13.11.2011

1

1

Toplam Kalite Yönetimi (TKY)’nde Takım Çalışmasının Yeri ve Önemi

2

I.Takım Kavramı ve Türleri • Takım ile Grup Arasındaki Farklar • Takımda Oluşum Süreci ve İşleyişi • Takımların Sınıflandırılması

II.Takım Çalışmasının Tanımı ve Amaçları • Takım Çalışmasının Yararları • Takım Çalışmasının Nedenleri ve İdeal Takımların Nitelikleri • Takım Çalışmasının Başarı Koşulları • Takım Başarısının Sağlanmasında Temel Stratejiler

III.Toplam Kalite Yönetimi ve Takım Çalışması IV.Toplam Kalite Yönetimi İçin Neden Takım Çalışması Gereklidir?

Konu Başlıklarımız..

3

Başlıyoruz..

4

Toplam Kalite Yönetimi’nin İlkeleri.. Üst Yönetimin Liderliği Müşteri Odaklılık/Müşteri Tatmini Tam Katılım ve Takım Çalışması Çalışanların Eğitimi Hata Önleme/sıfır hata Sürekli geliştirme/iyileştirme

13.11.2011

2

5

Takımlar, kendi kendilerini yöneten küçük gruplardır. • Birey olmadan katılım olmaz. • Aktif katılım sarttır. • Hedeflerini,takımlar kendileri koyarlar. • Takımlar dinamizmi yakalamalıdır. • Takımlar kendi sonlarına kendileri karar verirler. • Takımda oylama yapılmaz, fikir birligi esas.

Dinamizm; gelismedir. Gelisme de ögrenmeyi gerektirir. “Ögrenmeyen takımlar, takım olamazlar.”

Takım Kavramı ve Türleri..

6

Grup-Takım Karşılaştırılması

Gruplar Takımlar

•Üyeler sadece yönetsel amaçlar için bir araya

getirildiklerini düşünürler.

• Bağımsız çalışırlar, bazen de amaçları diğer

üyelerinki ile çatışır.

• Hedeflerin plânlanması sürecine yeterince dahil edilmedikleri için üyeler

kendi hedeflerine odaklanmaya başlar.

•Üyeler karşılıklı dayanışmayı tanırlar

•Takım amaçlarına en iyi karşılıklı destek sayesinde ulaşılabileceğini anlarlar.

• “Yer kapmak” ya da kişisel kazancını

diğerlerininkinin üstünde tutmaya çabalamakla vakit

kaybedilmez.

7

•İşlerini sadece bir ücretli işçi olarak yaparlar.

Gruplar Takımlar

•Üyeler çalışma arkadaşlarının içgüdülerine güvenmezler, çünkü diğer üyelerin rolünü anlamamışlardır. • Fikirler belirtmek ya da uyuşmazlık, oyun bozanlık ya da engelleyicilik olarak görülür.

•Üyeler sahip oldukları kişisel yetenek ve bilgilerini takım

hedefleri doğrultusunda kullanarak organizasyonun

başarısına katkıda bulunurlar.

•Üyeler bir güven ortamında çalışırlar.

•Fikirlerini, anlaşmazlıklarını açıkça ifade edebilmeleri yönünde yüreklendirilirler.

8

Gruplar Takımlar

•Fikirlerini, anlaşmazlıklarını açıkça

ifade edebilmeleri yönünde

yüreklendirilirler.

•Sorular ve sorunlar saygıyla karşılanır.

•Üyeler açık ve dosdoğru bir iletişim uygularlar.

Birbirlerinin bakış açısını anlamaya özen gösterirler.

•Üyelere sadece yapmaları gereken

şey söylenir, fikirleri sorulmaz. Önerilere prim

verilmez.

13.11.2011

3

9

Grupların genelde belli bir amaçları yoktur. Birçok grup, belli bir takım becerilere gereksinim duyulmadan, gönüllü işbirliğine dayanarak oluşur. Grupta üyeler, bir işi sonuçlandırmaya çalışırlarken, diğerlerinin hislerini paylaşmada isteksizdirler. Gruptaki kişiler açık ve samimi değildirler ve bunun sonucunda takım olmaktan uzaklaşırlar.

Grup-Takım Karşılaştırılması

10

Bu tip toplulukların belli başlı özellikleri vardır:

•Üyeler toplantılara geç kalırlar. •Üyeler genellikle rollerini ve kendilerinden ne beklendiğini bilmezler. •Fikirlere ve diğerlerinin katkılarına yeterince saygı duymazlar. •Başarı duygusunu hissetmek zordur.

