Gambaran Umum Perusahaan

Nama Perusahaan

: PT Hero Supermarket Tbk

Alamat

: Kantor Pusat PT Hero Supermarket Tbk Jl. Gatot Subroto 177 Jakarta Selatan

Industri

: Hero Supermarket Group merupakan suatu grup ritel yang memiliki berbagai format sebagai berikut:

Hero (supermarket) Giant (hypermarket & supermarket) Guardian (drug store) Starmart (convenience)

Deskripsi Perusahaan

: Saat ini PT Hero Supermarket Tbk memiliki gerai-gerai yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia dengan mengoperasikan Giant Hipermarket, Giant Supermarket, Hero Supermarket, Minimarket Starmart dan Apotik

Guardian. Gerai Hero Supermarket memiliki 12.700 karyawan dan melayani pelanggan di 467 gerai. Per 31 Desember 2009, perseroan mengoperasikan 35 gerai Giant hypermarket, 50 gerai Hero supermarket, 63 gerai Giant supermarket, 195

1

gerai kesehatan dan kecantikan Guardian, serta 124 gerai Starmart minimarket. PT Hero supermarket sendiri merupakan industri ritel pasar swalayan (supermarket) terbesar di Indonesia yang berdiri pertama kali pada tanggal 23 Agustus 1971 di Jl. Faletehan I No. 23, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Hero Supermarket lahir atas ide Muhammad Saleh Kurnia, putra kelahiran Cibadak, Sukabumi, Jawa Barat. Pemegang saham pada Hero Supermarket per 31

Desember 2010 yakni PT. Hero Pusaka Sejati (HPS) memiliki 27,23% saham, sedangkan Mulgrave Corpuration B.V. memiliki sebanyak 69,73% saham dan umum 3,04% saham. Sekadar informasi, perseroan terakhir kali membagi deviden pada tahun 1998 atau 12 tahun lalu sejumlah Rp 35 per lembar saham. Per 31 Desember 2010, PT Hero Supermarket memiliki gerai Hero Supermarket sebanyak 50 gerai yang tersebar di seluruh Indonesia. Gerai yang kami amati adalah Hero Supermarket yang berlokasi di kantor pusatnya, yaitu pada Jl. Gatot Subroto 177 Jakarta Selatan.

2

Implementasi Sistem Informasi Perusahaan HARDWARE OVERVIEW Kebutuhan setiap bagian perusahaan berbeda, sesuai dengan fungsinya masingmasing dalam organisasi. Untuk menunjang kebutuhan masing-masing bagian organisasi, maka hardware yang digunakan disesuaikan dan berbeda-beda. SERVER ROOM Server MS DELL 4 processor RAM 4 GB HDD R5 = 386 GB O/S : WIN 2003 HEAD OFFICE 1. CPU Zyrex Tactical TP731 PIV 2, 8 GB RAM 256 HDD 40 GB Mon 15 2. Printer 3. Barcode printer 4. Scanner 5. Handheld terminal - BHT for stocktaking 6. Notebook

3

DC CIBITUNG 1. Server production DC dry & DC fresh Digital Alpha 4100 &Dec 90 TL 2. CPU Zyrex Tactical TP731 PIV 2,8 GB RAM 256 HDD 40 GB Mon 15 3. Printer 4. Modem ROBOTIC 56 k 5. Switch CISCO

HERO, GIANT & SPECIALITY STORE 1. Server Production Wearns PIV 2,8 GB 1 processor RAM 512 MB HDD 36 GB O/S : Novell 4.2 2. CPU Zyrex Tactical TP731 PIV 2,8 GB RAM 256 HDD 40 GB Mon 15 3. Modern ROBOTIC 56 k 4. Switch 3 con 5. BHT handheld terminal 6. Printer 7. Barcode printer 8. POS POSIFLEX P4 2, 26 GHz RAM 128 MB ; HDD 40 GB Printer Epson TM300 LCD Monitor 12, 1 Scanner PSC Magellan 2200

