directiva nº 001 - 2015 – mph/gpp-sgpycti ”directiva metodológica para la formulación,...

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

DIRECTIVA Nº 001 - 2015 – MPH/GPP-SGPyCTI

”Directiva metodológica para la formulación, aplicación, modificación, seguimiento y evaluación

PEI POI”Lic. Yuri Bernie Flores Vilcapoma

[email protected]ón y Evaluación POI MPH – Sub Gerencia de Planes y CTI

2016

Es el documento elaborado por las entidades de la Administración Pública que toma como base la información generada en el Plan Estratégico Institucional y se elabora para un período de un año.

Este documento desagrega las acciones estratégicas identificadas en el PEI en actividades para un periodo determinado. Esta información contribuirá a la gestión de la entidad para el logro de sus objetivos estratégicos. Asimismo, las acciones estratégicas deben vincularse con el Sistema de Presupuesto Público a través de la cadena programática.

Directiva N° 001-2014-CEPLAN (Art.18)

2

¿Qué es el Plan Operativo Institucional?

CORRELACION CAUSAL DE PEI Y POI EN BALANCED SCORECARD

OBJETIVO ESTRATEGI

CO

Acción Estratégica 1.1

PRODUCTO

PRODUCTO

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

PRESUPUESTO (S/.)

PRESUPUESTO (S/.)

1° CALCULO DE CUMPLIMIENTO

METAS (ACTIVIDADES y

PPTO)

2° CALCULO

DE INDICADO

R OPERATIV

O

3° CALCULO DE

INDICADOR ESTRATEGIC

O(*)

(*) Calculo automático, realizado en base a la información proporcionada por usuarios .

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

PRESUPUESTO (S/.)

PRESUPUESTO (S/.)

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FORMATOS PARA FORMULACION DE POI 2015

FORMATO 1.1“FORMATO UNICO DE INFORMACION GENERAL”

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 2016CADENA FUNCIONAL

Programa Prod-Pry Act-Obra funcion Divis_Fun Grupo_Fun Meta Finalidad Secuencia Funcional (Sec - Fun) Rubro

Unidad Orgánica VISION (PDPC 2013-2021)

Provincia de ciudadanos emprendedores, con educación, y calidad de vida digna, en el que se ha erradicado los niveles inaceptables de pobreza y pobreza extrema, las desigualdades sociales y la inseguridad; con un gobierno local moderno, promotor, descentralizado, eficiente, participativo, inclusivo y ético, al servicio de la ciudadanía.

Con crecimiento económico diversificado, competitivo, descentralizado, sostenible y con respeto al medio ambiente, basado en la agroindustria, la industria manufacturera, el turismo, su ancestra y rica biodiversidad gastronómica y de recursos naturales .‖

MISION (PEI 2016-2018)

OBJETIVO ESTRATEGICO (PEI 2016-2018)

ACCION ESTRATEGICA (PEI 2016-2018)

PRODUCTO

DIAGNOSTICO SITUACIONALDEBILIDADES (A inicios del período) FORTALEZAS

AMENAZAS OPORTUNIDADES

estratei _________________________________ _________________________________Responsable Unidad Orgánica Elaboración: ______________

VISION Se toma en cuenta el

PDPC 2013-2021

MISIONSe tomara en cuenta el PEI 2016-2018

OBJETIVOS ESTRATEGICOS, ACCIONES ESTRATEGICAS

Se tomara como referente el PEI 2016-2018, que se puede revisar en

la pagina web de la MPH PRODUCTOSSe tomara en cuenta los productos

asignados para cada unidad orgánica, de acuerdo al alineamiento estratégico

subido a la pagina web MPH.

VISION A CONSIDERAR

VISION (PDPC 2013-2021)

Provincia de ciudadanos emprendedores, con educación, y calidad de vida digna, en el que se ha erradicado los niveles inaceptables de pobreza y pobreza extrema, las desigualdades sociales y la inseguridad; con un gobierno local moderno, promotor, descentralizado, eficiente, participativo, inclusivo y ético, al servicio de la ciudadanía. Con crecimiento económico diversificado, competitivo, descentralizado, sostenible y con respeto al medio ambiente, basado en la agroindustria, la industria manufacturera, el turismo, su ancestral y rica biodiversidad gastronómica y de recursos naturales.

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MISION A CONSIDERAR

MISION PEI 2016-2018: Generar condiciones para el desarrollo armónico e integral de la Provincia de Huancayo a través de la eficiente prestación de servicios públicos a los ciudadanos con un gobierno local moderno, inclusivo, transparente, sostenible y efectivo.

