manual microsoft excel 2007 indice

MANUALMICROSOFT EXCEL

2007AVANZADO

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Manual Microsoft Excel 2007


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INDICE

UNIDAD 1. Organizar ventanas ..................................................... 3

1.1 Abrir nuevas ventanas .........................................................10

1.2 Organizar ventanas .............................................................11

1.3 Paneles ..............................................................................14

1.4 Trabajar en paralelo ............................................................16

UNIDAD 2. Formatos avanzados ..................................................19

2.1 Protección de datos .............................................................20

2.2 Autoformato .......................................................................30

2.3 Formato condicional ............................................................32

2.4 Platillas..............................................................................38

UNIDAD 3. Gráfi cos .....................................................................41

3.1 Crear un gráfi co ..................................................................42

3.2 Mover/eliminar un gráfi co ....................................................45

3.3 Modifi car gráfi co .................................................................45

3.4 Formato de elementos del gráfi co ..........................................48

UNIDAD 4. Tablas y Listas de datos .............................................53

4.1 Tablas ...............................................................................54

4.2 Ordenar .............................................................................62

4.3 Filtros ................................................................................68

4.4 Validación de datos .............................................................74

4.5 Resumen y subtotales ..........................................................82

4.6 Importar datos ...................................................................88

UNIDAD 5. Análisis de datos ........................................................99

5.1 Búsqueda de objetivos .......................................................100


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5.2 Realizar una búsqueda de objetivos .....................................100

5.3 Tablas de datos .................................................................101

5.4 Aplicar tabla de datos ........................................................101

5.5 Escenarios .......................................................................103

5.6 Aplicar Escenarios .............................................................103

5.7 Informes de Escenarios ......................................................108

UNIDAD 6. Auditoría de fórmulas ..............................................111

6.1 Autocorrección de fórmulas ................................................112

6.2 Rastrear precedentes y dependientes ...................................119

6.3 Rastrear errores ...............................................................120

6.4 La ventana de Inspección ...................................................122

UNIDAD 7. Tablas dinámicas .....................................................125

7.1 ¿Qué es una tabla dinámica? ..............................................126

7.2 Componentes de una tabla dinámica ....................................126

7.3 Crear una tabla dinámica ...................................................127

7.4 Campo Valor ....................................................................131

7.5 Modifi car elementos de una tabla dinámica ...........................133

7.6 Tablas dinámicas y formato ................................................135

7.7 Opciones de tablas dinámicas .............................................136

7.8 Creación de gráfi cos dinámicos ...........................................139

UNIDAD 8. Macros .....................................................................141

8.1 Introducción .....................................................................142

8.2 Grabar, ejecutar y eliminar una macro .................................142

8.3 Asignar macro a un botón ..................................................145

8.4 Macros y seguridad ...........................................................147


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UNIDAD 1.

Organizar ventanas

1.1 Abrir nuevas ventanas

1.2 Organizar ventanas

1.3 Paneles

1.4 Trabajar en paralelo


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En esta unidad vamos a aprender a trabajar con varias ventanas de Excel.

1.1 Abrir nuevas ventanas

A veces nos puede interesar abrir una nueva ventana de un mismo libro, y poder ver en cada una de ellas diferentes contenidos, pero del mismo libro o la misma hoja de cálculo.

Para ello, con el libro abierto y desde la banda de opciones Vista, sec-ción Ventana, pulsamos el botón Nueva ventana.

Y automáticamente, se abrirá otra ventana con el mismo contenido en pantalla, pero si miramos la barra de título veremos que junto al nom-bre de archivo ahora aparece “:2” indicando que es la 2ª ventana del mismo documento. Observa tambien la barra de tareas de Windows, como aparecen dos ventanas de Excel con el nombre de archivo libro y un número (Libro:1 i Libro:2).

Para movernos entre los libros abiertos (ya sean dos ventanas del mis-mo libro o dos libros distintos), tenemos varias opciones:

Utilizar los métodos de Windows:o

Hacer clic sobre el icono de la ventana que aparece en la barra de - tareas de Windows:

O alternar las teclas Alt+Tab-

O utilizar la opción de Excel, en la banda de opciones Vista, sección o Ventana, Cambiar entre ventanas. Si desplegamos el botón, aparecerán las ventanas o libros que tengamos abiertos en ese momento, para cam-biar de ventana, hacemos un clic sobre su nombre.


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Aparece una marca de verifi cación √ sobre la ventana activa.

1.2 Organizar ventanas

Cuando trabajamos con mas de una ventana de Excel, ya sea del mismo libro o diferentes archivos, y nos interesa ver las ventanas, al mismo tiempo, en apantalla, desde la banda de opciones Vista, sección Venta-na, pulsamos el botón Organizar todo. Al pulsarlo, aparece el siguiente cuadro de dialogo.

Seleccionamos la distribución que queremos y aceptamos.

Ahora podremos movernos por las ventanas independientemente la una de la otra. Y tener en una ventana una hoja, y en la otra, otra hoja dis-tinta.


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Muestra de imagen con organización en Vertical, de dos ventanas de dos hojas distintas de un mismo libro.


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Muestra de imagen con organización en Mosaico, de tres ventanas: dos hojas distintas de un mismo libro mas otro libro distinto.

Ocultar ventanas

Podemos ocultar una ventana de las que tenemos abiertas, sin necesi-dad de cerrarla.

Pulsando el botón Ocultar ventana, de la banda de opciones Vista, sec-ción Ventana.

Y ocultará la ventana activa.

Mostrar ventanas

Podemos volver a mostrar las ventanas que tengamos ocultas.

Pulsando el botón Mostrar ventana, de la banda de opciones Vista, sec-ción Ventana.

Mostrará una lista de las ventanas que hay ocultas, seleccionamos las que queremos mostrar y aceptamos.


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1.3 Paneles

Otra opción para trabajar con distintas partes de una hoja en la misma ventana es dividiendo la hoja y creando paneles.

Para ello, desde la banda de opciones la banda de opciones Vista, sec-ción Ventana, pulsamos el botón Dividir.

Automaticamente, aparecen dos barras en cruz (una vertical y otra ho-rizontal) que podremos mover para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Normalmente, estas lineas de división, aparecen a la izquierda y por encima de la celda activa.


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Otra manera de dividir la pantalla es mediante las barras de división.

Tenemos dos, la vertical y la horizontal. Cada una aparece en la barra de desplazamiento correspondiente.

Una buena utilidad de la división de paneles, es fi jar las cabeceras de las fi las y/o columnas de las tablas, donde solemos poner los títulos y poder movernos sobre los datos sin que éstas desaparezcan.

Primero tendremos que hacer la división de manera que la columna que queremos fi jar, quede a la izquierda de la linea de division vertical y la fi la que queremos fi jar, quede por encima de la linea de división

Debemos situar el puntero del ratón sobre la lí-nea gris que aparece encima o a la izquierda de las fl echas de desplazamiento y cuando se convierte en o hacemos clic con el botón izquierdo del ratón y arrastramos hasta conse-guir la división deseada.


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(a simple vista no parece lógico, ya que lo único que hace es duplicar la fi la y la columna de los títulos). Tambien podemos pulsar el botón división directamente si situamos la celda activa, dentro de la tabla, en la primera celda de datos.

Una vez hecho esto, en la banda de opciones Vista, sección Ventana, pulsamos el botón Inmo-vilizar paneles y al des-plegarlo, seleccionamos Inmovilizar paneles.

Si las fi las o columna a inmovilizar fueran la 1 o la A directamente po-dríamos pulsar sobre una de estas dos opcio-nes.

Para volver a movilizar paneles, bastará con desplegar el mismo botón de Inmovilizar paneles y seleccionar la opción Movilizar paneles (que solo aparecerá si hay paneles inmovilizados).

1.4 Trabajar en paralelo

Es una herramienta que nos permite visualizar y trabajar con ventanas a la vez. Podemos tener del mismo libro dos hojas distintas o de la mis-ma hoja dos zonas diferentes o incluso dos libros de Excel.

Esta opción solo estará activa si tenemos dos ventanas o dos libros abiertos. la podemos activar desde la banda de opciones Vista, sección


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Ventana, pulsando el botón Ver en paralelo.

Automaticamente se situarán las ventanas una debajo de la otra (la distribución la podemos cambiar desde el botón Organizar todo).

Luego podemos elegir el sistema de desplazamiento que queremos utilizar:

Si pulsamos el botón Desplazamiento sincrónico, cada vez que nos des-placemos por una de las hojas, la otra también se desplazará a la vez en el mismo sentido.

Si este botón no está activado podremos desplazarnos por cada ventana de manera individual.

Para desactivar “trabajar en paralelo” bastará con volver a pulsar el botón “Ver en paralelo”.


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UNIDAD 2. Formatos avanzados

2.1 Protección de datos

2.2 Autoformato

2.3 Formato condicional

2.4 Platillas


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En Excel podemos proteger los datos de un libro, de una hoja o de una celda.

2.1 Protección de datos

Proteger libro

Para proteger un libro en excel, mediante contraseña, lo haremos al gua-dar el libro. En la parte inferior izquierda del cuadro de dialogo “Guardar como”, pulsaremos el botón Herramientas y de la lista que se despliega seleccionaremos la opción Opciones generales.

Se nos abrirá otro cuadro de dialogo, donde podremos poner dos tipos de contraseñas:


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Contraseña para abrir: solo podrán abrir el libro, aquellas personas que � conozcan la contraseña. Ya que al intentar abrirlo, la solicitará.

Contraseña de escritura: permitirá su apertura, pero no su modifi ca-� ción.

Las contraseñas pueden tener un máximo de 15 caracteres, distin-guiendo entre mayúsculas y minúsculas.

También tenemos una casilla, que nos da la opción de “Crear siempre una copia de seguridad” que si la marcamos, cada vez que abrimos el archivo, genera una copia del mismo.

Y otra opción también que podemos marcar, es la de “Se recomien-da sólo lectura”, que al abrir el archivo, nos pregunta si queremos abrirlo como solo lectura o no. Esta opción no nos obliga a poner contraseñas.

