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HRPerformancebusinesspartner für personalverantwortliche

G 25633 · 22,00 Euro · ISSN 1866-3753 April 2/2016

Dezentrale Personalprozesse optimieren

Titel

André Schulte, Mitglied

der Geschäfts leitung der

treorbis GmbH

Anbieter

• Digitale Personalakte

• HR-Software Mittelstand

• HR-Outsourcing

Service

PERSONAL2016 Nord

und Süd: Selten gab es

so viel Neues

10 HR Performance 2/2016

Ein Großteil der Unternehmen in Deutschland bildet personal-wirtschaftliche Kernprozesse wie das Personaldatenmanage-ment, die Entgeltabrechnung oder die Zeitwirtschaft mit denintegrierten Funktionen von SAP Human Capital Management(SAP HCM) ab. Viele andere Prozesse im Bereich HR, man denkenur an die Personaleinstellung oder die Bearbeitung von Über-stunden- beziehungsweise Urlaubsanträgen, erfolgen dagegennach wie vor manuell.

Medienbrüche hemmen Arbeitsfluss

Das ist weder effizient noch transparent. Es entstehen Medien-brüche, die den Arbeitsfluss hemmen, lange Durchlaufzeitenund hohe Kosten verursachen. Besonders Unternehmen, dieeine zentrale HR-Organisation und zahlreiche Standorte mit ei-gener Personalverantwortung haben, bekommen das zu spü-ren.

Beispiel Einstellungsverfahren: Solange die begleitenden Do-kumente, also Arbeitsvertrag, Personalbogen, Zeugnisse, Be-urteilungen, Formulare und Merkblätter, nur in Papierform vor-liegen, ist ihre Bearbeitung, die Weitergabe – sie erfolgt meistauf dem Postweg – und die Verwaltung mit hohem Aufwandverbunden. Bis dem Bewerber ein Arbeitsvertrag zur Unter-schrift vorliegt, vergeht oft eine Woche. Dann arbeitet er mög-licherweise schon für die Konkurrenz.

HR-Prozesse mit Workflows automatisieren

Deutlich einfacher und effizienter ist es, das Einstellungsver-fahren, aber auch andere HR-Prozesse workflowgestützt unddamit standardisiert, durchgängig und automatisiert durchzu-führen. Das erfordert den Einsatz einer IT-Lösung, die einfachzu bedienen ist und sich nahtlos in SAP HCM integrieren lässt.Eine solche Lösung hat die treorbis GmbH mit der innovativen,modularen und Web Dynpro for ABAP-basierten treorbis Loca-tion Suite auf den Markt gebracht.

Den zentralen Kern der Location Suite bildet ein leistungsstar-kes generisches und somit äußerst flexibles Workflow-Frame-work mit wiederverwendbaren Komponenten: der HCM-Pro-zessmanager. Hier werden alle Personaldaten zentral erfasst,verwaltet und bei Bedarf zur Weiterbearbeitung mit allen erfor-derlichen Dokumenten automatisch an die richtigen Stellenweitergeleitet. Die einzelnen Workflows der Location Suite wer-den passgenau auf die individuellen Prozessanforderungendes Kunden abgestimmt.

Durchgängige Abläufe lösen Zettelwirtschaft ab

Die Abfolge der Arbeitsschritte für jeden einzelnen Vorgang istexakt festgeschrieben, auch ist genau definiert, welche Dateneinzugeben sind. Ein Status-Tracking informiert die beteiligten

Titel

HR-Prozesse automatisieren und beschleunigenDurchgängige Abläufe, kurze Durchlaufzeiten, hohe Datenqualität und Prozesssicherheit: Mit den nahtlosin SAP HCM integrierten Workflows aus der treorbis Location Suite können Unternehmen ihre HR-Pro-zesse standardisieren und automatisieren – und ziehen daraus hohen Nutzen.

André Schulte, treorbis GmbH, im Gespräch

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Mitarbeiter gemäß ihrer Rolle und Berechtigung automatischüber die anstehenden Aufgaben. Ist der Vorgang abgeschlos-sen, werden alle Informationen mitsamt den entsprechendenDokumenten per Knopfdruck in SAP HCM übertragen und dortden richtigen SAP-Infotypen zugeordnet. Die Zeiten der lästigenZettelwirtschaft, unleserlicher Handaufzeichnungen oder desWartens auf Informationen sind damit vorbei.

