adm proyectos planner

3Gestor de Proyectos

Planner

Unidad 3 Administrador de Proyectos Página 1Instituto de Informática UEB - 2013

U N I D A D

OBJETIVOS

Objetivo GeneralConocer una herramienta de administración de Proyectoseficaz y flexible que se pueda utilizar para controlarProyectos simples o complejos; programar y realizar unseguimiento de todas las actividades para supervisar suprogreso-

Objetivos EspecíficosIdentificar el entorno de trabajo PlannerCrear un Proyecto NuevoDeterminar el calendarioAsignar TareasAsignar Recursos y CostoVisualizar Diagrama de GanttVista de uso de Recursos

INTRODUCCIÓN

Es una herramienta de administración de proyectos de propósito general que provee deuna variedad de prestaciones, las cuales están disponibles a través de 4 vistas. Las vistasson accesadas dando clic a los iconos en la barra de herramientas a mano izquierda.

El Gestor de Proyectos Planner es un programa de propósito general herramienta degestión que ofrece una variedad de características, que están disponibles a través de 4diseños de pantalla independientes denominados puntos de vista, a las mismas que seaccede haciendo clic en los iconos de la barra de herramientas de la izquierda en laventana Planificador.

La gestión de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas yrecursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones detiempo, recursos y costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una listade tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede sercomplejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto demillones de dolares.

La mayoría de los Proyectos comparten actividades comunes, como la división delProyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entrelos miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.Además, todos los Proyectos constan de tres fases principales:• Crear el plan de trabajo.• Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto.• Cerrar el Proyecto.

Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos alas tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales delProyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir

así los objetivosplanteados.

Ver GanttTarea VistaVista de recursosVista Uso derecursos


PLANIFICADOR DE TAREAS VISTA

Vista de tareas se utiliza para lo siguiente:Definición de tareas: se descompone el proyecto en tareas más pequeñas y manejablesLa secuenciación de tareas: identificar las dependencias entre las tareas y otrasrestricciones a través del cuadro de diálogo Propiedades de la tarea, en la fichapredecesores.

Estimar la duración de tareas: estimar el tiempo que se tarda en completar las tareasCálculo de costos de tareas: estimación de lo que costará para completar las tareas

Ver Gantt

La Vista de Gantt combinael diagrama de Gantt con

una versión abreviada de la vista de tareas.

Un diagrama de Gantt es una representación gráfica de todas las tareas que un proyectose compone de. Cada barra en el gráfico es una representación gráfica de la longitud detiempo se ha previsto la tarea de tomar. El diagrama de Gantt no ofrece todas lascaracterísticas que no están disponibles en los puntos de vista de otros, pero es unaherramienta valiosa para la Gestión de Proyectos de la forma en que permite al usuariover los datos del proyecto.

Planificador de vista de Gantt


La Vista de Gantt le permite:

Ver una representación gráfica de laprogramación del proyectoManejar las relaciones de trabajomediante arrastrar y soltar

Utilice el zoom in y zoom out paraver las características diferentesniveles de detalleVer los recursos asignados a cadatarea

Usted puede cambiar lo que lascolumnas son visibles eligiendo Ver - Editar columnas visibles.

Este cuadro de diálogo le permitirá añadir, eliminar y reordenar las columnas de la vistade Gantt. La misma función está disponible en los puntos de vista otros aspectos. WBSSe define como una estructura de la programación para agrupar, sólo a modo de repasarlos comandos para WBS, dado la simpleza del ejemplo no se justificaría la organizaciónen un WBS del programa.

1. Ejemplo1.1 Ingeniería1.2 Adquisiciones1.3 Construcción

Vista de recursos - Planificador de la Vista de recursos.


Tareas

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas,por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con unaestructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la más detallada. Las tareas se dividen en dos tipos:

Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas.Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone elproyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.

Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas sontareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas deresumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesónde acero inoxidable

La opción tareas en el proyecto, es el lugar donde se asignan cada una de lasactividades a desarrollarse con determinados tiempos de duración y que lo cumplirándeterminados recursos.

RecursosLa opción de manejar recursos en un proyecto cualquiera, se debe tener claro que existen2 tipos de recursos: los de mano de obra (trabajo), equipos o materiales. Los de Trabajopueden ser ingresados como un recurso individual de mano de obra, por ejemplo


podemos ingresar un recurso a una actividad como un pintor por ejemplo o unjornal y manejar el costo individual del recurso, o podemos ingresar la cuadrillacompleta y calcular el costo promedio de la cuadrilla.