Si escribimos contraseñas y aceptamos, nos aparece otro cuadro de dialogo para que confi rmemos la contraseña escrita.


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Al abrir un libro con contraseña de apertura, aparece el siguiente recuadro:

Si conocemos la contraseña, la escribimos y aceptamos. Y excel � abrirá el libro.

Si no sabemos la contraseña, no nos dejará abrirlo.�

Si hemos puesto contraseña de escritura, nos aparecerá el siguiente re-cuadro:

Si conocemos la contraseña, la escribimos y aceptamos. Y excel � abrirá el libro.

Si no sabemos la contraseña, no nos dejará abrirlo, pero nos � dará la opción de abrirlo como Sólo lectura, de manera que si hiceramos alguna modifi cación se podría guardar en otro archivo y el original no se modifi caría.

Para eliminar una protección de libro, podemos ir a la opción “Guardar como”, pulsar el botón Herramientas, seleccionar Opciones generales y borrar las contraseñas que previamente habíamos puesto.


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Otra opción para proteger el libro, es desde la banda de opciones Revisar, sección Cambios, botón Proteger libro.

Proteger estructura y ventanas: nos aparece el siguiente cuadro - de dialogo:

Estructura: Protege la estructura del libro.•

Ventanas: Para que las ventanas de libro tengan siempre • el mismo tamaño y la misma posición.


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Proteger Hoja

Esta es la más sencilla. Sirve para poder proteger una hoja del libro y poder trabajar con el resto de hojas que lo componen. Se puede visuali-zar el contenido de la hoja, pero no podremos modifi carla (a no ser que previamente hayamos desbloqueado alguna celda, esto lo veremos mas adelante).

Tenemos dos maneras de hacerlo:

Banda de opciones Inicio: sección Celdas, desplegamos el botón � Formato y seleccionamos Proteger hoja.

Menú contextual: hacemos clic con el botón derecho sobre la hoja � que queremos proteger y seleccionamos la opción Proteger hoja.


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Desde la banda de opciones Revisar, sección Cambios, botón Pro-� teger hoja.

En cualquier caso, nos aparecerá un cuadro de dialogo como este, � donde podremos:

Marcar la opción Proteger hoja y contenido de celdas bloquea-o das y si se desea, se puede anadir una contraseña.

Y además, en la lista inferior, podremos seleccionar que permi-o sos daremos a los usuarios que utilicen la hoja, es decir, que le permitiremos que hagan en ellas.


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Elementos que se pueden proteger:

Desactive esta ca-silla de verifi cación Para impedir que los usuarios

Seleccionar celdas blo-queadas

Muevan el puntero a celdas que tienen activa-da la casilla de verifi cación Bloqueado en la fi cha Protección del cuadro de diálogo For-mato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas blo-queadas.

Seleccionar celdas des-bloqueadas

Muevan el puntero a celdas que tienen des-activada la casilla de verifi cación Bloqueado en la fi cha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predetermi-nada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desblo-queadas de una hoja de cálculo protegida.


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Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifi ca un valor que satisfaga una condición diferente.

Formato de columnas Utilicen cualquiera de los comandos de for-mato de columnas, incluidos los que permi-ten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (fi cha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).

Formato de fi las Utilicen cualquiera de los comandos de forma-to de fi las, incluidos los que permiten cambiar el ancho de fi la u ocultar las fi las (fi cha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).

Insertar columnas Inserten columnas.

Insertar fi las Inserten fi las.

Insertar hipervínculos Inserten nuevos hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfi co en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubica-ción en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.), incluso en celdas desbloqueadas.

Eliminar columnas Eliminen columnas.

Eliminar fi las Eliminen fi las.

Ordenar Utilicen cualquier comando para ordenar da-tos (fi cha Datos, grupo Ordenar y fi ltrar).

Usar Autofi ltro Usen las fl echas desplegables para cambiar el fi ltro en rangos al aplicar autofi ltros.


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Usar informes de tabla dinámica

Apliquen formato, cambien el diseño, actua-licen o modifi quen de algún otro modo infor-mes de tabla dinámica (informe de tabla diná-mica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orí-genes, incluidos los que son externos a Ex-cel.), o creen nuevos informes.

Modifi car objetos Efectuar cambios en los objetos, modifi cacio-nes de formatos o agregar/editar comenta-rios.

Modifi car escenarios Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios protegidos frente a modifi caciones y eliminen dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modifi cadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

Para desproteger la hoja hay que seguir sobre los mismos pasos, y escoger la opción Desproteger hoja. Si le habíamos puesto alguna contraseña, nos la pedirá, sino, directamente se desprotegerá.

Proteger Celda

Una celda por sí sola no podremos protegerla, tendremos que proteger la hoja entera con las celdas que no queremos que se modifi quen, blo-queadas.

Por defecto todas las celdas están bloqueadas, de manera que al proteger la hoja, no se puede modifi car ninguna celda.

Si queremos que en una hoja protegida, se puedan modifi car una serie de celdas, antes tendremos que desbloquearlas, para ello:


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Tenemos que seleccionar el rango de celdas (no tienen porque - ser continuas) que queremos desbloquear (que queremos que se puedan modifi car con la hoja protegida).

Acceder al cuadro de dialogo “Formato de celdas”:-

Desde la banda de opciones Inicio:o

Utilizando la fl echa de la sección Fuente �

Desplegando el botón Formato de la sección Cel-� das y seleccionando la opción Formato de celdas.

Menú contextual (botón derecho) sobre cualquiera de las o celdas seleccionadas.

Hacemos clic sobre la pestaña Proteger.-

Desactivamos la casilla Bloqueada y hacemos clic sobre el botón - Aceptar.

Si activamos la casilla Oculta, lo que hace, es que no permite - que la fórmula o el valor de la celda no se visualice en la barra de fórmulas.


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Y por último, tendremos que proteger la hoja, para que estas - modifi caciones, tengan algún efecto.

2.2 Autoformato o estilos rápidos

Excel dispone de una serie de formatos predefi nidos que se pueden apli-car a un rango de celdas o una tabla, o a una sola celda.

Para aplicar un autoformato a una tabla o rango de celdas:

Seleccionamos la tabla o el rango de celdas.-

-

En la banda de opciones Inicio, sección Estilos, desplegamos el - botón Dar formato como tabla.

Y se nos despliga toda una serie de posibles combinaciones de formatos para aplicar en la tabla.

Al seleccionar el formato deseado, aparece un recuadro, donde te-nemos que indicarle el rango al que queremos aplicar dicho forma-to. Y donde tenemos que indicar activando la casilla correspondien-te, si la tabla contiene encabezados o no.


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Una vez aplicado el formato, aparece en la banda de opciones un apar-tado de herramientas de tabla-Diseño, donde podemos acabar de per-sonalizar el estilo.

También podemos aplicar estilos a las celdas.

Un estilo, es una combinación de formatos utilizados habitualmente que podemos aplicar de una sola vez a una celda o rango de celdas.

Para ello:

Seleccionamos la celda o rango al que queremos aplicar el estilo-

En la banda de opciones Inicio, sección Estilos, desplegamos el - botón Estilos de celda y seleccionamos el estilo que queramos aplicar.


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2.3 Formato Condicional

El formato condicional, sirve para que aplique un formato específi co si la celda seleccionada cumple una determinada condición.

Para aplicarlo:

Seleccionamos la celda o rango de celdas a la que queremos apli-- car el formato condicional.

En la banda de opciones Inicio, sección Estilos, desplegamos el - botón de Formato condicional.


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Aquí tendremos varias opciones:

Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores e inferiores: son � reglas que se pueden aplicar directamente, en función al valor de la celda.

Barra de datos: Utiliza barras del color elegido para destacar grá-� fi camente el valor de cada celda.


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Escala de color: Utiliza la escala de color elegida, para destacar � gráfi camente el valor de cada celda.

Conjuntos de iconos: Utiliza el conjunto de iconos seleccionado, � para destacar gráfi camente el valor de cada celda.

Nueva regla…: Nos permite crear una regla personalizada para � aplicar un formato determinado a las celdas que cumplan una condición específi ca.


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En el apartado Seleccionar un tipo de regla, tenemos varias op-ciones, incluidas las que hemos visto anteriormente.

Nos centraremos en la de Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan...

Una vez seleccionada el tipo de regla tenemos que establecer los criterios a cumplir y el formato que debe aplicar en caso de que se cumpla, y lo haremos en el apartado Editar una descripción de regla.

Ahora tenemos que establecer el contenido de la celda que que-remos aplicar el formato, por ejemplo, Valor de la celda. Y la condición que queremos que cumpla, como puede ser un valor entre un mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que, etc.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fi jos o celdas que contengan el valor a comparar.

Y por último, pulsamos el botón Formato y escogemos el formato que se mostrará si la celda cumple la condición.

Al aceptar, se creará y aplicará la regla.

Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condicio-nes, no se le aplicará ningún formato especial.


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Ejemplo:

Borrar reglas: Sirve para eliminar una regla creada.�

Administrar reglas: Nos permite crear, editar y eliminar reglas � creadas.


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Al seleccionarlo, se abre el siguiente cuadro de dialogo:

Donde aparecen las reglas que hay creadas actualmente.

Editar regla…: Nos permite modifi car la regla seleccionada.

Al pulsar este botón, se abre un cuadro de dialogo parecido al que sale cuando creamos una regla nueva, pero con los detalles de la regla seleccionada.


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Podemos modifi car:

Estilo de formato:-

Mínima: Podemos modifi car el tipo de valor, el valor y el color.-

Máxima: Podemos modifi car el tipo de valor, el valor y el color.-

2.4 Plantillas

Una plantilla de Excel, es un modelo de hoja de cálculo que ya viene con una estructura, un contenido, unos estilos y formatos aplicados.

La utilidad de una plantilla es que a raíz de ella podemos generar libros de forma rápida, que mantengan la estructura original de la plantilla.

