CTY TNHH PHAÙT TRIEÅN PHAÀN MEÀMÖU VIEÄT

WWW.UUVIET.NET.VN

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM“TÍNH VÀ THU PHÍ HKDPro”

I/Giới thiệu-Phần mềm HKDPro được phát triển dựa trên các kinh ngiệm tích lũy từ phần mềm

HKD đã được các trường học tin dùng trên 10 năm qua.-HKDPro đã cải tiến hoàn toàn mới về giao diện cũng như các thuật toán. Đem đến

cho người dùng 1 sự thân thiện và dễ dàng trong các thao tác tính toán.-Linh hoạt trong cách xây dựng các mức phí. Mức phí có thể khác nhau cho từng

khối, từng lớp hoặc từng học sinh.-Cho phép tùy chọn nhiều cách thu: theo tháng, theo học kỳ,....-In ra cái giấy báo thu và biên lai một cách chi tiết.-Theo dõi và tổng hợp tình hình thu theo: ngày, tháng, người thu,...-Tự động quản lý danh sách học sinh chưa đóng.-Đặc biệt với việc sử dụng mã vạch để thu, công việc thu phí sẽ nhanh và thuận

tiện hơn rất nhiều.-Phân quyền sử dụng cho từng người dùng.-Các bản cập nhật được cung cấp tự động qua mạng internet.-Cùng nhiều tính năng khác.....

II/Các chức năng của phần mềm HKDPro.1)Màn hình chính

2)Các chức năng của hệ thống menu-Menu HỆ THỐNG: gồm các menu con: Người dùng, Mật khẩu, Cấu hình, Công cụ

* Người dùng: dùng thêm, sửa, xóa, phân quyền cho người sử dụng.

+Thêm, sửa, xóa người sử dụng+Phân quyền cho người sử dụng+Thay đổi mật khẩu các người dùng khác (quyền Admin)

* Mật khẩu: dùng thay đổi mật khẩu sử dụng phần mềm.

+Thay đổi mật khẩu sử dụng

* Cấu hình: dùng thiết lập các thông số tùy chọn cho phần mềm. Sau khi thiết lậpbấm nút “Lưu” để thực hiện lưu lại các thay đổi vừa thực hiện. Có các nhóm cấu hìnhnhư sau:

Cấu hình chung:

+Định dạng số: chọn cách thể hiện dấu phân cách hàng ngàn như thế nào.Dùng khoảng trắng vd: 1 250 000 hay dấu phẩy vd: 1.250.000

+In mã vạch trên giấy báo thu: chọn có in mã vạch trên giấy báo haykhông. Nếu dùng đầu đọc mã vạch thì phải đánh dấu chọn mục này.

+In mã vạch trên biên lai: chọn có in hoặc không in mã vạch trên biên lai.+In tên người thu trên biên lai: chọn có in tên người thu tiền trên biên lai

hay không (in bên dưới chữ “người thu” trên biên lai).

Tính phí:

+Cách tính số ngày khấu trừ (tiền ăn dư,...): chọn cách tính số ngày tínhtiền ăn dư tự động từ bảng điểm danh hay thủ công (tự nhập). Nếu chọn tính tựđộng thì phải điểm danh hàng ngày.

-Tính từ ngày nghỉ đầu tiên: nghĩa là cứ đánh dấu nghỉ là tính trừtiền ăn

-Tính từ ngày nghỉ thứ 2 liên tiếp: nghỉ từ ngày thứ 2 (liên tiếp) thìmới tính trừ tiền ăn. Ví dụ: Học sinh A nghỉ học thứ ba 10/9, thứ tư 11/9, thứ năm12/9 => số ngày trừ tiền ăn là 2 ngày.

-Tính từ ngày nghỉ thứ 3 liên tiếp: nghỉ từ ngày thứ 3 (liên tiếp) thìmới tính trừ tiền ăn. Ví dụ: Học sinh A nghỉ học thứ ba 10/9, thứ tư 11/9, thứ năm12/9 => số ngày trừ tiền ăn là 1 ngày.

+Cách chuyển tiền khấu trừ (tiền ăn dư,...):-Chuyển tiền dư tháng trước sang tháng sau cho dù chưa đóng: Nếu

chọn cách này, khi tính phí tháng này, phần mềm sẽ chuyển tiền ăn dư của thángtrước sang tháng này (nếu có) cho dù tháng trước học sinh chưa đóng tiền.

-Không chuyển nếu chưa đóng: Chỉ chuyển tiền ăn dư của nhữnghọc sinh đã đóng tiền của tháng trước. Những học sinh chưa đóng sẽ khôngchuyển và phần mềm sẽ tính lại phí phải thu của tháng trước (trường hợp này sốtiền phải thu thực tế tháng trước sẽ khác với giấy báo đã in của tháng trước!). Vídụ: học sinh A tháng 9 giấy báo thu là 750.000 đồng. Trong tháng 9 học sinh nàynghỉ 2 ngày được trừ tiền ăn. Đến tháng 10 khi lập giấy báo thu, do học sinh nàychưa đóng tiền nên sẽ không chuyển trừ 2 ngày ăn dư sang tháng 10. Phần mềmtính lại tiền phải thu tháng 9 là 750.000 – 2 x (25.000ngàn/ngày) = 700.000

Tạo biên lai thu:

+Tạo biên lai thu phí:-Tách riêng 2 biên lai phí quy định và phí thỏa thuận: chọn tách 2

biên lai, 1 biên lai sẽ in các phần phí quy định, 1 biên lai sẽ in các phần phí thỏathuận. Nếu chọn mục này, sẽ chọn tiếp:

+Khi thu in 1 biên lai: liên 1 phí quy định, liên 2 tất cả cáckhoản: chọn mục này thì liên 2 (giao học sinh) sẽ bao gồm tấtcả các khoản phải thu. Còn liên 1 (liên lưu) sẽ chỉ in cáckhoản là phí quy định -> số tiền trên 2 liên có thể khác nhau.Đến cuối ngày, hoặc tuần,... kế toán vào mục báo cáo để inliên lưu cho phần biên lai phí thỏa thuận. Như vậy số tiền trên2 liên lưu cộng lại sẽ bằng số tiền trên liên giao cho học sinh.+In 2 biên lai riêng: chọn mục này thì khi thu sẽ in 2 biên lai(học sinh sẽ nhận được 2 tờ biên lai)

+Sử dụng biên lai thuế, biên lai tự in....: Đánh dấu chọn mục này nếu đơnvị có sử dụng biên lai thuế, biên lai tài chính, biên lai tự in. Chọn loại phí trêndanh sách các phí (lưu ý: danh sách này chỉ thể hiện các phí đánh dấu là phí quyđịnh). Khi đó, khi thu tiền, khoản phí được đánh dấu chọn sẽ không được in trênbiên lai. Đơn vị sẽ viết tay biên lai thuế, biên lai tài chính cho khoản phí này. Nếuđơn vị có đăng ký biên lai tự in, thì có thể vào menu Báo cáo in ra để lưu trữ.

+Tạo lại số biên lai: Đánh dấu chọn mục này để sửa số biên lai, quyển theothực tế của đơn vị. Lưu ý: sửa số, quyển biên lai có thể làm trùng số biên lai!

+Nội dung biên lai: Nội dung khi tạo biên lai thu, phần mềm sẽ tự độngthêm các chữ: “tháng mm/yyyy” vào nội dung này. Trong đó mm/yyyy là phítháng mà học sinh đóng.

