbudowywana. Wszystkie transakcje gotwkowe s rejestrowane przez program i mona je obejrze w Rozliczenia Kasa Ewidencja.

Wcz uywanie opakowa zwrotnych umoliwia ledzenie gdzie w danej chwili

znajduj si opakowania zwrotne wasne i obce.

Wcz podanie odbierajcego umoliwia pytanie programu o odbierajcego faktur.

Na fakturze jeli ma by drukowane imi i nazwisko odbierajcego powinien pokaza si symbol [nazwisko_odbierajacego]

Nazwa firmy do rozchodu wewntrznego opcja umoliwia ustawienie nazwy firmy,

na ktr bd wystawianie dokumenty rozchodu wewntrznego. Dane firmy naley wprowadzi do ewidencji firm ( jak to zrobi patrz rozdzia 4.3), a nastpnie wybra j przez przycisk Ustaw.

Uycie czytnika kodw kreskowych - umoliwia nam uywanie czytnikw kodw

kreskowych, ktrych zasada dziaania oparta jest na symulacji klawiatury. Przy wprowadzaniu kodu towaru program czeka a zostanie wprowadzony znak nowej linii. Dopiero wtedy poszukuje danego towaru. Dla wersji sieciowych naley dodatkowo ustawi uywanie czytnika na danej kasie.

Daty bierz z systemu jeli to moliwe opcja ta uniemoliwia zmian daty sprzeday

oraz wystawienia faktur. Jest ona przydatna w przypadku gdy chcemy ograniczy pracownikowi moliwoci zmiany dat w wystawianych dokumentach.

Uywam drukarki igowej

po zaznaczeniu tej opcji program drukuje na drukarce igowej w trybie bezporednim z nie w trybie graficznym co znaczco przyspiesza wydruki.

Numer rejestracyjny na fakturze

po zaznaczeniu tej opcji na fakturze bdzie wstawiany numer rejestracyjny. Opcja ta jest przeznaczona dla stacji benzynowych. Jednak aby ten numer si wywietla na fakturze musi by symbol [rejestracja] tyczy si to faktury eksportowej

Numer rejestracyjny na fakturze eksportowej wszystko jak pozycja poprzednia ale Model zmianowy

po zaznaczeniu tej opcji bdzie obowizywa zmianowy model rozliczania sprzeday (przydatne tam gdzie rozliczana jest zmiana a nie konkretna kasa) Najczciej wystpuje to np. Na stacjach benzynowych gdzie zmiana pracuje np. 12 godzin i pniej przychodzi nastpna zmiana.

Uycie kart punktowych - Ta opcja jest przydatna w przypadku gdy firma prowadzi

kampani promocyjn dla sprzeday swoich towarw. Przy sprzeday klienci mog korzysta z kart punktowych aby zbiera punkty dziki ktrym mog np. otrzymywa 23

jakie towary. Opisane jest to w rozdziale 10.

W korektach drukuj tylko zmiany wczenie tej opcji spowoduje, e na fakturach

korekcyjnych bd drukowane tylko te pozycje, ktre ulegy zmianie.

Wcz przeszukiwanie wedug fragmentu, jeli wczona, umoliwia wyszukiwanie

towarw podajc jedynie fragment szukanej nazwy. Jest to pomocne przy wikszej iloci towarw i problemw z wyszukiwaniem.

Na fakturze w podsumowaniu drukuj tylko niezerowe stawki VAT w przypadku

zaznaczenia tej opcji na fakturze w podsumowaniu nie bd drukowane zerowe kwotowo stawki VAT.

Wcz moliwo indywidualnego ustawienia towaru usugi, jeeli ta opcja jest

wczona, program pozwala nam na indywidualne ustawienie nazwy towaru usugi dla kadej pozycji. Np. wykonujemy usugi, ktre za kadym razem wymagaj ustawienia innej treci opisu usugi. Wtedy moemy skorzysta z tej opcji. Nie przybywa nam wtedy iloci usug w ich ewidencji. Wybieramy za kadym razem dan usug np. mycie okien a szczegy moemy dopisa w opisie dodatkowym.

Pamitaj faktury pro forma, jeli wczona, powoduje, e faktury typu pro forma s

pamitane przez program. Mona, zatem sign do nich i wydrukowa je z ewidencji.

Ustaw walut wydania w programie istnieje moliwo przyjmowania gotwki innej

ni zoty. W tej opcji istnieje moliwo ustawienia w jakiej walucie lub walutach bdzie wydawana reszta. Moemy sobie ustawi e bd to np tylko zotwki ale te moemy ustawi e bd to zotwki i euro.

Wcz obsug zezwole dla firm - jeli wczona to aby wystawi faktur terminow

lub WZ-k kredytow firma musi mie na to zezwolenie. Opcja przydatna w przypadku zatrudniania pracownikw, ktrzy sami nie powinni decydowa, ktra firma moe uzyska takie uprawnienia.

Zezwalaj na edycje podczas podgldu wydruku, jeli wczona, to moliwa jest

edycja dokumentw wtedy, gdy wczony jest podgld wydruku. Po klikniciu na podgldzie na ikonk edycji uruchamia si Projektant opisany w rozdziale 9.

Po ostatniej pozycji sprzeday wyjd z zapisem po wczeniu tej opcji po

naciniciu klawisza przy ostatniej pozycji przy wprowadzaniu iloci i ceny towaru nastpi automatyczne zapisanie tej pozycji sprzeday i wyjcie do okienka gwnego sprzeday.

Poniej tej liczby uywaj pomocniczego formatu wydruku dla sprzeday - jeli

podamy liczb wiksz od zera program wybierze format wydruku sprzeday, ktry bdzie drukowa zarwno orygina jak i kopi na jednej kartce.

Numer portu kolektora danych Podajemy numer portu na ktrym pracuje kolektor

danych jeli jest uywany.

Przy uruchomieniu sprawdzaj czy jest nowa wersja opcja ta sprawdza co 7 dni czy

pojawia si nowa wersja programu. Przy czym program potrafi pokaza nie tylko nowe numery wersji ale te wersje rnice si tylko dat w ktrych na og publikowane s drobne poprawki do programu. Gdy nie mamy internetu lub gdy opcja nie jest wczona operacja ta nie jest wykonywana.

24

Uywam wielu formatw wydruku Opcja ta umoliwia uywanie wielu formatw

wydruku np formatw faktur gdzie moemy uywa faktur sprzeday z rabatem, bd z zdefiniowanym przelewem w zalenoci od potrzeb. Opcja ta jest waczona automatycznie dla formatw wydrukw na kopercie.

Do uytku poza Polsk opcja ta powinna pozosta niezaznaczona. W przypadku jej

zaznaczenia pewne opcje nie bd dziaay.

3.1.5 Zakadka Wyd. Zew.

Cen dla wydania zewntrznego pobieraj z ceny dostawy Po zaznaczeniu cena

bdzie nie pobierana z cennika tylko z konkretnej dostawy z ktrej cigany jest towar.

Grupuj towary przy sprzeday z WZ jeli jest to moliwe, jeli wczona,

powoduje, e w przypadku sprzeday na WZ-ki pewniej iloci tego samego towaru w tej samej cenie program stara si zsumowa te towary i wystawia faktur na jedn pozycje.