Trabajar desde una plantilla

Para empezar a trabajar con una plantilla desplegaríamos el botón Offi -ce, seleccionamos la opción Nuevo y se abrirá el cuadro de dialogo de “Nuevo libro”. Este cuadro de dialogo se divide en tres partes:


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Dentro de las categorías de plantillas tenemos:

En blanco y reciente: aparece la plantilla “libro en blanco” que es - la utilizamos por defecto siempre que empezamos con un libro nuevo en blanco. Y aquí también aparecen las últimas plantillas utilizadas recientemente.

Plantillas instaladas: son una serie de plantillas que se instalan - directamente con el programa.

Mis plantillas: es la carpeta donde guardará por defecto las plati-- llas que nosotros creemos.

Nuevo a partir de existente: abre una copia del libro especifi cado. - Se tratará por individual y el original no se verá afectado.


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Microsoft offi ce online: Aquí aparecen todas las categorías en que - están clasifi cadas las plantillas que podemos encontrar la web de offi ce. Para poder acceder a ellas, el ordenador debe tener conexión a internet.

Seleccionamos alguna de las plantilla de la categoría “Plantillas instala-das” para ver un ejemplo. Y pulsamos sobre el botón Crear.

Se abrirá un libro de Excel, con el nombre que tuviera la plantilla y un número, normalmente es el 1. De esta manera podemos ver que no es el libro original el que se está abriendo.

Si ahora quisiéramos guardar el libro, nos preguntará nombre y ubica-ción para guardarlo por primera vez (como ocurre con un libro normal de Excel que no hemos guardado anteriormente).

Si la plantilla que vamos a abrir, pertenece a la categoría de offi ce online, el botón no será crear sino Descargar. Notaremos como hace la descar-ga y se nos abre igual, como un nuevo libro de Excel.

Crear una plantilla

Cuando tenemos un libro con una estructura específi ca y unos formatos determinados y lo queremos guardar como plantilla, tendremos que:

Seleccionar la opción Guardar como desde el botón de Offi ce-

Escribir el nombre de archivo que queramos utilizar-

En el apartado “Guardar como tipo”, desplegar la lista y seleccio-- nar Plantilla de Excel (*.xltx)

Excel automáticamente determinará la ruta donde se guardará - el archivo, para que por defecto siempre aparezca en la opción Nuevo del botón Offi ce, en la categoría “Mis plantillas”.

Y ya podremos utilizar la plantilla igual que hemos visto con las instala-das o descargadas.


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UNIDAD 3. Gráfi cos

3.1 Crear un gráfi co

3.2 Mover/eliminar un gráfi co

3.3 Modifi car gráfi co

3.4 Formato de elementos del gráfi co


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Un gráfi co es la representación gráfi ca de los datos de una hoja de cálculo, facilitando así su interpretación.

3.1 Crear un gráfi co

Un gráfi co tiene que estar basado en un rango de celdas, así que previa-mente tenemos que tener unos datos en los que basar el gráfi co.

Para crear un gráfi co, tendremos dos maneras de hacerlo:

Seleccionamos el rango de celdas que queremos que represente - el gráfi co.

De la banda de opciones Insertar, sección Gráfi co, desplegamos - el botón que representa al tipo de grafi co que queremos. Y elegi-mos un subtipo de la lista.

Automáticamente aparece el grafi co “incrustado” en la hoja de - cálculo, como un objeto.


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Todos los botones de tipos de gráfi co, incluyen al fi nal de la lista desple-gable, la opción Todos los tipos de gráfi co... al seleccionar esta opción aparece el cuadro de diálogo de Insertar gráfi co que es el mismo que aparece si pulsamos en la fl echa de la parte inferior derecha de la sec-ción Gráfi cos (ver imagen en la página siguiente).


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Este cuadro de dialogo, contiene un listado de todos los gráfi cos dis ponibles.

El botón Establecer como predeterminado, serviría para indicar que gráfi co que queremos que salga por defecto.

Otra manera de crear un gráfi co es:

Desde la banda de opciones Insertar, desplegar la categoría de - gráfi co que queramos utilizar y seleccionar el tipo.

El gráfi co aparecerá en blanco. El siguiente paso será, añadir los - datos que queremos que represente. Para ello:

Con el gráfi co seleccionado, en la banda de opciones de o Herramientas de gráfi co, pestaña Diseño, pulsamos el bo-tón Seleccionar datos.

Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:o

Botón Celdas ocultas y vacías, al pulsarlo, aparece un cuadro de dialogo, donde podemos indicarle que hacer con las celdas que ocultas o que no contengan datos.

Este botón, es el mismo de la banda de opciones Herramientas de gráfico, pestaña Diseño, Cambiar entre filas y columnas.


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3.2 Mover/eliminar un gráfi co

Un gráfi co se puede crear:

Como - grafi co incrustado, y se inserta como un objeto en la hoja activa.

Como - hoja de gráfi co, y se genera en una nueva hoja.

Cuando está incrustado, podemos tratarlo como si fuera un objeto.

Para mover un gráfi co, hacemos clic sobre él con el botón izquierdo � del ratón y sin soltarlo, lo arrastramos.

Para � eliminar un gráfi co, hacemos clic en él para seleccionarlo y pulsamos la tecla Supr.

Cuando está en una hoja de gráfi co, no podemos moverlo, a no ser que movamos la hoja y cambiemos el orden de posición en el libro.

Y para eliminarlo, tenemos que eliminar la hoja entera que lo contiene.

3.3 Modifi car gráfi co

Modifi car el aspecto del gráfi co

En la banda de opciones de Herramientas de gráfi co, en la pestaña Presentación, podemos encontrar todas las opciones para modifi car las etiquetas, ejes y fondo del gráfi co.


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En la sección fondo podremos confi gurar el formato del fondo del gráfi co.

En la banda de opciones de Herramientas de gráfi co, en la pestaña Di-seño, también podremos cambiar el diseño y el estilo de gráfi co, con los botones:

En la banda de opciones de Herramientas de gráfi co, en la pestaña Formato, encontraremos las mismas herramientas que teníamos con formas e imágenes, para modifi car o aplicar formatos a los gráfi cos.

En esta sección podemos decidir que títulos, etiquetas y datos se mostrarán en el gráfi co y la leyen-da.Las etiquetas de un gráfi co se muestran en forma de caja de tex-to, y podremos tratarlas como un objeto y editar el texto o darle for-mato.

El botón Área de trazado, solo estará activado para gráficos bidimensionales

Y estos tres, solo estarán disponibles para gráficos tridimensionales.


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Modifi car el tamaño del gráfi co

Podemos cambiar el tamaño del ob-jeto (Gráfi co y leyenda) modifi can-do área del gráfi co, desde el borde exterior, haciendo clic con el botón izquierdo de ratón, sobre uno de los laterales, cuando aparezcan las do-bles fl echas negras y arrastramos hasta la medida deseada.

Y podemos cambiar el tamaño del gráfi co, modifi cando el área de tra-zado, desde el borde interior, hacien-do clic sobre el cuadrado o círculo de los laterales, cuando aparezcan las dobles fl echas negras y arrastramos hasta la medida deseada.

Modifi car la posición del gráfi co

Excel nos permite modifi car la ubicación del gráfi co que puede ser:

En una hoja nueva-

Como objeto en la hoja-


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Para ello, debemos pulsar el botón Mover gráfi co, de la ban-da de opciones Herramientas de gráfi co, pestaña Diseño.

Y aparecerá el cuadro de dialogo siguiente:

Modifi car el tipo de gráfi co

Una vea ya creado el gráfi co, si el tipo que hemos escogi-do no es el que queremos o queremos cambiarlo, desde la banda de opciones Herramientas de gráfi co, en la pestaña Diseño, tenemos el botón Cambiar tipo de gráfi co. Al pul-sarlo, se abre un cuadro de dialogo con todos los tipos de gráfi cos y tan solo tenemos que seleccionar el nuevo tipo y aceptar.

3.4 Formato de elementos del gráfi co

Todos los elementos de un gráfi co son modifi cables individualmente y se les puede aplicar formatos específi cos.

Podemos hacerlo con el menú contextual del elemento que queramos modifi car y la opción Formato de… (variará según el elemento seleccio-nado).

Por ejemplo, para cambiar el color, solo de una de las series:

Seleccionamos solo esa serie, hacemos clic con el botón derecho - del ratón sobre ella y seleccionamos la opción Formato de punto de datos.


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-

Nos aparece el cuadro de dialogo de formato para que hagamos - las modifi caciones necesarias. Por ejemplo, le cambiamos el color y le aplicamos uno degradado.


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Al aceptar, observamos cómo solo se ha cambiado ese elemento.

Crear tipos personalizados de gráfi co

Excel nos ofrece toda una serie de categorías de gráfi cos con formatos ya asignados, pero podemos crear los nuestros propios y hacer de ellos una plantilla.

Una vez que tengamos el gráfi co creado y personalizado a nuestro gusto, guardaremos el estilo personalizado, para ello, en la banda de opciones He-rramientas de gráfi co, pestaña Diseño, pulsaremos el botón Guardar como plantilla.

Se abrirá un cuadro de dialogo, donde deberás indicarle el nombre que quieres asignarle, y lo guardará en la carpeta que Microsoft Offi ce tiene de-terminada para las platillas de gráfi cos, en formato *.crtx.


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Cuando queramos utilizar alguna de las plantilla de gráfi cos, creadas por el usuario, bastará con entrar en el cuadro de dialogo Insertar gráfi co y seleccionar la carpeta Plantilla y ahí dentro veremos todos los gráfi cos per-sonalizados, creados por el usuario o si el grafi co ya está creado, acceder al cuadro de dialogo Cambiar tipo de gráfi co, apartado Plantillas, igual que al insertarlo.

El botón Administrar plantillas… si lo pulsamos, nos abre el explorador de Windows con la ruta donde ha guardado las plantillas, que normalmente es en C:\ Documents and Setting\Datos de programa\Microsoft\Plantillas\Charts.


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UNIDAD 4.

Tablar y Listas de datos

4.1 Tablas

4.2 Ordenar

4.3 Filtros

4.4 Validación de datos

4.5 Resumen y subtotales

4.6 Importar datos


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4.1 Tablas

Una tabla es un conjunto de datos organizados en fi las y registros. Don-de la primera fi la contiene las cabeceras de las columnas (campos) y el resto de fi las contienen los datos.

