file number to: all - exera.asia · အသံုးျပဳရန္အတြက္...

~ EXERA ~ P.O. Box 967, 85 Hlaing Myint Moh 1st Street

Hlaing, Yangon 11181, Myanmar Tel: +95 (0)1 514-001

File number: EX-170512-1 12 May 2017 To: All INFORMATION SECURITY POLICY 1. As the work we do frequently involves access to sensitive information about our clients, ensuring that the information we work with is protected is a crucial part of our job. This policy describes the measures we must take to secure information in our care. Protected Information 2. As security professionals, we should always careful about protecting our information. The list below of examples of protected information is not exclusive. If you are uncertain whether other information should also be considered protected, assume that it should be. Examples of protected information include details regarding:

a. Exera’s contracts with clients, including prices, contract duration, and scope of supply;

b. Client and Exera sites, including locations, vulnerabilities, security measures in place and daily routines; c. Client and Exera employees and their family members, including names, home addresses, schools, contact information and common destinations;

ဖငနပါတ - EX-170512-1 ၁၂ ေမလ ၂၀၁၇ ဝနထမးအားလးသ႔ သတငးအခကအလက ထနးသမး ကာကြယေရး မဝါဒ ၁။ ကြႏပတ႔ ေဆာငရြကေနေသာ လပငနးမားသည ကြႏပတ႔၏ လပငနးအပႏသမားႏင႔ ပတသတသည႔ အေရးၾကးေသာ သတငး အခကအလကမားက မၾကာခဏဝငေရာက ၾကည႔ရႈရသည ျဖစေသာ ေၾကာင႔ ကြႏပတ႔ ေဆာငရြကေနေသာ သတငးအခက အလကမား က ထနးသမးကာကြယျခငးသည ကြႏပတ႔အလပ၏ အေရးပါေသာ အစတအပငး တစရပ ျဖစသည။ ဤမဝါဒတြင သတငးအခက အလကမားက ထနးသမး ကာကြယရာ၌ လၿခ စတခမႈ ရေစရန ကြႏပတ႔ ေဆာငရြကမည႔ အခကမားက ေဖာျပထားပါသည။ ထနးသမးေစာင႔ေရာကရမည႔ သတငးအခကအလကမား ၂။ လျခေရးဆငရာ ကြမးကငသမားျဖစေသာ ကြႏပတ႔ အေနျဖင႔ သတငးအခကအလကမားက ထနးသမး ကာကြယရာတြင အၿမတေစ သတရရမည။ ဤစာရငးတြင ထနးသမး ကာကြယရမည႔ သတငးအခကအလက ေအာကပါ ဥပမာမား ပါဝငပါသည။ အကယ၍ ဥပမာတြင ေဖာျပမထားသည႔ အျခားေသာ သတငးအခက အလကမားကထနးသမး ကာကြယရန လအပျခငးရ/မရ သင႔အေနျဖင႔ မေသခာလင ထသတငး အခက အလကမားက ထနးသမးကာကြယ သင႔သညဟ မတယရမည။ ထနးသမး ကာကြယ ရမည႔ သတငးအခကအလက ဥပမာမားတြင ေအာကေဖာျပပါတ႔ႏင႔ စပလဥး၍ အေသးစတ အခကအလကမား ပါဝငပါသည။

(က) ေစးႏႈနးမား၊ စာခပသကတမးႏင႔ လပငနး ပမာဏ ပါဝငေသာ Exera ၏လပငနးအပႏမႈ ကနထရက စာခပမား (ခ) လပငနးခြင တညေနရာမားႏင႔ အားနညးခကမား၊ လပငနးခြငႏင႔ ပတသတသည႔ လျခေရးဆငရာ ေဆာငရြကခကမား ႏင႔ေန႔စဥ လပငနးမား ပါဝင သည႔ Exera ႏင႔ လပငနးအပႏသတ႔၏ အလပခြငမား။ (ဂ) အမညမား၊ အမလပစာမား၊ ေကာငးမား၊ ဆကသြယ ႏငမည႔ သတငးအခက အလကမားႏင႔ ပမန တညရရာေနရာမား ပါဝငေသာ လပငနးအပႏသႏင႔ Exera တ႔၏ ဝနထမးမား၊



2

and d. Client and Exera operations, including suppliers, service providers, customers, and security arrangements.

