sistema asi -patrimônio manual do usuário
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Sistema ASI - Patrimônio
Manual do usuário
ÍÍNNDDIICCEE 1. Apresentação ............................................................................................................................ 6
2. Navegação ................................................................................................................................ 7
2.1 Navegação.......................................................................................................................... 7
2.2 Acesso ao Sistema ............................................................................................................. 7
2.3 Expiração da Senha.......................................................................................................... 11
2.4 Acessando o Menu Geral ................................................................................................. 12
2.5 Botões e Funcionalidades................................................................................................. 13
2.6 Estrutura Linear do Menu ................................................................................................. 14
3. Barra de Ferramentas ............................................................................................................. 16
3.1 Composição da Barra de Ferramentas............................................................................. 16
3.2 Pesquisando um Registro................................................................................................. 18
3.3 Consultando um Campo ................................................................................................... 21
4. Requisição............................................................................................................................... 24
4.1 Cadastro de Requisição de Material Permanente............................................................ 24
4.2 Atendimento de Material Permanente .............................................................................. 26
5. Consulta .................................................................................................................................. 31
5.1 Consulta ............................................................................................................................ 31
6. Impressão de Relatórios ......................................................................................................... 34
7. Entrada.................................................................................................................................... 37
8. Observações ........................................................................................................................... 43
9. Transferência .......................................................................................................................... 45
9.1 Transferência Interna........................................................................................................ 45
9.1.1 Cadastro de Transferência Interna............................................................................ 46
9.1.2 Recebimento – Transferência Interna ....................................................................... 50
9.1.3 Devolução – Transferência Interna ........................................................................... 54
9.1.4 Transferência Interna entre U.G.s ............................................................................. 56
10. Transferência Externa........................................................................................................... 57
10.1 Cadastro de Transferência Externa................................................................................ 57
10.2 Devolução – Transferência Externa ............................................................................... 60
10.3 Adição a Bem Principal - Transferência ......................................................................... 61
11. Baixa ..................................................................................................................................... 63
11.1 Cadastro de Baixa .......................................................................................................... 63
11.2 Estorno............................................................................................................................ 67
12. Inventário de Bens ................................................................................................................ 69
12.1 Formação de Comissão.................................................................................................. 69
12.2 Exportação para o Coletor - Inventário........................................................................... 71
12.3 Importação do Coletor - Inventário ................................................................................. 73
12.4 Manutenção de Inventário .............................................................................................. 75
12.5 Críticas ao Inventário ...................................................................................................... 77
13. Termo de Responsabilidade ................................................................................................. 78
13.1 Emissão de Termo de Responsabilidade ....................................................................... 78
13.2 Recebimento de Termo de Responsabilidade................................................................ 81
14. Financeiro.............................................................................................................................. 83
14.1 Resumo Mensal de Bens - RMB..................................................................................... 83
14.2 Relatório de RMB............................................................................................................ 85
14.3 Razão.............................................................................................................................. 86
14.4 Ano e Mês de Referência da U.G................................................................................... 87
15. Depreciação .......................................................................................................................... 88
15.1 O que é Depreciação ...................................................................................................... 88
15.2 Por que Depreciar........................................................................................................... 88
15.3 Critérios de Classificação de Despesa dos Tipos de Bem............................................. 89
15.4 Bens Depreciáveis/ Não Depreciáveis ........................................................................... 96
15.5 Métodos de Depreciação do Sistema ASI ...................................................................... 97
15.6 Outros métodos de depreciação não utilizados pelo sistema ASI ................................. 98
15.7 Correção Monetária ........................................................................................................ 99
15.8 Reavaliação .................................................................................................................. 100
16. Modificação ......................................................................................................................... 101
16.1 Modificação de Responsável do Local ......................................................................... 101
16.2 Modificação de Detentor ............................................................................................... 103
16.2.1 Modificação de Detentor do Bem .......................................................................... 103
16.2.2 Cadastro de Modificação do Detentor ................................................................... 104
16.2.3 Recebimento.......................................................................................................... 105
16.3 Modificação de Situação física ..................................................................................... 106
16.4 Modificação do Número Patrimonial ............................................................................. 108
16.5 Modificação de Status do Bem ..................................................................................... 109
16.6 Modificação de Conta Contábil ..................................................................................... 112
16.7 Modificação Alteração Individual .................................................................................. 113
16.8 Modificação de Valor de Mercado ................................................................................ 116
16.9 Modificação de Material ................................................................................................ 117
17. Seleção de Bens ................................................................................................................. 119
18. Tabelas................................................................................................................................ 121
18.1 Localidade..................................................................................................................... 123
18.1.1 País........................................................................................................................ 123
18.1.2 Região ................................................................................................................... 124
18.1.3 Unidade da Federação .......................................................................................... 124
18.1.5 Cidade ................................................................................................................... 125
18.1.6 Instalação .............................................................................................................. 126
18.1.7 Endereço ............................................................................................................... 126
18.2 Estrutura Organizacional .............................................................................................. 128
18.2.1 Centro de Custo..................................................................................................... 128
18.2.2 Unidade Administrativa.......................................................................................... 129
18.2.3 Unidade de Localização ........................................................................................ 132
18.3 Entidade Externa .......................................................................................................... 134
18.3.1 Órgão Externo ....................................................................................................... 134
18.3.2 Fornecedor ............................................................................................................ 136
18.3.3 Portador ................................................................................................................. 140
Funcionário ........................................................................................................................... 141
18.4.1 Cadastro de Funcionário ....................................................................................... 141
18.4.2 Função................................................................................................................... 142
18.5 Características do Bem................................................................................................. 143
18.5.1 Definição................................................................................................................ 144
18.5.2 Manutenção........................................................................................................... 146
18.6 Material ......................................................................................................................... 146
18.6.1 Cadastro de Material ............................................................................................. 146
18.6.2 Catálogo de Materiais............................................................................................ 150
18.7 Intervalo de Números Patrimoniais............................................................................... 153
18.8 Conta Contábil .............................................................................................................. 154
18.9 Roteiro Padrão Para Baixa ........................................................................................... 154
18.10 Operações................................................................................................................... 155
18.11 Documentos................................................................................................................ 155
18.12 Tipo de Observação.................................................................................................... 156
18.13 Indexadores e Cotações ............................................................................................. 156
18.14 Componentes De Veículos ......................................................................................... 157
18.15 Motivo de Saída Temporária....................................................................................... 157
19. Agenda ................................................................................................................................ 158
19.1 Grupo de Usuários........................................................................................................ 159
19.2 Envio de Comunicado................................................................................................... 160
19.3 Visualização.................................................................................................................. 161
20. Relatórios ............................................................................................................................ 163
20.1 Gráfico das Aquisições ................................................................................................. 164
20.2 Gráfico das Baixas........................................................................................................ 164
20.3 Inventário Geral ............................................................................................................ 165
20.4 Outros Relatórios .......................................................................................................... 165
20.5 Financeiro ..................................................................................................................... 166
20.6 Baixas ........................................................................................................................... 167
20.7 Entradas........................................................................................................................ 168
20.8 Relatório de Movimentações ........................................................................................ 169
20.9 Relatório Solicitados ..................................................................................................... 170
30. Contrato de Manutenção..................................................................................................... 173
31. Segurança ........................................................................................................................... 174
31.1 Perfil .............................................................................................................................. 175
31.2 Usuário.......................................................................................................................... 177
31.3 Log-Auditoria................................................................................................................. 180
31. 4 Alterando/Consultando um Perfil ................................................................................. 181
11.. AAPPRREESSEENNTTAAÇÇÃÃOO
Este manual foi desenvolvido para auxiliar o usuário na utilização do Sistema ASI. O
objetivo é levar ao leitor as bases para uma boa utilização do sistema, apresentando de forma
gradativa e com uma linguagem didática os diversos módulos do sistema.
Em virtude da evolução de processos internos, a implantação de um novo sistema gera
a necessidade de readaptação dos métodos de trabalho. É necessário ganhar produtividade e
aproveitar as possibilidades e ferramentas da computação.
Nesse sentido, o manual permitirá que você descubra os métodos para trabalhar de
forma mais rápida, confiante e eficiente, utilizando os vários recursos oferecidos pelo Sistema
ASI.
Os módulos serão abordados com uma breve apresentação conceitual e com a
utilização de exemplos cadastrados passo a passo no próprio sistema. Além disso, serão
apresentadas as imagens das telas que facilitarão a visualização e o entendimento por parte do
usuário.
Este é mais um material oferecido pela Link Data ao usuário. Esperamos que você
manipule o sistema de maneira eficiente e tire amplo proveito de todas as facilidades que a
automatização de procedimentos proporciona.
Bom proveito!
Todos os direitos reservados Link-Data Informática e Serviços Ltda SCRN 714/715 – Ed. Linkdata, Bloco B – Asa Norte Fone: (0xx61) 2101-8800 Fax: (xx061) 2101-8888 CEP: 70.761-720 Brasília - Distrito Federal Internet: http:/www.linkdata.com.br
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22.. NNAAVVEEGGAAÇÇÃÃOO
2.1 Navegação
A navegação visa proporcionar ao usuário um melhor entendimento dos
procedimentos básicos encontrados no sistema. Podemos citar como tais procedimentos, o
acesso ao sistema, o acesso ao menu geral, os botões utilizados nos módulos que serão
apresentados a seguir.
2.2 Acesso ao Sistema
O Sistema de Patrimônio foi concebido para plataforma WEB.
Toda operação do sistema é feita por meio de uma página acessada com um endereço
pré-definido (URL) pelo navegador (browser) instalado na máquina do usuário.
O acesso ao sistema do ASI WEB está condicionado primeiramente ao usuário ter
permissões destinadas a um dos Módulos: Compras, Almoxarifado ou Bens Móveis
(Patrimônio). (referência Segurança/usuário e Segurança/perfil)
Primeiramente, abra o Navegador e informe a URL (endereço pré-definido) para
acesso ao sistema WEB.
NOTA:
Não utilize as teclas de navegação do seu browser para movimentar-se entre as telas do sistema, mesmo que, porventura, estejam habilitadas. A tecla "enter" também não deve ser utilizada para o sistema ASI.
A tela abaixo é apresentada para a escolha do sistema que deseja trabalhar:
DICA: Você também pode acessar o sistema preenchendo o campo usuário (código – que pode ser a matrícula ou CPF, depende do Órgão). Basta preencher o código, digitar a senha e confirmar.
Após preencher parte do seu nome e clicar na lupa ao lado, o sistema apresentará o
resultado dos nomes encontrados:
NOTA: • Quando o resultado da consulta contém apenas um usuário, o campo é preenchido
automaticamente. • Se o sistema não encontrar resultado com o conteúdo pesquisado, a mensagem “Nenhum
registro foi encontrado na execução dessa consulta.” será apresentada. Neste caso, uma tela com os filtros será apresentada para continuar a pesquisa.
• Se o resultado apresenta um número maior que 50 linhas, você pode visualizar o resultado nas páginas seguintes por meio das setas:
Após clicar no clips, a tela será apresentada com o nome escolhido:
Para acessar o sistema, preencha a senha e clique em Confirmar.
Posteriormente, a tela será apresentada conforme o módulo padrão indicado pelo
administrador do sistema. Se o usuário tiver acesso a mais de um módulo, poderá alternar
conforme indicado a seguir:
Especificamente para os módulos de Almoxarifado e Patrimônio que o Ano/Mês de
Referência é apresentado:
DICA: Procure alterar sua senha na primeira vez que efetuar o Login. A combinação do Login aliado à senha é a melhor forma de garantir a segurança no acesso ao aplicativo e às suas funcionalidades, pela sua unicidade , especificidade e particularidade de cada usuário. Este Controle garante a segurança do aplicativo e o acesso às informações somente aos perfis que possuam permissão.
2.3 Expiração da Senha
Utilizando-se o recurso de solicitação de nova senha, o sistema enviará para o e-mail
do usuário.
Caso o administrador não tenha cadastrado um e-mail para o usuário, o sistema
apresenta a mensagem “Você não possui e-mail cadastrado. Procure o Getor
responsável”.
Nota: O e-mail é cadastrado em Tabelas/funcionário/Cadastro).
Senha Forte
Este recurso consiste em obrigar o usuário a informar uma senha que:
• Não contenha espaços;
• Contenha pelo menos um caractere numérico;
• O primeiro dígito tem pelo menos uma letra;
• Contenha pelo menos uma letra maiúscula;
• Contenha pelo menos uma letra minúscula;
• Contenha pelo menos um caractere especial
• Tenha pelo menos 7 caracteres.
Saiba como ativar este recurso entrando em contato com o suporte do sistema ASI.
2.4 Acessando o Menu Geral
Passe o mouse no ícone menu e selecione a opção desejada. A tela de acesso ao
menu do sistema é apresentada de acordo com a configuração do perfil do usuário:
O menu é apresentado conforme o acesso permitido de cada usuário. Por exemplo, se
o usuário não tiver permissão para operar modificação, relatórios e requisição, o menu é
apresentado desta forma:
É recomendável que somente o gestor, ou seja, o administrador do sistema, possa
alterar o acesso às operações do sistema.
NOTA: Todas as operações executadas são armazenadas em seu nome, sob sua responsabilidade. Isso garante a segurança e confiabilidade nas operações. Lembre-se de efetuar o Logoff quando não for mais utilizar o sistema, mesmo que por um curto intervalo de tempo, para evitar o uso indevido do sistema por outras pessoas.
2.5 Botões e Funcionalidades
Botão Funcionalidade
Adicionar Adiciona um registro à área “selecionados” da tela de consulta.
Adicionar Todos
Adiciona todos os registros à área “selecionados” da tela de consulta.
Anexar Insere um dado a um campo, ou anexa um arquivo . No contexto de pregão presencial, habilita o recurso para inserir valores de negociação.
Abrir arquivo Abre um arquivo anexado.
Cancelar Retorna para a tela de edição.
Confirmar Confirma a inclusão do registro.
Consultar Habilitado no canto superior direito da tela quando o cursor é colocado em um campo que o título do mesmo se encontra sublinhado. Ação ativada também pela tecla F7.
Habilitado no canto inferior esquerdo para consultar um registro.
Editar Edita especificação no pedido, processo e licitação.
Excluir Exclui um registro cadastrado. Ao clicar neste botão será solicitada confirmação.
Expande Expande a árvore apresentada no módulo “Material”.
Imagem Associa imagem ao evento.
Relatórios Seleção de Relatórios Disponíveis.
Gerar Gera relatórios para impressão.
Limpar Seleção
Exclui todos registros adicionados à área “selecionados” da tela de consulta.
Linhas Adiciona ou subtrai linhas na listagem apresentada.
Novo Edita um novo registro.
Restaurar Restaura os campos preenchidos.
Retirar da Seleção
Retira um registro adicionado à área “selecionados” da tela de consulta.
Retornar Retorna para a tela imediatamente anterior.
Visualizar Exibe o registro de forma organizada na tela, deixando os campos desabilitados para edição. Visualiza detalhes de um registro cadastrado.
Ajuda Exibe a ajuda do módulo.
Baixar arquivo Baixa arquivos anexados
Copiar Copia um pedido de compra anterior para iniciar um novo.
Enviar E-mail Envia solicitação de cotação de preços aos fornecedores do ramo.
Nova Janela Abre nova janela da aplicação no mesmo ponto em que estava na janela anterior.
Documentos Apresenta a lista de documentos para habilitação de licitantes.
Além dos botões, o sistema dispõe de duas teclas de atalhos: F11 e F7, cujas
funcionalidades são, respectivamente, visualização em tela cheia e consulta de campos
tabelados.
2.6 Estrutura Linear do Menu
33.. BBAARRRRAA DDEE FFEERRRRAAMMEENNTTAASS 3.1 Composição da Barra de Ferramentas
I. Campo: preenchimento é de livre texto
II. *Campo: Precedidos de * (asterisco) indicam que o preenchimento é
obrigatório
III. Campo: Sublinhado e negritado indica que o preenchimento ocorre
com a pesquisa, por meio da lupa superior ou por da tecla F7, do conteúdo digitado no
campo. A lupa superior habilita apenas quando o cursor do mouse está dentro do
campo.
IV. *Campo: Sublinhado, negritado e precedido de asterisco indica que o
preenchimento ocorre conforme descrito em II) e III).
Campo sombreado não pode ser editado (geralmente preenchido
automaticamente ou quando indica apenas uma situação. Ex.: Órgão.
Campo de livre edição.
Campo com fundo amarelo indica que há máscara, ou seja, o
preenchimento é padronizado previamente. (ex: Nº de CNPJ).
Box para escolha de tabelas já cadastradas
Funcionalidades dos botões da barra inferior
Consulta: Apresenta uma tela de filtros para buscar registros
referentes ao título da tela. A partir da tela de filtro apresentada, em que o título na aba
tem o texto “Consulta”, este botão têm a função de apresentar o resultado da busca de
acordo com os filtros preenchidos. (vide detalhes no tópico Pesquisando um Registro);
Novo: Possibilita iniciar um novo registro;
Cancelar: Permite cancelar operações quando de um determinada
etapa, antes de finalizá-las;
Restaurar: Volta os dados originais na tela. Situação: O usuário
consultou um Registro para alterar, apagou o campo para reescrever antes de
confirmar. Caso clique em restaurar, o sistema retorna com a informação que estava
preenchida antes;
Excluir: Exclui o registro do sistema;
Relatórios: direciona para a tela dos relatórios disponíveis do contexto
;
Visualiza: Apresenta numa única tela os detalhes do registro, inclusive
informações de outras abas;
Confirmar: Confirma a inclusão ou alteração do registro da tela.
3.2 Pesquisando um Registro
Todas as consultas de registros no sistema são semelhantes à apresentada no
exemplo abaixo, mudando apenas os campos do filtro. Observe, no exemplo seguinte, como
pesquisar um registro de fornecedor já cadastrado no Contexto Tabela/Entidade
Externa/Fornecedor.
Ao clicar na lupa inferior, os filtros seguintes serão apresentados:
Preencha os campos desejados do filtro acima e clique no botão Consulta. A tela
contendo os resultados será apresentada com os dados solicitados no filtro. Neste exemplo,
será listado todos os fornecedores que possuem “DATA” no nome:
Nota: • Se o sistema não encontrar resultado com o conteúdo pesquisado, uma tela com os filtros será
apresentada para continuar a pesquisa. • Você pode voltar na aba consulta para alterar o critério de pesquisa e consultar novamente; • Caso queira voltar à tela anterior, basta clicar em cancelar; • Se o resultado apresenta um número maior que 50 linhas, você pode visualizar o resultado nas
páginas seguintes por meio das setas:
Ao clicar no clips, o sistema apresentará o fornecedor escolhido:
A partir daqui, você pode editar o registro, visualizar ou emitir relatórios, dentro das
restrições e regra de cada Contexto do sistema.
3.3 Consultando um Campo
Os campos que permitem consulta estão em negrito e sublinhados como
apresentados na tela do exemplo a seguir.
Para consultar um registro, na tela de edição, posicione o ponteiro do mouse sobre o
campo que deseja pesquisar e informe o(s) dado(s). Pressione o botão consultar localizado no
canto superior direito da tela.
Ao clicar no botão consultar (lupa superior), o sistema localizou somente uma conta
com a palavra “mobiliário”, portanto, o campo será preenchido automaticamente. Veja o
exemplo:
Se a consulta do campo, for com uma palavra que tenha em mais de uma conta, o
sistema apresentará outra tela contendo todos os registros para que o usuário selecione a
conta desejada.
Veja o exemplo abaixo, quando se consulta, no campo conta superior, a palavra
“bens”:
Se o usuário não preencher nenhum campo na tela inicial, ao pressionar no botão
consultar, será apresentada uma segunda tela de consulta:
Preencha os campos desejados do filtro acima e clique no botão Consulta, localizado
no canto esquerdo da tela. A tela de resultado da pesquisa será exibida:
Nesta tela serão apresentados todos os registros contendo os dados solicitados no
filtro. Para selecionar o item desejado, clique no botão anexar (clips).
O sistema retornará para a tela principal exibindo o registro anexado.
DICA: Para que sejam encontrados todos os registros cadastrados no sistema, deixe os campos em branco e pressione o botão consulta no canto inferior esquerdo.
44.. RREEQQUUIISSIIÇÇÃÃOO 4.1 Cadastro de Requisição de Material Permanente
Este “módulo” tem por objetivo cadastrar requisições de materiais permanentes entre
unidades gestoras e/ou unidades de localização.
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA REQUISIÇÃO CERTIFIQUE-SE DE QUE:
•Tem permissão de acesso às funcionalidades deste módulo; • Há Unidades de Localização cadastradas no sistema; • Há materiais permanentes cadastrados no sistema;
1º passo: informar dados gerais da requisição
ABA CADASTRO
No campo [1] informe a Unidade Gestora (U.G.) e em seguida clique na lupa superior.
Faça o mesmo com a Unidade de Localização (U.L.).