Podemos empezar a crear una tabla, con las celdas vacías, seleccionan-do previamente el rango que ocupará o sin seleccionarlo y se lo indi-camos después. O incluso podemos crearla, seleccionando ya un rango con datos.

En cualquiera de los dos casos, el siguiente paso será Insertar la tabla, que podemos hacerlo desde la banda de opciones Insertar, sección Ta-blas, botón tabla.

Al pulsarlo, aparece el cuadro de dialogo Crear tabla, donde tendremos que indicar el rango que queremos que ocupe o si ya lo hemos seleccio-nado previamente, aparecerá directamente.

Tambien debemos indicarle si la tabla tiene encabezados o no (se reco-mienda que sí).

Al aceptar, aparece en el rango seleccionado con el formato propio de la hoja.


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Para introducir los datos de la tabla o agregar nuevos, tendremos dos opciones:

Introducir directamente los datos: hacer clic en la celda o barra - de fórmulas y escribir.

O utilizar un formulario de datos:-

Esta opción, por defecto no suele aparecer en la barra de o acceso rápida, hay que desplegar la lista de “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido” seleccioanr la opción “Mas comandos…”

Desplegamos la lista “Comandos disponibles en:” y selecciona-mos “Comandos que no están en la lista de opciones”, buscamos el de “Formulario…”, pulsamos Agregar y luego Aceptar.

Ahora tendrá que aparecer directamente en la barra.


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Al pulsar el botón Formulario, aparece un cuadro de dialogo que puede variar según los campos de la tabla:

A la izquierda aparecen los registros, con los títulos de los cam-pos (según lo que hayamos escrito en la primera fi la que hace de cabeceras de columnas) y un recuadro para escribir el dato del campo. Cada registro, será una fi la.

Y a la derecha, los botones:

Nuevo: para agregar registros.-

Eliminar: Para eliminar un registro entero.-

Restaurar: borra los datos de los campos del registro actual - (pero no elimina el registro)

Buscar anterior y Buscar siguiente: para desplazarse por los - registros.

Criterios: sirve para aplicar un fi ltro de búsqueda.-

Cerrar: cierra el cuadro de dialogo de Formulario.-

A la hora de introducir datos y rellenar una tabla, excel nos permite trabajar con listas desplegables.

Si hacemos clic con el botón derecho del ratón, en una celda que quera-mos rellenar de la tabla (aunque los datos no estén en formato de tabla, tambien nos dejar hacerlo).


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En el menú contextual, seleccionaremos la opción Elegir de la lista des-plegable…

Y al seleccionar esta opción, nos muestra en dicha celda una lista de las diferentes entradas que encuentra en toda la columna.

Tan solo hay que seleccionar la que queramos introducir.


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Para modifi car la estructura o el formato de una tabla, al situarnos sobre cualquiera de sus celdas, aparece en la banda de opciones, la pestaña Diseño, con las herramientas correspondientes a la de la tabla.

Cambiar tamaño de la tabla: Con este botón, podemos modifi car el rango de la tabla.

Tambien podemos modifi car directamente el rango de fi las y colum-nas con el ratón, situando el cursor sobre la esquina inferior derecha de la última celda de la tabla, pulsar el botón izquierdo cuando apa-rezcan las dobles fl echas y arrastrar.

O si lo que queremos es añadir un registro mas, podemos pulsar la tecla TAB desde la ultima celda de la tabla y aparecerá una nueva fi la.

Para insertar, mover o eliminar fi las o columnas del rango de la tabla, podemos hacerlo como si fuera una hoja de Excel normal.

Quitar duplicados: Es una herramienta que nos permite borrar auto-maticamente aquellos datos que estén introducidos dos veces.

Al pulsar el botón, aparece un cuadro de dialogo:


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Podemos indicarle las columnas que queremos que tenga en cuenta, a la hora de buscar duplicados. E indicarle si nuestra tabla de datos tiene o no encabezados.

Podemos utilizar los botones Seleccionar todo o anular selección, para controlar las columnas que marcamos, o tambien podemos ha-cer clic con el botón izquiero del ratón en la casilla de verifi cación correspondiente al campo que queramos activar o desactivar.

Si nos fi jamos en el ejemplo, tenemos la fi la 13 y 14 repetida.

Pulsamos aceptar.

Y vemos como ha eliminado una de las fi las repetidas.


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Esta herramienta tambien la podemos aplicar en rango de datos nor-males, utilizando el botón Quitar duplicados, de la banda de opciones Datos, sección Herramientas de datos.

Convertir en rango: Para quitarle a los datos el formato de tabla, po-demos pulsar este botón y convertirá toda la tabla en un rango de celdas normal.

Otra manera de quitar el formato de tabla, sería haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la tabla, des-plegar del menú contextual la opción Tabla y seleccionar Convertir en rango.


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Estilos ràpidos: Con este botón, podemos modifi car el estilo de la tabla.

Desplegamos la lista y seleccionamos el estilo que nos guste.

Si lo que queremos es borrar el estilo que tenemos actualmente apli-cado, podemos seleccionar la opción Borrar.

Una vez aplicado el estilo, lo podemos personalizar, desplegando el botón Opciones de estilo de tabla. Y activando y desactivando las opciones que nos ofrece.


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Tambien podemos aplicar fi las de totales, haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la tabla, desplegasndo del menú contex-tual, la opción Tabla y seleccionando Fila de totales.

4.2 Ordenar

Para hacer un ordenar simple, y ordenar una lista por una co-lumna, tenemos los botones Ordenar A a Z (Ascendente) y de Z a A (Descendente) de la banda de opciones Datos, sección ordenar y fi ltrar.

Bastará con situarnos sobre la columna de la lista de datos por la que queremos ordenar y pulsar uno de los dos botones.

Si los datos están en formato de tabla, los propios títulos de las cabece-ras, contendran unas fl echas, que al desplegarlas, tambien nos ofrece la posibilidad de ordenar.


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Si queremos aplicar mas de un criterio de ordenación, te-nemos que pulsar el botón Ordenar de la banda de opcio-nes Datos.

Podemos tener los datos previamente seleccionados, sino, al pulsar el botón Excel detectará automaticamente el rango a ordenar (hay que verifi car que sea correcto el que él propone).

En el cuadro de dialogo Ordenar, hay que establecer un nivel por cada criterio que queramos aplicar y establecer las opciones de orden que queremos que cumpla.

Por ejemplo, ordenar por el campo Apellidos y tambien por el campo Nombre, es decir, que primero lo ordenara por el apellido, pero ante dos apellidos iguales, ordenadorá por el nombre.


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O tambien, si hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda ya sea un rango normal o esté en formato de tabla, nos aparece el menú contextual, donde tambien tenemos la opcion de Ordenar.

O desde la banda de opciones Inicio, secció Modifi car, botón Ordenar y fi ltrar.


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Texto en columnas

Esta nueva versión de Excel, nos ofrece una herramienta, que permite separar el contenido de una columna en varias.

Por ejemplo:

Tenemos una columna con nombre y apellido y queremos tener dos columnas, una para cada tipo de dato.

Seleccionamos el rango de celdas A1:A12-

En la banda de opciones Datos, sección Herramientas de da-- tos, pulsamos el botón Texto en columnas.


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Aparece el siguiente asistente:

En el primer paso, hay que marcar el tipo de dato original que queremos separar en columnas.


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En el segundo paso, hay que indicar como están separados los datos.

Y por último, especifi car el formato de dato de las columnas.

Y al pulsar Finalizar, vemos como se convierte en 2 columnas, una para el nombre y otra para el apellido.


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4.3 Filtros

Los fi ltros sirven para seleccionar solo aquellos registros o datos que cumplan un criterio especifi co.

Aplicar fi ltros en un rango de datos

Nos situamos sobre cualquiera de las celdas del rango de datos y pul-samos el botón Filtro, de la banda de opciones Datos, sección Ordenar y fi ltrar.

Y aparecen las fl echas de autofi ltro sobre los títulos (cabecera de los campos).

O desde la banda de opciones Inicio, secció Modifi car, botón Ordenar y fi ltrar.


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Aplicar fi ltros en un tabla de datos

Para aplicar un fi ltro sobre una tabla, bastará con desplegar la lista de la cabecera del campo y seleccionar el criterio que se quiere aplicar.

Si hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla o rango de datos, nos aparece el menú contextual, donde tambien tenemos la opcion de Filtrar.

Tipos de fi ltros que podemos aplicar

Puede ser por contenido. Por ejemplo, solo aquellos registros que sean de Barelona. Pues al desplegar, seleccionamos solo la casilla de Barcelona.


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Antes de aplicar el fi ltro

Con el fi ltro aplicado

Otra opción es aplicar los fi ltros de texto, que se hace tambien desple-gando la fl echa de la cabecera del campo y en Filtros de texto, seleccio-namos la que queremos aplicar.


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Seleccionando cualquiera de las opción, se abre un cuadro de dialogo como el siguiente, donte tenemos que terminar de especifi car el crite-rio:

En este ejemplo, solo se mostrarían aquellos nombres cuya primera letra es la A.

Las opciones de fi ltro, varían según el formato del campo.


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Podemos ver que un campo tiene un fi ltro activado, porque el icono de la cabecera cambia.

Si agregamos datos a un rango o tabla que contiene un fi ltro, para que aplique tambien ese fi ltro a los nuevos datos, tenemos el botón Volver a aplicar, de la banda de opciones Datos, sección Filtros.

Para quitar un fi ltro, tenemos varias opciones:

Desplegar la lista de la cabecera del campo y:-

Seleccionar la opción o “Borrar fi ltro de …”

O marcar la casilla o (Seleccionar todos)

O pulsar el botón - Borrar fi ltro de la banda de opciones Datos.

O si además de quitar el fi ltro, queremos desactivarlo, podemos pulsar directamente sobre el botón Filtro de la banda de opciones Datos.


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Filtros avanzados

En la banda de opciones Datos, sección Filtro, tenemos el botón Avanzadas.

