pianificare il progetto "antiriciclaggio" - marilena colasante

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Pianificare il processo “ANTIRICICLAGGIO”Pianificare il processo “ANTIRICICLAGGIO” Marilena ColasanteDottore Commercialista in BolognaBarbieri & Associati Dottori Commercialisti

27 settembre 2006 Ciclo “Evoluzione degli studi professionali – sesta edizione” - organizzazione 1

Associazione Culturale Economia e Finanza - via Riva di Reno, 65 - 40122 Bologna - Tel. 051 231125 - Fax 051 237553 - www.economiaefinanza.org

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27 settembre 2006 Corso “Evoluzione degli studi professionali - sesta edizione” 2


Normativa

•PRIMA DIRETTIVA ANTIRICICLAGGIO(91/308/CEE)

•SECONDA DIRETTIVA ANTIRICICLAGGIO(2001/97/CE)

•TERZA DIRETTIVA ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO(2005/60/CE)

•L. n. 197/1991 (l. antiriciclaggio)

•D. Legs. N. 56/2004

•L. n. 29/2006

•REGOLAMENTI ATTUATIVI DEL MINISTERO DELL’ECONOMIA E DELLE FINANZEal D. Legs. 56/04

Decreto 141 (professionisti) del 3 febbraio 2006

Decreto 142 (intermediari finanziari) del 3 febbraio 2006

Decreto 143 (operatori non finanziari) del 3 febbraio 2006

•PROVVEDIMENTI U.I.C del 24 febbraio 2006 ProfessionistiIntermediari finanziariOperatori non finanziari

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Manuale operativo U.I.C.

1. Controllo sul corretto adempimento degli obblighi della normativa. Formazione dei collaboratori.

1. Esclusione degli obblighi per incarichi antecedenti il 22 aprile. Obbligo di registrazione per quelli ancora in essere al 22/04/07

Parte V: altri obblighi

Parte VI: disposizioni transitorie e finali

1. Contenuto della segnalazione.Parte IV: rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette

1. Archivio Unico.Parte III: registrazione e conservazione delle informazioni

1. Momento dell’identificazione;2. Dati da acquisire.

Parte II: identificazione del cliente

Definizione di prestazione professionale, mezzi di pagamento, etc; i destinatari della disciplina

OBBLIGHI:• Identificazione cliente;• Istituzione archivio unico: registrazione e

conservazione delle informazioni relative al cliente e alle prestazioni professionali eseguite;

• Segnalazione all’ U.I.C. operazioni sospette ex art. 3 L.197/91;

• Comunicazione al M.E.F. delle violazioni ex art.1 L 197/91;

• Istituzione misure interne di controllo.

Parte I : definizione e ambito di applicazione (obblighi per i professionisti e le società di revisione)

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Allegati

Allegato E: istruzioni per la compilazione del modulo per la segnalazione delle operazioni sospette.

Quadro A: informazioni sulla segnalazioneQuadro B: informazioni sul segnalanteQuadro C: Operazioni oggetto della segnalazione

(descrizione dell’operazione e dei motivi del sospetto)

Quadro D: informazioni sulla persona fisica a cui l’operazione va riferita

Quadro E: informazioni sul soggetto diverso dalla persona fisica cui l’operazione va riferita

Quadro F: persona fisica che ha operato per conto del soggetto cui va riferita l’operazione

Lettera di trasmissione della segnalazione

Allegato D: segnalazione operazioni sospette;

Allegato C: indicatori di anomalia;

Allegato B: standard tecnici dell’A.U.;

Allegato A: prestazioni oggetto di registrazione per i professionisti;

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Fasi

FASE 1: PROGETTAZIONE DEL PROCESSO “ANTIRICICLAGGIO”

FASE 2 : OPERATIVITA’- IDENTIFICAZIONE E REGISTRAZIONE DELLE PRESTAZIONI

FASE 3: VALUTAZIONE DELLE OPERAZIONI ED EVENTUALI SEGNALAZIONI

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Il professionista DEVE

3.provvedere alla formazione del personale di studio:

- raccolta della normativa di riferimento aggiornata;- disponibilità per ogni eventuale richiesta di chiarimento;

7. controllare- che il proprio personale sia al corrente della normativa;- che ci sia il corretto adempimento degli obblighi di

antiriciclaggio.