11

•Takımlar güven duygusuna dayalı olarak kurulurlar. •Takımdaki bütün üyeler becerilerini, deneyimlerini, duygularını,ilgilerini paylaşırlar ve takımın amacına ulaşmasında birbirleriyle olan uyumlarını sürekli incelerler. •Açıklık ve dürüstlük etkili bir takımın yapı taşlarıdır. •Gelişim iyi bir takımın tipik özelliklerinden biridir. •Kendilerini değerlendirmeleri, yeniliklere açık olmaları ve gelişmeleri için zaman ayırmaya istekli olmaları ne kadar iyi bir takım olacaklarını belirler.

12

• Elemanların yeteneklerinin ve önerilerinin denenmesi özendirilir. Bu da elemanların daha güçlü uygulayıcılar olmalarını sağlar. •Takım bir grup insan demek değildir. Takım olabilmek için bundan daha fazlası gerekir. •Takım bir hedefe ulaşmak için birbirlerine oldukça bağımlı kişilerden oluşur. •Takım içindeki her üye farklı becerilerin oluşmasına katkı sağlarlar ve bu beceriler takımın yararına ve takımın hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.

13.11.2011

4

13

Takım iki konu üzerinde yoğunlaşır; Takımın neyi çalıştığı (içerik) nasıl çalıştığı (süreç)

Süreç,takımın probleminin çözümüne veya bir sonuca ulaşmak için içeriği ele almada uygulanan metotlardır.

15

Takım çalışması öncesinde tespit edilmesi gereken önemli noktalar…

Takımın genel olarak anlama düzeyini belirlemek,

Takımın iletişim sürecini gözden geçirmek,

Alıştırma sırasında takımın yanıldığı noktaları saptamak.

16

İletişim tekniğinin kullanılmasına olanak sağlamaktır. Bu teknikleri kullanarak, takım gücü

sayesinde toplam kalite sistemini ortaya çıkarmak, geliştirmek ve yaşatmaktır.

Hedefimiz..

13.11.2011

5

17

Takımın Oluşum Süreci ve İşleyişi..

• Takımlar oluştukça bazı aşamalardan geçer, • Her aşamada bir liderlik ve takım davranışı vardır, • Her aşama, takım üyelerinin bu davranışları ile geçilir ve bir sonraki aşamaya gelinir.

Kilit nokta, takımın şu andaki çalışmalarını daha ileriye

götürüp ilerletmek ve her aşamadaki problemlerle uğraşmaktır.

Bazen, gösterilen çabalar boşuna çıkar, Örneğin, daha birbirlerini tam olarak tanıyamamış ve

birlikte çalışmaya tam alışamamış üyelerin karmaşık problemleri çözmeye çalışması böyledir.

18

Takımın Oluşum Süreci ve İşleyişi.. Başarılı bir takımın oluşturulması ile ilgili “aşamalar

şeması” bu konuda bir fikir verecektir. Buna dayanarak takımımızın hangi aşamada olduğuna

karar verebiliriz.. Eğer, takım bütün bu aşamalardan geçtikten sonra

takım üyelerinden birisi işi bırakırsa ne olur? Takım yeniden oluşturulur ve bu aşamalardan tekrar

geçer. Tecrübeli bir takım bu aşamalardan tekrar geçerken daha az zaman kaybeder ve çalışmalar daha kolay olur.

19

Çalışanların takım içinde çalışmayı benimsemeleri, kalitedeki gelişimi fark

etmeleri, büyük ve yapıcı bir gücü ortaya

çıkaracaktır.

20

Örgütlerde takım türleri..

Çapraz Fonksiyonlu Takımlar

Problem Çözme Takımları

Kendi Kendini Yöneten Takımlar

Sanal Takımlar

13.11.2011

6

21

Takım Oluşturmanın Yararları.. • Takımı başarılı kılmak için elemanlar birbirlerini destekler • Elemanları birbirlerinin önceliklerini bilirler ve sorun çıktığında birbirlerine yardım ederler • İletişim açıktır • Yeni fikirlerin, geliştirilmiş yöntemlerin, sorunların dile getirilmesi, kaygıların ortaya atılması özendirilir

22

•Takım elemanları kendilerinden ne beklendiğini iyi bildiklerinden ve performanslarını bu beklentilerle karşılaştırıp değerlendirdiklerinden performans geri beslemesi daha anlamlıdır. •Çatışmalar normal kabul edilip, sorunların çözümü için bir fırsat olarak değerlendirilir. Sorunlar yıkıcı bir düzeye gelmesine olanak vermeden açık tartışma ile çözümlenir. • Takımın verimliliği ile elemanlarının kişisel beklentilerinin karşılanması arasında denge sağlanır.

