guÍa para la formulaciÓn, seguimiento y evaluaciÓn

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Bogotá D.C. Septiembre 2016

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GUÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Código: G-EM-01 Versión 03

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

CONTENIDO

1. OBJETIVO……………………………………………………………………………………………………………..3

2. ALCANCE……………………………………………………………………………………………………………...3

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES……… ……………………………………………………………………...…… .3

4. PASOS PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE

MEJORAMIENTO……………………………………………………………………………………………………..5

4.1. IDENTIFICAR EL HALLAZGO………………………………………………………………………………….6

4.2. SOLICITAR LA MEJORA…………………………………………………………………………….………….8

4.3. ASIGNAR EL RESPONSABLE DE LA MEJORA…………………………………………………..………..11

4.4. FORMULAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO……………………………………………………………….13

4.5. VALIDAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO……………………………………………………………….….22

4.6. REVISAR Y APROBAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO……………………………………………….....23

4.7. EJECUTAR LAS ACCIONES Y REALIZAR SEGUIMEINTO AL PLAN DE

MEJORAMIENTO…………………………………………………………………………………………...….24

4.8. EVALUAR LOS RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO……………………………………….26

4.9. REVISAR LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO……………………………………………….28

4.10. PRESENTAR INFORME FINAL………………………………………………………………………………29

5. MARCO LEGAL………………………………………………………………………………………………………29

6. REQUISITOS TÉCNICOS…………………………………………………………………………………………..30

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS……………………………………………………………………………………..31

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1. OBJETIVO Establecer directrices para facilitar la formulación, seguimiento y evaluación de la eficacia de los planes de mejoramiento del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que se originen como respuesta a las Oportunidades de Mejora, No Conformidades Reales o Potenciales.

2. ALCANCE Esta guía debe ser aplicada por todos los servidores del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, durante la ejecución de las actividades de formulación, seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento preventivo, correctivo o de mejora.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Acción de Mejora: Criterio para mejorar un proceso, procedimiento o actividad. Causa: Motivo, fundamento u origen de una acción indeseada.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito legal, técnico, funcional y de procedimiento.

Criterio de Solución: Capacidad o facultad que se tiene para comprender algo o formar una opinión acertada sobre

una situación encontrada.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los

recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Flujo: Serie de pasos secuenciales para realizar un proceso, procedimiento, actividad o tarea.

Hallazgo: Situación encontrada o evidencia en un proceso de auditoría. Mejora: Progreso o aumento de algo, cambio o modificación hecha en algo para mejorarla. Para el Aplicativo SIGEPRE, la mejora significa plan de mejoramiento.

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Meta: Resultado esperado de las acciones que se formulan en los planes de mejoramiento, los cuales se pueden

convertir en puntos de control.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. No Conformidad Potencial: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización o del cliente. Oportunidad de Mejora: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Observación: Se constituye como una No Conformidad Potencial. Plan de mejoramiento: Criterios de soluciones para una no conformidad real o potencial u oportunidad de mejora. Plan de mejoramiento Eficaz: Cuando los resultados de las acciones tomadas cumplen con el criterio de solución, eliminar o reducir las causas que originaron las No Conformidades Reales o Potenciales. Recomendación: Se constituye como una Oportunidad de Mejora.

Seguimiento a la implementación de las acciones: verificación efectuada para confirmar que las acciones

planificadas se hayan implementado.

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4. PASOS PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

De acuerdo con el procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento - P-EM-06, se describen a continuación las actividades que se deben llevar a cabo para la formulación de las mejoras en el Aplicativo SIGEPRE (Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República) - Módulo de Mejoras:

No Nombre Descripción Tiempo de

Solución

Opciones sobre la

mejora

1 Asignar Responsable de la Mejora

En este paso el responsable del proceso y/o dependencia debe asignar una persona, quien se encargará de formular el plan de mejoramiento.

4 Días Proceso

Área Organizativa

2 Formular el Plan de Mejoramiento

Formule el plan de acuerdo a las no conformidades resultantes de: - Auditoría de Gestión de Calidad - Auditorías Internas - Riesgos - Análisis de Datos - Autocontrol - Tratamiento de Servicio No Conforme - Planes - Auditoría Externa Contraloría General de la República - Auditoría Externa ICONTEC - Auditoría Externa (Otras) - Revisión por la Dirección – NIIF – SGSST – SGSI.

10 Días

Fuente del Hallazgo Causa o Acción de Mejora

Meta Tipo de Plan

Acciones Opción de Tratamiento

3 Validar el Plan de Mejoramiento

Paso donde el responsable del Proceso y/o Dependencia valida la formulación del plan y remite a la Oficina de Control Interno para su aprobación.