O campo solicitante [2] já aparece preenchido com o nome do usuário.
2º passo: informar itens da requisição
No campo [3] digite o nome do material que deseja requerir e clique na lupa superior.
No campo [4] informe a quantidade solicitada do material.
O campo [5] será preenchido automaticamente somente após o atendimento da
requisição.
Arraste a barra horizontal (indicada pela seta vermelha) e encontrará o campo
observação. É neste campo que deverá ser informada, caso haja, uma observação relevante
para esse material
Nota: De acordo com a UL selecionada, os materiais serão apresentados conforme o catálogo destinado. Se não houver um catálogo restrito, serão apresentados todos os materiais existentes.
3º passo: confirmar operação
Clique no botão confirmar para gravar e finalizar a operação.
Após confirmar a operação, o sistema apresentará a tela de confirmação:
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações).
Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba
Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem
possui alguma especificação ou informação de relevância.
4.2 Atendimento de Material Permanente
A seguir, será mostrado como atender ou recusar um pedido de requisição de materiais
permanentes que estejam disponíveis no sistema para atender as necessidades das U.L.s.
O aceite irá gerar uma Transferência Interna Permanente (onde a localização do bem é
atualizada, se não houver assinatura).
No atendimento da requisição, serão apresentadas todas as requisições pendentes
de atendimento. O responsável no setor de patrimônio fará o atendimento.
Nota: Através do modulo segurança/perfil será designada a pessoa responsável pelo atendimento da requisição.
Siga os passos abaixo para atender a uma requisição:
1º passo: selecionar uma requisição
ABA SELEÇÃO
Ao informar o Órgão e a U.G., o sistema listará todas as requisições pendentes de
atendimento. Selecione a requisição desejada por meio do clip.
Será aberta a tela com as informações da requisição selecionada.
2º passo: informar dados para atendimento
ABA ATENDIMENTO
No campo [1] informe a data em que a requisição foi atendida.
No campo [2] selecione entre as opções ‘Sim’ ou ‘Não’.
Sim: Opção exige que a transferência seja recebida para conclusão da movimentação.
Não: Opção não exige que a transferência seja recebida para conclusão da
movimentação.
No campo [3] informe a quantidade a ser atendida do material solicitado. Note que ao
clicar sobre este campo, o botão editar (lápis na aba superior) é ativado. Clique sobre o lápis
para informar os valores no campo.
No campo [4] escolha um tipo de atendimento para esta requisição poderá:
Pendente: é uma requisição que possui vários itens, mas que não foram atendidos
completamente, gerando assim, uma nova requisição com os itens faltantes.
Normal: é a requisição que foi atendida em todos os seus itens.
Parcial: é a requisição que não teve todos os itens atendidos, mas que não irá gerar
uma nova requisição.
Cancelada: é a requisição que não foi e não será atendida.
3º passo: informar o número patrimonial do bem
Ao clicar no nome do material que está sendo requisitado, o botão editar será
habilitado (conforme indicado na figura anterior). Ao clicar neste botão a seguinte tela será
exibida:
Nesta tela, pode-se editar os bens que serão transferidos. Serão habilitados campos
para editar os bens de acordo com a quantidade informada na quantidade atendida.
Em [1] informe o número patrimonial ou o número patrimonial antigo do bem e em
seguida clique na lupa superior.
Se desejar, clique na lupa superior para pesquisar o número patrimonial por meio dos
filtros que serão exibidos.
Após o preenchimento do número patrimonial, outras informações sobre o bem como
descrição, localização e etc., serão preenchidas pelo sistema.
Para voltar para a tela de atendimento carregando estas informações, clique no botão
retornar.
4º passo: confirmar o atendimento
Para finalizar os procedimentos, pressione o botão confirmar.
Ao confirmar, o sistema registra automaticamente uma transferência interna para a U.L.
informada, de forma que para emissão do termo de transferência é necessário consultar no
módulo de "Transferência Interna/Cadastro".
NOTA: Quando exige-se assinatura eletrônica, o sistema também registra uma transferência que ficará pendente até que o requisitante registre o recebimento no módulo "Transferência interna/Recebimento".
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique
no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário
saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância.
55.. CCOONNSSUULLTTAA
5.1 Consulta
O módulo Consulta apresenta recursos que proporcionam, de forma simplificada, a
realização de consultas que oferecem como resposta o detalhamento completo dos bens
pesquisados. Para acessá-lo clique no menu, como apresentado abaixo:
A tela seguinte será apresentada:
ABA CONSULTA
A partir deste filtro podemos consultar um bem de diferentes maneiras.
O campo adicionados [1] já vem marcado automaticamente e faz referência aos bens
que estão associados a outros bens. Ao marcar este campo o sistema inclui também estes
bens à pesquisa.
Escolha que tipo de bens deseja pesquisar, se os que se encontram ativos, baixados
ou ambos [2]
Em seguida, filtre a pesquisa informando mais dados, pode ser, por exemplo, um
intervalo de número patrimonial atual ou antigo [3]. Quando o campo nulos está marcado, o
sistema consultará os registro que não possuem, neste caso, o número antigo.
Outras formas de filtrar são informando dados como órgão, UG atual, unidade de
localização e etc. Rolando a barra vertical para baixo (indicado na figura pela seta vermelha)
aparecerão outras formas de pesquisa, que incluem data de aquisição, data de inclusão, nome
do material e etc.
ABA CARACTERÍSTICAS
O bem pode ser consultado também por característica, como apresentado na tela
seguinte:
Informe as características do bem a ser pesquisado.
Se desejar consultar por meio de uma característica que não apareça na tela, clique no
campo Características [1] e em seguida na lupa superior para pesquisar, assim, aparecerá a
tela com as características disponíveis e pode-se adicionar mais característica à pesquisa
atual.
No campo [2] indique se a pesquisa se dará por mais de uma característica "E" ou
somente por uma delas: "OU".
Quando o campo [3] é marcado significa que esta característica não será utilizada para
a pesquisa.
ABA OUTROS
O sistema disponibiliza ainda, filtro de pesquisa por meio de levantamentos registrados
no sistema, na aba “Outros”:
Se desejar, informe um dos tipos de levantamentos em que esteja incluído o material a
ser consultado.
ABA RESULTADO
Após preencher os campos desejados, clique no botão consulta em qualquer uma das
abas anteriores. Na aba Resultado é que os resultados da pesquisa serão apresentados.
Para visualizar todas as informações de um bem, clique sobre ele e em seguida clique
no botão visualizar registro no canto superior (indicado pela seta vermelha).
Se desejar imprimir o relatório dos itens consultados, clique no botão relatórios. (Vide
tópico Impressão de Relatórios).
66.. IIMMPPRREESSSSÃÃOO DDEE RREELLAATTÓÓRRIIOOSS
Na tela de impressão, conforme a tela abaixo, selecione, entre os relatórios
disponíveis, o que deseja gerar:
No campo [1] marque os relatórios que deseja gerar e em seguida escolha o formato
de arquivo [2] (pdf, html, dentre outras opções)
Para confirmar e gerar todos os relatórios selecionados clique no botão inferior gerar.
Em seguida, o sistema apresentará a tela de relatórios disponíveis. Quando um
relatório está em processo de preparação a coluna término estará em branco, o relatório sem
link e a tela será atualizada a cada 5 segundos.
Os relatórios que apresentam link foram gerados anteriormente ou já estão prontos:
A coluna término é preenchida e o link apresentado quando o relatório é concluído:
Clique no link para visualizar o relatório e imprimir.
NOTA: Uma vez solicitado, ainda que o usuário entre em outro módulo, ou até mesmo saia do sistema, o relatório continuará em processo de geração até a conclusão.
Quando se escolhe como tipo de relatório a ser impresso um arquivo em PDF, ele
poderá ser salvo para uma futura impressão, como, por exemplo, o Relatório de Movimentação
de Bens Moveis - RMB apresentado a seguir:
NOTA: Para visualização ou impressão dos relatórios em PDF é necessário que o programa (acrobat reader) esteja instalado na máquina cliente. Saiba como fazer o download (copia grátis) do aplicativo através do site: http://www.brasil.adobe.com/products/acrobat/main.html
77.. EENNTTRRAADDAA
Os bens patrimoniais que serão adicionados à base de dados, adquiridos, por exemplo,
por meio de compra ou transferência, devem ser classificados e registrados recebendo a
devida identificação patrimonial.
Para inserir bens no sistema de patrimônio é necessário executar os seguintes
procedimentos conforme figura abaixo:
Cadastro dos Bens
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UM BEM, CERTIFIQUE-SE DE QUE: • Tem permissão de acesso às funcionalidades deste módulo; • A U.G., na qual se deseja realizar uma entrada, possui uma UL de Conta de Estoque do Almoxarifado; • Há material permanente cadastrado com status ATIVO.
1º passo: informar dados gerais do cadastro
Para cadastrar um bem, o usuário deverá informar, primeiramente, os dados referentes
ao tipo de aquisição, a documentação e o tipo do bem.
Se o tipo de bem for próprio contabilizado ou próprio controlado, a tela de entrada
será apresentada conforme a figura abaixo:
Os campos Órgão e U.G. [1] podem já vir preenchidos automaticamente pelo sistema.
Se não estiverem preenchidos, digite o nome ou parte do nome da U.G. e clique na lupa
superior.
No campo [2] selecione o tipo de entrada do bem, se de terceiro, próprio contabilizado
ou próprio controlado:
Próprio Contabilizado: o bem faz parte financeiramente do Órgão.
Próprio Controlado: o bem não entra no financeiro do Órgão, porém é controlado pelo
Órgão.
De Terceiros: o bem não entra no financeiro e não pertence ao Órgão.
No campo [3] informe o tipo de aquisição do bem, se por compra, doação, dentre
outras modalidades previamente cadastradas no sistema.
No campo [4] digite a data em que o bem adquirido será contabilizado. Este campo
aparece somente quando o tipo de bem for Próprio Contabilizado.
No campo [5] o nome do fornecedor deve ser informado e em seguida clique na lupa
superior para pesquisar.
No campo [6] selecione o mais [+] caso deseja adicionar outros documentos ao
cadastro e o menos [-] para retirar.
Nota: O número da entrada será preenchido automaticamente pelo sistema após a confirmação da
entrada.
Ao clicar no campo emitente, o botão editar será habilitado e ao selecioná-lo
surgirá a seguinte tela:
O campo Tipo de Documento já aparecerá preenchido. Preencha o número do
documento, a data de emissão e o contato.
No campo [1] escreva o nome do agente ou parte do nome e clique na lupa superior
para pesquisar.
Para adicionar arquivos, clique no campo descrição [2] e o botão editar habilitará na
parte superior da tela. Clique e carregue os arquivos desejados.
Para voltar para a tela de cadastro de bem clique em retornar.
2º passo: informar os bem adquiridos
ABA MATERIAIS
Clique na aba “materiais” para cadastrar o valor e a descrição de cada bem adquirido.
No campo [1] digite o nome do bem e/ou clique na lupa superior para pesquisar.
No campo [2], o valor total da nota fiscal deve ser igual ao total informado pelo sistema
[3].
No campo [1] informe a quantidade do bem e o valor total deste item [2].
O sistema informará automaticamente se o bem deverá ser emplaquetado ou não [3].
Para cadastrar os detalhes e número do patrimônio, posicione o mouse sobre o campo
material e clique no campo editar [4].
3º passo: informar as características dos bens adquiridos
ABA CARACTERÍSTICAS
Nessa tela informe as características do bem, como formato, descrição, marca, modelo
e etc.
Lembre-se que os campos em negrito e sublinhados exigem a consulta por meio da
lupa superior.
Nota: O tipo de características solicitadas pelo sistema varia de acordo com o bem.
Após o preenchimento desta aba, siga para a aba Bens.
ABA BENS
No campo [1] preencha este campo com o número patrimonial do bem.
Se desejar, o sistema pode gerar o próximo número patrimonial disponível no sistema.
Basta posicionar o mouse no campo número e clicar no ícone [2].
Ao clicar no ícone [3], o sistema preenche todos os números patrimoniais abaixo. A
sequência é gerada a partir do número do primeiro campo.
O campo [4] faz relação à um antigo cadastro do bem. Se estiver migrando os bens de
um antigo sistema para esse, informe o número do cadastro antigo.
No campo [5] informe a situação física do bem.
No campo [6] informe, se houver, a garantia que o bem possui.
O campo [7]deverá ser preenchido se o bem atual for associado a outro bem
(principal). Exemplo: Uma placa que será utilizada em um computador.
No campo [8] selecione o status do bem, se disponível ou indisponível.
Rolando a barra horizontal para a direita você encontrará o campo série, onde deverá
informar o número de série, se houver, do bem a ser cadastrado.
4º passo: confirmar o cadastro
Após informar o número do patrimônio, o usuário deve clicar no botão retornar até
aparecer a tela de entrada de bens. Clique no botão confirmar para efetuar a inclusão do bem
no sistema de patrimônio.
ABA OBSERVAÇÕES
Caso o usuário tenha necessidade de informar alguma observação, deverá fazê-lo na
aba “observações” preenchendo os campos correspondentes conforme o tópico seguinte.
88.. OOBBSSEERRVVAAÇÇÕÕEESS
Para acrescentar uma observação, clique na aba Observações. Posteriormente,
clique no botão +, conforme a tela seguinte:
Em seguida a tela abaixo será apresentada:
[1] Neste campo, você poderá escolher a finalidade da observação, basta clicar sobre o
campo e selecionar a opção que deseja.
[2] Neste campo aparecerá o nome do responsável pela observação.
[3] Informe neste campo todas as observações que julgue necessárias.
Após preencher os campos, clique no botão retornar para voltar para a tela anterior
carregando as informações aqui informadas.
» Dica: Caso o tipo de observação não esteja na lista do campo finalidade, deverá ser cadastrado na tabela tipo de observação.
99.. TTRRAANNSSFFEERRÊÊNNCCIIAA
Por meio da transferência o usuário tem a possibilidade de movimentar os bens de
uma localidade para outra.
Existem três tipos de transferências:
a) Interna: aquela em que o bem é transferido de um setor a outro setor do próprio
Órgão
b) Externa: aquela em que o bem é transferido para outra entidade.
c) Adição a bem principal: se dá quando somente uma parte do bem é transferida,
por exemplo, a unidade de CD-Rom de um microcomputador.
9.1 Transferência Interna
As transferências internas são aquelas onde os bens são transferidos de um setor a
outro do próprio Órgão. Elas podem ser permanentes, as quais a localização do bem é
atualizada, ou temporárias, que a localização do bem permanece a mesma, pois, o bem
retorna à localização original após um período pré-estabelecido.
As transferências internas permanentes podem ser:
a) Diretas – cadastra-se os dados da transferência e atualiza-se a localização do
bem, de acordo com os dados da transferência.;
b) Agendadas – cadastra-se os dados da transferência e aguarda-se a confirmação
do receptor para atualizar os dados de localização do bem. No caso de efetuar-se transferência
agendada, não é possível editar ou excluir transferências que foram confirmadas.
As transferências internas temporárias também podem ser diretas ou agendadas,
diferenciando-se na impossibilidade de atualização da localização, em razão de ter informado o
status do bem como saída temporária.
9.1.1 Cadastro de Transferência Interna
Para cadastrar uma transferência interna, siga as instruções abaixo:
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA TRANSFERÊNCIA, CERTIFIQUE-SE DE QUE: •Tem permissão de acesso às funcionalidades deste módulo; • Há Unidade de Localização cadastrada no sistema; • A Unidade Gestora deve estar aberta no mês corrente à movimentação; • Existam materiais permanentes cadastrados no sistema, e estes devem estar com status igual a disponível ou utilizado.
1º passo: informar os dados gerais da transferência
Selecione a U.L. Destino [1] digitando o nome ou parte dele e clicando na lupa
superior. Ao selecionar a U.L. Destino, o sistema informará automaticamente a U.G Destino e o
Órgão.
No campo [2] selecione a modalidade da transferência interna, se permanente ou
temporária.
No campo [3] informe a data em que a transferência acontecerá. Só serão aceitas
datas que estejam dentro do mês aberto [4].
No campo [5] o usuário define se a transferência precisa ser recebida/autorizada para
concluir a movimentação.
Se o bem tiver um número patrimonial antigo registrado no sistema, no campo [6]
você poderá escolher se deseja que este número apareça ou não nos relatórios que serão
gerados.
Se a transferência for temporária o usuário deve preencher também os campos
“objetivo” e “previsão de retorno”, mostrados na tela abaixo:
2º passo: informar os bens que serão transferidos
ABA ITENS
Nesta aba é que os itens a serem transferidos deverão ser informados. Observe a tela
abaixo e siga os passos:
No campo [1] informe o número patrimonial do bem a ser transferido e clique na lupa
superior para pesquisar. Esta pesquisa também pode ser feita por meio do número patrimonial
antigo [2], basta informá-lo e clicar na lupa superior.
Após selecionar o material desejado, a descrição do mesmo aparecerá no campo [3].
Rolando a barra horizontal para a direita (conforme indicado pela seta vermelha) você
terá acesso às outras informações do bem selecionado, como a situação física, poderá
adicionar uma ocorrência, ver a unidade de localização atual e também, se houver, o detentor
do bem.
Outra forma de pesquisar um item para inclui-lo na transferência é clicando sobre o
campo Nº Patrimonial e em seguida clicar na lupa superior. A tela abaixo será mostrada:
Nesta tela, a pesquisa poderá ser feita de diversas formas, como por exemplo,
utilizando o intervalo de nº patrimonial, intervalo de nº patrimonial antigo, unidade de
localização, tipo de bem, entre outras.
Arrastando a barra lateral para baixo, também aparecerão outras formas de pesquisa,
como por exemplo, o material, o fornecedor, a data de aquisição, situação física e etc.
Após informar no filtro o que deseja buscar, clique no botão consulta e o resultado da
pesquisa aparecerá como na tela abaixo:
Nesta tela, selecione o bem que deseja por meio do clips. Se desejar selecionar mais
de um bem apresentado na pesquisa, clique sobre o ícone e o bem será listado na parte
inferior da tela. Para que os itens selecionados possam fazer parte do cadastro de
transferência que está sendo realizado, clique no botão carregar.
3º passo: confirmar a transferência
ABA CONFIRMAÇÃO
Para finalizar o registro, clique em no botão confirmar e assim abrir a tela de
confirmação de transferência.
Ao confirmar, o sistema passará para a tela dos relatórios disponíveis. (Vide tópico
Impressão de Relatórios)
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique
no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário
saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância.
9.1.2 Recebimento – Transferência Interna
Durante o cadastro de uma transferência, o usuário pode definir se a transferência será
direta ou agendada (onde exigirá a autorização do receptor).
Para visualizar e aprovar as transferências, siga os passos abaixo:
1º passo: consultar as transferências agendadas disponíveis
ABA CONSULTA
O sistema apresentará a tela de “transferência interna”, selecione o campo desejado
e/ou clique no botão consulta.
Ao consultar, uma nova tela com os resultados será apresentada.
2º passo: selecionar a transferência desejada:
ABA RESULTADO
Basta clicar no clips para selecionar a transferência desejada.
3º passo: aceitar ou recusar uma transferência
ABA EDIÇÃO
Os dados da transferência selecionada aparecerão na tela e então defina se esta
transferência será aceita ou recusada.
Se o usuário aceitar a transferência, o sistema atualiza a localização dos bens, caso
contrário, deve informar o motivo da rejeição.
4º passo: confirmar a operação
Clique no botão confirmar.
A tela de relatórios será aberta. (Vide tópico Impressão de Relatórios)
NOTA: * As transferências internas com assinaturas eletrônica não podem ser excluídas após o recebimento. * As transferências entre Unidades Gestoras acarretarão reflexo no RMB entre as duas U.G.'s, de modo que na U.G. Origem constará o valor total dos bens na coluna saída e na U.G. Destino esse mesmo valor constará na coluna extra-orçamentária.
9.1.3 Devolução – Transferência Interna
A devolução da transferência interna caracteriza o retorno de um ou mais patrimônios a
sua localidade original após um tramite de saída temporária.
1º passo: encontrar o termo de transferência
ABA CONSULTA
Na tela inicial, consulte, através do botão de consulta, o termo de transferência que
deseja executar a devolução.
ABA RESULTADO
Em seguida, selecione o termo desejado por meio do clips.
2º passo: preencher os dados para retorno do patrimônio
ABA DADOS GERAIS
No campo [1] preencha a data em que o bem está retornando ao seu local de origem.
Assaste a barra de rolagem para preencher os outros campos.
No campo [1] informe o nome do funcionário que recebeu o bem e clique na lupa
superior.
Marque o campo [2] caso o bem tenha saído para conserto/manutenção e voltou
consertado.
Os campos ‘Valor do Conserto’ [3], Solução [4] e ‘Garantia’ [5] serão habilitados para
edição, caso o bem tenha sido consertado.