•Konularında uzman kimselerin bulunması sorunların çözümlenmesini daha kolaylaştırır.

23

•Neden Bir Takım Oluşturmalı ?

• Teknolojik değişime ayak uydurma, • Hız, • Küreselleşmeye doğru eğilim • Artan piyasa baskısı gibi..

Bu faktörler örgütleri,piyasa

taleplerini hızlı ve etkili bir biçimde karşılamak üzere

yeni yollar aramaya zorluyor

24

Yüksek performanslı ekipler ve takım çalışması bugünün rekabetçi iş dünyasında giderek yükselen eğilimler..

Firmalar sorunlarının

çözümünü takım çalışmasında arıyor

çalışanlar ise bir takımın parçası olmak istiyor

13.11.2011

7

25

Neden Bir Takım Oluşturmalı ? Takım oluşturma ve bu takımın etkili bir biçimde çalışmasındaki en önemli öğe, liderlerin çalışanlarıyla arasındaki statü engelini en aza indirmede gösterdikleri başarıdır. Lider, etkili bir takım oluşturmada başarılı olmak istiyorsa, çalışanlarının seslerini yükseltmelerine , öneriler getirmelerine ve liderlerin düşüncelerini eleştirmelerine izin veren bir ortamın yaratılmasına yardımcı olabilir.

26

Etkili bir takım

çalışması için;

• Takımı oluşturan bireyleri analiz ederek

• Dikkatimizi takımı oluşturan personelin niteliklerine toplarsak

O halde ideal bir takım nasıl olmalı..?

Takımla uyum sağlamayan personellerin

zaman içerisinde takım için daha verimli çalışması

sağlanabilir.

27

Biraz daha açalım konuyu.. Takım oluşturma ve bu takımın etkili bir biçimde çalışmasındaki en önemli öğe, liderlerin çalışanlarıyla arasındaki statü engelini en aza indirmede gösterdikleri başarıdır. Liderler, etkili bir takım oluşturmada başarılı olmak istiyorlarsa, çalışanlarının; • seslerini yükseltmelerine •öneriler getirmelerine, •sorun çözmeye etkin olarak katılmalarına •liderlerin düşüncelerini eleştirmelerine..

izin veren bir ortamın

yaratılmasına yardımcı olacak

becerileri öğrenmeli.

28

Takımların beklentileri zaman zaman karşılayamamalarının en önemli nedenleri;

Takımların gerekli zamanlarda etkin kullanılamaması

Takımların gerek

duyulmadığı zamanlarda kullanılması

Üstünlük sergileyen ve kendini beğenmiş davranışlar, keyfi güç kullanımı gibi çalışanlarıyla aralarındaki statü farklılıklarını arttırma eğiliminden kaçınmalı..

13.11.2011

8

29

• Takımlar,sürekli bir mücadele ve çatışma içerisinde bulunurlar.

• İşletme için uygun olmayan durumları düzeltmeye çalışırlar.

O halde ideal bir takım nasıl olmalı..?

Bir işletmedeki çalışanlar değişik uygulamalarda birbirine uymayan farklı fikirlerden sorumlu tutulabilir.

30

İdeal Bir Takımın Nitelikleri..

• Güven İnsanların fikirlerini korkmadan serbestçe

söyleyebilmeleri gerekir. Takımdaki üyelerin alaya alınmaktan veya zarar görmekten çekinmeyeceği bir ortamın hazırlanması şart

• Destek

Takımdaki üyelerin gizli gündemleri ortaya koyduktan sonra birbirine destek olması ve birbirinden yardım alması istenmeli

• İletişim

Takımdaki herkes karşılıklı olarak haberleşebilmeli ve duygularını açıklamalı

31

İdeal Bir Takımın Nitelikleri..

• Çatışmaların Çözümlenmesi Çatışmaları bastırmaya veya yokmuş gibi göstermeye

uğraşmamalı, aksine açıkça tartışarak çözüm getirilmeli

• Üyelerin Kullanılması Takımdaki üyelerin bireysel yeteneklerinden, bilgi ve

tecrübelerinden en üst düzeyde yararlanılmalı

• Kontrol Takımdaki herkes, ilgili iletişim ve kontrollerin

yapılmasından sorumludur. Takımın bütün çalışmaları göz önünde olmalı ve iletişim sağlanmalı

32

İdeal Bir Takımın Nitelikleri..