Grupuj towary na

WZ w trakcie sprzeday -

Te same towary na WZ-ce bd

grupowane razem i wystawiane jako jedna pozycja.

Cena z WZ ustalana w dniu sprzeday, jeli wczona, oznacza, e ceny towarw

bd ustalane wedug cennika w dniu zamiany WZ-tek na faktur. Bd jednak uwzgldnione rabaty dane podczas wystawiania, WZ-ki. W przeciwnym wypadku przy niezaznaczonej opcji ceny towarw bd brane z ceny, jaka widniaa na WZ-ce.

Uywam WZ gotwka - jeli wczona wwczas mona uywa WZ-tek ktre s pacone

od razu przy odbiorze towaru.

Poniej tej liczby uywaj pomocniczego formatu wydruku dla WZ - jeli podamy

25

liczb wiksz od zera program wybierze format wydruku WZ, ktry bdzie drukowa zarwno orygina jak i kopi na jednej kartce.

Nie zezwalaj na wybr WZ-tek przy zamianie na fak. - jeli wybierzemy t opcj nie

bdziemy mogli wybiera, ktre WZ-ki maj by zamienione na faktur. Program wybierze wszystkie jakie SA wystawione dla danego klienta.

Wcz obsug dugw dla wydania zewntrznego Opcja ta pozwala nam na

ledzenie dugw przy wydaniu zewntrznym. Generalnie nie zaleca si wczania tej opcji. WZ z moliwoci wystawienia w walucie wczenie tej opcji umoliwia wystawianie Wz-tek w walucie.

3.2 Ustawienie nagwka wydruku (dane wasne firmy)

Po przejciu do menu Administracja Nagwek uytkownik ma moliwo okrelenia jak bdzie wyglda nagwek na kadej fakturze, dokumencie KP, itp. Do dyspozycji jest pi linii, mona je wykorzysta na przykad tak: pierwsza linia: nazwa firmy lub imi i nazwisko osoby druga linia: kod i nazwa miasta trzecia linia: adres czwarta linia: numer NIP pita linia: nazwa banku i numer konta Oczywicie mona sobie to rozwiza inaczej. W przypadku gdybymy chcieli na fakturze np. krajowej mie inne konto bankowe ni na fakturze wewntrzunijnej to naley niestety samemu skorygowa format wydruku np. faktury wewntrzunijnej. Wwczas zamiast linii zawierajcej napis [naglowek5] o ile w ostatniej linii umiecilimy numer konta bankowego wpisujemy bezporednio ten numer czyli wprowadzamy tekst np.: Konto bankowe - 32 1234 1234 6543812345123434 26

3.3 Ustawienie drukarki fiskalnejJeli chcemy uywa drukarki fiskalnej, to w programie naley okreli jej parametry. Przede wszystkim naley wyczy w ustawieniach systemowych opcj 'Nie uywam drukarki fiskalnej' Wwczas dopiero wczy si nam odpowiednia opcja w menu. Robi si to przez opcj w menu: Ad ministracja Kasa. Pokae nam si okienko:

W polu Nazwa drukarki moemy wpisa nazw, pod jak drukarka fiskalna bdzie widoczna w programie, z listy Typ drukarki wybieramy nasz drukark. W listy Numer portu drukarki trze ba wybra nazw portu, do ktrego drukarka jest podczona. Jeli tego nie wiemy mona po prostu przetestowa wszystkie moliwoci. W pole numer unikalny program sam wpisuje odczytany z drukarki fiskalnej jej numer. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Po wykonaniu tych czynnoci naley wyj z programu i wej do niego aby kontynuowa prac z programem. W przypadku gdy program zgasza nam i nie s zdefiniowane jakie stawki VAT na drukarce nale y w przypadku korzystania z tych stawek zdefiniowa je za pomoc odpowiedniego programu ob sugujcego drukark fiskaln, bd w wypadku gdy ich uywa nie bdziemy skasowa z listy zde finiowanych stawek w programie MR_FAKTURY_PRO. Uwaga dla drukarki Elemis GIGA naley wprowadzi haso na drukarce za pomoc progra mu serwisowego na 001 przed rejestracj drukarki w programie. Uwaga dla wyboru Posnet naley najpierw cign ze strony http://www.posnet.com.pl/in dex.php?pid=1307 bibliotek Kontrolka Active-X dla drukarki Posnet Thermal i zainstalowa t bibliotek na komputerze. Dopiero po tym moemy wybra tu drukark Posnet. Ta biblioteka ob suguje wszystkie drukarki firmy Posnet a take kompatybilne z nimi Vento Optimus oraz EMAR duo, EMAR printo. Jeli wczeniej uywalimy bibliotek starszych do 27

obsugi drukarki Posnet naley przej na now bibliotek opisan powyej, To znaczy, e jeli we wczeniej wersji programu wybralimy opcj np. Df-300 Posnet Obecnie nalezy uy opcji PosnetParagony drukowane na bieco opcja ustawiona opcjonalnie. Paragony fiskalne s

drukowane linia po linii tak jak s wprowadzane do programu. Jeli ta opcja nie jest w czona paragony s drukowane dopiero po wprowadzeniu caego paragonu i zatwierdze niu go do zapisu. Opcja ta przydatna jest w przypadkach gdy wystawienie jednego parago nu trwa bardzo dugo i przekracza ten czas ustawiony standardowo na drukarce co powo duje automatyczne anulowanie paragonu.Uywam czytnika kodw kreskowych program uywa czytnika kodw kreskowych

( dziaajcy na zasadzie symulacji klawiatury). Automatycznie wwczas za kadym razem jest wczana opcja szukania wedug symbolu w ewidencji towarw/usug wane dla wersji sieciowej.Przyjcie gotwki w walucie Program zezwala na przyjmowanie zapaty za faktur w

rnych walutach niekoniecznie w tych na ktr opiewa faktura. Czyli mona np. przyj mowa euro za faktur wystawion w zotwkach.

3.4 Ustawienie stawek VATAby ustawi stawki VAT wchodzimy w menu wwczas okienkoAdministracja Stawki VAT

.

Pokae si nam

Tu moemy doda lub usun stawki VAT. Naley usun stawki VAT, ktrych nie uywamy. Nie bd si one niepotrzebnie pokazyway na fakturach. Stawki skasowane nie s usuwane fizycznie z programu. Przycisk zmie suy tu do zmiany stawki VAT. Np zostanie zmieniona stawka VAT z 22% na 23% wwczas naley do okienka wpisa 23 i ustawi kursor na stawk 22%. Nastpnie naciskamy przycisk . Stawka 22% zostanie podmieniona na 23% dodatkowo wszystkie towary, ktre byy w 22% VATcie przejd na VAT 23%. Zmniejszy nam to ilo potrzebnej pracy jak musimy wwczas wykona.

28

Po ustawieniu powyszych opcji mona rozpocz prac z programem, dalsze opcje menu Administracja zostan opisane poniej.

4. Zaczynamy pracowa z programemU gry okna programu widoczny jest pasek ikon, za jego pomoc mona szybko i wygodnie wybiera najczciej uywane funkcje.