La Vista de recursos le permite acceder a las siguientes características:* Gestión de recursos lista, incluyendo tanto los recursos humanos y materiales* Grupo de gestión de recursos* Gestión de los recursos de costos* Vista Uso de recursos

Planificador de Recursos Uso de Vista

La vista Uso de recursos muestra la disponibilidad de recursos en base a las tareas quehan sido asignados. Se diseño es similar al diagrama de Gantt, pero éste es organizadopor los recursos.

La línea de resumen muestra la disponibilidad del recurso. La disponibilidad de cadarecurso puede ser enrollado de manera que sólo la línea de resumen se muestra al hacerclic en el triángulo situado junto al nombre del recurso.

El detalle muestra cada tarea que el recurso es asignado a la vez y que la tarea estáprogramada para se representa por una barra en el gráfico. Sobreasignaciones semuestran en rojo en la barra de resumen, y es fácil ver dónde están las asignaciones detareas se alinean para crear la sobreasignación.

PASOS PARA CREAR UN PROYECTO EN PLANNER

Parte 1: Descripción del ProyectoNombre: Seminario Taller de Software Libre 2013.

Fecha de Inicio: 2 de Julio del 2013 Encargado: Ingrese nombres de los integrantes del Proyecto Organización: Instituto de Informática - UEB Fase del Proyecto Calendario

Creación de un Nuevo Proyectoo Archivo – Proyecto Nuevo

• Definir calendario a partir de fecha de inicioo Proyecto – Gestión de calendarios o Nuevo – escriba nombre para el calendario

(Software Libre)o Seleccione calendario vacío – Crearo Del panel izquierdo active el nuevo calendario

Software Libreo Cambie la fecha de inicio al 2 de Julio de 2013


o Active el botón Jornada laboral, defina tipo de días Jornada Laboral 08:00 12:00 y 14:00 18:00 – Aplicar –

Cerrar – Cerrar.

Asignar Propiedades al Proyectoa. Proyecto – Editar propiedades del proyectob. Llene el formulario con los datos que están

en la Descripción delProyecto.

c. En calendario clic enseleccionar, active el nuevocalendario Software Libre –Cerrar

Grabe el Proyecto con el nombre 7.GUIA 7_PLANNER en la carpeta Guíasde la Unidad 3

Una vez modificados los datos delproyecto, y del calendario, proceder aasignar tareas.

Parte 2: Asignación de Tareas Iniciales:

A todo proyecto se debe asignar tareas con su respectiva duración, para queel programa vaya calculando automáticamente los días que demora elproyecto, las tareas para este proyecto son las que están a continuación,para ello debe estar en la Vista Gantt

WBS Nombre Trabajo1 Tercer Seminario de Software Libre 0días2 Planificación preliminar 1 día3 Planificar agenda del Seminario 2 días4 Reservar centro de conferencias Tambo el Libertador 1 día5 Buscar Expositores y Panelistas 3 días6 Planificación preliminar completa 0 días7 Preparar Lista de Invitación 1 día8 Ordenar lista de envío 1 hora9 Preparar Carta de Invitación 1 día10 Revisar carta de Invitación 1 día11 Aprobar carta de Invitación 1 día12 Imprimir carta de Invitación 2 días13 Enviar carta de Invitación 1 día14 Detalles del Seminario 0 día15 Contratar menú Escuela de Turismo UEB 3 días16 Preparar salas de Conferencias 1 día17 Preparar equipamiento necesario 2 días18 Preparar programa Inauguración 3 días19 Imprimir agenda (difusión) 1 día20 Inauguración del Seminario 0 días


Las tareas deben quedar de la siguiente manera:

Priorizar las Tareas del Proyecto: Organizar en Tareas y Subtareas

Aplicar sangría a las tareas de la 2 a la 20. (Seleccione la 2 presione Shift y seleccionela 20)

Esquematizarla lista detareas en tresgrupos:

Sangría a lastareas de la 1.2a la 1.4(Observe como

automáticamente cambia la numeración)

Sangría a las tareas de la 1,3 a la 1,9Sangría a las tareas de la 1,4 a la 1,9Ocultar las subtareas haciendo clic en la flecha de la tarea de resumen 1.1, 1.2, 1.3 Mostrar el esquema completo (Mostrar todas las subtareas)


Parte 3: Vinculación y dependencia de Tareas

Vincular las tareas del proyectocon una dependencia de fin acomienzo:

Seleccione todas las tareas deResumen y subtareas.