Que nos permite, crear un fi ltro partiendo de un rango como criterio, y además nos da la opción de aplicar el fi ltro sobre la misma base de datos o copiarlo en otro sitio.

Al pulsar el botón Avanzadas, aparece el siguiente cuadro de dialogo:

En nuestro ejemplo, tenemos una base de datos y queremos aplicar un fi ltro de manera que nos muestre solo aquellos datos que contemple el rango de criterio indicado.


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Rango de lista: será todo el rango de datos que tenemos (A:D)-

Rango de criterios: serán las cantidades establecidas en la co-- lumna F.

Copiar a: Queremos que los datos fi ltrados, los copie en las co-- lumnas H:K

Y al aceptar, obtenemos el siguiente resultado:

4.4 validación de datos

Es una herramienta que nos permite restringir el dato que se debe incluir en una celda.


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Para aplicar una validación a una celda:

Seleccionamos la celda que queremos validar.-

Desde la banda de opciones Datos, pulsamos el botón Validación - de datos, de la sección Herramientas de datos.

Aparece el cuadro de dialogo de Validación de datos, donde ten-- dremos varios tipos de validación para aplicar

En la pestaña Confi guración, establecemos la condición que de-berá cumplir el dato:


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Permitir: En esta lista podemos elegir entre: -

Cualquier valor: es lo que hay por defecto que nos permi-o te introducir cualquier dato en la celda.

Número entero: Limitará la entrada de datos solo a nú-o meros enteros, estableciendo un limite entre máximo y mínimo o igual que, de manera que si se intenta intro-ducir un decimal o algún número del rango establecido, dará error.

Ejemplo:

Decimal: A la inversa que el número entero.o

Este criterio no permi-tirá introducir ningún número que no sea en-tero y esté entre el 1 y el 50.


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Lista: Permite escribir una lista de valores, para poder o escoger y no tener que escribir los datos en la celda. Los distintos valores los escribiremos en Origen, separados con punto y coma.

Esta validación, nos creará una lista desplegable en la celda, para poder escoger solo entre las opciones del rango de origen.

Fecha o hora: funciona igual que nùmero entero pero con o celdas de formato de fecha o de hora.

Esta validación, no permitirá introducir fechas fuera del rango establecido.


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Longitud de texto: podemos delimitar el número de ca-o racteres que se debe introducir.

Personalizada: sería para incluir una fórmula o función.o

En la pestaña Mensaje de entrada, podemos introducir un texto que se muestre al situarnos en la celda.

Este texto, sirve para informar del tipo de dato que se debe in-troducir en la celda, según la validación establecida.

Esta validación, solo permitirá escribir refe-rencias de 4 dígitos.


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Aparecerá así, al situarnos sobre la celda.

En la pestaña Mensaje de error, podemos escribir el texto que queremos que muestre cuando se introduzca en la celda un valor incorrecto.

El estilo del mensaje puede ser:

Grave: Al escribir un dato incorrecto, no permitirá introducirlo - en la celda y devolverá un mensaje de error.


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Advertencia: Al introducir un dato incorrecto, aparece un men-- saje adviertiendo que el dato es erróneo, pero nos da la opción de elegir si lo queremos introducir igualmente o no.

Información: Al introducir un dato incorrecto, aparece un - mensaje informando de que el dato es erróneo, si acepta-mos, nos introduce en dato en la celda y si cancelamos, no lo introduce.

Si utilizamos una de estas dos últimas opciones de mensaje, que aunque el dato no cumpla la validación, igualmente nos deje escribirlo en la celda, tenemos una opción en el botón Validación de datos, de la banda de opciones Datos, que nos permite marcar aquellas celdas que no cumplan con la valida-ción y se hayan introducido datos. Es el botón Rodear con un círculo datos no válidos.


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Y la hoja de cálculo, se mostrará así:

Para eliminar los círculos, tendremos el botón Borrar círculos de validación.

Una vez introducida una validación para una celda, podemos copiarla, utilizando el método normal de copiar y luego pegarla en otras celdas, utilizando el Pegado especial, y marcando la casilla Validación.

Para borrar la validación de un rango de celdas, seleccionamos primero la celda o rango y accede-mos al cuadro de dialogo de Validación de datos y pulsamos el botón Borrar todos.


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4.5 Resumen y subtotales

Crear un esquema

Tenemos dos maneras de crear un esquema o resumen en Excel, pode-mos hacerlo manual o automático.

Para crear un esquema automatico:

Los datos tienen que estar bien estructurados. -

Deben contener fi las o columnas con sumatarios, y no pueden - entremezclarse con los datos, deben situarse o por encima o de-bajo en el caso de las fi las, y a izquierda o derecha en el caso de las columnas.

Por ejemplo:

Tenemos un rango de datos, ordenados alfabeticamente por Depar-tamento, con una fi la de totales por cada departamento y una colum-na de total (cantidad x precio).


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Para crear un Autoesquema:

Desde la banda de opciones Datos, sección Esquema.-

Desplegamos el botón Agrupar.-

Y seleccionamos Autoesquema.-

Y crea un nivel de esquema, por cada total que se encuentra en los datos, tanto de fi las como de columnas.

Para comprimir o expandir el esquema, tenemos varias opciones:

Podemos pulsar sobre el número de esquema: 1 mostraría un úni-- co total, 2 nos muestra los totales del campo agrupado y 3 nos lo muestra todo.

Tambien podemos hacer clic sobre el signo negativo (-) para no - mostrar el detalle y solo ver el total del grupo o en el signo positivo (+) para mostrarlo.


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O tambien podríamos utilizar los botones de la barra de herramientas:-

Un ejemplo de esquema comprimido sería el siguiente:

Para borrar un Autoesquema:


Desplegamos el botón Desagrupar.-

Y seleccionamos Borrar esquema.-

Para crear un esquema manualmente:

Primero hay que crear los grupos:Seleccionamos todas las fi las o - columnas que puedan pertenecer a un mismo grupo, sin incluir las de los totales.


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Pulsamos el botón Agrupar.-

Y nos crea un nivel de esquema.-

Tendremos que hacer los mismo, con cada grupo que queramos crear.

Y si queremos deshacer algún grupo, pulsamos el botón Desagrupar.

Tambien podemos utilizar combinaciones de teclas:

Para agrupar: Alt+Shift+Flecha derechao

Para desagrupar: Alt+Shift+Flecha izquierdao

Podemos ocultar un esquema, es decir, ocultar los signos de expandir/comprimir podemos pulsar la combinación de teclas Ctrl+8.

Crear un resumen con subtotales

Podemos crear un resumen de una lista de datos y agrupar campos ob-teniendo subtotales.

Para ello:

Debemos situarnos sobre la lista de los datos. -

Es importante que la lista esté ordenada por el campo que que-- remos agrupar.


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Pulsamos el botón Subtotal, de la banda de opciones Datos, sec-- ción Esquema. Y aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Donde tenemos que indicarle:

Para cada cambio en: tenemos que seleccionar el campo o por que el que queremos agrupar.

Usar función: seleccionamos el cálculo que queremos que o realice: Suma, cuenta, promedio, Max, min, etc.…

Agregar subtotal a: tenemos que indicarle con que cam-o po queremos que nos calcule la función indicada ante-riormente.

Y por último, tenemos tres opciones para marcar:

Reemplazar subtotales actuales: en caso de que queramos • modifi carlos.

Salto de página entre grupos: para insertar un salto de página • en cada cambio, en nuestro ejemplo, de DEPARTAMENTO.

Resumen debajo de los datos: Añade una fi la TOTAL debajo • de cada grupo y al fi nal de todos los datos.

Obtenemos un esquema, con los datos de la tabla y los criterios indicados en los Subtotales.


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Tambien podemos obtener totales en una tabla, modifi cando el diseño de la tabla, y desde la banda de opciones Diseño, sección Opciones de estilo de tabla, y marcar la opción Fila de totales.

Si hacemos clic, sobre la última fi la de la tabla, aparece una fl echa, y al desplegarla, podemos indicarle la función que queremos que aplique.

Observa en la barra de fórmulas como en vez de apa-recer la función que le hemos indicado, aparece la función SUBTOTALES.


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Para quitar los subtotales, desde el mismo botón Subtotales, entramos al cuadro de dialogo y pulsamos el botón Quitar todos. O desactivando la casilla de Fila de totales del estilo de tabla.

4.6 Importar datos

Excel ofrece la posibilidad de importar datos que no necesariamente tie-nen que ser del formato Excel.

Podemos utilizar la manera tradicional: copiando los datos de la aplica-ción externa y pegandolos en la hoja de Excel.

O utilizar la herramienta de Importar datos externos propia de Excel.

Para importar datos utilizando el asistente, desde la banda de opciones Datos, sección Obtener datos externos, pulsaríamos el botón correspon-diente, dependiendo del formato en que estén las datos a importar.

Vamos a ver un ejemplo, importando una serie de datos en formato txt.

En un libro en blanco, nos situaremos en la celda A1 (a partir de - donde queremos que ser inserten los datos).

Iremos a la banda de opciones datos y pulsaremos el - botón Desde texto.

Aparece un cuadro de dialogo, donde tenemos que - indicarle la ruta del archivo que queremos importar.


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En esta ventana solo nos mostrara los archivos de texto (txt, prn o csv), si observamos el recuadro Tipo de archivo, veremos que nos lo indica, ya que hemos escogido la opción de importar Desde texto.

Buscamos el archivo, lo seleccionamos y pulsamos Importar.

Aparece otro cuadro de dialogo, que consta de tres pasos:-

Paso1: Tenemos que indicar como están delimitados los datos en el archivo a importar, para Excel sepa donde empieza un campo y donde acaba.

Aquí tambien podemos indicar a partir de que fi la queremos que importe los datos.

Y por último el origen del archivo.


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Paso2: Tenemos que seleccionar como están separados los datos (campos).

Paso3: En este cuadro, podemos seleccionar el formato de da-tos de cada columna, haciendo clic sobre la columna de la vis-ta previa y luego seleccionando el formato en la parte superior. Tambien nos sirve, por si hay alguna columna que no queremos importar.


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A veces lo mejor, es dejar las opciones que Excel ofrece por defecto.

