Kapitulli I : Komunikimi

Komunikimi është punë e përditshme rutinore. Të gjithë ne kemi të drejtë dhe nevojë të

dimë se ç’ndodh rreth nesh, dhe për gjithcka që ka lidhje me ne. Pa komunikim e gjithë ajo që e

kemi mësuar dhe atë të cilën e mendojmë nuk do të eksiston, ndërsa çdo gjenerat e ardhshme do

jetë më e varfër në aspektin e përvojës dhe dijes. Pa komunikim nuk do të mbeten as organizatat,

as udhëheqja e as menaxhimi.

1.1 Cfarë është Komunikimi?

Eksistojnë shumë definicione të ndryshme për procesin e komunikimit. Komunikimi

definohet si bartje e informatave nga dhënësi deri tek marësi me kusht që marrësi ta kuptojë atë,

kurse në organizatë ose institucion ai është mjet i cili lidh njerëzit në realizimin e qëllimit të

përbashkët. Do të thotë që komunikimi nënkupton dërgim, pranim dhe kuptim të informatës.

Komunikimi është procesi i kalimit të informacioneve nga burimi përmes rrugëve

te pranuesi si dhe kalimin e reagimit të pranuesit përmes rrugëve deri te burimi.

Termi “komunikim” rrjedh nga latinishtja (communis) që do të thotë “e

përbashkët”,kerkon që të gjitha palët të kuptojnë një gjuhë të përbashkët që mund të shkëmbehet.

Komunikimi është proçes i dërgimit dhe marrjes së mesazheve dhe në procesin e vetë

përfshin dy ose më shumë persona kur te paktën njëri prej tyre dëshiron të komunikojë.

Komunikimi është si vepër e vogël skenike, e cila ka më së paku dy aktorë: dërgues dhe

pranues të porosive. Porositë të cila dërgohen duhet të jenë të qarta, të sakta dhe të kuptueshme

për atë për të cilin janë dërguar porositë.

1.2 Rëndësia e komunikimit

Studimi i procesit të komunikimit është i rëndësishëm sepse trajnon , koordinon ,

këshillon , vlerëson dhe mbikqyrr koordinimet brenda organizatës janë mjete të rëndësishme pëe

koordinimin e punës së departamenteve të vecanta.

Komunikimi i pastër është një sfidë si në jetën profesionale dhe në atë personale.Të dishë

të komunikosh me të tjerët është një tipar që mund tu falë sukses në cdo fushë të jetës tuaj.Po

ashtu gjuha e trupit është një mjet po aq i rëndësishëm sa gjuha e folur,kur duam te percjellim një

mesazh të caktuar.

1

P.sh kur qëndrojmë me duar kryq kuptojme se nuk pranojmë asnjë sygjerim,ndërkohë që

qëndrimi me duar ne xhepa nënkupton se jemi në siklet ose i ndrojtur.Pra një gjestikulacion i

gabuar mund të sjell një mesazh të gabuar.

Komunikimi është arma e suksesit si në kulmin e zhvillimit të kompanis si edhe në

periudhën e saj të krizës.

Komunikimi është detyra më e vështirë në kohë krize, por edhe më e rëndësishmja, për të evituar

veprimet e pandershme (duke rrezikuar kështu emrin e mirë) dhe paditë (që rrezikon heqjen e

liçensave të punës apo vënien e gjobave të majme). Pra duhet ngritur një linjë e qartë

komunikimi, me një grup të zgjedhur njerëzish që lejohen t’i japin informacion publikut.

1.3 Elementet e komunikimit

Në procesin e komunikimit duhet të kujdesemi në atë se cka duhet të thuhet dhe cili është

qëllimi i porosisë dhe a do të ketë sukses që porosia të na e sjell efektin e kërkuar nga ai i cili e

mer porosinë.

Elementet bazë të komunikimit janë gjashtë:

1. Komunikuesi (derguesi)

2. Procesi I kodimit

3. Mesazhi

4. Mjeti

5. Procesi I dekodimit

6. Marrësi

7. Feedbacku

8. Zhurma

2

Fig.

I - Komunikuesi :Ështe një individ që ka një ide ose informacion për ta transmetuar tek individ

ose grupe te caktuara.Mund të jetë një menaxher ,një jo menaxher,një departament ose vetë

organizata.