+Cho in trước biên lai, dùng để thu thủ công: Cho phép in trước biên laitạm, khi thu xong sẽ đánh dấu là đã thu để quản lý. Dùng cho các trường khôngthu tập trung mà phát biên lai về cho các lớp thu.

Giấy báo thu:

+Thời hạn nộp phí: Thời hạn nộp phí in trên giấy báo, hàng tháng, khi ingiấy báo thu đơn vị thay đổi (nếu cần thiết) cho phù hợp.

+Ghi chú:: Câu ghi chú in trên giấy báo.+Gom nhóm các khoản phí khi in: Cho phép gom 2,3,4... các khoản phí lại

khi in trên giấy báo. Sử dụng trong trường hợp không muốn thể hiện chi tiết 1 sốkhoản phí khi in trên giấy báo.

Mẫu in mặc định:

Chọn mẫu báo cáo/thống kê phù hợp dùng cho đơn vị.

Tiêu đề mẫu biểu báo báo:

Các dòng tiêu đề, logo in trên báo cáo/thống kê dùng cho đơn vị.

Đơn vị sử dụng:

Thông tin về đơn vị sử dụng.

*Công cụ: Các công cụ, tiện ích dùng cho phần mềm: Nhận danh sách học sinh từ Excel,Sao lưu, phục hồi dữ liệu, Xóa dữ liệu.... Xem hướng dẫn ở phần IV PPHỤ LỤC.

-Menu DANH MỤC: gồm các menu con: Năm học, Khối, Lớp, DM Khác; Phí, lệ phí, Biểuphí;Tháng thu, Danh sách

* Năm học: Xác định khoảng thời gian của năm học. Mỗi đầu năm học, sẽ tạo 1 năm họcmới.

* Khối: Danh sách các khối của trường. Dùng các nút, “Thêm”, “Sửa”, “Xóa” để thựchiện.

Ngày nghỉ hàng tuần: dùng để cho phần mềm xác định và đánh dấu các ngày nghỉ khi tạolịch học và bảng điểm danh. Thay đổi ngày nghỉ bằng cách chọn “Sửa” sau đó bấm chọn nhữngngày nghỉ hàng tuần của từng khối (nếu khác nhau).

* Lớp: Danh sách các lớp của trường. Dùng các nút, “Thêm”, “Sửa”, “Xóa” để thực hiệnthêm, sửa (tên), xóa lớp.

Khi bấm “Thêm” hoặc “Sửa” sẽ xuất hiện màn hình sau để thực hiện

+Mã lớp: Là mã của lớp. Có thể đặt Mã tùy ý. Tuy nhiên nên đặt theo 1 quy tắc (Xemthêm phần phụ lục về quy tắc đặt Mã lớp)

+Tên lớp: Là Tên của lớp. Ví dụ: Lớp 1-1 hoặc 1/1 hoặc 1A,.....+Thuộc khối: Xác định lớp thuộc khối nào

Lưu ý: Khi thêm mới 1 Lớp nếu thấy thứ tự sắp xếp không đúng, bấm nút “Sắp xếp STT”để thực hiện sắp xếp lại.

* DM Khác: Một số danh mục khác, các thao tác giống như danh mục lớp.

* Phí, lệ phí: Thiết lập danh sách các khoản thu; Tính chất khoản thu (là khoản thuquy định hay thỏa thuận); Cách tính (theo ngày, tháng, lần,...); Cách thu,..... Do tính chất quantrọng nên quý trường vui lòng đọc kỹ phần này và phần “Biểu phí” để việc tính phí đượcdễ dàng & chính xác. Phần thiết lập này thông thường chỉ cần làm 1 lần khi mới đưa phần mềmvào sử dụng.

+Thêm khoản phí: Bấm nút “Thêm khoản phí”

+Mã phí: Đặt vắn tắt (có thể lấy các chữ cái đầu của tên phí). Mã phí không được trùngnhau, không có khoảng trắng, không có dấu tiếng việt. Ví dụ: HOCPHI, hoặc HP...

+Tên phí: Là tên của khoản thu, nên đặt ngắn gọn trong khoảng 30 ký tự (do cỡ giấy inbiên lai và giấy báo là A5 nên nếu đặt tên phí dài thì có thể không thể hiện hết). Ví dụ: Học phí;T.Anh tăng cường;....

+QĐịnh/TThuận: Là khoản thu “Quy định” hay khoản thu “Thỏa thuận”. Dùng để in táchbiên lai (nếu chọn là tách riêng 2 biên lai trong phần menu: cấu hình\Tạo biên lai thu).

+Mức phí (giá): mức phí tạm đặt. Có thể để = 0. Mức phí thực sự để tính sẽ được xácđịnh trong phần “Biểu phí”

+ Phí tính theo: khoản thu này tính theo ngày (ví dụ tiền ăn,...) theo tháng (vd: Học phí,Tin học,...), Hay theo lần, đợt, năm (vd: BHTN, BHYT, các khoản tiền chỉ thu 1 lần,.... ).

+Cách tính: cách tính phí của khoản thu, có 3 mục chọn

- Đơn giá x số ngày học chính: dùng cho các khoản phí tính theo “ngày”.VD: tiền ăn, ăn sáng. Khi tính phần mềm sẽ lấy số ngày học x đơn giá (1ngày) = phí phải thu.- Đơn giá x tháng (năm lần đợt,...): dùng cho các khoản phí tính theo“tháng” hoặc “lần, đợt”. VD: Tin học, Tiếng Anh.... Nói chung các khoảnthu không theo ngày thì chọn mục này.- Đơn giá x số ngày học thứ 7: dùng riêng cho các khoản phí tính theo“ngày thứ 7” nếu có.

+Khấu trừ khi nghỉ: dùng cho các khoản phí tính theo “ngày”. Nếu khi học sinh nghỉ cótrừ lại tiền (vd: tiền ăn) thì đánh dấu chọn. Không trừ thì không đánh dấu.

+Danh sách thu: (Quan trọng, vui lòng đọc kỹ!) khoản phí này sẽ thu của những đốitượng học sinh nào. Có 3 mục chọn:

- Tất cả các học sinh: chọn mục này:*Nếu khoản thu này thu của tất cả các học sinh, không phân biệt là

học sinh thường hay học sinh bán trú (cho dù mức phí có thể khác nhaugiữa các khối/lớp),......ví dụ: BHTN, BHYT, Học phí,...

*Hoặc nếu khoản thu này áp dụng cho nguyên 1 khối, hoặc nguyên1 lớp (cho dù mức phí có thể khác nhau giữa các khối/lớp). Ví dụ: Tiền ăn,hoặc bán trú phí: nếu trường tổ chức được các lớp thường riêng, các lớpbán trú riêng thì chọn mục này.

- Học sinh có đăng ký (Năng khiếu/Dịch vụ...): chọn mục này nếu:.*Trong cùng 1 lớp có học sinh đóng, có học sinh không. Ví dụ:

Tiền ăn, hoặc bán trú phí: nếu trường tổ chức lớp vừa có học sinh thường,vừa có học sinh bán trú trong cùng 1 lớp thì phải chọn mục này. Cũngphải chọn mục này nếu tổ chức được các lớp thường riêng, các lớp bántrú riêng cho đa số các lớp, nhưng có 1 hay vài lớp vừa có học sinhthường, vừa có học sinh bán trú. Các khoản phí chọn mục này sẽ xuấthiện trong màn hình “Tùy chọn” để xác định học sinh nào có, học sinh nàokhông.