Jeli kursor myszki pozostanie na chwilk nad ktr ikonk, to pojawi si krtki opis funkcji wybranej ikonki.

Opis poszczeglnych ikon:Wystaw faktur VAT ( patrz rozdzia 5.1) Wystaw paragon ( patrz rozdzia 5.2) Ewidencja sprzeday ( patrz rozdzia 5.4) Ewidencja sprzeday dla firmy ( patrz rozdzia 5.4) Popraw dokument sprzeday ( patrz rozdzia 5.5) Cofnij dokument sprzeday ( patrz rozdzia 5.6) Ewidencja firm ( patrz rozdzia 4.3) Ewidencja towarw ( patrz rozdzia 4.2) Ewidencja cen ( patrz rozdzia 4.5)

29

4.1 Menu Ustawienia

4.1.1 Ustawienie cennikw

Program umoliwia wprowadzenie wielu cennikw, zalenie od potrzeby firmy. Na og wygod niej jest uywa jednego cennika i dawa rabaty poszczeglnym firmom - w niektrych przypad kach jednak firmy uywaj np. dwch cennikw - detalicznego i hurtowego. Standardowo wbudo wany jest tylko cennik detaliczny. Aby wprowadzi nowy cennik naley nacisn przycisk Dodaj, a nastpnie wprowadzi nazw cennika i nacisn przycisk Zapisz ( pokae on si po naciniciu Dodaj). Naley pamita, e nie mog istnie dwa cenniki o tej samej nazwie. Jeli chcemy zmie ni nazw dla ju wprowadzonego cennika, naciskamy przycisk Popraw, wpisujemy now nazw i zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. W kadym z tych przypadkw moemy zrezygnowa z doda wania/poprawiania cennika za pomoc przycisku Rezygnuj. Istnieje moliwo skasowania caego cennika. Jeli naciniemy przycisk Kasuj skasowany zosta nie cennik wraz z cenami nalenymi do towarw i usug. W wersji zarejestrowanej programu moemy okreli walut, w jakiej bdzie cennik. Wwczas program bdzie przelicza automatycznie cen w cenniku, (np. w dolarach, euro) na cen w zotych wedug ustawionego przez uytkownika kursu. ( Jak ustawi kurs patrz rozdzia 4.15 ). Dlatego te naley wprowadza aktualny kurs waluty tak czsto jak nam jest to potrzebne. Raz wprowadzony kurs waluty bdzie wany a do wprowadzenia nastpnego kursu. Uytkownik sam moe wprowa dzi rodzaj waluty. (Jak to zrobi patrz rozdzia 4.15) Jeli mamy wczon obsug magazynw to wwczas moemy skorzysta z mechanizmu automatycznego ustawiania cen dla wikszej iloci cennikw przy wprowadzaniu towarw. Wystarczy wprowadzi mar jak ustalamy sobie na dany cennik.

30

4.1.2 Ustawienie jednostek miar

Program umoliwia uytkownikowi wprowadzenie wasnych jednostek miar w zalenoci od towarw, jakich dotycz. Na pocztku wbudowany jest jeden typ jednostki, szt. Aby wprowadzi nowy typ, naley nacisn przycisk Dodaj, nastpnie wprowadzi nazw ( maksymalna dugo nazwy to cztery znaki). Naley take okreli ilo miejsc po przecinku, jaka ma by uywana w programie. Na przykad przy wybraniu dwch miejsc po przecinku moliwe bdzie zapamitanie wartoci takich jak 0,33 litra, itd., Jeli nie wypenimy tego pola, lub wpiszemy warto 0, to program przyjmuje, e sprzedajemy w jednostkach cakowitych. W kadej chwili moemy zrezygnowa ze zmian za pomoc przycisku Rezygnuj. Naley pamita, e wszystkie iloci towarw wprowadzane do progranu bd zaokrglane do precyzji wskazanej przez ilo znakw po przecinku

4.1.3 Ustawienie patnoci

Patnoci s to sposoby zapaty za wystawione dokumenty sprzeday. W programie mona zdefinio wa wiele rodzajw patnoci, standardowo wbudowane s gotwka, termin 7 dni i kredyt. eby zmodyfikowa istniejcy ju typ patnoci wybieramy go z listy i naciskamy przycisk Popraw, a nastpnie postpujemy jak przy dodawaniu nowego typu. Istnieje te moliwo skasowania patno ci. Bdzie ona nadal istniaa w systemie ale bdzie ona niewidoczna przy wyborze patnoci. Tak e patnoci, ktre zostay skasowane a byy uyte w wystawionych dokumentach nadal s dla nich widoczne. Aby zdefiniowa nowy typ patnoci naley nacisn przycisk Dodaj. Ukae si nast 31

pujce okienko:

W pole Nazwa patnoci naley wpisa nazw opisujc ten rodzaj patnoci, bdzie ona dostpna do wyboru w czasie wystawiania dokumentw sprzeday. W oknie wyboru Rodzaj patnoci wybieramy jedn moliwo spord wymienionych tam sposobw zapaty s to Gotwka, Czek, Przelew, Kredyt, Karta patnicza, Inne. Wypeniamy take pole Ilo dni do zapaty, np. dla patnoci termin 7 dni naley wpisa tam 7., jeli wpata nastpuje od razu, wpisujemy tam 0. Pole wg daty zaznaczamy tylko wwczas, gdy chcemy decydowa o dacie patnoci sami, i nie decydujemy si na mechanizm automatycznego ustalania terminu patnoci na podstawie daty sprzeday. Pole wyboru Wpywa na kas ustawiamy na Tak w zasadzie wycznie w przypadku patnoci gotwkowych one, bowiem maj wpyw na kas, w pozostaych przypadkach powinno by ono ustawione na Nie. Na fakturze sprzeday pojawi si napis Do zapaty jeli pole Wpywa na kas ma warto 'Tak' lub Zapacono jeli warto tego pola rwna jest 'Nie' . Jeli jest zaznaczona opcja Patno dla paragonu to wwczas bdzie ona si pokazywaa take przy wystawianiu paragonu. Jeli nie jest zaznaczona ta patno nie pojawi si dla paragonu.

4.1.4 Ustawienie grup towarowych.

Grupy towarowe s to zbiory towarw lub usug o podobnych cechach czy zastosowaniach, np. artykuy elektryczne czy nawozy. W programie mona zdefiniowa wiele takich grup. Aby to uczyni naley nacisn przycisk Dodaj i wprowadzi nazw nowej grupy. Aby poprawi istniejc 32

grup naley wybra j z listy grup i nacisn przycisk Popraw, zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub te rezygnujemy z nich przyciskiem Rezygnuj ( poka si one po naciniciu przycisku Dodaj lub Popraw) Istnieje moliwo skasowania danej grupy o ile nie jest ona uywana przez jaki towar za pomoc przycisku Kasuj.