Verträge, Fragebögen oder Formulare werden anhand vorde-finierter, im HCM-Prozessmanager hinterlegter Textbausteineschnell und unkompliziert und sogar im Corporate Design desKunden als PDFs erstellt. Da sie automatisch mit einem Barcodeversehen werden, ist gewährleistet, dass sie korrekt verarbeitetund richtig zugeordnet werden. Wie wichtig dies ist, zeigt sichschon daran, dass sich im Laufe eines Beschäftigungsverhält-nisses 60 bis 70, manchmal auch mehr als 100 solcher Doku-mente pro Mitarbeiter ansammeln.

Arbeitsverträge binnen Stunden vorlegen

Der wirtschaftliche Nutzen der mit dem HCM-Prozessmanagermodellierten workflowgestützten Personalprozesse ist hoch.Da alle Daten nur einmal erfasst werden und danach direkt andie richtigen Stellen gelangen, hält sich der Abstimmungsauf-wand in engen Grenzen, während sich die Qualität der Datenund die Prozesssicherheit spürbar verbessern. Auch die Durch-laufzeiten werden signifikant reduziert. Ein Einstellungsverfah-ren mit der treorbis Location Suite benötigt von der Erfassungder Personaldaten bis zur Vorlage des unterschriftsreifen Ver-trags gerade einmal wenige Stunden; früher waren es mehrereWerktage.

So bleibt allen Beteiligten mehr Raum für ihre Kernaufgaben –dem Filialleiter für die Planung und Durchführung verkaufsför-dernder Maßnahmen, HR für die Personalentwicklung und dasEntdecken und Fördern von Talenten. Straffe HR-Prozesse be-

deuten aber auch einen Imagegewinn für das Unternehmen,denn sie erhöhen seine Attraktivität als Arbeitgeber bei den Be-werbern. In Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein durchauswettbewerbsrelevanter Aspekt.

HR-Kennzahlen per Mausklick abrufen

Aber die treorbis Location Suite verfügt noch über ein weiteresSoftwaremodul, das die Effizienz der Personalarbeit verbessert.Mit HCM Analytics kann ein Filialleiter mit einem Mausklick dieaktuellen HR-Kennzahlen seines Standorts zur Mitarbeiterfluk-tuation oder zur Gehalts- und Altersstruktur, um nur ein paarBeispiele zu nennen, abrufen.

Die KPIs werden grafisch übersichtlich auf einem zentralenDashboard angezeigt und lassen sich per Drill-Down bis auf diegewünschte Detailtiefe verfeinern. Sind die Personalprozesseunternehmensweit harmonisiert, ist auch ein Vergleich der Mit-arbeiterleistung des eigenen Standorts mit der anderer Filialenoder des Gesamtunternehmens möglich. Das Modul HCM Ana-lytics basiert auf der Lösung SAP BusinessObjects Dashboards,die Datenhaltung erfolgt in einem SAP Business Warehouse(SAP BW).

Die treorbis Location Suite wird unter anderem auf der Basiskonkreter Kundenanforderungen stetig weiterentwickelt undverbessert. Dabei wird auch dem Trend zur IT-Konsumerisie-rung Rechnung getragen. Alternativ zur „klassischen“ Web-Dynpro-Darstellung werden bestimmte HR-Prozesse künftigauf einer modernen und zeitgemäßen SAPUI5-Oberfläche (SAPFiori) visualisiert, die sich so intuitiv bedienen lässt wie Appsauf dem privaten Smartphone oder Tablet.

Titel

treorbis GmbH

Der international tätige SAP-Dienstleister treorbis GmbHaus Hamburg zeichnet sich bei nahezu allen SAP-Themenvon HCM über CRM, ERP und GTS bis hin zu Business Ana-lytics durch eine hohe SAP-Beratungs-, Lösungs- und Ent-wicklungskompetenz sowie umfassendes Prozesswissenaus. Dadurch – wie auch dank langjähriger Erfahrung –setzt treorbis selbst anspruchsvollste SAP-Beratungs- undImplementierungsprojekte zügig, termingerecht und wirt-schaftlich um. Unterstrichen wird die hohe SAP-Kompe-tenz durch eigene Lösungsangebote – mit der integriertenSuite „oneHCM“ als BPO-Service für die Gehaltsabrech-nung und einer Variantenlösung, die das Zertifikat „SAPcertified – powered by SAP NetWeaver“ trägt.

treorbis: SAP Silver Partner und SAP SuccessFactors Partner

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Den richtigen Partner wählen

Um die Herausforderungen bei der Planung und Realisierungworkflowgestützter HR-Prozesse bestmöglich zu bewältigen,ist es ratsam, auf die Unterstützung durch einen erfahrenenHCM-Dienstleister zurückzugreifen. treorbis überzeugt hier miteiner umfassenden Beratungs-, Prozess- und Technologiekom-petenz und einer strukturierten Einführungsmethode, die we-sentlich zum Projekterfolg beiträgt.