4 Días Causa o Acción de Mejora

Meta Acciones

4 Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno revisará la coherencia de la acción de mejora respecto al hallazgo, el análisis de causas, las tareas planteadas y la meta a lograr.

10 Días Causa o Acción de Mejora

Meta Acciones

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Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento

El responsable designado por la dependencia o proceso registra la información soporte de los resultados obtenidos de las acciones y metas planteadas en el plan de mejoramiento.

Fecha asignada en la formulación del Plan

de Mejoramiento Acciones

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Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno evalúa los resultados alcanzados y presentados en el plan de mejoramiento

10 Días

Acciones

7 Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno evalúa la eficacia de las acciones formuladas en el plan de mejoramiento.

Acciones

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4.1 Identificar el Hallazgo En esta actividad el responsable del proceso o dependencia con su equipo de trabajo, realizará la identificación del tipo de hallazgo que se está presentando, de acuerdo con las siguientes fuentes:

1. Auditorías de Gestión de Calidad: Corresponden a las auditorías de calidad practicadas a los Procesos

del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE. Ver Manual de Auditorías

Internas M-EM-01 y Procedimiento P-EM-01.

2. Auditorías Internas: Corresponden a las auditorías realizadas por la Oficina de Control Interno en su rol

de evaluador independiente a los procesos y/o dependencias de la Entidad. Ver Manual de Auditorías Internas

M-EM-01 y Procedimiento P-EM-01.

3. Riegos: Se presenta por la evaluación de la Oficina de Control Interno y por el Monitoreo que realizan los

responsables de los procesos y/o dependencias: Ver Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01.

4. Análisis de Datos: Revisión de los reportes de los datos de los indicadores establecidos por Planes

Estratégico y Operativo, de Procesos y Gestión del Riesgo. Ver Procedimiento Formulación, Registro y Análisis

de Indicadores P-DE-02.

5. Autocontrol: Resultado obtenido en Subcomités de Control Interno, reuniones de seguimiento a la gestión

del proceso y/o dependencia. Ver Resolución 4478 de 2012.

6. Tratamiento del Servicio No Conforme: Resultado obtenido por la evaluación en la prestación del servicio

que los procesos misionales efectúan y no es conforme. Ver Procedimiento para el Tratamiento de Servicios no

Conforme P-AU-01.

7. Planes: Resultado obtenido de la revisión que las dependencias realizan a su planeación y en el

seguimiento efectuado por la Oficina de Planeación. Ver Procedimiento “Formulación y Seguimiento a la

Planeación Estratégica y Operativa Institucional P-DE-01.

8. Auditorías Externas de la Contraloría General de la República: Los hallazgos declarados como resultado

de las auditorías practicadas por este Ente de Control, en ejercicio del control fiscal, la Oficina de Control

Interno lo registra en el aplicativo SIGEPRE – Mejoras los hallazgos y se realiza seguimiento.

9. Auditoría Externa del ICONTEC: Los aspectos no conformes y oportunidades de mejora declarados por

el ente certificador en la revisión del SIGEPRE, la Oficina de Planeación registra en el aplicativo SIGEPRE

– Mejoras los hallazgos y se realiza seguimiento.

10. Auditorías Externas Otras (como Procuraduría, Archivo General de la Nación): los aspectos no

conformes declarados como resultado de las auditorias que practican estos órganos de control en el

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ejercicio de sus funciones, la Oficina de Control Interno los registra en el aplicativo SIGEPRE – mejoras los

hallazgos y se realiza seguimiento.

11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias: se presenta por la evaluación de los resultados de las

encuestas practicadas a los clientes de la entidad - Retroalimentación con el cliente. Ver Manual de Servicios

Misionales M-AU-01, y por las auditorías practicada por la Oficina de Control Interno.

12. Revisión por la Alta Dirección: Resultado de la revisión que realiza la Alta Dirección al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE una vez al año. Ver Procedimiento Revisión del

Sistema Integrado de Gestión P-DE- 06. La Oficina de Planeación registra los planes de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE.

13. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): Se presenta por el resultado obtenido de las auditorías practicadas y por la autoevaluación y autocontrol que realicen los procesos y/o dependencias.

14. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST): Se presenta por el resultado obtenido

de las auditorías practicadas y por la autoevaluación y autocontrol que realicen los procesos y/o dependencias.

15. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI): Se presenta por el resultado obtenido de

las auditorías practicadas y por la autoevaluación y autocontrol que realicen los procesos y/o dependencias.

