funcionalidad de cividas

Plataforma de Administración Electrónica

Funcionalidad de

Contenido de la presentación

• ¿Qué es cividas e-GOV?

• Relación con el ciudadano• Catálogo de Servicios• Sede Electrónica• Registro

• Tramitación interna• Gestión de expedientes• Herramientas de modelado• Notificaciones• Firma digital

• Arquitectura

¿Qué es cividas e-GOV?

Una plataforma de Administración Electrónica

Para mejorar la forma de trabajar de laAdministración Pública

que utiliza las nuevas tecnologías

Beneficios que aporta cividas

En torno a 2 ejes fundamentales:

• Mejorar su experiencia

• Identificar necesidades y dar una respuesta más ágil

• Más eficiencia sin aumentar costes

• Implicar al empleado público en una nueva forma de trabajar

Relación con el Ciudadano Tramitación Interna

Beneficios para todos

Ciudadano Empleado público

• Más información y más accesible

• Envío telemático de solicitudes

Equipo de gobierno

• Mejor coordinación

• Automatización de tareas

• Acceso a documentación

• Distribución automática del trabajo

• Definición sencilla de componentes

• Medición y control

El funcionamiento de la Administración

SOLICITUDES FORMULARIOS

REGISTRO

EXPEDIENTES

PLANTILLAS

FLUJOS

TRÁMITES

SERVICIOS

FORMULARIOS

Administración ofrece

Ciudadano cumplimenta

Se generan

Contienen

Se depositan en el

PROCEDIMIENTOS

Relación con el ciudadanoTramitación interna

Todo está relacionado

A pesar de establecer está divisiónambas están totalmente integradas

Las acciones de los ciudadanos se reflejan en la Tramitación Interna, y viceversa

CATÁLOGO DE SERVICIOS

Catálogo de Servicios

ServiciosLo que la Administración puede hacer por el ciudadano

Permisos y licencias

Actividades

Ayudas y subsidios

Pago de tasas y tributos


Tradicionalmente,

Difícil consulta y conocimiento

no había un lugar donde estuvieran centralizados y accesibles


En la e-AdministraciónA disposición del ciudadano a través de la Sede Electrónica

Recopilación servicios

Online y presenciales

Requisitos y documentación

Normativas, decretos y leyes

Siempre disponible y actualizado

SEDE ELECTRÓNICA

Sede Electrónica

La Administración en Internet

Disponible 24x7

Sin desplazamientos

Sin colas ni esperas

Sede Electrónica

Sección PúblicaDisponible para todos

• Catálogo de Servicios

• Descargar formularios de solicitud

• Perfil del contratante

• Tablón de anuncios y edictos

• Verificar documentos a partir de CSV

Sede Electrónica

Sección PrivadaNecesita identificación previa

• Usuario y contraseña: previa solicitud a la Administración

• Certificado digital o DNIe: acceso directo, sin solicitud previa

Sede Electrónica - Sección privada

Envío telemático de solicitudesMisma validez legal que presenciales

• El ciudadano rellena telemáticamente los formularios

• Adjunta documentación solicitada

• Firma digitalmente

• Envía online a la Administración

Carpeta del ciudadanoRecopilación de los asuntos del ciudadano


• Estado de los Expedientes

• Trámites realizados

• Documentación adjunta

• Subsanación de expedientes

• Historial de Solicitudes, Notificaciones y Registros

DescargasGeneración automática y descarga de documentos oficiales

• Volantes, certificados…

• Firmados con certificado digital oficial

• Misma validez legal


Sede Electrónica

Gestión interna de la Sede Electrónica de forma sencilla e intuitiva

• Servicios

• Formularios

• Documentación

• Anuncios

• …

Añadir / modificar:

Sede Electrónica

REGISTRO

Registro

Donde se toma nota de todas lasentradas y salidas de documentación

2 tipos:• Presencial

• Telemático

Registro

Registro presencial informatizado

Sede Electrónica

ENTRADASALIDA

Registro de Entrada y Salida

Envío postal

Envío telemático formal (SISNOT, Notific@...)

