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Prozessmanagement im Freistaat Sachsen

Erhebung auf kommunaler Ebene und Vergleichmit dem Bundesland Hessen

Gliederung

2 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

2 Auswertung der Fragenkomplexe2.1 Konzeption des Fragebogens

2.3 Kernergebnisse

3 Diskussion der Ergebnisse und Handlungsempfehlungen 3.1 Schlüsselerkenntnisse 3.2 Handlungsempfehlungen

1 Relevanz und Forschungsfrage

4.1 Zusammenfassende Bemerkungen 4.2 Mehrwert für Wissenschaft und Praxis

4 Fazit

2.2 Rücklaufquote

Literaturangaben (Auswahl)

1 Relevanz und Forschungsfrage


� Prozessmanagement als Ansatz zur verbesserten (bürgerorientierteren,effektiveren, effizienteren) Abwicklung von Verwaltungsverfahren

� Erhebung „Effizientes Prozessmanagement in Hessen“ zum Sachstand derAusprägung des kommunalen Prozessmanagements im Jahr 2016 durch Prof.Frank Hogrebe

� Fortschrittsbericht des SMI als Dokumentation der zentral koordiniertenProzessmanagementprojekte der staatlichen Ebene � kein belastbaresDatenmaterial für den kommunalen Bereich

In welchem Ausmaß und Umfang wird Prozessmanagement in den sächsischen Kommunen verfolgt?

• Erfassung und Doku-mentation

• Erfassung und Doku-mentation

Durch-dringung

• Notationen und Erfahrungen

• Notationen und Erfahrungen

Gestaltung• Verantwort-

lichkeiten und Aufbau-organisation

• Verantwort-lichkeiten und Aufbau-organisation

Organisation

• Online-Verfahren

• Online-Verfahren

Automation• Stellenwert

und Erfolge• Stellenwert

und Erfolge

Relevanz

2 Auswertung der Fragekomplexe

4

2.1 Konzeption des Fragebogens

Intention: möglichst hohe Vergleichbarkeit mit der hessischen Studie und Berück-sichtigung spezifischer Rahmenbedingungen in Sachsen sowie Erhebung der empfundenen Relevanz von Prozessmanagement

| 20.09.2018 | Maik Wetzorke

5

2.2 Rücklaufquote2 Auswertung der Fragenkomplexe

Umfangreicher und aussage-

kräftiger Fragebogen

Hohe Rücklauf-

quote

� Zielkonflikt des Projektteams

� 421 politisch selbstständige Kom-munen (Gebietsstand 01.01.2018)

� angepasste Grundgesamtheit von 310 Kommunalverwaltungen

� 60 Rückmeldungen über Beteiligungs-portal � Rücklaufquote von 19,35 %

� Beteiligung an der Erhebung


2 Auswertung der Fragenkomplexe


2.3 Kernergebnisse – Fokusfeld „Prozessdurchdringung“

Wie flächendeckend sind Verwaltungsprozesse in den Kommunen erfasst und dokumentiert (horizontaler Überblick)?

� Haben Sie in Ihrer Verwaltung Produkte gebildet, die aus Kundensicht die Dienstleistungen Ihrer Behörde erkennen lassen?

� Sachsen: rund 47 % ja, 24 % nein

� Hessen: rund 60 % ja, 16 % nein

� Sind zu den gebildeten Produkten korrespondierend Prozesse beschrieben, die das Verwaltungsverfahren zur Erstellung des Produktes nachvollziehbar machen?





2.3 Kernergebnisse – Fokusfeld „Prozessgestaltung“

Welche Darstellungsformen (sog. Modellierungsnotationen) kommen in den Kom-munen für die grafische Darstellung von Verwaltungsprozessen zum Einsatz? Welche Erfahrungen liegen dazu vor Ort vor?

� Sind in Ihrer Behörde Verwaltungsverfahren grafisch dokumentiert?



� Welche Darstellungsform (sog. Modellierungsnotation) wird zur Erstellung grafischer Prozessdarstellungen in Ihrer Verwaltung verwendet?

� Sachsen: siehe nächste Folie

� Hessen: sehr heterogen (Visualisierungs-, Modellierungs-Tabellenkalkulations-, Präsentationsprogramme, GIS, DMS)



2.3 Kernergebnisse – Fokusfeld „Prozessgestaltung“

� Welche Darstellungsform (sog. Modellierungsnotation) bzw. Software wird zur Er-stellung grafischer Prozessdarstellungen in sächsischen Verwaltungen verwendet?