4.2 Solicitar la Mejora Teniendo en cuenta lo anterior, el responsable del proceso y/o dependencia o funcionario designado a través del Aplicativo SIGEPRE – Sistema Gestión de Calidad SGC - Módulo MEJORAS, solicita la formulación del plan de mejoramiento. Es importante tener en cuenta que:

Si el origen del hallazgo es por Auditoría Interna de Calidad o de Gestión, por la Contraloría General de la

República, Archivo general de la Nación, Procuraduría u otra, la Oficina de Control Interno realiza la solicitud

de la mejora en el aplicativo y la remite al responsable del proceso para la formulación de las acciones

correspondientes.

Si el origen del hallazgo es por Auditoría Externa de Calidad, la Oficina de Planeación es quien realiza la

solicitud de la mejora en el aplicativo y la remite al proceso responsable, para la formulación de las acciones.

El responsable del proceso y/o dependencia o funcionario designado ingresa al aplicativo SIGEPRE y selecciona el módulo “MEJORAS” como se indica a continuación: Paso 1: Ingresar al Aplicativo SIGEPRE: en la página principal del computador identifique el ícono del SIGEPRE, como se muestra a continuación con la marcación azul:

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Paso 2: Registrar los datos: Dominio – seleccionar Presidencia.int; Usuario: escriba el usuario con el cual ingresa a su computador; Contraseña: escriba su contraseña con la cual inicia sesión en su computador e ingresar como se muestra en el pantallazo siguiente:

Paso 3: Ingresa al módulo Mejora: Cuando ingresa al aplicativo éste le muestra en la parte izquierda todos los módulos del aplicativo, como se muestra a continuación y parte seleccionada dar clic.

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Paso 4: Seleccionar la opción Solicitud: Cuando ingresa al módulo MEJORAS, en la parte izquierda aparecen las aplicaciones del módulo, seleccione solicitud y diligencie la siguiente información:

Indicar la abreviatura del proceso responsable, seguido de un texto breve que identifique el hallazgo

declarado. Ej. DE – Corrección y Acción Correctiva.

Escoja el tipo: No Conformidad Real, No Conformidad Potencial u Oportunidad de Mejora

Se genera automáticamente

El sistema le indica el Flujo de Planes de mejoramiento

Seleccionar si es empresa, área organizativa o proceso

Si el hallazgo está relacionado con plan, indicador, formato, documento, mejora, entre otros.

Automáticamente el sistema registra el autor de la mejora

Registrar el hallazgo conforme fue declarado por las fuentes: Actividad Uno procedimiento P-EM-06:

Ejemplo: “Cuando no se alcanzan los resultados planificados, no se toma corrección y acción correctiva. Aunque se han realizado acciones, no hay evidencia de acción correctiva. Numeral 8.2.3 de la norma NTCGP1000:2009”

Adjuntar y/o asociar los documentos que tienen relación directa con el hallazgo.

Envía la información, y el sistema muestra la operación exitosa. Automáticamente continúa a la etapa 2 “Asignación de Responsable”

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Nota: En el campo "Nombre", se debe tener en cuenta las abreviaturas de los procesos establecidas en el aplicativo. Ejemplo: EM-monitoreo riesgo del proceso.

Nombre Proceso Abreviatura

Adquisición de Bienes y Servicios BS

Atención al Usuario AU

Direccionamiento Estratégico DE

Evaluación, Control y Mejoramiento EM

Gestión Administrativa GA

Gestión Documental GD

Gestión Financiera GF

Gestión Jurídica GJ

Gestión de Asuntos Políticos AP

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa SA

Talento Humano TH

Tecnologías de Información y Comunicaciones TI

Cuado se trate de los otros sistemas tambien deberá acompañar la sigla anterior con las NIIF, SGSST, SGSI: Ejemplo: GF-NIIF-Plan de Implementación.

4.3 Asignar Responsable de la Mejora En esta actividad, el responsable del proceso y/o dependencia asigna a la persona que se va a encargar de formular el plan de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE. Paso 1: Una vez creada la solicitud, el responsable del proceso y/o dependencia ingresa en el Aplicativo SIGEPRE Módulo SGC – Mejoras (Ver pasos de ingreso 1, 2 y 3 de la actividad anterior), en el link "mis responsabilidades"

Una vez ingrese a mis responsabilidades, el sistema le mostrará el nombre de la mejora, como se muestra a continuación:

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Paso 2: Seleccionar Proceso y Área organizacional, Escribir comentario y continuar flujo: una vez ingresa al nombre de la mejora, se despliega la siguiente ventana; en la parte del comentario se debe registrar la información correspondiente a la asignación del funcionario para la formulación del plan de mejoramiento y continuará el flujo, así:

Escribir: Se asigna al Funcionario o Responsable de la formulación del plan de

mejoramiento

Seleccionar el Área organizacional

Seleccionar el Proceso al cual pertenece

Asignar Responsable

de formular

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Paso 3: Seleccionar nombre: Una vez se continúa el flujo, el sistema le mostrará el siguiente recuadro en el cual se selecciona el nombre del funcionario designado para formular el plan de mejoramiento.

