HİTİT ÜNİVERSİTESİ

2019 YILI

KALİTE

KOORDİNATÖRLÜĞÜ

BİRİM

FAALİYET RAPORU

2

İÇİNDEKİLER

BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU ................................................................................................... 3 I- GENEL BİLGİLER ........................................................................................................................ 4

A.Misyon, Vizyon ve Kalite Politikası ......................................................................................... …4

B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar ................................................................................................... 4

C. İdareye İlişkin Bilgiler ............................................................................................................... 5

1.Fiziksel Yapı ......................................................................................................................... 5 2.Örgüt Yapısı .......................................................................................................................... 5

II- AMAÇ ve HEDEFLER ................................................................................................................. 6 A.İdarenin Amaç ve Hedefleri ………………………………………………………………………… 6

B.Temel Politikalar ve Öncelikler ............................................................................................................ 6 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER ................................................... 7 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ ................................... 13

A.Üstünlükler ............................................................................................................................. 13

B.Zayıflıklar ............................................................................................................................... 13

3

BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU

Toplam Kalite Yönetimi anlayışını tüm paydaşlarımızla beraber uygulayarak

varoluş sebebimiz olan eğitim öğretimde kalite standartlarına ulaşabilmeyi hedefleyen

Koordinatörlüğümüz, kurulduğu günden bugüne kadar çalışmalarına bu doğrultuda devam

etmiştir. Akademik ve İdari tüm süreçlerde kalite standartlarına ulaşmak amacıyla bir yıl

gibi kısa bir sürede sayısız faaliyet düzenlenmiştir. Üniversitemiz tüm çalışanlarının sürece

dahil olması, Yöneticilerimizin sonsuz inancı, desteği, kurumsal koordinasyon ve

işbirliğinin sağlanması çok başarılı sonuçlar elde etmemize vesile olmuştur.

Yenilikçi uygulamalar ile Üniversitemiz genelinde kalite güvence sistemini

yapılandırmak, yaygınlaştırmak ve sistemin sürekli iyileşmesini sağlamak adına tüm

süreçlerde entegrasyonu sağlayarak süreç yönetimine geçiş çalışmalarımız hızla devam

etmektedir. Hazırlığına halen devam ettiğimiz Üniversitemiz 2021-2025 Stratejik Planı,

tüm süreçleri kapsayacak ve entegrasyonu sağlayacak şekilde dizayn edilmiştir. Böylelikle

Üniversitemizin geleceğe yönelik amaç ve hedefleri, uluslararası standartlara uygun eğitim

öğretim ve araştırma geliştirme faaliyetlerimizin geliştirilmesinin yanında kalite kültürünün

yayılımını teşvik ederek tüm paydaşlarımızla işbirliği halinde Üniversitemizin tanınırlığının

arttırılmasına hizmet edecek şekilde şekillenmektedir.

Hitit Üniversitesi olarak geçmişteki akreditasyon ve kalite yönetimi sistemi

çalışmaları hakkındaki tecrübelerimiz ve önümüzdeki yıllarda gerçekleştirmeyi

planladığımız çalışmalarımız göz önüne alındığında Üniversitemiz bünyesinde

yürüteceğimiz çalışmalarla başarılı olacağımıza ve fark yaratarak yükseköğretim

kurumlarında yürütülen Kalite Yönetimi Sistemi çalışmalarına katkı sağlayacağımıza

inancımız tamdır.

Prof. Dr. H. Ayşegül TAYLAN ÖZKAN

Kalite Koordinatörü

4

I- GENEL BİLGİLER

A.Misyon, Vizyon ve Kalite Politikası

Misyon

Yaşadığı toplumun gereksinimlerini belirleyip çözüm üreten, gelişme ve yeniliğe açık, etik

değerlere bağlı, milli hassasiyetlere sahip meslek insanları yetiştirmek ve evrensel

standartlarda ürettiği bilgiyi insanlığa yararlı çıktılara dönüştürecek bilimsel çalışmalar

gerçekleştirmek.

Vizyon

Uluslararası standartlarda bilimsel saygınlığa sahip, tercih edilen bir dünya üniversitesi

olmak.

Kalite Politikası

Eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, topluma hizmet ve yönetim faaliyetlerimizin;

HİTÜ’nün misyonu ve vizyonu doğrultusunda,

Tüm paydaşlarımızca benimsenen toplam kalite yönetimi anlayışıyla,

Etik değerlere ve hukuki ilkelere dayalı,

İnsan odaklı, yenilikçi ve sürekli iyileştirme prensibiyle,

gerçekleştirilmesidir.