Information Security Coordinator 3. A member of the executive team will be designated the Information Security Coordinator as a secondary duty. This person will control administrative accounts to company computers, smartphones and tablets to ensure that their information security integrity is maintained. They will also collect reports from Exera staff regarding suspicious emails, apparent computer viruses and discussions with non-authorized people, and make recommendations to the CEO as appropriate. Secure Communication 4. Communication about protected information should only take place in secure areas using secure means and with authorized people.

a. Secure areas mean locations where the discussion is unlikely to be unintentionally or purposefully overhead or intercepted by non-authorized people; b. Secure means refers to a means of communication that can be reasonably supposed not to have been compromised. Such means include company-managed computers and telephones, or in-person discussions on client or company premises;

မသားစဝငမားႏင႔ သကဆငသည႔ သတငး အခကအလကမား

(ဃ) ေထာကပ႔သမား (suppliers)၊ ဝနေဆာငမႈ ေပးသမား (service providers)၊ ဝနေဆာငမႈ ရယသမား (customer) ၊ လျခေရးဆငရာ စမေဆာငရြကမႈမား ပါဝငသည႔ လပငနး အပႏသႏင႔ Exera ၏ လပငနးေဆာငရြကခကမား။

သတငးအခကအလက ထနးသမးကာကြယသ ၃။ ဒတယ တာဝနအျဖစ အမႈေဆာင အဖြ႔ဝင တစဥးက သတငး အခကအလက ထနးသမးကာကြယသအျဖစ ေရြးခယသတမတ လမ ႔မည။ ထသသည သတငးအခကအလက လျခေရးတညတ႔ ခငၿမမႈက ထနးသမးရန ကမၸဏရ ကြနပတာမား၊ စမတဖနးမား၊ Tablets မား၏ အပခပမႈပငးဆငရာ စာရငးမား (accounts) က ထနးခပလမ႔မညသာမက CEO ထ သင႔ေလာေသာ အၾကေပးျခငး၊ တရားဝငခြင႔ျပထားျခငး မရေသာသမားႏင႔ ေဆြးေႏြးျခငးမား၊ သသာထငရား ေသာ ကြနပတာ ဗငးရကစမား၊ သသယျဖစဖြယ အးေမးလမား ႏင႔စပလဥး၍ Exera ဝနထမးမားထမ အစရငခစာမား ကလညး စေဆာငး သမးဆညးလမ႔မည။ လျခစတခရေသာ ဆကသြယမႈ ၄။ ထနးသမးကာကြယရမည႔ သတငးအခက အလကမားႏင႔ ပတသတ၍ ဆကသြယ ေျပာၾကားမႈက တရားဝငခြင႔ျပထားေသာ သမားႏင႔ လျခစတခရသည႔ နညးလမးမားက အသးျပၿပး လျခ စတခရသည႔ ေနရာမားတြင သာလင ဆကသြယ ေျပာၾကားရမည။

(က) လျခစတခရသည႔ ေနရာဆသညမာ မသကဆငေသာ/ တာဝန မရေသာ သမားအေနျဖင႔ မေတာတဆ ျဖစေစ၊ ရညရြယခကရ၍ျဖစေစ ၾကားျခငး၊ ၾကားျဖတ ဝငေရာက ေျပာဆျခငး မျပႏငေသာ ေနရာက ဆလသည။ (ခ) လျခစတခရသည႔ နညးလမးဆသညမာ-ၾကားျဖတေျပာဆျခငး မျပႏငေသာ ဆကသြယ ေျပာၾကားမႈ နညးလမးက ဆလသည။ ထနညးလမးမားတြင ကမၸဏမ စမထနးခပ ထားေသာ ကြနပတာမား၊ တယလဖနးမား၊ လပငနးအပႏသႏင႔ လကယတင ေဆြးေႏြးျခငးမား (သ႔) ကမၸဏ ပရဝဏ စသညတ႔ျဖစသည။



3

c. Authorized people means Exera or client staff, or designated client contractors, who have a legitimate requirement to know about and work with the protected information. Not all Exera or client employees will have a requirement to work with protected information, so they cannot all be assumed to be authorized people.

5. Instances of non-authorized people trying to directly or indirectly learn about protected information from you should be met with suspicion. Do not respond to questioning about protected information if you are not certain that a person is authorized to discuss it. Report instances like this to the Information Security Coordinator. Secure Workspaces 6. Exera’s office is considered a secure area, however to ensure protected information is not compromised, keep your personal workspace secure by:

a. Clearing your desk of papers and working material at the end of the work day, or when leaving your desk for an extended period of time; b. Storing working documents only in lockable drawers or filing cabinets that you control access to; and c. Shredding documents that are no longer required. Shredders are located next to each printer in the office. Drawers and filing cabinets should be periodically cleared and old material that is not needed for historical record keeping shredded.