3º passo: confirmar a devolução
Após preencher os dados necessários, finalize a devolução pressionando o botão
confirmar.
A tela de relatórios será aberta. (Vide tópico Impressão de Relatórios)
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações).
Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba
Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem
possui alguma especificação ou informação de relevância.
9.1.4 Transferência Interna entre U.G.s
A transferência interna entre U.G.s funciona como a transferência interna normal, já
mostrada neste manual, a diferença é que a interna entre U.G.s ocorre entre Unidades
Gestoras diferentes, que pertencem ao mesmo órgão.
Veja o passo a passo no tópico Cadastro de Transferência Interna.
1100.. TTRRAANNSSFFEERRÊÊNNCCIIAA EEXXTTEERRNNAA
A transferência externa é aquela em que o bem sairá temporariamente, por isso.a
localização do bem permanece a original. Com o cadastramento da transferência externa,
ocorre uma atualização do status do bem, informando que ele está em saída temporária.
10.1 Cadastro de Transferência Externa
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA TRANSFERÊNCIA EXTERNA, CERTIFIQUE-SE DE QUE: •Tem permissão de acesso às funcionalidades deste módulo; • Há Órgãos Externos cadastrados no sistema; • A Unidade Gestora deve estar aberta no mês corrente à movimentação; • Existam materiais permanentes cadastrados no sistema, e estes devem estar com status igual a disponível ou utilizado;
1º passo: informar os dados gerais da transferência externa
ABA DADOS GERAIS
O campo Órgão já virá automaticamente preenchido pelo sistema.
No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior.
O campo [2] pode já vir preenchido automaticamente com o nome do funcionário que
realiza o cadastro, porém, o responsável pelo patrimônio pode informar outro nome, caso
deseje. Para isso, deve informar o nome o funcionário e clicar na lupa superior.
No campo [3] selecione uma Entidade Externa ao órgão para a qual os bens serão
transferidos. Isso deve ser feito informando o nome da entidade e/ou clicando na lupa superior.
O sistema preencherá o campo [4] com a data atual, porém o responsável pelo
patrimônio poderá alterar o valor do campo para qualquer data, desde que a mesma esteja
dentro do mês em aberto para a Unidade Gestora selecionada.
No campo [5] informe a data prevista para o retorno do bem. A previsão de retorno
deve conter uma data superior à do campo Data.
No campo [6] selecione o objetivo da transferência Externa. Exemplos: evento,
reforma, manutenção, manutenção na garantia, etc.
No campo [7] selecione um portador, o qual será o funcionário que irá fisicamente
transportar os bens da transferência para a entidade.
O campo [8] aparecerá dependendo do objetivo selecionado. Nele poderá ser
informado algum projeto que tenha relação com o objetivo. Para isto, informe o nome e/ou
clique na lupa superior.
Também é possível associar documentos ao cadastro. Para isso utiliza o botão +
linhas.
2º passo: informar os itens da transferência externa
ABA ITENS
No campo [1] informe o número patrimonial do bem a ser transferido e/ou clique na
lupa superior para pesquisar. Esta pesquisa também pode ser feita por meio do número
patrimonial antigo [2], basta informá-lo e/ou clicar na lupa superior.
Após selecionar o material desejado, a descrição do mesmo aparecerá no campo [3].
Rolando a barra horizontal para a direita você terá acesso às outras informações do
bem selecionado, como a situação física, poderá adicionar uma ocorrência, ver a localização
atual e também visualizar os campos recebedor e data de retorno, estes dois últimos campos
mencionados não são editáveis e o sistema os preenche automaticamente assim que o
cadastro de devolução do bem é realizado. Estas informações ficarão disponíveis para futuras
consultas a este registro.
3º passo: confirmar transferência externa
Para finalizar o cadastro, clique no botão confirmar. A tela de relatórios será exibida.
Deve-se imprimir o termo de transferência. (vide tópico Impressão de Relatórios)
NOTA: Este comprovante também pode ser impresso posteriormente. Para isso, utilize o número do termo de transferência para consultar no sistema.
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações).
Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba
Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem
possui alguma especificação ou informação de relevância.
10.2 Devolução – Transferência Externa
Para registrar a devolução de um bem, siga os passos abaixo:
1º passo: consultar e selecionar o registro de saída do bem
Na tela de pesquisa, informe os dados e clique em consulta.
Ao encontrar o registro desejado, clique no clips para selecioná-lo.
2° passo: informar dados do retorno do bem
ABA DADOS GERAIS
No campo [1] informe a data em que o recebedor recebeu os itens da transferência.
Essa data deve ser igual ou menor à data atual e maior que a data de autorização da
transferência.
Arraste a barra horizontal para a direita para preencher os outros campos:
No campo recebedor, informe o nome do funcionário que recebeu o bem e clique na
lupa superior.
Marque o campo consertado caso o bem tenha saído para conserto/manutenção e
voltou consertado.
Os campos ‘Valor do Conserto’, Solução e ‘Garantia’ serão habilitados para edição
caso o bem tenha sido consertado.
3º passo: confirmar a operação de devolução da transferência externa
Após preencher os campos indicados acima, finalize a devolução pressionando o botão
confirmar. A tela de relatórios será aberta. (Vide tópico Impressão de Relatórios)
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique
no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário
saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância.
10.3 Adição a Bem Principal - Transferência
Este procedimento é utilizado quando o usuário quer incorporar uma parte ao bem. Por
exemplo, uma unidade de CD-Rom em um microcomputador.
Nesta parte do sistema se executa a inclusão, edição ou exclusão de registros que
formalizam a incorporação de bem a um principal.
1° passo: selecionar o bem principal
ABA DADOS GERAIS
No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior.
[2] Informe o número patrimonial do bem principal e clique na lupa superior. A pesquisa
também pode ser realizada a partir do número antigo do patrimônio.
Ao informar o número patrimonial, o sistema preenche automaticamente as
informações sobre o bem: material, local e detentor.
2º passo: informar o bem que será adicionado ao principal
[3] Informe o número patrimonial do bem, ou informe o número antigo, e clique na lupa
superior.
O sistema preencherá automaticamente o campo [4] com a data corrente. Porém,
pode-se informar uma data futura, pertencente ao mês aberto.
Ao arrastar a barra horizontal para a direita, você poderá visualizar a descrição do
material, o local de origem e, se houver,o detentor do bem.
3º passo: confirmar operação
Após preencher os campos necessários, pressionando o botão confirmar.
A tela de relatórios será apresentada. (vide tópico Impressão de Relatórios).
1111.. BBAAIIXXAA
A baixa é a forma pela qual os bens, seja por desgaste natural ou por acidente,
obsoletismo, doação, extravio, roubo, etc, são retirados da carga do órgão e dos respectivos
detentores da responsabilidade.
Para acessá-la, posicione o cursor no menu, conforme abaixo:
11.1 Cadastro de Baixa
Para baixar um bem, siga os passos abaixo:
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA BAIXA, CERTIFIQUE-SE DE QUE:
• Tem permissão para acessar às funcionalidades deste módulo; • A Unidade Gestora está com o mês aberto igual ao mês em que ocorrerá à movimentação; • Há Órgão Externo cadastrado; • Há bens que estejam sendo utilizados atualmente no Órgão. Os bens deverão possuir data de contabilização para serem baixados.
1º passo: informar dados gerais da baixa
ABA DADOS GERAIS
No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior.
No campo [2] selecione um Tipo de Bem. Os tipos disponíveis serão os mesmos da
Entrada de Bens. Os bens deverão ser contabilizados.
O sistema preencherá automaticamente o campo [3] com a data corrente, porém pode-
se alterar o valor do campo para qualquer data desde que a mesma esteja dentro do mês em
aberto para a Unidade Gestora selecionada.
No campo [4] informe o tipo de baixa. Os tipos disponíveis podem ser cadastrados no
sistema a partir do menu tabelas/operações.
No campo [5] selecione a situação da baixa, dentre as opções:
Em andamento: Bens não serão contabilmente baixados.
Autorizada: Bens serão contabilmente baixados.
Não Autorizada: Bens não serão baixados.
Nota: O número da baixa só pode ser gerado em uma baixa em andamento ou somente após ser autorizada.
No campo [6] informe uma Entidade Externa ao órgão para a qual os bens serão
transferidos e clique na lupa superior. Este campo está ligado ao tipo de baixa, ou seja,
dependendo do tipo da baixa, o campo destino pode aparecer ou não. Quando não houver
destino, o campo aparecerá em branco no relatório.
No campo [7] selecione, se houver, um portador, o qual será o funcionário que irá
fisicamente transportar os bens da transferência para a entidade.
Utilize os botão + e - linhas [8] para adicionar documentos associados à baixa atual.
2° passo: informar itens da baixa
ABA ITENS
[1] Informe o número patrimonial do bem a ser baixado e/ou clique na lupa superior
para pesquisar.
O campo [2] é preenchido automaticamente pelo sistema quando o bem selecionado
para baixa possua outros bens associados ao mesmo, o sistema listará esses bens
subordinados e preencherá o campo ‘Superior’ com sua numeração patrimonial do bem
principal.
Note que na ilustração acima, o item 2 está subordinado ao item 1.
Após selecionar o material desejado, a descrição do mesmo aparecerá no campo [3].
Rolando a barra horizontal para a direita você terá acesso às outras informações do
bem selecionado, como a data de estorno (se houver),a localização atual, a situação física e o
valor do bem.
O campo situação física é preenchido automaticamente pelo sistema com o a
situação física que foi informada na entrada do bem. Informe a situação atual de acordo com o
tipo de baixa.
3º passo: informar roteiro de baixa
ABA TRAMITAÇÃO
No campo [1] selecione um roteiro para baixa dentre os possíveis cadastrados.
No campo [2] informe a data de execução da tarefa.
O campo [3] apresenta a tarefa. O sistema preencherá o campo automaticamente com
as tarefas pertinentes ao roteiro selecionado no campo ‘Roteiro Padrão’.
No campo [4] informe o nome do funcionário responsável por aquela atividade. Informe
o nome e clique na lupa superior.
Utilize os botões +- linhas para adicionar e/ou excluir tarefas.
4º passo: confirmar a operação
Após preencher os campos indicados, finalize a baixa pressionando o botão confirmar.
A tela de relatórios será apresentada para imprimir o termo de baixa. (vide tópico Impressão de
Relatórios).
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações).
11.2 Estorno
O módulo “Estorno” permite rever a posição de bens baixados anteriormente. Ao
efetuar o estorno, os bens retornão às suas condições anteriores.
1º passo: selecionar baixa para estorno
Consulte, no botão do canto inferior esquerdo, a baixa que desejar estornar.
2º passo: informar a data do estorno
Ao selecionar uma baixa, o sistema preenche automaticamente os campos com as
informações fornecidas anteriormente, no momento da baixa, deixando apenas o campo [1]
para ser informado pelo usuário.
No campo [1] informe uma data para execução do estorno do bem selecionado. A data
deve ser igual ou superior à corrente e manter-se no mês aberto da Unidade Gestora.
Ao arrastar a barra horizontal para a direita, poderá visualizar o endereço do bem antes
da baixa e a sua situação física.
Nota: Após o estorno, o sistema considerará como localização do bem, o endereço anterior à baixa.
3º passo: confirmar operação
Para confirmar o estorno, clique no botão confirmar.
Nota: A operação afeta o movimento contábil do mês.
Após a confirmação, a tela de relatórios será apresentada. (vide tópico Impressão de
Relatórios).
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações).
1122.. IINNVVEENNTTÁÁRRIIOO DDEE BBEENNSS
Um inventário geral de bens lista todos os bens integrantes do patrimônio, agrupados
de acordo com a finalidade da consulta.
Para fazer um inventário é necessário iniciar um processo de gerenciamento das
movimentações dos bens do patrimônio permanente. Isso quer dizer que o usuário terá que
cadastrar uma comissão de inventário, para fins de gerenciamento das movimentações feitas
com os bens do patrimônio permanente, incluindo atualização dos dados e localização de bens
cadastrados.
12.1 Formação de Comissão
A formação da comissão só se dará quando o inventário tiver cunho oficial.
O usuário define, no ato do cadastramento, o nome da comissão e os seus
integrantes, além de definir qual destes integrantes será o presidente.
Nota: A exclusão de uma comissão só será possível se ela não estiver associada a algum inventário.
1º passo: informar dados da comissão
ABA DADOS GERAIS
No campo [1] informe a Unidade Gestora a que pertence a comissão e clique na lupa
superior.
Após confirmar o cadastro, o sistema preenche automaticamente o campo [2] com uma
numeração para referência à comissão formada.
No campo [3] informe um nome para a comissão a ser formada.
No campo [4] informe a quantidade de integrantes da comissão a ser formada. O
sistema irá alterar essa numeração automaticamente em acordo com a quantidade de nomes
selecionados no campo de representantes.
Utilize o campo [5] para adicionar ou retirar linhas em que serão informados os nomes
dos componentes da comissão.
No campo [6] informe o nome do integrante da comissão e clique na lupa superior.
No campo [7] selecione um dentre os integrantes representantes da comissão para ser
o presidente da mesma.
No campo [8] informe o número do processo que oficializou a comissão de inventário
em questão.
No campo [9] pode-se informar o número da portaria publicada para comissão.
O sistema preencherá o campo [10] com a data corrente, porém pode-se alterar o valor
do campo para qualquer data anterior à data atual.
No campo [11] pode-se informar uma data para extinção da comissão a ser formada. A
data informada, não poderá ser maior que a data atual.
2º passo: confirmar a operação
Após preencher os campos indicados, finalize o cadastro pressionando o botão
confirmar. Após a confirmação, a tela de relatórios será apresentada. (vide tópico Impressão
de Relatórios).
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações).
12.2 Exportação para o Coletor - Inventário
A exportação de dados referentes ao bem patrimonial pode ser realizada por meio de
um coletor de dados e tem o objetivo de realizar inventário.
A seguir, será mostrado como exportar dados para um coletor. Acesse o menu:
1º passo: informar dados para exportação
No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior.
No campo [2] selecione o objetivo da exportação dos dados para o coletor, dentre as
seguintes opções: Criação de Órgão/U.G.; Extinção de Órgão/U.G; Inventario Geral; Baixa;
Conferencia; Inspeção/Avaliação; Levantamento; Passagem de carga.
O campo [3] será apresentado quando o usuário selecionar os objetivos
Inspeção/Avaliação e Inventário Geral. Para preencher o campo, informe o nome da comissão
desejada e clique na lupa superior.
No campo [4] selecione a forma de coleta de dados para o coletor, dentre as seguintes
opções:
• Automática – O número do levantamento é gerado pelo coletor.
• Manual. – O número do levantamento é gerado pelo sistema.
Observação: Quando o tipo de coleta for manual, o sistema deverá apresentar o
número do inventário gerado após confirmar a exportação, em forma de mensagem.
O campo [5] é preenchido automaticamente pelo sistema e não é editável.
No campo [6] selecione o modelo do coletor.
O campo [7] é o indicador para apresentar ou não a descrição do material com suas
características no coletor.
No campo [8] selecione a velocidade modelo do coletor, dentre as seguintes
opções:115200; 38400; 19200 ou 9600.
No campo [9] selecionar o tipo de bem para exportação: Próprio contabilizado; Próprio
controlado e/ou De terceiro. O usuário poderá selecionar todos os tipos.
No campo [10] informe, se houver, o material que deseja excluir da lista.
No campo [11] informe a unidade de localização que deseja vistoriar.
2º passo: exportar os dados
Após preencher os dados gerais, clique no botão
Em seguida, a caixa de diálogo a seguir será apresentada para executar a exportação:
12.3 Importação do Coletor - Inventário
A importação de dados do coletor para o sistema é a maneira que o usuário tem para
analisar o inventário estabelecido. Esta importação é gravada no Banco de Dados
para a posterior análise dos resultados.
Para realizar uma importação de dados, acesse o menu
“Inventário/Coletor/Importação” para exibir a tela a seguir:
1º passo: informar dados para a importação
No campo [1] o sistema deverá apresentar o Órgão, após seleção da Unidade Gestora.
No campo [2] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior.
No campo [3] informe o inventariante, ou seja, o funcionário responsável pelo inventário
e clique na lupa superior.
No campo [4] pode-se informar o número de patrimônio do coletor. Após informar,
clique na lupa superior.
No campo [5] selecione o modelo do coletor e no campo [6] selecione a velocidade
modelo do coletor.
Nota:
Ao importar do coletor os bens inventariados, o Sistema deverá verificar a existência de
bens com status EXTRAVIADO e modificar o status para UTILIZADO gerando assim registro
de alteração por LEVANTAMENTO para os bens pistolados neste inventario quando não
houver mudança de conta no status atual do bem, ou seja, o status do bem foi alterado para
extraviado ou em processo de localização, porém a conta de origem continua a mesma.
NOTA: Antes de modificar o status dos bens pistolados na importação do inventário o
Sistema informará através de mensagem se o usuário deseja ou não modificar o status destes
bens. Ao confirmar a modificação o Sistema modificará o status de todos os bens que foram
pistolados com status EXTRAVIADO para UTILIZADO.
Quando a modificação de status gerar modificação de conta, nos casos em que existe
configuração de mudança de conta no status atual do bem, (ex: o bem pertence à conta 35, no
momento em que seu status foi modificado para EXTRAVIADO, o bem foi transferido para a
conta 92 – Bens em Processo de Localização), ao modificar o status dos bens cuja conta atual
seja diferente da conta de origem, o Sistema não deverá alterar o status do bem pistolado,
permanecendo o Status (EXTRAVIADO).
2º passo: importar dados
Clique no botão . Em seguida, a caixa de diálogo a seguir será
apresentada para executar a importação:
Conecte o coletor para transmissão e coloque-o em modo de recepção de dados. O
sistema verificará se os dados obrigatórios estão preenchidos e deverá listar os seguintes
dados:
• Arquivos a enviar
• Memória livre do coletor (KB)
• Quantidade a transferir (KB)
• Velocidade da transmissão
Nota: Os dados importados deverão ser: • Número do patrimônio • Descrição do material • Situação física do patrimônio • Unidade de Localização • Local aonde o bem foi pistolado
O sistema atualiza os dados e verifica, para cada bem pistolado, se a situação
importada corresponde à situação armazenada.
12.4 Manutenção de Inventário
Após a conclusão dos procedimentos descritos nos tópicos anteriores, o levantamento
passa a estar disponível para quaisquer alterações e ajustes que se façam necessários. Essas
alterações poderão ser realizadas item a item ou por conjuntos de bens.
Nesta opção o usuário pode fazer alguma mudança no inventário, como por exemplo, a
localização inventariada ou acréscimo/retirada de bem inventariado através do coletor de
dados.
1º passo: consultar e selecionar o inventário desejado
Utilize o botão consulta na parte inferior da tela e busque o registro desejado. Após
selecionar o registro, a tela com as informações do registro surgirá:
Em seguida, para acrescentar ou excluir bens, clique na aba itens:
2º passo: acrescentar ou excluir bens
ABA ITENS
Utilize o botão [1] para acrescentar ou retirar linhas.
[2] Para adicionar um bem informe o número patrimonial.
Se o campo [3] estiver marcado quando a operação for confirmada, o bem será
excluído do registro.
Arrastando a barra horizontal para a direita você terá acesso a outras informações do
bem: se ele foi incluído no inventário por meio de uma edição; a sua localização; e a sua
situação física, esta última, permite alteração.
3º passo: confirmar a operação
Realizando as alterações que julgue necessárias, finalize a manutenção do inventário,
pressionando o botão confirmar.
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações).
12.5 Críticas ao Inventário
Os levantamentos e inventários concluídos permanecem registrados no sistema,
odendo ser acessados a qualquer momento para visualização ou emissão de relatórios
objetivando a conferência do levantamento em relação ao patrimônio.
Através da crítica ao inventário, o usuário poderá consultar todos os levantamentos
efetuados e obter relatórios que podem ser visualizados em tela ou direcionados para
impressora. A consulta aos relatórios poderá ser feita de acordo com a realização dos
levantamentos, ou seja, por localização ou por setor.
1º passo: informar dados para pesquisa
ABA EDIÇÃO
1133.. TTEERRMMOO DDEE RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEE
A emissão de um Termo de Responsabilidade é a forma legal de responsabilizar o
detentor pelos bens patrimoniais que estão sob a sua guarda.
Este termo tem seu envio e retorno controlados pelo funcionário do patrimônio por
meio da edição da data de retorno, e quando não assinado, o motivo da não assinatura. Se o
usuário trabalhar com assinatura eletrônica então o funcionário do patrimônio emite o relatório
e o responsável da UA, UL ou o Detentor deverá assiná-lo eletronicamente. Esta assinatura do
responsável pela localização deve ser cobrada pelo funcionário do patrimônio.
13.1 Emissão de Termo de Responsabilidade
Na tela de emissão, emite-se Termo de Responsabilidade pela unidade gestora (UG),
unidade de localização (UL), unidade administrativa (UA) ou responsável.