Nota: El responsable del Proceso cuenta con 4 días para realizar la asignación correspondiente. Si se realiza después del tiempo programado, el sistema reportará el vencimiento de esta actividad.

4.4 Formular el Plan de Mejoramiento Cuando el responsable del proceso y/o dependencia ha designado al funcionario para formular el plan de mejoramiento en el aplicativo, este funcionario debe ingresar al aplicativo SIGEPRE – Módulo MEJORAS – Mis responsabilidades y diligenciar las siguientes casillas: Paso 1: Seleccionar la fuente del Hallazgo

En esta casilla del aplicativo SIGEPRE – módulo MEJORAS, se despliegan las siguientes alternativas

1. Auditoria de Gestión de Calidad

2. Auditorías internas

Seleccione el nombre del funcionario

Guarda la información, y el sistema muestra la operación exitosa. Automáticamente continúa a la etapa 3 “Formulación”

Se reasigna esta etapa a otro funcionario, para que realice la asignación de responsable.

Es guardar la información que se ha diligenciado, se mantiene en sus responsabilidades. No continúa el flujo.

Es continuar el flujo a la siguiente etapa, en este caso a la formulación del plan.

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3. Riegos

4. Análisis de datos

5. Autocontrol

6. Tratamiento del Servicio No conforme

7. Planes

8. Auditoria Externa de la Contraloría General de la Republica

9. Auditoria Externa del ICONTEC

10. Auditorías Externas Otras (como Procuraduría, Archivo General de la Nación)

11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias

12. Revisión por la Dirección

13. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

14. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST

15. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI

Y se debe seleccionar una de ellas, como se muestra en el siguiente esquema:

Paso 2: Identificar y registrar las causas que generaron la No Conformidad Real o Potencia, o registre la acción de mejora Identifique y registe en esta casilla las causas principales que dan origen al aspecto no conforme encontrado o a la situación de mejora, como se muestra a continuación:

Para una mejor comprensión se presenta a continuación la descripción de tres herramientas efectivas, para determinar cuáles son las causas que originaron el aspecto no conforme:

Seleccione la fuente del hallazgo. Ej. Auditoria Interna de Calidad

Escriba Aquí las causas identificadas según la técnica aplicada o situación encontrada o la

situación que pretende mejorar

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1. Técnica de los "5 ¿Por qué?"

Es una técnica sistemática de preguntas, que consiste en preguntar el ¿por qué? del hallazgo de manera consecutiva, hasta llegar a la causa raíz que originó el problema. Esta técnica requiere que el equipo pregunte ¿Por qué? Al menos cinco veces para lograr mayores niveles de detalle. Ejemplo: Hallazgo Se evidenció que el Proceso ABC, no está dando cumplimiento a las directrices establecidas en el Manual de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales – SIGOB, en cuanto a la organización de las carpetas del archivo de gestión, toda vez que los documentos se encuentran en AZ, sin foliar, sin índice y legajadas incorrectamente, lo que dificulta el control de los registros de acuerdo con lo definido en el numeral 4.2.4 de la norma NTCGP1000:2009. Análisis

1. ¿Por qué las carpetas no se están organizando de conformidad con lo establecido en el Manual de

Correspondencia y Archivos Oficiales?

Causa. No se conocen las directrices dadas en el manual.

2. ¿Por qué no hay conocimiento de las directrices dadas en el manual?

Causa. No se ha dado acompañamiento por parte del Proceso de Gestión Documental

3. ¿Por qué no se ha dado acompañamiento por parte del Proceso de Gestión Documental?

Causa. Los funcionarios no han solicitado el acompañamiento y capacitación en el Manual.

4. ¿Por qué los funcionarios no han solicitado el acompañamiento y capacitación en el Manual?

Causa. No existe conciencia de la importancia de archivar los documentos de conformidad con los estándares establecidos.

5. ¿Por qué no existe conciencia de la importancia de archivar los documentos de conformidad con los

estándares establecidos?

Causa. No se ha hecho socialización ni sensibilización por parte del Proceso de Gestión Documental de las directrices y protocolos en materia del manejo documental.

Una vez se ha identificado la causa raíz, que para el ejemplo seria la numero cinco (5), se procede a formular las acciones correspondientes (ver paso 4).

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2. Técnica de la Lluvia de Ideas

Es una técnica que tiene por objeto generar ideas en un ambiente de trabajo grupal, en el que todos pueden hacer sugerencias y aportar más y mejores ideas de las que se podrían producir trabajando de forma independiente1. Se busca la participación de todos los servidores públicos que participan en el proceso y/o dependencia. En esta técnica no está permitido evaluar, criticar ni minimizar. Pasos a seguir:

Identificar el hallazgo entre todos.