Dabei werden im ersten Schritt die Ist-Prozesse beim Kundenaufgenommen, kritisch analysiert und hinterfragt und dann fürjeden Prozessschritt Verbesserungen erarbeitet; zum Beispielwerden Abläufe zusammengefasst oder die Anzahl von Be-gleitdokumenten reduziert. Die Umsetzung dieser Neuerungenist eine besonders sensible Aufgabe und erfordert Fingerspit-zengefühl. Gerade bei Veränderungen an seit Langem etablier-ten Prozessen sind oft Vorbehalte beziehungsweise die Angstvor Kontroll- oder Machtverlust innerhalb der Belegschaft ab-zubauen.

Anwender von Beginn an einbinden

Neben den Prozessen kommt auch die bestehende IT-Land-schaft auf den Prüfstand, ehe im nächsten Schritt der BusinessBlueprint erstellt wird, der die künftigen Soll-Prozesse und dasSoll-Bild der IT-Infrastruktur definiert und die Grundlage fürden Prototyp der späteren Lösung darstellt. Mit diesem Proto-typ, einer „Software zum Anfassen“, können sich die künftigenEndanwender frühzeitig vertraut machen. Sie werden dadurchin die Entwicklung eingebunden, was die Akzeptanz enorm er-höht.

Der Prototyp wird im Projektverlauf sukzessive verfeinert unddurch Modellierung passgenau auf die Anforderungen desKunden zugeschnitten. Notwendige Anpassungen lassen sichdank der hohen Flexibilität des HCM-Prozessmanagers schnellund effizient durchführen, die erfolgreiche Implementierungerfolgt in der Regel unter präziser Einhaltung von Zeitplan undBudget. Hier schließt sich der Kreis.

Lesen Sie im Interview ab Seite 13 wie der Modekonzern Espritmit Workflows aus dem HCM-Prozessmanager von treorbis diePersonalprozesse zwischen den Filialen und dezentraler sowiezentraler HR-Organisation optimiert.

Autor:ANDRÉ SCHULTE,Mitglied der Geschäftsleitung der treorbis GmbH

Treffen Sie treorbis

• PERSONAL2016 Nord in Hamburg (Halle A4, Stand B.05)• PERSONAL2016 Nord – Praxisforum „Optimierung von

dezentralen Personalprozessen mit heutigen Technolo-gien“; 26. April, 15.40 Uhr bis 16.10 Uhr

• treorbis HCM Roundtable 2016 in Hamburg• Jahresendseminare für Personalabrechner 2016

Weitere Informationen finden Sie im Veranstaltungsbe-reich auf treorbis.de

Titel

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#HRPerformance

HR Performance 2/2016 13

HRP: Welche Anforderungen haben die Retail-Stores der Mo-demarke Esprit im Hinblick auf vertragsbezogene Personal-prozesse? Dr. Carsten Paprotny: Auf periodische Verkaufsspitzen, etwain der Vorweihnachtszeit, müssen unsere Filialen flexibel rea-gieren. Das heißt, sie müssen in der Lage sein, neue Mitarbeiterrasch und unkompliziert einzustellen und befristete Arbeitsver-hältnisse zu verlängern oder zu entfristen. Alle relevanten Pro-zesse, vom Erstellen und Prüfen des Arbeitsvertrags bei derEinstellung über die Verlängerung einer Befristung, die Entfris-tung oder Versetzung bis hin zur Vertragsauflösung, müssenalso schnell und reibungslos zu bearbeiten sein. Gleiches giltfür Änderungen bei der Arbeitszeit oder bei Eingruppierungen.