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Identificazione e dati da acquisire

• Clienti al 21 aprile: non c’è obbligo identificazione e registrazione per prestazioni in corso. (obbligo di identificazione e registrazione ci sarà per incarichi conferiti prima del 22 aprile e ancora in essere dopo 12 mesi)

• Dal 22 aprile Soggetto che richiede assistenza professionale Esame della richiesta

Accettazione dell’incaricoSe la prestazione professionale. (che si sostanzia nella diretta trasmissione, movimentazione o gestione di mezzi di pagamento, beni o utilità, in nome o per conto del cliente ovvero nell’assistenza al cliente per la progettazione o realizzazione della trasmissione, movimentazione, verifica o gestione di mezzi di pagamento, beni o utilità e della costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe. Art. 1 D.M. 141) ha ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità per importi,ANCHE FRAZIONATI superiori a 12.500 € o quando il valore non è determinato o determinabile,

obbligo di identificazione del cliente

• Cliente già identificato secondo le nuove disposizioni richiede una nuova prestazione professionale Obbligo di annotare nell’archivio SOLAMENTE le informazioni relative al nuovo

incarico.

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Sono escluse dall’ambito di applicazione della normativa le attività svolte dai professionisti in qualità di:

organi di gestione, amministrazione e controllo e

liquidazione di società, enti, trust o strutture analoghe.

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L’identificazione del cliente è fatta dal professionista (o dai professionisti).Delega: occasionale o stabile ad un dipendente o collaboratore. FERMA RESTANDO LA RESPONSABILITA’ DEL PROFESSIONISTA.

AL MOMENTO DELL’ACCETTAZIONE DELL’INCARICO.

LETTERA D’ INCARICO (o conferma scritta di un precedente incarico verbale):Tipologia della prestazione richiestaAccettazione dell’incaricoData di accettazione

LETTERA INFORMATIVAl’ART.8 del D.M.141 del 2006 obbliga al rilascio di una informativa al cliente circa il trattamento dei dati personali ex art 13 d lgs 196/03. Il provvedimento U.I.C (parte V) richiede che sia specificato che “il trattamento dei dati avverrà anche per le finalità previste dalla normativa antiriciclaggio”.

l’informativa potrebbe essere integrata con la frase: il trattamento dei dati avverrà anche per le finalità previste dalla normativa in materia di antiriciclaggio.

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CLIENTE AL 22/04/2006

Persone fisiche: nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza o domicilio, codice fiscale, estremi del documento identificativo (valido e non scaduto anche se non esiste obbligo di monitorarne la scadenza). Non è necessario averne copia, è sufficiente l’acquisizione degli estremi.

Altri soggetti: denominazione e sede legale, codice fiscale nonché valida documentazione dalla quale risultino i dati identificativi e il conferimento dei poteri di rappresentanza. (visure camerali, delibere consiliari, etc)

Cliente che opera per conto di terzi: deve fornire per iscritto e sotto la propria responsabilità le informazioni necessarie per identificare il soggetto per conto del quale opera.

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N.B. (Parere U.I.C. del 18/05/06-Aggiornamento al 21/06/06)• Se il cliente del professionista è una società fiduciaria sarà necessario acquisire i dati

della società e del suo delegato e non anche dei soggetti per conto dei quali la fiduciaria opera.

• Il professionista che riceve da un collega un incarico per conto di un suo cliente è tenuto a registrare sia quest’ultimo che il professionista. Nel caso venga richiesta da un collega una consulenza senza che ciò comporti un esame della posizione giuridica, dovrà identificare solo il professionista.