Formular las posibles ideas de causas que dan origen al hallazgo

Ordenar las ideas de causas de mayor importancia.

Se seleccionan las ideas que más se ajusten a los criterios establecidos, como expectativas, tiempo

determinado, recursos, entre otros.

Con los criterios definidos se valoran las ideas más afines y se obtienen las conclusiones que expresaran

la mejor solución al problema o la causa raíz.

Ejemplo: Hallazgo: para la redacción de hallazgos es importante tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Auditorías Internas P-EM-01, así:

La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y su medición. El *Indicador Tramite de Correspondencia Oficial Externa, del proceso de Gestión Documental se tiene un resultado a junio de 2011 de 69% Vs una meta de mínimo 90%. No hay evidencia de las acciones correctivas tomadas. Numeral 8.2.3 de la norma NTCGP1000:2009. Análisis de Causas

1. No se realizar análisis de los datos de los indicadores para tomar decisiones.

2. No se conoce el procedimiento para definir correcciones, acciones preventivas y correctivas, cuando se

analizan los datos de los indicadores.

3. Los funcionarios enlaces no ha recibido capacitación en todas las funcionalidades del aplicativo SIGEPRE,

para formular acciones preventivas y correctivas.

1 Alex Osborne -1941

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4. Los responsables del reporte de los indicadores consideran que el análisis de datos y tendencia no es

obligatorio.

5. Los indicadores que meden el proceso no son los adecuados.

6. Las herramientas utilizadas no permite realizar un análisis adecuado para tomar acciones.

7. No hay claridad sobre los conceptos aplicados para el seguimiento y medición de los proceso.

8. El líder del proceso junto con su equipo de trabajo no se reúnen para realizar la evaluación y seguimiento

al proceso.

Las ideas de causas No. 1 y 2 son las más afines en cuanto al origen del aspecto no conforme, por tanto se priorizan para la formulación de las acciones de mejora (ver paso 4).

3. Diagrama Causa – Efecto El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas

de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa2 o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de diagnóstico y solución de la causa. Un diagrama de Causa-Efecto es educativo, sirve para que los servidores públicos conozcan en profundidad el proceso con que trabajan, visualizando con claridad las relaciones entre los efectos y sus causas. Sirve también para guiar las discusiones, al exponer con claridad los orígenes de un problema de calidad y permite encontrar rápidamente la causa raíz cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual. Para construir un diagrama causa-efecto se debe: - Establecer claramente el problema (efecto) que va a ser analizado. En este caso el hallazgo.

- Diseñar una flecha horizontal apuntando a la derecha y escribir el problema al interior de un rectángulo localizado

en la punta de la flecha.

- Proponer una "Lluvia de ideas" para identificar el mayor número posible de causas que pueda estar

contribuyendo para generar el problema, preguntando "¿Por qué está sucediendo?".

- Agrupar las causas en categorías. Una forma muy utilizada de agrupamiento es la siguiente: Máquina

(Computadores o Software), mano de obra (Funcionarios y contratistas), método (Procesos), materiales

(Información) y medición (indicadores).

2 Kaoru Ishikawa - 1943

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- Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas de causa y efecto para cada

una de las causas encontradas.

- Escribir cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha principal. Los rectángulos quedarán

entonces, unidos por líneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal.

- Se pueden añadir las causas y subcausas de cada categoría a lo largo de su línea inclinada, si es necesario,

ejemplo:

Identificación de la causa más relevante: Una vez analizado el diagrama construido, se analiza la causa que origina el problema, en este caso sería: Fallas en la aplicación del procedimiento para el control de registros por falta de divulgación. Después se determinan las acciones (ver paso 4). Nota. Las Oportunidades de Mejora no requieren análisis de causas y se formula en el Aplicativo SIGEPRE, Módulo SGC - Mejoras. Paso 3: Identificar y registrar las Metas En esta casilla identifique y registre las metas que dan cumplimiento a las acciones de eliminación o minimización del hallazgo.

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Estas metas podrán ser puntos de control en el proceso y se identificaran en la documentación del mismo (Lineamientos, Caracterizaciones, Procedimientos y/o Formatos). A continuación se muestra como se registra en el aplicativo SIGEPRE:

Paso 4: Seleccionar el Tipo de Plan Para el momento de la formulación se debe tener en cuenta el aspecto declarado, la acción a definir y el tipo del plan, así:

Aspecto declarado Acción Tipo de Plan

No Conformidad Real

Correctiva Esta acción debe ser apropiada a los efectos de las No Conformidades.

Correctivo

No Conformidad Potencial

Preventiva

Esta acción debe ser apropiada a los efectos de los problemas potenciales.