B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar

Kalite Koordinatörlüğünün Oluşturulması

Kalite Koordinatörlüğü, Kalite Koordinatörü, Kalite Koordinatör Yardımcıları ve

yeterli sayıda personelden oluşur.

Komisyon üyeleri arasından Rektör tarafından üç yıllığına Kalite Koordinatörü

görevlendirilir. Koordinatör, kendisine en fazla on bir yardımcı seçer. Görev süresi

biten Koordinatör ve Koordinatör Yardımcıları aynı usul ile tekrar

görevlendirilebileceği gibi rektör tarafından gerekli görülen hallerde

atanmalarındaki usule uygun olarak görevden alınabilirler.

Koordinatörlüğün sekreteryasını yürütmek üzere Rektör tarafından yeterli sayıda

personel görevlendirilir.

Kalite Koordinatörlüğünün Görevleri

Kalite Yönetimi Sistemi için gerekli süreçleri belirlemek, uygulamak ve

sürdürülmesini sağlamak,

Kalite Yönetimi Sistemi performansı ve iyileştirme için ihtiyaçları raporlamak,

Kalite Yönetimi Sistemi ile ilgili konularda dış kuruluşlarla ilişkileri yürütmek,

5

Kalite Koordinatörlüğünün görevleriyle ilgili olarak Üniversitenin tüm akademik ve

idari birimleri arasında koordinasyonu sağlamak,

Kalite standartlarını takip ederek Kalite Yönetimi Sisteminin yapılanmasını

sağlamak,

Kalite Komisyonunda görevlendirilen birimlerin Kalite Temsilcileri ile yapılan

toplantıları koordine etmek,

Görev alanıyla ilgili doküman hazırlamak, dokümanlarda düzeltme yapmak,

yayınlamak, kaydetmek ve dağıtımını yapmak,

Kalite iç denetim planını hazırlamak ve iç denetimlerin yapılmasını sağlamak,

Kalite temsilcilerinin, iç denetçilerin, süreç sorumlularının ve çalışanların Kalite

Yönetim Sistemleri ile ilgili eğitim almalarını sağlamak, konuyla ilgili eğitimler

vermek,

Yönetimin gözden geçirme toplantısı için girdileri hazırlamak, toplantının yapılması,

alınan kararların yazılması ve birimlere dağıtımını yapmak,

Kalite hedeflerinin belirlenmesini ve hedef bazlı performans ölçümlerinin

yapılmasını sağlamak,

Komisyonun sekretarya ve personel destek hizmetlerini yürütmek.

Koordinatörlük büro çalışmalarını yönetmek,

Dış denetimlerin yapılması için gerekli tedbirleri almaktır.

C. Birime İlişkin Bilgiler

1.Fiziksel Yapı

Koordinatörlüğümüz Hitit Üniversitesi Rektörlüğünün birinci katında oluşturulan

koordinatörlük ofisinde hizmet vermektedir.

2.Örgüt Yapısı

6

3. İnsan Kaynakları

Personel Türü 2017 2018 2019 2019 Yılının Bir Önceki

Yıla Göre Değişimi (%)

Akademik 1 1 1 -

İdari 0 0 1 100

Toplam 1 1 2

II- AMAÇ ve HEDEFLER

A.İdarenin Amaç ve Hedefleri

Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler

Kurumsal Yapının Kalite Sürekliliğinin

Sağlanması ve Geliştirilmesi

Akademik ve İdari Personelin

Verimliliğinin Arttırılması

Personelin Aidiyet Duygusunun

Arttırılması ve Motivasyonunun

Sağlanması

Örgütsel ve Yönetsel Sistemin

İyileştirilmesi ve Geliştirilmesi

Üniversitemiz ve Paydaşları Arasındaki Etkileşim

Kalitesinin ve Topluma Yönelik Hizmetlerin

Artırılması

Paydaşlarla İlişkilerin

Geliştirilmesi ve Kamu, Sivil

Toplum Kuruluşları ile Özel

Sektör İşbirliğinin Tesis

Edilmesi, Yürütülmesi ve

Sürdürülmesi

B.Temel Politikalar ve Öncelikler

On Birinci Kalkınma Planı içerisinde yer alan;

‘’Kamuda stratejik yönetimin uygulama etkinliğinin artırılması ve hesap verebilirlik

anlayışının, planlamadan izleme ve değerlendirmeye kadar yönetim döngüsünün tüm

aşamalarında hayata geçirilmesi temel amaçtır.’’ Amacı altında yer alan aşağıdaki politika

ve tedbirler Koordinatörlüğümüz tarafından ele alınmıştır:

Kamu idarelerinde stratejik yönetime ilişkin idari ve beşeri kapasiteyi geliştirmeye

yönelik eğitim programları tasarlanacaktır.