4.1.5 Ustawienie walut

Program ma moliwo zdefiniowania wielu walut, mog one by uywane, jeli chcemy definiowa cenniki w innych walutach ni polski zoty. Po naciniciu przycisku Dodaj, uka nam si nastpujce pola:

W polu waluta wpisujemy nazw nowej waluty, moemy take okreli jej skrt. Na dole wpisuje my aktualny kurs wprowadzanej waluty w stosunku do zotwki, to znaczy ile trzeba wyda zot wek, aby kupi 1 jednostk danej waluty. Kurs mona poda do 4 miejsc po przecinku. Moemy poda te numer tabeli z jakiej pochodzi dany kurs. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Przy zmianie istniejcych walut postpujemy podobnie jak przy dodawaniu nowego typu waluty, z tym, e po wybraniu interesujcej nas waluty z listy naciskamy przycisk Zmie. Przycisk Us. kurs suy do wprowadzenia aktualnego kursu danej waluty. Po wybraniu z listy wa luty i naciniciu tego przycisku mona wprowadzi nowy kurs. 33

Pojawi si take nowy przycisk Us wg data. Suy on do ustalenia kursu waluty na konkretny dzie. Po jego naciniciu i wybraniu okresu czasu, w jakim chcemy zmienia ten kurs pokae nam si okienko:

Za pomoc przycisku Dodaj moemy wprowadzi kurs waluty na wybrany dzie:

Po lewej stronie z kalendarza wybieramy dzie i w pole Kurs wpisujemy kurs waluty na dany dzie. Moemy te wypeni pole tabela gdzie wpisujemy tabel z jakiej pochodzi dany kurs. Za twierdzamy klawiszem Zapisz. Przyciskiem Zmie moemy zmieni podany kurs na dany dzie.

4.2 Ustawienie listy towarw/usug (ewidencja towarw)

Aby doda towar bd usug, naley wybra opcj Zestawienia Towary/usugi, tu moemy dodawa i zmienia nazwy towarw i usug, jakie bdziemy uwzgldniali w naszych fakturach. Mona take uy ikonki znajdujcej si w gwnym oknie programu: Pokae nam si okno podobne do tego: Takie okno pojawi si wwczas gdy wczona jest obsuga magazynu w przypadku gdy magazyn nie jest uywany ilo opcji bdzie mniejsza. W gwnej czci okna widoczne jest zestawienie dotychczas wprowadzonych towarw/usug, 34

Towar lub usug moemy odnale poprzez wpisywanie pocztkowych liter nazwy towaru lub na zwy do okienka pod list towarw. Przycisk pokae si wtedy kiedy bdzie wczona opcja przeszukiwania towarw po czci nazwy. Uatwia to znalezienie towaru np. mamy towar o na zwie koszyk K215 to piszc K215 znajdziemy wszystkie towary gdzie s takie napisy. Moemy te przeszukiwa wedug symbolu . Przy duej iloci towarw to jest due uatwienie. Jednak nie zawsze jest moliwe szybkie znalezienie towaru jeli nie pamitamy jak dokadnie nazywa si nasz towar. Do tego celu suy opcja Znajd.

35

Tu pokazano szukanie tekstu nazwy towaru, ktry zawiera 2.00 ale mona oczywicie szuka we dug rnych kryteriw. Mona take szuka take wedug tekstw jakie znajduj si w opisie. A take wedug zakresu cenowego wg dowolnego cennika. Jeli dopiero zaczynamy prac z programem to lista towarw jest oczywicie pusta.. Aby wprowa dzi nowy towar lub usug, naley nacisn przycisk Dodaj towar bd Dodaj usug. Pokae si okno:

Wapno 2 kg Wapno 5 kg Take, jeli dany towar posiada inn cen w zalenoci, od jakiego pochodzi producenta to take musi posiada inn nazw np.: Woda mineralna 1l Mazowszanka Woda mineralna 1l AquaVita W wersji zarejestrowanej uytkownik ma moliwo wprowadzenia dodatkowego opisu towaru/usugi w polu Dodatkowy Opis. Dugo opisu nie jest limitowana, bdzie on drukowany na fakturach VAT. Aby ta moliwo bya dostpna, naley zaznaczy opcj Obsuga nazw towa rw/usug powyej 70 znakw w menu Administracja Ustawienia systemowe. W polu nazwa dla drukarki fiskalnej naley wprowadzi nazw, jaka bdzie drukowana na dru karce fiskalnej. Pole to zostao wprowadzone ze wzgldu na drukarki fiskalne, ktre na og druku j mniejsz ilo znakw ni jest to przewidziane w programie dla nazwy. Nazwa ta moe by taka sama jak dla towaru/usugi, ale jeli ta nazwa przekracza 24 znaki, to naley j skrci. Po skrce niu nazwa nie moe powtarza si w bazie. Uwaga:, Jeli w menu Administracja Ustawienia systemowe zaznaczylimy opcj Nie uywam drukarki fiskalnej, to pole to jest niewidoczne.

36

W polu Symbol wpisuje si symbol danego towaru, symbole najlepiej tworzy w nastpujcy spo sb: powinny skada si z 1 litery i liczby. Litera moe pochodzi z pierwszej litery nazwy grupy towarowej a liczba jest dowolnie ksztatowana przez uytkownika. Dobrze jest, kiedy ssiednie liczby grupuj towary do siebie podobne, ale nie jest to konieczne. Oczywicie symbol towaru moe by dowolnie zmieniany przez uytkownika. Jeli zaznaczylimy opcj Nie uywam symboli w opisie towarw/usug w Administracja Ustawienia systemowe wwczas nie wpisujemy symbolu. W polu Nazwa grupy mamy moliwo wyboru grupy towarowej, do ktrej wprowadzany towar/usuga naley. W pola Jednostka i Stawka VAT wybieramy odpowiedni jednostk i stawk VAT dla wprowa dzonego towaru/usugi Jeli stawka VAT jest rna od 22% to w polu SWW/PKWiU naley koniecznie wprowadzi sym bol PKWiU. Jeli zaznaczymy opcj Nie uwzgldniaj w wydrukach cennikw, to wprowadzany towar nie pojawi si na wydrukach cennikw, jest to opcja przeznaczona dla towarw/usug, ktre s sprzeda wane jednostkowo. W Opisie towaru moemy zapisywa rne uwagi na temat tego towaru. Nie bd one drukowane na fakturze ale czasem mog one pomc w zidentyfikowaniu danego towaru. Jeli zaznaczymy opcj Kwota sprzeday dowolna wwczas program przy sprzeday zezwala na wpisanie dowolnej kwoty nawet gdy wczona jest opcja by ceny towarw i usug bra z cenni ka. Jest to przydatne np. przy fakturach zaliczkowych.

W zakadce dodatkowe moemy wstawi opis do towaru. Nie jest on drukowany na fakturze ale moe by przydatny dla okrelenia dodatkowego o cechach towaru takiego aby go atwiej identyfi kowa. Mamy tu te moliwo dodatnia lub usunicia kodw kreskowych dla danego towaru.