Preventivo

Oportunidad de Mejora Acciones de mejora Mejora

Nota: Si analizados los efectos y la frecuencia de la no conformidad potencial estos no representan un alto impacto para el logro de los resultados del proceso, se puede optar por asumir la no conformidad (riesgo). Ver Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01. En esta casilla del aplicativo SIGEPRE - módulo MEJORAS, seleccione el tipo de plan que se requiere, como son:

- Correctivo: Cuando se requiere corregir el incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización y del

cliente.

- Preventivo: Cuando se requiere implementar acciones pata mitigar los riesgos

- De mejora: Cuando se requiere implementar acciones para mejorar el proceso o procedimiento.

Registre aquí las metas identificadas

Seleccione aquí el tipo de plan:

preventivo, correctivo o de mejora

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Paso 5: Seleccione el Aprobador de Tareas En esta casilla indique el nombre del jefe o responsable del proceso encargado de aprobar las tareas o acciones de la mejora:

Paso 6: Formulación de acciones preventivas o correctivas y de mejoras

Registre en esta casilla del aplicativo SIGEPRE – módulo MEJORAS, las acciones preventivas y/o correctivas que garanticen la eficacia y efectividad, en el cumplimiento del plan de mejoramiento o las acciones de mejora.

Para la adopción de acciones es importante tener en cuenta las causas identificadas y el análisis de los efectos, de tal manera que la acción asegure el cumplimiento del criterio de solución, en cuanto a la reducción o eliminación de la causa raíz que generó la No Conformidad. Nota: El responsable de formular el plan de mejoramiento cuenta con 10 días para realizar esta operación. Si se realiza después del tiempo programado, el sistema reportará el vencimiento de esta actividad. Paso 7: Por último el funcionario designado, podrá continuar el flujo, así:

Continuar el flujo al siguiente paso, en este caso a la asignación de responsable de ejecución y seguimiento

Registre aquí la acción




Registre Registre

Registre

Registre

Registre

Registre

Registre

Registre

Registre el responsable




Seleccione el

nombre

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Es importante tener en cuenta que una vez se oprime Continuar flujo, el sistema le solicita asignar el responsable de la actividad de ejecutar las acciones y realizar seguimiento al plan de mejoramiento y la fecha límite de terminación del plan, la cual debe estar alineada con la última fecha de la acción que se va implementar.

Nota: Los planes de mejoramiento de la Contraloría General de la República se formulan y controlan en el formato suministrado por esta entidad y el seguimiento es responsabilidad de la Oficina de Control Interno. Sin embargo, se deberá cargar en el aplicativo SIGEPRE – módulo de Mejoras para tener el control de la información y reporte de los mismos.

Nota: Los planes de mejoramiento por Auditoría externa – ICONTEC, serán cargados por la Oficina de Planeación y los procesos y/o dependencias responsables, formularan el plan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento P-EM-06 y lo expuesto en la presente guía.

4.5 Validar el Plan de Mejoramiento En este paso el responsable del proceso y/o dependencia, revisa que el plan de mejoramiento quede correctamente formulado, diligencia el comentario y remite a la Oficina de Control Interno para su aprobación. De lo contrario, se devuelve para ajustes. El Responsable del Proceso y/o Dependencia ingresa al módulo MEJORAS, “mis responsabilidades” y el sistema le mostrará lo siguiente:

Seleccione el nombre del responsable

Guarda la información, y el sistema le mostrará que la operación es exitosa. Automáticamente continúa a la etapa “Validación de la Mejora”

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Luego el sistema le solicitará confirmar el paso y se acepta.

El sistema le mostrará que la operación es exitosa. Automáticamente continúa a la etapa “Aprobación del Plan de Mejoramiento”

Continuar el flujo al siguiente paso, Aprobación del plan

Se devuelve la mejora para que el formulador ajuste el plan de mejoramiento

Escribir Aquí: Se remite el plan de Mejoramiento para aprobación o se devuelve para ajuste

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4.6 Revisar y Aprobar el Plan de Mejoramiento La Oficina de Control Interno revisa el plan de mejoramiento formulado, de acuerdo con lo establecido en esta guía numeral 4.4 Formulación del plan de Mejoramiento, y verifica que exista coherencia entre las acciones, las metas y las causas; sean razonables y lleven a establecer puntos de control efectivos en el proceso. Si el plan de mejoramiento está acorde con la revisión y verificación, se procede a aprobarlo en el aplicativo SIGEPRE – Modulo de planes- Mis responsabilidades – paso revisar y aprobar por parte de la Oficina de Control Interno así:

Una vez continuado el flujo, se procede a confirmar el paso a través del siguiente pantallazo:

Escribir Aquí: Se aprueba el plan de Mejoramiento o las observaciones del caso para ajustes.