• Prestazioni periodiche (assistenza e compilazione della dichiarazione dei redditi; assistenza e redazione del bilancio d’esercizio) obbligano il professionista all’identificazione al momento dell’accettazione dell’incarico e il rinnovo anche tacito non esime lo stesso dagli obblighi di identificazione anche indiretta

• Consulenza a compenso fisso annuale che comprende l’esecuzione di numerose attività non ancora specificate obbliga all’identificazione al momento dell’effettuazione della prima prestazione “rilevante”; ogni successiva operazione dovrà essere rilevata e per l’identificazione ci si avvale di quella indiretta.

• Consulenza a compenso fisso annuale che comprende l’esecuzione di numerose attività specificate obbliga alla singola registrazione per ogni attività secondo l’allegato A al momento del conferimento dell’incarico.

• I revisori contabili costituitisi in società nel caso di elaborazione dati contabili e fiscali che comprenda la predisposizione di dichiarazioni tributarie e altri adempimenti devono identificare e registrare. Nessun obbligo è richiesto nel caso di mera elaborazione contabile.

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Identificazione diretta: alla presenza fisica contestuale del cliente e del professionista o di un dipendente o collaboratore del professionista o della società di revisione che fornisce un documento di riconoscimento valido e non scaduto ( c.d.i, patente, passaporto,etc.)

Identificazione indiretta: anche senza la presenza fisica del cliente già precedentemente identificato o i cui estremi risultano da: •atti pubblici, scritture private autenticate e da documenti recanti la firma digitale, •dichiarazione dell’autorità consolare italiana,• da attestazione rilasciata da altro professionista o società di revisione U.E. che avevano in precedenza provveduto all’identificazione ex II direttiva comunitaria.

Identificazione a distanza: senza la presenza contestuale del cliente e del professionista qualora il cliente sia stato precedentemente identificato facendo fede un’attestazione rilasciata da:•intermediari abilitati di cui all’art. 4 comma 3 del D.M 141/2006 (banche, poste italiane spa, sim, sicav, soc. fiduciarie, etc.),•enti creditizi e finanziari della U.E., •banche con sede legale e amministrativa in paesi non U.E. ma appartenenti al GAFI. (L’attestazione non può essere rilasciata da enti che non hanno insediamenti fisici in alcun paese. L’attestazione deve confermare che il soggetto dell’identificazione è titolare di un conto o di un rapporto presso l’intermediario attestante.)

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Archivio unico e registrazione dati

INFORMATICO CARTACEOsiglato dal professionista o da un suo incaricato (per iscritto) in ogni pagina.

firmato alla fine delle pagine con l’ indicazione il totale delle stesse.NON PUO’ ESSERE A FOGLI MOBILI

PROFESSIONISTAINFORMATICO CARTACEO

STUDIO ASSOCIATOA.U. per ogni professionista Archivio Accentrato

SIA IL PROFESSIONISTA CHE LO STUDIO ASSOCIATO Possono optare per UN ARCHIVIO TENUTO DA

altri professionisti o società di revisione, associazioni di categoria, centri di servizio.

l’archivio deve assicurare la registrazione in ordine cronologico e rispettare gli standards dell’allegato B.

LE REGISTRAZIONI NON POSSONO ESSERE MODIFICATE

N.b.: l’eventuale fornitore di software per la tenuta dell’archivio unico con supporto informatico dovrebbe firmare un’attestazione sulla conformità dello stesso alla normativa antiriciclaggio e NON MODIFICABILITA’ dei

dati inseriti

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1. generalità del cliente,2. dati della persona per conto della quale il

cliente opera, 3. attività lavorativa del cliente e della

persona per conto della quale agisce,4. data dell’avvenuta identificazione,

1. descrizione della prestazione effettuata cosi come individuate dall’U.I.C.,(allegato A)

2. valore dell’oggetto della prestazione se conosciuto.