4

SOFTWARE OVERVIEW OS yang digunakan: Windows 2003 / Suse Linux untuk server XP untuk client Dokumentasi, presentasi, dan lainnya: Menggunakan e-docentrix Program database: SQL & Oracle Program data warehouse: Cognos ERP System: SAP Hero Supermarket sudah menggunakan Data Warehouse di system IS-nya. Data Warehouse sudah digunakan cukup lama, lebih dari 5 tahun. Responden kami, Bapak Albert sebagai IT manager mengaku user tidak mengalami masalah menggunakan Data Warehouse. Namun terkadang terjadi kesalahan dalam menggunakan Data Warehouse yang disebabkan sumber data yang salah. Menurut Bapak Albert, data warehouse yang saat ini diimplementasikan belum memenuhi kebutuhan dalam menjalankan pekerjaan. Beliau setuju akan pentingnya pengembangan data warehouse dari yang sudah ada sekarang.

5

Proses Transaksi Perusahaan

6

7

Berikut ini kami tampilkan alur transaksi harian yang terjadi di kasir supermarket Hero:

8

9

10

PROSEDUR PEMBELIAN, PENERIMAAN BARANG DAN PEMBAYARAN HUTANG A. Bagian Gudang Ketika adanya permintaan barang dari outlet - outlet Hero, bagian gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). SPP tersebut akan dibuat dalam 2 rangkap, SPP 1 akan diberikan ke bagian pembelian, sedangkan SPP 2 akan disimpan oleh bagian gudang sebagai arsip. Setelah memberikan SPP 1 kepada bagian pembelian, bagian Gudang akan menerima Order Pembelian (OP) dari Bagian Pembelian dan Surat Jalan (SJ). Selanjutnya bagian gudang akan membuat Surat Laporan Penerimaan Barang (LPB) sebanyak 2 rangkap. LPB 1 akan diberikan ke bagian akunting dan keuangan, sedangkan LPB 2 akan disimpan oleh bagian gudang sendiri sebagai arsip. Langkah terakhir yang dilakukan oleh bagian gudang pada prosedur pembelian dan penerimaan ini adalah mencatat semua jumlah barang yang diterima dari supplier pada Kartu Gudang. B. Bagian Pembelian Bagian Pembelian pertama kalinya akan menerima SPP 1 dari bagian gudang dan kemudian membuatkan Order Pembelian (OP) sebanyak 3 rangkap. OP 1 diberikan kepada supplier, OP 2 untuk bagian akunting dan keuangan, dan OP 3 untuk bagian pembelian sendiri sebagai arsip. C. Bagian Akunting dan Keuangan Bagian Akunting dan Keuangan akan menerima Order Pembelian 2 dari bagian pembelian, Surat Jalan 2 dan Laporan Penerimaan Barang 1 dari bagian gudang. Ketiga informasi tersebut akan digunakan oleh bagian akunting dan keuangan untuk membandingkan data-data tersebut. Setelah dibandingkan, bagian akunting dan keuangan akan mencatat data-data tersebut dalam kartu persediaan dan kartu hutang.

11

Bagian akunting dan keuangan juga akan menerima Surat Jalan 1 dan faktur dari supplier dan membandingkan dengan Laporan Penerimaan Barang 1 yang telah diterima dari bagian gudang. Apabila dari hasil perbandingan telah sesuai, maka bagian akunting dan keuangan akan membuat Bukti Keluar Kas/Bank (BKK/B) dan selanjutnya akan menyerahkan uang/giro ke supplier. Langkah terakhir dalam prosedur pembelian, penerimaan, dan pembayaran hutang ini akan dilakukan oleh bagian akunting dan keuangan dengan mengarsip Order Pembelian 2, Surat Jalan 2, Laporan Penerimaan Barang 1, Faktur dari supplier, dan Bukti Keluar Kas/Bank.