- Theo danh sách phát sinh từng tháng: chọn mục này nếu khoản thu khôngtheo định kỳ hàng tháng mà chỉ phát sinh vào 1 vài tháng bất kỳ. Có họcsinh đóng, học sinh không. Có thể dùng cách này để thu chung cho nhữngkhoản khác (bằng cách đổi tên phí trong biểu phí khi có phát sinh thu) . Cáckhoản phí chọn mục này cũng sẽ xuất hiện trong màn hình “Tùy chọn” đểxác định học sinh nào có, học sinh nào không. Nên chọn mục này cho cáckhoản thu có tính chất 1 lần như: BHYT,BHTN, tiền đầu năm, CSVC bántrú,.....

Lưu ý: khi đã tính phí thì các mục “QĐịnh/TThuận”, “Phí tính theo”, “Cách tính”,“Khấu trừ khi nghỉ” và “Danh sách thu” sẽ không sửa hay chọn lại được.

* Biểu phí: Dùng để thiết lập các khoản phí phải thu cho từng tháng; Xác định mứcphí theo khối hoặc mức phí theo lớp (nếu mức phí giữa các khối, lớp khác nhau), Xác địnhkhoản phí có thu của Khối/Lớp này nhưng không thu Khối/Lớp khác.,..... Do tính chất quantrọng nên quý trường vui lòng đọc kỹ phần này và phần “Phí, lệ phí” ở trên để việc tínhphí được dễ dàng & chính xác. Phần thiết lập này thông thường chỉ làm khi mức phí thay đổi,hay phát sinh khoản thu phí mới.

*Các nút trên bảng lệnh-Chọn tháng áp dụng biểu phí. Các thiết lập (ví dụ: mức phí, phí sẽthu, chọn thu hay không,... ) cho tháng này sẽ được ghi nhớ cho cáctháng sau (các tháng trước đó giữ như cũ không thay đổi)

-Dùng để thêm các khoản phí đã tạo trong danh mục phí vào thángđang chọn (nếu trong biểu phí tháng này chưa có)-Dùng để bớt (không thu) khoản phí từ tháng này về sau. Lưu ý:cũng có thể dùng cách không chọn ô đểkhông thu

-Dùng để xác định mức phí riêng cho từng Khối hoặc từng Lớp.-Lưu lại các thiết lập.

*Các cột trên bảng danh sách

Tên cột Diễn giải-Danh sách tên các khoản phí trong tháng. (Không được sửatên trong cột này)-Nhập mức phí phải thu vào cột này. Nếu các Khối/Lớp cómức phí khác nhau thì nhập mức phí cho từng Khối/Lớp

-Đánh dấu để chọn có thu ( ) khoản phí này hay không( ).-Nhập tên diễn giải của khoản thu để in trên giấy báo thu vàbiên lai (nếu cần diễn giải khác tên phí). Có thể dùng câudiễn giải này để ghi chú khoản thu theo tháng hoặc theo kỳ(xem ví dụ ở phần sau)

-Menu HỌC SINH-LỚP: gồm các menu con: Danh sách, Thêm mới, Chuyển lớp, Lên lớp,Ra trường, Nghỉ học, Học lại; Lịch học, Điểm danh;Tháng thu, Danh sách

* Danh sách: Danh sách học sinh theo từng tháng, lớp.

*Các nút trên bảng lệnh-Chọn tháng xem-Chọn lớp xem danh sách-Dùng để thêm học sinh mới

-Dùng để sửa thông tin học sinh: họ tên, ngày sinh, giới tính,....-Xóa tên học sinh. Lưu ý: chỉ xóa được nếu chưa phát sinh tính phí& thu phí. Nếu đã có tính phí, dùng chức năng-Chuyển học học sinh từ lớp này sang lớp khác.-Dùng để đánh dấu học sinh đã nghỉ.-Lưu lại các thay đổi đã thực hiện.

* Thêm mới: Dùng để thêm học sinh mới.

Nhập các thông tin học sinh: Họ và tên, giới tính, Ngày sinh, .....Lưu ý: Chọn Lớp và Tháng cho chính xác để tính phí (nếu chọn “từ tháng” là tháng 10 thì sẽkhông có tên trong các danh sách trước tháng 10).

* Chuyển lớp: Dùng để chuyển học sinh từ lớp này sang lớp khác.

Cách thực hiện chuyển lớp:1/Chọn lớp có học sinh cần chuyển

2/Bấm đôi chuột (Double Click) trên học sinh cần chuyển (hoặc chọn học sinh và bấmnút ) khi đó tên học sinh sẽ chuyển sang danh sách bên phải.

3/Chọn lớp và tháng chuyển

4/Bấm nút để thực hiện chuyển.

* Lên lớp: Dùng để chuyển học sinh từ lớp năm cũ lên lớp mới nếu trường quản lý học sinh liêntiếp các năm. Thường thực hiện vào đầu năm học mới.

Cách thực hiện: tương tự như “Chuyển lớp” ở phần trên

* Ra trường: Dùng để chuyển học sinh từ lớp cuối cấp ra trường nếu trường quản lý học sinhliên tiếp các năm. Thường thực hiện vào đầu năm học mới.

Cách thực hiện: tương tự như “Chuyển lớp” ở phần trên

* Nghỉ học: Dùng để đánh dấu học sinh đã nghỉ học.

Cách thực hiện: tương tự như “Chuyển lớp” ở phần trên

* Học lại: Dùng để đánh dấu học sinh đã nghỉ học đi học lại.

Cách thực hiện: tương tự như “Chuyển lớp” ở phần trên

* Lịch học:

-Dùng để xác định số ngày học trong tháng của các khối lớp. Số ngày học này sẽ làm căn cứ đểtạo bảng điểm danh chi tiết cho các lớp và tính toán số ngày tính tiền ăn ở phần sau.

Các ký hiệu:: là ngày học bình thường

: Đây là ngày nghỉ hàng tuần. Ngày nghỉ hàng tuần có thể khác nhaugiữa các Khối.

: Đây là ngày toàn trường nghỉ, vd: ngày không học toàn trường (nhưngkhông phải là ngày nghỉ hàng tuần), ngày lễ tết, ngày nghỉ bù,...

*Các nút trên bảng lệnh-Chọn tháng xem lịch học. Nếu tháng chưa có lịch học thì sẽ đượctạo ra. Phần mềm sẽ tự động tạo lịch học dựa trên: ngày nghỉ hàngtuần (được xác định ở danh mục khối), các ngày nghỉ lễ, tết,... (xácđịnh trong danh mục ngày nghỉ lễ)-Tạo lịch học cho Khối nếu lịch học giữa các khối lớp khác nhau-Xóa lịch học của 1 khối-Lưu các thay đổi (nếu có)

Cách điều chỉnh lịch học: nếu lịch học tạo ra chưa đúng với thực tế của trường, bấm chuột trái(hoặc bấm chuột phải để chọn) trên các ngày chưa đúng để điều chỉnh, sau đó bấm để

lưu lại. Số ngày học được thể hiện ở cột (như vd này là 23 ngày)

* Điểm danh: Dùng để điểm danh hàng ngày cho học sinh.

-Phần mềm sẽ tự động tạo bảng điểm danh dựa trên “lịch học” đã tạo ở phần trên. Bảng điểmdanh sẽ được đánh dấu là có mặt tất cả các ngày học trong tháng. Vì vậy chỉ cần đánh dấu lạicho những học sinh nghỉ học. Đối với những học sinh có đăng ký phí tiền ăn thì những ngàyđánh dấu nghỉ sẽ làm căn cứ để khấu trừ khi tính phí của tháng sau (nếu phí tiền ăn có khấu trừngày nghỉ)

Các ký hiệu:: có mặt

: Học sinh vắng, nghỉ học., : Ngày nghỉ hàng tuần, ngày nghỉ lễ,...