(ဂ) တရားဝငခြင႔ျပထားေသာသမား ဆသညမာ ထနးသမးကာကြယရမည႔ သတငးအခက အလကမားႏင႔ ပတသက၍ သရနားလညၿပး တာဝနယ ေဆာငရြကရန အတြက တရားဝင သတမတထား ေသာ Exera ဝနထမးမား (သ႔) လပငနးအပႏသ၏ ဝနထမးမား (သ႔) လပငနးအပႏသ ကနထရကတာ မားက ဆလျခငးျဖစသည။ Exera ဝနထမးမား (သ႔) လပငနးအပႏသ၏ ဝနထမးမား အားလးသည ထနးသမးကာကြယရမည႔ သတငးအခက အလကမားက တာဝနယ ေဆာငရြကလမ႔မည မဟတ ေသာေၾကာင႔ ထသတ႔က တရားဝင ခြင႔ျပထားေသာ သမား ျဖစသညဟ မမတယသင႔ပါ။

၅။ တရားဝငခြင႔ျပမထားသမားသည ထနးသမး ကာကြယရမည႔ သတငးအခက အလကမားႏင႔ ပတသတ၍ သင႔ထမ တကရက ျဖစေစ (သ႔) သြယဝက၍ ျဖစေစ သရရန ၾကးစား အားထတသည႔ ျဖစရပမားက သသယ ရသညဟ မတယရမည။ ထပဂၢလသည သတငးအခကအလကမားက ေဆြးေႏြးရန တရားဝင ခြင႔ျပထား ေသာသ ဟတ/မဟတ သင႔အေနျဖင႔ မေသခာလင ထနးသမး ကာကြယရမည႔ သတငးအခက အလကမား ႏင႔ ပတသတေသာ ေမးခြနးမားက ေျဖၾကားျခငးမျပပါႏင႔။ ထက႔သ႔ေသာ ျဖစရပမားက သတငး အခကအလက ထနးသမး ကာကြယသထ သတငး ေပးပ႔ရမည။ လျခစတခရေသာ လပငနးခြင ေနရာမား ၆။ Exera ရးသည လျခစတခရေသာ ေနရာတြင တညရပါသည။ သ႔ေသာလညး ထနးသမးကာကြယရမည႔ သတငးအခက အလကမားက အေပးအယလပျခငး မရေစရန သင၏ ကယပင လပငနးခြငေနရာက ေအာကေဖာျပပါ အခကမားက ျပလပျခငးျဖင႔ လျခစတခစြာ ထားရရမည။

(က) တစေန႔တာ လပငနးၿပးဆးလင(သ႔) လပငနးခြင၌ သငမရလင သင၏စားပြေပၚရ စာရြကမား၊ လပငနးခြငသး ပစၥညးမားက ရငးလငး ထားရျခငး။

(ခ) ေသာ႔ခတ၍ရေသာ အဆြမားႏင႔ ဗရမား တြငသာလင လပငနးခြငႏင႔ ပတသတေသာ စာရြကစာတမးမားက သမးဆညးျခငး။ (ဂ) မလအပေသာ စာရြကစာတမးမားက ဖကဆးျခငး။ ရးတြင စကျဖတစကမားက Printer ေဘးတြင ထားရပါသည။ အဆြမားႏင႔ ဗရမားက ပမန ရငးလငး ထားရရမည ျဖစၿပး ေရးေဟာငး မတတမးအေနျဖင႔ သမးဆညးထားရန မလအပေသာ စေဆာငးထားသည႔ အခက အလကမားက ဖကဆးရမည။



4

7. In order to keep Exera’s office secure, access to the office is control by an RFID swipe card system on the main door. All other doors to the office (fire escapes, etc) should be kept closed and locked except in emergencies. If other doors need to be used for specific purposes, they should be guarded continuously while unlocked and immediately locked again once no longer in use. Secure Devices 8. Company computers, smartphones, tablets and USB memory sticks are deemed to be secure means for communication of protected information, however to keep them secured:

a. Company computers must have an administrator account controlled only by the Information Security Coordinator (below), and a pre-configured, restricted-access user account with encrypted storage for daily use; b. Company smartphones and tablets must have a restricted-access app installed to prevent the installation of non-authorized software, and the means to delete data remotely; c. The company’s Collab system alone should be used for work email and file storage/sharing. The use of non-“@exera.asia” accounts for work purposes is not permitted; d. Attachments or links sent to your email by unknown people should not be opened. Speak to the Information Security Coordinator

၇။ Exera ရးက လျခစတခမႈရေစရန အလ႔ငာ ပငမ တခါးတြင RFID swipe card စနစျဖင႔ ရး၏ဝငေပါကက ထနးခပထားပါသည။ အေရးေပၚ ေလခါးအစရသည႔ ရးသ႔ ဝငေရာကႏငေသာ တခါးေပါကအားလးက အေရးေပၚ အေျခအေနမ လြ၍ ေသာ႔ခတ ပတထားရမည။ အျခား တခါးေပါကမားက သတမတထားေသာ အေၾကာငးရငး ကစၥမားအတြက အသးျပရန လအပလင တခါးဖြင႔ထားစဥ အဆကမျပတ ေစာင႔ၾကည႔ရမညျဖစၿပး အသးမျပလင ခကခငး ေသာ႔ခတပတထားရမည။ လျခစတခရေသာ ပစၥညးကရယာမား