II – Procesi i kodimit : Ështe procesi që përkthen idet e komunikuesit ne një grup simbolesh që

shprehin qëllimin e komunikuesit.Rezultati i tij është mesazhi.

III – Mesazhi : Është ajo cka individi tenton të komunikoj. Forma ekzakte që mer varet nga

mjeti i përdorur.

IV – Mjeti : Ështe rruga përmes së cilës kalon mesazhi.

V – Procesi i dekodimit : Procesi i zbërthimit të mesazhit të burimit.(interpretimi)

VI – M arrësi : Është pranuesi i mesazhit.

VII – Feedbacku : Është përgjigja , reagimi i pranuesit (marrësit) ndaj mesazhit të burimit.

VIII – Zhurma : Është moment në të cilin pranuesi nuk e kupton mesazhin nga burimi.

3

Fig.

4

1.4 Efektiviteti i komunikimit

Arritja e suksesit në biznes, në ditët tona, varet në mënyrë të ndjeshme nga

aftësitekomunikuese me njerëzit, brenda dhe jashtë organizatës. Pavarësisht,nëse bëhet fjalë për

një vend pune apo për të gjetur klientë të rinj, suksesi ose dështimi ka lidhje direkte me aftësitë

për të komunikuar.

Në fakt, komunikimi konsiderohet efektiv vetëm kur të tjerët e kuptojnë mesazhin tuaj në

mënyrë korrekte dhe ju përgjigjeni në mënyrën e duhur.

Komunikimi efektiv ju ndihmon të menaxhoni me sukses punën tuaj të

përditshme, të përmirësoni marrëdhëniet e biznesit,të rrisni imazhin tuaj professional etj.

Ai ndodhet në qënder të pothuajse cdo aspekti të veprimtarisë së biznesit, sepse lidh

kompaninë me të gjithë “stakeholders”-at (pretendentët) me të cilët bashkëvepron biznesi:

punonjësit, klientët, furnitorët, komunitetin përreth etj.

Nëse duhet përmirësuar eficenca, cilësia apo inovacioni, për këtë nevojiten aftësi të larta

komunikuese.Që komunikimi të jetë efektiv ,transferimi I informacionit duhet të jetë i

suksesshëm në sensin e arritjes së të kuptuarit ndërmjet palëve.

Disa nga karakteristikat më të rëndësishme të komunikimit efektiv janë:

1. Jep informacion praktik, pavarësisht nëse ka të bëjë me kuptimin e politikave

të  kompanise apo me nxitjen për kryerjen e një veprimi të caktuar.

2. Jep më teper fakte dhe me pak pershtypje, duke përdorur shprehje

konkrete,detaje specifike dhe informacion të qarte,bindës,të saktë dhe etik.

3. Qartëso dhe përqendro informacionin, duke theksuar informacionet më të rëndë

sishme.Mesazhet që e seleksionojnë dhe përmbledhin informacionin janë mjaft efektive.

4. Identifiko saktë përgjegjësite, duke i shkruar mesazhet në menyre të tille që të kërkojnë

përgjigje nga një audiencë specifike.Shprehu qartë se cfarë pret prej dëgjuesve dhe cfarë

mund të bësh për të

5. Bind të tjerët dhe jep rekomandime, duke iu shpjeguar dëgjuesve se cfarë përfitimesh do

të kenë nga përgjigja ndaj mesazhit tuaj në menyrën e deshiruar.

5

1.5 Pengesat e komunikimit

Shpesh herë menaxhereët pohojnë se pengesat në komunikim janë një nga problemet më

serioze me të cilat ata ndeshen në praktikë. Pengesat e komunkimit në mjaft raste shërbejnë për

të paralajmëruar ekzistencen e problemeve më të thella, prandaj një menaxher nuk  duhet ti kapi

gjërat shumë sipërfaqsore, por duhet që ta trajtojë cëshjten në mënyrë më të detajuar për të

zbuluar shkaqet e vërteta të barrierave të komunkimit.