37

Podany powyej opis okna Dodaj towar odnosi si take do okna Dodaj usug. Jeli zaznaczylimy opcj Wcz przeszukiwanie towaru wg fragmentu wwczas pojawi si nam dodatkowy przycisk Szukaj wg czci, ktry umoliwia nam znalezienie towaru czy usugi bez wzgldu na to gdzie sowo ktre okrela nazw si znajduje. np. szukamy towaru, ktry si na zywa Klej Superglue SG50 a pamitamy tylko e w nazwie jest SG50 to wpisujc t nazw znajdziemy wszystkie towary, ktre posiadaj t cz nazwy. W oknie Zestawienia towarw/usug mamy do dyspozycji wyszukiwark wprowadzonych to warw/usug. Aby szybko znale poszukiwany element naley wpisa pocztek jego nazwy w okienku wyszukiwarki, kursor znajdzie si na pierwszym pasujcym elemencie. Szuka moemy wedug nazw towarw lub symboli, wybr sposobu wyszukiwania ustawia si przyciskami szukaj wg nazwy i szukaj wg symbolu. Aby ustawi cen ktrego elementu naley wybra go kursorem i nastpnie nacisn przycisk Ustaw cen. Po wybraniu interesujcego nas cennika otwiera zestawienie towarw/usug i cen, opisane w rozdziale 4.5 Aby poprawi dane dotyczce istniejcego w spisie elementu naley albo klikn na tym elemencie dwa razy, albo po wybraniu go kursorem nacisn przycisk Popraw. Pojawi nam si okienko po dobne do okienka wprowadzania nowego towaru/usugi. Po dokonaniu poprawek zapamitujemy zmiany przyciskiem Zapisz. Za pomoc przycisku Dodatkowe moemy eksportowa dane odnonie towarw do pliku typu csv, ktry czyta program Excell lub OpenOffice. Moemy to wykorzysta do rnych celw np. drukowania wasnego cennika bd przesyania danych do innych programw. Po naciniciu kla wisza Dodatkowe pojawi si nam okienko

Dziki niemu moemy wybra zakres towarw jakie chcemy wyeksportowa a take doda np. ceny z okrelonego cennika lub wszystkich cennikw. Moemy take ustali jak bd wyglday 38

poszczeglne stawki VAT w pliku csv. Opcja popraw suy wanie do tej zamiany. Zmieniana bdzie tylko stawka w eksportowanym pliku csv. Moemy take zmieni wygld separatora rozdzielajcego poszczeglne pola.

4.3 Odbiorcy i dostawcy (ewidencja firm)

Aby wprowadzi dostawcw bd odbiorcw naley wybra z menu Dostawy Ewidencjadostawcw

lub Dostawy Ewidencja odbiorcw.

Mona take uy ikonki znajdujcej si w gwnym oknie programu: Ukae nam si okno:

W gwnej czci okna widoczne jest zestawienie dotychczas wprowadzonych firm, jeli dopiero zaczynamy prac z programem pole to jest puste. Aby wprowadzi nowego odbiorc lub dostawc, naley nacisn przycisk Dodaj.

39

Poniej gwnego pola w oknie ( listy firm) mamy do dyspozycji, wyszukiwark wprowadzonych odbiorcw/dostawcw. Aby szybko znale poszukiwany element naley wpisa pocztek jego nazwy w okienku wyszukiwarki, kursor znajdzie si na pierwszym pasujcym elemencie. Szuka moemy wedug nazw, skrtu lub numeru NIP, wybr sposobu wyszukiwania ustawia si przyciskami wg nazwy, wg skrtu, wg NIP. Dostpna jest take bardziej zaawansowana wyszukiwarka, aby j uruchomi naley nacisn przycisk Znajd. Pokae si okno:

Na dole okna wpisujemy cz nazwy, nie musi by to pocztek nazwy firmy, mona te wpisa fragment nazwy miasta lub adresu. Po naciniciu przycisku Szukaj wywietl nam si wyniki poszukiwania. Gdy zaznaczymy poszukiwan firm, moemy j wybra korzystajc z przyciskuWybierz.

Jeli zaznaczymy opcj Dostawcy i odbiorcy to pokazywani bd zarwno dostawcy jak i odbiorcy, niezalenie od wybranej pozycji z menu. Przycisk suy nam do wyeksportowania listy firm do pliku csv, ktry moe by zaimportowany przez program Excel lub inny arkusz kalkulacyjny. Aby doda nowego odbiorc lub dostawc naley uy przycisku Dodaj, pokae si nam okno:

40

W polu Nazwa firmy (nazwisko i imi) naley wpisa nazw wprowadzanej firmy lub imi i nazwisko osoby, ktrej wystawimy faktur. Linia moe zawiera do 70 znakw. Uwaga! Moe zaj sytuacja, e nazwa osoby fizycznej lub firmy, ktrej chcemy wypisa faktur ju istnieje w naszej bazie firm, ale nie jest to ta sama osoba lub firma. Jako, e wszystkie nazwy firm musz by w bazie unikalne (tj. nie mog si powtarza) moemy doda znak tyldy '~' (znajduje si po lewej stronie klawisza 1) a po nim jaki napis. Sama tylda i napis po niej nie bdzie drukowany na fakturze. Na przykad, jeli w bazie mamy ju Jana Kowalskiego a bdziemy musieli wpisa innego Jana Kowalskiego to moemy go wpisa 'Jan Kowalski ~ dzka 12 wpisujc po tyldzie cz jego adresu. Na wydruku jednak pojawi si nam tylko Jan Kowalski.

W polu Nazwa dodatkowa wpisujemy dodatkowe informacje, ktre nie zmieciy si w polu Nazwa firmy. Linia moe zawiera do 70 znakw. W polu Skrt nazwy umieszczamy skrt wyej wprowadzonej nazwy. Skrt nazwy firmy suy nam do szybkiego wyszukiwania firmy po krtkiej nazwie. Jeli dosy czsto wystawiamy faktury danej firmie to moemy nada jej nazw do 12 znakw. Przy wyszukiwaniu naley wwczas nacisn na przycisk skrt i program bdzie szuka po skrtach, ktre wprowadzilimy.

41

Numer firmy pokazuje nam numer komputerowy firmy. Pierwsze 4 znaki s to znaki pomocnicze i