20

0

0

0

1

2

2

3

3

4

9

11

100,00%

0,00%

0,00%

0,00%

5,00%

10,00%

10,00%

15,00%

15,00%

20,00%

45,00%

55,00%

TEILNEHMER GESAMT

Unified Modeling Language (UML)

PICTURE (eigene Installation)

Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

ARIS Express

andere Modellierungsnotation bzw. -software

Microsoft Visio

Microsoft PowerPoint

Business Process Model and Notation (BPMN)

Flussdiagramme

Microsoft Excel

PICTURE (bereitgestellt durch Prozessplattform)



2.3 Kernergebnisse – Fokusfeld „Prozessorganisation“

Wie wird das Prozessmanagement in den Kommunen organisiert? Gibt es Prozessverantwortliche oder Prozesscontrolling?

� Ist in Ihrer Behörde ein Prozessmanagement organisatorisch eingerichtet?



� Ist in Ihrer Behörde ein Prozesscontrolling organisatorisch eingerichtet?




10 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

2.3 Kernergebnisse – Fokusfeld „Prozessorganisation“

� Sind in Ihrer Behörde Prozessverantwortliche benannt?

59

0

30

12

8

6

3

100,00%

0,00%

50,85%

20,34%

13,56%

10,17%

5,08%

GESAMT

weiß nicht

nein

eher nein

teilweise

eher ja

ja

Sachsen

141

0

38

23

26

24

30

100,00%

0,00%

26,95%

16,31%

18,44%

17,02%

21,28%

GESAMT

weiß nicht

nein

eher nein

teilweise

eher ja

ja

Hessen


11 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

2.3 Kernergebnisse – Fokusfeld „Prozessautomation“

Welche Verwaltungsleistungen können online abgewickelt werden? Welche kundenorientierten Antragsverfahren sind medienbruchfrei?

� Können in Ihrer Behörde Verwaltungsleistungen online beantragt werden?

� Wie viele Verwaltungsleistungen können online beantragt werden?

� Sachsen: rund 22 % ja, 37 % nein (rund 84 % mit weniger als 20 Verfahren)

� Hessen: rund 33 % ja, 24 % nein (rund 79 % mit weniger als 20 Verfahren)

� Verfügt Ihre Behörde über medienbruchfreie Antragsverfahren aus Kundensicht?




12 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

2.3 Kernergebnisse – Fokusfeld „Relevanz von Prozessmanagement“

Von welchen der nachfolgenden Herausforderungen ist Ihre Behörde in den nächsten 5 Jahren am stärksten betroffen? Bitte kreuzen Sie die aus Ihrer Sicht 3 wichtigsten an.

59

1

3

3

6

7

8

10

10

11

19

23

28

46

100,00%

1,69%

5,08%

5,08%

10,17%

11,86%

13,56%

16,95%

16,95%

18,64%

32,20%

38,98%

47,46%

77,97%

TEILNEHMER GESAMT

Transparenzdruck durch Bürger, Medien und soziale Netze

Stärkung der Wirkungsorientierung des eigenen Verwaltungshandelns

Stärkung des strateg. Managements bzw. der politi Strategiefähigkeit

stärkere Beteiligung und Einbindung von Bürgern (Bürgerdialog etc.)

Anpassung des Leistungsspektrums (demografischer Wandel)

demografieorientierte Personalpolitik

Stärkung des regionalen/nationalen Wirtschaftsstandorts

verstärkte Zusammenarbeit/Vernetzung zwischen untersch. Behörden

Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber

Aufgabenkritik, Strukturbereinigung und Prozessoptimierung

budgetärer Druck und Einsparungen

Einsatz neuer Technologien und E-Government-Lösungen

Digitalisierung verwaltungsinterner Abläufe und Verfahren


13 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke


� Was sind die Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von E-Government-Lösungen? Bitte kreuzen Sie die aus Ihrer Sicht 3 wichtigsten an.

59

3

4

6

10

19

25

26

35

43

100,00%

5,08%

6,78%

10,17%

16,95%

32,20%

42,37%

44,07%

59,32%

72,88%

TEILNEHMER GESAMT

Nutzung der vom Freistaat Sachsen bereitgestellten E-Government-Basiskomponenten

umfassendes Anforderungsmanagement (RequirementsEngineering)

Change Management

interkommunale Zusammenarbeit

Leistungsfähigkeit der IT-Dienstleister

verfügbare Ressourcen

Dokumentation der Geschäftsprozesse

Know-how der Behördenmitarbeiter

Akzeptanz der Beteiligten


14 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke


� Wie stufen Sie den Erfolg der bisherigen Maßnahmen des Prozessmanagements in Ihrer Behörde ein?