NOTA: ANTES DE EMITIR UM TERMO, CERTIFIQUE-SE DE QUE:
• Tem permissão para acessar às funcionalidades deste módulo; • Há Unidade de Localização cadastrada; • Há Unidade Administrativa cadastrada; • Há Responsável cadastrado e associado ou à U.L., U.A. ou como detentor de bens; • A Unidade Gestora está com o mês aberto em que ocorrerá a movimentação.
1º passo: informar dados gerais
ABA EDIÇÃO
No campo [1] informe a Unidade Gestora e em seguida clique na lupa superior.
O sistema preencherá o campo [2] com a data corrente, porém pode-se alterar a data.
O sistema preenche o campo [3] automaticamente, após a confirmação do cadastro,
com uma numeração para referência ao termo de responsabilidade.
O sistema preencherá o campo [4] com a data corrente.
O sistema preencherá o campo [5] com a data do recebimento do Termo de
Responsabilidade. Este campo se apresentará preenchido somente quando um termo que
tenha sofrido recebimento for consultado.
Os três campos mostrados por [6] são as formas de emissão de um termo de
responsabilidade. Preencha um dos campos e clique na lupa superior.
Nota: Quando o termo de responsabilidade for emitido por Responsável, ao informar o
nome e clicar na lupa superior, aparecerá abaixo do campo as opções U.A., U.L. e Detentor.
Marque as opções desejadas para a emissão do termo..
No campo [7] selecione os tipos de bem para emissão do termo de responsabilidade.
No campo [8] selecione entre as opções ‘Sim’ ou ‘Não’.
Sim: Opção exige que a emissão do termo de responsabilidade seja recebida para
conclusão da movimentação.
Não: Opção não exige que o termo de responsabilidade seja recebido para conclusão
da movimentação. Com esta opção o relatório não é armazenado no banco de dados.
No campo [9] selecione uma ordenação para os itens no termo de responsabilidade.
Marque o campo [10] se deseja visualizar os itens extraviados no termo de
responsabilidade.
Nos campos [11], [12] e [13] selecione em cada uma das opções as informações dos
itens que deseja que conste no termo.
2º passo: incluir informações no termo
Clique na aba opções se desejar incluir, no termo de responsabilidade, as seguintes
informações:
ABA OPÇÕES
Em [1] escolha entre opções Utilizar Inventário ou Informar manualmente os
Patrimônios.
Selecionando a primeira opção, preencha os campos.
No campo [2] selecione uma das opções:
Inventariados: Termo será emitido apenas com itens que estejam inventariados.
Não Inventariados: Termo será emitido apenas com itens que não estejam
inventariados.
Ambos: Serão emitidos dois Termos, um com os itens que estejam inventariados e um
outro com itens que não estejam inventariados.
No campo [3] selecione entre opções:
Por U.A.: Termo será filtrado por unidade administrativa.
Por U.L.: Termo será filtrado por unidade de localização.
No campo [4] pode-se informar um intervalo de numeração patrimonial.
No campo [5] pode-se informar um intervalo de datas referente ao período do
inventário.
No campo [6] selecione dentre um dos objetivos, em acordo com os selecionados no
cadastro do inventario.
No campo [7] pode-se informar um intervalo de valor de aquisição dos bens.
No campo [8] pode-se informar um intervalo de numeração relativa ao levantamento do
inventario.
Ao selecionar a opção Informar manualmente os Patrimônios, a tela aparecerá da
seguinte forma:
No campo [1] informe o número da transferência interna e clique na lupa superior. O
sistema irá retornar os bens que estão vinculados às transferências internas selecionadas
No campo [2] pode-se informar o número patrimonial do bem e após informar o número
clique na lupa superior.
As informações do bem, como sua descrição, se há algum item associado a ele,
situação física do bem e etc., aparecerão na linha do item.
3º passo: confirmar a operação
Após o preenchimento dos campo, finalize a operação clicando no campo confirmar.
O termo de responsabilidade será gerado de acordo com a definição do usuário. Após a
confirmação, a tela de relatórios será apresentada. (vide tópico Impressão de Relatórios).
13.2 Recebimento de Termo de Responsabilidade Para utilizar a confirmação do termo é preciso que o mesmo tenha sido emitido
eletronicamente.
Representa-se a confirmação de recebimento do termo de responsabilidade pelos
bens contidos na UA, UL ou Detentor. Este procedimento apenas é utilizado se o cliente
trabalhar com assinatura eletrônica. Caso contrário, o controle será feito pelo próprio
funcionário que emitiu o Termo de responsabilidade editando sua data de retorno e, quando
não assinado, o motivo da não assinatura.
1º passo: consultar e selecionar o termo de responsabilidade para avaliação
Primeiramente, deve-se realizar a consulta, clicando no botão consulta no canto
inferior esquerdo, do termo de responsabilidade desejado. Posteriormente a tela de filtros será
apresentada. Preencha com os dados sobre o registro procurado e clique em consulta
novamente.
Selecione com o clips o registro desejado e a tela com as informações do registro se
apresentará:
2º passo: receber ou rejeitar um termo
No campo [1] escolha entre as opções sim e não.
Sim: valida o aceite do termo de responsabilidade.
Não:invalida o aceite do termo de responsabilidade.
Caso a opção seja igual a ‘Não’, informe no campo [2] um motivo para a negação do
termo de responsabilidade.
3º passo: confirmar a operação
Finalizando o recebimento, clique em confirmar.
A tela de relatórios será apresentada para imprimir o termo de responsabilidade. Para
imprimi-lo, clique no botão gerar. (Vide tópico Impressão de Relatórios).
1144.. FFIINNAANNCCEEIIRROO
O módulo “Financeiro” possibilita o estabelecimento de parâmetros em determinado
período em relação à posição financeira do Órgão. Para acessá-lo clique no menu, conforme a
figura seguinte:
NOTA: é importante salientar que a reabertura de mês e ano só deveriam ter acesso usuários com conhecimento das operações contábeis realizadas, a fim de evitar alterações indesejadas.
14.1 Resumo Mensal de Bens - RMB
O RMB é o relatório conclusivo do Sistema de Patrimônio e resume todos os tipos de
movimentação efetuados no sistema. As entradas, as baixas e as transferências são
apresentadas em termos de valores para fechamento contábil.
A finalidade desse relatório é, principalmente, visualizar os valores envolvidos nos
trâmites dos bens patrimoniais durante o mês que foi encerrado. Esses valores emitidos pelo
setor de patrimônio devem ser comparados ao balancete contábil do mesmo período emitido
pelo setor financeiro. Ambos devem apresentar os mesmos fechamentos nos valores
envolvidos dos bens no período.
Para a emissão do RMB siga os passos abaixo:
1º passo: informar os dados gerais
No campo [1] informe uma ou mais Unidades Gestoras e clique na lupa superior para
validar.
O campo [2] será preenchido automaticamente pelo sistema. Apresentará o ultimo
ano/mês fechado da U.G.
No campo [3] informe o ano/mês de inicio e fim desejado, após selecionar a U.G.
No campo [4] pode-se marcar a opção de fechar mês, sendo que após este
fechamento não poderá realizar movimentação de transferência interna, transferência externa,
alteração de conta contábil e realização de baixa no ano/mês fechado.
Marque o campo [5] se desejar reprocessar um RMB de um mês fechado
anteriormente.
2º passo: confirmar a operação
Após preencher os campos desejados, clique no botão confirmar.
Após a confirmação, a tela de relatórios será apresentada. (vide tópico Impressão de
Relatórios).
14.2 Relatório de RMB
Observe o exemplo de RMB abaixo:
O item [1] apresenta o saldo da conta antes do período informado para o RMB.
O item [2] mostra o valor das entradas orçamentárias em cada conta. As entradas
orçamentárias são relativas ao processo de compra de bens.
O item [3] mostra o valor das entradas extra-orçamentárias em cada conta. As entradas
extra-orçamentárias são relativas à entrada de bens por doação, transferência interna entre
U.G.s e/ou entrada por modificação da conta do bem.
O item [4] mostra o valor das saídas de cada conta. As saídas poderão ocorrer por
transferência, baixa e/ou mudança de conta do bem.
O item [5] mostra o salto atual de cada conta, podendo assim ser comparado com o
item [1].
O item [6] mostra a conta 92. Esta conta pode aparecer ou não no RMB, isto depende
das definições no momento da implantação do sistema. Todas as entradas são
automaticamente contabilizadas nesta conta, mas devem ser transferidas para as contas
correspondentes a cada tipo de bem. No momento da emissão do RMB, esta conta deve estar
zerada.
O item [7] mostra o saldo atual total da U.G., no que diz respeito a bens patrimoniais.
NOTA: Durante a conferência do RMB, qualquer diferença encontrada nos valores pode indicar incoerências em algum trâmite de bens no sistema de patrimônio que é refletido nos valores incompatíveis das contas contábeis.
14.3 Razão
O efetivo controle patrimonial leva em conta o acompanhamento monetário dos bens.
O Sistema ASI permite a atualização dos seus valores expressos em reais ou em outra
moeda/indexador que venham a ser adotados através da aplicação de correção monetária e
depreciação, em consonância com a legislação vigente.
A correção monetária e a depreciação se aplicam especificamente às empresas
regidas pela Lei 6.404/76.
O menu “Financeiro/Razão” dá acesso à função do sistema, que permite a emissão de
relatórios de acompanhamento monetário dos bens, contemplando a aplicação de correção
monetária e depreciação.
Campo [1] U.G.: Selecione a Unidade Gestora do Órgão, por meio do botão de
pesquisa (lupa), indicado pela seta no canto superior direito da tela.
Campo[2] Tipo de Depreciação: Selecione o tipo de depreciação dentre as opções
disponíveis: Normal, Complementar, Diferença de IPC ou Especial.
Campo [3] Período: Informe o período que deseja consultar;
Os preenchimento dos demais campos desta tela são opcionais. Caso o usuário deseje
filtrar sua consulta, deve preenchê-los.
Após preencher os campos indicados, clique no botão Relatórios. A tela de impressão
será apresentada para imprimir o relatório desejado. (Vide tópico Impressão de Relatórios).
14.4 Ano e Mês de Referência da U.G.
Se o cliente possuir mais de uma U.G., esta função oferece a opção de fazer o
fechamento do mês em apenas uma delas ou não fazê-lo em uma determinada U.G.
1º passo: informar dados gerais
No campo [1] informe o nome do órgão e clique na lupa superior.
No campo [2] informe o nome da(s) U.G.(s) que deseja fechar mês e clique na lupa
superior.
No campo [3] informe a data do fechamento. No formato ano/mês.
2º passo: confirmar o fechamento
Após preencher os campos indicados, finalize o fechamento pressionando o botão
confirmar. A tela de impressão será apresentada para imprimir o relatório. (Vide tópico
Impressão de Relatórios).
1155.. DDEEPPRREECCIIAAÇÇÃÃOO
15.1 O que é Depreciação
Os Bens Patrimoniais, devido ao seu uso e pelo desgaste natural do tempo sofrem
desvalorização de seu valor original. Essa desvalorização recebe, em termos técnicos, o nome
de Depreciação.
Conforme a legislação, “depreciação é a diminuição do valor dos bens tangíveis ou
intangíveis, por desgastes, perda de utilidade por uso, ações da natureza ou obsolescência”.
Com exceção de terrenos e alguns outros itens, os elementos que integram o ativo
permanente tem um período de vida útil limitado, dessa forma, o desgaste ou obsolescência
desses bens deve ser registrado em conta própria retificadora de depreciação, a fim de
apresentar o verdadeiro valor dos ativos fixos nas demonstrações elaboradas pela
contabilidade.
Para depreciação, a base é a divisão de seu valor contábil pelo prazo de vida útil do
bem, observando-se que serão incluídas no valor contábil, bem como no valor da conta de
depreciação, os valores resultantes de reavaliações na forma da lei 4.320/64 em seu art. 148,
inciso V.
Mesmo não sendo prática comum, o cálculo da depreciação e seu cômputo no balanço
econômico das instituições de direito público, a Lei nº 4.320/64, art. 108, cita que as previsões
para depreciação serão computadas para efeito de apuração do saldo líquido das mencionadas
entidades.
15.2 Por que Depreciar
Empresas que pagam o imposto de renda sobre o lucro real têm a possibilidade de
declarar como despesa, a depreciação de seus bens. Desta forma, o não pagamento de mais
impostos passa a ser uma ajuda tributária às empresas.
Para exemplificar citam-se os veículos, que são depreciados 20% ao ano. Ao final de
cinco anos a empresa já terá jogado todo o seu valor como despesas operacionais; terá
reduzido o valor do IR a pagar e terá o valor correspondente para aquisição de um novo
veículo. Caso ela venda o veículo velho por algum valor, este é considerado como Valor
Salvado da Alienação de bens e Direitos.
Apesar desta ajuda tributária, atualmente, somente as empresas públicas trabalham
com depreciação de bens, porém de acordo com a resolução do Conselho Federal de
Contabilidade nº 1.136/08, que aprova a NBC T 16.9 Depreciação, Amortização e Exaustão,
os demais órgãos passarão a depreciar também os seus bens, em virtude das seguintes
considerações:
CONSIDERANDO a internacionalização das normas
contábeis, que vem levando diversos países ao processo de
convergência;
CONSIDERANDO o que dispõe a Portaria nº. 184/08,
editada pelo Ministério da Fazenda, que dispõe sobre as
diretrizes a serem observadas no setor público quanto aos
procedimentos, práticas, elaboração e divulgação das
demonstrações contábeis, de forma a torná-las
convergentes com as Normas Internacionais de
Contabilidade Aplicadas ao Setor Público;
CONSIDERANDO a criação do Comitê Gestor da
Convergência no Brasil, que está desenvolvendo ações
para promover a convergência das Normas Brasileiras de
Contabilidade Aplicadas ao Setor Público, às normas
internacionais, até 2012;
A referida Norma se aplica à União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios.
É valida para o exercício de 2010, de forma facultativa e obrigatoriamente em 2011 para União,
2012 para os Estados e 2013 para os municípios. (Portaria STN nº 467, de 6 de agosto de
2009.
15.3 Critérios de Classificação de Despesa dos Tipos de
Bem
A Portaria STN nº 448, de 13 de setembro de 2002, divulgou o detalhamento das
naturezas de despesas 339030, 339036, 339039 e 449052, com a finalidade de orientar os
entes da federação na classificação da despesa nos elementos de despesa mais utilizados.
Considera-se a composição grupalizada contida na norma de execução 06/93 (DOU de
30/12/93) e as taxas anuais mais usuais admitidas por atos normativos e já conhecidos no
Brasil (jornal do CRC de abril de 1994).
A tabela abaixo detalha a natureza de despesa nº 449052 – Equipamentos e Material
Permanente, da Portaria nº 448, de 13 de setembro de 2002.
AERONAVES Registra o valor das despesas com qualquer tipo de aeronave de asa fixa ou asa rotativa, tais como: avião, balão, helicóptero, planador, ultraleve e afins.
APARELHOS DE MEDIÇÃO E ORIENTAÇÃO
Registra o valor das despesas com todos os aparelhos de medição ou contagem. Quando estes aparelhos forem incorporados a um equipamento maior serão os mesmos considerados componentes, tais como: amperímetro, aparelho de medição meteorológica, balanças em geral, bússola, calibrador de pneus, cronômetro, hidrômetro, magnetômetro, manômetro, medidor de gás, mira-falante, níveis topográficos, osciloscópio, paquímetro, pirômetro, planimetro, psicrômetro, relógio medidor de luz, sonar, sonda, taquímetro, telêmetro, teodolito, turbímetro e afins.
APARELHOS E EQUIPAMENTOS DE COMUNICAÇÃO
Registra o valor das despesas com todo material considerado permanente, portátil ou transportável, de uso em comunicações, que não se incorporem em instalações, veículos de qualquer espécie, aeronaves ou embarcações, tais como: antena parabólica, aparelho de telefonia, bloqueador telefônico, central telefônica, detector de chamadas telefônicas, fac-símile, fonógrafo, interfone, PABX, rádio receptor, rádio telegrafia, rádio telex, rádio transmissor, secretaria eletrônica, telespeaker e afins.
APARELHOS, EQUIPAMENTOS, UTENSÍLIOS MÉDICOODONTOLÓGICO, LABORATORIAL E HOSPITALAR
Registra o valor das despesas com qualquer aparelho, utensílio ou equipamento de uso médico, odontológico, laboratorial e hospitalar que não se integrem a instalações, ou a outros conjuntos monitores. No caso de fazerem parte de instalações ou outros conjuntos, deverão ser considerados componentes, tais como: afastador, alargador, aparelho de esterilização, aparelho de Raio X, aparelho de transfusão de sangue, aparelho infravermelho, aparelho para inalação, aparelho de ultravioleta, balança pediátrica, berço aquecido, biombo, boticão, cadeira de dentista, cadeira de rodas, câmara de infravermelho, câmara de oxigênio, câmara de radioterapia, carro-maca, centrifugador, destilador, eletro-analisador, eletrocardiográfico, estetoscópio, estufa, maca, medidor de pressão arterial (esfignomanômetro), megatoscópio, mesa para exames clínicos, microscópio, tenda de oxigênio, termocautério e afins.
APARELHOS E UTENSÍLIOS DOMÉSTICOS
Registra o valor das despesas com aquisição de eletrodomésticos em geral e utensílios, com durabilidade superior a dois anos, utilizados em serviços domésticos, tais como: aparelhos de copa e cozinha, aspirador de pó, batedeira, botijão de gás, cafeteira elétrica, chuveiro ou ducha elétrica, circulador de ar, condicionador de ar (móvel), conjunto de chá/café/jantar, escada portátil, enceradeira, exaustor, faqueiro, filtro de água, fogão, forno de microondas, geladeira, grill, liquidificador, máquina de lavar louca, máquina de lavar roupa, máquina de moer café, máquina de secar pratos, secador de prato, tábua de passar roupas, torneira elétrica, torradeira elétrica, umidificador de ar e afins.
ARMAMENTOS
Registra o valor das despesas com armas de porte, portáteis transportáveis autopropulsionadas, de tiro tenso, de tiro curvo, central de tiro, rebocáveis ou motorizadas, rampas lançadoras de foguetes motorizadas e outros petrechos bélicos, tais como: Fuzil, metralhadora, pistola, revolver e afins.
COLEÇÕES E MATERIAIS BIBLIOGRÁFICOS
Registra o valor das despesas com coleções bibliográficas de obras científicas, românticas, contos e documentários históricos, mapotecas, dicionários para uso em bibliotecas, enciclopédias, periódicos encadernados para uso em bibliotecas, palestras, tais como: álbum de caráter educativo, coleções e materiais bibliográficos informatizados, dicionários, enciclopédia, ficha bibliográfica, jornal e revista (que constitua documentário), livro, mapa, material folclórico, partitura musical, publicações e documentos especializados destinados a bibliotecas, repertorio legislativo e afins.
DISCOTECAS E FILMOTECAS
Registra o valor das despesas com discos, CD e coleções de fitas gravadas com músicas e fitas cinematográficas de caráter educativo, científico e informativo, tais como: disco educativo, fita de áudio e vídeo com aula de caráter
educativo, microfilme e afins.
EMBARCAÇÕES
Registra o valor das despesas com todas as embarcações fluviais, lacustres ou marítimas exceto os navios graneleiros, petroleiros e transportadores de passageiros que são considerados como bens imóveis, tais como: canoa, casa flutuante, chata, lancha, navio, rebocador, traineira e afins.
EQUIPAMENTOS DE MANOBRA E PATRULHAMENTO
Registra o valor das despesas com todos os materiais permanentes utilizados em manobras militares e paramilitares, bem assim, aqueles utilizados em qualquer patrulhamento ostensivo, tais como: barraca, bloqueios, cama de campanha, farol de comunicação – mesa de campanha, pára-quedas, pistola de sinalização, sirene de campanha e afins.
EQUIPAMENTO DE PROTEÇÃO, SEGURANÇA E SOCORRO
Registra o valor das despesas com todos os materiais permanentes utilizados na proteção e segurança de pessoas ou bens públicos, como também qualquer outro utilizado para socorro diverso, ou sobrevivência em qualquer ecossistema, tais como: alarme, algema, arma para vigilante, barraca para uso não militar, bóia salva-vida, cabine para guarda (guarita), cofre, extintor de incêndio, pára-raio, sinalizador de garagem, porta giratória, circuito interno de televisão e afins.
INSTRUMENTOS MUSICAIS E ARTÍSTICOS
Registra o valor das despesas com todos os instrumentos de cordas, sopro ou percussão, como também outros instrumentos utilizados pelos artistas em geral. clarinete, guitarra, pistão, saxofone, trombone, xilofone e afins.