• Clic en Acciones - EnlazarTareas o (Barra deherramientas botón enlazartareas seleccionadas)

Desvincular las tareas de resumen 1.2 y 1.3(Seleccione las dos tareas de resumen)

• Clic en Acciones - Desenlazar tareaso (Barra de herramientas – botón desenlazartareas seleccionadas)

Vincular la tarea deresumen 1.1“PlanificaciónPreliminar”, con latarea de resumen 1.3“Detalles delSeminario”.

• Señalar la tareade resumen 1.2

• Presionar Ctrl yseñalar la tareade resumen 1.3

• Clic en Acciones - Enlazar Tareas o (Barra de herramientas botón enlazar tareas)


Parte 4 Asignación de recursos y costos a utilizar en el proyecto.

CostosLos costos son muy usadas por las empresas en su sistema contable.Representa un conjunto presupuestario o un monto disponible para gastar.Puede estar formada por uno o más recursos disponibles. Cada uno de costosserá asignado a una de las cuentas de costos definidas. Cuando se asignanrecursos a alguna actividad, debemos asignar cuenta de costo al recurso quese agrega. De esta cuenta de costo dependerá el recurso, por ejemplo si elrecurso gasta $10 en un determinado periodo, la cuenta de costo tendrá $10menos de su presupuesto por concepto del trabajo de ese recursos. En laventana de recursos del encontraremos el lugar para ingresar la cuenta decosto de cada recurso.

Creación de lista de recursos:

Menú Vistas – Recursos o Clic en Vista Recursos del planificador – barra deherramientas -botón introducir un nuevo recurso

Asigne los siguientes recursos

Nombre Nombre Corto Tipo CosteSecretaria Sec Trabajo 10Coordinadora Académica Ca Trabajo 20Auxiliar administrativo Aux Trabajo 8Útiles de Oficina Uo Material 200Director Dir Trabajo 50

Continúe grabando el proyecto

Se acaba de ingresar los recursos Humanos y Materiales que se utilizarán en el proyecto.Ahora se debe asignar los Recursos a cada Tarea, es decir quien desarrollará cada unade las Tareas especificadas en el presente Proyecto.


• Visualice la hoja Uso de Recursos Regrese a la Vista Gantt

Asignar Recursos a las tareas, realice lo siguiente: Seleccione laTarea 1.1.1 botónderecho - asignarrecursos – activarel casillero delrecursoCoordinadorAcadémica -Cerrar

Realice el mismo proceso con todas las tareas y asigne el recurso de la listaque está a continuación:


WBS Nombre Recursos1.1.1 Planificar agenda del Seminario Ca1.1.2 Reservar centro de conferencias Tambo el Libertador Sec1.1.3 Buscar Expositores y Panelistas Sec1.2.1 Preparar Lista de Invitación Sec1.2.2 Ordenar lista de envío Sec1.2.3 Preparar Carta de Invitación Sec1.2.4 Revisar carta de Invitación Ca1.2.5 Aprobar carta de Invitación Dir1.2.6 Imprimir carta de Invitación Sec, Uo1.2.7 Enviar carta de Invitación Aux1.3.1 Contratar menú Escuela de Turismo UEB Ca1.3.2 Preparar salas de Conferencias Aux1.3.3 Preparar equipamiento necesario Aux1.3.4 Preparar programa Inauguración Dir, Ca1.3.5 Imprimir agenda (difusión) Sec, Uo1.3.6 Inauguración del Seminario Dir

Visualice el proyecto a través de InformesAbra la Vista Uso de Recursos, observe cada tarea con su respectivo recurso

Abra la Vista Tareas, observe Nombre de las tareas, Inicio, Fin, Horas de trabajo: 21días 3horasDuración: 14 días Costo del proyecto: 3,996


Conclusión

Al revisar cada uno de los pasos mostrados, esperamos que el lector pueda usarefectivamente las nuevas herramientas de control empleadas. A través del Gestor deProyectos Planner, las herramientas ocupan el mismo fundamento de Microsoft Project,pero se recomienda que si sólo se va a emplear duración y HH asignadas a una actividad(omisión de costos) sea Project el elegido para programar, pues su formato permite unrápido manejo de los datos. En cambio si la elección es manejo de costos y undetallamiento superior de recursos y actualización periódica del flujo de caja del proyecto,

En si ayuda para mejorar el rendimiento de la planificación de nuestros proyectos.


adm proyectos planner

Documents