Envío telemático no formal (SMS, carpeta ciudadano…)

Registro

Registro de Entrada

• Asignación automática de código de registro, fecha y tipo de documento

• Datos de las personas interesadas

• Asunto: resumen sobre la documentación aportada

• Usuario/departamento de destino

• Adjuntar documentos

Registro

Registro

Registro rápidoAgiliza registro en momentos de sobrecarga de trabajo

• Generación automática de entradas con información mínima necesaria (fecha y hora)

• Posteriormente se completa el resto de información

Registro

Registro

• Envío de notificaciones, requerimientos…

• Funcionamiento similar al Registro de Entrada

• Puede indicarse el expediente desde el que procede

• Si se crea desde una notificación, se selecciona y se cargan los datos de la misma

Registro de Salida

Registro

Registro

Registro telemático

• Se produce en el momento de presentar una solicitud de manera telemática

• Conlleva su sellado y registro

• El resultado es equivalente al del Registro presencial

Registro

Base de Datos de TercerosCiudadanos o empresas de los que ya se tienen datos

Recuperación de sus datos

Sólo con introducir NIF/CIF

Ahorra tiempo en recogida de datos

Registro

Registro

Informes del RegistroPor departamento, fechas, tipo de documento…

GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Gestión de expedientes

ExpedientesRecopilan toda la información relacionada sobre un asunto

• Antiguamente: carpeta física

• Actualmente: expediente electrónico, disponible en repositorio centralizado Generado por la solicitud de

un ciudadano o de oficio por la Administración


Cada expediente está compuesto por:• Datos básicos: comunes a todos los expedientes (número de

registro, fecha)

• Datos específicos por el tipo de expediente

• Pueden ser todo lo complejos que sea necesario (multitabla)

• Existen reglas de negocio

• Documentación: aportada por el ciudadano, ya en posesión de la Administración, o generada durante la tramitación

• Guía de tramitación: orden en el que normalmente se deben ejecutar los trámites

• Relación de trámites ya realizados


Distribución del trabajo

• Los trámites son pasos intermedios entre el inicio y la resolución de un expediente

• La asignación de estos trámites debe realizarse de forma eficiente


Tramitación manualTécnico

Jurídico

Contable

Envío Manual

Envío Manual

Responsable

Envío Manual

Envío Manual

e-mail

llamada

visita


• El responsable entrega el expediente a la persona encargada de iniciar la tramitación

• No existe una guía de tramitación, se da por sabida a nivel interno, o se anota de forma simplificada y manual

• El expediente va pasando de un empleado a otro, transportado en persona o a través de otros empleados

• Cualquier duda requiere de comunicación directa entre los empleados y el responsable

• Para conocer el estado de un expediente es necesario localizarlo manualmente en las mesas de los empleados

• No existen prioridades en el trabajo

• Falta de eficiencia, errores, pérdidas de tiempo, confusión, desconocimiento…


Tramitación informatizada

Técnico

Jurídico

Contable

Responsable

e-mail

llamada

visita

Base de Datos

Documentos

consulta/tramita

consulta/tramita

consulta/tramita


• Pero la coordinación es manual

• Los empleados modifican los datos al tramitar

• Los demás sólo se enteran si acceden al expediente

• No hay una manera sencilla de saber si toca hacer algo

• El estado del expediente se deduce observando los datos

• La comunicación entre los trabajadores no está integrada en el sistema

• Confusión, errores, pérdidas de tiempo, …

Base de Datos centralizada


Tramitación por procesos

Técnico

Jurídico

Contable

Responsable

tramita

tramita

diseñasupervisa

tramita


• Se asignan responsables para llevar a cabo cada trámite

• Los trámites se van ejecutando de forma secuencial

• El sistema avisa al empleado cuando le toca hacer un trámite

• Todos saben qué tienen que hacer y cuándo tienen que hacerlo

• En todo momento se conoce el estado en el que se encuentra el expediente

• El equipo de gobierno puede controlar rendimiento y posibles cuellos de botella

El motor de procesos coordina el trabajo automáticamente


Bandeja de expedientes y trámitesEl usuario conoce el estado de los que está involucrado

• Expedientes: todos a los que el usuario tiene acceso

• Trámites: asignados y pendientes de ejecución

Gestión de Expedientes

El usuario conoce en todo momento:

Qué tareas debe realizar

En qué orden (prioridad)


TrámitesHerramientas que facilitan su ejecución:

• Datos:

• Básicos (comunes)

• Específicos por tipo de trámite

• Formularios:

• Facilitan la captura de datos

• Presentan información de contexto para facilitar la toma de decisiones

• Generación automática de documentos a partir de plantillas


Guía de tramitaciónOrden en el que se deben ejecutar los trámites normalmente

• Definir flujos de trabajo, todo lo complejos que sea necesario

• Desde secuencias sencillas

• Hasta numerosos trámites, con bifurcaciones, concurrencia, bucles, subprocesos…