• Çalışma Ortamı Çalışma ortamı herkese açık ve takım üyelerinin

saygınlık kazandığı bir ortam olmalı

• Takımın Hedefleri Takımdaki üyeler belirli bir hedef için çalışır.

Takımda çalışanların başlangıçtaki değişik görüşleri, aynı hedef doğrultusunda değişir. Baştaki bu değişik görüşler açıkça belirtilmeli

13.11.2011

9

33

Takımda fikir birliği..

Şimdi.. 5 kişiden oluşan bir takım düşünelim..iki kişi A

seçeneğine, diğer üç kişi ise B seçeneği yönünde görüş bildirsin.. Oylama sistemine göre B seçeneğine karar verilmesi gerekir değil

mi?Ama bu katılıma dayalı toplantıda A seçeneğine karar veriliyor. Çünkü.. Burada A seçeneğini öneren iki kişi seçim nedenlerini

diğer takım üyelerine inandırıcı olarak, bilimsel ve tecrübelerin ışığında veriler sunarak grup kararını olumlu yönde almasını sağlıyor.

A A B B B

1 2 3 4 5

34

Takımda geçerli olan bilgiye dayalı kararlardır. Takım karar alırken; “Bunun dediği doğrudur.” “Bu tecrübelidir, bunun dediğine uyalım.” denemez. Bu örnekte A seçeneğini öne sürenler B seçeneğini önerenleri iknâ etmek durumundadır. B seçeneğini önerenlerde A seçeneğini katlanabilir bulmaları gerekir.

O halde..

35

Formula araba yarışlarında lastik değiştirme, benzin koyma vb. yapılması gereken işler bir takım çalışmasıyla 6 saniyede gerçekleşmesi takım çalışmasına çok güzel bir örnek..

36

Başarılı Bir Takım Oluşturmanın Basamakları..

Takımın Oluşturulması

Takım Üyelerinin Birbirlerine Alışması

Takım Üyelerinin Güç Kazanması

Uygulamaların Başlaması

SİNERJİ

13.11.2011

10

37

Sinerji nedir? Birçok parçanın bir arada çalışarak her birinin tek

başına alabileceği sonuçtan daha iyi sonuç alma girişimidir.

38

Göç eden kazların

“V” şekli çizerek

uçtuklarını biliyor

muydunuz ?

39

Sinerji, ortak güç ve ortak akıldır. Kuşların “V” şeklinde birlikte uçarak tek bir kuştan %70 daha hızlı uçmasının nedeni sinerjidir.

Yapılan araştırmalara göre,uçan her kuş,kanat çırpma esnasında arkasındaki kuş için onu kaldıran bir hava akımı meydana getiriyor.

“V” şeklindeki formasyonla uçan kuş grubu,kanat çırpışları sırasında oluşturdukları hava akımından meydana gelen kolaylık sayesinde uçuş menzillerini yüzde 70 gibi oldukça büyük bir oranda uzatıyorlar. Yani, tek başına gidebilecekleri maksimum yolu takım halinde neredeyse ikiye katlıyorlar.

40

Takım kompozisyonunu iyi oluşturmazsanız, takımın kimyası birbirine uymazsa, ve takım içi rol dağılımında farklılıklara dikkat etmezseniz sinerjik takım çalışması yerine elde edeceğimiz sonuç, asinerjik takım çalışması olur.

Sinerji… Yine araştırmalara bu kuşlardan biri ,”V” grubundan çıktığı anda uçmakta güçlük çekiyor. Çünkü kaldıraçlı hava akımının dışında kalmış oluyor. Bunun sonucu olarak da hemen formasyona geri dönüyor ve “V”nin takım gücünü tekrar yakalıyor.

O halde..

13.11.2011

11

41

Sinerji aşamasında neler yapılır..?

• Bu aşamada takım üyeleri, misyonlarını yerine getirmek üzere önemli ölçüde birlik içindedir.

• Üyeler enerjik ve arzu doludur.

• Takımlarının başarısı için bireysel başarılarını feda ederler.

• Hedef, sinerji aşamasında, takımın gücü, iletişimi, bağımsız çalışma yeteneği ve yaratıcılığı en üst düzeye çıkarmaktır.

• Üyeler burada bütün güçleri ile çalışarak liderin takım içinde daha rahat hareket edebilmesini sağlar.

42

•Peki iyi bir takım nasıl oluşur ve nasıl çalışır? İletişim kurma, •Sorgulama, •Eğitimin gözden geçirilmesi, •Çok sesliliğe değer verme.