zawsze jest to 'NK00' potem nastpuje waciwy numer a ostatnie dwie cyfry s generowane na podstawie poprzednich i jest to liczba kontrolna. W polu Adres firmy wpisujemy dane adresowe firmy: kod pocztowy, ulica, numer domu/mieszkania i miasto. W wersji zarejestrowanej uytkownik po wprowadzeniu kodu pocztowego ma moliwo na jego podstawie ustalenia miasta. Nazwa miasta jest wwczas automatycznie umieszczana w odpowiednim polu. Mona take, po naciniciu przycisku Ust. Wybra miejscowo z wywietlonej listy, wwczas jej kod pocztowy jest wpisywany automatycznie. Za pomoc opcji Dostawca i Odbiorca naley ustali, do ktrych grup naley wprowadzany element. Firma bd osoba moe by rwnoczenie i odbiorc i dostawc. W polu NIP i PESEL naley wpisa te numery. W pewnych wypadkach kod NIP moe nie by wpisany (np. dla rolnikw czy te firm lub osb niebdcych patnikami VAT). Pole KR suy do prezentowania kraj Unii, w przypadku, kiedy firma jest spoza Polski, ale ley w Unii. Aby ustawi taki kraj naley nacisn przycisk Pokae si nam tabelka z list krajw i ich skrtw. Naley wybra wwczas odpowiedni kraj z listy a potem wprowadzi NIP unijny W polach Telefon, Fax., Nazwa banku, Numer konta wpisujemy informacje o wprowadzanym elemencie. Informacje o banku i numerze konta s pomocne, jeli wystawiamy dostawcy/odbiorcy faktury terminowe lub bezgotwkowe. Z listy Typ VAT naley wybra opcj odpowiedni dla wprowadzanego elementu. Jest to wane gdy na przykad dla osb fizycznych program nie wymaga wpisania NIPu tak jak si to dzieje dla firm. Ponadto w zalenoci od ustawienia faktura moe by wystawiana wedug rnych opcji (Od wartoci netto lub od wartoci brutto). Przycisk Spoza Unii suy ustawieniu firm spoza Unii gdzie nie obowizuje NIP oraz jest inny kod pocztowy. Przycisk ten widoczny jest, gdy wczone jest wystawianie faktur eksportowych. W polu Nazwa cennika widoczny jest cennik, z jakiego bdzie pobierana cena dla danego odbiorcy. Aby go zmieni naley nacisn przycisk i wybra cennik z listy. Program daje uytkownikowi do wyboru do 254 cennikw. W polu Patno ustalamy rodzaj patnoci dla odbiorcw, po naciniciu przycisku < ...> mona wybra z listy rodzaj patnoci. W polu Rabat w wersji zarejestrowanej programu mona ustali rabat, jaki przysuguje dla tej firmy. Musi by take wczona odpowiednia opcja w ustawieniach systemowych (patrz rozdzia 3.1.2)Rabat indywidualny przy zaznaczeniu tej opcji dla danej firmy moemy w bardzo precyzyjny a jednoczenie prosty sposb okreli rabaty dla danej firmy. Po naciniciu przycisku ustaw rabat pokae si nam tabelka gdzie moemy ustawi rabaty dla konkretnej firmy. (patrz rozdzia 4.3.1)

42

W polu Uwagi moemy wpisa dowolny tekst, np., jeli zaznaczylimy w ustawieniach systemowych "wystawienia dla rolnik ryczatowy" to moemy w przypadku braku kodu NIP rolnika wpisa dane dowodu osobistego. Wywietlana tu jest jedna linijka z pola Uwagi o firmie znajdujca si w zakadce dane dodatkowe. W polu Email mamy moliwo wpisania adresu poczty elektronicznej dla danej firmy. Po naciniciu przycisku uruchomi si nasz domylny program pocztowy, (jeli zosta taki ustawiony). W przypadku, kiedy mamy wczon opcj wystawiaj faktury sprzeday RR w zakadce dane dodatkowe pojawi si nam dane rolnika.

Jeli rolnikowi wystawiamy faktur RR naley wwczas zaznaczy opcj Rolnik i wpisa dane wedug opisw w tabelce. Jeli zaznaczymy Do adresowania kopert uyj tego adresu wwczas do adresowania kopert zostanie uyty adres kontaktowy a nie adres firmy. W polu Uwagi o firmie moemy umieci dowoln informacj o firmie. Pierwsza linijka z tego pola pokae si w polu Uwagi znajdujce si w danych gwnych Nastpna zakadka to cechy. Cechy to napisy jakie mona zdefiniowa dla firm obecnie mona wykorzysta przy wystawianiu dokumentw WZ.

43

W niektrych firmach istnieje potrzeba wystawiania faktur dla niektrych firm, ktre rni si wygldem od faktur standardowych, np. faktura z gotowym wydrukiem przelewu. Dla tego celu wprowadzono moliwo wyboru formatu faktury dla danej firmy. Jeli nie wybralimy adnego formatu to jest uywany format standardowy.

Jeli mamy wczon opcj Wcz obsug zezwole dla firm moemy ustawi czy dana firma ma moliwo zakupu kredytowego lub na WZk. Jest to przydatne w przypadku kiedy sprzeda obsuguje pracownik a nie waciciel i chcemy ograniczy prawa sprzedawcy. Istnieje te 44

moliwo ustawienia kredytu jednorazowego. To jest po wystawieniu faktury terminowej uprawnienia firmy trac wwczas moliwo otrzymania faktury terminowej. Moemy take tutaj zdefiniowa maksymaln kwot jak moe uzyska firma w sprzeday przy patnoci odroczonej (kredytowej). Jeli ta kwota wynosi 0 to znaczy e opcja ta nie zostaa wczona. Jeli chcemy danej firmie zabroni sprzeday kredytowej to najlepiej uy opcji zezwole dla firm, cho ustawienie kwoty na 0.01 z rwnie speni swoje zadanie. Moemy te ustali ile dni spnienia moe mie dana firma w patnociach by jeszcze otrzyma mimo to moliwo patnoci kredytowej. W przypadku wartoci -1 ta opcja jest nie ustawiona. W przypadku innej wartoci przy spnieniu klienta z patnoci nie bdzie moliwoci wystawienia faktury na sprzeda kredytow. Po wpisaniu informacji zapamitujemy zmiany przyciskiem Zapisz, lub tez rezygnujemy z wprowadzania przyciskiem Rezygnuj. Aby poprawi dane dotyczce istniejcego w spisie dostawcy/odbiorcy naley albo klikn na tym elemencie dwa razy, albo po wybraniu go kursorem nacisn przycisk Edycja. Pojawi nam si okienko podobne do okienka wprowadzania nowego dostawcy/odbiorcy. Po dokonaniu poprawek zapamitujemy zmiany przyciskiem Zapisz, lub tez rezygnujemy ze zmian przyciskiem Rezygnuj.

4.3.1 Rabat indywidualny dla firmW programie jest moliwo ustawienia rabatu dla kadej firmy z osobna oraz dla kadej grupy towarowej lub towaru. Dlatego jeli zamierzamy korzysta z takiej opcji warto dokadnie przemyle sobie poszczeglne grupy towarowe, tak by byo wygodnie nadawa danej grupie okrelone rabaty. Oczywicie w danej grupie mog by wyjtki w postaci towarw o innej stawce rabatu. Po naciniciu przycisku Rabat indywidualny w ewidencji odbiorcw pokae si nam okienko

Przyciskiem Dodaj dodajemy dany towar lub grup towarow do rabatw, w zalenoci od tego czy przycinity jest przycisk Towar/usuga czy te Grupa. Za pomoc przycisku Zmie moemy zmieni stawk rabatu, a za pomoc przycisku Kasuj moemy skasowa dan stawk 45

rabatu dla towary lub grupy. Mamy do dyspozycji rabat procentowy i kwotowy. Ten drugi naley stosowa tylko do towarw i w okrelonych sytuacjach gdy jest on mniej bezpieczny w uyciu. Np. na stacjach benzynowych daje si czasem groszowe rabaty od ceny jednostkowej. Trudno to jest ustali procentowo bo cena zbyt czsto si zmienia dlatego wygodniej uy jest rabatu kwotowego. Jak to dziaa. Przy sprzeday program wybiera dany cennik dla danego klienta. Nastpnie sprawdza czy jest ustawiona cena w tym cenniku dla tego towaru. Jeli nie to wybiera cennik gwny. Nastpnie program sprawdza czy jest ustawiony rabat dla danego towaru dla tej firmy. Jeli jest ustawiony to wwczas jest on wybrany, jeli nie to sprawdza czy jest ustawiony rabat dla grupy towarowej, w ktrej znajduje si ten towar. Jeli jest to rabat jest wybrany, jeli nie to sprawdza czy firma ma przydzielony rabat oglny. Dziki takiemu systemowi moemy bardzo prosto przy niewielkim wysiku ustawi rabaty dla konkretnych firm.