HRP: Welche Stellen sind noch in die Bearbeitung von Ver-tragsanforderungen eingebunden?Paprotny: Das Ganze ist ein mehrstufiger Prozess, der sich aufalle Sachverhalte und Vorgänge rund um das Arbeitsverhältniserstreckt. Beteiligt sind neben dem Store-Manager der regio-nale HR-Business-Partner und die zentrale HR-Organisation.Unterlagen und Verträge prüft das zentrale HR Service Center,während die zentrale Payroll die Personal-, Steuer- und Sozial-versicherungsdaten in der Anwendung SAP HCM erfasst.

HRP: Wie haben Sie die arbeitsvertraglichen Abläufe zwischenden Beteiligten bisher gehandhabt?Paprotny: Die Zusammenarbeit und die Abstimmung zwi-schen den Retail-Stores, dem regionalen HR-Business-Partnerund der zentralen HR-Organisation erfolgte bis dato durch ma-

nuelle Vertragsanforderungen, die per E-Mail oder Fax über-mittelt wurden.

HRP: Wie muss man sich das konkret vorstellen?Paprotny: Aufgrund der zahlreichen Medienbrüche entlangder Prozesskette ist es schwer, den Überblick über den gesam-ten Prozess zu behalten. Auch die Durchlaufzeiten sind lang,was die Flexibilität beeinträchtigt. Der Store-Manager muss al-so bei der Einstellung von Personal eine erhebliche Vorlaufzeiteinplanen. Ich verdeutliche das an einem Beispiel: Bei einerEinstellung müssen die prozessbegleitenden Dokumente – Ver-trag, Personalbogen, Formulare, Bewerbungsunterlagen – aus-gedruckt und zeitaufwendig per Post versendet werden. Undauch der jeweils aktuelle Bearbeitungsstatus des Vorgangs istnicht unmittelbar ersichtlich, sondern muss per Telefon oderE-Mail erfragt werden.

HRP: Welche Verbesserungsmaßnahmen führen Sie jetztdurch?Paprotny: Vertragsbezogene Anforderungen sollen künftigstandardisiert, automatisiert und durchgängig IT-unterstütztbearbeitet werden. Davon erhoffen wir uns größere Transpa-renz und Effizienz. Die vom Store-Manager direkt in SAP HCMerfassten Daten werden über einen Workflow an die entspre-chenden Stellen in der regionalen und zentralen HR-Organisa-tion weitergeleitet und nach Abschluss der Personalmaßnah-

Esprit Europe GmbH

Die internationale Modemarke Esprit steht seit 1968 fürhochwertige Styles. Kreativität und Verantwortung sind dieBasis, auf welcher Susie und Doug Tompkins das Unter-nehmen unter der Sonne Kaliforniens in San Franciscogründeten. Esprit ist in mehr als 40 Ländern präsent undvertreibt seine Produkte international in knapp 900 eigenenRetail-Stores sowie an etwa 7.800 Wholesale-Standorten –einschließlich Franchise-Geschäfte und Verkaufsflächen inWarenhäusern. Die Gruppe vermarktet ihre Produkte unterden beiden Marken Esprit und edc. Esprit ist seit 1993 ander Börse Hongkong gelistet und unterhält Headquartersin Ratingen bei Düsseldorf sowie in Hongkong.

Wie Esprit vertragsbezogene HR-Prozesse optimiertIm Gespräch mit HR Performance erläutert Dr. Carsten Paprotny, Manager IT Human Resources bei derEsprit Europe GmbH, wie sein Unternehmen mit einer in die Anwendung SAP HCM integrierten Work-flow- Lösung von treorbis vertragsbezogene HR-Prozesse vereinheitlicht und durchgängig gestaltet.

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me auf die richtigen SAP-Infotypen verteilt. Die Abfolge dereinzelnen Arbeitsschritte ist exakt definiert, wie auch festge-schrieben ist, welche Daten einzugeben sind und den jeweili-gen Stellen bereitgestellt werden. Begleitende Dokumente wieVerträge, Personalbogen, Formulare oder Bewerbungen wer-den digitalisiert, dem Vorgang in Form einer „elektronischenUmlaufmappe“ eindeutig zugeordnet und revisionssicher ar-chiviert. Barcodes stellen sicher, dass alle Unterlagen korrektverarbeitet und zugeteilt werden.

HRP: Wie wird das Ganze technisch umgesetzt?Paprotny: Wir bilden die Arbeitsflüsse im HCM-Prozessmana-ger der Location Suite von treorbis ab. Die Lösung hat uns be-sonders durch ihr flexibles generisches Workflow-Frameworküberzeugt und lässt sich außerdem nahtlos in SAP HCM inte-grieren. Im Zuge des Projekts haben wir den HCM-Prozessma-nager in Zusammenarbeit mit treorbis übrigens maßgeblichweiterentwickelt.