Por último, pulsamos el botón Finalizar. Y aparece un recuadro preguntandos donde queremos importar los datos.

En este cuadro de dialogo, tenemos un botón Propiedades, al pulsarlo, aparece otro cuadro de dialogo:


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Nombre: por defecto coge el nombre del archivo importado.-

Defi nición de consulta:-

Guardar defi nición de consulta: al dejar marcada esta ca-o silla, el libro de excel queda vinculado al archivo origen de datos externos.

Guardar contraseña: en caso de que el archivo de origen, o contenga una contraseña, esta opción nos permitirá guar-darla de manera que cada vez que se actualicen los datos (o se conecte al origen) volverá a solicitarla.

Control de actualizaciones:-

Solicitar el nombre del archivo al actualizar: al marcar esta o casilla, cada vez que actualicemos los datos importados, Excel nos preguntará el nombre del archivo de origen.

Actualizar cada: podemos establecer cada cuantos minu-o tos queremos que se actualicen los datos importados.

Actualizar al abrir el archivo: excel actualizará los datos o automaticamente al abrir el archivo.

Diseño y formato de datos: en este apartado podemos indicarle a - Excel, que debe hacer cuando actualiza los datos.

Aceptamos ambos cuadros de dialogo y aparecerán los datos en la hoja.

Otras opciones de importación o exportación de da-tos puede ser de Word a Excel o viceversa, para ello, la mejor opción será copiando y pegando.

Tambien podemos importar datos desde un archivo de Access, con el botón:

Al pulsarlo, se abriráel cuadro de dialogo para indicar la ruta de la base de datos.


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Al seleccionar la base de datos y pulsar el botón Abrir, aparece otro cuadro de dialogo con las tablas y consultas que contiene, seleccionamos la que queremos importar y aceptamos.

Nos aparece otro cuadro de dialogo donde podemos elegir la for-ma de ver los datos y la hoja y celda desde donde queremos incluirlos.


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El cuadro de dialogo de propiedades de conexión, varía según el tipo de datos que importamos, pero es muy parecido al que hemos visto ante-riormente. En este caso, nos encontramos con dos pestañas.


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En la banda de opciones Datos, sección conexiones, podemos

Otra opcion de importación puede ser Desde Web.

En el cuadro de dialogo tendremos que indicarle la dirección de internet de donde queremos extraer los datos.


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En el botón Opciones, podemos elegir si queremos los datos sin formato o en formato Html (que es como se ve en la web).


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Importar datos de Excel a Word

Podemos importar datos de Excel a Word, utilizando las herramientas Copiar – Pegar, pero además podemos hacer que los datos queden vinculados, de manera que si se modifi ca algo en la hoja de cálculo, en el documento tambien se actualice.

Para ello, debemos observar el icono del portapapeles, que nos apa-recerá en Word, despues de pegar, y pulsar sobre la fl echa para des-plegar sus opciones.

Por defecto, al pegar los datos, conserva el mismo formato que tenían en la hoja de Excel. Si no es lo que queremos, podemos escoger entre las distintas opciones que nos ofrece.

Y lo que queremos es mantener los archivos vinculados, deberemos marcar la opción Conservar formato de origen y vincular a Excel.


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UNIDAD 5. Análisis de datos

5.1 Búsqueda de objetivos

5.2 Realizar una búsqueda de objetivos

5.3 Tablas de datos

5.4 Aplicar tabla de datos

5.5 Escenarios

5.6 Aplicar Escenarios

5.7 Informes de Escenarios


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5.1 Búsqueda de objetivos

Es una herramienta que permite, conociendo el resultado previo de una fórmula, hallar el valor de la variable que determina el resultado fi nal.

Forma parte de un conjunto de herramientas denominadas de Análisis Y si.

5.2 Realizar una búsqueda de objetivos

Tenemos un préstamo de un impor-te determinado, con un interés, unas cuotas establecidas y la anualidad que habría que pagar para liquidar el capi-tal y queremos saber, modifi cando la anualidad a 2.000 € cual sería el % de interés.

Para calcular el objetivo:

Desde la banda de opciones - Datos.

Pulsamos la fl echa desplegable - del botón Análisis Y si.

Seleccionamos Buscar - objet ivo.

Aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Valor que querremos modifi car.

Celda que queremos que recalcule.

Celda que contiene el valor que querremos modifi car.


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Aceptamos. Y obtendremos los nuevos resultados.

5.3 Tablas de datos

Es una herramienta que nos permite estudiar las variaciones de un re-sultado, basado en un máximo de 2 variables, creando una estructura de tabla.

También forman parte del conjunto de herramientas denominadas de Análisis Y si.

5.4 Aplicar tabla de datos

Tenemos un préstamo de un importe determinado, con un interés, una cuota establecida y la anualidad que habría que pagar para liquidar el capital y queremos saber, modifi cando el % de interés y las cuotas, los diferentes resultados de anualidad que obtendríamos.


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Para crear la tabla de datos:

Seleccionamos toda la tabla pre-- viamente (A8:D13)


Pulsamos la fl echa desplegable del - botón Análisis Y si.

Seleccionamos Tabla de datos.-


Y el resultado obtenido será el siguiente:

Si nos situamos en alguna celda de los datos de la tabla y observamos la barra de fórmulas, podemos ver que utiliza una función para su cálculo.

Celda del % de interés actual.

Celda de la cantidad de cuotas actuales.


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5.5 Escenarios

Un escenario, es un conjunto de valores que Excel guarda y sustituye automáticamente en la hoja de cálculo. Podemos utilizar varios escena-rios para prever diferentes resultados de una hoja de cálculo.

También forman parte del conjunto de herramientas denominadas de Análisis Y si.

5.6 Aplicar Escenarios

Tenemos una hoja de cálculo con una tabla que determina los datos necesarios para la amortización de un préstamo y queremos crear un escenario que contemple un cambio en el tipo de interés al 11%.

Para crear un escenario:


Pulsamos la fl echa desplegable - del botón Análisis Y si.

Seleccionamos Administrador de - escenarios.


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Pulsamos el botón Agregar y rellenamos los datos.


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Al pulsar l botón Aceptar, aparece un nuevo cuadro de dialogo, donde modifi caremos los datos:

Aceptamos. Y aparece el cuadro de dialogo Administrador de escenario:

Que contiene los siguientes botones:

Agregar: - nos permite agregar un nuevo escenario.

Eliminar: - para eliminar el escenario seleccionado.

Modifi car:- nos permite modifi car un escenario ya creado.

Combinar: - nos permite combinar escenarios desde otra hoja.

Resumen: - nos permite crear informes basados en los escenarios creados.


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Para poder ver el resultado del escenario aplicado a la hoja de cálculo, pulsaremos el botón Mostrar.

Vemos como se realizan los cambios, pero el cuadro de dialogo de Ad-ministrador de escenarios sigue abierto. Pulsaremos Cerrar para ter-minar.

Para utilizar un escenario, creado en otra hoja:

Siguiendo con nuestro ejemplo.-

En la Hoja2 tenemos la misma tabla y hay creado otro escenario - que cambia los años a 12.

Desde la Hoja1, entramos en el Administrador de escenarios, ob-- servamos que solo aparece un escenario.

Pulsamos el botón Combinar.-

Y en el cuadro de dialogo de Combinar escenarios:-


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Seleccionamos la Hoja2 y aceptamos.

Ahora podemos ver en el administrador de escenarios, que aparecen los dos creados.


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5.7 Informes de Escenarios

Podemos extraer informes basados en los escenarios creados, pulsando el botón Resumen del cuadro de dialogo Administrador de escenarios.

Esta opción de resumen, solo nos permite seleccionar un máximo de 32 celdas de resultado.

Al pulsar dicho botón, aparece el siguiente cuadro de dialogo:

La opción � Resumen, nos crea un resumen en una hoja nueva comparando los datos actuales con los resultados obtenidos según el escenario, utilizando Agrupaciones y subtotales.

En nuestro ejemplo, seleccionaremos el rango A2:B5. Y pulsamos Aceptar.



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La opción � Informe de tabla dinámica de escenario, nos crea un resumen en una hoja nueva comparando los datos actuales con los resultados obtenidos según el escenario, utilizando el formato de tabla dinámica.



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UNIDAD 6. Auditoría de fórmulas

6.1 Autocorrección de fórmulas

6.2 Rastrear precedentes y dependientes

6.3 Rastrear errores

6.4 La ventana de Inspección


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6.1 Autocorrección de fórmulas

A veces obtenemos como resultado de una fórmula, un mensaje de error y hay que averiguar qué es lo que falla. Por ejemplo, es posible que al escribir una función manualmente, cometamos algún error de sintaxis y en la celda aparecería el mensaje #¿NOMBRE?

Excel nos ofrece una herramienta de comprobación de fórmulas.

Por ejemplo, en nuestra hoja de cálculo, en la celda B7, hemos escrito la función para calcular el valor máximo y nos ha dado error.

En la banda de opciones Fórmulas, pulsamos sobre el botón Comproba-ción de errores de la sección Auditoría de fórmulas.


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Con información de cuál puede ser el posible error.

Ayuda sobre este error: - Nos muestra una ventana de ayuda sobre el tipo de error.

Mostrar paso de cálculo: - Abre un cuadro de dialogo indicando donde puede estar el error.

Si lo pulsamos, aparece el siguiente cuadro de dialogo, donde pode-mos observar que se ha parado en la función MAXI(B2:B5)


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Si pulsamos el botón Evaluar, aparece el siguiente cuadro de dia-logo:

Donde ya nos dice, que el error está en el nombre de la función. Pul-samos Cerrar.

Omitir error:- Salta el error que esté mostrando, y pasa al siguiente de la hoja si lo hay. Si no hay más errores, mostrará un mensaje como este:

Modifi car en la barra de fórmulas:- envía el puntero a la barra de fórmulas y nos muestra en color los argumentos que intervienen en la función.

Así podemos realizar las modifi caciones necesarias para corregir la fórmula.


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Otra opción, sería Evaluar directamente la formula de una celda.