A. DATI DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE: 01. Codice studio professionale (x centri servizi)02. Codice professionista che ha eseguito la prestazione

(x studio associato)03. Identificativo progressivo della registrazione22. Tipo di registrazione (normale, frazionata, multipla)26. Prestazione professionale fornita (allegato A)D09A. Codice cliente (D09B .Sogg. terzo).51. Data di registrazione54 A. Stato della registrazione (registrazione mai

modificata, sostitutiva di una precedente, registrazione cancellata o sostituita per rettifica)

54 B. data rettifica.

B12. Divisa (valuta estera)B14. Importo in euro (se conosciuto)

D. ANAGRAFE DEI SOGGETTI:01. Codice studio professionale (x centri servizi)02. Codice professionista che ha eseguito l’identificazione (x studio associato)03. Tipo di identificazione (es:diretta o attraverso un altro professionista)D09A. Codice cliente (D.09B Sogg. terzo)10. Data di identificazione11. Cognome e nome/ragione sociale12. Attività lavorativa svolta14. Residenza anagrafica15. Domicilio/sede17. Codice fiscale41. Tipo di documento.54 A. Stato dell’anagrafica (registrazione mai modificata, sostitutiva di una precedente, cancellata o

sostituita per rettifica). 54 B data rettifica

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ARCHIVIAZIONE: entro 30 gg dall’identificazione;

per le informazioni di cui ai punti 5 e 6 i 30 giorni decorrono dal momento in cui si ha conoscenza del tipo di prestazione e del valore dell’oggetto della stessa.

CONSERVAZIONE: per 10 anni dalla conclusione della prestazione.

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Archivio unico e registrazione dati(allegato A)

Notai e avvocatiTrasferimento a qualsiasi titolo di beni immobiliTrasferimento a qualsiasi titolo di attività economicheQualsiasi altra operazione immobiliareGestione di denaroGestione di strumenti finanziariGestione di beni…Apertura/chiusura di conti bancari Apertura/chiusura di libretti di deposito Apertura/chiusura di conti di titoloGestione di conti bancariGestione di libretti di depositiGestione di conti di titoli….Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione di societàOrganizzazione degli apporti necessari alla gestione e amministrazione di societàCostituzione/liquidazione di società enti trust e strutture analogheGestione o amministrazione di società enti trust e strutture analoghe

OPERAZIONI DI VALORE NON DETERMINABILE:

•COSTITUZIONE, GESTIONE O AMMINISTRAZIONE DI SOCIETA’ ENTI TRUST O STRUTTURE ANALOGHE•REVISIONE CONTABILE•TENUTA DELLA CONTABILITA’, PAGHE E CONTRIBUTI•ESECUZIONE DI ADEMPIMENTI IN MATERIA DI LAVORO, PREVIDENZA E ASSISTENZA

E’ OGGETTO DI REGISTRAZIONE SOLO IL CONFERIMENTO DELL’INCARICO.

Altri professionistiAccertamenti, ispezioni , controlliAdempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenzaAmministrazione e liquidazione di aziendaApertura /chiusura di conti correnti bancari, conti di titoli, libretti di deposito.Consulenza contrattualeConsulenza economico-finanziariaConsulenza in materia contributivaConsulenza tributariaRelazioni di stimaRevisione contabileRilevazioni in materia contabile amministrativaRiordino della contabilitàTenuta e redazione di libri contabili fiscali e del lavoro…Altro.

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DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO (Allegato B)

Ogni professionista dovrà avere una sintetica documentazione delle procedure informatiche utilizzate specificando in particolar modo:•le modalità di alimentazione degli archivi di scarico dei dati e di cancellazioni;•modalità di esecuzione delle funzioni di ricerca;•la struttura dei due archivi indicante le modalità di assegnazione dell’identificativo cliente e registrazione;•eventuale sistema di supporto al controllo dei casi di frazionamento.