Tramitación flexibleLa guía de tramitación debe ser una referencia, pero que puede adaptarse

• El empleado es responsable y conoce perfectamente su trabajo

• La casuística es diversa

• Puede cambiar el orden de ejecución

• Saltar o repetir trámites

El motor de procesos se adapta automáticamente a la nueva situación


Consulta de expedientes y trámitesInformación relevante para el usuario

Consulta de expedientes

Histórico de trámites ejecutados

Localización física de expedientes


Gestión y seguimientoInformación relevante para el equipo de gobierno

Gestión de plazos y vencimientos

Análisis de la productividad y carga de trabajo

HERRAMIENTAS DE MODELADO

Herramientas de Modelado

cividas está diseñado para adaptarsea cada Administración

• Facilitando la definición de procesos, trámites y plantillas

• Tratándolos como contenidos que se pueden modificar y compartir

• Permitiendo que esto lo hagan personas que no son técnicas

• Aprovechando el conocimiento existente, sin reinventar la rueda


Modelado de ServiciosInformación que se muestra en el Catálogo de Servicios

Modelado de tipos de expedientesDatos del expediente, permisos y selección de flujos


Modelado de tipos de flujoSecuencia de trámites a realizar


Modelado de tipos de trámitesDatos del trámite y selección de formularios y plantillas


Modelado de formulariosFacilitan la captura de datos


Modelado de plantillasGeneración automática de documentos


Modelado rápido y sencilloTodos estos cambios, de forma: gráfica, sencilla e intuitiva

• Sin conocimientos de programación

• Fácil puesta en marcha

• Introducción de cambios “en caliente”

• Sin necesidad de reiniciar el sistema o interrumpir su funcionamiento


Y si esta gran flexibilidadtodavía no es suficiente…

Código fuente disponible (open source)

Framework para el desarrollo rápido de

aplicaciones

Arquitectura modular abierta, orientada a

servicios


NOTIFICACIONES

Notificaciones

Comunicaciones que la Administraciónenvía al ciudadano

• Cualquier expediente

• La sección de Notificaciones

Generadas desde:

Notificaciones

Desde expediente

Notificaciones

Desde sección Notificaciones

Notificaciones

Desde sección NotificacionesBúsqueda y selección

Remesas para envío conjunto

Fijar fecha de envío

Adjuntar documentación

Una vez seleccionadas, pueden ser enviadas a través de 2 vías:

Notificaciones

Notificaciones presencialesSe imprimen y se envían por correo postal

Notificaciones

Notificaciones online• Medios formales (SISNOT,

Notific@...): personalizado, seguro y confidencial

• Posible saber si son leídas, no leídas o rechazadas

• Medios informales: e-mail, sms y Sede Electrónica

• Ciudadano debe solicitar esta opción previamente

• Reducción de costes

Notificaciones

Historial de notificacionesFuncionalidad para el ciudadano

Consulta de todas las notificaciones

recibidas

Presenciales y online

A través de la Sede Electrónica

FIRMA DIGITAL

Firma Digital

Tecnología que aporta a un documentomisma validez legal que presenciales

• Integridad: no modificación tras firma

• Autenticidad: identidad del firmante

Asegurando su:

Firma digital

Asignación de firmantesPaso previo a la firma

• Trámite para firmar uno mismo

• Trámite para asignar a un tercero

• En apartado “Documentación” del expediente

Firma digital

Firma digital

Opciones para firmar

• Desde el propio documento, en el apartado “Documentación”

• Desde el Portafirmas: funcionalidad que muestra documentos asignados y pendientes de firma

Firma digital

Firma digital

Proceso de firmaSimilar en ambos casos

Se seleccionan los documentos a firmar

Se selecciona uno de los certificados disponibles

Firma digital

Firma digital

Otras funcionalidades

Firmar de forma masiva varios documentos

Adjuntar archivos relacionados

Revocación: si la persona asignada decide no firmar

Arquitectura

Gracias por tu atención

Vigo

Edificio CitexviFonte das Abelleiras, s/n – Local 2736310 Vigo (Pontevedra), España

Tel: +34 986 342 774Fax: +34 986 342 298

A Coruña

Edificio Torre CristalEnrique Mariñas 36, Planta 8, Of. 915009 A Coruña , España

Tel: +34 881 242 970

funcionalidad de cividas

Software