4.4 Przyjmowanie towarw na magazynJeli zaznaczylimy uywam magazynw (stany magazynowe) to wwczas, aby sprzeda jaki towar musimy go przyj na magazyn. Przyjcie na magazyn odbywa si w ten sposb, e wystawiamy faktur dostawy ( jak to zrobi jest opisane w rozdziale 6.1) a program automatycznie przyjmuje wszystkie towary, (ale nie usugi) na magazyn. Jeli robimy to po raz pierwszy to musimy utworzy faktury dostaw remanentowych (Jest to faktura dostawy gdzie w numerze faktury piszemy np. reman 1 lub reman 2 itd.) Musimy uy takich faktur ze wzgldu na to, i program musi zna cen netto zakupu kadego towaru. Jest to potrzebne do oblicze. Podczas tworzenia takiej faktury wygodnie jest od razu ustala ceny sprzeday.

4.5 Ustawianie cen w cennikachJeli chcemy wprowadzi ceny do cennika naley wybra z menu opcje Zestawienia Ceny. Nastpnie wybieramy cennik, ktry chcemy edytowa (o wprowadzaniu nowych cennikw zobacz rozdzia 4.11), pokae nam si takie okienko:

Wida tutaj spis towarw razem z podanymi ich cenami, jakie s aktualnie ustawione w cenniku. Aby zmieni cen dla konkretnego towaru naley zaznaczy go na licie i nacisn przycisk Zmie. Pokae nam si okienko:

46

Now cen wpisujemy w pole Nowa cena netto lub nowa cena brutto, program sam uzupeni drugie pole w zalenoci od stawki podatku VAT na dany towar. Jeli chcemy zmieni cen towaru o konkretny procent, to naley wpisa t warto w procentach w okienko obok przycisku Zmie o procent i nacisn ten przycisk. Mona take pobra cen danego towaru z dostawy, jeli dany towar zosta przyjty. Aby to zrobi naley nacisn przycisk Pobierz z dostawy. Pobrana warto jest wpisywana w pole ceny. Zmiany zatwierdzamy klawiszem . Naciskajc przycisk dodatkowe funkcje pojawi si nam okienko

Tu moemy wydrukowa ceny z cennika (jeli wczylimy opcj nie pokazywania cen towarw z zerow iloci to wwczas nie bd drukowane) Moemy take wydrukowa ceny dla danej grupy towarowej. Istnieje take moliwo wyeksportowania cennika do formatu csv a take zaimporto wania tego cennika z tego formatu. Naley tylko pamita e format pliku csv, ktry chcemy po bra musi by taki sam jak eksportowany. Format ten jest pokazywany w pierwszej linii pliku i jest nastpujcy : "nazwa_towaru";"symbol_towaru";"cena_netto";"cena_brutto" Dziki temu mona ustawia sobie ceny w programach zewntrznych a potem importowa do programu.

5. Sprzeda5.1 Wystawienie faktury sprzedayAby wystawi faktur sprzeday naley wybra odpowiedni opcj z menu Sprzeda:

47

Albo skorzysta z ikonki pokae nam si nastpujce okno:

W tym oknie wybieramy firm, dla ktrej chcemy wystawi faktur VAT, moemy take doda odbiorc, jeli zachodzi taka potrzeba ( Jak to zrobi patrz rozdzia 4.3). Mamy do dyspozycji wyszukiwark uproszczon (zaraz nad przyciskiem ) oraz bardziej zaawansowan dostpn pod przyciskiem . Zasady korzystania z wyszukiwarek zostay opisane w rozdziale 4.3. Po wybraniu firmy przyciskiem , ukae si okno :

Jeli wczylimy w ustawieniach programu "Numeracja faktur automatyczna" ( patrz rozdzia 3.1.1 ) wwczas numer faktury jest ustawiany przez program i uytkownik nie jest w stanie go zmieni, w przeciwnym wypadku uytkownik musi samodzielnie wpisa numer faktury. Jeli 48

wszystkie faktury bd wystawiane przez program wwczas wygodniej jest wczy opcj automatycznego numerowania faktur. W prawym grnym rogu okna naley ustawi dat sprzeday. Poprzez wcinicie przycisku na kocu daty sprzeday moemy wczy kalendarz, ktry uatwia ustawienie daty. Moemy take wskaza myszk konkretny fragment daty i zmieni go poprzez wprowadzenie nowego dnia, miesica czy roku w zalenoci od tego, ktry fragment daty wskazalimy. Musimy take ustawi dat wystawienia faktury. Jeli jest ona taka sama jak data sprzeday wystarczy wwczas nacisn przycisk W gwnej czci okna umieszczony jest spis towarw, na ktre ma by wystawiona faktura. Aby doda towar do faktury naley skorzysta z przycisku Dodaj. Ukae nam si okno ze spisem towarw i usug, takie jak opisane w rozdziale 4.2. Jeli w menu Administracja Ustawienia systemowe wybralimy opcj Dod. Tow. podczas sprzeday ( zobacz rozdzia 3.1.2) to jest moliwe dodawanie towarw na bieco podczas sprzeday. Po wyborze towaru z listy pojawi si nastpujce okienko:

W przypadku kiedy uywamy magazynu i mamy ustawion opcj Poka cen ostatniej dostawy przy sprzeday w Zakadce Sprzeda Ustawieniach uytkownika pokazywana bdzie take cena ostatniej dostawy dla tego towaru. W polu Ilo wpisujemy ilo sprzedawanego towaru ( zgodnie ze zdefiniowan dla danego towaru jednostk). Jeli w menu Administracja Ustawienia systemowe wczylimy opcj Moliwo indywidualnego ustawienia towaru usugi mamy moliwo uzupenienia Nazwy towaru lub usugi o dowolny tekst, ktry zostanie wydrukowany na fakturze. Aby to zrobi naley nacisn przycisk Indywid. opis, wpisa tekst i zatwierdzi przyciskiem Zapisz. Jeli wymieniona wyej opcja jest wyczona przycisk jest niewidoczny. Przydatne jest to zwaszcza w przypadku wystawiania faktur na usugi, na przykad dla usugi Remont mona dokadniej opisa rodzaj remontu. Jeli wczeniej bya wprowadzona do cennika cena danego towaru ( jak to zrobi patrz rozdzia 4.5) i jeli w menu Administracja Ustawienia systemowe wybralimy opcj Ceny bierz z cennika ( zobacz rozdzia 3.1.2) to pojawi si ona poniej, w polach Cena netto i Cena brutto. Jeli cena dla danego towaru nie jest ustalona to naley t cen wpisa, wystarczy okreli cen netto lub cen brutto, program sam obliczy drugi rodzaj. W polu Rabat % moemy okreli, jakiego (w procentach) udzielamy rabatu na t pozycj sprzeday. Take odpowiednia opcja w ustawieniach systemowych musi by wczona (patrz 49