: Chưa điểm danh, có thể dùng để đánh dấu những ngày học sinh chưa vào lớp(vd: 1 học sinh mới vào học từ ngày 20 thì những ngày trước đó có thể đánh dấu là

)

Cách thực hiện chấm điểm danh:1/Chọn tháng:2/Chọn Lớp:3/Bấm chuột trái (hoặc chuột phải để chọn) để xác định học sinh này vắng hay có mặt

Số ngày có mặt và vắng mặt được thể hiện ở cột4/Bấm để lưu lại.

-Menu TÍNH PHÍ: gồm các menu con: Biểu phí, Tùy chọn, Miễn giảm, Số ngày, Khấu trừ;Tính phí;

*Biểu phí: Xem phần menu Danh mục\Biểu phí ở trên.

*Tùy chọn: Dùng để xác định học sinh nào thu hay không thu các khoản phí có“danh sách thu” được chọn là “Học sinh có đăng ký (Năng khiếu/Dịch vụ...)” hay “Theo danhsách phát sinh từng tháng” ở danh mục phí, lệ phí (Xem cách chọn ở phần menu Danhmục\Phí, lệ phí).

Cách thực hiện đánh dấu chọn thu cho học sinh có đăng ký1/Chọn tháng:2/Chọn Lớp:

3/Chọn loại phí (hoặc tất cả loại phí)4/Nếu chưa có học sinh nào được đăng ký trước đó, hoặc muốn thêm học sinh mới đăng ký vào,thực hiện bỏ đánh dấu . Khi đó sẽ hiện ra toàn bộ danh sáchcủa lớp đang chọn (gồm cả những học sinh không hoặc chưa đăng ký khoản phí này).

5/Bấm chuột trái vào các ô , để chọn thu (đăng ký) hay bỏ chọn cho từng học sinh, từngkhoản phí. Nếu trong Lớp có đa số học sinh đăng ký thì có thể bấm nút phải chuột để “chọntất cả” sau đó bấm bỏ chọn những học sinh không đăng ký.

6/Bấm nút để lưu lại. Các tùy chọn này sẽ được lưu từ tháng đang chọn trở về sau. Nếusang tháng sau, có sự thay đổi (VD: sang tháng 11 có học sinh mới đăng ký ăn,.... hoặc có học

sinh thôi không học bán trú,..) thì chọn tháng cần thay đổi (ví dụ ) sauđó thực hiện đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu , cho những học sinh đó.

7/ Trong trường hợp mức phí khác nhau giữa các học sinh (ví dụ tiền xe đưa rước do địa điểmđón khác nhau nên mức phí cũng khác nhau). Thực hiện chọn khoản phí cần xác định mức giá

riêng (vd: ) cho từng học sinh và nhập số tiền vào cột “mức phí riêng”của học sinh tương ứng. Xem hình ví dụ bên dưới. Sau đó lưu lại

* Miễn giảm: Dùng để xác định tỷ lệ miễn giảm các khoản phí có “danh sách thu”được chọn là “Tất cả các học sinh” (các khoản phí có “danh sách thu” được chọn là “Học sinhcó đăng ký (Năng khiếu/Dịch vụ...)” hay “Theo danh sách phát sinh từng tháng” sẽ không thểhiện ở đây) (Xem cách chọn ở phần menu Danh mục\Phí, lệ phí).

Cách thực hiện miễn giảm1/Chọn tháng:2/Chọn Lớp:

3/Chọn loại phí sẽ miễn giảm (hoặc tất cả loại phí)

4/Nếu chưa có học sinh nào được miễn giảm trước đó, hoặc muốn thêm học sinh mới được miễngiảm vào, thực hiện bỏ đánh dấu . Khi đó sẽ hiện ra toàn bộdanh sách của lớp đang chọn.5/Nhập mức miễm giảm cho học sinh theo tỷ lệ %. Ví dụ: 100 là giảm 100%

6/Nếu không miễm giảm nữa thì nhập số 0.7/Bấm nút để lưu lại. Các tùy chọn này sẽ được lưu từ tháng đang chọn trở về sau. Việc

thay đổi ở các tháng sau (nếu có) thì thực hiện tương tự như phần thay đổi ở trên.

* Số ngày: Dùng để xác định số ngày tính phí (số ngày tính tiền ăn) của 1 tháng nàođó.

Cách thực hiện1/Chọn tháng: : Nếu tháng này đã có tạo lịch học (Xem phần menuHọc sinh –Lớp\Lịch học ở trên) thì số ngày tính phí sẽ được tự động lấy từ lịch học sang.Trong trường hợp số ngày tính phí thể hiện ở đây không đúng với thực tế của trường thì nhập lại

số ngày đúng vào cột (như hình ví dụ là 23 ngày). Số ngày này sẽ là số ngàytính tiền ăn của tháng đang chọn.2/Trường hợp số ngày học giữa các Khối khác nhau, bấm nút để nhập số ngày họccủa những khối khác với toàn trường.3/Bấm nút để lưu lại.

*Khấu trừ: Dùng để xác định số ngày khấu trừ tiền ăn (nếu có) của học sinh.

Cách thực hiện1/Chọn tháng: : Lưu ý: nếu đang làm số liệu tính phí tháng 10 thìchọn ngày khấu trừ tháng 9. Có nghĩa là xác định số ngày nghỉ của học sinh trong tháng 9.2/Chọn Lớp: . Nếu có điểm danh hàng ngày (Xem phần menu Họcsinh –Lớp\Điểm danh ở trên) thì số ngày nghỉ ở bảng điểm danh sẽ tự động đem sang đây (Số

ngày có mặt , vắng theo bảng điểm danh được thể hiện ở cột ). Trong trườnghợp không thực hiện điểm danh hàng ngày (hoặc vì 1 lý do nào đó mà muốn số ngày khấu trừ

tiền ăn khác với số ngày nghỉ thực tế theo điểm danh) thì nhập trực tiếp số ngày cần khấu trừ

vào cột “Khấu trừ nghỉ\Ngày thường” .3/Bấm nút để lưu lại.Lưu ý: Xem thêm phần Menu Cấu hình\Tính phí để xác định cách tính tự động số ngày nghỉđược trừ tiền ăn.

* Tính phí: Dùng để tính các khoản phí phải thu hàng tháng.

A/Cách thực hiện tính phí (Tính mới):

1/Chọn tháng: :2/Chọn Khối/Lớp: . Nếu tháng này đã có tính phí thì sẽ thể hiện danhsách các học sinh đã được tính phí. Nếu chưa tính phí tháng này thì sẽ thể hiện các hướng dẫnchuẩn bị số liệu để tính phí.

3/ Chuẩn bị số liệu trước khi tính: đây chỉ là các hướng dẫn để nhắc kiểm tra lại các số liệu cóthể đã được thực hiện ở các phần trước.