Nos situamos en la celda.-

Y pulsamos el botón - Evaluar fórmula de la banda de opciones Fórmulas, sección Auditoría de fórmulas.

Y aparecería el mismo cuadro de dialogo que hemos visto ante-riormente con la Comprobación de fórmulas.


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En la banda de opciones Fórmulas, sección Auditoria de fórmulas, tene-mos un botón que nos muestra las fórmulas que contiene la hoja.

Muestra el contenido real de las celdas.

Por ejemplo, la siguiente hoja de cálculo:


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Se vería así al pulsar el botón de Mostrar fórmulas:

Para desactivarlo, bastará con volver a pulsar otra vez el botón Mostrar fórmulas.

Como calcula Excel

Normalmente, una hoja de cálculo con fórmulas, se recalculan automá-ticamente al actualizar o guardar la hoja.

Pero esto podemos confi gurarlo.

En la banda de opciones Formulas.-

Desplegamos el botón Cálculo.-

Y tenemos tres opciones:-

Calcular ahora: que fuerza o a realizar la actualización y ha recalcular las fórmu-las en el momento.

Calcular hoja: Actualiza y o calcula solo la hoja activa. (Mayus+F9)

Opciones para el cálculo: que nos permite confi gurar o como queremos que calcule Excel. Y si lo desplegamos, tenemos tres opciones mas:


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Automático�

Automático excepto en las tablas de datos: mar-� cando esta opción, las tablas de datos se omiten al actualizarse la hoja. Para actualizar manualmente la tabla de datos, nos situamos en la celda que contiene la fórmula y pulsamos la tecla F9.

Manual: tendremos que pulsar la tecla F9 cada vez � que queramos que recalcule.

Otra manera de confi gurar el sistema de trabajo de cálculo de Excel, sería:

Desplegando el botón Offi ce-

Pulsando el botón Opciones de Excel-

Categoría Fórmulas, apartado Opciones de cálculo:-

Pero aquí nos encontramos con una opción más, que es la de Volver a cal-cular libro antes de guardarlo.


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6.2 Rastrear precedentes y dependientes

Excel nos ofrece una serie de herramientas útiles a la hora de trabajar con fórmulas.

Desde la banda de opciones Fórmulas, sección Auditoria de fórmulas.

Rastrear precedentes: - Indica con fl echas, las celdas implica-das en la fórmula.

Rastrear dependientes: - Indica con fl echas, a que fórmula per-tenece esa celda.


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Quitar fl echas: Elimina las fl echas de los precedentes y dependientes. Tendremos la opción de eliminarlas todas de golpe o especifi car las que queremos eliminar.

6.3 Rastrear errores

Cuando obtenemos un error en una fórmula o función, podemos utilizar la herramienta de rastrear errores para averiguar dónde está el dato erróneo.

Por ejemplo, tenemos varios errores en esta hoja, pero concretamente vamos a averiguar que falla en el de la celda G14.

Nos situamos en la celda que contiene el error.-

En la banda de opciones Formulas, - sección Auditoria de fórmulas.


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Desplegamos la lista del botón Comprobación de errores y selec-- cionamos Rastrear error.

Nos indica con una línea roja la procedencia del error y en azul los pre-cedentes de la celda que está produciendo el error.

Y podemos observar que el problema es, que interviene una celda en la formula, la G7, que previamente ya está generando un error, y podemos deducir que es, porque las celdas a las que hace referencia la fórmula de la G7, están en blanco y no puede operar.


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6.4 La ventana de Inspección

Es otra herramienta de auditoría de formulas que propor-ciona Excel para controlar las fórmulas tanto en celdas vi-sibles como no visibles. Útil sobre todo en hojas de cálculo grandes.

Podemos encontrarla en la banda de opciones Formulas, sec-ción Auditoria de fórmulas, botón Ventana de inspección.

Al pulsar sobre el botón, aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Para agregar celdas a la ventana de inspección

Por ejemplo, tenemos una factura, con una función de búsqueda de ar-tículos en una base de datos que se encuentra en el mismo libro, pero en diferente hoja.


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Nos situamos en la hoja Factura, y abrimos la venta de Inspección.

Pulsamos el botón Agregar Inspección. Aparece una ventana, donde debemos seleccionar las celdas que que-remos inspeccionar.

Y pulsamos Agregar.

Ahora aparece en la ventana de Inspección, la información de las celdas agregadas.

Se crea una línea por cada celda del - rango seleccionado.Haciendo doble clic en cualquiera de las líneas, nos situará en la - celda a la que hace referencia. Y si cambiamos de hoja, la ventana de inspección seguirá activa, - y también saldrá en la hoja.

Para quitar celdas de la ventana de inspección.Bastará con seleccionar la línea que se quiere eliminar y pulsar el botón Eliminar inspección.

Para Cerrar la ventana de inspección, podemos pulsar sobre la o volver a pulsar el botón Venta Inspección de la banda de opciones For-mulas y desactivarlo.


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UNIDAD 7. Tablas dinámicas

7.1 ¿Qué es una tabla dinámica?

7.2 Componentes de una tabla dinámica

7.3 Crear una tabla dinámica

7.4 Campo Valor

7.5 Modifi car elementos de una tabla dinámica

7.6 Tablas dinámicas y formato

7.7 Opciones de tablas dinámicas

7.8 Creación de gráfi cos dinámicos


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7.1 Qué es una tabla dinámica?

Es un resumen de un conjunto de datos agrupados según unos criterios, y que se representan en forma de tabla de doble entrada.

Se le llama dinámica, porque nos permite interactuar y cambiar la re-presentación de los datos y obtener así diferentes totales, listados y fi ltrados de datos.

7.2 Componentes de una tabla dinámica

En una tabla dinámica podemos distinguir diferentes elementos:

Campo de Página: • es un campo de una lista o tabla que se asigna en una tabla dinámica para fi ltrar los datos y resumirlos.

Elemento de un campo de Página: • cada entrada o valor de la co-lumna de la lista de datos del campo de Página.

Campos de Fila: • son campos de una lista o tabla que se asigna en la tabla dinámica como orientación de fi la.

Campos de Columna: • son campos de una lista o tabla que se asig-na en la tabla dinámica como orientación de columna.

Campo de Datos:• es un campo de una lista o tabla, que contie-ne datos. Normalmente numéricos, estadísticos o también pueden contener texto. Se suelen resumir mediante funciones como SUMA, CONTAR…

Elementos: • son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica.

Área de Datos: • es la zona de la tabla que contiene los datos resu-midos, de los elementos de los campos de fi la y columna.


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7.3 Crear una tabla dinámica

Para empezar a crear una tabla dinámica, tenemos que basarnos en unos datos previos.

Abrimos la hoja de cálculo, en la que basare � mos dicha tabla dinámica.

Hacemos clic en la banda de opciones � Insertar.

Y pulsamos sobre el botón Tabla dinámica, de � la sección Tablas. Y de la lista desplegable, se leccionamos Tabla dinámica.


En el ejemplo, seleccionaremos como datos para analizar: de un ran-go de celdas (donde por defecto, detectará el rango de la tabla de datos que tenemos) y querremos que lo coloque en una Nueva hoja de cálculo.

Y pulsamos Aceptar.

Se abre un nuevo panel a la derecha:�


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En este panel, debemos distribuir los datos que forma-rán la tabla dinámica.

Por ejemplo:

Rotulo de fi las: Una fi la para cada uno de los Materiales de la ta-- bla.

Rotulo de columna: Una columna para cada uno de los Departa-- mentos de la tabla.


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∑ Valores: Calcularemos el total de las cantidades vendidas de cada - material, por Departamento.

Para ello, tenemos que hacer clic sobre el campo, con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, lo arrastramos hasta la casilla correspondiente.

El resultado fi nal será el siguiente:

Ahora podemos observar el resultado y analizar mejor los datos.

Si abrimos un archivo creado originalmente con versión 2003 de Offi ce, el diseño de la tabla dinámica puede variar y podemos encontrarnos con este entorno.


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El panel lateral sigue abierto, y podremos hacer las modifi caciones que queramos y obtener diferentes resultados.

Si el rango de datos está en formato de tabla, en la banda de opciones Herramientas de tabla – Diseño, tenemos el botón Resumir con tabla dinámica.


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Al pulsarlo, aparece el mismo cuadro de dialogo que cuando creamos una tabla dinámica y el resto del sistema es el mismo.

Una vez creada la tabla, aparece una pestaña nueva Opciones.

Para seleccionar una tabla dinámica:

Podemos seleccionar toda la tabla, seleccio � nando el rango de celdas que la forman.

También podemos hacerlo, desde la pestaña � Opciones, desplegando el botón Seleccionar, y seleccionando Toda la tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica, tenemos varias opciones:

Podemos seleccionar toda la tabla y pulsar la � tecla Supr, para eliminarla por completo.

O sin tener la tabla seleccionada, desplegar el � botón Borrar de la pestaña Opciones y selec cionar Borrar todo. Borrará la tabla dinámica actual y dejará la hoja lista para crear una nueva tabla dinámica.

7.4 Campo Valor

Al crear una tabla dinámica, Excel genera totales utiliza sumatorios por defecto, pero podemos mo-difi car. Para ello tenemos varias opciones.

Podemos desplegar la fl echa � negra que aparece a la dere-cha del campo agregado, en


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la sección ∑ Valores. Y selec-ción del menú Confi guración de campo de valor.

También podemos pulsar el � botón Confi guración de cam-po de la pestaña Opciones.

O también podemos hacer clic � con el botón derecho en la zona de los datos y en el menú contex-tual, seleccionar Confi guración de campo.

En cualquier caso, nos aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

Donde podremos elegir la función que queremos utilizar.


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7.5 Modifi car elementos de una tabla dinámica

Podemos ordenar los datos de una ta-bla dinámica, para ello:

Desplegamos la fl echa del en-- cabezado de fi la o columna que queramos ordenar.

Y utilizaríamos alguna de las tres opciones que nos muestra.

También podemos utilizar los bo-- tones Ordenar de la pestaña Da-tos.

En este mismo desplegable también podremos, aplicar fi ltros:

Podemos hacerlo, uti-- lizando fi ltros específi cos de etiqueta o valor.