rozdzia 3.1.2). Na dole okienka widoczna jest warto sprzeday dla tego towaru, to znaczy cena netto i cena brutto pomnoona razy ilo towaru. Po wyborze towaru wracamy do gwnego okna sprzeday Za pomoc przycisku Zmie moemy skorygowa ju wprowadzon pozycj, natomiast za pomoc przycisku Kasuj usuwamy j z listy. Faktura ma ustawion patno tak, jak ma ustawion firma, ktr wybralimy. Po lewej stronie moemy ustawi rodzaj patnoci, aby go zmieni naley skorzysta z przycisku i wybra z listy potrzebny rodzaj ( O rodzajach patnoci zobacz rozdzia 4.13). Jeli patno ma ustawion opcj wg daty wwczas moemy ustawi dat patnoci rcznie. Jest to przydatne, gdy sprzeda musi by spacona w okrelonym dniu niezalenie od daty sprzeday. Jeli jest to faktura VAT Rolnika Ryczatowego to naley zaznaczy opcj 13). Faktura VAT RR. Do danej faktury moemy te zastosowa rabat. Rabat wprowadzamy po prawej stronie, moemy go wprowadzi kwotowo albo procentowo. W przypadku zaznaczonej opcji Inny nabywca i patnik w sprzeday w Administracja Ustawienia systemowe mamy moliwo zmiany firmy patnika. Zmiany moemy dokona za pomoc przycisku Zmie patnik w lewym grnym rogu okna. Pokae si nam wwczas standardowa tabelka z nazwami firm. Po wybraniu jednej z nich zmieni si patnik danej faktury. Faktur zapisujemy za pomoc przycisku Zapisz lub moemy zrezygnowa z jej zapisu za pomoc przycisku Rezygnuj. Pojawi si nam okno podgldu wydruku faktury, to znaczy jak faktura bdzie wygldaa po wydrukowaniu. Aby wydrukowa faktur naley nacisn na ikonk drukarki w prawym grnym rogu okna. Jeli uywamy wersji zarejestrowanej to w przypadku, gdy firma, ktrej wystawiamy faktur ma jakie faktury terminowe niezapacone pojawi si napis w prawym dolnym rogu w kolorze zielonym Faktury niespacone. Moemy klikn na ten napis eby mona byo zobaczy, o jakie to faktury chodzi. W przypadku faktur niespaconych w terminie pojawi si napis w kolorze czerwonym faktury przeterminowane. Tu take moemy zobaczy o jakie faktury tu chodzi poprzez kliknicie na napis. W przypadku wczonej opcji Uywam kategorii w sprzeday bdziemy mieli dodatkow opcj w okienku faktury

Przycisk do zamiany kategorii bdzie widoczny w przypadku kiedy wczona bdzie opcja w wa ciwociach danego uytkownika w zakadce sprzeda Moliwo zmiany kategorii. W przeciw nym przypadku bdzie przypisywana kategoria przynalena do danego uytkownika. Wygld faktury mona zmieni za pomoc Projektanta, patrz rozdzia 9.2 50

Na okienku faktury pod przyciskiem rezygnuj s take wywietlane napisy jeli dany odbiorca ma niezapacone faktury, ktrych termin patnoci jeszcze nie min na zielono lub na czerwono patno ci, ktrych termin patnoci ju min. Wystarczy klikn myszk na ten napis a pokae nam si okienko gdzie musimy poda zakres daty jaka nas interesuje i naciskajc ok pokae si nam okien ko z niespaconymi jeszcze fakturami. W przypadku wczonej opcji Sprzeda krajowa w walucie jest moliwe wystawianie faktur kra jowych w walucie innej ni zoty. Faktury te mog by wystawiane w walutach zdefiniowanych uprzednio w menu Ustawienia Waluty. Musi by ustawiony dla nich kurs waluty w stosunku do zotego na dat kursu, ktra jest pokazana na okienku faktury. Na og jest to dzie poprzedzajcy dat wystawienia faktury.

stnieje moliwo importu linii sprzeday ze specjalnie przygotowanego pliku. Moemy tego doko na za pomoc przycisku Plik musi mie rozszerzenie imf np. import.imf Jego format wyglda nastpujco. W pierwszej linii znajduje si napis [Dane import sprzeda] A w nastpnych s linie sprzeday o nastpujcym formacie symbol_towaru ; ilo_towaru ; cena_towaru Dane w linii rozdzielane s rednikami ;. Kada pozycja towarowa znajduje si w nowej linni Przykad pliku [Dane import sprzeda] A432 ; 5 ; 2.34 C432 ; 1 ;120 Zdefiniowano tu dwie pozycje.

51

5.2 Wystawianie paragonuAby wystawi faktur sprzeday naley wybra odpowiedni opcj z menu Sprzeda: albo skorzysta z ikonki

Pojawi nam si okno bardzo podobne do okna wystawiania faktury, nie moemy jedynie wybra odbiorcy i nie moemy wystawi faktury terminowej. Wyjtkiem jest tu karta patnicza, jeli paragon zosta wystawiony na kart patnicz to paragon ten bdzie zaliczony jako patno terminowa.

5.3 Wystawianie faktury eksportowej lub wewntrzunijnejProgram umoliwia wystawianie faktur eksportowych dla firm spoza unii oraz wewntrzunijnych. Aby wystawia takie faktury naley najpierw wczy t opcj w menu Administarcja Ustawienia systemowe. Aby wystawi tak faktur naley z menu wybra opcj: Sprzeda Sprzeda eksport. W zalenoci od wybranej firmy wystawiana jest zwyka faktura eksportowa lub wewntrzunijna. Faktura wewntrzunijna wystawiana jest w przypadku ustawienia kraju Unii. Konieczne jest take wpisanie NIPu unijnego. W przypadku faktury eksportowej naley wcisn przycisk w ewidencji firm przy definiowaniu firmy. Wystawienie tego typu faktury przebiega tak jak w przypadku zwykej faktury VAT. Z tym e mamy tu do dyspozycji moliwo zmiany stawki VAT z standardowej 0% na nie dotyczy. Dziki temu moemy mie na fakturze dwie stawki jeli jest to konieczne. Program umoliwia wystawienie faktury wewntrzunijnej w zotych lub w walucie jednej z zdefiniowanych wczeniej. Naley jednak okreli kurs waluty. Jeli faktura zostaa wystawiona w walucie to take jeli jest ona terminowa, bdzie ona spacana w tej walucie.

52

Po zapisie faktury pokae si nam okienko gdzie moemy wybra sobie dla faktury eksportowej czy ma by drukowana w jzyku polskim czy angielskim. A take rodzaj waluty w jakiej ma by drukowana faktura.

Moemy tutaj wybra jzyk, w ktrym zostanie wystawiona faktura, a take walut, w ktrej jest wystawiana. Wybr zatwierdzamy klawiszem Drukuj.

5.4 Wystawianie faktury VAT maraProgram umoliwia wystawianie faktur VAT mara. Przed wystawianiem takich faktur naley naley najpierw wczy t opcj w menu Administracja Ustawienia systemowe. Po tym pojawi si nam

Po wybraniu z menu opcji Wystaw pokae si na okienko z moliwoci wybrania firmy na ktra ma by dana faktu