7

Stratejik yönetime ilişkin mevzuat, kılavuz ve rehberler uygulama tecrübeleri de

dikkate alınarak bütüncül bir anlayışla gözden geçirilecek ve güncellenecektir.

Üst politika belgeleri ile kurumsal stratejik planlar daha etkin bir biçimde izlenerek

bu belgelerin uygulanma ve birbirlerini yönlendirme düzeyi artırılacaktır.

Başta kalkınma planı olmak üzere üst politika belgeleri ve kurumsal stratejik

planların etkin bir biçimde raporlanmasına yönelik bir izleme ve değerlendirme

sistemi oluşturulacaktır.

Eğitimde kalite güvence sistemi oluşturulacaktır.

Bu politika ve tedbirler doğrultusunda Üniversitemizde raporun Faaliyetlere İlişkin

Bilgi ve Değerlendirmeler başlığı altında açıklamalarına yer verilen faaliyetler ve eğitimler

düzenlenmiştir. Ayrıca entegre bir yönetim sistemi kurulması, bürokrasi ve iş yükünün

azaltılmasına yönelik tedbirler alınmış, stratejik planlama süreci tamamen bu anlayışla

dizayn edilmiştir. Stratejik yönetimde etkinliğin sağlanması ve uygulama sonuçlarının etkin

bir şekilde izlenmesi ve değerlendirilebilmesi amacı ile Hitit Üniversitesi Kalite Yönetimi

ve Strateji Geliştirme Uygulama ve Araştırma Merkezi (HÜKASEM) kurulması çalışmaları

devam etmektedir.

Yükseköğretim Kurulunun Stratejik Planı içerisinde yer alan Yükseköğretimi Nitelik

ve Nicelik Olarak Ulusal ve Uluslararası Standartlara Uygun Etkin ve Etkili Olarak

Planlamak ve Yönetmek amacı altında yer alan Yükseköğretim kurumlarında ölçülebilir,

karşılaştırılabilir, şeffaf ve hesap verebilir akademik örgütsel ve işlevsel yapılar

oluşturulmasını sağlamak hedefi doğrultusunda Üniversitemizde Kalite Komisyonu

kurulmuş, yönergesi hazırlanmış ve gerekli çalışmalar yapılmıştır. Kalite Yönetimi

Sisteminin etkinliğinin artırılması ve sürekliliğinin sağlanması adına çalışmalar devam

etmektedir.

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

Üniversitemizde Kalite Yönetimi Sistemi süreçlerinin tasarlanması, uygulanması ve

sürekli iyileştirme çalışmalarının sürdürülmesi amacı ile 08.11.2017 tarihinde Rektörlük

bünyesinde Kalite Koordinatörlüğü kurulmuştur. Koordinatörlüğümüz kurulduğu tarihten

itibaren hızlı bir şekilde Kalite Yönetimi Sistemi çalışmalarını başlatmıştır.

2019 yılı içerisinde ilk olarak 2018 Yılı Kurum İç Değerlendirme Raporu hazırlık

çalışmalarına başlanmıştır. Üniversitemiz Kalite Komisyonu, KİDR içerisinde yer alan

göstergeleri dayanakları ile beraber hazırlayarak ilgili veri tabanına girişini sağlamışlardır.

21 Şubat 2019 tarihinde Üniversitemiz Kalite Komisyonu Üyelerine Kalite

Yönetimi Sistemi Eğitimi verilmiştir. Hizmet kalitesini arttırmaya yönelik araçlar

hakkında bilgi verilmesinin ardından akreditasyon süreçlerine değinilerek sistemin

kurulması için gerekli araçlar detaylandırılmıştır.

8

21-22 Şubat 2019 tarihleri arasında Üniversitemizde ikinci kez ISO 9001:2015

Kuruluş İçi Kalite Denetçisi Eğitimi düzenlenmiştir. Prof. Dr. Özkan TÜTÜNCÜ

tarafından verilen bu eğitime Üniversitemizin çeşitli birimlerinde görev yapan birim kalite

temsilcilerimiz katılmıştır. Verilen teorik bilgilerin ardından bir iç tetkik uygulaması

yapılmış, yapılan sınav neticesinde başarılı olan katılımcılara Kuruluş İçi Kalite Denetçisi

Sertifikası takdim edilmiştir.