Menaxherat duhet ti njohin mirë barrierat që pengojnë gjatë komunkimit dhe disa nga

barrierat kryesore të komunkimit janë:

 

Mungesa dhe mangësite e planifikimit. Shpesh individët bisedojnë apo i shkruajnë

njëri-tjetrit pa u menduar shumë, në mënyrë të pa planifikuar apo pa e specifikuar qartë

qëllimin e mesazhit. Realisht, në praktikë rrallë ndosh që të ekzistojë një komunkim i

mirë pa mbajtur parasysh cështjet e mësiperme e duke e lënë cdo gjë në dorë të fatit.

Prandaj , zgjedhja e kanalit më të përshtatshëm të komunkimit, si dhe përcaktimi i kohës

kur duhet transmetuar mesazhi janë momente të rëndësishme të planifikimit të punës ku

lidhet komunkimi më të .

 

Problemet semantike dhe gjuhësore. Komunikimi është transmetimi i informacionit

nëpërmjet përdorimit të simboleve. Ndër simbolet më të rëndësishme për transmetimin e

mesazhit tek audienca jane fjalët. Për fat te keq disa prej fjalëve nuk mund të kenë të

njëjtën përmbajtje ose kuptim për dërguesin dhe për marrësin e mesazhit dhe këto quhen

probleme semantike. Për shembull, kur një menaxher i një dege të organizatës bën një

njoftim për “rritje të buxhetit”, e cila mbështet një plan prodhimi më të madh, ai mund të

ketë në mendje për blerjen e pajisjeve te reja, blerje materialesh edhe për fondin shtese të

pagave të punonjësve të rinj. Për punonjësit mund të nënkuptohet vetem për rritje pagash

ose për përfitime të tjera .

 

6

Interpretimet e ndryshme të informacionit është një pengesë tjetër kryesore në

komunikim ku informacioni shpërndahet  në individe të ndryshëm. Në përgjithësi , kur

individët marrin një mesazh, zgjedhin prej tij atë pjese që ata e besojnë ose e mendojnë

që është me më interes apo më i përshtatshëm dhe duke e përcjell atë mesazh tek të tjerët

në versione të ndryshme sipas interesave të tyre.

 

Shkalla e të dëgjuarit. Sipas studimeve të kryera një menaxher duhet që të harxhojë

rreth 50% të kohës së tij duke dëgjuar. Në të vërtetë, shkalla e duhur, po sipas studimeve

të kryera, arrin të mbulojë vetem gati gjysmën e kohës që përmendëm që është 25%. Kjo

mungesë komunikimi, e cila shprehet deri me mosdëgjimin e vartësit, përbën një problem

të rëndësishëm që nuk ka të bëjë vetëm me etikën e menaxherit por edhe me shkallën e

efektivitetit,realizimit të detyrave, prandaj menaxherët duhet të përmirësojnë e të rritin

shkallen e të degjuarit. Disa nga cilësitë që i duhen një menaxheri për të dëgjuar vartësit e

tij me eficense dhe në mënyrë etike janë :

-        të dëgjuarit në heshtje e me vëmendje

-        bërja e pyetjeve që janë të paqarta , e cila kërkon shkallë të lartë përqëndrimi

-        mosndërprerja e folësit në momente të papërshtatshme

-        mos paragjykimi i folsit

-        mbajtja nën kontroll e forcave emocionale, etj.

 

Informacionet e tepërta. Marrja e vendimeve është një proces i rëndësishëm që nuk mund të

jetë efektiv pa marrjen dhe përdorimin e informacioneve. Por shpesh menaxherët super

ngarkohen me informacione relatisht të mëdha e të shumta. Duke mosqënë në gjendje që të

përdorin të gjithë këtë informacion, menaxheret e seleksionojnë atë, gjë që do të thotë se një

pjesë e mirë e mesazheve nuk dekodohen asnjëherë. Mund të ndodhë që në brendësi të këtij

informacioni të papërdorur ose të hedhur poshtë të ketë mesazhe shume të rëndësishme për

7

marrjen e vendimeve , prandaj procesi i seleksionimit duhet bërë në mënyrë shumë të organizuar

dhe ekzakte.

Ka disa lloje gabimesh në komunikim në një biznes. Në disa raste njerëzit nuk e ndajnë

më të tjerët informacionin pasi nuk e dinë që kjo mund ti ndihmojë të tjerët, kur në fakt mundet.