� Wie stufen Sie das Ausmaß der bisherigen Maßnahmen des Prozessmanagements in Ihrer Behörde ein?

58

7

5

15

24

5

2

100,00%

0,00%

8,62%

25,86%

41,38%

8,62%

3,45%

GESAMT

weiß nicht

erfolglos

ehererfolglos

teilweise

ehererfolgreich

erfolgreich

Erfolg

59

6

25

21

3

3

1

100,00%

0,00%

42,37%

35,59%

5,08%

5,08%

1,69%

GESAMT

weiß nicht

nichtausreichend

eher nichtausreichend

genaurichtig

eher zu viel

zu viel

Ausmaß


15 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

2.3 Kernergebnisse – Anregungen der sächsischen Kommunen

Kategorie Ideen und Hinweise

Finanzausstattung / Förderung

Bereitstellung von Personalressourcen notwendig, Akzeptanz in allen Bereich notwendig, Budgets bereitstellen für externe Projektunterstützung/Beratung

Das große Problem aus meiner Sicht sind die mangelnden Personalkapazitäten für überhaupt einen Aufbau von Organisationsstrukturen. [...] Mit der Bereitstellung von personeller und finanzieller Unterstützung durch die übergeordneten Behörden. [...]

Beratungsleistungen und Qualifizierungsangebote

Hinweis auf die unentgeltlichen Angebote im Freistaat und Präsentation dieser. [...]

Verpflichtende kostenlose und leicht verständliche Schulungen vor Ort in den Gemeinden, gern gebündelt auf Kreisebene. [...]

Zentrale Kompetenzzentren / Standardisierung

Bereitstellung von Standardlösung für kleine Kommunen, Zentrale Systemadminis-tratoren für mehrere Kommunen [...]

Es braucht einheitliche und realistische Standards für alle Kommunen. [...]

Es sollte ein einheitliches Prozessmanagement geben, die Prozesse in den kleineren Kommunen sind weitgehend gleich. [...]

Interkommunaler Erfahrungsaustausch

[...] Eine Weiterführung und Erfahrungsaustausch von AG für die Kommunen mit Unterstützung des SMI sollte weitergeführt werden.

Das SMI / SSG sollte neben den Prozessmanagementtag (der weitergeführt und ausgebaut werden sollte) den interkommunalen Erfahrungsaustausch befördern.

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3 Diskussion der Ergebnisse und Handlungsempfehlungen

3.1 Schlüsselerkenntnisse

� Annahme: Ergebnisse sind tendenziell positiver als bei einer Vollerhebung (Stichworte:Soziale Erwünschtheit und Selbstselektion nach Interesse)

� differenzierte Gemengelage ist erkennbar � Prozessmanagement vereinzelt starkausgeprägt, allerdings flächendeckendes Verbesserungspotenzial vorherrschend

� Ergebnisse sind denen aus Hessen grundsätzlich ähnlich

� keine Korrelation zwischen Verwaltungsgröße und Umfang des Prozessmanagementserkennbar


17



Schwache Ausprägung

Zentrale Dokumenta-

tion von Prozessen

Organisato-rische

Verankerung von PM

Grafische Modellierung

von Prozessen

� etwa 35 % der sächsischen Kommunen dokumentieren weniger als 10 % ihrer Verwal-tungsverfahren zentral

� etwa 70 % der sächsischen Kommunen haben kein Prozessmanagement organisatorisch verankert

� weniger als 9 % der sächsischen Kommunen dokumentieren ihre Prozesse grafisch


Spürbarer Bedarf

größte Heraus-

forderung

Notwendigkeit

� Ca. 78 % der Kommunen bewerten das Maß ihrer bisherigen Anstrengungen alsnicht ausreichend oder tendenziell nicht ausreichend.

18



� Digitalisierung von Verwaltungsverfahren im Rahmen von E-Government (ca. 78 %)sowie die damit einhergehende Aufgabenkritik und Prozessoptimierung (ca. 32 %)werden als größte Herausforderungen erachtet.