Asignar a otra persona para que revise la mejora formulada. Se devuelve la mejora

para que se ajuste

Guarda la información que se registra en el aplicativo. No continúa flujo.

Se cancela la mejora

Continuar el flujo al siguiente paso, ejecución de la mejora

El sistema le mostrará que la operación es exitosa. Automáticamente continúa a la etapa “Ejecución y Seguimiento”

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Cuando el plan de mejoramiento no se ajusta a las necesidades requeridas para solucionar el hallazgo o la mejora, se devuelve mediante la opción devolver paso - actividad anterior – 4.5 validación del responsable del proceso.

4.7 Ejecutar las acciones y realizar Seguimiento al Plan de Mejoramiento El responsable de este paso ingresa al Aplicativo SIGEPRE – Módulo Planes – Mis responsabilidades y en mis tareas reporta los resultados alcanzados de las acciones y metas propuestas, adjuntando las evidencias que dan cumplimiento al plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-DE-01 “Formulación y seguimiento a la planeación Estratégica y Operativa institucional.

O también pude ingresar al aplicativo SIGEPRE – Modulo de Mejoras – Mis responsabilidades: (Ver Solicitar la mejora pasos de ingreso 1, 2 y 3). Una vez ingrese a mis responsabilidades, el sistema le mostrará el nombre de la mejora, como se muestra a continuación:

Una vez haya ingresado a la mejora paso de Ejecución y Seguimiento, mostrara las acciones que se deben diligenciar, ejemplo:

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Ingresando en cada una de ellas puede registrar la información de su cumplimiento de la misma forma que se cargan las acciones por el módulo de planes. Cuando se termina el cumplimiento de todas las acciones del plan de mejoramiento se procede a reportar en el aplicativo SIGEPRE – Modulo de Mejoras – Mis responsabilidades - paso de Ejecución y Seguimiento en el campo Cometario, una breve descripción de los resultados alcanzados y de las metas propuestas y dar clic en el icono – Continuar Flujo, esto con el fin de remitir a la Oficina de Control Interno para su revisión y evaluación de la eficacia de las acciones planificadas.

Si se requiere alguna modificación o ajuste a la mejora, el responsable solicita a través del aplicativo SIGEPRE –Modulo de Mejoras – Mis responsabilidades - paso de Ejecución y Seguimiento en el campo Cometario, justifica la necesidad de ajuste de la mejora, y mediante la opción devolver flujo lo remite a la Oficina de Control Interno para su aprobación - paso anterior, actividad 4.6. Revisar y aprobar plan de mejoramiento. Nota: Cuando requiera ampliar la fecha de las acciones de la mejora, el enlace o responsable de las actividades, podrá ingresar al Aplicativo SIGEPRE – Modulo PLANES Mis Responsabilidades y podrá realizar el cambio respectivo, antes del vencimiento de la fecha inicialmente programada en la mejora y da guardar. Nota: Cuando requiera reprogramar o reformular una o más acciones de la mejora, deberá realizar la solicitud con cinco (5) días de anticipación a la fecha de vencimiento. En ningún caso, se podrá modificar la fecha una vez vencida la mejora.

A continuación se muestra el esquema del aplicativo de cómo se reporta la información:

Ej. 1. Se ajustó el Procedimiento de Auditorías Internas 2. Se realizaron talleres de capacitación sobre temas claves para los auditores internos 3. Se realizó seguimiento y retroalimentación a los auditores internos.

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Una vez continuado el flujo, se procede a confirmar el paso a través del siguiente pantallazo.

4.8 Verificar los Resultados del Plan de Mejoramiento Una vez el responsable del paso anterior (numeral 4.7) haya cumplido con la mejora, la Oficina de Control Interno verifica las acciones conforme al tiempo programado, revisa y analiza los soportes suministrados por el responsable de la mejora y determina el cumplimiento de las metas. Para esto puede obtener un reporte de ejecución del plan de mejoramiento.

Para ello, se ingresa al aplicativo SIGEPRE –Modulo de Mejoras – Mis responsabilidades – explora la mejora y

verifica los resultados del Plan de Mejoramiento.

Seguidamente, se procede a registrar el concepto de la eficacia del plan de mejoramiento en el aplicativo – módulo

de mejoras – Mis responsabilidades, como se muestra a continuación:

El sistema le mostrará que la operación es exitosa. Automáticamente continúa a la etapa “Verificar los Resultados del Plan de Mejoramiento”

Guarda la información que se registra en el aplicativo. No continúa flujo.