- : Là lịch học của tháng cần tính phí (Xem phần menu Học sinh –Lớp\Lịchhọc ở trên)

- : Là số ngày để tính tiền ăn (Xem phần menu Tính phí\Số ngày ởtrên)

- : là các khoản phí phải thu của tháng này (Xem phần menu Danhmục\Biểu phí ở trên)

- : là danh sách học sinh các lớp của tháng chọn tính phí (Xem phầnmenu Học sinh-Lớp\Danh sách ở trên)

- : là danh sách thu các khoản phí theo đăng ký (Xem phần menu Tínhphí\Tùy chọn ở trên)

- : Là danh sách miễn giảm (nếu có) (Xem phần menu Tính phí\Miễngiảm ở trên)

- : Là bảng điểm danh của tháng trước dùng để xác định số ngày nghỉhọc (Xem phần menu Học sinh –Lớp\Điểm danh ở trên)

- :Là số ngày nghỉ của tháng trước sẽ được khấu trừ tiền ăn trongtháng này (Xem phần menu Tính phí\Khấu trừ ở trên)

4/Sau khi đã kiểm tra lại các số liệu dùng để tính phí, bấm nút để phần mềmtiến hành tính phí. Đối với tháng bắt đầu nghỉ hè (ví dụ học hết tháng 5, tháng 6 không học) đểtính tiền ăn dư của tháng 5 trả lại học sinh, thực hiện đánh dấu vào trước khibấm nút để phần mềm chỉ thực hiện tính tiền dư (nếu có)

5/Sau khi tính xong, danh sách chi tiết các khoản phải thu sẽ được thể hiện trên danh sách.

Nội dung các cột trên trên danh sách

: Thông tin về họ tên, lớp của học sinh

: Số ngày tính tiền ăn trong tháng; Tổng cộng số tiền phải thu,Đã thu: Số tiền đã thu (nếu có)

: Chi tiết các khoản phảithu trong tháng. Trong đó cột thể hiện số tiền ăn dư của tháng trước được trừ trongtháng này.

B/Cách thực hiện tính lại phí:Sau khi đã tính phí xong, nhưng phát hiện có những khoản phí chưa đưa vào, hay có sự

thay đổi gì đó về mức phí, về số ngày trừ tiền ăn, v/v... => cách thực hiện tính lại như sau:

B1/Vào các menu liên quan đổi để điều chỉnh lại cho đúng. Ví dụ:-Thay đổi số ngày tính phí (tính tiền ăn) vào menu Tính phí\Số ngày.-Thay đổi mức phí, chọn thu hay không,... vào menu Danh mục\Biểu phí.-Thêm bớt học sinh, chuyển lớp,...:vào menu Học sinh-Lớp\Danh sách.-Thêm bớt học sinh ở các khoản phí tùy chọn... vào menu Tính phí\Tùy chọn.-Điều chỉnh miễn giảm: vào menu Tính phí\Miễn giảm.

-Thay đổi số ngày trừ tiền ăn tháng trước: vào menu Học sinh –Lớp\Điểm danhvà menu Tính phí\Khấu trừ.

*Lưu ý: Khi vào các menu trên, chọn tháng đúng với tháng cần điều chỉnh

B2/Sau khi đã điều chỉnh lại. Bấm nút sẽ xuất hiện màn hình tínhlại phí. Chú ý để chọn cách tính lại cho phù hợp

-Nếu các thay đổi chỉ ảnh hưởng tới 1 học sinh thìchọn ;

-Nếu ảnh hưởng đến nguyên 1 lớp thì chọn(Lưu ý: mục này thể hiện

Khối hay lớp tùy thuộc vào đang chọn Khối hay lớp khi bấm nút);

-Nếu ảnh hưởng tới toàn bộ thì chọn

-Nếu không nhập thủ công gì vào phần (xem hướngdẫn ở phần sau) thỉ chọn .

-Nếu đã sử dụng để nhập tiền khấu trừ tháng trước(thường là tháng đầu tiên áp dụng phần mềm) thì chọn vàKHÔNG đánh dấu chọn .(Chọn tính lại cách

này chỉ giữ lại được các khoản khấu trừ tháng trước nhập thủ công khi sửdụng chức năng , còn các số liệu như mức phí, số ngàytính tiền ăn,... sẽ được làm mới theo số liệu gốc)

-Nếu chưa in giấy báo hoặc không sử dụng đầu đọc mã vạch để thu phí thìchọn . Do tốc độtính toán sẽ nhanh hơn

-Nếu đã in giấy báo và có sử dụng đầu đọc mã vạch để thu phí thì chọn. Khi đó những học

sinh nào có số tiền trước và sau khi tính lại khác nhau sẽ phải in lại giấy báokhác. Vì mã vạch giấy báo của những học sinh đó đã thay đổi. Các giấy báocũ đã in của những học sinh đó sẽ không đọc được khi dùng đầu đọc mã vạch(khi đó phải nhập tên học sinh để tìm thu).

B3/Bấm nút để thực hiện tính lại. Có thể làm lặp lại các bước như trên đếnkhi có số liệu đúng.

*Lưu ý: Cũng có thể sử dụng nút để xóa các học phí đã tính sau đódùng nút để làm lại. Lúc này các giấy báo sẽ được xóa hết (trừ những giấybáo đã thu) và tính toán lại mới hoàn toàn.

C/ Cách thực hiện điều chỉnh thủ công học phí của 1 học sinh:

- Chức năng này dùng trong trường hợp sau khi đã tính phí, vì một lý do nào đó ta muốnthay đổi 1 số giá trị (không lấy các giá trị do chương trình tính ra) như: số tiền phải thu, số tiềntrừ ăn,.... của 1 học sinh. Chức năng này cũng dùng để nhập số tiền trừ tiền ăn (nếu có) củatháng đầu tiên áp dụng phần mềm.

Lưu ý: Hạn chế dùng chức năng này mà nên dùng chức năng “Tính lại học phí” nhưhướng dẫn ở phần B: B1,B2 bên trên. Trong trường hợp bắt buộc phải dùng chức năngnày thì nên làm sau cùng trước khi in giấy báo. Vì những thay đổi nhập thủ công trongphần này sẽ bị mất nếu thực hiện tính lại học phí (xem phần B ở trên)

Cách thực hiện:1/Bấm nút

2/Thực hiện nhập số tiền cần thu vào cột “Thành tiền” hoặc số tiền cần trừ vào cột “TrừTh.Trước”

3/Nếu khoản thu chưa có trong danh sách, bấm nút để thêm.

Chọn các khoản phí cần thêm sau đó bấm nút “Thêm”. Kiểm tra mức phí của các khoảnmới thêm đã đúng chưa, nếu chưa thì và nhập số tiền cần thu vào cột “Thành tiền”.

4/Nếu không muốn thu khoản phí nào bấm nút để bỏ.5/Sau khi đã điều chỉnh xong, bấm nút lưu để lưu các thay đổi đã thực hiện

D/ Xóa giấy báo thu của 1 học sinh:

Dùng trong trường hợp học sinh đã nghỉ nhưng quên chưa thực hiện lệnh cho nghỉ(xem phần menu Học sinh-Lớp \ Nghỉ học ở trên). Ta muốn xóa giấy báo này, cách thực hiệnnhư sau:

1/Bấm nút .2/ Chọn YES để chọn xóa.

Lưu ý: Chức năng này chỉ xóa giấy báo, còn học sinh thì phải thực hiện lệnh cho nghỉ(xem phần menu Học sinh-Lớp \ Nghỉ học ở trên) để tháng sau sẽ không tính phí cho học sinhnày nữa.