Gjithashtu ata nuk i degjojnë të tjerët, ose sepse nuk duan dhe nuk janë të interesuar, ose thjesht

nuk janë degjues të mirë. Disa të tjerë nuk u pergjigjen telefonatave, e keshtu me rradhë. Në bazë

të të gjitha këtyre problemeve është mungesa e kortezisë dhe mungesa për të bërë përpara.

1.6 Kapërcimi i pengesave si dhe përmirësimi i komunikimit

Që komunikimi të jetë sa më efektiv nje menaxher ka dy detyra kryesore

1. Të kapërcej pengesat e komunikimit

2. Të përmirësoj komunikimin

Disa sygjerime për kapërcimin e pengesave janë:

I. Të paturit njohuri mbi kompetencat e komunikimit

II. Përdorimi i një gjuhe të thjeshtë dhe direkte në mënyrë që mesazhi të kuptohet nga cdo

kategori.

III. Perdorimi i feedback-ut i cili është shumë i rëndësishëm në komunikimin dykahësh dhe i

jep mundësi komunikuesit të mesojë nëse mesazhi ka mbërritur dhe është kuptuar.

IV. Perdorimi i shume kanaleve te komunikimit

V. Komunikim dy kahësh pra jo vetëm nga dhënësi tek marresi por dhe anasjelltas.

VI. Përsëritja e mesazhit

VII. Krijimi i një ambjenti mbështetës dhe të besueshëm.

VIII. Vendosja e objektivave përkatëse

IX. Përdorimi i metodës së NDJEKJES që nënkupton supozimin se personi mund të jet

keqkuptuar dhe përpjekjen për të qartësuar nëse kuptimi i vërtet është marrë ose jo.

X. Përdorimi i teknikës së EMPATISË : është aftësia e vendosjes së vëtvëtës në rolin e tjetrit

dhe njohja e pikëpamjeve dhe emoncioneve të atij personi.

8

Shumica e organizatave bëjnë përpjekje për të siguruar sjelljet etike dhe për

rrejdhoje komunkimin e moralshëm nëpërmjet përpunimit dhe shpalljes të detyrueshme të

rregullave të punës. Megjithatë , kyci për zhvillimin e komunikimit etik në organizatë

mbeten sjelljet individuale të menaxhereve dhe mbikëqyrësve. Në radhë të parë një

menaxher duhet të diskutojë vazhdimisht lidhur me komunikimin etik në biznes ose në

organizatën e tij. Kjo do të thotë se mënyra e përcaktuar e komunikimit duhet që të

rishikohet herë pas here, për t’u sjelle në pajtim me stadin e zhvillimit moral dhe të

nevojave aktuale të shoqërisë.

Rishikimi i mënyrave të komunikimit, si nje teknikë e përdorur këto vitet e fundit,

është një metodë efikase për të kontrolluar politikat e komunikimt, procedurat , rrjetin

dhe tërë aktivitetet e tij.Gjuha e ndërlikuar renditet si një ndër problemet më serioze të

komunkimit efektiv.

Në një komunkim etik, që bazohet në kodet e përpunuara të etikës, në rregullat e

adoptuara, apo në kuadro të tjerë të pranuar , ka rëndësi gjithashtu, që të zgjidhet forma e

dhënies së informacionit. A duhet që ky informacion të jepet në mënyrë të drejtpërdrejt,

me gojë ( në telefon, radio , etj) apo me shkrim ( letra, libra , gazeta , reklama , etj)?

Si shembull mund të merret komunikimi me shkrim, i cili mund të shoqërohet nga

përdorimi i shumë prej individëve, pavarësisht shkallës së inteligjencës apo edukimit të

tyre, i një zhargoni teknik dhe strukturave fjalish të papërshtatshme të cilat fshehin, ose e

japin të paqartë përmbajtjen apo konkluzionet kryesore të informacionit. Për ta

përmiresuar këtë lloj komunkimi do të ishin efektive disa nga rreguallat udhëzuese :

- përdorimi i fjalëve të shkurta e të njohura, si dhe fjalive dhe frazave të

thjeshta.

- mënjanimi i fjalëve të tepërta dhe të pakuptueshme

- zgjedhja e një stili të shkruari ku i përshtatet situatës dhe efektit që deshiron

të arrijë dërguesi i mesazhit.