၈။ ကမၸဏမ ထတေပး ထားေသာ ကြနပတာမား၊ စမတဖနးမား၊ Tablet မားႏင႔ USB memory stick မားက ထနးသမး ကာကြယရမည႔ သတငးအခကအလကမားအား ေပးပ႔ရာတြင လျခစတခရသည႔ နညးလမးမားျဖင႔ ယဆအသးျပရမည။

(က) ကမၸဏမ ထတေပးထားေသာ ကြနပတာမားတြင သတငးအခကအလက ထနးသမး ကာကြယသအေနျဖင႔ သာလင ထနးခပထားႏငေသာ အပခပမႈပငးဆငရာ စမခန႔ခြမႈ အေကာင႔တစခ (administrator account )ႏင႔ ေန႔စဥ အသးျပရနအတြက လ႕ဝကကဒနပါတႏင႔အတ ဝငခြင႔က ကန႔သတ ထားေသာ User account တစခ ရပါသည။

(ခ) ကမၸဏမ ထတေပးထားေသာ စမတ ဖနးမားႏင႔ tablets မားတြင ခြင႔ျပမထား ေသာ software မား ထည႔သြငးျခငးက တားျမစရန ဝငေရာကခြင႔က ကန႔သတထားေသာ app ႏင႔ အခကအလကမားက ဖကရန နညးလမးမားက ထည႔သြငးထားပါသည။

(ဂ) ကမၸဏ၏ Collab စနစက လပငနးႏင႔ဆငေသာ အးေမးလမား၊ ဖငမား သမးထားျခငး၊ ေဝငျခငးအတြကသာ အသးျပရမည။ “@exera.asia” မဟတေသာ အးေမးလ အေကာင႔မားက လပငနးအတြက အသးျပရန ခြင႔ျပမည မဟတပါ။

(ဃ) အမညမသေသာသမားမ သင၏ အးေမးလ ထပ႔ေသာ Attachments (သ႔) links မားက ဖြင႔မၾကည႔ရပါ။ ထက႔သ႔ေသာ Attachments (သ႔) links မားက မဖြင႔မ (သ႔) အးေမးလျပနမပ႔မ သတငးအခကအလက ထနးသမး ကာကြယသက ေျပာၾကားရမည။



5

before responding to these emails or opening any such links or attachments; e. Protected information copied onto USB memory sticks should be deleted as soon as it no longer needs to be stored there (i.e. after copying it to another computer). USB memory sticks with protected information on them should be kept securely locked when not in use, just like a hardcopy document; and f. If devices with protected information on them are lost or stolen, this must be reported to the Information Security Coordinator as soon as possible. A description of the material believed to have been lost should be provided.

9. Individuals permitted to work with personal computers or personal smartphones at the office will consult with the Information Security Coordinator and follow their guidance on how to keep their computer and smartphone secure.

(င) USB memory stick ထသ႔ ကးယေသာ ထနးသမးကာကြယရမည႔ သတငးအခက အလကမားက သမးဆညးထားရန မလအပလင ခကခငး ဖကရမည။ (ဥပမာ- အျခားကြနပတာ ထသ႔ သတငးအခကအလကက ကးယၿပးလင) ထနးသမးကာကြယရမည႔ သတငးအခက အလကမား ပါဝငေသာ USB memory sticks က အသးမျပလင စာရြကစာတမးမားက သမးထား သက႔သ႔ လျခစြာ သမးထားရမည။

(စ) ထနးသမးကာကြယရမည႔ သတငး အခက အလကမား ပါဝငေသာ ပစၥညး ကရယာမား ေပာကဆးလင (သ႔) ခးယခရလင သတငး အခက အလက ထနးသမး ကာကြယသထ ျဖစႏငသမ လငျမနစြာ သတငးေပးပ႔ရမည။ ေပာကဆး သြားခ႔သညဟ ယၾကည လကခထားသည႔ ပစၥညးအမးအစားက ျပနလည ထတေပးလမ႔မည။

၉။ ရး၌ ကယပင ကြနပတာမား (သ႔) စမတဖနးမားႏင႔ လပငနး ေဆာငရြကရန ခြင႔ျပထားေသာသမားသည သတငး အခကအလက ထနးသမးကာကြယသႏင႔ေဆြးေႏြး တငပငၿပး ၎တ႔၏ ကြနပတာမား၊ စမတဖနးမားက မညက႔သ႔ လျခစတခစြာ ထားရႏငရန လမးညႊနခကမားအား လကနာရမည။

Geoffrey Hamilton Chief Executive Officer

file number to: all - exera.asia · အသံုးျပဳရန္အတြက္...

Documents