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Valutazione dell’ operazione come sospetta

E’ sospetta un’operazione che percaratteristiche,entità,natura,o per qualsiasi altra circostanza CONOSCIUTA a ragione delle funzioni esercitate,

tenuto conto della capacità economica e dell’attività svolta dal soggetto cui è riferita,

in base

agli elementi disponibili, desumibili anche dall’A.u.;alle valutazioni fatte in riferimento ad operazioni compiute o richieste dal cliente nel corso del tempo che hanno evidenziato incongruenze rispetto alla capacità economica e alle attività svolte;al rischio di riciclaggio;

induca il professionista a ritenereche il denaro, i beni o le utilità oggetto dell’operazione medesima possano provenire da delitti previsti dagli art. 648 bis e 648 ter codice penale. (Art 9 d-lgs.56/04).

non si deve andare alla ricerca di informazioni ulteriori rispetto a quelle già possedute

Il rischio di esporsi a fenomeni di riciclaggio lo desumiamo da una valutazione sulle caratteristiche delle attività svolte dal cliente, operazioni compiute, strumenti utilizzati (interposizione di soggetti terzi, impiego di strumenti societari, associativi o fiduciari suscettibili di limitare la trasparenza della proprietà e della gestione,utilizzo di denaro contante o strumenti al portatore o se il cliente è un soggetto insediato in paesi definiti dal GAFI non cooperativi o è noto per il coinvolgimento in attività illecite. (provvedimento U.I.C. del 24/02/06)

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Valutazione dell’ operazione come sospetta

CRITERI GENERALI (PROVVEDIMENTO U.I.C. 24 febbraio-parte IV)

Coinvolgimento di soggetti operanti in paesi con regimi privilegiati sotto il profilo fiscale e del segreto bancario o in paesi che il G.A.F.I (gruppo azione finanziaria internazionale) definisce non cooperativi;( Myanmar-Malesia, Nigeria)

Operazioni prospettate o effettuate a condizioni o valori palesemente diversi da quelli di mercato;

Operazioni che appaiono non congrue rispetto alle finalità dichiarate;

Esistenza di ingiustificate incongruenze rispetto alle caratteristiche soggettive del cliente e alla sua normale operatività sia sotto il profilo quantitativo che sotto quello degli atti giuridici utilizzati;

Ricorso ingiustificato a tecniche di frazionamento dell’operazione;

Ingiustificata interposizione di terzi;

Ingiustificato utilizzo di denaro contante o di mezzi di pagamento non appropriati rispetto alla prassi ed in considerazione della natura dell’operazione;

Comportamento non chiaro del cliente che appare reticente a fornire informazioni circa l’identità personale, la sede legale e amministrativa, l’identità dei partecipanti al capitale aziendale, la questione per cui si richiede l’intervento del professionista o si indicano dati palesemente falsi.

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Valutazione dell’operazione come sospetta

INDICATORI DI ANOMALIA (ALLEGATO C Provvedimento U.I.C. 24 febbraio)

connessi al comportamento del cliente; connessi al profilo economico-patrimoniale del cliente; relativi alla dislocazione territoriale delle controparti

delle operazioni oggetto delle prestazioni; relativi a tutte le categorie di operazioni; relativi ad operazioni immobiliari; relativi alla costituzione e all’amministrazione di

imprese, società, trust ed enti analoghi; relativi ad operazioni contabili e di sollecitazione del

pubblico risparmio; relativi all'utilizzo di conti ovvero di altri rapporti

continuativi.

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Valutazione dell’operazione come sospetta

ESENZIONE DALL’OBBLIGO DI SEGNALAZIONEArt.10 D.M. 141/06. introduce un’esenzione dall’obbligo di segnalazione per le informazioni ricevute dal cliente o ottenute riguardo allo stesso nel corso dell’esame della sua posizione giuridica o dell’espletamento dei compiti di difesa o rappresentanza del medesimo in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull’eventualità di intentare o meno un procedimento ove tali informazioni siano ricevute o ottenute prima, durante o dopo il procedimento stesso. L’esenzione è prevista anche per i giudizi arbitrali e per la risoluzione di controversie innanzi a organismi di conciliazione previsti dalla legge.