9

Mënyra gojore e komunikimit mund të përmirësohet nëse respektohen

rregullat që vijojnë:

- informacioni duhet të dërgohet në një gjuhë që është e thjeshtë për tu kuptuar duke

përdorur shembuj konkretë ose ngjarje të ndryshme ku përforcojnë shkallën e të kuptuarit

të mesazhit

- të tregohet qartë rëndësia që ka informacioni për arritjen e objektivave konkrete

- përdorimi edhe i anës emocionale, kur dëgjohet informacioni, me qëllim që të

përforcohet kuptimi dhe rëndësia e tji , etj

Pra rëndësia e një kominkimi efektiv lidhet ngushtë me përpunimin e gjykimeve etike

dhe me vendimarrjen, e cila duhet të jetë moralisht e drejtë.

Në fund të fundit etike mbetet vecse një kulturë ku në një menaxher ose në një lider

përcaktohen si baza ose themele të komunkimit në biznes ku etika edhe komunkimi janë

një e vetme .

1.7 Mjetet e Komunikimit

Ekzistojne mjaft mjete për komunikimin organizativ dhe individual. Procesi i zgjedhjes së

një ose disa mjeteve të përshtatshme është një aspect i rëndësishëm i komunikimit.

Teknologjia moderne i ka paisur organizatat dhe individet me një sërë mjetesh efektive

komunikimi si: posterat,stenderat,gazetat ose revistat e kompanive,fletëpalosjet ose librat

udhëzues etj...

Menaxherët studjojnë dhe adaptojnë vazhdimisht aparate te ndryshme që shërbejnë për

përmirësimin e komunikimit. Paisjet elektronike përfshijnë:

kompjuterat,mikrokompjuterat,kompjuterat personal,e-mail,telefonët cel etj…

Mënyrat më të hasura të komunikimit sot në kompani jane telekomunikimi dhe

telekonferenca

10

Telekomunikimi

Telekomunikimi është transmetimi i informacionit në distanca të konsiderueshme për të

komunikuar.

Në të kaluarën, telekomunikacioni përfshinte përdorimin e sinjaleve vizuale, të tilla si

fenerë, sinjale tymi, dhe heliograf optike, apo mesazhe audio nëpërmjet rënive të daulleve në

mënyrë të koduar, dhe shembuj të tjerë të ngjajshme.

Në kohën moderne të energjisë elektrike dhe elektronikës, telekomunikacioni tani

përfshin edhe përdorimin e pajisjeve elektrike të tilla si telegrafi, telefoni, dhe teleshkruesi,

përdorimin e radio dhe komunikimi me mikrovalë, si dhe fibrat optikë dhe elektronika e tyre e

lidhjes, plus përdorimin e satelitëve dhe Interneti.

Një numër gjithmonë e më i madh po e përvetëson këtë tëknologji duke e përdorur atë për

qëllime të ndryshme si:

a) Bankat ofrojnë software të ndryshëm për klientët për të bërë transferime të

fondeve në mënyrë më të lehtë e të sigurt.

b) Shërbimet e “bankave online”.

c) Shërbimet që ofrojnë “aparatët e faksit”.

d) Sistemet e rezervimeve të kompjuterizuara për linja ajrore,shërbime hotelerike

etj…

e) Firmat kanë krijuardatabase me informacion të detajuar mbi personelin.

11

Telekonferencat

Konferencat digjitale apo telekonferencat janë bërë pjesë e të bërit biznes në mbarë

botën.

Ajo përcaktohet si një grup njerëzish që ndërveprojnë me njëri-tjetrin duke përdorur

mjetet e zërit dhe shpesh ato të të parit me imazhe fikse ose lëvizëse.

Telekonferencat i kanë të gjitha premisat për një përdorim shumë më të gjerë, megjithatë sic do

metodë komunikimi ka avantazhet dhe disavantazhet e saj.

Avantazhet :

1) Kursime shpenzimesh dhe kohë udhëtimi.

2) Mund të mblidhen sa herë që është e nevojshme.

3) Përmirësim komunikimi ndërmjet zyrave qëndrore sektorëve të shpërndarë

gjeografikisht.

Disavantazhet

1) Takimet mund të mbahen më shpesh nga sec është e nevojshme.

2) Defekte të paparashikuara.

3) Mbeten zëvëndesuese të takimeve ballë-per-balle

12

.

13