MÁQUINAS E EQUIPAMENTO DE NATUREZA INDUSTRIAL
Registra o valor das despesas com qualquer máquina, aparelho ou equipamento empregado na fabricação de produtos ou no recondicionamento de afins, tais como: balcão frigorífico, betoneira, exaustor industrial, forno e torradeira industrial, geladeira industrial, máquina de fabricação de laticínios, máquina de fabricação de tecidos e afins.
MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS ENERGÉTICOS
Registra o valor das despesas com máquinas, aparelhos e equipamentos não incorporáveis a instalações, destinados a geração de energia de qualquer espécie, tais como: alternador energético, carregador de bateria, chave automática, estabilizador, gerador, haste de contato, NO-BREAK, poste de iluminação, retificador, transformador de voltagem, trilho, truck-tunga, turbina (hidrelétrica) e afins.
MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS GRÁFICOS
Registra o valor das despesas com todas as máquinas, aparelhos e equipamentos utilizados em reprografia ou artes gráficas, tais como: aparelho para encadernação, copiadora, cortadeira elétrica, costuradora de papel, duplicadora, grampeadeira, gravadora de extenso, uilhotina, linotipo, máquina de OFF-Set, operadora de ilhoses, picotadeira, teleimpressora e receptadora de páginas e afins.
EQUIPAMENTOS PARA ÁUDIO, VÍDEO E FOTO
Registra o valor das despesas com aquisição de equipamentos de filmagem, gravação e reprodução de sons e imagens, bem como os acessórios de durabilidade superior a dois anos, tais como: amplificador de som, caixa acústica, data show, eletrola, equalizador de som, filmadora, flash eletrônico, fone de ouvido, gravador de som, máquina fotográfica, microfilmadora, microfone, objetiva, projetor, rádio, rebobinadora, retro-projetor, sintonizador de som, tanques para revelação de filmes, tape-deck, televisor, tela para projeção, toca-discos, vídeo-cassete e afins.
MÁQUINAS, UTENSÍLIOS E EQUIPAMENTOS DIVERSOS
Registra o valor das despesas com máquinas, aparelhos e equipamentos que não estejam classificados em grupo específico, tais como: aparador de grama, aparelho de ar condicionado, bebedouro – carrinho de feira, container, furadeira, maleta executiva, urna eleitoral, ventilador de coluna e de mesa e afins.
EQUIPAMENTOS DE PROCESSAMENTO DE DADOS
Registra o valor das despesas com todas as máquinas, aparelhos e equipamentos utilizados em processamento de dados de qualquer natureza, exceto quando for aquisição de peças destinadas à reposição diretamente ao equipamento ou mesmo para estoque, tais como: caneta óptica, computador, controladora de linhas, data show – fitas e discos magnéticos, impressora, kit multimídia, leitora, micro e minicomputadores, mesa digitalizadora, modem, monitor de vídeo, placas, processador, scanner, teclado para micro, urna eletrônica e afins.
MÁQUINAS, INSTALAÇÕES E ITENS. DE ESCRITÓRIO
Registra o valor das despesas com todas as máquinas, aparelhos e utensílios utilizados em escritório e destinados ao auxílio do trabalho administrativo, tais como: aparelho rotulador, apontador fixo (de mesa), caixa registradora, carimbo digitador de metal, compasso, estojo para desenho, globo terrestre, grampeador (exceto de mesa), máquina autenticadora, máquina de calcular, máquina de contabilidade, máquina de escrever, máquina franqueadora, normógrafo, pantógrafo, quebra-luz (luminária de mesa), régua de precisão, régua T, relógio protocolador e afins.
MÁQUINAS, FERRAMENTAS E UTENSÍLIOS DE OFICINA
Registra o valor das despesas com máquinas, ferramentas e utensílios utilizados em oficinas mecânicas, marcenaria, carpintaria e serralheria, não incluindo ferramentas que não façam parte de um conjunto, nem tão pouco materiais permanentes utilizados em oficinas gráficas, tais como: analisador de motores, arcos de serra, bomba para esgotamento de tambores, compressor de ar, conjunto de oxigênio, conjunto de solda, conjunto para lubrificação, desbastadeira, desempenadeira, elevador hidráulico, esmerilhadeira, extrator de precisão, forja, fundidora para confecção de broca, laminadora, lavadora de carro, lixadeira, macaco mecânico e hidráulico, mandril, marcador de velocidade, martelo mecânico, níveis de aço ou madeira, pistola metalizadora, polidora, prensa, rebitadora, recipiente de ferro para combustíveis, saca-pino, serra de bancada, serra mecânica, talhas, tanques para água, tarracha, testadora, torno mecânico, vulcanizadora e afins.
EQUIPAMENTOS E UTENSÍLIOS HIDRÁULICOS E ELÉTRICOS
Registra o valor das despesas com equipamentos destinados a instalação conservação e manutenção de sistemas hidráulicos e elétricos, tais como: bomba d’água, bomba de desentupimento, bomba de irrigação, bomba de lubrificação, bomba de sucção e elevação de água e de gasolina carneiro hidráulico, desidratadora, máquina de tratamento de água, máquina de tratamento de esgoto, máquina de tratamento de lixo, moinho, roda d’água e afins.
MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS AGRÍCOLAS E RODOVIÁRIOS
Registra o valor das despesas com todas as máquinas, tratores e equipamentos utilizados na agricultura, na construção e conservação de estradas, tais como: arado, carregadora, ceifadeira, compactador, conjunto de irrigação, conjunto motobomba para irrigação, cultivador, desintegrador, escavadeira, forno e estufa de secagem ou amadurecimento, máquinas de beneficiamento, microtrator – misturador de ração, moinho agrícola, motoniveladora, moto-serra, pasteurizador, picador de forragens, plaina
terraceadora, plantadeira, pulverizador, de tração animal ou mecânica, rolo compressor, roçadeira, semeadeira, silo para depósito de cimento, sulcador, trator de roda e esteira e afins.
MOBILIÁRIO EM GERAL
Registra o valor das despesas com móveis destinados ao uso ou decoração interior de ambientes, tais como: abajur, aparelho para apoiar os braços, armário, arquivo de aço ou madeira, balcão (tipo atendimento), banco, banqueta, base para mastro, cadeira, cama, carrinho fichário, carteira e banco escolar, charter negro, cinzeiro com pedestal, criadomudo, cristaleira, escrivaninha, espelho moldurado, estante de madeira ou aço, estofado, flipsharter, guarda-louça, guarda roupa, mapoteca, mesa, penteadeira,poltrona, porta-chapéus, prancheta para desenho, quadro de chaves, quadro imantado, quadro para editais e avisos, relógio de mesa/parede/ponto, roupeiro, sofá, suporte para tv e vídeo, suporte para bandeira (mastro), vitrine e afins.
OBRAS DE ARTE E PEÇAS PARA MUSEU
Registra o valor das despesas com objetos de valor artístico e histórico destinados a decoração ou exposição em museus, tais como: alfaias em louça, documentos e objetos históricos, esculturas, gravuras, molduras, peças em marfim e cerâmica, pedestais especiais e similares, pinacotecas completas, pinturas em tela, porcelana, tapeçaria, trilhos para exposição de quadros e afins.
SEMOVENTES E EQUIPAMENTOS DE MONTARIA
Registra o valor das despesas com animais para trabalho, produção, reprodução ou exposição e equipamentos de montaria, tais como: animais não destinados a laboratório ou corte, animais para jardim zoológico, animais para produção, reprodução e guarda, animais para sela e tração, selas e afins.
VEÍCULOS DIVERSOS
Registra o valor das despesas com veículos não classificados em subitens específicos, tais como: bicicleta, carrinho de mão, carroça, charrete, empilhadeira e afins.
VEÍCULOS FERROVIÁRIOS
Registra o valor das despesas com veículos empregados em estradas de ferro, tais como: locomotiva, prancha, reboque, tender, vagão para transporte de carga ou passageiros e afins.
PEÇAS NÃO INCORPORÁVEIS A IMÓVEIS
Registra o valor das despesas com materiais empregados em imóveis e que possam ser removidos ou recuperados, tais como: biombos, carpetes (primeira instalação), cortinas, divisórias removíveis, estrados, persianas, tapetes, grades e afins.
VEÍCULOS DE TRAÇÃO MECÂNICA
Registra o valor das despesas com veículos de tração mecânica, tais como: ambulância, automóvel, basculante, caçamba, caminhão, carro-forte, consultório volante, furgão, lambreta, microônibus, motocicleta, ônibus, rabecão, vassoura mecânica, veículo coletor de lixo e afins.
CARROS DE COMBATE Registra o valor das despesas com veículos utilizados em manobras militares, tais como: autochoque, blindado, carro-bomba, carro-tanque e afins.
EQUIPAMENTOS, PEÇAS E ACESSÓRIOS AERONÁUTICOS
Registra o valor das despesas com equipamentos, peças e acessórios aeronáuticos, tais como: hélice, microcomputador de bordo, turbina e afins.
EQUIPAMENTOS, PEÇAS E ACESSÓRIOS DE PROTEÇÃO AO VÔO
Registra o valor das despesas com equipamentos, peças e acessórios de proteção ao vôo, tais como: radar, rádio e afins.
ACESSÓRIOS PARA AUTOMÓVEIS
Registra o valor das despesas com acessórios para automóveis que possam ser desincorporados, sem prejuízo
dos mesmos, para aplicação em outro veículo, tais como: ar condicionado, capota, rádio/toca-fita e afins.
EQUIPAMENTOS DE MERGULHO E SALVAMENTO
Registra o valor das despesas com equipamentos destinados as atividades de mergulho e salvamento marítimo escafandro, jet-ski, tanque de oxigênio e afins.
EQUIPAMENTOS, PEÇAS E ACESSÓRIOS MARÍTIMOS
Registra o valor das despesas com equipamentos, peças e acessórios marítimos, tais como: instrumentos de navegação, instrumentos de medição do tempo, instrumentos óticos, instrumentos geográficos e astronômicos, instrumentos e aparelhos meteorológicos e afins.
EQUIPAMENTOS E SISTEMA DE PROTEÇÃO E VIGILÂNCIA AMBIENTAL
Registra o valor das despesas com equipamentos e sistema de proteção e vigilância ambiental.
EQUIPAMENTOS, SOBRESSALVENTES DE MÁQUINAS, MOTOR DE NAVIOS DE ESQUADRA
Registra o valor das despesas com componentes de propulsão de navios da esquadra e maquinarias de convés.
OUTROS MATERIAIS PERMANENTES
Registra o valor das despesas com materiais e equipamentos não classificados em sub-itens específicos.
A tabela abaixo apresenta a duração média (depreciação ao ano) dos bens
patrimoniais:
15.4 Bens Depreciáveis/ Não Depreciáveis
A depreciação de um ativo começa com sua utilização (quando sai do estoque). Veja
abaixo a relação dos bens depreciáveis e os bens não-depreciáveis:
Bens Depreciáveis
Podem ser objeto de depreciação todos os bens sujeitos ao desgaste pelo uso, ou por
causas naturais obsolescência normal, inclusive:
a) edifícios e construções (a partir da conclusão e início de utilização; o valor da
edificação deve ser destacado do valor do terreno);
b) projetos florestais destinados a exploração dos respectivos frutos.
O art. 25 da IN SRF nº 11/96 completou intrinsecamente uma relação de bens
susceptíveis de depreciação, a saber:
a) bens móveis e imóveis utilizados no desempenho de atividades de contabilidade;
b) os bens imóveis utilizados como estabelecimento da administração;
c) os bens móveis utilizados nas atividades operacionais, instalados em
estabelecimento da empresa;
d) os veículos do tipo caminhão, caminhonete de cabine simples ou utilitários utilizados
no transporte de mercadorias e produtos adquiridos para revenda, de matérias prima, produtos
intermediários e de embalagem aplicados a produção;
e) os veículos do tipo caminhão, caminhonete de cabine simples ou utilitário, as
bicicletas e motocicletas utilizadas pelos cobradores, compradores e vendedores, nas
atividades de cobrança, compra e venda, bem como os utilizados nas entregas de
mercadorias;
f) os veículos utilizados no transporte coletivo de empregados;
g) os bens móveis e imóveis utilizados em pesquisa e desenvolvimento de produtos e
processos;
h) os bens móveis e imóveis próprios, locados pela pessoa jurídica, e que tenham a
locação como objeto de sua atividade;
i) os bens móveis e imóveis objeto de arrendamento mercantil nos termos da Lei
6099/74, pela pessoa jurídica arrendadora; e
j) os veículos utilizados na prestação de serviços de vigilância móvel, pela pessoa
jurídica que tenha objeto essa espécie de atividade (art. 307 do RIR/99).
Bens Não Depreciáveis
Não será admitida quota de depreciação referente a:
a) terrenos, salvo em relação a melhoramentos ou construções;
b) prédios ou construções não alugados nem utilizados pelo proprietário na produção
dos seus rendimentos ou destinados a revenda;
c) bens que normalmente aumentam de valor com o tempo, como as obras de arte ou
antiguidades;
d) bens para os quais sejam registradas cotas de exaustão (art.307, parágrafo único do
RIR/99).
15.5 Métodos de Depreciação do Sistema ASI
O sistema ASI apresenta atualmente o método linear de depreciação. O método linear
consiste na aplicação de taxas constantes durante o tempo de vida útil estimado para o bem e
é o mais frequentemente utilizado.
Por exemplo, um veículo de passeio comprado por R$ 60.000, após sair do estoque e
ser utilizado durante 5 meses, de acordo com o método de depreciação linear, passa a ter o
valor contábil de R$ 55 mil. Veja abaixo:
Valor aquisição (histórico): R$ 60.000
Saída do estoque: 2009/01
Vida útil: 60 meses
Mês de referência
Valor residual Saldo depreciado/ acumulado
Vida útil (meses)
2009/01 R$ 59.000 R$ 1.000 59 2009/02 R$ 58.000 R$ 2.000 58 2009/03 R$ 57.000 R$ 3.000 57 2009/04 R$ 56.000 R$ 4.000 56 2009/05 R$ 55.000 R$ 5.000 55
Os veículos de passeio, de acordo com a referência contábil, depreciam 20% ao ano.
Em 5 anos depreciará totalmente, sendo então, a vida útil desse bem equivalente a 60 meses.
O sistema ASI calcula o valor a depreciar por mês de acordo com a conta contábil
associada ao material permanente:
Veja também: Outros métodos de depreciação
15.6 Outros métodos de depreciação não utilizados pelo sistema ASI
Existem vários métodos de depreciação além do método linear ou linha reta, tais como
o método da soma dos algarismos, o método das horas de trabalho e o método das unidades
produzidas.
Depreciação Acelerada Contábil
Em relação aos bens móveis poderão ser adotados, em função do número de horas
diárias de operação, os seguintes coeficientes de depreciação acelerada:
a) um turno de oito horas - 1,0;
b) dois turnos de oito horas - 1,5;
c) três turnos de oito horas - 2,0.
Este encargo deve ser registrado na legislação comercial.
Obs: Estes coeficientes de depreciação podem ser utilizados para um bem específico,
por exemplo, um veículo que é utilizado com maior frequência que os demais da mesma
categoria. Este recurso ainda não está disponível no sistema ASI.
Depreciação Acelerada Incentivada
Com o fim de incentivar a implantação ou modernização de instalações e
equipamentos, poderão ser adotados coeficientes de depreciação acelerada, a vigorar durante
o prazo certo para determinadas indústrias ou atividades.
A taxa da depreciação acumulada, incluindo a normal e acelerada não poderá
ultrapassar o custo de aquisição do bem.
A quota de depreciação acelerada, correspondente ao benefício, constituirá exclusão
do lucro líquido devendo ser escriturada no LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real). Quando
a depreciação atingir o total do valor do bem, este deverá ser adicionado ao lucro líquido para
efeito de determinar o Lucro Real.
15.7 Correção Monetária
Atualização Monetária é o nome que se dá no Brasil para os ajustes contábeis e
financeiros, realizados com o intuito de se demonstrar os preços de aquisição em moeda em
circulação no país (atualmente o Real), em relação ao valor de outras moedas (ajuste cambial)
ou índices de inflação ou cotação do mercado financeiro (atualização monetária propriamente
dita).
Como os órgãos, hoje, possuem bens que foram adquiridos antes do plano real, o
sistema apresenta o valor corrigido dos bens com base na UFIR (Unidade Fiscal de
Referência).
Conforme a Lei nº 8.383 de 30 de dezembro de 1991, art. 1º, foi instituída a Unidade
Fiscal de Referência (Ufir), como parâmetro de atualização monetária de tributos e de valores
expressos em cruzeiros (moeda vigente na época da legislação) na legislação tributária federal,
bem como os relativos a multas e penalidades de qualquer natureza”. (Vide Lei nº 9.430, de
1996).
A lei 9.249/95 expressa no artigo 30 que “os valores constantes da legislação tributária,
expressos em quantidade de UFIR, serão convertidos em Reais pelo valor da UFIR vigente em
1º de janeiro de 1996”.
Atualmente utiliza-se como índice, a Ufir de 1996. Calcula-se o valor do bem,
multiplicando-se por 0,8287. Por exemplo: Um bem adquirido, antes de 1993, pelo valor de Cr$
70 mil cruzeiros, o valor em UFIR seria de 58.009,00.
15.8 Reavaliação
Ao tratar de Ativo Permanente, a lei 4.320/64 permite que se proceda a avaliação e a
reavaliação dos Bens Móveis e Imóveis, procedimento este que, utilizado adequadamente, vem
a exprimir maior realidade do valor do patrimônio público.
Durante a elaboração dos inventários uma das providências será a avaliação dos
elementos constituintes do patrimônio, que se dá pelo valor de aquisição, de construção ou de
produção para os bens móveis e imóveis ou de produtos industriais.
Entende-se como reavaliação a técnica de atualização dos valores dos bens de uma
instituição, por meio do preço de mercado, fundamentada em laudos técnicos, onde a diferença
entre o valor originalmente registrado e o valor reavaliado deve ser registrada no patrimônio,
ocorrendo assim superveniência ativa (situação em que o valor registrado na contabilidade, por
qualquer motivo, sofre acréscimo independente de movimentação financeira).
Observe abaixo como funciona a Reavaliação de um bem no sistema ASI:
Nesta tela é possível alterar a vida útil do bem (em meses), bem como inserir um valor
a ser incorporado, para mais ou para menos.
1166.. MMOODDIIFFIICCAAÇÇÃÃOO
Neste módulo o usuário, após escolha da opção desejada, poderá modificar/atualizar
as diversas situações conforme o menu abaixo:
16.1 Modificação de Responsável do Local
Quando houver alguma alteração na hierarquia de responsabilidade de uma unidade
de localização (U.L.) ou de uma unidade administrativa (U.A.), ela deve ser registrada no banco
de dados.
Esta alteração pode ser uma mudança na hierarquia dos responsáveis já
cadastrados, adição de um responsável que substituirá outro responsável ou até mesmo sua
retirada.
Para fazer uma transferência de responsabilidade, o usuário deve verificar se a
mudança será pela UA ou UL. O procedimento de mudança é feito da seguinte forma:
1º passo: informar dados
Informe a Unidade Administrativa em [1] ou a Unidade de Localização em [2] e clique
na lupa superior.
Ao selecionar a U.L ou a U.A, o campo [3] será preenchido pelo sistema com as
informações sobre os responsáveis atuais .
Se desejar adicionar um responsável, clique no campo sinalizado por [4]. O sistema
repetirá o nome do responsável atual e criará mais um campo para ser preenchido com os
dados do novo responsável.
Nota: Ao adicionar um responsável, a princípio, ambos estarão com o mesmo número de ordem (01), numere este campo de acordo com a ordem de responsabilidade.
Se desejar modificar o responsável atual, no campo [5] informe o novo responsável.
Informe o nome e clique na lupa superior, faça o mesmo com a função. Preencha o campo
ordem com a numeração de ordem dos responsáveis. Marque o campo assinatura se desejar
que o responsável assine o termo de responsabilidade. Por último, preencha a data inicial da
vigência. A data inicial deve ser posterior às datas iniciais das últimas hierarquias (campo [3]).
2º passo: confirmar operação
Para finalizar a modificação do responsável, clique no botão confirmar. A tela de
impressão será apresentada para imprimir termo de transferência de responsável.
16.2 Modificação de Detentor 16.2.1 Modificação de Detentor do Bem
Para efetuar uma modificação de detentor do bem, deve haver uma condição que um
ou mais bens foram entregues a um funcionário que passará a ser o detentor destes bens.
Esta operação representa a inclusão, edição-exclusão (sob a condição de que não foi
assinado) e consulta de transferências para um detentor de bens. Ele pode ser
responsabilizado pelos bens ou não, dependerá do parâmetro que indica se o órgão trabalha
com este conceito. Quando o detentor é responsabilizado pelos bens então o termo de
responsabilidade emitido para um local ou setor não conterá os bens que estão sob a
responsabilidade de um detentor. Após o cadastramento da transferência, são emitidos termos
de responsabilidade que serão assinados pelos detentores envolvidos (anterior e novo). Se o
sistema trabalha com o processo de assinatura eletrônica então o detentor destino precisará
aceitar a transferência que passa a vigorar apenas após este procedimento ser efetuado.
