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GUIDA RAPIDAPER PIANIFICARE E PARTECIPARE

AD UNA VIDEOCONFERENZA CON MEET TRAMITE IL CALENDAR

(G Suite for Education)versione 2020-03-07.a

A cura di SIAFArea per l’Innovazione e Gestione dei Sistemi Informativi ed Informatici

EA & PMO

Dal 7 marzo fino al primo luglio Google ha attivato anche per la G suite for Education (quindi anche per UNIFI) la possibilità di registrare gli eventi con MEET e ha esteso il numero di partecipanti a 250

GUIDA RAPIDA PER VIDEOCONFERENZA

ISTRUZIONI IN BREVE:

● Accedere alla app Calendar della G suite for education UNIFI● Creare un nuovo evento alla data e l’ora desiderata● Aggiungere gli invitati inserendo i loro indirizzi email istituzionali; quando aggiungi un

invitato a un evento, vengono aggiunti automaticamente il link alla riunione video. In alternativa, fai clic su Aggiungi conferenza.

● Clic su Salva● Clic su Invia per inviare gli inviti

Gli invitati ricevono un'email con le informazioni sull'evento e un link alla riunione video.

Nota: gli invitati possono inoltrare il link della riunione ad altre persone. Se una persona che non è stata invitata (oppure un invitato esterno all’Ateneo) chiede di partecipare all'evento in MEET, la sua richiesta deve essere approvata da un partecipante appartenente alla tua organizzazione.

Nota: Utilizzare sempre le credenziali istituzionali @unifi.it oppure @stud.unifi.it

Nell’ultima slide viene illustrata la modalità di registrazione dell’evento


PIANIFICARE

Come pianificare una videoconferenza tramite il Calendar1. Dopo il login sulla G Suite Unifi (con le credenziali UNIFI), selezionare dal menu l’applicazione Calendar

2. Creare un appuntamento sul calendarioCliccare con il tasto del mouse sul giorno in cui si vuole programmare la riunione o su “Crea” in alto a sinistra.Si visualizza una finestra dove inserire i dettagli della riunione: cliccare su “Altre Opzioni”


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Opzioni da impostare sull’appuntamento del Calendar

Data e Oraverificare i dettagli dell’appuntamento

VideoconferenzaLa videoconferenza di Meet viene impostata in automatico non appena si inserisce il primo invitato. Se si desidera programmare e invitare in un momento successivo è possibile impostarla cliccando su “Aggiungi Videoconferenza”.

Messaggio per gli invitatiinserire un messaggio di invito con ordine del giorno, obiettivi, comunicazioni riguardanti la riunione...

Aggiungi invitatidigitando le prime lettere del nome si visualizzano in automatico tutti indirizzi email dei colleghi Unifi.Se sono utenti esterni occorre digitare l’indirizzo email completo

Salvacliccando su salva si invia la comunicazione agli invitati. Se ancora non abbiamo inserito gli invitati, si salva semplicemente la riunione impostata sul calendar


Inviare l’invito alla videoconferenza

Invitatiindirizzi email che ricevono l’invito alla videoconferenza

Videoconferenzalink per collegarsi in remoto alla riunione

Maggiori informazioni sulle notifiche

https://support.google.com/calendar/answer/9123539?hl=it


PARTECIPARE

Ricezione dell’invito alla videoconferenza L’invitato riceve una notifica via email con i dettagli dell’invito: data, ora e link per partecipare tramite Meet.Può confermare o declinare la partecipazione alla riunioneSi può rispondere all’invito con tre opzioni: “Si”, “Forse”, “No”. Scegliendo “Si” o “Forse” l’appuntamento è automaticamente inserito sul calendario dell’invitato.


Data e ora

Link per videoconferenza

Opzioni di risposta dell’ invitato

Partecipare e attivare Meet


Cliccando sul link si apre l’applicazione: dare il consenso a Meet per utilizzare il proprio microfono e successivamente la propria webcam.

Microfono

Webcam

Partecipare e attivare Meet


Cliccare su “Partecipa alla riunione” per collegarsi in remoto

Collegarsi alla riunione

Videoconferenza attiva: interfaccia e opzioni


schermata principale:si visualizza il partecipante che sta parlando

elenco e numero partecipanti

Chat dei partecipanti

dettagli della videoconferenza

attivazione /disattivazione

microfono

attivazione /disattivazione

webcam

abbandona call

condividi schermoo una finestra


REGISTRAZIONE EVENTOA partire dal 7 marzo fino al primo luglio Google ha attivato la possibilità di registrare un evento

Per procedere basta cliccare sulla voce “registra riunione” dal menu in basso a destra.

Per interrompere si deve cliccare sullo stesso pulsante.

Il video viene salvato automaticamente dopo alcuni minuti sul proprio G Drive, in una cartella chiamata “Meet Recordings”.

Il file video va copiato nella cartella G Drive dell’insegnamento per permettere agli studenti di visualizzarlo.

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