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Segnalazione operazione sospetta

Al termine della valutazione il PROFESSIONISTA (o la società di revisione) incaricato di eseguire la

prestazione DEVE

senza ritardo e, ove possibile, prima dell’effettuazione dell’operazione stessa

SEGNALAREL’OPERAZIONE SOSPETTA

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1. Informazioni sull’operazione oggetto di segnalazione

2. Motivi del sospetto.

QUADRO A INFORMAZIONI GENERALI SULLA SEGNALAZIONE-

INFORMAZIONI DI RIFERIMENTO DELLA SEGNALAZIONE

Tipo di segnalazione (iniziale/sostitutiva)Numero identificativo della segnalazioneData della segnalazioneData di invio della segnalazioneNumero dei segnalantiQUADRO B INFORMAZIONI GENERALI SUL

SEGNALANTENumero fax, telefono, mail.Tipo del soggetto segnalanteDescrizione del soggetto segnalanteCodice fiscaleCodice identificativo (n. iscrizione albo)Indirizzo del domicilio professionale

QUADRO C OPERAZIONE OGGETTO DELLA SEGNALAZIONEDescrizione dell’operazioneDescrizione dei motivi del sospettoQUADRO D INFORMAZIONI SULLA PERSONA

FISICA CUI L’OPERAZIONE VA RIFERITA

Dati identificativiResidenzaQUADRO E INFORMAZIONI SUL SOGGETTO DIVERSO DA PERSONA FISICA CUI L’OPERAZIONE VA RIFERITADati identificativi(denominazione, natura giuridica,…codice fiscale, partita iva)Sede legaleLegale rappresentanteQUADRO F PERSONA FISICA CHE HA

OPERATO PER CONTO DEL SOGGETTO CUI VA RIFERITA

L’OPERAZIONEDati identificativi (nome cognome…codice fiscale)Residenza

1. Dati del segnalante2. Dati del soggetto segnalato e del soggetto

per conto del quale opera

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DESTINATARIO SEGNALAZIONEUfficio Italiano Cambi

Servizio risorse informatiche approvvigionamenti e servizi Via delle Quattro Fontane, 123 - 00184 ROMAPR AR 94

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Comunicazione M.E.F.

Destinatario comunicazione infrazione ex art.1 L.197/91Dipartimento del tesoro – Direzione valutario, antiriciclaggio e antiusuraVia XX Settembre, 9700187 – Roma.

Il ministero con circolare n. 46213 del 3 maggio 2006 ha reso noto che per “i procedimenti amministrativi

sanzionatori per le violazioni di cui all’art. 1 commi 1 e 2, di importi inferiori a 250 mila €,sono competenti

le direzioni provinciali dei servizi vari.

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Sanzioni

da 2.582€ a 12.911 €Mancata identificazione del cliente, tardiva, omessa registrazione. (Art 2 L.197/91)

Arresto da 6 mesi ad 1 anno o ammenda da 5.164 € a 51.645 €

Violazione della privacy e divulgazione a soggetti diversi dai destinatari (Art.5 L.197/91)

Arresto da 6 mesi ad 1 anno + ammendada 5.164 € a 25.822 €

Omessa istituzione A.U.(Art.5 L.197/91)

da 5% al 50% dell’importo operazione

Omessa segnalazione art. 3(Art.5 L.197/91)

dal 3% al 30% dell’importo operazione

Mancata denuncia infrazioni art.1(Art 7 D.lgs.56/04)

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Riferimenti

Per ulteriori approfondimenti, materiale e per proseguire il dibattito online vi rimandiamo al sito:

www.economiaefinanza.org

http://www.economiaefinanza.org/

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