7

SEC. FUN.

FORMATO 1.2CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016

UNIDAD ORGANICA:………………………………………………………………………………………………………………………OBJETIVO

ESTRATEGICO PEI 2016-2018

PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO

2015(4) META 2015 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE

MEDIDA (8)EJECUCION

FISICA 2015 (9)META DE

PRODUCCION FISICA 2016 (10)

RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL

2016 (11)

META PRESUPUESTAL

(12)

Indicador de

producción física:

1

1.1.

1.2.

1.3.

Formula: 2

2.1.

2.2.

2.3.

Descripción del

indicador:3

3.1.

3.2.

3.3.

PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00

______________________________________________________________________

_________________________________________________

Responsable de Elaboración:

Responsable Unidad Orgánica

NOMBRE Y AP.: ______________________

DNI.:_________________________

Indicador de producción físicaEs la medida que provee información cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega del producto (bien o servicio). Se expresa en variables cuantificables y ayuda a demostrar el avance acumulativo del producto a cargo de la unidad orgánica. Se utilizara como referencia el indicador de la AE del PEI 2016-2018.

SEC. FUN.



ESTRATEGICO PEI (1)



MEDIDA (8)EJECUCION

FISICA 2015(9)META DE



2016 (11)

META PRESUPUESTAL

(12)

Indicador de producción física:

1

1.1.

1.2.

1.3.

Formula: 2

2.1.

2.2.

2.3.

Descripción del

indicador:3

3.1.

3.2.

3.3.


____________________________________________________________________________

____________________________________

Responsable de Elaboración


NOMBRE Y AP.: _______________________________________

DNI.:________________________________________

Formula:Se debe expresar las variables a considerar en el cálculo del producto, en algunos casos se tomara en cuenta las actividades que coadyuvan de manera directa a la obtención del producto; y de no ser así se mencionara la fuente del calculo

ESPECIFICACIONES PARA EL CALCULO DEL PRODUCTO : FORMULACASO 1Unidades en que el producto se calcula a partir de la suma de las actividades:

10

Área Producto Indicador Formula Indicaciones

DEMUNADefensa de los

derechos de los niños y del adolescentes

Actas de conciliación entregadas

Actividad 1.1. + Actividad 3.1. +

Actividad 3.6…etc

En este caso se tomara en cuenta todas las

actividades en que se emitan actas de

conciliación

CASO 2:Unidades en que el producto se calcula de forma aparte de las actividades:

Área Producto Indicador Formula Indicaciones

Unidad de Alumbrado

Publico

Centros de recreación pasiva, activa y cívica

administrada por la municipalidad con

adecuado alumbrado ornamental

Puntos de alumbrado con mantenimiento

preventivo y correctivo

“Es resultado de las actividades realizadas”

Las actividades no tienen una unidad de medida

directamente relacionada con el producto pero coadyuvan a

su obtención.

SEC. FUN.



ESTRATEGICO PEI (1)



MEDIDA (8)EJECUCION



RESULTADO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11)

META PRESUPUESTAL

(12)

Indicador de


1

1.1.

1.2.

1.3.

Formula: 2

2.1.

2.2.

2.3.

Descripción del

indicador:3

3.1.

3.2.

3.3.


__________________________________________________

_____________________________________ Responsable de Elaboración:


NOMBRE Y AP.: _________________________________________

DNI.:_______________________________________

Descripción del indicador:Expresa de manera literal cual es el dato que resulta del cálculo del indicador, se sugiere que sea breve en su redacción.

SEC. FUN.



ESTRATEGICO PEI (1)



MEDIDA (8)EJECUCION



RESULTADO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11)

META PRESUPUESTAL

(12)

Indicador de


1

1.1.

1.2.

1.3.

Formula: 2

2.1.

2.2.

2.3.

Descripción del

indicador:3

3.1.

3.2.

3.3.


__________________________________________________

_____________________________________ Responsable de Elaboración:


NOMBRE Y AP.: _________________________________________

DNI.:_______________________________________

Meta del producto:Se usara de referencia la meta de la acción estratégica del PEI 2016-2018.

SEC. FUN.



ESTRATEGICO PEI 2016-2018



MEDIDA (8)EJECUCION




2016 (11)

META PRESUPUESTAL

(12)


1

1.1.

1.2.

1.3.

Formula: 2

2.1.

2.2.

2.3.

Descripción del

indicador:3

3.1.