43

Sorgulama Bilgi toplama, fikir yaratma, yeni yaklaşımların uygulanabilirliğinin tespiti, işlerin yürümesi için organizasyon yapma ve uygulama, sistemlerin nasıl çalıştığının kontrol edilmesi, işlemlerin ve standartların

korunması ve sürdürülmesi gibi konuları kapsar Çok sesliliğe değer verme En iyi sonuçları almak için çok farklı düşüncelerin bir araya gelmesi gerekir ve çok sesliliğinde kakafoni'ye dönüşmemesi ayrıca önemlidir.

Kakafoni:Ses uyumsuzluğu

44

İletişim kurma Takımı birbirine bağlayan iletişimdir. Takım içindeki iletişim dinamiktir. Farklı insanlarla farklı yollarla iletişim kurabilmek, herkesi dinlemeyi bilmek, problem ve çözüm-odaklı fikir paylaşımlarını yürütebilmek gerekir.

Eğitimin gözden geçirilmesi Geribildirim almak her tür öğrenmede olduğu gibi burada da çok önemlidir. Takım oluşumunun ve çalışmasının her aşamasının değerlendirilmesi ve gözden geçirilmesi özellikle ilerideki çalışmalar için çok faydalı olacaktır.

13.11.2011

12

45

Takım çalışmasından istediğiniz verimi almak istiyorsanız, bu takımı oluştururken dikkatli olmanız gereken noktalar var! Bunlardan en önemlisi; • Rol dağılımı • Lider seçimi

46

Takım çalışması çoğu zaman daha kolay ve daha verimli bir yol olduğu için seçilse de, iyi bir takım oluşturmak sanıldığı kadar kolay değil.

47

•Takım çalışması giderek daha çok talep edilen bir eğilimdir. •Dikkat edilmesi gereken noktalar gözden kaçırıldığında avantajlarından çok dezavantajlarının olabileceği gözden kaçırılmamalıdır!

48

Takım Başarısının Sağlanmasında Temel Stratejiler

•İş Hedeflerini Belirlemek

•Hızlı Çözümler Üretmek

•İç Uzmanlık Oluşturmak

•Bütünleşik Çözümler Kullanmak

13.11.2011

13

49

Etkili bir TKY kültürü oluşturabilmek için takım çalışmasının yaygınlaştırılması ve bunun kurumun tümünde özelliklede karar verme ve problem çözme aşamalarında etkili olarak kullanılabilmesi gereklidir.

Toplam Kalite Yönetiminde Neden

Takım Çalışmasına İhtiyaç Olabilir?

50

Dolaysıyla..

Yeni çevrede başarılı olmak; Bu özelliklere sahip insanların birlikte çalışmasını gerektirmektedir.

Örgütler, çok yönlü sorunları çözmek, iyi bir karar vermek ve tüketicilere bu çözümü sunmak durumundadırlar. Bu nedenle takımlara duyulan ihtiyaç gittikçe artmaktadır.

51

Toplam Kalite İçin Neden Takım Çalışması Gereklidir?

•Takım çalışması,her yönüyle toplam kalitenin vazgeçilmez bir parçasıdır.

•Projeler ve bunları üreten takımlar takım çalışmasına öncelik tanımazlarsa toplam kalite başarılı olamaz. •Kaliteli bir işletmecinin düşüncesine “takım çalışması kültürü” hâkim olmalıdır. 52

Toplam Kalite İçin Neden Takım Çalışması Gereklidir?

•Eğer işletmemiz kaliteci olacaksa “takım çalışması” düşüncesini benimsemelidir. •Burda takım liderliği ve takım üyeliği becerilerinin geliştirilerek işletme içinde yaygınlaştırılması gerekir. •Bundan böyle bir çalışanın takım şeklinde nasıl organize olup çalışabileceğini bilmesi, görevinin önemli bir parçası olacaktır.

13.11.2011

14

53

Bir Kıssa.. Aristo 21 yaşındayken, Makedonya Kralı Phillip, 11 yaşındaki oğlu Alexander'a ders vermesini rica eder. Geleceğin Büyük İskenderi çok zeki bir oğrencidir. Bir gün matematik dersinde Aristo'ya "Bir kaç eder?" diye sorar. Aristo bir, birliğe işaret eder, ikinin yarısıdır, yarımın iki katıdır gibi birşey söylebilirdi. Ancak bir gün düşünmek için izin ister. Döndüğünde genç öğrencisine şöyle cevap verir: "Bir, binlere bedel olabilir".

54

Nerdeyse uyuyacaktım..

Gerçekten kötü olmuş..

Alkışlayayım bari de ayıp olmasın..

Yok yok iyi olmuş..

Hangisine katılıyorsunuz ?

55