E/ Xóa giấy báo thu của toàn bộ Khối, lớp:

Dùng trong trường hợp khi tính phí xong nhận thấy có nhiều điểm chưa đúng như:mức phí chưa đúng, dư hoặc thiếu khoản phí phải thu, số ngày tính phí chưa đúng,.... ta muốnxóa toàn bộ giấy báo để làm lại (cũng có thể dùng chức năng “Tính lại học phí” như hướng dẫnở phần B: B1,B2 bên trên để thực hiện). Khi xóa bằng chức năng này, toàn bộ giấy báo củaKhối, lớp (tùy theo ta đang chọn là tất cả hay khối hay lớp) sẽ bị xóa (tuy nhiên những giấy báođã thu tiền thì sẽ không xóa được). Sau đó nếu không còn giấy báo nào của tháng đang chọn thìsẽ quay lại thực hiện chức năng tính phí mới (xem phần A ở trên)

1/Bấm nút

.2/ Chọn YES để xóa.

Lưu ý: Chức năng này sẽ xóa giấy báo. Các giấy báo đã in có thể sẽ không đọc được bằngđầu đọc mã vạch.

E/ Xem hoặc in giấy báo:

Sau khi kiểm tra các khoản phí đã đúng, ta có thể in giấy báo để phát cho học sinh.-Bấm nút để xem trước khi in.

Trong màn hình xem trước này, bấm nút:

để in tất cả các giấy báo hiện có trong lần xem này.

Hiển thỉ hộp thoại chọn in: từ trang đến trang,.....

phóng to, thu nhỏ màn hình xem.

di chuyển qua lại các trang in

đóng màn hình xem trước.

-Bấm nút để in luôn mà không cần xem trước.-Trong trường hợp muốn chọn in chỉ 1 vài giấy báo, đánh dấu vào mục

trước khi thực hiện bấm hoặc . Lúc này sẽhiện thị hộp thoại cho chọn học sinh nào muốn xem/in.

-Menu THU PHÍ: gồm các menu con: Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ quỹ; Chưa thu, Thu phí,Biên lai; Mã vạch;

*Phiếu thu,Phiếu chi, Sổ quỹ: Là 1 công cụ tiện ích nhỏ để theo dõi các thu chi và quỹ của đơnvị.

*Chưa thu: Thể hiện danh sách các giấy báo chưa thu tiền

Các mục chọn trên bảng lệnh:

- : tháng cần xem danh sách chưa đóng

- . Khối,lớp cần xem danh sách học sinh chưa đóng.

: Hiện hộp thoại để thu phí của học sinh đang chọn. Xem thêm mục “Thu phí”ở phần sau.

: Hiện hộp thoại để đánh dấu đã thu theo lớp. Dùng trong trường hợpTrường không tổ chức thu phí tập trung mà phát giấy báo, biên lai về các lớp thu sau đó tập hợplại để đánh dấu là đã thu.

Trong màn hình này:

Chọn phí tháng nào.

Chọn lớp cần đánh dấu đã thu

: ngày thuThực hiện bấm đôi chuột lên tên các học sinh hoặc các nút , , , để chọn

các học sinh cần đánh dấu đã thu.

Bấm nút để thực hiện việc đánh dấu đã thu và lập biên lai.

Lưu ý: Chọn đánh dấu thu cách này sẽ không kiểm tra việc học sinh có cònnợ ở tháng trước hay không.

: Khi đánh dấu chọn mục này, sẽ cho trực tiếp đánh dấu chọn là đã thutrên danh sách.

*Thu phí: Thể hiện hộp thoại thu phí bằng cách nhập tên học sinh để thu. Có thể chọnthu theo giấy báo đã lập hoặc thu trước khi lập giấy báo.

A/Thu theo giấy báo:

Cách thực hiện:

1/Nhập tên học sinh vào ô: có thể nhậptên (hoặc họ lót+tên, hoặc họ tên đầy đủ) không dấu Bấm nút Enter để tìm. Nếu có nhiều họcsinh trùng tên thì sẽ hiển thị hộp thoại để chọn những học sinh đã có giấy báo nhưng chưa đóng.

Thực hiện bấm chuột vào học sinh cần thu, sẽ thể hiện chi tiết các khoản phải thu của họcsinh vừa chọn.

Trong màn hình này:

: thể hiện phí của tháng nào: Ngày thu

: Câu ghi nội dung thu trên biên lai.

-Có thể điều chỉnh thay đổi số tiền thu (nhập vào cột “Số tiền”).-Nếu học sinh không nộp đủ (ví dụ đem thiếu tiền) thì chọn đánh dấu các khoản nợ lại

vào cột .-Nếu cần bổ sung thêm khoản phí nào, chọn để thêm-Nếu cần bỏ khoản phí nào (ví dụ học sinh thôi đăng ký học bán trú), chọn khoản phí cần

bỏ trên danh sách, bấm nút để xóa không thu khoản này. Lưu ý để tháng sau khôngtính khoản phí đó cho học sinh này nữa, cần điều chỉnh bỏ trong các menu tùy chọn tương ứng(xem phần tính phí ở trên)

Bấm nút để thực hiện thu và lập biên lai.

B/Thu trước (chưa có giấy báo):-Thường dùng trong trường hợp có học sinh mới đăng ký học trong tháng. Hoặc học sinh

muốn đóng trước học phí cho các tháng sau.

Thực hiện tương tự như phần “Thu theo giấy báo”. Chú ý chọn phí tháng cho đúng để tháng sau(tháng vừa chọn đóng) sẽ được ghi nhận là đã đóng. Chọn để thêm các khoản phícần thu cho học sinh.

Bấm nút để thực hiện thu và lập biên lai.

*Mã vạch: Thu phí bằng cách sử dụng đầu đọc mã vạch.

Cách thực hiện:

1/Đưa phần mã vạch trên giấy báo thu vào trước đầu đọc mã vạch. Lưu ý: phải

chuyển dấu nháy vào ô trước khi đọc. Nếu học sinh quênđem giấy báo, có thể nhập tên học sinh (không dấu) vào ô này để tìm theo tên.

2/Nếu giấy báo chưa thu, sẽ tiến hành lập biên lai và đánh dấu là đã thu. Có thể

chọn xem biên lai hoặc in biên bằng cách đánh dấu chọn 1 trong 2 nút

3/Nếu giấy báo đã thu rồi, sẽ có thông báo cho biết ngày đã thu, số biên lai,....

4/Nếu có nhiều giấy báo chưa thu, sẽ hiện ra danh sách. Bấm chuột chọn thu giấybáo cũ nhất.

5/Khi đã thu, muốn điều chỉnh số tiền thu (ví dụ học sinh không đem đủ tiền, hoặc

không đăng ký môn học nào đó,...). Bấm vào TAB “Chi tiết” để điều chỉnh. Cách thực

hiện điều chỉnh xem phần menu “Thu phí: A/Thu theo giấy báo” ở trên.

Điều chỉnh xong, bấm để lưu các thay đổi. Và bấm hoặcđể in lại biên lai khác cho học sinh.

*Biên lai: Xem danh sách các biên lai đã thu tiền.

Các mục:

, , : Chọn tháng, ngàyxem.

: Xem biên lai theo lớp.

: Xem theo người thu

: Hủy biên lai.

-Menu BÁO CÁO- THỐNG KÊ: gồm các menu con: Báo cáo, Thông kê thu tiền, Sổ thu vàthanh toán;

III/VÍ DỤ THỰC HÀNH

Sau đây, là 1 ví dụ để minh họa cách thức thực hiện tạo danh mục phí, biếu phí:

- Trường tiểu học “ABC” có 5 khối: từ khối 1 đến khối 5. Mỗi khối có 5 lớp- Trường có tổ chức các lớp bán trú như sau:

+Khối 1: từ lớp 1/1 đến lớp 1/4; Lớp 1/5 không+Khối 2: từ lớp 2/1 đến lớp 2/4; Lớp 2/5 không+Khối 3+ Khối 4 + khối 5: không có lớp bán trú.