3.2.

3.3.


____________________________________________________________

___________________________________________________ Responsable de Elaboración:


NOMBRE Y AP.: _____________________________

DNI.:___________________________________

Acciones Estratégicas Estas planteadas en el PEI 2016-2018 junto con los objetivos estratégicos

SEC. FUN.



ESPECIFICO PEI 2016-2018 (1)



MEDIDA (8)EJECUCION




2016 (11)

META PRESUPUESTAL

(12)


1

1.1.

1.2.

1.3.

Formula:

2

2.1.

2.2.

2.3.

Descripción del indicador:

3

3.1.

3.2.

3.3.


_________________________________________________________________

_____________________________________________ Responsable de Elaboración


NOMBRE Y AP.: ________________________________________

DNI.:_______________________________________________

Las actividades son planteadas a partir de

las acciones estratégicas

La unidad de medida será expresada de

forma literal

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ACTIVIDAD POI: define las condiciones necesarias para el logro de la Acción Estratégica. Las actividades cuentan con unidad de medida y meta física.

Actividades POI

Paso 3Paso 2Paso 1

Identificación de las Actividades según Acción Estratégica seleccionada

¿Qué Actividades son las mínimas necesarias para el desarrollo de la Acción Estratégica?

Identificación de la Unidad de Medida de

las Actividades

Unidad de medición de la magnitud física del avance en el cumplimiento y desarrollo de la Actividad.

Identificación de la Meta de la Actividad

Se determina según los criterios de alcance y cobertura que la Entidad defina para la Acción Estratégica.

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Elementos Descripción

Entradas

Insumos necesarios para llevar a cabo la actividad: recursos materiales, información, recursos humanos, etc.

SalidasResultados de la actividad (información, documentación, etc.).

Controles

Objetos que gobiernan o regulan la actividad: normas, guías, políticas, calendarios, presupuestos, etc.

Mecanismos

Infraestructura necesaria y características del ambiente de trabajo para el adecuado desarrollo de la actividad.

Para identificar cada actividad se debe identificar los elementos críticos

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Elementos Descripción

Entradas Raciones de alimentos. Personal encargado de la distribución.

Salidas Raciones de alimentos a los beneficiarios de programas sociales.

Controles Supervisión de las condiciones de entrega. Entrega de raciones a tiempo. Conocimiento de logística de distribución.

Mecanismos Sistema de almacenaje de las raciones. Transporte para la distribución.

Ejemplo: Para la actividad “Distribución de raciones de alimentos”

SEC. FUN.



ESPECIFICO PEI 2016-2018 (1)



MEDIDA (8)EJECUCION




2016 (11)

META PRESUPUESTAL

(12)


1

1.1.

1.2.

1.3.

Formula:

2

2.1.

2.2.

2.3.

Descripción del indicador:

3

3.1.

3.2.

3.3.


_________________________________________________________________

_____________________________________________ Responsable de Elaboración


NOMBRE Y AP.: ________________________________________

DNI.:_______________________________________________

Los resultados deberán ser proyectados hasta fin de año, tomando en cuenta que estos serán evaluados a lo largo del año

con el aplicativo BSC POI

ALGUNAS ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS RESULTADOS ESPERADOS HASTA FIN DE AÑO:Resultados que pueden considerarse a partir de la entrega de los productos en el caso de los órganos de línea: ¿Existe evidencia que nos ayude a identificar los impactos logrados a partir de los productos

entregados a la población? ¿Como se puede mejorar el proceso de entrega (en tiempo y costos) de la diversa documentación,

servicios, entre otros, a mi cargo a favor de la ciudadanía? ¿Existen instituciones que posean los mismos objetivos con los que mediante el establecimiento

de alianzas, convenios, o trabajo coordinado nos ayuden al logro de los objetivos institucionales; para un mejor servicio al ciudadano?

Ejemplo de resultado en este caso: Se lograra la formalización de 20 nuevos empresarios luego del programa de capacitaciones. Se lograra reducir en “n” días en la entrega de las licencias a fin de agilizar el proceso de

formalización de los futuros empresarios. Se lograra reducir en “n” pasos el número de los procedimientos a fin de agilizar la entrega de los

documentos solicitados por los usuarios. Se lograra establecer convenios con “n” institución para que apoye en la entrega del servicio de

capacitación a emprendedores.