� Notwendigkeit zur flächendeckenden Intensivierung von Prozessmanagement


19 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke


3.2 Handlungsempfehlungen

Kann-Kriterien

Soll-Kriterien

Muss-Kriterien

� Intention: praktikable und lösungsorientierte Handlungsempfehlungen zur

� Stärkung des kommunalen Prozessmanagements und

� Forcierung einer adäquateren Anwendung

20 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke



Strategisches Vorgehen

Dokumentation des pol. Willens auf kommunaler Ebene

Organisatorische Verankerung

Basis-Infrastruktur

MUSS-Kriterien

Soll-Kriterien

• Flächendeckende Fortbildungen • Forcierung von Inhouse-Schulungen• Nutzung grafischer Modellierungsverfahren (insbesondere

PICTURE-Methode) • verpflichtende Erstnutzung sächsischer Basiskomponenten

Kann-Kriterien

• Nutzung der kostenpflichtigen „Picture improve“-Mitgliedschaft• Erstellung eines kommunalen Fortschrittsberichts mit realisierten

Vorhaben und klaren Ergebnissen• Nutzung von Netzwerkeffekten, Good-Practice-Sharing

21 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke



22 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

4 Fazit4.1 Zusammenfassende Bemerkungen

staatliche Ebene

kommunale Ebene

kommunales PM in der

Breite

� stellt Infrastruktur sowie Komponenten zum Einstieg in das Prozessmanage-ment zur Verfügung

� verstärkte Betonung und Bewerbung der bisherigen Möglichkeiten und des damit einhergehenden Nutzen-potenzials

� flächendeckendes Optimierungspotenzial

� Intensivierung der konkreten Umset-zung von Prozessmanagement

4 Fazit

23 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

4.2 Mehrwert für Wissenschaft und Praxis

• erstmalige Sachstandserhebung zur Thematik• Grundlage für weitere Studien, z. B.:

• Ermittlung, welche Kommunen gut aufgestellt sind und welche Verbesserungspotenzial aufweisen

• Möglichkeit zur Bestimmung von Reifegraden • qualitative Studien zur Erhebung von Erfolgsfaktoren

• erstmalige Sachstandserhebung zur Thematik• Grundlage für weitere Studien, z. B.:

• Ermittlung, welche Kommunen gut aufgestellt sind und welche Verbesserungspotenzial aufweisen

• Möglichkeit zur Bestimmung von Reifegraden • qualitative Studien zur Erhebung von Erfolgsfaktoren

Wissenschaft

• Belastbares Datenmaterial• Möglichkeit des Benchmarkings mit anderen Bundesländern• Grundlage für konzeptionelle Ansätze

• Belastbares Datenmaterial• Möglichkeit des Benchmarkings mit anderen Bundesländern• Grundlage für konzeptionelle Ansätze

Praxis

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

24 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

Literaturangaben (Auswahl)

25 | 20.09.2018 | Maik Wetzorke

� Becker, Jörg/Algermissen, Lars/Falk, Thorsten: Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung. Prozessmanage-ment im Zeitalter von E-Government und New Public Management, 2., überarbeitete und erweiterte Auflage,Dordrecht/Heidelberg/London/New York 2009.

� Becker, Jörg/Kugeler, Martin/Rosemann, Michael (Hrsg.): Prozessmanagement. Ein Leitfaden zur prozess-orientierten Organisationsgestaltung, 7., korrigierte und erweiterte Auflage, Berlin/Heidelberg 2012.

� Hammerschmid, Gerhard/Holler, Franziska/Löffler, Lorenz/Schuster, Ferdinand: Kommunen der Zukunft –Zukunft der Kommunen. Studie zu aktuellen Herausforderungen, konkreten Reformerfahrungen undZukunftsperspektiven, Berlin 2016.

� Hogrebe, Frank: Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung: Überblick – Bewertung – Handlungs-empfehlungen, Frankfurt am Main 2017.

� Meffert, Heribert/Burmann, Christoph/Kirchgeorg, Manfred: Marketing. Grundlagen marktorientierter Unterneh-mensführung. Konzepte – Instrumente – Praxisbeispiele, 10., vollständig überarbeite und erweiterte Auflage,Wiesbaden 2008.

� Sächsisches Staatsministerium des Innern (Hrsg.): Prozessmanagement. Fortschrittsbericht 2014/2015, Dresden2016.

� Sächsisches Staatsministerium des Innern/Abteilung 6 – IT und E-Government in der Staatsverwaltung/Referat63 – E-Government-Projekte, elektronische Vorgangsbearbeitung, Prozessmanagement, Bürgerservices (Hrsg.):Handbuch Prozessmanagement. Version 3.0, Dresden 2015.

� Scheer, August-Wilhelm/Kruppke, Helmut/Heib, Ralf: E-Government. Prozessoptimierung in der öffentlichenVerwaltung, Berlin/Heidelberg/New York 2003.

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