Sistem Penghubung ke Head Office dan Prosedur Laporan Perusahaan

Hero memiliki link ke cabang-cabangnya menggunakan SAP. SAP berguna mengintegrasikan informasi seperti transaksi yang terjadi dan persediaan stok di setup cabang dengan pusat. Saat interview, responden mengatakan bahwa SAP di Hero belum berjalan 100%, masih di transisi hingga 60%. Pada saat ini, informasi penjualan HERO memiliki report harian yang terintegrasi ke pusat. Informasi penjualan yang diberikan adalah tipe barang, jumlah baik dalam quantitas maupun rupiah, waktu pembelian, lokasi toko, cara pembayaran dan kasir yang bertugas saat itu. Walau begitu tetap dibutuhkan layer - layer pengecekan yang memastikan informasi tersebut benar seperti pengecekan uang yang dilakukan per shift dengan data komputer dan uang yang ada dan pengecekan stok yang dilakukan secara rutin. Informasi ini harus bisa terintegrasi secara sempurna ke semua divisi perusahaan, seperti keuangan dan merchandising. Selain itu HERO juga harus membuat data laporan total penjualan bulanan. Tetapi data ini masih dibuat secara manual dengan menggabungkan kumpulan daily report. HERO belum memiliki sistem/software yang bisa menggabungkan dan mengolah data tersebut secara otomatis.

12

Identify strengths and weaknesses Strengths: Sistem komputerisasi dengan SAP Kontrol yang ketat terbukti dengan pelaporan per hari Inventory control yang baik, sehingga menekan biaya penyimpanan. Hero menggunakan sentral distribusi sebagai tempat transit dan toko tidak memiliki barang yang terlalu banyak. Hal ini bisa tercapai jika control stock dan hubungan dengan distributor baik.

Proses penjualan yang cepat sehingga dapat mengidentifikasi secara cepat dan tepat serta melakukan pemesanan kembali (re-order) barang dari supplier dengan cepat dan mampu mengimbangi tingakt permintaan barang oleh konsumen.

Pergerakan penjualan produk dapat di monitor dari kecepatan perputarannya serta tingkat profitabilitasnya dan memungkinkan untuk produk tersebut mendapat ruang yang bagus untuk di pajang dengan adanya penggunaan barcode

Mampu mengetahui barang yang lakunya lambat (slow moving) sehingga mencegah pemesanan barang yang tidak bergerak dan menguntungkan bagi aliran dana (cash flow) perusahaan.

Weaknesses: Tidak memiliki DSS dan ESS, sehingga keputusan yang dibuat relatif lebih subjektif karena tidak berdasarkan analisa komputer yang objektif dan konsisten. SAP belum berfungsi 100%. Dulu HERO masih menggunakan sistem manual (paper based system), sekarang HERO dalam tahap integrasi ke sistem SAP. Proses peralihan ini sudah memakan waktu satu tahun tapi hari sekitar 50-60%. Karena sistem SAP ini belum berjalan 100% maka waktu yang dibutuhkan untuk memperolah data antar divisi masih memakan waktu yang cukup lama.

13

Identify Areas of Improvement Menurut kelompok kami HERO sudah memahami pentingnya arus informasi dalam bidang usaha yang ia jalani bukan hanya internal tapi juga ke link eksternal terutama ke distributor - distributor. Maka dari itu HERO sudah berusaha berkembang dengan menggunakan sistem SAP. Walau begitu kami menyadari bahwa untuk memanfaatkan SAP dengan semaksimal mungkin maka dibutuhkan konektifitas yang tinggi dan perkembangan teknologi pendukung yang memadai. Selain itu kami menyarankan agar pembuatan report yang bersifat periodik dan pengambilan keputusan di level manager ke atas (DSS dan ESS) menggunakan sistem yang lebih canggih, sehingga jika diperlukan data untuk pengambilan keputusan yang sifatnya mendadak bisa dilakukan secara cepat dan tepat dengan hasil yang lebih maksimal

14