Như vậy tổng số lớp là 25 trong đó bán trú là: 8 lớp, không bán trú là 17 lớp.

-

-- Các khoản thu của trường như sau

Tên khoản thu Mức thu Ghi chúBảo hiểm Y tế 290.000đ/năm Thu 1 lần/năm (tháng 9) tất cả các

học sinhTiền ăn bán trú 30.000đ/ngày Chỉ thu các lớp bán trúTổ chức Ph.vụ &QL bán trú 100.000đ/tháng Chỉ thu các lớp bán trúNước uống 15.000đ/tháng Các lớp bán trú thu theo tháng. Còn

các lớp không bán trú thu 1 lần= 9tháng x 15.000= 135.000đ/năm.

Tổ chức học buổi 2 50.000đ/tháng Các lớp bán trú thu theo tháng. Còncác lớp không bán trú thu 2 lần trongnăm. Lần 1 (tháng 9) thu 5 tháng =250.000đ; Lần 2 ( tháng 2) thu 4tháng = 200.000đ

Tiếng anh tăng cường 25.000đ/tháng Chỉ thu các lớp: 2/2, 3/2, 4/2, 5/2Đàn Organ 60.000đ/tháng Học sinh nào có đăng ký học thì thuXe đưa rước Tùy theo

khoảng cách.Học sinh nào có đăng ký đi xe đưarước thì thu. Mức phí theo từng họcsinh (do địa điểm đón khác nhau)

Thực hiện tạo danh mục phí.Giả sử chúng ta đã tạo được danh sách học sinh cho các khối lớp (xem các

phần trên).

-Tạo danh mục “Phí, lệ phí” (xem thêm phần tạo và ý nghĩa cácmục chọn ở trên)

+Bảo hiểm y tế: do đây là khoản thu đối với tất cả các học sinh, chỉthu 1 lần vào tháng 9 (đầu năm) nên chọn “Danh sách thu” là “Tất cả các học sinh”hoặc “Theo danh sách phát sinh từng tháng” đều được

+ Tiền ăn bán trú: do đây là khoản thu chỉ đối với các học sinh bántrú. Nhưng do trường ABC đã tổ chức lớp bán trú riêng, lớp không bán trú riêng (tứctrong 1 lớp chỉ là học sinh bán trú hoặc chỉ là học sinh không bán trú). Nên ta cũng chọn“Danh sách thu” là “Tất cả các học sinh”. Do đây là tiền ăn, tính theo ngày và có khấutrừ ngày nghỉ nên ta chọn các mục “Phí tính theo”= Theo ngày; “Cách tính”=Đơn giá xsố ngày học chính; “Khấu trừ ngày nghỉ”= có ( )

+ Tổ chức Ph.vụ &QL bán trú: tương tự như “tiền ăn bán trú”. Nên ta cũngchọn “Danh sách thu” là “Tất cả các học sinh”; “Phí tính theo”= Theo tháng; “Cáchtính”=Đơn giá x tháng (năm lần đợt,...);

+ Nước uống: Khoản thu này cũng thu của tất cả các học sinh, chỉ khác sốtiền và cách thu giữa lớp bán trú và lớp không bán trú (sẽ được xác định trong phầnbiểu phí). Nên ta chọn “Danh sách thu”= Tất cả các học sinh; “Phí tính theo”=

Theo tháng; “Cách tính”=Đơn giá x tháng (năm lần đợt,...); Đơn giá ta tạm ghi=15.000 hoặc để = 0 cũng được (sẽ xác định chính xác trong phần biểu phí)

+ Tổ chức học buổi 2: Tương tự “Nước uống”

+ Tiếng anh tăng cường: Khoản thu này chỉ thu của các lớp: 2/2, 3/2, 4/2,5/2. Nhưng cũng là thu của tất cả các học sinh trong lớp đó (các lớp khác khôngthu sẽ được xác định trong phần biểu phí). Nên ta chọn “Danh sách thu”= Tất cảcác học sinh; “Phí tính theo”= Theo tháng; “Cách tính”=Đơn giá x tháng (năm lầnđợt,...);

+ Đàn Organ: Khoản thu này chỉ thu của những học sinh nào có đăng kýhọc, nên ta chọn “Danh sách thu”= Học sinh có đăng ký (Năng khiếu/Dịch vụ...);“Phí tính theo”= Theo tháng; “Cách tính”=Đơn giá x tháng (năm lần đợt,...); Nếuđây là khoản phí không phải quy định thì chọn “QĐịnh/TThuận”=Phí thỏa thuận

+ Xe đưa rước: Khoản thu này chỉ thu của những học sinh nào có đăng kýdịch vụ. Nên ta chọn “Danh sách thu”= Học sinh có đăng ký (Năng khiếu/Dịchvụ...); “Phí tính theo”= Theo tháng; “Cách tính”=Đơn giá x tháng (năm lần đợt,...);Nếu đây là khoản phí không phải quy định thì chọn “QĐịnh/TThuận”=Phí thỏathuận. Do đơn giá khác nhau giữa các học sinh nên ta tạm để đơn giá = 0

Đến đây là chúng ta đã làm xong phần tạo danh mục phí. Nếu thứ tự cáckhoản phí chưa đúng ý chúng ta, bấm nút để sắp xếp lại.

Phần danh mục phí này hầu như sẽ không thay đổi trong suốt năm học. Nênphần này thông thường chỉ tạo 1 lần.

Thực hiện tạo Biểu phí.Giả sử ta bắt đầu tính phí cho tháng 9. Trước tiên sẽ tạo biểu phí (danh sách các

khoản thu của tháng 9) bằng cách bấm nút (xem thêm ở phần trên). Chọntháng 9, các khoản phí trong danh mục phí sẽ được liệt kê ở đây.

Trong phần này, chúng ta sẽ xác định chính xác mức phí cho từng khối lớp,lớp nào thu hay không thu,....

+Bảo hiểm y tế: thu của tất cả học sinh, 1 mức phí giống nhau

Sang tháng 10 sẽ không còn thu khoản này nữa, Vì vậy đến tháng 10 tađánh dấu lại như sau

+Tiền ăn bán trú: do chỉ thu của các lớp bán trú (có 8 lớp bán trú, 17 lớp không),nên chúng ta sẽ thực hiện theo phương pháp loại trừ như sau:

1/Chọn mục “tiền ăn bán trú” trên danh sách2/Bấm

3/Chọn các lớp sẽ thu khoản phí này (Lớp 1/1->1/4; 2/1 -> 2/4). Bấm lưu

4/ Do các lớp khác không thu, nên ta bỏ đánh dấu chọn ở cột “chọn thu” nhưhình trên. Như vậy Tiền ăn bán trú sẽ thu các lớp Lớp 1/1->1/4; 2/1 -> 2/4, còn cáclớp khác không thu. Ta cũng có thể làm theo cách loại trừ khối như sau, cũng chora cùng 1 kết quả:

Như hình này thì các khối lớp khác không thu, Khối 1 thu tất cả các lớp trừlớp 1/5 không thu; Khối 2 thu tất cả các lớp trừ lớp 2/5 không thu. Trongtrường hợp này cách loại trừ theo khối sẽ gọn và đơn giản hơn.