Continuar el flujo al siguiente paso, Verificar resultados

Se devuelve la mejora para que se ajuste el plan de mejoramiento

Ej. Se cumplieron todas las acciones propuesta, la eficacia del plan de mejoramiento será verificado en proceso auditor

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Una vez continuado o devuelto el flujo, se procede a confirmar el paso a través del siguiente pantallazo.

4.9 Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento La Oficina de Control Interno mediante Auditorías Internas de Gestión y de Calidad, verifica la eficacia de los planes

de mejoramiento finalizados, así:

Auditorías Internas de Gestión de la Oficina de Control Interno, la verificación se realizará en dos momentos

teniendo en cuenta la periodicidad de ejecución de los procesos:

1. A través de las auditorías a las dependencias y/ procesos, definidas en el Programa Anual de Auditorías.

2. A través de la evaluación anual a la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados.

Auditorías Internas de Calidad, a través del Ciclo de Auditorías al SIGEPRE programadas en la vigencia.

Los auditores de la Oficina de Control Interno revisaran las acciones implementadas por la dependencia responsable con ocasión de los planes de mejoramiento finalizados. Además se verificará que las metas estén definidas como puntos de control en la documentación del proceso, ya sea en la caracterización del proceso, manual, Lineamiento, Procedimiento o formato de control.

Cuando el hallazgo persiste, la Oficina de Control Interno solicita a través del aplicativo SIGEPRE – Modulo de Mejoras la reformulación del plan de mejoramiento, como se muestra a continuación:

Si los resultados obtenidos y la información reportada en el aplicativo SIGEPRE no es la adecuada, se reporta en el campo de comentarios las observaciones pertinentes, se devuelve para que se realicen los ajustes necesarios del caso.

El sistema le mostrará que la operación es exitosa. Automáticamente continúa a la etapa “Revisar la eficacia de los planes de mejoramiento”

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4.10 Presentar Informe Final La Oficina de Control Interno evaluará y presentará anualmente el informe del estado de los planes de mejoramiento, el cual incluirá entre otros los siguientes aspectos:

1. No Conformidades Reales

2. No conformidades potenciales

3. Oportunidades de mejoras

Cada una de ellas se determinará por las siguientes fuentes:

1. Auditoria de Gestión de Calidad 2. Auditorías internas 3. Riegos 4. Análisis de datos 5. Autocontrol 6. Tratamiento del Servicio No conforme

Aquí se escribe el concepto de la verificación de la eficacia del plan de mejoramiento o la razón por la cual no fue eficaz.

Ej.: En proceso de auditoría al realizar la evaluación del plan de mejoramiento el grupo auditor determino que este NO fue eficaz, porque las acciones realizadas no permitieron la eliminación de las causas de la No conformidad. Razón por la cual se debe reformular el plan de mejoramiento, con el fin de que se asegure de una manera razonable que el hecho generador del evento está siendo controlado

Con este ícono se devuelve a la actividad de “Asignar el responsable

de la mejora” para reformular el plan. Con este icono se da por cumplido el plan de mejoramiento evidenciando su eficacia.

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7. Planes 8. Auditoria Externa de la Contraloría General de la Republica 9. Auditoria externa del ICONTEC 10. Auditorías Externas Otras ( como Procuraduría, Archivo General de la Nación) 11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias 12. Revisión por la Dirección 13. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) 14. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST 15. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI)

Este informe se concluye con los resultados obtenidos y las mejoras que no fueron eficaces, las cuales deberán ser reformuladas en el plan de mejoramiento. Para lo cual, se informará al responsable del proceso y/o dependencia, una vez haya surtido el trámite respectivo, es decir presentación del informe final aprobado.

5. MARCO LEGAL

Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y

organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.”

Ley 489 de 1998. “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del

orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones

previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”

Ley 872 de 2003, “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público

y en otras entidades prestadoras de servicios".

Ley 1314 de 2009, “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de

aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el

procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”

Decreto 1537 de 2001, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos

técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del

Estado”.

Decreto 1599 de 2005, “Por el Cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno”.

Decreto 4485 de 2009, “Por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública NTCGP 1000:2009”.

Decreto 943 DE 2014, “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).”

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Decreto 1443 de 2014 y recogido en el 1072 de 2015: “Por medio del cual se dictan disposiciones para la

implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST)”

6. REQUISITOS TECNICOS

Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Numeral 4.2.1 “Generalidades” literal d) los

documentos, incluido los registros requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le

permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Norma ISO 27001 es una norma internacional y abierta, cuyo objetivo es establecer los requisitos mínimos con

los que debe cumplir un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) en una organización.

Modelo Estándar de Control Interno MECI: 1000:2014 Subsistema: De Gestión Componente: Actividades de

Control. Elemento: Manual de Procedimiento.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Procedimiento Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06.

guÍa para la formulaciÓn, seguimiento y evaluaciÓn

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