16.2.2 Cadastro de Modificação do Detentor
É necessário cadastrar as alterações de responsabilidade dos bens contidos num
setor, local ou que estejam com algum detentor.
A seguir, será mostrado como cadastrar um detentor para um ou vários bens.
1° passo: informar dados
No campo [1] informe o nome da Unidade Gestora e/ou clique na lupa superior.
No campo [2] informe o nome do funcionário que será o detentor do bem e/ou clique na
lupa superior.
No campo [3] selecione se deseja ou não que esta transferência exija recebimento.
No campo [4] selecione se a detentor do bem também será responsável por ele.
No campo [5], informe o número patrimonial do bem que ficará sob posse do detentor
e/ou clique na lupa superior. Ao informar o número patrimonial, o sistema completa os campos
com as informações do bem.
2° passo: confirmar operação
Preenchendo os campos necessários, clique no botão confirmar e a tela abaixo será
apresentada:
Para finalizar, clique no botão Confirmar. A tela de relatórios será apresentada para a
impressão do termo de transferência de detentor. (vide tópico Impressão de Relatórios).
16.2.3 Recebimento
Se o usuário exigir, no ato do cadastro, assinatura eletrônica, a confirmação de
transferência de detentor deve ser efetuada no menu “Modificação/Detentor do
Bem/Recebimento”.
Veja como aceitar ou recusar um pedido de transferência de detentor de bem.
1º passo:encontrar o registro desejado
Preencha os campos que julgar necessários para encontrar o registro e/ou clique no
botão consulta.
O sistema apresentará o resultado da pesquisa.
Selecione o resgistro desejado clicando no clips. Uma tela será aberta para o aceite de
transferência.
2º passo: aceitar ou recusar a transferência
Selecione, no campo indicado, se aceita ou não a transferência.
3º passo: confirmar a operação
Após definir se aceita ou não a transferência, clique no botão Confirmar.
16.3 Modificação de Situação física
Se após um inventário, for constatado fisicamente que um bem não se encontra mais
em estado de uso, ou está danificado, a situação física pode ser alterada no sistema.
Toda alteração fica registrada no sistema, mantendo um histórico para fins de
consultas e emissão de relatórios, quando for o caso, desde sua entrada até sua baixa no
sistema.
Veja como modificar a situação física do bem:
1º passo: informar dados
No campo [1] informe o nome da Unidade Gestora e clique na lupa superior.
O campo [2] pode ser utilizado para selecionar a situação física que será comum a
todos os bens que estarão listados no campo seguinte.
No campo [3] informe o número patrimonial do bem e/ou clique na lupa superior. Ao
informar um bem, o sistema preencherá os campos seguintes com as informações do bem. Se
desejar adicionar mais bens, clique no botão + linhas.
No campo [4] selecione uma nova situação física para o bem, caso não tenha
preenchido o campo [2].
2º passo: confirmar a operação
Finalize a modificação de situação física pressionando o botão confirmar.
16.4 Modificação do Número Patrimonial
Este módulo é utilizado para modificar números patrimoniais, quando existem bens
cujos números patrimoniais estão incorretos ou tiveram sua plaqueta trocada. Este registro é
importante na emissão de relatórios de histórico do bem desde a entrada até a baixa no
sistema.
Para efetuar esta operação, siga as instruções abaixo:
1º passo: informar dados para modificação
No campo [1] informe a Unidade Gestora (U.G.). Posicione o cursor do mouse dentro
do campo [1] e clique na lupa de pesquisa para procurar e anexar;
O nome do órgão será apresentado automaticamente, após a seleção da Unidade
Gestora.
No campo [2] informe o nome do usuário responsável. O sistema identifica o usuário
que efetuou o login, porém é possível selecionar outro responsável, por meio da lupa de
pesquisa;
No campo [3] digite o número do Patrimônio atual e em seguida o sistema apresentará
a descrição do bem relacionado;
O campo "Prefixo" não é editável e deverá ser apresentado após a seleção do número
de patrimônio. Caso o patrimônio informado esteja num intervalo de número patrimonial que
possua prefixo, o mesmo deverá ser exibido. Caso não haja prefixo, o campo ficará em branco.
No campo [4] informe o novo código para o novo número patrimonial do bem
selecionado. O código deverá respeitar o intervalo patrimonial do bem informado. Ao informar
vários bens que encontram-se no mesmo intervalo patrimonial, poderá utilizar a funcionalidade
do sistema de gerar uma seqüência a partir do primeiro bem informado (Botão ). O
tamanho do número deverá ser estabelecido conforme necessidade do cliente na implantação
do sistema.
Arraste a barra de rolagem para visualizar e preencher os outros campos da tela. Veja
abaixo:
No campo [5] informe um novo número para o referido patrimônio. Se houver prefixo, o
sistema exibirá um novo número sequencialmente e não será possível editar este campo;
O campo [6] é apresentado após a seleção do número de patrimônio, e refere-se ao
endereço físico onde o bem selecionado se encontra no momento;
2º passo: confirmar operação
Após o preenchimento das informações acima, finalize e modificação do número
patrimonial clicando no botão confirmar.
16.5 Modificação de Status do Bem
Um bem que foi considerado extraviado, porque não o encontraram fisicamente em
nenhum local do Órgão, ou foi encontrado depois de ter sido considerado extraviado, ou ainda,
não têm mais utilidade no local em que está e então é colocado em disponibilidade; todas estas
modificações devem ser registradas no sistema.
Este módulo apresenta a inclusão de uma alteração de status, na qual possibilita a
edição ou exclusão do último histórico de alteração de status, sob a condição de que este
histórico não tenha sido efetuado por motivo de transferência ou baixa e que não tenha
movimentações posteriores a alteração de status. Pode-se efetuar a consulta do status do bem
desde a sua entrada no sistema. É possível a edição de histórico de alterações do status, que
não sejam os últimos, a fim de alterar somente as observações, o processo e responsável pela
alteração.
Veja como alterar o status do bem:
ABA DADOS GERAIS
1º passo: informar dados
No campo [1] informe o nome da Unidade Gestora e clique na lupa superior. Ao
informar a U.G., o sistema preencherá automaticamente o campo Órgão.
No campo [2] informe o tipo de operação que está realizando. Poderá ser: Modificação
de Status ou Processo de Sindicância.
No campo [3] informe a data de modificação do status, ou seja, a data contábil da
alteração de status. Essa data informada deve estar dentro do mês aberto da U.G., podendo
ser anterior ou posterior à data atual.
No campo [4] pode-se informar o número do processo referente à alteração de status.
No campo [5] selecione o novo status dos bens, sendo:
Utilizado: O bem patrimonial está sendo utilizado.
Disponível: O bem patrimonial está disponível para transferência.
Indisponível: O bem patrimonial está indisponível para transferência.
Extraviado: O bem patrimonial não foi localizado fisicamente dentro do Órgão. Ao
selecionar esta opção o bem permanecerá na U.L. atual, contudo é transferido para a conta
pré-definida.
No campo [6] o sistema exibe o nome do funcionário logado no sistema, porém este
campo pode ser alterado realizando pesquisa por funcionário.
2º passo: informar os números patrimoniais a alterar o status
No campo [7] informe o número patrimonial dos bens que sofrerão alteração de status.
Informe o número e/ou clique na lupa superior.
Arraste a barra horizontal para visualizar e preencher os outros campos.
No campo [8] informe o parecer para a transferência de status do bem.
3º passo: confirmar a operação
Para finalizar a operação, clique no botão confirmar.
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações).
16.6 Modificação de Conta Contábil
A conta de um material previamente cadastrado pode ser modificada. Esta operação
altera todos os materiais pertencentes àquele código de material, gerando uma movimentação
financeira de entrada e saída para acerto entre contas. Veja como é feita a mudança:
1º passo: informar dados para modificação
ABA EDIÇÃO
No campo [1] informe o material cuja conta será alterada e clique na lupa superior.
Ao preencher o campo material, o campo [2] será preenchido automaticamente.
No campo [3] informe a nova conta do material e clique na lupa superior.
No campo [4] informe o ano/mês de troca de conta contábil, sendo necessário estar
dentro do ano/mês em aberto da U.G.
2º passo: conferir os patrimônios
ABA ITENS
O sistema listará os patrimônios vinculados ao material selecionado no 1º passo,
somente para visualização (não editável).
3º passo: confirmar operação:
Finalize a modificação pressionando o botão confirmar.
16.7 Modificação Alteração Individual
Este módulo tem como objetivo modificar características individuais do bem
patrimonial, informados na entrada.
1º passo: informar dados
ABA DADOS GERAIS
No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior.
No campo [2] informe o número patrimonial do bem que deseja alterar e clique na lupa
superior.
O sistema completará a tela com as informações do bem.
O usuário poderá alterar ou incluir os seguintes registros:
Campo [3]: pode-se informar o número do patrimônio antigo do bem.
Campo [4]: pode-se modificar o valor de aquisição, sendo necessário ter adicionado ao
seu perfil essa funcionalidade.
Nota: Sobre a funcionalidade PERMITIR ALTERAÇÃO NO VALOR DE AQUISIÇÃO • Essa funcionalidade permite alterar o valor individual do bem desde que o ano/mês aberto da U.G. seja menor que o ano/mês atual. • O reprocessamento do RMB ocorrerá automaticamente após a mudança do valor de aquisição do bem. • O sistema reprocessará todos os registros desde o ano/mês de entrada do bem até o último ano/mês de fechamento, ou seja, o ano/mês de fechamento do último RMB.
Caso esta funcionalidade não esteja adicionada ao perfil, o campo valor de aquisição
ficará não editável.
Campo [5]: pode-se incluir ou modificar a data de inicio e fim da garantia.
Campo [6]: pode-se incluir ou modificar a data de recebimento.
Campo [7] pode-se modificar o tipo do bem, sendo permitido apenas quando não existir
movimentação financeira.
Obs: Após modificar o tipo de bem será necessário alterar o tipo de entrada.
Campo [8] pode-se modificar o tipo de entrada.
Obs.: Caso exista conta contábil vinculada com o tipo de entrada a modificação
somente deverá ser permitida para os tipos que tiverem a mesma conta contábil.
Campo [9]: pode-se modificar o fornecedor. Informe o nome do novo fornecedor e
clique na lupa superior.
Campo [10] pode-se modificar o material, quando:
• O bem estiver na conta de estoque;
• Não existir data de contabilização do bem.
Não se pode alterar, quando:
• Existir movimentação (Transferência interna, externa, baixa e modificação de conta
contábil) do bem selecionado, após data da modificação.
• A conta contábil for diferente do novo material selecionado.
Campo [11] pode-se modificar os dados dos documentos: número, data, emitente e
contato.
ABA CARACTERÍSTICAS
Dados apresentados conforme configuração do material.
No campo [1] pode-se informar ou alterar a descrição complementar do patrimônio.
No campo [2] pode-se incluir ou modificar o marca, para isto, informe a nova marca e
clique na lupa superior.
No campo [3] pode-se incluir ou modificar o modelo, para isto, informe o novo modelo e
clique na lupa superior.
2º passo: confirmar operação
Após preencher os campos que julgar necessários, clique no botão confirmar.
16.8 Modificação de Valor de Mercado
Este módulo tem como objetivo modificar o valor de mercado do bem patrimonial.
1º passo: informar dados para modificação
No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior.
O sistema deverá apresentar o Órgão, após seleção da Unidade Gestora.
No campo [2] pode-se informar um texto livre sobre a modificação do material.
No campo [3] informe o número patrimonial do bem que deseja alterar o valor de
mercado.
Após informar o número patrimonial e clicar na lupa superior, o sistema preencherá o
campo material e valor de mercado automaticamente.
No campo [4] informe o novo valor de mercado, seguindo a seguinte regra:
• Não poderá ser zero (0,00).
• Não poderá ser o mesmo do valor atual.
2º passo: confirmar operação
Clique em Confirmar para gravar os dados e finalizar a operação.
16.9 Modificação de Material
Este módulo tem como objetivo modificar a descrição do material, o qual pode estar
vinculado a vários bens, por exemplo: alterar o material cadeira giratória por cadeira fixa.
Veja como realizar a alteração:
1º passo: informar dados
No campo [1] informe o material que deseja modificar e clique na lupa superior.
O campo conta será preenchido automaticamente após a seleção do material.
No campo [2] informe o novo nome do material e clique na lupa superior.
A conta relacionada ao material informado será preenchida automaticamente pelo
sistema.
No campo [3] informe a data de troca de material, sendo necessário estar dentro do
ano/mês em aberto da U.G.
2º passo: confirmar operação
Após preencher os campos necessários, clique no botão Confirmar para salvar e
finalizar a operação.
1177.. SSEELLEEÇÇÃÃOO DDEE BBEENNSS
A Seleção de Bens pode ser manual ou, através do coletor de dados, automática. Esta
operação proporciona a facilidade de escolher certos bens a fim de executar algumas tarefas,
tais como: Baixa e Transferência.
Para executá-la, clique no menu, conforme apresentado na figura seguinte:
A tela abaixo será apresentada:
1º passo: informar dados
No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior.
Ao informar a Unidade Gestora, o campo Órgão será preenchido automaticamente pelo
sistema.
No campo [2] informe o objetivo da seleção dos bens.
No campo [3] informe o número patrimonial do(s) bem(s) e clique na lupa superior.
Ao informar o número patrimonial, o sistema preencherá os campos com as
informações do bem. Ao arrastar a barra horizontal, será possível visualizar as outras
informações do bem que foram disponibilizadas pelo sistema.
2º passo: confirmar a operação
Após executar as instruções indicadas acima, finalize a seleção de bens pressionando
o botão Confirmar. Se a seleção for automática (utilização do coletor), pressione o botão
Importar.
1188.. TTAABBEELLAASS
O funcionamento do sistema de patrimônio está vinculado aos dados de uma série de
tabelas existentes internamente. As tabelas fazem parte do módulo central de cadastro das
informações elementares, as quais subsidiarão as funções de diversos formulários.
Trabalhar com o sistema sem que existam dados nas tabelas, se torna inviável, visto
que o sistema só estará pronto para uso rotineiro após o cadastramento das mesmas, pois
serão consultadas nos diversos módulos e grande parte das telas apresentadas tem seu
funcionamento condicionado às tabelas.
As tabelas agilizam o registro de entrada de dados, diminuindo a possibilidade de erros
e permite consultas através de listas. O acesso ao módulo de tabelas é esporádico durante
operações normais de entradas, transferências e baixas do patrimônio. Contudo, essas tabelas
são de preenchimento obrigatório e devem preceder qualquer outro procedimento no sistema.
O usuário deve ter a permissão necessária para efetuar a operação solicitada neste
módulo, no qual pode-se incluir, alterar, excluir ou visualizar os dados nas tabelas auxiliares.
Estas informações são utilizadas por todos os sistemas de gestão ASI.
NOTA: Algumas tabelas do sistema já são alimentadas com dados pela Link-Data no momento da implantação do sistema.
O cadastramento das informações nas tabelas é feito através de telas de entrada de
dados, acessadas no menu, conforme a figura:
» DICA: * Os campos das tabelas que aparecem com o fundo sombreado indicam que não há necessidade de entrada de dados e não podem ser pesquisados. Exemplos: órgão, numeração seqüencial e datas. * Se o campo bloqueio for marcado, a data de bloqueio será preenchida automaticamente (data atual). Indica que determinada informação/condição foi restrita temporariamente naquela operação.
18.1 Localidade
O cadastramento de localidades, tais como país, região, unidade de federação,
cidade, instalação e endereço, é realizado acessando o menu:
18.1.1 País
A partir desta tabela o usuário poderá incluir, alterar, excluir e consultar um
determinado País. Esta informação é utilizada para compor endereços.
1º passo: informar dados
No campo [1] digite o nome do país que será cadastrado.
No campo [2] informe a sigla do país.
O campo bloqueio [3] é utilizado para bloquear um país já cadastrado. Se o campo [3]
for marcado, o país será bloqueado e a data de bloqueio será preenchida automaticamente
(data atual do sistema), após a confirmação.
2º passo: confirmar operação
Após o preenchimento dos campos, finalize o cadastro pressionando o botão
Confirmar.
18.1.2 Região
Na tabela região pode-se incluir, alterar ou excluir e consultar uma determinada
Região. Esta informação é utilizada para compor endereços.
1º passo: informar dados
No campo [1] informe o nome da região.
No campo [2] informe através da lupa de pesquisa, a região superior, se houver.
2º passo: confirmar operação
Após o preenchimento dos campos necessários, finalize o cadastro pressionando o
botão Confirmar.
18.1.3 Unidade da Federação
O cadastramento das Unidades de Federação (U.F.) é realizado conforme as
instruções abaixo:
1º passo: informar dados
No campo [1] informe o nome da unidade da federação.
No campo [2] digite o nome do país e/ou clique na lupa superior.
No campo [3] informe a sigla da unidade da federação.
2º passo: confirmar a operação
Após preencher os campos indicados, finalize o cadastro pressionando o botão
Confirmar.
18.1.5 Cidade
A tabela Cidade tem por objetivo cadastrar cidades no sistema. Para incluir uma cidade
acesse pelo Menu Tabelas/ Localidade/ Cidade.
Observe o exemplo a seguir:
1º passo: Informar dados gerais da cidade
No campo [1] digite o nome da cidade a ser incluída;
No campo [2] selecione a Unidade de Federeção (U.F.) da cidade. Posicione o cursor
do mouse dentro do campo [2] e clique na lupa superior [5] para anexar a U.F;
No campo [3] digite o nome do país;
No campo [4] informe a região em que a referida cidade se encontra. Clique na lupa
superior [5] para selecionar e anexar (lookup);
O usuário poderá informar o Código IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e
Estatística para a cidade, caso o possua;
O campo "bloqueio", quando selecionado, bloqueia a cidade. A data automaticamente
será preenchida pelo sistema com a data atual.
2º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações acima, confirme a operação clicando no botão
Confirmar. A seguinte mensagem será apresentada: "Cidade gravada com sucesso".
18.1.6 Instalação
A tabela Localidade - Instalação tem por objetivo cadastrar as instalações, ou seja, as
edificações onde serão relacionados os endereços. Por exemplo: Edifício 7 de setembro
(instalação), 2º andar sala 25 (endereço).
Para incluir uma instalação, acesse pelo Menu Tabelas/ Localidade/ Instalação.
Observe um exemplo de inclusão a seguir:
1º passo: Informar dados gerais da instalação
No campo [1] preencha o nome da Instalação;
No campo [2] preencha o endereço da referida instalação;
No campo [3] selecione a cidade. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [3] e
clique na lupa superior [4] para pesquisar e anexar (look up);
Preencha as demais informações, tais como: bairro e CEP;
O campo "Bloqueio", se marcado, bloqueia uma instalação já cadastrada. A data é
preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual.
2º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações, confirme a inclusão de instalação clicando no
botão Confirmar. A seguinte mensagem será apresentada: "Instalação gravada com sucesso".
18.1.7 Endereço
A tabela Localidade - Endereço tem por objetivo cadastrar o endereço, que é o lugar
físico onde se encontra um bem. Um endereço é a junção da instalação (edifício) com a
descrição de andar e sala de cada setor / seção. A tabela de localidade enquadra determinado
lugar em um endereço previamente cadastrado na tabela Localidade/Instalação.
Na tela de edição é possível efetuar cadastro, inclusão, alteração, exclusão, consultas,
visualização de endereços, bem como impressão de relatórios.
O acesso se dá pelo Menu Tabelas/ Localidade/ Endereço. Observe o exemplo de
inclusão a seguir:
1º Passo: Informar dados gerais do Endereço
No campo [1] informe o nome do endereço.
No campo [2] selecione a instalação. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [2]
e clique na lupa superior [3] para pesquisar e anexar (lookup);
No campo [4] informe um local superior referente a instalação. Pesquise na lupa
superior [3];
O campo "Bloqueio", se marcado, bloqueia um Endereço cadastrado. A data será
preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual.
2º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações, confirme a inclusão de endereço clicando no
botão Confirmar. A seguinte mensagem será apresentada: "Endereço gravado com sucesso".
18.2 Estrutura Organizacional
Esta tabela refere-se ao conjunto de informações das características funcionais do
órgão.
18.2.1 Centro de Custo
A partir desta tabela o usuário tem permissão de inclusão, exclusão, edição e consulta
de um Centro de Custos-CC.
Centro de custo é a unidade do órgão onde é aplicado orçamento. Um centro de custos
pode representar varias unidades do órgão. A maioria dos órgãos tem apenas um centro de
custos onde é determinada toda a aplicação do orçamento.
Nota: Só é possível excluir um Centro de Custo que não foi associado a uma Unidade de Localização.