+Tổ chức PV&QLý bán trú: Thực hiện tương tự như “tiền ăn bán trú” (thực hiệntheo phương pháp loại trừ) ta sẽ được như sau:

+Tổ chức học buổi 2: Khoản này thu của các lớp bán trú theo tháng (50.000), cáclớp không bán trú theo kỳ: (kỳ 1) thu 250.000. Cũng dùng phương pháp loại trừ ta sẽthực hiện như sau:

1/Chọn mục “Tổ chức học buổi 2” trên danh sách2/Bấm , thực hiện thêm khối lớp như hình dưới. Bấm“lưu” khi chọn xong

3/Thực hiện xác định mức phí cho lớp bán trú & không bán trú như sau

Như hình này thì các khối lớp khác thu 250.000; Khối 1 thu tất cả các lớp50.000 nhưng riêng lớp 1/5 thu 250.000; Khối 2 thu tất cả các lớp 50.000 nhưngriêng lớp 2/5 thu 250.000.

Trong trường hợp ta muốn ghi rõ trên giấy báo & biên lai số tiền đóng250.000 là cho cả học kỳ 1 (các lớp không bán trú). Ta thực hiện nhập câu ghi chú vàocột diễn giải như sau.

Khi in, giấy báo sẽ thể hiện như sau-Lớp để trống cột

-Lớp có ghi trong cột

Sang tháng 10, các khối lớp đã thu 250.000 sẽ không thu nữa, ta sẽ bỏđánh dấu như sau (từ tháng 10 trở đi).

Đến tháng 1 năm sau sẽ thu tiếp 200.000 của các lớp không bán trú. Talàm tương tự hình sau để thu.

+Tiếng anh tăng cường: Chỉ thu các lớp 2/2, 3/2, 4/2, 5/2. Cũng dùng phươngpháp loại trừ và làm tương tự như trên, ta sẽ được như sau:

+Nước uống: Làm tương tự “Tổ chức học buổi 2”, ta sẽ được như sau:

+Đàn Organ và Xe đưa rước: Do chỉ thu của những học sinh nào có đăng ký, nênta sẽ vào phần “Tùy chọn” để xác định thu của học sinh nào.

-Đàn Organ

1/Bấm menu Tính phí\Tùy chọn2/Bỏ đánh dấu .3/Chọn tháng (ví dụ đang làm là T9). Chọn lớp4/Chọn phí là “Đàn Organ”5/Bấm chọn học sinh nào có đăng ký. Nếu có nhiều học sinh đăng ký trong

lớp, có thể bấm chuột phải và chọn “Chọn tất cả” sau đó bỏ đánh dấu những học sinhkhông học. Chọn xong bấm để lưu lại.

Như ví dụ này có 9 học sinh lớp 1/1 đăng ký học đàn.

6/Lặp lại các bước 3->5 như trên cho các lớp còn lại.

-Xe đưa rước.1/Chọn lớp có học sinh đăng ký (cũng có thể chọn tất cả các lớp)2/ Chọn phí là “Xe đưa rước”.3/Bấm chọn học sinh nào có đăng ký. Nếu có nhiều học sinh đăng ký tronglớp, có thể bấm chuột phải và chọn “Chọn tất cả” sau đó bỏ chọn lại nhữnghọc sinh không đăng ký.4/Nhập số tiền của mỗi học sinh trong cột “Mức phí riêng”. Nhập xong bấm

để lưu lại

Như ví dụ này: có 5 học sinh đăng ký đi xe. Số tiền theo từng học sinh.

5/Lặp lại các bước 1->4 như trên cho các lớp còn lại.

Đến đây là đã thiết lập xong biểu phí của tháng (T9)Bước tiếp theo sẽ thực hiện tính phí và lập giấy báo cho tháng (T9)

Thực hiện tính phí: xem phần Tính phí ở trên

IV/Phụ lục-

Công cụ:*Chuyển danh sách học sinh từ Excel vào phần mềm.

1/ Chọn menu: Hệ thống\Công cụ\Danh sách học sinh từ Excel

2/ Thực hiện chọn lệnh: “File Excel mẫu”

3/ Thực hiện chuẩn bị số liệu theo các hướng dẫn trong file Excel mẫu (cóthể copy từ danh sách của trường vào file mẫu này theo thứ tự các cột trongfile mẫu). Sau khi đã copy hoặc nhập danh sách xong, đặt tên (tên file khôngcó tiếng việt) để lưu file mẫu này lại (nơi lưu tùy ý, nhưng nên đặt trongcùng thư mục chương trình D:\HKDPro để dễ tìm).4/ Quay trở lại màn hình “Nhập danh sách từ Excel”, chọn menu: Hệthống\Công cụ\Danh sách học sinh từ Excel5/ Nếu danh sách học sinh có họ và tên chung 1 cột thì đánh dấu chọn “Cộthọ bao gồm tên”6/Bấm nút “Mở file Excel” và chọn File excel mẫu đã lưu ở bước 3. Lúcnày, chương trình sẽ thực hiện lấy danh sách từ file excel vào.7/Nếu trong file excel đã nhập đầy đủ và đúng cho cột “Mã lớp” thì bấmnút “Thực hiện chuyển tất cả theo mã lớp”

để chuyển toàn bộ danh sách vào phần

mềm. Nếu chuyển thàng công, bấm nút để quay về chươngtrình chính.8/Nếu chưa nhập cột “mã lớp” trong file excel. Thì sẽ chuyển lần lượttừng lớp bằng cách:

8.1-Chọn lớp của học sinh, chọn tháng

8.2-Chọn học sinh ở danh sách bên trái, bấm các nút , đểchuyển sang danh sách bên phải (hoặc bấm chuột phải chọn “chuyển”).

8.3-Nếu danh sách trong file Excel đã được sắp xếp liên tục theo lớp(hết lớp này đến lớp khác) thì có thể chuyển đến học sinh cuối cùng của lớp,bấm chuột phải và chọn “chuyển từ học sinh này trở lên”, khi đó các họcsinh từ vị trí này trở lên trên sẽ chuyển sang danh sách bên phải.

8.4-Kiểm tra lại lần nữa danh sách bên phải xem đã đúng, đủ số họcsinh trong lớp đang chọn chưa. Nếu chưa đủ thì lặp lại các bước trên (từ 8.2)để thêm vào. Nếu chuyển sang bị dư (lộn) thì bấm nút hoặc để chuyểnlại về danh sách bên trái.

8.5-Nếu đã đúng,đủ, bấm nút để thực hiện chuyểnsố học sinh đang có trên danh sách bên phải vào lớp đang chọn từ thángđang chọn.

8.6-Tiếp tục lặp lại các bước trên (từ 8.1) cho đến khi chuyển xong tấtcả các lớp.

*Quy ước cách đặt Mã lớp.*Mầm non, Mẫu giáo-Lớp cháo: CH1,CH2,...-Lớp cơm nát: CN1,CN2,....-Lớp cơm thường: CT1,CT2,...-Mầm:M1,M2,...-Chồi: C1,C2,...-Lá: L1,L2,...

*Tiểu học, THCS,THPT-Lớp 1/1 (hoặc 1A): 0101-Lớp 1/2 (hoặc 1B): 0102......-Lớp 2/1 (hoặc 2A): 0201-Lớp 2/2 (hoặc 2B): 0202......-Lớp 9/1 (hoặc 9A): 0901-Lớp 9/2 (hoặc 9B): 0902

V/Các câu hỏi thường gặp