9

Üniversitemiz bünyesinde akreditasyon çalışmalarının arttırılması ve sürekliliğinin

sağlanabilmesi amacı ile fakülte dekanları ve bölüm başkanlarının katılımları ile 18 Mart

2019 tarihinde Akreditasyon Eşgüdüm Toplantısı düzenlenmiştir. Rektörümüz Prof. Dr.

Reha Metin ALKAN başkanlığında düzenlenen toplantıda tüm eğitim birimlerimizde

akreditasyona hazırlık süreçlerine başlanması, yeni kurulan ve henüz mezun vermeyen

birimlerimizin de yapılarını akreditasyon standartlarına uygun olacak şekilde tasarlamaları

konusunda açıklamalarda bulunulmuştur. Ayrıca Kalite Koordinatörümüz Prof. Dr.

Ayşegül TAYLAN ÖZKAN tarafından akreditasyon süreçleri, yetkili akreditasyon

kuruluşları ve süreçlerin nasıl kurgulanması gerektiği konularında bilgiler verilmiştir.

10

Üniversitemizde yürütülen Kalite Yönetimi Sistemi çalışmalarının ayrılmaz bir

parçası olan kurumsal risk yönetimi hakkında bilgilendirme yapılması amacıyla 18 Nisan

2019 tarihinde Birim Kalite Temsilcileri ve çeşitli birimlerimizden personelimizin katılımı

ile Risk Yönetimi Eğitimi düzenlenmiştir. Prof. Dr. Özkan TÜTÜNCÜ tarafından verilen

bu eğitimde kalite yönetimi sistemi ve sistem içerisinde risk odaklı yaklaşımın nasıl

yapılması gerektiği, alınacak önlemler ve tedbirler uygulamalı olarak anlatılmıştır.

Stratejik Plan hazırlanması ve süreçlerin yürütülmesi amacı ile Koordinatörlüğümüz

Rektörlük Makamı tarafından görevlendirilmiştir ve Üniversitemiz 2021-2025 Stratejik

Plan Hazırlık sürecine Eylül 2019 içerisinde Koordinatörlüğümüz tarafından başlanmıştır.

Stratejik Plan çalışmaları kapsamında ilk olarak 14 Ekim 2019 tarihinde Rektörümüz Prof.

Dr. Ali Osman ÖZTÜRK başkanlığında Strateji Geliştirme Kurulu Toplantısı

düzenlenmiştir. Kalite Koordinatörümüz Prof. Dr. Ayşegül TAYLAN ÖZKAN tarafından

2021-2025 Stratejik Plan hazırlık çalışmaları ile Üniversitemizde kurulması hedeflenen

entegre Kalite ve Stratejik Yönetim Sistemi hakkında bilgi verilmiştir ve üyeler tarafından

stratejik plan hazırlık takvimi karara bağlanmıştır. Ayrıca Stratejik Plan Hazırlama Ekibi

Üyeleri kurul tarafından onaylanmıştır.

Ekim ayı içerisinde Stratejik Plan hazırlık çalışmaları sürecinde çalışmaları

yürütecek alt komisyonlar ( Eğitim Öğretim Komisyonu, Araştırma Geliştirme Komisyonu,

Topluma Hizmet Komisyonu, Farklılaşma-İhtisaslaşma ve Girişimcilik Komisyonu,

Uluslararasılaşma Komisyonu ve Kurumsal Kapasite Komisyonu) oluşturulmuş ve

çalışmalara başlamışlardır. Bu kapsamda 07-08 Kasım 2019 tarihleri arasında oluşturulan

altı adet alt komisyon ile Rektörümüz Prof. Dr. Ali Osman ÖZTÜRK başkanlığında seri

toplantılar düzenlenmiştir. Toplantılarda ekiplere kendi alanları ile ilgili bilgiler verilmiş,

stratejik plan çalışmaları hakkında yol haritası çizilmiştir.

Üniversitemiz Stratejik Plan çalışmaları kapsamında akademik ve idari personele

yönelik örgüt kültürü anketi, akademik ve idari personel için memnuniyet anketi ve öğrenci

memnuniyet anketi hazırlanarak uygulanmıştır. Sonuçları analiz edilerek mevcut durum

analizinde kullanılmak üzere Stratejik Plan Hazırlama Ekibi Üyeleri ile paylaşılmıştır.

