IT/Business Alignment  at the European Court of Auditors (ECA)

Emanuele FOSSATIAudit Support Service ManagerIT Directorate – ECA Luxembourg

Prague, 19 September 2012

IT/BUSINESS ALIGNMENT

ONGOING STRATEGIC INITIATIVES

ANNEXES

ECA is a knowledge‐based organisation where business processes can be easily identified 

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Core Business

ECA‐IT Directorate is service/process oriented

4

Main business processes

Transversal support processes

Each system is mapped on one or more service(s)/process(es)

5

Extract from the Enterprise Architecture Documentation

User support and governance are key elements

• IT Service Desk• Customer Relationship Management (CRM)• IT Steering Committee• Project Management Office (PMO)• Change Management, Release Management, etc.

6

IT/BUSINESS ALIGNMENT

ONGOING STRATEGIC INITIATIVES

ANNEXES

“If one does not know to which port one is sailing, no wind is favourable” (Seneca)

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Administrative systems

Statistical analysis , Data miningData Warehousing

Management Information systemsPortfolio Management tools

Content and Document  Management SystemsCase Management systemsPlanning and time recording

Collaboration tools : Wiki, forum, blog, etc.Intranet, internet, extranetSearch 

Workflows, task managementAuditor‐centric Vision

Tamaris(Total Audit management and reporting information system)

ECA Auditors are a very mobile workforce

Mobility Initiative

• IT participated in some audit missions• Workshops with Users are organised regularly• Ideas and Business Needs are evaluated, ranked and prioritised

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CONSUMERISATION

• Preference for personal devices

• Flexibility• Evidence Documents in many formats (internal security challenge)

EVIDENCE COLLECTION

• Secure Photography• On‐the‐field document acquisition

CONNECTIVITY

• Knowledge‐base should always be accessible

• No EU‐wide affordable mobile data plans

• Hotel Infrastructures• Internal mobility

Audit is an intensive knowledge‐based work

The Social Intranet is an exciting new frontier!

• Explicit Knowledge: formal, centralised, organised• Tacit Knowledge: informal, distributed, difficult to capture and to make available

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ECA SharePoint Architecture

• Institutional sites (Assyst 2, Compass 2, Guidelines, Audit Manual, etc.)

• Team sites (each unit/team can ask for a public or a private site)

• Personal profiles/blogs (currently experimental in IT only)

• Skill Database (under design)

Institutional and personal knowledge‐bases

The Corporate Search glues and exposes

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ORGANISATION

• Taxonomy• Metadata• Subject browsing

SEARCH ENGINE

• Intra‐site search engine• Intra‐technology including legacy systems (under design)

Collaboration involves external people

• Inter‐institutional collaboration• (Secure) data exchange with Auditees

EXTRANET: same concepts as the Social Intranet but extended to external users and contributors

• Security challenges• Advanced user‐base management

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Example of collaboration: EuroSAI ‐ ISSAP

• Chaired by ECA, two Workshops per year• (currently) 9 participants• Goals: to share experience and provide practical solutions

• 3 Work streams (domains) defined– OPERATIONAL– KNOWLEDGE – IT as ENABLER

• Next planned meeting: November 2012

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Thank you very much!

Emanuele FOSSATIemanuele.fossati@eca.europa.eu

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Audit is a very peculiar knowledge‐based work

• IT has to participate very closely in the everyday life of auditors, to correctly capture business needs

Never before was it so possible to capture tacit knowledge

• Great opportunity to explore innovative social technologies

Encourage your colleagues to experiment

• IT can be very creative and innovative

IT/BUSINESS ALIGNMENT 

ONGOING STRATEGIC INITIATIVES

ANNEXES

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Audit Programming

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Audit Planning

17

Audit Execution

18

Audit Reporting

19

Audit support functional coverage

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Audit Management Reporting

Audit Data Management Audit Document Management

Audit Approval / Validation Audit Knowledge Management

Audit Communication Exchange Audit Resource Management

Audit Tools Usability

Audit Tools Administration

Document Creation Document Edit Document Search

Document storing /  versioning

Document Track  Changes

Document Freeze

Document Link Extract Document  metadata for MIS

Start Document  Validation process

Steps definition  according to hiera…

Definition of  alternative steps

Document Edit for  validators

Track validator  changes to docu…

Approve / Reject  Document

Escalation Validator Absence  Management

Extract Validation  metadata for MIS

Audit Reference  Document Manag…

Audit Wiki Management

Audit Forums

Archived Audits  Management

Regulations Library  Management

Risk Library  Management

External Bookmarks  Management

Send a Document  to translation

Define Resources  and availability

Manage Portfolio of  Potential Audits

Manage Chamber  Annual Work Pro…

Consolidate Court  Annual Work Pro…

Specific Audit  Planning

Audit Time  Reporting

Audit control and  followup

Extract Control  Data for MIS

User Single Login

Manage User  Profiles

Maximum  Response time

Remote online  utilisation

Tool Availability Remote offline  utilisation

APM data manipulation

Document  generation

AP data manipulation

SPF data manipulation

Finding data  manipulation

Evidence storing Financial Transaction storing

Auditee feedback  management

Internal communication

Audit Tasks  exchange

Post office Interaction with  Translators

Audit checklist  management

SPF replies from  auditee

Forecasts for  translators

Document rights  management

Followup of  recommandations

Resources skill  management

Reconciliation with  Flexitime

Reconciliation with  Mission

Multilanguage

Personal Workbench

Management  dashboard

Adhoc reporting Scheduled  reporting