Ein wesentlicher Vorteil des Frameworks von treorbis liegt fürmich in seiner hohen Flexibilität. Es bildet Workflow-Bestand-teile wie den Bildschirmaufbau, den Übergang zwischen Pro-zessschritten, die Datenweitergabe oder die Steuerung der Do-kumente in Form domänenunabhängiger und wiederverwend-barer Softwarekomponenten ab. Aufwand und Kosten für denAufbau IT-gestützter Arbeitsflüsse bleiben damit überschaubar.

HRP: Worin liegt der geschäftliche Nutzen der workflowge -stützten Bearbeitung von Vertragsanforderungen. Können Sieihn schon konkret beziffern?Paprotny: Die Anwendung läuft derzeit erst im Pilotbetrieb inacht Stores, sodass Aussagen zu Zeit- und Kosteneinsparungennoch nicht möglich sind. Allerdings zeichnen sich bereits klareVerbesserungen ab. Dank des durchgängigen Daten- und Do-

kumentenflusses werden die vertragsbezogenen Vorgänge ge-strafft und damit die Durchlaufzeit signifikant verkürzt. Auchdie Qualität der Daten konnte verbessert werden. Egal ob Neu-einstellung oder Vertragsverlängerung – die erforderlichen Da-ten werden nur einmal eingegeben. Dank der übersichtlichenWeboberfläche der treorbis-Lösung gestaltet sich das einfachund ist schnell erledigt.

Sind alle Angaben von den zuständigen HR-Organisationengeprüft, erzeugt der Store-Manager per Knopfdruck den unter-schriftsreifen Arbeitsvertrag. Der wird ausgedruckt und unter-zeichnet, zusammen mit den übrigen Dokumenten eingescanntund dem Vorgang via Barcode automatisch zugeordnet. DerVorgang kann jedoch erst weiterbearbeitet werden, wenn alleerforderlichen Unterlagen vorliegen. Das ist aus meiner Sichtein großes Plus, denn es erhöht die Prozesssicherheit enorm.Ein Cockpit mit Ampelfunktionen informiert den Store-Mana-ger zudem frühzeitig über wichtige Termine wie den Ablauf ei-ner Befristung, sodass er die nötigen Maßnahmen pünktlichmit nur einem Mausklick anstoßen kann.

HRP: Was waren die wichtigsten Faktoren für den Erfolg derEinführung?Paprotny: Entscheidend waren für mich die umfassende Ana-lyse der Ist-Prozesse, die hohe Sorgfalt beim Erarbeiten desFachkonzepts und die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten.Als besonders hilfreich erwies sich die inkrementelle Vorge-hensweise. Mithilfe der BPMN-Methode (Business Process Model and Notation) wurde zunächst ein Prototyp für die End-to-End-Prozesse modelliert, der dann Schritt für Schritt bis zurImplementierungsreife verfeinert wurde. Eine enorm wichtigeRolle spielte auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit treorbis, einem erfahrenen Partner, der über die nötige Bera-tungs-, Prozess-, Technologie- und Methodenkompetenz imHR-Bereich verfügt und mit dem wir bereits mehrere Projekteerfolgreich realisiert haben.

HRP: Welche Schritte sind als Nächstes geplant, und welcheMöglichkeiten sehen Sie für die Zukunft?Paprotny: Nach dem Abschluss der Pilotphase wird die Work-flow-Lösung zunächst in unsere 160 Retail-Stores in Deutsch-land ausgerollt, auch der internationale Rollout wird bereitsdiskutiert. Durch die Standardisierung lassen sich für vertrags-bezogene HR-Prozesse nun auch Kennzahlen bilden und aus-werten. Daraus können wir dann gezielt Maßnahmen für Ver-besserungen ableiten. Wir werden das Workflow-Frameworkdarüber hinaus zur Optimierung weiterer Abläufe im HR-Um-feld nutzen, etwa für die Abwicklung von Überstundenanträgenin der Hauptverwaltung. Einsatzmöglichkeiten in anderen Ge-schäftsbereichen werden ebenfalls geprüft.

HRP: Herr Paprotny, vielen Dank für das Gespräch.

Dr. Carsten Paprotny, Manager IT Human Resources, Esprit Europe GmbH

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