11

21 Kasım 2019 tarihinde Strateji geliştirme Kurulu Üyeleri, Üniversitemiz Senatosu

Üyeleri ve Stratejik Plan Hazırlık Ekibi Üyelerinin katılımları ile 2021-2025 Stratejik Plan

Çalışmaları Açılış Toplantısı düzenlenmiştir. Rektörümüz Prof. Dr. Ali Osman ÖZTÜRK

başkanlığında düzenlenen toplantıda stratejik plan hazırlık süreci, süreç yönetimi

uygulamaları ve durum analizi yapılırken kullanılması planlanan bilgi sistemleri hakkında

katılımcılara bilgiler verilmiştir. Ayrıca ekip başkanları uygulayacakları yöntemler ve yol

haritalarını içeren sunumlarını gerçekleştirmişlerdir.

Stratejik Plan hazırlık çalışmaları kapsamında Üniversitemizin üst düzey paydaşları

ile bir araya gelmek, Üniversitemizden beklentilerini almak ve fikir alışverişinde bulunmak

üzere 04 Aralık 2019 tarihinde Üst Düzey Paydaş Toplantısı gerçekleştirilmiştir.

Üniversitemizin halkımıza, ilimize ve bölgemize daha faydalı olabilmesi için neler

yapılabileceği ve hayata geçirilebilecek iş birlikleri hakkında istişareler yapılmıştır.

Toplantı sonunda paydaşlarımıza bir anket uygulaması yapılmıştır ve sonuçları Stratejik

Plan Hazırlama Ekibi ile paylaşılmıştır.

Stratejik Plan Hazırlama Ekibi alt komisyonlarının durum analizi çalışmalarını

tamamlamalarının ardından yapılan çalışmaları değerlendirmek ve tüm üyelerle paylaşmak

maksadı ile 18 Aralık 2019 tarihinde Rektörümüz Prof. Dr. Ali Osman ÖZTÜRK

başkanlığında Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları Koordinasyon Toplantısı

düzenlenmiştir. Hazırlama ekibi alt komisyonları mevcut durum analizi sırasında elde

12

ettikleri bulguları tüm katılımcılar ile paylaşmışlardır. Ayrıca uygulanan memnuniyet

anketleri hakkında da bilgiler verilmiştir.

Üniversitemiz Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları kapsamında durum analizi ve

GZFT analizinin tamamlanmasının ardından stratejik plan içerisindeki amaçlar, hedefler,

performans göstergeleri ve stratejilerin belirlenebilmesi için 27-28 Aralık 2019 tarihlerinde

2021-2025 Stratejik Plan Çalıştayı düzenlenmiştir. Sinop Üniversitesi Ahmet Muhip

Dıranas Uygulama Otelinde düzenlenen çalıştay, Üst Yönetim ve Stratejik Plan Hazırlık

ekibi alt komisyonları üyeleri katılımı ile gerçekleştirilmiştir. Prof. Dr. Ayşegül TAYLAN

ÖZKAN ve Uzman Kader KAYA tarafından katılımcılara stratejik plan kapsamında

misyon, vizyon ve temel değerler oluşturulması, amaçlar ve hedeflerin nasıl belirleneceği

konularında bilgiler verilmiştir. Tamamen yetişkin eğitimi teknikleri kullanılarak

gerçekleştirilen eğitimin ardından alt komisyonlarımız kendi alanları ile ilgili taslak hedef

kartlarını oluşturarak tüm katılımcılara sunumlarını gerçekleştirmişlerdir. Ayrıca

Rektörümüz Prof. Dr. Ali Osman ÖZTÜRK, uygulanan örgüt kültürü anket sonuçlarını

değerlendirilmek ve genel değerlendirme yapmak üzere sunumlarını gerçekleştirmişlerdir.

13

IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN

DEĞERLENDİRİLMESİ

A- Üstünlükler

Üst Yönetimin Kalite Yönetimi Sistemi alanındaki çalışmalara özveri ile destek

vermesi

Kurum genelinde işbirliği ve koordinasyonun sağlanabilmesi

Tüm personelin kalite yönetimi konusundaki çalışmalara destek vermesi

Genç ve dinamik kadro

B- Zayıflıklar

Çeşitli mevzuatlarla tarafımıza verilen yükümlülükler arasında koordinasyon

olmaması, uygulama birliğinin sağlanamaması

Personel eksikliği

Sistem entegrasyonunun zor olması

Akademik ve idari süreçlerin beraber takip edilmesinde karşılaşılan güçlükler

14

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş

kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım

çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin

yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde

süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç

kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara

dayanmaktadır.

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında

bilgim olmadığını beyan ederim. (ÇORUM 2020)