O también, marcando o desmar-- cando los datos.

La tabla dinámica se actualizará mostrando solo los datos ordenados y/o fi ltrados.

Podemos crear esquemas con los datos de una tabla dinámica, para ello:

Desde la banda de opciones Herramientas de tabla dinámica – - Opciones:

En la sección Agrupar: Podemos utilizar las herramientas o de esquema, Agrupar y desagrupar que vimos en puntos anteriores.


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En la sección Campo activo: Podemos utilizar las herra-o mientas de expandir y contraer campo, como si fueran niveles de esquema.

Si una vez creada la tabla, hacemos alguna modifi cación en los datos, o queremos cambiar los datos de origen, en la banda de opciones He-rramientas de tabla dinámica – Opciones, en la sección Datos, tenemos los botones:

Actualizar: que actualizaría los datos e incluirá los últimos agre-- gados al rango de origen.

Cambiar origen de datos: que permite cambiar los datos en los - que se basa la tabla dinámica.


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Se abre un cuadro de dialogo, donde tendríamos que indicarle el nuevo rango y aceptar.

7.6 Tablas dinámicas y formato

Al crear una tabla dinámica, aparece otra pestaña, la de Diseño.

Desde la pestaña Diseño podemos cambiar el formato de la tabla � dinámica.

Podemos seleccionar un formato predefi nido de la sección Estilos - de tabla dinámica.

Podemos indicar si queremos o no, encabezados o bandas en - las fi las o columnas, en la sección Opciones de estilo de tabla dinámica.

Y en la sección Diseño, podemos cambiar la forma de ver el in-- forme, agregar o quitar subtotales y fi las en blanco.

También podemos dar formato a la tabla, haciendo clic con el bo-� tón derecho sobre la zona que queremos modifi car y seleccionando la opción Formato de celdas, del menú contextual. Y podremos aplicar los mismos formatos que a una tabla normal. O incluso desde la banda de opciones Inicio, accediendo al cuadro de dialogo Formato de celdas.


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7.7 Opciones de tablas dinámicas

Estas opciones nos permitirán personalizar la tabla dinámica y estable-cer opciones generales a la hora de crear la tabla.

Podemos acceder a las opciones de tabla dinámica, desde:

La pestaña Opciones, sección Tabla diná-� mica, pulsando el botón Opciones.

O haciendo clic con el botón derecho del � ratón, sobre la tabla, y seleccionando del menú contextual Opciones de tabla diná-mica.

En cualquier caso, nos aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.

Donde podremos modifi car el nombre de la tabla dinámica.

En la primera pestaña, podemos personalizar las características - de Diseño y formato.


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En la segunda pestaña, podemos establecer los criterios en que - se aplican los Totales y los fi ltros.

En la tercera pestaña, podemos establecer las preferencias a la - hora de Mostrar la tabla y sus elementos.


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En la cuarta pestaña, determina las preferencias de impresión - de la tabla.

Y la ultima pestaña, hace referencia a las preferencias de los - datos de la tabla.


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7.8 Creación de gráfi cos dinámicos

Podemos crear un gráfi co de dos maneras:

Teniendo ya la tabla dinámica creada, desde la pesta-� ña Opciones, pulsando el botón Gráfi co dinámico, de la sección Herramientas.

Aparece el cuadro de dialogo para seleccionar el tipo de gráfi co:

A partir de aquí, se selecciona el gráfi co y el resto de las opciones son las mismas que un gráfi co normal, a diferencia, de que nos aparece un panel junto al gráfi co, para poder interactuar con los datos y acti-var fi ltros para obtener diferentes resultados.


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O directamente, sin necesidad de crear � previamente la tabla. Desde la banda de opciones Insertar, desplegamos el botón Tabla Dinámica y seleccionamos la opción Gráfi co dinámico.

Nos aparece el mismo cuadro de dialo-go que al crear una tabla dinámica. Y al aceptar, nos aparece la zona limitada para la tabla y automáticamente también para el gráfi co.

A partir de aquí, solo tenemos que distribuir los campos e irán aparecien-do los datos de la tabla y del gráfi co a la vez.


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UNIDAD 8. Macros

8.1 Introducción

8.2 Grabar, ejecutar y eliminar una macro

8.3 Asignar macro a un botón

8.4 Macros y seguridad


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8.1 Introducción

Una macro, recoge un conjunto de acciones y sirve para poder fusionar varias tareas en una y ejecutarlas de manera rápida y automática.

Excel, traduce las macros en lenguaje de Visual Basic, las cuales se po-drían modifi car si se tienen conocimientos de programación.

8.2 Grabar una macro

Antes de grabar una macro, se tiene que tener muy claros los pasos que la componen, porque en el proceso de grabación, lo capta todo.

Para grabar una macro, iremos a la banda de opciones Vista, pulsaremos la fl echa desplegable del botón Macros, y selec-cionaremos Grabar Macro.


Nombre de la macro.- Aquí escribiremos el nombre que quera-mos asignar a la macro.

Método abreviado.- podríamos asignar un método abreviado de teclado para la macro que grabemos, pero tiene que ser una combinación que no esté utilizada. No es obligatorio.


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Guardar macro en.- Aquí podemos elegir donde queremos guar-dar la macro que grabemos: en el este libro, en el libro de ma-cros personal o un libro nuevo.

Descripción:- Si queremos, podemos incluir texto explicativo de en qué consiste la macro.

Pulsamos Aceptar, para empezar la grabación.

A partir de ahora todas las acciones que realicemos, se quedarán grabadas en la macro.

Si observamos la barra de estado, aparece un bo-tón que es el de Detener grabación.

Una vez fi nalizadas todas las acciones que queramos que se realicen al ejecutar la macro, pulsaremos el botón Detener grabación de la barra de estado. O también podemos detener la gra-bación desde la banda de opciones Vista, desplegando el botón Macros y seleccionando la opción Detener grabación.

Para ejecutar una macro, tendremos varias opciones:

Si antes de grabar la macro, le hemos asignado una combina-� ción de teclas, bastará con pulsar estas teclas a la vez.

En la banda de opciones Vista, botón Macro:�

Desplegamos la lista y seleccionamos Ver Macros.o

O pulsando directamente sobre el botón Macro. o

En cualquier caso aparecería el siguiente cuadro de dialogo:


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Donde solo tendremos que seleccionar la macro que quere-mos utilizar y pulsar el botón Ejecutar.

También tenemos una serie de botones:

Paso a paso: - Ejecuta la macro instrucción por instruc-ción abriendo el editar de Visual Basic.

Modifi car: - Abre el editar de Visual Basic, para poder realizar modifi caciones en la macro, pero para ello se ne-cesita conocer dicho lenguaje de programación.

Eliminar: - Eliminar la macro seleccionada.

Opciones:- Abre otro cua-dro de dialogo, que nos permite modifi car la com-binación de teclas que tengamos asignada a esa macro.


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8.3 Asignar macro a un botón

Una vez que creada la macro, dibujaremos un botón al que poder asig-narle la macro.

Primero, tendremos que personalizar la barra de acceso rápido, e � incluir el botón que nos dará la opción de dibujar, el botón para la macro. Para ello:

Desplegamos el botón Offi ce.-

Pulsamos el botón Opciones de Excel.-

Entramos en el apartado Personalizar.-

En la lista desplegable Comandos más utilizados, seleccionare-- mos Todos los comandos.

Buscamos en la lista Botón (Control de formulario), lo seleccio-- namos y pulsamos el botón Agregar.

Aceptamos.-

Y ya lo tenemos en la barra de acceso rápido.

Otra opción, sería activar la banda de opciones (o fi cha) Programador. Para ello:

Haga clic en el botón Offi ce.-

Pulsamos el botón Opciones de Excel.-

Y en el apartado Más frecuentes, marcaríamos la opción Mostrar - fi cha Programador en la cinta de opciones.


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Podemos observar, que se ha añadido una pestaña más en la banda de opciones:

Para dibujar el botón, tendremos dos opciones:�

Hacemos un clic sobre el botón de op-- ción, de la barra de acceso rápido (que previamente hemos agregado).

O en la banda de opciones Programa-- dor, desplegamos el botón Insertar, y seleccionamos la herramienta de Botón de opción o la herramienta Botón.

En cualquier caso, dibujamos un cuadrado en la hoja de Excel, para que aparezca el botón.


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Al dejar de dibujar el botón, se abre la ventana de macros, para seleccionar la que queremos uti-lizar. Y así asignar la macro al nuevo botón.

Si dibujamos el botón y en ese momento cancelamos la ventana y no asignamos la macro, podre-mos hacerlo más adelante:

Haga clic con el botón dere-- cho sobre el botón dibujado

Seleccione la opción Asignar - macro, del menú contextual.

Aparecerá la ventana de macros. Seleccionamos la que queremos - utilizar. Y pulsamos Aceptar.

Ahora cada vez que pulsemos el botón se ejecutará la macro.

8.4 Macros y seguridad

Para guardar un libro de Excel con macros, tendremos que, en la opción Guardar como tipo, del cuadro de dialogo Guardar como, selec-cionar de la lista Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)


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Al abrir un libro de Excel con macros, nos puede aparecer un men-saje de seguridad, debajo de la banda de opciones.

Esto ocurre porque Excel no reconoce la procedencia de las macros que contiene el libro y las deshabilita por seguridad.

Pulsamos sobre el botón Opciones…

Y se abre el siguiente cuadro de dialogo:

Para poder ejecu-tar las macros, te-nemos que marcar la opción Habilitar este contenido.

Y aceptamos.

Observamos como desaparece el men-saje de seguridad, debajo de la banda de opciones. Y po-demos ejecutar las macros.

Para ver o modifi car la confi guración de seguridad que tiene Excel predeterminada para las macros:

Desplegamos el botón Offi ce.-

Pulsamos el botón Opciones de Excel-

En el apartado Centro de confi anza, pulsamos el botón Confi gu-- ración del Centro de confi anza.


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Y entramos en el apartado, Confi guración de Macros:-

Donde podemos escoger las preferencias de seguridad de macros que queramos utilizar.


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