Observe o exemplo de inclusão de um C.C.:
1º passo: informar dados
No campo [1] informe o órgão e clique na lupa superior.
No campo [2] digite o nome do Centro de Custo que será cadastrado.
No campo [3] informe, se houver, o Centro de Custo Superior e clique na lupa superior.
Observação: Se o campo Bloqueio for marcado, a data de bloqueio será preenchida
automaticamente.
2º passo: confirmar operação
Para finalizar o cadastro, pressione o botão Confirmar.
18.2.2 Unidade Administrativa
A Unidade Gestora do Órgão é formada por várias unidades administrativas.
Eventualmente faz-se necessário o cadastramento de novas unidades administrativas visando
atender mudanças na hierarquia ou organograma do Órgão.
Para cadastrar uma U.A, acesse pelo Menu Tabelas/ Estrutura Organizacional/
Unidade Administrativa, conforme figura abaixo:
A partir da tela de edição efetua-se inclusão e exclusão de U.A's. É possível também
alterar uma unidade administrativa já existente, bem como realizar consultas por meio do
botão do canto inferior esquerdo.
NOTA: O sistema só permitirá a exclusão se não houver nenhuma Unidade Localização vinculada à Unidade Administrativa.
Observe o exemplo de inclusão a seguir:
1º passo: Informar dados gerais da Unidade Administrativa
ABA DADOS GERAIS
No campo [1] digite o nome da Unidade Administrativa que está sendo criada;
No campo [2] informe a sigla da Unidade Administrativa;
No campo [3] informe a Unidade Administrativa hierarquicamente superior, se houver.
Digite o nome ou parte do nome da U.A superior e clique na lupa superior para anexar (lookup);
O nome do Órgão será apresentado automaticamente, de acordo com o órgão
escolhido no momento do login do sistema;
O botão "bloqueio", quando marcado, especifica se a U.A. está disponível ou não para
o sistema. A data de bloqueio será preenchida automaticamente com a data atual, após a
confirmação.
2º passo: informar os responsáveis pela Unidade Administrativa
Clique na aba Responsáveis para informar os responsáveis pela Unidade
Administrativa.
ABA RESPONSÁVEIS
No campo [1] informe o nome do funcionário responsável pela Unidade Administrativa.
Digite o nome ou parte do nome do funcionário e clique na lupa superior [5] para anexar
(lookup).
No campo [2] informe a função deste funcionário. Digite a função e clique na lupa
superior [5] para anexar (lookup);
No campo [3] informe a ordem do responsável e a assinatura. Marque a opção
"assinatura" caso a assinatura do responsável seja exigida;
No campo [4] preencha a data de inicio e de fim de vigência do responsável;
Poderá haver outros responsáveis pela U.A. Neste caso acrescente mais linhas e
repita os mesmos procedimentos.
3º passo: Confirmar operação
Após preenchimento de todas as informações, confirme a inclusão da Unidade
Administrativa. Clique no botão Confirmar.
A seguinte mensagem será apresentada: "Registro gravado com sucesso".
18.2.3 Unidade de Localização
A tabela de unidade de localização-UL é composta pelas informações da UG, UA, CC e
localidade. Pode-se ainda adicionar algumas informações complementares, tais como telefone,
ramal, número de funcionários e contabilização por localização.
A partir da tela de edição efetua-se inclusão, exclusão e consultas, utilizando o botão
Consulta no canto inferior esquerdo, de uma unidade de localização.
NOTA: O sistema permitirá a exclusão de uma U.L. apenas se não estiver registrado nenhum movimento.
Observe o exemplo seguinte de uma inclusão de U.L.:
1º passo: informar dados para cadastro
ABA DADOS GERAIS
No campo [1] digite o nome ou parte do nome da unidade administrativa e clique na
lupa superior.
No campo [2] pode-se informar uma sigla para identificação da Unidade de Localização
a ser adicionada.
No campo [3] informe o centro de custos e clique na lupa superior.
No campo [4] informe o endereço e clique na lupa superior.
Pode-se complementar o endereço preenchendo os campos telefone, ramal e número
de funcionários.
No campo [5] selecione se deseja associar uma conta para contabilizar bens que
podem vir a ser transferidos para a Unidade de Localização a ser adicionada. Se marcar sim,
informe o nome da conta no campo correspondente e clique na lupa superior.
Marque o campo [6] se desejar bloquear a U.L. O sistema preencherá a data de
bloqueio automaticamente.
2º passo: informar o responsável pela unidade de localização
ABA RESPONSÁVEIS
No campo [1] informe o nome do funcionário responsável pela Unidade de
Localização. Digite o nome ou parte do nome do funcionário e clique na lupa superior para
anexar (lookup)
No campo [2] informe a função deste funcionário. Digite a função e clique na lupa
superior para anexar (lookup);
No campo [3] informe a ordem do responsável e a assinatura. Marque a opção
"assinatura" caso a assinatura do responsável seja exigida;
No campo [4] preencha a data de inicio e de fim de vigência do responsável;
Poderá haver outros responsáveis pela U.L. Neste caso acrescente mais linhas e repita
os mesmos procedimentos.
3º passo: Confirmar operação
Após preenchimento de todas as informações, confirme a inclusão da Unidade de
Localização. Clique no botão Confirmar. A seguinte mensagem será apresentada: "Registro
gravado com sucesso".
18.3 Entidade Externa
Entidades Externas são Órgãos ou entidades de destino, ou que de alguma forma
possuem ligações com o patrimônio, que não possuem vínculo direto com o órgão principal. É
acessada no menu, conforme a figura seguinte:
18.3.1 Órgão Externo
A tabela Órgão Externo tem por objetivo cadastrar as entidades que mantém algum
tipo de relacionamento com o órgão desde que não seja comercial. Por exemplo, uma entidade
beneficente que receberá bens doados do órgão.
Para incluir um órgão externo, acesse pelo Menu Tabelas/ Entidade Externa/ Órgão
Externo, conforme figura abaixo:
Observe um exemplo de inclusão de órgão externo:
1º passo: informar dados gerais do órgão externo
Preencha a tela de acordo com os dados individuais do órgão externo. Informe o nome,
sigla, endereço, bairro, CEP, telefones, email.
O campo [1] normalmente é um CNPJ. Marque a opção "Valida CNPJ" para que o
sistema valide o número informado como um CNPJ.
Os campos "País" e "U.F." serão preenchidos automaticamente quando a cidade for
selecionada. Para informar a cidade, posicione o cursor do mouse dentro do campo [2], informe
o nome da cidade e clique na lupa superior para anexar.
Para preenchimento do campo "Contatos"[3], clique em + linhas. Informe os nomes
das pessoas de contato e os demais dados pessoais
O campo [4], quando marcado, bloqueia um órgão já existente. O campo será
preenchido com a data atual quando a opção bloqueio for marcada.
2º passo: Confirmar cadastro
Após o preenchimento dos campos necessários, finalize o cadastro clicando no botão
Confirmar. Uma mensagem será apresentada: "Órgão Externo gravado com sucesso”.
18.3.2 Fornecedor
A tabela Fornecedor tem por objetivo cadastrar os fornecedores de materiais ou
serviços. Fornecedor é uma entidade que mantém relação comercial com o órgão; em outras
palavras pode-se dizer que fornecedor é a entidade que vende material ou serviço para o
órgão.
Na tela de edição é possível realizar cadastro de fornecedor, alterar, excluir um
fornecedor - desde que não exista etapa posterior, consultar fornecedores já cadastrados,
visualizar dados informados no cadastro, bem como imprimir relatórios disponíveis.
Para cadastrar um fornecedor, acesse pelo Menu Tabelas/ Entidade Externa/
Fornecedor, conforme a figura a seguir:
1º Passo: informar os dados gerais do fornecedor.
ABA CADASTRO
No campo [1] selecione o tipo de fornecedor de acordo com as opções: Pessoa
Jurídica, Pessoa Física ou Estrangeiro. É importante ressaltar que a tela de preenchimento de
dados mudará de acordo com o tipo selecionado. Neste exemplo, a tela apresentada é de
Pessoa Jurídica.
No campo [2] selecione o porte da empresa: Micro-empresa, Pequena, Média ou
Grande;
O país está relacionado com a cidade, portanto quando esta for selecionada o campo
será preenchido automaticamente.
Indique se o fornecedor cadastrado irá participar de compras eletrônicas ou não;
Preencha os demais campos de acordo com os dados do fornecedor: CNPJ, Inscrição
estadual. Inscrição municipal, razão social, nome fantasia, endereço, telefones, email, etc;
A data de cadastro é preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual;
O campo "bloqueio" quando selecionado bloqueia um fornecedor já existente;
No campo "Contato", preencha o nome das pessoas de contato da referida empresa
(fornecedor). Se houver mais de uma pessoa, acrescente + linhas para informar os dados de
cada uma.
Em seguida clique na aba Complemento.
2º passo: informar complementos
ABA COMPLEMENTO
Nesta aba o usuário informa dados complementares do fornecedor. Veja tela abaixo:
No campo [1] selecione o tipo de abrangência do fornecedor (empresa): Local,
Nacional, Regional;
Em seguida, clique na aba Representantes.
3º passo: informar representantes
ABA REPRESENTANTES
Nesta aba o usuário informa o representante legal.
O campo [1] será preenchido com a razão social informada na tela de Cadastro.
No campo [2] adicione + linhas para informar o nome do representante legal da
empresa e os demais dados, como: endereço, cidade, CEP, telefone e email. Arraste a barra
de rolagem para preencher estes campos.
No campo [3] adicione + linhas para informar outros dados relativos aos
representantes legais, tais como: estado civil, CPF, RG, profissão, cargo, país, etc.
Em seguida, clique na aba Ramo Atividade.
4º passo: informar os ramos de atividade do fornecedor
ABA RAMO ATIVIDADE
Nesta aba o usuário informa os ramos de atividade do fornecedor. O usuário informa
um grupo específico ou seleciona-o de uma lista de grupos existentes. Quando o grupo for
selecionado, o filtro de subgrupo ficará restrito conforme associação com o grupo, ou seja,
serão disponibilizados os subgrupos referentes ao grupo selecionado.
Posicione o cursor do mouse dentro do campo [1], subgrupo, e clique na lupa superior
para pesquisar e anexar (lookup).
5º passo: Confirmar operação
Após preencher todas as informações necessárias para cadastro de fornecedor,
confirme a operação clicando no botão Confirmar. A seguinte mensagem será apresentada:
"Registro cadastrado com sucesso"
Se desejar acrescentar alguma observação, clique na aba Observação. Vide Registro
de Observações
18.3.3 Portador
Na tela inicial desta tabela pode-se incluir, excluir, consultar e alterar os dados de
pessoas que conduzirão os bens, por exemplo, a uma entidade externa.
Veja como cadastrar um portador:
1º passo: informar dados do portador
No campo [1] informe o Órgão e clique na lupa superior.
Preencha os demais campos com os dados do portador. Lembre-se que os campos
com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.
No campo [2] informe o nome da cidade e/ou clique na lupa superior.
Marque o campo [3] se desejar bloquear o portador cadastrado. A data de bloqueio
será preenchida automaticamente pelo sistema.
2º passo: confirmar a operação
Após preencher os campos necessários, finalize o cadastro pressionando o botão
Confirmar. A seguinte mensagem será apresentada: "Portador cadastrado com sucesso"
Funcionário
A tabela funcionário tem por objetivo cadastrar os funcionários no sistema. Um
funcionário cadastrado pode vir a ser um usuário do sistema ou alguém que é relacionado
como responsável em algum contexto, mesmo que indiretamente não operacionalize o sistema.
Por exemplo: o responsável pelo patrimônio de uma localização, seu nome aparece no termo
de responsabilidade mesmo sem ele acessar o sistema.
Na tela de edição é possível incluir, alterar, consultar, visualizar, excluir e imprimir
relatórios. Para cadastrar um funcionário, acesse pelo Menu/ Tabelas/ Funcionário/ Cadastro.
18.4.1 Cadastro de Funcionário
1º passo: informar dados gerais do funcionário
O nome do Órgão em que o funcionário trabalha virá preenchido automaticamente pelo
sistema;
No campo [1] digite o número da matricula do funcionário;
No campo [2] selecione a Unidade Administrativa de lotação do funcionário. Clique na
lupa [5] para pesquisar e anexar (lookup);
No campo [3] informe o nome do funcionário;
No campo [4] informe o cargo do funcionário;
Preencha os demais campos com as informações específicas do funcionário, tais
como: RG, E-mail, Fone/Ramal;
No campo "Data de saída", quando for o caso, informe a data em que o funcionário
saiu do órgão;
A "Data de Cadastro" é preenchida automaticamente pelo sistema;
O campo "Bloqueio" quando marcado, bloqueia automaticamente um funcionário do
sistema. A data de bloqueio é preenchida pelo sistema com a data atual.
2º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações, confirme o cadastro do funcionário clicando no
botão Confirmar. A seguinte mensagem será apresentada: "Funcionário cadastrado com
sucesso".
18.4.2 Função
Para cadastrar os cargos existentes no órgão, execute a seguinte instrução:
1º passo: informar dados
O campo [1] será preenchido pelo sistema após confirmar a operação.
No campo [2] informe o nome da função a ser cadastrada.
Se desejar bloquear a função, marque o campo [3]. O sistema preencherá a data de
bloqueio com a data atual.
2º passo: confirmar a operação
Após o preenchimento das informações, confirme o cadastro do funcionário clicando no
botão Confirmar. A seguinte mensagem será apresentada: "Função cadastrado com sucesso".
18.5 Características do Bem
Na descrição de bens móveis, além do nome e sua principal característica que consta
na Tabela de Materiais, devemos acrescentar nas características outros parâmetros. Quando
se tratar de máquinas e equipamentos, deve-se indicar a marca, modelo, número de série e os
principais acessórios, se houver. Nos demais bens, quando cabível, deve-se indicar o tipo de
estrutura, acabamento, cor e componentes inerentes.
» Dica: A característica do bem está ligada ao código do material. A padronização é muito importante.
18.5.1 Definição
Nesta tela o usuário deverá cadastrar o nome das características, tamanho de entrada
de dados, o tipo de dados e o formato da máscara de campo.
Verifica-se a necessidade de restrição quanto a unicidade por material em algumas
características. Uma televisão e um som podem ter a mesma marca, mas no caso de dois
monitores o nº de série não pode ser repetido. Placa de veículo, por exemplo, deve-se ser
única em todo o sistema.
Observe o cadastramento de PLACA:
1º passo: informar dados para cadastro
O campo [1] será preenchido automaticamente pelo sistema após a confirmação da
operação.
No campo [2] informe o nome da característica.
No campo [3] selecione qual o tipo de dado será utilizado no preenchimento da
característica.
Tipos de Dados:
Arquivo: Tipo selecionado para característica com a finalidade de anexar arquivo ao
bem, ex.: arquivo contendo a imagem do bem.
Caractere: Tipo selecionado para característica com a finalidade de preenchimento
com vários formatos.
C) Data – Tipo selecionado para característica com a finalidade de preenchimento com
formato específico de data.
D) Numérico – Tipo selecionado para característica com a finalidade de preenchimento
com formato específico de números inteiros.
E) Texto – Tipo selecionado para característica com a finalidade de preenchimento
sem formato específico. Esse tipo permite a inserção de qualquer tipo de caractere.
F) Valor – Tipo selecionado para característica com a finalidade de preenchimento em
formato moeda.
Funcionalidades do Campo Unicidade:
A) Nenhum – Se for escolhida essa opção, o sistema não fará critica ao preencher a
característica do material.
B) Por Material – Se for escolhida essa opção, o sistema criticará o preenchimento da
característica para que não haja conteúdo repetido para o mesmo material.
C) Geral – Se for escolhida essa opção, o sistema criticará o preenchimento da
característica para que não haja conteúdo repetido em nenhum material. Ex.: Renavam,
independente do material (veiculo de passageiro, moto ou caminhão) o conteúdo só poderá
existir apenas uma vez.
Após preencher os campos necessários, finalize o cadastro no botão confirmar.
Há uma padronização prévia (parametrização) para preenchimento dos tipos de dados
disponíveis. Os símbolos podem ser combinados de maneira a obter o resultado desejado.
Tipos Símbolo Valor Exemplo A Letras maiúsculas ABCDEFGHIJKL a Letras minúsculas abcdefghijkl 0 (zero) Dígitos de 0-9 0123456789 C Letras maiúscula e números NE2003A1B2C32003
c Letras minúsculas e números ne200ea1b2c32003
X Letras maiúsculas, minúsculas, números, símbolos, espaço
NE-2003/9.000-03
Texto/ Caracter * Repete a última condição
A*- TODAS MAIÚSCULAS APÓS *
Data dd/MM/yyyy Default 11/ABRIL/2003 Valor ###.###.##0,00 Default 1.000,00
Inteiro/ Numérico
###.###.##0 Default 2.003
18.5.2 Manutenção
O Detalhamento de uma característica definida anteriormente pode ser executado no
menu “Tabelas/Característica do Bem/Manutenção”. Na tela de manutenção o usuário deverá
cadastrar o tipo das características e indicar a subordinação.
Para finalizar, clique no botão confirmar.
18.6 Material 18.6.1 Cadastro de Material
A partir da tabela Material é possível a inclusão, exclusão, edição e consulta de um
material. Existem duas formas de cadastramento do material. Se o cliente é composto de um
único órgão então serão permitidos o cadastro do material e seu detalhamento num único
módulo. Se o cliente possui mais de um órgão então o cadastramento será feito em duas
etapas: na primeira etapa são informados os dados gerais do material e ele é colocado num
catálogo geral do cliente. Em uma segunda etapa são informados os detalhes deste material na
visão de cada órgão e ele é colocado no catálogo específico do órgão. A exclusão de um
material só pode ser feita se ele não estiver sendo usado por ninguém.
No sistema ASI o padrão de classificação adotado é o do “Federal Supply” (padrão
internacional), onde os materiais são classificados de acordo com o Grupo (classe maior de
materiais), Subgrupo (classe mais restrita de bens), Material (o nome do próprio material) e
Complemento (identificador do tipo de material), conforme demonstrado no exemplo a seguir:
Material (100000809): Estabilizador
Complemento (100000089): Microcomputador
Grupo (61): Equipamentos, Condutores e Distribuidores de Energia Elétrica
Subgrupo (6102): Equipamentos de Distribuição de Energia Elétrica
Devido a riqueza da língua portuguesa é comum verificar um mesmo tipo de material
com vários nomes diferentes, o que dificulta seu gerenciamento.
Para evitar tais constrangimentos é necessária a elaboração da tabela de materiais que
classifica e padroniza de forma coerente todas as descrições e que propicie informações claras
e objetivas.
A Tabela de Materiais é gerada a partir do catálogo do “Federal Supply”, classificando
os bens em grupos e subgrupos.
Compete ao gestor da tabela de materiais padronizar, de uma forma ou de outra,
desde que haja consciência em sua metodologia.
Como afirmamos anteriormente, o material será descrito com o nome do material e
suas principais características que se deseja diferenciar.
O nome do material é o comercial, ou seja, como ele é conhecido no dia a dia. Deve-se
evitar nomes científicos ou pouco conhecidos, pois estes devem ser de entendimento de todos
os funcionários da organização.
O material está vinculado ao grupo e o subgrupo, cujas codificações são
independentes, ou seja, são seqüenciais próprios do material.
A codificação do complemento, por sua vez, segue a mesma codificação do material.
Quando se importa um material da TABELA FEDERAL SUPPLY, o sistema ASI insere
automaticamente o grupo e o subgrupo do material em questão na tabela de material.
Na tela inicial, consulte através do botão consultar, o subgrupo. Quando se escolhe o
subgrupo o usuário terá a facilidade de analisar os níveis de hierarquia do material por meio da
tela de classificação de material.
Em seguida a tela inicial será apresentada preenchida de acordo com o material
selecionado:
Posteriormente, clique na aba características para continuar o cadastro de materiais.
Se desejar associar uma imagem ao material, clique na aba “Imagens”:
Ao clicar no botão +, o sistema apresentará a tela de edição a seguir:
Após preencher o nome e caminho do arquivo que se associar ao material, clique no
botão retornar, para voltar a tela de imagens:
Se julgar necessário, acrescente outras especificações:
Para finalizar os procedimentos, pressione o botão confirmar.
18.6.2 Catálogo de Materiais
O novo “modulo” de tabela/material tem por objetivo cadastrar os catálogos de
materiais usados pela UL. Este catálogo restringirá o que pode ser requisitado pelas Unidades
de Localização. Os catálogos sempre possuem uma ou mais ULs associadas. Essas UL(s) só
poderão efetuar requisições de materiais que foram definidos no(s) catálogo(s) de materiais em
que estiverem incluídas.
Para acessá-lo utilize o “menu” a seguir:
Para iniciar a edição de um novo catálogo de materiais, a seguinte tela será
apresentada.