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ALGUNAS ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS RESULTADOS ESPERADOS HASTA FIN DEL AÑO 2016:Resultados que pueden considerarse en el caso de los órganos de apoyo, asesoramiento y de gobierno: ¿Cómo lograr la implementación de nuevas políticas a favor de la modernización del gobierno municipal? ¿Es posible que los procesos y procedimientos con respecto a servicios otorgados a los clientes internos

se reduzcan para lograr mejoras en la gestión municipal? ¿Existen instituciones que posean objetivos similares con los que mediante el establecimiento de

alianzas, convenios, o trabajo coordinado nos ayuden al logro de los objetivos institucionales; para mejora de la gestión municipal?

¿Cómo reducir los costos con respecto a procedimientos para mantenimiento, entrega de servicios, entre otros; a favor de la ciudadanía?.

¿En que medida se ha logrado involucrar a la ciudadanía en el proceso de toma decisiones, y monitoreo de la gestión municipal?

Ejemplo de resultado en este caso: Se lograra la implementación de la política nacional “x” en para la mejora de los sistemas y gestión de base

de datos. Se lograra la reducción de procedimientos en la unidad “x” en “n pasos” para agilizar el proceso de compras. Se lograra mayores acercamientos con las instituciones “x” y “y” para lograr el financiamiento de proyectos

de inversión. Se lograra el involucramiento con las instituciones “w, x y z”de la sociedad civil para mejorar el monitoreo

ciudadano a la gestión municipal.

20

Construyendo una cadena de resultados desde los resultados que se quiere alcanzar

SECUENCIA FUNCIONAL

FORMATO 1.3MATRÍZ DE PROGRAMACIÓN MENSUAL POR ACTIVIDADES – POI 2016

UNIDAD ORGÁNICA:………………………………………………………………………….

NºPRODUCTO / ACCIONES

ESTRATEGICAS/ ACTIVIDADES

INDICADOR DE PRODUCCION

FISICA (5)

META 2016 (6)

PERIODO DE EJECUCION (7)META

PRESUPUESTAL (8)

PERSONA A CARGO DE LA ACTIVIDAD (9)ENE FEB MAR I TRIM ABR MAY JUN II TRIM JUL AGO SET III

TRIM OCT NOV DIC IV TRIM

PRODUCTO (1)

ACCIONES ESTRATEGICAS

(2)ACTIVIDADES (3) UNIDAD DE

MEDIDA(4)

META ANUAL PRODUCCION

FISICA

1

1.1. …

1.2. …

1.3. …

2

2.1. …

2.2….

2.3. …

3

3.1. …

3.2. …

3.3. …

PRESUPUESTO TOTAL (Incluye personal contratado por toda modalidad) S/. 0.0

_________________________

____________________________________


Elaboración: _________________________

Expresado en el formato 1.2

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Optimizar el uso de recursos para la obtención de resultados

Creo que es un falso concepto que el PpR busque reducir el gasto que se realiza, lo que se busca es optimizar el uso de los recursos. Es frecuente que las unidades se quejen de falta de recursos para cumplir sus actividades pero cuando se analiza la programación de su presupuesto y su ejecución se encuentra una serie de vicios que distorsionan el presupuesto. Además si se revisa la capacidad de ejecutar de las UE, se verán que ninguna cumple con gastar todo su presupuesto (o muy pocas), y la calidad del gasto realizado tiene un alto porcentaje que es por lo menos dudoso.Por ultimo, se debe tener en cuenta que ejecución del gasto público no significa calidad, ni eficiencia.

Es necesaria la gestión estratégica de los indicadores

En general, buena parte de los gerentes públicos y funcionarios están convencidos de que es necesario contar con indicadores, pero consideran que la utilización de la información, debe ser delegada a otros funcionarios de menor rango, con menos ocupaciones. Al respecto vale la pena anotar varias cosas:

1º Debe recordarse que el M&E es una herramienta de carácter gerencial, que se concibió con el objetivo de reducir la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones.

2º Los gerentes son los encargados de liderar los programas, proyectos y equipos de trabajo en general; este liderazgo supone conocer: hacia donde se quiere ir, en cuánto tiempo y qué mecanismos e incentivos se requieren para alcanzar la meta.

3° Por ultimo es necesario que las evaluaciones sean oportunas, ya que de no ser así se caería en realizar sólo “necropsias” y no evaluaciones en la institución.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN…

“Cuando es obvio que las metas no pueden ser alcanzadas, no ajuste los objetivos, ajuste los pasos a seguir.”

Confucio

directiva nº 001 - 2015 – mph/gpp-sgpycti ”directiva metodológica para la formulación,...

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