Para iniciar a edição de um novo catálogo de materiais, a seguinte tela será
apresentada.
O campo “Finalidade” é para definir a qual fim será utilizado o catálogo que está sendo
criado. Exemplo: Catalogo de requisitantes, para solicitar os materiais permanentes da UL.
Depois que você associar a finalidade, o sistema retorna à tela de Catálogo de
material.
Para finalizar, associe os itens que fazem parte da UL ao catálogo.
Para finalizar clique em confirmar.
18.7 Intervalo de Números Patrimoniais
Os intervalos de numeração são usados para sugerir os números patrimoniais dos
bens quando se faz a entrada dos mesmos no sistema. O usuário pode determinar que estes
intervalos sejam respeitados e, neste caso, o número patrimonial apropriado para cada bem
deve estar dentro do intervalo em que ele se enquadra. Se houver intervalo de numeração,por
exemplo, para um microcomputador e estiver designado que o intervalo deve ser respeitado
então todos os números patrimoniais dos microcomputadores que entrarem devem estar dentro
do intervalo definido. Observe o exemplo abaixo:
Para finalizar os procedimentos, clique no botão confirmar.
18.8 Conta Contábil
A tabela de contas contábeis tem por finalidade o cadastro de novas contas contábeis,
edição e consulta. Cada material deve estar associado a uma conta para integração com o
setor contábil/financeiro. Observe o exemplo:
Após preencher os campos indicados acima, finalize o cadastro pressionando o botão
confirmar.
18.9 Roteiro Padrão Para Baixa
O usuário tem permissão para efetuar a operação solicitada representada pela
inclusão, edição e consulta dos roteiros padrão, sua tramitação das baixas de bens mobiliários.
Estes roteiros são compostos por um conjunto de tarefas que serão executadas em seqüência
definida pelo usuário. Os roteiros são usados como “workflow recomendado” para os trâmites
exigidos.
Após preencher os campos necessários, finalize o cadastro pressionando o botão
confirmar.
18.10 Operações
Esta tabela é utilizada para cadastrar diversas formas de operações de entrada/saída
de bens e seus respectivos tipos associados. Exemplo: Entrada de bens – documentos que
poderão ser associados, como empenho, nota fiscal, processo, etc.
Após preencher os campos indicados acima, finalize o cadastro de operação
pressionando o botão confirmar.
18.11 Documentos A partir desta tabela é realizado o cadastro dos tipos de documentos, por exemplo,
Nota Fiscal, Empenho, etc, utilizados nas operações de entradas e saídas. Para cada tipo
cadastrado pode-se associar algumas características, conforme tela abaixo.
[1] Nome: Informe o nome do documento que deseja cadastrar;
[2] Máscara: Preencha a máscara. Detalhes acerca de preenchimento do campo
máscara, veja na tabela características do bem.
Após o preenchimento dos campos necessários, clique no botão CONFIRMAR.
18.12 Tipo de Observação
Tabela utilizada para cadastrar variados tipos de observações visando subsidiar
informações em módulos em que possuam a aba observação tabelada.
Após preencher o nome, finalize o cadastro pressionando o botão confirmar.
18.13 Indexadores e Cotações
Nesta tabela é feito o cadastramento de Indexadores e Cotações. Observe o exemplo
seguinte:
Após preencher os campos, finalize o cadastro pressionando o botão confirmar.
18.14 Componentes De Veículos
A partir da tela principal é possível consultar, editar, excluir e incluir componentes de
veículos. Observe o exemplo a seguir:
Após preencher o campo indicado, finalize o cadastro pressionando o botão confirmar.
18.15 Motivo de Saída Temporária
Este módulo visa cadastrar os motivos de saídas temporárias. Observe o exemplo a
seguir:
Após preencher o campo indicado, finalize o cadastro pressionando o botão confirmar.
1199.. AAGGEENNDDAA
Este módulo permite verificar e gerar comunicados referentes a operações do sistema,
por exemplo, aviso de transferência interna pendente. Para acessá-lo, clique no menu,
conforme a figura abaixo.
19.1 Grupo de Usuários
A partir da tela de edição, são informados os usuários que integrarão o grupo que
receberá avisos. Para selecionar o tipo de aviso que deseja editar, clique em .
Será apresentada uma tela com o resultado da consulta, constando os tipos de aviso.
Selecione através do clipe o tipo desejado.
Observe o exemplo seguinte:
Posicione o cursor do mouse dentro do campo [1] e clique na lupa superior [2] para
selecionar o tipo de aviso desejado;
No campo [3] selecione os usuários que poderão receber este tipo de aviso. Posicione
o cursor do mouse dentro do campo [3] e clique na lupa superior [2] para procurar e anexar
(look up).
Marque o campo [4] para que o usuário visualize o aviso no momento em que fizer o
login no sistema;
Marque o campo [5] se desejar que o usuário receba também um email com o tal aviso;
Após preencher os campos indicados acima, finalize a operação pressionando o botão
.
19.2 Envio de Comunicado
Neste módulo pode-se editar comunicados, os quais serão visualizados pelo usuários
ao entrar no sistema, durante 05 dias. O envio de comunicados pode ser para todos ou apenas
para os funcionários que o usuário definiu. Observe o exemplo abaixo:
Ao sobrepor o cursor sobre uma mensagem recebida, o botão Editar (Lápis) será
habilitado para abri-la. Para exibir as mensagens enviadas, clique na próxima aba, conforme a
tela a seguir:
A tela de edição visa editar novos comunicados a um ou mais usuários ou ainda
visualizar mensagens recebidas. Veja o exemplo de edição a seguir:
Após preencher os campos indicados acima, finalize pressionando o botão ENVIAR.
19.3 Visualização
A tela de visualização mostra as pendências e comunicados, ao entrar no sistema ou
acessando o menu “Agenda/Visualização”. Observe a tela seguinte:
Ao posicionar o cursor sobre um aviso ou mensagem, o botão Editar será habilitado
para abri-los.
2200.. RREELLAATTÓÓRRIIOOSS
Além dos relatórios acessados diretamente nas telas específicas dos módulos do
sistema, são disponibilizados, no menu Relatórios, um conjunto de instrumentos gerenciais e
de acompanhamento, que podem ser emitidos a qualquer tempo.
20.1 Gráfico das Aquisições
Para gerar um gráfico das aquisições, preencha os seguintes campos indicados:
Após preencher os campos necessários, clique no botão relatórios. A tela de impressão
será apresentada para imprimir o relatório. (vide tópico Impressão de Relatórios).
20.2 Gráfico das Baixas
Para gerar um gráfico das baixas, preencha os seguintes campos indicados:
Relatórios
Após preencher os campos necessários, clique no botão relatórios. A tela de impressão
será apresentada para imprimir o relatório. (vide tópico Impressão de Relatórios).
20.3 Inventário Geral
Para gerar um relatório de inventário geral, preencha os seguintes campos indicados:
Após preencher os campos necessários, clique no botão relatórios. A tela de impressão
será apresentada para imprimir o relatório. (vide tópico Impressão de Relatórios).
20.4 Outros Relatórios
Este módulo permite gerar outros relatórios disponíveis de uma U.G. Observe o
exemplo a seguir:
[1] U.G.: Selecione a Unidade Gestora do órgão por meio da lupa de pesquisa,
indicada pela seta. Caso o órgão tenha mais de uma U.G., o sistema preencherá
automaticamente.
[2] Período Ano/Mês: informe um intervalo de tempo que deseja visualizar no relatório;
Após preencher os campos necessários, clique no botão Relatórios. A tela de
impressão será apresentada para selecionar e imprimir o(s) relatório(s) disponível(eis). (vide
tópico Impressão de Relatórios).
20.5 Financeiro
Este módulo tem por objetivo listar todas as movimentações Financeiras realizadas no
Órgão em um determinado período informado pelo usuário no filtro de pesquisa. Para gerar um
relatório financeiro, preencha os seguintes campos indicados:
[1] U.G.: Preencha a Unidade Gestora do Órgão, caso possua mais de uma. Se o
órgão possuir apenas uma U.G. o sistema preencherá automaticamente;
[2] Período ano/mês: Informe um intervalo de tempo que deseja visualizar no relatório;
Tipos de Relatório: Selecione o tipo de relatório que deseja gerar. Marque uma ou
mais opções.
Opções: Marque a opção "Mostrar Conta Estoque" caso deseje que o sistema
apresente esta informação no relatório.
Após preencher os campos necessários, clique no botão relatórios, conforme indicado
pela seta. A tela de impressão será apresentada para imprimir o relatório. (vide tópico
Impressão de Relatórios).
Relatórios
20.6 Baixas
Para gerar um relatório de baixas, preencha os seguintes campos indicados:
[1] U.G.: Preencha a Unidade Gestora do Órgão, caso possua mais de uma. Se o
órgão possuir apenas uma U.G. o sistema preencherá automaticamente;
[2] Período ano/mês: Informe um intervalo de tempo que deseja visualizar no relatório;
Se desejar filtrar a pesquisa, preencha os campos Conta, Tipo de Baixa e Tipo de
Bem. Selecione por meio da lupa de pesquisa, conforme indicado pela seta;
[3] Situação: Selecione a situação: autorizada, em andamento ou não autorizada;
[4] Termo de baixa: Informe o intervalo dos termos de baixa. O sistema buscará o
relatório no intervalo informado.
[5] Patrimônio: Informe um intervalo de números patrimoniais e, então, o sistema
listará o relatório compreendido neste intervalo.
Após preencher os campos necessários, clique no botão Relatórios. A tela de
impressão será apresentada para imprimir o relatório. (vide tópico Impressão de Relatórios).
20.7 Entradas
Para gerar um relatório de baixas, preencha os seguintes campos indicados:
[1] U.G.: Preencha a Unidade Gestora do Órgão, caso possua mais de uma. Se o
órgão possuir apenas uma U.G. o sistema preencherá automaticamente;
[2] Período ano/mês: Informe um intervalo de tempo que deseja visualizar no relatório;
Se desejar filtrar a pesquisa, preencha os campos Conta, Tipo de Entrada e Status.
Selecione por meio da lupa de pesquisa, conforme indicado pela seta;
[3] Termo de baixa: Informe o intervalo dos termos de entrada. O sistema buscará o
relatório no intervalo informado.
[4] Patrimônio: Informe um intervalo de números patrimoniais e, então, o sistema
listará o relatório compreendido neste intervalo.
[5] Indique se deseja gerar o relatório por materiais adquiridos no período ou
contabilizados no período.
Após preencher os campos necessários, clique no botão Relatórios. A tela de
impressão será apresentada para imprimir o relatório. (vide tópico Impressão de Relatórios).
Relatórios
20.8 Relatório de Movimentações
O sistema gera relatórios de três tipos de movimentações, conforme apresentado a
seguir:
Após preencher os campos necessários, clique no botão relatórios. A tela de impressão
será apresentada para selecionar e imprimir os relatórios disponíveis. (vide tópico Impressão
de Relatórios).
20.9 Relatório Solicitados
O sistema registra todos os relatórios gerados pelo usuário. Portanto, desejando
imprimi-lo novamente, por exemplo, basta acessar o menu “Relatórios/Solicitados”, conforme a
figura a seguir:
Em seguida, o sistema relacionará todos os relatórios gerados pelo usuário:
Relatórios
Os relatórios solicitados serão acumulados por usuário solicitante e ficarão disponíveis
para visualização, para salvar ou para imprimir (por tempo indeterminado - exceto em caso de
esvaziamento do cache do sistema), havendo a possibilidade de excluí-los individualmente.
Nesse caso, basta assinalar o campo correspondente ao relatório que deseja retirar da seleção
e acionar o botão confirmar.
3300.. CCOONNTTRRAATTOO DDEE MMAANNUUTTEENNÇÇÃÃOO
Este módulo tem como objetivo emitir contrato de manutenção com os fornecedores e
registrar os bens patrimoniais relacionados a cada contrato de manutenção. Observe o
exemplo a seguir:
[1] U.G.: Informe a Unidade Gestora do órgão por meio do botão de pesquisa (lupa).
Caso o órgão possua apenas uma U.G., o sistema preencherá automaticamente este campo;
[2] Contratada: Selecione a empresa contratada por meio do botão de pesquisa (lupa).
[3] Número do Contrato: preencha o número do contrato;
Número do Processo: informe o número do processo;
Contrato de exclusividade: marque esta opção se o contrato for de exclusividade;
[4] Vigência: Informe o período de vigência que compreende a data de início e fim de
vencimento do contrato;
[5]Objeto: Edite o objeto do contrato
[6] Prazo para atendimento: Informe a quantidade em dias para o atendimento;
[7] Selecione a finalidade: Manutenção fora da garantia, Manutenção na garantia,
Outros ou diversos ou Substituição;
[8] Aviso: Informe o tempo para iniciar o aviso de contrato a vencer em dias. O valor
poderá ser igual a 0 (zero). Caso o usuário informe um período superior ou igual a 1 o sistema
deverá apresentar um aviso por email de que o contrato está a vencer, de acordo com o perfil
do usuário e se o mesmo pertencer a um grupo de usuários que recebem avisos.
[9] Patrimônio: Informe o número patrimonial do bem por meio da lupa de pesquisa;
Após preencher os campos necessários, clique no botão Confirmar. Se desejar inserir
uma observação, clique na aba “Observações”. (Vide tópico Observações).
3311.. SSEEGGUURRAANNÇÇAA
O menu segurança apresenta submenus através dos quais são atribuídas autorizações
aos funcionários para operarem os diversos módulos do Sistema. Através dessa função,
operacionalizada somente pelo Administrador do Sistema, fica definido o conjunto de pessoas
que poderão ter acesso ao Sistema e seus respectivos poderes operacionais.
Essa sistemática constitui mecanismo de segurança na operacionalização do Sistema,
uma vez que confere às pessoas cadastradas acesso apenas às funções para as quais tenham
sido autorizadas.
As informações de segurança são armazenadas no banco de dados em tabelas
protegidas, evitando que arquivos seguros possam ser acessados externamente.
31.1 Perfil
A tela inicial permite criar vários tipos de permissões que associadas ao usuário
permite que o mesmo tenha a autorização para operar o sistema em vários níveis de
operacionais. Observe o exemplo abaixo:
1º Passo: Informar dados gerais
ABA CADASTRO
No campo [1] informe o nome do perfil a ser incluído.
No campo [2] informe para qual sistema o perfil será cadastrado. Digite o nome do
sistema ou pesquise um a partir da lista existente. Clique na lupa superior [3] para pesquisar e
anexar (look up);
O campo "Bloqueio" quando marcado, bloqueia um perfil já existente. A data de
bloqueio é preenchida automaticamente pelo sistema quando este campo é selecionado;
No campo [4], selecione quais contextos estarão disponíveis para o perfil, ou seja, os
módulos que o usuário terá permissão para acessar. Posicione o cursor do mouse dentro do
campo [4] e clique na lupa superior [3] para pesquisar e anexar (look up);
2º Passo: Selecionar funcionalidades
O sistema preenche automaticamente para cada contexto as funcionalidades mínimas
para funcionamento como padrão, porém é possível pode retirá-las e/ou acrescentar outras.
Para verificar as funcionalidades que estarão disponíveis para o usuário, posicione o
cursor do mouse dentro do campo [4] e clique no botão lápis [5].
A seguinte tela será apresentada:
Se desejar acrescentar mais funcionalidades ao perfil do usuário, clique em + linhas.
Em seguida, informe a funcionalidade ou pesquise por meio da lupa superior a lista de
funcionalidades existente; Se desejar excluir alguma das funcionalidades, selecione o campo
X, do lado esquerdo das funcionalidades.
Após a seleção, clique no botão RETORNAR, para voltar à aba Cadastro.
3º Passo: Selecionar restrições
ABA PERMISSÕES
Nesta aba, o usuário seleciona qual tipo de restrição deseja atribuir ao contexto.
Selecione o tipo de permissão no campo [1]. Permissão por: Almoxarifado, Órgão, UA,
UG ou UR.
No campo [2], informe o conteúdo da restrição conforme o tipo definido. Os filtros da
consulta serão apresentados conforme tipo de restrição selecionado. Por exemplo: se for
escolhido o tipo de restrição ‘por almoxarifado’, os filtros da consulta serão os definidos para
consulta de almoxarifado. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [2] e clique na lupa
superior [3] para anexar (look up).
4º Passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações necessárias confirme a inclusão de Perfil,
clicando no botão CONFIRMAR.
31.2 Usuário
Este módulo tem por objetivo cadastrar os usuários que utilizarão o sistema. No
cadastramento de usuário é feito um relacionamento do nome com o perfil de acesso permitido,
além de informar a senha de uso pessoal.
Na tela de cadastro efetua-se inclusão, alteração, exclusão e consultas de um
usuário. Observe um exemplo de inclusão de usuário abaixo:
NOTA: Para incluir um usuário no sistema é necessário que o funcionário já esteja cadastrado.
(Ver Tabelas/Funcionário/ Cadastro).
1º Passo: Informar dados gerais do usuário
No campo [1] selecione o funcionário desejado. Posicione o mouse dentro do campo
[1] e clique na lupa superior [2] para pesquisar e anexar o funcionário (look up);
No campo [3], informe uma senha de acesso inicial. Em seguida, confirme a senha.
O campo "Bloqueado" refere-se ao bloqueio de um funcionário. Caso deseje bloquear
um funcionário já cadastrado no sistema, marque esta opção;
No campo [4] informe o sistema o qual o usuário terá acesso: Compras, Almoxarifado,
Patrimônio; Clique na lupa superior [2] para pesquisar e anexar (look up);
O campo "Bloqueio" refere-se ao sistema. Seleciona essa opção, caso queira bloquear
o uso de algum módulo em um usuário já cadastrado.
Indique se o sistema será padrão para este usuário, marcando a opção "Padrão";
2º Passo: Definir o perfil do usuário
Para informar o perfil de acesso para o módulo selecionado, posicione o cursor do
mouse dentro do campo "sistema" e clique no botão EDITAR (lápis), conforme figura abaixo:
A seguinte tela será apresentada:
ABA PERFIL
Informe o perfil do sistema ou selecione um perfil na lista existente. Clique na lupa
superior [2] para pesquisar e anexar o perfil do usuário (look up).
Marque a opção "Utilizado" para indicar qual o perfil estará em vigor. Obs: Para um
mesmo sistema selecionado, o usuário pode ter mais de um perfil, sendo que, apenas um pode
estar marcado como utilizado. Se houver apenas um perfil a opção é obrigatória; pelo menos
um perfil tem que estar selecionado como "utilizado".
ABA AUTORIZAÇÃO
Nesta aba é possível informar se o usuário tem permissão para efetuar autorizações
em alguma fase dos módulos do sistema.
Dê um clique simples na fase que deseja registrar a permissão ao usuário e em
seguida clique no botão lápis. A seguinte tela será apresentada:
Marque a opção (nível 1 ou nivel 2) para indicar a autorização do módulo
correspondente.
Após o preenchimento das informações necessárias, clique no botão RETORNAR para
voltar à tela inicial.
3º passo: Confirmar operação
De volta à tela inicial, e após a execução das instruções acima, confirme a inclusão do
usuário do sistema clicando no botão CONFIRMAR.
31.3 Log-Auditoria
O sistema ASI efetua o registro de todas as atividades executadas pelos usuários,
através das funções representadas pelos itens de menu, proporcionando total controle das
operações, inclusive para fins de auditoria. A partir do módulo Log-Auditoria é possível gerar
relatórios de ocorrências que objetivam a consulta da responsabilidade individual das
operações executadas no sistema. Observe o exemplo:
Após preencher os campos, clique no botão relatórios. A tela de relatórios será
apresentada para imprimir o relatório de log. (vide tópico Impressão de Relatórios).
31. 4 Alterando/Consultando um Perfil
O usuário pode, alternativamente, consultar, alterar, excluir, visualizar ou ainda emitir
relatórios referentes aos perfis cadastrados.
Veja como Consultar um Perfil Cadastrado:
1º Passo: Preencher filtros de pesquisa.
Na tela inicial, clique na lupa inferior como mostra a figura. A seguinte tela de filtro será
apresentada:
Após digitar o nome ou código, clique novamente no botão CONSULTA. O sistema
apresentará uma lista de perfis e o usuário selecionará apenas um.
2º passo: Alterar dados gerais
Nesta tela o usuário poderá alterar o nome do perfil cadastrado, bloquear o perfil, além
de retirar ou acrescentar contextos.
Para editar os contextos, deverá fazê-los um de cada vez. Dê um clique simples dentro
do módulo que deseja alterar e clique no botão LÁPIS para editar as funcionalidades.
Ao finalizar as alterações, clique no botão CONFIRMAR.
Caso queria excluir um dos módulos, selecione o item e clique no botão CONFIRMAR.
Se desejar visualizar o perfil, clique no botão VISUALIZAR.
Para visualizar os relatórios diponíveis, clique no botão RELATÓRIOS. (Vide tópico
Impressão de Relatórios)